時間：2023-03-23 15:09:41
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇教學(xué)檔案管理論文，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
在高校的教育教學(xué)活動中，教學(xué)檔案有著不可忽視的重要作用。高校只有在具備了大量的、可靠的教育教學(xué)材料，并繼承已有的教學(xué)成果，借鑒前人優(yōu)秀的教育經(jīng)驗和教育思想的情況下，才能夠有節(jié)奏、有秩序、高效率地運(yùn)行教育教學(xué)管理。當(dāng)然，前人的研究成果和教育教學(xué)思想就是源自學(xué)校的教學(xué)檔案。
因此，高校應(yīng)當(dāng)充分注重教學(xué)檔案的重要作用，致力于將教學(xué)檔案的管理工作滲透到教學(xué)管理活動當(dāng)中，建立并完善教學(xué)檔案的管理制度。同時，高校教學(xué)規(guī)劃的制定與改進(jìn)、教材的選取與運(yùn)用、專業(yè)以及專業(yè)課程的開設(shè)等的依據(jù)也是源自教學(xué)檔案，這些依據(jù)將對教學(xué)質(zhì)量的高低和教學(xué)活動的成敗造成直接影響?？傊咝＝虒W(xué)檔案是教學(xué)管理的重要資源，在教學(xué)管理中發(fā)揮著不可替代的重要作用和指導(dǎo)意義。
二、管理高校教學(xué)檔案應(yīng)該注意的問題
（一）更新高校教學(xué)檔案的管理觀念
在這個信息時代，檔案管理信息化已經(jīng)是不可避免的發(fā)展趨勢，而要推進(jìn)高校教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)，首先就必須要從思想觀念上進(jìn)行重視。作為高校的檔案管理人員，就必須要在更新自己的知識時，樹立起良好的服務(wù)觀念以及開發(fā)檔案的新觀念。高校的教學(xué)檔案管理必須要樹立起良好的服務(wù)意識，不能在停留在原來的思想上。為此，高校檔案室必須要廣大師生對知識以及信息的需求進(jìn)行調(diào)查了解，并根據(jù)調(diào)查的情況加大相關(guān)教學(xué)知識、信息的收集、整理等工作力度，積極的為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。同時還必須讓檔案管理人員逐步的從傳統(tǒng)的工作模式過渡到檔案信息中心的工作模式上來，并在此過程中提高檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，促進(jìn)高校教學(xué)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。
（二）改進(jìn)高校教學(xué)檔案的收集工作
高校的綜合檔案室要對學(xué)校的檔案工作進(jìn)行定期的、整體的、系統(tǒng)的監(jiān)督與指導(dǎo)。作為檔案室的工作人員，需要邁出檔案室，深入分析學(xué)校各教學(xué)部門的工作規(guī)律，了解他們工作的具體內(nèi)容，合理把握文件材料歸檔的范圍，并根據(jù)分析、了解的結(jié)果制定出相應(yīng)的教學(xué)檔案的收集計劃，力爭做到教學(xué)檔案的收集工作有步驟、有計劃、有實效。同時，檔案室工作人員還需要對各立檔部門的工作動態(tài)有一個及時、準(zhǔn)確的了解，幫助解決他們的實際困難。另外，教學(xué)檔案室的工作人員還可以精選出一些收集齊全，工作規(guī)范，立卷質(zhì)量較高的部門，組織其它部門參觀學(xué)習(xí)，互相借鑒，共同提高。
（三）建設(shè)高校教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化
近年來，新的教育理念使各高校在辦學(xué)方式、辦學(xué)理念以及學(xué)科領(lǐng)域的建設(shè)等方面都呈現(xiàn)出了多元化的發(fā)展特色，這就使得高校的教學(xué)檔案的種類越來越多，也越來越復(fù)雜。因此，在教學(xué)檔案的產(chǎn)生、整理、收集、利用等運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)當(dāng)以檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)為依據(jù)，有效實施科學(xué)化的管理，使檔案管理工作的每一個方面和每一個環(huán)節(jié)都能夠達(dá)到規(guī)范化；同時，依據(jù)指標(biāo)體系的要求，對于教學(xué)檔案相關(guān)的支撐材料進(jìn)行有針對性的、有目的的收集與整理，使其達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求；另外，必須完善工作程序和管理制度，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在高校教育管理教學(xué)活動教學(xué)研究等各項工作中的作用，從而形成具有實用價值的、準(zhǔn)確性和權(quán)威性較強(qiáng)的信息材料，進(jìn)而實現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。
（四）加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的信息化人才培養(yǎng)
檔案人才是知識管理型人才。檔案信息所具備的知識性與檔案管理工作本身的專業(yè)性決定了檔案管理人員所從事的工作是一種知識性的勞動。檔案工作人員的素質(zhì)會直接的影響到檔案信息化建設(shè)。高校的檔案管理信息化建設(shè)具有很強(qiáng)的技術(shù)性，這就要求檔案管理人員重新審視自己的知識結(jié)構(gòu)，認(rèn)清自己是否具備運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具、高效并準(zhǔn)確獲取各種教學(xué)檔案信息以及其他的相關(guān)的檔案管理所需要的的能力。
如今，很多的教學(xué)檔案管理工作人員都不具備這些綜合能力，他們要么是能夠運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具而缺乏檔案管理能力，要么就是具備檔案管理能力卻不具備運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具的能力。為此，高校必須要為他們創(chuàng)造出一個好的學(xué)習(xí)環(huán)境，鼓勵他們參加各種培訓(xùn)，努力的提高自己各方面的能力。同時還必須要注意引進(jìn)新鮮血液，聘請那些具備良好的的綜合素質(zhì)能力的檔案管理工作人才進(jìn)高校從事教學(xué)檔案管理工作。
三、高校教學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用的途徑
（一）對高校教學(xué)檔案信息資源的結(jié)構(gòu)進(jìn)行豐富、改善
要使得檔案信息資源開發(fā)利用工作能夠順利有效的開展，就必須要要加強(qiáng)檔案的接收和征集工作，并盡可能的擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門類，使得檔案數(shù)量更加充足、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加的合理。從檔案室來說，需要對原有的管理體制進(jìn)行改善，對單位的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理。對于檔案館來說則需要堅持館藏教學(xué)檔案的數(shù)量與質(zhì)量并重的原則，在合理擴(kuò)大接收范圍的同時，還需要對所接收的教學(xué)檔案的質(zhì)量進(jìn)行甄別、控制。
需要對檔案補(bǔ)充機(jī)制進(jìn)行完善，要廣泛地開展檔案征集的工作，必須要想方設(shè)法地對散存在社會和個人中的檔案資料進(jìn)行收集。同時還需要對館藏結(jié)構(gòu)中文書檔案占主體的單一局面進(jìn)行改變，并加強(qiáng)與各個專業(yè)檔案館、圖書館、博物館等之間的聯(lián)系，以此來促進(jìn)教學(xué)檔案資源的共享。
（二）積極拓寬高校教學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用的范圍
高校的教學(xué)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立起競爭的觀念、積極服務(wù)的理念、市場理念以及協(xié)同合作的觀念等先進(jìn)的觀念和理念，并以此為基礎(chǔ)，做好三方面的工作：一是要切實關(guān)注學(xué)校以及廣大師生對教學(xué)檔案信息的實際需求，是檔案資源能夠得到充分的共享；二是要打破教學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用的常規(guī)范圍，利用各種方式有效擴(kuò)大檔案室在學(xué)校中的影響力；三是注重開發(fā)檔案室的新的社會功能，以擴(kuò)大和提升教學(xué)檔案信息的開發(fā)利用工作對學(xué)校發(fā)展的積極影響。
（三）加強(qiáng)各種先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用
高校的檔案館(室)應(yīng)該積極的根據(jù)自身的館藏特色建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫不僅僅是檔案信息存儲系統(tǒng)，它同時還是對已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行深一層的加工與組合后所形成的專題性的、高層次的檔案信息的科學(xué)分類組合。通過建立起相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫后，可以大大的提高查詢速度，進(jìn)而方便用戶，同時提高檔案信息的管理水平。
在21世紀(jì)，將各種資源與信息進(jìn)行數(shù)字化已經(jīng)成為了現(xiàn)代化建設(shè)的主要核心。檔案管理現(xiàn)代化，就必須要是實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，只有這樣才能夠讓高校的教學(xué)檔案管理工作與時俱進(jìn)。要實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化就必須要建立起相應(yīng)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，同時還需建立起相應(yīng)的信息平臺，只有這樣才能夠促進(jìn)檔案信息資源的共享與利用，推進(jìn)高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
（四）加強(qiáng)建設(shè)高校教學(xué)檔案的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化
隨著不斷推進(jìn)的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，教學(xué)檔案有了新的形式，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案逐漸減少，而以光盤、磁盤為載體的現(xiàn)代化教學(xué)檔案在整個教學(xué)檔案材料中所占有的比例越來越大。不管是在內(nèi)容上，還是在管理的手段、方法上，以往的教學(xué)檔案管理都無法滿足現(xiàn)在的需求。在教育走向現(xiàn)代化的今天，為適應(yīng)信息時代管理的特點和需要，不僅要實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，還要加大檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費投入，開發(fā)或購買教學(xué)檔案管理系統(tǒng)專用軟件，建立教學(xué)檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。在教學(xué)檔案的管理上，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)來開發(fā)光盤、聯(lián)網(wǎng)檢索和信息查詢等服務(wù)，充分挖掘信息資源自身的綜合性、積累性等優(yōu)勢，使我們所得到的相關(guān)信息重新達(dá)到優(yōu)化組合的目的，發(fā)揮出更大的利用效益。
教學(xué)檔案管理是學(xué)校管理及發(fā)展的重要資料，它包含文字、圖表、視屏等各種資料，是學(xué)校教學(xué)管理的最真實、可靠的資料，教學(xué)檔案的完整性、準(zhǔn)確性對學(xué)校有重要的意義，教學(xué)檔案的科學(xué)、規(guī)范化管理能有效地推動中職學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展。
1．教學(xué)檔案管理的工作內(nèi)容
中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理主要是管理教學(xué)活動中的資料，包括教學(xué)類、管理類及綜合類三種檔案。第一，教學(xué)類檔案，主要包括教師教學(xué)課程的設(shè)計、規(guī)劃、實施方案及實施的情況；教師教學(xué)的課程標(biāo)準(zhǔn)、課程安排、教學(xué)任務(wù)、教學(xué)進(jìn)度、教學(xué)培訓(xùn)等；教師課件的設(shè)計、教學(xué)案例、教學(xué)模型；學(xué)生使用的教材管理、教師編輯教材的使用情況、考試試卷的來源、試卷的分析總結(jié)等。第二，管理類檔案，主要有對教師教學(xué)情況的考察、教學(xué)評估材料的收集、教師教學(xué)檔案的整理、學(xué)生課程表的安排、教師課程資料的準(zhǔn)備、教師教學(xué)質(zhì)量的檢查，教學(xué)師資力量的建設(shè)、教師進(jìn)修材料的準(zhǔn)備、學(xué)生學(xué)籍的管理等。第三，綜合類檔案，主要有相關(guān)教育部門對學(xué)校下達(dá)的教學(xué)任務(wù)、教學(xué)文件、教學(xué)計劃、教學(xué)質(zhì)量的考察、學(xué)校管理制度及學(xué)校的課程設(shè)置等。
2．教學(xué)檔案管理的特點
教學(xué)檔案管理工作是中職學(xué)校教學(xué)的重要后勤保障，對中職學(xué)校教學(xué)有重要的作用，教學(xué)檔案的特點有：（1）中職學(xué)校的教學(xué)檔案專業(yè)性高，在中職學(xué)校教學(xué)中，學(xué)校會設(shè)置不同的專業(yè)，有不同的學(xué)科，由于各專業(yè)培養(yǎng)的人才不同，各專業(yè)的教學(xué)計劃、教學(xué)課程安排、學(xué)生使用的教材及教師的課程資料也不相同，各專業(yè)的教學(xué)檔案也不相同，因此，中職學(xué)校的教學(xué)檔案有很高的專業(yè)性。（2）中職學(xué)校的教學(xué)檔案來源比較廣泛，在中職學(xué)校教學(xué)過程中，相關(guān)教育部門對學(xué)校教學(xué)文件的下達(dá)、學(xué)校本身的實驗室、科研室、教學(xué)管理部門、學(xué)生服務(wù)部門、后勤部等許多部門都會給檔案管理提供豐富的資料，因此，中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理有廣闊的資料來源。（3）中職學(xué)校的教學(xué)檔案形式具有多樣性，中職學(xué)校的教學(xué)存在多樣性，因此，中職學(xué)校的教學(xué)檔案資料也存在著多樣性。中職學(xué)校的教學(xué)檔案有文字、圖表、電子稿、視屏光盤等多種形式，學(xué)校教學(xué)檔案資料的多樣性，也能真實、準(zhǔn)確地反映出教學(xué)的多樣性。
二教學(xué)檔案管理工作的重要性
1．教學(xué)檔案是學(xué)校形象的代表中職學(xué)校的教學(xué)檔案來源于學(xué)校的發(fā)展、改革等過程，真實地記錄了學(xué)校在教學(xué)、管理、運(yùn)行等方面的發(fā)展情況，是學(xué)校形象的代表。通過學(xué)校的教學(xué)檔案，可以明確地了解中職學(xué)校的發(fā)展、中職學(xué)校教學(xué)工作的情況；也能幫助學(xué)?？偨Y(jié)教學(xué)經(jīng)驗，準(zhǔn)確地定位中職學(xué)校的價值。同時，科學(xué)的教學(xué)檔案能有效地提高中職學(xué)校的形象，有利于提高學(xué)校的招生工作和學(xué)生的就業(yè)。
2．教學(xué)檔案管理能提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量中職學(xué)校的教學(xué)檔案記錄著許多成功的教學(xué)案例和教學(xué)經(jīng)驗，教學(xué)檔案的合理運(yùn)用能給教師教學(xué)指明方向，督促教師在學(xué)習(xí)成功經(jīng)驗的同時，不斷地創(chuàng)新教學(xué)模式，有效地提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。
三教學(xué)檔案管理存在的問題
1．中職學(xué)校檔案管理工作缺乏有力的監(jiān)督部門
目前，在我國的中職學(xué)校教學(xué)檔案管理中，缺乏專門的中職教學(xué)學(xué)校檔案管理監(jiān)督部門。中職學(xué)校的檔案管理一般都是受相關(guān)的檔案行政管理部門和教育行政部門直接管理。由于教育部門比較重視學(xué)校的教學(xué)工作，對學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作檢查不嚴(yán)格，忽視了教學(xué)檔案對中職學(xué)校的重要性。
2．教學(xué)檔案收集資料不全
由于中職學(xué)校的部分教學(xué)檔案管理人員不是專業(yè)性人員，檔案管理工作人員不重視檔案資料的收集，在收集資料時經(jīng)常丟三落四，不能有效地收集到完整的資料。有些檔案管理人員對資料進(jìn)行整理時，不注重資料的分類管理，將資料隨便地放在一起，極大地降低了教育檔案資料的完整性，造成了教學(xué)檔案的不完整。
3．中職學(xué)校檔案管理工作沒有強(qiáng)力的制度保證
目前，在我國的學(xué)校檔案管理法中，沒有專門的中職學(xué)校檔案管理制度，中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理使用的是高職學(xué)校的檔案管理方式，雖然中職學(xué)校的專業(yè)設(shè)置、教學(xué)安排、學(xué)生就業(yè)等方面與高職學(xué)校相似，但中職學(xué)校在教學(xué)目標(biāo)、教學(xué)管理、教學(xué)模式等方面同高職學(xué)校有很大的差別，中職學(xué)校采用高職學(xué)校的檔案管理方式，有時根本不符合中職學(xué)校的實際情況，導(dǎo)致教學(xué)檔案不能真實地反映出中職學(xué)校的實際情況。
四加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的措施
1．加強(qiáng)中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理監(jiān)督
中職學(xué)校要加大對教學(xué)檔案管理的監(jiān)督工作，確保中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作能有序地進(jìn)行，同時中職學(xué)校要建議相關(guān)部門，將學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作，看作學(xué)校工作的重要部分，列入日常工作檢查中，對學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，獎勵檔案管理工作優(yōu)秀的管理人員，批評違反檔案管理制度的管理人員，保證檔案管理工作的規(guī)范性。
2．增強(qiáng)中職學(xué)校教學(xué)檔案資料收集力度
中職學(xué)校要注意教學(xué)檔案設(shè)備的更新，檔案管理工作人員進(jìn)行檔案資料收集時，要注意資料的健全度，以及檔案資料的細(xì)節(jié)收集，積極地參加學(xué)校組織的檔案資料收集培訓(xùn)，不斷地提高自身收集檔案資料的專業(yè)能力。同時，中職學(xué)校要將先進(jìn)的技術(shù)有效地運(yùn)用在教學(xué)檔案管理中，要嚴(yán)格注意教學(xué)檔案資料的保密工作，做好檔案室的防火、防盜工作，檔案室的防火設(shè)備要齊全，檔案管理人員要做好教學(xué)檔案備份工作，確保檔案室能有序正常地運(yùn)行。
3．完善中職學(xué)校教學(xué)檔案管理制度
中職學(xué)校要完善學(xué)校的教學(xué)檔案管理制度，結(jié)合高等學(xué)校的檔案管理制度，根據(jù)實際情況，建立符合自身發(fā)展的檔案管理制度，用嚴(yán)格的制度保證檔案管理工作的有效進(jìn)行。同時，中職學(xué)校要加大檔案管理的監(jiān)督力度，嚴(yán)格檢查檔案管理人員的工作，發(fā)現(xiàn)問題要及時糾正，對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，確保中職學(xué)校的教學(xué)檔案管理的嚴(yán)肅性。
4．加強(qiáng)檔案宣傳工作
教學(xué)檔案管理在學(xué)校發(fā)展中有極其重要的作用，中職學(xué)校要充分地認(rèn)識到教學(xué)檔案的特殊價值，教學(xué)檔案是一個成功的學(xué)校最寶貴的財富。因此，中職學(xué)校要加大對檔案管理工作的宣傳力度，讓每一位教師都能用謹(jǐn)慎、嚴(yán)肅的心態(tài)面對教學(xué)檔案，增強(qiáng)學(xué)校教師及其他職工的檔案意識，讓學(xué)校更多的教師了解檔案、重視檔案，營造一個關(guān)心檔案、支持檔案工作的良好環(huán)境。
五總結(jié)
【論文摘要】教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實踐中形成的對學(xué)校有價值的材料;文章從高校教學(xué)檔案的內(nèi)容、教學(xué)檔案的特點、教學(xué)檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理的重要性和必要性。
【論文關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案規(guī)范化管理
高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實踐中形成的對學(xué)校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個重要標(biāo)志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢在必行。
1系部教學(xué)檔案的內(nèi)容
(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達(dá)的有關(guān)文件;學(xué)院規(guī)劃實施計劃、教學(xué)要點、教學(xué)工作會議的記錄、簡報等材料;學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件;教改項目的立項報告;教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析資料;每學(xué)期評教評學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。
(2)教學(xué)管理類:教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評估有關(guān)材料;教師教學(xué)任務(wù)安排及開課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實施情況,教師進(jìn)修培訓(xùn)材料;學(xué)籍管理材料;學(xué)籍變更材料;課程安排表、學(xué)年校歷。
(3)教學(xué)業(yè)務(wù)類:重點課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實施方案、總結(jié)等有關(guān)材料;培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)進(jìn)度計劃、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志等有關(guān)資料;教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本,青年教師教學(xué)比武材料;教學(xué)實習(xí)有關(guān)材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學(xué)生的畢業(yè)論文及評審意見;學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎有關(guān)資料,考研相關(guān)材料;教師業(yè)務(wù)檔案;教學(xué)儀器設(shè)備材料等。
(4)教學(xué)研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結(jié)以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學(xué)成果類的申報材料及獎狀;教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄。
2教學(xué)檔案的特點
教學(xué)檔案是教學(xué)活動的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
(1)內(nèi)容廣泛:一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬,新學(xué)科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學(xué)檔案的內(nèi)容也越來越廣泛;另,教學(xué)內(nèi)容越來越豐富,高校除了設(shè)置相應(yīng)的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學(xué)科互相滲透、交差不斷加強(qiáng),使的教學(xué)內(nèi)容多學(xué)科性越來越明顯,與之相適應(yīng),檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學(xué)檔案來源于上級主管部門和學(xué)校兩級教務(wù)教學(xué)活動,即有上級和學(xué)校下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)的有關(guān)文件,又有主管教學(xué)的教務(wù)部門形成的關(guān)于教學(xué)改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)科設(shè)置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案。
(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進(jìn)行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當(dāng)年的8月31日。
(4)高校的教學(xué)檔案統(tǒng)一按國家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實體分類法》進(jìn)行。
3教學(xué)檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學(xué)人員對檔案管理工作的認(rèn)識不足,認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的,應(yīng)該由自己來管理,擔(dān)心材料會遺失,或擔(dān)心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認(rèn)為系部的主要工作是教學(xué),對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規(guī)則整理歸檔,導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學(xué)秘書兼任,而教學(xué)秘書的主要精力在教學(xué)上,加上大部分沒有受過檔案專業(yè)培訓(xùn),因而少有精力去將教學(xué)檔案收集整理完整,這樣將造成教學(xué)檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理
(1)從系部教學(xué)檔案管理方面存在的問題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責(zé)不明,歸檔機(jī)制不健全,導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學(xué)劃分系部檔案類目的基礎(chǔ)上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責(zé),加強(qiáng)對系、教研室檔案工作的指導(dǎo)和對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對系部、教研室檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務(wù)的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設(shè)。
(2)檔案材料應(yīng)當(dāng)隨時收集、隨時整理檔案工作應(yīng)當(dāng)形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機(jī)制,以此為檔案管理日常運(yùn)作機(jī)制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
(3)完善檔案制度建設(shè),據(jù)《高等學(xué)校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學(xué)文件材料,必須遵循教學(xué)文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進(jìn)行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對統(tǒng)一;一般用計算機(jī)打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學(xué)檔案材料一般要求長期保存。教學(xué)日歷、教學(xué)任務(wù)書、課程安排表、學(xué)生實習(xí)有關(guān)材料、教學(xué)檢查座談記錄、聽課記錄、學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學(xué)檔案管理人員應(yīng)于每學(xué)期期末對本單位的教學(xué)檔案進(jìn)行及時的清理與歸檔。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標(biāo)題,注明密級和保管期限,并于每學(xué)年度結(jié)束后對所有教學(xué)檔案進(jìn)行匯總,裝訂后,按學(xué)年度排列進(jìn)柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性、真實性、系統(tǒng)性;所收集的教學(xué)文件材料按各大類的分別積累,進(jìn)行預(yù)立卷,并按時間先后順序排列。
(6)利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學(xué)管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務(wù)工作和管理教學(xué)檔案,就不可能從繁雜的事務(wù)中解脫出來。故利用現(xiàn)代辦公手段,實現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于減輕工作人員勞動強(qiáng)度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻(xiàn)
[1]鄧紹興,陳智為.檔案管理學(xué).中國人民大學(xué)出版社,1999年.
(一)成人教育學(xué)籍檔案管理受重視度低
成人教育作為高校的附屬，在檔案管理上受重視程度低，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)并未對成人教育的學(xué)籍檔案管理安排專人管理，而是和全日制學(xué)生檔案一起交由教務(wù)處管理，但教務(wù)處在檔案管理的重心都放在了全日制學(xué)生上，忽略了成人教育檔案管理，這就導(dǎo)致了畢業(yè)時學(xué)生檔案信息的缺失和不全面，同時信息化的檔案整理手段并未普及到成人教育中，基本是由手工完成的，此種情況對成人教育的檔案管理是有不利影響的。
(二)成人教育學(xué)籍檔案完整性不足
入學(xué)通知書、考生信息表、學(xué)生登記表、成績單、學(xué)籍卡、畢業(yè)實習(xí)考核鑒定表和畢業(yè)生登記表，這些是成人教育檔案的組成部分。在檔案管理中，這些內(nèi)容缺一不可，這是學(xué)生檔案有效性的保障。但是在目前各高校成人教育檔案管理中，檔案缺失的現(xiàn)象嚴(yán)重，其中檔案缺失嚴(yán)重的為入學(xué)通知書與檔案照片，入學(xué)通知書是學(xué)生入學(xué)的有效憑證，但在學(xué)生注冊后，大多檔案管理人員并未對其進(jìn)行回收與歸檔;成人高考報名時需要考生信息表，但由于檔案中缺失照片，在考生信息表里不會顯示照片信息，這就降低了學(xué)生學(xué)籍檔案的可信度，對學(xué)生進(jìn)入社會參與崗位競爭產(chǎn)生不利影響。
(三)成人教育學(xué)籍檔案管理模式落后
現(xiàn)在信息化應(yīng)用到了各行各業(yè)，各高校也開始采用信息化管理，以往的成人教育學(xué)籍檔案管理模式不適于信息化的發(fā)展，隨著教育改革的步伐，成人教育相對于以前也有了很大的進(jìn)步，此時對檔案管理有了新的要求。檔案管理方式的改變迫在眉睫。信息化的檔案管理是成人教育學(xué)籍檔案質(zhì)量和完整性的保障，可以有效提升學(xué)籍檔案的利用價值。以往檔案被他人拆檔、泄密的現(xiàn)象發(fā)生就是管理模式落后造成的，這都是亟待解決的問題。
二、加強(qiáng)成人教育學(xué)籍檔案管理工作的有效措施
(一)提高檔案重視度，建立管理體系
提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與檔案工作人員對成人教育學(xué)籍檔案的重視度是加強(qiáng)檔案管理工作的前提。需要安排專業(yè)的檔案管理人才對檔案進(jìn)行管理，管理人員上崗前需對其進(jìn)行培訓(xùn)，要求完全掌握檔案管理的重要性，并定期對管理人員開展培訓(xùn)工作。跟隨教育改革和社會的發(fā)展，不斷地更新學(xué)籍檔案管理工作內(nèi)容與方式，通過系統(tǒng)的管理讓檔案管理工作得以有序地進(jìn)行。檔案管理還需要學(xué)生自身參與，在以往的檔案管理中，學(xué)生都處于被動的狀態(tài)，沒有掌握自己檔案的完整度，在填寫資料時也沒有保持謹(jǐn)慎的態(tài)度，這對其未來的發(fā)展是有一定影響的。所以新的檔案管理模式下，需要先提升學(xué)生對自己檔案的重視度，其次引導(dǎo)他們正確、謹(jǐn)慎地填寫檔案相關(guān)表格。
(二)強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理意識與管理水平
學(xué)籍檔案是學(xué)生參加工作的基本資料，是學(xué)生的綜合能力與素質(zhì)的體現(xiàn)，同時是用人單位錄取人才的依據(jù)，這就要求檔案管理人員在完全掌握《檔案法》的前提下開展檔案的管理工作。在檔案管理部門普及相關(guān)法規(guī)，樹立員工檔案意識，使其從根本上認(rèn)識到檔案的重要性。在檔案管理過程中遇到的問題需要及時地解決，有效地提高檔案的管理水平，并利用檔案的有效管理來推進(jìn)成人教育的開展以及普及。檔案管理需要在完善的管理體系下進(jìn)行，這是提高管理水平的前提。
(三)將信息化技術(shù)運(yùn)用于成人教育學(xué)籍檔案管理中
成人教育的學(xué)生覆蓋面廣，由此形成了學(xué)籍檔案種類多、資料數(shù)量龐大的特點，信息化技術(shù)隨著教育改革的發(fā)展已經(jīng)在高校中得到廣泛的應(yīng)用，因此在成人教育學(xué)籍檔案管理中使用信息技術(shù)管理是發(fā)展的需要，且信息化技術(shù)可以提升學(xué)籍檔案管理工作的效率。檔案管理系統(tǒng)的使用，對學(xué)生的學(xué)籍檔案的完整性起到了保障作用，學(xué)校或者用人單位查詢學(xué)生檔案時可以直接通過信息系統(tǒng)來進(jìn)行，這不僅節(jié)省了時間也提高了效率。
(四)加強(qiáng)檔案管理，保障學(xué)籍檔案的真實性
真實性是檔案的基本性質(zhì)，學(xué)生學(xué)籍檔案最終要交由用人單位保管，這就提升了用人單位對檔案的重視度。因此教師在對學(xué)生做評價時需要保證真實性，杜絕空話、虛話，這對學(xué)生的發(fā)展是毫無作用的。檔案要求對學(xué)生各方面的能力進(jìn)行真實的評價，因此要檔案管理部門對檔案的填寫進(jìn)行有效監(jiān)督，防止學(xué)生自己填寫檔案的鑒定欄，嚴(yán)格地保障學(xué)籍檔案的真實性。
三、結(jié)束語
管理人員要樹立檔案意識，根據(jù)國家制定的《檔案法》明確檔案工作的重要性，提升對國家事業(yè)建設(shè)的基礎(chǔ)影響。學(xué)校要制定完善的檔案管理工作制度，充分利用信息資源提升檔案管理工作效率。學(xué)校檔案工作要以《檔案法》、《檔案實施辦法》、《普通高等學(xué)校檔案實體分類法》為發(fā)展指導(dǎo)，提升對檔案資料的收集工作。強(qiáng)化工作人員的檔案意識，針對重要科研成果、論文的特點進(jìn)行分類管理。管理人員要自覺進(jìn)行檔案整理工作。對檔案信息資源進(jìn)行充分的收集工作，實現(xiàn)學(xué)校檔案工作科學(xué)化發(fā)展，檔案是學(xué)校重要的信息資源，是對學(xué)校進(jìn)行的文字記錄。大量的檔案資料能夠在整體上反映學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r。在學(xué)校檔案工作中實現(xiàn)資料的收集工作，并加以管理，這樣才能夠充分的對檔案資料進(jìn)行利用。因此在學(xué)校檔案管理工作中要強(qiáng)化收集工作，提升管理水平，結(jié)合學(xué)校的發(fā)展實際情況對檔案資源進(jìn)行利用。這是檔案工作發(fā)展的重要趨勢。所以，檔案管理人員要關(guān)注學(xué)校的發(fā)展情況，及時做好檔案收集工作，明確學(xué)校各部門之間的關(guān)系，充分的了解工作的開展情況，在日常管理中積極有效的開展檔案處理工作，制定詳細(xì)的計劃指導(dǎo)檔案工作的開展，針對新型檔案管理手段要創(chuàng)新思維方式，轉(zhuǎn)變工作方式。
二、提升對檔案的利用注重信息資源的反饋
在學(xué)校檔案中存在大量的信息資源能夠集中反映學(xué)校的發(fā)展情況。在學(xué)校檔案管理工作中要充分的體現(xiàn)檔案的價值，實現(xiàn)對師生的服務(wù)效果，檔案在教學(xué)工作開展過程中能夠充分的體現(xiàn)服務(wù)性質(zhì)，發(fā)揮自身的重要性將是檔案充分開發(fā)利用的重點。因此學(xué)校管理部門應(yīng)該積極主動的進(jìn)行檔案收集工作，提升檔案的質(zhì)量。采取認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度完善檔案管理工作。在創(chuàng)新方法上，學(xué)校檔案管理改變傳統(tǒng)的工作方法，提升檔案管理的透明度，對檔案內(nèi)容進(jìn)行定期開放，完善檢索方式利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)提升檔案信息化處理系統(tǒng)方法的創(chuàng)新。這是現(xiàn)代化管理理念在學(xué)校檔案工作發(fā)展創(chuàng)新應(yīng)用的表現(xiàn)。學(xué)校檔案管理工作人員要通過多元化的方式對檔案進(jìn)行收集、整理，實現(xiàn)對信息資源的建檔處理，檔案的價值最終體現(xiàn)在充分的應(yīng)用上，這也是檔案存在的必要性。檔案不能夠僅僅滿足于數(shù)量的增加上，同時還要充分的體現(xiàn)在解決問題的功能性上，問題的充分解決是衡量檔案價值高低的決定因素。檔案工作重點內(nèi)容的明確將是提升檔案利用的重要措施。只有強(qiáng)化對信息資源的反饋，才能夠根據(jù)檔案的需求進(jìn)行詳細(xì)的研究工作。發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢，能夠充分的體現(xiàn)信息需求過程，不斷強(qiáng)化檔案利用情況。在檔案工作發(fā)展規(guī)律影響下實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理，這是學(xué)校檔案工作的重要發(fā)展趨勢。檔案管理人員要重視對檔案規(guī)律形成的分析，對涉及到的工作文件進(jìn)行匯總處理，在客觀規(guī)律的影響下，保證自身工作的獨特性質(zhì)，利用學(xué)校檔案工作特點在實際工作中形成系統(tǒng)性規(guī)范發(fā)展，針對檔案內(nèi)容的性質(zhì)，進(jìn)行收集、整理、保管工作。避免出現(xiàn)學(xué)校檔案工作整體性被破壞的特點。計算機(jī)技術(shù)在學(xué)校檔案工作中的應(yīng)用能夠為人們進(jìn)行信息資源搜索提供重要的便利條件，現(xiàn)代化檔案管理工作的實現(xiàn)將進(jìn)一步提升檔案管理工作的影響。國家制定了中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化法》、《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系》都是學(xué)校檔案工作發(fā)展的重要依據(jù)，也是實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的重要指導(dǎo)。學(xué)校檔案管理工作要根據(jù)工作要求制定專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)，完善程序流程，對管理工作中的參數(shù)進(jìn)行維護(hù)。檔案主管部門要積極應(yīng)對檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，對學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行有效的研究，制定統(tǒng)一的科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)，在工作過程中實現(xiàn)各方面積極有效的溝通，實現(xiàn)科學(xué)管理現(xiàn)代化發(fā)展。
三、結(jié)束語
1.很多高校在進(jìn)行檔案管理時沒有更新思想觀念
高校的檔案信息管理是高校實現(xiàn)信息的時效性的基本途徑，所以，高校在進(jìn)行檔案信息管理時，要不斷地充實檔案信息的內(nèi)容，要用創(chuàng)新的觀念。但是，有些高校檔案信息管理人員沒有充分地認(rèn)識到檔案信息管理的重要性和必要性，檔案信息管理人員的思想比較落后，沒有跟上檔案信息管理的步伐，只是用傳統(tǒng)的方法來管理檔案信息，缺乏創(chuàng)新意識。有些高校檔案信息管理人員沒有高度認(rèn)識到檔案信息管理的意義所在，他們認(rèn)為檔案信息的管理是無關(guān)緊要的事情，對學(xué)校的影響不大。有些高校雖然已經(jīng)開發(fā)了檔案管理的軟件，但是軟件管理人員的管理能力差。
2.高校教學(xué)檔案信息管理人員的管理方法還需改善
有些高校的資金有限，在教學(xué)檔案的信息化管理方面存在一定的滯后性，導(dǎo)致了我國的高校檔案管理工作用人工進(jìn)行操作的情況比較多見，信息化的管理手段沒能運(yùn)用到高校教學(xué)檔案的管理中去，降低了教學(xué)檔案的管理效率。還有一些高校雖然信息化管理設(shè)備齊全，但是信息化的設(shè)備形同虛設(shè)，沒有很好地應(yīng)用到教學(xué)檔案的管理工作中去。與此同時，有些高校的檔案管理已經(jīng)建立了大大小小的信息化數(shù)據(jù)庫，但是，卻是各自為政的局面。
二、高校教學(xué)檔案信息化管理的措施
1.高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的核心功能和模塊
整個教學(xué)檔案管理系統(tǒng)要以核心功能模塊為主，要成立一個數(shù)據(jù)整合中心，實現(xiàn)對學(xué)生教學(xué)檔案信息的收集和整理，將數(shù)據(jù)存儲在計算機(jī)的數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)要包含學(xué)生詳細(xì)的個人信息，同時還包括學(xué)生的檔案和各種有效的資料。
2.要建設(shè)學(xué)生教學(xué)檔案管理信息平臺
教學(xué)檔案信息不僅僅要呈現(xiàn)在學(xué)校網(wǎng)站的主頁上，同時，也要在教學(xué)檔案管理信息化平臺上呈現(xiàn)出來，要確保信息的時效性，并將信息公開化，便于管理。對所有的學(xué)生進(jìn)行統(tǒng)一化管理，將管理的權(quán)利交予學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)，并將平臺上的信息進(jìn)行定期的檢查和整合。
3.要完善教學(xué)檔案服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)
每一年，當(dāng)新生報到時，學(xué)校都要對宿舍進(jìn)行整體的安排，運(yùn)用信息化系統(tǒng)可以實現(xiàn)住宿費的自動化管理，確保學(xué)生都辦理了校園一卡通?？梢詫W(xué)生辦理學(xué)生證和注冊卡的信息進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄，防止有任何遺漏。對高校的教學(xué)檔案服務(wù)進(jìn)行評價可以采用信息化平臺，學(xué)生可以在課下運(yùn)用信息化管理系統(tǒng)自行選課，選擇自己喜歡的課程，對教學(xué)檔案管理的效果進(jìn)行有效評價。
三、總結(jié)
一、學(xué)生課程成績與畢業(yè)論文檔案資料特點
在高校，每一個學(xué)生都有自己的成績單，都要提交一份自己的畢業(yè)論文（少數(shù)專業(yè)學(xué)生沒有畢業(yè)論文要求）。學(xué)生課程成績與畢業(yè)論文是反映教學(xué)效果和質(zhì)量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學(xué)生身份信息唯一和明確具體，體現(xiàn)在每位學(xué)生的學(xué)號具有唯一性。在教學(xué)進(jìn)程中，這兩類檔案資料的時間屬性也很明確，學(xué)生課程成績每學(xué)期都有記載，畢業(yè)論文在本科學(xué)制最后一學(xué)期提交歸檔。此外，學(xué)生課程成績具有私密性、調(diào)用頻率高等特性；畢業(yè)論文屬于學(xué)生科研成果，成果歸屬權(quán)清晰，學(xué)校有對成果進(jìn)行使用的權(quán)利，除保密論文外，一般畢業(yè)論文均具有開放性，可供其他人和機(jī)構(gòu)查詢。畢業(yè)論文還具有頁碼多、圖表字?jǐn)?shù)多等特點，紙質(zhì)檔案占據(jù)較大的保存空間。歸納和理解學(xué)生課程成績和畢業(yè)論文檔案資料特點，是開展檔案管理和編研工作的基礎(chǔ)。
二、以身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理
傳統(tǒng)的常用的成績檔案和畢業(yè)論文檔案組卷方法是采用入學(xué)年度與院系別（專業(yè)）相結(jié)合如組卷方法，或者采用以畢業(yè)年與院系別（專業(yè)）相結(jié)合的組卷方法。例如：××學(xué)?！痢良墶痢猎合担▽I(yè)）學(xué)生成績冊（畢業(yè)論文），××學(xué)?！痢翆谩痢猎合担▽I(yè)）學(xué)生成績冊（畢業(yè)論文）。由于受到院系、專業(yè)調(diào)整和更名的影響，受到辦學(xué)模式多樣化的影響，受到學(xué)分制和學(xué)籍異動等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。
就目前高校教學(xué)檔案管理的實際而言，學(xué)生成績和畢業(yè)論文一般都采用了紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學(xué)生成績電子檔案一般依托高校教務(wù)管理部門的教務(wù)管理信息系統(tǒng)，學(xué)校檔案館無權(quán)調(diào)閱；學(xué)生成績電子檔案雖然采用了學(xué)號查詢?nèi)肟?，系統(tǒng)也具有一般的統(tǒng)計匯總功能，但對學(xué)生課程成績的統(tǒng)計分析功能開發(fā)的軟件還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，難以滿足教學(xué)管理的較高級需求；畢業(yè)論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡單存貯在院系教學(xué)管理工作者計算機(jī)硬盤中，不利于長期保存、擴(kuò)充內(nèi)容和查詢?yōu)g覽。這說明，目前的所謂教學(xué)檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理各自的優(yōu)勢，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務(wù)需求。
因此，建立以學(xué)生身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學(xué)時候，教務(wù)管理部門可以建立一個學(xué)號姓名及身份證號對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)使用學(xué)號或身份證二選一的查詢方式。以學(xué)號為支點組織成績檔案，形成的案卷題名為：××學(xué)校學(xué)生成績總冊（學(xué)號范圍），把學(xué)號與檔號一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準(zhǔn)確調(diào)檔[4]。同時在教務(wù)管理信息系統(tǒng)中，建立以學(xué)號或身份證入口的查詢界面，在主字段學(xué)號目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業(yè)、學(xué)期、班級、課程名稱、課程性質(zhì)、授課教師等，充分實現(xiàn)多維學(xué)生課程成績數(shù)據(jù)分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎(chǔ)。譚玲玲等（2009）把整個學(xué)生成績檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績錄入、成績查詢、成績修改、成績分析、成績輸出，每一個功能模塊下面又設(shè)立若干子模塊，共計11個子模塊[5]。在畢業(yè)論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業(yè)論文檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計方案，對系統(tǒng)分析與結(jié)構(gòu)、關(guān)鍵技術(shù)，以及系統(tǒng)實現(xiàn)進(jìn)行了論述，提出的系統(tǒng)具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業(yè)論文電子檔案管理信息系統(tǒng)也是基于學(xué)生學(xué)號關(guān)鍵身份識別信息而建立起來。以學(xué)生身份信息為支點，可以把紙質(zhì)檔案和電子檔案對應(yīng)聯(lián)系起來，實現(xiàn)雙重管理。同時，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息的強(qiáng)大技術(shù)，可以最大限度地體現(xiàn)教學(xué)檔案的價值。
三、學(xué)生成績與畢業(yè)論文檔案的編研要點
檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在科學(xué)研究的基礎(chǔ)上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動提供或報道檔案信息，為學(xué)校和社會服務(wù)的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是充分開發(fā)檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應(yīng)立足于服務(wù)學(xué)校，做好選題規(guī)劃，體現(xiàn)學(xué)校特色[7]，對于反映教學(xué)效果和教學(xué)質(zhì)量的學(xué)生成績和畢業(yè)論文，學(xué)校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質(zhì)檔案和信息化電子檔案，選擇一些關(guān)鍵選題，開展教學(xué)檔案編研工作，供教學(xué)管理者和教師參考，便于了解教學(xué)質(zhì)量狀態(tài)，進(jìn)一步改進(jìn)教學(xué)工作，加強(qiáng)高校內(nèi)部教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控。例如：對于學(xué)生課程成績，可選擇的編研題目有全校公共課大學(xué)英語、高等數(shù)學(xué)、計算機(jī)基礎(chǔ)等課程的一次性考試通過率；英語四級六級通過率；班級大面積不及格課程分析；學(xué)生學(xué)籍異動警示分析等。對于學(xué)生畢業(yè)論文，可選擇的編研題目有結(jié)合教師科研和生產(chǎn)實際題目的比例；歷年選題的重復(fù)情況分析；不同職稱教師指導(dǎo)學(xué)生人數(shù)情況分析；本科畢業(yè)論文質(zhì)量分析等。
學(xué)生課程成績和畢業(yè)論文是重要的教學(xué)檔案資料，是學(xué)生學(xué)習(xí)歷史的記載。對其開展科學(xué)管理和編研工作，不僅有利于實現(xiàn)一般的快速查詢功能，還能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和信息化的電子檔案優(yōu)勢互補(bǔ)，彌補(bǔ)檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價值，便于為用戶提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，為改進(jìn)教學(xué)和教學(xué)管理，提高教學(xué)質(zhì)量提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。
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文書檔案管理教學(xué)方法改革技能《文書與檔案管理》課程作為文秘專業(yè)的核心課程之一，教學(xué)目的是培養(yǎng)學(xué)生處理文書、管理檔案的能力。市場對文秘人才的技能要求越來越高，《文書與檔案》課程教學(xué)方法改革勢在必行。
一、《文書與檔案管理》教學(xué)方法改革的必要性
隨著社會發(fā)展、學(xué)校擴(kuò)招，大批畢業(yè)生涌向市場。市場上出現(xiàn)了“就業(yè)難、招工難”的現(xiàn)象，為何？因為企業(yè)缺的是技能人才，而應(yīng)屆畢業(yè)生實踐技能水平低。隨著計算機(jī)技術(shù)的普及以及新型辦公設(shè)備的出現(xiàn)、公文和檔案電子化，傳統(tǒng)模式的辦公室文書、檔案工作方法得到改進(jìn)。這些對技工學(xué)校文秘專業(yè)學(xué)生處理文書、管理檔案的技能提出了新要求。
另外，技工學(xué)校的學(xué)生學(xué)習(xí)基礎(chǔ)相對薄弱，自我控制能力較弱，缺乏學(xué)習(xí)興趣。只有通過改變教學(xué)方法，提高學(xué)生學(xué)習(xí)興趣，培養(yǎng)他們的動手能力，提高專業(yè)技能。
二、《文書與檔案管理》教學(xué)中存在的問題
1.教學(xué)方法單一
以往該課程教學(xué)以理論講授為主，教學(xué)方法老套，上課枯燥，嚴(yán)重制約了學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性和創(chuàng)新性。
2.教學(xué)中理論脫離實踐
教學(xué)中，主要講授知識點，甚至有些實踐內(nèi)容都改為口頭傳授。比如，講授關(guān)于電腦處理公文、檔案等知識時，學(xué)生基本上接觸不到電腦、檔案辦公環(huán)境、文書處理的辦公設(shè)備等。學(xué)生的動手能力得不到鍛煉，只能紙上談兵。
3.教材落后
我國公文處理、檔案管理在逐步優(yōu)化，不斷發(fā)展。傳統(tǒng)的教材沒有與時俱進(jìn)，知識陳舊。比如，計算機(jī)輔助管理在檔案管理中的地位日益突顯。教材中闡述這方面的內(nèi)容比重太少，不足以讓學(xué)生深入了解該知識點。又如教材理論知識多，內(nèi)容很少涉及到實踐環(huán)節(jié)、工作情景模擬等，不能為學(xué)生提供工作環(huán)境所要求的知識。
三、《文書與檔案管理》課程教學(xué)改革方法
《文書與檔案管理》課程要改變以往教學(xué)中的弊端，除了采用傳統(tǒng)的講授方式之外，可采取以下教學(xué)方式：
1.案例分析法
案例分析法是以學(xué)生為中心、對現(xiàn)實問題進(jìn)行交互式探討的過程，改變了過去教師“滿堂灌”、學(xué)生被動學(xué)習(xí)的局面。在案例分析教學(xué)的過程中，可靈活使用講授法、討論法和角色互換法等進(jìn)行教學(xué)，以取得更好的教學(xué)效果。
比如，講解檔案庫房管理要求時，要求學(xué)生分析一個新建檔案館內(nèi)照明條件的案例，大家討論、分析這個檔案館設(shè)計是否有問題，運(yùn)用所學(xué)知識發(fā)表見解，教師總結(jié)，得出此檔案館設(shè)計違背了防光原則。又如播放北京衛(wèi)視《檔案》欄目中的紀(jì)錄片《溥儀新生記》，片中有證明清朝末代皇帝溥儀如何改造成功的檔案資料。要求學(xué)生討論分析紀(jì)錄片中出現(xiàn)了何種類型的檔案，以及分析檔案利用的途徑和重要性問題。這些方法能讓學(xué)生鞏固所學(xué)知識，提高實踐運(yùn)用能力，培養(yǎng)分析能力、判斷能力、解決問題的能力。
2.課堂專題討論法
課堂專題討論是針對教學(xué)重點和難點內(nèi)容開設(shè)的參與式教學(xué)環(huán)節(jié)，能以學(xué)生為中心，讓學(xué)生多參與課堂，培養(yǎng)他們獨立思考、解決問題的能力以及創(chuàng)新性思維。
《文書與檔案管理》教學(xué)中，首先，教師要選擇好難度適中、值得討論的選題；選題要考慮技工學(xué)校學(xué)生的知識積累，能讓學(xué)生結(jié)合理論聯(lián)系實際展開討論，避免討論冷場。比如采用“比較紙質(zhì)檔案、新型載體檔案保管，并舉例說明各自的優(yōu)缺點”的選題。這兩種檔案的很多原始資料是學(xué)生經(jīng)常在生活中接觸的，如文件、照片、錄像帶等，學(xué)生容易理解。
其次，是課堂分小組討論，一般以5人左右為宜。技校的學(xué)生自我控制能力有待加強(qiáng)，學(xué)習(xí)主動性不夠高。人數(shù)過多，個別學(xué)生濫竽充數(shù)或者干私事。人數(shù)過少，達(dá)不到集思廣益的效果。在討論會上，每個學(xué)生都有機(jī)會暢所欲言，甚至那些平時不愛發(fā)言的學(xué)生在比較輕松的課堂氣氛中也能加入小組討論中來。在學(xué)生討論期間，教師要巡堂指導(dǎo)，起到監(jiān)督、指導(dǎo)作用。
討論結(jié)束，每組派代表發(fā)言，促進(jìn)各組交流意見，擴(kuò)大他們的思考角度，保證討論效果。最后，教師小結(jié)。
3.講練相結(jié)合
《文書與檔案管理》課程知識是技工學(xué)校文秘專業(yè)學(xué)生必考證――秘書資格證的重要內(nèi)容。教師要結(jié)合考證內(nèi)容，布置適合學(xué)生做的練習(xí)，讓學(xué)生多思考，鞏固所學(xué)知識，為文秘專業(yè)學(xué)生考證打下良好的基礎(chǔ)。同時，教師可從學(xué)生做練習(xí)中掌握學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，改進(jìn)教學(xué)方法。
4.專題講座法
文秘專業(yè)教師的知識面、實踐能力有限，需要請一些企事業(yè)單位的檔案管理人員不定期地做有關(guān)文書與檔案管理的專題講座。通過講解他們的工作體會，學(xué)生能更多地了解工作實際情況，從而借鑒他們寶貴的經(jīng)驗，在今后的學(xué)習(xí)、工作中少走彎路。
5.實踐教學(xué)法
實踐教學(xué)法，即安排一定課時組織學(xué)生在校內(nèi)檔案室、辦公室或校外實習(xí)基地從事具體的文書處理、檔案管理環(huán)節(jié)，將理論知識直接運(yùn)用于實踐工作，培養(yǎng)動手操作能力，增加工作體驗感。實習(xí)期間，學(xué)校還可聘請檔案專家講課、現(xiàn)場指導(dǎo)，進(jìn)一步提高學(xué)生技能。
6.情境模擬教學(xué)法
教學(xué)中可加大實訓(xùn)比重，進(jìn)行角色扮演、情景模擬等形式的情景模擬教學(xué)。比如，設(shè)定一個收文、發(fā)文的工作情景，學(xué)生扮演各種角色，模擬收發(fā)文的工作流程，完成情景中所要求的文書寫作內(nèi)容。學(xué)生能深刻理解收發(fā)文的流程以及文書的寫作格式，培養(yǎng)他們的團(tuán)隊合作能力。教師還可將學(xué)生的情景模擬錄成視頻文件，播放給學(xué)生看，學(xué)生找出情景模擬中出現(xiàn)的問題，教師及時指正，達(dá)到最終教學(xué)效果。
又如，教師指導(dǎo)學(xué)生模擬進(jìn)行檔案紙質(zhì)分類，擬寫案卷標(biāo)題，編制立卷類目、檔號、目錄、備考表等。教師還可提供部分新型載體文件，讓學(xué)生上機(jī)房模擬管理電子文件、對新型載體文件歸檔。這培養(yǎng)學(xué)生熟練應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)、從事文件與檔案管理和各類信息處理的能力。
7.參觀調(diào)查法
教學(xué)中，教師不定期組織學(xué)生參觀檔案管理部門，比如檔案館、檔案室、辦公室等。讓他們實地了解檔案部門的工作現(xiàn)狀以及不同種類檔案管理方法等。要求學(xué)生結(jié)合所學(xué)專業(yè)知識，撰寫調(diào)查報告。參觀調(diào)研能培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)素養(yǎng)和調(diào)查研究能力，讓他們深刻理解檔案管理實際情況。
除了以上七種教學(xué)方式之外，還可以通過更新教學(xué)內(nèi)容、改變考核方式等來改變《文書與檔案管理》課程傳統(tǒng)的教學(xué)模式。該課教師可與校外文書檔案實訓(xùn)基地共同制定教學(xué)大綱、授課計劃、實訓(xùn)計劃和方案，編寫適合技校學(xué)生學(xué)習(xí)且與時俱進(jìn)的校本教材?？己朔绞缴希瑢嵱?xùn)成績、測驗成績、課堂提問、課后作業(yè)、調(diào)研報告、課堂練習(xí)、期末閉卷考試相結(jié)合，促進(jìn)學(xué)生技能操作能力的提高，以適應(yīng)社會對文秘人才的要求。
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