時間：2023-01-31 06:46:03
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇館藏檔案數(shù)字化，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
隨著世界數(shù)字化信息技術(shù)飛速發(fā)展，館藏檔案數(shù)字化資源必將成為手機數(shù)字化檔案館資源的重要組成部分。因此，高校館藏紙質(zhì)檔案必須朝著數(shù)字化檔案方向轉(zhuǎn)化。要順利完成館藏檔案數(shù)字化工作，必須借助于現(xiàn)代科學技術(shù)手段才能完成。只有將全部的館藏檔案資源配備、儲存、服務(wù)、管理等朝著數(shù)字化目標轉(zhuǎn)變后，才具備建設(shè)手機數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)。讀者只要通過手機就能實現(xiàn)迅速、有效地利用所需要的檔案，對人們的生活和社會文明都具有十分重要的意義。
二、高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化實現(xiàn)途徑分析
高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字化檔案館的必備條件，必須解決館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化問題。館藏紙質(zhì)檔案由于其發(fā)展的歷史淵源、環(huán)境、條件和載體不同，對數(shù)字化工作有不同的要求。因此，在開展數(shù)字化工作之前必須對館藏紙質(zhì)檔案進行充分的篩選論證工作，客觀地評估館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化價值、工作量和可行性。要讓領(lǐng)導決策層清楚地認識到館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一項浩大的工程，不僅需要參與人員多，而且轉(zhuǎn)換設(shè)備也需要巨額資金的投入，這些數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備，在館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，如果不對外提供服務(wù)就再無更大的用途，將造成資源的浪費的事實。因此，高校要科學地制定館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化方案并選擇科學的數(shù)字化工作途徑。
（一）途徑
目前，館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換途徑有三條可供選擇：其一是檔案館獨立完成。根據(jù)檔案館人力和財力比較雄厚的實際情況，制定符合自身需要的詳細館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作目標，依靠自身的力量開展館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作；其二是檔案館際間的相互合作。要精心挑選技術(shù)性、經(jīng)驗豐富又掌握數(shù)字化操作技術(shù)的檔案管理人員，組成館藏檔案數(shù)字化工作團隊，開展館藏檔案數(shù)字化工作；其三是將館藏紙質(zhì)檔案整體外包。為了一次性完成任務(wù)，有不少檔案館將館藏紙質(zhì)檔案整體外包給從事專業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作公司完成。
（二）存在的問題
雖然通過上述三種途徑均可以實現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化。但是，館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化存在三個急需解決問題，一是缺錢，二是缺人，三是缺平臺。缺錢是館藏檔案數(shù)字化遇到的最大的問題；缺乏檔案數(shù)字化人才是開展館藏檔案數(shù)字化遇到的突出問題；缺平臺是館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化存在的又一個問題。
（三）應對策略
1.業(yè)務(wù)管理部門強化宏觀調(diào)控
檔案業(yè)務(wù)管理部門要勇于挑起管理的職能，自上而下，統(tǒng)一館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化標準和檔案管理軟件技術(shù)標準，建設(shè)館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作平臺。著力培育和指導館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化專業(yè)服務(wù)公司，為高校檔案館提供紙質(zhì)檔案數(shù)字化服務(wù)，只有好的外包公司，就能有效地幫助高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化。
2.加強館藏檔案數(shù)字化工作的領(lǐng)導
首先，必須認識到館藏檔案數(shù)字化工作在電子政務(wù)建設(shè)中的作用。將高校辦公自動化與高校檔案數(shù)字化建設(shè)有機的結(jié)合起來，加強領(lǐng)導，統(tǒng)一規(guī)劃，穩(wěn)步推進，協(xié)調(diào)發(fā)展。其次，應當建立館藏檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導機構(gòu)，明確責任。第三，在館藏檔案數(shù)字化目標管理、評估、年檢和考核中要納入檔案館工作范圍，定期的展開檢查及評估工作。
3.加強館藏檔案數(shù)字化工作隊伍建設(shè)
高校館藏檔案數(shù)字化建設(shè)離不開現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)方法、觀念、設(shè)備、技術(shù)的技撐，高校檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作隊伍結(jié)構(gòu)必須優(yōu)化。為了滿足高校館藏檔案數(shù)字化建設(shè)的迫切需要，保證人才隊伍建設(shè)質(zhì)量，應當積極引進計算機專業(yè)及檔案管理專業(yè)人才，創(chuàng)建一支綜合實力強、專業(yè)素質(zhì)高的研究型、管理型、服務(wù)型、技術(shù)型有機結(jié)合的團隊，為高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)提供可靠的人才支撐。
4.高標準、高質(zhì)量推進高校館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化
關(guān)鍵詞:城建檔案館;館藏;數(shù)字化;鑒定
中圖分類號:G272.3
文獻標識碼:B
文章編號:1008-0422(2009)11-0091-02
1引言
城建檔案是城市記憶的凝結(jié),是城市夢想的元素。城建檔案信息資源建設(shè)是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理以及數(shù)字城市建設(shè)的一項基礎(chǔ)性工作,也是國家檔案信息資源建設(shè)的重要內(nèi)容。隨著全社會信息化進程的廣泛推進,采用數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段整合檔案信息資源,構(gòu)造檔案信息化體系,已是信息社會發(fā)展的必然要求。作為社會信息化重要組成部分的數(shù)字城市建設(shè),其基礎(chǔ)就是城市建設(shè)信息的數(shù)字化和數(shù)字信息資源的共享共用。在此背景下,城建檔案館館藏檔案數(shù)字化的建設(shè)已成為當今城建檔案管理信息和數(shù)字城市建設(shè)工作的核心。近年來,一部分城建檔案館開始對部分館藏檔案進行數(shù)字化處理,面對數(shù)字龐大、類目繁雜的館藏檔案,檔案館面臨著將是進行部分檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化還是全部館藏數(shù)字轉(zhuǎn)化?首先選擇什么檔案進行數(shù)字轉(zhuǎn)化?紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化前如何開展鑒定工作等等諸多問題。轉(zhuǎn)化規(guī)模與投資經(jīng)費、使用設(shè)備成正比,數(shù)字化鑒定工作該如何進行至今尚無確切的理論依據(jù),因而擺在我們面前的是一個值得研究探討的問題,本人想結(jié)合工作實際粗淺地分析探討一下影響?zhàn)^藏檔案數(shù)字化鑒定的幾方面因素,以期對館藏檔案數(shù)字化鑒定工作提供有益參考。
2城建檔案館館藏檔案數(shù)字化的理論導向及背景
2000年12月在全國檔案工作會議上通過的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》,把接收電子檔案進館,加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程列入檔案信息化建設(shè)的主要工作內(nèi)容和奮斗目標。城建檔案館作為國家的科學文化事業(yè)機構(gòu),是永久保存國家在城市建設(shè)當中形成的各種重要的歷史技術(shù)資料的專業(yè)部門,其內(nèi)容涵蓋了城市建設(shè)的方方面面,實用性非常強。至今,全國660多個設(shè)市城市中,已建立了近500個城建檔案館,區(qū)(縣)城建檔案室達1000多個,館藏量在4000萬卷以上。據(jù)不完全統(tǒng)計,1998年至2004年,全國各城建檔案館(室)共接待查閱利用150萬人/次,提供城建檔案269萬卷(件),產(chǎn)生可測算的經(jīng)濟效益約7億元。在當今城市建設(shè)迅猛發(fā)展的態(tài)勢下,為提高城市建設(shè)工作的技術(shù)含量,提高建設(shè)工程質(zhì)量,提高城市建設(shè)管理的品位,建設(shè)數(shù)字化城建檔案館具有非常重要的歷史意義與社會現(xiàn)實意義。將館藏檔案數(shù)字化,其目的是為了改進檔案資料利用手段,提高檔案資料利用效率,加強對檔案資源的保管保護,減少紙質(zhì)利用成本,使通過計算機終端查閱、打印和下載檔案資料成為現(xiàn)實,為查閱利用者提供遠程服務(wù),使檔案信息廣泛深入地為社會利用,快速準確地查閱所需資料,更充分地發(fā)掘城建檔案信息資源的內(nèi)在價值,直接為城市建設(shè)和城市公共管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),達到資源共享的目標。
3城建檔案館館藏檔案數(shù)字化鑒定的主要因素
3.1 優(yōu)化館藏在數(shù)字化鑒定工作中的重要性
由于歷史原因,20世紀80年代以前,包括80年代后各城建檔案館創(chuàng)建的初始階段,我國各城建檔案館均以“豐富館藏”為原則進行檔案館的建設(shè)。那時館藏總量少,各地檔案館新建庫房都有一定的空余度,為了豐富館藏,不限制移交單位和控制進館資料的范圍,造成了進館檔案有價值的文件和毫無利用價值的文件“魚龍混雜”在一起,案卷龐雜臃腫,毫不精練。本人在實際工作中所能觸及到的現(xiàn)狀就不勝枚舉:主體內(nèi)容細節(jié)上不存在任何差異的文件,其正稿、草稿組卷時在一起;重復的文件圖紙一同組卷;庫房保存著上世紀五、六十年代的臨時建筑、雜項建筑和一些建筑的初步設(shè)計等至今已不存在建筑的檔案和毫無利用價值的一些檔案資料等等。另一方面,因為各地經(jīng)濟發(fā)展水平,城市建設(shè)規(guī)模和行政管理歸口劃分有很大的不同,80年代以后,特別是進入21世紀以后,隨著新一輪城市建設(shè)波及全國,城建檔案信息資源建設(shè)內(nèi)容和發(fā)展水平出現(xiàn)了很大差異。依據(jù)《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》(國家檔案局1997)和《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》(國家建設(shè)部2001年修正)等法規(guī),從歸屬和流向上講,房地產(chǎn)檔案、國土檔案無疑屬城建檔案,但除了極少數(shù)城市城建檔案館能收集本市房地產(chǎn)、國土檔案外,絕大部分城市都是房地產(chǎn)檔案館(室)、國土檔案館(室)和城建檔案館并存,許多城建檔案館因不在規(guī)劃口,連規(guī)劃報建檔案都難以收集,更不用說環(huán)境保護、勘察測量、水文地質(zhì)、電力管線、人防軍事等資料了。隨著國家體制改革,建設(shè)職能在城市一級驟然分化,日益復雜化、詳細化、條塊化,使得歸口于建設(shè)、規(guī)劃或市政職能部門管理的城建檔案館在檔案收集上出現(xiàn)很大差異,面臨很多困難,有的城建檔案館漸漸成為工程竣工資料檔案館,有的城建檔案館漸漸蛻化為規(guī)劃局內(nèi)部資料室,館藏單一,城建檔案信息資源的保存價值和利用率正在迅速下降。應該對現(xiàn)有館藏現(xiàn)狀進行鑒定研究,對趨同性太強、利用價值不高的檔案進行分門別類的清理。如果在檔案數(shù)字化前不進行優(yōu)化鑒定,檔案數(shù)字化的工作量以及數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)庫容量將會數(shù)倍增加,電子轉(zhuǎn)化費用及實際轉(zhuǎn)化工作量將會相應提高很多,數(shù)字化后的城建檔案利用價值也會大打折扣。所以,為了減少數(shù)字化電子設(shè)備投入的成本,降低不必要的工作負荷,同時能更多地保存有價值的文件資料,優(yōu)化館藏檔案是非常重要的。
3.2 數(shù)字化鑒定工作人員的心態(tài)和責任
檔案在數(shù)字化之前的鑒定工作有別于傳統(tǒng)檔案的價值鑒定工作。檔案數(shù)字化鑒定是一個對館藏的原始檔案進行去粗取精、化繁為簡、充實精練的工作過程,這項鑒定工作涉及到檔案的存毀和工作人員的責任及心態(tài)問題。長期以來,檔案部門都難下決心,在具體的鑒定工作中不敢動手鑒定檔案,甚至銷毀檔案。經(jīng)過鑒定確為無價值的檔案或過期檔案,均采取封存保管的方式,而不敢按鑒定程序處理后執(zhí)行銷毀,這是因為檔案的內(nèi)在價值鑒定是具有主觀性、時代性和不確定性的。如果主觀上單純?yōu)闇p少數(shù)字化投入成本,剔除的文件是某一時期內(nèi)發(fā)生的重要歷史記錄,那么,這是需要做出慎重決定的工作,檔案鑒定人員責任重大,一旦處理不當,造成失誤將是無可挽回的。但檔案數(shù)字化鑒定工作,并不涉及檔案的銷毀處理,只是要對檔案數(shù)字化與否進行輕重緩急的甄別,對未列入數(shù)字化名單的檔案一律按原模式歸庫管理,原來的查閱利用模式不變。如果日后還是需要數(shù)字化,再從庫房調(diào)出來也可以。當然,盡管數(shù)字化鑒定不需要因為承擔檔案資料銷毀責任從而導致工作人員過于謹慎從事,但工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和理論水平仍是影響鑒定工作成果的重要因素。我們應加強學習和工作交流,統(tǒng)一工作人員的認識,統(tǒng)一工作標準和要求,還要做出經(jīng)常性的總結(jié)和講評工作。
3.3 組織計劃科學周全是數(shù)字化鑒定的關(guān)鍵
檔案數(shù)字化鑒定的組織工作包括數(shù)字化鑒定細則的制定、業(yè)務(wù)人員的培訓、鑒定流程的建立、鑒定質(zhì)量的審核等,是一項工作責任心要求強,業(yè)務(wù)技術(shù)要求高,在業(yè)內(nèi)長期缺乏實踐經(jīng)驗積累和理論創(chuàng)新的指導的新課題?？茖W周密地組織計劃是數(shù)字化鑒定達到預期效果的關(guān)鍵。首先進行館藏檔案的調(diào)查,確定出進行數(shù)字轉(zhuǎn)化的檔案,符合利用率高有價值的、適合向公眾開放查閱的、能產(chǎn)生較大經(jīng)濟效益等條件的檔案應列入數(shù)字化的首選類型。同時還應考慮到反映社會歷史發(fā)展變化進程或某一階段變化的具有參考價值的聲像檔案資料,其利用率也是很高的。我們應該建立檔案數(shù)字化鑒定工作制度,提出數(shù)字化的標準、工作紀律和責任追究機制。盡量減少主客上的隨意性,使數(shù)字化鑒定工作有章可循、有規(guī)可依。為了加強鑒定工作管理,建議采取“三審制”,即初審、復審和決議。初審和復審由不同的工作人員進行,實行交叉作業(yè),對初審和復審意見不一致的部分檔案資料,由城建檔案館建立專門決議機制,采取會議討論、投票決定,并對最后未列入數(shù)字化名單的檔案資料進行登記說明,以備日后檢索,提高今后數(shù)字化工作效率。另外,在數(shù)字化鑒定過程中,也可以實行工作進度控制過程管理,設(shè)定回頭自查自檢程序,反復核驗,杜絕各種錯漏,以精細化管理手段,提高城建檔案數(shù)字化鑒定工作的科學性。
3.4 明確檔案價值鑒定標準,提高鑒定工作可操作性
城建檔案數(shù)字化鑒定工作即是一項長期性的工作,也是一項大任務(wù)量工作,必定會牽涉大量的人力、物力和財力,明確城建檔案價值鑒定標準,提高鑒定工作可操作性尤其重要。檔案部門收藏的檔案文件的內(nèi)容質(zhì)量不完全取決于管理水平,與其資料的來源有直接關(guān)系,如果文件形成部門粗心造成資料不齊全,即使檔案部門在管理中投入大量的工作,也是徒勞的。目前,我國檔案資源歸檔鑒定標準規(guī)范還是偏重于文書檔案,而針對于科技檔案、特別是城建檔案還是相當薄弱,僅有的是歸屬流向、保管期限和保管密級的管理規(guī)定,規(guī)定中的期限、密級檔次劃分較粗,條款過于簡略,城建檔案部門在實際工作中不易掌握,容易產(chǎn)生主觀臆斷而操作失當。在全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃中加強法制建設(shè)中一條就是調(diào)研論證鑒定銷毀檔案的程序與辦法。筆者認為,應該從全國高度加強城建檔案鑒定銷毀程序與辦法研究制定工作,包括數(shù)字化鑒定工作的標準規(guī)范的研究制定工作,加大對檔案法規(guī)、標準貫徹實施的監(jiān)督指導。目前,關(guān)于城建檔案接收和歸檔管理的法律法規(guī)比較健全了,包括《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》等,但城建檔案鑒定的法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范還是空白。特別是隨著數(shù)字城建檔案館建設(shè)工作的深化,很多城建檔案館已經(jīng)開始探索直接接收建設(shè)工程電子文件并直接并入數(shù)據(jù)庫了,這一操作模式省略了數(shù)字化掃描環(huán)節(jié),更要求我們出臺建設(shè)工程電子文件鑒定管理的規(guī)范。相信隨著時代的發(fā)展,社會需要的推動,檔案鑒定的理論依據(jù)會相繼出臺,城建檔案工作在新時期內(nèi)開展數(shù)字化鑒定會更加科學、更加規(guī)范。
4結(jié)論
城建檔案數(shù)字化和數(shù)字城建檔案館建設(shè)是城建檔案館現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的必由之路,是數(shù)字城市建設(shè)的基礎(chǔ)。而館藏檔案數(shù)字化鑒定工作是數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)和前提,對降低系統(tǒng)開發(fā)成本,提高數(shù)字化工作效益,凸現(xiàn)城建檔案利益價值有著重要的作用。我們必須從優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu),提高對鑒定工作的認識,加強鑒定工作管理,建立健全鑒定工作規(guī)范標準體系等方面做好工作,才能有效提高館藏檔案數(shù)字化鑒定工作水平,從而更好地為城建檔案數(shù)字化和數(shù)字城建檔案館建設(shè)服務(wù)。
參考文獻:
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二十一世紀是信息社會，任何一個領(lǐng)域都離不開信息。信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展已經(jīng)是世界可以發(fā)展的最前沿。近幾年大數(shù)據(jù)，物聯(lián)網(wǎng)等信息產(chǎn)業(yè)的不斷興起，使信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展進入了一個新的時代。圖書館和檔案館的發(fā)展更離不開信息產(chǎn)業(yè)支持，將信息產(chǎn)業(yè)引入到圖書館和檔案館的建設(shè)中，是最近幾年的一個新的課題，本文探討了數(shù)字化建設(shè)在高校館藏圖書檔案的原則分析，期望此文可以使信息技術(shù)能夠引入高校館藏圖書館的建設(shè)當中，為我國的圖書館和檔案館的發(fā)展提供一些新的發(fā)展思路。
1圖書館建設(shè)數(shù)字化的基本原則
當今知識經(jīng)濟飛速發(fā)展的時代，便捷、高效是人們對于信息的要求，當然圖書館和檔案館的信息查詢更是要便捷，高效，方便讀者查詢。在大數(shù)據(jù)時代，將圖書館的資料電子化是信息化社會的發(fā)展趨勢，電子化的資源人們可以快速的利用。但是在數(shù)字化的過程中對于數(shù)據(jù)我們要堅持以下原則：
1.1效益的原則
將所有的圖書和檔案運用信息化的技術(shù)保存起來就是要將這些資料掃描后保存在電腦當中，利用電腦的系統(tǒng)將這些資料歸檔后方便查閱，這樣會使信息從收藏、整理、存儲、查閱等各個方面都更加的便捷。但是在數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)當中，效益是放在第一位的，利用最少的資金建設(shè)最為完善、合理資料庫，將有限的資金合理運用，確?？梢栽谟邢薜馁Y金支持下建成一個合理的數(shù)字圖書館，讓老師和同學都能夠使用。
1.2 一致性原則
我國有眾多的高效，將這些高校的圖書館資源數(shù)字化是一項龐大的工程，它涉及到所有學科、所有門類，要將這些資源眾多，形式多樣，內(nèi)容龐雜的數(shù)據(jù)整合在一起是一項非常復雜的工程，這些資源涉及到了所有學科、所有門類的技術(shù)人員及與其相關(guān)的管理人員，若要實現(xiàn)所有這些數(shù)據(jù)的數(shù)字化，則所有的這些人員必須統(tǒng)一起來，聯(lián)合起來，根據(jù)相關(guān)的標準，所有人聯(lián)合起來進行數(shù)字化建設(shè)。從上層的國家圖書館、國家檔案館、到鄉(xiāng)鎮(zhèn)的村上的圖書室、檔案室，徹底將這些所有的資源全部共享起來，并且所有的共享資源要與高校圖書館的數(shù)據(jù)保持一致。因此圖書館的數(shù)字化建設(shè)當中必須建立起統(tǒng)一的領(lǐng)導機構(gòu)進行協(xié)調(diào)，領(lǐng)導機構(gòu)制定出合理的規(guī)劃和具體的建設(shè)步驟，由該領(lǐng)導機構(gòu)進行規(guī)范化建設(shè)。
1.3 安全性原則
數(shù)字化圖書館的建設(shè)是一項復雜的，持久的，基礎(chǔ)性建設(shè)工程，而且是最近幾年新興的一項系統(tǒng)工程，它并沒有以前的建設(shè)經(jīng)驗可以應該，在建設(shè)時只有靠大家的摸索，大家的共同努力才能將數(shù)字圖書館建設(shè)好。但是在建設(shè)時，由于建設(shè)人員的不小心，就很有可能造成大量的數(shù)據(jù)丟失、甚至泄密，這將對于?底只?圖書館的建設(shè)造成毀滅性的打擊，損失是沒有辦法估算的。因此在建設(shè)數(shù)字化圖書館時，安全性是第一位的。在建設(shè)的過程當中，（1）要考慮資料的保密，確保任何資料不能外泄。（2）需要考慮數(shù)字化圖書檔案的安全，這就包括了計算機軟硬件系統(tǒng)的安全，其中計算機硬件系統(tǒng)的安全包括計算機存儲設(shè)備，服務(wù)器，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)終端，移動終端等安全，軟件系統(tǒng)安全則包括服務(wù)軟件，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全，在整個檔案數(shù)字化管理后，要注意所有檔案的安全。
2高校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)思路
當今社會是信息時代，在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案保存，借還已經(jīng)無法滿足當前社會對于檔案的管理要求，圖書館、檔案館的數(shù)字化建設(shè)是當今社會信息化建設(shè)的必然發(fā)展形態(tài)，利用數(shù)字化的管理檔案即實現(xiàn)了檔案的管理的效率的提升，也實現(xiàn)了管理的責任更加明確，因此，檔案館和圖書館作為一個服務(wù)單位，為使這些單位能夠更加發(fā)揮出自身的服務(wù)作用，建設(shè)數(shù)字化的檔案館和圖書館就非常有必要，在建設(shè)時我們要從多個角度進行考慮。
（1）建立健全相關(guān)的高校圖書館檔案館的風險控制制度。在建設(shè)時首先需要大量的資金作為保障，在數(shù)字化圖書館的建設(shè)過程中，國家政策、資金的調(diào)整、人員的調(diào)整等各類因素當中都會出現(xiàn)相應的風險，這些風險主要包括： 計算機軟硬件開發(fā)人員的變化可能造成軟件項目突然中止。 上級撥付的資金不到位，或者由于資金問題造成了設(shè)備保障不到位，在一些專業(yè)設(shè)備的購置上造成了一定延遲。 圖書館內(nèi)部一些機密級資料泄露，這就造成了不可估量的損失。 在將資料進行數(shù)字化建設(shè)的過程當中，因為一些特殊原因造成的知識產(chǎn)權(quán)的糾紛等問題?；谝陨显?，我們必須建立相應的風險控制制度，確保資源的安全。
（2）加快轉(zhuǎn)變圖書館服務(wù)讀者的理念上的轉(zhuǎn)變，增強工作人員的責任意識，確保圖書館資源的利用率發(fā)揮到最大。在數(shù)字化圖書館和檔案館建成以后，學校內(nèi)任何一名師生，都可以通過任何一個無限終端輕松的訪問到圖書館的數(shù)字化資源，迅速、方便將是數(shù)字化圖書館今后的一個最為重要的特征。因此轉(zhuǎn)變圖書館的服務(wù)理念，在數(shù)字館建成以后，管理人員應根據(jù)讀者需求，切實滿足讀者的需求，根據(jù)需求定制服務(wù)，這樣數(shù)字圖書館的服務(wù)功能才能徹底的發(fā)揮。
（3）合理的對于圖書館的檔案的數(shù)字化建設(shè)進行規(guī)劃，全面推動學校數(shù)字化圖書館和檔案館的建設(shè)，數(shù)字化館的建設(shè)可以徹底發(fā)揮出對于學校師生的服務(wù)功能，且真正的讓學校的師生體驗到數(shù)字館的好處。圖書館還必須要根據(jù)圖書館的數(shù)字化建設(shè)需求對圖書館的未來的發(fā)展合理的部署。 對于瀕危的，具有很強收藏價值的圖書進行數(shù)字化轉(zhuǎn)移工作 對于永久性檔案及處于長期保存的秘密檔案進行數(shù)字化。 使用頻率較高的檔案和書籍加緊進行數(shù)字化。 對于一些有特色的資料要加快數(shù)字化。
一、檔案數(shù)字化
檔案數(shù)字化就是將存儲于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進行數(shù)字化。它利用掃描、照相及其他數(shù)字轉(zhuǎn)換技術(shù)、將紙質(zhì)及其他載體中記錄的傳統(tǒng)檔案信息(模擬形式)轉(zhuǎn)換成可以被計算機識別和處理的數(shù)字形式的過程。數(shù)字化檔案的最大特點是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速流動，徹底改變檔案的利用方式，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、信息管理和信息服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。
二、檔案數(shù)字化面臨的問題
近些年來，為充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案的管理與利用服務(wù)，檔案界對檔案數(shù)字化進行了理論研究，同時全國各地的一些檔案館也開展了積極的嘗試，但是在檔案數(shù)字化過程中也面臨著一些問題。
1.標準問題
數(shù)字化標準是數(shù)字化建設(shè)規(guī)范和高效的保障，是穩(wěn)步推進檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。但目前檔案數(shù)字化標準化建設(shè)還處在簡單、孤立、單個的狀態(tài)，還沒有形成完整的體系。全國檔案數(shù)字化無相關(guān)數(shù)據(jù)標準，不同檔案部門數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)格式不統(tǒng)一，盡管可以通過大量的元數(shù)據(jù)來克服這樣不一致的問題，但不利于網(wǎng)絡(luò)條件下檔案信息的高效率共享。檔案數(shù)字化標準的缺位與滯后，已成為制約檔案數(shù)字化建設(shè)的瓶頸;檔案管理軟件低水平與數(shù)據(jù)壁壘現(xiàn)象，已成為阻礙檔案數(shù)字化發(fā)展的阻力②。
2.優(yōu)選問題
長期以來，受歷史檔案“片紙只字不得銷毀”思想影響，在民國檔案接收進館過程中，采取“有文必收，有檔定管”的態(tài)度，永久保管。這樣，不免將內(nèi)容極具一般的事務(wù)性文件、零散性文件、重復性文件與體現(xiàn)民國時期機關(guān)主要職能的業(yè)務(wù)性文件交織在一起，這種“魚龍混雜，玉石不分”的館藏現(xiàn)象，造成了“館藏的虛腫，內(nèi)容的龐雜”，影響著館藏檔案的優(yōu)化管理。在當前檔案數(shù)字化工作中哪些內(nèi)容優(yōu)先數(shù)字化，哪些全宗優(yōu)先數(shù)字化，哪些全宗暫緩數(shù)字化等，這些問題都很難明確。極端的做法是盡其所能通過鍵盤、采集卡及掃描設(shè)備等將其內(nèi)容全部數(shù)字化③。目前，二史館共收藏有940多個全宗，計180多萬卷檔案，排架長度達5萬余米，繞南京城墻1.5周④，如果將這些檔案全部數(shù)字化，需耗時20年。
3.檢索問題
檔案信息檢索是館藏檔案數(shù)字化基礎(chǔ)工作的重中之重。數(shù)字化的館藏檔案，不僅應該是經(jīng)過系統(tǒng)化整理的，而且是建立了能與全文數(shù)字化信息鉤鏈檢索的案卷級或文件級機讀目錄。因此，必須處理好館藏檔案實體整理中的遺留問題，完善案卷級目錄的主題揭示和加強文件級目錄的編制以及目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。
三、檔案數(shù)字化對象的界定
民國檔案數(shù)量浩繁，而資金和人力資源相對有限，檔案數(shù)字化不可能一步到位。因此，我們應該從實際出發(fā)，采取優(yōu)先原則進行檔案數(shù)字化⑤。
一是館藏珍貴檔案應優(yōu)先數(shù)字化。各檔案館都有其最為珍貴的“鎮(zhèn)館之寶”，從保護人類歷史遺產(chǎn)和搶救的角度出發(fā)，這些特藏應該成為數(shù)字化的首選對象。
二是瀕危、經(jīng)過鑒定確認具有重要保存和使用價值的檔案應優(yōu)先數(shù)字化。此舉有利于加快搶救與妥善保存這些反映民國時期歷史進程、社會變遷等重大歷史事件的瀕危檔案信息。
三是具有館藏特色的檔案應優(yōu)先數(shù)字化。選擇本館獨有、特有的資源進行檔案數(shù)字化，可以突出自己的特色，實現(xiàn)優(yōu)勢互補和共享。
四是利用率高、需求大、開放的檔案應優(yōu)先數(shù)字化。這樣不僅可以發(fā)揮館藏檔案的社會效益和經(jīng)濟效益，而且有利于對檔案原件的保護。
二史館在長期的館藏建設(shè)中形成了自己的核心館藏，它們形成時間早、影響范圍廣、使用價值大、利用頻率高。早在上世紀六十年代，老一代檔案工作者為適應當時形勢的需要，從實體館藏150萬卷，700多個全宗的基礎(chǔ)上，精心選出74000多卷重要檔案。雖然這些檔案不能代表館藏中極具重要價值檔案的全部，卻是二史館館藏最為核心檔案的一部分，成為館藏檔案中利用最頻繁和最有亮點的檔案。我們應該在尊重前人勞動成果基礎(chǔ)上，將這些檔案優(yōu)先進行數(shù)字化運作。
四、檔案數(shù)字化建設(shè)
1.檔案目錄數(shù)據(jù)庫
由于館藏檔案歷史跨度大，數(shù)量多，早期檔案整理編目工作較粗，目錄數(shù)據(jù)庫質(zhì)量不高。例如案卷過大過厚，目錄籠統(tǒng)不準確，不能反映卷內(nèi)內(nèi)容或只反映部分內(nèi)容等，造成大量有價值的信息沒有被揭示出來，降低了檔案利用的效益。2009年4月我館正式啟動館藏檔案數(shù)字化掃描工作，先期將教育部全宗和內(nèi)政部全宗進行整理編目，共計36931條目錄，比原來增加了6000多條，解決了部分案卷過厚、標題不準確、檔案著錄項缺失(如形成時間、責任者不詳、事由不清)等問題，使整理后案卷標題規(guī)范，主題清晰，能夠全面反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。然后將這些優(yōu)質(zhì)目錄和規(guī)范數(shù)據(jù)輸入計算機檔案管理系統(tǒng)，形成的新案卷目錄數(shù)據(jù)庫質(zhì)量大為提高。同時，也為今后數(shù)字化全文掃描準確掛接，為檔案利用者快速和準確查詢提供了重要保證。
2.紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化
通過掃描儀、數(shù)碼相機對檔案原文進行光學掃描，以圖片格式或光學字符進入計算機，形成圖像文件。之后可用OCR識別軟件，將掃描后的圖像文件轉(zhuǎn)換成文本文件。
掃描系統(tǒng)參數(shù)的選擇和確定對掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。我們在選擇分辨率時應根據(jù)實際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質(zhì)量等。
根據(jù)檔案紙質(zhì)的不同，采用不同的分辨率。否則，有的幅面清晰度好;有的幅面則清晰度差。對大幅面的表冊和地圖等檔案資料進行分塊掃描，形成的多幅圖像，要即時合并為一個完整的圖像，避免遺忘，以保證檔案資料數(shù)字化圖像的整體性。
3.多媒體檔案數(shù)字化
(1)照片檔案數(shù)字化?？刹捎靡韵聝煞N方法進行輸入，一種是利用光電掃描儀將照片存貯到計算機中的磁盤上，然后將照片采用壓縮文件格式進行縮小，解決因掃描圖象占用磁盤空間較大的問題。另一種方法是采用數(shù)碼相機對照片進行拍攝，圖像存貯在相機的磁盤上，再將圖像下載到計算機的硬盤或光盤上。對照片檔案進行掃描轉(zhuǎn)換，照片檔案掃描采用圖形格式，一般格式為JPG、TIFF，并且采用較高的分辨率，便于日后沖洗和印刷利用。
(2)聲像檔案數(shù)字化。主要是對錄音帶、錄像帶進行數(shù)字化處理。聲像檔案采用視頻采集卡和軟件進行模數(shù)轉(zhuǎn)換，音頻數(shù)據(jù)采用MP3、WAV等格式存儲，視頻數(shù)據(jù)采用MPEG、MOV等格式存儲。
(3)對數(shù)碼照相機和攝像機產(chǎn)生的已經(jīng)是數(shù)字化格式的多媒體檔案，則可直接進入對應的多媒體檔案管理系統(tǒng)。
(4)檔案縮微品的數(shù)字轉(zhuǎn)換。使用縮微膠片掃描儀進行掃描，直接將縮微膠片轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號，避免再對紙質(zhì)原件進行重復掃描。
4.實現(xiàn)掃描文件和已有目錄數(shù)據(jù)庫的掛接
通過檔案目錄數(shù)據(jù)庫和掃描文件的快速掛接，系統(tǒng)就可初步實現(xiàn)對目標檔案的全文檢索。然而，真正意義上的全文檢索，不僅應該構(gòu)建功能完備的檔案全文數(shù)據(jù)庫，而且能夠集成數(shù)據(jù)庫檢索技術(shù)、全文檢索技術(shù)、圖像內(nèi)容檢索技術(shù)以及數(shù)字化音頻和視頻信息的檢索技術(shù)等。由于數(shù)字化檔案要求必須與檔案原件完全一致，然而目前的數(shù)字轉(zhuǎn)換、識別技術(shù)又不能完全滿足這一要求，因此，要實現(xiàn)數(shù)字檔案全文檢索，還有待技術(shù)的進一步發(fā)展。
5.開展網(wǎng)上利用服務(wù)
檔案數(shù)字化的目的就是要組織數(shù)字信息上網(wǎng)，面向應用，建立“活性”，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和利用，為用戶提供更好的服務(wù)。
五、結(jié)束語
檔案數(shù)字化是對檔案部門的挑戰(zhàn)，也給檔案工作帶來了新的契機。面對新的挑戰(zhàn)和機遇，我們要勇于擔負起社會使命，以優(yōu)化理論為指導，以用戶需求為導向，以檔案利用為目的，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的進程，實現(xiàn)“資源共享、保護檔案、傳承歷史”的愿景目標。
注釋:
①熊飛，熊艷.城建檔案數(shù)字化建設(shè)[J].城建檔案，2009(2):12-13.
②趙寧燕等.檔案數(shù)字化建設(shè)危機[J].蘭臺世界，2008(10):6-7.
③王素立.檔案信息數(shù)字化邊界問題的研究[J].檔案學通訊，2008(4):65-67.
④王俊明.九州圖籍歸天府——中國第二歷史檔案館解放初期接收政權(quán)檔案紀實[J].中國檔案，2009(9):37-39.
關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案資源；典藏；保存
中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）22-0183-02
檔案是真實歷史原貌重現(xiàn)的一種紀錄媒介，對國家社會，乃至個人都有極為重要的意義。然而，不論是紙質(zhì)或是其他載體形式的檔案，都可能因為保存時間與保存條件的差異，而面臨檔案日漸劣化，甚至無法再提供利用等問題。因此，許多檔案典藏單位以微縮、數(shù)字或其他方式儲存各類檔案，期望通過多元的保存媒體格式，讓具有價值的重要檔案內(nèi)容得以永久保存于檔案典藏單位，從而提供檔案的永久使用。近年來由于信息科技的進步，國內(nèi)外各檔案管理單位無不紛紛投入資源，進行檔案數(shù)字化工作，使得以數(shù)字格式儲存具有歷史價值、特殊性與稀有性的檔案數(shù)據(jù)，成為檔案管理單位主要的保存策略。而數(shù)字化工作的進行勢必對檔案或數(shù)據(jù)的典藏與保存產(chǎn)生若干沖擊，進而可能影響整體的經(jīng)營與運作，此為檔案管理單位在面對未來發(fā)展中必須關(guān)注的課題。
數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展促使各檔案典藏單位用數(shù)字形式產(chǎn)生、復制和儲存包含文字、影像、地圖、影音、插圖及多媒體等大量數(shù)據(jù)，并通過通信網(wǎng)絡(luò)，以便捷有效的方式來操作和采集這些數(shù)字資源。各檔案典藏單位針對其典藏的珍貴檔案所進行的數(shù)字化計劃，都是為了落實保存文化資產(chǎn)，促使文化更為普及，進而達到全民共享與促進數(shù)字化信息增值的目的。而檔案典藏單位為此目的所進行的數(shù)字化工作對檔案典藏與保存工作產(chǎn)生很大的影響。
一、數(shù)字化技術(shù)對實體檔案典藏和保存的影響
（一）降低實體檔案的損傷
在檔案管理的各項環(huán)節(jié)中，或多或少都會對實體檔案造成損傷，甚至遭到竊取。為減少這些不良因素的產(chǎn)生，除了在各作業(yè)環(huán)節(jié)中細致地整理與使用檔案，或?qū)ζ茡p的實體檔案加以修護外，推動檔案數(shù)字化亦是保護實體檔案的另一種方法。實體檔案數(shù)字化后，將檔案原件置放于檔案庫房中，改以數(shù)字化形式提供用戶閱覽與復制，非必要時不得隨意調(diào)閱檔案原件，將可使得對檔案原件的損傷降至最低限度，既可達保護實體檔案的目的，也可以延長實體檔案的保存時間。
（二）減少調(diào)閱實體檔案的數(shù)量和人力
以往用戶使用檔案皆由檔案管理人員以人工方式提調(diào)，使得有限的人力資源無法充分發(fā)揮其應有效能。然而，在檔案數(shù)字化后，只要有計算機并連接因特網(wǎng)，用戶便可上網(wǎng)查詢檔案目錄，進而通過在線直接瀏覽或打印文件全文。如此一來，實體檔案的調(diào)閱工作將可大量減少，進而降低檔案管理人員的負荷，使人力能夠更有效地運用與調(diào)配。
（三）改變檔案典藏空間的分配
當政府大力推動電子化公文達到一定成果，電子公文成為主要的文書檔案形式時，以紙本為載體的文書檔案數(shù)量將大為減少，因而將使得對于現(xiàn)今以紙本檔案為大宗、需要極大典藏空間的情形將有所改變，亦即以數(shù)字化形式處理和儲存的文書檔案，對于實體典藏空間需求將大為降低，轉(zhuǎn)而將這些空間重新配置為存放處理與儲存數(shù)字檔案所需設(shè)備的場所。在現(xiàn)今仍以紙本檔案為主的檔案管理環(huán)境中，對機關(guān)檔案管理單位而言，若以數(shù)字化方式處理并儲存其紙本檔案，在后續(xù)的銷毀與轉(zhuǎn)移過程中，將可因為機關(guān)內(nèi)部仍保有數(shù)字檔案的情況下，而能配合銷毀與轉(zhuǎn)移中對紙本檔案的清理，因而使得內(nèi)部紙本檔案的典藏空間得到舒緩。但對國家檔案館或歷史檔案典藏機構(gòu)來說，由于紙本檔案仍屬這些典藏機構(gòu)永久保存的文化資產(chǎn)，即使紙本檔案均已數(shù)字化處理，紙本檔案仍是各典藏單位持續(xù)長期保存的對象。
（四）改變典藏的思考重點
數(shù)字形式的檔案對于“以檔案作為實體進行管理的概念”是一大挑戰(zhàn)，對檔案人員來說，已經(jīng)非常習慣文書檔案的概念是一個紙質(zhì)的實體對象。在保存的議題上，檔案人員注重的問題是如何保存這個實體對象，因為只要這個對象被保存，文書檔案就會被保存。雖然數(shù)字形式的文書檔案與實體檔案一樣，在行政管理上具有相同的目的，但卻與實體檔案有著非常不一樣的特點，那就是數(shù)字化文書檔案不再具有實體形式，而是必須借由硬件與軟件的結(jié)合，方能觀看或體驗其中的信息；換句話說，對檔案人員而言，由于數(shù)字檔案是科技與數(shù)據(jù)結(jié)合的結(jié)果，因此，在典藏的思考重點將不再只有是對實體的檔案對象的保存與維護，而是要通過什么樣的方式或系統(tǒng)讓這些不具實體的數(shù)字對象得以繼續(xù)存在，以便提供進一步的應用服務(wù)。
（五）改變館藏的概念
對檔案典藏單位來說，館藏的概念因為數(shù)字化發(fā)展而有所改變，即館藏概念不再只有實體形式的檔案，如紙本檔案或視聽檔案，而是擴展到各種以數(shù)字形式儲存的檔案數(shù)據(jù)。對檔案管理人員或使用者而言，館藏的意象不再只是陳列在書架上可被觸摸的實體對象，還包括儲存在計算機主機、磁盤、磁帶或光盤等各種媒體上的數(shù)據(jù)。而館藏范圍也不再只限于該檔案典藏單位實際保存的實體檔案，還擴及非該單位所擁有或典藏的實體對象，即只要該單位典藏其他單位實體檔案的數(shù)字對象，便可提供同樣檔案的應用服務(wù)。
二、數(shù)字化技術(shù)對數(shù)字檔案的影響
以數(shù)字形式儲存的文書檔案，其來源有二：一為實體檔案以數(shù)字化技術(shù)復制其數(shù)字對象，為非原生數(shù)字檔案；其二則為原生數(shù)字檔案，即文書檔案的產(chǎn)生直接是以數(shù)字形式儲存，并需借助計算機系統(tǒng)檢索使用。無論是原生或非原生數(shù)字化檔案，在其典藏或保存所牽涉的議題是，如何能夠讓這些數(shù)字檔案不會因為使用科技硬件與軟件的過時而影響到其內(nèi)容信息的應用，即在典藏數(shù)字檔案時，檔案管理單位必須保證這些數(shù)字檔案能夠不因時間因素而喪失其信息內(nèi)容。由于受到信息科技快速演變的影響，各項軟硬件的研發(fā)推陳出新，檔案數(shù)字化后所面臨的是長久保存及數(shù)據(jù)內(nèi)容日后能否讀取等問題。舉例來說，電子媒體極易損壞，且壽命較短，原來的材料、設(shè)備、硬件、驅(qū)動程序等的改版升級，都可能造成日后數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的無法使用。因此，保存數(shù)字信息所面臨的困境主要有二點：第一，如何維持硬件和軟件系統(tǒng)可用性方面的技術(shù)問題；第二，則是有關(guān)使用、組織、資源、法律及政策等方面的問題。
為解決技術(shù)方面的問題以維護數(shù)字信息的持續(xù)可用，現(xiàn)今主要的保存方法有技術(shù)保存、更新、轉(zhuǎn)置、模擬、標準化、封裝、重制、印成紙張或其他模擬媒體等。這些數(shù)字信息的保存方法各有其優(yōu)缺點，檔案典藏單位需從實體保存、功能保存及組織保存這三方面來思考數(shù)字化檔案的長期典藏與保存。然而，最好的方式應為發(fā)展一套與計算機硬件及軟件都無關(guān)的保存方法。至于非技術(shù)方面的問題，則是需要針對數(shù)字信息的使用、價值、成本、社會、經(jīng)濟、政治及完整性進行評估后，擬定數(shù)字信息保存政策與策略來引導和規(guī)范數(shù)字信息的創(chuàng)造、管理與保存及使用。
三、英國的經(jīng)驗
英國國家檔案館于1995年開始著手進行“電子文件管理系統(tǒng)計劃”（簡稱EROS）。此計劃分為三個部分：（1）研究政府部門文件管理政策與實務(wù)：負責研究跨部門的文件管理問題，除定期公布年度研究結(jié)果外，還提供文件管理標準與進行最佳實務(wù)的案例研究；（2）建立文件管理流程：負責發(fā)展鑒定文件的指導方針，建立搜集與保存文件的程序；（3）制定文件長期傳送與存取策略：提供各公務(wù)部門長期性文件傳輸標準及相關(guān)軟件，以備文件未來移轉(zhuǎn)至國家檔案館時，不會喪失其文件內(nèi)容及系統(tǒng)功能。EROS認為完善的電子文件保存系統(tǒng)牽涉組織、文件管理和信息系統(tǒng)三個層面的問題，三者之間是彼此關(guān)聯(lián)而互相影響的。首先在組織層面，EROS建議各機關(guān)要依據(jù)英國標準協(xié)會電子文件管理系統(tǒng)所承認的信息儲存標準與信息安全架構(gòu)來建置其信息系統(tǒng)和進行信息安全管理及系統(tǒng)備份工作。其次，在文件管理層面，EROS建議電子文件管理系統(tǒng)需要具備登錄、組織、保存、安全維護及應用檢索功能。而信息系統(tǒng)層面則是源自于文件管理流程的系統(tǒng)發(fā)展問題，EROS對此建立了整體信息系統(tǒng)發(fā)展及文件管理流程。整體來說，英國國家檔案館所推動的EROS是從組織、文件管理流程及系統(tǒng)需求等三個層面來思考電子文件的保存需求，進而建立相關(guān)的作業(yè)流程與標準，達到建置符合文件真實性、完整性的電子檔案管理系統(tǒng)的目標。
四、數(shù)字化背景下檔案典藏單位的對策
數(shù)字化發(fā)展趨勢的確對檔案的典藏與保存工作產(chǎn)生一些影響，然而，并非全盤改變檔案典藏單位對實體檔案的處理方式。首先，數(shù)字化并未影響國內(nèi)外檔案典藏單位對實體檔案的典藏與保存，主要原因在于這些數(shù)字化的檔案原件均為各館獨特珍貴或重要的館藏項目，屬于永久保存范圍，因此，在數(shù)字化后仍會依據(jù)原先的典藏和保存策略，提供合適的保存環(huán)境典藏這些珍貴原件。而檔案單位的整體典藏與保存政策，目前不因數(shù)字化而有所調(diào)整，對于現(xiàn)階段各檔案典藏單位而言，并未將數(shù)字化因素納入整體典藏與保存的考慮之中。其次，在典藏空間部分，亦不因數(shù)字化的發(fā)展而有所減少，因為實體檔案仍是目前各檔案單位的主要館藏項目，對實體典藏空間的需求持續(xù)存在。實體檔案能夠透過數(shù)字化的方式獲得合適的維護與保存環(huán)境，進而延長其保存壽命。
此外，數(shù)字化對象作為實體檔案的另一種備份的做法，受到各檔案單位的肯定，因為數(shù)字檔案復制性，可制作多份備份分存于不同地方，更加容易達到異地備份的目的。館藏的概念則因數(shù)字化因素而產(chǎn)生變化，在內(nèi)涵方面，檔案典藏單位管理的館藏，不再只限于實體原件，還包括各種以數(shù)字形式儲存于各種數(shù)字媒介的數(shù)字資源，即館藏管理不僅要考慮實體對象的需求，還要納入數(shù)字對象的需求。而館藏范圍也不再只限于館內(nèi)所擁有的實體對象，只要能夠整合他館的數(shù)字資源，便能提供相同的檔案應用服務(wù)。而通過取得他館的數(shù)字對象的方式，將可在不增加本身的實體典藏空間的情況下，豐富自身的館藏規(guī)模與內(nèi)容豐富度。在數(shù)字化的趨勢下，提高了使用者對檔案館提供館藏應用的期待，特別是在建構(gòu)全國檔案信息資源整合性平臺，提供單一檢索窗口，方便用戶的查找和獲取資源。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理
數(shù)字化檔案館是一個可擴展的網(wǎng)絡(luò)應用系統(tǒng)平臺。關(guān)于數(shù)字化檔案館的概念，目前國內(nèi)外尚無統(tǒng)一認識，我們將其概括為：數(shù)字化檔案館是運用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)，收集管理、利用檔案信息的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)。通過各種方便的手段迅速地檢索出所需要的檔案資料。以上形成的數(shù)字化檔案資料可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案館”。
1 數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要性和緊迫性
1.1 建設(shè)數(shù)字化檔案館是時展的需要
我們的時代已經(jīng)進人了信息時代。計算機、因特網(wǎng)已進入社會生活的方方面面，改變著人們的生存方式、工作方式、思維方式，檔案工作不可能游離于社會發(fā)展之外。從20世紀80年代開始，計算機就開始用于檔案管理，但由于眾多的原因，檔案館使用計算機還只處于部分檔案的檢索、統(tǒng)計等方面，并沒有發(fā)揮其應有的作用和價值，更談不上建設(shè)數(shù)字化檔案。
1.2 建設(shè)數(shù)字化檔案館是參與建設(shè)國家信息高速公路的具體體現(xiàn)
建設(shè)數(shù)字化檔案館是社會信息化建設(shè)的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案資源屬于國家信息資源的重要組成部分，館藏信息的數(shù)字化和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，使得數(shù)字化檔案館可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，改變目前互聯(lián)網(wǎng)上中文信息缺乏的局面。對于弘揚中華文化，搶占因特網(wǎng)上的中文信息基地具有重要的意義。
1.3 建設(shè)數(shù)字化檔案館為社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)
數(shù)字化檔案館以其對信息的加工整理和有序組織，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，最大限度地滿足用戶對檔案信息的需求，為利用者提供更多更有效的檔案信息。這些檔案信息通過各種方式作用于兩個文明建設(shè)，最終會成為科教興國的源泉和動力。同時，檔案信息可以說是前人實踐經(jīng)驗和聰明才智的概括，占有有效的檔案信息對于國民素質(zhì)的提高將會產(chǎn)生巨大的推動作用。
2 數(shù)字化檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容
數(shù)字化檔案館系統(tǒng)應包括以下內(nèi)容：電子文件管理系統(tǒng)（流轉(zhuǎn)和歸檔）；虛擬電子檔案室業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)；檔案館藏業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)；檔案局辦公自動化系統(tǒng)；檔案門戶（包括現(xiàn)行文件中心查閱等）；檔案數(shù)字化影像加工系統(tǒng)；全文檢索系統(tǒng)。
根據(jù)對數(shù)字化檔案館的認識?？梢哉J為數(shù)字化檔案館建設(shè)的重點應放在采取必要的計算機軟硬件技術(shù)以及其它相關(guān)技術(shù)能夠?qū)磳⒁平贿M館的數(shù)字檔案實施有效管理。這就要求檔案工作人員對本地區(qū)目前已經(jīng)形成的數(shù)字檔案和可能形成的數(shù)字檔案的種類、管理方式等有一個全面、系統(tǒng)的調(diào)查和了解，為相關(guān)技術(shù)人員研制數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、購置硬件設(shè)備等提供科學依據(jù)。對現(xiàn)有館藏檔案如紙質(zhì)檔案、照片檔案、縮微檔案等進行數(shù)字化工作，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的一項重要內(nèi)容。
數(shù)字化檔案館的標準應該是：1、館藏資源數(shù)字化。數(shù)字化檔案館的館藏是以數(shù)字化信息為主，能直接被計算機識別和處理，分為機讀型和網(wǎng)絡(luò)型。機訪型是由單合計算機處理的信息；網(wǎng)絡(luò)型是通過因特網(wǎng)進行遠程傳遞的論息。2、空間的虛擬化。數(shù)字化檔案館是一個開放的檔案館，通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來建設(shè)虛擬資源，資源共享，每個數(shù)字化檔案館都是全球網(wǎng)絡(luò)檔案館的一個節(jié)點，從一定意義上說數(shù)字化檔案館的館藏可以無限擴大。3、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。通過因特網(wǎng)傳遞館藏信息，不受時間和空間的限制，提高信息利用率。4、信息檢索智能化。通過計算機進行智能化檢索速度快、效率高、范圍廣。5、用戶使用方便化。用戶可以在任何時間任何地點通過計算機方便地使用檔案信息。
3 如何才能建設(shè)高效、有序的數(shù)字化檔案館
數(shù)字化檔案館的建設(shè)既要考慮信息時代的要求，又要考慮充分利用現(xiàn)有檔案館的信息基礎(chǔ)和物質(zhì)基礎(chǔ)，要從實際出發(fā)，采取傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化和文書處理部門、檔案館（室）同時開展數(shù)字化工作兩條腳走路的方針來構(gòu)建我國的數(shù)字化檔案館，是切實可行的。
首先，各檔案館對館藏檔案進行數(shù)據(jù)化，即通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)產(chǎn)品將現(xiàn)有的檔案信息轉(zhuǎn)化實現(xiàn)數(shù)字化，同時為非數(shù)據(jù)化的信息編制機讀目錄和索引等二次信息，并實現(xiàn)數(shù)字化，使傳統(tǒng)檔案館對實體檔案進行管理的同時也管理數(shù)字化的檔案信息。在數(shù)字化檔案館里可能保存有三種類型的檔案，一是印刷型的紙質(zhì)檔案，原有的無需實現(xiàn)數(shù)字化或來不及進行數(shù)字化處理的檔案；二是視聽型的錄音錄像檔案；三是數(shù)字型的電子檔案，對原有的印刷型、視聽型檔案數(shù)字化處理后形成的電子檔案以及從檔案室接收的數(shù)字型檔案。
第二，文書處理部門在處理各種文書過程中對所處理的文書信息進行數(shù)字化的規(guī)定，逐步實現(xiàn)辦公自動化和數(shù)據(jù)化；各行業(yè)主管部門制定本行業(yè)業(yè)務(wù)工作信息數(shù)字化的規(guī)定，逐步使業(yè)務(wù)工作信息也數(shù)字化，從而使國家管理的信息都實現(xiàn)數(shù)字化。這些數(shù)據(jù)化的信息最終形成電子檔案交各單位的檔案室，形成室藏檔案體系并進行管理。
第三，機關(guān)檔案室的各類檔案最終交由各級檔案館保存，檔案館要對數(shù)字化檔案進行分析鑒定，能公開的及時上網(wǎng)公布，對非數(shù)字化的信息要盡可能使其數(shù)字化，并進行分析鑒定。盡可能以數(shù)字化信息的形式提供給用戶。
計算機網(wǎng)絡(luò)；檔案工作；管理
檔案工作包括管理檔案實體、開發(fā)檔案信息資源以及為企業(yè)和社會提供檔案信息服務(wù)等一系列工作。隨著信息技術(shù)和信息高速公路的發(fā)展，信息經(jīng)濟和信息產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成為我國經(jīng)濟社會快速發(fā)展的強大動力。檔案作為一種重要的社會信息資源，檔案管理部門作為這種強大信息資源的管理者，如何將計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等廣泛應用到檔案管理工作中，如何正確認識數(shù)字化檔案管理的重要性和必要性，構(gòu)建數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息資源有效利用和共享，促進檔案事業(yè)的發(fā)展，成為檔案管理部門急待解決的問題。
1.利用計算機網(wǎng)絡(luò)將館藏數(shù)字化
所謂“將館藏數(shù)字化”是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術(shù)達到相配于每張圖片的科學手段，再運用存儲管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興的檔案管理技術(shù)。將檔案館藏數(shù)字化的優(yōu)點：一是信息管理數(shù)字化；二是資源管理虛擬化；三是信息資源管理智能化；四是用戶使用方便化。
首先，應該引起重視的是檔案館的館藏正以迅速的速度增加，而大多數(shù)是文書檔案。這主要是因為檔案部門對于移交檔案的接受標準過于寬泛、檔案人員觀念的保守等原因造成的。因此，在開展館藏數(shù)字化工作之前，應該要做好檔案的優(yōu)化工作。限制檔案移交部門，控制歸檔范圍，開展鑒定工作。
其次，對館藏檔案的數(shù)字化應有選擇有計劃的進行。不同的檔案部門可以根據(jù)自身的情況選擇不同的標準。如對優(yōu)化后的館藏檔案目錄進行數(shù)字化；對館藏體系進行研究，確定本館特色檔案，并將其進行全文數(shù)字化；根據(jù)館藏基礎(chǔ)，確定核心檔案進行全文數(shù)字化；選擇利用率較高的檔案進行數(shù)字化；針對服務(wù)對象的需求進行數(shù)字化。在確定目標后，運用多媒體技術(shù)，對多種載體形式與記錄方式的檔案進行轉(zhuǎn)化。
2.利用網(wǎng)絡(luò)進行檔案著錄、標引等工作
技術(shù)的進步使得檔案著錄可以通過檔案管理軟件而在計算機上進行操作，著錄的內(nèi)容包括檔案的題名、責任者、文本、密級、保管期限、時間、載體形態(tài)、檔號、分類號、主題詞以及內(nèi)容摘要等方面。檔案標引是依據(jù)檔案分類法和主題法將檔案主題概念轉(zhuǎn)換為檔案標識的過程，這兩項內(nèi)容為快速查找檔案提供了很好的途徑。傳統(tǒng)的著錄是在卡片上進行的，而在計算機上進行著錄和標引，使得查找檔案十分便捷。
在檔案的編目方面，應建立區(qū)域性、行業(yè)性的檔案目錄網(wǎng)絡(luò)中心，積極促進企業(yè)單位間檔案目錄的聯(lián)網(wǎng)和交流。這項工作是開發(fā)檔案信息資源的有效措施。通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以建立一個互有聯(lián)系、互為補充，能夠多層次、多角度揭示檔案信息，并滿足利用者需求的計算機檔案檢索系統(tǒng)，使檔案檢索向自動化方向發(fā)展。檔案的日常統(tǒng)計工作十分繁重，利用計算機代替人工工作，不僅準確且效率高。
3.利用網(wǎng)絡(luò)對電子文件進行管理
計算機網(wǎng)絡(luò)給傳統(tǒng)的檔案工作帶來的最大改革應該算電子文件的產(chǎn)生。電子文件是計算機技術(shù)運用的產(chǎn)物，從形式上看，它是數(shù)字化的，但由于它是通過代碼形式記錄于載體，它的內(nèi)容只能通過設(shè)備來利用，人們在檢索和閱讀電子文件時要借助特定的硬件設(shè)備、操作系統(tǒng)和應用軟件進行解碼，才能夠獲得完整、可靠和準確的文件信息。所以它對傳統(tǒng)的檔案管理理論及管理模式等方面造成了極大的沖擊。因此，檔案部門應針對單位移交產(chǎn)生的電子文件開展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法體系。
紙質(zhì)文件產(chǎn)生的時候，文件的內(nèi)容以及重要的簽署意見和印章都會集中反映在紙質(zhì)文件的實體上。在執(zhí)行同一項職能活動時產(chǎn)生的彼此具有聯(lián)系的文件可以通過文件的實體管理加以體現(xiàn)，但是，電子文件產(chǎn)生的自由性和隨意性，可能會產(chǎn)生這樣的情況，辦公室人員應用文字處理軟件生成了文件的主體，然后，通過E-MAIL獲得了領(lǐng)導的批示，而文件的附件中又用到了機構(gòu)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。這樣一份文件的全部內(nèi)容信息，必須在文件產(chǎn)生的時候完整的保存下來。
4.利用網(wǎng)絡(luò)進行檔案信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)利用
網(wǎng)絡(luò)最根本的價值就在于其本身就能提供越來越完善的信息服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)信息資源存在著數(shù)量大、類型多、范圍廣、無序化等特點，一般利用者很難準確地找到所需信息，更不用說深層次開發(fā)與利用。因此檔案部門應做好兩方面的工作：一是對相關(guān)信息進行有效組織，使之有序化、鏈接化，以便引導讀者快速查找到所需信息；二是根據(jù)需求，直接通過網(wǎng)絡(luò)采集數(shù)字信息，然后按照不同專題進行分類、整合，形成可以提供利用的二次數(shù)字信息資源。網(wǎng)絡(luò)信息資源同樣存在著采、編、流、藏幾個環(huán)節(jié)的問題，但工作的難度卻遠大于紙質(zhì)載體的檔案信息。這也給檔案信息服務(wù)人員提出了更高的要求。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)開始應用到檔案管理系統(tǒng)中。例如，在檔案部門通過企業(yè)局域網(wǎng)實現(xiàn)辦公自動化，企業(yè)各檔案系統(tǒng)間網(wǎng)絡(luò)資源共享。
計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中逐漸使用和快速發(fā)展及新技術(shù)的革命，對檔案工作產(chǎn)生了巨大的影響。由于計算機網(wǎng)絡(luò)的建立，使不同范圍內(nèi)檔案利用者共享檔案資源成為必然的發(fā)展趨勢。憑借網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，數(shù)字化檔案管理將逐步建立起區(qū)域性、行業(yè)性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數(shù)字信息中心，從檔案實體中分離出來的檔案信息驚人地增加，用戶更多地將從網(wǎng)絡(luò)中獲取檔案信息，而檔案實體將會從直接利用中脫身。這樣以來，檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)向利用者傳遞信息將逐步成為其重要的工作。
[1]趙治剛.數(shù)字化檔案管理之我見[J].城建檔案，2010.03
數(shù)字檔案館建設(shè)理論研究
長春市數(shù)字檔案館建設(shè)理論研究的內(nèi)涵是運用現(xiàn)代管理理念和系統(tǒng)科學方法論，形成新的理念和原則并指導數(shù)字檔案館建設(shè)的實踐。
（一）形成六種理念
1． 管理為利用服務(wù)的效益理念。無論是實體檔案管理還是數(shù)字化檔案管理，其根本目的都是為了更好地發(fā)揮檔案作用，追求最大社會效益和經(jīng)濟效益。在計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，傳統(tǒng)檔案管理的標準規(guī)范、方式方法在一定程度上對追求檔案管理效益最大化形成了制約。所以說，本項目的改革、創(chuàng)新都源于管理為利用服務(wù)的效益理念。
2． 技術(shù)為需求服務(wù)的科技理念。如今，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，計算機軟硬件技術(shù)升級周期明顯縮短。作為科技研究項目，研究人員遵循“需求―技術(shù)―需求”的客觀規(guī)律，把需求帶動作為前提，把提升檔案管理系統(tǒng)層次、拓展軟件性能作為技術(shù)支撐的重點，其實質(zhì)是將新的管理思想、管理理念濃縮形成不斷完善的軟件系統(tǒng)，通過軟件系統(tǒng)升級來固化管理創(chuàng)新，實現(xiàn)管理思想與管理模式上的與時俱進。
3． 動態(tài)與靜態(tài)結(jié)合的發(fā)展理念。檔案原件少動、開放信息多用是檔案工作者長期追求的目標。然而，用什么樣的方法實現(xiàn)其目標一直困擾著檔案實體管理者。本項目運用檔案動態(tài)與靜態(tài)結(jié)合的發(fā)展理念，通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)揮數(shù)字化檔案作用，避免檔案實體倒架和提供利用時對檔案原件的調(diào)用，優(yōu)化檔案動態(tài)與靜態(tài)的管理過程。
4． 系統(tǒng)工程的整體理念。系統(tǒng)工程的重要特征就是整體性，把數(shù)字檔案館建設(shè)亟須解決的幾個突出問題作為一個項目來研究；對檔案實體管理研究從檔案價值鑒定開始，經(jīng)過數(shù)字化加工、重新整理一直到保管利用；對數(shù)字化檔案管理研究從計算機檔案管理軟件設(shè)計編程、運行調(diào)試、數(shù)據(jù)錄入到上網(wǎng)利用，這些都是按系統(tǒng)工程的整體理念進行的，取得了整體大于單項之和的效果。
5． 投入產(chǎn)出的成本理念。雖然檔案館是社會公益性事業(yè)單位，由國家投資建設(shè)，不像企業(yè)那般注重考核投入產(chǎn)出比。但是，在市場經(jīng)濟條件下，檔案館不改變館藏數(shù)量遞增、檔案利用率遞減的趨勢，就很難得到更多的投資。本項目引進投入產(chǎn)出的成本理念，研究長春市檔案館館藏檔案鑒定、數(shù)字化后上網(wǎng)利用這一個案的投入產(chǎn)出成本，構(gòu)建數(shù)字檔案館建設(shè)投入較小產(chǎn)出較大的新模式。
6． 常用先上的優(yōu)選理念。館藏數(shù)十萬卷檔案，無論是檔案鑒定還是檔案數(shù)字化，總要有個先后順序，全宗之間要排先后順序，全宗內(nèi)立檔單位要排先后順序，檔案形成年代要排先后順序，是簡單處理還是理性優(yōu)選？本項目研究采取常用先上的優(yōu)選理念，以現(xiàn)實利用為導向，研究檔案管理過程中的“二八定律”，以20％的努力，獲取80％的效益，推進數(shù)字檔案館建設(shè)。
（二）總結(jié)五個原則
1． 檔案鑒定原則創(chuàng)新。檔案鑒定工作按照“對歷史負責、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想”的要求，遵循豐富館藏與剔除無用統(tǒng)一、現(xiàn)實價值與歷史價值并重、法律憑證作用與參考作用區(qū)分、管理成本與管理效益兼顧的原則。
2． 檔案篩選原則創(chuàng)新。檔案篩選遵循篩選重要檔案數(shù)字化的價值性原則、篩選常用檔案數(shù)字化的實用性原則、篩選開放檔案數(shù)字化的開放性原則、篩選褪跡檔案數(shù)字化的搶救性原則，以提供數(shù)字化檔案為手段，最大限度地開放館藏檔案，滿足全社會對檔案信息的迫切需求。
3． 檔案開放原則創(chuàng)新。通過研究確定，檔案開放原則是積極、穩(wěn)妥、高效、便民。積極：自覺地按照《檔案法實施辦法》的要求，該開放的檔案無論是否滿三十年都要積極開放。穩(wěn)妥：保證檔案開放內(nèi)容的準確性。高效：有緊迫感，強調(diào)檔案開放的速度。便民：采取多種開放方式為公眾服務(wù)。
4． 檔案數(shù)字化原則創(chuàng)新。檔案全文數(shù)字化原則是：最大限度發(fā)揮數(shù)字化加工設(shè)備能力，突出解決檔案全文檢索難題，保證數(shù)字化檔案真實，保護館藏檔案原件完好，為在網(wǎng)絡(luò)中更好地發(fā)揮檔案作用打好基礎(chǔ)。
5． 檔案整理原則創(chuàng)新。“深化檢索、淡化整理”是文件歸檔改革的重要思路。開展鑒定后檔案整理工作，堅持以充分利用計算機軟硬件功能為前提，以立檔單位、責任者、同一期限、同一案卷為基礎(chǔ)，以減少手工勞動為重點，遵循方便利用和便于保管的整理原則。
建立數(shù)字化檔案形成、管理、利用環(huán)環(huán)相扣、相互約束、保證安全的制度是數(shù)字檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容之一。在人員管理制度方面主要是按照系統(tǒng)工程思想在組織、機制、制度保障方面形成一整套實用的措施。在數(shù)據(jù)管理制度方面主要是把數(shù)據(jù)管理的要求，變?yōu)榭茖W使用權(quán)限控制功能，形成相互約束的操作規(guī)程，達到既保證數(shù)據(jù)安全又方便利用的目的。
數(shù)字檔案館建設(shè)技術(shù)研究
從目前我國數(shù)字檔案館建設(shè)的實踐看，雖然已有發(fā)達地區(qū)較為成功的案例，但受我國區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展不平衡的影響，數(shù)字檔案館建設(shè)不可能齊頭并進，傳統(tǒng)載體檔案管理與數(shù)字化檔案管理將長期并行，迫切需要多樣化、分層次的數(shù)字檔案館建設(shè)模式。因此，如何探索出一條基于國情、在我國大多數(shù)檔案館可以推廣和借鑒的數(shù)字檔案館建設(shè)道路便成為首先需要考慮的問題。尋找能解決常規(guī)方法時間久、周期長、成本高、見效慢的弊端，選擇信息化這一網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟時代最活躍的生產(chǎn)力要素，科學設(shè)計數(shù)字檔案館建設(shè)技術(shù)路線，走捷徑高速度地進行館藏檔案數(shù)字化建設(shè)并同步上網(wǎng)利用，此項目對此研究有了突破性進展。
（一）技術(shù)路線
1． 檔案鑒定與數(shù)字化同步。目前，我國綜合檔案館檔案數(shù)字化工作，因受經(jīng)濟條件、人員結(jié)構(gòu)、保密觀念、總量偏大的影響，與許多行業(yè)信息化速度相比處于落后狀態(tài)。加快數(shù)字檔案館建設(shè)，把館藏檔案價值鑒定與數(shù)字化同步進行，是加快數(shù)字檔案館建設(shè)的好方法之一。既符合節(jié)約、高效的原則，又可加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐，收到事半功倍的效果。
2． 目錄與全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)同步。按照利用為本、常用先上的思路，同步建設(shè)檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫。一是滿足一般檢索需要，建好檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫。二是滿足特殊檢索需要，適時建立檔案專題數(shù)據(jù)庫。館藏檔案僅靠文件級目錄數(shù)據(jù)庫是不可能解決全部檢索問題的。隨著客觀需要的變化，對某一專題檔案集中利用需求是經(jīng)常發(fā)生的，組織力量突擊建立專題數(shù)據(jù)庫，滿足社會需求，是檔案館與時俱進的突破口，也是充分發(fā)揮檔案作用的最佳時機。三是滿足信息檢索的需要，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫。按照國家檔案局提出的重點的、利用頻繁的檔案首先實現(xiàn)全文數(shù)字化的要求，科學地選擇、建立檔案全文數(shù)據(jù)庫是十分必要的。
3． 電子文件歸檔與進館同步。隨著辦公自動化速度的加快，檔案館要實現(xiàn)社會信息共享，電子文件歸檔與進館同步是大勢所趨。檔案館提前接收歸檔電子文件的必要性主要體現(xiàn)在：一是檔案館可以及時規(guī)范各單位移交電子檔案的格式，最大限度地減少浪費和重復勞動。二是提前接收歸檔的電子文件是保持電子文件檔案屬性的有效方法。三是有利于文檔一體化管理，在網(wǎng)絡(luò)中實現(xiàn)信息共享，更好地發(fā)揮電子檔案的作用。四是能及時地采取必要的保護措施，延長電子檔案壽命，保證其使用價值的長期有效。
4． 檔案數(shù)字化加工與利用同步。長春市檔案館已具備了加快館藏檔案數(shù)字化步伐和在網(wǎng)絡(luò)中發(fā)揮檔案信息作用的條件。通過采用CA認證、權(quán)限控制、數(shù)字水印、電子簽章等方法從技術(shù)上保證上網(wǎng)檔案的安全?鴉通過制定具有法律責任的連鎖責任制，保證上網(wǎng)檔案的準確，在網(wǎng)絡(luò)中實現(xiàn)數(shù)字化檔案的法律效力，充分發(fā)揮檔案的作用。館藏檔案數(shù)字化邊建設(shè)邊利用，在建設(shè)中把利用搞活，通過利用促進建設(shè)，是檔案館今后走向興旺的戰(zhàn)略選擇。
5． 長春市檔案館檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)置。長春市檔案館構(gòu)建七類數(shù)據(jù)庫。即檔案案卷級目錄數(shù)據(jù)庫、檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫、檔案專題數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫、資料數(shù)據(jù)庫，每類數(shù)據(jù)庫內(nèi)根據(jù)需要可設(shè)分庫。
（二）技術(shù)實現(xiàn)
長春市檔案館在數(shù)字檔案館建設(shè)中，除跟隨計算機新技術(shù)進行硬件升級外，重點是將新的管理思想、管理理念濃縮形成不斷完善的軟件系統(tǒng)，通過軟件系統(tǒng)升級來固化管理創(chuàng)新，實現(xiàn)管理思想與管理模式上的與時俱進。
1． 利用新技術(shù)，固化管理創(chuàng)新。充分利用計算機新技術(shù)，科學設(shè)計、完善檔案管理系統(tǒng)。一是努力使檔案管理系統(tǒng)覆蓋檔案實體管理和數(shù)字化檔案管理所有業(yè)務(wù)。二是把重組和再造的業(yè)務(wù)流程利用計算機新技術(shù)固定下來。三是內(nèi)外部數(shù)據(jù)順暢導出導入，并保證其可以更大范圍的共享。四是基于大型數(shù)據(jù)庫的安全機制和系統(tǒng)完備的授權(quán)控制，并將身份認證、電子簽章技術(shù)嵌入檔案管理系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)安全及有效利用，使數(shù)字化檔案法律效力的實現(xiàn)成為可能。
2． 利用檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)自定義功能，全面提高檔案管理質(zhì)量和效率。充分利用檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫自定義功能，結(jié)合研究與實踐的需要，科學合理地設(shè)計、設(shè)置數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和字段，使數(shù)字化檔案的關(guān)聯(lián)度更大、系統(tǒng)性更強。長春市檔案館數(shù)據(jù)庫建立和檔案鑒定、篩選、數(shù)字化、整理、利用等具體內(nèi)容研究都是在檔案管理系統(tǒng)支持下，按照系統(tǒng)工程思想設(shè)計的，數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)即時記錄。使用人員根據(jù)需要自動提取字段數(shù)據(jù)，任意編排，批量（單獨）利用，使過去手工無法做到的事情迎刃而解。
3． 技術(shù)實現(xiàn)案例分析。長春市檔案館在檔案利用接待中，利用1121680名工人調(diào)配檔案數(shù)據(jù)庫作為數(shù)字化檔案實現(xiàn)法律效力的研究對象，用數(shù)字化檔案替代紙質(zhì)檔案，用電子簽章替代手工簽章，用計算機打印件替代復印件，積累了利用數(shù)字化調(diào)配檔案進行電子簽章輸出的打印件成功辦理社會保險的案例，其數(shù)字化檔案的法律效力得到認可。其依據(jù)是：
法律效力是指法律的約束力。法律效力內(nèi)含于法律規(guī)范之中，法律實施的相關(guān)力量設(shè)置也來自法律規(guī)范的授權(quán)。法律效力的實現(xiàn)方式是多樣的，其中法的執(zhí)行和法的遵守是法律效力實現(xiàn)的最基本、最主要的形式，法律的適用即法律效力實現(xiàn)的一種最終的制度保證，是國家強制力的終局性的直接介入。
結(jié)合工人調(diào)配檔案案例來說，勞動行政部門行使法定職權(quán)所形成的勞動調(diào)配證存根，依法移交到檔案館，檔案館依法定職權(quán)和程序提供勞動調(diào)配證復印件（加蓋查檔專用章）或提供項目研究所實現(xiàn)的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行電子簽章后的數(shù)字化檔案打印件，此法律效力得到社會保險公司、相關(guān)企業(yè)、職工個人的承認，其行使權(quán)利并履行義務(wù)，成功辦理了社會保險，體現(xiàn)了數(shù)字檔案的法律效力的主要和基本的實現(xiàn)形式。
從工人調(diào)配證數(shù)字化檔案的利用效果來看，法的執(zhí)行和法的遵守最基本、最主要法律效力的實現(xiàn)形式已得到有關(guān)方面的確認。
從數(shù)字化檔案的特殊性來看，數(shù)字化檔案是紙質(zhì)檔案的復制品，畢竟還有原始的紙質(zhì)檔案做后盾，雖然法律的適用是法律效力實現(xiàn)的最終方式，但是，即使有人篡改數(shù)字化的檔案，司法部門也很容易查實，作出正確的判決。
從工人調(diào)配證檔案內(nèi)容及其法律效力的特點來看，該數(shù)字化檔案法律效力的實現(xiàn)并不以可能損害第三方的利益為前提，它與一般法律糾紛中檔案的憑證作用有所不同。
檔案數(shù)字化實踐研究
長春市檔案館按照數(shù)字檔案館建設(shè)的總體方案，在不斷加大網(wǎng)絡(luò)硬件建設(shè)的同時，對檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)全面展開，成為長春市信息資源建設(shè)和有效利用的典型單位。特別是通過項目研究的形式，對數(shù)字檔案館建設(shè)的最大工程館藏檔案數(shù)字化問題進行了實證研究，積累了很有使用價值的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
（一）基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析
研究人員按照項目研究計劃任務(wù)書的要求，對館藏現(xiàn)行檔案1982年度全宗各市政府全宗不同歷史時期的32428份文件類檔案和工人調(diào)配1121680人專題類檔案進行了鑒定、篩選、數(shù)字化、整理、上網(wǎng)利用的研究。
文件類檔案：
檔案價值鑒定情況是：留存檔案占60％，緩銷檔案占31％；銷毀檔案占9％（包括3％的重復檔案）；
檔案開放鑒定情況是：開放檔案占留存檔案60％；政府全宗占81％、其他全宗占44％。特別是政府全宗開放檔案占留存檔案81％，最多的達90％。檔案開放的特點是年代越久遠開放越多。
檔案全文掃描的占鑒定總數(shù)的12％，占留存總數(shù)的19％。檔案掃描的特點是年代越近掃描越多。
（二）長春市檔案館現(xiàn)行檔案數(shù)字化成本分析
1． 館藏全部現(xiàn)行檔案兩種數(shù)字化方法成本分析。長春市檔案館有19萬卷共90萬件現(xiàn)行檔案，利用兩種數(shù)字化方法的成本（顯明成本）分別是：
采取檔案鑒定與數(shù)字化同步的方法，完成90萬件任務(wù)，成本計算需投入40萬元。不需要更多的掃描設(shè)備，也不影響有用檔案數(shù)字化的速度。但需要投入檔案鑒定專業(yè)人員。
采取鑒定與數(shù)字化分步的方法，完成90萬件任務(wù)成本計算需120萬元，是鑒定與數(shù)字化同步成本的3倍。
2． 長春市檔案館優(yōu)先數(shù)字化的對象成本分析。對館藏現(xiàn)行檔案各立檔單位檔案近三年利用情況進行了統(tǒng)計分析，按照“二八定律”，找出了優(yōu)先數(shù)字化的對象。
（1）全館現(xiàn)行檔案先后有190個立檔單位：有95個立檔單位檔案三年沒有被利用。有32個立檔單位檔案三年都被利用過，最多的立檔單位檔案被利用43個年度，最少的立檔單位檔案被利用4個年度。有29個立檔單位檔案有兩年利用過。有34個立檔單位檔案只有一年利用過。
（2）根據(jù)以上統(tǒng)計數(shù)據(jù)，運用“二八定律”，確定針對公眾且利用頻繁的檔案優(yōu)先數(shù)字化；針對個人利用的檔案邊利用邊數(shù)字化；三年沒有利用的檔案暫時不數(shù)字化的原則。具體選擇19個利用最頻繁的立檔單位檔案作為優(yōu)先鑒定數(shù)字化、開放利用對象，滿足社會80％左右的基本需求，是一種多快好省的方法。
（3）19個立檔單位檔案是70169卷共362661件，商業(yè)化運作8人鑒定、3人掃描、5人整理，一年時間可以完成其鑒定與數(shù)字化同步的任務(wù)。
3． 檔案鑒定與數(shù)字化同步的好處與挑戰(zhàn)。
（1）檔案價值鑒定、提前開放鑒定、數(shù)字化篩選、整理、上網(wǎng)利用一次完成，不但避免多次重復調(diào)卷，節(jié)省人力和時間，更重要的是加快了檔案提前開放利用的步伐。
（2）避免無保存價值檔案數(shù)字化，加快館藏檔案數(shù)字化速度。
（3）剔除無保存價值的檔案，節(jié)省保管空間，降低保管成本。
（4）相對來說，檔案鑒定與數(shù)字化同步即刻就需要培養(yǎng)、使用專業(yè)的檔案鑒定人員。
