時間：2023-03-07 15:03:52
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案寄存工作計劃，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、開展村級建檔工作的基本做法
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，成立機構(gòu)
瓊海市開展村級建檔工作，得到了市委市政府和鎮(zhèn)委鎮(zhèn)政府的重視、支持。市里成立了村級建檔工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管常委和有關(guān)部門的人員組成。鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村也相應(yīng)成立建檔領(lǐng)導(dǎo)小組，使村級建檔工作級級有人管、層層有人抓。市委市政府于1999年3月26日聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于在全市村委會一級開展建檔工作的通知》，明確了任務(wù)，提出利用三年的時間完成全市村級建檔工作任務(wù)，建檔率要達到100％。
（二）抓好宣傳發(fā)動，提高建檔認識
在開展村級建檔過程中，瓊海市檔案局始終注意抓好宣傳發(fā)動工作，利用電視、廣播、報紙、宣傳車、橫幅、黑板報、大小會議等各種形式進行宣傳，同時吸收熱心檔案工作的老支書、老干部、老黨員、離退休人員作義務(wù)宣傳員，增強了大家的建檔意識，使村級建檔工作順利開展。
（三）抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平
根據(jù)上級的有關(guān)要求和村級建檔的實際，編寫了《瓊海市村級檔案歸檔文件材料收集范圍》、《瓊海市村級檔案室檔案保管期限表》、《村級檔案卷宗歸檔方法和步驟》、《建檔說明的擬寫》、《建檔說明范例》等規(guī)定、標準和制度。此外，還層層舉辦培訓(xùn)班，對鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村文書（檔案員）進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以便更好更快地掌握建檔方法。
（四）監(jiān)督檢查指導(dǎo)，促進建檔落實
在檢查指導(dǎo)過程中，瓊海市檔案局主要采取兩個做法，一是分片指導(dǎo)，把局的全體干部分成四個組，把各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分成四大片，每組負責(zé)一片，一包到底。遇到特殊情況，集體討論，共同解決。二是定期召開會議，如建檔工作會、情況通報會、討論交流會、總結(jié)表彰會等，及時了解村級建檔工作中出現(xiàn)的各種情況，及時指導(dǎo)、解決問題。
二、開展村級建檔工作初見成效
（一）促進農(nóng)村民主政治建設(shè)，規(guī)范村務(wù)管理
嘉積鎮(zhèn)下寨村委會由于財務(wù)管理混亂，嚴重地影響了干群關(guān)系，群眾懷疑村支書貪污集體征地款，舉報到市檢察機關(guān)。在開展村級建檔工作中，瓊海市檔案局積極協(xié)助指導(dǎo)鎮(zhèn)工作組清理財務(wù)，按照規(guī)范要求建立起村級財務(wù)檔案，為檢察機關(guān)查處案件提供了幫助，對穩(wěn)定該村的干群關(guān)系起到了積極的作用。
（二）促進農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和科技進步
陽江鎮(zhèn)棉坡村委會以種植胡椒聞名，在開展村級建檔工作中，不但幫助他們建立文書檔案的同時，還重點幫助他們建立胡椒栽培、防治病等技術(shù)種植檔案，為胡椒種植戶提供服務(wù)。幾年來，除了本村胡椒種植戶外，不少市內(nèi)的胡椒種植戶都到該村查閱檔案資料，解決胡椒種植中的疑難問題，直接促進了農(nóng)作物的增產(chǎn)增收。
（三）促進農(nóng)村精神文明建設(shè)，維護農(nóng)民利益
一是土地承包檔案給農(nóng)民群眾吃了“定心丸”；二是檔案憑證在為解決農(nóng)民切身利益的土地、房屋、分配等方面的矛盾中起到了決定性作用。2000年，嘉積鎮(zhèn)南堀村準備將村里的30畝地承包給客商建磚瓦廠，鄰近的南中村對該地提出權(quán)屬爭議，南堀村找出本村的檔案資料，證明該地是第一輪土地承包時發(fā)包給本村村民耕作的土地，一
場一觸即發(fā)的土地權(quán)屬糾紛通過利用檔案而化解，保證了價值近20萬元的經(jīng)濟收入。
三、開展村級建檔工作的幾點體會
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，是做好村級建檔工作的關(guān)鍵
要做好村級建檔工作，首先必須爭取各級領(lǐng)導(dǎo)重視和支持。幾年來，瓊海市檔案局積極主動地去請示、溝通、宣傳、說服，取得了各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，為按時、按質(zhì)、按量完成村級建檔任務(wù)提供了一個先決的條件。
（二）抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，是做好村級建檔工作的重要基礎(chǔ)
村級建檔工作，地域廣大，檔案人員專業(yè)知識缺乏，業(yè)務(wù)基礎(chǔ)薄弱，不確定因素很多，因此，相對機關(guān)檔案工作來說，難度也就更大，而抓好鄉(xiāng)村檔案人員的培訓(xùn)就顯得更為重要。幾年來，瓊海市檔案局采取邊培訓(xùn)理論學(xué)習(xí)，邊進行實際組卷操作，并選點讓學(xué)員現(xiàn)場學(xué)習(xí)觀摩等方法，使他們不僅迅速掌握到整理歸檔的相關(guān)技能，而且通過現(xiàn)場觀摩，從中得到啟發(fā)，煥發(fā)出建好本村檔案室的激情和動力。
（三）深入檢查，監(jiān)督指導(dǎo)，是做好村級建檔工作的保證
檢查促進度，指導(dǎo)帶上路，幫助割尾巴，一環(huán)扣一環(huán)，緊緊地貫穿于整個村級建檔工作的始終。實踐證明，開展村級建檔工作，檢查、監(jiān)督指導(dǎo)必不可少。在村級建檔工作中，有時候好話說千遍，道理講萬遍，不如親自幫一幫。由于地域經(jīng)濟發(fā)展的差異等原因，能不能建檔，受到諸多客觀因素的制約，要求檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)必須因地制宜、切合實際。有些村委會經(jīng)濟基礎(chǔ)較好，早就萌發(fā)了開展檔案工作的愿望，但對檔案專業(yè)知識知之甚少，針對這種類型，檔案部門就派員上門指導(dǎo)，手把手教會他們方法。有些村委會經(jīng)濟發(fā)展不很富裕，想建檔又心有余而力不足，對于這種情況，檔案部門就不辭勞苦，加班加點，無償提供裝具、人力服務(wù)。有的村委會因為原來管理不到位，文件材料損壞、散失現(xiàn)象嚴重；有的有能力、有條件建檔，但沒有人愿意承擔(dān)建檔任務(wù)，總想無事一身輕；有的發(fā)動建檔時，滿口答應(yīng)，過后無動于衷；有的得過且過，沒有按規(guī)定、標準建檔；有的謊報進度。凡此種種，檔案部門都通過加強檢查監(jiān)督的力度，做到勤檢查、勤幫助，逐一加以解決，取得明顯效果。
（四）發(fā)揮試點示范作用，是做好村級建檔工作的有效手段
常言道，學(xué)有榜樣，趕有目標。嘉積鎮(zhèn)南堀村委會是省檔案局親自抓的點，是海南省第一家行政村建檔示范點單位。在建檔工作全面鋪開的過程中，瓊海市檔案局注意發(fā)揮這個試點村的典型示范作用，起到了不可估量的作用。村級建檔工作期間，全市到南堀村參觀學(xué)習(xí)的村委會達到95％以上。
（五）建章立制，是村級建檔工作健康、持續(xù)發(fā)展的有力措施
經(jīng)過一段時間的努力，許多行政村建立了檔案室，如何使村級建檔工作延伸下去，使之成為各個行政村正常工作的一部分，是檔案部門必須考慮的問題。因此，瓊海市檔案局在村級建檔工作全面鋪開的后期，花大力氣幫助各個行政村開展建章立制工作，從制度上為村級建檔工作繼續(xù)延伸、健康發(fā)展提供了有力的保障。
1 計劃生育檔案工作中存在的問題
1.1缺乏對檔案工作重要性的認識
即使為了提高對于計劃生育檔案工作重要性的認識進行了大力的宣傳與教育，但是在實際的計劃生育檔案工作過程中仍有不少的工作人員疏于職守，看輕甚至忽視檔案管理工作，因此檔案資料收集不全、歸檔不及時的現(xiàn)象時有發(fā)生?；蛘哂械幕鶎硬块T的領(lǐng)導(dǎo)自己都不注重計劃生育的檔案工作，以致單位制度嚴重滯后，無法形成科學(xué)的考核體系，從而為相關(guān)工作的進行帶來了極為不利的影響。
1.2缺乏專業(yè)的計劃生育檔案管理工作人員
由于只注重技術(shù)服務(wù)專業(yè)人員的素質(zhì)和水平，缺乏對于計劃生育檔案工作重要性的認識，所以大多數(shù)人口計劃生育部門的檔案管理工作的門檻變低，用人方面存在著嚴重的問題，工作人員存在著學(xué)歷水平、理論知識、專業(yè)素養(yǎng)、管理水平較低的問題，思想觀念和管理水平跟不上時展，仍然停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗上，缺乏面向現(xiàn)代化的意識，缺乏創(chuàng)新和活力。由此也阻礙了計劃生育檔案工作向著科學(xué)、高效的信息化方向發(fā)展。
1.3缺乏科學(xué)的計劃生育檔案管理手段和模式
當前的計劃生育檔案管理工作仍舊采取傳統(tǒng)的手工管理模式和手段，沒有緊跟時代將現(xiàn)代化信息技術(shù)運用其中，比如說檔案的收集、管理和整理只能通過手工進行；各部門對計劃生育檔案管理信息化認識不到位；一些偏僻或者落后的地區(qū)沒有一個健全的檔案管理制度和檔案管理設(shè)備；能在計劃生育文化網(wǎng)站上進行查詢的信息資料過少等。這些都易使計劃生育檔案管理工作出現(xiàn)混亂，從而影響到檔案管理工作正常有序的進行。
2 計劃生育檔案工作問題的應(yīng)對策略
2.1提高整個計劃生育部門的檔案意識
針對計劃生育工作人員檔案意識不強這一項，可以采取多種形式來 開展廣泛持久的檔案管理法規(guī)宣傳教育，普及相關(guān)的法律法規(guī)，全面提高計劃生育干部尤其基層的縣、鄉(xiāng)級計劃生育干部對于檔案管理重要性的思想認識，再通過分級指導(dǎo)，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平。
2.2提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)
培養(yǎng)高水平的檔案專業(yè)人員、提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)是檔案工作向著科學(xué)化和現(xiàn)代化行進的必要條件。從檔案管理工作者自身來看，最重要的是要找準自己的角色定位，充分認識到檔案工作對于整個計劃生育工作的重要程度，另外要熱愛檔案事業(yè)，努力去學(xué)習(xí)專業(yè)知識，熟悉自己所管的檔案內(nèi)容，熟悉相應(yīng)檔案法規(guī)。從計劃生育部門來說，首先要注重選拔與任用綜合素質(zhì)比較高的管理工作者要不斷加強對于檔案管理工作者的培訓(xùn)教育，普及信息化管理知識。利用在職培訓(xùn)、進修、研討、考察學(xué)習(xí)等方式使檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)達到現(xiàn)代信息化管理的需要；通過設(shè)立相應(yīng)的獎勵與懲處制度來堅決杜絕工作中的散漫現(xiàn)象。長此以往，通過不斷提升檔案管理工作者的工作水平?磽貧?整個計劃生育工作的穩(wěn)步前行。
2.3創(chuàng)新管理模式，完善管理制度
隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，計劃生育檔案管理工作在新時生了一系列的變化，傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)不適用于現(xiàn)代檔案管理的需求，現(xiàn)代化信息管理模式勢在必行。除此之外，為適應(yīng)這些新變化，進行檔案管理工作時要具備一定的超前意識，創(chuàng)新檔案管理的思路，拓寬檔案管理渠道，讓使用者滿意。此外，任何計劃生育部門都應(yīng)建立好一套完備的檔案管理制度。要求各項計劃生育檔案工作都能在制度的籠罩下進行；注重使用者的反饋，配備專職人員定期與相關(guān)人員進行交流談話，以求獲得工作上的主動權(quán)；設(shè)立相應(yīng)的考核制度來加強各方面工作的協(xié)調(diào)，發(fā)揮制度的保障作用，推行目標責(zé)任制。通過類似的方案去完善計劃生育檔案管理制度，發(fā)揮檔案管理工作應(yīng)有的作用去推動整個計劃生育工作的順利進行。
隨著經(jīng)濟和社會的飛速發(fā)展，各種檔案在國民經(jīng)濟發(fā)展中的作用越來越大，財政檔案是財政局的重要文件，其記載的內(nèi)容可反映出地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展的重要證據(jù)，高質(zhì)量的財政檔案可為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供基礎(chǔ)，并為相關(guān)政策的制定提供客觀依據(jù)，因此對財政檔案的管理具有很大的社會效益，對財政檔案實行現(xiàn)代化管理有利于提高財政檔案的管理水平，使其發(fā)揮更大的作用。財政檔案現(xiàn)代化管理就是用現(xiàn)代化的技術(shù)手段以及現(xiàn)代化的管理方法，來對財政檔案進行科學(xué)而高效的管理，以使財政檔案保持完整性和較高的質(zhì)量。
一、財政檔案現(xiàn)代化管理工作的存在問題
近年來，隨著財政檔案工作者業(yè)務(wù)水平的提高，檔案的管理工作也逐漸走上規(guī)范化的路線，但一些需要解決的問題也時刻提醒著檔案管理工作還需要與時俱進，還需要跟上現(xiàn)代化管理的腳步。
（一）檔案全部實現(xiàn)電子歸檔難度較大
與紙質(zhì)文件相比，電子歸檔是一項更加艱苦細致且難度較大的工作，因為大多數(shù)電子文件形成者局限于傳統(tǒng)觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項工作。
（二）檔案管理工作者現(xiàn)代化操作水平不高
由于電子文件必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉電腦操作技術(shù)的檔案工作者來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生煩躁情緒。
（三）檔案現(xiàn)代化管理操作程序不統(tǒng)一
目前，檔案工作的現(xiàn)代化管理沒有出臺統(tǒng)一規(guī)范的標準和制度，各地方也缺乏操作的實施意見。各單位雖然依據(jù)自己的情況，開發(fā)了一些檔案的系統(tǒng)軟件，但是在遇到問題時，還是難免局限于操作的不規(guī)范，所用的操作系統(tǒng)缺乏全面性和可聯(lián)系性。
（四）檔案收集歸檔的不完整
財政檔案所涉及的業(yè)務(wù)檔案、會計檔案非常多，除檔案部門負責(zé)接收的檔案外，其他業(yè)務(wù)檔案均分散在相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門，而業(yè)務(wù)科室事務(wù)繁雜，檔案的采集、整理、歸檔難以做到現(xiàn)代化操作系統(tǒng)的整齊規(guī)范，因而檔案收集歸檔不夠完整。
二、實現(xiàn)財政檔案現(xiàn)代化管理的一些對策
（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度
要做好檔案工作，必須得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，在很大程度上取決于對檔案員工作的滿意度。因此，要加強宣傳，增強領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作不是主要工作，可有可無，這就需要檔案員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作。檔案工作者要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā)；另外，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供上級機關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認識到檔案工作的重要性。爭取領(lǐng)導(dǎo)重視后，檔案工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，發(fā)揮主觀能動性，做出業(yè)績，做出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。
（二）建立和規(guī)范新形勢下檔案現(xiàn)代化管理制度
計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動化的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸和發(fā)展，日益迫切地需要確保檔案的可靠性和安全性。因此，各級檔案管理部門要根據(jù)新問題、新要求建立并結(jié)合本單位實際制訂一套科學(xué)、合理、嚴密的管理制度，切實可行的檔案收集、整理、保管、利用的操作規(guī)程，以避免在電子文件的各個環(huán)節(jié)中信息更改或丟失，從而維護電子文件的原始性和真實性，保證檔案管理現(xiàn)代化持續(xù)、有效地發(fā)展。
（三）提高檔案標準化、規(guī)范化水平
檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化落后和軟件應(yīng)用的“多、亂、雜”，這些都嚴重影響了檔案現(xiàn)代化系統(tǒng)整體水平的提高。系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是功能并沒有得到充分發(fā)揮。應(yīng)建立一套統(tǒng)一的管理標準，并適時加以更新和規(guī)范化，為相關(guān)部門的檔案管理工作提供可管理的依據(jù)。
（四）建設(shè)一支具有現(xiàn)代化素質(zhì)的管理者隊伍
檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)要有兩手準備，一手抓硬件的投入，一手抓軟件的開發(fā)，這就需要有一支知識和能力都過硬的檔案管理者隊伍，檔案現(xiàn)代化管理的針對方向是電腦技術(shù)應(yīng)用，檔案工作者對計算機應(yīng)用能力水平直接影響檔案現(xiàn)代化管理水平的提高。對檔案工作者進行計算機的培訓(xùn)和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃組織學(xué)習(xí)，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；廣大的檔案工作者通過學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)實踐，從而進行了知識更新。現(xiàn)代化的檔案管理給檔案事業(yè)帶來了前所未有的機遇和挑戰(zhàn)，財政局作為國家行政機關(guān)，將在實踐中不斷探索完善，以制度化、信息化促進財政檔案工作的現(xiàn)代化，適應(yīng)社會發(fā)展的需要，充分發(fā)揮財政檔案在經(jīng)濟社會中的重要作用，為構(gòu)建和諧社會做出貢獻。
【關(guān)鍵詞】金融檔案外包管理
隨著金融體制改革的不斷深化，金融業(yè)務(wù)迅猛發(fā)展，隨之產(chǎn)生了大量內(nèi)容豐富、載體多樣的金融業(yè)務(wù)檔案。如何對金融檔案進行合理的管理，使其便于利用，防范和化解金融風(fēng)險、金融犯罪等，成為金融檔案工作面臨的亟待解決的重要課題。
一、檔案在金融機構(gòu)管理中的重要作用
金融檔案是指各金融機構(gòu)在工作中形成的具有保存價值的歷史記錄。包括：各金融機構(gòu)文書部門產(chǎn)生的文書檔案；會計、基建部門產(chǎn)生的各類專業(yè)檔案；信貸部門產(chǎn)生的信貸檔案；客戶辦理業(yè)務(wù)時留存的各類表單、資料、合同以及其他工作中產(chǎn)生的文字、圖表、光盤、磁盤等材料。金融機構(gòu)的文書檔案中有工作計劃、目標、規(guī)章制度、會議記錄、總結(jié)、業(yè)務(wù)文件材料等等，具有一定的機密性，對金融機構(gòu)的管理起著重要的指導(dǎo)作用。金融機構(gòu)的會計檔案種類包括會計報表、會計賬簿、會計憑證及其他類，是金融機構(gòu)籌措資金、發(fā)放貸款或內(nèi)部財務(wù)管理產(chǎn)生的，真實反映了金融機構(gòu)的經(jīng)營管理活動的過程，反映了金融機構(gòu)內(nèi)部經(jīng)營管理的狀況，這些重要的會計資料如發(fā)生丟失、損毀等現(xiàn)象，將會給國家和金融機構(gòu)帶來不可彌補的損失。金融機構(gòu)的信貸檔案是金融機構(gòu)在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中形成的，記錄和反映信貸業(yè)務(wù)的重要文件和憑據(jù)，它是金融機構(gòu)防范信貸風(fēng)險、依法收貸、化解不良資產(chǎn)和減少損失的重要依據(jù)。金融機構(gòu)其他各類檔案也是金融機構(gòu)的重要歷史資料，對金融機構(gòu)的經(jīng)營管理起著舉足輕重的作用。
金融是經(jīng)濟的核心，金融檔案是金融機構(gòu)運營發(fā)展的歷史記錄，它與金融機構(gòu)的各項管理活動是緊密相連，相互作用，相互影響的。隨著金融業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，金融犯罪、詐騙、違約等也大量產(chǎn)生，而金融檔案在為防止這些不良行為給金融機構(gòu)帶來的資金風(fēng)險中，有著不可替代的作用。
二、金融機構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀
（一）基礎(chǔ)設(shè)施不達標
檔案庫房是保存檔案的場所和基礎(chǔ)設(shè)施，是一種特殊性建筑，要求具有防高溫、防潮、防光、防有害氣體等功能。庫房內(nèi)還要求配備設(shè)施包括消防設(shè)施、空氣調(diào)節(jié)設(shè)施、專用檔案裝具、監(jiān)控防盜設(shè)施等，這些都直接影響檔案的保管效果。而目前絕大多數(shù)金融機構(gòu)沒有符合檔案管理標準的檔案庫房，而如果金融機構(gòu)自行建造符合檔案管理要求的檔案庫房，需要大量的財力、物力，因此金融機構(gòu)往往利用辦公用房作為檔案庫房，導(dǎo)致有的金融機構(gòu)現(xiàn)有的檔案庫房面積偏小，防火、防盜、防潮等設(shè)施不全；有的金融機構(gòu)檔案庫接近水源，檔案受潮、霉變情況時有發(fā)生；有的金融機構(gòu)辦公、閱檔、庫房合并使用，用紙箱、麻袋來裝重要的檔案資料；有的金融機構(gòu)甚至將檔案和雜物堆放在一起，導(dǎo)致重要的檔案資料被當作廢品賣掉等情況的出現(xiàn)。
（二）管理機制不健全
金融機構(gòu)的各項業(yè)務(wù)活動都是為金融機構(gòu)的經(jīng)營活動服務(wù)的，在各項業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的檔案應(yīng)該是一個不可分割的有機整體，是金融機構(gòu)多方面、多層次信息的體現(xiàn)，反映了金融機構(gòu)經(jīng)營活動的全過程。如果把這些檔案分成若干塊管理，既不科學(xué)又不利于金融機構(gòu)發(fā)展的需要，因此檔案的集中管理是十分必要的。但目前除少數(shù)金融機構(gòu)實現(xiàn)了檔案的真正集中管理，大多金融機構(gòu)各類檔案往往按形成部門和檔案來源分散保管，比如：文書檔案由辦公室保管，會計檔案由會計部門保管，信貸檔案由信貸部門保管，其他檔案也由產(chǎn)生部門自行保管，分支機構(gòu)產(chǎn)生的各類檔案也由分支機構(gòu)的內(nèi)設(shè)各部門分頭保管，沒有將本單位所形成的檔案按整體來進行管理，更缺乏統(tǒng)一檔案管理的標準和制度。這些情況勢必造成檔案管理和使用的不便，檔案的安全性和保密性相對較弱，也容易出現(xiàn)人為方面的問題。因此制定統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃，采用統(tǒng)一的檔案管理模式，有利于保障檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，有利于檔案的保管和保密，有利于提高檔案工作水平。
（三）制度建設(shè)滯后
檔案工作制度的建立和健全，是單位建立檔案工作的重要標志之一。金融機構(gòu)制定規(guī)范的檔案工作制度，對自身檔案工作起著約束和導(dǎo)向作用，可以減少檔案管理的隨意性，保證自身檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。由于金融行業(yè)的特點，目前金融機構(gòu)各類檔案的具體要求各不相同，各門類檔案的管理也處于各自為政的狀況。在制度建設(shè)上，有的單位雖然制度有檔案管理辦法，但存在內(nèi)容不全，沒有涉及檔案的統(tǒng)計、保密、利用等方面內(nèi)容的情況；有的單位照抄照搬其他單位現(xiàn)成制度的情況，不符合本單位實際，不便于執(zhí)行；有的單位長期以來沿用老的檔案管理制度，不注意對制度的完善修改，使制度的規(guī)定脫離了實際，不能起到規(guī)范行為的作用。在檔案整理上，有的金融機構(gòu)檔案管理執(zhí)行上級單位的標準，有的金融機構(gòu)則執(zhí)行地方檔案局的標準，有的金融機構(gòu)則執(zhí)行了長期以來形成的習(xí)慣做法，使得檔案規(guī)范化管理步履艱難。
（四）檔案人員素質(zhì)不高
檔案人員的素質(zhì)如何，直接影響到檔案質(zhì)量的好壞。金融機構(gòu)檔案管理人員大多都是身兼數(shù)職，變動頻繁，新手多，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的檔案理論知識，沒有更多的精力投入到檔案管理中,檔案管理都是一個人摸索著干，無法對檔案進行科學(xué)有效的管理，加上制度建設(shè)不完善的問題，在檔案整理上往往出現(xiàn)分類、整理規(guī)則前后不一致的情況，前一年度和后一年度檔案整理方法完全不同，無規(guī)律可循，檔案編號錯號、漏號、跳號現(xiàn)象時有發(fā)生，應(yīng)該歸入上一年度的檔案卻歸入下一年度，檔案隨意查閱，只滿足于檔案不丟失，裝進袋子、鎖進柜子，停留在你查我調(diào)的階段，更不要說去對檔案進行現(xiàn)代化的管理，研究檔案的開發(fā)利用等了。
三、解決金融機構(gòu)檔案管理困境的途徑
隨著現(xiàn)代經(jīng)濟金融的不斷發(fā)展，金融機構(gòu)檔案管理工作不斷遇到新矛盾、新問題。紙質(zhì)檔案海量增長，受到場地與資金限制，檔案堆積如山,金融機構(gòu)每年需花費大量的人力、物力去整理、維護;由于庫房緊張,檔案占用辦公室的面積，為此金融機構(gòu)要付出昂貴的租金或同值的機會成本；由于人手不足、無專業(yè)人才等問題導(dǎo)致了金融機構(gòu)對其自身產(chǎn)生的金融檔案無精力進行標準化的管理；檔案的管理不善，導(dǎo)致重要的檔案文件損壞、丟失，從而造成經(jīng)濟損失，影響金融機構(gòu)的業(yè)績和管理。而要建立一個規(guī)范的，符合檔案管理要求的檔案庫房，對于單個的金融機構(gòu)來說是一項耗時、耗力且艱巨而繁瑣的工作，增加非核心業(yè)務(wù)的檔案管理人員也將直接影響金融機構(gòu)的競爭能力。因此，無標準檔案庫房、整理不規(guī)范、大量積壓、查找困難，利用率低，是現(xiàn)階段金融機構(gòu)檔案管理普遍存在的問題。
“新木桶理論”主張經(jīng)濟主體要找準自己的經(jīng)營優(yōu)勢，也就是做你最擅長的，其余的則交給別人。追求低成本高回報是最基本的商業(yè)操作規(guī)則，國際金融業(yè)正通過金融服務(wù)外包的方式實踐著這一規(guī)則。金融服務(wù)外包作為一個新興行業(yè)，正在全球化的背景下迅猛發(fā)展。追求低成本高回報是最基本的商業(yè)操作規(guī)則，國際金融業(yè)正通過金融服務(wù)外包的方式實踐著這一規(guī)則。專業(yè)化的外包服務(wù)分工與運作可以產(chǎn)生規(guī)模效益，對客戶而言，從外包中得到的利益主要有成本的節(jié)約、質(zhì)量的提高、服務(wù)速度的加快，以及使企業(yè)更多關(guān)注于核心業(yè)務(wù)，更有效地分配和使用資源。
金融機構(gòu)可以將其非核心業(yè)務(wù)中的檔案管理業(yè)務(wù)交給專業(yè)的中介服務(wù)機構(gòu)來進行集中管理，中介服務(wù)機構(gòu)全面地、綜合地運用各種方法、手段、工具，將金融檔案管理中的人力、物力等軟、硬資源按照集中的模式進行整合，使得金融檔案管理規(guī)范、便于利用，使金融機構(gòu)可以節(jié)約成本，集中優(yōu)勢資源發(fā)展核心業(yè)務(wù)，優(yōu)化其市場戰(zhàn)略，在市場競爭中取得優(yōu)勢。金融機構(gòu)檔案的外包管理，最大優(yōu)勢在于通過一定的專業(yè)分工，獲得外部規(guī)模經(jīng)濟效應(yīng)，讓金融機構(gòu)更多關(guān)注核心業(yè)務(wù)，繼而實現(xiàn)節(jié)約生產(chǎn)成本，獲得利潤最大化的目標。因此檔案外包集中管理成為解決金融機構(gòu)檔案管理難題的唯一出路。
四、國內(nèi)外先進經(jīng)驗
在國外，檔案中介業(yè)已經(jīng)發(fā)展得相當成熟，并形成了一套公認的運作規(guī)則和模式。美國的商業(yè)性文件中心就是由私人創(chuàng)辦的檔案寄存機構(gòu)，配有現(xiàn)代化的文件存儲設(shè)施，專門為企業(yè)提供檔案的寄存服務(wù)，尤其可為新型載體文件提供良好的保管條件。2000年11月由美國銀行、摩根大銀行與IBM公司共同合資設(shè)立的Viewpoint Archive Service公司可以說是應(yīng)運檔案管理業(yè)務(wù)外包而產(chǎn)生的一種新型檔案中介服務(wù)機構(gòu)，它專門提供支票影像檔案的存儲與查詢服務(wù)。2002年底，美國第三大信息管理與檔案文件保管企業(yè)Guarantee公司進入中國市場，向社會提供全方位的檔案文件保管寄存服務(wù)。
在國內(nèi)，也有不少檔案中介組織為社會提供檔案的整理、裝訂、保管等服務(wù)。1993就已成立的上海檔案咨詢服務(wù)中心，是我國較早的一家檔案中介機構(gòu)；北京碧海蘭臺咨詢有限公司、福建省文件檔案管理服務(wù)中心、深圳市檔案寄存中心等檔案中介機構(gòu)也承擔(dān)了大量的檔案勞務(wù)性工作。西安銀博科技發(fā)展公司數(shù)據(jù)信息中心是主要從事銀行、政府機構(gòu)和大中型企事業(yè)單位文件檔案的數(shù)字化工程及后續(xù)維護與加工服務(wù)的機構(gòu)。近年來，他們先后為多家單位提供檔案數(shù)據(jù)的掃描錄入服務(wù)，包括建行陜西省分行會計稽核中心的掃描補錄、個人住房檔案合同收件及掃描、個人貸款檔案掃描錄入等外包服務(wù)。
五、南京金融檔案管理中心檔案管理與利用模式
雖然上述檔案中介機構(gòu)的成立解決了一些單位、部門檔案外包的需求，但專門為金融機構(gòu)服務(wù)的檔案中介機構(gòu)還是寥寥無幾。金融檔案由于存在著安全性、保密性、穩(wěn)定性等問題，對將重要的檔案資料交給社會上一般的檔案中介機構(gòu)，金融機構(gòu)也還存在著擔(dān)憂與顧慮。2008年，具有金融服務(wù)職能的人民銀行南京分行營業(yè)管理部所屬南京金融票據(jù)中心為南京地區(qū)金融機構(gòu)建立了金融檔案管理中心這一檔案中介服務(wù)平臺，積極主動開展金融檔案管理服務(wù)，為金融機構(gòu)提供了較更完善的金融檔案外包服務(wù)。
（一）為金融機構(gòu)提供多種檔案管理服務(wù)
金融檔案管理中心提供的檔案管理服務(wù)包括寄存和托管兩種模式。檔案的寄存，是指由檔案管理中心提供符合檔案管理要求的庫房和裝具進行存放，并負責(zé)庫房的日常管理，檔案的整理、調(diào)閱等由寄存者負責(zé)。檔案的托管，是指由托管單位按檔案管理要求進行裝訂后，將檔案交檔案管理中心管理，檔案檔案管理中心提供整理編號、編制目錄、檔案調(diào)閱以及日常管理等服務(wù)。
（二）檔案寄存、托管的程序
金融檔案管理中心接收寄存、托管檔案的原則一是要有保存價值，二是要自愿。接收的程序是：金融機構(gòu)提出申請，檔案中心對金融機構(gòu)的檔案數(shù)量、種類、寄存或托管時間以及費用等進行確認并接受申請；雙方根據(jù)國家有關(guān)法律規(guī)定，訂立檔案寄存、托管協(xié)議并簽名蓋章，明確雙方權(quán)利與義務(wù)；清點檔案數(shù)量、檔案的所屬年度、種類、保管方式、密級等進行清點檢查，生成電子目錄并注明存放的位置；根據(jù)移交方確定的檔案數(shù)量、種類、移交時間辦理交接手續(xù)。
（三）檔案的管理
1.檔案庫房硬件設(shè)施符合要求。檔案管理中心檔案庫房按照《中華人民共和國建筑工業(yè)行業(yè)標準檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》乙級檔案館標準進行建設(shè)，配備了檔案密集架、空調(diào)機、去濕機、滅火器、溫濕度計、防蟲防霉藥物、防鼠板等設(shè)備和物品，并在庫區(qū)內(nèi)設(shè)置24小時數(shù)字化視頻監(jiān)控錄像系統(tǒng)和防盜報警裝置及消防設(shè)施，達到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲“八防”要求。
2.建立了檔案管理各類制度。根據(jù)國家及省市各級檔案管理規(guī)定，檔案管理中心先后制定了《檔案寄存、托管服務(wù)管理辦法》、《檔案管理制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》、《會計檔案管理辦法》、以及《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱、利用制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案移交制度》、《庫房管理制度》、《庫區(qū)安全制度》等十幾項制度辦法；同時還在日常工作中建立了檔案查閱借閱登記簿、庫房溫濕度登記簿、庫房檢查登記簿、庫房出入登記簿等一系列工作臺賬，將工作臺賬責(zé)任到人，保證了檔案管理的規(guī)范、安全、保密。
3.注重檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)。目前檔案管理中心全部檔案管理人員均為大專以上學(xué)歷，全部取得了南京市檔案局的檔案人員上崗資格證書和會計人員從業(yè)資格證書。每年檔案管理中心還對檔案管理人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議書，并組織他們參觀學(xué)習(xí)具有先進管理檔案工作經(jīng)驗的單位，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。
4.科學(xué)合理保管檔案。按金融機構(gòu)行業(yè)特征，檔案管理中心將托管檔案按機構(gòu)、年度、類別等要素對檔案進行整理、編號、造冊、裝盒、登記等，并生成電子目錄，檔案上架后還要將存放的位置進行登記，保證檔案能夠迅速準確地查找到檔案。對寄存的檔案，實行封箱管理。金融機構(gòu)將檔案按年度分門別類分別裝入專用檔案箱內(nèi)，每箱填寫四張標簽貼在箱子四面，標簽內(nèi)容為寄存寄存單位名稱、檔案種類、箱號、箱內(nèi)卷數(shù)，備注等內(nèi)容。
（四）檔案的合理利用
寄存、托管在檔案管理中心的檔案，其所有權(quán)并未發(fā)生改變，只是將檔案暫時存放到了檔案管理中心。因此，對于寄存、托管的檔案，檔案管理中心有責(zé)任將保護好，同時也有義務(wù)保護檔案所有者的合法權(quán)益。
金融檔案管理中心為金融機構(gòu)提供的檔案查閱方式有現(xiàn)場查閱和遠程網(wǎng)絡(luò)查閱兩種?，F(xiàn)場查閱時，金融機構(gòu)查閱人必須攜帶單位介紹信和本人有效證件，經(jīng)檔案管理中心工作人員核驗無誤后方可查閱。檔案查閱需在安裝有監(jiān)控設(shè)施的閱檔室內(nèi)進行，查閱過程中，檔案管理中心的工作人員有權(quán)監(jiān)督查閱人員使用檔案的全過程，查閱人員也不能隨意抽取檔案或在檔案上進行修改、涂改等。查閱、復(fù)印檔案都必須進行登記。遠程網(wǎng)絡(luò)查閱需要金融機構(gòu)首先要向檔案管理中心提出申請，登記用戶名使用人、身份證件及號碼、經(jīng)所在單位蓋章確認后由檔案管理中心為其分配用戶名和初始密碼。在進行遠程查閱時，首先填寫遠程查閱單，由檔案管理中心對需要查閱的檔案進行掃描后存入檔案管理系統(tǒng)并通知查閱者進行查閱，遠程查閱時需要對該份檔案的查閱有效期做出規(guī)定。已經(jīng)寄存、托管的檔案一般不得帶離檔案管理中心，特殊情況需要帶離的，必須經(jīng)金融機構(gòu)相關(guān)負責(zé)人簽字并經(jīng)單位蓋章，規(guī)定歸還時間后方可帶離。非檔案寄存、托管單位需要查閱檔案必須經(jīng)過寄存、托管單位同意，開具寄存、托管單位介紹信并由寄存、托管單位人員陪同才能進行查閱，確保金融機構(gòu)檔案的絕對安全。
六、建立檔案管理外包中心應(yīng)注意的問題
建立統(tǒng)一的檔案管理中心，可以發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢，采用高科技的檔案管理手段，降低檔案管理成本，從而使金融機構(gòu)從繁瑣的檔案管理工作中解脫出來、專注于核心業(yè)務(wù)，這是南京金融票據(jù)中心最初建立檔案管理中心這一服務(wù)平臺的初衷。經(jīng)過三年的發(fā)展，檔案管理中心目前已為南京地區(qū)十三家金融機構(gòu)提供了檔案管理的外包服務(wù)，檔案的品種從最初的單純的金融會計憑證管理發(fā)展到了會計檔案中的會計報表、會計賬簿以及信貸檔案、客戶資料等，檔案的數(shù)量也達到了四百多萬卷。由此看來，對于檔案管理的外包，金融機構(gòu)的需求量還很大。自南京金融檔案管理中心這一服務(wù)平臺建成以來，已有全國各地多家金融票據(jù)中心前來參觀學(xué)習(xí)。金融服務(wù)是人民銀行的重要職責(zé)之一，各地金融票據(jù)中心應(yīng)抓住這一契機，建立統(tǒng)一的檔案管理外包中心，向各金融機構(gòu)提供包括會計檔案在內(nèi)的各種檔案管理服務(wù)，切實解決金融機構(gòu)的后顧之憂，真正體現(xiàn)央行金融服務(wù)內(nèi)涵。
20xx年安徽省鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理辦法
第一條 為加強和健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，科學(xué)開發(fā)利用鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息資源，更好地為農(nóng)業(yè)、農(nóng)村工作和農(nóng)民服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案條例》及有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合我省實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、人大、政府機關(guān)、社會團體及其所屬部門(單位)在工作過程中直接形成的，具有查考利用價值的各種文字、圖表、音像、電子、實物等不同形式的歷史記錄。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是國家檔案資源的重要組成部分。
第三條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。
第四條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委和政府應(yīng)切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，依法履行檔案工作職責(zé)，將鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作納入經(jīng)濟社會發(fā)展計劃，為科學(xué)發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作提供必要的保障條件，創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境，確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全保管和有效利用。
第五條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)設(shè)立綜合檔案管理機構(gòu)，主管全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，集中保管并科學(xué)開發(fā)利用鄉(xiāng)鎮(zhèn)形成的各種門類和載體的檔案。有條件的鄉(xiāng)鎮(zhèn)宜建立融管理檔案、現(xiàn)行文件、圖書、資料等于一體的檔案信息中心。
第六條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)當確定專人負責(zé)檔案工作并保持相對穩(wěn)定。檔案工作人員應(yīng)具備大專以上文化程度，并經(jīng)過縣級以上檔案行政管理部門業(yè)務(wù)培訓(xùn)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬部門(單位)、村(居)民委員會應(yīng)當確定人員負責(zé)檔案工作。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府應(yīng)當對在檔案工作中做出顯著成績的人員給予表彰和獎勵。
第七條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)及其人員應(yīng)依法履行下列職責(zé)：
(一)宣傳、貫徹、執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范和技術(shù)標準，建立健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作規(guī)章制度;
(二)制定鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作計劃，并組織實施;
(三)監(jiān)督、指導(dǎo)鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬部門(包括企事業(yè)單位)及村(居)民委員會檔案工作;
(四)收集、整理鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)歸檔文件材料;
(五)接收并集中統(tǒng)一管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案，按規(guī)定移交檔案;
(六)開發(fā)檔案信息資源，為社會各方面利用提供服務(wù);
(七)接受上級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)，及時報送鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作基本情況及檔案事業(yè)統(tǒng)計綜合年報。
第八條 確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案安全。鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)配置適宜安全保存檔案的專門庫房、規(guī)范統(tǒng)一的檔案裝具，配備防火、防盜、防霉、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等必要設(shè)施設(shè)備，定期檢查檔案的保管狀況，嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的實體安全和信息安全。
第九條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)科學(xué)整合檔案信息資源，加強檔案工作公共服務(wù)功能建設(shè)。因地制宜開展政府(務(wù))信息公開查閱或現(xiàn)行文件利用服務(wù);利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，搭建信息共享平臺，為農(nóng)民群眾提供綜合信息服務(wù)。逐步把鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)建設(shè)成為保管鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的基地，社會各方面利用檔案的中心，政府(務(wù))信息公開的重要場所，農(nóng)民群眾獲取信息的服務(wù)窗口。
第十條 每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)為一個獨立的立檔單位，所形成的檔案為一個全宗，鄉(xiāng)鎮(zhèn)名稱即為全宗名稱。
第十一條 縣(市、區(qū))主管機關(guān)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)立的直屬機構(gòu)形成的檔案，根據(jù)檔案聯(lián)系的緊密程度，并經(jīng)縣(市、區(qū))檔案行政管理部門同意，可歸鄉(xiāng)鎮(zhèn)全宗或縣(市、區(qū))主管機關(guān)全宗，但前后必須保持一致。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬企業(yè)、事業(yè)單位能夠構(gòu)成立檔單位的，其檔案可以獨立構(gòu)成全宗，自行管理;不具備安全保管條件的，可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)代管或寄存。不能構(gòu)成立檔單位的，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)集中統(tǒng)一管理。
暫不具備安全保管條件的村(居)民委員會的檔案，經(jīng)規(guī)范整理后，可交由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)代管或寄存。
第十二條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)根據(jù)國家檔案行政管理部門的規(guī)定，結(jié)合實際，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)縣級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。凡應(yīng)歸檔的文件材料均應(yīng)歸檔保存，任何單位和個人不得據(jù)為己有。
第十三條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案應(yīng)分類整理歸檔?？傮w要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)形成的文書檔案按《歸檔文件整理規(guī)則》的要求整理歸檔。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)形成的會計、基建、設(shè)備、科研、專業(yè)(門)檔案、音像檔案、電子檔案、實物檔案，按國家有關(guān)規(guī)定整理(立卷)歸檔。
第十四條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件材料應(yīng)及時歸檔。其中，文書檔案應(yīng)隨辦隨歸，最遲應(yīng)在下一年度3月底前完成歸檔任務(wù)。其他門類和載體檔案的歸檔時間，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十五條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)歸檔的文件材料應(yīng)當齊全、完整、準確，所使用的載體、書寫材料和裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。
第十六條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)根據(jù)規(guī)定，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管負責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)和有關(guān)職能部門的人員共同組成鑒定小組，定期開展檔案鑒定工作。對到期或過期檔案認真審查，提出處理意見，寫出鑒定報告。對確無繼續(xù)保存價值的檔案應(yīng)登記造冊，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)負責(zé)人批準后按程序銷毀，嚴禁擅自銷毀檔案。鑒定報告和銷毀清冊報縣級檔案行政管理部門備案。
第十七條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案應(yīng)當按照下列規(guī)定進行移交：
(一)鄉(xiāng)鎮(zhèn)保管的檔案，按照《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)的規(guī)定，定期向縣級國家綜合檔案館移交;
(二)鄉(xiāng)鎮(zhèn)職能部門形成且歸屬鄉(xiāng)鎮(zhèn)全宗管理的檔案，在本部門保管一年后向鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)移交。上級主管部門有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定;
(三)被撤銷或合并的鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案，應(yīng)當及時向縣級國家綜合檔案館移交;
(四)鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬的被撤銷企業(yè)、事業(yè)單位的檔案，應(yīng)當及時向鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)移交;
(五)被撤銷或合并的行政村的檔案，應(yīng)當及時向鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)移交。
第十八條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)應(yīng)積極主動做好檔案資源提供利用工作。編制系統(tǒng)、規(guī)范的檔案檢索工具，建立健全檔案利用制度，簡化利用手續(xù)，多形式開發(fā)檔案信息資源，為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件。
第十九條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的利用和公布，應(yīng)當按國家規(guī)定的程序和辦法進行。應(yīng)當遵守國家保密規(guī)定，不得損害國家、集體或者個人的合法權(quán)益;涉及知識產(chǎn)權(quán)的，必須遵守法律、法規(guī)有關(guān)保護知識產(chǎn)權(quán)的規(guī)定。
第二十條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)加強檔案信息化建設(shè)，將檔案工作納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)信息化總體規(guī)劃，推進檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)、辦公自動化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展，規(guī)范電子文件的歸檔與管理，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理和服務(wù)水平。
第二十一條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)建立檔案工作責(zé)任追究制度。鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案管理機構(gòu)人員調(diào)動時，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)。
第二十二條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作中有違反《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案條例》等法律、法規(guī)的行為，造成檔案損失的，依法追究責(zé)任。
第一章 總則
第一條 為加強民營企業(yè)檔案管理，有效保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《江西省檔案管理條例》和《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合本市實際，制定本辦法。
第二條 凡在本市行政區(qū)域內(nèi)的個體、私營企業(yè)和國有企業(yè)改制后自然人控股或者收購的企業(yè)進行企業(yè)檔案管理，應(yīng)當遵守本辦法。
第三條 本辦法所稱民營企業(yè)檔案，是指民營企業(yè)在各項活動中直接形成的對國家、社會和企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。
第四條 民營企業(yè)檔案是企業(yè)全部活動的真實記錄，是維護企業(yè)經(jīng)濟效益、合法權(quán)益的重要依據(jù)。企業(yè)應(yīng)本著自我管理、自我完善、自我發(fā)展的原則，統(tǒng)一管理本企業(yè)全部檔案，維護檔案的完整與安全，實現(xiàn)檔案的有效利用。
第五條 民營企業(yè)應(yīng)當依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或者人員，提高職工檔案意識。
第六條 民營企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當忠于職守，遵紀守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，積極參加檔案業(yè)務(wù)進修和培訓(xùn)。
第七條 市檔案行政管理部門負責(zé)對本市行政區(qū)域內(nèi)民營企業(yè)的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章 檔案收集與整理
第八條 民營企業(yè)負責(zé)檔案工作的部門應(yīng)當建立健全各類文件材料的形成、積累、整理和歸檔等制度，確保企業(yè)各項活動的歸檔文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。
第九條 民營企業(yè)的文件材料的歸檔范圍主要包括：
（一）企業(yè)開辦和變更的申請、審批、登記、注冊、企業(yè)章程、投資各方簽訂的合同以及終止破產(chǎn)后清算等方面的文件材料；
（二）董事會或者管理機構(gòu)形成的文件材料；
（三）產(chǎn)品生產(chǎn)方面有關(guān)產(chǎn)品的設(shè)計、工藝、工裝、圖樣和技術(shù)文件；
（四）經(jīng)營管理的各種記錄、合同等文件材料；
（五）設(shè)備儀器圖樣，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試、驗收、維修改進過程中技術(shù)性、憑證性文件材料；
（六）生產(chǎn)技術(shù)管理的各種計劃、統(tǒng)計報表及分析活動形成的文件材料；
（七）科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)引進、技術(shù)改造、技術(shù)轉(zhuǎn)讓方面的文件材料；
（八）基本技術(shù)工程竣工圖紙及文件材料；
（九）勞動工資、人事、法律事務(wù)方面的文件材料；
（十）財務(wù)管理的各種賬冊、報表、憑證和文件材料；
（十一）情報信息和專利性文件材料；
（十二）對員工教育培訓(xùn)方面的文件材料；
（十三）其它具有利用和保存價值的文件、照片、錄音、錄像等。
第十條 民營企業(yè)文件材料的形成、積累及立卷歸檔，可以由企業(yè)內(nèi)部各部門負責(zé)。歸檔后的文件材料，應(yīng)當定期向企業(yè)負責(zé)檔案工作的部門移交，任何人不得據(jù)為己有。
第十一條 民營企業(yè)在產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或者其它科技活動中形成的文件材料，應(yīng)當在任務(wù)完成后15日內(nèi)歸檔。其它文件材料在次年的第一季度歸檔。
第十二條 民營企業(yè)在各種項目驗收、技術(shù)引進和購置設(shè)備開箱時，企業(yè)有關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)通知企業(yè)檔案工作人員參與驗收并及時指導(dǎo)整理歸檔。
第十三條 歸檔文件材料應(yīng)當參照國家有關(guān)檔案管理的標準和規(guī)范進行科學(xué)分類立卷，編制檔案目錄及必要的檢索工具，以便查找利用。
第三章 檔案的保管與利用
第十四條 民營企業(yè)負責(zé)檔案工作的部門應(yīng)按照國家頒布的檔案業(yè)務(wù)建設(shè)標準、規(guī)范，并依據(jù)有關(guān)規(guī)定，建立健全檔案的保管、統(tǒng)計、保密和利用等制度。
第十五條 民營企業(yè)應(yīng)當采取有效措施對檔案進行保管，確保檔案的安全。
第十六條 民營企業(yè)檔案的分類與編號，規(guī)模較大的企業(yè)，按國家檔案局《工業(yè)企業(yè)檔案分類施行規(guī)則》進行分類編號；規(guī)模較小的企業(yè)，可自行分類編號。
第十七條 民營企業(yè)根據(jù)檔案的保存價值和國家有關(guān)規(guī)定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。具有長遠考查利用及研究價值的永久保存；在一定時期內(nèi)有查考利用價值的，長期或者短期保存。
第十八條 民營企業(yè)應(yīng)當定期對檔案進行鑒定，對無保存價值的檔案列出銷毀清冊，按照國家有關(guān)規(guī)定報經(jīng)批準后予以銷毀。
第十九條 民營企業(yè)向社會公布對國家和社會具有保存價值的檔案時，應(yīng)當遵守國家有關(guān)規(guī)定，不得損害國家、社會、集體的利益和其他公民的合法權(quán)益。
第二十條 民營企業(yè)應(yīng)當建立健全檔案利用、查閱制度，不得修改、涂抹、拆取、標注和損毀檔案。國家機關(guān)工作人員依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱企業(yè)檔案時，民營企業(yè)應(yīng)當及時、準確地提供。
第四章 檔案的歸屬與流向
第二十一條 民營企業(yè)檔案屬企業(yè)所有，受國家法律保護。企業(yè)承擔(dān)保護檔案的義務(wù)。
第二十二條 民營企業(yè)分立、合并、轉(zhuǎn)讓或者發(fā)生其它形式的權(quán)屬變更時，其檔案向變更后的企業(yè)或者個人移交，不得產(chǎn)權(quán)分離。但企業(yè)轉(zhuǎn)讓給外國公民法人和其他組織時，對國家和社會具有保存價值的檔案，不得隨之轉(zhuǎn)讓。
第二十三條 民營企業(yè)與外方合資合作，企業(yè)終止、解散后其資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時，屬于中方部分的，企業(yè)檔案由中方有關(guān)企業(yè)保存，也可寄存市檔案館。
第二十四條 民營企業(yè)破產(chǎn)、關(guān)閉、解散時，其檔案對國家和社會具有保存價值的或者涉及國家利益和安全的，應(yīng)由所有者妥善保管，也可向市檔案館寄存、捐贈或者轉(zhuǎn)讓。向國家檔案館以外的任何單位或者個人轉(zhuǎn)讓或者贈送的，必須報經(jīng)市檔案行政管理部門批準。
第五章 檔案的指導(dǎo)與監(jiān)督
第二十五條 市檔案行政管理部門通過以下形式對民營企業(yè)檔案工作實行指導(dǎo)：
（一）宣傳國家檔案工作方針政策和檔案工作法律、法規(guī)；
（二）召開信息會，傳遞檔案工作信息；
（三）提供技術(shù)服務(wù)、業(yè)務(wù)咨詢；
（四）其它方式。
第二十六條 市檔案行政管理部門對民營企業(yè)檔案工作實施以下方面的監(jiān)督：
（一）貫徹執(zhí)行檔案有關(guān)法律、法規(guī)情況；
（二）民營企業(yè)內(nèi)部對國家和社會具有保存價值的檔案的保管條件、處置與流向；
（三）檔案工作開展的情況；
（四）檔案的銷毀。
第二十七條 市檔案行政管理部門對民營企業(yè)檔案工作進行以下宏觀管理：
（一）制定全市民營企業(yè)檔案工作計劃并組織實施；
（二）開展企業(yè)檔案工作目標管理認定活動；
（三）舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；
（四）推薦檔案人員參與職稱評審；
（五）法律法規(guī)和上級規(guī)定的其它事項。
隨著改革開放和城市化進程不斷推進,東莞32個鎮(zhèn)(街)的城市建設(shè)規(guī)模不斷擴展,大批的項目建設(shè)、園區(qū)建設(shè)、基地建設(shè)、橋梁建設(shè)、道路建設(shè)等,產(chǎn)生了大批的文件、圖紙、聲像等城建檔案,并隨著發(fā)展深入推進,資料將越來越多。城鄉(xiāng)建設(shè)檔案(以下簡稱城建檔案)在城市建設(shè)發(fā)展中承擔(dān)著為城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理及科研等一切城建活動中提供重要依據(jù)和參考任務(wù),是城市可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源,對于促進城鄉(xiāng)一體化建設(shè)和城市化進程,保障城市生產(chǎn)生活秩序、維護城市安全、應(yīng)對城市突發(fā)事件具有十分重要的意義。東莞城鄉(xiāng)建設(shè)突飛猛進,城鎮(zhèn)化水平迅速提高,各個鎮(zhèn)街基本上實現(xiàn)了農(nóng)村城市化,城建檔案工作必須跟上城鄉(xiāng)發(fā)展的步伐,記錄城鎮(zhèn)發(fā)展的歷程并為城鄉(xiāng)建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。雖然東莞建立起市城建檔案館,32個鎮(zhèn)(街)都建立了城建檔案室,城建檔案的工作也有了較大的發(fā)展,取得了明顯的成績。
但是,目前各個城鎮(zhèn)的城建檔案工作仍滯后于城鎮(zhèn)的建設(shè)和發(fā)展,主要存在以下的問題:一是市城建檔案館承擔(dān)的業(yè)務(wù)量大但人員少,對各個鎮(zhèn)街的城建檔案工作統(tǒng)籌不足;二是各個鎮(zhèn)街的城建檔案工作人員不夠?qū)I(yè),知識層面有待提高;三是有些領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案工作重要性認識不高,重視不夠,還沒有真正把城建檔案工作列入議事日程和工作計劃;四是管理權(quán)屬分散,城建檔案未能形成一個有機整體,特別是在地下管線方面,各產(chǎn)權(quán)單位各自為政,協(xié)調(diào)溝通不足,給利用帶來許多的阻滯;五是相關(guān)的建設(shè)單位、施工單位等重建設(shè)、輕檔案的思想占據(jù)了一定的位置;六是管理工作不到位,主要表現(xiàn)在整理不及時、管理不規(guī)范、檔案利用少、相互聯(lián)系溝通不足等;七是城建檔案的利用領(lǐng)域狹隘、服務(wù)手段單一、編研成果缺乏。因此,對于東莞如此強勁的城市建設(shè)來說,進一步加強和完善城建檔案工作時不我待。我們必須快馬加鞭,創(chuàng)造條件,改變現(xiàn)狀,創(chuàng)新城建檔案現(xiàn)代化建設(shè),大力加強城建檔案管理工作;否則,將會造成大量的城建檔案流失,無法承擔(dān)歷史責(zé)任,給將來的城鎮(zhèn)規(guī)劃、建設(shè)和管理工作造成無法彌補的損失。
一、從觀念層面增強城建檔案意識
首先,領(lǐng)導(dǎo)的重視是決定城建檔案工作發(fā)展快慢的關(guān)鍵。我們要多作宣傳,提高他們對城建檔案工作重要性的認識,爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,把城建檔案工作入列入議事日程和工作計劃中,把政策落到實處,以政策管理城建檔案。其次,轉(zhuǎn)變建設(shè)單位、施工單位重建設(shè)、輕檔案的觀念是城建檔案工作的重點。要認識到工程檔案是工程項目使用的說明書和名片,是建筑維修、維護、建筑改建、擴建、工程質(zhì)量保證、工程結(jié)算以及建筑糾紛的重要依據(jù),不僅城鎮(zhèn)需要,建設(shè)單位更需要。再次,我們應(yīng)盡可能地通過相關(guān)媒體,拿出利用檔案社會效益、經(jīng)濟效益好的實例和檔案不全造成重大損失的實例,加大對城建檔案的宣傳,擴大城建檔案的社會影響,務(wù)求增強全社會的城建檔案意識。
二、從專業(yè)技術(shù)層面加強城建檔案建設(shè)
目前,東莞只有兩家檔案館是具有集中保管城建檔案的職能(東莞市城建檔案館和大朗檔案館),其他的各個鎮(zhèn)街的城建檔案還是分類保管在不同的單位和部門,沒有形成集中統(tǒng)一保管和利用。因此,其他各鎮(zhèn)街應(yīng)參考大朗檔案館管理模式,加快建設(shè)屬于鎮(zhèn)街的城建檔案館,配備好相關(guān)的專業(yè)人員和必要的庫房、設(shè)備,把分散的城建檔案集中統(tǒng)籌到檔案館保管和利用,進一步加強城建檔案管理,實現(xiàn)城建檔案規(guī)范化管理。另外,城建檔案專業(yè)隊伍素質(zhì)的高低直接影響城建檔案的管理水平,要吸收具有檔案或建設(shè)專業(yè)知識的人才充實到城建檔案管理崗位,并保持相對穩(wěn)定,并且不斷加強其業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),使城建檔案工作人員不斷向更高層次提升;要為建設(shè)、監(jiān)理、施工等單位的檔案從業(yè)人員提供城建檔案工作的專業(yè)培訓(xùn)。
三、從規(guī)范管理層面推進依法治檔
健全規(guī)章制度是加強城建檔案管理工作的重要措施,實施依法治檔是做好城建檔案工作的保證。一是貫徹落實國家、省和市有關(guān)城建檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度,建立完善依法收集、依法管理、依法提供利用城建檔案的有效工作機制;二是根據(jù)地方的實際情況,加快制定符合實際的相關(guān)工作細則和城建檔案相關(guān)管理辦法;三是加大城建檔案行政執(zhí)法檢查力度,對不按規(guī)定報送城建檔案的單位和個人,要嚴格依據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)予以查處。只有城建檔案的行政執(zhí)法真正開展起來,通過監(jiān)督檢查、行政許可、行政強制、行政處罰等措施,加大行政執(zhí)法的力度,確保城建檔案的完整、齊全收集,才能不斷豐富城建檔案的信息資源。
四、從合作層面創(chuàng)新工作方法
作為一個小城鎮(zhèn),各方的城建檔案意識不高,對城建檔案的重要性認識不足,城建檔案工作的開展必定遇到許多困難和阻力。因此,我們應(yīng)該解放思想,不斷研究對策、創(chuàng)新方法,積極加強與城建系統(tǒng)各職能部門、工程項目相關(guān)單位的協(xié)調(diào)配合,爭取他們的支持,做好城建檔案的收集。目前,省、市都已取消了檔案保證金,在檔案法制建設(shè)不完善的情況下,檔案的接收肯定會出現(xiàn)阻滯。針對這種情況,我館加強與城建管理辦公室溝通協(xié)商,與其達成協(xié)議,建設(shè)單位須憑檔案館開具的《檔案移交證明》,才能獲退最后一次文明施工費。這就有效地保證了檔案接收的完整齊全。另外,目前城建檔案工作還沒引起有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視,所獲得的業(yè)務(wù)經(jīng)費是很有限的,在設(shè)備購置、信息交流等現(xiàn)代化建設(shè)方面,受到一定的制約。因此,我們應(yīng)該解放思想,在政策允許的范圍內(nèi),開拓創(chuàng)收渠道,如開展有償?shù)臋n案消毒、寄存、立卷咨詢等服務(wù),實現(xiàn)以“檔”養(yǎng)“檔”,減少對財政的依賴,增強發(fā)展的自主性。
第一條為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，制定本辦法。
第二條本辦法所稱的高等學(xué)校檔案(以下簡稱高校檔案)，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
第三條高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當加強管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。
第四條國務(wù)院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。
國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負責(zé)對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第五條高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)，其主要職責(zé)是：
(一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；
(二)將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；
(三)建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機構(gòu)，落實人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費；
(四)研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。
分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負責(zé)檔案工作。
第二章機構(gòu)設(shè)置與人員配備
第六條高校檔案機構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。
具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當設(shè)立檔案館：
(一)建校歷史在50年以上；
(二)全日制在校生規(guī)模在1萬人以上；
(三)已集中保管的檔案、資料在3萬卷(長度300延長米)以上。
未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當設(shè)立綜合檔案室。
第七條高校檔案機構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機構(gòu)，應(yīng)當具備符合要求的檔案庫房和管理設(shè)施。
需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據(jù)實際需要設(shè)立分室單獨保管。分室是高校檔案機構(gòu)的分支機構(gòu)。
第八條高校檔案機構(gòu)的管理職責(zé)是：
(一)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作；
(二)擬訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負責(zé)貫徹落實；
(三)負責(zé)接收(征集)、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料；
(四)編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源；
(五)組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；
(六)開展檔案的開放和利用工作；
(七)開展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；
(八)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；
(九)開展國內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動。
有條件的高校檔案機構(gòu)，可以申請創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地。
第九條高校檔案館設(shè)館長一名，根據(jù)需要可以設(shè)副館長一至二名。綜合檔案室設(shè)主任一名，根據(jù)需要可以設(shè)副主任一至二名。
館長、副館長和綜合檔案室主任(館長和綜合檔案室主任，以下簡稱為高校檔案機構(gòu)負責(zé)人)，應(yīng)當具備以下條件：
(一)熱心檔案事業(yè)，具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷；
(二)有組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識和精神；
(三)年富力強，身體健康。
第十條高等學(xué)校應(yīng)當為高校檔案機構(gòu)配備專職檔案工作人員。
高校專職檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制。其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校檔案機構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定。
第十一條高校檔案工作人員應(yīng)當遵紀守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。
第十二條高校檔案機構(gòu)中的專職檔案工作人員，實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。
第十三條高等學(xué)校對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，應(yīng)當按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補助。
第三章檔案管理
第十四條高等學(xué)校應(yīng)當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強化責(zé)任意識，提高學(xué)校檔案管理水平。
第十五條高等學(xué)校應(yīng)當對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：
(一)黨群類：主要包括高等學(xué)校黨委、工會、團委、派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結(jié)；上級機關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料。
(二)行政類：主要包括高等學(xué)校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；上級機關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。
(三)學(xué)生類：主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。
(四)教學(xué)類：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》((87)教辦字016號)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
(五)科研類：按原國家科委、國家檔案局的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā)[1987]6號)執(zhí)行。
(六)基本建設(shè)類：按國家檔案局、原國家計委的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā)[1988]4號)執(zhí)行。
(七)儀器設(shè)備類：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備(價值在10萬元以上)的全套隨機技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產(chǎn)生的文件材料。
(八)產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括高等學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。
(九)出版物類：主要包括高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。
(十)外事類：主要包括學(xué)校派遣有關(guān)人員出席國際會議、出國考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習(xí)進修的材料；學(xué)校聘請的境外專家、教師在教學(xué)、科研等活動中形成的材料；學(xué)校開展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國或者港澳臺地區(qū)專家、教師、國際學(xué)生、港澳臺學(xué)生等的材料；學(xué)校授予境外人士名譽職務(wù)、學(xué)位、稱號等的材料。
(十一)財會類：按財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號)執(zhí)行。
高等學(xué)校可以根據(jù)學(xué)校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。
第十六條高等學(xué)校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。
學(xué)校各部門負責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當按照歸檔要求，組織本部門的教學(xué)、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應(yīng)當按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內(nèi)目錄，交本部門負責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構(gòu)移交。
第十七條歸檔的檔案材料應(yīng)當質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T18894-2002)執(zhí)行。
第十八條高校檔案材料歸檔時間為：
(一)學(xué)校各部門應(yīng)當在次學(xué)年6月底前歸檔；
(二)各院系等應(yīng)當在次學(xué)年寒假前歸檔；
(三)科研類檔案應(yīng)當在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔，基建類檔案應(yīng)當在項目完成后三個月內(nèi)歸檔。
第十九條高校檔案機構(gòu)應(yīng)當對檔案進行整理、分類、鑒定和編號。
第二十條高校檔案機構(gòu)應(yīng)當按照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經(jīng)有關(guān)部門鑒定并登記造冊報校長批準后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
第二十一條高校檔案機構(gòu)應(yīng)當采用先進的檔案保護技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應(yīng)當及時修復(fù)或者復(fù)制。對重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當及時數(shù)字化，加工成電子檔案保管。
第二十二條高校檔案由高校檔案機構(gòu)保管。在國家需要時，高等學(xué)校應(yīng)當提供所需的檔案原件或者復(fù)制件。
第二十三條高等學(xué)校與其他單位分工協(xié)作完成的項目，高校檔案機構(gòu)應(yīng)當至少保存一整套檔案。協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)當將復(fù)制件送交高校檔案機構(gòu)保存。
第二十四條高等學(xué)校中的個人對其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當按照規(guī)定及時歸檔，任何個人不得據(jù)為己有。
對于個人在其非職務(wù)活動中形成的重要檔案材料，高校檔案機構(gòu)可以通過征集、代管等形式進行管理。
高校檔案機構(gòu)對于與學(xué)校有關(guān)的各種檔案史料的征集，應(yīng)當制定專門的制度和辦法。
第二十五條高校檔案機構(gòu)應(yīng)當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應(yīng)當立即向校長報告，及時處理。
檔案庫房的技術(shù)管理工作，應(yīng)當建立、健全有關(guān)規(guī)章制度，由專人負責(zé)。
第二十六條高校檔案機構(gòu)應(yīng)當認真執(zhí)行檔案統(tǒng)計年報制度，并按照國家有關(guān)規(guī)定報送檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。
第四章檔案的利用與公布
第二十七條高校檔案機構(gòu)應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)高等學(xué)校授權(quán)，其他任何組織或者個人無權(quán)公布學(xué)校檔案。
屬下列情況之一者，不對外公布：
(一)涉及國家秘密的；
(二)涉及專利或者技術(shù)秘密的；
(三)涉及個人隱私的；
(四)檔案形成單位規(guī)定限制利用的。
第二十八條凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案。
境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。
第二十九條查閱、摘錄、復(fù)制未開放的檔案，應(yīng)當經(jīng)檔案機構(gòu)負責(zé)人批準。涉及未公開的技術(shù)問題，應(yīng)當經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應(yīng)當經(jīng)學(xué)校保密工作部門批準。
第三十條高校檔案機構(gòu)提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應(yīng)當經(jīng)檔案機構(gòu)負責(zé)人批準。
加蓋高校檔案機構(gòu)公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。
第三十一條高校檔案開放應(yīng)當設(shè)立專門的閱覽室，并編制必要的檢索工具(著錄標準按《檔案著錄規(guī)則》(DA／T18-1999)執(zhí)行)，提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統(tǒng)等，為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件。
第三十二條高校檔案機構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機構(gòu)。
高校檔案機構(gòu)應(yīng)當為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用；用于個人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費用。
社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，高校檔案機構(gòu)應(yīng)當無償和優(yōu)先提供。
第三十三條寄存在高校檔案機構(gòu)的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機構(gòu)如果需要向社會提供利用，應(yīng)當征得寄存者同意。
第三十四條高校檔案機構(gòu)應(yīng)當積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應(yīng)當經(jīng)檔案形成單位同意，并報請校長批準。
第三十五條高校檔案機構(gòu)應(yīng)當采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等)，積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應(yīng)當在相關(guān)專業(yè)的高年級開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課。
第五章條件保障
第三十六條高等學(xué)校應(yīng)當將高校檔案工作所需經(jīng)費列入學(xué)校預(yù)算，保證檔案工作的需求。
第三十七條高等學(xué)校應(yīng)當為檔案機構(gòu)提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設(shè)標準》(建標103-2008)的要求及時進行改擴建或者新建。
存放檔案應(yīng)當設(shè)有專門庫房。
存放聲像、電子等特殊載體檔案，應(yīng)當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設(shè)施。
第三十八條高等學(xué)校應(yīng)當設(shè)立專項經(jīng)費，為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行。
第六章獎勵與處罰
第三十九條高等學(xué)校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：
(一)在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；
(二)在檔案的保護和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績的；
(三)在檔案學(xué)研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；
(四)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給高校檔案機構(gòu)的；
(五)同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的。
第四十條有下列行為之一的，高等學(xué)校應(yīng)當對直接負責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機關(guān)依法追究刑事責(zé)任。
(一)，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；
(二)違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；
(三)涂改、偽造檔案的；
(四)擅自出賣、贈送、交換檔案的；
