時(shí)間：2023-05-17 09:56:33
緒論：在尋找寫(xiě)作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇物業(yè)檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
隨著房地產(chǎn)尤其是物業(yè)管理市場(chǎng)的建立和完善，現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)對(duì)檔案資源的依賴程度逐漸增強(qiáng)，檔案資源已經(jīng)成為現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理不可或缺的重要資源。在現(xiàn)代物企業(yè)里，企業(yè)的重大決策、服務(wù)品牌和人事管理、提高企業(yè)服務(wù)能力和競(jìng)爭(zhēng)力、建立和傳承企業(yè)文化等都離不開(kāi)檔案，離不開(kāi)對(duì)檔案資源的管理。
一、 加強(qiáng)檔案管理，經(jīng)濟(jì)效益上水平
實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)追求的目標(biāo)，物業(yè)管理企業(yè)也不例外。檔案管理的重要地位不容忽視。
一方面檔案資源可以發(fā)揮證據(jù)作用，為物業(yè)企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)挽回經(jīng)濟(jì)損失。比如：1999年10月16日下午，馬樂(lè)與同學(xué)到天津市河?xùn)|區(qū)麗苑小區(qū)云麗園蕩秋千，在玩耍中馬樂(lè)不慎被秋千頂端的軸夾破手指，后經(jīng)手術(shù)，右手中指末節(jié)部分被截指。馬樂(lè)因此將該秋千購(gòu)置單位小區(qū)開(kāi)發(fā)商與天津市幼教用品實(shí)業(yè)公司以及小區(qū)物業(yè)管理公司告上法庭。要求賠償原告醫(yī)療費(fèi)、殘疾者生活補(bǔ)償費(fèi)、精神損害賠償費(fèi)、陪伴費(fèi)等經(jīng)濟(jì)損失共計(jì)60417.8元。后經(jīng)查證，物業(yè)公司于20__年1月1日正式接管該小區(qū)進(jìn)行物業(yè)管理，事發(fā)時(shí)物業(yè)公司尚未對(duì)云麗園進(jìn)行物業(yè)管理，所以法院不支持原告要求物業(yè)公司進(jìn) 行賠償?shù)闹鲝垺?/p>
再比如，20__年7月18日碧華里小區(qū)5號(hào)樓4樓房屋漏水，將屋內(nèi)木地板泡了起鼓，為此該業(yè)主要求物業(yè)公司賠償其經(jīng)濟(jì)損失近10萬(wàn)元。物業(yè)公司經(jīng)過(guò)查證該業(yè)主辦理入住手續(xù)時(shí)的《房屋驗(yàn)收單》，證明入住時(shí)該房屋各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備完好。該業(yè)主在鐵證面前無(wú)言以對(duì)。
一個(gè)物業(yè)企業(yè)在管理、服務(wù)等過(guò)程中，通過(guò)對(duì)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用，減少了內(nèi)耗，相對(duì)地節(jié)省了人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，本身就是降低成本、提升利潤(rùn)的表現(xiàn)。
另一方面加強(qiáng)檔案管理可以防止知識(shí)流失。員工是物業(yè)企業(yè)人力資本，也是“知識(shí)資本”或“智力資本”，作為一種無(wú)形資產(chǎn)和源泉，其掌握物業(yè)知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)存儲(chǔ)在人的大腦里，尤其是物業(yè)管理作為一種共生性的服務(wù)工作，服務(wù)受眾對(duì)服務(wù)者的認(rèn)可度是需要時(shí)間和過(guò)程的，如果不及時(shí)加以保留和保存，一旦人員流動(dòng)或變化，企業(yè)將承擔(dān)知識(shí)流失的風(fēng)險(xiǎn)和高額人力資源成本。
二、 加強(qiáng)檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)決策上水平
北宋皇帝本著“明乎得失之跡，存王道之正，垂鑒于后世”的宗旨，責(zé)成司馬光編著了歷史史卷《資治通鑒》。檔案資源是歷史的活化石，使歷史經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的總結(jié)，對(duì)于企業(yè)決策、制定戰(zhàn)略具有借鑒作用。借鑒以往的經(jīng)驗(yàn)，吸取以往的教訓(xùn)，可以使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策更加適應(yīng)市場(chǎng)要求，更加有利于企業(yè)發(fā)展，更加受到員工擁護(hù)。檔案資源在企業(yè)的決策過(guò)程中，扮演著參謀的角色，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了重要依據(jù)。另外，借鑒其他物業(yè)企業(yè)的成果，利用物業(yè)協(xié)會(huì)和物業(yè)辦他人的知識(shí)信息和資源，為企業(yè)發(fā)展決策服務(wù)也是很重要的。這需要物業(yè)企業(yè)密切與開(kāi)發(fā)商、業(yè)主會(huì)、行業(yè)主管部門(mén)和其他物業(yè)企業(yè)的關(guān)系，獲取更多的學(xué)習(xí)和獲取知識(shí)的機(jī)會(huì)，為我所用，更好地充實(shí)企業(yè)檔案和發(fā)揮檔案的參謀作用。
首先是檔案人員不但要在領(lǐng)導(dǎo)決策前根據(jù)決策要求，收集所有檔案信息，提供相關(guān)原始資料和準(zhǔn)確完整的數(shù)據(jù)，還要在決策執(zhí)行過(guò)程中，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的材料，供領(lǐng)導(dǎo)借鑒；其次在決策落實(shí)后，更要做好收集、整理工作，將決策執(zhí)行全過(guò)程所形成的各種文件資料，及時(shí)立卷歸檔，作為新的信息資料儲(chǔ)備在檔案之中，以便日后查考。
三、 加強(qiáng)檔案管理，競(jìng)爭(zhēng)能力上水平
物業(yè)企業(yè)的發(fā)展主要靠市場(chǎng)開(kāi)發(fā)和提高原有項(xiàng)目的收繳率兩個(gè)基本途徑，檔案管理對(duì)這兩個(gè)方面都是有幫助的。
加強(qiáng)檔案管理，輔助市場(chǎng)開(kāi)發(fā)。比如，20__年7月10日在東麗區(qū)政府招投標(biāo)過(guò)程中，東麗區(qū)政府采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人專程到我公司檔案室參觀考察。規(guī)范的檔案也證明了我公司不愧為一級(jí)資質(zhì)的科學(xué)管理的大型的物業(yè)管理公司，令東麗區(qū)政府采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人刮目相看，規(guī)范的檔案為在物業(yè)的招投標(biāo)中脫穎而出，一舉中標(biāo)起到一定的作用。
挖掘檔案潛力，提高物業(yè)收繳率。物業(yè)企業(yè)應(yīng)在檔案的基礎(chǔ)上，及時(shí)總結(jié)，建立企業(yè)自己的資料庫(kù)，包括服務(wù)教材、對(duì)法律法規(guī)的解釋、對(duì)某一共性問(wèn)題例如裝修、業(yè)主繳費(fèi)等業(yè)主有疑問(wèn)如何解釋等。這樣的資料多了，就形成了企業(yè)自己的無(wú)形資產(chǎn)，它的實(shí)際作用是巨大的，可以產(chǎn)出可觀的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)服務(wù)人員遇到任何問(wèn)題時(shí)，只要一查，所有的必要信息和相關(guān)流程、作業(yè)方法、經(jīng)典案例等都能了解和掌握，同時(shí)，員工也可以在網(wǎng)上隨時(shí)存儲(chǔ)相關(guān)信息，并化為行動(dòng)。這樣的服務(wù)功能，不僅工作效率提高，而且客戶滿意度也會(huì)提升。
物業(yè)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)上升為知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)，通過(guò)從檔案和資料庫(kù)或數(shù)據(jù)庫(kù)獲取所需的知識(shí)資源，更為迅速、省錢、便捷，更重要的是切合企業(yè)需要。因此，知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)的獲取和積累對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的幫助極大，可以培養(yǎng)企業(yè)的創(chuàng)新能力和集體創(chuàng)造能力。
四、 加強(qiáng)檔案管理，企業(yè)文化上水平
物業(yè)企業(yè)是典型的服務(wù)企業(yè)，企業(yè)文化的建立與傳承決定了這一企業(yè)的發(fā)展是否長(zhǎng)遠(yuǎn)，因此有必要對(duì)檔案加強(qiáng)管理，因?yàn)樗鼘?duì)企業(yè)文化是有幫助的。
開(kāi)發(fā)檔案資源不僅能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，也能起到穩(wěn)定企業(yè)的作用。，面對(duì)時(shí)
下盛行的物業(yè)人員跳槽風(fēng)，跳槽人員帶走管理經(jīng)驗(yàn)怎么辦？更重要的是業(yè)主對(duì)新管理人員有一個(gè)認(rèn)識(shí)熟悉過(guò)程，在這一過(guò)程中滿意度肯定會(huì)下降，直接影響收繳率。應(yīng)認(rèn)識(shí)到問(wèn)題的嚴(yán)重性，首先要做好管理人員的人事檔案工作，從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，向領(lǐng)導(dǎo)建議解決流動(dòng)性強(qiáng)的問(wèn)題。其次是對(duì)管理人員日常的業(yè)主檔案、使用的工程檔案、尤其是好經(jīng)驗(yàn)、好做法注意收集整理、及時(shí)歸檔。保證了企業(yè)在人員跳槽的情況下能照樣服務(wù)照樣發(fā)展，為企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展解決了后顧之憂。從某種程度上可以說(shuō)，一個(gè)企業(yè)檔案資源開(kāi)發(fā)利用的程度決定著企業(yè)的生存與發(fā)展。培訓(xùn)工作是物業(yè)企業(yè)發(fā)展的必要而迫切的事情。學(xué)習(xí)的內(nèi)容除了其他企業(yè)好的經(jīng)驗(yàn)，利用企業(yè)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和享用，也是很重要的方面。由于物業(yè)工作的往復(fù)性和受眾宏觀上的一致性，決定了物業(yè)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)的可重復(fù)性。利用典型案例、經(jīng)驗(yàn)講解、舉案說(shuō)法等形式經(jīng)常性地開(kāi)展培訓(xùn)教育活動(dòng)，不斷更新員工的知識(shí)，提高其綜合素質(zhì)和創(chuàng)造能力。
物業(yè)企業(yè)應(yīng)重視以企業(yè)商標(biāo)檔案為代表的企業(yè)文化檔案的管理工作。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，物業(yè)企業(yè)面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在提高自身競(jìng)爭(zhēng)力的同時(shí)，必須注重企業(yè)商標(biāo)檔案的管理。因?yàn)樽?cè)商標(biāo)是企業(yè)形象的標(biāo)志，是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，也是企業(yè)財(cái)富的主要組成部分。而商標(biāo)檔案是確立和保護(hù)馳名商標(biāo)專用權(quán)的憑證，首先要提高對(duì)商標(biāo)本身價(jià)值的認(rèn)識(shí)，重視對(duì)商標(biāo)檔案的宣傳和管理，以在競(jìng)爭(zhēng)中贏得商機(jī)。其次是收集應(yīng)完整準(zhǔn)確，因?yàn)樯虡?biāo)的形成經(jīng)歷了較長(zhǎng)時(shí)間，要多方合作。最后商標(biāo)的利用多為原件查閱，從保護(hù)角度，要規(guī)范查閱和借閱制度，由專人專管。
五、 加強(qiáng)檔案管理，社區(qū)和諧上水平
物業(yè)企業(yè)在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、綜合治理和環(huán)境綠化等多方面為社區(qū)做出了很多有益的工作，物業(yè)檔案有利于維護(hù)社區(qū)安定，便利居民生活，保障群眾利益，方便居民再就業(yè)，為轄區(qū)居民提供豐富多彩的文化生活。物業(yè)企業(yè)進(jìn)入或撤出某一社區(qū)，是一件關(guān)系到老百姓的日常生活的大事。檔案管理在這兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)上起到的是重中之重的作用。
2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書(shū)面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。
關(guān)鍵詞：物業(yè)檔案管理；對(duì)策；創(chuàng)新
1.當(dāng)前物業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題
目前物業(yè)檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問(wèn)題如下：
1.1檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉物業(yè)檔案內(nèi)容，能進(jìn)行物業(yè)檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。
1.2是檔案材料缺失情況比較嚴(yán)重。很多設(shè)施設(shè)備管理檔案中的開(kāi)箱驗(yàn)收證明書(shū)、裝箱清單、安裝使用說(shuō)明書(shū)、產(chǎn)品合格證書(shū)、產(chǎn)品原理圖等隨機(jī)文件，設(shè)備安裝、調(diào)試記錄、驗(yàn)收單、移交清冊(cè)等重要檔案材料缺失，從而影響設(shè)備檔案的質(zhì)量和設(shè)備的使用。
1.3是檔案材料不完整。例如員工入職表中本人簽名、填表時(shí)間、審核簽字不齊全；裝修備案表中裝修內(nèi)容填寫(xiě)不完整。
1.4是檔案管理不夠規(guī)范。材料排序雜亂無(wú)章。很多檔案中多年來(lái)形成的檔案材料簡(jiǎn)單地塞到檔案袋中，沒(méi)有進(jìn)行過(guò)整理和排序。
1.5是檔案材料缺失責(zé)任不清。由于檔案管理工作不規(guī)范，檔案材料在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中手續(xù)不健全，對(duì)缺失的檔案材料互相推委，造成檔案材料收集、補(bǔ)充工作異常困難。。。
2.物業(yè)檔案管理工作存在問(wèn)題的主要原因
針對(duì)當(dāng)前物業(yè)檔案工作存在的主要問(wèn)題，究其根源，主要有五個(gè)方面的原因：
2.1是對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視。企業(yè)一般都制定了較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少或是沒(méi)有，相關(guān)的制度和檢查考核措施沒(méi)有。在物業(yè)目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒(méi)有將檔案管理納入目標(biāo)考核。尤其是一些基層物業(yè)檔案管理人員存在對(duì)物業(yè)檔案“只存不管”的現(xiàn)象。
2.2是檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，責(zé)任心不夠、業(yè)務(wù)不精。很多檔案材料的缺失應(yīng)歸責(zé)于檔案管理人員沒(méi)有及時(shí)地將檔案材料收集、歸檔，有的甚至不清楚哪些材料應(yīng)該入檔，哪些材料不應(yīng)該入檔。
2.3是工作規(guī)范性不強(qiáng)，檔案管理格局混亂，職能不明確，機(jī)構(gòu)不健全。很多企業(yè)的部門(mén)檔案都是自行管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門(mén)管理檔案的格局，比如業(yè)主檔案由客服部管理，工程檔案則放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分檔案。因此，在人員調(diào)動(dòng)和檔案借閱的過(guò)程中極容易造成檔案流失。
2.4是物業(yè)企業(yè)管理人員的檔案意識(shí)普遍較差，未將檔案管理與企業(yè)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展?，F(xiàn)在企業(yè)很多中層管理人員甚至包括高層管理人員都沒(méi)有檔案管理意識(shí)，在物業(yè)近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對(duì)物業(yè)規(guī)模、設(shè)施設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)劃，而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與業(yè)務(wù)同步發(fā)展，檔案管理水平滯后，而且部分人員在對(duì)檔案材料的收集過(guò)程中不積極配合，持無(wú)所謂態(tài)度。
3.解決物業(yè)檔案管理工作存在問(wèn)題的對(duì)策
通過(guò)對(duì)當(dāng)前物業(yè)檔案工作中存在的問(wèn)題及主要原因的分析，我認(rèn)為，要進(jìn)一步做好物業(yè)檔案工作應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
3.1要從上至下加強(qiáng)檔案意識(shí)
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)物業(yè)檔案工作高度重視，通過(guò)完善制度，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，切實(shí)做到把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標(biāo)管理的重要考核依據(jù)。要通過(guò)組織參加檔案知識(shí)培訓(xùn)、答卷等有效措施增強(qiáng)全體物業(yè)管理人員的檔案意識(shí)，達(dá)到人人關(guān)心檔案工作，人人支持檔案工作。
3.2要加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和奉獻(xiàn)意識(shí)
要安排綜合素質(zhì)高、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、工作認(rèn)真扎實(shí)、富有奉獻(xiàn)精神的人員從事物業(yè)檔案管理工作。物業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，檔案管理人員應(yīng)具備細(xì)心、耐心和恒心，把檔案工作當(dāng)成一項(xiàng)事業(yè)。要保證檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，切實(shí)為做好企業(yè)檔案管理工作提供充分的保障。
3.3要完善制度，進(jìn)一步規(guī)范工作程序
檔案管理制度是檔案管理工作的重要依據(jù)，需要不斷科學(xué)化、規(guī)范化，需要不斷完善改進(jìn)，同時(shí)需要根據(jù)項(xiàng)目管理狀況不斷創(chuàng)新，只有這樣才能更好的管理檔案。檔案工作應(yīng)由專門(mén)的人員進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，建立起一個(gè)完整的檔案管理體系。這個(gè)體系要始終規(guī)范檔案工作，要對(duì)檔案管理的實(shí)際效果進(jìn)行檢查和監(jiān)督，并且做到檔案信息共享。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，并結(jié)合實(shí)際制定切實(shí)可行的具體措施，抓好物業(yè)檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，使物業(yè)檔案工作走上規(guī)范化管理軌道。同時(shí)，在工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行工作規(guī)程，做到手續(xù)完備，為物業(yè)檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。
3.4要強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)
統(tǒng)一大家的思想認(rèn)識(shí)，引起公司員工特別是基層檔案工作者對(duì)檔案工作的重視。上級(jí)部門(mén)應(yīng)加大對(duì)基層物業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，使之能接受到更多更新的專業(yè)知識(shí)及管理技能。在物業(yè)人才培養(yǎng)中，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育納入計(jì)劃，提高檔案管理人員的管理水平，改變思想觀念，建立檔案管理人才梯隊(duì)，緊跟時(shí)代的發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理手段，激發(fā)工作活力。
3.5要開(kāi)發(fā)檔案資源，為物業(yè)管理工作服務(wù)
通過(guò)檔案深層次開(kāi)發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，為物業(yè)管理及物業(yè)使用人服務(wù)。。同時(shí)，通過(guò)利用檔案為物業(yè)創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在物業(yè)管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。
綜上所述，物業(yè)檔案管理工作面臨深刻的變化，我們必須正確認(rèn)識(shí)存在的問(wèn)題和尋求切實(shí)可行的對(duì)策。因此，作為物業(yè)管理從業(yè)人員只有正視現(xiàn)實(shí)，及時(shí)調(diào)整管理思路，積極改進(jìn)檔案管理的方法，與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)形勢(shì)的要求。
【關(guān)鍵詞】任務(wù)驅(qū)動(dòng)；工作過(guò)程；物業(yè)檔案管理；學(xué)習(xí)領(lǐng)域；學(xué)習(xí)情境；總體設(shè)計(jì)
一、引言
《物業(yè)檔案管理》是高職院校物業(yè)管理專業(yè)開(kāi)設(shè)的主要專業(yè)課之一。作為一門(mén)兼具理論性與實(shí)踐操作性的課程，直接為培養(yǎng)學(xué)生的物業(yè)檔案管理素質(zhì)服務(wù)，不僅使其能夠勝任現(xiàn)階段的物業(yè)管理工作，而且能夠適應(yīng)物業(yè)檔案管理工作在相當(dāng)程度上發(fā)展和提高的要求。通過(guò)本課程的教學(xué)，要求學(xué)生掌握物業(yè)管理工作中檔案管理的原則、理論，認(rèn)識(shí)物業(yè)檔案管理的意義，掌握物業(yè)檔案實(shí)體管理的具體操作方法如收集、整理、鑒定、保管、利用等，并能夠進(jìn)行檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作。
然而，長(zhǎng)期以來(lái)，高職物業(yè)檔案管理課并沒(méi)有沖出學(xué)科體系的藩籬：教學(xué)內(nèi)容，還是傳統(tǒng)本科壓縮餅干式教學(xué)；在教學(xué)方法上，還是簡(jiǎn)單的以課堂教學(xué)為主的知識(shí)灌輸型：在教學(xué)重心上，還是偏理論，輕操作，以教師、課堂、教材為中心；在主觀能動(dòng)上，沒(méi)有導(dǎo)向，還是教師主動(dòng)的在“教”，學(xué)生被動(dòng)的在“學(xué)”，等等。沒(méi)有突出高職院校培養(yǎng)高層次的技能型、實(shí)用型、操作型人才的特點(diǎn)，有礙于對(duì)學(xué)生應(yīng)用能力和綜合能力的培養(yǎng)[1]。
高職院校物業(yè)檔案管理課程的改革勢(shì)在必行，以任務(wù)驅(qū)動(dòng)，工作過(guò)程導(dǎo)向的學(xué)習(xí)情境設(shè)計(jì)，是物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域教學(xué)改革的創(chuàng)新思路。
二、任務(wù)驅(qū)動(dòng)的目標(biāo)性教學(xué)
任務(wù)驅(qū)動(dòng)的目標(biāo)教學(xué)，使學(xué)生有具體的學(xué)習(xí)任務(wù)和明確的教學(xué)目標(biāo)，是以學(xué)習(xí)型工作任務(wù)為核心來(lái)訓(xùn)練專業(yè)技能并構(gòu)建專業(yè)理論知識(shí)的教學(xué)改革。
任務(wù)驅(qū)動(dòng)的目標(biāo)教學(xué)，其核心思想是將物業(yè)檔案管理專業(yè)知識(shí)與學(xué)習(xí)型工作任務(wù)整合進(jìn)行學(xué)習(xí)。采用技能知識(shí)一體化，理論實(shí)踐一體化，教學(xué)做一體化的教學(xué)組織形式，將知識(shí)分布于各個(gè)學(xué)習(xí)任務(wù)之中。物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域的每個(gè)學(xué)習(xí)情景，布置適量的物業(yè)檔案管理工作任務(wù)，也就是學(xué)習(xí)任務(wù)，以任務(wù)為切入點(diǎn)，明確要獲取的知識(shí)、技能和職業(yè)素養(yǎng)，使學(xué)生有目的的在完成實(shí)際的工作任務(wù)過(guò)程中理解物業(yè)檔案專業(yè)知識(shí)，掌握物業(yè)檔案管理技術(shù)與技巧，學(xué)會(huì)物業(yè)檔案管理方法與技能，從而構(gòu)建屬于自己的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)結(jié)構(gòu)，為就業(yè)與將來(lái)的職業(yè)生涯奠定良好的基礎(chǔ)。
任務(wù)驅(qū)動(dòng)要與專業(yè)課程的進(jìn)度相結(jié)合，從物業(yè)管理工程項(xiàng)目實(shí)際出發(fā)，收集、管理檔案信息資源，既能促進(jìn)、鞏固物業(yè)管理專業(yè)課程的學(xué)習(xí)，又能完成物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)任務(wù)，提高學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣、主動(dòng)性、積極性與自主性。
三、基于工作過(guò)程的教學(xué)分析
1. 工作過(guò)程與職業(yè)教育。廣義的工作過(guò)程指的是旨在實(shí)現(xiàn)確定目標(biāo)的生產(chǎn)活動(dòng)和服務(wù)活動(dòng)的順序。狹義的工作過(guò)程則是指向物質(zhì)產(chǎn)品生產(chǎn)的順序。工作過(guò)程是“在企業(yè)里為完成一件工作任務(wù)并獲得工作成果而進(jìn)行的一個(gè)完整的工作程序[2]”；工作過(guò)程的特點(diǎn)：“是一個(gè)綜合的、時(shí)刻處于運(yùn)動(dòng)狀態(tài)但結(jié)構(gòu)相對(duì)固定的系統(tǒng)”；實(shí)現(xiàn)工作過(guò)程的步驟：資訊、決策、計(jì)劃、實(shí)施、檢查、評(píng)價(jià)[3]。
基于工作過(guò)程的職業(yè)教育，在教學(xué)設(shè)計(jì)上解構(gòu)了傳統(tǒng)的學(xué)科體系，構(gòu)建了符合職業(yè)能力形成規(guī)律的職業(yè)教育模式，實(shí)現(xiàn)學(xué)科體系知識(shí)的解構(gòu)與行動(dòng)體系知識(shí)的重構(gòu)?；诠ぷ鬟^(guò)程的學(xué)習(xí)情意，通過(guò)任務(wù)的形式將知識(shí)點(diǎn)貫穿起來(lái)，知識(shí)的總量不變，只是排序發(fā)生變化，學(xué)生通過(guò)多個(gè)任務(wù)的完成，不僅積累了經(jīng)驗(yàn)，而且掌握了知識(shí)與工作的技能。
基于工作過(guò)程的職業(yè)教育，教學(xué)實(shí)施的六個(gè)步驟即基于實(shí)現(xiàn)工作過(guò)程的步驟：資訊、決策、計(jì)劃、實(shí)施、檢查、評(píng)價(jià)。這是工作過(guò)程系統(tǒng)化課程結(jié)構(gòu)相對(duì)固定的六步驟，相對(duì)而言是不變的，變化的是時(shí)刻處于運(yùn)動(dòng)狀態(tài)之中的構(gòu)成工作過(guò)程的六要素：對(duì)象、內(nèi)容、手段、組織、產(chǎn)品、環(huán)境。
2. 職業(yè)實(shí)際工作過(guò)程與任務(wù)。物業(yè)檔案管理員（職業(yè)資格證書(shū)稱檔案業(yè)務(wù)人員）具體的工作過(guò)程：文件管理檔案收集檔案鑒定檔案整理編目與著錄檔案保管檔案編研提供利用統(tǒng)計(jì)分析。
物業(yè)檔案管理典型工作任務(wù)：文件編印與收發(fā)；檔案的接收與征集；鑒定檔案資料價(jià)值；檔案裝訂、分類、排列、編號(hào)、立卷；檔案數(shù)字加工；檔案信息化建設(shè)；檔案庫(kù)房管理；檔案檢索調(diào)卷與利用；統(tǒng)計(jì)分析。
3.基于工作過(guò)程的教學(xué)環(huán)節(jié)。物業(yè)檔案管理普適性的工作過(guò)程：資訊決策計(jì)劃實(shí)施檢查評(píng)價(jià)。
任務(wù)驅(qū)動(dòng)工作過(guò)程導(dǎo)向的物業(yè)檔案管理教學(xué)環(huán)節(jié)：明確學(xué)習(xí)性工作任務(wù)制定工作策略執(zhí)行任務(wù)調(diào)整修正完成任務(wù)考核評(píng)定。
物業(yè)檔案管理專業(yè)抽象的普適性工作過(guò)程、具體的工作過(guò)程與教學(xué)過(guò)程的比較分析見(jiàn)表1。
四、學(xué)習(xí)情境總體設(shè)計(jì)
學(xué)習(xí)領(lǐng)域，是工作過(guò)程導(dǎo)向的課程方案（課程名稱），是一個(gè)由職業(yè)能力描述的學(xué)習(xí)目標(biāo)、工作任務(wù)陳述的學(xué)習(xí)內(nèi)容和實(shí)踐理論綜合的學(xué)習(xí)時(shí)間（基本學(xué)時(shí)）三部分構(gòu)成的學(xué)習(xí)單元；學(xué)習(xí)情境，是工作過(guò)程導(dǎo)向的課程教學(xué)（實(shí)施方案），是在工作任務(wù)及其工作過(guò)程的背景下，將學(xué)習(xí)領(lǐng)域中的能力目標(biāo)和學(xué)習(xí)內(nèi)容進(jìn)行基于教學(xué)論和方法論轉(zhuǎn)換后，在學(xué)習(xí)領(lǐng)域框架內(nèi)構(gòu)成的“小型”的主題學(xué)習(xí)單元，例如，項(xiàng)目、任務(wù)、案例產(chǎn)品等[4]。
2007年以來(lái)，以國(guó)家示范性高等職業(yè)院校引領(lǐng)的基于工作過(guò)程化教學(xué)模式的改革，取得了很大的成果。改革中，學(xué)習(xí)情境設(shè)計(jì)的載體呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)，其載體可以是項(xiàng)目、任務(wù)、案例、設(shè)備、產(chǎn)品、構(gòu)件、零件、部件、系統(tǒng)、工序、場(chǎng)地、材料、活動(dòng)、現(xiàn)象、問(wèn)題、癥狀、業(yè)務(wù)領(lǐng)域、客源……等等。
1. 學(xué)習(xí)情境設(shè)計(jì)思路。檔案工作系統(tǒng)是由輸入、輸出、反饋三個(gè)子系統(tǒng)中的八個(gè)工作環(huán)節(jié)即收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、利用、統(tǒng)計(jì)，形成一個(gè)結(jié)構(gòu)清晰、功能多樣的檔案工作系統(tǒng)。從檔案的形成到檔案的保管利用，是一個(gè)專業(yè)性的有序化工作過(guò)程。
任務(wù)驅(qū)動(dòng)工作過(guò)程導(dǎo)向的高職物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域?qū)W習(xí)情境的設(shè)計(jì)，根據(jù)檔案管理職業(yè)程序性很強(qiáng)的特點(diǎn)，以物業(yè)檔案工作過(guò)程為載體設(shè)計(jì)學(xué)習(xí)情境，即以物業(yè)檔案專業(yè)工作的程序進(jìn)行設(shè)計(jì)。
基于完整的工作過(guò)程來(lái)設(shè)計(jì)學(xué)習(xí)情境。學(xué)習(xí)領(lǐng)域是課程的名稱，即物業(yè)檔案管理課，它是是完整的獨(dú)立的工作過(guò)程；學(xué)習(xí)情境是對(duì)學(xué)習(xí)領(lǐng)域的具體化，根據(jù)完整工作過(guò)程的思維分解學(xué)習(xí)領(lǐng)域?yàn)楦鱾€(gè)小型的主題學(xué)習(xí)單元，每個(gè)學(xué)習(xí)情境也是一個(gè)完整的工作過(guò)程；每個(gè)學(xué)習(xí)情境都要完成一個(gè)以上的學(xué)習(xí)型任務(wù)，每個(gè)任務(wù)也是一個(gè)完整的工作過(guò)程。
2. 學(xué)習(xí)情境總體設(shè)計(jì)。大多數(shù)的物業(yè)檔案管理員都兼做文案，所以，在物業(yè)檔案管理學(xué)習(xí)領(lǐng)域?qū)W習(xí)情景的設(shè)計(jì)在檔案的工作環(huán)節(jié)前增加了文件管理，最后增加了現(xiàn)代化管理，因此，基于工作過(guò)程的學(xué)習(xí)情景設(shè)計(jì)了10個(gè)學(xué)習(xí)情境：學(xué)習(xí)情境1文件管理；學(xué)習(xí)情境2檔案收集；學(xué)習(xí)情境3檔案鑒定；學(xué)習(xí)情境4檔案整理；學(xué)習(xí)情境5編目與著錄；學(xué)習(xí)情境6檔案保管；學(xué)習(xí)情境7檔案編研；學(xué)習(xí)情境8提供利用；學(xué)習(xí)情境9統(tǒng)計(jì)分析；學(xué)習(xí)情境10現(xiàn)代化管理。每個(gè)學(xué)習(xí)情境都有一組，即1個(gè)以上的學(xué)習(xí)任務(wù)。見(jiàn)表2。
在學(xué)習(xí)情境的總體設(shè)計(jì)上，縱向的學(xué)習(xí)情境是以物業(yè)檔案管理具體的工作過(guò)程為載體，組織各個(gè)學(xué)習(xí)情境之間的順序：除學(xué)習(xí)情境10之外，從學(xué)習(xí)情境1到學(xué)習(xí)情境9，是一個(gè)完整的具體的物業(yè)檔案工作過(guò)程：文件管理檔案收集檔案鑒定檔案整理編目與著錄檔案保管檔案編研提供利用統(tǒng)計(jì)分析；橫向的學(xué)習(xí)型工作任務(wù)，也是物業(yè)檔案管理職業(yè)中典型的工作任務(wù)，同樣是基于物業(yè)管理工作過(guò)程設(shè)計(jì)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 王雅南.以任務(wù)為導(dǎo)向的高職院校信息檢索課工作過(guò)程化教學(xué)改革研究.圖書(shū)情報(bào)工作，2009，（23）：91-94.
[2] 姜大源.職業(yè)教育學(xué)研究新論.北京： 教育科學(xué)出版社，2007：18.
[3] 姜大源. 職業(yè)教育與課程開(kāi)發(fā). ，2010-05-01.
注：
本文為2012年四川省教育廳人文社會(huì)科學(xué)圖書(shū)檔案學(xué)科研項(xiàng)目論文之一，項(xiàng)目名稱：基于工作過(guò)程的高校檔案專業(yè)課程教學(xué)改革實(shí)踐研究，項(xiàng)目編號(hào)：12SB267。
【關(guān)鍵詞】物業(yè)管理；物業(yè)檔案；和諧社會(huì)；保障
【中圖分類號(hào)】TU942.62 【文章標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1326-3587（2012）04-0159-01
檔案管理是物業(yè)公司的各項(xiàng)管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本文筆者通過(guò)對(duì)物業(yè)檔案的特點(diǎn)、發(fā)展趨勢(shì)、社會(huì)功用的解讀，來(lái)闡述物業(yè)檔案在物業(yè)管理中和促進(jìn)社會(huì)和諧上的作用，來(lái)說(shuō)明物業(yè)檔案管理工作在物業(yè)管理工作中的重要性。
一、物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化
1、物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的含義和內(nèi)容。管理現(xiàn)代化就是把管理工作信息化和最優(yōu)化。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，無(wú)論是物業(yè)管理還是檔案管理，都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn)，物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢(shì)。
2、物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)家檔案局編制的《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》大致涵蓋了檔案管理工作領(lǐng)域內(nèi)所有的標(biāo)準(zhǔn)。
3、現(xiàn)代化對(duì)物業(yè)檔案工作人員的要求。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過(guò)程，這一過(guò)程也要求檔案人員不斷提高自身的素質(zhì)，包括思想意識(shí)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和操作技能等。
二、物業(yè)檔案的特點(diǎn)
1、檔案種類多樣化。由于物業(yè)檔案的主體包括物業(yè)服務(wù)公司、物業(yè)服務(wù)人員、物業(yè)的使用者、物業(yè)的開(kāi)發(fā)商、設(shè)計(jì)者、工程設(shè)計(jì)方、承建商，以及政府有關(guān)部門(mén)如計(jì)委、國(guó)土局和房管局、城市規(guī)劃局等單位。
2、載體形式多樣化。物業(yè)檔案種類的多樣化決定了物業(yè)檔案形式多樣，主要有圖、文字、卡、冊(cè)、表。其中“，圖”是指根據(jù)實(shí)際需要繪制的各類平面圖、示意圖。
3、檔案的動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)。物業(yè)可能需要進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)，業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承等權(quán)屬變更而變更，住戶更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動(dòng)。
4、公開(kāi)性和隱秘性并存。物業(yè)檔案具有一定的公開(kāi)性，因?yàn)槲飿I(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對(duì)物業(yè)進(jìn)行管理的情況，這部分檔案內(nèi)容對(duì)與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來(lái)說(shuō)都是公開(kāi)的，如物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。
5、檔案的完整性。物業(yè)管理專門(mén)檔案是以一個(gè)物業(yè)單位為對(duì)象組織案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進(jìn)去，體現(xiàn)出一種完整性。
6、和人們的日常生活息息相關(guān)。物業(yè)管理活動(dòng)是圍繞人們的日常生活而開(kāi)展的，沒(méi)有哪一種檔案會(huì)像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。物業(yè)檔案則會(huì)隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動(dòng)的需要而不斷地被調(diào)閱。
三、物業(yè)檔案的作用
物業(yè)檔案最重要的內(nèi)容是物業(yè)管理專門(mén)檔案，它包括兩個(gè)部分：一部分是物業(yè)本身的檔案，包括開(kāi)發(fā)建設(shè)成果的記錄和物業(yè)公司接管后對(duì)物業(yè)進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)和更新改造情況記錄；另一部分是物業(yè)業(yè)主和住用人的檔案，包括業(yè)主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯(lián)絡(luò)電話或地址、租金、管理費(fèi)繳交情況等。物業(yè)檔案的作用主要體現(xiàn)在這兩部分檔案上。
四、當(dāng)前物業(yè)管理行業(yè)存在的主要問(wèn)題
1、企業(yè)規(guī)?？傮w偏小。由于房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)規(guī)模普遍較小，開(kāi)發(fā)方大多自行組建物管公司或成立物業(yè)管理處等，造成了一般物業(yè)企業(yè)難以快速實(shí)現(xiàn)高規(guī)格、大規(guī)模發(fā)展，企業(yè)規(guī)?？傮w偏小的現(xiàn)狀。
2、物管投訴多，社會(huì)認(rèn)可程度低。物業(yè)投訴產(chǎn)生的重要原因，一方面是物管企業(yè)提供的服務(wù)和住戶期望與理解產(chǎn)生了一定差距。另一方面是開(kāi)發(fā)方?jīng)]有足夠重視所建物業(yè)后期管理須要的客觀條件與運(yùn)作成本。還有政府未下力氣引導(dǎo)群眾對(duì)物業(yè)管理消費(fèi)形成正確認(rèn)識(shí)，造成其社會(huì)認(rèn)可度偏低。
我們應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)物業(yè)檔案管理在推動(dòng)和諧社會(huì)的建立上的重要作用，物業(yè)檔案管理對(duì)構(gòu)建和諧社會(huì)主要有以下三方面社會(huì)功能：
一、它具有教化和益智的社會(huì)功能
現(xiàn)代物業(yè)管理追求的是一種小區(qū)的情調(diào)、小區(qū)的感覺(jué)、小區(qū)的文化與品味，使住戶有一種情感的歸屬。這樣的物業(yè)管理，能增長(zhǎng)住戶的見(jiàn)識(shí)，開(kāi)闊視野，陶冶情操，在潛移默化中提高居民的素養(yǎng)。應(yīng)盡可能多地提供特色服務(wù)，努力做到“人無(wú)我有，人有我新”。比如在小區(qū)內(nèi)可建立局域網(wǎng)，物業(yè)公司通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向業(yè)主和使用人及時(shí)各種服務(wù)通知和信息，同時(shí)也利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)加強(qiáng)物業(yè)公司和業(yè)主，以及業(yè)主和業(yè)主之間的溝通。只有通過(guò)這些普通小區(qū)沒(méi)有的特色服務(wù)，才可以提升小區(qū)的管理品位。
二、具有促進(jìn)居民身心健康的功能
在衣食無(wú)憂的現(xiàn)代都市人群中，追求舒適、個(gè)性的生活小區(qū)正成為人們更高層次需求的集中表現(xiàn)。生活在高檔小區(qū)，享受著高檔物業(yè)管理，能產(chǎn)生“物我兩忘”的身心體驗(yàn)。這樣人就會(huì)心情舒暢，心胸開(kāi)闊，身心健康，提高生活質(zhì)量。因此，就要求物業(yè)公司首先在人員的選擇上，應(yīng)根據(jù)崗位的要求，制定嚴(yán)格的錄用標(biāo)準(zhǔn)，把好進(jìn)人關(guān)。比如對(duì)管理人員，應(yīng)盡可能地選用那些具有酒店管理經(jīng)驗(yàn)的，利用他們良好的服務(wù)意識(shí)，增加物業(yè)服務(wù)的內(nèi)在品質(zhì)。在安全護(hù)衛(wèi)隊(duì)員的選擇上，除了外形的要求，還要在其綜合素質(zhì)，思想品質(zhì)等方面進(jìn)行嚴(yán)格的考察和篩選，并輔以不斷的培訓(xùn)，提高其工作責(zé)任心，以最大限度地保證小區(qū)的安全。
三、具有社交和繁榮文化的功能
關(guān)鍵詞：高職院校；物業(yè)管理；檔案
中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1002-7661（2014）02-0026-02
高職院校中的物業(yè)管理是高等院校教育體系改革后的產(chǎn)物，用途就是將學(xué)校中的環(huán)境、房屋設(shè)施維護(hù)、衛(wèi)生問(wèn)題等由學(xué)校管理轉(zhuǎn)變到社會(huì)物業(yè)管理的形式。以規(guī)范、社會(huì)性、專業(yè)性的物業(yè)管理準(zhǔn)則?？梢员Ｕ蠈W(xué)校教育工作的順利研究，給師生們一個(gè)良好的校園環(huán)境的同時(shí)，也提高了社會(huì)的經(jīng)濟(jì)效益。高職院校中的工作文件種類繁多且復(fù)雜，這就給了檔案工作加大了難度。那么高職院校中的物業(yè)管理需不需要檔案管理呢，回答則是必然的。
一、高職院校的物業(yè)管理工作
1、物業(yè)管理的定義
物業(yè)這兩個(gè)詞多在企業(yè)單位跟家庭小區(qū)中出現(xiàn)，在高職院校中出現(xiàn)還是最近剛剛興起。物業(yè)的含義是擁有的財(cái)產(chǎn)和擁有物以及房地產(chǎn)等資產(chǎn)，它的范疇特別廣泛。物業(yè)是指已建造完成和已經(jīng)被使用的建筑類和相關(guān)的配套設(shè)備以及場(chǎng)地。而物業(yè)管理是指招聘物業(yè)服務(wù)方，業(yè)主和物業(yè)服務(wù)方制定物業(yè)合同，對(duì)指定的財(cái)務(wù)資產(chǎn)、房屋以及指定場(chǎng)地進(jìn)行維護(hù)，以及對(duì)業(yè)主擁有的房屋、資產(chǎn)、設(shè)備進(jìn)行的管理工作。
2、高職院校中的物業(yè)管理
高職院校中的物業(yè)管理工作形式繁多、內(nèi)容豐富。簡(jiǎn)單的說(shuō)就是對(duì)學(xué)生公寓、圖書(shū)館、體育場(chǎng)、食堂、教學(xué)樓、辦公樓等場(chǎng)所進(jìn)行維護(hù)管理化，以及學(xué)校的生態(tài)環(huán)境也要定期進(jìn)行維護(hù)。高職院校中的物業(yè)管理工作必須要結(jié)合學(xué)校的基本情況，而不是完全效仿社會(huì)中的物業(yè)管理，應(yīng)該在社會(huì)中物業(yè)管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合院校的自身情況，優(yōu)化院校物業(yè)管理工作，目的是維護(hù)校園環(huán)境及秩序，以市場(chǎng)效益為本，集中管理、經(jīng)營(yíng)和服務(wù)為一體，使其具有市場(chǎng)性和專業(yè)性、社會(huì)化三者為一體的物業(yè)管理新體系。
由于高職院校中的物業(yè)管理工作范圍廣泛且復(fù)雜，物業(yè)管理人員數(shù)過(guò)多難管理，于是物業(yè)管理中的檔案工作的開(kāi)展就有了意義，這樣可以規(guī)范整個(gè)物業(yè)管理工作。對(duì)每一處設(shè)施的維修和學(xué)校需要的支出都做好檔案記錄工作，優(yōu)化物業(yè)管理工作的質(zhì)量，開(kāi)拓一個(gè)檔案服務(wù)新趨勢(shì)。
二、檔案管理的重要性
1、物業(yè)檔案
物業(yè)檔案就是在物業(yè)服務(wù)中體現(xiàn)物業(yè)狀況的媒介，以體現(xiàn)物業(yè)部門(mén)對(duì)業(yè)主的服務(wù)情況，對(duì)服務(wù)的內(nèi)容進(jìn)行有價(jià)值的記錄。物業(yè)檔案可以體現(xiàn)某一項(xiàng)物業(yè)服務(wù)的綜合情況，是物業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)及憑證。
物業(yè)檔案的內(nèi)容包括物業(yè)部門(mén)自己的檔案，以及發(fā)展構(gòu)建的成果和對(duì)接管的物業(yè)進(jìn)行的服務(wù)、管理、維護(hù)記錄的檔案。物業(yè)檔案的形式具有多樣性，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)也走進(jìn)了檔案工作中來(lái)，利用信息技術(shù)更加系統(tǒng)的進(jìn)行檔案工作?？梢员苊鈾n案繁多，查找不便且容易弄亂的缺點(diǎn)。
檔案管理與其他管理工作一樣都是高職院中的重要組成部分，是高職院發(fā)展不可缺少的重要部門(mén)。近年來(lái)我國(guó)開(kāi)始大力發(fā)展高校教育事業(yè)，而高職院校每年的學(xué)生、教師職工的檔案數(shù)據(jù)都會(huì)有很大的變動(dòng)。且隨著高職院校物業(yè)管理的發(fā)展，物業(yè)管理開(kāi)始扎根在高職院校中，成為了院校中必不可缺少的重要環(huán)節(jié)。
2、物業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題
通過(guò)深入了解一些高職院校中的物業(yè)檔案管理工作，我們不難發(fā)現(xiàn)其中還有很多顯見(jiàn)的共性問(wèn)題，有一部分的檔案管理工作不夠規(guī)范，物業(yè)檔案工作的質(zhì)量也沒(méi)有達(dá)到一定的要求。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1、檔案資料有缺漏，資料不完整，檔案內(nèi)容沒(méi)有及時(shí)更新。2、檔案資料的存放沒(méi)有科學(xué)依據(jù)，有些檔案只是被隨意簡(jiǎn)單的放在檔案袋中，沒(méi)有按時(shí)間以及內(nèi)容進(jìn)行合理的排序和歸檔，在查找檔案時(shí)耗時(shí)又費(fèi)力。3、檔案資料管理中，進(jìn)行交接工作時(shí)由于交接手續(xù)不健全會(huì)造成檔案缺失的問(wèn)題，這就是檔案管理工作不規(guī)范的體現(xiàn)，當(dāng)檔案資料缺失后，無(wú)法追究個(gè)人責(zé)任。
3、加強(qiáng)檔案管理工作的措施
（1）物業(yè)管理中的職工對(duì)于檔案管理工作沒(méi)有一定的認(rèn)識(shí)度，所以要加強(qiáng)職工們的檔案管理意識(shí)?？梢圆扇〗M織培訓(xùn)的方法，將檔案管理工作與物業(yè)質(zhì)量聯(lián)系到一起，培養(yǎng)職工對(duì)檔案管理工作的參與性與積極性。
（2）可以建立一個(gè)檔案管理制度，通過(guò)規(guī)范、檢查、監(jiān)督三者為一體的方式來(lái)完善這個(gè)制度，并且要結(jié)合實(shí)際情況采取相應(yīng)的管理措施。
（3）做好物業(yè)檔案管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期的任務(wù)，隨著高職院校的不斷發(fā)展，物業(yè)檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理人員要清晰認(rèn)識(shí)，有一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的思路和規(guī)劃。
4、物業(yè)檔案的作用
隨著高職院校中物業(yè)管理工作的深入，物業(yè)檔案的作用越來(lái)越明顯起來(lái)，也越來(lái)越受到更多物業(yè)管理人士的關(guān)注。城市化建設(shè)發(fā)展迅速，不但學(xué)校外界對(duì)物業(yè)管理的需求越來(lái)越大，高校對(duì)物業(yè)管理的需要也愈來(lái)愈明顯，作為物業(yè)管理中的重要組成部分，物業(yè)檔案是對(duì)這些工程技術(shù)以及設(shè)備維護(hù)的一個(gè)憑證，可避免不必要麻煩的發(fā)生，如果物業(yè)管理中出現(xiàn)了數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，就可以利用檔案及時(shí)找到解決的良策。通過(guò)檔案，物業(yè)可以清楚的了解學(xué)校最近的物業(yè)需要，起到省時(shí)省力的效果。同時(shí)，當(dāng)學(xué)校與物業(yè)方有不必要的合同糾紛時(shí)，檔案就可以做一個(gè)調(diào)解師，來(lái)解決學(xué)校與物業(yè)之間的矛盾糾紛，從而使物業(yè)管理工作正常有序的進(jìn)行。
結(jié)語(yǔ)： 高職院校物業(yè)管理工作的開(kāi)展表明著經(jīng)濟(jì)探索邁出的重要一步，物業(yè)管理中的檔案工作給物業(yè)管理帶來(lái)了更多的便利條件。筆者認(rèn)為高職院校中的物業(yè)檔案工作還需要進(jìn)一步的探索及研究，高校與物業(yè)部門(mén)應(yīng)積極的探討其中的共性問(wèn)題，并找出解決的對(duì)策，發(fā)揮其全部的效益，建立一個(gè)新的物業(yè)管理體系和新工作機(jī)制，開(kāi)拓服務(wù)新領(lǐng)域，以推進(jìn)物業(yè)管理中檔案工作的良好發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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（一）綜合檔案館館藏檔案分類問(wèn)題
1、文書(shū)檔案為一個(gè)大類，大類內(nèi)按全宗管理；
2、專門(mén)檔案為一個(gè)大類，原屬科技檔案的建設(shè)項(xiàng)目檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等放入專門(mén)檔案內(nèi)，分別作為其中的一類，不再使用“科技檔案”類別名稱；
3、名人檔案作為一個(gè)大類，大類下按人頭管理。
（二）有關(guān)館藏
計(jì)算公式的問(wèn)題
檔案館工作標(biāo)準(zhǔn)中的二.（二）．1中的“館藏計(jì)算公式”是指該館文書(shū)檔案的收集總數(shù)。二．（三）．1中的“館藏檔案”是指文書(shū)檔案的總數(shù)。二.（七）.1的“鑒定”，包含開(kāi)放檔案的鑒定。
二、關(guān)于“單件歸檔”方法問(wèn)題
（一）單件歸檔方法的適用范圍問(wèn)題
學(xué)校中的教學(xué)文件材料，企業(yè)的黨群、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)文件材料等，能采用單件歸檔的方法歸檔的，建議都采用新的方法歸檔。
（二）對(duì)已實(shí)行文件材料歸檔方法改革的單位，其歸檔質(zhì)量原則上按《關(guān)于實(shí)施文件材料歸檔改革的主要做法》的要求進(jìn)行檢查。
（三）會(huì)議記錄必須編制頁(yè)碼。
（四）關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)件的歸檔
1、轉(zhuǎn)發(fā)件按“轉(zhuǎn)發(fā)件正本—轉(zhuǎn)發(fā)件定稿—被轉(zhuǎn)發(fā)件”的順序排列。
2、轉(zhuǎn)發(fā)件正本中所含的被轉(zhuǎn)發(fā)件的復(fù)制（眷?。┘?，可歸檔或不予歸檔。
（五）單份文件裝訂方法，允許采用不銹鋼釘?shù)姆椒ㄑb訂，但須確保不銹鋼釘?shù)馁|(zhì)量；短期檔案可以保留原裝訂材料不變；除《關(guān)于實(shí)施文件材料歸檔改革的主要做法》提出的裝訂方法外，各區(qū)還可以探索采用其他方法裝訂文件。
（六）關(guān)于文件處理單的歸檔
收、發(fā)文的文件處理單均應(yīng)保存；其排列位置視處理文件時(shí)的實(shí)際情況而定，可排在文件的前面，也可排在文件的后面；處理單應(yīng)計(jì)入文件總頁(yè)數(shù)中；處理單的幅面小于16開(kāi)的，也可不要求托裱。
（七）關(guān)于歸檔文件目錄
如已采用規(guī)范的檔案管理軟件，以計(jì)算機(jī)為主要檢索手段的，文件盒內(nèi)不要求放置歸檔文件目錄。
（八）關(guān)于盒號(hào)的問(wèn)題
原則上不要求編制檔案盒的盒號(hào)。
三、機(jī)關(guān)單位檔案工作問(wèn)題
關(guān)于編制書(shū)本式專題目錄的問(wèn)題：
如機(jī)關(guān)檔案管理已使用經(jīng)過(guò)國(guó)家檔案局測(cè)評(píng)的優(yōu)秀軟件，將全部黨政工團(tuán)檔案或主要專門(mén)檔案以文件級(jí)條目錄入電腦，同時(shí)專職（或?qū)Ｘ?zé)）檔案人員會(huì)使用該軟件，可不做書(shū)本式的專題目錄。
四、科技檔案工作問(wèn)題
（一）科技檔案的分類問(wèn)題
1、與工程項(xiàng)目關(guān)系密切的管理性文件的類別歸屬
申請(qǐng)立項(xiàng)的報(bào)告與批復(fù)、列入基建年度計(jì)劃的請(qǐng)示與批復(fù)、征地拆遷材料等，原件原則上應(yīng)歸入科技檔案整理。
2、負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目管理臨時(shí)機(jī)構(gòu)文件材料的類別歸屬
負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目管理臨時(shí)機(jī)構(gòu)如指揮部、基建辦等，在行政管理（含黨、政、工、團(tuán)）工作中形成的文件材料，歸入本單位的文書(shū)檔案。從籌建、報(bào)建、征地、施工管理、到設(shè)計(jì)變更、竣工驗(yàn)收等文件，則歸入該項(xiàng)目的基建檔案。
（二）科技檔案的整理方法
1、采用文字材料裝訂，圖紙不裝訂的方法整理
（1）文字材料和圖紙盡量分開(kāi)立卷、裝盒，一卷材料少者，可用薄盒裝放。
（2）原為圖、文同盒（卷），并已整理編號(hào)完畢者，應(yīng)將文字材料單份裝訂，一盒視作一卷，統(tǒng)一編卷內(nèi)目錄，每份文件及圖紙的首頁(yè)右上角加蓋檔號(hào)章。
（3）一個(gè)類別內(nèi)的文字材料和圖紙皆很少時(shí)，可采用圖、文同卷的方法，具體方法為：同一卷內(nèi)，反映同一問(wèn)題的文字材料在前，圖紙?jiān)诤螅詥畏菸募b訂，卷內(nèi)編“件號(hào)”。
（4）以一盒為一卷且不裝訂的科技檔案，盒內(nèi)可放或不放軟卷皮（案卷封面），但檔案盒正面、脊背項(xiàng)目?jī)?nèi)容和卷內(nèi)目錄、備考表等必須填寫(xiě)完備。
（5）檔案形成時(shí)已經(jīng)成本冊(cè)且有封面和目錄的（盡管封面格式不同于檔案卷皮），不需要再加檔案軟卷皮，只需在原封面上加蓋檔號(hào)章即可歸檔。
2、工程聯(lián)系單、修改通知單的組卷方法
（1）按文種或?qū)I(yè)立卷，卷內(nèi)按原編號(hào)排列，并按每張“聯(lián)系單”的“事由”錄入卷內(nèi)目錄條文。
（2）修改通知單數(shù)量少者，可放入被修改圖紙同一卷內(nèi)立卷。
3、施工原始記錄、竣工圖的歸檔份（套）數(shù)
施工原始記錄、竣工圖，一般各歸檔兩套。
4、基建檔案竣工圖的責(zé)任者
基建檔案竣工圖的責(zé)任者一般為施工單位。
5、圖紙目錄頁(yè)碼的編制
利用原來(lái)圖紙目錄作為卷內(nèi)目錄者，卷內(nèi)目錄不必編頁(yè)碼。另有卷內(nèi)目錄，原圖紙目錄作為一份文件裝訂，并在首頁(yè)加蓋檔號(hào)章。
6、圖紙折疊要求
（1）按A4幅面規(guī)格大小折疊；
（2）圖標(biāo)外露；
（3）圖面向內(nèi)，手風(fēng)琴式;
（4）折疊方法一致。
7、城建檔案“移交單”的處理
城建檔案“移交單”放本單位的全宗卷內(nèi)歸檔，保管期限為永久。
（三）跨區(qū)域項(xiàng)目基建檔案的驗(yàn)收與接收
跨市、區(qū)的基建項(xiàng)目應(yīng)根據(jù)需要收集、形成多套檔案；如屬重大建設(shè)項(xiàng)目，由市檔案行政管理部門(mén)組織檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，并由市檔案館接收一套完整的竣工檔案；所有跨市、區(qū)的基建項(xiàng)目除移交建設(shè)單位、使用（含管理）單位外，項(xiàng)目主管部門(mén)可根據(jù)管理需要，接收有關(guān)部分；牽涉城市規(guī)劃、建設(shè)、管理方面者，由市城建檔案館接收。
五、企業(yè)檔案工作問(wèn)題
（一）企業(yè)檔案原已進(jìn)行規(guī)范化管理，新形成的企業(yè)管理性文件，即黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)四大類檔案可合并為一類，稱為“企業(yè)管理”類，其類別號(hào)沿用原黨群檔案的類別號(hào)，其他類別號(hào)不變。
（二）企業(yè)檔案剛開(kāi)始進(jìn)行規(guī)范化管理，企業(yè)管理性文件（即黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)檔案）稱為“企業(yè)管理”類，其類別號(hào)用“1”或“A”，其他類別號(hào)按順序接排。
六、科技事業(yè)單位檔案工作問(wèn)題
（一）科技事業(yè)單位的考績(jī)檔案問(wèn)題
科技事業(yè)單位原未建立干部考績(jī)檔案者應(yīng)建立干部考績(jī)檔案，這類檔案可獨(dú)立成類，若在人事部門(mén)管理得好者，也可放在人事部門(mén)管理。
（二）醫(yī)院的病歷檔案問(wèn)題
醫(yī)院的病歷檔案，作為一個(gè)大類，獨(dú)立進(jìn)行整理和管理，醫(yī)院統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量時(shí)，不包括病歷檔案數(shù)量，但在醫(yī)院檔案管理辦法中應(yīng)將其作為醫(yī)院全部檔案的一個(gè)組成部分。
七、會(huì)計(jì)檔案的管理問(wèn)題
（一）會(huì)計(jì)憑證的整理要求
要折疊整齊，裝訂牢固，憑證封面各項(xiàng)目填寫(xiě)齊全，在空白處蓋上檔號(hào)章，并按要求將檔號(hào)章各欄目填寫(xiě)清楚，憑證起止張數(shù)是指記賬憑證數(shù)。
（二）會(huì)計(jì)賬簿的整理要求
以自然形成的一本作為一個(gè)案卷。固定賬薄不要拆去原封面；活頁(yè)賬薄可拆去原封面和空白頁(yè)，用“三孔一線”的方法裝訂；會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在啟用頁(yè)上方空白處蓋上檔號(hào)章。
（三）財(cái)務(wù)報(bào)告的整理要求
財(cái)務(wù)報(bào)告保持原樣，除去會(huì)生銹的金屬物，按年度、季（月）分別組卷，整本折疊。
八、照片檔案的管理問(wèn)題
（一）照片檔案的整理
照片檔案可沿襲區(qū)分保管期限、按“類別—年度”分類編號(hào)的方法整理，也可按以下方法進(jìn)行整理：
1、不要求區(qū)分保管期限，僅分為歸檔與不歸檔兩部分，歸檔的照片保管年限為長(zhǎng)期以上。
2、照片按“年度—問(wèn)題”進(jìn)行分類，在同一年度內(nèi)按照片的問(wèn)題結(jié)合形成時(shí)間排列。
3、按“類別號(hào)—冊(cè)號(hào)—張?zhí)枴钡哪Ｊ綄?duì)照片進(jìn)行編號(hào)。
（二）重要的數(shù)碼照片應(yīng)同時(shí)沖洗紙質(zhì)照片歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)標(biāo)明互見(jiàn)號(hào)。
（三）歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)刻錄成光盤(pán)，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。
（四）照片檔案的編目
1、以照片的自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目張?zhí)枺ǖ?張）
冊(cè)號(hào)（第5冊(cè)）
二級(jí)類目代號(hào)（照片）
一級(jí)類目代號(hào)（特殊載體檔案）
。
2、以一組照片為單位著錄時(shí)，題名應(yīng)根據(jù)題名擬寫(xiě)要素，簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映一組照片的基本內(nèi)容。
3、以一組照片為單位著錄時(shí)，照片號(hào)、底片號(hào)、頁(yè)號(hào)均應(yīng)著錄起止號(hào)；時(shí)間應(yīng)著錄起止時(shí)間；參見(jiàn)號(hào)、攝影者可以著錄多個(gè)。
（五）大幅照片的管理
1、對(duì)于照片冊(cè)放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號(hào)順序排列。如豎直放置，應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過(guò)5cm。以豎直放置為宜。
2、對(duì)大幅照片的說(shuō)明可另紙書(shū)寫(xiě)，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊(cè)內(nèi)編號(hào)，填寫(xiě)單張照片說(shuō)明，并注明其存放地址。
3、對(duì)于大幅照片、底片，應(yīng)在備注欄內(nèi)注明“大幅”和存放地址。
（六）底片號(hào)的編制方法
底片號(hào)編在底片袋上，除“F1”與“F2”的區(qū)分外，其余與照片同號(hào)，無(wú)底片者，在備注欄說(shuō)明。
九、關(guān)于機(jī)關(guān)檔案綜合管理考評(píng)
（一）如市檔案局委托各區(qū)檔案局（館）進(jìn)行檔案綜合管理升級(jí)預(yù)評(píng)，需按有關(guān)要求評(píng)出預(yù)評(píng)分。
（二）需加入以下有關(guān)檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件管理的考核內(nèi)容：
l、檔案管理軟件的配備情況；
2、錄入檔案條目的數(shù)量、比例（近五年的主要業(yè)務(wù)檔案）；
3、電子文件的收集和管理情況（*年以來(lái)的電子文件）；
4、檔案人員對(duì)計(jì)算機(jī)的熟悉情況。
十、其他業(yè)務(wù)問(wèn)題
（一）關(guān)于建立全宗卷問(wèn)題
1、各類型單位，包括企業(yè)、事業(yè)、機(jī)關(guān)等，特別是撤銷單位，應(yīng)按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《全宗卷規(guī)范》的要求，建立全宗卷。
關(guān)鍵詞：檔案管理;物資企業(yè);應(yīng)用;改進(jìn)
1檔案的價(jià)值
檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中直接形成的歷史記錄。檔案在內(nèi)容上是原始記錄，是信息和知識(shí)的源頭，一旦形成一般不能隨意修改。檔案不僅內(nèi)容紛繁，而且種類多樣，如文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。檔案的價(jià)值是檔案在利用過(guò)程中產(chǎn)生的實(shí)際效益。
1.1歷史文化價(jià)值
檔案的價(jià)值是“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”。檔案作為一種特殊的文獻(xiàn)，是人類活動(dòng)的產(chǎn)物，具有特殊的價(jià)值，其憑證價(jià)值是任何資料都無(wú)法替代的。檔案的珍貴在于原始性、真實(shí)性和多樣性。
1.2經(jīng)濟(jì)價(jià)值
對(duì)于人事檔案和業(yè)務(wù)檔案來(lái)說(shuō)，人事檔案記錄著一個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職務(wù)職稱以及個(gè)人的基本信息。這些材料已經(jīng)成為很多商家關(guān)注的目標(biāo)，往往擁有的信息越多，商家謀利的概率也就越高。業(yè)務(wù)檔案被視為企業(yè)重要的無(wú)形資產(chǎn)，是企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的組成部分，具有極高的市場(chǎng)價(jià)值。
1.3情報(bào)價(jià)值
傳統(tǒng)的檔案信息主要發(fā)揮參考價(jià)值和憑證價(jià)值。如今，越來(lái)越多的人已經(jīng)意識(shí)到檔案材料作為一種知識(shí)資源所具有的情報(bào)價(jià)值。企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)的重要組成部分，其完整的記錄了企業(yè)的宏觀和微觀發(fā)展情況，具有無(wú)可比擬的資源優(yōu)勢(shì)，也是情報(bào)信息的重要來(lái)源。
2檔案管理在物資企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的作用
物資企業(yè)的檔案是在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理是物資企業(yè)管理的一部分，是保存企業(yè)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。
2.1參考作用
檔案是物資企業(yè)發(fā)展的重要憑據(jù)，是企業(yè)發(fā)展的原始記錄。對(duì)重大項(xiàng)目的實(shí)施方案、計(jì)劃、策略、業(yè)務(wù)的評(píng)審材料等進(jìn)行保管，可為后續(xù)物資管理型企業(yè)的發(fā)展提供參考。
2.2憑證作用
由于財(cái)務(wù)的原始記錄即原始憑證，是記載各單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最初的書(shū)面材料。通過(guò)一定的單、表、卡片、臺(tái)賬等形式反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，是企業(yè)會(huì)計(jì)核算中最原始、最基本、使用最多、數(shù)量最龐大的憑證材料，是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算的重要依據(jù)。財(cái)務(wù)檔案有很強(qiáng)的憑證依據(jù)性，不僅是經(jīng)濟(jì)決策的重要依據(jù)，還對(duì)保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)、執(zhí)行國(guó)家財(cái)經(jīng)紀(jì)律起到監(jiān)督作用。
2.3可追溯作用
當(dāng)物資企業(yè)與其他企業(yè)發(fā)生糾紛、訴訟時(shí)，檔案可發(fā)揮證據(jù)作用，提供了與爭(zhēng)議企業(yè)進(jìn)行談判及可追溯的依據(jù)。
3檔案管理存在問(wèn)題
3.1重視不夠
長(zhǎng)期以來(lái)，部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、一收一放的事務(wù)性工作，不是主要工作，不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，無(wú)法適應(yīng)企業(yè)追求精細(xì)管理的需要。
3.2標(biāo)準(zhǔn)化程度較低
對(duì)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案部門(mén)所執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)有所偏差。一些基層檔案管理人員認(rèn)為檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化只是推薦實(shí)行而不是強(qiáng)制執(zhí)行，其價(jià)值和意義不大，所以沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行。在檔案的處理、保存和管理等細(xì)節(jié)上，僅是執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理的一部分規(guī)定，管理過(guò)程粗放。
3.3隊(duì)伍建設(shè)方面
隨著企業(yè)管理信息化水平不斷提高，為檔案管理提供了先進(jìn)的科技手段，也對(duì)檔案管理人員提出了新的要求。由于企業(yè)將發(fā)展重點(diǎn)放在經(jīng)營(yíng)上，對(duì)檔案工作重視支持不夠，導(dǎo)致愿意投身檔案管理事業(yè)的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長(zhǎng)期缺乏專業(yè)培訓(xùn)而致使業(yè)務(wù)能力無(wú)法適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需求。
3.4電子歸檔實(shí)施效果不佳
信息技術(shù)在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了社會(huì)的快速化、智能化建設(shè)。目前許多企業(yè)的歸檔已將紙質(zhì)檔案改為電子檔案，更有利于保存、分類和整理。但是，由于信息技術(shù)在檔案應(yīng)用上不夠普及，檔案人員思想認(rèn)知不清，操作技術(shù)不熟，導(dǎo)致由紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變承接不夠全面，制約了檔案硬件的更新?lián)Q代。
4改進(jìn)檔案管理的措施
4.1做好檔案宣傳，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平
利用多種形式宣傳檔案的歷史文化價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值、情報(bào)價(jià)值，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，取得各方面的高度重視和支持。檔案人員要樹(shù)立服務(wù)觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)質(zhì)量高低是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
4.2加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
要保證檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的培訓(xùn)和監(jiān)督。培訓(xùn)和監(jiān)督可以由檔案行政管理部門(mén)組織，更新檔案標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)知識(shí)，及時(shí)糾正標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施過(guò)程中偏離標(biāo)準(zhǔn)的做法，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)正常有序的開(kāi)展。
4.3建立健全檔案工作規(guī)章制度
完善的制度是進(jìn)行高效管理的手段，任何一項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，都需要相關(guān)的制度做保障。檔案部門(mén)應(yīng)建立健全檔案的歸檔制度、保管制度、保密制度、查閱制度及利用制度，并納入崗位責(zé)任中監(jiān)督考核。
4.4加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)
提高檔案管理專業(yè)性，增強(qiáng)檔案人員的的責(zé)任感與使命感，不斷提升專業(yè)能力，培養(yǎng)高度的職業(yè)敏感性，及時(shí)做好檔案歸檔工作。企業(yè)應(yīng)重視對(duì)檔案管理人員的選拔，定期對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，保證持證上崗，建設(shè)一支具有較高專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)的檔案管理隊(duì)伍。
4.5加快檔案的信息化建設(shè)
