時(shí)間：2023-05-31 08:34:48
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[論文摘要]隨著全球和國(guó)內(nèi)信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用和城市經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代辦公呈自動(dòng)化、無(wú)紙化發(fā)展趨勢(shì)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數(shù)字化建設(shè)，已成為城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。
追溯檔案部門應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)的歷史是在上世紀(jì)70年代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準(zhǔn)了《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》，為我國(guó)全面實(shí)現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。
一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀
城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點(diǎn)開(kāi)始了探索建立檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開(kāi)始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開(kāi)始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫(kù)也由最初單機(jī)版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展。現(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國(guó)城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實(shí)現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：
1.城建檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、系統(tǒng)軟件各異，開(kāi)發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。
2.建設(shè)部至今還沒(méi)有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄
各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒(méi)有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)工作流程，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。
4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高
城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識(shí)的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實(shí)的需求
各地城建檔案部門各自為政地開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開(kāi)發(fā)導(dǎo)致浪費(fèi)了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實(shí)的需求。
7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏
數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級(jí)政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。
二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)
現(xiàn)代辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的發(fā)展趨勢(shì)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。
2.健全和開(kāi)展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國(guó)地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會(huì)提供網(wǎng)上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其作用有：
1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時(shí)間，提高利用的時(shí)效性。從快速加工到檢索及提供利用需時(shí)短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。利用者可用機(jī)讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。
3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產(chǎn)出，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，信息成果可多份拷貝。并能長(zhǎng)效保存信息。
1檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。
3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)
辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
三、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其益處有：
1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。
3檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。
辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的提出是最近幾年出現(xiàn)的，這也說(shuō)明了檔案事業(yè)的發(fā)展方向。檔案過(guò)去都是紙質(zhì)的，而且生成方式也是起草、簽發(fā)、催辦、歸檔，過(guò)去都是紙質(zhì)和手工處理，而現(xiàn)在都是使用計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)這些功能，在通過(guò)通訊線路進(jìn)行傳送。所以檔案就需要能夠被計(jì)算機(jī)所識(shí)別，這樣檔案的存在形式以及利用方式就會(huì)有了很大的改變。作為檔案信息使用者，專注的是信息的內(nèi)容，這些內(nèi)容可能處于各種機(jī)讀形式的檔案，那么如何將這些檔案進(jìn)行系統(tǒng)的提取就是檔案工作者所要完成的事情。
二、檔案信息電子化有其不可替代的優(yōu)勢(shì)
檔案信息電子化，其益處有：1.能夠?qū)ΜF(xiàn)有的微機(jī)進(jìn)行利用，提高其使用效率?，F(xiàn)在很多的檔案館里面的計(jì)算機(jī)設(shè)備使用范圍比較窄，軟件功能也比較簡(jiǎn)單，不能滿足很多的需求，并且很多的檔案館只是用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案著錄和打字的工作，物不能盡其用。2.提高了檔案文獻(xiàn)的加工效率，保證了其時(shí)效性。手工加工的工作模式，存在了這么多年一方面是當(dāng)時(shí)的科技不發(fā)達(dá)，另一方面也是有其可取之處，但是就當(dāng)前的情況來(lái)說(shuō)，檔案信息電子化，在效率和準(zhǔn)確性上要高出手工加工不是一點(diǎn)半點(diǎn)，而檔案信息的利用非常注重其時(shí)效性，采用計(jì)算機(jī)加工，能夠縮短大量的加工時(shí)間，提升檔案信息的時(shí)效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產(chǎn)出的模式，能夠節(jié)約信息加工成本，手工編研信息成果出版所需要的經(jīng)費(fèi)比較多，而且不能夠多次產(chǎn)出，國(guó)家對(duì)檔案部門的撥款畢竟有限，不能夠完全依賴于此，所以，使用檔案信息電子化可以解決這一問(wèn)題。4.檔案信息電子化容易進(jìn)行拷貝和傳輸，這樣便于將拷貝送給領(lǐng)導(dǎo)和需要的部門，拓寬了服務(wù)范圍，讓社會(huì)對(duì)于檔案部門的重要性給予重視。
三、解決好電子文件歸檔工作才能真正實(shí)現(xiàn)檔案電子化
一、電子文件定義及其特點(diǎn)
所謂檔案電子化，就是用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)供人們利用的過(guò)程。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件具有以下特點(diǎn)：電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、檔案信息電子化的益處
從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，檔案信息電子化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個(gè)局部，而是對(duì)整個(gè)管理工作起到牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用。具體地說(shuō)，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用；縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)；檔案信息電子化，還可實(shí)現(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴(kuò)大了檔案信息的社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍。
三、檔案信息電子化的必然性
檔案信息的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)。
第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
第二，形勢(shì)發(fā)展的需求。21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，一般檔案館都藏有數(shù)十萬(wàn)卷檔案資料，數(shù)百萬(wàn)件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案信息的電子化建設(shè)。
第三，社會(huì)強(qiáng)烈需求。當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場(chǎng)所，這就迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。
四、積極應(yīng)對(duì)檔案信息電子化帶來(lái)的影響
電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對(duì)策：
第一，做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
第二，解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗淖x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工進(jìn)行深入研究和探討的重要課。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止損失。
第三，檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國(guó)檔案人員要適應(yīng)電子化建設(shè)的發(fā)展，適應(yīng)新技術(shù)的需要，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接技術(shù)革命最根本的對(duì)策。
第四，電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)、磁盤、光盤、打印、備份等形成的，與紙質(zhì)檔案相比有其自身特性，由于簽名非傳統(tǒng)意義上的“親筆簽名”，法律上能否認(rèn)可、如何認(rèn)可；圖像、聲音的形成、技術(shù)鑒定水平及準(zhǔn)確與否，電子檔案文件的法律依據(jù)等，都決定、制約著電子文件的效力和歸檔保管的意義。而這些在目前尚未制定立法，因此，也沒(méi)有依法制定的相應(yīng)規(guī)范和制度。對(duì)于檔案管理領(lǐng)域內(nèi)的電子化管理這一法律法規(guī)性很強(qiáng)的工作，更需要法律、法規(guī)和制度進(jìn)行規(guī)范。
一、電子文件定義及其特點(diǎn)
所謂檔案電子化，就是用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)供人們利用的過(guò)程。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件具有以下特點(diǎn)：電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、檔案信息電子化的益處
從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，檔案信息電子化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個(gè)局部，而是對(duì)整個(gè)管理工作起到牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用。具體地說(shuō)，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用；縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)；檔案信息電子化，還可實(shí)現(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴(kuò)大了檔案信息的社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍。
三、檔案信息電子化的必然性
檔案信息的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)。
第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
第二，形勢(shì)發(fā)展的需求。21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，一般檔案館都藏有數(shù)十萬(wàn)卷檔案資料，數(shù)百萬(wàn)件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案信息的電子化建設(shè)。
第三，社會(huì)強(qiáng)烈需求。當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場(chǎng)所，這就迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。
四、積極應(yīng)對(duì)檔案信息電子化帶來(lái)的影響
電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對(duì)策：
第一，做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
第二，解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗淖x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工進(jìn)行深入研究和探討的重要課。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止損失。
第三，檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國(guó)檔案人員要適應(yīng)電子化建設(shè)的發(fā)展，適應(yīng)新技術(shù)的需要，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接技術(shù)革命最根本的對(duì)策。
第四，電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)、磁盤、光盤、打印、備份等形成的，與紙質(zhì)檔案相比有其自身特性，由于簽名非傳統(tǒng)意義上的“親筆簽名”，法律上能否認(rèn)可、如何認(rèn)可；圖像、聲音的形成、技術(shù)鑒定水平及準(zhǔn)確與否，電子檔案文件的法律依據(jù)等，都決定、制約著電子文件的效力和歸檔保管的意義。而這些在目前尚未制定立法，因此，也沒(méi)有依法制定的相應(yīng)規(guī)范和制度。對(duì)于檔案管理領(lǐng)域內(nèi)的電子化管理這一法律法規(guī)性很強(qiáng)的工作，更需要法律、法規(guī)和制度進(jìn)行規(guī)范。
榮譽(yù)檔案在檔案中占據(jù)著獨(dú)特而重要的地位，它的價(jià)值不容忽視。隨著改革開(kāi)放和企業(yè)對(duì)外宣傳力度的加大，實(shí)體榮譽(yù)檔案的管理和利用方式已明顯滯后。在榮譽(yù)檔案的管理和利用上，如何運(yùn)用先進(jìn)的電子技術(shù)，已經(jīng)成為擺在我們面前亟待解決的新課題。這必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進(jìn)行一次徹底革命。榮譽(yù)檔案電子化管理將成為實(shí)體榮譽(yù)檔案的延伸，這種延伸是利用者的需要決定的，也是信息時(shí)代賦予檔案部門和檔案工作者的歷史使命。
一，榮譽(yù)檔案電子化管理的意義
在新的歷史時(shí)期，檔案工作要抓住歷史機(jī)遇，不斷開(kāi)發(fā)檔案新資源，努力拓寬檔案新領(lǐng)域，寓創(chuàng)新于開(kāi)拓之中。以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，搞好檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。面對(duì)信息化時(shí)代的發(fā)展，檔案工作只有跟上時(shí)展的步伐，才能實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。榮譽(yù)檔案電子化管理，就是使榮譽(yù)檔案盡早進(jìn)入“信息高速公路”，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、檔案管理數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化、開(kāi)發(fā)程序化的第一步，從而增強(qiáng)了檔案事業(yè)的活力，為實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分利用提供了方便、快捷的服務(wù)手段。
二、榮譽(yù)檔案電子化管理勢(shì)在必行
(一)實(shí)體榮譽(yù)檔案保管的弊端
榮譽(yù)檔案分為集體榮譽(yù)檔案和個(gè)人榮譽(yù)檔案。我們這里所說(shuō)的主要是指集體榮譽(yù)檔案。
每個(gè)企業(yè)和部門經(jīng)過(guò)頑強(qiáng)的拼搏和開(kāi)創(chuàng)性的建設(shè)都收獲了很多榮譽(yù)，都有著自己輝煌的歷史，那裝滿密集架的榮譽(yù)就是她的見(jiàn)證。這些榮譽(yù)主要載體就是獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、錦旗等。隨著時(shí)間的遷移，這些榮譽(yù)越來(lái)越多。長(zhǎng)期下去，既不便于長(zhǎng)期保管，又給檔案庫(kù)房的容量增大了壓力。隨著企業(yè)對(duì)外宣傳力度的加大，每個(gè)單位、部門到檔案室查閱、借閱榮譽(yù)檔案的特別多，現(xiàn)拍照既浪費(fèi)了大部分的時(shí)間，又為檔案工作人員增加了勞動(dòng)強(qiáng)度。
(二)榮譽(yù)檔案電子化管理優(yōu)點(diǎn)
榮譽(yù)檔案電子化是指用數(shù)碼照相機(jī)或其它設(shè)備將榮譽(yù)實(shí)體檔案轉(zhuǎn)換成以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像，并按照電子檔案要求進(jìn)行的歸檔圖像文件。
1、查閱快。榮譽(yù)檔案電子化管理是經(jīng)過(guò)整理、加工，暫存在計(jì)算機(jī)中的，檢索起來(lái)非常方便，只要輕點(diǎn)鼠標(biāo)，隨時(shí)都可以找到需要的榮譽(yù)檔案。
2、傳輸快。從利用這個(gè)角度看，只要有通訊網(wǎng)絡(luò)，電子榮譽(yù)檔案不但可以直接拷貝，還可以郵件形式迅速傳出。
3、成像快。電子榮譽(yù)檔案是以圖片的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，若有需要榮譽(yù)照片，可以直接傳送或輸出，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。
4、保存更加安全方便。傳統(tǒng)的榮譽(yù)檔案是以紙、布、鐵、木等材料為載體，對(duì)環(huán)境的要求高，耐久性差。無(wú)論是獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌，還是獎(jiǎng)杯，均會(huì)隨著時(shí)間的推移出現(xiàn)褪色、發(fā)黃、生銹、字跡模糊等現(xiàn)象，從而影響榮譽(yù)檔案的再次利用。榮譽(yù)檔案電子化管理，使得榮譽(yù)檔案的載體變成光盤、磁盤等。這些載體不僅容量大、占用空間小、存放方便，而且保存與復(fù)制不存在變質(zhì)、褪色等問(wèn)題。
所以說(shuō)榮譽(yù)檔案實(shí)體管理方法已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案利效率，這種滯后的，嚴(yán)重妨礙檔案利用的解決方法就是盡早實(shí)現(xiàn)榮譽(yù)檔案電子化管理。只有榮譽(yù)檔案電子化管理才能迅速提高榮譽(yù)檔案的利用效率，從而解決了重復(fù)的查閱、拍照帶來(lái)的不必要的無(wú)效勞動(dòng)。
三，榮譽(yù)檔案電子化管理的方法
(一)榮譽(yù)實(shí)體檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案的方法和步驟
1、方法
可利用數(shù)碼相機(jī)、網(wǎng)e拍、掃描儀等設(shè)備將榮譽(yù)檔案逐件拍照，按照檔案歸檔要求進(jìn)行整理，以電子圖片形式保存，這樣實(shí)體榮譽(yù)檔案就完成了向電子檔案的轉(zhuǎn)換。
2、具體步驟
(1)利用數(shù)碼相機(jī)將榮譽(yù)檔案逐一拍照。我們?cè)诮邮諛s譽(yù)檔案時(shí)都有接收登記，拍照時(shí)最好按照登記順序進(jìn)行拍照，這樣既提高了編輯速度，也提高了榮譽(yù)檔案的查閱速度。
(2)將拍完的數(shù)碼照片拷貝到計(jì)算機(jī)里。數(shù)碼相機(jī)相當(dāng)于一個(gè)移動(dòng)硬盤，只有把存放在相機(jī)里的照片拷貝到計(jì)算機(jī)里，才能進(jìn)行編輯。
(3)利用圖像編輯軟件進(jìn)行編緝。我們所說(shuō)的編輯就是將照片內(nèi)容以外的部分剪下去?，F(xiàn)在的圖片處理軟件非常多，大家選一種自己比較熟悉的一種就行，其方法和步驟基本是一致的(好一點(diǎn)的掃描儀也可以直接對(duì)照片進(jìn)行編輯)。
以我用的圖像處理軟件為例(photoshop7.0)。
②獲取照片(點(diǎn)菜單中的文件―打開(kāi)―選―編輯對(duì)象)；
③裁剪／調(diào)整大小(點(diǎn)工具欄中的剪刀將編輯對(duì)象中多余的部分剪掉)；
④保存。
值得注意的是：無(wú)論大家使用什么圖像處理軟件，我個(gè)人意見(jiàn)保存圖片格式最好是jpeg格式，不要使用圖像處理軟件的專用格式，因?yàn)殡S著時(shí)代的發(fā)展，任何一種軟件都將升級(jí)或被淘汰。
(二)榮譽(yù)電子檔案存放的方法
為了提高查找電子榮譽(yù)檔案的速度，可以結(jié)合本單位實(shí)際情況，按照省、總局檔案歸檔要求，按照組織機(jī)構(gòu)或年代進(jìn)行歸檔。
(1)圖片獨(dú)立存在方式
就是把榮譽(yù)檔案圖片集中放在一個(gè)圖片庫(kù)內(nèi)，每個(gè)圖片都獨(dú)立存在的方式。此種方法必須按照歸檔要求制定查閱目錄，目錄上的序號(hào)與圖片的名稱要一一對(duì)映。此種方式是最直接，也是最簡(jiǎn)單的，但此種方式是比較好的。
(2)超級(jí)鏈接方式
此方法就是先根據(jù)榮譽(yù)名稱、授予時(shí)間、授予部門等實(shí)際情況編制查閱目錄，然后再將實(shí)物與目錄鏈接起來(lái)。(具體方法：在編制好的查閱目錄上，選擇要鏈接的項(xiàng)目―鼠標(biāo)右鍵―選超級(jí)鏈接―瀏覽目標(biāo)選文件―選自己要鏈接的圖片確定)
值得注意的是查閱目錄與電子檔案文件夾要存放在同一張盤或者同一文件夾里，否則鏈接失敗。
(3)幻燈片方式
此方法易于觀賞，可以理解為一個(gè)單位對(duì)外宣傳的榮譽(yù)展。但是計(jì)算機(jī)中如沒(méi)有幻燈片編輯軟件，既便是編輯好的文件也將無(wú)法打開(kāi)，所以說(shuō)此方式受到一定的限制。(具體方法：打開(kāi)幻燈片編輯軟件選空演示文稿確定選取適合制作內(nèi)容的自動(dòng)版式(選空版)―插入編輯后的榮譽(yù)圖片―來(lái)自文件―插入的圖片需要調(diào)整大小―一般與底面的白框一般大即可給圖片加說(shuō)明(我們發(fā)現(xiàn)說(shuō)明在圖片上很不美觀，需要把它隱藏起來(lái))―點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵疊放層次―置于頂層，這樣說(shuō)明在圖片上就看不見(jiàn)了，按此方法，以此類推，一個(gè)嶄新的榮譽(yù)電子檔案就展現(xiàn)在我們眼前了。
四，榮譽(yù)檔案電子管理的注意事項(xiàng)
(一)榮譽(yù)檔案歸檔應(yīng)該分為獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等部分分塊管理，這樣便于我們?nèi)粘５拇娣藕凸芾怼Ｅc之相對(duì)應(yīng)的榮譽(yù)檔案電子化管理也是一樣的。編制的歸檔目錄，必須做到實(shí)體榮譽(yù)檔案與電子榮譽(yù)檔案一一對(duì)映。編制的檢索目錄最好有二套紙質(zhì)目錄。
(二)電子榮譽(yù)檔案的保管要做到分套異地保管。為了工作方便，計(jì)算機(jī)中要保存一套，另外要復(fù)制一套存儲(chǔ)在脫離計(jì)算機(jī)的移動(dòng)硬盤里，作為短期保存。根據(jù)歸檔時(shí)間，可以按照時(shí)間段將電子榮譽(yù)檔案刻制成光盤，作為長(zhǎng)期保存。光盤保存最好放在防磁柜里，以免數(shù)據(jù)丟失。如果沒(méi)有防磁柜，電子檔案存儲(chǔ)載體的保管要求要盡量達(dá)到以下三點(diǎn)：一是溫濕度要求，環(huán)境溫度選定范圍：17-20℃；相對(duì)溫度選定范圍：35％45％。二是歸檔時(shí)應(yīng)做防重寫(xiě)處理，避免擦、觸摸、刻錄、涂抹。三是歸檔時(shí)載體應(yīng)直立存放，單片載體應(yīng)當(dāng)裝盒，豎立存放，避免擠壓，存放的裝具應(yīng)防光、防塵、防磁、防有害氣體。對(duì)磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。
工程檔案產(chǎn)生于整個(gè)工程建設(shè)的全過(guò)程，包括從項(xiàng)目提出、可行性研究、設(shè)計(jì)、決策、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行、投入使用等過(guò)程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的信函、郵件、圖紙、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。
工程檔案的完整、系統(tǒng)、長(zhǎng)久地保存，為今后提高工程項(xiàng)目管理水平，改善工程設(shè)計(jì)理念，擴(kuò)展工程規(guī)劃思路保留了寶貴的知識(shí)和信息資源；對(duì)于工程項(xiàng)目將來(lái)的改建、擴(kuò)建保留了珍貴原始的依據(jù)和憑證。
2 工程檔案電子化的必然趨勢(shì)
在計(jì)算機(jī)尚未普及的年代， 工程檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)主要是紙質(zhì)。在縮微技術(shù)引進(jìn)后， 存儲(chǔ)介質(zhì)開(kāi)始有膠片， 后來(lái)也有一定數(shù)量的錄音帶、錄像帶等磁性材料?？傮w來(lái)說(shuō)， 紙作為工程檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)有其特有的優(yōu)勢(shì)， 價(jià)格便宜， 管理直觀， 保存時(shí)間長(zhǎng)。同時(shí)也存在著很大的問(wèn)題， 如體積龐大， 保存條件相對(duì)苛刻， 重復(fù)利用相對(duì)困難， 檢索速度慢等。隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異、生產(chǎn)建設(shè)水平的不斷提高、計(jì)算機(jī)的普及和大范圍應(yīng)用、電子文件大量產(chǎn)生、各種新存儲(chǔ)技術(shù)的不斷更新，檔案的載體被不斷地充實(shí)和刷新，工程檔案也必將隨著科技的進(jìn)步而走入以光盤、磁盤等作為載體保存電子文件的電子數(shù)字化時(shí)代，這是必然的趨勢(shì)。
3 工程檔案電子化的優(yōu)勢(shì)
電子檔案其保存的檔案材料全部為電子數(shù)字化，使我們?cè)谑褂脵n案材料時(shí)，可以通過(guò)完善、敏銳的計(jì)算機(jī)智能檢索系統(tǒng)，非?？焖贉?zhǔn)確的查詢資料。
電子檔案是通過(guò)光盤、磁盤來(lái)存儲(chǔ)資料，在科學(xué)、合適的保管條件和相應(yīng)的使用情況下，通過(guò)現(xiàn)代閱讀工具來(lái)進(jìn)行檔案的使用，即使多次使用也不會(huì)發(fā)生檔案材料破損和缺損現(xiàn)象，需要詳細(xì)研究的檔案，在檔案管理允許范圍和授權(quán)下，可以隨時(shí)打印到紙張上，而不會(huì)影響資料的保管和使用。該文原載于中國(guó)社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//總第539期2014年第07期-----轉(zhuǎn)載須注名來(lái)源在保管期限上，通過(guò)嚴(yán)格控制電腦的復(fù)制轉(zhuǎn)載過(guò)程，檔案材料保管期限可以說(shuō)會(huì)達(dá)到真正的完美永久。
利用功能強(qiáng)大的檔案管理軟件可以對(duì)電子檔案輕松實(shí)現(xiàn)檔案基礎(chǔ)材料電子化，分類、組卷、立卷、裝訂等程序化，抄錄、編排、打號(hào)等電腦化，使用高容量的存儲(chǔ)器，達(dá)到占用空間小型化，節(jié)約大量的人力、物力、財(cái)力。并且一次投入，多次產(chǎn)出。
4 工程檔案電子化技術(shù)要點(diǎn)
第一是應(yīng)該能確保工程檔案資料的真實(shí)、合法、有效、不被改動(dòng)的原始憑證的功能，通過(guò)數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份認(rèn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，同時(shí)對(duì)所歸檔文件設(shè)置安全密鑰，用以保障文件的不可改動(dòng)，只可閱讀。以確保電子檔案的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件在法律上的憑證地位。
第二是擁有能提供隨時(shí)實(shí)現(xiàn)即時(shí)生效的電子簽章系統(tǒng)，通過(guò)一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軟硬件結(jié)合的系統(tǒng)，使持章者可以在電子文件上完成簽字、蓋章，與傳統(tǒng)的手寫(xiě)簽名、蓋章具有完全相同功能，同時(shí)依據(jù)《電子簽名法》使所簽署的文檔具有可靠、真實(shí)的法律效力。
第三是要嚴(yán)格把握好工程檔案材料格式的統(tǒng)一化。工程檔案一個(gè)重要的屬性是應(yīng)用屬性，因此歸檔的工程電子檔案應(yīng)該按照一個(gè)統(tǒng)一、通用、規(guī)定的格式來(lái)存儲(chǔ)電子檔案，諸如：工程文檔可采用后綴名為* . doc、* . xls、* . wps、txt等通用格式；工程圖紙可采用后綴名為* . dwg、* . dwf 等CAD 通用格式；工程照片可采用后綴名為* . jpg、* . gif、*. bmp 等格式；工程影像可采用后綴名為* . wmv、* . swf、*. avi、* . mpg 等通用格式。特殊格式的電子文件，應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式的電子文件后再存儲(chǔ)，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。
第四是要建立一個(gè)完善、系統(tǒng)、統(tǒng)一、規(guī)范化的工程建設(shè)檔案管理軟件系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)涵蓋了文件處理和檔案管理全過(guò)程，集文件登記、公文處理、自動(dòng)組卷、自動(dòng)編目、智能檢索、統(tǒng)計(jì)編研于一體的檔案管理軟件系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)“一次登記，多次使用”的電子數(shù)字化檔案的管理模式。
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化
在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的大背景下，將一個(gè)單位的檔案管理工作從原有的模式中解放出來(lái)，對(duì)于提高一個(gè)單位檔案管理能力具有強(qiáng)烈的現(xiàn)實(shí)意義。然而在檔案管理電子化的過(guò)程中，由于缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，也暴露出許多問(wèn)題。本文將分析當(dāng)納管理現(xiàn)代化與電子化的優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)，并結(jié)合實(shí)際，提出改進(jìn)方案，促進(jìn)一個(gè)單位檔案管理工作的高效性與合理性。
1 現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)
1.1 高效性
相比傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子化檔案管理運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，將檔案管理工作提升到新的層次。如今檔案管理工作更依賴計(jì)算機(jī)等高端媒體技術(shù)。一方面，計(jì)算機(jī)依靠其強(qiáng)大的儲(chǔ)存功能與信息處理能力，將一個(gè)單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，電子化檔案管理?yè)碛袩o(wú)可比擬的數(shù)據(jù)加工能力，有效規(guī)避了各種失誤，尤其在處理在處理特殊緊急情況時(shí)，電子化檔案管理表現(xiàn)出方便快捷的特征，提升了一個(gè)單位檔案工作的精確化管理能力。[1]
1.2 綜合性
現(xiàn)代化及電子化檔案管理工作并非摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，而是將舊的檔案管理模式融合到電子化檔案管理模式之中。例如，如今檔案管理工作不僅依靠紙質(zhì)媒體，還運(yùn)用多媒體技術(shù)，從而強(qiáng)化了一個(gè)單位的綜合管理能力，在檔案收集、檢索、應(yīng)用方面，都有很大的提升。同時(shí)，相比傳統(tǒng)的檔案管理模式，現(xiàn)代化及電子化檔案管理模式優(yōu)勢(shì)還表現(xiàn)在處理檔案的效率與能力上，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)的由于傳統(tǒng)檔案管理模式，從而表現(xiàn)出巨大的應(yīng)用潛力，將檔案功能在一個(gè)單位中發(fā)揮到極致。
1.3 便攜性
依靠紙質(zhì)媒體的傳統(tǒng)檔案管理模式，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展。依靠計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的現(xiàn)代化及電子化檔案管理模式，能夠克服傳統(tǒng)檔案管理模式不適宜攜帶的缺點(diǎn)。[2]同時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理模式在檔案文件轉(zhuǎn)移中，容易出現(xiàn)丟失與損壞的情況，因此使一個(gè)單位的工作處理速度大打折扣。而電子檔案擁有便于攜帶的優(yōu)點(diǎn)，能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)迅速的處理數(shù)據(jù)。此外，電子化檔案管理的優(yōu)勢(shì)還表現(xiàn)在強(qiáng)大的儲(chǔ)存于檢索功能上，依靠計(jì)算機(jī)的檔案管理工作，免去了對(duì)物理空間的需要，只需要儲(chǔ)存在便于攜帶的電子設(shè)備中，就能隨時(shí)的進(jìn)行查詢與檢索。
2 檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1 對(duì)檔案管理工作不夠重視
受傳統(tǒng)的觀念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層未能全面的認(rèn)識(shí)檔案管理工作，將其當(dāng)成一個(gè)儲(chǔ)存性質(zhì)的工作，沒(méi)有能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作與一個(gè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)之間的關(guān)系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無(wú)法達(dá)到檔案管理工作的要求，造成一個(gè)單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受一個(gè)單位的工作模式的影響，而在一個(gè)單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴(yán)重影響檔案管理工作的人才交替，導(dǎo)致一個(gè)單位中檔案管理工作流于表面。
2.2 管理模式不規(guī)范
科技的發(fā)展也帶動(dòng)了其他領(lǐng)域工作的革新，但技術(shù)的革新在一個(gè)單位的檔案管理中卻暴露出一些問(wèn)題，管理模式無(wú)法適應(yīng)新型技術(shù)，成為一個(gè)單位檔案管理中的主要問(wèn)題。相關(guān)工作人員沒(méi)能將多媒體技術(shù)完全的納入自身的工作之中，在許多工作環(huán)節(jié)，依舊使用著落后于新興技術(shù)的手段，早成人工與多媒體技術(shù)的工作內(nèi)容重疊，管理模式很大程度上限制了一個(gè)單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費(fèi)。[3]
2.3 檔案管理制度不健全
檔案管理制度不健全，表現(xiàn)在一個(gè)單位檔案管理制度無(wú)法全面的涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過(guò)程中，沒(méi)有全面的考察檔案管理工作的流程，因此導(dǎo)致檔案管理制度的制定工作脫離實(shí)際，缺乏對(duì)相關(guān)工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對(duì)某些特殊情況的處理方法，導(dǎo)致檔案管理制度無(wú)法行使其職能，也給相關(guān)工作人員的管理造成一定的影響。
3 提高檔案管理水平的有效措施
3.1 檔案保存查詢實(shí)現(xiàn)電子化
檔案保存查詢功能電子化是提高檔案管理水平的有效措施。首先，要將檔案的內(nèi)容進(jìn)行整理錄入，將傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔。相比紙質(zhì)文檔，電子文檔的特點(diǎn)是更易保存、方便查詢。因此實(shí)現(xiàn)檔案保存查詢功能的電子化，還需要相關(guān)工作人員大量的錄入工作，能夠?qū)n案進(jìn)行及時(shí)、有序的分門別類，從而有利于一個(gè)單位開(kāi)展工作的需要。[4]
3.2 建立完善的檔案管理制度
完善檔案管理制度，是提升一個(gè)單位檔案規(guī)范化管理能力的重要途徑，也是一個(gè)單位開(kāi)展檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此要求相關(guān)工作人員能夠從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是的進(jìn)行檔案管理制度建設(shè)。需要從新形勢(shì)、新要求出發(fā)，針對(duì)當(dāng)前的工作要求，與時(shí)俱進(jìn)，從而推動(dòng)一個(gè)單位檔案管理工作電子化。首先應(yīng)當(dāng)做的，是擴(kuò)充檔案管理制度的內(nèi)容，在一個(gè)單位工作的過(guò)程中，更新檔案管理工作的內(nèi)容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎(chǔ)上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合一個(gè)單位的總體目標(biāo)，有側(cè)重的完善檔案管理制度，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行清理，剔除過(guò)時(shí)的部分，保證檔案管理制度能夠與時(shí)俱進(jìn)。同時(shí)，還能保證一個(gè)單位的內(nèi)部工作人員的積極性，按照檔案管理制度，落實(shí)現(xiàn)代化檔案管理的工作。
3.3 加強(qiáng)檔案電子化管理的重視程度
加強(qiáng)一個(gè)單位電子化管理的重視程度，首先要從領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識(shí)出發(fā)。加強(qiáng)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)一個(gè)單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高一個(gè)單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門在一個(gè)單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門在一個(gè)單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)層的重視，是對(duì)檔案管理工作的有力的保障，在領(lǐng)導(dǎo)層的支持下，相關(guān)工作人員要進(jìn)一步的提升檔案電子化管理的工作水平，給一個(gè)單位的檔案管理工作提供資金及技術(shù)的支持。
3.4 形成檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系
在檔案管理的電子化的轉(zhuǎn)型過(guò)程中，需要建立與之對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)體系，一方面，健全的平臺(tái)是一個(gè)單位檔案管理的基礎(chǔ)，從而使檔案信息更加權(quán)威、專業(yè)。另一方面，利用互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性與平等性，能夠讓一個(gè)單位內(nèi)的檔案管理工作人員更好的參與進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作中。加強(qiáng)檔案管理人員的能力建設(shè)，是強(qiáng)化檔案管理體系的重要途徑，通過(guò)有針對(duì)性的崗前培訓(xùn)工作，能在一定程度上，增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保管理人員的素質(zhì)符合一個(gè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的需要。[5]
4 結(jié)語(yǔ)
一個(gè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化及電子化是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，也一定程度上反映了一單位檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展方向。因此要求相關(guān)工作人員在開(kāi)展檔案管理的工作中，能夠?qū)⑾冗M(jìn)的信息技術(shù)融入到自身的工作中來(lái)，從而更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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[2]邊俊士，張偉.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[J].中國(guó)當(dāng)代醫(yī)藥，2012，02：165-166.
[3]孫紅雁，邱明東，王櫻樺.淺探信息化條件下會(huì)計(jì)檔案的電子化管理[J].商業(yè)會(huì)計(jì)，2012，19：124-126.
