緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇紙質(zhì)檔案論文，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！

篇1

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們?cè)跈n案保護(hù)過(guò)程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環(huán)境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過(guò)高或過(guò)低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對(duì)濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對(duì)濕度為40％±5％，可見(jiàn)，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

2、灰塵影響的差異?；覊m對(duì)紙張的危害主要是機(jī)械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來(lái)霉菌等。而灰塵對(duì)電子文件載體的損壞主要有物理?yè)p壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理?yè)p壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會(huì)不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸會(huì)損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對(duì)紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對(duì)其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過(guò)修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對(duì)電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上便無(wú)法讀出原始信息，使電子文件失去保存價(jià)值。因此，防止灰塵對(duì)電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過(guò)程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。

3、外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)影響的差異。磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無(wú)任何影響，而對(duì)電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號(hào)。因而要防止外磁場(chǎng)的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。

4、光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對(duì)紙張的危害主要是促進(jìn)紙張發(fā)生水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低。而有害氣體和光線特別是紫外線對(duì)電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤基帶基老化，強(qiáng)度下降。同時(shí)，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

三、技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因?yàn)殡娮游募峭ㄟ^(guò)計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)才能識(shí)讀。一旦技術(shù)過(guò)時(shí)，則載體上的信息就無(wú)法讀出。技術(shù)過(guò)時(shí)的表現(xiàn)有兩個(gè)方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個(gè)廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會(huì)由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說(shuō)來(lái)，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過(guò)了識(shí)讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說(shuō)，技術(shù)過(guò)時(shí)對(duì)電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對(duì)于電子文件中數(shù)字化信息的長(zhǎng)期存取而言，技術(shù)過(guò)時(shí)比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。針對(duì)技術(shù)過(guò)時(shí)，歐美國(guó)家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒(méi)有其它更好措施的情況下的暫時(shí)性辦法，因?yàn)殡S著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費(fèi)大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開(kāi)放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過(guò)時(shí)的新途徑。

四、信息保護(hù)的差異

篇2

1.1完整性要求維護(hù)醫(yī)院檔案的完整，可以說(shuō)是檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣，使應(yīng)該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護(hù)全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散。

1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠(yuǎn)的檔案，其價(jià)值往往越大。但由于社會(huì)的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命，保護(hù)其安全，避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露，就成為檔案管的基本任務(wù)之一。

1.3科學(xué)性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對(duì)醫(yī)院檔案的簡(jiǎn)單出納和保管，而要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行科學(xué)管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進(jìn)。

1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個(gè)檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻(xiàn)管理系統(tǒng)之間有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達(dá)到規(guī)范性要求，除了要制訂各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施外，還可通過(guò)法規(guī)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。

1.5經(jīng)濟(jì)性要求在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益，無(wú)論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟(jì)實(shí)用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟(jì)效益。由于我國(guó)大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中起決定作用。

1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢(shì)，將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽(tīng)技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。

2醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)

醫(yī)院檔案管理活動(dòng)與其它文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面:

2.1醫(yī)院檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過(guò)程，并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

2.2醫(yī)院檔案管理過(guò)程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言醫(yī)院，檔案管理過(guò)程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價(jià)值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過(guò)渡性;在檔案館階段，檔案對(duì)其形成單位的作用降低，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅僅是為某個(gè)單位服務(wù)，而是要有意識(shí)地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。

2.3醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來(lái)為形成者所有與控制，其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來(lái)源聯(lián)系的作法就充分說(shuō)明了這一點(diǎn)。

3醫(yī)院檔案管理工作的新思路

3.1提高檔案管理人員的素質(zhì),增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理,在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅(jiān)定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍,并使他們充分意識(shí)到檔案的價(jià)值及檔案帶來(lái)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)利益,自覺(jué)參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當(dāng)務(wù)之急。

3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)多數(shù)醫(yī)院原來(lái)的檔案管理沒(méi)有獨(dú)立的機(jī)構(gòu),造成檔案管理沒(méi)有自,工作處于被動(dòng)狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過(guò)認(rèn)真地調(diào)查研究,制定相應(yīng)的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu),確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實(shí)現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開(kāi)發(fā)。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作,醫(yī)院各級(jí)部門要嚴(yán)格把關(guān),責(zé)任到人,建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書(shū)之中,與科室主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤,明確科室主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。

3.3實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號(hào)及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。

4結(jié)論

檔案從幾千年來(lái)的紙質(zhì)載體到21世紀(jì)的電子載體，從理論到實(shí)踐，從思想意識(shí)到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等都面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。研究知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和要求，探索知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理對(duì)策，提出具體的、針對(duì)性的措施，對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理水平，強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，具有重要的理論意義和應(yīng)用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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海南大學(xué)實(shí)行大檔案管理后，全校的檔案資源得到有效整合，檔案工作為學(xué)校改革與發(fā)展和社會(huì)建設(shè)提供服務(wù)的功能得到充分保證，同時(shí)也為今后學(xué)校檔案的現(xiàn)代化建設(shè)提供了廣闊的發(fā)展空間。但是大檔案管理模式在現(xiàn)行高校管理體制下也遇到亟待解決的新問(wèn)題。

1.機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)，弱化了檔案部門依法管理行為?！稒n案法》第七條規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)職責(zé)是：“監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作?！钡诎藯l第一款規(guī)定：高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是“貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作?！蹦壳?，全國(guó)各高校檔案管理機(jī)構(gòu)在設(shè)置上，一是設(shè)立獨(dú)立檔案館，一般列為學(xué)校直屬業(yè)務(wù)單位或與圖書(shū)館、學(xué)報(bào)等單位一并定為教輔單位；二是設(shè)立非獨(dú)立檔案館(室)，掛靠校辦或其他相關(guān)部門。兩種設(shè)置的檔案機(jī)構(gòu)，都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機(jī)構(gòu)，也沒(méi)有改變這種現(xiàn)狀。準(zhǔn)確地講，檔案館沒(méi)有行政管理權(quán)。有關(guān)檔案工作文件要通過(guò)校辦轉(zhuǎn)發(fā)，檔案工作會(huì)議也需要學(xué)校出面組織。由此可見(jiàn)，在現(xiàn)行高校檔案管理體制下，檔案館本應(yīng)依法承擔(dān)的行政管理職能，被不科學(xué)的“定位”完全弱化了。

2.職責(zé)與權(quán)力相分離所帶來(lái)的困惑。實(shí)行大檔案管理后，檔案館的業(yè)務(wù)職責(zé)與任務(wù)加大數(shù)倍，但相應(yīng)的管理職權(quán)卻沒(méi)有發(fā)生根本性變化，管理權(quán)限仍僅限于對(duì)本單位的內(nèi)部管理。只有職責(zé)，沒(méi)有職權(quán)的檔案館，在對(duì)學(xué)校各立卷部門歸檔管理及其他文獻(xiàn)檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。

3.沒(méi)有相關(guān)配套政策而引發(fā)出“山寨”收費(fèi)現(xiàn)象?！掇k法》首次賦予高校檔案服務(wù)社會(huì)的新功能，同時(shí)也明確“用于個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用”；《辦法》還規(guī)定“高等學(xué)校對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助?！钡牵掇k法》已經(jīng)頒布實(shí)施近一年，各地方政府還沒(méi)有出臺(tái)針對(duì)高校檔案管理的相關(guān)收費(fèi)政策和檔案人員的補(bǔ)助政策。而建立大檔案后，隨著高校檔案的有效整合，極大擴(kuò)充和豐富了的信息資源，吸引了眾多的利用者。于是，收費(fèi)問(wèn)題在沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的情況下，各高校根據(jù)各自的政策采取了不同的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。類似現(xiàn)象同樣反映在對(duì)檔案人員的工作補(bǔ)助上。

4.檔案重要性被忽視的現(xiàn)象仍較普遍。主要反映在二級(jí)學(xué)院的一些領(lǐng)導(dǎo)干部身上。由于高校的特殊性，二級(jí)學(xué)院的主要負(fù)責(zé)人大多是單位教學(xué)、科研骨干，主要精力放在業(yè)務(wù)上。檔案法制觀念淡漠，視檔案工作可有可無(wú)，對(duì)本單位的檔案工作很少關(guān)心過(guò)問(wèn)，檔案工作被邊緣化。

對(duì)策1：機(jī)構(gòu)職能設(shè)置不科學(xué)和職責(zé)與權(quán)力相分離的問(wèn)題，是一個(gè)問(wèn)題的兩個(gè)方面，只要賦予檔案管理機(jī)構(gòu)依法治檔的職能，管理權(quán)的問(wèn)題也就落到了實(shí)處。建議高校參照地方政府檔案局(館)兩塊牌子一套A-5的做法，在校機(jī)關(guān)設(shè)置檔案處(館)。這樣，檔案管理機(jī)構(gòu)就能夠承擔(dān)起對(duì)全校檔案工作的行政管理職責(zé)了。

對(duì)策2：行業(yè)收費(fèi)是一個(gè)敏感且嚴(yán)肅的問(wèn)題，必須認(rèn)真對(duì)待。建議由省一級(jí)教育行政管理部門牽頭，通過(guò)調(diào)研提出一個(gè)收費(fèi)與補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)送物價(jià)部門審批，從根本上解決檔案利用收費(fèi)和檔案工作人員補(bǔ)助不統(tǒng)一，不規(guī)范問(wèn)題。

對(duì)策3：?jiǎn)挝活I(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)對(duì)檔案部門的影響至關(guān)重要，要加大檔案宣傳力度，加強(qiáng)法制教育，提高他們的檔案意識(shí)。

篇3

（一）人事檔案資料收集不完整醫(yī)院人事檔案資料的收集，是醫(yī)院進(jìn)行人事管理的前提，因此，人事資料的完整性、準(zhǔn)確性等，都會(huì)對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量及水平帶來(lái)較大影響。目前，我國(guó)很多醫(yī)院在人事資料的收集過(guò)程中存在較多不足之處：第一，由于檔案信息的主要內(nèi)容是記錄醫(yī)護(hù)人員的工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲及職稱情況等，在道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)及服務(wù)態(tài)度等方面涉及的比較少；第二，檔案管理部門的相關(guān)工作人員在填寫資料時(shí)，態(tài)度不端正，字跡不清晰，一定程度上降低了信息的完整性、準(zhǔn)確性。

（二）人事檔案管理制度不完善隨著社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，部分醫(yī)院的人事檔案管理制度相對(duì)比較滯后，并沒(méi)有得到相應(yīng)的完善，從而導(dǎo)致其難以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。比如，有些醫(yī)院的人事檔案管理制度沒(méi)有得到及時(shí)更新，檔案管理人員素質(zhì)較低，隨意刪減資料信息；部分檔案管理部門的考核標(biāo)準(zhǔn)比較固定，不夠靈活，沒(méi)有完全將檔案管理納入考核之中，從而影響了檔案管理工作人員的積極性、主動(dòng)性。

（三）人事檔案管理方式落后受客觀實(shí)際情況的影響，很多醫(yī)院不重視人事檔案管理工作，且醫(yī)院對(duì)檔案管理部門缺乏必要的資金及制度支持，從而使其信息化管理水平比較落后，相關(guān)計(jì)算機(jī)硬件及軟件沒(méi)有得到及時(shí)配置，管理人員主要進(jìn)行手工記錄，導(dǎo)致工作效率低下，人為因素造成的信息填寫錯(cuò)誤也比較多，影響了檔案資料的準(zhǔn)確性。

（四）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊由于很多醫(yī)院對(duì)檔案管理工作沒(méi)有足夠的重視，因此也缺乏優(yōu)秀的檔案管理人才，且部分管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、學(xué)歷水平以及工作認(rèn)知等都存在不同程度的差異。此外，個(gè)別醫(yī)院人事管理部門的工作人員大多數(shù)是醫(yī)護(hù)人員家屬擔(dān)任的，因其缺乏對(duì)醫(yī)學(xué)知識(shí)、醫(yī)院制度及人事關(guān)系變化的了解，也缺乏相應(yīng)的人事檔案管理的職業(yè)素養(yǎng)，從而降低了醫(yī)院檔案管理的專業(yè)化水平。

二、創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理模式的措施

（一）要提高人事檔案資料收集的準(zhǔn)確性、規(guī)范性工作人員在收集檔案的整個(gè)過(guò)程中，要提高自己的責(zé)任意識(shí)，確保所得信息的準(zhǔn)確性、完整性，對(duì)醫(yī)護(hù)人員的工作態(tài)度、個(gè)人素養(yǎng)及醫(yī)德等都要盡可能的有所涉及，將其如實(shí)記錄在檔案中，進(jìn)一步提高檔案信息的真實(shí)性。此外，還要根據(jù)醫(yī)護(hù)人員的成長(zhǎng)經(jīng)歷、工作變化及職稱等及時(shí)更新檔案信息，使其學(xué)歷、職稱、論文創(chuàng)作及業(yè)務(wù)能力等信息及時(shí)歸檔，進(jìn)而為醫(yī)護(hù)人員的發(fā)展提供檔案支持。

（二）建立健全醫(yī)院人事檔案管理制度醫(yī)院要從制度入手，加強(qiáng)檔案管理。要建立有效的考核機(jī)制、責(zé)任機(jī)制以及監(jiān)督機(jī)制，完善人事檔案管理制度的內(nèi)容，并將信息收集、管理及歸檔等工作落實(shí)到個(gè)人，通過(guò)建立目標(biāo)責(zé)任制，規(guī)范管理人員的工作態(tài)度，激起其工作積極性。加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督，利于檔案管理的規(guī)范化；對(duì)管理人員進(jìn)行定期考核，能夠深化其責(zé)任意識(shí)，更好的為檔案管理工作服務(wù)。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理醫(yī)院人事檔案可以和信息化技術(shù)結(jié)合在一起，醫(yī)院要加大檔案管理資金的投入力度，完善人事檔案管理信息系統(tǒng)，從而在根本上保證檔案信息輸入的正確性、真實(shí)性；同時(shí)，建立人員招聘及職務(wù)調(diào)動(dòng)管理平臺(tái)，能夠在一定程度上提高人事檔案的參考價(jià)值，發(fā)揮其作用。此外，醫(yī)院要相應(yīng)的完善檔案室基礎(chǔ)設(shè)施，為紙質(zhì)檔案的存放提供良好的環(huán)境，使檔案資料免受環(huán)境的影響而遭到破壞。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)醫(yī)院要注重引進(jìn)優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)人才及檔案管理人才，以便更好的提高檔案管理的專業(yè)化水平；通過(guò)定期組織檔案管理人員的培訓(xùn)，使其及時(shí)掌握檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，用先進(jìn)知識(shí)為檔案管理工作提供指導(dǎo)。提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)其責(zé)任感，可以提高檔案管理工作人員的積極性。

三、結(jié)語(yǔ)

篇4

1.1完整性要求維護(hù)醫(yī)院檔案的完整，可以說(shuō)是檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣，使應(yīng)該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護(hù)全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散。

1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠(yuǎn)的檔案，其價(jià)值往往越大。但由于社會(huì)的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命，保護(hù)其安全，避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露，就成為檔案管的基本任務(wù)之一。

1.3科學(xué)性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對(duì)醫(yī)院檔案的簡(jiǎn)單出納和保管，而要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行科學(xué)管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進(jìn)。

1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個(gè)檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻(xiàn)管理系統(tǒng)之間有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達(dá)到規(guī)范性要求，除了要制訂各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施外，還可通過(guò)法規(guī)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。

1.5經(jīng)濟(jì)性要求在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益，無(wú)論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟(jì)實(shí)用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟(jì)效益。由于我國(guó)大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中起決定作用。

1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢(shì)，將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽(tīng)技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。

2醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)

醫(yī)院檔案管理活動(dòng)與其它文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面:

2.1醫(yī)院檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過(guò)程，并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

2.2醫(yī)院檔案管理過(guò)程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言醫(yī)院，檔案管理過(guò)程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價(jià)值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過(guò)渡性;在檔案館階段，檔案對(duì)其形成單位的作用降低，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅僅是為某個(gè)單位服務(wù)，而是要有意識(shí)地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。

2.3醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來(lái)為形成者所有與控制，其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來(lái)源聯(lián)系的作法就充分說(shuō)明了這一點(diǎn)。

3醫(yī)院檔案管理工作的新思路

3.1提高檔案管理人員的素質(zhì),增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理,在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅(jiān)定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍,并使他們充分意識(shí)到檔案的價(jià)值及檔案帶來(lái)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)利益,自覺(jué)參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當(dāng)務(wù)之急。

3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)多數(shù)醫(yī)院原來(lái)的檔案管理沒(méi)有獨(dú)立的機(jī)構(gòu),造成檔案管理沒(méi)有自,工作處于被動(dòng)狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過(guò)認(rèn)真地調(diào)查研究,制定相應(yīng)的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu),確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實(shí)現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開(kāi)發(fā)。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作,醫(yī)院各級(jí)部門要嚴(yán)格把關(guān),責(zé)任到人,建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書(shū)之中,與科室主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤,明確科室主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。

3.3實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號(hào)及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。

4結(jié)論

檔案從幾千年來(lái)的紙質(zhì)載體到21世紀(jì)的電子載體，從理論到實(shí)踐，從思想意識(shí)到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等都面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。研究知識(shí)經(jīng)濟(jì)給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和要求，探索知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理對(duì)策，提出具體的、針對(duì)性的措施，對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理水平，強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，具有重要的理論意義和應(yīng)用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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三、建設(shè)大檔案管理體制在實(shí)踐中亟待解決的問(wèn)題及對(duì)策

海南大學(xué)實(shí)行大檔案管理后，全校的檔案資源得到有效整合，檔案工作為學(xué)校改革與發(fā)展和社會(huì)建設(shè)提供服務(wù)的功能得到充分保證，同時(shí)也為今后學(xué)校檔案的現(xiàn)代化建設(shè)提供了廣闊的發(fā)展空間。但是大檔案管理模式在現(xiàn)行高校管理體制下也遇到亟待解決的新問(wèn)題。

1.機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)，弱化了檔案部門依法管理行為。《檔案法》第七條規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)職責(zé)是：“監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。”第八條第一款規(guī)定：高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是“貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作?！蹦壳埃珖?guó)各高校檔案管理機(jī)構(gòu)在設(shè)置上，一是設(shè)立獨(dú)立檔案館，一般列為學(xué)校直屬業(yè)務(wù)單位或與圖書(shū)館、學(xué)報(bào)等單位一并定為教輔單位；二是設(shè)立非獨(dú)立檔案館(室)，掛靠校辦或其他相關(guān)部門。兩種設(shè)置的檔案機(jī)構(gòu)，都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機(jī)構(gòu)，也沒(méi)有改變這種現(xiàn)狀。準(zhǔn)確地講，檔案館沒(méi)有行政管理權(quán)。有關(guān)檔案工作文件要通過(guò)校辦轉(zhuǎn)發(fā)，檔案工作會(huì)議也需要學(xué)校出面組織。由此可見(jiàn)，在現(xiàn)行高校檔案管理體制下，檔案館本應(yīng)依法承擔(dān)的行政管理職能，被不科學(xué)的“定位”完全弱化了。

2.職責(zé)與權(quán)力相分離所帶來(lái)的困惑。實(shí)行大檔案管理后，檔案館的業(yè)務(wù)職責(zé)與任務(wù)加大數(shù)倍，但相應(yīng)的管理職權(quán)卻沒(méi)有發(fā)生根本性變化，管理權(quán)限仍僅限于對(duì)本單位的內(nèi)部管理。只有職責(zé)，沒(méi)有職權(quán)的檔案館，在對(duì)學(xué)校各立卷部門歸檔管理及其他文獻(xiàn)檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。

3.沒(méi)有相關(guān)配套政策而引發(fā)出“山寨”收費(fèi)現(xiàn)象?！掇k法》首次賦予高校檔案服務(wù)社會(huì)的新功能，同時(shí)也明確“用于個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用”；《辦法》還規(guī)定“高等學(xué)校對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助?！钡牵掇k法》已經(jīng)頒布實(shí)施近一年，各地方政府還沒(méi)有出臺(tái)針對(duì)高校檔案管理的相關(guān)收費(fèi)政策和檔案人員的補(bǔ)助政策。而建立大檔案后，隨著高校檔案的有效整合，極大擴(kuò)充和豐富了的信息資源，吸引了眾多的利用者。于是，收費(fèi)問(wèn)題在沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的情況下，各高校根據(jù)各自的政策采取了不同的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。類似現(xiàn)象同樣反映在對(duì)檔案人員的工作補(bǔ)助上。

4.檔案重要性被忽視的現(xiàn)象仍較普遍。主要反映在二級(jí)學(xué)院的一些領(lǐng)導(dǎo)干部身上。由于高校的特殊性，二級(jí)學(xué)院的主要負(fù)責(zé)人大多是單位教學(xué)、科研骨干，主要精力放在業(yè)務(wù)上。檔案法制觀念淡漠，視檔案工作可有可無(wú)，對(duì)本單位的檔案工作很少關(guān)心過(guò)問(wèn)，檔案工作被邊緣化。

對(duì)策1：機(jī)構(gòu)職能設(shè)置不科學(xué)和職責(zé)與權(quán)力相分離的問(wèn)題，是一個(gè)問(wèn)題的兩個(gè)方面，只要賦予檔案管理機(jī)構(gòu)依法治檔的職能，管理權(quán)的問(wèn)題也就落到了實(shí)處。建議高校參照地方政府檔案局(館)兩塊牌子一套A-5的做法，在校機(jī)關(guān)設(shè)置檔案處(館)。這樣，檔案管理機(jī)構(gòu)就能夠承擔(dān)起對(duì)全校檔案工作的行政管理職責(zé)了。

對(duì)策2：行業(yè)收費(fèi)是一個(gè)敏感且嚴(yán)肅的問(wèn)題，必須認(rèn)真對(duì)待。建議由省一級(jí)教育行政管理部門牽頭，通過(guò)調(diào)研提出一個(gè)收費(fèi)與補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)送物價(jià)部門審批，從根本上解決檔案利用收費(fèi)和檔案工作人員補(bǔ)助不統(tǒng)一，不規(guī)范問(wèn)題。

對(duì)策3：?jiǎn)挝活I(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)對(duì)檔案部門的影響至關(guān)重要，要加大檔案宣傳力度，加強(qiáng)法制教育，提高他們的檔案意識(shí)。

大檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期、系統(tǒng)、艱巨的工程，除了需要高校自身的努力，還需要政府有關(guān)部門和社會(huì)的支持與關(guān)注。只要堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，從實(shí)際出發(fā)，把《辦法》的各項(xiàng)規(guī)定落到實(shí)處，才能實(shí)現(xiàn)大檔案管理目標(biāo)，把高校檔案管理工作推向新的發(fā)展階段。

篇5

【摘要題】理論探討

【關(guān)鍵詞】案卷/文書(shū)檔案/電子文件

【正文】

一、案卷的價(jià)值

過(guò)去，在文書(shū)檔案管理中，案卷發(fā)揮了重要的作用。今天，在數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)的世界里，案卷仍然具有自己的價(jià)值。

（一）是保持文件之間歷史聯(lián)系的重要手段。

文件之間具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系，它使文件能夠準(zhǔn)確地再現(xiàn)歷史的真實(shí)。對(duì)于某些種類的文件而言，這種聯(lián)系與生俱來(lái)、明確而固定。例如各種圖紙文件，產(chǎn)生時(shí)就是一個(gè)文件整體的組成部分，圖號(hào)確定了它終身不變的歸屬關(guān)系及其要素與標(biāo)識(shí)。但對(duì)機(jī)關(guān)行政文件而言，情況恰恰相反。文件之間的聯(lián)系是逐步產(chǎn)生的、隱含的、容易被破壞的，而且破壞以后難以復(fù)原。因?yàn)橄嚓P(guān)文件不僅生成于不同的單位或部門，而且文件本身沒(méi)有記錄和反映歷史聯(lián)系的要素與標(biāo)識(shí)。正是由于這個(gè)原因，案卷作為文件組合體的價(jià)值才彌足珍貴。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用不僅沒(méi)有改變這種狀況，而且賦予了案卷新的使命。

1.保持電子文件之間的歷史聯(lián)系。電子文件是以代碼序列方式記錄在磁盤、光盤等載體上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像紙質(zhì)案卷那樣，以固定載體的方式保持它們之間的聯(lián)系。建立電子案卷是一種行之有效的方法。它利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，通過(guò)賦予并讀取物理標(biāo)識(shí)，使具有同一標(biāo)識(shí)的電子文件的信息構(gòu)成一個(gè)邏輯整體——電子案卷。只要不人為改變物理標(biāo)識(shí)，它們之間的關(guān)系就不會(huì)改變。因此，能確保電子文件之間的聯(lián)系穩(wěn)定而持久。

2.進(jìn)行同一記錄兩種版本的統(tǒng)一管理。電子簽名問(wèn)題的解決，使電子文件具有了完整的檔案價(jià)值。但紙質(zhì)文件仍然具有法律的權(quán)威性，無(wú)可替代。同時(shí)，紙質(zhì)檔案也有一個(gè)建立數(shù)字附本的問(wèn)題。因此，同一文件兩種版本的情況將長(zhǎng)期存在。電子案卷能夠有效保持兩者之間的特殊關(guān)系。當(dāng)沒(méi)有電子文件時(shí)，電子案卷是紙質(zhì)案卷的案卷目錄及其卷內(nèi)文件目錄；當(dāng)有電子文件時(shí)，就成為電子案卷中相應(yīng)文件目錄的內(nèi)容，并由計(jì)算機(jī)進(jìn)行有關(guān)情況的著錄和統(tǒng)計(jì)。這樣，電子版與紙質(zhì)版文件具有完全相同的歸屬關(guān)系，并作為同一個(gè)文件進(jìn)行管理并發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)：前者通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)輔助完成立卷工作并提供日常利用；后者入庫(kù)保存，以備查考。

3.實(shí)現(xiàn)多媒體信息統(tǒng)一管理與載體分類管理的結(jié)合。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使機(jī)關(guān)文書(shū)檔案中的照片、錄音、錄像等文件日益增多。盡管它們具有各不相同的形成規(guī)律和物理性能，但同樣具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系。因此，不僅需要進(jìn)行記錄方式和載體的物理整頓，而且需要進(jìn)行內(nèi)容上的邏輯整理。案卷能夠?qū)崿F(xiàn)兩者的有機(jī)結(jié)合。首先將具有歷史聯(lián)系的多媒體文件統(tǒng)一立卷，賦予它們相同的案卷標(biāo)識(shí)，構(gòu)成一個(gè)文件的整體；然后賦予它們各自不同的載體標(biāo)識(shí)，作為分類管理的依據(jù)。案卷作為一個(gè)樞紐，把兩者緊密而有序地聯(lián)接在一起。如果條件具備，電子案卷能夠以數(shù)字的圖、文、聲、像再現(xiàn)歷史的真實(shí)。

（二）是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的重要基礎(chǔ)。

文書(shū)檔案是一種重要而特殊的信息資源。經(jīng)過(guò)檔案人員長(zhǎng)期不懈的努力，已經(jīng)將其建設(shè)成為一個(gè)可被持續(xù)開(kāi)發(fā)利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案實(shí)體分類體系是建立檔案信息體系的基礎(chǔ)。案卷作為全宗內(nèi)檔案實(shí)體分類的結(jié)果和類目單元，不僅保持所屬文件之間的歷史聯(lián)系，揭示類目的主題和特征，而且明確劃分彼此，區(qū)分文件歸屬，反映分類體系的結(jié)構(gòu)和自身的位置；因此是構(gòu)筑分類體系和信息體系重要的結(jié)構(gòu)要素，也是開(kāi)發(fā)利用信息資源的重要基礎(chǔ)。

1.保護(hù)電子文件的利用價(jià)值。

眾所周知，一份檔案文件的價(jià)值只有在相關(guān)文件的整體中才能得到充分的體現(xiàn)，只有密切聯(lián)系的若干文件才能反映出歷史的來(lái)龍去脈和真實(shí)面貌。正如美國(guó)檔案學(xué)者謝倫伯格所說(shuō)，“個(gè)別文件的主題只有同有關(guān)的文件聯(lián)系起來(lái)才能夠充分理解。如果隨意地使文件脫離彼此間的聯(lián)系，……文件作為文獻(xiàn)證據(jù)的真正意義就會(huì)模糊不清，甚至完全喪失?！保ㄗⅲ褐x倫伯格著：《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》。）

在數(shù)字信息的海洋里，排列順序不能解決文件關(guān)聯(lián)的問(wèn)題。同時(shí)，檢索只能找到具有相同的檢索要素、符合特定檢索條件的文件，并不等于這些文件之間具有必然的歷史聯(lián)系。一個(gè)電子文件可能因?yàn)榫哂性S多檢索要素而與不同的文件成為不同條件的檢索結(jié)果，但與其具有歷史聯(lián)系的文件卻是固定不變的。在這種情況下，如果脫離了歷史聯(lián)系，電子文件就會(huì)像撕碎的照片一樣，是歷史的真實(shí)記錄，但難以再現(xiàn)歷史的真實(shí)。案卷正是從保持歷史聯(lián)系的角度成為了電子文件利用價(jià)值的守護(hù)神。

2.提供利用檔案信息的重要途徑。

檔案信息體系是有層次的。層次高，則信息量??；層次低，則信息量大。案卷作為一個(gè)中間層次，具有信息量和詳略度適中、內(nèi)容概括性與問(wèn)題、事件專指性統(tǒng)一的優(yōu)勢(shì)，是獲得所需信息、解決內(nèi)容龐雜與需求專一之間矛盾的重要途徑。

同時(shí)，在電子文件可以直接檢索的情況下，電子案卷不僅不會(huì)有所防礙，而且還可以通過(guò)文件進(jìn)入案卷，了解相關(guān)的情況和事件的原委，實(shí)現(xiàn)案卷與卷內(nèi)文件之間的雙向互訪，開(kāi)辟了一條檔案信息利用的新途徑。

二、改革立卷方法的思考

案卷雖然重要，但傳統(tǒng)的立卷方法繁瑣復(fù)雜，改革勢(shì)在必行。

（一）改革的基本條件。

近20年來(lái)，機(jī)關(guān)工作水平有了很大的提高。一是機(jī)構(gòu)、職能明確；二是實(shí)施規(guī)范化、制度化管理；三是人員素質(zhì)和專業(yè)水平提高，使立卷工作的難度系數(shù)相對(duì)降低；四是計(jì)算機(jī)的普及和應(yīng)用水平的提高，為立卷工作提供了理想的工具。這些發(fā)展變化都為改革立卷方法提供了好的前提條件。同時(shí)，《歸檔文件整理規(guī)則》開(kāi)辟了一條歸檔文件整理的新路，也為改革立卷方法提供了可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

（二）改革的基本思路。

立卷是文件檔案管理的基礎(chǔ)，影響各環(huán)節(jié)工作的開(kāi)展和檔案價(jià)值的保護(hù)，舉足輕重。應(yīng)該發(fā)揮檔案工作理論研究、行業(yè)管理、機(jī)關(guān)檔案室和檔案館等方面的優(yōu)勢(shì)，共同為案卷診病療疾。在“遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”（注：《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》。）的基礎(chǔ)上，研究文件在不同生命周期的特點(diǎn)和管理規(guī)律，制訂出既簡(jiǎn)便易行，又能保持文件之間的歷史聯(lián)系；既適應(yīng)多媒體發(fā)展的需要，又能發(fā)揮計(jì)算機(jī)優(yōu)勢(shì)的文書(shū)立卷新方法。以下工作不可忽略。

1.明確案卷概念。

過(guò)去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時(shí)代是行不通的。一張光盤可以存貯數(shù)百乃至上千個(gè)電子案卷，一個(gè)案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，應(yīng)取消案卷“保管單位”的屬性，明確其文件“組合體”的功能和作用。同時(shí)，要肯定電子案卷特殊的存在形式。

2.明確組卷規(guī)則。

案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，但過(guò)去組卷卻是“類內(nèi)文件的系統(tǒng)比”，并且要兼頤文件的聯(lián)系和案卷的厚度；而近幾年的立小卷和“件”管理又使文件的組合體縮到了最小。因此，應(yīng)該建立更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎(chǔ)和依據(jù)。

目前，職能管理在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實(shí)記錄，應(yīng)該反映這種情況。同時(shí)，文書(shū)立卷也是機(jī)關(guān)工作的組成部分，應(yīng)該與之融為一體。因此，在分類方案中，應(yīng)該以“職能”替代“問(wèn)題”，或作為“問(wèn)題”的上位分類標(biāo)準(zhǔn)；并且通過(guò)“職能”類列發(fā)揮案卷在全宗檔案分類體系中承上啟下的作用。

3.簡(jiǎn)化立卷方法。

篇6

檔案執(zhí)法現(xiàn)狀

（1）我國(guó)檔案行政執(zhí)法的法律規(guī)范現(xiàn)狀?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定了享有檔案行政執(zhí)法權(quán)的機(jī)關(guān)及其職能。國(guó)家檔案行政管理部門是檔案行政執(zhí)法的主管部門，其在檔案管理當(dāng)中的職能為四個(gè)部分，一是對(duì)全國(guó)的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃；二是組織協(xié)調(diào)檔案管理行為；三是統(tǒng)一檔案管理的制度；四是監(jiān)督和指導(dǎo)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的檔案管理。同時(shí)規(guī)定了機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。從《檔案法》當(dāng)中的規(guī)定可以看出，該法規(guī)定的檔案行政管理分為兩個(gè)層面，第一個(gè)層面是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員對(duì)本機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)；第二個(gè)層面是國(guó)家的檔案行政管理部門的檔案行政管理行為。其中第一個(gè)層面屬于機(jī)關(guān)、團(tuán)體的內(nèi)部管理，屬于內(nèi)部行政，不屬于行政法上的具體行政行為；第二層面的管理是國(guó)家行政機(jī)關(guān)依法實(shí)施行政管理，對(duì)檔案行政管理對(duì)象產(chǎn)生直接、強(qiáng)制性的法律效力的具體行政行為。因此，我們可以理解我國(guó)的檔案執(zhí)法部門為國(guó)家的檔案管理部門，我國(guó)檔案執(zhí)法的職能為統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度和監(jiān)督指導(dǎo)四個(gè)方面，具體執(zhí)行方式包括檔案行政檢查、檔案行政處罰、檔案行政管理和檔案行政獎(jiǎng)勵(lì)幾種主要類型。檔案執(zhí)法是檔案管理機(jī)關(guān)的職務(wù)行為，作為一種行政行為它對(duì)檔案管理部門和檔案管理的機(jī)關(guān)單位的監(jiān)督管理行為直接影響到這些機(jī)關(guān)、個(gè)人的權(quán)利和義務(wù)，而作為一種行政權(quán)力，檔案執(zhí)法必須受到嚴(yán)格的法律監(jiān)督。按照行政法的基本理論，權(quán)責(zé)一致，有職權(quán)的一方必須具有職責(zé)，檔案行政執(zhí)法機(jī)關(guān)作為享有檔案行政執(zhí)法權(quán)的主體，也必須建立行政執(zhí)法責(zé)任制度。而在當(dāng)前的法律規(guī)范狀況下，檔案行政執(zhí)法的責(zé)任制度仍然沒(méi)有建立起來(lái)，檔案行政執(zhí)法行為仍然存在大量的不作為和行政越權(quán)現(xiàn)象。

（2）檔案執(zhí)法的實(shí)踐現(xiàn)狀和問(wèn)題。檔案執(zhí)法檢查是最為主要的檔案行政執(zhí)法形式。檔案行政執(zhí)法檢查是指檔案主管部門對(duì)檔案行政管理部門執(zhí)法情況進(jìn)行監(jiān)督檢查、上一級(jí)檔案行政管理部門對(duì)下一級(jí)檔案行政管理部門的執(zhí)法情況進(jìn)行監(jiān)督檢查[2]26。也是當(dāng)前檔案行政執(zhí)法的核心部分，它直接決定了其他檔案行政行為的實(shí)施效果。檔案行政管理部門對(duì)機(jī)關(guān)、單位的檔案管理進(jìn)行監(jiān)督檢查，這一部分是檔案行政執(zhí)法的最重要部分也是數(shù)量最多的部分。而在檔案執(zhí)法實(shí)踐當(dāng)中，這一部分對(duì)檔案管理秩序的維護(hù)并沒(méi)有起到應(yīng)有的作用。當(dāng)前檔案執(zhí)法的法律依據(jù)是《檔案法》及其相關(guān)的實(shí)施細(xì)則、實(shí)施辦法，在這一系列的法律法規(guī)中規(guī)定的執(zhí)法形式主要是檢查，即檔案行政管理部門對(duì)機(jī)關(guān)、單位的檔案管理的歸檔、保存和利用的各個(gè)環(huán)節(jié)的工作情況進(jìn)行檢查。但是《檔案法》以及其他檔案執(zhí)法相關(guān)的法律法規(guī)并沒(méi)有規(guī)定檔案行政檢查的標(biāo)準(zhǔn)、程序和相關(guān)責(zé)任，這樣就使得檔案行政執(zhí)法過(guò)于隨意，檔案行政管理部門完全是按照自己的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)判斷其轄區(qū)的機(jī)關(guān)單位的檔案管理水平，那么他們對(duì)檔案管理能夠起到的積極作用就顯得有些薄弱。在近期，包括醫(yī)院病例檔案信息、學(xué)校學(xué)生檔案信息、證券公司客戶檔案信息以及銀行客戶檔案信息遭遇流失現(xiàn)象屢屢發(fā)生，對(duì)國(guó)家和社會(huì)的禮儀造成巨大的損害，也給檔案管理秩序造成混亂的局面，然而在這些事件當(dāng)中的處置一般都是對(duì)檔案管理的直接責(zé)任人或者檔案違法行為人進(jìn)行直接的處罰，并沒(méi)有對(duì)檔案行政執(zhí)法部門的行為進(jìn)行反思。事實(shí)上，這些問(wèn)題暴露出了檔案行政執(zhí)法檢查當(dāng)中監(jiān)督制度的缺失給檔案執(zhí)法帶來(lái)的嚴(yán)重負(fù)面影響。我們知道檔案執(zhí)法檢查行為是一種具體行政行為，同時(shí)也是法律賦予檔案行政管理部門的法定職權(quán)，如果檔案行政管理部門沒(méi)有認(rèn)真、充分履行該職責(zé)，也構(gòu)成行政不作為，是一種行政違法行為。而在當(dāng)今，由于當(dāng)前沒(méi)有任何一種有效的外部監(jiān)督機(jī)制對(duì)檔案行政檢查行為進(jìn)行監(jiān)督，檔案行政管理部門的這種行政違法行為很難被發(fā)現(xiàn)和查處，嚴(yán)重?fù)p害了國(guó)家的檔案管理秩序。檔案行政處罰也是當(dāng)前檔案行政執(zhí)法領(lǐng)域的又一個(gè)重要問(wèn)題。在行政法上行政處罰是指具有行政處罰權(quán)的行政主體為維護(hù)公共利益和社會(huì)秩序，保護(hù)公民、法人或其他組織的合法權(quán)益，依法對(duì)行政相對(duì)人違反行政法律法規(guī)而尚未構(gòu)成犯罪的行政行為所實(shí)施的法律制裁?！缎姓幜P法》規(guī)定了公民、法人或者其他組織違反行政管理秩序的行為，應(yīng)當(dāng)給予行政處罰的，由法律、法規(guī)或者規(guī)章規(guī)定，并由行政機(jī)關(guān)依照行政處罰法規(guī)定的程序?qū)嵤3]。而根據(jù)《檔案法》以及其他檔案管理的相關(guān)法規(guī)，檔案行政執(zhí)法中的行政處罰方式主要為警告和行政處分。警告是一種處罰力度較弱的行政處罰方式，而行政處分更是一種內(nèi)部行政行為，在本質(zhì)上不屬于行政處罰，這里在《檔案法》當(dāng)中進(jìn)行了規(guī)定，檔案行政執(zhí)法機(jī)關(guān)不應(yīng)該僅僅作為一種內(nèi)部行政行為來(lái)對(duì)待，否則這種行政處罰就沒(méi)有任何效力。但在實(shí)踐中，行政處分的實(shí)施仍然缺少相應(yīng)監(jiān)督，很多行政處分在檔案行政執(zhí)法機(jī)關(guān)作為決定以后就不再過(guò)問(wèn)，而單位內(nèi)部更不予追究，這樣就使檔案行政執(zhí)法流于形式。因此，在這里也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案行政處罰的外部監(jiān)督渠道，對(duì)檔案行政處罰行為進(jìn)行監(jiān)督。

篇7

所謂檔案全面質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作全體人員參加的，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過(guò)程的質(zhì)量保障體系，從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強(qiáng)調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1、全體人員參加。檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過(guò)程中的所有人員，如各處（室）所的領(lǐng)導(dǎo)、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹(shù)立“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性，也才能保證電子文檔的及時(shí)傳輸和電子文檔的及時(shí)歸檔。

2、全過(guò)程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開(kāi)發(fā)利用的整個(gè)過(guò)程都實(shí)行質(zhì)量管理。

3、科學(xué)的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來(lái)解決檔案的質(zhì)量問(wèn)題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

二、解決和改進(jìn)檔案質(zhì)量問(wèn)題的步驟

檔案現(xiàn)狀不容樂(lè)觀。有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，覺(jué)得檔案工作不能給單位帶來(lái)效益，只是花錢不爭(zhēng)錢；檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)；檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機(jī)、檔案管理軟件等都配備不齊全；室藏檔案數(shù)量不完整；平時(shí)不注意文件、資料的收集、整理；檔案制度不完善；有的單位甚至沒(méi)有自己的《檔案分類大綱》《檔案保管期限表》。

1、分析現(xiàn)狀，找出檔案存在的質(zhì)量問(wèn)題。首先要從公文擬撰開(kāi)始，各部門、各個(gè)工作人員必須經(jīng)常地、自覺(jué)地樹(shù)立檔案質(zhì)量意識(shí)，查找問(wèn)題。

2、分析產(chǎn)生檔案質(zhì)量問(wèn)題的主要原因。

3、找出影響檔案質(zhì)量的各種因素。

4、針對(duì)影響檔案質(zhì)量的主要因素，提出改進(jìn)計(jì)劃，并制定解決問(wèn)題的落實(shí)措施。

5、組織實(shí)施解決和改進(jìn)檔案質(zhì)量的措施或計(jì)劃。

6、同計(jì)劃和目標(biāo)對(duì)照，檢查采取措施后收到的效果。

7、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，鞏固成績(jī)，把成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)都吸收到相應(yīng)的制度、規(guī)定中去，防止再次發(fā)生類似的問(wèn)題。

8、對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，不管是遺留下來(lái)的還是新出現(xiàn)的，再?gòu)牡谝徊介_(kāi)始，進(jìn)行新一輪的改進(jìn)，繼續(xù)加以解決。

三、檔案質(zhì)量管理的要求

1、必須牢固樹(shù)立檔案質(zhì)量意識(shí)。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識(shí)有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識(shí)最為關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)通知必須提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清檔案管理的重要性，認(rèn)清檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨，要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)，因此要求從事檔案工作的人員，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，要牢固樹(shù)立檔案質(zhì)量意識(shí)，用較高的工作質(zhì)量來(lái)促進(jìn)檔案質(zhì)量。

2、要不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)管理，完善規(guī)章制度，建立內(nèi)部人員的制約機(jī)制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來(lái)說(shuō)，就是要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，要有良好的服務(wù)意識(shí)，要有默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)的檔案人精神。檔案工作又是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)的工作，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，對(duì)檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來(lái)加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。領(lǐng)導(dǎo)要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，使他們的業(yè)務(wù)知識(shí)能更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求。

3、要把全面實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值作為檢驗(yàn)檔案工作質(zhì)量的唯一標(biāo)準(zhǔn)。每個(gè)從事檔案工作的人員，要通過(guò)加強(qiáng)檔案的質(zhì)量管理，更好地為生產(chǎn)、建設(shè)、教育、科研服務(wù)，促進(jìn)各項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率的提高，從而實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。

4、要牢固樹(shù)立“下道工序是用戶”的思想。檔案是由多部門、多人共同完成的，不同部門、不同工作人員之間能否密切配合，上道“工序”能否給下道“工序”提供高質(zhì)量的“半成品”，就成為提高檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。如果每個(gè)上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用戶”，為下道“工序”提供質(zhì)量保證，那么，檔案的質(zhì)量就有了可靠的保證。

5、要以預(yù)防為主，防檢結(jié)合，重在提高。優(yōu)良的檔案質(zhì)量是“生產(chǎn)”出來(lái)的。根據(jù)這一基本道理，檔案全面質(zhì)量管理要求把檔案管理的重點(diǎn)，從“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)移到“事先預(yù)防”上來(lái)。從管結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)楣芤蛩?，做到防患于未然?/p>

篇8

抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認(rèn)識(shí)，從管與監(jiān)兩方面入手，做為分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予各方面的支持和提供資源保障，用信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)要求檔案的收集、整理工作。做到數(shù)據(jù)齊全，內(nèi)容完整。要達(dá)到此目標(biāo)，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅(jiān)持地質(zhì)項(xiàng)目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項(xiàng)目施工、竣工驗(yàn)收同步，堅(jiān)持檔案部門與基層單位相結(jié)合，把地質(zhì)檔案資料、工程勘察檔案、樁基基礎(chǔ)資料、基建檔案、測(cè)繪資料、文書(shū)檔案等正確區(qū)分，齊抓共管，進(jìn)一步做好基礎(chǔ)檔案收集工作。抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，比如地質(zhì)檔案包括區(qū)域地質(zhì)調(diào)查檔案、固體礦產(chǎn)地質(zhì)檔案、石油地質(zhì)檔案、海洋地質(zhì)檔案、物理勘探和化學(xué)勘探檔案、水文地質(zhì)檔案、工程地質(zhì)檔案、地質(zhì)科研檔案等。其具體內(nèi)容是在地質(zhì)勘探活動(dòng)中產(chǎn)生的原始記錄、表報(bào)、總結(jié)和有關(guān)的依據(jù)、指示性文件，以及成果報(bào)告和有關(guān)的圖件、附表等。所以在收集和整理時(shí)按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖片、圖紙、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的特點(diǎn)和規(guī)律，在便于利用和保管的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，按原始地質(zhì)立卷歸檔規(guī)則，如：編號(hào)與編目、范圍、術(shù)語(yǔ)與定義、規(guī)范性引用檔、歸檔范圍與分類、立卷歸檔要求等。應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實(shí)施細(xì)則。

2．檔案信息化，紙質(zhì)檔案數(shù)字化

我院采用的是科怡檔案軟件，檔案信息化就是把我院現(xiàn)有傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為信息化檔案。檔案信息化其實(shí)質(zhì)是檔案管理模式和工作方式從傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主向現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)字化收集、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)送，以信息化的形式為社會(huì)提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過(guò)程[2]。地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，行業(yè)不同，信息化管理模式也不同。面對(duì)信息化帶來(lái)的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，地質(zhì)單位與其它企業(yè)一樣面臨市場(chǎng)化和國(guó)際化競(jìng)爭(zhēng)的挑戰(zhàn)。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過(guò)程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化。例如在建立地質(zhì)檔案資料時(shí)，地質(zhì)檔案資料由分隊(duì)，普查組提交的原始地質(zhì)資料及復(fù)制成果地質(zhì)報(bào)告，經(jīng)大隊(duì)資料室嚴(yán)格檢查驗(yàn)收合格后，由檔案管理工作人員及時(shí)分類、編號(hào)、立卷、歸檔，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)數(shù)字化轉(zhuǎn)換處理[3]，建立科怡檔案查詢服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案資料的數(shù)字化管理，其它檔案如工程勘察檔案、樁基基礎(chǔ)資料、基建檔案、測(cè)繪資料、文書(shū)檔案也都根據(jù)上述情形，將紙制檔案信息化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，既是地質(zhì)工作現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案管理必然取向。因此地質(zhì)單位必須快速更新觀念，迅速實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動(dòng)其它各項(xiàng)工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

3．檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

提高地質(zhì)檔案管理效率，加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理的信息化建設(shè)，不但使地質(zhì)資料信息得到有效利用，而且可以使匱乏的資源得到開(kāi)發(fā)，適應(yīng)較復(fù)雜的工作環(huán)境，體現(xiàn)出地質(zhì)資料管理帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益。

3．1地質(zhì)資料檔案管理信息化，提高地質(zhì)檔案檢索效率。

傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理方式，絕大多數(shù)數(shù)據(jù)的收集和管理都依靠人工進(jìn)行，收集數(shù)據(jù)相對(duì)麻煩、更新起來(lái)也比較繁瑣，在這種情況下，地質(zhì)資料檔案數(shù)據(jù)更新就慢。地質(zhì)部門采用人工管理檔案還會(huì)造成數(shù)據(jù)疏漏，首先從這方面來(lái)說(shuō)信息化地質(zhì)檔案的管理方式就比傳統(tǒng)方式更為準(zhǔn)確。其次，在對(duì)數(shù)據(jù)查找時(shí)地質(zhì)資料檔案信息化管理方式也比傳統(tǒng)的方式更加快捷、方便。地質(zhì)檔案管理人員，可以利用該檢索系統(tǒng)，根據(jù)使用者的要求，可以輸入任意一項(xiàng)檢索詞，如類別、資料名稱、編著、礦種、勘查程度或幾項(xiàng)檢索詞的組合等，都可從科怡檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，檢索出相關(guān)的地質(zhì)檔案信息，節(jié)省了管理人員和使用者的時(shí)間，提高了檢索效率。

3．2地質(zhì)資料檔案管理信息化，提高地質(zhì)工作效率。

地質(zhì)資料檔案管理信息化為相關(guān)部門制定政策提供比較系統(tǒng)、詳細(xì)、及時(shí)的資料信息，為制定部門提供合理、適時(shí)的技術(shù)支持和數(shù)據(jù)。隨著新技術(shù)、新理論越來(lái)越多的在地質(zhì)檔案管理工作中得到應(yīng)用，在管理方式上對(duì)地質(zhì)檔案信息化管理不斷創(chuàng)新，地質(zhì)工作就會(huì)越來(lái)越簡(jiǎn)單，越來(lái)越適應(yīng)社會(huì)環(huán)境和復(fù)雜的地理環(huán)境，越來(lái)越適應(yīng)新時(shí)代不斷發(fā)展的需要。

3．3地質(zhì)資料檔案管理信息化，有效地利用和開(kāi)發(fā)了地質(zhì)資料。

地質(zhì)資料檔案管理信息化系統(tǒng)的有效建立，在地質(zhì)工作中，我們就可以利用信息化地質(zhì)資料資源，提供有效、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料，可以為地質(zhì)工作節(jié)約成本，節(jié)約無(wú)謂投資，提高地質(zhì)項(xiàng)目成功率，為地質(zhì)工作帶來(lái)可觀的經(jīng)濟(jì)效益。