緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇企業(yè)檔案信息化，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！

篇1

1 信息化檔案管理的特點(diǎn)

1.1 一體化的管理模式

在過(guò)去,企業(yè)檔案管理的實(shí)現(xiàn)是不同部門對(duì)其內(nèi)部文件進(jìn)行整理、分類并歸檔的過(guò)程。而信息化的檔案管理則改變了這一狀態(tài),信息化的管理模式可以將企業(yè)的文件,部門的基本文檔進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合,從而實(shí)現(xiàn)歸檔與管理的同步,將不同部門對(duì)于同一事務(wù)或者同一事務(wù)的不同角度的記錄歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中,實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化。通過(guò)對(duì)檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)公文和業(yè)務(wù)性文件整理與歸檔工作在同一時(shí)間完成,既可以節(jié)省大量的時(shí)間,節(jié)省勞動(dòng)力,而且提高了檔案管理的準(zhǔn)確性。從事檔案管理的工作人員可以從繁雜的工作中抽離出來(lái),從而獲得更多的學(xué)習(xí)時(shí)間,加強(qiáng)檔案管理信息資源的開發(fā)。與此同時(shí),負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門也能夠通過(guò)自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)公文以及業(yè)務(wù)性文件的管理狀態(tài)進(jìn)行隨時(shí)的掌控,以便盡快的做出指導(dǎo),實(shí)現(xiàn)檔案管理的預(yù)見性。

1.2 方便存儲(chǔ)與查找

企業(yè)的行政部門與業(yè)務(wù)部門,可以通過(guò)對(duì)檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用,將已經(jīng)形成的有查考利用價(jià)值的文件隨時(shí)存儲(chǔ)到服務(wù)器上。而檔案管理工作人員他也可以把原有檔案的掃描件存儲(chǔ)到服務(wù)器上。這樣,只需要通過(guò)身份驗(yàn)證,用戶就可以通過(guò)企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)查找所需要的檔案信息,即節(jié)省了時(shí)間,又節(jié)省了資源,真正實(shí)現(xiàn)了信息化檔案管理給企業(yè)的工作帶來(lái)的方便。

1.3 檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化

企業(yè)檔案管理工作非常復(fù)雜,其全過(guò)程不僅包括統(tǒng)計(jì)、鑒定、借閱還包括了參考資料的編研工作,甚至是資料的銷毀,這都需要管理人員定期對(duì)檔案的情況進(jìn)行分析,而且企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考資料。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理模式,可以對(duì)檔案進(jìn)行隨時(shí)隨地的管理,例如各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、各種報(bào)表的打印、借閱登記、催還提醒等,這樣可以便于領(lǐng)導(dǎo)或各部門通過(guò)電腦獲取所需要的資料和數(shù)據(jù),避免了因?yàn)榫嚯x問題而造成的時(shí)間浪費(fèi)。

2 企業(yè)檔案管理信息化存在的問題

2.1 檔案管理的信息化意識(shí)不足

實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作,需要大量的時(shí)間來(lái)逐步完成,而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設(shè)備改造、產(chǎn)品銷售等直接投資上,疏于對(duì)檔案的管理,忽視對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),導(dǎo)致管理人員缺乏經(jīng)驗(yàn)、缺乏服務(wù)意識(shí),使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實(shí)上雖然檔案管理信息化的應(yīng)用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益,但是通過(guò)對(duì)檔案的合理管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供可靠的支持,間接為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。對(duì)檔案管理模式的忽視必然會(huì)阻礙企業(yè)的發(fā)展。

2.2 檔案管理信息載體的破損

在企業(yè)信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質(zhì)載體的圖文檔案之后的又一重要管理對(duì)象。通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,許多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了工程設(shè)計(jì)、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計(jì)的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會(huì)因?yàn)楦鞣N原因而發(fā)生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過(guò)程中的損傷等。這些都有可能嚴(yán)重影響文檔等信息的使用,嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)問題。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠完善

檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化指的是在檔案實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變過(guò)程中,必須有相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)。信息化是一個(gè)非常嚴(yán)密的信息系統(tǒng),各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn),為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計(jì)算的標(biāo)準(zhǔn)卻難以滿足企業(yè)的需求,企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程以及工作程序標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換等標(biāo)準(zhǔn)都需要進(jìn)一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便,甚至?xí)?yán)重制約企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

3 改善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的建議

通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問題的分析,可以看出,只有在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置,完善檔案管理人員的培訓(xùn),才能徹底實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,具體來(lái)說(shuō)可以從以下幾個(gè)方面著手。

3.1 完善檔案管理制度

所有工作的順利展開與進(jìn)行都離不開規(guī)范的要求和對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的參考,企業(yè)檔案管理也不例外。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的前提是健全的管理制度與明確的部門職責(zé),而同時(shí)這也是檔案管理部門為企業(yè)提供更高級(jí)別的服務(wù)的先決條件。所以,為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地,現(xiàn)代化的企業(yè)必須要建立健全檔案管理制度,尤其要制定檔案自動(dòng)化管理制度,通過(guò)合理的制度規(guī)范檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。

3.2 加強(qiáng)監(jiān)管工作

在企業(yè)建立局域網(wǎng)時(shí),要有計(jì)劃的實(shí)施檔案一級(jí)管理,對(duì)于文件從形成到歸檔的全過(guò)程要實(shí)施監(jiān)管,尤其是從文件行程的最初階段,以保證文件的整個(gè)生命周期都能在可控范圍內(nèi),使整個(gè)過(guò)程都做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化并努力貫徹執(zhí)行。

3.3 理順工作流程

不同企業(yè)的工作流程不一樣,相應(yīng)的檔案管理自動(dòng)化程序也是不一樣的,所以要明確各部門工作的先后順序,例如檔案部門與文書,只有這樣才能保證檔案管理信息化過(guò)程中避免走彎路。檔案管理要與企業(yè)所講

轉(zhuǎn)貼于

求的效應(yīng)原則保持一致,盡量以最少的投入來(lái)保證企業(yè)對(duì)于信息資源需求的滿足。理順檔案管理工作的流程,首先要做好數(shù)據(jù)收集與資料庫(kù)的維護(hù)工作;另外要充分利用計(jì)算機(jī)的功能,根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需求,及時(shí)編寫一些檔案文件匯編,并提供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)用于決策所需要的信息。

3.4 實(shí)現(xiàn)管理工具的信息化

從事檔案管理工作的人員除了要做好文件的分類、歸檔等工作外,還要積極參加檔案管理軟件的功能開發(fā)工作中,充分了解企業(yè)檔案管理的全過(guò)程和檔案專業(yè)管理的全部?jī)?nèi)容。在工作當(dāng)中,要及時(shí)征求各部門的意見,分析檔案管理與各部門之間的聯(lián)系,并將分析結(jié)果交給軟件開發(fā)人員作為依據(jù)選擇最合理的設(shè)計(jì)方案,使設(shè)計(jì)出的軟件能夠最大程度滿足企業(yè)的需要,從而真正實(shí)現(xiàn)管理的自動(dòng)化和信息化。

篇2

一、企業(yè)檔案信息化的重要作用

伴隨著各行業(yè)企業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案的類別和數(shù)量在不斷增加，檔案信息化的價(jià)值也更清晰地顯露出來(lái)。主要有三個(gè)方面的體現(xiàn)，第一，提高了企業(yè)的效率，降低了企業(yè)的成本。檔案信息化通過(guò)應(yīng)用縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)等提高了信息的開發(fā)利用效率和信息資源開發(fā)范圍，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)資源的共享，減少了企業(yè)的信息成本，并充分運(yùn)用企業(yè)的技術(shù)、資金、人力、設(shè)備、信息等資源，使企業(yè)的效率大范圍的提高，并為企業(yè)帶來(lái)了豐厚的收益。第二，檔案檢索更加的便捷。傳統(tǒng)的檔案需要人工進(jìn)行目錄的翻閱及搜索，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而信息化檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理實(shí)現(xiàn)了即時(shí)查詢，用戶只需要輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞，海量的資料便會(huì)隨之出現(xiàn)，不但包括用戶所需的資料，也會(huì)出現(xiàn)與之有緊密聯(lián)系的資料，使客戶收到更多的意外驚喜。第三，服務(wù)范圍更加廣泛。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案所占的空間較大，查詢使用也較慢，不利于傳輸與服務(wù)，更難以實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)化。而檔案信息化可以將信息傳送到各個(gè)移動(dòng)設(shè)備當(dāng)中，傳輸?shù)乃俣确浅？?，這樣就更利用檔案信息的利用，是信息能以最快的速度到底需要的人員手中，從而擴(kuò)大了企業(yè)的社會(huì)影響力，拓寬了檔案的服務(wù)范圍。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案信息化管理中存在的問題

（一）企業(yè)檔案資料信息化意識(shí)不足

隨著科技的不斷發(fā)展，人們對(duì)于信息化的意識(shí)已經(jīng)有了顯著的提高，很多企業(yè)在檔案數(shù)子化方面投入了大量的資金，甚至將其納入了企業(yè)未來(lái)的重點(diǎn)發(fā)展戰(zhàn)略之中。但是在另外一些企業(yè)當(dāng)中，我們又可以看到另外一番景象，特別是很多中小型生產(chǎn)企業(yè)中，有相當(dāng)一部分人都檔案工作存在著一些認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案只是簡(jiǎn)單的謄寫和保存，不必投入大量的資金用于信息化；即使投入也不能給企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益。由于缺少必備的信息化硬件、軟件和操作中，致使很多紙質(zhì)檔案資料沒有及時(shí)地進(jìn)行數(shù)字化保存，最后導(dǎo)致檔案資料受到損壞。

（二）企業(yè)檔案的信息化管理制度不夠完善

企業(yè)檔案制度是根據(jù)國(guó)家相關(guān)的檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展特點(diǎn)而制定的，所制定出的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)是為了企業(yè)更加方便的管理提供服務(wù)，為了讓企業(yè)能夠在變革和機(jī)遇面前更加穩(wěn)妥地遞進(jìn)與發(fā)展。當(dāng)然，有一個(gè)問題卻橫亙其中，檔案的信息化使得原有的法律體系難以與之相適應(yīng)。原有的法律體系已經(jīng)不能夠?qū)Ξ?dāng)前的電子文件管理形成相應(yīng)的約束，國(guó)家的法律急需盡快完善，并指導(dǎo)企業(yè)的檔案制度進(jìn)行改革，使企業(yè)檔案的信息化管理得到規(guī)范，使企業(yè)能夠得到更快更好的發(fā)展。

（三）企業(yè)檔案信息管理人員的素質(zhì)不高

當(dāng)前，在我國(guó)的很多企業(yè)的員工隊(duì)伍當(dāng)中，對(duì)于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)普遍不足。一些人自身能力較差，知識(shí)面狹窄，對(duì)于新生的信息化技術(shù)不夠重視，甚至輕視。這使得一些企業(yè)的檔案管理仍停留在傳統(tǒng)的管理上，難以進(jìn)一步對(duì)企業(yè)的信息化資源進(jìn)行開發(fā)建設(shè)。一些企業(yè)雖然有了完善的信息化軟硬件系統(tǒng)，但是由于檔案管理人員信息技術(shù)能力較弱，英語(yǔ)水平較低，不能充分地利用好信息化設(shè)施，使的檔案信息化工作遲滯不前。

三、新時(shí)期企業(yè)檔案信息化的發(fā)展方向

（一）加強(qiáng)企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)

檔案信息化建設(shè)包括信息資源的形成、整理、檢索、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容。企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，要根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)及發(fā)展情況進(jìn)行建設(shè)，要注重系統(tǒng)的針對(duì)性和實(shí)用性，使信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)充分發(fā)揮作用。企業(yè)應(yīng)當(dāng)以最前沿的應(yīng)用軟件為依托、以企業(yè)門戶網(wǎng)站為基礎(chǔ)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子文件全文數(shù)據(jù)化。另外，在檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，要做好系統(tǒng)軟件的安全防護(hù)，保障電子檔案的安全。要定期將具有重大價(jià)值電子檔案做成紙質(zhì)檔案，這樣不僅實(shí)現(xiàn)了檔案資料的統(tǒng)一性，也使檔案資料得到了雙重的安全保障。此外，還要重視系統(tǒng)的升級(jí)與維護(hù)，真正是檔案管理更加的安全、快捷、準(zhǔn)確和高效。

（二）完善企業(yè)內(nèi)部檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系

到目前為止，我國(guó)已出臺(tái)了《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中國(guó)檔案分類法》、《電子檔案管理辦法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等一系列國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)可以根據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)來(lái)根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)來(lái)完善企業(yè)內(nèi)部的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。這些標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)要在企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和各種軟硬件設(shè)施完善的基礎(chǔ)上，健全企業(yè)檔案信息管理信息標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存?zhèn)鬏敇?biāo)準(zhǔn)等。此外，這些制度在完善企業(yè)內(nèi)部檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的同時(shí)，也可以協(xié)助企業(yè)建立起符合自身特點(diǎn)的檔案管理方式，使企業(yè)的管理水平得到進(jìn)一步的提升。

（三）建設(shè)高素質(zhì)的企業(yè)檔案信息化人才隊(duì)伍

人才建設(shè)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，只有一直優(yōu)秀的信息化隊(duì)伍才能撐托起企業(yè)在現(xiàn)代化市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的地位。在企業(yè)信息化檔案建設(shè)時(shí)，我們應(yīng)當(dāng)明確，企業(yè)檔案與政府機(jī)構(gòu)和事業(yè)單位檔案的同，政府機(jī)構(gòu)和事業(yè)單位檔案管理偏向于研究，而企業(yè)檔案管理更注重管理與操作。因此在檔案信息化人才的培養(yǎng)中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視員工計(jì)算機(jī)技能的培養(yǎng)，要定期開展有針對(duì)性、有計(jì)劃地組織人員進(jìn)行檔案信息化培訓(xùn)，使員工能夠?qū)Ω鞣N各樣軟件技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等擁有深入的了解。另外，在信息化能力培養(yǎng)的同時(shí)，也要對(duì)員工進(jìn)行生產(chǎn)培訓(xùn)、安全培訓(xùn)和法律法規(guī)培訓(xùn)，使檔案管理人員警鐘長(zhǎng)鳴，全心全意為企業(yè)檔案的信息化建設(shè)與發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

篇3

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)；檔案信息化管理；必要性；提升

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 037

[中圖分類號(hào)] F272.7；G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）16- 0060- 02

企業(yè)檔案管理的信息化指的是在企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一指導(dǎo)與組織下，將各種先進(jìn)的信息化技術(shù)融入到企業(yè)的檔案管理工作中，對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行科學(xué)、合理的編排與規(guī)范，以此提高檔案服務(wù)水平，進(jìn)而提高檔案管理的工作效率。企業(yè)檔案信息化管理主要涉及的內(nèi)容包括構(gòu)建檔案管理的信息化資源、制定相應(yīng)的信息化標(biāo)準(zhǔn)、搭建信息化管理平臺(tái)等。

1 企業(yè)檔案信息化管理的必要性

近幾年來(lái)，企業(yè)的發(fā)展速度非?？?，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，形成檔案的數(shù)量種類與數(shù)量也隨之增多，顯著地增加了企業(yè)檔案管理人員的工作量，想要在紛繁復(fù)雜的檔案中找到有價(jià)值的信息，就應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。企業(yè)檔案管理信息化的必要性主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，檔案信息化管理能夠有效地彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足，傳統(tǒng)的檔案管理通常以人工操作的方式，通過(guò)檔案管理人員將需要?dú)w檔的文件進(jìn)行分類、編排以及儲(chǔ)存，當(dāng)需要尋找某個(gè)檔案時(shí)，也需要依靠人工進(jìn)行檢索，這種檔案管理的歸檔、檢索過(guò)程相對(duì)較慢，導(dǎo)致檔案管理效率較低。并且由于檔案資源在長(zhǎng)期儲(chǔ)存的過(guò)程中，各種因素還會(huì)導(dǎo)致檔案的資源丟失、損害等問題。通過(guò)采用信息化檔案管理方法，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)⒎彪s的檔案信息錄入到電腦中，以電子文件的形式儲(chǔ)存，電子檔案的空間不但傳遞查閱方便、儲(chǔ)存量大，還不受環(huán)境的影響，不會(huì)出現(xiàn)檔案丟失或者損壞等問題。另一方面，檔案信息化管理能夠擴(kuò)大檔案工作的發(fā)展空間，通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在互聯(lián)網(wǎng)上建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)傳媒的優(yōu)勢(shì)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享。其具體表現(xiàn)為：建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案資源分為非限制和限制級(jí)別，這樣能夠保證檔案資源的保密性，然后創(chuàng)建新型的檔案服務(wù)方式，能夠?yàn)椴殚喺咛峁└?、更好、更快捷的查閱服?wù)。想要充分彰顯信息化管理的優(yōu)越性，這就需要加強(qiáng)編錄人員與查閱人員之間的交流，促使檔案管理工作形成一個(gè)系統(tǒng)的整體，提高企業(yè)檔案管理的水平。

2 提升企業(yè)檔案信息化管理水平的策略

（1）創(chuàng)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。想要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理，首先應(yīng)該根據(jù)企業(yè)檔案管理的實(shí)際狀況，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)建適合企業(yè)自身情況的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行，能夠突破企業(yè)檔案信息資源所有者的限制，創(chuàng)建一個(gè)既能控制又能方便利用的檔案信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，例如，創(chuàng)建企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，通過(guò)加密保護(hù)、身份驗(yàn)證、信息驗(yàn)證、數(shù)字簽名等，保管好企業(yè)的一些機(jī)密性檔案以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，對(duì)于一些公開地宣傳企業(yè)的檔案資源，企業(yè)還可以通過(guò)局域網(wǎng)進(jìn)入國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息收集與利用的范圍。

（2）建設(shè)企業(yè)檔案信息資源。企業(yè)檔案結(jié)構(gòu)的工作人員應(yīng)該充分地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加寬檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，不斷提升檔案資源檢索、利用的服務(wù)水平。企業(yè)檔案的信息化管理應(yīng)根據(jù)國(guó)家以及省市檔案局的關(guān)于電子文件、文件歸檔、儲(chǔ)存以及管理的相關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，積極地應(yīng)用與推廣適應(yīng)企業(yè)性質(zhì)、職能需要以及管理特點(diǎn)的檔案資源管理軟件，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的采集、分析、整理、歸檔、存檔、查閱、利用、鑒定以及銷毀等工作的管理和監(jiān)督，以此保證檔案資源電子文件的可識(shí)別性、安全性、準(zhǔn)確性、完整性以及真實(shí)性等，進(jìn)而保證電子文件的法律憑證地位。例如，建立公開信息資源檔案，對(duì)外宣傳企業(yè)，別人通過(guò)查詢能夠全面地了解企業(yè)的信息，能夠保證企業(yè)之間進(jìn)行規(guī)范的商業(yè)往來(lái)和合資合作，建立企業(yè)雙方的資信關(guān)系，通過(guò)信用調(diào)查消滅不必要的信用風(fēng)險(xiǎn)和交易風(fēng)險(xiǎn)。

（3）企業(yè)全員參與到檔案管理工作中。因?yàn)槠髽I(yè)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)通常是由一些專業(yè)的技術(shù)人員設(shè)計(jì)，導(dǎo)致在一些企業(yè)中存在檔案信息化管理系統(tǒng)和企業(yè)需求脫節(jié)的問題，這樣嚴(yán)重地影響了檔案信息化管理系統(tǒng)并不能充分地發(fā)揮和實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。因此，企業(yè)員工作為檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)中的一員，應(yīng)該積極主動(dòng)地參與到系統(tǒng)建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，例如，企業(yè)內(nèi)部任何人員，可以通過(guò)身份認(rèn)證在任何一機(jī)電腦根據(jù)自身的需要，能夠隨時(shí)在自己的電腦上自動(dòng)查詢所需要的檔案資源，盡可能地和開發(fā)者進(jìn)行思想溝通，全員參與到檔案信息化管理工作中，及時(shí)地反饋?zhàn)约旱囊庖?，以此?shí)現(xiàn)與系統(tǒng)開發(fā)者達(dá)成共識(shí)，進(jìn)而設(shè)計(jì)出符合企業(yè)檔案管理實(shí)際狀況的檔案信息化管理系統(tǒng)，提高信息系統(tǒng)開發(fā)的成功率與實(shí)用性。

（4）企業(yè)檔案信息化建設(shè)和企業(yè)改革相結(jié)合。隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)為了能夠跟上時(shí)代的腳步，其自身也在不斷的改革中，因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)該和企業(yè)改革相結(jié)合。首先，應(yīng)該創(chuàng)建一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才隊(duì)伍，通過(guò)對(duì)檔案管理人才進(jìn)行檔案管理技術(shù)、信息技術(shù)的培訓(xùn)，提高檔案人員運(yùn)用信息技術(shù)的技能，同時(shí)還可以引進(jìn)檔案信息化管理水平高的人才，以此滿足企業(yè)檔案信息化管理的要求；其次，與企業(yè)檔案管理模式相結(jié)合，積極地展開對(duì)企業(yè)檔案信息化管理的探索，認(rèn)真研究信息化條件下企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的新要求，及時(shí)地溝通和交流，不斷地積累和推廣經(jīng)驗(yàn)。此外，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)該始終堅(jiān)持變“被動(dòng)管理”為“主動(dòng)管理”，堅(jiān)持以效益為重點(diǎn)、以利用為中心的指導(dǎo)思想，有針對(duì)性地研究市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)信息化檔案建設(shè)需要改革的地方，最大限度地滿足各項(xiàng)工作利用檔案的需求。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代企業(yè)的實(shí)際需求，檔案信息化管理以其便捷、高效、優(yōu)質(zhì)、方便等特點(diǎn)，逐漸取代了企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方法，并且逐漸成為適應(yīng)社會(huì)與時(shí)展的必然趨勢(shì)。因此，企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)該充分重視檔案信息化管理的重要性，然后采取相應(yīng)有效的措施不斷地提高檔案信息化管理水平。

主要參考文獻(xiàn)

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【Keywords】enterprise management； enterprise archives； information management

【中?D分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）05-0132-02

1 引言

檔案管理信息化是指在檔案管理過(guò)程中全面應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源的收集、整理、著錄、鑒定、利用等進(jìn)行處置、管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

2 企業(yè)檔案管理信息化的必要性

隨著社會(huì)信息化發(fā)展步伐的不斷加快，各種檔案資料的不斷增多，紙質(zhì)檔案自然老化和人為損害、查找利用率低的問題日益突出，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，檔案管理模式應(yīng)當(dāng)由以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變。首先，檔案管理信息化可以省去人工整理檔案的時(shí)間，減少檔案管理所需的人力、物力 、財(cái)力，可以改進(jìn)檔案管理工作，進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率。其次，檔案管理信息化能節(jié)約存儲(chǔ)空間，快捷傳輸，方便檢索，提高查詢速度和準(zhǔn)確率，既可以節(jié)省空間，減少管理成本，又能節(jié)約資源，為企業(yè)管理決策提供可靠的信息，提高檔案的使用價(jià)值。再次，檔案管理信息化能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的實(shí)時(shí)性與動(dòng)態(tài)性，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，便于對(duì)信息資源的整理和加工，讓利用者以更快捷的方式獲取所需要的信息資料，提高服務(wù)的智能化和人性化水平。

3 如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

檔案管理信息化包括檔案資源數(shù)字化、管理科學(xué)化、信息安全化和利用網(wǎng)絡(luò)化。

3.1 檔案資源信息數(shù)字化

一是館存檔案資源數(shù)字化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，檔案數(shù)字化已成為一種必然趨勢(shì)。檔案數(shù)字化指采用掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)對(duì)以紙質(zhì)檔案、照片、錄音、錄像等為載體的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。根據(jù)2005年國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見》（檔發(fā)[2005]1號(hào)）、《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》（國(guó)檔發(fā)[2002]8號(hào)）等文件的要求，企業(yè)應(yīng)將“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列為主要任務(wù)，采用現(xiàn)代信息處理手段，本著統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)建設(shè)、安全保密的方針，以文檔一體化為原則，推動(dòng)現(xiàn)有庫(kù)房檔案的數(shù)字化進(jìn)程，逐步完成館藏檔案數(shù)字化和著錄工作。為保障數(shù)字化進(jìn)度和效率，企業(yè)要優(yōu)先開展開放檔案、珍貴檔案、易損檔案、高利用率檔案的數(shù)字化處理，待條件成熟后，再對(duì)剩余檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，逐步拓寬檔案數(shù)字化覆蓋面。在推進(jìn)檔案數(shù)字化工作過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，遵循工作標(biāo)準(zhǔn)，做到流程規(guī)范、存儲(chǔ)格式統(tǒng)一、字段完整，保障檔案數(shù)字化的質(zhì)量。實(shí)施數(shù)字化既減少了對(duì)檔案原件的損壞，節(jié)約了保管費(fèi)用，降低了檔案原件丟失的風(fēng)險(xiǎn)，又推進(jìn)了檔案信息化建設(shè)[1]。

二是電子檔案軟件管理化。是指將數(shù)字化后的檔案和現(xiàn)有的電子檔案利用檔案管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行系統(tǒng)整理、排列、著錄、統(tǒng)計(jì)和提供利用，實(shí)現(xiàn)電子文件和電子檔案的規(guī)范化管理，逐步建成檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，這樣省時(shí)省力，減輕了檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，大大提高了工作效率，檔案人員有時(shí)間深入挖掘檔案信息，加強(qiáng)檔案編研工作，精心選題，打造一批有助于弘揚(yáng)正確歷史觀，有助于豐富職工精神文化生活的企業(yè)檔案編研成果，在企業(yè)文化建設(shè)、職工教育等方面發(fā)揮積極作用。

3.2 檔案管理科學(xué)化

檔案信息化讓檔案管理煥發(fā)了新的生機(jī)，企業(yè)應(yīng)運(yùn)用科學(xué)的管理方法和制度，推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。第一，整章建制，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化。首先要結(jié)合檔案數(shù)字化實(shí)際需要，制定檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)范和流程，避免數(shù)據(jù)在檔案數(shù)字化及后期管理過(guò)程中出現(xiàn)流失泄密的情況。第二，要建立電子檔案接收應(yīng)用系統(tǒng)，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》規(guī)范歸檔電子文件的收集、整理、存儲(chǔ)、備份、鑒定、遷移、利用等工作。第三，要不斷補(bǔ)充、修訂和完善各項(xiàng)檔案信息化管理制度，規(guī)范各部門的職責(zé)、權(quán)力和義務(wù)，推動(dòng)檔案管理信息化工作制度化、科學(xué)化和規(guī)范化。第四，加大物力財(cái)力投入力度。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先需要配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、光盤、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化設(shè)備。其次需要開發(fā)檔案管理的相關(guān)軟件和系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)立卷、排列、編目、檢索、標(biāo)引、文檔一體化、信息資源共享等檔案業(yè)務(wù)和管理工作。第五，需要配備既懂檔案專業(yè)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型人才。因此企業(yè)要加大技術(shù)、資金、人員等方面的投資和支持力度，加快檔案數(shù)字化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。第六，加強(qiáng)和提高檔案人員信息化管理意識(shí)和水平。數(shù)字化的檔案、電子檔案需要與檔案管理信息系統(tǒng)軟件連接建成健全的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在企業(yè)局域網(wǎng)、專網(wǎng)利用計(jì)算機(jī)完成收集、整理、著錄、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。這就要求檔案管理人員不僅要懂得檔案專業(yè)知識(shí)，掌握編號(hào)、排列、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定和提供利用等工作流程，還要懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，做好資料編號(hào)及存儲(chǔ)工作，建立數(shù)據(jù)庫(kù)和索引目錄，方便對(duì)檔案信息的查詢。目前多數(shù)檔案管理人員計(jì)算機(jī)水平較低，因此，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)相關(guān)學(xué)科的培訓(xùn)，為推進(jìn)檔案管理信息化奠定良好基礎(chǔ)[2]。

3.3 信息安全化

隨著檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，信息化之后檔案資料的安全問題就變得尤為突出，在企業(yè)局域網(wǎng)環(huán)境下，傳輸、存儲(chǔ)和提供利用電子檔案信息，可能造成檔案信息的泄露、失真等不安全情況，影響檔案信息資料的真實(shí)性與有效性。因此，要采取一定的措施確保檔案信息安全。第一，建立相關(guān)制度。首先應(yīng)制定確保檔案在數(shù)字化過(guò)程中信息安全的制度，如嚴(yán)禁“一機(jī)兩網(wǎng)”，檔案數(shù)字化所用的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，嚴(yán)禁數(shù)字化加工人員帶有存儲(chǔ)功能的設(shè)備進(jìn)入加工區(qū)等制度；其次應(yīng)制定檔案信息與網(wǎng)絡(luò)連接和使用過(guò)程中安裝防病毒軟件、外接優(yōu)盤、移動(dòng)硬盤等相關(guān)規(guī)章制度，以確保檔案信息安全。第二，設(shè)置訪問權(quán)限。根據(jù)不同崗位和級(jí)別，分別設(shè)置一般訪問者、特殊訪問者和管理者權(quán)限，只有當(dāng)訪問者的身份通過(guò)檔案訪問權(quán)限驗(yàn)證后，才可進(jìn)入檔案查詢系統(tǒng)利用相對(duì)應(yīng)的已開放的電子檔案，這樣可以有效預(yù)防不相關(guān)人員隨意查閱電子檔案，提高了電子檔案信息的安全性。第三，采取異地備份。首先是可以避免因當(dāng)?shù)刈匀粸?zāi)害、社會(huì)災(zāi)害等造成的威脅檔案信息安全的風(fēng)險(xiǎn)；其次是可以避免因操作不當(dāng)、病毒侵害等造成的電子檔案信息的丟失和損壞風(fēng)險(xiǎn)，從而最終確保電子檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和可用性[3]。

3.4 利用網(wǎng)絡(luò)化

利用網(wǎng)絡(luò)化是指企業(yè)通過(guò)局域網(wǎng)實(shí)施企業(yè)檔案信息的管理、檢索和提供利用，利用者不需去檔案部門實(shí)地查找，在局域網(wǎng)或?qū)Ｓ镁W(wǎng)上即可實(shí)現(xiàn)利用。利用網(wǎng)絡(luò)化具有查找方便、檢索速度快、可靠性高、保密性強(qiáng)等優(yōu)勢(shì)，能夠最大限度地滿足企業(yè)干部職工合法的各種利用檔案的需求，有利于他們了解檔案，增強(qiáng)檔案觀念，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，從而擴(kuò)大?n案工作的影響力，為企業(yè)檔案管理信息化工作創(chuàng)造良好條件。

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關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化

檔案管理信息化，是指在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換言之，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向以檔案實(shí)體這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過(guò)程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程，在這一過(guò)程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

一、檔案管理信息化的意義

信息化建設(shè)的程度反映了一個(gè)國(guó)家、地區(qū)、企業(yè)及社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的綜合實(shí)力，也是衡量企業(yè)管理水平的重要指標(biāo)。檔案信息資源作為企業(yè)最重要的信息資源之一，是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分。

1.有利于企業(yè)提高效率，降低管理成本。通過(guò)提高信息資源開發(fā)利用效率和擴(kuò)大信息資源開發(fā)利用范圍，使企業(yè)能以降低信息成本實(shí)現(xiàn)共享管理成本，充分利用成員企業(yè)現(xiàn)有的資金、技術(shù)、設(shè)備、人力及信息資源，節(jié)約產(chǎn)品開發(fā)費(fèi)用，降低生產(chǎn)成本，促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展。

2.檢索查詢比較方便。檔案管理人員在傳統(tǒng)的檢索方式下，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢等查詢方式中選擇最佳方式，迅速在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息。

3.擴(kuò)大了檔案服務(wù)范圍，因?yàn)樵谛畔⒒墓芾碇?，檔案信息可以進(jìn)行拷貝，總的信息占據(jù)的空間較小，而且檔案信息的傳輸比較快，能及時(shí)將檔案信息傳遞給需要的人員，為社會(huì)了解企業(yè)提供了基礎(chǔ)，從而擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高

二、新時(shí)期檔案管理信息化的現(xiàn)狀

信息化使企業(yè)檔案工作發(fā)生了巨大的變化，近年來(lái)我國(guó)企業(yè)檔案信息化建設(shè)有了長(zhǎng)足的發(fā)展，但是仍有巨大的發(fā)展空間，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用能力仍有待進(jìn)一步地加強(qiáng)。

1.信息技術(shù)的不斷發(fā)展，加速了企業(yè)的檔案管理正在從傳統(tǒng)方式向信息化管理方式的轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，同時(shí)也極大地推動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展，提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，使得企業(yè)的檔案管理部門都在發(fā)生著重大的改變，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

2.在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)檔案信息資源的數(shù)量和質(zhì)量都有了一定程度上提高，信息資源量逐漸增加，開放途徑也越來(lái)越多，使得信息資源建設(shè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大并趨于成熟。

3.檔案管理系統(tǒng)雖然在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中得到了較為廣泛的應(yīng)用，但仍沒有形成完善的規(guī)模和體系，實(shí)現(xiàn)不了對(duì)檔案的一體化管理。同時(shí)，由于對(duì)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的建設(shè)也不夠完善，所以無(wú)法從根本上保證企業(yè)檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)。

4.企業(yè)的檔案管理的信息化工作需要綜合素質(zhì)較高的人才，但在現(xiàn)實(shí)中，檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握知識(shí)有限，并且操作能力較低，不利于檔案管理信息化的發(fā)展。

三、新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

在信息高速發(fā)展的時(shí)代，信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)生存和發(fā)展的必要條件。隨著檔案管理信息化的逐步深入，檔案信息化建設(shè)逐漸成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略性工作，但是在建設(shè)和管理的過(guò)程中仍然存在著很多的問題，主要表現(xiàn)在以下方面。

1.雙套制問題

盡管檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)大面積展開并取得相當(dāng)?shù)某删?，但是在人們的檔案思維中，依舊是對(duì)紙質(zhì)的檔案心存依賴，認(rèn)為電子化的檔案不安全，所以在很多單位甚至國(guó)家機(jī)關(guān)對(duì)已經(jīng)頒布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，都規(guī)定要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。不解決雙套制的問題，是無(wú)法推動(dòng)信息化發(fā)展的，信息化發(fā)達(dá)國(guó)家在信息化進(jìn)程中都強(qiáng)調(diào)“無(wú)紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)來(lái)積極推動(dòng)，可見它對(duì)信息化發(fā)展的重要意義。

2.企業(yè)員工素質(zhì)有待提高

許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分的檔案管理人員由于沒有及時(shí)的接受現(xiàn)代化的培訓(xùn)以至于技術(shù)水平有限，不利于檔案管理信息化的發(fā)展。檔案信息化管理需要管理人員既有相當(dāng)程度的檔案管理能力，還必須有一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理能力和信息技術(shù)處理能力，這使得檔案管理人員素質(zhì)成為制約信息化發(fā)展的重要因素。

3.標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范問題

檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，并且檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這些都嚴(yán)重制約著檔案信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

4.檔案信息化管理的安全意識(shí)較差

檔案信息與其他信息資源不同，多包含密級(jí)文件，因此重視對(duì)檔案的管理就至關(guān)重要。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)大面積傳播，這不僅會(huì)造成在檔案信息管理時(shí)重要信息的流失，從而造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。檔案管理的安全工作是檔案信息化的保證，因此，加強(qiáng)檔案管理所在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全建設(shè)就尤為重要。

四、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的主要措施

企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)是企業(yè)和社會(huì)發(fā)展的需要，是檔案管理發(fā)展的一種趨勢(shì)，因此，對(duì)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)要予以高度的重視，要切實(shí)給予人力、財(cái)力和物力上的支持，確保企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)得以有效的實(shí)施，使其更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。針對(duì)在建設(shè)檔案管理信息化的過(guò)程中出現(xiàn)的問題，提出實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的四項(xiàng)主要措施。

1.提高對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)。傳統(tǒng)的檔案管理工作處于一個(gè)封閉的空間里，管理者的思想觀念和管理工作都處于一個(gè)落后的階段，面對(duì)這種局面，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)管理者在觀念上的認(rèn)識(shí)。管理者必須意識(shí)到，在商品經(jīng)濟(jì)激烈競(jìng)爭(zhēng)的今天，檔案作為全社會(huì)最大的共享信息資源，在經(jīng)濟(jì)決策中起著至關(guān)重要的作用。

2.加強(qiáng)人才機(jī)制建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、辦事細(xì)心的工作態(tài)度，還要具備扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因此必須重視檔案人才的培養(yǎng)，建立一支適應(yīng)信息時(shí)代的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍。

3.制定檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設(shè)的整個(gè)過(guò)程。要統(tǒng)一檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)，必須要依托國(guó)家行政的力量，打破各個(gè)單位各自為政的局面，統(tǒng)一國(guó)家政策法規(guī)和各種業(yè)務(wù)規(guī)范。

4.健全檔案管理信息化的安全制度。檔案管理信息化的安全管理制度是檔案管理信息化的保護(hù)屏障。一方面，在企業(yè)檔案管理的建設(shè)初期一定要注意紙質(zhì)檔案的保存，防止檔案的遺漏損失，保證企業(yè)信息的安全、完整；另一方面，要充分保障網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全，數(shù)據(jù)庫(kù)的自動(dòng)備份、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的病毒防范、嚴(yán)格的查閱權(quán)限和安全的加密保護(hù)功能都是企業(yè)需重點(diǎn)關(guān)注的問題。

五、總結(jié)

隨著信息科技的不斷發(fā)展，以及我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)步，檔案管理信息化已成為經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展的保障。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)需要企業(yè)各部門之間的相互協(xié)調(diào)，需要企業(yè)高層從思想、戰(zhàn)略、管理、技術(shù)等各個(gè)角度進(jìn)行宏觀規(guī)劃和微觀操作。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)發(fā)揮在資本、技術(shù)等各方面的優(yōu)勢(shì)，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，進(jìn)一步提高檔案信息系統(tǒng)的工作效率，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供可靠的信息保障。

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篇6

【關(guān)鍵詞】中國(guó)石油；檔案管理；信息化

現(xiàn)代企業(yè)制度的建立與信息技術(shù)的發(fā)展和普及，使我們見證了一個(gè)經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、政治等全面發(fā)展與改革的時(shí)代。新形勢(shì)下，國(guó)有大型企業(yè)，尤其是作為國(guó)家命脈支柱的石油企業(yè)，更要轉(zhuǎn)換觀念，更新設(shè)施，培養(yǎng)新型的檔案管理人才，加強(qiáng)企業(yè)檔案資料利用，讓檔案的科學(xué)管理助力中國(guó)石油的快速發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容

檔案管理信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體數(shù)字化信息的主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。檔案信息化建設(shè)主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：一是檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；二是檔案信息更新制度化、自動(dòng)化；三是檔案信息安全和利用的一體化；四是檔案信息高度共享與。

石油檔案在我國(guó)石油事業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而石油檔案的管理又是石油企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)。所謂的石油企業(yè)檔案就是指石油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的最原始記錄。它不僅真實(shí)的反應(yīng)了石油企業(yè)的發(fā)展歷程，而且還涵蓋了大量的科技資源和知識(shí)信息，進(jìn)而推動(dòng)石油企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。這就要求石油部門以科技創(chuàng)新為理論基礎(chǔ)，扎住機(jī)遇，加快建設(shè)和完善石油企業(yè)的檔案管理信息化工作，使其更好地適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的管理體制，保證石油企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理信息化的必然性

1、管理信息化是中國(guó)石油提高競(jìng)爭(zhēng)力的必然選擇。隨著信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使企業(yè)面臨著知識(shí)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、全球化變革，中國(guó)石油的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力日益與自身信息化程度密切相關(guān)。信息技術(shù)的開發(fā)和使用已不僅僅支撐企業(yè)基本運(yùn)營(yíng)，而且還有助于高管決策，信息化已成為中國(guó)石油戰(zhàn)略發(fā)展不可分割的一部分。

2、企業(yè)信息化是現(xiàn)代企業(yè)生存和發(fā)展的必由之路。在信息時(shí)代，從企業(yè)外部看，經(jīng)濟(jì)全球化與信息化呈加速趨勢(shì)，市場(chǎng)范圍不斷擴(kuò)大，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手層出不窮，科技競(jìng)爭(zhēng)、營(yíng)銷競(jìng)爭(zhēng)、市場(chǎng)和人才的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，這對(duì)企業(yè)形成了強(qiáng)大的壓力。從企業(yè)內(nèi)部看，為適應(yīng)外部競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，內(nèi)部結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、管理方式都需不斷調(diào)整、改革，以提高企業(yè)的應(yīng)變能力、創(chuàng)新能力和競(jìng)爭(zhēng)能力。我國(guó)企業(yè)要適應(yīng)從粗放型管理向集約型管理轉(zhuǎn)變的需要，必然要求企業(yè)重視和加強(qiáng)信息資源的開發(fā)和管理，在業(yè)務(wù)活動(dòng)和各管理環(huán)節(jié)廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，規(guī)范企業(yè)內(nèi)外聯(lián)系中的信息流程和更充分發(fā)揮信息技術(shù)及其網(wǎng)絡(luò)的作用。

三、石油企業(yè)檔案信息化管理的作用

1、有利于石油企業(yè)提高效率，降低管理成本。信息化企業(yè)成本的下降，其實(shí)質(zhì)是通過(guò)提高信息資源開發(fā)利用效率和擴(kuò)大信息資源開發(fā)利用范圍，使石油企業(yè)能以低信息成本實(shí)現(xiàn)共享管理成本，充分利用企業(yè)現(xiàn)有的資金、技術(shù)、設(shè)備、人力及信息資源，節(jié)約產(chǎn)品開發(fā)費(fèi)用，降低生產(chǎn)成本，促進(jìn)石油企業(yè)快速發(fā)展。

2、促進(jìn)信息資源的流通利用和共享，增強(qiáng)石油企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)為實(shí)現(xiàn)與下屬各企業(yè)、部門之間信息資源的流通利用與共享，建立了各個(gè)部門的局域網(wǎng)，各部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行了檔案信息微機(jī)標(biāo)準(zhǔn)化著錄工作，建立了目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)部分檔案進(jìn)行了檔案原件的計(jì)算機(jī)掃描，形成了比較豐富的數(shù)字化信息資源。網(wǎng)絡(luò)中各成員發(fā)揮各自的核心優(yōu)勢(shì)，共享技術(shù)，分?jǐn)傎M(fèi)用，迅速將共同開發(fā)與制造的產(chǎn)品推向市場(chǎng)。不同企業(yè)之間通過(guò)公共檔案信息共享改變了過(guò)去的輸贏競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，代之以競(jìng)爭(zhēng)合作式的雙贏關(guān)系，拓展了企業(yè)資源優(yōu)化配置的范圍，降低了風(fēng)險(xiǎn)，極大地提高了企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

3、促進(jìn)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化，業(yè)務(wù)流程更加先進(jìn)。檔案信息管理中大多采用電子文件，企業(yè)按照各種業(yè)務(wù)流程、各個(gè)管理層次的權(quán)限予以信息支持。傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)被精良、敏捷、具有創(chuàng)新精神的扁平化“動(dòng)態(tài)網(wǎng)絡(luò)”結(jié)構(gòu)所取代。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將取代中層監(jiān)督和控制部門的大量職能，加強(qiáng)決策層與執(zhí)行層的直接溝通，從而減少了管理層次，削減了機(jī)構(gòu)規(guī)模。通過(guò)水平、對(duì)等的

信息傳遞來(lái)協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)各部門、各小組之間的活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)管理，使信息溝通暢通及時(shí)，降低監(jiān)督協(xié)調(diào)成本，使市場(chǎng)和周圍的信息同決策中心間的反饋更加迅速，極大地調(diào)動(dòng)了組織成員的潛能和積極性，促進(jìn)了相互間知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的交流，發(fā)揮出了流程化管理的最佳效率。

四、目前石油企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

1、石油企業(yè)的檔案管理得不到應(yīng)有的重視

石油企業(yè)的管理層對(duì)檔案的管理認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為它只是簡(jiǎn)單文字類的保管工作，和市場(chǎng)占有率、產(chǎn)品的質(zhì)量、售后服務(wù)比起來(lái)簡(jiǎn)直是微不足道。正是由于思想認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致這些石油企業(yè)在檔案管理方面投入甚少，出現(xiàn)檔案室設(shè)施不全，保管條件和保管手段落后的情況。而由于缺乏完整的檔案材料所產(chǎn)生的直接后果就是無(wú)法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。

2、石油企業(yè)的檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員

現(xiàn)在在許多石油企業(yè)中，檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，并且絕大多數(shù)身兼數(shù)職，對(duì)檔案管理工作也是相當(dāng)?shù)哪吧?，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡(jiǎn)單收集和分類、存放，根本意識(shí)不到檔案管理工作對(duì)整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。另外，相當(dāng)一部分的石油企業(yè)根本沒有設(shè)立獨(dú)立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫(kù)房兼做檔案室。這些行為將導(dǎo)致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。很多該保存的資料沒有得到保存，而大量沒有價(jià)值的資料倒是被長(zhǎng)期保存了起來(lái)。

3、石油企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后

信息化是檔案管理工作的最終發(fā)展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從目前的情況來(lái)看，檔案管理工作的信息化程度還是相對(duì)滯后的。一是管理檔案的計(jì)算機(jī)配置相當(dāng)落后，軟件、硬件設(shè)備都亟待更新。二是石油工程人員不能在工程現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱檔案圖紙。

五、強(qiáng)化石油企業(yè)檔案管理的措施

1、嚴(yán)格規(guī)范石油企業(yè)的檔案管理制度

石油企業(yè)檔案的整理應(yīng)該按照相應(yīng)的法規(guī)及原則進(jìn)行，不宜盲目。比較常見的法規(guī)有：《中華人民共和國(guó)檔案法》及《實(shí)施辦法》、《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》等等。

2、爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視

要想將石油企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須企業(yè)中各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能真正的意識(shí)到檔案管理的重要性，進(jìn)而檔案管理工作。

3、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

要想將石油企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須建立一支有理想、有道德、有知識(shí)、有素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍。要對(duì)他們進(jìn)行定期的教育培訓(xùn)，不斷地激發(fā)和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性和自覺性，提高其工作能力。

4、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，我國(guó)石油檔案管理的信息化程度也在不斷加強(qiáng)。但我們?nèi)匀灰ㄟ^(guò)借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)和先進(jìn)的管理理念，來(lái)改革檔案管理中那些不合適的方法和手段。為了使石油企業(yè)的檔案管理信息化更好地發(fā)展，就必須將檔案管理信息化納入企業(yè)整體信息化之中。

篇7

0引言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)越來(lái)越不適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，為了促進(jìn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展，提升檔案管理的工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)必須要轉(zhuǎn)變思路，加快檔案管理信息化進(jìn)程，推動(dòng)企業(yè)更快、更好地發(fā)展。新形勢(shì)下，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是企業(yè)進(jìn)行檔案管理改革的重要內(nèi)容，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.1 是企業(yè)信息化發(fā)展的要求

檔案是企業(yè)重要的參考資料。當(dāng)前，隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的文件和數(shù)據(jù)，是企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基礎(chǔ)，為企業(yè)提供了重要的參考依據(jù)，具有長(zhǎng)期的保存價(jià)值。

1.2 是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理發(fā)展的需要

社會(huì)形勢(shì)的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的革新，促進(jìn)了各行各業(yè)的進(jìn)步。企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)越來(lái)越不適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化管理的需求，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作對(duì)于提升企業(yè)的工作效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公自動(dòng)化具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案管理工作是企業(yè)日常工作的重要組成部分，因此要加快企業(yè)信息化管理，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需求，滿足企業(yè)的發(fā)展。隨著各類信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，企業(yè)的各類文件逐漸增加，給企業(yè)的資料查詢帶來(lái)了一定的困擾。為了促進(jìn)企業(yè)檔案資源的利用率，必須要加大檔案信息化建設(shè)。另外，由于近年來(lái)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到企業(yè)發(fā)展的方方面面，所以必須要加強(qiáng)對(duì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，提升企業(yè)檔案管理的軟硬件條件，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

1.3 工作效率及工作成本的需要

加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，有效地提升了企業(yè)的工作效率，節(jié)省了企業(yè)的工作成本。我國(guó)企業(yè)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料在收集的過(guò)程中不僅需要大量的人力、物力、財(cái)力，在查詢過(guò)程中也會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，因此阻礙了企業(yè)的發(fā)展。信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用以后，極大地提升了企業(yè)的辦事效率，為企業(yè)日后資料的查詢也提供了很大的方便。另外，由于企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案的數(shù)量也在無(wú)形之中增長(zhǎng)，這就要求企業(yè)擴(kuò)大檔案儲(chǔ)存室面積和設(shè)備，增加檔案管理人員，給企業(yè)增加了很多成本支出。信息化在檔案管理中的普及，不僅減少了企業(yè)的成本，還方便了工作人員的查詢，實(shí)現(xiàn)了資源共享，提升了工作效率。

2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 檔案管理信息化制度不夠完善

檔案管理信息化制度的完善與否也在一定程度上制約了檔案管理工作的有效進(jìn)行。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)很多企業(yè)一直采用的是傳統(tǒng)的檔案管理方法，沒有將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，因此在信息技術(shù)日益發(fā)展的今天就會(huì)出現(xiàn)很多問題，使得檔案管理工作無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，檔案在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中也沒有發(fā)揮其最大功效，甚至有些企業(yè)只是將檔案管理工作當(dāng)作一種形式，影響了企業(yè)日常管理工作的有效進(jìn)行。

2.2 檔案管理信息化建設(shè)缺乏資金支持

檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中由于缺乏資金支持，使得檔案管理信息化建設(shè)的效率不高。企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中需要大量的資金和設(shè)備作為支持。但是很多企業(yè)的檔案信息化建設(shè)由于缺少資金，使得信息化建設(shè)的步伐緩慢。另外，部分企業(yè)雖然也設(shè)置了相關(guān)的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，但是這些經(jīng)費(fèi)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理信息化建設(shè)的要求，因此影響了檔案管理信息化工作的開展。

2.3 檔案管理人員的綜合能力有待加強(qiáng)

要提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效性，必須要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。這是因?yàn)闄n案管理人員在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮著非常重要的作用。但是，在企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中仍然存在一些問題影響了檔案管理信息化建設(shè)的效率。比如，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，使得他們?cè)趯?shí)際的工作過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)多種問題，如果這些問題得不到及時(shí)解決，就會(huì)影響檔案管理的效果。此外，由于檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握不夠扎實(shí)，導(dǎo)致在使用辦公軟件的過(guò)程中就會(huì)出現(xiàn)一些問題，阻礙檔案管理信息化建設(shè)的有效進(jìn)行。因此，企業(yè)必須要提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，讓檔案管理人員逐漸學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，及時(shí)掌握一些最新的檔案管理技術(shù)，并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中來(lái)，這樣不僅能夠節(jié)省大量的時(shí)間，還能夠節(jié)約大量的人力和物力，最終還能取得較好的工作效果。

2.4 檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)缺失

檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，由于技術(shù)缺失使得檔案管理的效率得不到很快地提升。這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中面臨的一個(gè)非常重要的問題。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，需要的技術(shù)比較專業(yè)，由于人員和設(shè)備配備不到位，導(dǎo)致企業(yè)信息化建設(shè)工作不能得到有效落實(shí)。另外，由于企業(yè)信息化建設(shè)技術(shù)指導(dǎo)和技術(shù)管理缺失，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)沒有完全發(fā)揮其作用。因此，我們說(shuō)檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)和管理缺失，影響了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 建立完善的信息化檔案管理機(jī)制

完善的檔案信息化管理制度對(duì)于檔案管理工作效率的提升有著重要作用。為了建立完善的檔案管理信息化制度，可以從以下幾個(gè)方面做起：

第一，對(duì)原有紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行妥善保管，另外，還要對(duì)一些硬盤中的信息資料進(jìn)行管理，做好防火、防潮、防磁等工作；第二，要及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行備份，防止由于計(jì)算機(jī)損壞帶來(lái)的損失；第三，建立健全的檔案管理信息化使用制度，在使用檔案資料的過(guò)程中要嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，對(duì)檔案資料的使用要做好審批和登記工作，使檔案資料保持完整性和安全性，減少由于疏忽帶來(lái)的損失。

3.2 加大對(duì)檔案管理信息化的資全投入

加大資金投入是企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化的基礎(chǔ)。首先，企業(yè)要充分利用政府提供的資金支持，加快檔案管理信息化建設(shè)；其次，企業(yè)要利用現(xiàn)有的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行軟硬件設(shè)備的配備，使資金使用達(dá)到最大化。

3.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接決定了檔案管理信息化建設(shè)的效率。首先要提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和職業(yè)道德觀念；其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息化建設(shè)培訓(xùn)，提升他們的檔案管理專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐能力；再次，加強(qiáng)檔案管理人員計(jì)算機(jī)專業(yè)技能培訓(xùn)，使其掌握最基本的檔案管理辦公軟件操作技能，保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的有效進(jìn)行，進(jìn)而才能促進(jìn)企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

3.4 加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)指導(dǎo)

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效進(jìn)行依賴信息化建設(shè)的技術(shù)指導(dǎo)?？梢詮囊韵路矫婕訌?qiáng)檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)指導(dǎo)：一是明確信息化建設(shè)所需技術(shù)，只有制定了明確的目標(biāo)才能有效地指導(dǎo)實(shí)際行動(dòng)；二是聘請(qǐng)相關(guān)的技術(shù)人員或是專業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，讓檔案管理人員熟悉相關(guān)的軟件設(shè)備和硬件設(shè)備，這樣才能夠在檔案管理信息化建設(shè)中做到游刃有余。

篇8

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；技術(shù)創(chuàng)新；檔案信息需求與服務(wù)

信息對(duì)于企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新活動(dòng)的發(fā)生、展開與實(shí)現(xiàn)，有著重要的作用，同時(shí)，企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新是資源重新組合的活動(dòng)，不僅需要物質(zhì)與能量資源，而且需要對(duì)信息資源的重新配置整合，達(dá)到創(chuàng)造新事物的目的。只有積累到一定數(shù)量、質(zhì)量的信息，才能保證創(chuàng)新選擇的正確和創(chuàng)新的順利進(jìn)行。

1. 企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息需求

1.1 企業(yè)在創(chuàng)新過(guò)程中產(chǎn)生了很高的信息需求，只有全面了解企業(yè)的信息需求，檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)才能更好地提供具有針對(duì)性的檔案信息服務(wù)，才能確定提供的服務(wù)是否有效、適用。企業(yè)在技術(shù)創(chuàng)新過(guò)程中的檔案信息需求是多種多樣的，其中最主要的信息類型包括：

（1）市場(chǎng)信息。市場(chǎng)信息在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中起著引領(lǐng)技術(shù)競(jìng)爭(zhēng)、促進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新的關(guān)鍵作用。企業(yè)從事技術(shù)競(jìng)爭(zhēng)，其著眼點(diǎn)在于進(jìn)入和占領(lǐng)國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)，獲取市場(chǎng)信息則是開拓市場(chǎng)的強(qiáng)有力手段。

（2）政策信息。企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新活動(dòng)依托于國(guó)家的國(guó)情國(guó)力和國(guó)際創(chuàng)新趨勢(shì)等大環(huán)境，受到國(guó)家有關(guān)政策的調(diào)控和約束。了解政策信息是企業(yè)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)。

（3）技術(shù)信息。為避免因信息閉塞造成重復(fù)開發(fā)、結(jié)構(gòu)趨同和防止因技術(shù)上難以逾越的困難而導(dǎo)致創(chuàng)新的失敗，技術(shù)創(chuàng)新必須有技術(shù)信息的扶持。只有掌握了雄厚的科技信息，才能使本來(lái)前景難斷的創(chuàng)新項(xiàng)目轉(zhuǎn)變?yōu)槌晒υ谖盏目煽毓こ獭?/p>

（4）管理信息。管理信息是促進(jìn)企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的鑰匙。企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新不僅僅是技術(shù)問題，更是管理問題。一方面建立現(xiàn)代企業(yè)制度需要信息技術(shù)的支持，另一方面企業(yè)信息化的實(shí)施也將推動(dòng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和管理模式的變革。

（5）人才信息。經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)和技術(shù)的競(jìng)爭(zhēng)歸根結(jié)底是人才的競(jìng)爭(zhēng)，是人才數(shù)量和質(zhì)量的競(jìng)爭(zhēng)。在企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中，人才是一個(gè)至關(guān)重要的因素。沒有創(chuàng)新人才，技術(shù)創(chuàng)新就無(wú)從談起。企業(yè)的人才信息檔案應(yīng)能夠反映各種人才的基本情況，如簡(jiǎn)歷、專長(zhǎng)、教育背景等。

1.2 在企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新過(guò)程中，企業(yè)檔案是一項(xiàng)重要的信息資源。檔案是保存與延續(xù)企業(yè)文化的載體，展示和傳播企業(yè)文化是檔案信息資源開發(fā)利用的目的。檔案資源只有通過(guò)信息化，建立起多層次、多種類、跨系統(tǒng)的檔案信息資源，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值和使用價(jià)值，使檔案信息服務(wù)體系滿足企業(yè)創(chuàng)新的要求，最大限度地為企業(yè)提供準(zhǔn)確、超前和多樣性的資料信息，從而提升管理層面，提高企業(yè)整體的現(xiàn)代化管理水平。

1.3 檔案信息化建設(shè)是信息化建設(shè)的一部分，企業(yè)內(nèi)部某個(gè)部門的信息化也不是真正意義上的信息化。因此，信息化進(jìn)程中要注重檔案信息整合，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局，把檔案信息化看作是企業(yè)信息化的重要組成部分。把企業(yè)各部門的檔案信息納入相同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行管理，如 “手冊(cè)報(bào)關(guān)核銷系統(tǒng)”、“人力資源管理系統(tǒng)”、“訂單管理系統(tǒng)”、 “生產(chǎn)管理系統(tǒng)”等，采取統(tǒng)一的軟件對(duì)檔案及檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算機(jī)處理和網(wǎng)絡(luò)化管理，以整體優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享，從而達(dá)到我們所需要的企業(yè)高層與部門管理環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系的目的。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)對(duì)信息資源的深度開發(fā)和廣泛應(yīng)用，不斷提高生產(chǎn)、管理、決策的效率和水平，讓企業(yè)中高層電腦用戶能夠在輕松的人機(jī)對(duì)話中完成計(jì)算機(jī)任務(wù)的管理與決策，從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

2. 企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息服務(wù)

檔案信息服務(wù)就是為了讓人們能夠在特定時(shí)間獲取所需要的特定檔案信息而采取的服務(wù)措施。企業(yè)，作為專門的信息用戶，滿足其創(chuàng)新過(guò)程中的信息需求的關(guān)鍵是通過(guò)一切可能的途徑提供適當(dāng)?shù)母鞣N形式的信息，供其選擇、使用，這就需要檔案信息提供者提供系統(tǒng)化的信息服務(wù)。檔案信息服務(wù)部門應(yīng)該充分運(yùn)用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)和手段，綜合集成，充分整合信息資源，增強(qiáng)服務(wù)手段，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容，開拓服務(wù)領(lǐng)域，提升服務(wù)水平，提高服務(wù)質(zhì)量，為技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)體系發(fā)揮科技信息服務(wù)的有效支撐作用。筆者認(rèn)為可從以下幾方面入手：

2.1 檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)服務(wù)。

（1）在為企業(yè)提供文獻(xiàn)檔案信息服務(wù)時(shí)，檔案信息服務(wù)部門擁有的豐富的信息資源不可能原封不動(dòng)地傳遞給企業(yè)，因此應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體需求，選擇相應(yīng)的服務(wù)器。企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)配備交換機(jī)和操作平臺(tái)，建立有系統(tǒng)、完整的專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便向用戶提供特色服務(wù)。例如可以建立文件級(jí)開放目錄中心，首先由企業(yè)確定出需要包含檔案信息數(shù)據(jù)源的范圍，然后根據(jù)用戶需求，從國(guó)內(nèi)外專利數(shù)據(jù)庫(kù)中套錄企業(yè)需要的所有專利信息，制成專利數(shù)據(jù)文件和圖片，最后根據(jù)開放檔案的有關(guān)辦法對(duì)文件數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行審查，編制開放檔案目錄，把專利文件轉(zhuǎn)換成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)（包括摘要和全文信息）提供給用戶。

（2）應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，企業(yè)文書、業(yè)務(wù)部門可以隨時(shí)將形成的有查考利用價(jià)值的文件歸檔存儲(chǔ)到服務(wù)器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲(chǔ)到服務(wù)器上。當(dāng)用戶通過(guò)身份確定，就可以在企業(yè)局域網(wǎng)的任何終端檢索、瀏覽到所需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息了。標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)提供了快捷、高質(zhì)量的服務(wù)。

2.2 定題信息服務(wù)。定題信息服務(wù)，是檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)一定范圍內(nèi)的用戶對(duì)某領(lǐng)域的信息需求，確定服務(wù)主題，然后圍繞主題進(jìn)行信息的搜集、篩選、整理，以定期或不定期形式提供給用戶的一種服務(wù)。檔案信息服務(wù)人員在廣泛調(diào)查企業(yè)創(chuàng)新信息需求的基礎(chǔ)上，選擇適用面廣的主題作為服務(wù)課題，然后主動(dòng)與用戶聯(lián)系，根據(jù)用戶需求，建立信息用戶服務(wù)檔案，從而針對(duì)性地提供信息服務(wù)；或者根據(jù)企業(yè)用戶的個(gè)性化需求，及時(shí)有效地向用戶推送實(shí)用信息，幫助用戶有效地解決科研、生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的一系列難題。當(dāng)用戶將自己所需要的檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)提交以后，由專職的信息服務(wù)人員確定檢索詞，搜尋相關(guān)網(wǎng)站，經(jīng)過(guò)初步的分析、篩選、歸納、總結(jié)，最終形成用戶需要的檔案信息資源，并將這些資源以一定的語(yǔ)言格式進(jìn)行有序化整理，編輯成一個(gè)或多個(gè)方案，并通過(guò)E-mail發(fā)送到用戶郵箱中，或者上傳到服務(wù)人員個(gè)人主頁(yè)、定題信息服務(wù)主頁(yè)等，方便用戶直接上網(wǎng)瀏覽、下載、打印課題最新文獻(xiàn)。

2.3 檔案信息咨詢分析與情報(bào)研究服務(wù)。

（1）情報(bào)研究和咨詢服務(wù)是科技信息服務(wù)最主要的服務(wù)模式之一，也是企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新信息服務(wù)中應(yīng)重點(diǎn)發(fā)展的一項(xiàng)服務(wù)內(nèi)容。檔案信息服務(wù)部門應(yīng)該利用自身優(yōu)勢(shì)，不斷跟蹤、編譯世界各國(guó)重大科技計(jì)劃、政策、管理、創(chuàng)新與發(fā)展戰(zhàn)略等方面的最新資料，建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行基礎(chǔ)性情報(bào)資料的積累與分析，為開展信息咨詢與情報(bào)研究工作奠定基礎(chǔ)。進(jìn)而結(jié)合企業(yè)自身情況，進(jìn)行不同層次的研究與開發(fā)，包括項(xiàng)目跟蹤研究、技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)預(yù)測(cè)研究、評(píng)估研究、發(fā)展對(duì)策研究等，直接參與企業(yè)的科研生產(chǎn)活動(dòng)，起到企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的參謀、“耳目”、“尖兵”的作用。

（2）隨著企業(yè)創(chuàng)新機(jī)制的加強(qiáng)，企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)力度在不斷加大，企業(yè)檔案信息服務(wù)部門要相應(yīng)加強(qiáng)對(duì)科技檔案和知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的保護(hù)，積極為企業(yè)自主創(chuàng)新服務(wù)。企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的最終目的是促使企業(yè)形成持續(xù)自主的技術(shù)創(chuàng)新能力，是培育企業(yè)的持續(xù)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。而有效利用信息情報(bào)在技術(shù)創(chuàng)新中相當(dāng)重要，信息情報(bào)的收集、整理、分析和預(yù)測(cè)已成為技術(shù)創(chuàng)新的必要手段。企業(yè)檔案信息服務(wù)部門應(yīng)調(diào)整自身的工作方法和方式，圍繞市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)所關(guān)注的科技、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展問題，開展調(diào)查，提高分析水平，為企業(yè)決策提供服務(wù)。

2.4 提供培訓(xùn)服務(wù)。提高員工的信息素質(zhì)是增強(qiáng)企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新能力的重要手段之一。檔案信息服務(wù)部門可以定期舉行各種活動(dòng)，通過(guò)開辦網(wǎng)上課堂，或是利用電子閱覽室定期授課等方式為企業(yè)提供檔案信息技術(shù)、信息理論、信息檢索等方面的培訓(xùn)，進(jìn)而提高企業(yè)員工的檔案信息素質(zhì)，使其了解檔案信息資源的種類、形式和檢索方法，掌握檔案信息的社會(huì)地位、作用、影響，利用檔案信息進(jìn)行科學(xué)研究，利用文本和多媒體報(bào)告研究成果，從而推動(dòng)企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的進(jìn)程，更有效地實(shí)施檔案信息化管理工作，為企業(yè)自主創(chuàng)新和實(shí)施知名品牌戰(zhàn)略服務(wù)。

企業(yè)檔案信息部門要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，摸清家底，開拓進(jìn)取，超前介入企業(yè)管理流程，全方位參與企業(yè)信息化建設(shè)，將自身融入信息系統(tǒng)，使檔案工作與企業(yè)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、施工、管理等工作流程相銜接，以加強(qiáng)對(duì)企業(yè)各種類型文件材料運(yùn)行的監(jiān)控。還應(yīng)積極參與國(guó)際質(zhì)量認(rèn)證體系的貫標(biāo)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的制度化、規(guī)范化管理，建立和完善企業(yè)檔案自動(dòng)化系統(tǒng)，積極主動(dòng)地從各個(gè)渠道獲取并綜合處理各類信息，編制出有一定水平的綜合性、專題性的報(bào)告供企業(yè)決策者分析和判斷，提高服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

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