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【關(guān)鍵詞】計劃生育;檔案;工作;意義
我國古代檔案工作起源的邏輯起點,一般地說起源于距今4500年----4100年的黃帝至禹時期,國家尚未形成,社會管理組織已產(chǎn)生。因為部落聯(lián)盟是由多個部落組成的,地域廣,人口多,單靠口頭描述難以實施管理,這個時候文書形成,逐漸又有了檔案,準確地傳遞整個部落聯(lián)盟,又促進了生產(chǎn)發(fā)展和社會進步。計劃生育檔案管理工作十分重要,要管理的內(nèi)容非常繁雜,工作量大。計劃生育檔案管理工作還存在著內(nèi)容弄虛作假,人員素質(zhì)低,管理制度不鍵全,手段落后,檔案立卷不規(guī)范等問題。因此提高計劃生育檔案管理水平,加強人員培訓和繼續(xù)教育是一個亟待解決的問題;提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),全面提高計劃生育檔案管理工作的重要性,向新思路、新方法邁進,促進社會穩(wěn)定和諧有序發(fā)展。
一、計生檔案管理人員存在的主要問題
(一)業(yè)務(wù)不強。檔案材料收集不完整,部分有價值的檔案材料容易被遺漏,導(dǎo)致計生工作無法順利開展。不僅會對檔案材料的完整性造成影響,同時還會影響到檔案材料的開發(fā)利用。大多數(shù)檔案管理人員雖然文化程度較高,但經(jīng)過專業(yè)培訓的人員卻較少,缺乏必要的檔案專業(yè)知識,知識面比較狹窄,很難勝任工作。(二)知識老化。檔案管理人員綜合能力有待提升。不具備檔案管理和檔案開發(fā)的相關(guān)知識;另一方面是檔案管理人員思想認識不到位,在檔案信息化建設(shè)過程中不注重自身能力的培養(yǎng)、缺乏基礎(chǔ)的計算機知識和檔案信息化知識?,F(xiàn)有的檔案管理人員由于業(yè)務(wù)工作纏身,天天忙于應(yīng)付,得不到深造的機會,自學也很難抽出時間,知識得不到更新,只好吃老本。還有一部分檔案管理人員依靠老同志以傳幫帶的方式成長起來,知識、經(jīng)驗難免受局限,缺乏現(xiàn)代管理方式和方法。(三)缺乏技能。檔案材料的實際利用價值不高。計生檔案材料種類繁多,數(shù)量較大,專業(yè)性較強。很容易在日常的管理過程中出現(xiàn)缺漏現(xiàn)象,手抄記錄已經(jīng)不適應(yīng)當今社會的發(fā)展,工作效率低,質(zhì)量差,速度慢等缺點,更不能勝任本職工作。
二、提高計生檔案管理人員素質(zhì)的基本途徑
(一)要不斷提高計生檔案人員自身素質(zhì),搞好素質(zhì)建設(shè),計算機網(wǎng)絡(luò)使檔案管理更加快捷,辦公效率高,更好地掌握辦公自動化的基本技能,市檔案局每年都向機關(guān)和事業(yè)單位檔案管理人員進行培訓,系統(tǒng)的正規(guī)化教育,提高業(yè)務(wù)水平,盡快成為精通本職工作的內(nèi)行。(二)要不斷提高計生檔案人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平為目標,制定學習制度,在工作中培養(yǎng)和鍛煉求真務(wù)實的精神,要持之以恒,堅持不懈,逐步提高檔案管理人員專業(yè)知識水平,推進計生工作健康發(fā)展。
關(guān)鍵詞:中醫(yī);醫(yī)藥檔案;管理;作用;意義
中醫(yī)是我國傳統(tǒng)醫(yī)學的精華,中醫(yī)治療在我國擁有悠久的歷史和廣泛的群眾基礎(chǔ)。醫(yī)藥檔案是醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展的必要條件和根據(jù)。隨著醫(yī)療事業(yè)的進步和發(fā)展,中醫(yī)在醫(yī)療活動中,擔負著重要的任務(wù)。中醫(yī)醫(yī)藥檔案管理是中醫(yī)診療活動中一項基礎(chǔ)性的工作。醫(yī)藥檔案是醫(yī)院具有真實性和準確性的歷史記載,是醫(yī)藥歷史的保存和反映。醫(yī)藥檔案是指各級醫(yī)藥管理部門、醫(yī)藥企事業(yè)單位、團體或個人從事藥品、醫(yī)療器械、制藥機械、醫(yī)藥包裝、衛(wèi)生材料的生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、教育、設(shè)計、情報、外事活動和醫(yī)藥黨、政、群管理工作以及其它各項活動直接形成的具有查考、利用和保存價值的各種文字、圖表、聲象以及實物等不同形式的歷史記錄。中醫(yī)醫(yī)藥檔案除了具有醫(yī)藥檔案的一般特點外,還具有中醫(yī)醫(yī)學的特殊性。因此,中醫(yī)醫(yī)藥檔案管理必須要結(jié)合中醫(yī)醫(yī)學的發(fā)展歷史和發(fā)展趨勢,以中醫(yī)學的特征為醫(yī)藥檔案管理的重心,在管理中形成直接的有效的檔案管理模式。
1 中醫(yī)醫(yī)藥檔案管理的作用
1.1 中醫(yī)醫(yī)藥檔案管理為中醫(yī)診療活動提供信息化服務(wù)
中醫(yī)是我國醫(yī)學活動的主要組成部分。雖然西方醫(yī)學的傳入,對我國醫(yī)學發(fā)展有重要的推動作用,但是,中醫(yī)仍然占據(jù)我國醫(yī)學診療活動的主體。在中醫(yī)診療過程中,醫(yī)生會根據(jù)病患的需要給予相應(yīng)的處方,在中醫(yī)處方中,中藥是主體。我國中藥發(fā)展的歷史是非常久遠的,90%的中藥理論都源于古老的醫(yī)書。例如《本草綱目》、《傷寒雜病論》、《黃帝內(nèi)經(jīng)素問》、《醫(yī)林改錯》、《古今圖書集成醫(yī)部全錄》、《圣濟總錄》等等上百部醫(yī)學著作。這些理論在不同的時代,由不同的醫(yī)學泰斗創(chuàng)立,是我國現(xiàn)代中醫(yī)學的基礎(chǔ)。中藥的特性、品質(zhì)、作用在這些著作里都有明確的記載。隨著時代的進步,醫(yī)藥信息也發(fā)生著明顯的變化,在多方面增加了種類和用途。醫(yī)藥檔案管理將這些珍貴的信息進行了整理和分類,把醫(yī)藥檔案形成了一個系統(tǒng)化的信息庫,為整個中醫(yī)診療服務(wù)提供了全面的信息依據(jù)。
1.2 中醫(yī)醫(yī)藥檔案管理對學術(shù)研究有參考作用
我國是中醫(yī)學起源和發(fā)展的國家。中醫(yī)學在全球經(jīng)濟合作的前提下,已經(jīng)得到世界各國的認同。在很多中醫(yī)院都有國外的專家和留學生進行中醫(yī)學習。早在1995年,我國的中醫(yī)學就得到新加坡醫(yī)學界的廣泛重視,新加坡先后選派了多名醫(yī)生來我國學習中醫(yī)學,并進行學術(shù)交流活動。醫(yī)藥檔案中記載的中醫(yī)醫(yī)藥使用過程的數(shù)據(jù)和資料,對學術(shù)研究起到重要的作用。醫(yī)學學術(shù)研究是嚴格和謹慎的,在具體藥品的性能和使用上,都要有明確的使用效果和優(yōu)勢。中醫(yī)醫(yī)藥檔案在這方面有明確的記載,這些記載為醫(yī)學學術(shù)研究提供了重要的參考,避免了研究時對醫(yī)藥問題的懷疑和忽視。加強中醫(yī)檔案管理對于醫(yī)學學術(shù)研究和交流具有重要的作用。
1.3 中醫(yī)醫(yī)藥檔案管理是中醫(yī)文化積累和沉淀的途徑
我國中醫(yī)院在各級城市都占據(jù)著醫(yī)療事業(yè)的主體地位。每一個中醫(yī)院都以中醫(yī)治療的穩(wěn)定性為優(yōu)勢。中醫(yī)醫(yī)院的文化建設(shè)是中醫(yī)醫(yī)自身提升的主要內(nèi)容。中醫(yī)醫(yī)院與西醫(yī)醫(yī)院處于一定意義的對抗局面。要突出中醫(yī)醫(yī)院的優(yōu)勢必須要積累中醫(yī)醫(yī)院的文化底蘊。中醫(yī)醫(yī)藥檔案管理在醫(yī)院文化建設(shè)上具有重要作用。中醫(yī)醫(yī)藥檔案管理注重藥品的制作過程記載,使用情況記錄,正負面的影響作用,這與中醫(yī)醫(yī)學理念是必然的吻合。中醫(yī)醫(yī)院要想在激烈的市場競爭中處于優(yōu)勢地位,必須要建立一種符合人們醫(yī)療需要,符合人們心理需要的醫(yī)院文化,讓人們對中醫(yī)醫(yī)學充滿信心。中醫(yī)醫(yī)藥檔案管理是積累中醫(yī)文化的重要途徑。
2 中醫(yī)醫(yī)藥檔案管理的重要意義
2.1 保障了中醫(yī)診療事業(yè)發(fā)展的豐厚基礎(chǔ)
中醫(yī)醫(yī)藥檔案管理涵蓋的內(nèi)容是非常豐富的。中醫(yī)醫(yī)藥檔案記錄了中醫(yī)方法診治病患的總的過程。記錄的內(nèi)容包含了中醫(yī)應(yīng)用過程、應(yīng)用理論、應(yīng)用結(jié)果。同時,記錄了不同的病患在不同的階段的病情反映。這些記錄有的用文字表明,有的特殊病例用影像表明。中醫(yī)診療活動具有長期性和穩(wěn)定性。中醫(yī)治療活動必須要依靠豐富的醫(yī)學常識。隨著自然環(huán)境的變化,很多新的病種發(fā)生在人類群體中,中醫(yī)治療也必然要根據(jù)新的病情調(diào)整治療方案。在調(diào)整的過程中,要追溯歷史和發(fā)展具體方法。中國醫(yī)藥檔案在診療技術(shù)開發(fā)上具有指導(dǎo)性作用。醫(yī)生可以根據(jù)既往的記載找尋病種的規(guī)律,從而探求一套新的治療方法。
2.2 建立中醫(yī)醫(yī)藥使用制度的需要
醫(yī)藥檔案管理涉及的部門有醫(yī)藥管理部門、醫(yī)藥企事業(yè)單位、從事藥品制作、研究、設(shè)計的部門等多個單位。醫(yī)藥檔案必須要保證記錄的準確性、系統(tǒng)的完整性和安全性。醫(yī)藥檔案管理由國家檔案行政部門負責,統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)。醫(yī)院的規(guī)章制度建設(shè)是一項長期的復(fù)雜的工程。對于中醫(yī)院來講,醫(yī)藥使用制度建設(shè)是一個新的課題。因為,中醫(yī)醫(yī)藥不同于其他醫(yī)藥種類,中醫(yī)醫(yī)藥的使用非??季俊V嗅t(yī)醫(yī)藥注重質(zhì)量、成色、年限等等。在藥品的制作工藝、使用方法、保存方法上具有嚴格的要求。中醫(yī)醫(yī)院的醫(yī)藥使用制度是維護中醫(yī)醫(yī)藥使用理論的重要保障。醫(yī)藥檔案管理的效果決定了醫(yī)藥使用制度的程度。中醫(yī)醫(yī)藥檔案管理是中藥在診療方面的中醫(yī)體現(xiàn),在醫(yī)療理念上,醫(yī)學方法選擇上,醫(yī)療過程上都具有重要的意義。做好醫(yī)藥檔案的檢查和監(jiān)測,是建立醫(yī)藥使用規(guī)范化、科學化的基礎(chǔ)。
2.3 傳承祖國醫(yī)學思想的重要反映
中醫(yī)是我國古代文化中一顆璀璨的明珠。我國醫(yī)學思想在幾千年中都受中醫(yī)思想的領(lǐng)導(dǎo)。在新的時代,中醫(yī)治療在救治病患中,起到重要的作用。中醫(yī)醫(yī)藥檔案管理是保存中醫(yī)文明成果的重要舉措,對于提高中醫(yī)理論與實踐的結(jié)合具有重要的推動作用。中醫(yī)醫(yī)藥檔案的管理,可以在很大程度上集中反映中醫(yī)醫(yī)藥對人類健康的促進作用,對人類生命學研究發(fā)展的作用。中醫(yī)醫(yī)藥體現(xiàn)了中華醫(yī)學的文化精髓。對醫(yī)學思想的發(fā)展有重要的指導(dǎo)意義。
總之,醫(yī)藥檔案管理是我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的基礎(chǔ)性工作。醫(yī)藥檔案是否科學規(guī)范影響到醫(yī)療衛(wèi)生工作的效果。加強醫(yī)藥檔案管理工作,提高醫(yī)藥檔案的管理水平,是社會主義醫(yī)藥事業(yè)的必然要求。中醫(yī)作為我國醫(yī)學發(fā)展的根源,中醫(yī)醫(yī)藥管理是中醫(yī)發(fā)展的重點工作。做好中醫(yī)醫(yī)藥檔案管理工作,就是為我國傳統(tǒng)醫(yī)學奠定堅實的基礎(chǔ),為實現(xiàn)祖國醫(yī)藥事業(yè)的全面發(fā)展提供文化層面的保障。
參考文獻
[1]陳暉,等級醫(yī)院評審對醫(yī)院檔案建設(shè)的促進作用[J],中醫(yī)藥管理雜志,2006年第11期。
[2]張玥,淺析醫(yī)院檔案管理工作的重要性[J],行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù),2011年06期。
關(guān)鍵詞:醫(yī)患關(guān)系 醫(yī)院 檔案管理
醫(yī)患關(guān)系本應(yīng)是人世間最親密的關(guān)系之一,人出生時,見到的第一個人是醫(yī)生,臨終前,見到的最后一個人也是醫(yī)生。從理論上講,醫(yī)生和患者本應(yīng)該是唇齒相依,堪稱生死之交、患難之交。然而,由于種種原因,如今的醫(yī)患關(guān)系失去了往日的純凈與溫情,一堵信任危機的“高墻”橫亙在醫(yī)患之間:一方面,隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的普及運用,患者對疾病的診斷治療能夠通過各種渠道得到一定的了解,當他們對醫(yī)院行為存有疑問時,可能會讓醫(yī)院出示相關(guān)資料檔案并作出解釋;另一方面,隨著病人法律意識的普遍提高以及《最高人民法院關(guān)于民事訴訟若干規(guī)定》對醫(yī)院“舉證責任倒置”要求的提出,倘若醫(yī)患雙方對簿公堂,醫(yī)院無法向法院提供充分有效的證據(jù),醫(yī)院即使有理,也將處于被動的境地。由此可見,增強醫(yī)院檔案管理意識,加強醫(yī)院檔案管理在如今新醫(yī)患關(guān)系下顯得尤為重要。
一、加強醫(yī)院檔案管理的意義
1.是醫(yī)患雙方維護各自利益的法律依據(jù)。醫(yī)療訴訟能否勝訴關(guān)鍵在于證據(jù)是否充分、確鑿。醫(yī)院檔案無疑是證明醫(yī)療行為正確與否的基礎(chǔ),是醫(yī)療訴訟中的第一手參考依據(jù)。作為醫(yī)療訴訟中有效證據(jù)的醫(yī)院檔案很多,包括了諸如醫(yī)療文書、規(guī)章制度、操作流程、圖文報告等等,需要通過有效地歸檔、整理、保管和開發(fā)利用才能更好地發(fā)揮檔案的作用,以備不時之需。
2.能使醫(yī)院“正衣冠、知興替”。醫(yī)院檔案是醫(yī)院歷史的真憑實證,它從不同角度全面客觀地反映了醫(yī)院的醫(yī)療水平和人文底蘊,它就像一面鏡子,能夠使醫(yī)院“正衣冠、知興替”。近年來,醫(yī)患糾紛的增加暴露出在醫(yī)患關(guān)系中的種種問題。從醫(yī)療上講,一份完整詳實的醫(yī)療糾紛檔案既有疾病的普遍性,也有患者、疾病本身的特殊性,而這些內(nèi)容恰恰是醫(yī)學教科書無法教給醫(yī)生的;從人文倫理上講,它既然是醫(yī)療糾紛,必定存在著在人文倫理上的缺失。因此,利用好醫(yī)院檔案,能使醫(yī)院始終保持醫(yī)院公益性,使醫(yī)務(wù)工作者在治病救人的同時始終遵循“以人為本”、“以患者為中心”的理念。
3.對提高醫(yī)療服務(wù)水平、制定科學決策起積極作用。醫(yī)院檔案來自于臨床醫(yī)療實踐,因此它具體、真實、及時、可靠。如果通過一定數(shù)量的檔案統(tǒng)計分析,將能從中總結(jié)出經(jīng)驗教訓,得出科研成果,這對于指導(dǎo)醫(yī)院醫(yī)療實踐和提高醫(yī)療水平有著促進作用。通過分析醫(yī)患糾紛產(chǎn)生的原因,醫(yī)院管理者能夠找出內(nèi)部業(yè)務(wù)建設(shè)和制度建設(shè)中的不足,這對醫(yī)院管理者制定方針政策,提高醫(yī)務(wù)人員醫(yī)療服務(wù)水平,構(gòu)筑和諧醫(yī)患關(guān)系將起到積極作用。
二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀
一直以來,我國醫(yī)院深受“重醫(yī)療,輕檔案”思想的影響,時至今日,許多醫(yī)院包括一些三級醫(yī)院的檔案管理工作依然較為落后,具體表現(xiàn)在:醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)檔案法制觀念淡薄;檔案管理體制不健全;歸檔內(nèi)容不清晰,檔案存放混亂;管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊,對檔案“重管輕用”;檔案管理信息化程度較低;重視文書檔案,忽視病歷檔案;醫(yī)務(wù)人員缺乏歸檔自覺性等。上述種種,不僅嚴重拖了醫(yī)院整體管理水平的后腿,還直接導(dǎo)致院方在醫(yī)療爭議訴訟中舉證不足,致醫(yī)院于不利境地。
三、加強醫(yī)院檔案管理的對策
1.加強領(lǐng)導(dǎo)重視,強化全員歸檔觀念。領(lǐng)導(dǎo)對某項工作的重視程度往往直接影響到員工對該項工作的重視程度。因此,應(yīng)該首先提高領(lǐng)導(dǎo)干部對依法歸檔的認識和重視程度,把檔案管理和醫(yī)療業(yè)務(wù)一起提上議事日程并常抓不懈。衛(wèi)生主管部門可以定期請專業(yè)檔案管理人員對轄區(qū)內(nèi)醫(yī)療機構(gòu)開展醫(yī)院依法歸檔的講座培訓,并派專員下各個醫(yī)院進行技術(shù)指導(dǎo)和抽查,結(jié)果記入醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)考核。其次,要在院內(nèi)做好宣傳工作,對全院干部職工進行依法歸檔法制教育,明確其重要意義,使全員樹立歸檔意識。
2.建立健全檔案管理體制和規(guī)章制度。結(jié)合本院檔案管理工作的實際情況,依據(jù)相關(guān)法律法規(guī),制定一套符合本院特色的檔案管理模式。積極聽取、總結(jié)臨床科室在檔案管理中的具體需求和困難,制定切實可行的檔案管理規(guī)章制度,讓醫(yī)院檔案管理真正做到有法可依,有章可循,規(guī)范管理,提高效率。
3.培養(yǎng)專業(yè)人才,優(yōu)化管理隊伍。專業(yè)的檔案管理人員不但應(yīng)該能夠嫻熟地做好檔案基本管理工作,還應(yīng)該能夠甄別有價值的資料,不斷完善歸檔范圍,對檔案進行二次開發(fā)。但由于目前大多數(shù)檔案管理人員都是非專業(yè)人員,對檔案管理的認知大多來自于實踐工作,因此,醫(yī)院更應(yīng)重視檔案人員的培養(yǎng)和繼續(xù)教育,可通過專業(yè)培訓、進修學習、兄弟醫(yī)院交流座談會、請專業(yè)老師來院指導(dǎo)等形式提高其業(yè)務(wù)水平,同時還應(yīng)鼓勵年輕醫(yī)務(wù)人員學習檔案管理知識,在臨床一線培養(yǎng)一支有檔案意識的兼職檔案管理員,優(yōu)化醫(yī)院檔案管理隊伍。
4.加大資金投入,改善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息化建設(shè)。目前,絕大多數(shù)醫(yī)院的檔案由病案室、放射科等自行保管,這些科室往往不具備空調(diào)、密集架、防磁柜、消毒柜、加溫器等專業(yè)設(shè)施,室內(nèi)通風、光照、溫度、濕度也不符合標準,一旦發(fā)生蟲蛀、失火等自然災(zāi)害,檔案質(zhì)量勢必嚴重下降,甚至可能毀于一旦。另外,隨著醫(yī)院檔案日益增多、醫(yī)院剩余空間日益減少,引進現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施和管理技術(shù)也勢在必行。先進的檔案管理系統(tǒng)將大大降低人力資本,提高工作效率,將檔案管理人員有限的時間投入到對檔案深層次的編研和開發(fā)利用上,改變“重管輕用”的局面,變“死檔案”為“活資料”。
5.多渠道、多形式提高醫(yī)院員工思想自覺性。要想改變以往被動的管理模式,使醫(yī)院員工能積極主動、保質(zhì)保量地將醫(yī)院歸檔范圍內(nèi)的檔案上交,必須做到“一手硬、一手軟”。“一手硬”指制定相應(yīng)的考核和獎懲制度,對歸檔的及時性、檔案的完整性、規(guī)范性等情況進行檢查,檢查結(jié)果計入科室考評,并與個人經(jīng)濟利益或晉升職稱掛鉤,獎罰分明;“一手軟”則是指通過醫(yī)院院史展覽、醫(yī)療糾紛案例分析講座、檔案法律知識競賽等多種形式讓廣大員工看到檔案的重要意義,從而真正使員工將歸檔意識外化于行,內(nèi)化于心。
6.重點加大對病案的歸檔管理。病案質(zhì)量是醫(yī)療質(zhì)量管理的重點,也是醫(yī)療訴訟中證明醫(yī)療行為正確與否的焦點,是勝訴的關(guān)鍵。因此,病案的歸檔管理是醫(yī)院檔案管理的重中之重。醫(yī)院應(yīng)制定病案控制標準,建立監(jiān)督機構(gòu),嚴格限定歸檔時限,把好病案質(zhì)量關(guān),保證病案的連續(xù)性和完整性,對臨床科室病案質(zhì)量和上交實行科主任負責制。同時實行病案專人保管,對病案的復(fù)印、借閱制定嚴格地規(guī)定,從而保證歸檔病案的安全管理。
綜上所述,在維護醫(yī)患關(guān)系和諧發(fā)展、構(gòu)建和諧社會的今天已顯現(xiàn)出越來越重要的角色。醫(yī)院只有從自身出發(fā),完善自我管理,重視和做好檔案管理和利用,才能使醫(yī)院檔案在維護醫(yī)患雙方權(quán)益,提高醫(yī)院應(yīng)訴能力,推動醫(yī)患和諧發(fā)展中發(fā)揮出更加強有力的積極作用。
參考文獻
[1]白劍鋒.中國式醫(yī)患關(guān)系[M].北京:紅旗出版社,2011
1 烈士檔案管理的現(xiàn)實意義
1.1 是開展愛國主義教育的寶貴資料
烈士檔案管理一直將“褒揚先烈、教育后人”作為工作宗旨。為充分發(fā)揮烈士檔案的社會價值,可將烈士檔案引入到愛國主義教育中,使受教育者更加全面地了解革命先烈的英勇事跡,對革命先烈產(chǎn)生崇拜敬仰之情,這樣一來有助于彌補以往過于生硬的教條式教育弊端,增強愛國主義教育的感召力和說服力。
1.2 是編制各類宣傳教育資料的重要依據(jù)
烈士檔案管理需要收集整理與革命烈士相關(guān)的各項資料,這些資料具備歷史真實性,能夠客觀真實地反映革命烈士的光輝形象。而當前有關(guān)革命烈士的個人傳記、影視作品層出不窮,在制作這些宣傳教育類作品時可充分借助烈士檔案資料,還原出更加生動真實的烈士形象,實現(xiàn)烈士檔案的宣傳教育價值。
1.3 是促進革命烈士紀念館發(fā)展的有力保障
烈士檔案管理是革命烈士紀念館管理的重要工作內(nèi)容,紀念館管理水平的高低在一定程度上受烈士檔案管理的直接影響。為促進紀念館可持續(xù)發(fā)展,必須以烈士檔案管理工作為基石,收集、整理、陳列烈士檔案資料與遺物,增強紀念館的發(fā)展能力,發(fā)揮紀念館在宣傳革命烈士精神方面的作用。
2 烈士檔案管理的實踐做法
2.1 提高烈士檔案管理重視程度
烈士檔案管理人員要認清楚本職工作的重要性,轉(zhuǎn)變過去被動式收集檔案資料的做法,采取主動走訪、實地調(diào)查的方式,收集更加全面的資料信息,補充烈士檔案材料的空缺。同時,有關(guān)部門還要加大對烈士檔案管理的資金投入力度,建立起專項經(jīng)費,為烈士檔案管理人員擴大資料收集范圍,配備必要的硬件設(shè)施,穩(wěn)定管理人員隊伍提供資金保障,從而不斷提高烈士檔案管理水平。
2.2 做好烈士檔案收集與整理工作
由于烈士檔案的組成材料種類繁雜,因此,在對此類檔案進行歸檔時,可采取隨時收集的方法。烈士檔案是機關(guān)文書與人事檔案等的結(jié)合,但它的收集方法卻與機關(guān)文書和人事檔案的收集方法有所差別。故此,在對烈士檔案進行收集時,應(yīng)依據(jù)我國現(xiàn)行《檔案法》的規(guī)定要求,確保烈士檔案的完整性及信息的安全性,從而更加全面地反映出烈士的革命事E,具體收集的資料內(nèi)容如圖1所示。在對烈士檔案進行整理時,應(yīng)當按照檔案的形成規(guī)律及特征,進行分類整理,可采用文書檔案的分類方法和人事檔案的歸檔形式完成烈士檔案的整理工作。大體上可將烈士檔案的分類編目分為以下幾種情況:其一,按照每個年度出現(xiàn)的烈士及其居住地分類;其二,根據(jù)烈士生前所從事的職業(yè)性質(zhì)分類;其三,按機關(guān)文書檔案分類編目形式,當該年度出現(xiàn)烈士單獨組卷時進行統(tǒng)一編號對不同載體進行區(qū)分。
2.3 加強烈士檔案保管
我國現(xiàn)行的《檔案法》對烈士檔案的管理給出了明確的要求,實際工作中,必須以《檔案法》的規(guī)定作為指導(dǎo)依據(jù),加大對烈士檔案的保管力度。烈士檔案應(yīng)統(tǒng)一保管,并接受同級部門的監(jiān)督,嚴格按規(guī)范要求進行檔案收集,并確保收集資料的完整性、真實性,以免影響后續(xù)檔案管理工作的開展。同時,應(yīng)建立相應(yīng)的規(guī)章制度,并對有關(guān)的要求及措施加以落實,從而使烈士檔案保管工作的開展有章可循、有制度可依,確保檔案管理工作的有效性。由于烈士檔案本身所具有的特殊性,故此必須對其進行專門的保管。組卷應(yīng)按照國際標準的要求進行裝訂、分類,采取規(guī)范化的管理方式,不同載體、門類和保管期限的烈士檔案,應(yīng)分別排列,統(tǒng)一編號,這樣便于查找利用。此外,應(yīng)對烈士檔案進行定期檢查,并加強保管場所的防火防潮防塵防蛀等工作,為烈士檔案的安全提供保障。
2.4 建設(shè)高素質(zhì)烈士檔案管理隊伍
烈士檔案管理隊伍整體素質(zhì)的高低直接關(guān)系到管理效率和水平,為此,有必要建設(shè)一支高素質(zhì)的烈士檔案管理隊伍,從而使其更好地勝任烈士檔案管理工作。一方面應(yīng)當配備數(shù)量充足的專業(yè)檔案管理人員,另一方面應(yīng)加大對他們的培訓力度,可定期組織培訓班,學習檔案專業(yè)知識和管理技能,提升工作水平。同時,要讓烈士檔案管理人員掌握現(xiàn)代化的檔案管理方法,樹立創(chuàng)新意識,以檔案管理信息化建設(shè)推動烈士檔案管理工作的有序開展,構(gòu)建相關(guān)的信息網(wǎng)絡(luò),將原本紙質(zhì)的烈士檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案,實現(xiàn)資源共享,擴大服務(wù)對象,滿足社會需要。作為一名優(yōu)秀的烈士檔案管理人員,要不斷豐富自身的知識結(jié)構(gòu)體系,積極學習各種先進的管理理念和管理方法,主動參加相關(guān)的知識和技能培訓,做到對現(xiàn)代化管理方法的熟練運用,為烈士檔案管理工作的開展提供保障。
3 結(jié)論
總而言之,烈士檔案是革命烈士英勇事跡和光輝形象的真實見證,是寶貴的歷史資料。為了更好地褒揚先烈、教育后人,必須加強烈士檔案管理,從檔案收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)入手,構(gòu)建起烈士檔案管理長效機制,充分發(fā)揮烈士檔案的文化價值和社會價值,提高烈士檔案管理工作成效。
參考文獻:
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關(guān)鍵詞:高校;教學檔案管理;管理意義;科學管理
中圖分類號:G27 文獻識別碼:A 文章編號:1001-828X(2016)030-000-01
引言
高校教育改革的深化,包括高校的教學方向、教育模式和教育理念都朝著多元化的方向發(fā)展,因此導(dǎo)致教學檔案多樣化,種類也不斷增多。由于n案的內(nèi)容逐漸復(fù)雜,高校為了更好地展開工作,對教學檔案管理提出了更高的要求。當高校在進行教學檔案管理的時候,要按照教學規(guī)律展開,在管理檔案的同時,還能夠?qū)逃龣n案加以充分利用。
一、高校教學檔案管理的意義
高校教學檔案的形成方式源自于教學實踐活動和科研活動,而檔案則是教學資料的積累方式,也是高校教職員工勞動的結(jié)晶。高校教學檔案是基于長期應(yīng)用的教學規(guī)范而逐漸形成的。在高校的教學管理中,教務(wù)處發(fā)揮著統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和教學指導(dǎo)的作用,其所開展的各項教務(wù)活動過程中都會有大量的教務(wù)管理資料產(chǎn)生[1]。教學單位在完成各項教學任務(wù)的過程中,也會產(chǎn)生大量的教學信息而形成檔案資料。高校的教學檔案資料是高校的寶貴資源,特別是其中所涵蓋的教學大綱、教學計劃、教學總結(jié)、考試安排、課程安排、學生的學習成績以及各項規(guī)章制度等等。高校教學檔案包括了所有的教學工作記錄。
二、高校教學檔案的科學管理
(一)對高校教學檔案實施規(guī)范化管理
1.建立高校教學檔案制度
將高校教學檔案制度建立起來,檔案立卷歸檔制度是基礎(chǔ)。學校在教學的過程中,會產(chǎn)生很多的教學資料,包括高校的學科建設(shè)、教學大綱、教師的工作量、教學校歷,以及學生的學習成績、考試安排、學生的學籍、教學課程表等等,都要對這些資料進行歸檔處理,并對教師的學術(shù)研究成果等等進行收集和歸檔處理。當這些資料處理完畢之后,就要對這些資料按照規(guī)范進行裝訂、排列,之后對這些檔案技能編號、編目,最后對這些檔案進行裝盒處理。
2.做好教學檔案保護工作
要做好檔案保護工作。檔案管理人員對各種教學文件進行歸檔的時候,要保證檔案資料完整,對于已經(jīng)存在破損的文件,就要對這些資料進行修整。如果檔案資料的內(nèi)容已經(jīng)出現(xiàn)了字跡不清晰的現(xiàn)象,就要對這些文件進行復(fù)制,并做好恢復(fù)處理工作。
3.加大教學檔案管理的資金投入
高校的管理工作中,檔案管理是重要的工作內(nèi)容,需要給予高度重視,并進行規(guī)范管理。這就需要高校的管理人員要對教學檔案予以資金投入,引進先進的基礎(chǔ)設(shè)施,特別是檔案資料存儲所需要的庫房和柜架等等都要齊全,同時還要配備專業(yè)的教學檔案管理人員承擔管理職責。對于檔案管理人員,還要定期地組織培訓,以提高他們的專業(yè)水平,進而提高教學檔案管理質(zhì)量。
(二)將高校教學檔案管理責任制建立起來
對于高校教學檔案管理人員,要將管理責任制建立起來,包括檔案管理人員需要履行的職責、管理權(quán)限、所承擔的管理任務(wù)等等都要明確到位。教學檔案管理人員要對自己的工作認真履行,并注重尊重職業(yè)操作[2]。從職業(yè)素質(zhì)的角度而言,教學檔案管理人員要對所收藏的檔案資料熟悉,對高校展開工作中對檔案資料的需求充分掌握。還要注重開發(fā)教學檔案的信息資源,對相關(guān)的資源充分利用。
高校教學檔案管理的目的是服務(wù),因此,教學檔案管理人員要做好檔案管理工作,諸如檔案文件的借閱登記、督促檔案歸還等等,以避免檔案資料借出后丟失。
(三)注重培養(yǎng)高校教學檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)
1.注重教學檔案管理人員政治素質(zhì)的要求
注重培養(yǎng)教學檔案管理人員的政治素質(zhì)。檔案具有政治性,所以,教學檔案管理人員在工作中,要堅持按照黨的各項方針政策展開工作,堅持四項基本原則,對社會主義制度要堅決擁護。同時,學校的規(guī)章制度都要遵守,無論是思想上,還是行動上,都要以正確的態(tài)度和行為展開工作。教學檔案管理人員在履行工作職責的時候,要從服從學校各項工作的角度出發(fā),還要適應(yīng)國家的政策形勢而為學校的教育事業(yè)提供服務(wù),以確保學校的各項工作能夠順利展開。
2.注重教學檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)的要求
檔案管理具有服務(wù)性質(zhì),高校教學檔案管理人員的工作就是為高校的教師和學生服務(wù)。本著服務(wù)的態(tài)度開展工作,就會以高度的責任感忠于職守,在工作中認真負責,而且能夠在工作中做到對每一個人都處事公道。只有在教學檔案管理中做到腳踏實地,才能夠做到檔案管理準確無誤[3]。比如,在進行學籍檔案管理工作中,教師要以公平的態(tài)度對學生進行考慮,而且還要做到公正,才能夠嚴格考試紀律。當考試成績上報的時候,不會出現(xiàn)失誤。教學檔案管理人員要及時地收集考試信息,并將所有與學籍相關(guān)的資料進行統(tǒng)計、分析、分類,并做好歸檔工作。教學檔案管理人員工作中要按照規(guī)定執(zhí)行,才能保證學籍管理材料內(nèi)容真實,不會出現(xiàn)材料丟失的現(xiàn)象。
三、結(jié)語
綜上所述,高校教學檔案管理工作中,面對檔案內(nèi)容日趨多樣化,就意味著著教學檔案的種類增加,相應(yīng)地,管理工作的質(zhì)量要求也會越來越高。這就需要將高校教學檔案管理工作準確把握,并實施科學管理,以提高管理效率。
參考文獻:
[1]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(12):150-151.
[關(guān)鍵字]中學;教學檔案;科學管理;問題和對策
[中圖分類號]G637[文獻標識碼]A[文章編號]2095-3712(2014)21-0024-02[作者簡介]連華英(1976―),女,福建漳平人,大專,漳平第一中學檔案管理員,小學高級。
一、學校教學檔案的意義
檔案可以說是一面鏡子,反映過去,預(yù)示未來。一份檔案就是一份歷史的見證。教學檔案是反映一所學校學生、教學、科研和其他各項工作情況的原始材料。如學籍檔案記載著一個學生在校期間各方面表現(xiàn)和發(fā)展狀況。一所中學的教學檔案除了為教學、教改等方面提供便利外,還為學校的課程改革和創(chuàng)建特色校園提供可行的決策依據(jù)。中學教學檔案管理雖然起步較晚,但是近幾年,隨著素質(zhì)教育理念的深入,以往被忽視的中學檔案管理工作正在成為實施素質(zhì)教育的重要組成部分,對學校工作產(chǎn)生了重要影響,成為一所學校總結(jié)辦學經(jīng)驗、繼往開來的重要依據(jù)。中學檔案管理的飛速發(fā)展一方面是教育改革發(fā)展的必然,另一方面也是素質(zhì)教育在學校管理方面的體現(xiàn)。從某種意義上說,一所中學教學檔案的質(zhì)量即教學檔案的完整性、歷史性和連續(xù)性直接影響到它的使用價值。在學校中,連續(xù)、完整地保存和管理教學檔案,適當利用有關(guān)材料,充分利用學校的資源,特別有益于創(chuàng)建特色校園,促進學生學習。
人不可能把自己的全部活動信息都保存在記憶中,只能記住其中的一部分內(nèi)容。作為一所中學,從建校之初許多資料都需要錄入檔案,任何一位校長所熟悉、所參與的都只是某一時期的活動內(nèi)容。校長們?yōu)榱耸箤W校各項工作能有效地開展,需要了解學校過去的狀況,而學校檔案特別是教學檔案是其進行調(diào)查研究的重要資料。在充分了解學校歷史的基礎(chǔ)上,才能作出正確的決策,決策才更具科學性和歷史性。學校領(lǐng)導(dǎo)只有充分了解學校的師資、校園特色、實驗室建設(shè)、畢業(yè)生情況等多方面信息甚至一個學校辦學成功的經(jīng)驗和失敗的教訓,才能根據(jù)這些信息調(diào)整辦學方針和教學工作。學校的中心工作是教學管理,是一個相當細致、復(fù)雜的系統(tǒng)工程,而教學檔案為教學管理工作提供了可靠的依據(jù)。
二、學校教學檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題
首先,收集、整理學校教學檔案是檔案管理的基礎(chǔ)工作,應(yīng)該保證材料來源的真實性和原始性。在學校具體工作中,存在一些問題,如有的學校憑空編造材料。學校有關(guān)工作沒有實施或沒有完成,為了應(yīng)付檢查而編造虛假材料。有的學校則是材料過后補,記錄不及時。這些學校在落實工作中只有實際操作,雖然工作做了很多,成效也很好,有工作過程卻沒有記錄,從計劃、方案、措施到工作過程都是事后補的。以上問題造成每年的歸檔工作不能如期完成,材料收集不齊全,嚴重影響了教學檔案的準確性和原始性。
其次,立卷歸檔不及時,存在錯歸現(xiàn)象,且方式老化。立卷歸檔是將收集整理的檔案材料進行分類匯總,為的是確保檔案材料的完整性。而在中學教學檔案管理中,有些管理人員不能及時將檔案材料歸檔,甚至出現(xiàn)歸錯教學檔案的嚴重問題。此外,教學檔案管理中還存在方法陳舊、手段落后、不會使用計算機等問題,造成效率低下,讓學校教學檔案不能得到長期、安全的保存和便捷的使用。
再次,軟件材料的整理歸檔與實際情況脫節(jié)。很多學校對電腦軟件管理中的檔案材料建設(shè)不夠重視或認識上有偏差,因而,工作過程中,與之相應(yīng)的軟件材料歸檔不及時或材料組織得不規(guī)范、不完整、質(zhì)量差,沒有真實反映出實際工作過程和內(nèi)容,與教育教學管理實際工作脫節(jié)。一些學校認為由教師整理或總結(jié)軟件材料會影響或沖擊教學工作,因而安排一個專職檔案員,不僅收集和管理檔案,還要編制各項工作材料。這樣一來,學校工作的檔案軟件材料不是出自工作實施者之手,更不是在工作實踐中形成的,使得材料與實際工作脫節(jié),造成了實際工作和材料兩層皮的現(xiàn)象,材料的真實性和實效性大打折扣。
最后,教學檔案的日常維護和科學使用沒有得到足夠的重視??梢哉f,教學檔案保存的最終目的是能夠被保管和利用,可是,現(xiàn)實中常常出現(xiàn)涂抹、篡改等現(xiàn)象,造成檔案材料遺失或者信息二次失真,內(nèi)容失實等問題。
三、加強檔案管理的對策
首先,學校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視教學檔案管理工作,充分認識到教學檔案管理在學校管理工作中的重要性。一套齊全的教學檔案對總結(jié)工作經(jīng)驗、探索辦學規(guī)律、開展教研、實行目標管理起著重要作用。如漳平第一中學從1984年開始整理教學檔案資料,并建立了教學檔案室。學校充分認識到檔案工作是教育事業(yè)的重要組成部分,也是研究改進、發(fā)展教育事業(yè)的不可多得的寶貴史料,必須加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。為此學校專門成立了相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu),組建了一支由校領(lǐng)導(dǎo)牽頭,辦公室主任主抓,各處室領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員參加的檔案隊伍。
其次,要加強教學檔案管理隊伍建設(shè),提高教學檔案員的待遇和素質(zhì)。隨著科學技術(shù)的發(fā)展,教學檔案管理工作呈現(xiàn)出自動化和計算機化的趨勢,要求檔案管理員不僅要學習有關(guān)法律法規(guī)等專業(yè)知識,更要懂得使用電腦軟件管理檔案。
再次,建立健全教學檔案管理制度。教學是學校的中心工作,教學檔案要圍繞中心工作并為之服務(wù)。因此,要建立一套完整的教學檔案管理制度和崗位責任制度。只有有規(guī)章制度的約束,教學檔案管理工作才有保證。漳平第一中學在教學檔案管理工作中做到了制度化、規(guī)范化,定點、定人、定期檢查,使各項工作有章可循,教學檔案管理跨上了一個新臺階。
總之,中學教學檔案管理是整個學校工作的一個重要組成部分,在學校管理中具有不可低估的地位。因此,我們要做好中學教學檔案管理工作,提高學校檔案管理工作水平。這樣,中學教學檔案才能更好地為學校的承前啟后、不斷發(fā)展提供良好的服務(wù)和信息保障。
參考文獻:
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[關(guān)鍵詞]醫(yī)院檔案; 管理; 規(guī)范化
[中圖分類號]R197.32[文獻標識碼]A [文章編號] 1005-0515(2010)-8-184-02
[Abstract]Objective To describe the importance of hospital records management and records management of the hospital to implement standardized management.MethodsThe records management staff to improve the quality of scientific research to strengthen the institutional construction,improve the scientific research archives management.Results The file standardization management enabled each link's movement of the file management has alegal basis,raised the using efficiency of file,and built a good foundation for implementing hospital information resource sharing.Conclusion Realizes the hospital file standardization management,is advantageous in the promotion file construction,is advantageous in the promotion file for the hospital to create good social efficiency and the economic efficiency,and is advantageous in the impetus development of health enterprise.
[Keywords]Hospital file; File management;Standardization
醫(yī)院檔案在醫(yī)院管理及醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)中起著至關(guān)重要的作用,作為醫(yī)院管理和實踐活動中形成的原始記錄,檔案不僅僅在教學科研活動中體現(xiàn)出重要地位,而且隨著市場化進度的不斷加快,檔案已經(jīng)成為評估醫(yī)院管理水平的重要依據(jù)之一。如此一來,加強醫(yī)院的檔案管理,是我們所迫切需要解決的問題。筆者就這一問題,提出以下觀點。
1醫(yī)院檔案的含義
通過聲像、圖標及文字等形式對醫(yī)院內(nèi)具有保存價值的各項歷史活動的記錄,系指醫(yī)院檔案。這些記錄在形式與內(nèi)容特征上,都因其形成于客觀的醫(yī)院工作活動,表現(xiàn)出自身事實的準確性及所記錄資料的原始性[1]。醫(yī)院檔案無疑是記載醫(yī)院發(fā)展的寶貴歷史資料,真實的反映著一個醫(yī)院的歷史及現(xiàn)狀,對于工作活動有著歷史考證作用和憑證作用。領(lǐng)導(dǎo)對醫(yī)院的管理,需要以這些歷史信息資料作為借鑒。規(guī)范化管理醫(yī)院檔案,也就是將醫(yī)院檔案的考證作用、憑證作用、保存價值、借鑒利用作用等最優(yōu)化。
2存在于醫(yī)院檔案管理中的問題
2.1檔案管理機構(gòu)不健全、格局混亂。一般是由設(shè)在行政辦公室的檔案室負責管理醫(yī)院的檔案。因醫(yī)院行業(yè)管理的要求,將一些X線膠片、各種檢查影像圖文檔案、醫(yī)療文書、病例切片等分配給相應(yīng)的科室及部門管理,而檔案室只對于一些科技檔案、文書檔案、音像檔案、實物檔案、會計檔案等進行管理。這樣就形成了多部門管理檔案,且容易造成檔案管理的重疊,格局混亂。
2.2錯誤的理解檔案管理。某些單位普遍錯誤的認為檔案管理只屬于檔案管理人員的工作。2008年4月,國家檔案局,衛(wèi)生部頒發(fā)了《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》,明確的對醫(yī)院檔案工作從人員、體制、庫房、開發(fā)利用、歸檔范圍等方面提出了要求。必須動員醫(yī)院所有職工,共同配合,做到對醫(yī)院檔案保存的充分完整及利用。
2.3只重視病例檔案。病例檔案室對醫(yī)院工作的全面記錄,對疾病能客觀的反應(yīng)出其診治、轉(zhuǎn)歸的全過程,故對于醫(yī)院有其特殊的意義。病歷不僅是醫(yī)院醫(yī)療、科研、教學的重要資料,而且還是醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、管理水平、技術(shù)發(fā)展等方面作出綜合評價的重要依據(jù),已經(jīng)是現(xiàn)代醫(yī)院管理中醫(yī)療活動信息的主要載體[2]。故大多數(shù)醫(yī)院自建院其就設(shè)立了病案室來管理病例檔案,而對于其他檔案,卻只是分配給其他部門分散管理。
2.4封閉的檔案管理工作。檔案管理人員一味的服從上級領(lǐng)導(dǎo)的指示,對于送交來的資料一味的收藏,檔案管理工作過分的保密,導(dǎo)致某些可利用回顧的檔案資料只有領(lǐng)導(dǎo)或者只能科室人員可以查閱,而其他人無法查閱。而檔案人員也習慣于單一的服務(wù)對象,缺乏主動與創(chuàng)新,往往是“送交什么就收藏什么”?!耙裁刺峁┦裁础?加之檔案工作保密的需要,墨守成規(guī),缺乏檔案管理的自主創(chuàng)新與主動精神,形成自我封閉式管理。
3規(guī)范化檔案管理
3.1領(lǐng)導(dǎo)檔案意識的強化。一切工作的進行必須得到領(lǐng)導(dǎo)的重視,這也是每項工作能夠順利進行的前提。領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作重視,使檔案管理人員建立的工作的信心,才能更好的對檔案管理進行規(guī)范化。因此,必須要讓領(lǐng)導(dǎo)認識到現(xiàn)代的意愿管理工作是要建立在規(guī)范的檔案管理工作基礎(chǔ)之上的,認識到信息資源的重要性,檔案管理工作的好壞直接體現(xiàn)出一個醫(yī)院的管理水平。此時,需要領(lǐng)導(dǎo)縱觀全局,把握重點,做出正確決策,提供有力依據(jù)。使醫(yī)療、科研、教學等工作通過完善的檔案信息材料得以更好的實現(xiàn),如此更有利與開展科研工作信息的交流。檔案管理工作的開展,領(lǐng)導(dǎo)層的重視是起到?jīng)Q定性作用的。
3.2加強硬件設(shè)施、提高人員素質(zhì)?!稒n案法》中明確規(guī)定“檔案工作人員應(yīng)當忠于職守,遵守紀律,具備專業(yè)知識”。作為醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的具體實施者,醫(yī)院檔案管理人員要求提高其綜合素質(zhì)。提高醫(yī)院檔案管理人員學習積極性,對其進行現(xiàn)代化檔案管理的培訓指導(dǎo),熟練業(yè)務(wù),熟悉專業(yè)知識,掌握業(yè)務(wù)程序,了解業(yè)務(wù)要求。加強對管理人員的日??己?提高管理人員的崗位責任心,確保檔案收集及歸檔工作的持續(xù)性、嚴密性、完整性。醫(yī)院檔案管理工作的成效,與合理的硬件建設(shè)是密不可分的,在某種程度上,檔案管理的硬件建設(shè)同時反應(yīng)著一個醫(yī)院的管理水平[3]。安全是檔案室建設(shè)的前提條件,必須要達到防止自然因素及人為因素的破壞的專用檔案庫房,要求與閱覽室、辦公室等分開,同時要配備除濕機、消防滅火器、防盜報警系統(tǒng)等保障儀器。為方便整理及節(jié)省空間,可配備軌道式密集架?,F(xiàn)代化的檔案室,是檔案管理的必然發(fā)展趨勢。
3.3網(wǎng)絡(luò)化管理和健全的檔案管理制度的建立。內(nèi)容復(fù)雜繁瑣,技術(shù)性、專業(yè)性強,部門繁多分散,保管要求、機密晨讀差異懸殊等,是醫(yī)院檔案工作的特點。這樣就需要根據(jù)醫(yī)院具體情況,來制定一個合理的檔案管理制度。同時,要在檔案的收集、歸檔、利用、保管、保密、銷毀、移交等方面不斷地完善和規(guī)范,認真制定工作流程表、保管期限表、歸檔范圍表等,使檔案管理工作細致到位、有章可循,使每個環(huán)節(jié)都有制度約束和明確的要求。將醫(yī)院不同類別、不同科室、不同部門的檔案統(tǒng)一管理,使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核,同步發(fā)展。醫(yī)院內(nèi)完整的檔案工作網(wǎng)絡(luò)形成是非常重要的,由于各部門、各技術(shù)人員,都是文件材料的形成者,如此分散的材料形成,勢必會影響檔案的收集工作。這就需要各部門配合檔案管理工作,配備一名兼管收集本部門檔案資料的專人,并接受檔案室主管領(lǐng)導(dǎo)具體指導(dǎo)業(yè)務(wù),定期對本部門檔案資料進行初步整理并移交。最終形成一個統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一保管的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理制度。
3.4醫(yī)院管理建立信息一體化管理模式。一般情況下,醫(yī)院各職能部門的信息資源系統(tǒng)是獨立存在的,利用、更新工作滯后或無法實現(xiàn)。如此就要求醫(yī)院必須實行檔案、信息管理的一體化,建立一個功能齊全、結(jié)構(gòu)合理、高效的醫(yī)院管理信息中心。實現(xiàn)信息,檔案一體化管理有利于統(tǒng)一規(guī)劃,統(tǒng)一收集整理,加工統(tǒng)計相關(guān)信息,統(tǒng)一目標體系,統(tǒng)籌各類信息結(jié)構(gòu),這樣不僅便于檢索、利用,更蓐要的是為建立醫(yī)院管理系統(tǒng)實行全院計算機聯(lián)網(wǎng),為實行信息資源共享打下良好的基礎(chǔ)。
3.5提高檔案開發(fā)利用。實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的最終目的是為了讓檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設(shè)文明行業(yè),提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮更重要的作用。檔案的價值只有在不斷的開發(fā)利用中才會體現(xiàn)。通過利用檔案,為醫(yī)院業(yè)務(wù),醫(yī)院管理及患者服務(wù),為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益,體現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)工作實績,提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用,促進檔案建設(shè)。
醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化是醫(yī)院醫(yī)院實現(xiàn)基本職能的關(guān)鍵,應(yīng)得到醫(yī)院及省市各級領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持。培養(yǎng)綜合素質(zhì)高的專業(yè)檔案管理人員,是《檔案法》、《衛(wèi)生檔案管理規(guī)定》得以堅決的貫徹與執(zhí)行,為醫(yī)院管理發(fā)揮重要的作用。
參考文獻
[l] 劉曉卿,肖燕.醫(yī)院檔案綜合管理的意義及對策.現(xiàn)代醫(yī)院管理,2005,12(5):147-148.
關(guān)鍵詞:檔案管理 調(diào)整 意義 現(xiàn)代化 措施
中圖分類號:F 326 文獻標識碼:A
隨著經(jīng)濟的發(fā)展和科學技術(shù)的進步,社會的環(huán)境也發(fā)生了改變。企業(yè)和事業(yè)單位都需要轉(zhuǎn)變自身對于檔案管理的工作模式,促使內(nèi)部檔案管理工作能夠適應(yīng)時代的發(fā)展。如今,檔案管理應(yīng)該發(fā)揮其現(xiàn)代化的意義,促進企事業(yè)單位的工作順利發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理還具有一定的優(yōu)勢,企事業(yè)單位需要將傳統(tǒng)管理中比較劣勢的部分摒棄,并汲取現(xiàn)代化管理中比較先進的管理理念運用到檔案管理當中。檔案管理一定能夠在企事業(yè)單位的經(jīng)營管理中發(fā)揮重要的作用。
一、檔案管理基礎(chǔ)條件
要實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理,并不是一朝一夕能夠完成的,需要綜合考慮各種因素,在這些因素當中,有些還是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理必不可少的條件,這些條件的具體內(nèi)容如下:
(一)經(jīng)濟條件
管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)首先就需要進行相關(guān)設(shè)施的建設(shè),這便會涉及資金的投入問題。不管是所投入的設(shè)備,還是改善檔案的保管條件,都需要大量的資金作為支撐,特別是建立數(shù)字化檔案館,所需要投入的資金更多。
(二)技術(shù)條件
實現(xiàn)管理現(xiàn)代化最重要的是先進科學技術(shù)的應(yīng)用,所以也可以說科學技術(shù)水平直接影響了檔案管理進行現(xiàn)代化的建設(shè)。
(三)社會檔案意識
所謂檔案意識主要是指人們對于檔案的認知,也是人們的主觀反映,從另一個層面來說也就是人們是否能夠認識到檔案自身的價值和對社會發(fā)展所產(chǎn)生的影響。此外,檔案意識還包括社會對其的認識,這其中也包含了檔案工作人員。檔案意識在檔案發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用,需要相關(guān)工作人員進行檔案知識的宣傳,以使整個社會都具有檔案意識[1]。綜上所述,只有為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)條件,才能夠使其順利的完成,充分發(fā)揮其所具有的作用與意義。
二、現(xiàn)代化檔案管理意義
(一)適應(yīng)社會發(fā)展需求
知識經(jīng)濟與傳統(tǒng)經(jīng)濟相比較存在很大的不同,主要表現(xiàn)為知識經(jīng)濟是否獲得良好的發(fā)展并不是由資本、資源、技術(shù)等因素決定的,而是在于知識的不斷積累與利用。同時,知識經(jīng)濟的發(fā)展是以信息產(chǎn)業(yè)為基礎(chǔ),其主要強調(diào)了信息服務(wù)的智能化、信息化[2]。所以,知識經(jīng)濟能夠按照人們的需要提供相應(yīng)的服務(wù)。
鑒于知識經(jīng)濟本身的特點,社會在信息方面的需求,信息技術(shù)快速發(fā)展,其帶來了以下兩方面的影響:首先,社會能夠要求相關(guān)的信息部門利用其自身所具有的能力對信息進行處理與控制,并為社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù);其次,相關(guān)技術(shù)的發(fā)展在一定程度上使信息發(fā)生了重大變革,這給信息部門帶來了重大挑戰(zhàn)。檔案部門作為信息部門的一部分,應(yīng)當采取有效的措施以面對所要到來的挑戰(zhàn)。其應(yīng)當采取現(xiàn)代化的管理方式,使檔案信息轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息,使其能夠更好地為知識經(jīng)濟服務(wù)。如果檔案管理工作不能夠適應(yīng)當今社會的發(fā)展,便不能夠充分發(fā)揮自身的作用,檔案管理工作也就變得沒有任何意義。
(二)增強可持續(xù)發(fā)展動力
我國黨和政府在進入21世紀以后,很快就提出了可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略,在一定程度上體現(xiàn)了人們生態(tài)和環(huán)境保護意識。該戰(zhàn)略的提出是在不影響后代的發(fā)展的前提下,獲得所需要的物質(zhì),其還強調(diào)了經(jīng)濟同環(huán)境的協(xié)調(diào)發(fā)展,使人類生存能夠與自然達到和諧發(fā)展的目的,并讓現(xiàn)實同未來之間相統(tǒng)一。
檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展也是可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的延伸。在檔案管理方面落實可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略是很有的必要的,主要體現(xiàn)在以下兩個方面:首先,其是人類在發(fā)展過程中新的構(gòu)成部門,人們總體發(fā)展情況決定了檔案管理的發(fā)展,并利用檔案中的相關(guān)信息為人類提供相應(yīng)的信息服務(wù),為促進人類發(fā)展做出一定的貢獻。其次,進行檔案管理工作的主體主要是檔案室,現(xiàn)階段在檔案管理主體方面存在很多問題,例如檔案室內(nèi)部結(jié)構(gòu)過于單一、檔案信息的不充足與社會需求之間所存在的問題、先進的設(shè)備、技術(shù)與低工作水平之間所存在的問題等,這些都是制約我國檔案管理工作發(fā)展的主要問題與原因[3]。所以,如果在其現(xiàn)代化發(fā)展過程中只是借鑒國外的發(fā)展模式和經(jīng)驗,沒有先進的設(shè)備與技術(shù)作為支撐,將會使我國檔案事業(yè)完全落后于我國社會的發(fā)展。
(三)帶動國民經(jīng)濟發(fā)展
我國經(jīng)濟與社會兩者之間的發(fā)展是一個整體,在這個整體當中,雖然每一個環(huán)節(jié)之間都會互相產(chǎn)生影響,互相制約,但也是不可分開的,形成了一個統(tǒng)一的整體。檔案管理工作在我國社會與經(jīng)濟兩者發(fā)展過程中具有重要的意義與作用,是其發(fā)展過程中不可或缺的重要組成部分,檔案管理工作的發(fā)展也會在一定程度上受到其中各個環(huán)節(jié)的制約,其也會對我國社會與經(jīng)濟發(fā)展產(chǎn)生一定的影響。這種互相影響、互相制約不僅是確保我國檔案管理不斷發(fā)展的重要保障,也是其同我國社會、經(jīng)濟和諧發(fā)展的重要依據(jù)[4]。
自從實施了改革開放政策,我國在現(xiàn)代化建設(shè)方面得到快速的發(fā)展,使我國經(jīng)濟得到了崛起,社會不斷進步。檔案管理工作是同其他事業(yè)共同發(fā)展的,如果不在現(xiàn)代化建設(shè)過程中注重自身的建設(shè),那么便會失去發(fā)展的動力,遠遠落后于社會的整體發(fā)展。因此,應(yīng)當加強檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè),為社會提供所需要的相關(guān)檔案信息,促進經(jīng)濟的發(fā)展。此外,檔案管理與我國社會的協(xié)調(diào)發(fā)展,充分發(fā)揮檔案管理工作的促進作用,以便使社會經(jīng)濟達到理想水平。
三、優(yōu)化檔案管理工作的措施
(一)創(chuàng)新檔案管理觀念
為了最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用,檔案管理部門需要轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)思想。檔案管理人員在解放自身思想的同時,要學習先進的檔案管理理念,重新認識到檔案管理對于企事業(yè)單位的意義所在[5]?,F(xiàn)代化的企業(yè)管理注重科學發(fā)展觀,其應(yīng)該符合國家的戰(zhàn)略要求。檔案管理工作當中也應(yīng)該將為人民服務(wù)作為工作的核心內(nèi)容,并從人民的角度來進行檔案的信息管理工作。檔案管理的創(chuàng)新也需要走為人民服務(wù)的路線。人們能夠從檔案管理部門查詢企事業(yè)單位的公開信息,了解政府的最新動向和政策變化。新的時代造就了新的科學技術(shù),信息化技術(shù)的出現(xiàn)正符合了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理應(yīng)該與信息化技術(shù)相結(jié)合,以現(xiàn)代化的管理手段來保存信息,促使信息的完整。檔案管理部門需要利用信息化管理手段建立起完善的信息管理系統(tǒng),并將檔案管理所收錄的信息進行有效的利用,充分發(fā)揮其價值。檔案管理人員在工作當中就能夠了解怎樣才能高效利用檔案信息,促使檔案管理工作更加完善。
(二)規(guī)范檔案管理工作
目前狀態(tài)下,檔案管理工作并不樂觀。檔案管理部門的工作人員經(jīng)常會出現(xiàn)工作中的失誤,造成檔案的重復(fù)收錄或者對檔案的整理較為雜亂[6]。為了使檔案能夠?qū)崿F(xiàn)其現(xiàn)實意義,檔案管理部門需要規(guī)范自身的管理工作,促使檔案管理更加標準。首先,檔案管理部門需要保障案卷的完整性,在收錄檔案信息的過程中,管理人員要檢查好卷宗的數(shù)量以及質(zhì)量,并按照規(guī)定的標準來收錄檔案信息。管理人員還應(yīng)該為卷宗進行明確的編碼,以便于工作人員的后期查詢。其次,檔案管理人員需要利用現(xiàn)代化的管理技術(shù),將紙質(zhì)版的檔案盡量轉(zhuǎn)化為電子檔案。在電子檔案的管理過程中,將電子信息按照一定的檢索系統(tǒng)歸納起來,以便于在查詢檔案信息的過程中,只需要輸入簡單的關(guān)鍵字,就能夠找到相關(guān)的檔案。最后,檔案管理部門所確立的檔案一定要符合國家的規(guī)定和要求。我國已經(jīng)對檔案管理工作作出了具體的要求,并明確指出了一些比較重要的、但不需要歸檔的文件處理辦法。規(guī)定中指出,對于該類文件需要立即銷毀,并不準檔案管理人員透漏關(guān)于文件的任何信息。
(三)增強檔案管理功能
檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者需要重視檔案管理工作,并在選擇檔案管理人員的過程中提高標準。提高了檔案管理人員的素質(zhì),才能夠更好地優(yōu)化管理人員的結(jié)構(gòu)。檔案管理工作應(yīng)該設(shè)置專門的管理人員,每個人需要負責的檔案功能不同,其所執(zhí)行的義務(wù)也不同。檔案管理人員要學習先進的服務(wù)意識,并將為人民服務(wù)這一理念貫穿整個工作流程當中,就能夠提升檔案管理的工作質(zhì)量。除此之外,檔案管理部門需要為管理人員提供培訓的機會。良好的學習培訓機會能夠使檔案管理人員接觸到更加先進的管理理念和管理模式。管理人員學習了更加專業(yè)的技能以后,就能夠提升自身的專業(yè)素質(zhì)。對于管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)也是為了轉(zhuǎn)變其服務(wù)意識,樹立起工作的責任心。
如今,檔案管理已經(jīng)被賦予了非常重要的責任和地位,其所具有的意義也受到廣大人民的熱切關(guān)注。檔案管理部門需要做好管理工作,并加強對檔案管理體系的建設(shè)。檔案管理部門的管理水平提升直接關(guān)乎到檔案是否能夠發(fā)揮其巨大的效用。總而言之,我國的檔案管理部門需要加強對于檔案的管理力度,并提升管理人員的素質(zhì),促使檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量都能夠穩(wěn)步提升,使檔案實現(xiàn)其真正的社會價值。
參考文獻:
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