時間：2023-03-08 14:57:14
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇大學(xué)生檔案整理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關(guān)鍵詞：大學(xué)生檔案 檔案工作者 自身素質(zhì)
大學(xué)生檔案作為高校檔案的重要組成部分，詳實記錄了大學(xué)生在校期間課程學(xué)習(xí)、成績考核、行為表現(xiàn)、獎懲情況和身心發(fā)展等各方面內(nèi)容。通過這些記錄，我們可以了解掌握大學(xué)生在“德、智、體、美、勞”等方面的綜合表現(xiàn)。在新時期，加強大學(xué)生檔案管理，充分開發(fā)其中的信息資源，對治校興學(xué)、提高學(xué)校管理水平有舉足輕重的作用。因此，高校大學(xué)生檔案管理需要一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案工作隊伍。要適應(yīng)新形勢的需要，大學(xué)生檔案工作者必須具備以下素質(zhì)。
一、政治素質(zhì)要合格
大學(xué)生檔案工作是檔案工作的一部分，檔案工作是一項政治機要性很強的工作，沒有較高的政治素質(zhì)和強烈的責(zé)任感是無法擔(dān)任此項工作的。因此大學(xué)生檔案工作者和其他檔案工作者一樣，應(yīng)該做到：
1.樹立堅定的政治信念，用科學(xué)的理論武裝頭腦。要堅定不移地執(zhí)行黨的路線、方針、政策，堅持正確的政治方向；要有高度的政治敏銳性和嚴(yán)明的政治紀(jì)律性，樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀；在工作中不徇私情、廉潔自律，真正維護社會、集體和個人的利益。
2.要有良好的職業(yè)道德和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。要堅持實事求是，尊重歷史，在工作中要本著對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想的原則，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好本職工作。
3.要有強烈的責(zé)任感和高度的事業(yè)心。大學(xué)生檔案工作是一項政治性、管理性、服務(wù)性很強的工作，這就要求檔案工作者要時刻嚴(yán)守機密，守口如瓶；要充分發(fā)揮自己的主觀能動性，不斷強化工作能力，不斷提升工作質(zhì)量。
4.要具有愛崗敬業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的科學(xué)態(tài)度。教書育人是一種奉獻(xiàn)，管理育人和服務(wù)育人同樣也是一種奉獻(xiàn)。大學(xué)生檔案管理人員應(yīng)當(dāng)?shù)∶?、自甘默默無聞地為莘莘學(xué)子服務(wù)。
5.具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策，又要熟悉和掌握與檔案工作相關(guān)的方針、政策、標(biāo)準(zhǔn)和方法。
6.具有依法治檔的法制意識。用法律和紀(jì)律約束自己，牢固樹立以法治檔的思想觀念，與一切違反《檔案法》的行為進行堅決的斗爭。
7.全心全意為人民服務(wù)是我們黨的一貫宗旨，大學(xué)生檔案工作是一項服務(wù)性工作，它的出發(fā)點和最終目的，在于為大學(xué)生的管理工作服務(wù)，新時期大學(xué)生檔案工作只有甘為人梯，熱心服務(wù)，才能順應(yīng)歷史發(fā)展，才能站穩(wěn)腳跟。
二、知識素質(zhì)要全面
科學(xué)文化知識是人類改造自然和改造社會的經(jīng)驗總結(jié)，要成為本職工作的行家里手，就要優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，拓寬知識面。既要熟練掌握一定的專業(yè)理論知識，又要熟練掌握與檔案工作相關(guān)學(xué)科的基礎(chǔ)知識，具備多種新知識、新技能，成為復(fù)合型檔案專業(yè)人才。
1.掌握檔案專業(yè)知識。檔案工作是專門業(yè)務(wù)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計到提供利用，有一整套的理論和工作方法，大學(xué)生檔案工作人員只有學(xué)習(xí)掌握這些理論與方法，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效能，逐步實現(xiàn)大學(xué)生檔案工作的科學(xué)管理。
2.掌握計算機知識。由于多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案現(xiàn)代化管理中的廣泛應(yīng)用，計算機已經(jīng)從輔工具逐漸成為檔案現(xiàn)代化管理必備的技術(shù)，要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化，就必須掌握計算機數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、多媒體和網(wǎng)絡(luò)管理等方面的技能。
3.掌握一定的外語知識。在當(dāng)今社會，沒有一定的外語功底已難以勝任檔案管理工作，尤其是英語。在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使用的各種軟件以及網(wǎng)絡(luò)信息資源中，占有很大比例，為適應(yīng)工作的需要，大學(xué)生檔案工作者還需具備一定的英語應(yīng)用能力，這樣才能適應(yīng)新時期、新形勢對大學(xué)生檔案工作者的要求。
三、業(yè)務(wù)素質(zhì)要精湛
樹立以人為本的服務(wù)意識。以提供服務(wù)為己任，各項工作都應(yīng)首先從利用者的角度來思考，一切服務(wù)都應(yīng)以利用者的需求為出發(fā)點。
樹立遠(yuǎn)大理想，熱愛大學(xué)生檔案事業(yè)。明確自己肩負(fù)的責(zé)任，以主人翁的工作態(tài)度，嚴(yán)肅認(rèn)真的工作作風(fēng)，把高度責(zé)任心、事業(yè)心貫穿在大學(xué)生檔案工作的各個環(huán)節(jié)。
培養(yǎng)求真務(wù)實、精益求精的工作作風(fēng)。大學(xué)生檔案工作是一項長期、艱苦、細(xì)致的工作，從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用，每一個環(huán)節(jié)都離不開求真務(wù)實，每一個過程都要求謹(jǐn)小慎微，任何一個細(xì)節(jié)的失誤都會給后面的工作帶來麻煩。
四、管理素質(zhì)科學(xué)
靜態(tài)管理與動態(tài)管理相結(jié)合。管理現(xiàn)存的大學(xué)生檔案是靜態(tài)的，而積極主動地廣泛收集、分項、整理檔案資料，則是動態(tài)的。靜，是相對的，動則是絕對的。邊收集，收集要齊全；邊整理，整理要細(xì)致；邊歸檔，歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)。這又是屬于“動”的過程。歸檔以后入庫，精心保管，這是屬“靜”的境界。規(guī)章制度與實際情況相結(jié)合。只有制定并嚴(yán)格履行檔案管理的各項規(guī)章制度，才能切實加強高校大學(xué)生檔案的管理工作，進一步推進大學(xué)生檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，有效地發(fā)揮大學(xué)生檔案在學(xué)校教育、管理工作中的作用。
五、心理素質(zhì)要優(yōu)良
心理素質(zhì)是整體素質(zhì)的基礎(chǔ)，培養(yǎng)高校大學(xué)生檔案管理人員的心理素質(zhì)是十分重要的。具體表現(xiàn)在： 對本職工作具有濃厚的興趣和滿腔的工作熱情。對工作要有主動性和創(chuàng)造性，積極主動地克服和解決所遇到的各種困難，克服畏難情緒，急流勇進。具有保持良好的心理狀態(tài)、從容面對環(huán)境變化的能力。大學(xué)生檔案工作者時時刻刻都面對著新材料、新檔案，工作內(nèi)容也總是在重復(fù)，時間久了容易產(chǎn)生厭煩情緒，所以，面對這些變化，管理人員要保持心境寬廣、意志堅定，對檔案事業(yè)應(yīng)保持執(zhí)著的毅力，從容面對各種困難，激流勇進，不斷調(diào)整自己的心理狀態(tài)，來適應(yīng)不斷出現(xiàn)的新情況。
六、身體素質(zhì)要健康
【關(guān)鍵詞】檔案管理；大學(xué)生； 檔案工作1高校學(xué)生檔案工作存在的主要問題
1.1缺少相關(guān)法律法規(guī)的約束。改革開放以來， 國家針對高校的學(xué)生管理頒發(fā)了不少文件，如《高等學(xué)校學(xué)生行為準(zhǔn)則》、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《高等學(xué)校校園秩序管理若干規(guī)定》等等。但到現(xiàn)在為止，沒能看到專門針對高校學(xué)生檔案管理方面的法規(guī)。由于沒有相關(guān)的條文約束，也沒有統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，致使高校學(xué)生檔案管理體制不一——有的把學(xué)生檔案放在校綜合檔案室實行綜合管理； 有的把學(xué)生檔案放在人事處和干部人事檔案一起管理；有的干脆把學(xué)生檔案放在各個院系，實行分散管理。不管哪種方式，他們都有一個共同的特征——學(xué)生檔案的管理工作都是歸口部門的“附屬品”，因為它既沒有明確的定員編制，也沒有具體的辦公經(jīng)費及工作量考核標(biāo)準(zhǔn)，所以，誰也不愿意投入大量的人力、物力和財力實行專項管理。于是，學(xué)生檔案管理工作在不規(guī)范的環(huán)境中運行，其結(jié)果必然是雜亂無序。
1.2學(xué)生檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。高校學(xué)生檔案管理“政”出多門，在缺少“標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范”“公權(quán)力”的約束下，產(chǎn)生的檔案的“權(quán)威性”能不遭遇挑戰(zhàn)抑或質(zhì)疑。說的具體一點：（1）歸檔材料手續(xù)不完備——簽章不符合要求。比如大學(xué)生、碩博士畢業(yè)生登記表，沒有本人簽名。更甚者，沒有學(xué)校公章——用系所印章取而代之； 學(xué)生成績單沒有教務(wù)部門的公章， 用復(fù)印件替代的也時?？吹?。（2）檔案材料頁面沒有日期記載。最常見的有：論文評審意見書、學(xué)生成績表、優(yōu)秀學(xué)生干部登記表、獎學(xué)金申請表——如果同一類材料（表格）多次出現(xiàn)，便順序不清、無法排序。（3）頁面設(shè)置隨心所欲。多樣的紙張開本和頁邊距設(shè)置，為我們的書法藝術(shù)保留了豐富的想象空間，但在檔案管理中卻要不折不扣地接受“標(biāo)準(zhǔn)化”的約束。大學(xué)生檔案產(chǎn)生過程中人多手雜，隨心所欲的取舍與發(fā)揮，其結(jié)果必然五花八門。用人單位對其人事檔案規(guī)范整理時，頁面參差不齊，紙張裁剪不能（可能裁掉超出邊距的文字）、折疊不得；橫裝不是、豎裝不能。嚴(yán)重影響了檔案質(zhì)量和檔案的信息化處理。（4）書寫用筆不規(guī)范。我們在整理大學(xué)生（錄用者）人事檔案時，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)他們填寫檔案材料時采用圓珠筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙，也有的用鉛筆。不規(guī)范的書寫用筆顯然有違《干部檔案整理工作細(xì)節(jié)》［1］。
1.3檔案管理模式老套、技術(shù)陳舊落后。大學(xué)生在學(xué)期間形成的檔案是其人事檔案的基礎(chǔ)，不容分說，這份檔案將記錄其人生的起點。知識經(jīng)濟時代，檔案電子化、信息化的浪潮洶涌澎湃——君不見，數(shù)年之前，高中畢業(yè)生的電子檔案已經(jīng)出現(xiàn)。令人不解的是進入大學(xué)以后的檔案卻是沿用了數(shù)百年的紙質(zhì)檔案。研究者已經(jīng)注意到這種“返祖還原”現(xiàn)象，指出：目前還沒有推出一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，學(xué)生檔案的管理基本上還處于傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實體管理模式中［2］。大學(xué)生檔案管理體制、管理模式、技術(shù)手段滯后于信息時代。
2高校學(xué)生檔案管理工作的對策與措施
關(guān)鍵詞：大學(xué)生檔案管理 科學(xué)化制度化 規(guī)范化
隨著時代的進步和人類辦公技術(shù)日新月異的發(fā)展，社會各項制度的改革日益加深，大學(xué)生檔案制度作為當(dāng)今信息化時代不可或缺的應(yīng)用技術(shù)，其改革也日益加深。面對各界信息量越來越復(fù)雜龐大的今天，大學(xué)生檔案管理工作的改革顯得尤為重要。大學(xué)生檔案管理工作該如何改革，在哪些方面改革，向哪個方向改革，才能更加完善地服務(wù)于全局工作，更加高效的應(yīng)對日趨紛繁復(fù)雜的大學(xué)生檔案種類和數(shù)量，更加適應(yīng)新時期大學(xué)生檔案管理工作的要求，已經(jīng)成為每一位大學(xué)生檔案管理工作者面對的首要問題。
一、大學(xué)生檔案管理工作改革的困難和重點
1.大多數(shù)人對大學(xué)生檔案管理工作的重視不夠
許多人認(rèn)為大學(xué)生檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把大學(xué)生檔案放在大學(xué)生檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。大多數(shù)人由于對大學(xué)生檔案管理工作缺乏認(rèn)識和研究，誤以為大學(xué)生檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認(rèn)為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點，才導(dǎo)致了大學(xué)生檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢，改革工作無從下手。其實大學(xué)生檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。大學(xué)生檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務(wù)性工作，而不是單位的主要工作和重點工作。
2.大學(xué)生檔案交接制度不嚴(yán)謹(jǐn)
每年，巨大的大學(xué)生檔案變動、更新、調(diào)取和維護工作確實是大學(xué)生檔案工作的重點和難點。大學(xué)生檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是大學(xué)生檔案交接時?，F(xiàn)如今，大多數(shù)單位的大學(xué)生檔案交接制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致許多大學(xué)生檔案在交接時出現(xiàn)錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因為大學(xué)生檔案一旦錯亂和丟失就代表著大學(xué)生檔案管理工作失去了大半意義，而且大學(xué)生檔案的重新填寫和彌補是很復(fù)雜和費時的，會嚴(yán)重耽誤單位工作的正常進行。有關(guān)部門應(yīng)著力加強大學(xué)生檔案交接制度的嚴(yán)謹(jǐn)性管理，在交接時，交接雙方都應(yīng)認(rèn)真對待大學(xué)生檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務(wù)。
3.許多大學(xué)生檔案管理工作者沒有切實履行宣傳大學(xué)生檔案重要性的義務(wù)
很多人由于缺乏對大學(xué)生檔案的重要性認(rèn)識，在面對大學(xué)生檔案工作時只是應(yīng)付而已，甚至對本人的大學(xué)生檔案都不夠重視，沒有充分考慮到大學(xué)生檔案對今后工作的重要性和廣泛應(yīng)用性，等到真正需要大學(xué)生檔案時，才發(fā)現(xiàn)大學(xué)生檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調(diào)度，給大學(xué)生檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明大學(xué)生檔案管理人員對大學(xué)生檔案的重要性宣傳不夠，許多大學(xué)生檔案管理工作者沒有切實履行宣傳大學(xué)生檔案重要性的義務(wù)。
4.當(dāng)前的大學(xué)生檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化
這么多年來，大學(xué)生檔案管理工作依然是以紙質(zhì)做為大學(xué)生檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。大學(xué)生檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。大學(xué)生檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類大學(xué)生檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發(fā)現(xiàn)。大學(xué)生檔案的存儲需要大學(xué)生檔案室，大學(xué)生檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質(zhì)的大學(xué)生檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導(dǎo)致大學(xué)生檔案失真，大學(xué)生檔案室需要密閉，并且要防火防潮。
二、大學(xué)生檔案管理工作的對策及思考
1.強化大學(xué)生檔案管理意識，嚴(yán)格大學(xué)生檔案管理程序
強化每一名大學(xué)生檔案管理管理工作者的管理意識，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。同時在硬件設(shè)施上完善大學(xué)生檔案管理設(shè)備，每個單位都應(yīng)配備單獨隱蔽的大學(xué)生檔案庫房，庫房內(nèi)加裝空調(diào)、除濕機、大學(xué)生檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強大學(xué)生檔案信息化發(fā)展，應(yīng)在大學(xué)生檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發(fā)揮計算機技術(shù)的應(yīng)用，比如建立大學(xué)生檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。
2.大學(xué)生檔案交接嚴(yán)格按程序進行
大學(xué)生檔案交接是一項認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，稍有不慎就有可能導(dǎo)致大學(xué)生檔案丟失或失真，所以交接時應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理。大學(xué)生檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對所保管的大學(xué)生檔案進行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的大學(xué)生檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應(yīng)清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認(rèn)真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行大學(xué)生檔案交接工作，才能確保大學(xué)生檔案交接工作的順利完成。
3.健全大學(xué)生檔案管理制度
健全大學(xué)生檔案管理制度時應(yīng)按照規(guī)范的操作流程，杜絕大學(xué)生檔案在操作過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險。首先應(yīng)加強大學(xué)生檔案管理人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使大學(xué)生檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次，應(yīng)盡量統(tǒng)一各單位大學(xué)生檔案存儲的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉(zhuǎn)換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。
4.建章立制，有章可循，規(guī)范操作
【關(guān)鍵詞】高校學(xué)生；檔案管理；成長成才
高校畢業(yè)生檔案是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、經(jīng)歷、品行、能力等方面文字材料的真實記錄，是國家人事檔案的組成部分，是學(xué)?？疾?、培養(yǎng)、教育學(xué)生的第一手材料，是大學(xué)生就業(yè)以及社會選拔考核人才的重要依據(jù)。是用人單位錄用畢業(yè)生時不可缺少的參考依據(jù)和重要憑證。對高等學(xué)校畢業(yè)生檔案管理工作進行系統(tǒng)研究，深刻認(rèn)識高校畢業(yè)生檔案管理工作的重要性、存在的主要問題以及解決措施，有利于確保畢業(yè)生檔案的機密性、安全性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性，對建立健全高校畢業(yè)生檔案管理有效運行機制具有重大意義。
一、加強高校畢業(yè)生檔案管理工作的必要性
（一）學(xué)生檔案管理工作是衡量學(xué)校內(nèi)部管理水平的重要標(biāo)志是學(xué)校進行科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，培養(yǎng)合格人才的重要保證。畢業(yè)生檔案概述了學(xué)生乃至學(xué)校管理日常工作的全貌，歷史地反映了每一個時期學(xué)校學(xué)生管理工作的進程和具體內(nèi)容，是學(xué)生管理工作內(nèi)容的存在形式和存儲手段，是客觀、真實的學(xué)校管理信息，是形成學(xué)生在校期間個人信息的憑證和參考。學(xué)生檔案管理的好與壞，直接影響整個學(xué)生畢業(yè)后將來的成長與發(fā)展。所以大學(xué)生檔案信息只有真實、明確，才能為大學(xué)生就業(yè)打下良好的基礎(chǔ)。
（二）為畢業(yè)生和用人單位提供檔案查閱服務(wù)。大學(xué)生就業(yè)中檔案起著非常重要的作用，有著不可替代的地位。大學(xué)生檔案經(jīng)過了收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，匯集了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活、社會實踐活動等情況，是學(xué)生過去人生經(jīng)歷的記錄。從中能夠看出學(xué)生在德智體美勞等方面的綜合素質(zhì)情況，畢業(yè)生可以用此來向用人單位推薦自己，是最權(quán)威的憑證；對用人單位來說，可以此為主要依據(jù)來選拔人才，也可以為以后人事部門選拔人才提供參考依據(jù)。高等院校通過大學(xué)生檔案管理工作，提供檔案查閱服務(wù)，使畢業(yè)生、學(xué)校、用人單位、人事部門等能夠得到畢業(yè)生信息，促進有效交流與溝通，有助于畢業(yè)生就業(yè)。
二、加強高校畢業(yè)生人事檔案管理工作的思路與對策
（一）適應(yīng)社會，提高對大學(xué)畢業(yè)生檔案工作重要性的認(rèn)識
1. 強化宣傳力度，提高畢業(yè)生對其人事檔案重要性的認(rèn)識。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)檔案的管理知識，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識到，在改革開放的今天，畢業(yè)生檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個重要方面，是企業(yè)或用人單位對畢業(yè)生本人進行定位的重要參考，即使不設(shè)人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。
2. 加強自身學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員素質(zhì)。新時期檔案工作面臨許多新問題，同時也給畢業(yè)生人事檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員要充分認(rèn)識到畢業(yè)生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生檔案這一信息資源。使學(xué)生檔案管理工作達(dá)到規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化；學(xué)生檔案管理工作要貫徹“為人事工作服務(wù)，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)”的基本原則，實行統(tǒng)一管理，堅持維護真實性和完整性的工作方針，嚴(yán)守秘密的保管方法，加強對學(xué)生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培養(yǎng)學(xué)生為學(xué)生畢業(yè)后用人單位的錄用起到積極的作用。
（二）加強對畢業(yè)生人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范
1. 各院校結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)以及當(dāng)前社會形式制定出統(tǒng)一的規(guī)范化的檔案管理工作。高校在新生入學(xué)之后，就要注重抓檔案歸入工作，觀察學(xué)生的各項表現(xiàn)并如實記載，做到及時記錄，確保材料的連續(xù)性和完整性，這能為后續(xù)的檔案整理工作減少麻煩，又能增加學(xué)生檔案信息的豐富程度，保障檔案的完整性與及時性，使檔案真正成為用人單位選拔人才的可靠依據(jù)。
2. 加強收集工作，完善檔案內(nèi)容。高校畢業(yè)生檔案的管理人員要經(jīng)常主動地與形成畢業(yè)生檔案材料的部門和各院（系）主管畢業(yè)生檔案的負(fù)責(zé)人聯(lián)系、協(xié)商，及時收集各部門形成的檔案材料。遇有學(xué)生入黨、獎懲等涉及學(xué)生誠信的信息，要及時歸檔，同時注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓(xùn)進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實表現(xiàn)，提高檔案的利用價值。
3. 實行專門統(tǒng)一管理。不論畢業(yè)生檔案是放在招生就業(yè)處、學(xué)生工作處，還是放在綜合檔案室管理，一定要有專人負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案的管理工作，一定要根據(jù)畢業(yè)生檔案的數(shù)量配備適當(dāng)編制的專業(yè)人員。
（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理
1. 增強創(chuàng)新意識，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題，搞一些小創(chuàng)造、小革新，起到事半功倍之效。
2. 加強現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高管理效率和水平。目前計算機已應(yīng)用于人事檔案管理工作當(dāng)中，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。同時大大提高管理效率和管理水平。
總之，大學(xué)生檔案管理是國家人事檔案的重要組成部分，對促進大學(xué)生就業(yè)有著重要的作用。因此，高校大學(xué)生檔案管理部門要改革檔案管理制度，使檔案在大學(xué)生就業(yè)中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，服務(wù)于大學(xué)生就業(yè)，服務(wù)于社會與用人單位的需求。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生類檔案；檔案管理
2008年，教育部與國家檔案局聯(lián)合制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號令），與1989年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》相比，在文件材料的歸檔范圍內(nèi)增設(shè)了“學(xué)生類”檔案，這一變化強調(diào)了“學(xué)生”這一主體，充分體現(xiàn)了“以人為本”的理念和與時俱進的原則。在社會環(huán)境十分復(fù)雜、就業(yè)壓力越來越大的今天，做好學(xué)生類檔案管理和利用工作對促進大學(xué)生就業(yè)顯得尤為重要。然而，目前高校學(xué)生類檔案的管理和利用存在不少問題，需要我們認(rèn)真思考并加以解決，以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。
一、高校學(xué)生類檔案的管理和利用存在的問題
1.檔案材料不完整、不規(guī)范。學(xué)生檔案材料的形成、收集、歸檔涉及很多部門的領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生，覆蓋面廣，材料多。而大部分高校都沒有一個嚴(yán)格的監(jiān)管制度，致使材料歸檔不及時、不完整。那么多學(xué)生的檔案材料最后都集中交給輔導(dǎo)員整理，時間短、任務(wù)重，輔導(dǎo)員怎么辦呢？只有請學(xué)生幫忙。由于學(xué)生檔案意識薄弱，又缺乏檔案專業(yè)知識和基本技能，致使錯放、漏放、丟失、篡改、抽調(diào)處分材料等現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案的完整性，從而影響了檔案信息資源的開發(fā)利用。另外，由于檔案意識薄弱，學(xué)生沒有認(rèn)識到自己檔案的重要性，在填寫各種材料時隨意性太強，致使檔案材料很不規(guī)范。
2.信息含量不足，無法滿足社會需要。高校學(xué)生檔案原有的功能是在計劃經(jīng)濟體制下設(shè)置的，內(nèi)容包括高校招生錄取材料、大學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績表、入黨入團材料、體檢表、畢業(yè)登記表等，其中許多內(nèi)容現(xiàn)在已失去意義，而用人單位需要全面了解的大學(xué)生的成長經(jīng)歷、個性特征、實踐動手能力、創(chuàng)新能力、誠實守信、心理健康等方面的材料少之又少。加上學(xué)生檔案形成者包括學(xué)生本人、輔導(dǎo)員、班主任及檔案管理人員檔案意識薄弱、責(zé)任心不強，致使學(xué)生檔案內(nèi)容單一、空洞，政治術(shù)語多，呈公式化、口號化特征，無法滿足信息時代用人單位的信息需求。
3.信息可信度不高，失去了檔案的參考作用。自1999年高校擴招以來，大學(xué)生就業(yè)壓力越來越大。有些學(xué)生為了謀求一份好的職業(yè)不惜弄虛作假；有些高校目光短淺，為使自己的畢業(yè)生順利就業(yè)，以贏得“生源素質(zhì)好，就業(yè)率高”的口碑，普遍提高學(xué)生專業(yè)成績，擴大學(xué)生干部的比例及獲獎比例，降低考評標(biāo)準(zhǔn)，撤銷處分材料；班主任給學(xué)生寫評語也是報喜不報憂。這樣，學(xué)生檔案的真實性大打折扣，嚴(yán)重干擾了畢業(yè)生就業(yè)市場的公平競爭，而且不利于用人單位選拔和甄別人才，也不利于學(xué)生自身今后的發(fā)展。
4.歸檔滯后，影響了檔案信息的利用。學(xué)生檔案材料生成的管理部門較多，平時各職能部門對學(xué)生檔案材料實行分散管理，學(xué)生畢業(yè)前才交由輔導(dǎo)員集中整理，最后交學(xué)校學(xué)生檔案管理部門統(tǒng)一密封并轉(zhuǎn)遞。而大多數(shù)高校都要在每年春季舉辦人才招聘會，而此時學(xué)生檔案仍處于分散狀態(tài)，無法為用人單位選拔人才提供信息服務(wù)，影響了畢業(yè)生就業(yè)。
5.管理手段落后，不能為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。目前許多高校學(xué)生檔案仍是紙質(zhì)檔案，沒將學(xué)生檔案進行數(shù)字化處理，查閱檔案仍是手工操作，查閱速度慢，費時費力，不利于用人單位快速準(zhǔn)確查閱畢業(yè)生信息。
二、加強學(xué)生類檔案的管理和利用工作建設(shè)，為促進學(xué)生就業(yè)服務(wù)
1.增強學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識，嚴(yán)格檔案管理制度。教育部第27號令的頒布實施，已經(jīng)將學(xué)生檔案管理納入高校檔案管理的重要組成部分。因此，每一位教育管理工作者都要認(rèn)識到學(xué)生檔案是關(guān)系到學(xué)校加強學(xué)生素質(zhì)教育以及學(xué)生順利就業(yè)的大事，學(xué)校應(yīng)提高學(xué)生檔案管理工作的地位，將學(xué)生檔案管理納入學(xué)校的綜合管理，制定和完善檔案管理工作的相關(guān)制度；對檔案管理人員提出明確的、具體的工作要求，進一步明確檔案管理工作責(zé)任，使之按照檔案管理規(guī)范進行檔案的收集和管理，以保證學(xué)生檔案材料的完整性和規(guī)范性；制定相應(yīng)的監(jiān)督和激勵機制。這樣，才能保證學(xué)生檔案管理工作正常、有序、可持續(xù)發(fā)展。
2.加強檔案意識教育，豐富學(xué)生檔案內(nèi)容。第一，培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識，引導(dǎo)學(xué)生關(guān)注自己的檔案。新生入學(xué)后，學(xué)校就要對學(xué)生進行檔案宣傳，讓學(xué)生認(rèn)識到檔案的重要性。在學(xué)生移交高中檔案及填寫各類有保存價值的材料時，要求學(xué)生按檔案整理保管要求認(rèn)真規(guī)范填寫。同時告訴學(xué)生大學(xué)四年的學(xué)習(xí)生活期間哪些材料需要裝進檔案袋及其作用。學(xué)生了解了檔案的重要性，就會在學(xué)習(xí)和生活中規(guī)范自己的行為，約束自己，努力學(xué)習(xí)，積極表現(xiàn)，為自己留下閃光的檔案。第二，強化輔導(dǎo)員的檔案意識，增強其責(zé)任感和服務(wù)意識，認(rèn)真做好學(xué)生評語工作。
3.擴大歸檔范圍，滿足用人單位的需求。一方面，隨著社會的發(fā)展，用人單位對人才素質(zhì)的要求越來越高，不僅注重知識技能，更關(guān)注其思想品德和心理健康。因此，除傳統(tǒng)的檔案材料外，還應(yīng)擴大歸檔范圍，增加一些能反映學(xué)生綜合素質(zhì)的內(nèi)容，如人際交往能力、社會實踐能力、組織管理能力、誠信和心理健康等，尤其是誠信和心理健康，更受用人單位重視。另一方面，由于社會環(huán)境復(fù)雜，就業(yè)壓力越來越大，學(xué)生心理疾病日漸凸顯。因此，建立學(xué)生心理健康檔案，關(guān)注學(xué)生的心理健康，及時給予引導(dǎo)和干預(yù)，促進學(xué)生健康發(fā)展，是廣大教育工作者應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。近年，“富士康職工跳樓”事件對企業(yè)界影響很大，企業(yè)在招聘人才時更加注重學(xué)生的心理健康問題。因此，把能反映學(xué)生誠信品質(zhì)和心理健康的材料納入學(xué)生檔案歸檔范圍，不僅有利于促進學(xué)生健康成長，為國家培養(yǎng)合格人才，也有利于用人單位選拔、甄別人才，從而促進學(xué)生就業(yè)。
4.及時收集、整理學(xué)生檔案材料，提升檔案的就業(yè)服務(wù)功能。有些學(xué)校在舉辦人才招聘會時，畢業(yè)生檔案仍然分散在各職能部門，沒有集中統(tǒng)一整理，無法為用人單位選拔人才和學(xué)生就業(yè)提供幫助。因此，學(xué)校要從大學(xué)生進校起就做好建檔工作，并根據(jù)其專業(yè)、班組群體性，隨時按照新的歸檔范圍和要求，及時收集、整理有關(guān)材料，保證學(xué)生各個階段的各種檔案材料及時歸檔，以避免學(xué)生畢業(yè)時突擊整理造成的錯裝、漏裝、檔案轉(zhuǎn)遞不準(zhǔn)確等人為錯誤，提升學(xué)生檔案的就業(yè)服務(wù)功能，促進學(xué)生就業(yè)。
5.加快檔案信息化建設(shè)，為促進學(xué)生就業(yè)服務(wù)。當(dāng)今社會已進入信息化時代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)高效管理和為學(xué)生就業(yè)服務(wù)的需要。電子檔案管理以其檢索速度快、存儲量大、壽命長、成本低等優(yōu)勢成為現(xiàn)代檔案管理的新趨勢。學(xué)生檔案電子化管理一是減輕了管理人員的勞動強度；二是有利于用人單位快速、準(zhǔn)確地查找畢業(yè)生信息，為選拔任用人才提供依據(jù)，進而增加畢業(yè)生就業(yè)的機會；三是可以充分利用電子檔案管理系統(tǒng)跟蹤畢業(yè)生就業(yè)信息，通過對畢業(yè)生就業(yè)狀況進行分析，了解市場對人才的需求狀況，進而改進人才培養(yǎng)模式，及時調(diào)整教學(xué)計劃，更好地為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。
總之，高校學(xué)生檔案管理是高校的一項重要工作，學(xué)生檔案是學(xué)?；蛴萌藛挝慌囵B(yǎng)人、使用人的可靠憑證，有著不可替代的作用。為使學(xué)生檔案管理跟上時代的步伐，必須進一步改革學(xué)生檔案管理制度，使學(xué)生檔案更有利于學(xué)生就業(yè)，更有利于學(xué)生今后的發(fā)展，更好地發(fā)揮其服務(wù)社會、服務(wù)人才的作用。
參考文獻(xiàn)：
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論文關(guān)鍵詞：高校,學(xué)生檔案工作,問題,對策
強化學(xué)生檔案工作是提高高校學(xué)生管理水平的一個重要手段。這項工作有助于高校因材施教、人才選拔和培養(yǎng)，有助于促進學(xué)生的發(fā)展，提高學(xué)生的綜合素質(zhì)，有助于為畢業(yè)生就業(yè)提供有效服務(wù)等等。目前，高校學(xué)生檔案管理存在的問題是：學(xué)生檔案管理意識淡薄，長期處于松軟狀態(tài)，未能彰顯出應(yīng)有的活力。
一、高校學(xué)生檔案管理意識淡薄的表現(xiàn)
（一）學(xué)生方面
通過大量調(diào)查發(fā)現(xiàn)：大學(xué)生們的“學(xué)生檔案意識”非常模糊。如有61.3%的大學(xué)生不清楚“學(xué)生檔案”包括哪些內(nèi)容；有47.1%的大學(xué)生對“學(xué)生檔案”的重要性持否定看法。再從大學(xué)畢業(yè)生對自己檔案的處置方式來看：有的隨意將檔案丟在學(xué)校置之不理；有的干脆把檔案揣在身上或放在家里；小部分人把檔案轉(zhuǎn)到了學(xué)校所在地的人才市場，但幾年后就忘記這事，更多畢業(yè)生則完全將檔案遺忘了，不知檔案是轉(zhuǎn)回了原籍，還是留在了學(xué)校，或是轉(zhuǎn)到了人才市場。很多大學(xué)生畢業(yè)后，不清楚自己在校學(xué)習(xí)期間所形成的“學(xué)生檔案”會在自己畢業(yè)后成為干部檔案或工人檔案，也不清楚自己的檔案會隨著自己的畢業(yè)離校而發(fā)生轉(zhuǎn)遞的情況；有些畢業(yè)生雖然知道，但對此事不關(guān)注。因此可以看出：當(dāng)代大學(xué)生的“學(xué)生檔案意識”淡薄甚至缺失。
（二）高校管理者方面
高校管理者“學(xué)生檔案管理意識”不強。具體表現(xiàn)為以下幾個方面：
1．從人員配備上講，很多高校并不是專人管理學(xué)生檔案，有的雖然配有專職人員，但數(shù)量過少或需要兼做其他工作，無論時間投入還是精力投入都不能保證工作需要，“少而不?！钡膯栴}較為明顯。
2．從業(yè)務(wù)培訓(xùn)上講，多數(shù)學(xué)生檔案管理人員未接受過檔案管理專業(yè)知識和相關(guān)法律知識的系統(tǒng)培訓(xùn)，缺乏檔案管理的基本知識和基本技能。
3．從管理制度上講，有的并沒建立完整規(guī)范的學(xué)生檔案管理制度制度，有的雖然建立了學(xué)生檔案管理制度，但并不完善，流于形式，應(yīng)付上級主管部門的檢查。
4．從設(shè)施設(shè)備上講，由于資金投入少，沒有專門的學(xué)生檔案庫房，現(xiàn)代辦公設(shè)備不足，很多高校都沒有配套的學(xué)生檔案管理軟件及電腦，設(shè)施設(shè)備都沒有達(dá)到應(yīng)有的技術(shù)要求，“舊而缺”的問題較為普遍。
這些普遍存在的問題，直接導(dǎo)致學(xué)生檔案工作質(zhì)量不高，錯、漏、假、亂等情況時有發(fā)生。如把檔案資料“張表李裝”的情況（張三的表格裝入了李四的檔案袋中），或是錯填年齡、身份證號等基本數(shù)據(jù)，或是畢業(yè)生檔案錯寄、錯投等。還有就是本該裝入學(xué)生檔案袋中的資料卻沒有裝入，致使學(xué)生檔案資料殘缺不全。由于平時管理不規(guī)范，有的不能按照規(guī)定進行檔案資料的鑒別、整理、歸檔、裝訂，有的檔案資料無序堆放在一起，有的甚至隨意加入、抽取、涂改、圈畫、撤換檔案材料，有的借閱手續(xù)不嚴(yán)，造成檔案或檔案資料的丟失、損毀、錯亂等。
二、提高高校學(xué)生檔案管理水平的對策
1.普及學(xué)生檔案知識，增強學(xué)生的檔案意識
國家檔案局于1996年修改的《檔案法》和中華人民共和國教育部于2008年頒布的第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確提出要對大學(xué)生普及檔案知識的教育，組織學(xué)生學(xué)習(xí)本校結(jié)合自己實際情況制定的《高校學(xué)生檔案管理辦法細(xì)則》，讓學(xué)生知道學(xué)生檔案的歸檔范圍。因此，在學(xué)生管理實踐中，高校應(yīng)發(fā)揮自身的優(yōu)勢,利用系部櫥窗、班級黑板報、校園廣播、主題團日活動、舉行學(xué)生檔案知識競賽等多種形式,廣泛、深入地加強宣傳教育。
其次，可以通過舉辦相關(guān)講座，對學(xué)生宣傳與普及檔案知識，培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識。如，充分發(fā)揮地方高校檔案館(室)的人力資源的優(yōu)勢，邀請具有高、中級檔案職稱的專業(yè)技術(shù)人員和檔案工作的一線人員來我校開設(shè)講座，讓學(xué)生更多了解檔案知識，產(chǎn)生興趣，增強檔案意識。
再次，可以通過開設(shè)相關(guān)課程強化學(xué)生的檔案意識，如開設(shè)檔案基礎(chǔ)公共選修課。中華人民共和國教育部令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三十五條“有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課”。目前我校文秘專業(yè)、法律事務(wù)專業(yè)已開設(shè)檔案管理基礎(chǔ)課程。
只有通過多種形式，讓學(xué)生更多地、更全面地了解檔案知識，增強檔案意識，才能使他們成為熱愛、支持學(xué)生檔案事業(yè)發(fā)展的動力。只有通過宣傳學(xué)習(xí),使全校師生員工充分認(rèn)識到高校學(xué)生檔案的重要性，使大學(xué)生對自身檔案有一個正確的認(rèn)識,積極主動地豐富充實學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容。例如，參加學(xué)校的大學(xué)生文化藝術(shù)節(jié)、社團組織，競爭學(xué)生干部、獲得各種技能證書等，不僅豐富檔案內(nèi)容，同時提高了大學(xué)生的綜合素質(zhì)。大學(xué)生在填寫個人檔案材料時,做到準(zhǔn)確、工整、規(guī)范、真實,從源頭上解決學(xué)生檔案歸檔材料內(nèi)容少、質(zhì)量差的問題。
2.樹立正確的檔案管理理念，增強高校學(xué)生管理者的學(xué)生檔案管理意識
為使學(xué)生檔案管理工作適應(yīng)新形勢的需要,必須增強高校學(xué)生管理者的學(xué)生檔案管理意識，樹立正確的學(xué)生檔案管理理念。首先要大力宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》,增強學(xué)生檔案管理工作人員的檔案意識，明確學(xué)生檔案管理工作的內(nèi)容，充分認(rèn)識到搞好學(xué)生檔案管理工作的重要性。
在學(xué)生管理實踐中，搞好學(xué)生檔案管理工作，它有助于高校因材施教、人才選拔和培養(yǎng)，有助于促進學(xué)生的發(fā)展，提高學(xué)生的綜合素質(zhì)，有助于為畢業(yè)生就業(yè)提供有效服務(wù)等等。高校管理者在現(xiàn)實工作中應(yīng)重視高校學(xué)生檔案資料的收集、整理、建檔、歸檔等，在此基礎(chǔ)上，做好學(xué)生檔案管理工作，并進一步合理開發(fā)和利用學(xué)生檔案的建檔工作，督促學(xué)生，提升學(xué)生的綜合素質(zhì)。
3.重視學(xué)生檔案管理，加強學(xué)生檔案管理隊伍建設(shè)
要想搞好高校學(xué)生檔案工作,就必須建立一支強有力的學(xué)生檔案管理隊伍。各個系部配備具有高度責(zé)任心的專職人員從事學(xué)生檔案管理工作，并不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平,以適應(yīng)新時期檔案管理的需要。每年邀請上級檔案主管部門專家、學(xué)生檔案管理的先進單位來校介紹經(jīng)驗，高校檔案室的專業(yè)技術(shù)人員每月對學(xué)生檔案管理人員進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，各系部進行學(xué)生檔案管理專題研討，使他們不僅要熟悉學(xué)生檔案管理業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，還應(yīng)掌握學(xué)生檔案管理方法。高校專職學(xué)生檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強自身學(xué)習(xí)，提高文化素質(zhì)。新時期高校檔案面臨許多新問題，同時也給高校學(xué)生檔案管理工作提出了更高的要求。學(xué)生檔案管理人員要充分認(rèn)識到學(xué)生檔案管理工作的重要性，在工作實踐中不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及學(xué)生檔案工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進學(xué)生檔案管理工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。
4.發(fā)揮學(xué)生檔案管理功能，重視學(xué)生檔案信息的研究與開發(fā)
齊全、規(guī)范、完整、有序的學(xué)生檔案，不僅能真實生動地記錄這所學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展進程，而且能反映出其辦學(xué)質(zhì)量和管理水平的優(yōu)劣。這時的學(xué)生檔案，就成了歷史的見證，成了學(xué)校管理全過程中最真實、最可靠的信息來源。高校學(xué)生檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)現(xiàn)在高等教育發(fā)展的新形勢,從加強創(chuàng)新教育、素質(zhì)教育入手,有針對性地對學(xué)生檔案資料進行分類匯編,認(rèn)真研究開發(fā)大學(xué)生信息資源,在知識、能力、品德等方面發(fā)現(xiàn)學(xué)生的優(yōu)點,為學(xué)生在大學(xué)的發(fā)展提供指導(dǎo)，為學(xué)生的未來發(fā)展提供豐富的檔案資料。
5.加大學(xué)生檔案管理工作的投入，更新學(xué)生檔案管理技術(shù)、手段和設(shè)備
隨著招生規(guī)模的不斷擴大,學(xué)生檔案數(shù)量逐年增加,檔案內(nèi)容更加完善,傳統(tǒng)的手工管理已不能適應(yīng)快速發(fā)展的高教事業(yè)。這就需要加大對高校學(xué)生檔案工作的硬件投入。一是實現(xiàn)微機化管理。當(dāng)前我校各部門基本上都配有電腦,因此,開發(fā)適合我校學(xué)生管理的學(xué)生檔案管理軟件,把高校學(xué)生檔案管理從落后的手工操作轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化管理已是勢在必行。二是實現(xiàn)學(xué)生檔案檢索內(nèi)容的數(shù)字化,使其各部門學(xué)生檔案信息資源共享,從而達(dá)到更加快速、系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確地提供每個學(xué)生檔案材料的目錄。
綜上所述，高校學(xué)生檔案管理工作是一個系統(tǒng)工程。檔案管理工作者要根據(jù)當(dāng)前高等教育發(fā)展的新形勢,從加強創(chuàng)新教育、素質(zhì)教育入手,認(rèn)真研究開發(fā)大學(xué)生檔案信息資源,在知識、能力、人格、素養(yǎng)等方面發(fā)現(xiàn)學(xué)生的優(yōu)點和長處,以便于因材施教。這對于加強學(xué)生管理,幫助學(xué)生成才,指導(dǎo)學(xué)生就業(yè)等都有重要作用。只要思想上重視,制度上落實,科學(xué)規(guī)范工作,就能更好地管理好學(xué)生檔案,就能最大限度地發(fā)揮高校學(xué)生檔案的作用,從而為高校學(xué)生的教育管理起到應(yīng)有的作用。
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1 高職院校學(xué)生檔案管理中的不足。存在以下幾方面：檔案日常管理制度亟待完善；檔案管理無序，缺乏專業(yè)人員；檔案材料模式化，不全面；檔案材料質(zhì)量差，不規(guī)范，檔案管理模式和技術(shù)陳舊落后。
2 高職院校學(xué)生檔案管理工作對策探討
2.1 宣傳學(xué)習(xí)檔案管理知識，增強師生的檔案意識。應(yīng)該在全體師生員工中大力宣傳大學(xué)生檔案以及檔案管理工作的重要性，組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動，提高對大學(xué)生檔案工作的認(rèn)識，增強師生的檔案意識。調(diào)動院系工作人員自覺、主動、及時送交檔案材料的積極性，形成人人關(guān)心大學(xué)生檔案工作的良好局面。實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，為安全保管和有效利用檔案創(chuàng)造良好條件，確保學(xué)生檔案材料歸檔及時完整。同時結(jié)合就業(yè)指導(dǎo)工作，從思想上提高大學(xué)生對自身檔案價值和重要性的認(rèn)識。把認(rèn)真、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范填寫個人檔案作為檔案管理的重要環(huán)節(jié)。學(xué)生檔案管理者要根據(jù)大學(xué)生檔案材料形成的規(guī)律，從源頭著手，保證檔案管理各環(huán)節(jié)的有序性，從而提高學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量。
2.2 建立相關(guān)制度，規(guī)范檔案管理。大學(xué)生檔案屬于人事檔案，具有一定的保密性。在國家沒有統(tǒng)一的管理制度的情況下，各高職院校應(yīng)根據(jù)學(xué)校的實際情況，制定學(xué)生檔案管理辦法，提出學(xué)生檔案收集、整理、移交的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案材料的查閱范圍和程序。建立專門的檔案管理室，配備專職的管理人員，院系要落實專門的檔案管理負(fù)責(zé)人，配合學(xué)校做好日常性的工作，院系不能存放學(xué)生檔案，有關(guān)材料要定期定時歸檔。學(xué)生檔案應(yīng)按材料形成的時間順序排列，便于今后查閱和使用。檔案材料的收集時間以一學(xué)期或一學(xué)年為單位，由各有關(guān)部門定期向?qū)Ｓ脵n案室移交學(xué)生檔案材料，檔案室也應(yīng)建立索要制度，定期或不定期地索要應(yīng)歸檔的學(xué)生檔案材料。為保證歸檔材料的準(zhǔn)確規(guī)范，檔案室必須按照一定的原則，對收集起來的檔案材料進行審查，甄別其真?zhèn)?，判斷其有無保存價值，確定其是否歸入本人檔案。
大學(xué)生檔案轉(zhuǎn)入時要查對入學(xué)材料是否吻合一致，完整齊全，核對無誤后按照“一人一袋”的原則裝入檔案袋立卷，并填寫收文登記表。學(xué)生畢業(yè)離校時要“檔隨人走”，轉(zhuǎn)出時一定要有轉(zhuǎn)出憑證，并在轉(zhuǎn)出材料登記中注明轉(zhuǎn)出時間、材料名稱、數(shù)量、去向和發(fā)文號。
2.3 明確歸檔材料范圍，充實檔案內(nèi)容。在全面深化高等教育改革和就業(yè)機制不斷完善的新形勢下，健全大學(xué)生檔案信息資料勢在必行?，F(xiàn)有高職院校學(xué)生檔案材料包括高中階段材料：學(xué)籍材料、高考報名表、登記表、志愿表、體檢表、高考成績單等；大學(xué)期間材料：入學(xué)登記表、獎懲材料、黨團組織材料、實訓(xùn)實習(xí)鑒定表、考試成績單、畢業(yè)生鑒定表等。這些材料對用人單位來講還顯不足，體現(xiàn)不了大學(xué)生個性特點和全面發(fā)展?fàn)顩r。這就要對原有歸檔材料進行調(diào)整擴充，如可增加學(xué)生在校期間所考取的各類職業(yè)資格證書復(fù)印件、寫實性的學(xué)年綜合素質(zhì)測評登記表、社會實踐活動材料等，這些材料的形成過程能促使學(xué)生在校期間不斷調(diào)整努力方向，為就業(yè)增加實力。
2.4 實現(xiàn)學(xué)生檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。隨著我國高校畢業(yè)生就業(yè)制度的改革和畢業(yè)生人數(shù)的擴大，大部分畢業(yè)生通過人才市場就業(yè)，要使大學(xué)生檔案在其就業(yè)競爭中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，就要徹底改變目前大學(xué)生檔案管理嚴(yán)重滯后、利用率低和發(fā)揮作用小的狀況，實現(xiàn)大學(xué)生檔案的信息化管理。
一、當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理中存在的問題
1.缺少相關(guān)的法律法規(guī)。雖然我國針對高校學(xué)生管理頒發(fā)了不少文件，但到目前為止，卻沒有頒布專門針對高校學(xué)生檔案管理方面的法規(guī)。對學(xué)生檔案管理的歸屬并沒有作出明確的規(guī)定。另外，在管理過程中也沒有形成統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，故導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理體制不一：一些高校為了便于利用，實行分散管理即把學(xué)生檔案存放在各個院系；一些高校把學(xué)生檔案放在校綜合檔案室實行綜合管理；還有一部分高校把學(xué)生檔案存放在校人事處與干部人事檔案一起管理。但上述這些管理方式都存在一個共同的問題：學(xué)生檔案的管理工作都是歸屬于某個部門，它既沒有明確的定員編制，也沒有具體的辦公經(jīng)費及工作量考核標(biāo)準(zhǔn)，所以相關(guān)部門都不會投入大量的人力、物力和財力進行專項管理。在這種不規(guī)范的環(huán)境中進行學(xué)生檔案的管理，勢必導(dǎo)致其運行雜亂無序。
2.檔案的收集不夠全面、整理不夠規(guī)范。目前高校學(xué)生的檔案所涉及的材料和內(nèi)容較為繁多，加之缺少建檔標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案的收集不夠全面、整理不夠規(guī)范。經(jīng)常會出現(xiàn)像材料書寫不規(guī)范、紙張規(guī)格不一、材料缺失等諸多問題。許多反映學(xué)生綜合素質(zhì)的材料得不到及時的歸檔，如計算機等級證書復(fù)印件、大學(xué)生英語四、六級證書復(fù)印件、大學(xué)生能力、技能競賽證書復(fù)印件及各類社會實踐活動材料，等等?，F(xiàn)有大多數(shù)歸檔材料只是大學(xué)生高考錄取時的材料、學(xué)習(xí)成績總表、入黨入團材料、校畢業(yè)生登記表、體檢表等，這不利于全面了解每一位學(xué)生的實際情況和個性特點。在強化素質(zhì)教育，提倡培養(yǎng)復(fù)合型人才的今天，如果仍然沿用傳統(tǒng)的歸檔范圍，那是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。
3.檔案管理模式老套、技術(shù)陳舊落后。大學(xué)生在學(xué)期間形成的檔案是其人事檔案的基礎(chǔ)，不容分說，這份檔案將記錄其人生的起點。知識經(jīng)濟時代，檔案電子化、信息化的浪潮洶涌澎湃——君不見，數(shù)年之前，高中畢業(yè)生的電子檔案已經(jīng)出現(xiàn)。令人不解的是進入大學(xué)以后的檔案卻是沿用了數(shù)百年的紙質(zhì)檔案。研究者已經(jīng)注意到這種“返祖還原”現(xiàn)象，指出目前還沒有推出一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，學(xué)生檔案的管理基本上還處于傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實體管理模式中。大學(xué)生檔案管理體制、管理模式、技術(shù)手段滯后于信息時代。
二、解決高校學(xué)生檔案管理問題的對策
1.引起重視，統(tǒng)一觀念。現(xiàn)在的高校普遍對學(xué)生的檔案管理工作不重視，這使得高校學(xué)生檔案管理工作的相關(guān)的設(shè)備和技術(shù)的運用都存在著很多的不足，為了能夠更好地適應(yīng)現(xiàn)代化信息化的檔案管理方式，就需要對高校檔案管理工作進行重新的全面的認(rèn)識，只有認(rèn)識到其對于整個高校的人事檔案管理工作、學(xué)生的學(xué)習(xí)就業(yè)、學(xué)校的人才戰(zhàn)略等發(fā)展的重要性，進行統(tǒng)一認(rèn)識，加強思想高度，才能抓好相關(guān)檔案管理工作的落實，不能存在絲毫懈怠。
2.建立完善的管理體制。由于高校有著自己的人事檔案管理系統(tǒng)，其工作人員具有豐富的檔案管理的經(jīng)驗，為了能夠最大程度地發(fā)揮其作用，可以使高校學(xué)生檔案管理部門掛靠在高校的人事檔案管理部門，這樣不但能夠發(fā)揮其專業(yè)人才的作用，還能更快地建立和完善高校學(xué)生檔案管理部門，由于學(xué)生檔案管理部門的檔案流轉(zhuǎn)性相對較高，需要給予其足夠的專業(yè)人才和設(shè)備保證，這樣才能保證高校檔案管理工作能夠更加順利地進行。
