時間：2023-03-02 15:03:10
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇業(yè)務(wù)檔案管理論文，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
目前高校教師業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀很不樂觀，主要表現(xiàn)在：意識淡薄，缺乏開放性；管理混亂，缺乏共享性；更新不及時，缺乏時效性；管理手段落后，缺乏現(xiàn)代化。再結(jié)合筆者在高校的工作經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)高校教師業(yè)務(wù)檔案管理方面存在的問題，同時對這些問題進(jìn)行深入的思考，進(jìn)而產(chǎn)生一個設(shè)想，就是研究開發(fā)高效、安全、簡便的管理系統(tǒng)。筆者通過調(diào)查、研究分析，對、SQLServer2005數(shù)據(jù)庫管理進(jìn)行深入學(xué)習(xí)、研究，進(jìn)一步研究、開發(fā)科學(xué)高校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)。
2相關(guān)內(nèi)涵界定
所謂教師業(yè)務(wù)檔案，通常情況下是指教師個人在教育、教學(xué)和科研等方面，形成的各種材料記錄，這種材料記錄往往具有保存價值，通過這些材料記錄可以進(jìn)一步反映教師的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作業(yè)績等。教師業(yè)務(wù)檔案一方面可以真實地反映教師的個人情況，另一方面可以展現(xiàn)學(xué)校的整體素質(zhì)、師資隊伍結(jié)構(gòu)和辦學(xué)水平等，為高職院校師資隊伍建設(shè)、教育教學(xué)改革、職稱評審、學(xué)校各項評估等工作提供了真實可靠的依據(jù)。
3系統(tǒng)功能需求分析
對于高校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)來說，其用戶類型通常情況下主要包括普通的教師和系統(tǒng)管理員。其中，教師的功能表現(xiàn)為：編輯、查詢和修改本人的信息，同時可以對本人的登錄密碼進(jìn)行修改。對于系統(tǒng)管理員來說，其功能需求主要表現(xiàn)為：一方面具有教師的所有功能，另一方面能夠查詢、修改所有的用戶數(shù)據(jù)，同時能夠注冊新用戶，并且可以對用戶進(jìn)行刪除操作等。對于教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)來說，其基本功能主要包括：查詢、輸入和存儲教師信息，并且教師可以添加、更新個人的信息，同時可以設(shè)定和修改密碼；對于管理員來說，能夠?qū)?shù)據(jù)庫進(jìn)行更新、刪除、添加等操作。在設(shè)計方面，利用模塊化方式對管理系統(tǒng)進(jìn)行處理，將整個系統(tǒng)的各個功能劃分為若干個模塊，通過對模塊進(jìn)行開發(fā)和設(shè)計，完成系統(tǒng)的修改與更新，同時維護(hù)數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而在一定程度上滿足用戶添加、刪除、更新、查詢和打印相關(guān)數(shù)據(jù)的需要。根據(jù)需求分析該系統(tǒng)設(shè)計了以下功能模塊：教師個人信息、任課信息、科技項目信息、論文信息、著作信息、社會兼職信息、學(xué)術(shù)團(tuán)體兼職信息、國內(nèi)進(jìn)修學(xué)習(xí)信息、出國（境）學(xué)習(xí)工作信息、專家信息、教師教學(xué)工作量、教師業(yè)務(wù)考評信息、教師實踐經(jīng)歷和管理工作信息。
4系統(tǒng)總體設(shè)計思路
高校教師業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)基于B/S體系結(jié)構(gòu)，真正實現(xiàn)零客戶端。采用瀏覽器/應(yīng)用服務(wù)器/數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的分層體系結(jié)構(gòu)開發(fā)設(shè)計該系統(tǒng)，無需安裝相應(yīng)的客戶端，進(jìn)而在一定程度上方便了用戶的使用和管理。為了保證數(shù)據(jù)的安全性與交互性，系統(tǒng)采用SQLServer2005，對數(shù)據(jù)進(jìn)行儲存、檢索和維護(hù)等管理。該系統(tǒng)具有良好的兼容性，同時能夠容納大量的專業(yè)知識，在安全性、準(zhǔn)確性、運行速度等方面表現(xiàn)得尤為突出，在一定程度上為客戶端提供快速、穩(wěn)定的運行環(huán)境。前臺的開發(fā)工具選擇MicrosoftVisualStudio2005，該開發(fā)語言由Microsoft公司推出，并且基于.NET2.0框架，這一開發(fā)平臺具有較強(qiáng)的戰(zhàn)略性，Microsoft公司所有的編程語言的開發(fā)環(huán)境被框架統(tǒng)一起來，并且可以創(chuàng)建、配置和運行Web服務(wù)以及Windows平臺，可以很好地連接SQLServer2005。它以構(gòu)件化方式進(jìn)行開發(fā)，統(tǒng)一了接口，并且訪問簡單、升級容易、易擴(kuò)充等，在一定程度上迎合了當(dāng)今IT技術(shù)的發(fā)展方向。在傳統(tǒng)的客戶/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上研究開發(fā)出B/S (Browser/Server)模式的三層架構(gòu)模式，這一模式具有嚴(yán)格的分層定義，首先對整個軟件系統(tǒng)進(jìn)行分解，將其分成相對簡單的小分塊，每一層只實現(xiàn)系統(tǒng)相應(yīng)層的功能，相鄰層對應(yīng)的功能模塊通過相互調(diào)用的方式完成層間的交互，由接口完成信息的傳遞。系統(tǒng)功能利用三層架構(gòu)來實現(xiàn)，在一定程度上為系統(tǒng)提供一個可行性方案，對于程序設(shè)計人員來說，可以方便地將該方案轉(zhuǎn)換為實現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)功能的B/S模式，這一計算方式由傳統(tǒng)的C/S發(fā)展起來。對應(yīng)于三層架構(gòu)的多層結(jié)構(gòu)，其含義是一樣的，只是細(xì)節(jié)有所不同。三層分別是：表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)訪問層。三層之間的關(guān)系主要表現(xiàn)為：通過訪問數(shù)據(jù)庫操作層提供的接口，業(yè)務(wù)邏輯層可以對數(shù)據(jù)庫操作層進(jìn)行訪問，對于同樣的數(shù)據(jù)庫操作層來說，訪問數(shù)據(jù)庫訪問層則是通過訪問數(shù)據(jù)庫訪問層提供的接口來實現(xiàn)，對于客戶端來說，通過界面層對業(yè)務(wù)邏輯層進(jìn)行訪問。在三層架構(gòu)之間派生類去實現(xiàn)接口，對派生類的方法和屬性進(jìn)行調(diào)用，并且三層之間可以相互調(diào)用。
5結(jié)束語
關(guān)鍵詞：檔案管理;物資企業(yè);應(yīng)用;改進(jìn)
1檔案的價值
檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中直接形成的歷史記錄。檔案在內(nèi)容上是原始記錄，是信息和知識的源頭，一旦形成一般不能隨意修改。檔案不僅內(nèi)容紛繁，而且種類多樣，如文書檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。檔案的價值是檔案在利用過程中產(chǎn)生的實際效益。
1.1歷史文化價值
檔案的價值是“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”。檔案作為一種特殊的文獻(xiàn)，是人類活動的產(chǎn)物，具有特殊的價值，其憑證價值是任何資料都無法替代的。檔案的珍貴在于原始性、真實性和多樣性。
1.2經(jīng)濟(jì)價值
對于人事檔案和業(yè)務(wù)檔案來說，人事檔案記錄著一個人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職務(wù)職稱以及個人的基本信息。這些材料已經(jīng)成為很多商家關(guān)注的目標(biāo)，往往擁有的信息越多，商家謀利的概率也就越高。業(yè)務(wù)檔案被視為企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，是企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的組成部分，具有極高的市場價值。
1.3情報價值
傳統(tǒng)的檔案信息主要發(fā)揮參考價值和憑證價值。如今，越來越多的人已經(jīng)意識到檔案材料作為一種知識資源所具有的情報價值。企業(yè)檔案是企業(yè)知識的重要組成部分，其完整的記錄了企業(yè)的宏觀和微觀發(fā)展情況，具有無可比擬的資源優(yōu)勢，也是情報信息的重要來源。
2檔案管理在物資企業(yè)經(jīng)營中的作用
物資企業(yè)的檔案是在各項生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理是物資企業(yè)管理的一部分，是保存企業(yè)歷史真實面貌的一項重要工作。
2.1參考作用
檔案是物資企業(yè)發(fā)展的重要憑據(jù)，是企業(yè)發(fā)展的原始記錄。對重大項目的實施方案、計劃、策略、業(yè)務(wù)的評審材料等進(jìn)行保管，可為后續(xù)物資管理型企業(yè)的發(fā)展提供參考。
2.2憑證作用
由于財務(wù)的原始記錄即原始憑證，是記載各單位經(jīng)濟(jì)活動的最初的書面材料。通過一定的單、表、卡片、臺賬等形式反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，是企業(yè)會計核算中最原始、最基本、使用最多、數(shù)量最龐大的憑證材料，是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算的重要依據(jù)。財務(wù)檔案有很強(qiáng)的憑證依據(jù)性，不僅是經(jīng)濟(jì)決策的重要依據(jù)，還對保護(hù)國家財產(chǎn)、執(zhí)行國家財經(jīng)紀(jì)律起到監(jiān)督作用。
2.3可追溯作用
當(dāng)物資企業(yè)與其他企業(yè)發(fā)生糾紛、訴訟時，檔案可發(fā)揮證據(jù)作用，提供了與爭議企業(yè)進(jìn)行談判及可追溯的依據(jù)。
3檔案管理存在問題
3.1重視不夠
長期以來，部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、一收一放的事務(wù)性工作，不是主要工作，不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，無法適應(yīng)企業(yè)追求精細(xì)管理的需要。
3.2標(biāo)準(zhǔn)化程度較低
對檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化重要性認(rèn)識不足，檔案部門所執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)與國家標(biāo)準(zhǔn)有所偏差。一些基層檔案管理人員認(rèn)為檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化只是推薦實行而不是強(qiáng)制執(zhí)行，其價值和意義不大，所以沒有嚴(yán)格執(zhí)行。在檔案的處理、保存和管理等細(xì)節(jié)上，僅是執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理的一部分規(guī)定，管理過程粗放。
3.3隊伍建設(shè)方面
隨著企業(yè)管理信息化水平不斷提高，為檔案管理提供了先進(jìn)的科技手段，也對檔案管理人員提出了新的要求。由于企業(yè)將發(fā)展重點放在經(jīng)營上，對檔案工作重視支持不夠，導(dǎo)致愿意投身檔案管理事業(yè)的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長期缺乏專業(yè)培訓(xùn)而致使業(yè)務(wù)能力無法適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需求。
3.4電子歸檔實施效果不佳
信息技術(shù)在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用實現(xiàn)了社會的快速化、智能化建設(shè)。目前許多企業(yè)的歸檔已將紙質(zhì)檔案改為電子檔案，更有利于保存、分類和整理。但是，由于信息技術(shù)在檔案應(yīng)用上不夠普及，檔案人員思想認(rèn)知不清，操作技術(shù)不熟，導(dǎo)致由紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變承接不夠全面，制約了檔案硬件的更新?lián)Q代。
4改進(jìn)檔案管理的措施
4.1做好檔案宣傳，強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平
利用多種形式宣傳檔案的歷史文化價值、經(jīng)濟(jì)價值、情報價值，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，取得各方面的高度重視和支持。檔案人員要樹立服務(wù)觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)質(zhì)量高低是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
4.2加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
要保證檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量，加強(qiáng)對檔案標(biāo)準(zhǔn)化實施的培訓(xùn)和監(jiān)督。培訓(xùn)和監(jiān)督可以由檔案行政管理部門組織，更新檔案標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)知識，及時糾正標(biāo)準(zhǔn)化實施過程中偏離標(biāo)準(zhǔn)的做法，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化活動正常有序的開展。
4.3建立健全檔案工作規(guī)章制度
完善的制度是進(jìn)行高效管理的手段，任何一項工作的順利開展，都需要相關(guān)的制度做保障。檔案部門應(yīng)建立健全檔案的歸檔制度、保管制度、保密制度、查閱制度及利用制度，并納入崗位責(zé)任中監(jiān)督考核。
4.4加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)
提高檔案管理專業(yè)性，增強(qiáng)檔案人員的的責(zé)任感與使命感，不斷提升專業(yè)能力，培養(yǎng)高度的職業(yè)敏感性，及時做好檔案歸檔工作。企業(yè)應(yīng)重視對檔案管理人員的選拔，定期對其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，保證持證上崗，建設(shè)一支具有較高專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)的檔案管理隊伍。
4.5加快檔案的信息化建設(shè)
關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險社保業(yè)務(wù)檔案管理
1維護(hù)社會保險檔案，保護(hù)職工權(quán)益
隨著群眾養(yǎng)老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權(quán)益無法得到保障，并在實踐中產(chǎn)生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養(yǎng)老保險統(tǒng)籌工作，由于當(dāng)時技術(shù)手段比較落后，加上對業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費工資和繳費年限確認(rèn)工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊、企業(yè)職工養(yǎng)老保險卡、補(bǔ)繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關(guān)材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險權(quán)益。
隨著國有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關(guān)系、中斷繳費情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關(guān)規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當(dāng)?shù)氐酿B(yǎng)老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險繳費情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細(xì)繳費情況的職工養(yǎng)老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險卡，重新為她補(bǔ)辦了養(yǎng)老保險手冊，恢復(fù)了繳費情況。
2社會保險業(yè)務(wù)規(guī)范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補(bǔ)辦養(yǎng)老保險手冊，保證其繼續(xù)參保。
社保業(yè)務(wù)檔案對參保人員十分重要，但是業(yè)務(wù)檔案管理工作對社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來說還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，保定市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設(shè)、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業(yè)務(wù)檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫房從無到有；業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容由簡單到豐富；并把業(yè)務(wù)檔案管理工作列入長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計劃及有關(guān)人員的崗位職責(zé)中，把業(yè)務(wù)檔案工作作為社保管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。
為規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)社會保險業(yè)務(wù)檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，同時對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范管理提出了明確要求，推動社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)一步開展。
社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。保定市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險費多。改制時，職工強(qiáng)烈要求其補(bǔ)繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險費，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險繳費分解表，社保機(jī)構(gòu)為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準(zhǔn)確數(shù)字。企業(yè)補(bǔ)繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險，企業(yè)職工的合法權(quán)益得到了保障。
3社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化
社保業(yè)務(wù)檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發(fā)社會保險待遇的重要憑據(jù)。實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，直接關(guān)系到參保單位和參保職工的合法權(quán)益和切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵在于實現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化。
3.1統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等七項業(yè)務(wù)檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務(wù)情況的實際需要，業(yè)務(wù)檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。
3.2統(tǒng)一檔案室標(biāo)準(zhǔn)。檔案室是社保業(yè)務(wù)檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調(diào)、計算機(jī)等專用設(shè)備。
3.3統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結(jié)合本所業(yè)務(wù)職責(zé)，社會保險業(yè)務(wù)檔案共分六類三十八項，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的收集、積累、整理、保管、應(yīng)用、查詢服務(wù)工作。
保定市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還要求對社保業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中清理。各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進(jìn)行鑒定整理、組卷歸檔。
【摘要】隨著我國會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展,會計業(yè)務(wù)執(zhí)行主體發(fā)生了變化,使得會計檔案的管理工作也發(fā)生了變化,手工會計下所采用的檔案管理辦法已不適應(yīng)電算化會計的需要。因此,必須加強(qiáng)會計電算化系統(tǒng)的檔案建設(shè),即加快會計檔案管理的信息化建設(shè),以適應(yīng)新時期會計電算化提出的新要求,建好用好電子財務(wù)檔案,提高財務(wù)檔案管理工作水平和財務(wù)管理工作效率,更好的服務(wù)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。
【關(guān)鍵詞】財務(wù)檔案電算化檔案管理信息化
所謂會計電算化,是指計算機(jī)技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用,即采用電子計算機(jī)替代人工記賬、算賬、報賬,以及對會計信息進(jìn)行分析和利用的工程。會計電算化后,提高了會計核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率,減輕財會人員的勞動強(qiáng)度,使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來,更好地參與單位的經(jīng)營決策,加強(qiáng)財務(wù)管理。加強(qiáng)會計檔案管理信息化是企業(yè)會計電算化改革和發(fā)展的客觀需要,是時展的必然,是會計檔案管理發(fā)展方向。管好用好財務(wù)檔案是企業(yè)財會工作向高水平發(fā)展的重要前提。
一、會計電算化特點
1、數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化
在傳統(tǒng)手工會計工作環(huán)境下,科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表、借貸試算平衡以及相關(guān)的財務(wù)報表分析均需要進(jìn)行人工匯總計算,使得財務(wù)人員的工作量很大,同時也容易造成數(shù)據(jù)上的計算錯誤。在電算化會計環(huán)境下,只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計算機(jī)財務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會計分錄,通過憑證的審核、修改、確認(rèn)由計算機(jī)自動完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機(jī)自動完成,同時可以根據(jù)需要生成會計報表,這大大降低了財務(wù)人員的工作量,也避免了計算加總等工作出現(xiàn)的錯誤。
2、數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)發(fā)生了變化
手工會計方式下,數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現(xiàn)記錄錯誤的可能性加大,而且同一類數(shù)據(jù)可能會重復(fù)多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”介質(zhì),保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間,還需進(jìn)行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會計工作環(huán)境下,數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤”,磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間,也使數(shù)據(jù)存取方便,同時通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外,還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性,需要對磁盤進(jìn)行備份工作。
二、會計電算化會計檔案的特點
眾所周知,傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴(yán)肅性,不得隨意篡改。在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中,財務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子財務(wù)檔案,實現(xiàn)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,是搞好企業(yè)財務(wù)檔案管理的必然選擇。各級企事業(yè)單位實行會計電算化以后,由于產(chǎn)生了許多依附于計算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件,財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調(diào)閱均在計算機(jī)上完成,隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本文根據(jù)工作的實踐,總結(jié)出會計電算化會計檔案具有以下顯著特點。
第一,較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案,會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。
第二,傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性,而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。
第三,會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張,更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。
第四,電子財務(wù)檔案便于計算、分析,快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財務(wù)檔案上網(wǎng),通過計算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要,達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
第五,電子財務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞。
正如上面所述,電子財務(wù)檔案或財務(wù)檔案信息化有很多優(yōu)點,但也有不足的一面。如具有系統(tǒng)依賴性,即需要一定的軟硬件環(huán)境支持,只能在特定的條件下才能打開,不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點,同時它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響,即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實行電算化的時間越長,會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多,即會計電算化檔案更需要科學(xué)的管理。因此,即使實現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔。
三、電算化會計檔案工作的內(nèi)容
1、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理,建好數(shù)據(jù)庫,并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)
檔案信息的數(shù)字化是整個檔案管理信息化的基礎(chǔ),其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體,實現(xiàn)檔案管理的信息化,必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務(wù)檔案室就是財務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地,是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上,必須建立企業(yè)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫,可以按企業(yè)財務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫,如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會計賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立,立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入,將本單位的財務(wù)檔案資料都錄入計算機(jī)。
2、搞好財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),提高檔案使用效率
檔案的最大價值在于利用,檔案管理信息化的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò),一方面可以將業(yè)務(wù)上級的文檔以及本級各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫,減少檔案人員的重復(fù)錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù),也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務(wù)檔案信息咨詢。總之,網(wǎng)絡(luò)財務(wù)檔案的在線管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時空差,實現(xiàn)財務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越,整合財力資源、人力資源,提高財務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。
3、搞好財務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè),做到定量分析與定性分析相結(jié)合,科學(xué)管理使用檔案
財務(wù)檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸,最終要提供給各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財務(wù)人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗來處理問題是不行的,必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ),以計算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段,建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對一個問題提出多種方案,并對方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化,最大限度地提高財務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。
四、如何做好電算化會計檔案工作
電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物,又是電算化會計活動的客觀表現(xiàn),在經(jīng)濟(jì)活動中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續(xù)進(jìn)行的保證,是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證,是電算化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。因此,必須做好會計憑證的收集和整理、會計賬簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理。
1、加強(qiáng)企業(yè)財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應(yīng)該由財務(wù)部門和檔案部門人員共同協(xié)商,分別從財務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)空缺或重疊,提高效率。在財務(wù)軟件方面,應(yīng)采用一定的安全保密措施,實行電子簽單制度,建立和健全財務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財務(wù)軟件升級,保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。
2、做好電算化會計檔案的收集
所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)(如一個會計年度),把計算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤上,從而形成脫離于原計算機(jī)系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號;財務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。
3、做好電算化會計檔案的管理與保存
由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名,貼上保護(hù)字樣,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起的整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。
此外,還應(yīng)注意電算化會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯誤。因此,本文建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
4、做好電算化會計檔案的整理和利用
電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位、本部門進(jìn)行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析,從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢,使決策者在遵循市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實現(xiàn)會計電算化會計檔案的再利用。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級,我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況:(1)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號一致,此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。
5、提高財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
財務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程,始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案干部隊伍,是財務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。財務(wù)部門要補(bǔ)充具有計算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員,逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況,滿足信息化建設(shè)工作的需要;加強(qiáng)財務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育,以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強(qiáng)財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高其掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。建立合理的財務(wù)檔案管理人員的效績考核評價規(guī)定,對財務(wù)檔案管理信息化能力強(qiáng)、成績好的單位和個人要及時進(jìn)行表彰,激勵大家學(xué)信息化、用信息化。此外,還要對計算機(jī)信息化技術(shù)人員進(jìn)行一定的檔案工作、財務(wù)管理工作知識和技能的介紹,使其了解財務(wù)檔案工作的客觀規(guī)律,更好地為財務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。
五、電算化會計檔案應(yīng)注意的問題
1、實行會計電算化之后,存貯在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份
根據(jù)《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定,賬務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù);用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封;備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi),存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯;雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點保管。
2、會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患
會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計算機(jī)。計算機(jī)系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性,一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因,將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理,會計工作不能進(jìn)行。數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、高效主要依賴于財務(wù)軟件的質(zhì)量和性能。一旦軟件質(zhì)量出現(xiàn)問題將會影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度。一旦程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒,將會嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全,若不能及時排除病毒很有可能擴(kuò)大損失。會計數(shù)據(jù)主要保存在計算機(jī)的磁盤或者外在軟盤、光盤中,一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞,保存的會計數(shù)據(jù)將會丟失,如果沒有相關(guān)備份的話,將給會計電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失,嚴(yán)重影響到企業(yè)的會計工作。磁性介質(zhì)以磁信號存儲信息,如果數(shù)據(jù)被人惡意修改不會留下任何痕跡。所以我們還應(yīng)對整個計算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作,如計算機(jī)病毒的防范。
3、電算會計檔案必要有專人管理
會計電算化系統(tǒng)的實施主體是“人”,但無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良,規(guī)章制度如何完善,作為電算化會計系統(tǒng)實施主體的“人”不能發(fā)揮作用,有制度而不去執(zhí)行,甚至惡意地修改軟件程序,修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù),非法取得口令,都是不行的。因此,企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對檔案工作人員的選用與培養(yǎng),增強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平,達(dá)到電算會計檔案管理系統(tǒng)的主體誠信。這就要求會計電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時所產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應(yīng)由專人管理,并制定相應(yīng)的管理制度。
4、加強(qiáng)會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)
網(wǎng)絡(luò)安全性的指標(biāo)主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財務(wù)數(shù)據(jù)的讀取;起用防火墻,隔離會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系,限制外界透過防火墻對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行非法訪問;采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理以防止由于遮蔭問題、設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患,保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運行。
（一）高校檔案真切的還原了學(xué)生在校時期的成長歷程及行為表現(xiàn)
高校檔案管理的確立不僅包括了入學(xué)之初的學(xué)籍信息、在學(xué)校學(xué)習(xí)期間的德育素質(zhì)的積累及其文化科學(xué)水平的提升，同時也記載了在學(xué)生成長的關(guān)鍵時期其心智與思想逐漸完善的整個歷程。這是一份沒有經(jīng)過任何修飾的成長記實錄，是一份寶貴的信息檔案。通過對其進(jìn)行完整的數(shù)據(jù)及文件記錄，企業(yè)用人單位可以很好的了解學(xué)生在學(xué)校期間的行為表現(xiàn)，從真正意義上體會其思想的全面性，并依此為依據(jù)，考察其是否符合崗位的基本需求。
（二）高校檔案管理有著其本身存在的權(quán)威性，具有較強(qiáng)的參考價值
高校檔案管理的保密性及其實行的檔案轉(zhuǎn)接制度，大大減少了檔案信息被篡改的可能。即使需要檔案資料信息的修改或者將其開封也需要相關(guān)部門出具各種證明來證明其合理性，而這些都會有相應(yīng)的較為詳細(xì)的記錄。因此，高校檔案有著其特有的權(quán)威性與不可質(zhì)疑性，具有較強(qiáng)參考價值的同時也被用人單位視為學(xué)生在學(xué)校表現(xiàn)的唯一可靠憑證。
（三）高校檔案管理的存在為企業(yè)招聘與學(xué)生的擇業(yè)提供了雙向的機(jī)會
我國教育模式與就業(yè)機(jī)制的轉(zhuǎn)變使得原有的就業(yè)體系逐漸被新時期供求關(guān)系失衡下的雙向選擇取代。一方面，企業(yè)在人才招聘時得到學(xué)生的唯一也是第一手資料就是高校畢業(yè)檔案，如果檔案記載中學(xué)生表現(xiàn)良好，符合崗位需求，那么面試機(jī)會隨之而來，反之，一旦文件檔案記載內(nèi)容與用人單位需求有著一定的沖突，那么也就意味著這個工作機(jī)會也就失去了。因此，作為用人方與應(yīng)聘者之間的單一媒介，高校檔案在很大程度上成為了決定學(xué)生就業(yè)成功與否的關(guān)鍵。
二、我國高校檔案管理在企業(yè)人才隊伍組建中存在的主要弊端
（一）學(xué)生檔案保存與調(diào)動缺乏相對明確的管理規(guī)章制度
一方面，為了提高高校就業(yè)率，一些學(xué)校針對學(xué)生在校表現(xiàn)進(jìn)行了檔案“修正”，更改原有不良行為記錄的同時也將許多與學(xué)生就業(yè)有關(guān)的證書等放入檔案內(nèi)，導(dǎo)致檔案在高校保存期間已經(jīng)缺乏了原有的準(zhǔn)確性。另一方面，高校畢業(yè)生檔案的存檔內(nèi)容大都涉及其入學(xué)的材料、在學(xué)期間所得獎勵，有無記過處分、黨員身份證明等，這些資料的添加有著一定的客觀存在性，但從這種角度來看往往不能很好的了解到學(xué)生在校期間的種種表現(xiàn)。我國現(xiàn)階段的檔案管理工作僅僅對學(xué)生長大那一時刻取得的成就進(jìn)行了封檔保存，而完全忽視了在其成長過程中心路歷程的艱辛，從而導(dǎo)致高校檔案在學(xué)生就業(yè)中產(chǎn)生了相對較差的可參照性。
（二）高校檔案在轉(zhuǎn)接管理中存在嚴(yán)重的混亂現(xiàn)象
高校學(xué)生畢業(yè)后面臨著繁重的檔案轉(zhuǎn)接問題。第一，畢業(yè)生在找到工作后就需要將檔案轉(zhuǎn)到企業(yè)內(nèi)部，然而由于缺乏相對明確的檔案意識，檔案轉(zhuǎn)接時沒有準(zhǔn)確的企業(yè)地址或者檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)到企業(yè)但找不到相關(guān)部門接收。第二，畢業(yè)生頻繁的更換工作，檔案投遞地址一欄如果隨意變動必然導(dǎo)致檔案的丟失。第三，一些外地學(xué)生在校期間已將戶口轉(zhuǎn)至學(xué)校所在地，然而畢業(yè)后卻將檔案轉(zhuǎn)回原籍，戶口與檔案所在地出現(xiàn)了分歧，如果不及時做好處理，很可能使其檔案逐漸發(fā)展成為不明檔案，這些都為檔案管理工作的轉(zhuǎn)接增添了不必要的混亂因素。
三、企業(yè)人才隊伍組建對高校檔案管理的基本要求
（一）創(chuàng)建完善的高校檔案管理體系
一方面，針對學(xué)生的檔案管理明確制度，將檔案記錄的范圍擴(kuò)展到學(xué)生在校成長經(jīng)歷等范圍，以便用人單位進(jìn)行參考。另一方面，針對一些學(xué)校修改后的“偽檔案”，相關(guān)政府部門要做到實時的監(jiān)督，使其透明化，盡量保證檔案在校管理期間的科學(xué)準(zhǔn)確性。
（二）加大對社會檔案轉(zhuǎn)接部門的資金及政府支持
高校學(xué)生畢業(yè)期間是檔案轉(zhuǎn)接的高峰期，也是以檔案為媒介建立校企聯(lián)合制度的關(guān)鍵時期。因此，政府要在此時給予相關(guān)檔案轉(zhuǎn)接部門適當(dāng)?shù)馁Y金及政策支持，以確保檔案轉(zhuǎn)接的準(zhǔn)時與順暢。此外，相關(guān)檔案部門有必要成立專門的督查小組，針對轉(zhuǎn)接出去的檔案進(jìn)行有效的核對。一旦發(fā)生檔案地址驟然改變或者其他紕漏就可以做到及時的更正，從而在很大程度上保障了畢業(yè)生的利益，同時也確保了企業(yè)人才隊伍組建中人才選拔的可靠實施。
（三）在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案關(guān)系的定向信息反饋
第一，企業(yè)對招聘人員進(jìn)行職位表現(xiàn)的直接反饋，學(xué)?；蛘呦嚓P(guān)部門應(yīng)將其填充到檔案中，以便于以后用人單位的查閱。第二，高校也可以針對反饋信息對學(xué)生的培養(yǎng)方案進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，真正實現(xiàn)高校與企業(yè)人才的無縫對接。第三，各大高校學(xué)生也可以根據(jù)學(xué)校已得到的反饋信息，總結(jié)其自身的缺點，重新確立就業(yè)目標(biāo)。從某種角度愛看，這也是高校檔案管理制度為企業(yè)人才的選拔做出的成功戰(zhàn)略變革。
四、總結(jié)
關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險社保業(yè)務(wù)檔案管理
一、維護(hù)社會保險檔案，保護(hù)職工權(quán)益
隨著群眾養(yǎng)老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權(quán)益無法得到保障，并在實踐中產(chǎn)生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養(yǎng)老保險統(tǒng)籌工作，由于當(dāng)時技術(shù)手段比較落后，加上對業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費工資和繳費年限確認(rèn)工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊、企業(yè)職工養(yǎng)老保險卡、補(bǔ)繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關(guān)材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險權(quán)益。
隨著國有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關(guān)系、中斷繳費情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的**，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，**成為市水泥廠的一名正式職工。按照有關(guān)規(guī)定，1987年1月**參加了當(dāng)?shù)氐酿B(yǎng)老保險。1998年**離開去了新疆打工。2009年，**從新疆特地趕回到市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險繳費情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？**的心里忐忑不安。來到社保所，檔案員根據(jù)**的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載**詳細(xì)繳費情況的職工養(yǎng)老保險卡。**一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。市社保所依據(jù)**的養(yǎng)老保險卡，重新為她補(bǔ)辦了養(yǎng)老保險手冊，恢復(fù)了繳費情況。
二、社會保險業(yè)務(wù)規(guī)范化管理
在市，類似**的情況非常的多，在養(yǎng)老保險手冊丟失的情況下，市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補(bǔ)辦養(yǎng)老保險手冊，保證其繼續(xù)參保。
社保業(yè)務(wù)檔案對參保人員十分重要，但是業(yè)務(wù)檔案管理工作對社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來說還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設(shè)、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業(yè)務(wù)檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫房從無到有；業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容由簡單到豐富；并把業(yè)務(wù)檔案管理工作列入長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計劃及有關(guān)人員的崗位職責(zé)中，把業(yè)務(wù)檔案工作作為社保管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。
為規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)社會保險業(yè)務(wù)檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，同時對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范管理提出了明確要求，推動社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)一步開展。
社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險費多。改制時，職工強(qiáng)烈要求其補(bǔ)繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險費，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險繳費分解表，社保機(jī)構(gòu)為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準(zhǔn)確數(shù)字。企業(yè)補(bǔ)繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險，企業(yè)職工的合法權(quán)益得到了保障。
三、社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化
社保業(yè)務(wù)檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發(fā)社會保險待遇的重要憑據(jù)。實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，直接關(guān)系到參保單位和參保職工的合法權(quán)益和切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵在于實現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化。
3.1統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等七項業(yè)務(wù)檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務(wù)情況的實際需要，業(yè)務(wù)檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。:
3.2統(tǒng)一檔案室標(biāo)準(zhǔn)。檔案室是社保業(yè)務(wù)檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。為此，市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調(diào)、計算機(jī)等專用設(shè)備。
3.3統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結(jié)合本所業(yè)務(wù)職責(zé)，社會保險業(yè)務(wù)檔案共分六類三十八項，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的收集、積累、整理、保管、應(yīng)用、查詢服務(wù)工作。
1 醫(yī)療檔案及其數(shù)字化管理的內(nèi)容
醫(yī)療檔案是病人到醫(yī)院就診時，對醫(yī)務(wù)工作人員給出的醫(yī)療文書、檢驗報告、影像資料、處方等進(jìn)行整理和歸檔得到的材料，材料內(nèi)不僅應(yīng)清楚的記錄病人基本信息，如：姓名、性別、年齡、家庭住址和聯(lián)系方式等；而且還應(yīng)清楚記錄病人每次就診時的診斷、所用藥物、經(jīng)治醫(yī)生的資歷等。信息化管理指把以上信息轉(zhuǎn)化為電子信息并在統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行登記、分類和歸檔。這種信息能夠在一個平臺內(nèi)共享，使得病人在不同醫(yī)院就診時都能夠顯示患者的診療經(jīng)過，為醫(yī)生的診斷和治療提供便利，同時也為病人節(jié)省大量的支出。同時，信息化管理還需要專業(yè)的計算機(jī)工作人員對軟件系統(tǒng)和平臺進(jìn)行維護(hù)，從而保障其正常、安全、有效地運行。
2 傳統(tǒng)醫(yī)療檔案的管理存在一系列問題
2.1 工作人員缺乏專業(yè)素質(zhì)
一些醫(yī)療檔案管理的工作人員不具備醫(yī)學(xué)背景，在實際的檔案管理的過程中，很多管理人員不能成功進(jìn)行檔案的合理分類歸檔，使得難以發(fā)揮檔案管理實際作用；同時檔案管理人員工作態(tài)度不認(rèn)真對待檔案隨意分類，誤導(dǎo)醫(yī)生及患者使得檔案管理缺乏嚴(yán)謹(jǐn)。很多醫(yī)務(wù)工作者在給病人的診斷中記錄含糊，省略書寫，使檔案管理人員對患者疾病不能正確識別及分類，嚴(yán)重阻礙著醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展。系統(tǒng)后臺維護(hù)人員及業(yè)務(wù)水平不夠使得系統(tǒng)經(jīng)常發(fā)生各種故障，降低系統(tǒng)的使用效率，同時一些惡意木馬病毒等的攻擊不能有效防范也導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，檔案信息泄露等，從而造成嚴(yán)重的影響。
2.2 醫(yī)療檔案無法共享
目前，我國各級醫(yī)療機(jī)構(gòu)相繼建立了信息化醫(yī)療服務(wù)業(yè)務(wù)，如：一卡通、電子病歷、網(wǎng)絡(luò)掛號等，但這些信息化建設(shè)各自為政，患者的醫(yī)療檔案保存在不同診療醫(yī)院中，無法共享，相互封閉；由于患者不可能總在同一家醫(yī)院就診，所以到了別家醫(yī)院，往往還需要重新登記，再檢查一遍，甚至在同一家醫(yī)院的不同科室也要重復(fù)檢查，造成了醫(yī)療資源以及資金的極大浪費。盡管有的經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)構(gòu)建了區(qū)域性信息化服務(wù)平臺，但缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和管理，沒有真正發(fā)揮作用，反而造成更大浪費。
2.3 醫(yī)療檔案不完整
患者在不同醫(yī)院就診時，其診療經(jīng)歷就出現(xiàn)了間斷，醫(yī)療記錄不完整。醫(yī)生只有在了解和掌握病人的病史情況下，才能在診療過程中做出正確的診斷，采取正確的治療措施，更好地為病人服務(wù)。很多醫(yī)院還未開展電子病歷，仍舊采用紙質(zhì)病歷或醫(yī)療文書，這就導(dǎo)致許多病人信息不能被上傳至檔案管理系統(tǒng)，而把紙質(zhì)載體變?yōu)殡娮訖n需要繁瑣的過程，無疑造成許多病人信息不完善。這就需要醫(yī)療檔案信息具有連續(xù)性、完整性。
2.4 醫(yī)療檔案保管、查閱難度大
傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案以紙質(zhì)為主，手工操作，過程繁瑣，時效差，效率低。各醫(yī)療部門和檔案信息管理論文人員之間缺乏溝通聯(lián)系。目前，絕大多數(shù)醫(yī)院的各類醫(yī)療檔案除住院病歷由病案室統(tǒng)一保管外，其余如：X線膠片、病理切片、影像圖文等分屬各個科室管理并保存。在一個醫(yī)院內(nèi)形成多部門管理醫(yī)療檔案的格局。因此，在需要查閱時費時費力，流程繁瑣，還易導(dǎo)致檔案損毀甚至丟失。
3 推進(jìn)醫(yī)療檔案數(shù)字化的措施
3.1 提高工作人員的專業(yè)技能及職業(yè)素質(zhì)
對于檔案管理人員，應(yīng)加強(qiáng)他們的醫(yī)學(xué)基本知識培訓(xùn)，增加對疾病病種的了解及分類，同時還應(yīng)加強(qiáng)計算機(jī)操作和常規(guī)軟件的培訓(xùn)，使得他們業(yè)務(wù)更加熟練，定期考核工作量并實行獎懲制度使他們工作更規(guī)范更認(rèn)真。對于醫(yī)務(wù)工作人員，應(yīng)提高醫(yī)學(xué)水平正確診斷疾病，端正態(tài)度認(rèn)真書寫醫(yī)療文書，提高計算機(jī)水平正確輸入醫(yī)療檔案信息至醫(yī)療系統(tǒng)。后臺維護(hù)人員應(yīng)加強(qiáng)計算機(jī)及系統(tǒng)故障的各種培訓(xùn)及演練，保障系統(tǒng)能正常安全有效地運行。作為醫(yī)療檔案管理的排頭兵，檔案管理人員、醫(yī)務(wù)工作者和后臺維護(hù)人員發(fā)揮著重要角色，能夠改善醫(yī)療檔案管理效果等，應(yīng)提高他們的專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)。
3.2 培養(yǎng)醫(yī)療信息化人才
醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的逐漸深入使得醫(yī)療檔案內(nèi)容更加豐富，檔案信息載體更加多樣，檔案管理手段更加先進(jìn)。這些都導(dǎo)致了對醫(yī)療檔案管理人員的要求更高?，F(xiàn)代化管理需要的是既熟悉檔案業(yè)務(wù)、又掌握醫(yī)學(xué)知識和計算機(jī)知識的復(fù)合型人才。此外，醫(yī)療檔案管理人員還應(yīng)具備較高的政治素質(zhì)和職業(yè)道德水準(zhǔn)，要有敬業(yè)精神、創(chuàng)新意識、保密意識和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。
3.3 加大醫(yī)療檔案數(shù)字化管理的宣傳力度
檔案管理人員要在傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案保管方法的基礎(chǔ)上，接受數(shù)字化管理方案，并了解其作用在于更好的為醫(yī)院醫(yī)療等各項工作服務(wù)。在此之后，醫(yī)療檔案管理人員則需積極宣傳醫(yī)療檔案數(shù)字化在醫(yī)學(xué)工作中的重要作用，包括介紹這種管理方法的價值，提高公眾的認(rèn)知度，讓廣大醫(yī)務(wù)人員了解到醫(yī)療檔案數(shù)字化建設(shè)的意義重大。
3.4 切實開展醫(yī)療檔案數(shù)字化管理
政府機(jī)構(gòu)和醫(yī)療部門應(yīng)投入資金建立信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使各級醫(yī)療部門具備數(shù)字化管理的硬件條件。優(yōu)化管理系統(tǒng)使其更方便于操作和管理，從而方便醫(yī)務(wù)工作者使用，提高工作效率。在各大醫(yī)學(xué)院校開設(shè)相關(guān)專業(yè)培育優(yōu)質(zhì)人才，開展科教興醫(yī)戰(zhàn)略，促進(jìn)整個醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步。定期開展培訓(xùn)和講座，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力。制定相關(guān)規(guī)章制度，定期開展審核，確保醫(yī)療檔案的質(zhì)量。
3.5 建設(shè)安全穩(wěn)定的醫(yī)療檔案共享服務(wù)平臺
建立和完善患者病史及診療史的信息化管理系統(tǒng)，使各家醫(yī)療機(jī)構(gòu)能共享患者的診療信息。對于之前的紙質(zhì)病案，應(yīng)通過技術(shù)手段生成電子版本上傳至系統(tǒng)內(nèi)。建立個人信息檔案，統(tǒng)一編碼，從而實現(xiàn)醫(yī)療檔案信息資源共享。此外，醫(yī)療信息檔案都具有非常高的保密性，要根據(jù)保密級別進(jìn)行分類和使用，同時還要區(qū)分特例，不能以偏概全。因此，為更深一層的提高醫(yī)療檔案信息管理的安全性與保密性，應(yīng)不斷更新計算機(jī)等設(shè)備并改善其使用環(huán)境，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的防火墻建設(shè)，防止病毒與木馬入侵。
3.6 完善醫(yī)療檔案數(shù)字化管理的相關(guān)法律法規(guī)
醫(yī)療檔案數(shù)字化不僅需要有醫(yī)療信息化人才、醫(yī)療機(jī)構(gòu)的大力宣傳與支持，更需要有完整的法律法規(guī)來為其保駕護(hù)航。然而，我國目前關(guān)于檔案數(shù)字化的法律法規(guī)和配套政策依舊不完整，比較落后，僅有《中華人民共和國檔案法》以及《中華人民共和國保守國家秘密法》等幾部法律文件。因此，政府部門應(yīng)積極建立健全相關(guān)法律法規(guī)制度，來完善醫(yī)療檔案數(shù)字化建設(shè)過程中可能產(chǎn)生的一些問題，從而使醫(yī)療檔案數(shù)字化管理更加規(guī)范化、合理化、制度化和合法化。
4 結(jié)語
信息化時代下的醫(yī)療檔案數(shù)字化管理是未來發(fā)展的趨勢，醫(yī)療檔案數(shù)字化建設(shè)需要充分的人力、財力、技術(shù)、設(shè)備等的配套支持。雖然我國醫(yī)療檔案數(shù)字化建設(shè)已有多年的經(jīng)驗，但我國醫(yī)療檔案數(shù)字化建設(shè)尚處于起步階段，醫(yī)療信息化人才少，宣傳力度不夠大，信息平臺不夠完整，相關(guān)檔案的法律制度研究尚未深入開展，制約了醫(yī)療檔案的信息化建設(shè)[1，2]。立足醫(yī)療檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀，解決這些問題，對于推進(jìn)醫(yī)療檔案數(shù)字化建設(shè)、實現(xiàn)醫(yī)療資源共享和提高醫(yī)療資源利用率具有重要意義[3，4]。同時規(guī)范醫(yī)療檔案在處理醫(yī)療糾紛中也發(fā)揮著重要的作用。信息的整合便于醫(yī)務(wù)人員和科研工作者進(jìn)行科學(xué)研究，評判某一疾病的發(fā)展及預(yù)后，總結(jié)經(jīng)驗采取更好的治療方法，從而促進(jìn)醫(yī)療進(jìn)步。通過對現(xiàn)存問題的分析和給出的解決策略，希望能夠為改進(jìn)醫(yī)療檔案的數(shù)字化管理提供幫助。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：民營 企業(yè) 檔案
1.民營企業(yè)檔案管理的意義
隨著經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，我國民營經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)了迅猛發(fā)展的良好勢頭。民營企業(yè)發(fā)展較快，經(jīng)濟(jì)總量提升，已成為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一支新生力軍，在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著越來越大的作用。
非公有制經(jīng)濟(jì)是社會主義市場經(jīng)濟(jì)的重要組成部分。民營企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理等各項活動中形成的大量檔案已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要信息資源，這些檔案真實地記錄了民營企業(yè)誕生、發(fā)展的歷史過程，記錄了民營企業(yè)在國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用。如果不加強(qiáng)民營企業(yè)檔案管理，一是不利于企業(yè)檔案的齊全完整，無章可循，無約無束機(jī)制，形成的材料處理分散，無序狀態(tài)，不能完整地記述和反映企業(yè)發(fā)展的歷史面貌。二是不利于企業(yè)檔案材料安全。民營企業(yè)主與員工之間雖訂有勞動合同關(guān)系，但員工流動的隨意性較大，材料的分散管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制，一旦出現(xiàn)人員“跳槽”，輕則使企業(yè)的管理發(fā)生斷層，工作無法延續(xù)，增大管理成本。重則會導(dǎo)致企業(yè)的獨有知識產(chǎn)權(quán)流失，造成無法彌補(bǔ)的損失，甚至危及企業(yè)的生存。三是不利于企業(yè)的做大做強(qiáng)與創(chuàng)新發(fā)展。企業(yè)檔案材料的分散，無序保存，少數(shù)人占有企業(yè)重要的檔案信息資源，一旦發(fā)生利益沖突，持有者可能會以占有核心材料的條件，要挾企業(yè)主，造成企業(yè)管理的被動，尤其是入世后，市場競爭的日趨白熱化，沒有資料，信息數(shù)據(jù)的科學(xué)管理，就會在瞬息萬變的市場經(jīng)濟(jì)中失去商機(jī)，嚴(yán)重阻礙企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，為此，加強(qiáng)檔案資料管理對于規(guī)范民營企業(yè)行為、維護(hù)企業(yè)利益、規(guī)避市場經(jīng)營風(fēng)險具有十分重要的意義。
2.民營企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
2.1從檔案管理體制上看：大部分民營企業(yè)將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組織，明確了領(lǐng)導(dǎo)分管，設(shè)有檔案工作人員，各部門也有專（兼）職檔案人員。但還有些民營企業(yè)沒有開展檔案工作，即使開展了檔案工作，管理人員多為兼職，沒有參加檔案行政管理部門組織的專業(yè)培訓(xùn)，缺乏基本的檔案專業(yè)知識，也沒有做到持證上崗。
2.2從檔案管理模式上看：有部分民營企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理，絕大多數(shù)還有分散管理的形式。具體表現(xiàn)為辦公室、生產(chǎn)、設(shè)計和營銷等業(yè)務(wù)部門的檔案資料各自保管。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄，認(rèn)為檔案工作只是簡單的收集、整理、裝訂，并不能創(chuàng)造社會價值，不需規(guī)范的管理模式。
2.3從檔案工作制度上看：部分民營企業(yè)建有單獨的檔案管理制度，企業(yè)在相關(guān)管理制度中涉及檔案資料管理的內(nèi)容，普遍存在著檔案規(guī)章制度不健全的情況，多數(shù)只有檔案員責(zé)任制一項，還不能堅持嚴(yán)格考核。
2.4從檔案內(nèi)容種類上看：科技檔案構(gòu)成了民營企業(yè)檔案的主體，也存在特殊載體的檔案。民營企業(yè)是自主經(jīng)營，將形成的材料，尤其是涉及到生產(chǎn)工藝流程、產(chǎn)品制作秘方等核心材料，往往分散在家族“少數(shù)”人手中，實行“封閉”管理。檔案管理處于分散、無序狀態(tài)，各項檔案業(yè)務(wù)建設(shè)薄弱，收、管、用三個環(huán)節(jié)存在一些待解決的問題。
2.5從檔案基礎(chǔ)設(shè)施上看：有的民營企業(yè)建有檔案室，并且配有檔案柜等檔案裝具和裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、滅火器、空調(diào)等必要設(shè)備。但多數(shù)企業(yè)沒有專用的檔案庫房和必要的設(shè)備。
3.民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的必備條件
3.1確定民營企業(yè)檔案的管理模式原則
不同類型民營企業(yè)應(yīng)該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長，關(guān)鍵是哪種更適合本企業(yè)當(dāng)前的要求。在確定具體管理模式時建議考慮以下原則：首先，檔案管理層次要與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應(yīng)。一般而言，中小型民營企業(yè)可以實行單極管理，大型企業(yè)集團(tuán)可以實行以法人為基礎(chǔ)的多級管理。例如上海新黃浦（集團(tuán)）公司屬混合型大型民營企業(yè)集團(tuán)總公司檔案部門對總部形成的檔案實行綜合管理，對各子公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，全資與控股公司由總公司檔案部門與之簽訂“檔案管理協(xié)議書”,明確規(guī)定檔案所有權(quán)歸總公司，日常則 尤其代管。其次，檔案管理形態(tài)要與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)。企業(yè)檔案管理按形態(tài)劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業(yè)檔案管理形態(tài)具有共存性與漸進(jìn)性，至于某一企業(yè)采取哪種管理形態(tài)應(yīng)與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營企業(yè)中有不少高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)，這種企業(yè)可實行檔案信息化管理。最后，檔案管理手段要與企業(yè)技術(shù)形態(tài)相適應(yīng)。檔案管理中的手工管理、計算機(jī)輔助管理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理是檔案管理運用現(xiàn)代技術(shù)的不同階段，企業(yè)檔案管理手段應(yīng)緊跟企業(yè)信息化的步伐，但不能脫離企業(yè)技術(shù)管理形態(tài)盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動系統(tǒng)或內(nèi)部局域網(wǎng)的企業(yè)，大量電子文件的生成會促進(jìn)企業(yè)文檔一體化管理；而尚未實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理的民營企業(yè)可采取手工管理或計算機(jī)輔助管理的方式。
3.2配備檔案管理人才，制定科學(xué)的歸檔范圍和管理制度
目前，民營企業(yè)大多重經(jīng)營、輕管理，一味追求眼前的利益，對于檔案工作這種短期內(nèi)很難見到效益的工作不太重視。很多企業(yè)沒有專人負(fù)責(zé)檔案工作，缺乏必要的規(guī)章制度，檔案管理隨意性大。因此配備相應(yīng)的電子檔案管理人才是民營企業(yè)電子檔案建設(shè)不可缺少的必要環(huán)節(jié)。作為應(yīng)用性很強(qiáng)的檔案工作、為了培養(yǎng)檔案管理人才，我們必須加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時代的需要。民營企業(yè)自身也要加快檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用，包括電子文件歸檔，計算機(jī)管理和檢索，以及庫房的管理等。民營企業(yè)要將規(guī)章制度建設(shè)置于企業(yè)發(fā)展的大背景下研究，重新審查、整理和進(jìn)一步完善原有規(guī)章制度，使規(guī)章制度適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。
3.3全面提升企業(yè)檔案實體與企業(yè)信息整體管理水平
首先要強(qiáng)化檔案綜合管理。要按集中統(tǒng)一管理的原則，由綜合檔案機(jī)構(gòu)對企業(yè)檔案實行統(tǒng)一整理和開發(fā)利用。對企業(yè)檔案實行綜合管理是當(dāng)前國有企業(yè)轉(zhuǎn)制而成民營企業(yè)的檔案管理模式的主流，但在具體實施中往往有差異?？梢詫嵭屑薪y(tǒng)一式的綜合管理，也可以實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理式的綜合管理，該管理模式有利于企業(yè)檔案工作的全面建設(shè)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能。其次要強(qiáng)化文檔一體化管理。指在企業(yè)內(nèi)對文件、檔案實行統(tǒng)一管理，一般多見于信息化程度較高的企業(yè)。檔案部門除管理檔案外，作為企業(yè)信息化管理的一個職能部門對企業(yè)網(wǎng)上文件與紙質(zhì)文件同時予以管理，對網(wǎng)上傳遞的電子文件實行邏輯歸檔，相應(yīng)紙質(zhì)文件適應(yīng)另行歸檔。該管理模式能使企業(yè)檔案工作與企業(yè)信息化進(jìn)程同步進(jìn)行，有利于推動檔案現(xiàn)代化管理。
參考文獻(xiàn)：
