時間：2023-03-10 14:52:53
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論文關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)，OA，歸檔
OA是指以現(xiàn)代信息技術(shù)為核心，結(jié)合各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備形成的系統(tǒng)，目的是迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，OA為搜集、存貯、使用與日俱增的大量信息也采取了互聯(lián)網(wǎng)的手段，這給文件與檔案歸檔管理帶來更高的效率，使歸檔管理的費用也大幅度降低，但是互聯(lián)網(wǎng)的自身的一些缺陷也給OA電子文件歸檔帶來了巨大的挑戰(zhàn)。為此需要開展相關(guān)研究，尋找網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下OA電子文件歸檔的恰當(dāng)策略。
一、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的主要問題：
1歸檔信息來源無邊界：隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展與普及,企業(yè)內(nèi)外的'邊界'正在消失，員工在辦公室或家里處理的文件是同樣的效力。由于'網(wǎng)絡(luò)邊界'的消失，OA系統(tǒng)所依托的的互聯(lián)網(wǎng)安全隨時隨地都會受到威脅。從某種意義上講論文范文，方便快捷傳遞的檔案信息都會隨時受到挑戰(zhàn)。黑客們可以輕而易舉地攔截網(wǎng)絡(luò)上傳遞的信息，進(jìn)行各種工業(yè)間諜和其他破壞活動。這種全新的挑戰(zhàn)，是檔案歸檔管理前所未有的問題。
2歸檔信息的脆弱：整個信息系統(tǒng)是由資源子網(wǎng)和通信了網(wǎng)構(gòu)成的,無論是傳輸網(wǎng)絡(luò)還是保存檔案信息的磁盤都安全性。在信息化社會,整個企業(yè)猶如一部由計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接起來的巨大機(jī)器。數(shù)字化機(jī)器具有的絕好的精密性與連通性，使得部分零件失靈而殃及全局的現(xiàn)象屢見不鮮。對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的惡意破壞往往是在沒有任何先兆的情況下突然發(fā)生，而且會迅速蔓延到其他部分。
3歸檔信息丟失的隱蔽：在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下歸檔信息通常由計算機(jī)自動完成，黑客可以植入病毒，在不留任何'痕跡'的情況下竊取歸檔信息，隱蔽性極強(qiáng)。
二、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的策略：
1、歸檔管理應(yīng)該配備獨立的服務(wù)器和防火墻等安全措施
檔案的最終目的是利用檔案中的信息。電子文件形式的檔案可以通過計算機(jī)能進(jìn)行全文檢索，使用比較方便。但是檔案信息一般屬于正式文件，有些甚至屬于機(jī)密文件?？梢?，檔案信息的查詢利用必須有一定的限度，不同的人員查詢使用檔案信息應(yīng)該有不同的權(quán)限，并且防止黑客竊取檔案文件。因此，檔案部門應(yīng)該單獨設(shè)立服務(wù)器，并且配置防火墻等安全措施。
上述方法是電子文件的歸檔管理為工作對象，其目的是為了利用互聯(lián)網(wǎng)提高工作效率，同時防范互聯(lián)網(wǎng)的負(fù)面效應(yīng)，便于檔案的保管和利用。電子文件不僅需要歸檔，而且還需要進(jìn)行必要的整理，以便更好地保管和利用論文范文，進(jìn)一步快速有效地發(fā)揮檔案的作用。
2、電子文檔應(yīng)以生效時間為歸檔時間
由于電子文件在利用上的優(yōu)越性，使歸檔工作發(fā)生了根本性變化，而互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境使得OA電子文件歸檔發(fā)生了一系列的變化：①由原來事后歸檔，可以變?yōu)殡娮游臋n生產(chǎn)的同時進(jìn)行歸檔。電子文件要快速方便得多，除非有特殊需求一般不需要再查看原件。在歸檔文件由單一紙質(zhì)的形式改變?yōu)橥粴w檔文件既有紙質(zhì)又有電子的形式。電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)與實物上的歸檔。電子文件的歸檔，這是檔案保管過程中必不可少的環(huán)節(jié)。文件歸檔的條件是：①必須是已經(jīng)生效的文件；②必須有完整、齊全的電子簽章；③必須具有一定的保存價值，并嚴(yán)格按照不同的保管期限分別立卷，在存儲其中排列，分存儲器保管。文件立卷的標(biāo)志是：必須經(jīng)過相應(yīng)的歸檔程序，履行必要的歸檔手續(xù)，由原來文書部門或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理的文件，按照檔案室的整理要求和技術(shù)規(guī)范，編目，移交給檔案室集中保存。這種管理權(quán)限的移交，也是文件與檔案材料在形式上的區(qū)別。就載體而言，文件與檔案是同一體的兩個不同階段，因而沒有任何差別，從本質(zhì)上講，文件材料經(jīng)過人的整理之后．有意識、有目的的集中保管，這就是檔案了。這樣一來論文范文，歸檔的標(biāo)志應(yīng)該是電子文檔是否進(jìn)入專門的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，那么就已經(jīng)歸檔，否則就沒有歸檔，
3、電子文件立卷方式為保存在獨立存儲器中
電子文件能夠從不同角度同時展示文件的相關(guān)內(nèi)容，任意組合成各種文檔檔案的查找和利用。立卷是從保管的角度來看檔案信息的。OA系統(tǒng)形成的電子文檔一般屬于正式文件，雖然需要借助專門的設(shè)備讀取，但是為了保證電子文檔的保管安全，一般要求電子文檔以不依賴OA系統(tǒng)軟件的、不參與日常辦公事物的獨立存儲器中。電子文檔的立卷直接以獨立存儲器為保管單位，集中保存在各個檔案庫，并且每個存儲器最好做1個以上的備份，備份存儲器放置于另一獨立地點。
因此，電子文件的整理就可以由保管和利用為目的轉(zhuǎn)向單純以保管為主要目的進(jìn)行整理。件在形成過程中有著一種自然聯(lián)系，突出表現(xiàn)在來源上，產(chǎn)生于某個機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)。在時間上，產(chǎn)生于某個特定的年月日。因此，在整理的線索上，立卷是為了便于保管和利用而要盡可能地保持文件之間的自然聯(lián)系，最好以來源時間聯(lián)系為主要方式。這種變化可以看成是立卷的一種簡化，變多種交叉聯(lián)系為一種簡單的、自然的但卻十分清楚的聯(lián)系論文范文，以適應(yīng)電子文件的管理。在整理的對象上，徹底改變了原來的案卷級方法代之以文件級為基本保管單位，檔案以獨立電子文件為單位進(jìn)行整理編號，裝盒排架，使檔案盒僅僅成為一種裝具。
我國是一個發(fā)展中國家，各方面技術(shù)都處于發(fā)展階辦公自動化新技術(shù)也正日益發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)、檢索、閱讀、復(fù)印、復(fù)制、端微等新技術(shù)的發(fā)展，電子文件檔案將會越來越多，這變化又會促使檔案工作的理論和實踐發(fā)生變化。由于科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對于在檔案工作中已經(jīng)引起和將會引起的變化，必然是一個歷史發(fā)展的過程。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和檔案工作者科學(xué)技術(shù)知識素養(yǎng)的提高，認(rèn)識過程中的缺陷，是完全能夠克服的。
參考文獻(xiàn)
[1]鄒德軍，電子商務(wù)時代信息偽過剩及其對策．內(nèi)蒙古：北方經(jīng)濟(jì)，2009.4．
與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項工作;或由于電子文件對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計算機(jī)編目歸檔，這對不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒;筆者認(rèn)為，推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。
一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：
(一)借助計算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計算機(jī)與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞;結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費信息的傳遞;教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。
二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。
紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔(dān)此項工作。由于大多數(shù)計算機(jī)與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。
清華大學(xué)檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對電子文悠揚(yáng)的來源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。
與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán);檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用;計算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)相互滲 透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性
由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補(bǔ)。
在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長時間，但從長遠(yuǎn)看，在電子檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法，而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種介質(zhì)歸檔的簡化合一，要經(jīng)過審慎證證，在萬無一失的情況下實行，最好以簡報、情況報道類，以及信息的實質(zhì)內(nèi)容已被其它檔案所包含的文件作為簡化合一的首選目標(biāo)。
電子文件的歸檔是一項系統(tǒng)化的工作，在各個方面需要相關(guān)工作人員具備細(xì)心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。在電子文件的歸檔工作過程中，具體需要完善的工作如下：
（一）做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期，做好電子文件收集工作是非常關(guān)鍵的。能夠反映出本機(jī)關(guān)的工作活動，并且具有利用價值的電子文件，均在收集的范圍以內(nèi)。首先，對于需要保存底案的重要文件，在修改的時候需要將原文保留，在加版本號后進(jìn)行積累，并把草稿與定稿同時進(jìn)行歸檔。其次，對計算機(jī)輔助設(shè)計、檢測以及仿真實驗等技術(shù)進(jìn)行充分利用，并形成擁有查考價值的數(shù)據(jù)文件。例如：圖形文件、模型文件以及數(shù)據(jù)庫文件等。再則，和機(jī)關(guān)制作的各類數(shù)據(jù)文件相關(guān)的各類命令文件，例如：計算程序、控制程序以及管理程序等。對于命令文件而言，有些是需要機(jī)關(guān)部門以實際需求為依據(jù)，進(jìn)而進(jìn)行自行編制，還有的是需要以購進(jìn)的方式獲取。對于檔案室已經(jīng)具備的命令文件，便不需要進(jìn)行再次歸檔。最后，對于設(shè)備運行所需要的操作系統(tǒng)也需要歸檔。但是，檔案室已經(jīng)具備的操作系統(tǒng)是不需要再次歸檔的。另外，和電子文件相關(guān)的各類紙質(zhì)文件也需要進(jìn)行歸檔。主要包括兩大類：其一是基于電子文件使用的計算機(jī)硬件說明文件，例如計算機(jī)技術(shù)說明書、圖紙以及操作手冊等。其二是電子文件在形成中所產(chǎn)生與之有關(guān)的紙質(zhì)文件，包括系統(tǒng)設(shè)計說明、程序框架圖以及技術(shù)鑒定材料等。
（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對于具備查考價值的電子文件及支持軟件都應(yīng)該及時歸檔，切不可以分散的方式進(jìn)行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實性與有效性。對于文本文件，應(yīng)在最后定稿，若圖形文件發(fā)生了改動，那么便需要和當(dāng)初產(chǎn)品的技術(shù)狀況相同的版本進(jìn)行同時歸檔保存。對于有技術(shù)條件的機(jī)關(guān)，允許使用電子文件簽署技術(shù)，這樣能夠?qū)﹄娮游募挠行赃M(jìn)行確認(rèn)。再則，對于載體形式與質(zhì)量要求需實現(xiàn)統(tǒng)一性。檔案電子文件的載體規(guī)格、形式以及質(zhì)量，均需要檔案室工作人員作出統(tǒng)一的規(guī)定，把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件進(jìn)行集中，進(jìn)而制定成歸檔數(shù)據(jù)集，通過拷貝的方式傳輸?shù)骄邆淠途眯缘妮d體中，實行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進(jìn)行統(tǒng)一登記表，登記內(nèi)容包括諸多項目，例如：硬件環(huán)境、軟件平臺、形成單位、應(yīng)用軟件、形成時間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對歸檔后的電子文件進(jìn)行全面的檢驗。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關(guān)材料是否完善等均在檢驗的范圍之內(nèi)。
（三）加強(qiáng)電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內(nèi)容，即：鑒定對象、鑒定目的以及鑒定內(nèi)容。在電子檔案鑒定過程中，不但需要對文件內(nèi)容與相關(guān)形式特征進(jìn)行有效分析，而且還需要對相關(guān)文件進(jìn)行技術(shù)分析。所以，對于電子文件而言，無論是技術(shù)情況，還是文件自身的真實性與可讀性，均與保存價值有著必然的聯(lián)系。由此可見，在鑒定工作當(dāng)中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現(xiàn)出來，這樣才能充分體現(xiàn)出電子檔案的價值之所在?？傮w上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對歸檔文件進(jìn)行確定，并對保管期限進(jìn)行劃分。其次，在檔案室對歸檔文件進(jìn)行接收時，需進(jìn)行一次全面鑒定，包括內(nèi)容鑒定與技術(shù)鑒定等。最后，對于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時再進(jìn)行一次鑒定，對于確定已經(jīng)沒有了保存價值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。
二、加強(qiáng)電子檔案管理的有效策略
探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲案卷、編目”的原則及步驟。同時，在電子檔案逐漸增多的現(xiàn)狀之下，各級檔案管理部門便需要對電子檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，這樣才能使檔案管理工作更具規(guī)范性與完善性。具體強(qiáng)化措施如下：
（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲介質(zhì)需具備性能穩(wěn)定、檢索方便以及顯示還原性好等特點。對于軟磁盤，不可當(dāng)作長期保存的電子檔案載體進(jìn)行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫房溫度、濕度需穩(wěn)定；庫房應(yīng)保持通風(fēng)、清潔及沒有腐蝕性氣體；地面無須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無塵。最后，電子檔案歸檔需統(tǒng)一，并實行分庫保管。對于歸檔載體，需進(jìn)行防寫處理，不可出現(xiàn)劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對于一些非法軟件，檔案室中的計算機(jī)需杜絕使用，以此規(guī)避病毒感染。
（二）加強(qiáng)電子檔案的檢測及維護(hù)工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩(wěn)定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯誤等不良情況的發(fā)生率。所以，進(jìn)行定期檢測及維護(hù)是非常有必要的。在對電子檔案進(jìn)行檢測與維護(hù)過程中，需對諸多特點進(jìn)行綜合考慮，包括環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)以及電子檔案自身的特點等，進(jìn)而制定出更具合理性與科學(xué)性的技術(shù)方案及維護(hù)工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測及維護(hù)工作更具有效性。
（三）電子檔案在利用過程中需注意的問題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項內(nèi)容，同時電子檔案在利用過程中還需要充分注意一些較為明顯的問題。首先，提升電子檔案信息安全的意識。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復(fù)用性以及系統(tǒng)依賴性等特點，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹(jǐn)慎的態(tài)度，在有必要的情況下對利用方式進(jìn)行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現(xiàn)象得以有效規(guī)避。其次，完善與電子檔案有關(guān)的利用制度，例如利用資格審查、利用權(quán)限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發(fā)展前景，需全面開發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，同時創(chuàng)造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
三、結(jié)語
1.制定電子檔案管理規(guī)范
電子檔案的每一個環(huán)節(jié)：建立、處理、歸檔、利用、保管、更新等，都存在信息的丟失或更改的隱患，為提高電子檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)電子文件管理的科學(xué)性，應(yīng)該制定相關(guān)的法律法規(guī)和管理規(guī)范，對單位、檔案員進(jìn)行約束，還要制定相關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密驗收的規(guī)范、計算機(jī)和軟件兼容性要求、密級電子文件的特殊管理規(guī)定等，更好地保障電子文件的原始性和真實度。
2.統(tǒng)一電子檔案管理
軟件建立規(guī)范的電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，將檔案整理軟件進(jìn)行推廣和統(tǒng)一。首先由地方的檔案管理部門規(guī)定統(tǒng)一的電子文件模板，對電子文件和信息類型、格式進(jìn)行規(guī)范化處理，然后發(fā)放到各單位進(jìn)行參照。定期開展電子檔案培訓(xùn)工作，對檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和技術(shù)的繼續(xù)性教育，幫助他們進(jìn)行軟件更新，格式統(tǒng)一，使其熟練操作和管理。檔案管理部門也可以定期對各單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，委派專業(yè)技術(shù)人員幫助檔案管理人員發(fā)現(xiàn)工作的不足，找出解決措施，促進(jìn)統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案體系形成。
3.提高電子檔案的保存質(zhì)量
電子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性,存儲介質(zhì)易受磁場、溫度、濕度、細(xì)菌等因素影響,對電子文件“物理生命”的保護(hù)一是防磁,二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度,三是防止機(jī)械損傷,四是注意環(huán)境衛(wèi)生。電子文件本身還易受到計算機(jī)病毒、電腦黑客的破壞,必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案,配備專業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備,及時更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),加強(qiáng)電子檔案的保管,確保電子檔案的長期可讀性應(yīng)用。對電子文件“信息生命”的保護(hù)主要有防電腦病毒,控制網(wǎng)絡(luò)中電子文件系統(tǒng)的安全,備份處理,異處保存,及時更新檔案支持軟件,并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下,更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),以適用新的“生存環(huán)境”。
4.加強(qiáng)我國電子檔案的安全
（1）建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)。備份技術(shù)是針對電子檔案管理安全患的重要技術(shù)手段，是必不可少的安全性措施。面對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全隱患，應(yīng)完善數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，使計算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)發(fā)生安全性事故時，關(guān)鍵、重要的信息數(shù)據(jù)能有效恢復(fù)。（2）要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。通過驗證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問、權(quán)限,安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。（3）對重要文件采用?！半p重“歸檔法。由于文件生效的主要標(biāo)志是簽署和印章,在現(xiàn)代技術(shù)條件下,對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性及易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數(shù)據(jù)的安全。
5.提高我國檔案工作人員素質(zhì)信息化進(jìn)程
推進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化，為檔案管理人員提出新的課題。工作人員必須提高自己的計算機(jī)技術(shù)水平，增強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理專業(yè)修養(yǎng)，熟練操作多媒體文件，掌握電子文件歸檔方法。能有效識別網(wǎng)絡(luò)電子文件操作者，對其進(jìn)行權(quán)限控制。單位應(yīng)引進(jìn)高端檔案管理人才，讓他們兼具檔案管理業(yè)務(wù)和計算機(jī)技術(shù)。
二、總結(jié)
[關(guān)鍵詞]電子檔案管理關(guān)鍵問題對策
隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個關(guān)鍵問題。
(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時，應(yīng)當(dāng)同時移交一套工程電子檔案?！边@就要求在紙質(zhì)檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習(xí)慣，所采用的應(yīng)用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來證實和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上
一、電子檔案管理上的幾個關(guān)鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進(jìn)行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。
2、真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲載體的保護(hù)技術(shù)問題電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內(nèi),溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，霉菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應(yīng)會加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內(nèi)正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關(guān)。庫房潮濕還會促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時會產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強(qiáng)的原子氧，進(jìn)而產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵?；覊m會給電子文件保存載體帶來機(jī)械損傷?；覊m多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、堿度?；覊m能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴(kuò)散。由于灰塵同時還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會分解出有機(jī)酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質(zhì)退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機(jī)械應(yīng)力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響。
(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機(jī)軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。但隨著科技的進(jìn)步，電子計算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時所依賴的技術(shù)，在未來往往是已經(jīng)過時的技術(shù)。針對以上存在問題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗，提出以下一些對策建議：
(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行
二、對策建議培訓(xùn)，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。城建檔案館也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)。
2、簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。
3、消息認(rèn)證。電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長度。
4、身份驗證。為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問修改，在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)時需要對用戶進(jìn)行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機(jī)自動將這個通行字與存儲在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的5、防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)。在某個機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實性。實現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。
6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機(jī)上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機(jī)外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。
(三)建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
1、調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。采用去濕機(jī)，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi)，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強(qiáng)度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進(jìn)入庫房的渠道、防氧封存等措施進(jìn)行環(huán)境控制；(2)采用防霉劑進(jìn)行化學(xué)預(yù)防；（3）采用物理或化學(xué)方法定期對電子檔案進(jìn)行消毒：化學(xué)方法有：熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開磁場和電場。（1）電子檔案在整理、保管、利用時應(yīng)避開電動機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚(yáng)聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設(shè)備；（2）可設(shè)置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機(jī)械應(yīng)力。電子檔案載體存放時應(yīng)設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。
7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣和方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位，先對外觀進(jìn)行檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等，然后酫進(jìn)行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗，發(fā)現(xiàn)有問題的載體，及時進(jìn)行有效的修復(fù)。定期拷貝是當(dāng)前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應(yīng)拷貝一次，光盤每5年應(yīng)拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式，確保電子檔案與計算機(jī)操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件的長期兼容在保存電子檔案時，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來的計算機(jī)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機(jī)操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式。
(五)及時更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長期可讀性當(dāng)操作系統(tǒng)更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時，保存相應(yīng)的檔案支持軟件和整個操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲在一起，恢復(fù)時，連同操作系統(tǒng)一同恢復(fù)，使之按本來的面目進(jìn)行顯示。
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1、被納入企業(yè)知識管理范疇
在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的當(dāng)今階段，自然資源的優(yōu)勢已不再成為經(jīng)濟(jì)增長的關(guān)鍵，知識資源因能促使有限的資源得到更加合理和充分的利用，重要作用日益凸顯，企業(yè)由信息管理向知識管理進(jìn)行突破。知識管理就是幫助員工對擁有的知識進(jìn)行反思，調(diào)整和發(fā)展企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)，提高員工進(jìn)行知識交流的技巧，增加獲得知識的來源，最終促進(jìn)知識交流并產(chǎn)生最大的效益。電子文件作為企業(yè)重要的信息數(shù)據(jù)，是企業(yè)進(jìn)行知識管理的重要內(nèi)容。如何組織開發(fā)利用好這種特殊的資源，成為企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實需要。
2、電子數(shù)據(jù)管理不夠規(guī)范
檔案、資料和數(shù)據(jù)是企業(yè)知識管理的重要組成部分，體量、載體、介質(zhì)的多樣化為檔案收集帶來了新的課題。國家《電子文件管理暫行辦法》、《國家電子文件管理工作規(guī)劃（2011—2015）》和《關(guān)于組織開展電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)“業(yè)務(wù)信息和電子文件交換系統(tǒng)”試點示范工作的通知》，對我市電子文件管理的原則、內(nèi)容和任務(wù)要求進(jìn)行了進(jìn)一步明確和部署。但是電子檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、安全化仍然較低，成為傳統(tǒng)檔案管理中的難點對象，重視紙質(zhì)檔案實體、忽視電子檔案管理的現(xiàn)象較為普遍，企業(yè)信息系統(tǒng)中的重要信息和數(shù)據(jù)，缺少可借鑒的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，元數(shù)據(jù)不夠統(tǒng)一，管控效率較低。
二、當(dāng)前企業(yè)信息化環(huán)境下電子檔案管理工作現(xiàn)狀分析
由于電子文件對計算機(jī)設(shè)備的依賴性、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)和存儲載體的可分離性、電子文件自身的不穩(wěn)定性以及認(rèn)識不足，使目前信息化環(huán)境下的電子文件歸檔收集工作尚顯薄弱。
1、信息壁壘加大電子檔案收集難度
隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，企業(yè)步入信息資源管理時代，各業(yè)務(wù)領(lǐng)域普遍開發(fā)應(yīng)用了信息系統(tǒng)。由于各系統(tǒng)的開發(fā)環(huán)境不同，各專業(yè)之間、部門之間存在著信息壁壘，加之檔案人員與業(yè)務(wù)人員溝通渠道有限，檔案人員很難及時進(jìn)行收集和歸檔指導(dǎo)，使企業(yè)電子信息很難實現(xiàn)有效聚合和共享，文件、數(shù)據(jù)的利用率較低。
2、管理粗放加大電子檔案規(guī)范管理難度
目前，企業(yè)各級人員普遍未充分認(rèn)識電子文件的意義、功用和重要性，未對電子文件進(jìn)行收集、整理、鑒定和歸檔；有的未采取安全防范措施，電子文件易被非法訪問、非法修改和損害；有的電子文件處于自生自滅狀態(tài)；有的只用計算機(jī)起草和打印文件，打印出紙質(zhì)文件后，作為草稿性的電子文件很多未被保存，或因存儲載體用于存儲其他信息而被刪除；有的對電子文件不分價值進(jìn)行全部保存；有的僅保存在硬盤里，電子文件數(shù)量龐大，增加了管理和使用的時間和精力，需要對電子文件進(jìn)行收集、管理和歸檔等相關(guān)控制。
3、電子設(shè)備的更迭對檔案征集提出考驗
科技的進(jìn)步使計算機(jī)系統(tǒng)加快升級更新，老版本的電子文件無法在新的軟硬件環(huán)境中直接使用，不僅增加了電子文件有效利用的難度，也給電子檔案的收集管理帶來了極大的考驗。
三、電子檔案管理收集模式構(gòu)建策略
“泛在知識環(huán)境”下的電子檔案管理模式，應(yīng)按照全程管理、規(guī)范管理和安全保密、便于利用為建設(shè)原則，采取電子文件前端控制、全程管理等方法，加強(qiáng)通用業(yè)務(wù)電子文件和專業(yè)工作電子文件的管控，厘清現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件之間的管理要求，形成文件生成、辦理、交換、歸檔、保存等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范管理，構(gòu)建高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效率的電子文件管理體系和工作機(jī)制。
1、建立健全管理體系，提供堅強(qiáng)的組織保障
企業(yè)應(yīng)高度重視電子文件管理工作，明確各職能部門的管理職責(zé)和歸檔任務(wù)。辦公室負(fù)責(zé)電子文件的歸檔管理，科技信息管理部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)運行維護(hù)，各個業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)具體實施。根據(jù)各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)電子文件的運行流向和檔案管理需求，建立以文件形成部門為核心的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、以檔案管理部門為重點的電子文件管理系統(tǒng)的電子檔案保管利用系統(tǒng)，形成電子文件管理層、維護(hù)層和業(yè)務(wù)層共同協(xié)作的工作格局。
2、加強(qiáng)前端控制，提升電子檔案管理質(zhì)量
隨著現(xiàn)代企業(yè)的科學(xué)管理程度不斷加深，傳統(tǒng)意義上“被動接收”和“看堆守攤”文件管理和檔案管理觀念已經(jīng)成為提升檔案工作效率和效果的桎梏。為確保電子文件真實可靠、完整安全，企業(yè)應(yīng)確定電子文件管控范圍，劃定通用業(yè)務(wù)、專業(yè)工作和其他需要管控的電子文件。通用業(yè)務(wù)文件包含協(xié)同辦公系統(tǒng)運轉(zhuǎn)的電子公文等內(nèi)容，專業(yè)工作文件包含電子商務(wù)、ERP等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)上形成的表單和數(shù)據(jù)等內(nèi)容。檔案人員應(yīng)通過調(diào)研、分析等手段，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)人員的溝通，劃定檔案收集的文件范圍、元數(shù)據(jù)和背景信息、文件分類等內(nèi)容，將檔案管理提前延伸到文件的形成階段并建立檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)對關(guān)鍵電子文件的直接管控。
3、創(chuàng)新管理手段，提升電子文件歸檔質(zhì)量
企業(yè)應(yīng)創(chuàng)新管控手段，對電子文件歸檔管理中全面實施標(biāo)準(zhǔn)化管理。一是對電子文件實行全方位、全過程、全覆蓋，把本單位所有應(yīng)歸檔的電子文件全部納入企業(yè)管控和檔案管理范疇，構(gòu)建“統(tǒng)一策劃、統(tǒng)一管控、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一技術(shù)、統(tǒng)一平臺”的工作局面。二是創(chuàng)新管理手段，充分利用融合職責(zé)、制度、標(biāo)準(zhǔn)、流程、績效等管理要素于一體的“五位一體”協(xié)同管理平臺，一方面優(yōu)化交接、歸檔、保管、銷毀、驗收、評估等檔案業(yè)務(wù)流程和歸檔標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和重要檔案管理表單，在“五位一體”協(xié)同管理平臺中與相關(guān)部門的工作崗位進(jìn)行匹配，規(guī)范文件形成部門管理行為；另一方面，應(yīng)以工程項目檔案管理為重點，梳理工程建設(shè)節(jié)點的重要表單，在“五位一體”協(xié)同管理平臺中的各個基建業(yè)務(wù)流程中進(jìn)行匹配，使工程管理人員清晰掌握檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理的要求與基建業(yè)務(wù)工作實現(xiàn)了有機(jī)融合，不僅可以提升歸檔效率，還能保障歸檔文件的質(zhì)量。
4、完善制度保障機(jī)制的建設(shè)
為優(yōu)化和規(guī)范管理計算機(jī)環(huán)境中產(chǎn)生的文件和檔案資源，企業(yè)應(yīng)該一方面認(rèn)真落實《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《文書電子文件元數(shù)據(jù)方案》等規(guī)章制度和管理標(biāo)準(zhǔn)；另一方面根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)工作特點，制定出臺本單位的電子文件管理規(guī)定、檔案工作管理辦法、檔案工作考核評分標(biāo)準(zhǔn)、公文處理辦法、公文考評規(guī)則等一系列內(nèi)部規(guī)章制度，形成電子文件的收集歸檔的常態(tài)化機(jī)制。此外，企業(yè)還應(yīng)將電子文件管理納入對職能部門、基層單位主要負(fù)責(zé)人年度業(yè)績考核指標(biāo)，對各單位公文管理、檔案管理和知識管理情況通過進(jìn)行過程控制。同時，應(yīng)采取工作情況通報、互查評比、年度專業(yè)工作講評、評先評優(yōu)等多種形式進(jìn)行監(jiān)督和考核，從而起到制度約束和監(jiān)督管控的作用，形成規(guī)范電子檔案收集和歸檔的氛圍。
1.1對軟硬件系統(tǒng)的依賴性
電子文件是按照確定的某種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則，記錄在特定載體上的編碼信息集合，需要特定的軟硬件系統(tǒng)環(huán)境才能翻譯閱讀。脫離了這種特定環(huán)境，就根本無法看到電子文件的存在和記錄的信息內(nèi)容，所以電子文件對產(chǎn)生的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則及軟硬件系統(tǒng)環(huán)境有極強(qiáng)的依賴性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，原標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則及計算機(jī)軟硬件技術(shù)發(fā)展更新，就有可能導(dǎo)致原有電子檔案信息無法讀識。電子檔案信息對軟硬件系統(tǒng)的過度依賴性給今后的安全問題帶來了很大的困難。
1.2存儲的高密度性
電子信息的發(fā)展和數(shù)量，呈幾何倍數(shù)增漲，海量的數(shù)據(jù)需要大容量的存儲介質(zhì)，隨著記錄技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字信息由早期的紙帶打孔到后來的磁帶、磁盤再到現(xiàn)在的光盤等，存儲密度不斷提高。目前一塊硬盤容量已達(dá)數(shù)個TB，一張藍(lán)光光盤通過納米級波長的藍(lán)光激光光源及多層記錄技術(shù)的應(yīng)用，可以記錄數(shù)百GB數(shù)據(jù)。光盤上構(gòu)成0和1數(shù)據(jù)刻痕直徑小于0.15μm，1張光盤可存數(shù)百萬張打印在紙上的文字信息。電子檔案的高密度，一方面對節(jié)約空間、拓展應(yīng)用帶來有利條件，另一方面卻對電子檔案的保護(hù)提出了嚴(yán)格的要求，任何一個小的失誤或一條輕微的劃痕都有可能導(dǎo)致數(shù)量巨大的檔案信息遭到破壞。
1.3信息與載體之間的可分離性
傳統(tǒng)檔案是固化在某種載體上，不能分離，稱之為檔案實體，有明顯的原始性特征，不易被復(fù)制加工。而電子檔案，雖然依賴于軟硬環(huán)境，但按一定的規(guī)則可以非常輕易地被復(fù)制、更改，傳輸，可以做到迅速而不留任何痕跡。因此電子檔案的原始性、真實性、憑證作用就受到威脅和質(zhì)疑。這種信息與載體之間的可分離性，給電子檔案信息的安全提出了前所未有的挑戰(zhàn)，檔案管理人員不僅要保護(hù)電子檔案實體不受破壞，同時也要保護(hù)信息內(nèi)容不被人為篡改。
2檔案信息的保護(hù)目標(biāo)
電子文件技術(shù)隨著整個計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，電子文件的產(chǎn)生環(huán)境、文件格式、存儲介質(zhì)在不斷更新，而作為檔案的電子文件卻需要長期或永久保存并被查詢利用。因此，如何確保電子檔案的長期可用性是保護(hù)電子檔案安全的主要任務(wù)之一。同時，電子檔案的真實性、完整性、安全保密性也是主要保護(hù)目標(biāo)。
3電子檔案保護(hù)的技術(shù)措施
3.1電子檔案系統(tǒng)安全
電子檔案系統(tǒng)安全，一般是由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)構(gòu)成。硬件系統(tǒng)本身的安全稱為物理安全，軟件系統(tǒng)的安全主要有操作系統(tǒng)的安全、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安全及各種功能的應(yīng)用軟件系統(tǒng)安全等。因此，這種保護(hù)措施可分以下幾類：1）設(shè)備層的安全管理。設(shè)備層的安全主要通過采用物理防范，解決機(jī)房場地的防災(zāi)保護(hù)，電源的穩(wěn)定與凈化，重要服務(wù)設(shè)備的冗余設(shè)計，安全可靠的存儲，以及信息系統(tǒng)的異地存儲保護(hù)，不低于3套的脫機(jī)光盤保存等，同時制定完整物理層面的管理規(guī)范和措施提供安全技術(shù)方案，使設(shè)備免受外來攻擊造成意外損失。2）網(wǎng)絡(luò)層的安全管理。網(wǎng)絡(luò)層的安全任務(wù)主要是防止病毒、木馬、黑客的攻擊，防止檔案數(shù)據(jù)被非法訪問。最有效的辦法就是運行檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)與外界實行物理隔離，但電子檔案的最大優(yōu)勢，如遠(yuǎn)程查訊利用、共享資源等受到局限。而在公共網(wǎng)絡(luò)上，資源雖可以得到充分利用，但安全問題又成為難題。近年來，隨著政務(wù)信息的公開，檔案資源的逐步開放，公共網(wǎng)上出現(xiàn)了越來越多的應(yīng)用。外網(wǎng)的安全是必須面對并努力解決的問題，目前可以通過使用路由器及交換技術(shù)設(shè)置、防火墻、入侵防御系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全策略的制定提供相對安全的解決方案。3）應(yīng)用層的安全管理。應(yīng)用層的安全主要通過使用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控與恢復(fù)技術(shù)，防病毒、漏洞檢測，入侵檢測技術(shù)，上網(wǎng)行為管理等對網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行掃描、實時監(jiān)控、權(quán)限控制、自動報警，并對計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用情況建立日志記錄，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的異常情況。
3.2電子檔案信息內(nèi)容安全
確保電子檔案真實性、完整性、長期可讀性，是檔案信息內(nèi)容安全的基本要求。電子文件的存放壽命依賴于存儲介質(zhì)的壽命，理論上光盤的壽命可達(dá)百年，但實際上誰也不能保證該光盤數(shù)據(jù)10年后還能夠完整讀出。尤其文件格式技術(shù)上的發(fā)展與改進(jìn)，軟件環(huán)鏡與硬件系統(tǒng)的更新，都需要檔案人員對存檔的電子文件進(jìn)行備份轉(zhuǎn)存、文件存儲格式的轉(zhuǎn)換等維護(hù)。這一過程，要建立制度，明確責(zé)任，嚴(yán)格審核、評估、管理，以延續(xù)電子檔案保存期限，確保檔案內(nèi)容的安全。另外，應(yīng)用軟件系統(tǒng)中針對用戶權(quán)限的管理；檔案數(shù)據(jù)密級劃分，目錄和文件的讀寫權(quán)限，開放范圍的劃控等，是對在線檔案信息內(nèi)容安全管理的必要手段，是任何一個檔案信息管理系統(tǒng)重點思考解決的問題。
4電子檔案信息的災(zāi)難恢復(fù)
4.1災(zāi)難恢復(fù)含義
《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》（GB/T20988—2007）中表述災(zāi)難恢復(fù)是指將信息系統(tǒng)從災(zāi)難造成的故障或癱瘓狀態(tài)恢復(fù)到可正常運行狀態(tài)，并將其支持的業(yè)務(wù)功能從災(zāi)難造成的不正常狀態(tài)恢復(fù)到可接受狀態(tài)。將災(zāi)難圈定為由于人為或自然災(zāi)害，技術(shù)風(fēng)險、設(shè)備故障等原因，造成信息系統(tǒng)運行嚴(yán)重故障或癱瘓。主要涉及的技術(shù)和方案有數(shù)據(jù)的存儲、備份和恢復(fù)；本地的高安全防護(hù)和遠(yuǎn)程異地防護(hù)方案等。
4.2災(zāi)難恢復(fù)前的存儲備份方式
信息數(shù)據(jù)的存儲、備份，是災(zāi)難恢復(fù)的前提，沒有安全可靠的存儲、備份，無從談起恢復(fù)。備份的方式有多種多樣，最常用的主要是全備份、增量備份、差分備份。全備份是將整個系統(tǒng)中相關(guān)軟件、數(shù)據(jù)全部備份一遍；增量備份就是每次備份的數(shù)據(jù)只是相當(dāng)于上一次備份后增加的和修改過的數(shù)據(jù)；差分備份就是備份上一次全備份之后新增加的和修改過的數(shù)據(jù)。全備份所需時間最長，占用的空間最大，但恢復(fù)操作最簡單，當(dāng)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)量不大時，采用全備份是可行可靠的；增量備份恢復(fù)起來比較麻煩，但每次的備份任務(wù)少，系統(tǒng)資源占用最少；差分備份相對節(jié)省存儲空間，恢復(fù)較方便，但備份時較麻煩。因此，在備份時要根據(jù)他們各自的特點靈活使用。在實際應(yīng)用中，采用的備份方式常是以上幾種的結(jié)合。
4.3災(zāi)難恢復(fù)采用的技術(shù)
1電子檔案使用途徑
目前，電子檔案已經(jīng)得到了十分廣泛的應(yīng)用，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，具有快捷、方便的特點，其主要的利用途徑為以下幾種：拷貝、傳輸以及查詢。
1.1拷貝
拷貝是利用電子檔案的第一途徑，其主要是向使用者提供檔案原始狀態(tài)。保證其使用過程中的權(quán)威性。當(dāng)向使用者提供載體拷貝時，必須將文件轉(zhuǎn)換成為通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，由使用者自行解決恢復(fù)與顯示的軟、硬件平臺；若是使用者不具有利用電子文件的軟、硬件平臺，也可向其提供打印件或是縮微品。
1.2傳輸
傳輸主要是用于解決使用者無法到達(dá)檔案所在地的這一難題，其能夠大幅度地節(jié)省時間與財力。所謂通信傳輸，也就是利用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，實現(xiàn)檔案資源的互相交流，或是向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可通過點對點轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或是互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。
1.3查詢
查詢即為利用檔案部門或是另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門網(wǎng)絡(luò)上直接進(jìn)行查詢，其特點是能夠為使用者提供技術(shù)支持，也可以使更多的使用者同時使用同一份電子檔案。這一方法的可能性，主要是取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。
2電子檔案網(wǎng)絡(luò)管理利弊分析
2.1電子檔案管理的優(yōu)勢
2.1.1實現(xiàn)部門立卷部門的立卷是常見的問題，但是到了今天為止檔案室替代部門立卷的現(xiàn)象依然很普遍，由于檔案管理員對于該部門工作的不完全了解，所以沒有辦法斷定材料的完整性，而在變換為電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理之后，檔案部的工作人員能將文件材料輸入于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，由電子檔案管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)一卷編碼進(jìn)行保存，從根本上保證了檔案的收齊和完整性。
2.1.2提高辦公效率在傳統(tǒng)的管理模式下，無論從管理還是利用都只是能安排在上班的時間內(nèi)來進(jìn)行，而工作環(huán)境是由管理人員、利用者以及辦公用具在特定場合構(gòu)成。而在實現(xiàn)電子檔案的管理后，傳統(tǒng)辦公用具消失了，取而代之的是計算機(jī)系統(tǒng)、電腦工作臺成為辦公的主要用具。在企業(yè)部門中，大量的電子文件通過編碼及解碼的過程以存儲在電子檔案的硬盤里，還可以復(fù)制和存儲不同的介質(zhì)當(dāng)中。而檔案管理的效率也有了很大提高，立卷部門只要將文件材料輸入于計算機(jī)中，然后送至檔案室，檔案的管理員則通過網(wǎng)絡(luò)能夠自動立卷，整個的過程既簡單又快捷。
2.1.3促進(jìn)檔案管理的發(fā)展在傳統(tǒng)管理模式中，只能對檔案來進(jìn)行分類的順序整理及保證檔案完整安全的保管和利用。而在進(jìn)行電子檔案管理之后，能將各類的檔案中的電子文件都集中于計算機(jī)硬盤里，還能搜索同一問題的若干聯(lián)系的電子文件，來幫助使用者深入的了解，并進(jìn)行深層次的查詢，能夠有效提高檔案管理的發(fā)展。
2.2電子檔案管理的弊端
2.2.1電子檔案具有不安全性檔案是每個單位的寶貴財富，檔案的真實性和保密性是檔案管理工作的重中之重。由于辦公自動化采用的都是統(tǒng)一的字體和標(biāo)記，字跡不再因人而異，人們從字跡上已經(jīng)無法分辨檔案的原始性。同時，由于電子文件采用的是電子編碼的技術(shù)，可編輯和不留痕跡，而鑒別文件原始憑證的重要信息也能更改，這就使電子文件原始憑證的辨別性變得困難起來。還有一些電子文件在傳輸?shù)倪^程中會帶來病毒，這就嚴(yán)重破壞了計算機(jī)的操作系統(tǒng)，也會文件殘留不全。
2.2.2電子檔案存儲受載體制約檔案的電子化管理主要依靠計算機(jī)來操作完成，從硬件方面來講，計算機(jī)需要較高的配置；從網(wǎng)絡(luò)方面來講，需要網(wǎng)線、交換機(jī)、服務(wù)器等來支撐；從軟件方面來講要經(jīng)過對檔案工作進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)研，開發(fā)出檔案電子化管理軟件系統(tǒng)，按照檔案管理的要求完成檔案的錄入、生成、上傳、查看、注銷等一系列工作。這一工作只有非常專業(yè)的計算機(jī)軟件開發(fā)人員才能完成。同時，我國對檔案電子化管理還沒有制定統(tǒng)一規(guī)則，無章可循。
2.2.3電子檔案不具有法律效力眾所周知，我們的紙質(zhì)檔案是經(jīng)過單位領(lǐng)導(dǎo)簽字、單位蓋章的，從而具有合法的法律效力。而電子檔案在簽署技術(shù)尚未普及的情況下，不具有法律效力，不被人們認(rèn)可。
3做好電子檔案網(wǎng)絡(luò)管理的措施
3.1完善電子檔案管理體系
①建立健全電子檔案管理體制。從電子文件的形成到電子檔案的歸檔和管理，由專門的檔案管理部門或檔案管理人員負(fù)責(zé)，明確工作職責(zé)和工作權(quán)限。②建立電子檔案管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)。建立集中或集中與分布相結(jié)合的電子檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保其不散失、不損毀、不失真、不失密，從而保證電子檔案的完整性、真實性和有效性。③建立檔案管理人員培訓(xùn)制度。定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使之熟練地使用計算機(jī)系統(tǒng)和各種檢索工具，遵守職業(yè)道德，積極主動提供服務(wù)。
3.2規(guī)范電子檔案管理流程
①在電子檔案的收集過程中，明確電子檔案收集的范圍和要求。例如在收集各部門年度工作總結(jié)時，要求在上報紙質(zhì)文件簽字確認(rèn)的同時上報電子文檔，格式統(tǒng)一先WORD文檔。在傳遞過程中，采取安全措施，以防非正常改動，在收集過程中要及時制作電子文件備份，建立電子文件索引目錄。②在電子檔案的整理過程時，要對收集上來的各種電子文檔進(jìn)行整理、分類和檢索。a.可先按照電子檔案的種類進(jìn)行分類，即按文本文件、圖片文件、影音文件等進(jìn)行一級分類，在文本文件里按照文種進(jìn)行二級分類；b.按照本部門事件進(jìn)行一級分類，再按照文本文件、圖片文件、影音文件等進(jìn)行二級分類；c.按照部門業(yè)務(wù)分類，如財務(wù)、生產(chǎn)等；d.綜合運用以上多種分類方式。圖1即為電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)示意圖。（3）在電子檔案的歸檔工作中，對收集、整理好的文檔進(jìn)行有效性和完整性鑒定。由電子檔案形成部門進(jìn)行審核簽字，參照紙質(zhì)檔案保管期限，確定電子檔案的保管期限。在歸檔時，填寫登記表，將文件復(fù)制到耐久性的載體上，一式三份，一份用來查閱，一份用來封存，另一份異地備份，在載體的包裝盒上貼標(biāo)簽，填寫編號、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。
3.3加強(qiáng)電子檔案的安全維護(hù)
①保證電子檔案載體物理上的安全。建立一個適合磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，溫度控制要適當(dāng)，存放載體的柜、架及庫房達(dá)到有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體直立排放，滿足避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體等。②要做到電子文件和紙質(zhì)文件雙套歸檔，因為目前電子檔案的存儲無法再高溫、潮濕的環(huán)境下永久保存，而且在證據(jù)性、管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全控制等方面存在的問題還尚未解決的情況下，應(yīng)把紙質(zhì)檔案和電子檔案結(jié)合起來并存保管，在電子檔案丟失或損毀的情況下可以進(jìn)行電子檔案的修復(fù)。③要保持計算機(jī)專機(jī)專用，通過設(shè)置指紋識別、身份認(rèn)證、數(shù)字簽名等方式來加以防范和控制檔案存儲設(shè)備，防止電子檔案被更改、盜用，保證核心文件的安全。④要定期安全維護(hù)，充分運用可靠、先進(jìn)的安全技術(shù)對計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)，保障計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全運行。堅持定期更新殺毒軟件，進(jìn)行全面病毒檢測，有效阻止非法用戶入侵、病毒破壞、黑客攻擊，同時要對所有數(shù)據(jù)進(jìn)行有效備份，確保信息安全。
3.4確認(rèn)電子檔案法律地位
各行各業(yè)要加強(qiáng)對對電子技術(shù)的認(rèn)識，改變對電子檔案的認(rèn)識，立法部門要參考國外先進(jìn)的經(jīng)驗，對我國電子檔案的法律性給予明確，促進(jìn)人們對電子檔案的認(rèn)可，最終實現(xiàn)檔案管理的信息化、技術(shù)化、便利化。
4結(jié)語
