時(shí)間：2023-05-28 08:21:36
緒論：在尋找寫(xiě)作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、房產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)分析
（一）房地產(chǎn)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)。在信息化的管理過(guò)程中，大量數(shù)字信息都儲(chǔ)存在硬件設(shè)備中，設(shè)備的安全性會(huì)給信息安全和完整性帶來(lái)威脅。如電腦、硬盤(pán)、光盤(pán)設(shè)備如果保管不當(dāng)，就有可能發(fā)生損壞及老化等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)的損壞，造成損失。存儲(chǔ)設(shè)備都有一定的保存年限，需要不斷的拷貝和更新，更新不及時(shí)，也可能造成損失。同時(shí)，還存在潛在的人為無(wú)意識(shí)風(fēng)險(xiǎn)。操作人員在信息輸入、編輯、整理、提取和傳輸過(guò)程中，稍有不慎，一旦操作失誤無(wú)意間就有可能帶來(lái)檔案信息的損壞或丟失。好比電腦軟件的損壞、按鍵錯(cuò)誤、刪除操作、錯(cuò)誤運(yùn)行程序等等，都有可能不同程度的破損了檔案信息。另外，黑客攻擊、病毒蔓延、制度不健全、管理不規(guī)范、治理不及時(shí)是產(chǎn)生不安全因素的根源。網(wǎng)絡(luò)的暢通、系統(tǒng)的穩(wěn)定、數(shù)據(jù)的安全，面臨著客觀侵害行為的風(fēng)險(xiǎn)和主觀漏洞的風(fēng)險(xiǎn)。
（二）突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。近幾年來(lái)，地震、洪水、沙塵暴、泥石流、臺(tái)風(fēng)等一系列重大自然災(zāi)害對(duì)人類(lèi)的生命財(cái)產(chǎn)造成巨大損失，嚴(yán)重影響社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)給檔案文獻(xiàn)的安全保護(hù)工作帶來(lái)前所未有的挑戰(zhàn)。房地產(chǎn)檔案是非常寶貴的歷史資料，房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力比較低。由于受到經(jīng)濟(jì)水平的制約和觀念的影響，房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)低。雖然在檔案管理過(guò)程中采取了一些基本的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等處理措施，但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、戰(zhàn)爭(zhēng)等不可抗力因素時(shí)，房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力差的問(wèn)題就暴露無(wú)疑。尤其是近幾年的地質(zhì)災(zāi)害，使檔案文獻(xiàn)保護(hù)工作的形勢(shì)更加嚴(yán)峻，對(duì)檔案文獻(xiàn)安全構(gòu)成了極大的威脅。
（三）技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。黨的十報(bào)告明確指出“信息化是我國(guó)加快實(shí)現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇”。從黨和國(guó)家明確提出的“以信息化帶動(dòng)工業(yè)化”的要求，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。房地產(chǎn)檔案部門(mén)在引進(jìn)技術(shù)和應(yīng)用技術(shù)兩個(gè)方面都存在風(fēng)險(xiǎn)。由于信息技術(shù)比較復(fù)雜，在應(yīng)用技術(shù)的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。由于信息化發(fā)展迅速，產(chǎn)品更新?lián)Q代快，信息化的這一特質(zhì)在某些時(shí)候是優(yōu)點(diǎn)，但在信息化建設(shè)中卻因?yàn)榘l(fā)展快而帶來(lái)很大的不確定性。許多房地產(chǎn)檔案工作人員會(huì)因?yàn)樽陨砑夹g(shù)水平的限制而操作不當(dāng)，進(jìn)而影響房地產(chǎn)檔案信息的安全性、完整性和真實(shí)性。
二、房產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理與控制策略
（一）加強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息化管理。首先，要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，形成共識(shí)。加快檔案信息化建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵。沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的支持，要加快檔案信息化建設(shè)，那只是一句不切實(shí)際的空話(huà)。要更新各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的知識(shí)領(lǐng)域，除了要提拔任用知識(shí)型的領(lǐng)導(dǎo)主管檔案信息化工作，使檔案信息化建設(shè)有一個(gè)明確的領(lǐng)航者之外，更重要的，是要在信息化建設(shè)過(guò)程中，獲得當(dāng)?shù)攸h委、政府的高度重視和大力支持，而且這種支持要貫穿于信息化建設(shè)的始終。其次，從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。同時(shí)，要建立和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，以達(dá)到資源共享的目的。
（二）積極做好風(fēng)險(xiǎn)防范措施。首先，檔案信息資源庫(kù)與開(kāi)放檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、局域網(wǎng)、檔案網(wǎng)站等實(shí)行嚴(yán)格的物理隔離措施，防止黑客入侵。開(kāi)放檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)與控制檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，原則上應(yīng)分建庫(kù)。同時(shí)，檔案網(wǎng)站與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接時(shí)，應(yīng)采取防火墻的技術(shù)措施進(jìn)行防護(hù)，防止病毒感染。其次，在軟件方面。安裝較先進(jìn)的檔案信息管理軟件，把檔案錄人計(jì)算機(jī)，建立電子信息檔案，極大地提高檔案信息管理、存儲(chǔ)、處理、開(kāi)發(fā)利用的能力。第三，在硬件方面。要配置足夠的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)適當(dāng)配備空調(diào)、去濕機(jī)以及防蟲(chóng)、防火、防盜等基本設(shè)備；按需配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。在提高工作效率與質(zhì)量的同時(shí)，保證檔案信息的相對(duì)完整性與安全性。
（三）強(qiáng)化檔案技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)管控。首先，提高管理者與工作人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。在檔案保護(hù)中，真正可怕的不是檔案風(fēng)險(xiǎn)，而是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的漠視、無(wú)知、甚至是刻意隱瞞。這些錯(cuò)誤意識(shí)是檔案保護(hù)過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)最好的通行證，也是風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)所遭遇到的最強(qiáng)的無(wú)形障礙，所以要喚起、強(qiáng)化管理者和工作人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。其次，提高房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。提高房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，需要不斷提高認(rèn)識(shí)。這種抗風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)需要提高到國(guó)家戰(zhàn)略層面上來(lái)。比如國(guó)家對(duì)金融和股市風(fēng)險(xiǎn)的控制采取了很多切實(shí)可行的方法，也取得了很好的成效。在房地產(chǎn)檔案的管理上也可以進(jìn)行借鑒和創(chuàng)新。
【論文摘 要】目前,計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失,而計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化正逐漸被很多企業(yè)推廣運(yùn)用。辦公自動(dòng)化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立,這種記錄信息的手段對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)更加方便和快捷,避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊,計(jì)算機(jī)自身也存在著一些缺陷,導(dǎo)致企業(yè)在使用信息檔案這一手段時(shí)也存在一些弊端,針對(duì)這個(gè)問(wèn)題,企業(yè)在運(yùn)用此技術(shù)時(shí)一點(diǎn)要做好風(fēng)險(xiǎn)的防范措施,力求使風(fēng)險(xiǎn)降到最低?；诖?本文主要對(duì)電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法進(jìn)行了探討。
目前,人們生活中一個(gè)非常重要的,必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī),其具有多種多樣的功能,這為企業(yè)的辦公帶來(lái)了巨大的變革,使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代,最新的檔案方式就是電子信息檔案,它對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來(lái)看,電子信息檔案并不全是優(yōu)化,它也有自己的不足,比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比,具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性,如果沒(méi)有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施,那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜,所以,企業(yè)在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性,積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施,以使信息資源更加安全。
一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施
提前預(yù)防,在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式,也是最經(jīng)濟(jì)的方式,對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō),應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理,來(lái)保證內(nèi)部信息的安全可靠,主要措施有:
1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施,而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù),新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼,這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式,在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后,要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制,避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防,也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度,例如:可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控,而無(wú)關(guān)的人員沒(méi)有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性,及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的,在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi),企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn),主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性,使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易,不過(guò),只要及時(shí)且做到全面看待問(wèn)題,那么就可以把問(wèn)題解決掉。比如,對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō),為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn),那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素,其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù),其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞,保證信息的安全可靠。
二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后,為了把危險(xiǎn)降到最小,就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi),那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解?目前,許多企業(yè)開(kāi)始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解,電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過(guò)制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來(lái)減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是,在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn),那么不管是什么情況,企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理,這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施
在電子信息檔案管理中,還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略,所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散,即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方,以此來(lái)把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低,一般而言,能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正,如:修改配置模式、購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過(guò)這樣的處理之后,我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)化,再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略?xún)?yōu)化改進(jìn),創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外,還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào),讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外,還要強(qiáng)調(diào)的是,外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn),如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn),那么后果會(huì)很?chē)?yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失,那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施
當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨后,企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理,為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi),還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理,在對(duì)電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上,探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來(lái)的后果。需要實(shí)施分析評(píng)估的基本內(nèi)容是:發(fā)生危險(xiǎn)的概率,危險(xiǎn)帶來(lái)的后果有多大,危險(xiǎn)的成本探析,有哪些合適的控制防范辦法等等。此外,企業(yè)管理者要樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)觀念,積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn),如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過(guò)承認(rèn)得以控制,這說(shuō)明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于,許多經(jīng)營(yíng)管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無(wú)危險(xiǎn)性,在使用檔案資料時(shí)未采取針對(duì)性的安全管理方案,這對(duì)于電子信息檔案帶來(lái)了諸多不便。而對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō),其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作,這對(duì)于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評(píng)估中,為了確保檔案信息的安全性,檔案管理人員就必須要非常警覺(jué),對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn),并把其扼殺在萌芽狀態(tài),對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施,力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。
簡(jiǎn)而言之,管理者或管理部門(mén)在對(duì)電子信息檔案管理時(shí),一定要有這樣的意識(shí),即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的,而是客觀存在的,這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的,而是不確定的,而且還可能帶來(lái)很大的危險(xiǎn),所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺(jué)度,把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重,積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法,使電子信息檔案的管理水平得以提高,這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]馮惠玲.論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[J].檔案學(xué)通訊.2005(3):8~11
[2]王兆新,裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1):36~37
[3]鄒生.開(kāi)放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問(wèn)題[J].信息安全與通信保密.2004(4):28~29
【關(guān)鍵詞】電子信息檔案；風(fēng)險(xiǎn)控制；方法
目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化正逐漸被很多企業(yè)推廣運(yùn)用。辦公自動(dòng)化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是由于計(jì)算機(jī)自身也存在著一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)在使用電子信息檔案這一手段時(shí)也面臨著風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)在運(yùn)用此技術(shù)時(shí)一定要做好風(fēng)險(xiǎn)的防范措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)降到最低?；诖?，本文主要對(duì)電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法進(jìn)行了探討。
企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已非常普遍，其具有多種多樣的功能，為企業(yè)管理帶來(lái)了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來(lái)看，電子信息檔案并不全是優(yōu)點(diǎn)，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒(méi)有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用電子信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理，來(lái)保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無(wú)關(guān)的人員沒(méi)有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過(guò)，只要及時(shí)且做到全面看待問(wèn)題，那么就可以把問(wèn)題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解？目前，許多企業(yè)開(kāi)始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過(guò)制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來(lái)減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來(lái)把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過(guò)這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略?xún)?yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很?chē)?yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施
當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來(lái)的后果。需要實(shí)施分析評(píng)估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來(lái)的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過(guò)承認(rèn)得以控制，這說(shuō)明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營(yíng)管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無(wú)危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對(duì)性的安全管理方案，這對(duì)于電子信息檔案帶來(lái)了諸多不便。而對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對(duì)于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評(píng)估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺(jué)，對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。
簡(jiǎn)而言之，管理者或管理部門(mén)在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來(lái)很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺(jué)度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。
參考文獻(xiàn)：
[1]馮惠玲，論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[J].檔案學(xué)通訊.2005（3）
[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2008（1）
【關(guān)鍵詞】電子信息檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)控制；方法
目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來(lái)了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來(lái)看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒(méi)有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理，來(lái)保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1．積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2．制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無(wú)關(guān)的人員沒(méi)有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3．及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過(guò)，只要及時(shí)且做到全面看待問(wèn)題，那么就可以把問(wèn)題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。
4．及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解？目前，許多企業(yè)開(kāi)始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過(guò)制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來(lái)減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來(lái)把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過(guò)這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略?xún)?yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很?chē)?yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施
當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來(lái)的后果。需要實(shí)施分析評(píng)估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來(lái)的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過(guò)承認(rèn)得以控制，這說(shuō)明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營(yíng)管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無(wú)危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對(duì)性的安全管理方案，這對(duì)于電子信息檔案帶來(lái)了諸多不便。而對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對(duì)于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評(píng)估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺(jué)，對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。
簡(jiǎn)而言之，管理者或管理部門(mén)在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來(lái)很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺(jué)度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]馮惠玲．論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[J]．檔案學(xué)通訊．2005（3）：8～11
[2]王兆新，裘潔．淺議電子文件信息的安全與保密[J]．浙江檔案．2004（1）：36～37
[3]鄒生．開(kāi)放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問(wèn)題[J]．信息安全與通信保密．2004（4）：28～29
政府部門(mén)的人事檔案是根據(jù)政府部門(mén)的需要記錄個(gè)體的個(gè)人信息、工作履歷、重要事績(jī)的信息材料。這份檔案既是政府部門(mén)作人事安排的基礎(chǔ)，也是人事部門(mén)作好激勵(lì)工作的基礎(chǔ)，也是個(gè)人對(duì)自己作綜合評(píng)估的重要依據(jù)。做好人事檔案管理對(duì)政府部門(mén)、人事部門(mén)、個(gè)人需求來(lái)說(shuō)，都有著重要的意義。隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，人們要求人事檔案管理也要向著數(shù)字信息化的方向發(fā)展，然而數(shù)字信息化的檔案目前面臨著很多風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，如果不能有效的防控風(fēng)險(xiǎn)，人事檔案數(shù)字信息化將很難繼續(xù)進(jìn)行。
2 人事檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)防控面臨的主要問(wèn)題
2.1 數(shù)字化檔案的真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)控制
人事檔案資料對(duì)政府部門(mén)、人事部門(mén)、人個(gè)需求來(lái)說(shuō)，有重要的意義，為了保證人事檔案的客觀性，人們要求人事檔案的數(shù)字化數(shù)據(jù)能確保其真實(shí)性。然而電子化數(shù)據(jù)本身具易復(fù)制性、易修改性、易丟失性的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)都給人事檔案數(shù)字化管理帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。以一份人事檔案資料來(lái)說(shuō)，它的信息是用數(shù)字化方法記錄的，它附帶的身份證資料、圖片資料等均為檔案管理人員掃描得到的。如果人們有心要涂改電子化檔案資料，就可以用相關(guān)的軟件修改電子檔案中的文字信息，用平面設(shè)計(jì)軟件更改身份證及照片信息，利用特殊的軟件更改檔案修改時(shí)間的信息等。電子設(shè)備能實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)痕修改，如果不能對(duì)真實(shí)性的風(fēng)險(xiǎn)有效的控制，那人電子化人事檔案資料的真實(shí)性將不能滿(mǎn)足人們的需求。
2.2 數(shù)字化檔案的存諸性風(fēng)險(xiǎn)控制
政府部門(mén)的人事檔案電子化管理，是一個(gè)長(zhǎng)期的、持續(xù)的過(guò)程，相關(guān)人員做人事檔案管理時(shí)，會(huì)擴(kuò)充人事檔案材料的內(nèi)容。不斷擴(kuò)大的數(shù)據(jù)庫(kù)，這給管理人員帶來(lái)管理上的困難，如果管理人員要轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)庫(kù)的資料，可能會(huì)造成數(shù)據(jù)損失的風(fēng)險(xiǎn)；電子化的數(shù)據(jù)庫(kù)案在被反復(fù)的讀取、保存的過(guò)程中，也有可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞的風(fēng)險(xiǎn)；如果電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)問(wèn)題，可能也會(huì)出現(xiàn)擻據(jù)損壞的風(fēng)險(xiǎn)。如何在存諸中保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整性，是人事檔案管理人員需要重視的一個(gè)問(wèn)題。
2.3 數(shù)字化檔案的病毒性風(fēng)險(xiǎn)控制
信息化的時(shí)代，數(shù)據(jù)安全問(wèn)題成為人們非常重視的一個(gè)問(wèn)題。數(shù)據(jù)化的人事檔案要方便人們調(diào)閱，就需要把電子數(shù)據(jù)信息公享化，而這可能會(huì)引起病毒性風(fēng)險(xiǎn)的問(wèn)題。比如如果有人從網(wǎng)絡(luò)入侵人事檔案管理的服務(wù)器，那么檔案資料有可能被全部竊取。人們?cè)诜?wù)器中讀寫(xiě)數(shù)據(jù)的時(shí)候，如果使用帶有病毒的介質(zhì)，可能會(huì)使人事檔案管理服務(wù)器染上病毒。如果服務(wù)器中出現(xiàn)病毒，則相當(dāng)于人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的“門(mén)戶(hù)大開(kāi)”，散播病毒者可隨意的竊取自己需要的檔案材料。
2.4 數(shù)字化檔案的電磁性風(fēng)險(xiǎn)控制
數(shù)據(jù)化的人事檔案是以電磁等形式出現(xiàn)，它們與其它的電磁設(shè)備會(huì)存在一定的同步性，這種同步性存在著風(fēng)險(xiǎn)。比如如果將某些電磁設(shè)備放到存儲(chǔ)有人事檔案材料的服務(wù)器旁邊，這些電磁設(shè)備會(huì)影響服務(wù)器的磁盤(pán)運(yùn)作，磁盤(pán)受到電磁影響會(huì)使數(shù)據(jù)化的檔案材料失真或丟失；服務(wù)器的電磁設(shè)備所散發(fā)出的磁場(chǎng)若與另一種電磁波同步，對(duì)方就能完全竊取服務(wù)器內(nèi)的數(shù)據(jù)化檔案材料。
3人事檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)防控問(wèn)題的解決對(duì)策
3.1使用同步化管理
數(shù)據(jù)化的人事檔案雖然具有易整理、易存儲(chǔ)、易傳播的特點(diǎn)，但是卻有易修改的問(wèn)題。為了確保人事檔案的真實(shí)性，人事檔案管理部門(mén)的人員要以同步化的方式管理檔案。它要求實(shí)體檔案與數(shù)據(jù)化檔案能做到同步化，實(shí)體檔案作為數(shù)據(jù)化檔案的留底，如果一旦發(fā)生數(shù)據(jù)分岐問(wèn)題，要以實(shí)體檔案的資料為標(biāo)準(zhǔn)；數(shù)據(jù)化的檔案則可作為日常調(diào)閱、檢索、共享的對(duì)象。
3.2使用規(guī)范化管理
所謂的規(guī)范化的管理，是指人事檔案部門(mén)要根據(jù)數(shù)據(jù)化檔案存儲(chǔ)的需求制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的操作方法，人事檔案管理人員必須按這套標(biāo)準(zhǔn)的操作方法操作，以免出現(xiàn)數(shù)據(jù)化檔案不完整的現(xiàn)象。比如人事檔案管理人員使用移動(dòng)硬盤(pán)備數(shù)據(jù)的時(shí)候，要先完全刪除外部設(shè)備，隔絕計(jì)算機(jī)對(duì)移動(dòng)硬盤(pán)的操作時(shí)才可以拔出移動(dòng)硬盤(pán)設(shè)備，以免移動(dòng)硬盤(pán)中的數(shù)據(jù)會(huì)遭到電磁的沖擊；人事檔案管理人員需要定期的備份數(shù)據(jù)，且要使用多種方法備份數(shù)據(jù)，以免使數(shù)據(jù)化的檔案資料丟失。
3.3 使用隔離化管理
為了加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全性，人事檔案部門(mén)要使用隔離式的管理方式。這種方式是指一個(gè)部門(mén)要形成一個(gè)局域網(wǎng)絡(luò)，局域網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)可以傳播或共享，而局域網(wǎng)要連接入外網(wǎng)，則需要通過(guò)嚴(yán)格的審核。這種方式能減少外網(wǎng)入侵局域網(wǎng)的機(jī)會(huì)。使用局域網(wǎng)的工作人員不能使用外部的存儲(chǔ)介質(zhì)，只能使用部門(mén)指定的存儲(chǔ)介質(zhì)，以免出現(xiàn)病毒問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員要定期的維護(hù)網(wǎng)絡(luò)與存儲(chǔ)介質(zhì)，降低病毒入侵的機(jī)會(huì)。
3.4 使用屏磁化管理
電磁波泄密的問(wèn)題已經(jīng)引起人們高度的重視，目前人們已經(jīng)研究出接地技術(shù)、隔離技術(shù)、軟件技術(shù)等解決電磁泄密問(wèn)題。以TEMPEST軟件技術(shù)為例，該軟件安裝到計(jì)算機(jī)上，它能在操作的時(shí)候，散播不規(guī)律的高頻“噪聲”，使信息接收者難以接收到正確的電磁波信息。人事檔案管理人員要請(qǐng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員使用屏磁化技術(shù)做好檔案保密工作。
關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化建設(shè);風(fēng)險(xiǎn);防控措施
檔案信息化作為我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的新階段,具有高效便捷等優(yōu)勢(shì),已在我國(guó)很多檔案館或部門(mén)得到嘗試,并取得了初步成效。但是由于檔案信息化的特性,使得它在實(shí)踐中很容易受到惡意攻擊,造成檔案被篡改或者缺失。所以,在檔案信息化建設(shè)中,分析以及研究信息化建設(shè)中存在的風(fēng)險(xiǎn)就顯得至關(guān)重要。
一、檔案信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)
檔案與老百姓的切身利益息息相關(guān),它的安全性以及管理效率都在很大程度上影響著我國(guó)發(fā)展建設(shè)腳步。目前,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì),但是它在發(fā)展演變過(guò)程中也會(huì)存在一定的風(fēng)險(xiǎn),具體如下:
1、網(wǎng)絡(luò)病毒威脅
在檔案信息化建設(shè)中,由于網(wǎng)絡(luò)病毒引起的網(wǎng)絡(luò)通信阻塞、文件信息損壞等問(wèn)題,不僅會(huì)極大阻礙檔案系統(tǒng)提供正常服務(wù),同時(shí)還會(huì)導(dǎo)致常年積累的檔案信息丟失,造成的損失是災(zāi)難性且不可修復(fù)的。
2、網(wǎng)絡(luò)攻擊風(fēng)險(xiǎn)
在檔案信息化建設(shè)中,為了確保檔案?jìng)鬏敶鎯?chǔ)安全,需要適當(dāng)?shù)膶?nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行隔離,防止因信息泄露而引發(fā)的嚴(yán)重后果。但是現(xiàn)實(shí)是,很多不法分子為了借助檔案信息牟取暴利,會(huì)對(duì)檔案內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行惡意攻擊,一方面可能造成檔案資料被竊取或惡意篡改,另一方面還會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓,影響它的功能。
3、外部環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)
在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,由于它自身的系統(tǒng)屬于弱電工程,耐壓值較低,它在運(yùn)行過(guò)程中,很容易受到外部環(huán)境因素影響,比如地震、水災(zāi)以及火災(zāi)等自然災(zāi)害;技術(shù)人員的操作失誤或錯(cuò)誤;設(shè)備被惡意破壞或被盜;電磁干擾;等等。
4、管理安全風(fēng)險(xiǎn)
在檔案信息化管理中,由于管理職責(zé)不明確以及相關(guān)的管理制度不健全等,都會(huì)或多或少的影響到檔案管理的效率以及質(zhì)量。與此同時(shí),管理人員缺乏安全管理意識(shí)以及專(zhuān)業(yè)水平較低等,也是導(dǎo)致檔案信息化管理存在紙漏的主要因素之一。
5、系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)
在信息化時(shí)代,檔案信息化管理的應(yīng)用系統(tǒng)也要在使用過(guò)程中,不斷地修復(fù)漏洞或者更新?lián)Q代,只有確保應(yīng)用系統(tǒng)本身的安全可靠,才能降低其被網(wǎng)絡(luò)攻擊或病毒感染的幾率。
二、檔案信息化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)的防控措施
1、提高檔案信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)
想要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理,就要讓相關(guān)的檔案管理人員從過(guò)去的雜業(yè)型轉(zhuǎn)變?yōu)閷?zhuān)業(yè)型。檔案信息化管理的安全、有序、高效,離不開(kāi)高素質(zhì)管理人員的支持。目前,很多檔案管理部門(mén)或檔案館在信息化建設(shè)中,遇到的最大障礙就是缺少既懂軟件開(kāi)發(fā)又精通檔案管理相關(guān)知識(shí)的人才?；诖?相關(guān)部門(mén)或機(jī)構(gòu)就要盡一切努力來(lái)為檔案管理人員提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì),并建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,讓每一位管理人員都能在克服惰性的基礎(chǔ)上,充分發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性;另外建立激勵(lì)機(jī)制,并實(shí)現(xiàn)人員的優(yōu)化配置,從而在保證工作效率的同時(shí),提高員工的工作責(zé)任感以及積極性。
2、提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)
有些單位或機(jī)構(gòu)過(guò)分強(qiáng)調(diào)本單位的特殊性,而沒(méi)有實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。這種拒絕標(biāo)準(zhǔn)化管理的方式也在一定程度上阻礙了該單位的可持續(xù)發(fā)展。甚至于有些單位的檔案管理工作理念在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)都沒(méi)有改變,盡管能獲得一些成效,但是整體檔案管理工作卻不具備通用性,檔案的利用率也大大降低。因此,淘汰這種陳舊的管理觀念是很有必要的,這也是目前檔案信息化建設(shè)能否順利展開(kāi)的重要前提。
3、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處置職能
相關(guān)部門(mén)或機(jī)構(gòu)想要實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的有效防控,應(yīng)該針對(duì)檔案信息化建設(shè)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)制定一套應(yīng)急處理方案,其中包含事前控制措施以及事后處理措施,從而在遇到風(fēng)險(xiǎn)的第一時(shí)間就能立即做出反應(yīng),以此來(lái)將損失降到最低。與此同時(shí),可以制定一個(gè)完善的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的位置、幾率、后果以及損失等有一個(gè)全面分析評(píng)估,從而為管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)并預(yù)警提供保障。
4、加大對(duì)信息技術(shù)研發(fā)以及引進(jìn)的投人力度
可以通過(guò)研發(fā)或者引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)的方式,來(lái)保證檔案信息管理的安全可靠。在信息技術(shù)不斷革新或者修復(fù)的同時(shí),系統(tǒng)受網(wǎng)絡(luò)攻擊或者病毒感染的幾率也會(huì)大幅度下降,這就能強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)檔案信息平臺(tái)的操作監(jiān)控,以此來(lái)向公眾提供安全便捷的服務(wù)。
三、結(jié)語(yǔ)
在我國(guó)信息技術(shù)不斷發(fā)展的同時(shí),想要進(jìn)一步提升檔案管理的效率以及安全性,進(jìn)行信息化建設(shè)就勢(shì)在必行。目前,我國(guó)在檔案信息化建設(shè)中還會(huì)受到各種威脅以及風(fēng)險(xiǎn),影響到檔案管理的有序高效。因此,相關(guān)部門(mén)或機(jī)構(gòu)應(yīng)該改變檔案管理人員的管理理念,加強(qiáng)對(duì)他們的專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn),從而在不斷學(xué)習(xí)探索過(guò)程中,為檔案信息化建設(shè)添磚加瓦。
作者:吳寧寧 單位:無(wú)棣縣人力資源社會(huì)保障信息中心
參考文獻(xiàn):
[1]李曉琳,王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理,2016,(5):58.
[2]謝建波,李建立.關(guān)于我省檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)與實(shí)踐[J].檔案管理,2011,(6):38一42.
(一)提高對(duì)農(nóng)信社會(huì)計(jì)工作的認(rèn)識(shí)。
農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)工作崗位雖小，卻事關(guān)農(nóng)信社工作發(fā)展大局。首先，領(lǐng)導(dǎo)階層要將會(huì)計(jì)工作提上重視，具有防案控案的危機(jī)意識(shí)。注重會(huì)計(jì)員工的培養(yǎng)，重視會(huì)計(jì)檢查輔導(dǎo)的作用，做到物盡其才人盡其力。其次，農(nóng)信社的會(huì)計(jì)人員要發(fā)揚(yáng)愛(ài)崗敬業(yè)的精神，在本職崗位上追求不斷進(jìn)步，細(xì)化工作方式，做到賬目平整，精準(zhǔn)記錄財(cái)務(wù)情況。最后，發(fā)揮會(huì)計(jì)工作的職能作用。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作是農(nóng)信社展開(kāi)工作的基礎(chǔ)，應(yīng)該根據(jù)會(huì)計(jì)工作的特點(diǎn)，摸索具有實(shí)踐可操作性的工作方法。
(二)建立會(huì)計(jì)基礎(chǔ)的培訓(xùn)制度。
提高農(nóng)信社會(huì)計(jì)基礎(chǔ)的重要一點(diǎn)是建立長(zhǎng)期、有效的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)培訓(xùn)制度。農(nóng)信社的各級(jí)管理部門(mén)，應(yīng)該建立起特定的培訓(xùn)學(xué)習(xí)系統(tǒng)，結(jié)合工作崗位特點(diǎn)及業(yè)務(wù)要求，及時(shí)在基本理論、基本技能上進(jìn)行培訓(xùn)；加強(qiáng)與其他金融銀行的學(xué)習(xí)交流。對(duì)農(nóng)信社內(nèi)部會(huì)計(jì)人員提出不斷進(jìn)修的要求，抓好會(huì)計(jì)人員的職稱(chēng)考試，打造專(zhuān)業(yè)知識(shí)過(guò)硬的隊(duì)伍；嚴(yán)格考核試用期內(nèi)員工，建立農(nóng)信社的人才儲(chǔ)備工作，為農(nóng)信社后續(xù)發(fā)展提供智力支持；將會(huì)計(jì)培訓(xùn)考核與工資收入掛鉤。對(duì)培訓(xùn)考核實(shí)行書(shū)面考察和組織考察兩種方式，并將成績(jī)與表現(xiàn)變動(dòng)柜員登記，與會(huì)計(jì)人員的工資相聯(lián)，實(shí)現(xiàn)績(jī)效工作的積極意義。另外，建立會(huì)計(jì)輔導(dǎo)員制度、會(huì)計(jì)主管分組學(xué)習(xí)制度，定期對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作進(jìn)行跟蹤與指導(dǎo)，明確會(huì)計(jì)基礎(chǔ)人員的工作職責(zé)，強(qiáng)化會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的重要性，提高會(huì)計(jì)主管的輔導(dǎo)水平。
(三)建立會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)防控指導(dǎo)。
會(huì)計(jì)基礎(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)處理是金融機(jī)構(gòu)發(fā)展的重要機(jī)制，需要通過(guò)宣傳、會(huì)議等形式樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，建立業(yè)務(wù)細(xì)則，在轉(zhuǎn)賬、注銷(xiāo)用戶(hù)、解凍等特殊業(yè)務(wù)需要審慎核對(duì)客戶(hù)信息；建立會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)結(jié)算疑難問(wèn)題的共享平臺(tái)，將農(nóng)信社會(huì)計(jì)疑難問(wèn)題做技術(shù)性指導(dǎo)，并結(jié)合現(xiàn)在多元化的會(huì)計(jì)輔導(dǎo)、培訓(xùn)方式整理設(shè)立會(huì)計(jì)疑難問(wèn)題庫(kù)，為會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作提供可行性指導(dǎo)，最終實(shí)現(xiàn)防控風(fēng)險(xiǎn)的積極作用。另外，增強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)的服務(wù)功能，建立有序的信用社結(jié)算規(guī)則，防范與化解會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，確?？蛻?hù)資金安全也成為防范風(fēng)險(xiǎn)的一項(xiàng)長(zhǎng)期戰(zhàn)略。
(四)完善會(huì)計(jì)檔案管理制度。
會(huì)計(jì)檔案管理需要結(jié)合現(xiàn)代的檔案管理模式，加強(qiáng)電子檔案和傳統(tǒng)的雙向互補(bǔ)性作用；結(jié)合現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息化，建立月檔案匯報(bào)、季度乃至年度的檔案，保持檔案的連貫性；建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案流程借閱規(guī)范，實(shí)行借閱登記、批準(zhǔn)制度。
(五)加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的監(jiān)督與管理。
(一)提高對(duì)農(nóng)信社會(huì)計(jì)工作的認(rèn)識(shí)。
農(nóng)村信用社會(huì)計(jì)工作崗位雖小,卻事關(guān)農(nóng)信社工作發(fā)展大局。首先,領(lǐng)導(dǎo)階層要將會(huì)計(jì)工作提上重視,具有防案控案的危機(jī)意識(shí)。注重會(huì)計(jì)員工的培養(yǎng),重視會(huì)計(jì)檢查輔導(dǎo)的作用,做到物盡其才人盡其力。其次,農(nóng)信社的會(huì)計(jì)人員要發(fā)揚(yáng)愛(ài)崗敬業(yè)的精神,在本職崗位上追求不斷進(jìn)步,細(xì)化工作方式,做到賬目平整,精準(zhǔn)記錄財(cái)務(wù)情況。最后,發(fā)揮會(huì)計(jì)工作的職能作用。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作是農(nóng)信社展開(kāi)工作的基礎(chǔ),應(yīng)該根據(jù)會(huì)計(jì)工作的特點(diǎn),摸索具有實(shí)踐可操作性的工作方法。
(二)建立會(huì)計(jì)基礎(chǔ)的培訓(xùn)制度。
提高農(nóng)信社會(huì)計(jì)基礎(chǔ)的重要一點(diǎn)是建立長(zhǎng)期、有效的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)培訓(xùn)制度。農(nóng)信社的各級(jí)管理部門(mén),應(yīng)該建立起特定的培訓(xùn)學(xué)習(xí)系統(tǒng),結(jié)合工作崗位特點(diǎn)及業(yè)務(wù)要求,及時(shí)在基本理論、基本技能上進(jìn)行培訓(xùn);加強(qiáng)與其他金融銀行的學(xué)習(xí)交流。對(duì)農(nóng)信社內(nèi)部會(huì)計(jì)人員提出不斷進(jìn)修的要求,抓好會(huì)計(jì)人員的職稱(chēng)考試,打造專(zhuān)業(yè)知識(shí)過(guò)硬的隊(duì)伍;嚴(yán)格考核試用期內(nèi)員工,建立農(nóng)信社的人才儲(chǔ)備工作,為農(nóng)信社后續(xù)發(fā)展提供智力支持;將會(huì)計(jì)培訓(xùn)考核與工資收入掛鉤。對(duì)培訓(xùn)考核實(shí)行書(shū)面考察和組織考察兩種方式,并將成績(jī)與表現(xiàn)變動(dòng)柜員登記,與會(huì)計(jì)人員的工資相聯(lián),實(shí)現(xiàn)績(jī)效工作的積極意義。另外,建立會(huì)計(jì)輔導(dǎo)員制度、會(huì)計(jì)主管分組學(xué)習(xí)制度,定期對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作進(jìn)行跟蹤與指導(dǎo),明確會(huì)計(jì)基礎(chǔ)人員的工作職責(zé),強(qiáng)化會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的重要性,提高會(huì)計(jì)主管的輔導(dǎo)水平。
(三)建立會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)防控指導(dǎo)。
會(huì)計(jì)基礎(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)處理是金融機(jī)構(gòu)發(fā)展的重要機(jī)制,需要通過(guò)宣傳、會(huì)議等形式樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí),建立業(yè)務(wù)細(xì)則,在轉(zhuǎn)賬、注銷(xiāo)用戶(hù)、解凍等特殊業(yè)務(wù)需要審慎核對(duì)客戶(hù)信息;建立會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)結(jié)算疑難問(wèn)題的共享平臺(tái),將農(nóng)信社會(huì)計(jì)疑難問(wèn)題做技術(shù)性指導(dǎo),并結(jié)合現(xiàn)在多元化的會(huì)計(jì)輔導(dǎo)、培訓(xùn)方式整理設(shè)立會(huì)計(jì)疑難問(wèn)題庫(kù),為會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作提供可行性指導(dǎo),最終實(shí)現(xiàn)防控風(fēng)險(xiǎn)的積極作用。另外,增強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)的服務(wù)功能,建立有序的信用社結(jié)算規(guī)則,防范與化解會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),確?？蛻?hù)資金安全也成為防范風(fēng)險(xiǎn)的一項(xiàng)長(zhǎng)期戰(zhàn)略。
(四)完善會(huì)計(jì)檔案管理制度。
會(huì)計(jì)檔案管理需要結(jié)合現(xiàn)代的檔案管理模式,加強(qiáng)電子檔案和傳統(tǒng)的雙向互補(bǔ)性作用;結(jié)合現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息化,建立月檔案匯報(bào)、季度乃至年度的檔案,保持檔案的連貫性;建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案流程借閱規(guī)范,實(shí)行借閱登記、批準(zhǔn)制度。
