緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇辦公檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！

篇1

辦公室檔案的管理在當(dāng)前較為復(fù)雜且快節(jié)奏的辦公室工作中越來越重要，為了提高辦公室檔案的管理效率，筆者在本文中簡(jiǎn)要介紹辦公室檔案管理的現(xiàn)狀和重要性，并著重提出提高檔案管理效率的幾點(diǎn)策略同大家共同探討。

【關(guān)鍵詞】

辦公室；檔案管理；重要性；策略

隨著我國企業(yè)單位辦公室工作的快速發(fā)展，企業(yè)工作對(duì)辦公室管理的完整性和連續(xù)性也有了更高層次的要求，而檔案管理的情況對(duì)提升企業(yè)單位內(nèi)部的工作質(zhì)量有著至關(guān)重要的影響，相關(guān)人員必須認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性并采取一定措施，才能確保檔案工作有序、有效進(jìn)行。提高辦公室檔案管理工作效率對(duì)于提高企業(yè)工作水平和服務(wù)質(zhì)量有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

隨著辦公室管理制度的不斷改善，當(dāng)下企業(yè)單位辦公室工作隊(duì)伍整合度的提升，相關(guān)企業(yè)單位均較大程度地?cái)U(kuò)大了檔案資料的利用范圍，通過增加指定工作人員數(shù)量的方法切實(shí)提升檔案管理的服務(wù)水準(zhǔn)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公室人才資源的優(yōu)化配置。但由于部分企業(yè)內(nèi)部仍然存在工作人員素質(zhì)低下、檔案管理手段陳舊以及管理信息化技術(shù)含量低的現(xiàn)象，企業(yè)只注重“一線”業(yè)務(wù)、忽視后勤與檔案工作的現(xiàn)象，企業(yè)檔案制度不健全，檔案門類較多，達(dá)不到檔案管理的基本水準(zhǔn)，更談不上高水平的管理。因此仍然需要采取相關(guān)措施進(jìn)行解決，促進(jìn)檔案管理的效率提升。

二、做好辦公室檔案管理的重要性

辦公室的檔案管理工作在展現(xiàn)一個(gè)企業(yè)單位的成長(zhǎng)過程以及對(duì)其單位的未來發(fā)展和決策進(jìn)行有效指導(dǎo)等方面是很有意義的，是單位在開展工作中必不可少的一部分，其工作效率以及管理質(zhì)量直接影響著辦公室的工作效果，對(duì)于提升企業(yè)單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作十分有效，檔案管理對(duì)于企業(yè)單位工作模式選擇和資源配置起著決定性的作用。我們只有通過檔案管理，才能對(duì)管理者在制定企業(yè)規(guī)章制度或進(jìn)行相關(guān)決策時(shí)查閱到足夠的資料，并依據(jù)檔案資料更好地了解企業(yè)狀況做出選擇，為企業(yè)其它工作部門的效率保障做好基礎(chǔ)，從而提升企業(yè)單位的整體工作成效。

三、辦公室檔案管理效率提高的幾點(diǎn)策略

在掌握辦公室檔案管理的重要性后，對(duì)當(dāng)下部分企業(yè)單位存在的管理弊端，我們需要在正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的基礎(chǔ)上采取相關(guān)措施，針對(duì)性地解決實(shí)際問題，便于我們更好地開展辦公室的檔案管理工作。

（一）轉(zhuǎn)變管理理念。

辦公室的管理一旦停留在舊的階段，整個(gè)企業(yè)的發(fā)展將會(huì)失去積極性與生命力。因此，我們應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變管理觀念，將新鮮的管理理念貫徹到每一位工作人員的身上，找到當(dāng)下檔案管理的特點(diǎn)及規(guī)律，徹底改善傳統(tǒng)的管理方法，可以通過教育、宣傳等工作方法找到理念轉(zhuǎn)變的切入點(diǎn)，在辦公室開展日常檔案管理工作的同時(shí)，也需要積極創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，通過對(duì)傳統(tǒng)聘任制方式的改變使辦公室檔案管理這項(xiàng)工作具有更好的工作動(dòng)力及發(fā)展?jié)摿Α?/p>

（二）加強(qiáng)管理手段。

企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)先進(jìn)手段與技術(shù)的學(xué)習(xí)，定期進(jìn)行現(xiàn)代化管理工作的交流與協(xié)調(diào)，還可以通過劃分區(qū)域、融入信息化管理手段的方法進(jìn)行管理，要銘記“技術(shù)才是硬道理”的發(fā)展理念，學(xué)會(huì)用現(xiàn)代化的科技手段進(jìn)行檔案管理的改革，還可通過建立管理中心、建立檔案管理軟件等方法來整合信息數(shù)據(jù)，通過將單位服務(wù)對(duì)象擴(kuò)大到社會(huì)，則可以通過檔案資源為不同個(gè)人與組織提供更為個(gè)性化以及特殊性的服務(wù)，以此更好地發(fā)揮檔案作用。

（三）創(chuàng)新管理體制。

管理體制是辦公室檔案管理效率提升的重要保證，只有在一個(gè)好的工作體制的管理下，才能進(jìn)而完善其他方面。我們應(yīng)當(dāng)不斷完善管理體制，增加管理手段，適當(dāng)建立賞罰制度來激發(fā)工作人員的積極性與創(chuàng)造性，有效對(duì)管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案的利用率，例如通過建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建立辦公室檔案服務(wù)反饋機(jī)制、開發(fā)適合本校的檔案管理軟件系統(tǒng)等方法對(duì)辦公室檔案實(shí)現(xiàn)高效管理，以便使其所具有的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益得到進(jìn)一步提升，逐步改善檔案管理的規(guī)范性。

（四）重視人員管理。

企業(yè)單位必須不斷引進(jìn)高素質(zhì)的應(yīng)用型人才，提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水準(zhǔn)，不斷拓寬資金來源，建立信息系統(tǒng)，才能提高工作人員的法律意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，減少工作失誤。而對(duì)于檔案管理人員來說，也需要在工作開展的同時(shí)積極地樹立服務(wù)意識(shí)，通過對(duì)自身檔案管理思想的不斷更新、對(duì)于檔案服務(wù)工作目標(biāo)的正確建立將檔案管理思想同時(shí)代及本單位現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求同步，以此保證檔案管理工作能夠更好地符合日常工作需求。培養(yǎng)一支一專多能的隊(duì)伍，能夠?qū)⒐ぷ魅藛T的潛在工作能力和良好的工作精神開發(fā)出來，從根本上配置資源，提升檔案的利用率。

四、結(jié)束語

通過對(duì)以上內(nèi)容的分析，我們對(duì)辦公室檔案管理的相關(guān)理論知識(shí)有了更深層次的了解，認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理與辦公室各項(xiàng)工作密切相關(guān)，在辦公室工作中起到重要作用。只有不斷提升辦公室檔案管理的工作效率，才能滿足辦公室工作管理的需求。相信在企業(yè)單位及相關(guān)工作人員的共同努力下，辦公室檔案管理的水平必定會(huì)得到一定程度的提升，真正實(shí)現(xiàn)辦公室管理的規(guī)范化、科學(xué)化，促進(jìn)企業(yè)單位的更高更快發(fā)展。

作者：宜玉琴 單位：陜西黃陵煤化工有限責(zé)任公司

【參考文獻(xiàn)】

[1]許莉莉.試析檔案資源的管理與運(yùn)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012.

篇2

在辦公室中，檔案是非常重要的資源，不但可以詳細(xì)記錄辦公室的活動(dòng)情況和工作開展情況，還能夠給單位其他工作開展提供服務(wù)。首先，檔案能夠全面展現(xiàn)單位的工作情況，能夠給單位將來發(fā)展提供參考，能夠提高單位內(nèi)部的工作效率和工作質(zhì)量。其次，通過管理辦公室檔案，決策者決策時(shí)能夠通過檔案了解單位情況，從而提高決策的科學(xué)性。再次，通過檔案能夠認(rèn)定關(guān)聯(lián)工作成果，對(duì)雙方合作更好進(jìn)行非常有利。最后，辦公室檔案工作水平能夠體現(xiàn)單位的經(jīng)營成效和工作效率，會(huì)決定單位的資源配置和模式選擇。所以，相關(guān)檔案管理人員必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并在此基礎(chǔ)上做好檔案管理工作，提高其管理效率。

二、辦公室檔案管理效率提高的策略

(一)創(chuàng)新人員理念

在開展辦公室檔案管理工作時(shí)，理念是做好工作的基礎(chǔ)，只有創(chuàng)新理念，才能夠?qū)⑾敕ㄞD(zhuǎn)變成為實(shí)踐，從而不斷的提高檔案管理的水平。而想做到這點(diǎn)，單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識(shí)，在詳細(xì)分析檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，進(jìn)行創(chuàng)新，找到檔案管理過程中存在的問題，并采取措施解決問題，不斷的提高檔案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，檔案管理人員還應(yīng)該提高自身的服務(wù)意識(shí)，更新檔案管理思想，確定合理的檔案管理目標(biāo)。在目標(biāo)確定時(shí)，必須根據(jù)單位的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展需求進(jìn)行，確保檔案管理工作能夠和單位日常工作需求相適應(yīng)。單位管理者也應(yīng)該重視全體工作人員思想工作的加強(qiáng)，通過會(huì)議等形式來提高檔案管理人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，并在此基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)變檔案管理工作的形式，從以往的被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)管理，全面提高檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量。

(二)采用有效管理手段進(jìn)行檔案管理

開展辦公室檔案管理工作時(shí)，選擇的管理手段會(huì)直接影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量，特別是在新的時(shí)期，辦公室開展檔案管理工作時(shí)，更需要與時(shí)俱進(jìn)的更新管理手段。首先，檔案管理應(yīng)該和時(shí)代相適應(yīng)，需要將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中去，實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化。檔案管理部門也應(yīng)該根據(jù)需要進(jìn)行檔案管理局域網(wǎng)的建立，這樣能夠方便單位人員的檔案查閱，不但能夠提高檔案管理效率還能夠提高其使用效率。其次，辦公室可以聯(lián)系相關(guān)單位來建立專業(yè)管理中心，通過管理中心來整合電子數(shù)據(jù)，給檔案管理和查閱提供方便。管理中心的任務(wù)便是收集辦公室的電子數(shù)據(jù)，并通過網(wǎng)絡(luò)來共享數(shù)據(jù)，提高其管理效率和應(yīng)用效率。

(三)重視管理機(jī)制創(chuàng)新

在辦公室檔案管理中，管理機(jī)制是效率提高的保證，有效創(chuàng)新管理機(jī)制是提高辦公室檔案管理效率的重要因素。一些單位進(jìn)行檔案管理時(shí)，經(jīng)常存在和其他部門工作協(xié)調(diào)困難的情況，這是由于檔案管理機(jī)制不合理導(dǎo)致的。這便要求檔案管理工作開展過程中重視管理機(jī)制的創(chuàng)新，激發(fā)工作人員的創(chuàng)造潛力和工作動(dòng)力。單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，從單位的實(shí)際需要出發(fā)，制定更加科學(xué)的管理機(jī)制，除了需要做好工作流程制定和人員選定工作之外，還需要成立單位文件閱覽中心、建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建設(shè)檔案咨詢臺(tái)。

(四)根據(jù)需要擴(kuò)大辦公室檔案管理的領(lǐng)域

現(xiàn)在有些事業(yè)單位管理辦公室檔案時(shí)，普遍存在工作范圍狹窄的問題，這便需要擴(kuò)展創(chuàng)新管理范圍。想要達(dá)到擴(kuò)大領(lǐng)域的目的，便需要擴(kuò)大檔案服務(wù)對(duì)象的范圍，給整個(gè)社會(huì)服務(wù)。很多單位的檔案針對(duì)的往往是本單位內(nèi)部，給單位的正常運(yùn)行提供服務(wù)，雖然檔案在單位運(yùn)行方面做出了一定貢獻(xiàn)，但是其作用卻沒有完全發(fā)揮出來。若是能夠讓檔案給整個(gè)社會(huì)服務(wù)，不同的個(gè)人或者組織便能夠通過檔案資源獲得自己需要的信息，發(fā)揮檔案的作用。在擴(kuò)大檔案管理領(lǐng)域的同時(shí)，也必須做好人員培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，讓其更好的為檔案管理工作服務(wù)。

三、結(jié)語

篇3

1.合理性

在現(xiàn)今社會(huì)信息化的今天，很多地方對(duì)網(wǎng)絡(luò)及自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用十分普遍。為了更好地方便辦公，自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)也被引入到了辦公領(lǐng)域。首先我們先對(duì)辦公領(lǐng)域中的專業(yè)文檔處理、辦公事務(wù)等簡(jiǎn)單進(jìn)行了解。在一些機(jī)要部門，包括一些私營企業(yè)，整個(gè)企業(yè)中最重要的部門之一就是檔案室，在檔案室中不但有一個(gè)部門或者企業(yè)的重要信息還存儲(chǔ)著企業(yè)部門人員的相關(guān)信息，檔案室屬于一個(gè)企業(yè)的內(nèi)部部門，所以管理好檔案室是一項(xiàng)重要的工作。而辦公室中的自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)是說在一定程度上用現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)非人工的操作以及管理應(yīng)用，通過計(jì)算機(jī)的操作，在一定上減少人力的利用，為企業(yè)可以減少由于不必要的員工的錄用，減少公司的運(yùn)作成本，另一方面，由計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作的過程，少了人工參與，增強(qiáng)了真實(shí)性也提高了信息傳達(dá)和積累的效率性。部門或企業(yè)的檔案室是容納一個(gè)企業(yè)整體的客觀物資及一些其他數(shù)據(jù)資料的重要資料庫，計(jì)算機(jī)由于它配備的功能齊全，例如從物力來看，文檔檔案管理體系、全自動(dòng)錄入和智能管理體系等，都可以將檔案室實(shí)現(xiàn)信息化管理和經(jīng)營。檔案室管理的信息化在逐漸加快地發(fā)展，這一點(diǎn)從負(fù)責(zé)的人員年齡的變化就可以看出。從前，檔案的管理都是由企業(yè)的老人值得信任，有多年的工作經(jīng)驗(yàn)人才能勝任，現(xiàn)今卻由年輕、善于操作電腦的年輕人取代。

2.客觀性

辦公的自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)利于文件管理的齊全性和機(jī)密文件的安全性。如果檔案室實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)并由專業(yè)人士進(jìn)行計(jì)算機(jī)方面的管理操作，可以有效地將待處理文件以及已處理好的文件進(jìn)行同步操作和管理，企業(yè)發(fā)展的每個(gè)階段的文件的收發(fā)及處理都有一臺(tái)或者幾臺(tái)計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，由專業(yè)部門將必要信息進(jìn)行存儲(chǔ)，按日期類別分類好各種文檔文件，這樣下去，在日后資料的整理及調(diào)用的過程中都能很方便并快速地將有用信息進(jìn)行快速的提取，為存儲(chǔ)及整理等環(huán)節(jié)提供了更多安全性的保障的同時(shí)又提高了工作的效率性并對(duì)文件有了很好的保密性。

二、實(shí)現(xiàn)辦公中的現(xiàn)代信息化管理與自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)操作

1.管理人員理念要現(xiàn)代

當(dāng)今檔案管理若要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，首先本企業(yè)或者部門的首要管理者要有現(xiàn)代化管理的觀念及思想，只有這樣才能帶動(dòng)所管理的員工對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理及自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用。管理者的思維模式和行為模式將是影響一個(gè)企業(yè)的關(guān)鍵點(diǎn)，是企業(yè)及其員工檔案室自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)的必須要走出的一步。現(xiàn)代社會(huì)中，由于信息時(shí)代的高速發(fā)展，員工可以通過網(wǎng)絡(luò)及自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)不再受到時(shí)間、地域等太多的現(xiàn)實(shí)因素的限制。比如文件的簽署、審查、發(fā)送等都可以借助網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)而非人力就可以快速完成。除此之外，對(duì)于信息檢查的人員來說，對(duì)于他們最重要的是關(guān)注信息的價(jià)值性及高度濃縮性，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)可以將來自不同計(jì)算機(jī)的閱讀內(nèi)容及形式進(jìn)行綜合，然后快速地傳遞給閱讀者，有效地減少資料冗雜性的發(fā)生，并且對(duì)各種資料的應(yīng)用以及調(diào)動(dòng)都會(huì)大大提高效率。所以只有使這種計(jì)算機(jī)閱讀形式的檔案管理擁有整體性、直觀性、具有高價(jià)值性的性能，用戶才能通過信息自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)更快速地真實(shí)地體驗(yàn)到各種服務(wù)的有效性及真實(shí)性。此時(shí)如果企業(yè)管理者的思想仍不能隨著時(shí)代而改變，那么必然將會(huì)被用戶及這個(gè)信息時(shí)代落在后面，所以在企業(yè)實(shí)現(xiàn)改革之前，管理者的思想的改變及實(shí)施是最為重要的。

2.檔案室管理者的工作素質(zhì)的必要

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關(guān)鍵詞：辦公室 文書檔案 管理

一、文書檔案管理的概述

1.文書檔案管理的涵義

文書檔案實(shí)際上就是反映行政或者黨務(wù)等活動(dòng)的檔案，主要包括布告、命令、信函、指示、決定、通知、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、批復(fù)、計(jì)劃和總結(jié)等。而文書檔案管理則是將已經(jīng)發(fā)生過的事件及其具體過程記錄下來，并以電子文件或者紙質(zhì)形式載體加以儲(chǔ)存，具體主要包括對(duì)這些文書檔案信息進(jìn)行收集、整理、檢索、堅(jiān)定、統(tǒng)計(jì)、利用以及保護(hù)等工作。同時(shí)，這些工作環(huán)節(jié)之間大都有緊密的聯(lián)系性，特別是利用環(huán)節(jié)更是文書檔案管理的核心。

2.文書檔案管理的特點(diǎn)

文書檔案管理工作的特點(diǎn)包括“一體化”和“綜合性”兩個(gè)主要特點(diǎn)。其中的“一體化”特點(diǎn)是指文書檔案整理是在文件搜集、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦和承辦基礎(chǔ)上所進(jìn)行的一個(gè)文書檔案管理環(huán)節(jié)，二者相輔相成，共同決定著文書檔案管理工作的質(zhì)量。而“綜合性”特點(diǎn)是指文書檔案管理工作除了負(fù)責(zé)管理文書檔案工作外，也涵蓋了會(huì)計(jì)、人事以及科技等方面檔案的管理，內(nèi)容比較豐富、復(fù)雜，所以綜合性很強(qiáng)。

3.文書檔案管理的重要性

在現(xiàn)代企事業(yè)單位管理中，文書檔案管理也是管理中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。文書檔案管理不僅是確保事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率得以提升的重要條件，同時(shí)也是衡量事業(yè)單位管理水平的關(guān)鍵尺度。而就文書檔案管理工作重要性的具體內(nèi)容而言，其主要包括兩個(gè)方面：一方面，文書檔案的憑證作用，其可以記錄下企業(yè)的真實(shí)發(fā)展情形，具有一定法律效用，同時(shí)由于其大都是當(dāng)事人的聲音文件、影響文件或者親筆手稿，所以真實(shí)性比較強(qiáng)；另一方面，文書檔案的參考作用，其是企業(yè)以前發(fā)展過程的完整記錄，也是企業(yè)發(fā)展的第一手資料，所以可以為企業(yè)未來的發(fā)展提供必要的參考數(shù)據(jù)，具有重要的作用。特別是隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)每天的發(fā)展過程中均會(huì)產(chǎn)生大量的文檔信息，加之人們對(duì)于文檔服務(wù)的質(zhì)量提出了更高的要求，所以文書檔案管理工作急需完善、創(chuàng)新和改革。

二、辦公室文書檔案管理工作存在的問題

1.缺乏規(guī)范的文書檔案管理制度

當(dāng)前，許多企事業(yè)單位的文書檔案管理一般都設(shè)置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務(wù)繁重，沒有及時(shí)將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔；或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時(shí)將使用完畢的文件歸檔；或其他科室人員對(duì)文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導(dǎo)致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時(shí)各個(gè)部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書檔案的管理，管理意識(shí)薄弱，檔案管理的制度不完善，責(zé)分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上企事業(yè)單位發(fā)展的新形勢(shì)，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會(huì)為企事業(yè)創(chuàng)造極大的經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)單位管理的科學(xué)規(guī)范。

2.文書與檔案工作在銜接上存在著問題

文書檔案工作，即文書和檔案兩者組成，它們既有區(qū)分也有聯(lián)系，既有分工也有統(tǒng)一。一個(gè)“分體式”的管理體系能夠從根本上實(shí)現(xiàn)在現(xiàn)實(shí)中文書工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來，在大多數(shù)單位當(dāng)中，“分塊管理”是文書和檔案工作中所實(shí)行的管理制度。雖然說這種管理制度具備了有效性和科學(xué)性，但在現(xiàn)實(shí)工作當(dāng)中由于文書人員對(duì)于檔案的意識(shí)較為單薄以及檔案人員對(duì)于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，沒能夠真正做到和諧的統(tǒng)一。

3.檔案人員管理意識(shí)淡薄

在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識(shí)較為薄弱，僅側(cè)重于紅頭文件的管理，忽略無編號(hào)或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻?，文件材料分散不好管理和利用查閱。具體表現(xiàn)于：個(gè)別檔案人員在處理文件資料時(shí)，沒有仔細(xì)鑒別檔案文件的真實(shí)性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復(fù)印件，沒有及時(shí)歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會(huì)導(dǎo)致檔案文件材料的利用價(jià)值喪失或降低，法律依據(jù)性不強(qiáng)。因此，針對(duì)上述存在的管理問題，我們必須及時(shí)采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，加強(qiáng)辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、完善辦公室文書檔案管理工作的措施

現(xiàn)階段，我國辦公室文書檔案管理工作存在著一些問題，不利于工作的順利開展，因此需要針對(duì)問題，采取有效的措施。具體措施如下所述。

1.建立健全完善的檔案管理制度

文書檔案管理對(duì)一個(gè)單位的管理有著重要作用，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實(shí)施，促進(jìn)文書檔案管理規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，切實(shí)提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平，必須穩(wěn)辦公室人員隊(duì)伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責(zé)任意識(shí)，發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，認(rèn)真地做好文件資料的收集整理工作，進(jìn)行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。

2.建設(shè)“自動(dòng)化”系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一體化管理

在自動(dòng)化環(huán)境下，將實(shí)現(xiàn)淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應(yīng)設(shè)定的系統(tǒng)下得到統(tǒng)一的體現(xiàn)，文書的儲(chǔ)存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規(guī)范。在自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí)，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應(yīng)的系統(tǒng)之中，再通過計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行有效的管理，從而達(dá)到資源共享的作用，并且能夠?qū)崿F(xiàn)文書、檔案工作合二為一的實(shí)現(xiàn)“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結(jié)合起來，從根本上實(shí)現(xiàn)文書處理、檔案管理的一體化。

3.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識(shí)與扎實(shí)的管理能力。除利用業(yè)余時(shí)間自我學(xué)習(xí)外，還可參加相應(yīng)的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓(xùn)，以此不斷深化自身的檔案管理專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，也要加強(qiáng)兼職檔案管理人員的知識(shí)與技能培訓(xùn)，使他們深化了解并掌握有關(guān)文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號(hào)、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。對(duì)于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向各部門反饋，并要求其修改。對(duì)不熟悉的人員，可給予相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進(jìn)行，減少檔案收集完成后出現(xiàn)較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時(shí)也要爭(zhēng)取本單位本公司領(lǐng)導(dǎo)、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。

四、結(jié)束語

綜上所述，文書檔案工作對(duì)于我國的進(jìn)一步發(fā)展有著重要的意義，雖然現(xiàn)階段我國的文書檔案工作還存在著一些不足，但我們已經(jīng)找到了所需解決的問題，并根據(jù)問題提出了解決方案。相信在下一階段工作中認(rèn)真的落實(shí)這些優(yōu)化方案，文書檔案管理工作將得到很好的發(fā)展完善。

參考文獻(xiàn)：

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【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；效率；方法

一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴(yán)謹(jǐn)、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準(zhǔn)確客觀和及時(shí)地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。

（一）準(zhǔn)確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準(zhǔn)確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對(duì)資料進(jìn)行整理、對(duì)會(huì)議內(nèi)容等進(jìn)行記錄，確保信息真實(shí)有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級(jí)部門及人員工作，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理的更好實(shí)現(xiàn)。

（二）嚴(yán)謹(jǐn)，一絲不茍精準(zhǔn)服務(wù)?，F(xiàn)代辦公室管理強(qiáng)調(diào)效率，檔案管理工作需要對(duì)多元化的信息進(jìn)行記錄、傳達(dá)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個(gè)過程中，檔案管理工作必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性原則，就必須關(guān)注細(xì)節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細(xì)化或精準(zhǔn)化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細(xì)節(jié)，并且及時(shí)準(zhǔn)確地根據(jù)管理層要求對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮?，F(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對(duì)工作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行充分地記錄與分析，見微知著，并在動(dòng)態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，對(duì)辦公室的內(nèi)部信息及資料等進(jìn)行妥善保管，對(duì)文件進(jìn)行保密管理，不對(duì)任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴(yán)格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，更好地促進(jìn)其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識(shí)，對(duì)檔案管理工作相關(guān)的知識(shí)與技能進(jìn)行不斷地積累與運(yùn)用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動(dòng)地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進(jìn)行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個(gè)過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進(jìn)行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進(jìn)行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識(shí)，并加強(qiáng)人際交往與溝通能力，以客觀的立場(chǎng)和態(tài)度，對(duì)檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行處理。

二、 辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時(shí)。辦公室檔案歸檔不及時(shí)，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度等脫節(jié)比較嚴(yán)重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會(huì)收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒有在進(jìn)行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補(bǔ)齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準(zhǔn)確的有效文檔。在這個(gè)階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會(huì)影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會(huì)因此出現(xiàn)一定問題。

（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡(jiǎn)單地對(duì)文檔進(jìn)行整理、編號(hào)后保存，而不具備對(duì)資料進(jìn)行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進(jìn)入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號(hào)錯(cuò)亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。

（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時(shí)，這就影響了辦公室檔案完整性，同時(shí)也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴(yán)重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機(jī)密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護(hù)人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴(yán)重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會(huì)出現(xiàn)新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進(jìn)行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對(duì)、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時(shí)性。同時(shí)，還需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，對(duì)于借調(diào)檔案資料等具體情況，進(jìn)行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機(jī)密信息外流等。

督促建立一個(gè)上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計(jì)劃和工作程序中，讓負(fù)責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)時(shí)地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升對(duì)檔案管理工作原則性與靈活性認(rèn)知的同時(shí)，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個(gè)人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認(rèn)識(shí)崗位工作及職業(yè)要求，針對(duì)自身素質(zhì)存在的不足進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時(shí)，檔案管理者需要因時(shí)而動(dòng)，靈活應(yīng)變，在動(dòng)態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運(yùn)用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。

（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用。針對(duì)當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認(rèn)為符合辦公室立體化、動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立數(shù)字檔案編號(hào)制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時(shí)核查，在檔案庫中對(duì)信息進(jìn)行補(bǔ)充登記，確保信息完整。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉淑仙.關(guān)于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發(fā)，2015（12）.

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1、辦公自動(dòng)化下醫(yī)院檔案管理要點(diǎn)

1.1 實(shí)現(xiàn)檔案管理和辦公自動(dòng)化的一體化

在全面推進(jìn)醫(yī)院改革的過程中，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式難以滿足醫(yī)院對(duì)檔案管理效率和質(zhì)量的要求，進(jìn)而造成管理上問題不斷。在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，自動(dòng)化辦公模式可以充分發(fā)揮其高效快速及全面等特點(diǎn)，將其與醫(yī)院的檔案管理工作結(jié)合起來，形成醫(yī)院檔案管理一體化，必然能不斷完善醫(yī)院服務(wù)，確保檔案管理工作高效完成。

1.2 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案歸檔的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

醫(yī)院檔案的歸檔包括電子檔案和紙質(zhì)檔案兩部分的內(nèi)容。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，先進(jìn)的信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)能夠確保檔案歸檔工作高效率和高標(biāo)準(zhǔn)的完成，在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)的輔助之下，醫(yī)院的檔案歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠進(jìn)行規(guī)范管理，從而大幅提高檔案歸檔工作的綜合水平。

1.3 促進(jìn)醫(yī)院各部門之間的相互協(xié)作

在辦公自動(dòng)化環(huán)境之下，醫(yī)院的檔案管理工作的系統(tǒng)性特征更加明顯。電子檔案歸檔除了要求醫(yī)院檔案管理部門協(xié)調(diào)工作之外，還需要信息技術(shù)部以及其他部門的通力協(xié)作，這樣才能夠確保檔案的完整性。在辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的前期階段，但管理工作需要得到進(jìn)一步的延伸，無論是前端控制還是設(shè)計(jì)階段，都要確保系統(tǒng)性管理。

2、辦公自動(dòng)化下醫(yī)院檔案管理策略

2.1 改變傳統(tǒng)的檔案管理模式

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理的各項(xiàng)文件是相對(duì)獨(dú)立的。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案歸檔工作主要是由部門或者是個(gè)人完成，在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化之后，自動(dòng)化的醫(yī)院檔案管理則以文件為單位，直接將處理完成的文件進(jìn)行歸檔。在這樣的改變之下，電子檔案歸檔不再是一個(gè)部門的工作，他需要信息技術(shù)部和檔案管理部門共同協(xié)作，無論是哪一個(gè)環(huán)節(jié)出問題都會(huì)造成檔案的完整性。在辦公自動(dòng)化的要求之下，醫(yī)院必須改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)建立的前期階段就必須要將檔案管理進(jìn)行延伸，并且與系統(tǒng)設(shè)計(jì)緊密結(jié)合。另外為了確保醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)性發(fā)展，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的功能設(shè)置必須涉及前端控制。

2.2 全面完善檔案管理系統(tǒng)

在自動(dòng)化辦公的影響下，醫(yī)院的檔案管理部門必須不斷完善檔案管理系統(tǒng)，確保檔案管理的各項(xiàng)工作能夠系統(tǒng)化的完成。在完善醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)過程之中，必須根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展情況，在現(xiàn)有系統(tǒng)平臺(tái)的基礎(chǔ)之上，構(gòu)建檔案管理子系統(tǒng)，從而確保電子檔案管理工作和電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)的高效配合和共同完成。與此同時(shí)，在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，醫(yī)院首先需要對(duì)自身的業(yè)務(wù)經(jīng)營管理特點(diǎn)進(jìn)行全面的分析和研究，根據(jù)管理的實(shí)際特征進(jìn)行系統(tǒng)管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)和完善，確保管理系統(tǒng)平臺(tái)設(shè)計(jì)能夠與其他的管理組件相互融合，提高管理系統(tǒng)的整體適用性，同時(shí)為實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的目標(biāo)創(chuàng)造良好的條件。

2.3 建設(shè)檔案管理工作隊(duì)伍

我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)正處在全面發(fā)展時(shí)期，這一時(shí)期醫(yī)院的檔案類型和數(shù)量持續(xù)增多，這對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)，也給檔案管理的工作人員提出了更高的要求。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院在開展檔案管理工作時(shí)需要結(jié)合辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)，根據(jù)工作需求建設(shè)檔案管理工作隊(duì)伍，加強(qiáng)管理人才培養(yǎng)工作，有效提高檔案管理人員的素質(zhì)，滿足醫(yī)院辦公自動(dòng)化的要求。一方面由于辦公自動(dòng)化的發(fā)展速度逐步加快，那么醫(yī)院的檔案管理工作就必須跟上科技和信息化發(fā)展的步調(diào)，重視人才的培養(yǎng)和更新，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)素養(yǎng)教育，確保檔案管理人員的知識(shí)和技能得到更新和發(fā)展。另一方面，醫(yī)院要引進(jìn)先進(jìn)的人員考核制度，積極推進(jìn)激勵(lì)制度，將職稱和員工業(yè)績(jī)關(guān)聯(lián)起來，充分激發(fā)工作人員的工作熱情，提高檔案管理人員的整體管理水平以及醫(yī)院的整體服務(wù)質(zhì)量。

2.4 建立和完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

自動(dòng)化辦公下的醫(yī)院檔案管理更加的方便快捷和及時(shí)，那么檔案管理的各項(xiàng)工作就必須要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，提高管理的規(guī)范性。因此醫(yī)院必須根據(jù)檔案管理要求建立和完善檔案管理制度，確保各項(xiàng)管理工作有據(jù)可循。首先，檔案管理工作必須涉及檔案的收集整理以及檢索等方面的內(nèi)容。接下來，檔案管理部門必須認(rèn)真檢查歸檔材料，采用高效的鑒別手段確保檔案信息資源的真實(shí)性和完整性。對(duì)于檔案管理中的相關(guān)技術(shù)操作和流程中涉及到的文件處理、著錄制定等工作要保證格式和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。除此以外，醫(yī)院的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要進(jìn)行不斷的完善和修正，在這一過程中必須結(jié)合醫(yī)院辦公自動(dòng)化的程度和特征，明確相關(guān)人員的工作職責(zé)，規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)工作流程。

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【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；不足；完善策略在

經(jīng)年累月的管理工作中，各個(gè)崗位開展的工作都與辦公室檔案有著密切聯(lián)系。從現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作的狀況來看，仍舊存在著諸多管理方面的不足，以往的辦公室檔案管理方式不能滿足企業(yè)在現(xiàn)代化發(fā)展形式下的需要，導(dǎo)致各方面工作在進(jìn)展中有一定限度的阻礙。因此，有必要完善辦公室檔案管理，促進(jìn)企業(yè)健康積極發(fā)展。

一、辦公室檔案管理基本概念

所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對(duì)企業(yè)中的人員情況與事件進(jìn)行詳細(xì)記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號(hào)合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時(shí)效性，因此檔案的管理人員應(yīng)該對(duì)企業(yè)檔案定期進(jìn)行歸納與清除。

二、辦公室檔案管理中存在的缺陷

不管企業(yè)從屬于何種類別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因?yàn)槭艿讲粩喔碌目茖W(xué)技術(shù)的沖擊，以往傳統(tǒng)的管理方式在向新的管理方式過渡中存在諸多問題，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（一）檔案管理人員認(rèn)識(shí)程度不足。因?yàn)檗k公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與時(shí)代變化速度轉(zhuǎn)變管理理念，不能及時(shí)吸收新的管理手段與策略。同時(shí)由于管理從業(yè)人員缺乏專業(yè)且系統(tǒng)的檔案知識(shí)，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會(huì)存在諸多缺陷。在實(shí)際管理工作中若管理人員的職業(yè)責(zé)任感與思想道德達(dá)不到應(yīng)有高度，那么極有可能會(huì)影響整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。（二）管理人員的管理方式與企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程不相符。社會(huì)的創(chuàng)新與發(fā)展，使各行業(yè)的崗位分工更加精細(xì)化，對(duì)檔案管理工作的精密性要求也越來越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內(nèi)容也都呈現(xiàn)著多元化的發(fā)展態(tài)勢(shì)。為了迎合社會(huì)發(fā)展步伐，檔案管理工作在新時(shí)代的影響下也有了新的任務(wù)與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無法真正貼合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需要。在具體管理中不能運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備對(duì)檔案歸類與云端儲(chǔ)存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導(dǎo)致檔案管理工作效率無法提升，一些重要文件經(jīng)常發(fā)生丟失現(xiàn)象，在檔案的編輯、分類、儲(chǔ)存中還會(huì)出現(xiàn)人工操作失誤、管理難度增大現(xiàn)象。（三）檔案管理軟硬件設(shè)施較為落后。在檔案管理中，一些具有時(shí)效性的文件要求進(jìn)行自動(dòng)化管理。企業(yè)引進(jìn)管理軟硬件設(shè)備需要經(jīng)費(fèi)，在實(shí)際的管理工作中，企業(yè)能夠給檔案工作劃撥的經(jīng)費(fèi)有限。

三、完善辦公室檔案管理工作的對(duì)策

在企業(yè)辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業(yè)應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備、轉(zhuǎn)變管理人員觀念、優(yōu)化管理工作，促進(jìn)資源共享，對(duì)存在的不足加以改進(jìn)與完善。（一）增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，制定且完善管理制度。在眾多的企業(yè)中，大多數(shù)都存在著對(duì)管理工作認(rèn)識(shí)不到位或是忽視管理工作的現(xiàn)象。因此企業(yè)與管理領(lǐng)導(dǎo)與員工應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)管理工作的重視程度，不斷汲取先進(jìn)的管理方法，增強(qiáng)自身的管理水平，轉(zhuǎn)變適應(yīng)時(shí)代與企業(yè)未來發(fā)展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，繼而增強(qiáng)企業(yè)各個(gè)部門工作效益，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，促進(jìn)企業(yè)蓬勃發(fā)展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該明確不同類別檔案的管理流程；規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)程序，使用現(xiàn)代化信息管理設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行分類，優(yōu)化管理工作。針對(duì)機(jī)密性文件應(yīng)該做好保密工作，在軟硬件設(shè)備中做好加密處理并設(shè)置使用權(quán)限。（二）踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法。檔案管理工作量越來越大，行業(yè)分工也越來越細(xì)致化，為了降低檔案在編制、分類、整體、儲(chǔ)存等工作流程中出現(xiàn)的失誤頻率，極其有必要踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法，將計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備與軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為發(fā)展的基礎(chǔ)條件，創(chuàng)建不同形式的管理機(jī)制體系，進(jìn)而能夠更好地滿足不同種類的檔案管理。在創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理體系中，應(yīng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸納到數(shù)字化管理工作中，通過不同形式的文件增強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。企業(yè)中的各個(gè)管理部門同時(shí)還能打破時(shí)間與空間的限制，實(shí)現(xiàn)檔案文件的云端共享，方便調(diào)用與儲(chǔ)存，以此種方式來提高檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值，并且不斷豐富檔案管理工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)辦公室檔案的數(shù)字化，企業(yè)應(yīng)該將其作為重點(diǎn)工作來抓，也只有這樣，才能迎合時(shí)展需求，推動(dòng)企業(yè)走在時(shí)代的前端，在同行業(yè)中站穩(wěn)腳跟。

四、結(jié)語

為了有效發(fā)揮辦公室檔案管理工作的重要作用，企業(yè)應(yīng)在日常的管理工作中積極汲取高效的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)其中存在的不足合理解決，繼而保證辦公室檔案管理高效且有序開展。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)該積極采取有效辦法提升管理人員的基本素質(zhì)，提高專業(yè)技能水平，汲取先進(jìn)管理模式，促進(jìn)檔案管理工作的自動(dòng)化、信息化、創(chuàng)新化，促進(jìn)資源共享，緊跟企業(yè)發(fā)展步伐。

作者:李軍 單位:萊州市婦幼保健院

【參考文獻(xiàn)】

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篇8

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；檔案管理；信息化

一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.有效提升檔案管理工作的效率。以檔案查閱為例，按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，當(dāng)檔案管理者根據(jù)查閱者需求提供檔案時(shí)，必須要求查找者為其提供具體檢索信息，然后通過書本檢索的方式對(duì)案卷編號(hào)進(jìn)行逐個(gè)查找，最后再到庫房調(diào)閱案卷，這種檔案管理方式不僅程序復(fù)雜、耗時(shí)耗力而且很難保證其正確性。而運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，能使系統(tǒng)在運(yùn)行過程中發(fā)揮其查找功能，通過人對(duì)設(shè)備的操作控制實(shí)現(xiàn)人與設(shè)備的一體化操作，不僅程序簡(jiǎn)便、操作快捷，而且極大的提升了檔案管理的效率。2.實(shí)現(xiàn)文檔、文字等信息的共享。在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案信息的共享全部依靠手工操作來實(shí)現(xiàn)，這就導(dǎo)致檔案內(nèi)容難以被充分利用。長(zhǎng)此以往，檔案就會(huì)因?yàn)槠渥陨淼牟殚喞щy性而被閑置下來，不僅會(huì)造成資源浪費(fèi)，而且也難以發(fā)揮檔案應(yīng)有的服務(wù)功能。而應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，能使文檔通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)云儲(chǔ)存。這樣一來，無論是在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀態(tài)下，還是在脫機(jī)狀態(tài)下，查閱者都能不受時(shí)間空間的限制而自由的進(jìn)行文檔查閱，從而實(shí)現(xiàn)文檔、文字等信息的最大化共享。3.實(shí)現(xiàn)最大限度的保護(hù)檔案。由于檔案使用頻繁，而紙質(zhì)的案卷經(jīng)常翻閱會(huì)不可避免的帶來物理磨損，特別是一些年久的紙質(zhì)檔案，其紙張經(jīng)老化、脆變，已無法反復(fù)的翻閱。利用信息技術(shù)將相關(guān)檔案數(shù)字化后，就可以直接通過計(jì)算機(jī)終端進(jìn)行相關(guān)的查找瀏覽操作，使紙質(zhì)檔案的翻閱和復(fù)印次數(shù)大大降低。除此之外，在數(shù)字化過程中還可以對(duì)檔案進(jìn)行字跡顏色加深處理，最大限度的使其恢復(fù)原有的樣貌，達(dá)到保護(hù)檔案實(shí)體的目的。4.提高文件傳遞的速度和安全性。按照傳統(tǒng)的檔案管理方式，都是由檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行人工的收集、整理、運(yùn)輸?shù)?，這樣一來檔案信息的丟失在所難免。特別是在檔案資料的運(yùn)輸過程中，很多突發(fā)因素很容易就會(huì)造成檔案的丟失，從而影響檔案資料的正常使用。而隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案資料不必再通過人工運(yùn)輸?shù)姆绞竭M(jìn)行傳遞，而是通過網(wǎng)絡(luò)共享就能快速實(shí)現(xiàn)兩地之間的檔案?jìng)鬟f，即便是在共享過程中檔案意外丟失，原計(jì)算機(jī)內(nèi)通過檔案?jìng)浞菀材茌p松解決這一問題。

二、當(dāng)前辦公自動(dòng)化環(huán)境中出現(xiàn)的問題

1.電子文件安全性得不到保證。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在運(yùn)行過程中存在著一定的開放性和共享性，因此檔案文件在進(jìn)行傳遞時(shí)，其安全性就很難得到保證。特別是一些網(wǎng)絡(luò)黑客運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)根據(jù)自身需要對(duì)文件進(jìn)行內(nèi)容的重新編排或排版后，資料就無法保持其原始性。加之目前網(wǎng)絡(luò)竊密技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，更是對(duì)文檔的安全性構(gòu)成了威脅。2.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足。伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，辦公自動(dòng)化技術(shù)對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。但是目前很多的檔案管理人員所從事的工作與其專業(yè)并不對(duì)口，加之部分工作人員對(duì)信息技術(shù)及與檔案管理相關(guān)的軟件應(yīng)用并不熟練，這樣就很容易使檔案管理工作出現(xiàn)安全隱患，從而降低檔案管理工作的效率。

三、利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文檔的高效率管理的對(duì)策

1.充分認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要性，加大支持力度。檔案辦公自動(dòng)化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)單位現(xiàn)代化管理的必要條件，因此單位領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識(shí)到其重要性，把檔案信息化建設(shè)納入到工作日程。政府及有關(guān)部門也要給予檔案管理信息化建設(shè)以大力的資金支持，支持檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)。2.提高檔案人員綜合素質(zhì)。單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，以使檔案管理工作人員緊跟科技發(fā)展潮流，熟練掌握一些與檔案管理有關(guān)的應(yīng)用軟件和設(shè)備，從而為提升檔案管理效率提供專業(yè)保障。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的思想道德教育，使檔案管理工作人員樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，具備良好的職業(yè)操守，養(yǎng)成良好的思想道德修養(yǎng)，從而為提升檔案管理工作質(zhì)量提供思想保障。

總之，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，電子文檔管理工作的重心已經(jīng)不再是對(duì)文件進(jìn)行程序復(fù)雜的搜集、整理、分析、歸檔、利用，而是在做到不改變文件儲(chǔ)存位置的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的管理與利用。檔案管理人員的職責(zé)也相應(yīng)的從文檔保管員轉(zhuǎn)變?yōu)榱宋臋n審計(jì)員。這種轉(zhuǎn)變給傳統(tǒng)的文檔管理方時(shí)帶來了巨大的沖擊和改變，因此盡管目前信息化檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的進(jìn)步，檔案管理效率也得到了一定的提升，仍應(yīng)意識(shí)到要想真正實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的檔案管理任重道遠(yuǎn)，并需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，以不斷提升對(duì)信息化檔案管理工作的適應(yīng)能力，切實(shí)做好電子信息時(shí)代的檔案工作。

作者:李靜 單位:龍口市城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心

參考文獻(xiàn)

[1]韋俊梅.文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用探析[J].人才資源開發(fā),2016(16).

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