時(shí)間：2023-05-26 08:53:20
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理概念，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
浙江省象山縣第三人民醫(yī)院 315711
[摘要]隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)管理已經(jīng)被應(yīng)用于各行各業(yè)的各項(xiàng)管理之中，檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分對促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展起到不可替代的關(guān)鍵性作用，同時(shí)，檔案管理情況也側(cè)面反映了醫(yī)院的整體建設(shè)和風(fēng)貌，信息環(huán)境下，醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理已是大勢所趨。鑒于此，本文對檔案現(xiàn)代化管理的概念和意義做了詳細(xì)闡釋，并深入探討了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化路徑，以期為醫(yī)院檔案管理提供更有效的理論指導(dǎo)。
[
關(guān)鍵詞 ]醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)代化；構(gòu)建策略
一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化概念闡釋
檔案現(xiàn)代化管理指的是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、云存儲技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代化工具進(jìn)行檔案信息管理，檔案現(xiàn)代化管理是以傳統(tǒng)檔案管理為基礎(chǔ)而發(fā)展起來的。
檔案現(xiàn)代化管理可以通過計(jì)算機(jī)錄入檔案信息資料，使檔案信息的搜集、整理、查閱、利用變得更加方便，通過搜索引擎，檔案管理員和使用者可以即刻檢索出所需資料，大量節(jié)省了操作時(shí)間，并有效提高檢索準(zhǔn)確率；檔案現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)了檔案的電子化存儲，檔案管理員和使用者查閱無需直接接觸檔案原件，利用互聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)存貯工具便可傳遞、閱讀文件，這種管理方式方便了檔案的保管和保存，無限延長了檔案壽命；檔案現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)了資源共享，進(jìn)一步提升了檔案資料的開發(fā)和利用率。
信息化時(shí)代背景下，人們對信息的需求量和時(shí)效性要求越來越高，同時(shí)，隨著各單位工作開展，檔案的數(shù)量不斷增多，檔案庫容量趨于飽和，檔案管理人員不堪重荷，傳統(tǒng)檔案管理方式逐漸暴露出自身缺陷，已經(jīng)無法滿足新時(shí)期的檔案管理工作要求，在這種情況下，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和檔案工作的數(shù)字化已經(jīng)是各大企事業(yè)單位的唯一選擇。
二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化構(gòu)建策略
（一）電子策略運(yùn)用
1.建立適合于自身需要的檔案軟件管理系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，多種多樣的檔案管理軟件被開發(fā)出來，這些軟件各有特點(diǎn)，在選擇時(shí)，單位要優(yōu)先考慮經(jīng)過國家鑒定的正規(guī)化軟件，然后再根據(jù)自身需要，在原有軟件基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開發(fā)，建立適用于本單位檔案管理的軟件系統(tǒng)，檔案管理軟件系統(tǒng)既要能滿足檔案部的工作需要，又要與其他行政辦公系統(tǒng)相連接，實(shí)現(xiàn)檔案的材料搜集、報(bào)送、接受、管理、修訂等的全程數(shù)字化管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化。
2.利用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理。檔案現(xiàn)代化管理要循序漸進(jìn)地推進(jìn)，首先在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，利用計(jì)算機(jī)工具實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息的數(shù)據(jù)化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，然后再實(shí)現(xiàn)全文信息的數(shù)據(jù)化。單位中所有部門均要求利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案材料管理，并通過一體化工作平臺匯總至檔案管理部門，檔案管理部負(fù)責(zé)管理和保存單位所有檔案資料，并為各個(gè)部分提供檔案查詢借閱服務(wù)，通過計(jì)算機(jī)輔助，檔案管理工作效率大大提升。
3.電子檔案管理。隨著社會信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，無紙化辦公早已由概念逐漸實(shí)踐應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域中。電子檔案的誕生，也引領(lǐng)檔案管理工作進(jìn)入了新時(shí)代。檔案的自動化和一體化管理，要求檔案管理部門重新設(shè)置工作流程。在每一份檔案文件形成伊始，檔案管理人員都要率先考慮后續(xù)檔案管理工作中的鏈接應(yīng)用及長久保存問題。
（二）管理環(huán)境構(gòu)建
1.更新觀念，實(shí)現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化?？茖W(xué)理念意識對于檔案現(xiàn)代化管理具有現(xiàn)實(shí)的指導(dǎo)意義。面對新的技術(shù)、新的管理模式，檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變觀念，走出封閉概念誤區(qū)，不斷學(xué)習(xí)，提升自身檔案管理專業(yè)水平和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理人工操作向智能操作的轉(zhuǎn)變，建立資源優(yōu)勢，完成資源共建共享。此外，檔案管理部門以外的員工也應(yīng)該提升對檔案管理的認(rèn)識，特別是信息部門、人力資源部門，必須要具備一定的檔案管理意識和技能。
2.加強(qiáng)軟、硬件建設(shè)，促進(jìn)管理技術(shù)現(xiàn)代化。傳統(tǒng)人工的檔案管理模式逐漸被淘汰，現(xiàn)代化檔案管理正在各大企事業(yè)單位中深入開展，在推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理時(shí)，先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施和硬件工具是最基礎(chǔ)的物質(zhì)條件。首先，要依據(jù)檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室和庫房等；其次，要配置現(xiàn)代化檔案管理工作所必須的計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、硬盤、光盤、打印機(jī)、交換機(jī)等硬件工具，這些硬件工具是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化和自動化管理的重要保障；第三，在存儲保護(hù)檔案時(shí)，要注意配置空調(diào)、消防器、除塵器、監(jiān)控器等裝置，以確保檔案文件的安全保管；第四，選擇適用于本單位檔案管理的軟件系統(tǒng)，并對檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，教予其掌握檔案管理的各項(xiàng)應(yīng)用技術(shù)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。
（三）安全保障措施
1.建立科學(xué)統(tǒng)一的現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。執(zhí)行檔案信息的規(guī)范化、統(tǒng)一化管理制度，使檔案管理有章可循、有據(jù)可依。從材料收集、整理到存檔，檔案管理的所有流程環(huán)節(jié)都要做到條例清晰、條目明確，確保檔案資料的完整性，杜絕出現(xiàn)材料丟失、漏記、誤記現(xiàn)象。同時(shí)，檔案材料的內(nèi)容、分類以及編號等項(xiàng)目也都要求統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并設(shè)置密碼，安全存放。現(xiàn)代化檔案管理的方式、手段與傳統(tǒng)檔案管理截然不同，因此，檔案管理部門必須重新制定適用于現(xiàn)代化檔案管理運(yùn)行機(jī)制的全新管理制度和使用規(guī)則。
2.加強(qiáng)安全技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用。現(xiàn)代化檔案管理具有管理高效、利用方便、傳遞快捷等優(yōu)勢，但同時(shí)，相對于紙質(zhì)檔案，電子檔案也容易出現(xiàn)人為破壞、病毒攻擊、信息干擾，儲存?zhèn)鬏斨械男畔⑹Э氐劝踩珕栴}，另外，電子材料易改性和操作隱蔽性也給檔案信息的安全保護(hù)工作增加了很多難度，以上因素都可以造成電子檔案信息數(shù)據(jù)的丟失或污染，檔案內(nèi)容真實(shí)性難以確保。檔案管理部門和技術(shù)部門應(yīng)重視檔案管理安全技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用。如，防火墻技術(shù)、反病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)等。
三、結(jié)論
目前，社會各行業(yè)的信息化改革都在不斷深化，檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，如何高效管理，做好服務(wù)是新形勢下檔案管理人員需要討論的新課題。單位檔案管理要盡早地融入互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)，開拓多種渠道，開發(fā)多種技術(shù)，有效借鑒社會其他領(lǐng)域和相關(guān)信息，放開眼光，創(chuàng)新發(fā)展，不斷加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：科技檔案；價(jià)值；管理
科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑涗浐头从晨萍?、生產(chǎn)活動的科技文件，它蘊(yùn)藏著科研人員的勞動成果和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，是人類的寶貴財(cái)富。什么是科技檔案價(jià)值？如何衡量？怎樣實(shí)現(xiàn)？以下從科技檔案的價(jià)值研究、科技檔案管理隊(duì)伍建設(shè)兩方面做一綜述。
1 科技檔案價(jià)值研究
1.1 科技檔案價(jià)值概念和價(jià)值觀
科技檔案價(jià)值概念是科技檔案價(jià)值理論的元概念，是構(gòu)建科技檔案價(jià)值理論體系的基石。對科技檔案價(jià)值概念理解和認(rèn)識不同，從而導(dǎo)致科技檔案價(jià)值觀的不同。
我國檔案界根據(jù)研究目的和角度的不同，對檔案價(jià)值概念大致有三種觀點(diǎn)：
一是傳統(tǒng)的檔案價(jià)值觀。這種觀點(diǎn)認(rèn)為，“在檔案學(xué)和檔案工作實(shí)踐中，通常所說的檔案價(jià)值，指的是檔案的“利用價(jià)值”。這種檔案價(jià)值觀，主要是從檔案的屬性以及從鑒定工作的角度認(rèn)識檔案價(jià)值。
二是從價(jià)值哲學(xué)角度來研究檔案價(jià)值。這種觀點(diǎn)認(rèn)為，檔案價(jià)值是檔案與主體對它的需要之間的一種特定關(guān)系。是指檔案的存在、屬性及其變化是否滿足主體生存和發(fā)展的需要以及滿足的程度。這種觀點(diǎn)可稱為主體價(jià)值觀，從哲學(xué)角度使檔案價(jià)值的研究更具一般性，對檔案價(jià)值鑒定工作也有指導(dǎo)意義。
三是從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度來研究檔案價(jià)值。這種觀點(diǎn)認(rèn)為，檔案價(jià)值就是凝結(jié)在檔案中的人類勞動、是無差別的人類勞動的“結(jié)晶”，為檔案價(jià)值的實(shí)體。它反映的不是檔案的屬性與人類利用需求的關(guān)系，而是檔案價(jià)值的創(chuàng)造者和利用者之間的一種社會的、歷史的“交互關(guān)系”。從商品價(jià)值角度研究檔案價(jià)值是一種新的視角，為檔案信息交流，特別是科技檔案信息的交流、商品化等提供了一定的理論依據(jù)和實(shí)踐依據(jù)。但是，它無法全面、本質(zhì)地反映檔案價(jià)值這一概念的內(nèi)涵，對檔案價(jià)值鑒定工作也沒有直接的指導(dǎo)意義，因?yàn)闄n案價(jià)值鑒定時(shí)并不是以檔案商品價(jià)值的大小為依據(jù)的。
科技檔案價(jià)值概念上的不同認(rèn)識，說明了科技檔案價(jià)值內(nèi)涵的豐富性和結(jié)構(gòu)層次的多維性。孤立地將科技檔案價(jià)值看作只是某一種價(jià)值形態(tài)，是不可取的。而三種不同的科技檔案價(jià)值觀實(shí)質(zhì)上是構(gòu)成了科技檔案價(jià)值體系的不同層次或側(cè)面，相互之間并非完全排斥，經(jīng)過調(diào)整、補(bǔ)充可以組成完整、豐富的科技檔案價(jià)值體系，科技檔案價(jià)值研究應(yīng)走向?qū)萍紮n案價(jià)值體系的研究。
1.2科技檔案價(jià)值因素和價(jià)值量化
科技檔案的價(jià)值量與科技檔案價(jià)值因素是緊密相聯(lián)的。一般認(rèn)為，科技檔案的價(jià)值量是由幾種重要的相關(guān)的價(jià)值因素規(guī)定或制約的。對科技檔案價(jià)值進(jìn)行量化計(jì)算，使鑒定工作實(shí)現(xiàn)定量化，雖然實(shí)踐中還缺少普遍運(yùn)用和檢驗(yàn)，但其探索方向是可取的，其中比較突出的是模糊綜合評判方法。這種方法具有以下四個(gè)特點(diǎn)：一是以價(jià)值因素為基礎(chǔ)。科技檔案價(jià)值的綜合評判，離不開對科技檔案價(jià)值因素的具體分析，價(jià)值因素是綜合評判的依據(jù)和基礎(chǔ)。鑒定工作不僅要分析和確定影響科技檔案價(jià)值量大小的價(jià)值因素，而且要把它們在構(gòu)成科技檔案價(jià)值中的重要程度進(jìn)行量化，即確定不同價(jià)值因素的權(quán)重，從而設(shè)立評判因素集。二是經(jīng)驗(yàn)和判斷仍具有重要作用。模糊綜合評判法，沒有也不可能完全脫離實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和在此基礎(chǔ)上的分析判斷，定量計(jì)算必須建立在定性研究的基礎(chǔ)之上。三是全方位、多層次的立體考察，提高鑒定的準(zhǔn)確性。四是可以而且必須運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段。模糊綜合評判法較復(fù)雜，單憑人力手工計(jì)算有很大局限，必須借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作，才能提高其適用性。
1.3 關(guān)于科技檔案價(jià)值與其商品化
科技檔案商品化的理論前提，就是經(jīng)濟(jì)學(xué)意義上的科技檔案商品價(jià)值觀。關(guān)于科技檔案能否成為商品存在著三種認(rèn)識：一是科技檔案具有商品性或商品價(jià)值，可以成為商品；二是科技檔案復(fù)制品可以成為商品；三是科技檔案不能成為商品。
科技檔案商品化問題實(shí)質(zhì)上是科技檔案中所記載和反映的科學(xué)技術(shù)商品化。應(yīng)該承認(rèn)，在科技檔案商品化研討中，一開始就走進(jìn)一個(gè)誤區(qū)。即“科技檔案商品化”概念提法不夠嚴(yán)密。沒有準(zhǔn)確地把握事物的本質(zhì)，忽略了科技檔案實(shí)體和信息的不同及其可分離性。那些認(rèn)為科技檔案可以成為商品的學(xué)者，在強(qiáng)調(diào)科技檔案信息是商品的同時(shí)，忽視了科技檔案實(shí)體對形成者作為歷史記錄物的價(jià)值，科技檔案仍應(yīng)由形成者保存；那些認(rèn)為科技檔案不能成為商品的學(xué)者，在強(qiáng)調(diào)科技檔案是形成者應(yīng)保存的歷史記錄物的同時(shí)，卻忽視了科技檔案信息的商品屬性。因此，對這一概念的準(zhǔn)確提法應(yīng)為“科技檔案信息商品化”，也就是說，上述第二種觀點(diǎn)是比較恰當(dāng)?shù)摹ｋS著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，技術(shù)市場日益成熟和發(fā)展，為科技檔案信息商品化發(fā)展提供了有利條件?？萍紮n案信息商品化，是實(shí)現(xiàn)科技檔案價(jià)值的重要途徑。
2 科技檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
隨著科技檔案信息化管理的推進(jìn)，檔案管理隊(duì)伍由專業(yè)檔案管理人員構(gòu)成已無法滿足時(shí)展的需求。復(fù)合型科技檔案管理人才培養(yǎng)及隊(duì)伍建設(shè)變得越來越重要。
在科技檔案管理工作的信息化推進(jìn)過程中，必須將各相關(guān)專業(yè)的技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，才能使檔案管理工作做得有聲有色、切合實(shí)際。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員只有在真正明了檔案管理工作的全面需求時(shí)，才能針對實(shí)際情況建造出優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與信息傳遞平臺；而檔案管理人員只有在逐步提高現(xiàn)代化管理技能的同時(shí)，才能更好地利用現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，在科技檔案管理過程中，更需要檔案管理部門人員的知識層面向被管理的相應(yīng)專業(yè)領(lǐng)域延伸?？萍紮n案材料源自于科研活動，更要服務(wù)于科研活動，這就需要科技檔案管理部門各個(gè)層面的人員對產(chǎn)生科技文件的相應(yīng)領(lǐng)域、相應(yīng)專業(yè)技術(shù)、科研工作流程等有較深入的了解和掌握，才能使科技檔案管理做到及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面，否則就會出現(xiàn)缺損、混亂等現(xiàn)象。
論文關(guān)鍵詞：檔案管理,物理管理,邏輯管理
一、檔案物理管理及邏輯管理的概念
物理管理，由形見意，指事物的表象。就是說按照手工管理的方式，以檔案的物質(zhì)介質(zhì)為管理對象，制造和使用實(shí)際可觸碰到的物質(zhì)性工具的管理活動，比如消毒柜、計(jì)算機(jī)、檔案柜等一系列的物質(zhì)工具。
邏輯，體現(xiàn)的是人的邏輯思維能力，邏輯思維是人類思維的規(guī)律。人們在對外圍的認(rèn)識過程中，借助于概念化的東西，進(jìn)行自己的推理判斷。邏輯思維與形象思維不同的是，它是用科學(xué)的抽象化的概念，試圖去揭示事物的本質(zhì)，認(rèn)識現(xiàn)實(shí)的結(jié)果，是人類抽象思維的展示。而邏輯管理，就是在物理管理的基礎(chǔ)上，按照人類抽象的思維方式，主要以檔案的內(nèi)容性的東西對對象或者為著手點(diǎn)，來進(jìn)行對檔案的管理工作。
二、檔案物理管理與邏輯管理特點(diǎn)的區(qū)別比較
（一）管理對象
在管理對象上，檔案物理管理的對象是檔案的物質(zhì)載體本身，而邏輯管理的對象則是檔案的內(nèi)容即承載的信息。雖然管理的對象不一樣，但是檔案的物理管理與邏輯管理卻也并不是毫不相干的兩個(gè)部分，他們之間也存在著相互影響和制約因素。
在物理管理占據(jù)主導(dǎo)地位的時(shí)代，我們的檔案管理理論與管理思想主要是圍繞著檔案載體展開的，比較典型的是《檔案管理學(xué)》與《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》等。傳統(tǒng)《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》的基本內(nèi)容包括：檔案文件制成材料及其耐久性、檔案文件損壞的理化因素及防護(hù)方法、檔案文件損壞的生物因素及防護(hù)方法、檔案文件的修復(fù)技術(shù)、檔案文件的照相復(fù)制、檔案館的建筑和設(shè)備、技術(shù)圖紙的保管等等，它們都屬于檔案物理管理的范疇。而《檔案管理學(xué)》則以“實(shí)體管理”為主要線索展開。
電子檔案產(chǎn)生之后，邏輯管理就占據(jù)了檔案管理中的主導(dǎo)地位。雖然檔案的物質(zhì)介質(zhì)還是存在且在未來相當(dāng)長的一段時(shí)間里將繼續(xù)存在，但地位卻明顯的不如物理管理時(shí)期了。邏輯檔案管理時(shí)期，檔案管理的主要思想和理論來源于檔案的內(nèi)容和它的內(nèi)部信息。
（二）勞動特征
不論是檔案的物理管理還是邏輯管理，作為人類的管理活動，它們都主要屬于腦力勞動的范疇。但在具體表現(xiàn)上有所不同：
由于管理對象是實(shí)際的物質(zhì)介質(zhì)，所以檔案的物理管理過程中，除了必要的腦力勞動外，管理人員也不得不進(jìn)行一些與體力勞動有關(guān)的活動。也正是因?yàn)樘幱谶@樣的時(shí)代，以及人們思維方式的固化，使這時(shí)期的人們更多的注重的是檔案管理工作中的體力勞動部門，而忽略了在腦力勞動在管理活動中的支配地位，甚至想當(dāng)然的把檔案管理工作歸結(jié)為簡單的倉庫管理類工作。但隨著科學(xué)的發(fā)展，人類思想的進(jìn)步，我們應(yīng)該認(rèn)識到，這樣的想法是錯誤的，物理管理也應(yīng)該是一種科學(xué)化的管理，傳統(tǒng)檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)的發(fā)展，就是最好的佐證。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，腦力勞動在檔案管理工作中突出地位越來越得到廣泛認(rèn)可。由于管理對象是檔案的內(nèi)容與信息，論文的格式在電子檔案的邏輯管理時(shí)代，人們在檔案管理活動中的腦力勞動，慢慢地轉(zhuǎn)換成了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的勞動。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的程序勞動，是一種高級的腦力勞動，是人類腦力勞動的發(fā)展與延伸。
（三）方法特征
在電子檔案產(chǎn)生之前，檔案管理——無論是物理管理還是邏輯管理，都以手工管理為主要的方法特征。雖然我們有了一些檔案管理工具，如密集架、提檔機(jī)等等，但傳統(tǒng)檔案管理的手工管理特征仍十分明顯，其工作的基本模式是：人→檔案。在電子檔案產(chǎn)生之后，電子檔案的物理管理仍主要表現(xiàn)為手工管理方式，而電子檔案的邏輯管理則改變?yōu)橥耆詣踊挠?jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的程序管理方式，其工作的基本模式是：人→計(jì)算機(jī)→檔案。
（四）思維特征
物理管理與邏輯管理具有不同的思維特征。物理管理具有形象思維的思維特點(diǎn)，邏輯管理具有抽象思維的思維特點(diǎn)。形象思維解決的是管理過程中的三維空間問題，抽象思維解決的是管理過程中的信息內(nèi)涵及時(shí)間問題。
在物理管理中，人們在管理過程當(dāng)中更多的想到的是有形的東西，比如紙張、案卷等；而在邏輯管理中，人們反應(yīng)的則是概念化的東西，比如文件名或者某方面的信息內(nèi)容等。
在物理管理時(shí)代，人們的思維方式與管理理念在各方面都不得不受物理層次的制約，難以脫離形象思維的影響。在邏輯管理占主導(dǎo)地位的管理時(shí)期，人們在想到某些信息內(nèi)容時(shí)，不會像在物理管理中那樣第一時(shí)間聯(lián)想到的是庫房號或者案卷號等，而跳過了載體這一環(huán)節(jié)，腦袋中直接浮現(xiàn)出某某文件名或者具體的信息內(nèi)容。管理人員只要使用檢索工具，在虛擬化狀態(tài)中查找并調(diào)閱想到的東西。
（五）哲學(xué)特征
檔案物理管理針對的是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的物質(zhì)世界；檔案的邏輯管理針對的是一個(gè)由概念組成的信息內(nèi)容世界。虛擬檔案管理哲學(xué)對傳統(tǒng)實(shí)態(tài)檔案管理哲學(xué)的超越，是建立在檔案的虛擬邏輯管理對現(xiàn)實(shí)物理管理的超越的基礎(chǔ)上的。
三、結(jié)束語
在檔案管理工作中，檔案載體與檔案信息是管理工作內(nèi)容的兩個(gè)基本方面，或稱為矛盾的兩個(gè)方面。矛盾的這兩個(gè)方面誰具有主導(dǎo)地位，誰就規(guī)定了檔案管理工作的時(shí)代特征。檔案載體在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位時(shí)，這一時(shí)期的檔案管理工作就表現(xiàn)出一邏輯管理為主的時(shí)代特征，我們可以稱之為物理管理時(shí)代；而當(dāng)檔案信息在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位時(shí)，這一時(shí)期的檔案管理工作就表現(xiàn)出以邏輯管理為主的時(shí)代特征，我們可以稱之為邏輯管理時(shí)代。
在以往的檔案形式中，無論是從石刻檔案到甲骨檔案，從簡策檔案到紙張檔案，乃至縮微檔案，檔案的物質(zhì)載體和信息內(nèi)容都是“二位一體”的。在這種情形下，本質(zhì)性的信息被非本質(zhì)的載體所束縛、所約束，目的性存在被工具性存在所決定，信息難以獲得獨(dú)立與自由，在物質(zhì)載體與信息內(nèi)容的矛盾關(guān)系統(tǒng)一體中，物質(zhì)載體是矛盾的主要方面，并由此決定了當(dāng)時(shí)物理管理占據(jù)主導(dǎo)地位，決定了人類社會的檔案管理首先經(jīng)歷了一個(gè)漫長的物理管理時(shí)代。
參考文獻(xiàn)
[1] 丁海斌. 論檔案的邏輯管理[J]. 檔案管理. 2013（03）
關(guān)鍵詞：設(shè)計(jì)企業(yè);數(shù)字化;檔案管理;生產(chǎn)模式
中圖分類號：S611 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
引言
在面臨更加激烈的市場競爭中，設(shè)計(jì)企業(yè)的數(shù)字化檔案管理是以市場需求為導(dǎo)向的管理思想，將客戶要求、企業(yè)內(nèi)部資源、上游的原材料供應(yīng)商和下游的客戶等整合到企業(yè)整體的價(jià)值鏈中，以此建立自己的競爭優(yōu)勢。數(shù)字化檔案管理超越了企業(yè)原有的檔案管理框架和運(yùn)作模式，是對企業(yè)現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)、管理觀念、管理方式等管理系統(tǒng)的一場革命性變革。
1 .數(shù)字化與電子化的區(qū)別
電子化的概念與數(shù)字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也無妨，但如果深究這兩個(gè)概念，它們的差別還是很大的。電子化的概念是指一切與通訊電腦有關(guān)的產(chǎn)品，主要是指實(shí)體性的產(chǎn)品，如電子文件、電子檔案、電子圖紙。而數(shù)字化則更傾向于管理和使用規(guī)范有序后的電子信息，主要指對整個(gè)過程進(jìn)行管理和使用的一種方法和手段，如 “數(shù)字城市、數(shù)字生活、數(shù)字校園、數(shù)字管線、數(shù)字檔案館”等，都是指將信息通過某種手段收集規(guī)范后的再供人利用。電子化的外延更寬，適用面更廣；數(shù)字化的內(nèi)涵更深，專業(yè)性更強(qiáng)。在更大眾的領(lǐng)域通常使用電子化，在更專業(yè)的領(lǐng)域通常使用數(shù)字化。
檔案工作的發(fā)展歷程經(jīng)歷了從“電子化”到“數(shù)字化”的演變過程。最初大家提到電子檔案主要是指一種實(shí)體性的檔案電子文件，只要能查到看到就算是實(shí)現(xiàn)了電子檔案的管理，并沒有要求很完整的檔案收集、整理、提供利用的全過程管理。但在進(jìn)入數(shù)字檔案館時(shí)代后，對于檔案全過程管理的要求就越來越迫切，能否對檔案全過程進(jìn)行管理是衡量數(shù)字檔案館的重要標(biāo)志。所以，從“電子化”到“數(shù)字化”是檔案管理方式質(zhì)的改變。數(shù)字檔案館是電子檔案工作發(fā)展到一定階段必然產(chǎn)物，它的內(nèi)涵更深，專業(yè)性更強(qiáng)。
我們現(xiàn)在提出的數(shù)字化，是各方面 “電子化”工作發(fā)展到一定階段的必然要求。目前國內(nèi)設(shè)計(jì)企業(yè)在設(shè)計(jì)手段上實(shí)現(xiàn)了CAD，三維技術(shù)開展的如火如荼；在管理手段上很多設(shè)計(jì)企業(yè)利用綜合信息管理平臺開展工作；在公文管理上使用OA?？梢哉f多方面的電子化工作都得到較大發(fā)展，但是要對企業(yè)各個(gè)過程進(jìn)行更專業(yè)有效地管控，就需要引入“數(shù)字化”的概念。如果說的更形象一點(diǎn)，“數(shù)字化”就是從最底層的“0,1”進(jìn)行管控，是最精準(zhǔn)全面的管控。所以“數(shù)字化”的概念應(yīng)孕而生，這是管理手段向更高層級邁進(jìn)的必然要求，是管理方式從大眾化走向?qū)I(yè)化的必然體現(xiàn)。
2 .設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式的研究
2.1 設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀
檔案管理學(xué)科已經(jīng)成為一個(gè)較為成熟的領(lǐng)域，它不僅是管理技術(shù)和方法，也是項(xiàng)目操作和交流的靈魂，更多的影響著工作人員的操作流程和思維方式。檔案管理、檔案管理理論被廣泛運(yùn)用到各行各業(yè)，對于處于競爭環(huán)境中的現(xiàn)代企業(yè)和高技術(shù)行業(yè)來說，尤為重要。我國很多企業(yè)已經(jīng)全面引入并推行了數(shù)字化檔案管理，但在企業(yè)實(shí)際的數(shù)字化檔案管理過程中，檔案管理學(xué)科被運(yùn)用得各有千秋，其實(shí)際效果也不盡相同，大致可分為部門檔案管理、項(xiàng)目組檔案管理和部門/項(xiàng)目組混合檔案管理三種管理模式。根據(jù)企業(yè)規(guī)?；驒n案管理理念的不同，在實(shí)際的數(shù)字化檔案管理過程中，采取的管理方式也不盡不同。
2.2數(shù)字化檔案管理模式的分析
（1）內(nèi)容豐富，數(shù)據(jù)量大。與電子化相比，數(shù)字化給人的第一感覺應(yīng)該是海量數(shù)據(jù)，海量存儲。它所管理的信息種類更多，內(nèi)容更豐富多彩，應(yīng)能包括一個(gè)單位的主要信息種類，存儲單位至少以“T”計(jì)。由于是對整個(gè)過程進(jìn)行管理，所以各種中間數(shù)據(jù)量比較大。
（2）從管理實(shí)體到關(guān)系管理。關(guān)系管理是數(shù)字化最突出的特點(diǎn)，要實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)全面的管控，就需要對每一份電子文件的各種關(guān)系進(jìn)行全面的管理，搞懂它的來龍去脈，弄清他的前世今生，實(shí)現(xiàn)“拔出蘿卜帶出泥“的效果。這樣，利用者不但能夠研究蘿卜，還能夠?qū)Π纬鎏}卜后帶出的泥土進(jìn)行研究，從而全面掌握關(guān)于蘿卜的各種信息。
（3）為知識管理提供基礎(chǔ)。知識管理是未來信息系統(tǒng)提供利用的主要模式。數(shù)字化最終的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)應(yīng)該是從簡單的查詢、瀏覽、統(tǒng)計(jì)階段過渡到知識管理階段。目前知識管理尚無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模式，它的概念正在形成，內(nèi)涵正在不斷豐富。但是有一點(diǎn)可以肯定的是利用者不再是拿著圖號到檔案室去找圖，而是改變?yōu)槔谜咄ㄟ^一個(gè)入口進(jìn)去后，通過各種關(guān)系映射關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)對整個(gè)檔案庫的了解，并能夠迅速定位到自己所需要的信息，從而減少在查找信息資料上的時(shí)間消耗。
（4）全面電子化的產(chǎn)物。數(shù)字化是一個(gè)單位多個(gè)方面全面電子化后的產(chǎn)物，從信息的輸入、到生產(chǎn)、管理、提供利用等各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)電子化后，數(shù)字化才有了實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。如果一個(gè)環(huán)節(jié)掉了鏈子，那么整個(gè)流程就運(yùn)轉(zhuǎn)不起來，數(shù)字化的利用效果就要大打折扣。比如我們在看到數(shù)字地圖后，會驚訝于它的精準(zhǔn)和全面，那是因?yàn)閺妮斎腴_始它的電子化就已經(jīng)達(dá)到了很高的水平，這樣才會在以后的加工利用上提供出高質(zhì)量的產(chǎn)品。
3 .設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理生產(chǎn)模式
3.1虛擬化?！疤摂M”源于計(jì)算機(jī)技術(shù)，是指用計(jì)算機(jī)來虛構(gòu)和模擬現(xiàn)實(shí)世界中的客觀事物和環(huán)境，如虛擬磁盤、虛擬網(wǎng)絡(luò)等。然而，這種客觀事物本身并不存在于計(jì)算機(jī)中，而是計(jì)算機(jī)通過相關(guān)信息的處理，仿造出和現(xiàn)實(shí)事物極其相似的景象。所謂虛擬化，是指使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人們的實(shí)踐活動從過去的以物質(zhì)和能量為基礎(chǔ)的物理空間向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的電子空間轉(zhuǎn)化的過程。
從本質(zhì)上講，虛擬化實(shí)際上是一種概念的產(chǎn)物，是真實(shí)物理載體抽象化的體現(xiàn)，可以說是計(jì)算機(jī)和信息通訊技術(shù)發(fā)展的最新階段。在虛擬化實(shí)現(xiàn)的過程中，數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化都是虛擬化的前提和基礎(chǔ)，虛擬化集成了計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)的絕大多數(shù)功能，例如數(shù)字計(jì)算的功能、文字處理的功能、多媒體的功能、網(wǎng)絡(luò)通信的功能等等。只有當(dāng)計(jì)算機(jī)具備所有這些功能時(shí)，才能夠說虛擬時(shí)代已經(jīng)到來。
由此看出，虛擬化是數(shù)字化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，并且虛擬化是迄今計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)發(fā)展的最高階段。無論從安全考慮，還是從計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展趨勢考慮，虛擬化都應(yīng)該成為未來設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化的主要技術(shù)實(shí)現(xiàn)手段。
3.2遠(yuǎn)程化。計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展呈現(xiàn)出遠(yuǎn)程化的趨勢，這也符合數(shù)字化未來發(fā)展的特點(diǎn)。隨著設(shè)計(jì)企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的逐步拓寬，移動辦公的要求越來越迫切。遠(yuǎn)程化應(yīng)該是設(shè)計(jì)企業(yè)未來數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的主要功能之一。
3.3數(shù)字化應(yīng)是將文控、CAD、三維、綜合管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、OA、知識管理等各功能模塊串起來的一根紅線，數(shù)字化將會形成設(shè)計(jì)企業(yè)最大的數(shù)字信息資源，涵蓋企業(yè)絕大部分的信息資源，對于企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。
3.4數(shù)字化可能會使設(shè)計(jì)企業(yè)的某些職能發(fā)生改變，產(chǎn)生類似“數(shù)字化生產(chǎn)中心”這類機(jī)構(gòu)。數(shù)字管理中心是設(shè)計(jì)企業(yè)所有數(shù)字化信息的管理中心，這類機(jī)構(gòu)的人員有點(diǎn)類似于網(wǎng)站的編輯和運(yùn)維人員，主要對企業(yè)內(nèi)信息進(jìn)行加工處理并提供利用。設(shè)計(jì)人員是信息的生產(chǎn)者和制造者，有點(diǎn)類似于網(wǎng)站的記者，實(shí)時(shí)產(chǎn)生大量的信息。
4 .結(jié)束語
企業(yè)越來越發(fā)現(xiàn)在日趨分工細(xì)化和開放合作的年代，僅僅依靠自己的資源參與市場競爭往往顯得很被動，必須把同經(jīng)營過程有關(guān)的多方面資源納入一個(gè)整體的企業(yè)價(jià)值鏈中?；趦r(jià)值鏈的數(shù)字化管理要求在面臨更加激烈的市場競爭中，以市場需求為導(dǎo)向的管理思想，除了注重產(chǎn)品的研究開發(fā)、營銷擴(kuò)張和售后服務(wù)等之外，還要將客戶、企業(yè)內(nèi)部資源以及上游供應(yīng)商資源和下游的客戶等整合在一起，來建立企業(yè)的競爭優(yōu)勢。現(xiàn)代企業(yè)管理強(qiáng)調(diào)對物流、資金流和信息流的監(jiān)控，以達(dá)到系統(tǒng)的規(guī)范化管理。
參考文獻(xiàn) ：
[1]《數(shù)字化管理》，張繼焦，中國物價(jià)出版社，2001.9
一、概念的界定
社會化本是社會學(xué)的專業(yè)名詞，目前社會學(xué)家普遍認(rèn)同的社會化概念是“指個(gè)體在與社會互動的過程中，逐漸養(yǎng)成獨(dú)特的個(gè)性和人格，從生物人轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣耍⑼ㄟ^社會文化的內(nèi)化和角色知識的學(xué)習(xí)，逐漸適應(yīng)社會生活的過程”。社會學(xué)的社會化概念是指人作為個(gè)體融入社會的過程。
目前社會化一詞被人們廣泛提及，如生產(chǎn)社會化，社會化分工，社會化營銷等，社會化的主體不再僅僅是個(gè)人，而是延伸到各個(gè)領(lǐng)域，由此可見社會化已經(jīng)不再局限原有內(nèi)涵，已經(jīng)被人們賦予廣闊的外延。現(xiàn)如今檔案管理社會化在檔案界已經(jīng)形成共識：檔案管理作為一個(gè)個(gè)體融入社會的過程。雖然目前眾多學(xué)者對檔案管理社會化都給出了定義，但是筆者認(rèn)為最為詳細(xì)和具體的解釋應(yīng)為――所謂企業(yè)檔案管理社會化協(xié)作就是在企業(yè)檔案管理過程中，將某一部分檔案的管理職能委托給企業(yè)外部特定的組織機(jī)構(gòu)（如檔案事務(wù)所、檔案咨詢服務(wù)中心、檔案寄存中心等），由這些機(jī)構(gòu)利用其專業(yè)優(yōu)勢，對這些檔案信息進(jìn)行有償?shù)毓芾砗烷_發(fā)利用。
二、檔案管理社會化的必然趨勢
企業(yè)人事檔案管理社會化是當(dāng)今檔案管理的一種新型模式，就目前來看，雖然這種模式的提出時(shí)間不長，卻已經(jīng)逐步在各大城市開始實(shí)行，許多檔案管理中介機(jī)構(gòu)不斷出現(xiàn)，并取得了較好的經(jīng)濟(jì)和社會效益。筆者認(rèn)為檔案管理社會化發(fā)展如此迅速并逐漸成為一種新的模式有著深刻的社會、市場和技術(shù)原因：
（一）社會根源
隨著社會的發(fā)展和科技的創(chuàng)新，社會分工日益細(xì)化，社會機(jī)構(gòu)的發(fā)展也日益專業(yè)化。而原先企業(yè)中相對完整的職能機(jī)構(gòu)勢必會造成企業(yè)的成本過高，負(fù)擔(dān)過重，影響其在市場中的競爭力。在市場經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)利潤最大化，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，而取消企業(yè)一部分職能機(jī)構(gòu)，把這部分業(yè)務(wù)投放到社會專門機(jī)構(gòu)中，是檔案管理社會化的社會根源之一。另外，目前國家對檔案管理加大了重視力度，近期出臺了許多關(guān)于檔案中介機(jī)構(gòu)的政策和規(guī)定，為檔案中介服務(wù)市場營造出了良好的市場秩序和市場環(huán)境，也為檔案中介服務(wù)市場的發(fā)展提供了法律依據(jù)。
（二）市場需求
首先，企業(yè)為了減少管理成本，提高管理效率，急需把自身內(nèi)部的檔案管理機(jī)構(gòu)精簡掉，把檔案業(yè)務(wù)外包出去，由此催生了檔案管理中介機(jī)構(gòu)。其次，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和完善，企業(yè)對檔案信息的重視程度也在不斷加強(qiáng)，特別是在當(dāng)今信息社會，知識產(chǎn)權(quán)，企業(yè)人事等信息對企業(yè)來說具有很大的價(jià)值，但是目前一些中小企業(yè)對自身檔案沒有能力進(jìn)行專業(yè)化管理，因此需要專業(yè)的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)能夠代替其進(jìn)行管理。最后，目前經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，企業(yè)的重組、兼并和破產(chǎn)已經(jīng)屢見不鮮。但這個(gè)過程中，會產(chǎn)生大量的無人管理的檔案文件，這些檔案的保管不利會給企業(yè)和社會造成極大的損失。正是這些迫切的需求的驅(qū)動下，使得企業(yè)檔案管理社會化的實(shí)現(xiàn)有了實(shí)踐動力，成為了可能。
（三）技術(shù)支持
當(dāng)今社會是是信息化社會，信息技術(shù)被應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中，自然也為檔案管理社會化提供了技術(shù)保證和支持。當(dāng)企業(yè)內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)無法滿足檔案管理需求的情況下，依靠外界專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)和服務(wù)機(jī)構(gòu)提供服務(wù)。這些社會機(jī)構(gòu)通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，先進(jìn)的信息管理手段一方面能夠保證高效的管理水平，形成企業(yè)內(nèi)外在社會范圍內(nèi)的有效協(xié)作，降低企業(yè)檔案管理的成本，提高企業(yè)的經(jīng)營管理效益；另一方面還可以通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)隨時(shí)與企業(yè)進(jìn)行交流，保證了企業(yè)能夠及時(shí)的掌握其檔案信息及最新動態(tài)，提高工作效率。
三、措施及建議
通過上文可知，檔案管理社會化能夠有效地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的各項(xiàng)職能，創(chuàng)造出良好的社會、經(jīng)濟(jì)效益，從而能夠有力的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)越來越多的企業(yè)開始重視而且已經(jīng)投入檔案的社會化管理中去，檔案管理的社會機(jī)構(gòu)也開始遍地開花的運(yùn)行起來。因此如何更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的社會化就成為目前檔案部門急需解決的問題。筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下兩個(gè)方面入手：
（一）健全中介機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)管理規(guī)范
首先加強(qiáng)對檔案中介機(jī)構(gòu)的行政管理。目前我國的檔案中介結(jié)構(gòu)包括檔案事務(wù)所、咨詢服務(wù)中心、事務(wù)服務(wù)中心等。雖然目前我國對于這些機(jī)構(gòu)有一些法律法規(guī)進(jìn)行約束，但是檔案中介服務(wù)市場比較龐大，秩序還是比較混亂，不排除一些機(jī)構(gòu)為了個(gè)人私利，損害客戶權(quán)益的行為。因此，要加強(qiáng)對中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的管理和規(guī)范，不僅需要政府的法律法規(guī)的約束，還需要檔案行政管理部門對其的監(jiān)督指導(dǎo)。其次要加強(qiáng)中介機(jī)構(gòu)自身建設(shè)。檔案中介機(jī)構(gòu)作為一個(gè)服務(wù)機(jī)構(gòu)，提高服務(wù)質(zhì)量是機(jī)構(gòu)的戰(zhàn)略核心，只有提高了服務(wù)質(zhì)量，健全了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)，才能使企業(yè)放心的把檔案管理的職能委托給機(jī)構(gòu)。提高服務(wù)質(zhì)量除了加強(qiáng)管理，積極拓展業(yè)務(wù)外，還需要有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和高素質(zhì)的從業(yè)人員。
（二）加強(qiáng)市場的引導(dǎo)作用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念
關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；學(xué)校檔案；模式
一、學(xué)校進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的必要性
1.檔案管理的信息化是時(shí)展的必然趨勢。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，社會生活的方方面面，都已經(jīng)無法離開計(jì)算機(jī)的幫助。同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在教育領(lǐng)域，具體表現(xiàn)為多媒體的應(yīng)用，電化教學(xué)，以及檔案的信息化管理，這已經(jīng)成為時(shí)展的必須趨勢。隨著改革開放的不斷深入，市場經(jīng)濟(jì)得到前所未有的發(fā)展，競爭是市場經(jīng)濟(jì)的本質(zhì)，誰能夠把握事物發(fā)展的趨勢，并采取積極有效的手段去適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，誰就能夠在未來的發(fā)展中取得競爭優(yōu)勢，所以學(xué)校必須要加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，以適應(yīng)時(shí)展的需求。
2.能夠提高檔案的信息質(zhì)量，更好的為決策提供基礎(chǔ)。學(xué)校事業(yè)的發(fā)展是基于領(lǐng)導(dǎo)干部的管理與決策，面對機(jī)遇或者挑戰(zhàn)，決策正確，管理得當(dāng)，政令通暢，就能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校的平穩(wěn)、健康的發(fā)展，使學(xué)校的各項(xiàng)工作都能夠走在同行業(yè)的前列；反之，錯誤的決策，會制約學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展，甚至?xí)寣W(xué)校蒙受重要的經(jīng)濟(jì)損失，而這些決策的制定又是基于學(xué)校內(nèi)部所產(chǎn)生的重要信息，檔案所提供的信息，就是決策的一項(xiàng)重要依據(jù)。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，保證信息高速傳遞，能夠?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)正確決策，打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
3.使檔案管理的工作效率大幅度提高。學(xué)校在教學(xué)、科學(xué)研究以及日常管理的過程中，會形成大量有著重要保存價(jià)值的文件檔案、教務(wù)檔案、教學(xué)檔案以及學(xué)籍檔案等等，而大部分檔案都采取的是傳統(tǒng)的管理方式，可利用的價(jià)值十分有限，當(dāng)對這些檔案進(jìn)行信息化處理之后，能夠使檔案管理從封閉走向開放，從傳統(tǒng)的手工操作進(jìn)入現(xiàn)代化的管理，檔案所包括的信息能夠被最大限度的挖掘，不但能夠使工作效率大幅度提高，還能體現(xiàn)出檔案在推動教育事業(yè)發(fā)展方面的重大意義。
二、學(xué)校檔案管理信息化的途徑
檔案管理信息化是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工作，本文從以下幾方面對如何實(shí)施這一工作進(jìn)行簡要的闡述。
1.檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平的提高。目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件雜亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案管理信息化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首先要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2.檔案原件的準(zhǔn)備工作。從現(xiàn)有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，信息化管理在學(xué)校檔案工作中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個(gè)方面。要實(shí)現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，必須首先對檔案文件進(jìn)行預(yù)處理，它包括：
1）依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個(gè)信息摘出，制成檔案的二次文獻(xiàn)卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個(gè)對文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計(jì)算機(jī)的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻(xiàn)，輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。2）通過對檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內(nèi)容，并用規(guī)范化的主題詞，將其主題內(nèi)容表達(dá)出來。這樣一個(gè)用主題詞來標(biāo)識文件或案卷的主題內(nèi)容的過程稱為主題標(biāo)引。檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個(gè)方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng)；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來查找所需的檔案。當(dāng)存貯檔案信息時(shí)，檔案標(biāo)引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個(gè)概念標(biāo)識出來。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當(dāng)檢索檔案時(shí)，檔案檢索人員也應(yīng)首先對檢索的課題進(jìn)行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統(tǒng)中查找正是用該主題詞標(biāo)引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。
3.有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案管理信息化的核心和基礎(chǔ)，是這項(xiàng)工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立 “活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。
4. 加強(qiáng)辦公自動化建設(shè)，提高檔案管理工作的質(zhì)量微機(jī)應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)管理，是知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理標(biāo)志。其優(yōu)點(diǎn)是：1）以“件”為單位的立卷方法，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時(shí)剔除無保存價(jià)值文件的優(yōu)勢，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，在檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整時(shí)，可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作時(shí)效。2）微機(jī)管理一是有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡便，準(zhǔn)確率高。隨機(jī)存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時(shí)修改一下檔案目錄便及時(shí)解決遺漏問題，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作以及服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。3）微機(jī)管理更有利于文檔的保密。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其它無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文檔保密的要求。
三、小結(jié)
知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的今天，對學(xué)校檔案管理模式和檔案管理的工作人員都提出了更新更高的要求。由傳統(tǒng)的檔案管理模式和理念向現(xiàn)代管理模式和理念轉(zhuǎn)變，在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的效益。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】信息；檔案管理；中小企業(yè)
我國近年市場化經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，大批的中小型企業(yè)如雨后春筍不斷涌現(xiàn)，這些企業(yè)規(guī)模不大，人數(shù)不多，三四百人或者還少。一部分是從早期的小手工作坊的基礎(chǔ)上演變和發(fā)展起來的企業(yè)，另一部分是從新興產(chǎn)業(yè)發(fā)展起來的具有現(xiàn)代化和國際化特征的企業(yè)，如高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域的企業(yè)。對于從手工作坊演變過來的企業(yè)，一般最初的組織領(lǐng)導(dǎo)者文化水平較低，沒有明確的管理存檔意識，更沒有常設(shè)的檔案管理機(jī)構(gòu)。對于新興的中小企業(yè)，雖然在全球信息化大潮的不斷沖擊下，開始注重檔案管理建設(shè)，但由于檔案管理人員、技術(shù)和制度的嚴(yán)重缺乏，許多中小企業(yè)面臨檔案管理明顯落后?？傮w來看，中小企業(yè)普遍存在檔案管理不善的問題，有些雖然意識到了檔案管理的不足，但不知如何更新檔案管理，大大地制約了企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，甚至成為企業(yè)發(fā)展的瓶頸。本研究系統(tǒng)分析了中小企業(yè)檔案管理的特性和存在的明顯問題，提出了如何在信息時(shí)代進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理的思路，為促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化、國際化和長遠(yuǎn)發(fā)展具有非常重要的意義。
一、中小型企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)
我國雖然很早就有檔案管理的概念和實(shí)踐活動，但由于管理總體落后的基本國情，檔案管理很難在中小企業(yè)中得到重視。一般中小型企業(yè)的發(fā)展早期很少注重檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，也舍不得投入大量資金進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理，造成了其在發(fā)展過程中的一定階段具有的如下明顯特性：
1．檔案管理概念不清。由于對檔案管理的作用不明確，導(dǎo)致對檔案管理不重視和概念不清。許多中小企業(yè)的負(fù)責(zé)人對檔案的了解還只限于原始的人事檔案的范圍。實(shí)際上，現(xiàn)代企業(yè)的檔案發(fā)展歷程包含了更廣泛的概念范疇，例如客戶檔案，文化建設(shè)檔案、財(cái)務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案等。實(shí)際情況是大多數(shù)中小企業(yè)的檔案內(nèi)容中，距今越遠(yuǎn)、案卷越薄、內(nèi)容越少，有些內(nèi)容甚至消逝了，檔案管理的概念總體上是模糊的。
2．不重視文秘人員的重要性和規(guī)范檔案管理的作用。中小企業(yè)發(fā)展初期通常存在人員流動性大，管理干部不穩(wěn)定，文秘檔案管理人員變化也快，使檔案管理沒有延續(xù)性；同時(shí)文秘人員的水平不一有的甚至沒有專業(yè)的文秘訓(xùn)練，對文件價(jià)值的認(rèn)識不同，鑒定方法和處理手段不盡一致，所以能保留下來的材料就更少了。同時(shí)導(dǎo)致僅存的文件中不規(guī)范。如會議記錄的格式不一致，內(nèi)容不全，日期不明等，有些文件編號也不系統(tǒng)，甚至無編號、批示及處理結(jié)果。企業(yè)沒有檔案管理，如同沒有企業(yè)歷史，更無從談起企業(yè)文化和企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。企業(yè)發(fā)展的歷史記錄不全，如廠區(qū)舊址無照片；老產(chǎn)品無照片等等。這些均需檔案人員多方尋覓并采取補(bǔ)救措施，盡可能地查尋到保存下早期的這些珍貴檔案。
3．沒有獨(dú)立的文秘檔案辦公機(jī)構(gòu)。中小企業(yè)的廠長辦公室是廠長管理的龍頭，通常以廠長辦公室為核心附設(shè)檔案管理辦公室。廠長辦公室也是在與橫向科室的日常交流中最為廣泛，相關(guān)文件內(nèi)容具有權(quán)威性和最終決定性。廠長辦公室所管理的工作面廣，可能保存的真實(shí)記錄最多，廠領(lǐng)導(dǎo)一般都將重要文件交文書保存，所以廠辦往往存有當(dāng)年各類現(xiàn)行文書，如各類上級文件、批復(fù)，行政會議記錄；制定的各項(xiàng)規(guī)章制度的原稿、打印稿；外事活動記錄；民事糾紛調(diào)解記錄；各種許可證、合格證、代碼證、營業(yè)執(zhí)照副本、各類獲獎證書獎杯獎牌等等。但是，由于缺乏系統(tǒng)的檔案管理概念，其他許多檔案信息，如商業(yè)往來，客戶資料、市場信息等重要的關(guān)系企業(yè)發(fā)展的檔案沒有統(tǒng)一和有效的管理。
二、中小企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
1．檔案管理滯后。企業(yè)發(fā)展的早期，中小企業(yè)的檔案管理工作多局限于記錄日常的一些企業(yè)文件。當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定的階段，這種原始的記錄行為不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高節(jié)奏、快速和高效的信息化處理方式，檔案管理已經(jīng)大大落后于企業(yè)的發(fā)展，并制約了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。企業(yè)的高層管理人員應(yīng)該意識到檔案管理不僅要為企業(yè)保存有價(jià)值的各種的原始記錄以供查考利用，同時(shí)應(yīng)重視檔案管理工作，并積極提供檔案利用，優(yōu)化企業(yè)發(fā)展決策。例如通過檔案管理，找出工作中的不足，加強(qiáng)信息利用，以避免企業(yè)不必要的經(jīng)濟(jì)損失。對過去的工作進(jìn)行分析總結(jié)，努力降低成本和提高產(chǎn)品質(zhì)量，維護(hù)企業(yè)品牌和知名度，為企業(yè)規(guī)?；l(fā)展和市場產(chǎn)品占領(lǐng)率的提高做出貢獻(xiàn)。
2．檔案管理人員的素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平低下。中小企業(yè)檔案管理雖然逐步得到了重視，但由于缺乏高水平的管理人員，作為一個(gè)獨(dú)立的管理部門，檔案人員不應(yīng)滿足于上崗培訓(xùn)的最低標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)全面掌握檔案管理的理論知識和實(shí)際操作能力，熱愛檔案管理工作，能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的軟件和硬件，努力提高檔案管理人員素質(zhì)和實(shí)際管理水平。
3．檔案管理服務(wù)功能缺失。檔案是一個(gè)龐大的信息庫，如果能夠?qū)⑾嚓P(guān)有用信息服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，將能夠發(fā)揮極大的作用。然而目前的普遍情況是各種信息是或者還是記錄在冊的文件和卷宗，沒有進(jìn)行技術(shù)機(jī)數(shù)據(jù)庫信息化管理，或者比較零散地儲存在眾多的單體檔案中的，查閱很不方便。未來的發(fā)展要求檔案管理人員把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，能夠提供充分的已有的信息為企業(yè)相關(guān)人員提供參考，發(fā)揮檔案的信息作用和價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展提供便利條件。另一方面，通過檔案管理發(fā)現(xiàn)問題，變被動為主動服務(wù)。例如，通過綜合國內(nèi)外新技術(shù)資料和發(fā)展?fàn)顩r，了解本行業(yè)最新市場動態(tài)等。
4．檔案管理缺乏安全措施。檔案管理的安全危及企業(yè)的安全，如新的設(shè)計(jì)技術(shù)，企業(yè)的合同，規(guī)劃等資料是企業(yè)發(fā)展的命脈，必須有安全的管理措施保證檔案管理。檔案安全涉及檔案工作的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)。確保檔案安全是檔案工作的永恒主題，也是檔案工作者的首要職責(zé)。要從人員、制度、設(shè)施、和信息保護(hù)技術(shù)等各個(gè)方面最大限度地延長檔案壽命，保證檔案實(shí)體和檔案信息的安全。
三、企業(yè)檔案信息化檔案管理的發(fā)展過程及途徑
企業(yè)檔案信息化已成為企業(yè)信息化的重要部分，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)也為檔案信息開發(fā)提供了技術(shù)支持。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，檔案信息載體的形態(tài)正在發(fā)生變化，檔案信息正在向數(shù)字化發(fā)展。企業(yè)檔案部門要抓住企業(yè)信息化建設(shè)的機(jī)遇，根據(jù)檔案管理的要求，對企業(yè)信息化規(guī)劃和建設(shè)提出檔案管理需求。從中小企業(yè)檔案管理的發(fā)展來看，必須遵循如下發(fā)展途徑。
（一）不斷創(chuàng)新檔案管理，提高信息服務(wù)質(zhì)量
檔案資源的管理正朝著信息化管理方向發(fā)展，也為檔案信息資源的開發(fā)利用提出了挑戰(zhàn)。如何有效利用檔案資源是一項(xiàng)長期的、緊迫的、艱巨的檔案管理任務(wù)。必須不斷挖掘和加工檔案信息資源，使加工出來的檔案信息更好地為企業(yè)服務(wù)，充分體現(xiàn)其作用和價(jià)值。企業(yè)檔案部門要把握企業(yè)信息化帶來的企業(yè)管理的新思想、新模式，樹立創(chuàng)新愈識，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案制度創(chuàng)新和管理方法創(chuàng)新。此外，在服務(wù)方法上要逐步實(shí)現(xiàn)與計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，采用以數(shù)據(jù)庫為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息利用技術(shù)形成高效的網(wǎng)絡(luò)查詢和信息更新模式。
（二）規(guī)范企業(yè)信息的數(shù)據(jù)庫管理，實(shí)現(xiàn)信息共享
數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源共享體系建設(shè)的核心，用數(shù)據(jù)庫技術(shù)組織信息資源可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。建立數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡(luò)信息資源組織的重要方式，這種方式就是將要處理的數(shù)據(jù)經(jīng)合理分類和規(guī)范化處理之后，以記錄的形式存儲于計(jì)算機(jī)中。數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合極大地方便了檔案信息資源的開發(fā)利用，提高了效率。通過完善檔案目錄中心以及全文檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息化。同時(shí)企業(yè)檔案信息化建設(shè)要認(rèn)真執(zhí)行國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一的信息采集、交換標(biāo)準(zhǔn)，維護(hù)數(shù)據(jù)的一致性、安全性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息高度集成與高效、安全傳遞，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息化的作用?，F(xiàn)代企業(yè)可通過建立檔案網(wǎng)頁，開展電子文件的自動上傳收集和在線服務(wù)。隨著企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。同時(shí)建立電子文件數(shù)據(jù)管理中心，使檔案部門與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。
（三）健全檔案管理制度，加強(qiáng)信息安全
信息化環(huán)境下，企業(yè)必須通過技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新等方式，改變傳統(tǒng)落后的企業(yè)管理模式，建立科學(xué)的現(xiàn)代企業(yè)管理體制和檔案管理制度。通過建立和健全適應(yīng)企業(yè)信息化環(huán)境下的檔案管理例度，保證企業(yè)檔案工作在企業(yè)信息化環(huán)境下有序地發(fā)展。規(guī)范檔案管理、企業(yè)信息化也是建設(shè)科學(xué)、規(guī)范和嚴(yán)格的企業(yè)基礎(chǔ)管理的過程。因此，企業(yè)檔案部門應(yīng)積極參與國際質(zhì)量認(rèn)證體系的達(dá)標(biāo)活動，實(shí)現(xiàn)對文件、檔案的制度化、規(guī)范化管理。同時(shí)加強(qiáng)對電子文件形成、存儲、傳輸、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、存儲介質(zhì)等各個(gè)方面的保密防范，嚴(yán)防電子文件被竊密。加強(qiáng)機(jī)關(guān)內(nèi)部管理，層層落實(shí)檔案安全責(zé)任制，層層簽訂檔案安全保密承諾書。建立檔案安全保密記錄，使檔案安全事故發(fā)生后可以進(jìn)行追溯性檢查甚至追回檔案。
（四）強(qiáng)化檔案人員的素質(zhì)和管理水平
隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用和普及，對檔案工作者的要求也越來越高。從事檔案管理的工作人員，需要不斷提高自身素質(zhì)，掌握熟練計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件的專業(yè)技術(shù)，不斷提高現(xiàn)代化管理的技能，提高檔案資源的使用效率與效益。同時(shí)，重視檔案人員的繼續(xù)教育工作，普及現(xiàn)代檔案科學(xué)技術(shù)知識，讓檔案工作者具有現(xiàn)代化的發(fā)展眼光，以滿足檔案管理的高永平持續(xù)發(fā)展的需要。
綜上所述，中小企業(yè)檔案部門應(yīng)樹立全新的檔案管理工作理念，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息的管理開發(fā)和利用，不斷加強(qiáng)提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，才能應(yīng)對信息化給企業(yè)檔案管理帶來的巨大變革。
參 考 文 獻(xiàn)
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1 辦公自動化的基本概念及其特點(diǎn)
1.1 辦公自動化的基本概念。辦公自動化主要指使用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)對辦公室工作以及相關(guān)信息進(jìn)行相應(yīng)處理，能夠?qū)崿F(xiàn)信息傳輸、自動發(fā)送、存儲以及接收。能夠?qū)⑿畔⒌牧鲃铀俣冗M(jìn)行極大提升，并能夠顯著提升信息的可靠性以及真實(shí)性。
1.2 辦公自動化的特點(diǎn)
1.2.1 工作效率高。在目前實(shí)際的辦公自動化過程中，由于醫(yī)院各個(gè)部門功能以及作用的不同，檔案分類為人事、病歷、文書、專題以及實(shí)物等，涵蓋有教學(xué)、財(cái)務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施等影響醫(yī)院運(yùn)作的各個(gè)方面相關(guān)信息。能夠?qū)⒊Ｒ?guī)的檔案管理工作逐漸進(jìn)行科學(xué)化以及合理化處理，更好實(shí)現(xiàn)信息的檢索效果。
1.2.2 存儲方式安全可靠。傳統(tǒng)的紙質(zhì)醫(yī)院檔案在實(shí)際實(shí)施管理過程中，往往無法較好地進(jìn)行管理。濕度、溫度、氣候等較多外部原因會對紙質(zhì)檔案造成極大威脅。通過使用辦公自動化形式，能夠縮小檔案存儲空間，也能夠更好地讓檔案管理過程趨于便捷，延長檔案實(shí)際壽命，這對于檔案管理以及使用有著極為重要意義。
1.2.3 能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享的效果。辦公自動化在實(shí)施檔案管理過程中進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)使用，能夠幫助檔案管理更加科學(xué)化以及規(guī)范化，最大限度地保證資源利用效率以及檔案管理的實(shí)際效果。也能夠?qū)崿F(xiàn)較高的查找率，能夠較好地脫離空間限制，更加完善地實(shí)現(xiàn)資源共享，增強(qiáng)了檔案管理過程中的安全性。
2 在實(shí)施辦公自動化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理的問題和改善策略
2.1 在實(shí)施辦公自動化環(huán)境下檔案管理的問題。目前，最為常見的問題就是檔案管理人員自身水平不高，無法較好地進(jìn)行辦公自動化過程中的檔案管理。另外，檔案管理也缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，容易出現(xiàn)較多問題，影響到檔案管理質(zhì)量以及效率。在目前的辦公自動化過程中，系統(tǒng)開發(fā)不規(guī)范，運(yùn)行水平參差，軟件投入較少以及模式并不合理等情況，使實(shí)際使用效果不佳。
2.2 如何解決辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。提升檔案管理人員自身素質(zhì)。隨著目前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的不斷提升，出現(xiàn)較多的新技術(shù)以及新內(nèi)容。醫(yī)院在招收檔案人員過程中，盡量招收檔案管理專業(yè)人才，擴(kuò)充醫(yī)院中檔案人員的專業(yè)程度以及管理水平。而對于目前的檔案管理人員，也可以加強(qiáng)專業(yè)知識培訓(xùn)，提升實(shí)際專業(yè)化水平。
