時間：2023-06-02 09:02:27
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇社保局檔案，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
【關鍵詞】城鄉(xiāng)居民；社會養(yǎng)老保險；檔案管理
引言
在城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險過程中，檔案資料能夠提供為其提供科學的指導和有利的依據(jù)，因此養(yǎng)老保險檔案管理非常重要。這些檔案資料的形式多樣、內(nèi)容豐富，能夠更好的展現(xiàn)參保人的實際情況，屬于我國檔案資源的有機組成部分。在當前發(fā)展經(jīng)濟建設與社會發(fā)展形勢下，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案工作的重要性更加凸顯，并且已經(jīng)成為我國城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險經(jīng)辦部門的首要工作任務。
一、城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的意義
1.事關城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險制度改革進程。隨著社會的進步，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險正在實現(xiàn)全國并軌，在推行的過程中，養(yǎng)老保險制度根據(jù)實際情況增加了很多切實符合人民利益的新內(nèi)容。鑒于中國社會的實際情況，所需要承擔起的社會系統(tǒng)的工作量是極其龐大的，想要完整無誤的記錄每個人的詳細信息，那么對整個保險部門的工作都是一項極大的挑戰(zhàn)，也促進了城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度的進一步改革。2.事關城鄉(xiāng)居民的切身利益。參保人自辦理參保手續(xù)開始再到退休之后享用養(yǎng)老保險所提供的福利，在此過程中需要辦理很多手續(xù)。首先在辦理入保手續(xù)時，需要錄入詳細的個人信息，將其作為原始資料保存在個人信息檔案中，建立個人賬戶，之后所交的保險費都會將其劃到你的個人賬戶。新農(nóng)保制度和老農(nóng)保制度在進行鏈接時，或者是居民和職工的養(yǎng)老保險過渡之時，需要辦理保險關系和基金的轉(zhuǎn)移手續(xù)，其原始的個人檔案信息記錄是以后享受社會保險福利的重要依據(jù)。城鄉(xiāng)居民個人的養(yǎng)老保險信息好壞程度極大的影響參保人所能享受的待遇。
二、城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的特點
1.涉及面廣。我國作為世界上的人口大國，據(jù)第六次全國人口普查數(shù)據(jù)顯示我國有近50%的人口分布在農(nóng)村，還有龐大的城鎮(zhèn)居民，我國的城鄉(xiāng)居民保險所囊括的群體異常龐大，相對于其他保險其工程量是極其巨大的。再從信息上看，所具有參保條件的參保人的信息錄入，開戶，繳納保險費，基金管理，保險和基金轉(zhuǎn)移等等。整個業(yè)務檔案所涉及的信息繁冗復雜，數(shù)量龐大，包含方方面面的問題。2.變動性大。農(nóng)村、城市的居民大都屬于城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險的服務對象，這些對象基本都沒有固定工作，因此流動性很大，戶籍也會隨著遷移而調(diào)動。尤其是在城市規(guī)模不斷擴大的今天，城市人口數(shù)量不斷增多，農(nóng)村人口向城市涌入的趨勢更加顯著，農(nóng)村勞動力也大量向城市移動，這些居民常年居住在城市，遠離家鄉(xiāng)，并且工作單位也經(jīng)常發(fā)生變化。這就為檔案管理工作帶來了很大難度，居民養(yǎng)老保險檔案構(gòu)建到繳納中的很多問題都在變化。3.政策性強。我國城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險要遵從?；?、可彈性、覆蓋廣等基本原則，社會養(yǎng)老保險檔案管理也必須要與其相適應，要采取公平、公正的原則，給予不同參保群體的尊重，雖然這些群體具有一定流動性、差異性，但是檔案管理必須要做到一視同仁。保存好參與保險居民的信息、參保時限、待遇水平等內(nèi)容，這些都與參保人利益之間有密切聯(lián)系，同時也關系到黨的惠民政策是否能夠真正落實。
三、涉及城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的建議
1.建立和完善現(xiàn)有的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理機制。根據(jù)社會保險操作流程的相關規(guī)定，要根據(jù)當?shù)氐慕?jīng)濟發(fā)展實際狀況和養(yǎng)老保險的特點，建立健全城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險信息檔案管理，做到有理可循，有章可遵。完善管理機制，及時入檔，及時歸檔，切實做到信息資料的真實完整，完善制度中檔案管理工作人員的權利與義務，績效考核以及獎懲制度，做到城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的程序化和規(guī)范化，使得養(yǎng)老保險信息檔案能夠成為切實的為人民群眾謀福利的最好依據(jù)。2.提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平。想要檔案管理工作實現(xiàn)效率化，檔案管理工作人員的作用是不可忽視的。因此，相關部門應該加強對管理人員的培訓，督促其進步，提升工作人員的整體素質(zhì)。相關部門可以舉辦專家講座，專業(yè)化培訓等，從而提升檔案管理工作人能夠熟練掌握工作內(nèi)容，工作流程，加強對檔案管理工作的重視，促進我國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的系統(tǒng)性和規(guī)范性。除此之外，檔案管理人員自己要加強學習，促進自己提升，樹立積極管理工作的觀念，從而增強檔案管理人員工作的自主性和責任感。3.提升檔案管理工作的信息化程度。隨著我國社會的快速發(fā)展，老齡化現(xiàn)象越加嚴重，導致城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險的相關工作量不斷增加，這也成為了城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理從紙質(zhì)化向信息化管理過渡的關鍵原因。在這種工作模式下，就需要信息檔案管理人員提升個人專業(yè)技能，加強對計算機系統(tǒng)的操作技能的學習，掌握相關軟件的使用方式，增強對電子信息文件的分類，歸檔，整理系統(tǒng)化管理力度，促使城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作更加具有效率和質(zhì)量。結(jié)束語做好城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作，能夠為我國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險工作順利開展，提供更加有力的支持，并更好的保障居民利益，促進和諧社會構(gòu)建。隨著養(yǎng)老保險工作的不斷發(fā)展，養(yǎng)老保險檔案管理工作也呈現(xiàn)出了一些新的特點，本文對其相關管理對策進行了分析，希望能夠為相關檔案管理者提供一些建議和參考。
參考文獻：
[1]高獅.社會養(yǎng)老保險檔案的規(guī)范化管理[J].企業(yè)改革與管理,2016(16).
按照慶檔發(fā)［20xx］4號文件要求，為了更好地落實20xx年檔案行政執(zhí)法責任制目標，進一步加強檔案資源建設，切實改進和提高民生檔案工作水平，使檔案事業(yè)在服務民生、促進經(jīng)濟發(fā)展和社人和諧方面發(fā)揮更為積極作用，區(qū)檔案局經(jīng)會議討論決定，在今年上半年，圍繞 “檔案資源建設”進行了深入的調(diào)查研究。通過廣泛、深入的調(diào)查研究，全面了解和掌握了我區(qū)檔案資源建設的基本情況，現(xiàn)將具體情況匯報如下：
一、區(qū)檔案館
1、區(qū)檔案館館藏檔案的基本情況。
自1978年建館以來至現(xiàn)在，檔案的門類不斷增加，現(xiàn)有文書檔案、會計檔案、城建檔案、死亡干部檔案、地名檔案、破產(chǎn)企業(yè)檔案、審計檔案、名人檔案、音像檔案、照片檔案、婚姻檔案、商標檔案、部分檔案資料等等。現(xiàn)館藏檔案達3萬多卷，利用次數(shù)達上萬次。
2、區(qū)檔案館館藏檔案中最重要的最具特色的檔案收集、整理及利用情況
文書檔案、會計檔案、城建檔案和婚姻檔案是區(qū)檔案局中最重要的檔案。這四種檔案在每年年初進行收集上一年辦結(jié)的有價值的材料，在每年中旬整理歸檔完畢。文書和會計檔案隨著**區(qū)經(jīng)濟的發(fā)展也不斷增加，開發(fā)利用的次數(shù)也隨之增長，也意味著人民的檔案意識越來越強。僅20xx年收集進館的文書檔案為1856件，會計檔案1072卷，婚姻檔案713卷。
3、困撓區(qū)檔案資源建設的原因
多年來，國家綜合檔案館一直試圖成為特定區(qū)域內(nèi)管理和利用信息中心，但大多數(shù)的綜合檔案館普遍存在著檔案門類單一、內(nèi)容單一、載體單一和館藏少、文件重復率高的問題，嚴重制約著綜合檔案館工作的開展，創(chuàng)新檔案服務機制更無從談起。究其原因，主要有以下幾點：
一是機關事業(yè)單位的檔案工作主要是圍繞紙質(zhì)文書檔案開展的，忽視了其它種類和載體的檔案。
二是檔案部門的業(yè)務指導人員長期接觸的是紙質(zhì)文書檔案，從而對其它種類和載體的檔案業(yè)務生疏。
三是機關事業(yè)單位的工作人員（包括檔案人員）在日常工作中，普遍存在做好文書檔案工作就是做好檔案工作的觀念，使其它種類和載體的檔案在形成、收集等環(huán)節(jié)得不到充分重視，致使很難形成其它種類和載體的檔案，在源頭上造成館藏的品種單一。
四是傳統(tǒng)的檔案館工作一直是圍繞著黨政機關的需要來工作，沒有考慮到社會普通公眾的需要。
五是檔案資源過于分散，我區(qū)各級各類檔案館林立，且彼此間相互獨立，似乎都有永久保存檔案的同等權力。但與此同時，**區(qū)檔案館能為社會直接提供利用的檔案資源又太少，或者說這部分資源由于歷史原因過于分散，沒有能夠做到集中統(tǒng)一管理，也就無法充分發(fā)揮檔案資源的作用。
六是檔案編研工作滯后。主要是編研材料內(nèi)容單一，存在著重文書檔案輕科技檔案的現(xiàn)象。隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，檔案門類載體形式趨向多元化，科技檔案信息的開發(fā)與管理性、服務性的檔案信息開發(fā)還存在較大差距，致使科技檔案信息沒有最大限度地得到開發(fā)利用，從而沒有產(chǎn)生應有的社會效果和經(jīng)濟效益。
隨著改革開放的深入，黨的中心工作進一步轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟建設上來，檔案利用工作出現(xiàn)了新的特點，而一大批除文書以外的技術檔案、業(yè)務檔案以及除紙質(zhì)載體以外的其它載體的檔案沒有接收進館，也得不到有效保護，單一館藏檔案又不能滿足現(xiàn)今新時期社會各方面的實際需要。因此，只有徹底改變這一狀況，才能更好地為社會主義市場經(jīng)濟服務。
4、進一步豐富區(qū)館藏加強檔案資源建設的意見和建議
館藏單一問題已經(jīng)成為影響檔案事業(yè)發(fā)展的“瓶頸”，極大地制約著檔案館功能的發(fā)揮。
一是做好檔案的接收與鑒定工作。不但要接收黨政機關形成的文書檔案、專業(yè)檔案，而且要注重接收一些具有地方特色，對國家、對社會、對經(jīng)濟建設有重要利用價值的檔案，而一些有條件的檔案館，還可以開展對企業(yè)檔案和個人檔案的寄存（或代管）業(yè)務；不但要接收紙質(zhì)檔案，還要注意接收其它載體檔案，例如，聲像檔案、電子文件檔案、榮譽實物檔案等。另外，還應做好檔案的征集工作，接受移交、捐贈、寄存具有珍貴價值的私人、名人等檔案。在檔案接收的同時，一方面對新接收的檔案要嚴把質(zhì)量關，另一方面要對失去保存利用價值的檔案進行銷毀鑒定，不僅要豐富館藏，更要優(yōu)化館藏。
二是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案館的觀念，由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，由管理型向服務型轉(zhuǎn)變。增強檔案為經(jīng)濟建設服務的意識，樹立起公共檔案館的觀念，變被動服務為主動服務，最大限度地為社會提供服務，不斷拓寬服務渠道，改進服務方式，創(chuàng)新服務機制。
三是要轉(zhuǎn)變工作重點，由單一功能向多功能轉(zhuǎn)變。要從過去只重視黨政機關的檔案保管的做法轉(zhuǎn)到面向經(jīng)濟，面向社會利用需要。
四是加強檔案宣傳、培訓，檔案館藏來源于各基層單位，大力宣傳、嚴格貫徹《檔案法》等有關法律、法規(guī)，加強檔案基層工作人員業(yè)務培訓，確保各基層單位的檔案工作沿著規(guī)范化、法制化的方向發(fā)展，最終才能保證進館檔案的質(zhì)量， 為豐富館藏打下堅實基礎。
五是將城建、土地、房產(chǎn)、交通等經(jīng)濟社會發(fā)展檔案集中統(tǒng)一管理，檔案部門有得天獨厚的專業(yè)優(yōu)勢，其他任何部門都不能替代。因此，必須強化檔案部門的主體地位，強化檔案部門集中統(tǒng)一管理檔案資源的職能，要打破行業(yè)、部門、單位所有制的限制，將分散的檔案資源有機地整合起來，開發(fā)和實現(xiàn)檔案資源的最大效益。
六是加大檔案部門的參與度，知曉度。
二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室
1、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室室藏檔案的基本情況
**區(qū)有8個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)都有獨立的檔案室，都晉升為省級標準。
老山頭鄉(xiāng)館藏檔案2803卷，其中：文書檔案1011卷，憑證334卷，會計帳薄512卷，土地檔案61卷，創(chuàng)衛(wèi)檔案16卷，其它869卷，檔案利用率達90%。
**鎮(zhèn)館藏檔案1455卷，其中：文書檔案882卷，會計檔案418卷，專業(yè)戶檔案13卷，音像榮譽檔案等132卷，檔案利用率達100%。
林源鎮(zhèn)館藏檔案2117卷，檔案種類有財會類，文書類，照片錄像類，組織類，民生類包括民政部門管理的低保、救助等檔案200卷，檔案利用率達80%。
太陽升鎮(zhèn)館藏檔案1149卷，其中：文書檔案595卷，會計檔案554卷，榮譽檔案20件，其它檔案248卷，檔案利用率達85%。
八井子鄉(xiāng)館藏檔案2638卷，其中：文書檔案1320卷，會計檔案576卷，圖書238冊，音像檔案53盤，科技檔案230卷，榮譽類相片278片，其中會計檔案和科技檔案利用率較多。
雙榆樹鄉(xiāng)館藏檔案769卷，其中：文書檔案303卷，音像檔案35卷，財會檔案177卷，榮譽檔案13卷，民政部門檔案15卷，其它檔案216卷，檔案利用率達78%。
高臺子鎮(zhèn)館藏檔案2230卷，其中：文書檔案1402卷，會計檔案824卷，土地檔案4卷，音像檔案199卷，檔案利用率達80%。
祝三鄉(xiāng)館藏檔案1521卷，其中：文書檔案1019卷，會計檔案502卷，其它檔案324卷，檔案利用率達80%。
2、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室室藏檔案中最重要的最具特色的檔案收集、整理及其利用情況
會計檔案，新農(nóng)村建設檔案，農(nóng)村低保、救助檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室室藏中最重要的最具特色的檔案。這些是領導及所有干部都非常重視的檔案，收集起來比較容易，利用率達30%。
3、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室歸檔不齊全，檔案種類單一，利用效果低下的原因
一是檔案意識不強。個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)主管檔案工作的領導重視程度不夠，加之檔案工作人員對檔案工作認識程度不高，意識不強嚴重制約著檔案事業(yè)的發(fā)展。
二是檔案設施、設備不全。鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政對檔案工作投入資金少，檔案裝具陳舊，不夠用，達不到現(xiàn)代化。
三是檔案宣傳不夠，認識不到位。個別職能部門對檔案認識不夠，造成不及時將工作中形成的檔案材料送交檔案室，致使檔案流失，歸檔不齊全，檔案種類單一。
四是檔案監(jiān)督指導力度不夠。大多數(shù)工作人員不知道什么該歸檔，什么不該歸檔，造成一種模糊意識。
4、確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室滿足新農(nóng)村建設的需要，更好地服務民生，使檔案工作跟上新農(nóng)村建設的步伐的措施
一是加強領導重視。作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)主管領導，要高度重視，專人負責檔案工作，全力解決檔案工作在運行過程中遇到的問題，為檔案工作順利開展創(chuàng)造條件。
二是加大資金投入。建議各鄉(xiāng)鎮(zhèn)加大對檔案硬件的投入，不僅專室專柜，而且管理手段先進，以此提高利用率。
三是提高檔案素質(zhì)。目前，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案工作者檔案意識不強，對檔案知識掌握不多，需要大力提高檔案員業(yè)務水平。
四是加強指導，及時建檔。要重新認識所有與百姓、與民生攸關的各種檔案的價值，指導建檔，確保與民生有關的文件材料及時收集歸檔。
五是整合資源。對分散在各個辦公室的檔案進行整合，為服務民生準備充足的檔案資源。
一、作風建設情況
2014年，我局認真抓好黨風廉政建設情況，按照中央和省市縣相關要求，堅定不移的貫徹標本兼治、綜合治理、懲防并舉、注重預防的工作方針，認真抓好作風建設。一是抓好了制度建設。今年以來，我局出臺了黨風廉政建設責任制實施細則、服務承諾、行政執(zhí)法、會議工作、機關后勤等三十多項管理制度，按照從源頭上預防和控制腐敗的要求，形成用制度管人、用制度管事、用制度管物的管理體系；二是結(jié)合省市安監(jiān)局開展的“安全生產(chǎn)年”活動和黨的群眾路線教育實踐活動，把黨風廉政建設與安全生產(chǎn)和教育實踐活動工作一同部署、一同落實，相互促進、相互考核，充分發(fā)揮管理制度的作用；三是嚴格執(zhí)行了黨風廉政建設有關規(guī)定，自覺遵守黨風廉政相關紀律。重點抓好重大事項集體討論制度、重要處罰集中商議制度、主要領導不直接分管財務制度等。認真執(zhí)行好中央八項規(guī)定和國務院“約法三章”精神，2014年全局“三公”經(jīng)費同比下降30%以上，沒有出現(xiàn)公車私用現(xiàn)象；四是主動接受干部群眾的監(jiān)督，每月通報局重大事項結(jié)果和財務開支情況。
二、履行主體責任情況
我作為局主要領導，主動承擔黨風廉政建設“第一責任人”職責。認真學習黨風廉政建設政策文件，吃透上級精神，帶頭遵守廉潔從政各項規(guī)定，以身作則，率先垂范，要求職工做到了自己保證帶頭做到，以自己的實際行動帶動全局工作。局其他領導班子成員按照“一崗雙責”的要求，對分管科室負責，抓好職責內(nèi)的黨風廉政建設。利用黨的群眾路線教育實踐活動中談心談話的方式，主動找局黨支部書記、兩位副局長和三個股長進行了多次談心談話，消除了誤會，加強了溝通，增進了團結(jié)。目前局已基本形成了風清氣正、積極工作、民主團結(jié)的工作氛圍。
三、中心工作完成情況
縣委十四屆六次全會召開后，我局迅速組織學習，迅速把思想和行動統(tǒng)一到會議精神上來，全力抓好全縣的安全生產(chǎn)工作。目前全縣安全生產(chǎn)指標控制良好（20%），名列全市前茅，全縣未發(fā)生較大以上（一次死亡3人以上）安全生產(chǎn)事故。扎實抓好安全生產(chǎn)的日?；A工作，認真開展了宣傳培訓、隱患治理、打非治違等業(yè)務工作，全力做好非煤礦山、交通、消防和建筑等重點領域的安全監(jiān)管。全力克服人手少、任務重的困難，保持了全縣安全生產(chǎn)平穩(wěn)有序。認真做好了企業(yè)服務工作，全面完成了縣內(nèi)企業(yè)的安評和標準化創(chuàng)建工作。認真做好了“三送”工作，全年幫扶資金8萬元以上。
四、存在的問題及今后的工作重點
一、本館基本狀況
本館是一個位于大中型城市并處于中心城區(qū)的區(qū)級綜合檔案館。館藏檔案從*年的3萬余卷（件）增加到2007年5.6萬余卷（件），館藏結(jié)構(gòu)在近幾年來的變化情況見下
從以上二表的比較中可以看出，館藏檔案的數(shù)量以年平均9.95%增加；其中文書檔案所占比例下降，專門檔案和科技檔案所占比例均有所上升。館藏結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，得到改善，趨于合理。特別是關連著人民群眾生活方方面面的婚姻、城建執(zhí)照、房屋拆遷、獨生子女等內(nèi)容的檔案，即一部分民生檔案的種類與數(shù)量都增加了。隨之而來的是檔案利用的人數(shù)、范圍、目的等也相應發(fā)生了變化。見本館從*至20*年檔案利用狀況綜合統(tǒng)計表。
分析此表可以看出：
1、每年利用檔案人數(shù)以年平均約8%遞增上升。說明館藏檔案數(shù)量增加、結(jié)構(gòu)優(yōu)化是檔案利用增加、利用范圍擴大的前提。
2、調(diào)閱卷數(shù)相對于利用人數(shù)卻減少下降，說明了二點：一是檔案信息化正在不斷發(fā)揮作用。本館在20*年底建成了館藏檔案文件級目錄約80萬條的數(shù)據(jù)庫，到20*年底增加至93萬條。因此，檢索速度及查準率都有所加快和提高，減少了檔案案卷的調(diào)用與翻閱查找，保護了檔案。二是公民利用檔案需求在隨著社會的發(fā)展變化而增加，但其所需檔案的查到率還不高。
3、關系到人民群眾生活的檔案，即民生檔案，其利用需求在不斷增加。表中的“其他利用”一項包括招工名冊（包括干部職工調(diào)動）、知青下放（包括學歷證明）、婚姻登記、獨生子女、房產(chǎn)權屬、房產(chǎn)管理檔案、建筑執(zhí)照等。
4、表中的另一個“其他”項則包含了公證檔案、審計檔案、名人檔案等的利用。從整個利用情況看：涉及到個人待遇、身份證明的招工名冊、婚姻登記、學歷、獨生子女登記、建筑執(zhí)照等內(nèi)容的檔案利用率較高，而以學術研究、經(jīng)濟建設、宣傳教育為利用目的的檔案利用率較低。當然民生檔案的的概念是近幾來提出的，還沒有準確的定義。但從一個側(cè)面反映出一個問題，即所謂的民生檔案是與廣大人民群眾生活的方方面面的切身利益息息相關，密不可分的。
二、檔案利用中出現(xiàn)的的問題
隨著社會公眾對檔案利用需求的擴大，檔案利用的內(nèi)容和方式在發(fā)生著巨大的變化，對檔案利用的要求也日益提高。檔案利用依據(jù)的法律法規(guī)、檔案利用理論及方式都面臨著新的考驗與挑戰(zhàn)，檔案利用工作中不可避免會出現(xiàn)種種問題。現(xiàn)將本館檔案利用中出現(xiàn)的問題一一提出。
1、公民利用檔案的權利與檔案利用限制的關系
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）第十九條及《中華人民共和國檔案法實施辦法》（以下簡稱《實施辦法》）第二十二條規(guī)定公民有查閱開放和未開放檔案的權力，但查閱未開放檔案是有限制的。在具體的接待利用檔案中，如何把握對未開放檔案的提供利用與限制利用的關系，是有一定的難度的。如本館接收了區(qū)建設局*年至*年形成的建筑執(zhí)照檔案，對于這部分檔案的提供利用，工作人員會遇到二個問題：一、是否作為開放檔案來提供利用？因為按照《檔案法》第十九條“經(jīng)濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年”。二、是否作為部分限制利用檔案？因為在接收時，檔案形成部門并未對不宜開放的部分提出限制。因此在檔案提供利用的具體操作中，工作人員難以把握；作為公民其自由利用的需求沒有滿足而失望或不滿。這種情況同樣出現(xiàn)在房產(chǎn)檔案及拆遷檔案的提供利用過程中。
2、檔案利用的方式
按照《實施辦法》第二十二條“《檔案法》所稱檔案的利用，是指對檔案的閱覽、復制和摘錄?！睘槔谜咛峁├脵n案，采用閱覽、復制的這二項方式不存在問題，只要公民符合利用條件即可。而采用摘錄方式提供利用檔案，在具體操作中也存在一定的難度和風險。仍以建筑執(zhí)照檔案為例。該專業(yè)檔案在其形成部門的利用有二個便利條件：一是其“部分限制”的政策很容易自行掌握與操作；二是采用何種利用方式即出具何種方式的檔案證明就能滿足公民的需要，檔案形成部門也容易自行掌握。而這二個問題是由專業(yè)檔案的特性所決定的，其檔案形成部門對專業(yè)檔案提供利用方式及提供利用程度、范圍掌握的準確度、方便度肯定比較高。對于區(qū)級綜合檔案館在提供這些專業(yè)檔案時難免會遇到種種問題。如有的利用者要求本館提供摘錄式檔案證明，那么在一張“建房申請表”上，有許多公章、簽字、簡易建筑圖、標注的各種數(shù)據(jù)等檔案信息，遇到這種情況，采用復制方式出證，可以保證檔案證明的真實性。但卻不能滿足利用者的需求。
3、檔案利用中的出證問題
在檔案提供利用中會遇到單位或公民個人對未查到所需檔案提出開具未查到檔案證明的要求。檔案館依據(jù)所查到的檔案應該為利用開具其所需證明；但對未查到檔案是否也應該按其要求開具未查到證明呢？這在《檔案法》及《實施辦法》中并未明確規(guī)定。
但有關檔案利用理論則提出“檔案證明是指檔案館根據(jù)有關檔案用戶的詢問和申請為核查某種事實在館藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而編制的一種書面證明材料.制發(fā)檔案證明是檔案收藏部門開展檔案提供利用服務的方式之一”，以及由*師范大學出版社出版的《檔案信息化工作實用手冊》中“檔案工作基礎術語”，解釋檔案證明:“檔案館發(fā)給查詢者的一種認證文件。說明館內(nèi)有無所查詢的文件、文件中有無所查詢的有關問題與事實的記載，以及該文件的存放地點”。那么，如果按照這種說法，如有單位或公民個人要求檔案館為其開具未查到檔案證明是應該開具這種證明的。
但是作為檔案館是否有必要擔此之責和風險呢？近年來各級各類檔案館利用館藏檔案出具的證明,在解決戶口、工齡、工資、土地糾紛等問題中發(fā)揮了不可替代的憑據(jù)作用。一些人正是看中了檔案證明的這種獨特作用，想方設法到檔案館騙取證明。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，有人的因素。但出證制度不健全，特別是出證程序不完善也是重要原因。這就提醒我們應當不斷完善檔案館出證程序，以規(guī)范出證行為，保證檔案證明的真實性。
因為依據(jù)所查到的檔案開具證明是由檔案固有屬性及其價值決定的。檔案證明應該是依據(jù)檔案的記載出具的憑證性文件。而沒有查到檔案被要求開具證明，則似乎有些不妥。但在本館的檔案利用中卻經(jīng)常會遇到這種情況。如有些單位來檔案館查詢單位職工的招工通知書，如未查到，則會要求檔案館為其開具未查到證明。有些個人來館查閱有無婚姻關系，經(jīng)查而未查到，也會要求出具無婚姻登記檔案證明。這讓接待人員很為難。但又沒依據(jù)性文件說服利用者，因而引起利用者的不滿。
4、檔案提前進館與方便利用的問題
《中華人民共和國婚姻法》(20*年修正)第十七條“夫妻在婚姻關系存續(xù)期間所得的下列財產(chǎn)，歸夫妻共同所有”，第十八條“有下列情形之一的，為夫妻一方的財產(chǎn)：（一）一方的婚前財產(chǎn)”，法律規(guī)定讓人們認識到確定婚前財產(chǎn)的重要性。而當今社會人們的生活中會不斷地涉及到婚姻狀況的證明問題。如本館的婚姻登記檔案接收從五十年代形成之初到20*年12月31日止已全部進館。那么凡是戶口在本區(qū)范圍內(nèi)的到法定婚齡的公民，如果需要開具婚姻狀況證明，則至少要到兩個地方，即先到檔案館查證有無婚姻登記檔案（結(jié)婚或離婚或未婚），再到婚姻登記處查閱20*年12月31日以后的婚姻登記檔案。這確實造成利用檔案的不便，而產(chǎn)生怨言。還有一些戶口遷進遷出的公民，其戶口所在地的時間段不一定全在本區(qū)內(nèi)，但其會要求本館為其出具未查到婚姻登記檔案證明，這也在一定程度上讓查檔人員為難。
三、對檔案利用現(xiàn)狀的幾點思考
以上所述，是本館檔案利用工作之現(xiàn)狀，也許是個案。但經(jīng)筆者與同級同類檔案館的溝通、交流與探討，了解到這種現(xiàn)狀有一定的代表性，具有共性。區(qū)（縣）級檔案館中或多或少地出現(xiàn)上述檔案利用中問題。而目前一方面廣大公民利用檔案的需求在日益增長，另一方面相關的法律法規(guī)存在著某些缺失或不配套，以及檔案工作標準化程度不夠高，都制約著公民利用檔案的權力不能全部實現(xiàn)。那么就區(qū)（縣）級檔案館而言，如何嚴格實施法律法規(guī)，保障可以利用的檔案能夠最大限度地為廣大公民所用，以滿足公民不斷增長的、多方面的、多層次的利用檔案的需要呢？筆者針對區(qū)（縣）級檔案館檔案利用的現(xiàn)狀做了以下幾點思考：
1、要加強對于檔案利用理論的研究，建立完善配套的檔案利用制度。既要簡化檔案利用的手續(xù)，又要讓檔案館工作人員有法規(guī)可依，這樣不論是對于檔案利用者還是提供檔案利用的檔案工作人員，都是公平合理的，雙方的權利和義務都能得到保證。
一、我國婚姻登記檔案的主要特點分析
（一）婚姻登記檔案構(gòu)建對象均為“一對”?；橐龅怯洐n案的形成，主要是在婚姻登記部門的各項工作內(nèi)容與工作流程中，比如補辦婚姻登記、離婚登記、撤銷婚姻、結(jié)婚登記中所構(gòu)建、形成的，其檔案構(gòu)建所涉及到的主要對象為具有或是曾經(jīng)具有婚姻關系的人，不論是補辦、離婚、撤銷還是結(jié)婚，檔案構(gòu)建對象均為“一對”，而絕不可能為一個單獨的個體對象，也不可能如同人事檔案或其他檔案一般，為每一個人單獨建檔。
（二）婚姻登記檔案的內(nèi)容具有專指性?；橐龅怯洐n案是一種專門性的檔案，它是婚姻活動主體在補辦、離婚、撤銷或是結(jié)婚過程中所形成的，而檔案中所涵括的內(nèi)容，通常都是針對當事人的婚姻狀況而收集、整理的各類信息、資料。這些資料的來源有可能是當事人自身所出示的材料，也有可能是法院副本材料或是婚姻登記部門在處理當事人事宜的過程當中所累積、形成的材料。但不論如何，這些材料內(nèi)容針對的都是當事人的實際婚姻狀況，除此之外的內(nèi)容都不會牽涉到，所以具有非常強的專指性。
（三）婚姻登記檔案的形成具有動態(tài)性?；橐龅怯洐n案與當事人的實際婚姻狀況是相關聯(lián)的，如果其婚姻出現(xiàn)了變動，那么婚姻登記檔案的內(nèi)容也就會做出相應的變動，婚姻登記檔案內(nèi)容的形成具有動態(tài)性。
（四）婚姻登記檔案具有保密性與保管期限一致的特性。在婚姻登記檔案的內(nèi)容中，包括了許多當事人的個人信息內(nèi)容，而這些信息內(nèi)容都是當事人的隱私，所以必須要對外進行保密。如果由于某些特殊情況，需要對檔案進行利用，則需要完全遵守相關規(guī)章制度，防止當事人的個人隱私受到侵犯，確保婚姻登記檔案利用的合法性。其次，與其他的檔案管理有所不同，婚姻登記檔案沒有分段的“時長”或是“年限”這樣的概念，所有婚姻登記檔案的保管期限都是統(tǒng)一的。
二、對做好婚姻登記檔案管理工作的建議
（一）增強對婚姻登記檔案管理的投入力度。應當增強對婚姻登記檔案管理的投入力度，使婚姻登記檔案管理能夠得到充足的人力、物力、財力保障，為實質(zhì)性的管理工作開展打下基礎，這是做好婚姻登記檔案管理工作的前提。
（二）加大對《婚姻登記檔案管理辦法》的貫徹執(zhí)行力度。為規(guī)范婚姻登記檔案管理，維護婚姻當事人的合法權益，我國根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《婚姻登記條例》于2006年1月23日頒布了《婚姻登記檔案管理辦法》。該管理辦法的出現(xiàn)，說明了我國對于婚姻登記檔案管理工作的重視力度，同時也使我國婚姻登記檔案管理工作走上了法制化的軌道，能夠有權威的規(guī)章、制度可依，越來越規(guī)范。所以要在實際的檔案管理工作中，加大對《婚姻登記檔案管理辦法》的貫徹執(zhí)行力度，同時強化廣大市民依法利用婚姻登記檔案的意識，這是做好婚姻登記檔案管理工作的重要途徑。
（三）實現(xiàn)檔案規(guī)范化?；橐龅怯洐n案隨時歸檔立卷，實行規(guī)范化管理。同時，還要對婚姻登記處成立前的婚姻登記檔案進行系統(tǒng)整理，實行紙制檔案和電子檔案“雙套制”保管，檔案管理要達到標準化、規(guī)范化水平，并且要逐年集中保管婚姻登記檔案。針對目前婚姻登記檔案多處分散保管的現(xiàn)狀，本人認為，為確?；橐龅怯洐n案的安全、完整，方便社會利用，應將散存在各處的婚姻登記檔案逐年納入檔案館集中統(tǒng)一管理，為婚姻登記檔案的保管保護及利用提供良好的條件。
（四）創(chuàng)新管理隊伍建設。創(chuàng)新隊伍建設首先必須要建立健全管理機制，要認識到管理人才開發(fā)的重要性，提升對人才的引用和開發(fā)的力度，讓婚姻登記檔案管理人員能夠在實際管理過程中發(fā)揮出自己最大的潛能，能夠第一時間進行理論知識的更新，積極學習先進知識理念，在提升自己綜合能力的同時做好檔案的管理工作。其次是要建立起一種優(yōu)勝劣汰的競爭機制，最大程度上提升他們的管理水平，逐步建立一支具備較高綜合能力的管理人才隊伍。第三是要有一個科學合理、行之有效的管理制度，制定健全的管理制度、科學的管理系統(tǒng)之后，應該嚴格地將其落實到每一個責任人，落實到工作中的方方面面，當出現(xiàn)問題時能夠第一時間找出責任人，減少和避免管理人員推卸責任。最后是加強對工作人員的軟素質(zhì)建設，要求所有工作人員做到佩證上崗，實行文明用語，微笑服務，具體做到辦事細一點，微笑多一點，效率快一點，態(tài)度好一點，力求給當事人提供熱情、周到的服務。
一、地下管線工程檔案的重要性
地下管線是隱蔽在地下的城市大動脈,它擔負著城市內(nèi)傳輸信息、輸送物質(zhì)、能量、排泄廢物的任務。隨著城市的發(fā)展,埋設地下的管線種類越來越多,數(shù)量越來越大,形成了龐大的地下管線網(wǎng)絡,該網(wǎng)絡錯綜復雜、縱橫交錯,真可謂是牽一發(fā)而動全局。因此,地下管線檔案的準確與否直接影響著城市大動脈的運行安全。應該說,城市地下管線檔案管理不僅僅是檔案資料的管理問題,它是科學管理城市的綜合性問題。
二、目前我市地下管線工程檔案的基本情況
我們城建檔案館于*年至*年在市政府的大力支持和有關地下管線產(chǎn)權單位的配合下，投資70余萬元，聘請冶金部XX地質(zhì)勘查局三隊承擔測繪工作，對我市建成區(qū)35平方公里內(nèi)上水、下水、通訊、人防、電力、石油等專業(yè)管線進行普查。共測繪上水、下水、通訊、人防、電力、石油等專業(yè)管線140余公里，測繪綜合管線及專業(yè)管線圖951幅，經(jīng)煙臺市級驗收，該工程的綜合質(zhì)量被評為“優(yōu)級”產(chǎn)品。城市地下管線現(xiàn)代化管理是一個動態(tài)的過程，加強對地下管線的動態(tài)管理勢在必行。我們投資9萬元，購置了微機、數(shù)字化儀、噴墨式畫圖機及其附屬設備，開發(fā)了《城建檔案管理信息系統(tǒng)》、《*市地下管線管理系統(tǒng)》等軟件，完成了館藏地下管線檔案的工程檔案資料和地下管網(wǎng)圖及坐標點成果表輸入工作，我們多次向有關單位提供地形圖，拷貝煤氣、熱力等地下管線網(wǎng)圖及成果表，變以往單純的手工查找為計算機全方位檢索，檔案查準率、查全率達到了100%，極大地提高了工作效率；同時，我們引進有一定專業(yè)地下管線測繪人才，對新敷設的各類地下管線跟蹤測繪，在完成帶狀地下管線管理的基礎上，我們又開展了塊狀地下管線的測繪工作，使城市地下管線管理始終保持完整、準確，更好地為城市規(guī)劃、建設和管理服務，調(diào)閱檔案圖紙800多幅，以熱情周到的服務贏得了用戶的一致好評。
三、存在的問題
城市地下管線檔案管理現(xiàn)狀及其影響地下管線檔案作為城建檔案的重要組成部分,它在現(xiàn)代化城市建設中發(fā)揮的作用已是不言而喻,而目前地下管線檔案管理現(xiàn)狀,卻是令人擔憂。
（一）城市舊管網(wǎng)檔案資料基本由各專業(yè)管線單位掌管。如:自來水管網(wǎng)資料由自來水公司掌管、下水管網(wǎng)資料由市政或排水管理部門掌管等等。各專業(yè)管線單位,自成體系,基本上是自行管理、各司其政。這樣,就造成了舊管線檔案的條塊分割管理狀況。另外,由于城市地下管網(wǎng)工程建設形成的歷史時期長,一般城市的地下管網(wǎng)都是幾十年的建設逐漸累積、擴大形成的,在此期間,鑒于機構(gòu)變更、人員變動、資料移交管理不善等諸多原因,造成了舊管線資料的不齊全、不完整?？梢哉f,全市的舊管線資料管理都處于不完整、不齊全、未達到全市范圍內(nèi)集中統(tǒng)一管理的狀態(tài)。
（二）檔案的嚴重殘缺,影響著城市的建設速度。檔案收集的完整與齊全是檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)。地下管線檔案由于歷史的緣故,缺乏連續(xù)、動態(tài)性管理。除此客觀因素外,主觀上各地下管線施工單位,檔案意識較差,形成的一部分地下管線檔案也不注意收集。因此,在舊城改建、擴建中,工程常常受阻,致被迫停工重新勘測各種地下管線位置、走向的事時有發(fā)生,造成巨大的經(jīng)濟浪費。在新城的建設中,由于無檔可鑒,所有地下管線工程又得重新投入大量人力、物力,阻滯了城市的建設速度。
（三）地下管線有敷設潛隱的特點,現(xiàn)代城市的建設速度愈來愈快,地下管線亦愈埋愈多。目前,地下管線的種類有上水、下水、燃氣、熱力、通訊、電力、廣電、人防工程等。但有關地下管線施工的單位,往往在施工利用檔案時,圖己方便,只查清自己所屬管線的范圍、方位后,一走了之。致使埋設的地下管線相互“打架”,城市路面被反復開挖,這種缺乏統(tǒng)一部署、安排的利用現(xiàn)狀,勢必影響工程質(zhì)量和城市的規(guī)劃建設。
四、下一步的打算或建議
要管理好城市地下管線工程檔案,必須進行舊管網(wǎng)普查,完善舊管線檔案;利用法律、法規(guī)的制約手段,控制新建管線工程檔案;建立城市地下管網(wǎng)信息管理系統(tǒng),利用現(xiàn)代化的手段來實現(xiàn)城市地下管線檔案的動態(tài)管理。
（一）建立健全規(guī)章制度，切實加強城市地下管線工程資料的歸檔工作。根據(jù)中華人民共和國建設部令第136號《城市地下管線工程檔案管理辦法》制定《*市城市地下管線工程檔案管理辦法》，并由*市人民政府頒發(fā)實施。
（二）大膽實踐，積極探索搞好城市地下舊管網(wǎng)的普查工作。要搞清城市地下管網(wǎng)的現(xiàn)狀,彌補舊管線檔案的不足,就必須進行城市地下管網(wǎng)普查,通過城市地下管網(wǎng)普查完善舊管線檔案。普查工作結(jié)束，普查成果應移交城市建設檔案管理部門歸檔保存。這樣，以城市地下管網(wǎng)普查的最佳模式，確保普查成果的歸檔保存，來完善舊管線檔案，同時也使城市舊管網(wǎng)檔案管理實現(xiàn)全市的集中統(tǒng)一管理。
關鍵詞：人力資源；社會保障局；檔案管理；措施
中圖分類號：F272.92 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）016-0000-01
人力資源和社會保障局相關的檔案管理工作涉及廣泛，包括公務員管理、職稱評定、工資審批、人事調(diào)動、人員招聘、勞動合同與勞動力鑒定、勞動仲裁、職業(yè)資格證書、企事業(yè)職工退休審批、醫(yī)療保險等多種內(nèi)容，同時也涉及到民政、財政、勞保、稅務與衛(wèi)生等多部門相關內(nèi)容，對于民眾利益關系重大。因此要做好相關檔案管理工作是構(gòu)建和諧社會的基本條件，相關責任較重，具有較大的社會價值。
一、人力資源和社會保障局檔案管理的價值
檔案管理工作從國家層面來說，是國家秩序有效開展的基本工作內(nèi)容，為社會各項工作開展提供有效的人力資源保障。同時也對民生發(fā)展、黨與國家的事業(yè)、社會穩(wěn)定起著重要的保障作用。從個人角度而言，檔案管理相關工作與企事業(yè)單位員工個人的職位晉升，農(nóng)民就業(yè)、學生發(fā)展等起到一定輔助作用。隨著我國人事制度的不斷改革變化，經(jīng)濟的快速的發(fā)展，相關檔案管理工作也逐步受到重視與升級，在檔案管理的人員與技術上逐步的專業(yè)化與高科技化，同時也對相關從業(yè)人員來說提出了更多的挑戰(zhàn)，但是對于民眾而言提供了更多的便捷性。
二、傳統(tǒng)檔案管理方法優(yōu)劣勢
目前在一定層面上仍舊沿用傳統(tǒng)的按卷檔案管理方式，該種方式是長久以來機關單位對文件歸檔的常用方式。該方式可以有效的依據(jù)文件材料所具有的規(guī)律與特點做對應的整理，保持文件材料間的一定關聯(lián)性，有助于保管與使用，但是該方式也有其弊端。首先，組卷的操作過程較為繁瑣，依照不同特征做組卷的非確定因素較多。在組卷操作中，由于個人對組卷標準的認定不同，以及實際的操作水平差異，會導致在立卷上有較大的差異性。其次，案卷標題較為復雜。由于不同人操作，在案卷標題的設定上會有一定差異性，甚至在同一個工作人員管理下，不同時間下所擬定的標題也有一定差異性，隨著個人業(yè)務水平的提升，認識程度的提高，在標題的擬定與考慮上也會有較大的差異性，缺乏標準統(tǒng)一性管理。其三，該歸檔管理工作一般處于人力手工處理，工作量較大，而工作效率相對較低，需要的人力資源也更多。立卷需要通過相關文件做對應的歸并、裝訂、標題擬定、審核等多流程，其中由于人工操作，因此不確定因素較多，無法有效統(tǒng)一操作或者達到統(tǒng)一標準。其實，檔案使用不便捷，受到較大的時空局限性，同時不容易做好保密工作。在檔案中會涉及多個文件，當使用者需要調(diào)取其中一份文件時，往往會隨同調(diào)取其他合并文件，一方面不便于文件攜帶保存，另一方面容易導致其他文件信息的泄露，不利于文件內(nèi)容的保密工作。甚至由于部分案卷存在過厚的裝訂，從而導致閱讀與復制操作更麻煩。特別是整卷內(nèi)容提供使用時，會導致相關檔案信息收到損耗與外泄。
因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式一方面操作較為繁瑣復雜，另一方面使用不便，安全性不高。對于該種問題需要積極的通過現(xiàn)代化檔案管理做有效的功能改善，提升檔案管理的安全、便捷與高效性。
三、人力資源和社會保障局檔案管理有效措施
（一）注重人員隊伍建設
在檔案管理工作上需要較大程度的人力操作支持，無論是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，還是采用現(xiàn)代化的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫管理方法，都需要專業(yè)素養(yǎng)的工作人員做有效的操作支持，同時也需要管理人員具有前瞻性的管理理念，及時更新檔案管理方法，促進檔案管理工作與時俱進。因此，首先需要注重人員專業(yè)性的納入。要在人員招聘引進上更多的傾向于專業(yè)對口，保證工作人員有專業(yè)的工作經(jīng)驗或者專業(yè)知識結(jié)構(gòu)支持，確保在思想上與技能上都能夠勝任相關工作。同時要注重人員的培訓管理，采用分級培訓制度，依據(jù)不同崗位、不同級別情況做對應的培訓課程安排，務必達到培訓課程的有效性，避免籠統(tǒng)一刀切。同時鼓勵員工積極進修深造，促使員工在綜合素養(yǎng)上不斷提升，同時開闊眼界促進實際工作的有效創(chuàng)新改良。為了鼓勵員工積極提升自身專業(yè)業(yè)務能力，可以進行一定的獎勵制度，讓員工有更為積極的進取精神。
（二）強化信息化建設
隨著信息化時代的來臨，在各行各業(yè)與人們的生活中，無處不滲透著信息技術帶來的變革。在檔案管理工中也要逐步加強信息化建設，建立專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，提升檔案管理工作中收集、整理、統(tǒng)計、鑒定與利用的高效便捷性，有效的打破檔案管理工作的時空局限性。能夠快速有效的通過網(wǎng)絡技術支持來達到檔案資料的收集、統(tǒng)計與調(diào)閱，有效的方便相關工作的開展。同時要注重檔案管理信息化建設的安全性，對于相關數(shù)據(jù)庫的建設需要做好專用網(wǎng)絡和硬件設備，避免資料隨意的拷貝外泄，同時也防止其他干擾對數(shù)據(jù)庫造成的損毀。要嚴格做好信息化管理相關制度建設，讓所有操作能夠有規(guī)范可循，促使操作人員能夠在科學合理的操作下運用數(shù)據(jù)庫，避免信息資源的外泄或者破壞等問題發(fā)生。
（三）改良管理理念
在檔案管理上，要具有前瞻性，能夠有效的利用當下技術與人才資源做有效的檔案管理。要提升對檔案管理改良的進度與水平，及時有效的吸收新進理念與技術，促進本身滯后管理狀態(tài)的改革。在管理層上，要注重學習檔案管理新理念，能夠有效的做好基層人員操作提升與管理技術改良的導向作用。促使相關管理制度的不斷的完善健全，讓所有管理能夠有章可循。
四、結(jié)束語
人力資源和社會保障局檔案管理需要充分受到相關領導層的認可與重視，從而有效的人員、配套設備設施、制度的不斷改良完善，有效的促使各部門人員的有效配合，從而推進檔案管理工作的有序開展。
參考文獻：
關鍵詞：新形勢；社會保障；人力資源；檔案管理；創(chuàng)新
檔案是社會組織以及國家機構(gòu)活動的記錄，無論是教育、文化、經(jīng)濟還是政治活動，只要具備一定的保存價值和參考價值，都要以聲像、圖表以及文字的形式保存下來。而檔案管理工作就是保管及整理這些資料，并且為使用者提供服務。
一、人力資源和社會保障局在檔案管理中存在的主要問題
1.對檔案管理缺乏足夠重視。我國是世界人口第一大國，勞動人口結(jié)構(gòu)復雜并且數(shù)量巨大，導致勞動保障檔案工作繁瑣、數(shù)量巨大。在具體的檔案工作中，由于單位領導及員工的檔案意識薄弱，對檔案工作沒有給予充分重視，資金以及人力投入相對匱乏，缺乏硬件支持。檔案在保存及歸檔過程中經(jīng)常出現(xiàn)各種失誤，檔案查閱沒有嚴謹?shù)闹贫?，檔案丟失的情況時有發(fā)生。
2.缺乏科學的管理機制。保障檔案類型很多，分別由相關部門管理和保存，這種檔案管理方式在我國沿用多年，雖然其具備一定的科學性，但是保障檔案如果分別由多方管理難以充分發(fā)揮其使用的高效性。同時，由于不同部門缺乏溝通，檔案管理無法有效實現(xiàn)共享。這種分別管理的模式不僅增加了工作量，同時也給檔案管理的安全性帶來了影響，不能滿足新形勢的要求。
3.管理模式相對落后。一直以來，我國都沿用傳統(tǒng)的管理模式，但新形勢下，隨著檔案內(nèi)容及數(shù)量的增加，工作人員在繁重的工作中難免會出現(xiàn)失誤。在檔案歸檔及整理過程中，檔案經(jīng)過多人整理難免出現(xiàn)破損和信息失真的情況，給檔案質(zhì)量帶來負面影響，同時，落后的管理模式也導致工作效率較低。
二、優(yōu)化人力資源和社會保障局檔案管理工作的相關對策
1.轉(zhuǎn)變思想觀念。單位相關領導一定要轉(zhuǎn)變思想觀念，給予檔案管理以充分的重視，首先，單位要做好宣傳工作，爭取政府支持，持續(xù)加大資金、物力及人力的投入。其次，要加強檔案室建設，為檔案后期完善和信息收集提供便利，同時也有助于提高檔案完整度，為各項工作的開展提供參考，促進檔案管理的科學化和規(guī)范化。
2.完善結(jié)構(gòu)建設。社會保障局檔案管理工作相對繁瑣復雜，需要數(shù)量眾多的管理人員，因此，檔案部門一定要配備數(shù)量足夠的管理人員負責相關工作，明確崗位職責，避免由于人員不夠，導致檔案工作出現(xiàn)失誤以及不順暢的情況。同時，檔案部門還要根據(jù)工作需要設置相關檔案室，配備工作需要的管理工具及相關設備，合理科學分配物資資源，全面實現(xiàn)電子化以及信息化管理，杜絕出現(xiàn)物力以及人力資源浪費的情況。
3.提高人員素質(zhì)。當前，我國檔案管理方式比較陳舊落后，不能有效適應時展情況，管理人員管理知識陳舊、年齡較大，缺乏先進的管理方式以及管理理念。新時期下，隨著檔案業(yè)務的增加以及科學技術的進步，現(xiàn)有管理人員的綜合素質(zhì)無法滿足工作需求。因此，社會保障局一定要組織管理人員開展學習和培訓，提高管理人員的法律意識和責任意識，學習先進的方法和技術，強化專業(yè)能力，進而提高管理水平。在工作中，要將實踐活動和理論方法充分結(jié)合起來，通過不斷探索和創(chuàng)新提高工作質(zhì)量。單位還要通過招聘的方式引入一些掌握信息技術以及現(xiàn)代檔案管理能力的青年人才，不斷優(yōu)化管理團隊的年齡結(jié)構(gòu)和素質(zhì)結(jié)構(gòu)。
4.健全工作機制。人力資源和社會保障局的檔案工作涉及多方面領域，其中包括失業(yè)、生育、養(yǎng)老以及醫(yī)療等保險種類，檔案數(shù)量巨大。因此，還要充分做好檔案工作，要建立健全激勵機制、約束機制、教育機制、管理制度及管理機制。針對工作中出現(xiàn)的問題不斷完善工作機制，定期對管理人員進行教育和培訓，保證人員經(jīng)過培訓和學習后才能上崗，確保工作有序以及高效開展。
5.推動信息管理。推動檔案信息管理可以提高管理質(zhì)量，解決檔案容易丟失和破損的問題，節(jié)約人力物力，促進管理智能化、科技化以及現(xiàn)代化，為檔案工作的改革和創(chuàng)新提供保障。檔案部門要積極應用信息技術，并且根據(jù)時代要求，推動檔案的共享和交流，制定統(tǒng)一的工作標準規(guī)范信息共享和網(wǎng)絡交流工作，提高檔管理管理效率，確保檔案不被非法利用和丟失。
三、結(jié)語
人力資源和社會保障局在新形勢下，要給予檔案管理以充分的重視，有效分析當前在檔案管理中出現(xiàn)的問題，并且針對問題采取相關措施，提高工作的質(zhì)量和效率，進而推動檔案管理工作的健康發(fā)展。
參考文獻
[1]劉芹.探索新形勢下的人力資源和社會保障檔案整理方法[J].檔案與建設,2012(6):63-64.
