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緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理交流材料，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
扎實(shí)做好村級檔案管理工作,著力為新農(nóng)村建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)
平頂山市湛河區(qū)程莊村
（2008年3月16日）[找文章到 ()一站在手，寫作無憂!]
平頂山市湛河區(qū)程莊村成立于1995年，位于平頂山市的南大門，是出入市區(qū)的交通要道，咽喉部位，典型的城鄉(xiāng)結(jié)合村，地理位置非常重要，全村土地面積200畝，總戶數(shù)365戶，人口1060人。是我區(qū)新農(nóng)村建設(shè)試點(diǎn)村。
近年來隨著農(nóng)村產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和農(nóng)村城市化進(jìn)程的加快，我村經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)由單一的種植業(yè)向商業(yè)、養(yǎng)殖業(yè)、加工業(yè)、服務(wù)業(yè)等多元化經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)化，村務(wù)工作大量增加，村級檔案管理工作亟待加強(qiáng)，從而為新農(nóng)村建設(shè)提供及時有力的服務(wù)。前些年，農(nóng)村檔案管理工作基礎(chǔ)比較薄弱，農(nóng)村干部檔案意識淡薄，不注意收集整理；經(jīng)費(fèi)投入不到位，沒有專房專柜專人保管，檔案資料存無定所，村干部誰用誰拿，致使檔案資料散放各家，損壞遺失比較嚴(yán)重，在一定程度上影響了村里的建設(shè)。比如有許多棘手的問題困繞著村兩委班子，不僅牽扯了大量的精力，也阻礙了兩委班子工作的正常開展。為盡快改變這種狀況，我們在區(qū)檔案局的幫助指導(dǎo)下，于1998年開始建立村級檔案，加強(qiáng)管理，發(fā)揮檔案在新農(nóng)村建設(shè)中的作用，有效地促進(jìn)了基層組織建設(shè)、村財(cái)務(wù)公開、農(nóng)村社會穩(wěn)定、人口計(jì)劃生育等方面工作的開展，提高了工作效率，使村里的全面建設(shè)躍上了一個新臺階。
一、轉(zhuǎn)變觀念，始終把檔案工作作為新農(nóng)村建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容來抓。
農(nóng)村和農(nóng)村檔案工作是農(nóng)業(yè)、農(nóng)村現(xiàn)代化建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)，在社會主義新農(nóng)村建設(shè)中具有積極的作用，特別是有利于促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)和社會協(xié)調(diào)發(fā)展，提高農(nóng)民的生活水平，擴(kuò)大基層民主，維護(hù)社會穩(wěn)定，密切干群關(guān)系，我們必須轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識，積極主動地做好村級檔案管理工作，為新農(nóng)村建設(shè)提供及時、便捷和有效的服務(wù)。但是，在以前由于我們認(rèn)識模糊，未顧及留下檔案是向歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，沒有安排專人負(fù)責(zé)管理檔案。隨著農(nóng)村工作的全面展開，農(nóng)村社會的不斷進(jìn)步，新農(nóng)村建設(shè)對檔案工作也提出了更高的要求。這引起了我們村兩委的高度重視，決心下工夫做好村級檔案的管理工作。1998年區(qū)委區(qū)政府根據(jù)工作實(shí)際制定關(guān)于切實(shí)加強(qiáng)村級檔案工作方案出臺后，我們村兩委領(lǐng)導(dǎo)非常重視，把檔案工作列入議事日程，專門成立了以村支部書記齊保有為組長的程莊村檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。明確了專、兼職檔案員具體負(fù)責(zé)檔案管理工作。村兩委班子先后三次召開專題會議，現(xiàn)場辦公解決建檔工作中的具體困難和問題。在當(dāng)時資金緊張的情況下擠出2萬元購置了檔案設(shè)備，完善基礎(chǔ)設(shè)施，達(dá)到了“五有六防一達(dá)標(biāo)”的要求，即：有組織、有房子、有牌子、有柜子、有制度。防盜、防火、防光、防蟲、防鼠、防潮。案卷質(zhì)量達(dá)標(biāo)。還專門騰出一間辦公室作為綜合檔案室，懸掛了檔案室的標(biāo)牌，配備了鐵皮檔案柜、防盜門、滅火器和電腦等硬件設(shè)施。我們還經(jīng)常邀請區(qū)檔案局、辦事處業(yè)務(wù)人員來幫助指導(dǎo)村級建檔工作，為檔案工作的順利開展打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，當(dāng)年就被區(qū)里評為一級檔案室，連續(xù)八年榮獲區(qū)級檔案管理先進(jìn)單位。
二、注重建設(shè)，始終把立卷歸檔作為村級檔案管理的關(guān)鍵來抓
檔案是歷史的真實(shí)記錄，農(nóng)村檔案是農(nóng)村工作的真實(shí)寫照，是村級檔案管理工作的重頭戲。為此，我們在完善基礎(chǔ)建設(shè)、建立健全各項(xiàng)制度（立卷歸檔制度、檔案收集整理制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案借閱、利用制度、檔案庫房管理制度）的基礎(chǔ)上，還注重把好“三個關(guān)口”：一是把好材料形成關(guān)。變嘴上說，腦子記為紙上寫，本子記，規(guī)范農(nóng)村文件材料的形成關(guān)。二是把好文件材料的收集關(guān)。收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，明確我們收集范圍，特別是農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，農(nóng)村檔案工作的領(lǐng)域不斷拓寬，在各類事務(wù)中形成的文件材料不斷增多，要緊跟時代步伐，不斷擴(kuò)大收集范圍，確保檔案齊全完整。三是把好統(tǒng)一立卷關(guān)。一年一度的立卷歸檔工作是檔案工作的中心，檔案材料收集是否齊全，案卷質(zhì)量是否符合要求，將直接影響著檔案的利用。為此，每年的4—5月份我們都投入了大量的人力，集中時間進(jìn)行案卷整理歸檔。自1998年建檔以來，領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案員認(rèn)真負(fù)責(zé)，我村檔案室已規(guī)范建檔的有文書檔案、專門檔案、科技和聲像四大門類檔案，共整理出文書檔案70卷，會計(jì)檔案159卷，照片檔案32張。實(shí)現(xiàn)了在文件材料以及門類種類收集上的齊全完整，案卷分類準(zhǔn)確科學(xué)，案卷整理整齊規(guī)范，按時保質(zhì)地完成了每年的立卷歸檔工作，受到上級機(jī)關(guān)的好評。
三、健全隊(duì)伍，始終把提高管理人員的素質(zhì)作為基礎(chǔ)工作來抓
農(nóng)村檔案工作涉及面廣，專業(yè)性
強(qiáng)，技術(shù)要求高。檔案管理人員素質(zhì)的好壞，直接影響著檔案管理水平的高低，影響著檔案管理的效益。為此，村委會還專門配備了一名政治思想好，工作積極負(fù)責(zé)，組織觀念強(qiáng)，具有大專文化程度的大學(xué)生村干部時春麗為專職檔案員，村會計(jì)主任周春生主抓檔案工作，使檔案人員符合年輕化、知識化和專業(yè)化的要求。村里還非常重視對檔案員的教育培訓(xùn)，積極組織檔案人員參加區(qū)里的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助檔案員系統(tǒng)掌握文件材料的收集、整理、保管和存放的方法要領(lǐng)，確保檔案工作的正常開展。我們村里的檔案員在2001年5月份區(qū)檔案局組織的檔案員上崗培訓(xùn)中順利通過了結(jié)業(yè)考試，年底還取得了由市檔案局頒發(fā)的檔案專業(yè)崗位資格證書。在日常工作中，村檔案管理人員不僅認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識，還經(jīng)常為兩委班子提供必要的宣傳材料，如《中華人民共和國檔案法》、《河南省檔案管理?xiàng)l例》及《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的通知》等組織兩委班子學(xué)習(xí)貫徹。此外，我們還通過多種形式大力宣傳《檔案法》和《河南省檔案管理規(guī)定》，使廣大村民對檔案工作有了更深刻的認(rèn)識，更加自覺地參與檔案管理和利用的工作中來，使檔案管理更加規(guī)范有序，更加深入人心，深入生活。
四、加強(qiáng)管理，始終把提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為檔案工作的重點(diǎn)來抓
開展農(nóng)村檔案工作最終目的是要為“三農(nóng)”服務(wù)。管好用好檔案，對于農(nóng)業(yè)、農(nóng)村工作特別是新農(nóng)村建設(shè)具有積極的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。程莊村在認(rèn)真做好檔案保管，保證檔案材料完好無損的基礎(chǔ)上積極做好檔案的利用工作。我們村規(guī)范建檔后，農(nóng)村黨建、經(jīng)濟(jì)、計(jì)生、綜治等工作檔案的門類齊全，內(nèi)容較為完整。幾年來，我村共接待查閱人員50余人次，查閱案卷100余卷次。
為人民群眾利用檔案，宣傳村務(wù)政務(wù)公開，促進(jìn)村里的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會穩(wěn)定作出了積極的貢獻(xiàn)。比如有群眾向上級反映數(shù)年來的征地款去向不明，村兩委聯(lián)合審計(jì)部門，對村里1996年—1998年財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行審計(jì)，結(jié)果是征地款不但沒有絲毫損失，還辦了10多件好事實(shí)事，上了6個項(xiàng)目，令群眾心服口服，提高了兩委在群眾中的威信。又比如有部分群眾懷疑本村某一新發(fā)展黨員沒有嚴(yán)格按照程序進(jìn)行，反映到區(qū)里，區(qū)委組織部到該村檔案室找出有關(guān)材料查證落實(shí)，認(rèn)定發(fā)展程序合法，給了反映群眾一個滿意答復(fù)。還有我村一村民宋大有因土地糾紛引起官司，需要提供其宅基地面積，村檔案室及時為其查找到了原始證據(jù)，為打官司提供了有利的依據(jù)。轄區(qū)內(nèi)流動人口較多，查閱育齡婦女的情況很不方便，自從我村育齡婦女檔案整理后，查閱起又快又準(zhǔn)，省去了許多麻煩。這些典型的事例使大家深深地認(rèn)識到了檔案工作是一項(xiàng)功在當(dāng)代，利在千秋的大好事。
我們村的檔案管理工作雖然取得一些成績，發(fā)揮了一定作用，但也存在許多薄弱環(huán)節(jié)，比如檔案管理工作還不全面、不深入、不平衡、與現(xiàn)代化檔案管理，特別是社會主義新農(nóng)村建設(shè)的要求還有較大差距。我們決心在上級業(yè)務(wù)部門的精心指導(dǎo)下，加大工作力度，提高工作實(shí)效，更好地把村級檔案管理工作做實(shí)，不斷為新農(nóng)村建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進(jìn)農(nóng)村工作的發(fā)展進(jìn)步。
《扎實(shí)做好農(nóng)村檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)交流材料》來源于，歡迎閱讀扎實(shí)做好農(nóng)村檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)交流材料。
強(qiáng)，技術(shù)要求高。檔案管理人員素質(zhì)的好壞，直接影響著檔案管理水平的高低，影響著檔案管理的效益。為此，村委會還專門配備了一名政治思想好，工作積極負(fù)責(zé)，組織觀念強(qiáng)，具有大專文化程度的大學(xué)生村干部時春麗為專職檔案員，村會計(jì)主任周春生主抓檔案工作，使檔案人員符合年輕化、知識化和專業(yè)化的要求。村里還非常重視對檔案員的教育培訓(xùn)，積極組織檔案人員參加區(qū)里的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助檔案員系統(tǒng)掌握文件材料的收集、整理、保管和存放的方法要領(lǐng)，確保檔案工作的正常開展。我們村里的檔案員在2001年5月份區(qū)檔案局組織的檔案員上崗培訓(xùn)中順利通過了結(jié)業(yè)考試，年底還取得了由市檔案局頒發(fā)的檔案專業(yè)崗位資格證書。在日常工作中，村檔案管理人員不僅認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識，還經(jīng)常為兩委班子提供必要的宣傳材料，如《中華人民共和國檔案法》、《河南省檔案管理?xiàng)l例》及《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的通知》等組織兩委班子學(xué)習(xí)貫徹。此外，我們還通過多種形式大力宣傳《檔案法》和《河南省檔案管理規(guī)定》，使廣大村民對檔案工作有了更深刻的認(rèn)識，更加自覺地參與檔案管理和利用的工作中來，使檔案管理更加規(guī)范有序，更加深入人心，深入生活。
四、加強(qiáng)管理，始終把提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為檔案工作的重點(diǎn)來抓
開展農(nóng)村檔案工作最終目的是要為“三農(nóng)”服務(wù)。管好用好檔案，對于農(nóng)業(yè)、農(nóng)村工作特別是新農(nóng)村建設(shè)具有積極的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。程莊村在認(rèn)真做好檔案保管，保證檔案材料完好無損的基礎(chǔ)上積極做好檔案的利用工作。我們村規(guī)范建檔后，農(nóng)村黨建、經(jīng)濟(jì)、計(jì)生、綜治等工作檔案的門類齊全，內(nèi)容較為完整。幾年來，我村共接待查閱人員50余人次，查閱案卷100余卷次。
為人民群眾利用檔案，宣傳村務(wù)政務(wù)公開，促進(jìn)村里的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會穩(wěn)定作出了積極的貢獻(xiàn)。比如有群眾向上級反映數(shù)年來的征地款去向不明，村兩委聯(lián)合審計(jì)部門，對村里1996年—1998年財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行審計(jì)，結(jié)果是征地款不但沒有絲毫損失，還辦了10多件好事實(shí)事，上了6個項(xiàng)目，令群眾心服口服，提高了兩委在群眾中的威信。又比如有部分群眾懷疑本村某一新發(fā)展黨員沒有嚴(yán)格按照程序進(jìn)行，反映到區(qū)里，區(qū)委組織部到該村檔案室找出有關(guān)材料查證落實(shí)，認(rèn)定發(fā)展程序合法，給了反映群眾一個滿意答復(fù)。還有我村一村民宋大有因土地糾紛引起官司，需要提供其宅基地面積，村檔案室及時為其查找到了原始證據(jù)，為打官司提供了有利的依據(jù)。轄區(qū)內(nèi)流動人口較多，查閱育齡婦女的情況很不方便，自從我村育齡婦女檔案整理后，查閱起又快又準(zhǔn)，省去了許多麻煩。這些典型的事例使大家深深地認(rèn)識到了檔案工作是一項(xiàng)功在當(dāng)代，利在千秋的大好事。
實(shí)行“四個統(tǒng)一”?？h物價局本著檔案內(nèi)容符合行業(yè)管理規(guī)定、檔案格式符合檔案部門要求的原則，建立式《收費(fèi)許可證》辦證檔案。
一、統(tǒng)一格式。按照縣檔案局檔案創(chuàng)省一級的要求，統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案封面格式、卷內(nèi)目錄格式。并用規(guī)范的牛皮紙打印檔案封面。
二、統(tǒng)一內(nèi)容。卷宗封面內(nèi)容統(tǒng)一由年度、單位名稱、收費(fèi)項(xiàng)目、許可證號碼、承辦人姓名、辦證日期、保管期限、案卷號八項(xiàng)內(nèi)容組成；卷內(nèi)內(nèi)容統(tǒng)一由辦證文件依據(jù)、單位組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人證書或身份證、其他補(bǔ)充資料（含執(zhí)業(yè)資質(zhì)）、申請表、《收費(fèi)許可證》正、副本復(fù)印件六項(xiàng)內(nèi)容組成。
三、統(tǒng)一程序。審批發(fā)證程序分四個階段：第一初審，由經(jīng)辦人對申領(lǐng)單位填寫的《收費(fèi)許可證》申請表和提供的文件材料的合法性、真實(shí)性、完整性進(jìn)行初審登記；第二復(fù)審，由收費(fèi)股負(fù)責(zé)人對經(jīng)辦人移交的初審文件材料是否準(zhǔn)確齊備、初審意見是否正確進(jìn)行復(fù)審，并簽名；第三審核簽發(fā)，由分管局長對移送的通過復(fù)審的文件材料進(jìn)行全面審核，對符合條件的進(jìn)行簽發(fā)，并加蓋物價局公章；第四印制發(fā)證。
四、統(tǒng)一編號。對辦理遠(yuǎn)價費(fèi)證類的《收費(fèi)許可證》將嚴(yán)格按照省物價局規(guī)定的編號方法統(tǒng)一編號；對醫(yī)療機(jī)構(gòu)統(tǒng)一編號辦理遠(yuǎn)價費(fèi)備證類《收費(fèi)許可證》；對短期培訓(xùn)的機(jī)構(gòu)或單位統(tǒng)一編號辦理臨時《收費(fèi)許可證》。
實(shí)行“四個標(biāo)準(zhǔn)化”?？h物價局為達(dá)到發(fā)放的《收費(fèi)許可證》既有嚴(yán)肅性、權(quán)威性又美觀大方的目的，實(shí)行了“四個標(biāo)準(zhǔn)化”運(yùn)作。
一、標(biāo)準(zhǔn)化的收費(fèi)文件為依據(jù)。申領(lǐng)單位必須提供合法有效的收費(fèi)文件依據(jù)，或是國家法律法規(guī)，或是國務(wù)院、省政府文件，或是省物價部門下發(fā)的文件，或是省授權(quán)市、縣物價部門印發(fā)的文件。除此之外，任何材料不得作為辦證的文件依據(jù)。
二、標(biāo)準(zhǔn)化的證件為辦證要件。申領(lǐng)單位必須提供組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人資格證書和權(quán)威機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)的執(zhí)業(yè)資質(zhì)證。
三、標(biāo)準(zhǔn)化的表格填寫。申領(lǐng)單位必須按照國家發(fā)展和改革委員會監(jiān)制的《收費(fèi)許可證申請表》表列的內(nèi)容逐項(xiàng)填寫，不能漏填，不得缺項(xiàng)，并在指定位置加蓋申請單位公章，報(bào)業(yè)務(wù)主管部門簽署意見后上報(bào)我局，我局經(jīng)過初審、復(fù)審及全面審核后簽發(fā)辦證。
一、電子文件定義
及其特點(diǎn)綜述
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點(diǎn)：
1、電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；
2、電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；
3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；
4、電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件與傳統(tǒng)稅務(wù)檔案的區(qū)別
（一）電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同
電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。
（二）電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異
電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。稅務(wù)檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，稅務(wù)檔案管理部門在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同
因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進(jìn)行主題詞標(biāo)收、著錄。技術(shù)條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強(qiáng)度。
（四）電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。
三、電子文件對稅務(wù)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
（一）傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)庫中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的閱卷歸檔制度。文件的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。
（三）由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊
性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
四、電子文件在稅務(wù)檔案管理中的運(yùn)用
（一）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略
新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置及至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
（二）解決好電子文件的保存問
題
以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。
人事檔案管理工作的重要性人事檔案區(qū)別于一般文書檔案及業(yè)務(wù)檔案，它具有現(xiàn)實(shí)性、動態(tài)性、真實(shí)性、完整性［1］，人事檔案的內(nèi)容包括從一個人出生到死亡整個過程中形成的大量材料。而一個人的職業(yè)史材料是人事檔案中極其重要的材料，占個人職業(yè)人事檔案內(nèi)容的絕大部分。一般疾控機(jī)構(gòu)職工一個完整的人事檔案應(yīng)歸檔的材料主要應(yīng)包括10個方面內(nèi)容:履歷類材料，錄用、鑒定、考核、考察、聘用類材料，學(xué)歷、學(xué)位、職稱、培訓(xùn)、學(xué)分等證書類材料，業(yè)績、論文類材料，健康管理類材料，工資類材料，獎勵類材料，違犯處罰類材料，參加黨團(tuán)類材料及其他可供組織參考有保存價值的材料等。作為公共衛(wèi)生專業(yè)的疾控機(jī)構(gòu)人事檔案，目前在績效考核、計(jì)量認(rèn)證評審及職稱評審、崗位聘任等工作中體現(xiàn)著越來越來重要的作用。人事檔案存在的問題根據(jù)國家人事制度的有關(guān)規(guī)定，事業(yè)單位實(shí)行人事制度，其中事業(yè)單位的人事檔案交由當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行拇?。人事檔案管理的社會化，改變了人事檔案純屬單位的一些弊端。但是隨著人事制度的進(jìn)一步推行，人事檔案在的過程中逐漸出現(xiàn)了一些問題。
1人才交流中心人事檔案的檔案材料收集制度難以有效保障檔案的完整性
由于人事檔案是一個人成長經(jīng)歷的真實(shí)反映［2］，隨著單位職工的經(jīng)歷不斷變化，其人事檔案的內(nèi)容也需要連續(xù)不斷地補(bǔ)充與更新，才能真實(shí)、全面地反映其人生經(jīng)歷。目前，因?yàn)槁毠と耸聶n案由人才交流中心管理，單位對存放在人才交流中心的職工人事檔案內(nèi)容缺乏了解，而人才交流中心檔案管理模式側(cè)重于被動收接、保管、存放，對相關(guān)單位轉(zhuǎn)來的歸檔材料基本不進(jìn)行審核，平時也不會與用人單位進(jìn)行主動溝通收集檔案和提供檔案利用。另外工資類材料，鑒定、考核、考察類材料，參加黨團(tuán)類材料、違犯處罰類材料等需要由相關(guān)部門轉(zhuǎn)交到人才交流中心，這個過程要經(jīng)過多道環(huán)節(jié)，也很難保證這些材料能完整歸入職工的人事檔案。如果人才交流中心的制度不完善、工作效率不高、信息反饋不及時，則用人單位對職工人事檔案情況就會一無所知［3］，就會導(dǎo)致許多歸檔范圍內(nèi)的材料流失，最終將造成職工人事檔案內(nèi)容不完整，在影響了檔案信息質(zhì)量的同時，也將可能會嚴(yán)重?fù)p害到職工個人切身利益。
2職工業(yè)務(wù)技術(shù)類等資料難以納入人事檔案
人事部門規(guī)定，人事機(jī)構(gòu)受理的歸檔材料必須是正式、原件材料，復(fù)印件一般不可用［4］。這一規(guī)定造成職工業(yè)績論文類資料，繼續(xù)教育類資料，健康管理類材料，職稱、培訓(xùn)、學(xué)分等證書類材料，獎勵類材料等難很歸入人才交流中心管理的人事檔案中，因?yàn)檫@些材料原件一般由職工個人保管，復(fù)印件又由于違反規(guī)定，很難歸入由人才交流中心管理的職工人事檔案中。而一個人的職業(yè)史、榮譽(yù)史是職工重要人事檔案組織部分，另外這些材料恰恰在疾控機(jī)構(gòu)的日常工作及職工的職稱評審、崗位聘任等工作中利用率最高的，如果這些材料不能納入職工的人事檔案，則會對職工人事檔案完整性造成嚴(yán)重影響，也影響疾病預(yù)防控制日常工作有效開展。
3檔案調(diào)閱利用不便，影響檔案的開發(fā)利用
對于疾控機(jī)構(gòu)來講，由于日常工作及職稱評審、崗位聘任等需要，要經(jīng)常調(diào)閱職工人事檔案，而在人事制度下，人事檔案的調(diào)閱要經(jīng)過多道手續(xù)，利用起來極不方便［5］，也增加了單位檔案管理人員的日常工作壓力。新形勢下人事檔案管理工作對策當(dāng)前，政府對疾控機(jī)構(gòu)的績效考核、疾控機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證評審、職工個人職稱評審、崗位聘任等工作，均需要及時調(diào)閱利用人事檔案。因此，筆者認(rèn)為在人事制度下，縣級疾控機(jī)構(gòu)的人事檔案管理工作不但不應(yīng)該放松，反而應(yīng)該加強(qiáng)。結(jié)合日常工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為縣級疾控機(jī)構(gòu)可以采取下列措施，加強(qiáng)人事檔案管理工作。
1.加強(qiáng)人事檔案管理工作重要性教育。明確應(yīng)歸檔的材料范圍，使每個職工知道其人事檔案應(yīng)歸檔的材料，引導(dǎo)職工及時將相關(guān)資料移交單位檔案室。
2.檔案室為每位職工建立備份人事檔案。將檔案內(nèi)容分為:履歷類材料;錄用、鑒定、考核、考察、聘用類材料;學(xué)歷、學(xué)位、職稱、培訓(xùn)、學(xué)分等證書類材料;業(yè)績、論文類材料;健康管理類材料;工資類材料;獎勵類材料;違犯處罰類材料;參加黨團(tuán)類材料;其他可供組織參考有保存價值的材料等10個方面內(nèi)容。本單位建立的人事檔案內(nèi)容側(cè)重于職工的職稱、培訓(xùn)、學(xué)分等證書類材料，業(yè)績、論文類材料，健康管理類材料，獎勵類材料。歸檔材料主要以復(fù)印件材料為主。
3.建立健全人事檔案應(yīng)歸檔材料的歸檔制度。建立包括外出學(xué)習(xí)登記制度、學(xué)分管理登記制度、論文版面費(fèi)報(bào)銷登記制度、獎勵證書登記制度、職稱證書登記制度、繼續(xù)教育學(xué)歷學(xué)費(fèi)報(bào)銷登記制度等，這些制度具體交由辦公室檔案管理人員執(zhí)行，以確保這些應(yīng)歸檔材料及時歸檔;另外辦公室人事管理人員及時將工資類材料、參加黨團(tuán)類材料、違犯處罰類材料、健康管理類材料復(fù)印件或原件移交本科室檔案管理人員納入職工備份人事檔案。
4.檔案管理人員做好日常服務(wù)。一是對職工及相關(guān)科室提交的人事歸檔材料，盡量做到隨辦隨歸，在辦理歸檔時，要認(rèn)真核實(shí)原件，確保歸檔復(fù)印件材料的真實(shí)性。二是及時為單位工作及職工個人提供人事檔案，以提高人事檔案的利用率，進(jìn)而提高職工參與人事檔案管理的主動性和積極性。
[關(guān)鍵詞] 高校； 外事檔案； 建立； 管理
[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）05- 0077- 02
在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)全球化浪潮的引領(lǐng)下，高等教育國際化成為一種必然的發(fā)展趨勢，我國各類型高校不得不面對來自國際、國內(nèi)的雙重?cái)D壓與競爭。我們應(yīng)清醒地認(rèn)識到教育國際化在給高校提出挑戰(zhàn)的同時，也賦予高校更多的發(fā)展機(jī)遇。在此形勢下，高校的檔案管理部門如何通過建立、管理外事檔案，促進(jìn)高校更好地開展外事活動，為學(xué)校發(fā)展提供更強(qiáng)勁的動力，成為高校檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。
1 高校外事檔案的概念、作用及其特點(diǎn)
1.1 高校外事檔案的概念及作用
外事檔案是高校檔案的重要組成部分，在學(xué)校對外交流、教學(xué)、科研活動中起著重要作用，外事檔案管理工作水平的高低對一所高校的發(fā)展和其在國際上的聲譽(yù)具有重要影響。外事檔案本質(zhì)上是學(xué)校在與國外團(tuán)體或個人進(jìn)行學(xué)術(shù)交流、學(xué)術(shù)研究、友好往來、科研合作，聘請外教、國外專家來校講學(xué)，參加國際會議、校際交流等活動中直接形成的對學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄，具體形式包括外事活動通知、計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)，上級關(guān)于外事工作的文件，禮品往來，國際學(xué)術(shù)會議論文等內(nèi)容。
另外，高校外事檔案具有多方面的作用。反映了高校對外合作交流工作的全貌，對于提高高校對外合作交流工作的水平和促進(jìn)高校健康持續(xù)發(fā)展具有重要的借鑒意義；同時以其豐富而真實(shí)的內(nèi)容作為高校外事工作的可靠情報(bào)資料，將對高校的整體建設(shè)和發(fā)展產(chǎn)生較為深遠(yuǎn)的影響。
1.2 高校外事檔案的特點(diǎn)
高校外事檔案因其在形成過程中的特殊背景和目的，具備以下一些特點(diǎn)。
（1） 政治性特點(diǎn)：高校外事活動作為國家外事活動重要組成部分，在很大程度上受國家對外政策的指導(dǎo)，由此，國家對外方針、政策等也要在高校外事檔案中體現(xiàn)出明顯的政治傾向性[1]。
（2） 保密性特點(diǎn)：高校外事活動以及外事檔案所具有的政治傾向性，使得高校外事活動必然要涉及黨和國家的機(jī)密，同時高校外事活動本身就具有一定的機(jī)密性，因此外事檔案具有較強(qiáng)的保密性。
（3） 多樣性特點(diǎn)：隨著國際交流的不斷增多，高校外事活動的范圍不斷擴(kuò)大，內(nèi)容和形式也在不斷增多，因此所形成的外事檔案的類別也就多種多樣。
（4） 復(fù)雜性特點(diǎn)：當(dāng)前，隨著教師自費(fèi)出國出境人數(shù)增多，研究生、本科生交流不斷增加，高校外事檔案來源更加復(fù)雜，包括學(xué)校外事管理部門、各學(xué)院、教務(wù)處、研究生院及出國出境的師生個人等。
2 高校外事檔案的建立
高校外事檔案的收集、鑒定、分類立卷是建立高校外事檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，每一環(huán)節(jié)完成的質(zhì)量高低，將對整個外事檔案的質(zhì)量產(chǎn)生重要影響，因此，如何建立外事檔案，就成為管理外事檔案的一個首要問題。
2.1 廣泛收集，確保外事檔案不漏項(xiàng)
首先，高校檔案管理部門應(yīng)以學(xué)校在各種外事活動、外事管理中形成的材料對學(xué)校和社會是否具有參考價值和憑證作用為依據(jù)，建立一套具有較強(qiáng)指導(dǎo)作用的外事檔案收集標(biāo)準(zhǔn)；其次，要明確外事工作上報(bào)制度，通過學(xué)校各部門上報(bào)，擴(kuò)大學(xué)校外事檔案收集來源；再次，為解決各部門開展外事工作上報(bào)不及時的問題，外事檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常與宣傳部、國際合作處等外事部門保持聯(lián)系，密切關(guān)注學(xué)校網(wǎng)頁、校報(bào)等學(xué)校大事宣傳媒介，從而第一時間掌握學(xué)校外事工作開展信息，并與相關(guān)部門取得聯(lián)系，催促其及時將檔案材料歸檔；最后，要嚴(yán)格按照外事檔案歸檔范圍，對所有相關(guān)活動進(jìn)行篩選，將外事活動中有必要記錄并保存的外事檔案信息進(jìn)行登記注冊，進(jìn)而便于后續(xù)鑒定分類等工作的開展，確保外事檔案不漏項(xiàng)。
2.2 強(qiáng)化鑒定，確保外事檔案分類明確
可以說外事檔案的鑒定分類與收集工作是同步并行的。開展外事檔案的鑒定分類，首先要明確收集范圍，將日常所涉及的各類文件材料按收集目標(biāo)進(jìn)行清理，分類存放，同時也為后續(xù)工作打下基礎(chǔ)；其次要對經(jīng)過初步鑒定分類的檔案進(jìn)行二次鑒定分類，將不要求辦理的參閱文件，重份文件，未定稿、未生效、過時的各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表等不歸檔文件材料以及校內(nèi)其他部門的文件進(jìn)行剔除，將通過鑒定并認(rèn)定有價值應(yīng)歸檔的各類文件材料，在充分考慮其數(shù)量、密級、載體的情況下，依據(jù)不同內(nèi)容、不同類型來分類組卷，從而便于后續(xù)歸檔工作；最后做好檔案系統(tǒng)分類，以便于材料的保管、查閱和利用為前提，充分保持材料彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，將外事檔案細(xì)化為港澳臺事務(wù)，團(tuán)體來校訪問，教職工因公出國，外教、留學(xué)生管理，政策法規(guī)，學(xué)校管理?xiàng)l例等門類，使外事檔案工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化。
2.3 注重歸檔，做好外事檔案的保存工作
在建立外事檔案的工作中，首先應(yīng)做好包括存放地點(diǎn)、檔案裝具等方面的準(zhǔn)備工作，同時在案卷封面上標(biāo)注能夠表明案卷內(nèi)容的標(biāo)題；其次要將已收集整理好的文件材料按照類別放入事先準(zhǔn)備好的案卷盒內(nèi)；此外對各階段密不可分的文件材料則按一定順序進(jìn)行排列，從而保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，為日后查檔提供便利。
3 高校外事檔案的管理
高校外事檔案管理作為高校檔案管理的重要組成部分，伴隨著外事檔案的形成而產(chǎn)生。同時，信息時代的到來，對高校外事檔案管理工作提出了更新、更高的要求，對傳統(tǒng)的檔案管理方式產(chǎn)生了較大影響。高校檔案管理人員可以從以下幾個方面著手，進(jìn)一步管理好高校外事檔案。
3.1 樹立高校外事管理工作基本原則
履行工作原則是做好工作的一個基本前提，同時良好的工作原則又能促進(jìn)工作質(zhì)量的提高，為此，做好高校外事檔案管理工作，要明確外事檔案管理的基本原則：一是堅(jiān)持“三個有利于”，即有利于高校的外事交流、有利于高校的國際間交流合作、有利于提高本校綜合素質(zhì)與國際知名度；二是明確不同部門應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，從外事工作的策劃、組織、實(shí)施到最后的檔案收集整理做到分工協(xié)作，各司其職；三是樹立方便于工作的原則，在外事檔案的建立過程中，注重檔案的建立與材料歸檔，便于日后取閱。
3.2 完善外事檔案管理的相關(guān)制度
高校應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和教育部制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合本校外事工作實(shí)際情況，制定出科學(xué)合理的外事類檔案管理規(guī)章體系，形成規(guī)范的、操作性強(qiáng)的外事檔案立卷、歸檔、管理流程，從而確保外事檔案工作的合理開展[2]。
3.3 建立一支業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高的外事工作隊(duì)伍
高校檔案工作的一個最基本特點(diǎn)就是要服務(wù)于高校的教學(xué)和科研，外事檔案的本質(zhì)作用也在于此。這就要求高校要組建一支訓(xùn)練有素、懂技術(shù)、高素質(zhì)的工作隊(duì)伍，通過加強(qiáng)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)與交流，使得從業(yè)人員在掌握理論知識的同時，熟悉合作交流的各方面工作，熟練掌握檔案管理技能，適應(yīng)檔案管理信息化的要求。
3.4 加強(qiáng)外事檔案信息化建設(shè)
目前，以計(jì)算機(jī)技術(shù)通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐的現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)十分成熟，但目前全國各高校檔案館應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的步伐還很遲緩，還不能通過先進(jìn)的信息技術(shù)、多媒體技術(shù)為各類信息的采集、處理和利用提供便利，因此，如何在外事檔案管理中高效應(yīng)用信息技術(shù)、多媒體技術(shù)已成為當(dāng)務(wù)之急。為此，我國高校不妨從建立外事檔案信息網(wǎng)站、外事檔案管理信息系統(tǒng)等方面著手，將分散的外事檔案信息資源鏈接起來，充分地利用計(jì)算機(jī)來輔助檔案后期管理工作，使檔案管理工作向無紙化方向發(fā)展，從而便于綜合利用外事檔案信息資源，并以快速、安全、可靠的途徑為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。同時通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將高校外事工作中好的經(jīng)驗(yàn)方法、取得的成果對外，從而提升高校的知名度，提升外事檔案工作在高校發(fā)展中的作用。
當(dāng)今時代，高校承擔(dān)著教學(xué)、科研、管理三大任務(wù)， 外事工作滲透于這3個方面并與它們緊密相連，同時，外事活動所形成的外事檔案也深深地刻上了教學(xué)、科研、管理的烙印[3]。高校應(yīng)重視外事檔案工作，加強(qiáng)外事檔案的建立管理，采取切實(shí)可行的方式方法，讓外事檔案成為記錄、查閱、提供戰(zhàn)略參考的重要材料，并逐步提升高校在國內(nèi)外的知名度和影響力。
主要參考文獻(xiàn)
[1] 龍勤. 高校外事檔案的建立與管理研究[J]. 中國林業(yè)教育，1995（z1）.
[關(guān)鍵詞]知識管理 檔案工作 重要性
中圖分類號：G142.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）30-0334-01
一、機(jī)關(guān)檔案知識管理概述
檔案知識管理是指以信息技術(shù)為支撐，以檔案管理業(yè)務(wù)和流程為基礎(chǔ)，整合檔案信息資源和人力資源，對檔案信息資源進(jìn)行創(chuàng)造、挖掘、聚合與結(jié)構(gòu)化，使之上升為知識的一種管理方式。機(jī)關(guān)檔案知識管理，即對機(jī)關(guān)內(nèi)檔案信息資源進(jìn)行檔案知識管理，在政府機(jī)關(guān)內(nèi)形成知識積累、知識共享、知識交流的組織結(jié)構(gòu)和文化氛圍，加強(qiáng)政府機(jī)關(guān)的快速反應(yīng)能力及政策決策的科學(xué)性，促進(jìn)政府職能及管理思想的轉(zhuǎn)變。
二、機(jī)關(guān)檔案知識管理的意義
機(jī)關(guān)檔案知識管理是為了增強(qiáng)政府機(jī)關(guān)的績效而創(chuàng)造、獲取和使用知識的過程，包括知識學(xué)習(xí)、共享和創(chuàng)造等全部過程。
1、促進(jìn)政府機(jī)關(guān)行政效率的提高
在信息時代，面對紛繁復(fù)雜、層出不窮的社會問題，政府機(jī)關(guān)需要做出快速反應(yīng)，發(fā)揮主動性和積極性，才能不處于被動的位置。通過機(jī)關(guān)檔案知識管理，政府機(jī)關(guān)及其公務(wù)人員可以快捷、有效地檢索知識管理系統(tǒng)，掌握并應(yīng)用國家政治、經(jīng)濟(jì)、社會等各個領(lǐng)域準(zhǔn)確可靠的信息和知識，提高行政效率及決策的科學(xué)性。同時，每個公務(wù)人員都可以通過知識管理系統(tǒng)提出自己的建議和意見，將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，為政府決策提供科學(xué)的知識信息保障。
2、強(qiáng)政府機(jī)關(guān)組織機(jī)構(gòu)的創(chuàng)新
傳統(tǒng)的政府組織結(jié)構(gòu)是“金字塔式”的等級型，過多的管理層、嚴(yán)密的界限使上下級之間、部門之間缺乏有效的溝通，各行政機(jī)構(gòu)之間信息流通速度緩慢，反饋不及時，容易發(fā)生信息失真，導(dǎo)致行政機(jī)關(guān)反應(yīng)緩慢。通過機(jī)關(guān)檔案知識管理，可以促進(jìn)信息和知識在行政機(jī)關(guān)之間暢通無阻地分享和交流，使之從“金字塔”式結(jié)構(gòu)向扁平網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)發(fā)展，從縱向?qū)哟谓Y(jié)構(gòu)向橫向網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)改變，促進(jìn)政府機(jī)關(guān)組織機(jī)構(gòu)的變革。
3、促進(jìn)知識信息的交流和共享
機(jī)關(guān)檔案知識管理的開展，使知識成為政府機(jī)關(guān)的核心資產(chǎn)，作為知識載體的人才也相應(yīng)成為其核心資源，成為管理的主要對象之一，信息技術(shù)和知識管理是政府管理最主要的手段。通過機(jī)關(guān)檔案知識管理，政府機(jī)關(guān)內(nèi)部將形成以知識為本、以人為本的工作氛圍，重視知識價值、重視知識交流。另外，先進(jìn)的信息技術(shù)運(yùn)用及知識管理系統(tǒng)的建設(shè)，將加速知識及信息在政府機(jī)關(guān)的共享及流通效率，促進(jìn)政府機(jī)關(guān)知識信息的傳播與應(yīng)用。
三、知識管理下機(jī)關(guān)檔案有效管理的新模式
1、注重機(jī)關(guān)檔案材料收集。收集檔案材料是機(jī)關(guān)檔案管理的基礎(chǔ)，要建立暢通的材料收集渠道，機(jī)關(guān)檔案管理人員必須對與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及r進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證機(jī)關(guān)檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。改進(jìn)和完善檔案利用功能，使其最大限度地發(fā)揮作用。
2、規(guī)范機(jī)關(guān)檔案整理。要提高對機(jī)關(guān)檔案整理的重視程度，主要領(lǐng)導(dǎo)要高度重視機(jī)關(guān)檔案整理，把它放在機(jī)關(guān)檔案管理的重要位置來對待，并將其納入到年度工作計(jì)劃。要完善機(jī)關(guān)檔案整理制度，定期對機(jī)關(guān)檔案整理進(jìn)行督導(dǎo)檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，加快推進(jìn)檔案整理的制度化、規(guī)范化建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案整理規(guī)范、歸檔有序。
3、完善機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)。機(jī)關(guān)檔案信息化管理應(yīng)該是一個廣泛意義上的信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，在進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)工作中，要在機(jī)關(guān)內(nèi)部創(chuàng)建一個局域網(wǎng)，將整個機(jī)關(guān)的運(yùn)行狀況都囊括進(jìn)來，而從檔案的收集、錄入、整理、傳輸以及開發(fā)利用等形成一個系統(tǒng)性的網(wǎng)絡(luò)覆蓋面。各個部門在開展工作的過程中，對于具有利用價值的材料可以傳送給機(jī)關(guān)檔案管理部門，這樣一方面可以確保機(jī)關(guān)檔案收集的及時性，另一方面可以在各部門與檔案部門之間形成互動。通過信息共享平臺的創(chuàng)建，可以有效地提高機(jī)關(guān)檔案的利用程度，從真正意義上挖掘機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)在價值。
4、提高機(jī)關(guān)檔案管理人員綜合素質(zhì)。加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理人員綜合素質(zhì)建設(shè)，提高機(jī)關(guān)檔案管理服務(wù)水平。機(jī)關(guān)檔案管理具有業(yè)務(wù)性、服務(wù)性與保密性的特點(diǎn)，因此要注意加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理自身隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)，選擇可靠、正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事機(jī)關(guān)檔案管理，可以通過擇優(yōu)錄用、競聘上崗，選用真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員。主管部門還要定期業(yè)務(wù)知識與技能，讓機(jī)關(guān)檔案管理人員掌握最新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù)，增強(qiáng)責(zé)任心，以更好地勝任機(jī)關(guān)檔案管理這項(xiàng)工作。
四、知識管理對機(jī)關(guān)檔案工作的重要性
1、知識管理可以提升檔案管理
1.1知識管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理過分強(qiáng)調(diào)檔案與文件、檔案與圖書情報(bào)的區(qū)別，將文件、圖書、情報(bào)等排除在管理職責(zé)之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，脫離于實(shí)際創(chuàng)造過程之外，從而極大地限制了自身發(fā)揮作用的領(lǐng)域。
管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)一個整體的知識資源體系。知識管理強(qiáng)調(diào)在企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動創(chuàng)造知識、共享知識、應(yīng)用知識，使知識直接服務(wù)于企業(yè)價值創(chuàng)造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領(lǐng)域。
1.2知識管理可以提升檔案管理的價值，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復(fù)印等落后的手段，被動地提供簡單、淺層的檔案服務(wù)，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，不能有效地為企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動服務(wù)。
知識管理強(qiáng)調(diào)借助先進(jìn)的信息技術(shù)，通過現(xiàn)代化、智能化、人性化的手段，主動地為用戶提供高級、深層的信息、知識服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)知識的價值，提升企業(yè)的核心競爭力。知識管理對知識服務(wù)的強(qiáng)調(diào)和價值創(chuàng)造的關(guān)注，使得“知識管理專家能夠增強(qiáng)文件管理工作者對信息和知識利用的理解”，促進(jìn)文件、檔案的開發(fā)利用，從而提升檔案管理的價值，提升檔案管理機(jī)構(gòu)與人員在企業(yè)組織體系中的地位。
2、檔案管理促進(jìn)知識管理
2.1檔案管理有助于傳播、交流知識、信息、知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。
2.2檔案管理有助于理解、挖掘知識，檔案管理的最基本理論和最高原則是“來源原則”。傳統(tǒng)的“來源”一般是指文件的形成者。電子時代的“來源”是指文件的形成者、形成目的、形成活動、形成過程等。
2.3檔案管理有助于保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)
知識產(chǎn)權(quán)主要是指事業(yè)單位擁有的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)等，它是事業(yè)單位知識創(chuàng)新的成果，是機(jī)關(guān)核心的無形資產(chǎn)、知識資本。保護(hù)機(jī)關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、促進(jìn)知識創(chuàng)新能力、提高政府核心競爭力的重要保證，也是知識管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。.
結(jié)語
面對知識管理的熱潮，作為檔案政府機(jī)關(guān)工作者必須保持高度的清醒意識，只有在具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識、豐富的工作經(jīng)驗(yàn)、誠實(shí)可信的人格魅力、執(zhí)著的進(jìn)取精神、積極樂觀的工作態(tài)度的基礎(chǔ)上，主動地去理解和吸收新的管理理念，在新的管理理念驅(qū)使下，通過實(shí)踐工作不斷改進(jìn)工作方法，不斷實(shí)現(xiàn)由實(shí)體的保管者向知識的提供者的轉(zhuǎn)變，才能更有效地提升自己的工作價值和社會意義，才能更有效地?cái)U(kuò)大檔案工作的影響力度。
參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】醫(yī)療設(shè)備；檔案管理；難點(diǎn)；對策
一、當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀分析
現(xiàn)階段，國內(nèi)各大醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備檔案管理過程中“重設(shè)備而輕檔案”的思想普遍存在。因此，在醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中大量問題浮現(xiàn)，主要有兩方面的問題：一、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的專業(yè)設(shè)施落后，檔案管理中材料的收集與歸檔的范圍不明確，且沒有專業(yè)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理隊(duì)伍；二、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不夠健全，對醫(yī)療設(shè)備檔案材料的收集、審核不及時，記錄不完整，檔案材料缺失現(xiàn)象嚴(yán)重，在整個檔案管理過程中，管理混亂現(xiàn)象嚴(yán)重。
二、當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點(diǎn)分析
（一）醫(yī)療設(shè)備檔案管理不受重視，管理意識薄弱
醫(yī)療服務(wù)是醫(yī)院日常工作的重心，因此，多數(shù)醫(yī)務(wù)人員都將注意力放在醫(yī)療服務(wù)與提高醫(yī)療技術(shù)上，而對于醫(yī)療設(shè)備的檔案管理重視程度不夠，醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意識較為薄弱，主要表現(xiàn)管理人員在收集檔案材料時就抱著應(yīng)付的心態(tài)，只重視文書檔案與病理檔案的收集；此外，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個動態(tài)檔案管理的過程，在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，對于前期設(shè)備驗(yàn)收與設(shè)備說明書的材料收集較為齊全，然而在后期設(shè)備的運(yùn)用、維修等動態(tài)情況的材料收集較缺乏。
（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員前期參與少，管理難度大
醫(yī)療設(shè)備檔案的管理主要分三個階段：前期的設(shè)備購置、使用過程中的設(shè)備維護(hù)以及后期的設(shè)備報(bào)損與轉(zhuǎn)讓，是一個貫穿始終的系統(tǒng)過程。若醫(yī)療設(shè)備管理部門在制作設(shè)備購置計(jì)劃時，檔案管理人員沒有參與其中，檔案部門沒有在制定計(jì)劃時參與前期檔案管理，致使整個管理過程嚴(yán)重脫節(jié)，增加了設(shè)備檔案管理的難度。
（三）設(shè)備檔案歸檔中材料收集缺乏完整性
1、收集周期長。由于醫(yī)療設(shè)備檔案材料收集的周期比較長，需要從醫(yī)療設(shè)備的購置到完全報(bào)廢的整個環(huán)節(jié)中進(jìn)行設(shè)備檔案材料的收集整合，一旦其中任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就難以保證醫(yī)療設(shè)備檔案材料收集的完整性。
2、使用過程中，操作者流動性比較大，容易造成醫(yī)療設(shè)備的使用說明書、線路圖紙等材料的破損、丟失，造成醫(yī)院不必要經(jīng)濟(jì)損失。醫(yī)療設(shè)備的操作人員流動性比較大，設(shè)備檔案使用涉及多個科室、操作人員多，特別是設(shè)備的性能介紹、使用說明書、線路圖紙、故障維修記錄等材料，使用頻率高，造成醫(yī)院經(jīng)濟(jì)不必要的損失。如：2008年，我院彩色B超機(jī)發(fā)生故障，無法正常使用。供應(yīng)商對設(shè)備進(jìn)行了詳細(xì)的檢測，發(fā)現(xiàn)零件損壞需要更換，維修費(fèi)高達(dá)幾萬元。醫(yī)院提出了質(zhì)疑，但無法提供有力證據(jù)，只能支付相關(guān)的維修費(fèi)。
3、設(shè)備種類多，使用人員多。醫(yī)療設(shè)備種類繁多，涉及病房護(hù)理設(shè)備、手術(shù)設(shè)備、放射治療設(shè)備、核醫(yī)學(xué)治療設(shè)備、理化設(shè)備、透析治療設(shè)備等多種不同功用的設(shè)備類型，設(shè)備使用人員多不勝數(shù)，使醫(yī)療設(shè)備的檔案管理更是難上加難。
三、加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的對策
（一）轉(zhuǎn)變醫(yī)療設(shè)備管理觀念，提高重視程度
醫(yī)院要加強(qiáng)對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的宣傳工作，強(qiáng)化醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識，引起對設(shè)備檔案管理的高度重視，將設(shè)備檔案管理中的前期靜態(tài)管理與后期動態(tài)管理有效地結(jié)合起來，定期召開醫(yī)療設(shè)備工作會議，定期向醫(yī)務(wù)人員報(bào)告醫(yī)療設(shè)備檔案材料的動態(tài)收集情況，真實(shí)反映醫(yī)療設(shè)備的使用情況。
（二）建立健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度
醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度的建立要有質(zhì)量保證，如醫(yī)療設(shè)備檔案管理的預(yù)立制度、收集與歸檔制度、審核制度、借閱制度與銷毀制度等，從醫(yī)療設(shè)備的采購、運(yùn)行、維修保養(yǎng)的整個過程中，都要建立相應(yīng)的設(shè)備檔案管理制度，并突出大型設(shè)備與重點(diǎn)設(shè)備的檔案管理制度，并做好明確的分工，指定專人跟蹤設(shè)備的使用情況，并做好記錄，這樣就建立了一個醫(yī)療設(shè)備檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使管理工作做到有章可循。
（三）實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保證醫(yī)療設(shè)備檔案材料的完整性
1、實(shí)行集中統(tǒng)一管理。設(shè)立專門科室，負(fù)責(zé)醫(yī)療設(shè)備的采購、維護(hù)等工作。在醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，可以成立儀器設(shè)備檔案管理小組，建立過硬的領(lǐng)導(dǎo)集體，例如以醫(yī)院的醫(yī)學(xué)工程科為核心，實(shí)施集中統(tǒng)一管理；此外還可以成立專門的科室，專門負(fù)責(zé)儀器設(shè)備采購與維護(hù)，并且將儀器設(shè)備檔案管理工作納入醫(yī)院對科室的考核，直接與相關(guān)管理人員的考評以及年終評優(yōu)掛鉤，成為醫(yī)院目標(biāo)責(zé)任管理的一部分。
2、建立健全歸檔制度。健全歸檔制度首先要明確設(shè)備檔案的管理范圍。結(jié)合醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理實(shí)際要求，對設(shè)備申購過程中形成的各類文件以及設(shè)備運(yùn)行到報(bào)廢過程中累積的文件均要建立檔案進(jìn)行檔案管理。此外，還要將相關(guān)檔案材料復(fù)制下發(fā)到各科室，使各科室的設(shè)備操作人員檔案歸檔的要求與內(nèi)容，各科室要全力配合醫(yī)院的資料歸檔工作。并對檔案資料采取定期與不定期的收交、整理、歸檔。
3、加強(qiáng)科室與科室之間溝通。醫(yī)療設(shè)備的檔案管理涉及醫(yī)院的各個科室，因此加強(qiáng)各科室間的溝通非常必要。各科室間加強(qiáng)溝通，是內(nèi)部溝通與外部溝通的有效統(tǒng)一。在各科室內(nèi)部，加強(qiáng)儀器設(shè)備使用人員與檔案管理人員之間的交流，對設(shè)備的運(yùn)行情況要及時了解；科室之間，特別是器械科要加強(qiáng)與其他科室如財(cái)務(wù)科、醫(yī)務(wù)科、信息科以及設(shè)備部等加強(qiáng)儀器設(shè)備管理知識的交流，以及設(shè)備的維護(hù)使用情況等的信息交流，不僅可以使檔案材料的收集更加齊全、完備，保證檔案收集與歸檔無積存現(xiàn)象，還可以提高設(shè)備檔案的利用率，從而為提高醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量服務(wù)。
醫(yī)療設(shè)備技術(shù)發(fā)展日新月異，醫(yī)院設(shè)備管理人員有義務(wù)醫(yī)療設(shè)備的發(fā)展動態(tài)，積極主動地參與到儀器設(shè)備檔案的管理工作中來。設(shè)備檔案歸檔完整，不僅可以延長設(shè)備使用壽命，而且減少了醫(yī)院因設(shè)備檔案的管理不當(dāng)而造成的經(jīng)濟(jì)損失。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生；檔案管理
人事檔案是客觀記錄和反映個人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來，以備查考的文字、表格及其他各種形式的記錄。它是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，是人力資源管理與開發(fā)、使用的重要依據(jù)。
近年來，隨著我國人事體制改革的不斷深入，人事檔案作為傳統(tǒng)人事體制的產(chǎn)物早已風(fēng)光不再，尤其在高校畢業(yè)生中，涌現(xiàn)了大量的“棄檔族”和“自揣族”，還有一些高校畢業(yè)生檔案中存在著內(nèi)容不完整、信息不準(zhǔn)確等情況，這不僅給用人單位在人員的變動、工資調(diào)整等人事管理帶來諸多的困難，更直接影響到高校畢業(yè)生在就業(yè)、考研、公招、公考、出國政審及職稱評定、社會保險(xiǎn)、退休手續(xù)的辦理和各項(xiàng)證明的出具等方面。
高校畢業(yè)生為何對如此重要的檔案輕易處置呢？糾其原因，不外乎以下幾點(diǎn)：
1、檔案功能弱化。在我國人事體制建立初期，人事檔案作為提拔和使用干部的依據(jù)，人事檔案的功能在那個時期也最為強(qiáng)大。時代變遷，多年的人事制度改革，上至國家下至各單位都建立了新的考核評價體系，對于干部的現(xiàn)實(shí)的工作能力的考核標(biāo)準(zhǔn)取代了檔案中個人成長的歷史記錄。只有在辦理社保、退休、職稱評定時發(fā)揮著人事服務(wù)功能。功能的弱化致使檔案變得可有可無。
2、檔案管理落后。高校畢業(yè)生的檔案無論是在校期間還是畢業(yè)后進(jìn)入社會，都存在管理上的人員不足、手段落后、庫房條件差等問題，使得檔案從接收、儲存、查找到轉(zhuǎn)遞的過程中都存在著遺漏、損毀、丟失和信息缺失及可信度差等風(fēng)險(xiǎn)。
3、轉(zhuǎn)移手續(xù)繁瑣。隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各地行政管理?xiàng)l塊分割嚴(yán)重。各地區(qū)在檔案轉(zhuǎn)移和管理上要求不統(tǒng)一。嚴(yán)格的地區(qū)在辦理手續(xù)上需要十個以上的程序，不嚴(yán)格的地區(qū)甚至存在現(xiàn)用現(xiàn)管的現(xiàn)象。對檔案轉(zhuǎn)移的要求不同，導(dǎo)致轉(zhuǎn)移要求的口徑不一致，具體到當(dāng)事人，一次交接很大可能是辦不了。很大一部分人不愿意花太多時間在一個不重要的環(huán)節(jié)。檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)的繁瑣限制了一部分檔案的跨地區(qū)交接轉(zhuǎn)移。
4、多年積累后的檔案管理費(fèi)用高。各地人才交流中心收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不一定，以我區(qū)人才交流中心為例，學(xué)生轉(zhuǎn)正定級后，每份檔案每人每年240元，其它檔案托管理期間的證明和情況介紹的開具需要另外付費(fèi)，如果積累多年，也數(shù)目可觀。有相當(dāng)一部分人因檔案存于人才交流中心，心存僥幸，有需要時再提檔交管理費(fèi)，不需要的話就不用交，省下一筆錢，反正有人管理不用理會。致使未按規(guī)定時間繳納寄存費(fèi)而變成“死檔”。
5、檔案管理意識不強(qiáng)。畢業(yè)生對于檔案的認(rèn)識不深，認(rèn)識不到檔案的功能、重要性和流轉(zhuǎn)要求。有些畢業(yè)生認(rèn)為，一證（畢業(yè)證）在手，走遍神州，檔案根本沒有用處，還有的畢業(yè)生認(rèn)為把檔案交到單位或人才交流中心不如留在自己手里安全和方便，有了新的學(xué)歷、職稱等相關(guān)材料還可以直接放進(jìn)去，對檔案的嚴(yán)肅性缺乏基本的了解。
那么，檔案真的已經(jīng)可有可無了嗎？
目前，檔案雖然在干部提拔或使用過程中不再發(fā)揮決定性作用，但檔案在當(dāng)今中國人事體制中仍發(fā)揮著不可替代的作用，主要表現(xiàn)在以下幾方面：1、在辦理社會保險(xiǎn)過程中，檔案不可或缺。檔案中對個人從業(yè)經(jīng)歷的相關(guān)資料以及解除勞動關(guān)系的材料將是領(lǐng)取失業(yè)保險(xiǎn)金的必要手續(xù)。檔案中的招工材料和從業(yè)資料是計(jì)算和領(lǐng)取養(yǎng)老保險(xiǎn)金的最為重要的依據(jù)。2、在正規(guī)單位的招聘和任用中，檔案的流轉(zhuǎn)手續(xù)和材料的完備程度或?qū)⒊蔀槌晒εc否的關(guān)鍵一環(huán)。3、檔案材料的完備與否，決定著轉(zhuǎn)正定級、職稱評定、工齡計(jì)算等一系列與個人利益相關(guān)的因素。4、檔案材料是干部身份認(rèn)定的唯一依據(jù)。在現(xiàn)有退休制度下，檔案的遺失可能會導(dǎo)致縮短工作時間。
針對高校畢業(yè)生檔案管理中存在的諸多問題，有以下幾個方向可以努力：
一、高校在就業(yè)指導(dǎo)環(huán)節(jié)需加強(qiáng)對檔案重要性的講解，提高畢業(yè)生對檔案管理的重視。
在教育部要求下，各高校都開設(shè)了就業(yè)指導(dǎo)課，但更多的是灌輸一些就業(yè)形勢、面試技巧、就業(yè)協(xié)定等相關(guān)內(nèi)容，對檔案管理方面的重視和講解不夠。在校期間，應(yīng)該讓學(xué)生了解檔案對個人發(fā)展和保障的重要性，以及檔案材料的組成、作用、檔案轉(zhuǎn)遞的流程和查詢辦法等內(nèi)容，使學(xué)生對檔案提起足夠的重視，并在社會生活中對檔案給予關(guān)注。
二、檔案管理部門應(yīng)加大規(guī)范檔案管理的力度。
由于對檔案的重視度普遍降低，許多檔案出現(xiàn)填寫不規(guī)范，任意修改或添加等情況，致使檔案的真實(shí)性和實(shí)用性大打折扣。各級檔案管理部門應(yīng)該加大檔案管理的投入，在接收、管理和轉(zhuǎn)遞過程中制定嚴(yán)格的管理?xiàng)l例，建立人事檔案的管理檔案，責(zé)任明晰，規(guī)范檔案管理。
三、提高檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。
檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員具有良好的職業(yè)道德及高度的責(zé)任感。加強(qiáng)檔案管理，就需對檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育與培訓(xùn)，提高其道德品質(zhì)和政治素養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)水平，根據(jù)不同時期、不同崗位、不同層次的檔案管理人員制定個性化的素質(zhì)提升計(jì)劃，以提高檔案管理的整體工作質(zhì)量。
四、加快建設(shè)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。
隨著科技的進(jìn)步和我國人事制度改革的深入，紙質(zhì)檔案和人工查閱已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)的落后于社會的發(fā)展，檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化成為必然的趨勢。檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，可以提高檔案信息的重復(fù)利用率，降低檔案管理成本，便于信息的更新和檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)的繁瑣，同時便于紙質(zhì)檔案的保存。
高校畢業(yè)生的檔案管理問題已經(jīng)逐步的引起高校、畢業(yè)生及用人單位的廣泛關(guān)注，為避免檔案問題成為制約高校畢業(yè)生發(fā)展和未來保障的絆腳石，增強(qiáng)檔案管理意識、加強(qiáng)檔案管理水平和檔案管理信息化已經(jīng)刻不容緩。
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