時(shí)間：2023-06-21 08:44:59
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［關(guān)鍵詞］合同檔案；風(fēng)電企業(yè)；管理分類
合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)等工作中發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對(duì)合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實(shí)現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項(xiàng)工作的開展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
1企業(yè)合同檔案的基本特征
對(duì)風(fēng)電企業(yè)來說，企業(yè)運(yùn)營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動(dòng)合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價(jià)值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。
1.1法律性
法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
1.2憑證性
近年來，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動(dòng)自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也加劇了行業(yè)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會(huì)采用不正當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)手段，從而帶來許多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)行了明確說明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3規(guī)范性
規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的親筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會(huì)影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4繁雜性
企業(yè)每年都會(huì)產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時(shí)，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進(jìn)行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施
2.1強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制
建立健全合同檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)楹贤瑱n案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對(duì)性的補(bǔ)充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動(dòng)風(fēng)電企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。
2.2加強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系
企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨(dú)整編和單獨(dú)管理，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點(diǎn)的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實(shí)際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡(jiǎn)的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨(dú)立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。
2.3實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)
為了便于進(jìn)行合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開展分類管理時(shí)，可以將不同的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時(shí)，不需要花費(fèi)過多的時(shí)間進(jìn)行翻找，而是直接查找編號(hào)，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號(hào)要按照一定的要求進(jìn)行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時(shí)間進(jìn)行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進(jìn)行標(biāo)注，避免混淆。
2.4定期進(jìn)行檔案材料的整理
合同檔案的管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的不斷開展，也源源不斷的產(chǎn)生了許多新的合同檔案。因此，風(fēng)電企業(yè)在進(jìn)行合同檔案的管理分類時(shí)，也要注重對(duì)新生產(chǎn)合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進(jìn)行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲(chǔ)存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導(dǎo)致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時(shí)，也要提前清點(diǎn)好合同檔案的數(shù)量、種類，對(duì)于失效的合同檔案要按照法律流程進(jìn)行銷毀。對(duì)合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關(guān)工作人員關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這會(huì)使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)合同檔案的分類管理要重點(diǎn)對(duì)科技檔案和文書檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。文書檔案的分類整理包括企業(yè)行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進(jìn)行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強(qiáng)合同檔案分類管理的有效性。
3.2集分式分類表
我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范且科學(xué)的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)和整理。實(shí)踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業(yè)合同檔案管理分類的效率，與傳統(tǒng)的分類方式相比，無論是在管理工作強(qiáng)度還是人力資源需求上都更具優(yōu)勢(shì)，這也是集分式分類方法在企業(yè)合同檔案管理中得到普遍應(yīng)用的主要原因。
3.3分類表的使用方法
集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優(yōu)點(diǎn)，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應(yīng)用集分式分類管理時(shí)，仍然需要使用標(biāo)準(zhǔn)化的操作方法，以確保其應(yīng)用優(yōu)勢(shì)得到完美的體現(xiàn)。首先，要明確合同檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號(hào)、合同數(shù)量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進(jìn)行參考。其次，科學(xué)區(qū)分合同檔案的年號(hào)、分類號(hào)和流水號(hào)，這三個(gè)要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發(fā)揮著重要的作用。
4結(jié)語
在日趨激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，合同檔案成為關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)開展和市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力提升的重要因素，規(guī)范化、科學(xué)化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮。作為風(fēng)電企業(yè)的管理者，應(yīng)當(dāng)重視合同檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用，并以實(shí)際行動(dòng)營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對(duì)于合同檔案的管理人員來說，其也要強(qiáng)化崗位責(zé)任意識(shí)，不斷提升個(gè)人專業(yè)能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。
主要參考文獻(xiàn)
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論文關(guān)鍵詞：合同檔案,歸類,管理,措施
1 企業(yè)合同檔案的特征
要想分析企業(yè)合同檔案的分類管理，就必須掌握企業(yè)合同檔案的特征，具體包括以下幾點(diǎn)。
1.1 法律性
人類社會(huì)中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對(duì)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場(chǎng)交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內(nèi)容包括合同變更、簽訂和終止整個(gè)過程，因此，合同檔案具有法律特征。
1.2 憑證性
在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的背景下，會(huì)引發(fā)較多的經(jīng)濟(jì)糾紛。合同既是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和權(quán)利的憑證，又是法院及仲裁機(jī)構(gòu)處理和解決糾紛的一種法律依據(jù)。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。
1.3 規(guī)范特征
合同的簽訂、變更和終止等環(huán)節(jié)，必須要在合同法允許的范圍內(nèi)執(zhí)行，也因此，賦予了合同檔案規(guī)范的特征。就合同的內(nèi)容和形式等方面而言，合同法均有明確規(guī)定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內(nèi)容方面，對(duì)合同的當(dāng)事人姓名、數(shù)量、價(jià)款和住所等一般條款做了明確規(guī)定；還特別規(guī)定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應(yīng)的法律效益。將合同作為檔案保存時(shí)，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。
1.4 相關(guān)文件多
企業(yè)合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個(gè)有關(guān)材料，例如，簽訂前的洽談、招投標(biāo)，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請(qǐng)函、招標(biāo)書、投標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、議價(jià)單、會(huì)簽審批表及解除協(xié)議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。
1.5 合同檔案數(shù)量多
與行政機(jī)關(guān)相比，一個(gè)完備的企業(yè)，每年內(nèi)制定的合同檔案相對(duì)較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區(qū)分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業(yè)合同檔案的管理。
2 合同檔案集分式歸類方法分析
2.1 以集分式歸類原則為中心
從舊版及新版電力企業(yè)檔案分類表來看，主要是依據(jù)科技檔案和文書檔案進(jìn)行歸類，科技檔案包括電力生產(chǎn)、科研項(xiàng)目和建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備。而文書檔案包括行政管理和經(jīng)營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)合同檔案進(jìn)行歸類時(shí)，要以集分式分類原則為中心，依據(jù)《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。
2.2 集分式分類表
根據(jù)我國合同法有關(guān)規(guī)定，適用于企業(yè)的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運(yùn)輸合同，委托合同，技術(shù)合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術(shù)合同及建設(shè)工程合同9種。依據(jù)有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號(hào)。
有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規(guī)定中，確定其規(guī)則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規(guī)定中，未確定其規(guī)則及名稱的合同。本科會(huì)計(jì)畢業(yè)論文
2.3 分類表的使用法方法
將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號(hào)以及件號(hào)共同組成檔號(hào)，年度為簽訂合同的年份，與合同相對(duì)應(yīng)的具體分類號(hào)碼為分類號(hào)，件號(hào)是在相同年度、相同分類號(hào)中，按照合同簽訂時(shí)間順序制定的流水號(hào)。“—”作為代碼間裂解符號(hào)，代碼用阿拉伯?dāng)?shù)值0～9標(biāo)注。例如：2014—62—002，該檔號(hào)表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。
3 合同檔案歸類管理的注意事項(xiàng)
在把合同方案轉(zhuǎn)交至檔案室前，企業(yè)要安排一個(gè)部門，做好辦理合同的相關(guān)工作，防止出現(xiàn)辦理人員和部門相對(duì)分散，無法做好合同材料收集工作。
對(duì)合同編號(hào)實(shí)行統(tǒng)一編制，并由合同主辦部門負(fù)責(zé)，從而有助于合同材料的統(tǒng)計(jì)、保管和利用。要按照相關(guān)原則編制合同編號(hào)。諸如，將合同分為幾大類，同時(shí)采用特定符號(hào)標(biāo)記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據(jù)時(shí)間順序，在類別號(hào)里編制流水號(hào)。獨(dú)立性是各個(gè)合同編號(hào)的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號(hào)排列法，對(duì)未移交的合同材料進(jìn)行保管，從而實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)便、快捷地查找相關(guān)合同材料。
移交前，由合同主辦部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集合同材料，并保管好。相關(guān)文件多和合同檔案數(shù)量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時(shí)，要將與合同有關(guān)的一切文件資料進(jìn)行收集。檔案室要監(jiān)督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協(xié)調(diào)，確保合同檔案的完整性。
合同主辦部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結(jié)束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時(shí)間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉(zhuǎn)移至檔案室。對(duì)于此類檔案，先由合同主辦部門進(jìn)行收集和保管，待合同辦理時(shí)間確定后，轉(zhuǎn)交至檔案室。
4 結(jié)語
企業(yè)合同檔案管理，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到極其重要的作用。傳統(tǒng)合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)于企業(yè)合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)合同檔案的有效管理。由此得出結(jié)論，在企業(yè)合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實(shí)用，更符合企業(yè)合同管理的需求，能夠在企業(yè)合同檔案的查找、使用及統(tǒng)計(jì)中達(dá)到顯著效果。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】 電子檔案 分類 整理 保護(hù)
隨著醫(yī)療技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案的形式及要求不斷發(fā)展，如何做好醫(yī)院電子檔案的分類、整理及保管工作已成為醫(yī)院檔案管理人員需要學(xué)習(xí)的新課題。
1 電子文件及電子檔案的定義
電子文件指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。
電子檔案指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明［1］。
2 醫(yī)院電子檔案的分類
根據(jù)醫(yī)院的工作特點(diǎn)，醫(yī)院電子檔案主要?jiǎng)澐钟幸韵聨最悾?/p>
2.1電子文書 主要是指用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件以及各種醫(yī)療活動(dòng)中形成的公文、報(bào)表等。主要包括醫(yī)院的內(nèi)部電子文件、外來電子文件（材料）、電子病歷及一般電子文書材料（如圖片、照片、多媒體資料、日常電子公文）等。
2.2電子影像/圖像
指由圖紙掃描或其他方式產(chǎn)生的二維點(diǎn)陣圖文件。主要包括檢驗(yàn)檢查科室在醫(yī)療活動(dòng)過程中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)影像材料、醫(yī)學(xué)圖像資料及重要的監(jiān)視、視頻材料等。
2.3電子圖紙
指由計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)形成的圖形、圖紙等二維或三維圖形文件，主要包括工程、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、施工和維修方案等。
2.4配套紙質(zhì)文件
包括上述所有電子檔案形成過程中配套的紙質(zhì)文件及一些軟件開發(fā)任務(wù)書、系統(tǒng)分析報(bào)告、鑒定證書或驗(yàn)收說明、軟件測(cè)試報(bào)告、修改記錄、說明等。
3 醫(yī)院電子檔案的整理
3.1電子文件的整理
3.1.1醫(yī)院的內(nèi)部和外部電子文件應(yīng)由文件形成部門負(fù)責(zé)收集積累、整理、編輯，并按要求進(jìn)行組盤，由檔案部門在接收文件時(shí)按照不同年度、來文形式、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行歸檔。把同一部門的文件集中在組盤可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分類可方便檔案的保管和定期刪除或重新挎貝。檔案人員應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫及文件歸檔和命名形式，便于歸檔和查找。
3.1.2醫(yī)院一般的電子文件如照片資料及各種PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件資料整理相對(duì)簡(jiǎn)單，只需要按照年度、部門及保管期限進(jìn)行歸檔即可。
3.1.3科技電子文件可按照醫(yī)學(xué)科研、學(xué)術(shù)交流、基建工程、設(shè)備購置等分類整理，再按相應(yīng)的不同年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行歸檔。
3.1.4產(chǎn)品研制或工程設(shè)計(jì)過程形成的電子文件要以產(chǎn)品型號(hào)、研究課題或建設(shè)項(xiàng)目為單元按類別進(jìn)行歸檔。
3.1.5會(huì)計(jì)電子文件整理時(shí)應(yīng)附有會(huì)計(jì)交接表，列明歸檔材料的詳細(xì)項(xiàng)目，如帳薄名稱、編號(hào)、頁數(shù)、啟用日期等、相關(guān)人員進(jìn)行簽名確認(rèn)，同時(shí)附存紙質(zhì)文件。
3.2電子影像/圖像文件的整理
由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院每天產(chǎn)生大量的電子影像/圖像文件及電子病歷資料，根據(jù)衛(wèi)生部《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》，在醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動(dòng)過程中形成的文字、符號(hào)、圖表、影像、切片等資料都屬于病歷的范疇。因此，對(duì)與病人有關(guān)的電子影像/圖像資料的保管也要提高到重要的位置。
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由于電子影像/圖像文件、電子病歷資料多在特定的條件和工作平臺(tái)上產(chǎn)生，日常的保管工作應(yīng)由信息中心（科）進(jìn)行管理，但應(yīng)每年對(duì)產(chǎn)生的上述電子文件資料進(jìn)行存盤保管，在歸檔時(shí)應(yīng)按不同年度（時(shí)間）、產(chǎn)生部門、保管期限等進(jìn)行整理，并注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)等內(nèi)容。
3.3電子圖紙屬于建設(shè)項(xiàng)目的按設(shè)計(jì)、施工、結(jié)構(gòu)、維護(hù)管理等順序進(jìn)行排列，在整理時(shí)應(yīng)注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、等內(nèi)容。方便跟蹤及使用。
3.4全部歸檔的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。鑒于磁盤及移動(dòng)硬盤的保存時(shí)限、抗干擾能力及結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性不及光盤，應(yīng)盡量避免使用磁盤或移動(dòng)硬盤存檔。在歸檔時(shí)應(yīng)附有標(biāo)簽、注明編號(hào)、套別、名稱、密級(jí)、保管期限和軟硬件條件等。 轉(zhuǎn)貼于
3.5歸檔的電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用，對(duì)重要的電子文檔資料可復(fù)制第三套進(jìn)行異地保存。
4 電子檔案的保護(hù)
電子檔案的保護(hù)是當(dāng)前檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，作為檔案管理部門應(yīng)具備相應(yīng)的電子檔案管理知識(shí)，配備相應(yīng)的電子檔案管理設(shè)施及設(shè)備，如應(yīng)配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤刻錄儀及安全防護(hù)軟件等，同時(shí)需要建立一整套嚴(yán)格、規(guī)范、合理的電子檔案保護(hù)與利用制度。
4.1建立 “兩套制”的存檔模式，即電子文件、紙質(zhì)文件同時(shí)存檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯工具，檔案管理部門應(yīng)在每一卷電子文件及紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的文件的編碼及存址，讓兩種形式的檔案間建立準(zhǔn)確、規(guī)范的映射關(guān)系，以便于對(duì)應(yīng)和查找。
4.2光盤的保護(hù)
光盤在歸檔時(shí)應(yīng)規(guī)范排放，不宜受壓，應(yīng)直立旋轉(zhuǎn)。在日常的使用及保管過程中注意對(duì)光盤不得擦洗、劃刻、觸摸光盤裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打光盤，以免造成損壞。高溫會(huì)使光盤氧化、變形或老化，潮濕會(huì)使光盤片基霉變。光盤應(yīng)避免接觸外來磁場(chǎng)，外來磁場(chǎng)可作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低。保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14～24℃，相對(duì)溫度45%～60％，而保存電子文件的理想溫度為16～20℃，相對(duì)溫度40%±5％［2］；注意避光，光盤材料的塑料保護(hù)層對(duì)紫外光極為敏感，陽光的直射會(huì)使光盤過早老化。防止光盤沾染灰塵和污垢，灰塵對(duì)電子檔案也會(huì)造成危害，有可能會(huì)污染、腐蝕、霉化損壞電子文件載體，造成數(shù)據(jù)信息的丟失，因此應(yīng)注意落實(shí)嚴(yán)格防塵措施。
4.3電子檔案使用條件的保護(hù)
由于電子文件是通過將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，需要通過計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的工作軟件或平臺(tái)才能識(shí)讀，一旦出現(xiàn)技術(shù)過時(shí)或電子文件運(yùn)行的條件和平臺(tái)出現(xiàn)了變化，都會(huì)影響到電子檔案的有效性和使用性，因此在維護(hù)電子檔案的完整性與安全性方面應(yīng)注意做好以下工作：
4.3.1電子檔案運(yùn)行系統(tǒng)及檔案管理的應(yīng)用軟件需進(jìn)行及時(shí)升級(jí)，滿足軟、硬件環(huán)境及文件運(yùn)行的需求。
4.3.2對(duì)電子檔案在使用及利用過程中的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的分配與確認(rèn)。不斷更新安全防護(hù)軟件，是電子檔案安全性的有效保障。
4.3.3鑒于電子載體壽命相對(duì)較短，一般為5-15年，而且易受多種人為的不良因素影響，定期復(fù)制是當(dāng)前延長(zhǎng)電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次，轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存［3］。
4.3.4對(duì)于出現(xiàn)破損的電子檔案，及時(shí)采取有效的修復(fù)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)。
隨著醫(yī)療科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)醫(yī)院檔案管理人員提出了更高的素質(zhì)要求。除了需要具備專業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)外，還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)理論知識(shí)及應(yīng)用技術(shù)，學(xué)習(xí)和了解醫(yī)學(xué)活動(dòng)的規(guī)律、工作流程等多學(xué)科的知識(shí)，不斷提高自身的文化素質(zhì)，逐漸掌握并豐富電子檔案管理的技巧與經(jīng)驗(yàn)。努力成為掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)的新型檔案管理人員隊(duì)伍中的一員，為醫(yī)院的檔案管理工作做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求.第一部分:電子文件歸檔與檔案管理[S].中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)，GB/T17678.1-1999.
一、確保分類體系具有思想性
檔案分類就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并形成相應(yīng)的體系。檔案分類體現(xiàn)了人們對(duì)檔案的基本認(rèn)識(shí)，是人類主觀意識(shí)的反映。
首先，要充分體現(xiàn)依法治檔的理念，中學(xué)學(xué)校檔案實(shí)體分類的體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、序列編排要以《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實(shí)施條例》等法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，從實(shí)際出發(fā)，突出教學(xué)、學(xué)籍等檔案在中學(xué)學(xué)校檔案中的中心地位，強(qiáng)化行政、管理、安全、思政等各類型檔案的管理，使檔案工作科學(xué)、真實(shí)地反映學(xué)校管理工作全貌，全面系統(tǒng)反映新時(shí)期中學(xué)職能活動(dòng)的新情況、新特點(diǎn)。
其次，要充分體現(xiàn)綜合性，學(xué)校檔案的分類體系是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，特別是面向中學(xué)具有普遍適用性的分類體系，涉及面廣，包括法律、法規(guī)、規(guī)章、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施細(xì)則等多方面內(nèi)容，并且要將檔案基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)、管理工作程序標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)代化設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確應(yīng)用到實(shí)踐中，使之符合高等學(xué)校檔案工作的現(xiàn)實(shí)需要和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
再次，要確保具有操作性。我國檔案工作已經(jīng)形成了以《檔案法》及其實(shí)施辦法為核心，各行業(yè)檔案管理規(guī)定為主干的法律體系，成為檔案工作的宏觀、原則、概括的導(dǎo)向，確立了檔案工作的基本目標(biāo)。對(duì)于中學(xué)學(xué)校檔案工作來說，除了宏觀的導(dǎo)向外，還必須根據(jù)學(xué)校檔案工作的規(guī)律和特點(diǎn)建立具有操作性的工作規(guī)范，為中學(xué)學(xué)校檔案工作的開展提供微觀、具體、量化的保證。對(duì)于檔案分類來說，就是要在《中國檔案分類法》的指導(dǎo)下，堅(jiān)持整體性、結(jié)構(gòu)性、層次性、有序性、開放性的原則，擬定中學(xué)學(xué)校檔案的分類方法。
二、增強(qiáng)分類體系的科學(xué)性
科學(xué)性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是從實(shí)踐的角度來看，要實(shí)事求是，符合學(xué)校檔案工作的實(shí)際；另一方面是從理論的角度來看，要遵循檔案基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則。兩個(gè)方面要有機(jī)地結(jié)合在一起，并具有一定的拓展性和包容性，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)分類表的全覆蓋。
首先要形成科學(xué)的概念體系。采用“學(xué)校檔案”這一具有綜合性的概念，學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料、均屬學(xué)校檔案。中學(xué)學(xué)校檔案以中學(xué)全部檔案為對(duì)象，按照不同類型檔案形成的領(lǐng)域范疇以及特點(diǎn)，將形成于同一活動(dòng)領(lǐng)域的檔案作為一個(gè)整體歸入相同的類別。
其次要把握檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容、特點(diǎn)，確定統(tǒng)一的實(shí)體分類體系，把同一門類檔案的管理性和業(yè)務(wù)性材料集中在一起，適度注意與《中國檔案分類法――教育檔案分類表》（即信息分類）體系的協(xié)調(diào)。再次，確立科學(xué)的類目體系。類目設(shè)置必須有相對(duì)穩(wěn)定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)不隨意改變，在類目名稱、檔號(hào)模式、標(biāo)識(shí)符號(hào)等方面，力求做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、易懂、好記。
最后，類目排列，檔號(hào)結(jié)構(gòu)的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到中學(xué)學(xué)校檔案記述和反映事物的本質(zhì)屬性和非本質(zhì)屬性的不同，嚴(yán)格按從總到分，從一般到具體的原則劃分。做到各類之間，各類相同級(jí)位之間的劃分標(biāo)準(zhǔn)一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延。同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。
三、提高分類體系的適用性
首先，要具有適度的靈活性。中學(xué)具有多樣性的特點(diǎn)，不僅分初級(jí)和高級(jí)中學(xué)，還分普通中學(xué)和職業(yè)中學(xué)等。因此，中學(xué)學(xué)校檔案的分類體系在強(qiáng)調(diào)宏觀和總體原則統(tǒng)一的同時(shí)，采用多元、靈活的處理方法，照顧不同類型、規(guī)模、層次院校的特點(diǎn)。各校可以在總的分類體系基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案工作的實(shí)際情況和發(fā)展水平，給各校在類目設(shè)置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。
其次，要具有較好的包容度。根據(jù)中學(xué)學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，可以初步將學(xué)校檔案分為黨群、行政管理、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)等10大類，在此基礎(chǔ)上對(duì)每一類檔案進(jìn)行二級(jí)分類，根據(jù)檔案的數(shù)量確定分類的層次。
在個(gè)人信息法領(lǐng)域中，對(duì)人事檔案的基本定位，是“依特定目的而收集的并以一定方式編排的個(gè)人信息的集合”[1]。法學(xué)界在現(xiàn)代隱私權(quán)的基礎(chǔ)上，建構(gòu)個(gè)人對(duì)其人事檔案的合法利益的救濟(jì)框架，完成該合法利益的權(quán)利化。按照侵權(quán)責(zé)任法的原理，對(duì)于作為人格權(quán)的隱私權(quán)的損害主要是給予精神損害賠償?shù)木葷?jì)，也不排除對(duì)經(jīng)濟(jì)損失的賠償。根據(jù)我國人事檔案制度的規(guī)定，本人是根本無法知悉檔案記載的內(nèi)容為何、檔案記載是否有錯(cuò)誤、被提供給何人查閱等。不少學(xué)者提出在人事檔案的管理中應(yīng)尊重個(gè)人信息自決權(quán)，給予當(dāng)事人請(qǐng)求復(fù)核、更正、刪除等權(quán)利[2]，即個(gè)人的知情與參與等權(quán)利[3]。
從個(gè)人信息保護(hù)的角度而言，與以傳統(tǒng)隱私權(quán)保護(hù)為基點(diǎn)的隱私權(quán)保護(hù)機(jī)制不同，現(xiàn)代隱私權(quán)在權(quán)利配置上，要求按照個(gè)人信息處理的不同階段進(jìn)行權(quán)利增設(shè)與重置，在保護(hù)機(jī)制上，要求建立個(gè)人信息保護(hù)所要求的公共監(jiān)管機(jī)制[4]。在目前，我國隱私權(quán)保護(hù)法制無法完成現(xiàn)代隱私權(quán)，特別是個(gè)人信息保護(hù)所需要的保護(hù)架構(gòu)。
筆者認(rèn)為，在分析人事檔案制度中，OECD所提出的八項(xiàng)著名指導(dǎo)原則（匯集限制原則、資料內(nèi)容正確性原則、目的明確化原則、利用限制原則、安全保護(hù)原則、公開原則、個(gè)人參與原則、責(zé)任原則[5]），既可以作為制度分析的工具，也可以作為制度改革的借鑒。本文以我國司法實(shí)踐中關(guān)于人事檔案管理侵權(quán)的判決文書為基礎(chǔ)，結(jié)合上述指導(dǎo)原則，以類型化的方式，分析我國司法實(shí)踐的現(xiàn)狀，為人事檔案制度改革奠定必要的實(shí)證基礎(chǔ)。
二、經(jīng)驗(yàn)材料
在我國有關(guān)人事檔案管理侵權(quán)糾紛的司法實(shí)踐中，可以將有關(guān)的糾紛歸納為以下幾個(gè)類型：
（一）人事檔案因記載不完全導(dǎo)致的侵權(quán)責(zé)任
該類侵權(quán)責(zé)任，主要發(fā)生于用人單位在檔案信息收集與檔案材料制作中因所記載的事項(xiàng)不完全的情形中，體現(xiàn)為應(yīng)當(dāng)記載的而沒有記載，還包括記載錯(cuò)誤等其他情形。
在“某制藥廠與李某財(cái)產(chǎn)損害賠償糾紛上訴案”[6]中，法院認(rèn)為：“本案中,李某的《企業(yè)職工檔案》中只記載了李某自1986年到新疆維吾爾自治區(qū)商運(yùn)司參加工作、工資審批及退休的一些情況,對(duì)1985年以前李某參加工作及調(diào)動(dòng)工作的情況均未記載,致使李某1985年之前參加工作的工齡無法認(rèn)定,故制藥廠應(yīng)對(duì)其記載檔案不全承擔(dān)一定的民事責(zé)任”。在該案中，法院是把該類侵權(quán)糾紛作為財(cái)產(chǎn)損害賠償糾紛，而非作為人格權(quán)侵權(quán)糾紛予以處理的，而且在判決處理上，也沒有給予受害人以任何物質(zhì)性或者精神性的損害賠償，而是判決加害人承擔(dān)補(bǔ)建相應(yīng)的人事檔案的責(zé)任。
在“韓某與某公司財(cái)產(chǎn)損害賠償糾紛上訴案”[7]中，法院也認(rèn)為：“某公司作為代為保管韓某人事檔案的單位理應(yīng)對(duì)韓某的相關(guān)人事檔案信息妥善保管，某公司提供的《企業(yè)職工檔案》只記載了韓某1985年開始工資套改及退休情況，對(duì)1985年之前韓某參加工作的情況均未記載，且某公司對(duì)韓某1978年參加工作認(rèn)可，故對(duì)韓某要求某公司賠償其工資損失的訴訟請(qǐng)求，本院予以支持”。
在“吳耀榮訴廣州鷹金錢企業(yè)集團(tuán)公司勞動(dòng)合同糾紛案”[8]中，法院確認(rèn)：“由于原告檔案沒有反映原告辭職的有關(guān)情況記載，在這階段的職工花名冊(cè)也丟失，以致社會(huì)保障局無法取得能夠證明原告工作經(jīng)歷的原始資料，造成原告無法享受視同繳費(fèi)26年1個(gè)月年限的養(yǎng)老待遇，并因此無法享受視同養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)年限滿25年由政府專項(xiàng)資金全額資助繳納過渡性基本醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)，責(zé)任在于廣州市穗光食品廠”。
本部分所研究的后兩個(gè)案件判決的重要意義在于，對(duì)因人事檔案記載不全而給當(dāng)事人造成的物質(zhì)損害（工資損失、過渡性基本醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)損失等）給予了賠償，并沒有給予檔案關(guān)系人以精神損害賠償。
（二）人事檔案因保管不善遺失導(dǎo)致的侵權(quán)責(zé)任
該類侵權(quán)案件，可能發(fā)生在公共性檔案保管機(jī)構(gòu)（國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等所屬的檔案部門）與檔案關(guān)系人之間，也可能發(fā)生在商業(yè)性檔案保管機(jī)構(gòu)（企業(yè)、職業(yè)介紹服務(wù)中心、職業(yè)介紹所等）與檔案關(guān)系人之間，是一種比較多發(fā)的人事檔案侵權(quán)糾紛類型，而且在是否具有可訴性的問題上，司法機(jī)關(guān)對(duì)行政部門所保管的人事檔案遺失與企業(yè)、事業(yè)單位所保管的人事檔案遺失，具有二元化的傾向。司法實(shí)踐往往對(duì)前者持不具有可訴性的立場(chǎng)[9]，而對(duì)后者持具有可訴性的立場(chǎng)[10]。
值得注意的是，該類民事案件在糾紛定性上比較復(fù)雜，主要是被作為侵權(quán)案件予以處理的，且主要賠償?shù)氖钱?dāng)事人的經(jīng)濟(jì)損失，但在少數(shù)案件中對(duì)當(dāng)事人的精神損害給予了賠償[11]。只有在雙方當(dāng)事人之間有明確的檔案保管約定的情況下，才可能是被作為違約案件予以處理的。
在“劉巖與北京市朝陽區(qū)職業(yè)介紹服務(wù)中心保管合同糾紛上訴案”[12]中，終審法院認(rèn)為：“職業(yè)介紹中心作為保管人沒有履行合同的義務(wù)將劉巖檔案丟失，職業(yè)介紹中心具有過錯(cuò)，其違約行為必然影響劉巖今后就業(yè)及享受相關(guān)待遇，因此，應(yīng)對(duì)其違約行為承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，賠償劉巖相應(yīng)的損失，對(duì)于損失數(shù)額，本院依據(jù)劉巖提供的證據(jù)結(jié)合日常生活經(jīng)驗(yàn)，酌定為30000元”。在該案中，在當(dāng)事人之間存在著明確的人事檔案保管合同（委托存檔協(xié)議），所以法院將該案作為違約案件予以處理。
在“李蔚萍訴長(zhǎng)葛市歸僑僑眷聯(lián)合會(huì)勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛案”[13]中，法院認(rèn)為：“在原告達(dá)到退休年齡時(shí)因檔案丟失而無法辦理，對(duì)此被告長(zhǎng)葛市僑聯(lián)應(yīng)負(fù)保管不善的責(zé)任，具有過錯(cuò)。由于無原告檔案材料，造成原告不能及時(shí)辦理養(yǎng)老退休手續(xù)，給原告的利益已造成一定程度的損失。對(duì)原告主張的損失，被告應(yīng)予賠償”。
在“安陽市北關(guān)區(qū)彰北街道辦事處與陳建設(shè)勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛上訴案”[14]中，法院支持了初審法院的觀點(diǎn)：“上訴人將被上訴人檔案遺失，影響了被上訴人享受相關(guān)待遇，給其取得相關(guān)利益造成了可預(yù)見的損失，故原審判決根據(jù)安陽市的人均生活水平，酌定一次性賠償被上訴人遺失檔案損失并無不當(dāng)，本院予以維持”。更為重要的是，在該案中，終審法院提出了人事檔案遺失侵權(quán)之訴與勞動(dòng)關(guān)系糾紛之訴的相互獨(dú)立性問題，即“關(guān)于陳建設(shè)的身份及雙方是否形成勞動(dòng)關(guān)系的問題。因該糾紛同檔案遺失引起的侵權(quán)之訴不屬同一法律關(guān)系，本院不予審查，應(yīng)另行處理”。
在“李傳雅與廣州鋼管廠有限公司勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛上訴案”[15]中，終審法院認(rèn)為：“鋼管廠遺失李傳雅檔案造成李傳雅辦理退休手續(xù)的延誤，以致于李傳雅未能享受到從2006年7月起每月增加基本養(yǎng)老金100元的調(diào)整，該損失應(yīng)由遺失李傳雅檔案的鋼管廠承擔(dān)責(zé)任。鋼管廠應(yīng)按每月100元從2006年7月起計(jì)算至本判決生效之日一次性支付給李傳雅，以后每月于當(dāng)月30日前支付100元給李傳雅至其死亡時(shí)止”。該判決將不能辦理退休手續(xù)的損失用一次性支付和終身定期金的方式予以賠償，其大膽與創(chuàng)新，令人耳目一新。
在上述案件的損害救濟(jì)上，對(duì)人事檔案關(guān)系人主要是給予了損害賠償?shù)木葷?jì)，但是并未言明是對(duì)物質(zhì)利益的損害賠償，還是精神損害的賠償。從合同法和侵權(quán)責(zé)任法的理論而言，似乎該損害賠償主要是針對(duì)物質(zhì)損害而做出的，均未對(duì)檔案關(guān)系人的精神損害予以救濟(jì)。
（三）人事檔案在勞動(dòng)關(guān)系終止時(shí)未及時(shí)移轉(zhuǎn)導(dǎo)致的侵權(quán)責(zé)任
該類侵權(quán)責(zé)任，體現(xiàn)為用人單位在勞動(dòng)合同終止后未能及時(shí)移轉(zhuǎn)勞動(dòng)者的人事檔案而產(chǎn)生，主要產(chǎn)生于勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛領(lǐng)域中，而且往往是被作為勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛予以審理的。
在“青島晶華玻璃有限公司與王政智勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛上訴案”[16]中，法院進(jìn)一步闡明：“本案中，晶華玻璃公司在與王政智終止勞動(dòng)關(guān)系后至今未給其辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)的事實(shí)清楚，故原審法院依據(jù)勞動(dòng)合同法的有關(guān)規(guī)定，判令晶華玻璃公司為王政智轉(zhuǎn)移檔案正確，本院予以確認(rèn)”。在該案中，盡管被告用人單位在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)沒有給勞動(dòng)者轉(zhuǎn)移人事檔案，但是法院并沒有因此給予勞動(dòng)者損害賠償?shù)木葷?jì)，而僅僅是判決用人單位繼續(xù)履行相應(yīng)的移轉(zhuǎn)義務(wù)。
在“袁媛訴重慶銀行股份有限公司勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛案”[17]中，法院認(rèn)定了用人單位未為及時(shí)移轉(zhuǎn)勞動(dòng)者人事檔案的違法性，即“雙方的勞動(dòng)關(guān)系在1994年已解除，重慶銀行未即時(shí)為袁媛轉(zhuǎn)移檔案資料，不符合相關(guān)規(guī)定”，而且還進(jìn)一步明確了勞動(dòng)者訴請(qǐng)用人單位及時(shí)移轉(zhuǎn)人事檔案的權(quán)利屬于用人單位的在勞動(dòng)合同解除后的附隨義務(wù)（后合同義務(wù)）且不適用訴訟時(shí)效的規(guī)定，即“由于原告該訴請(qǐng)系勞動(dòng)關(guān)系解除后用人單位的附隨義務(wù)，該請(qǐng)求不適用訴訟時(shí)效期間的規(guī)定”。以此保護(hù)勞動(dòng)者對(duì)自己人事檔案的合法利益。
（四）人事檔案去向信息告知義務(wù)不履行而造成的侵權(quán)責(zé)任
該類侵權(quán)案件，體現(xiàn)為用人單位在勞動(dòng)者的勞動(dòng)合同中終止后，長(zhǎng)期不告知?jiǎng)趧?dòng)者的人事檔案的去向，給人事檔案關(guān)系人（勞動(dòng)者）造成損害的情形。在司法實(shí)踐中，該類案件相對(duì)較為少見，而且也是被作為勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛予以處理的。
在“華某某與上海汽車電器總廠勞工合同糾紛上訴案”[18]中，法院確認(rèn)：“職工檔案記錄職工的生活、工齡、工作經(jīng)歷等，用人單位應(yīng)當(dāng)妥善保管并在職工離職后及時(shí)辦理移交手續(xù)且告知檔案的去處以便職工享受其應(yīng)得的各項(xiàng)政策待遇。上海汽車電器總廠雖然在1993年12月履行了檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，但直至2008年6月才告知華某某，亦有不當(dāng)之處。原審法院據(jù)此酌情判令上海汽車電器總廠賠償華某某養(yǎng)老退休金損失15,000元亦無不當(dāng)”。
在該案中，法院不僅確認(rèn)了用人單位對(duì)勞動(dòng)者的人事檔案的基本義務(wù)，即在勞動(dòng)關(guān)系存續(xù)期間的妥善保管義務(wù)和在勞動(dòng)關(guān)系終止后的及時(shí)移轉(zhuǎn)義務(wù)，而且還確認(rèn)了用人單位在勞動(dòng)關(guān)系終止時(shí)及時(shí)履行檔案移轉(zhuǎn)義務(wù)后及時(shí)告知檔案去向的義務(wù)，以此保護(hù)勞動(dòng)者的權(quán)益。誠為司法能動(dòng)主義的一大進(jìn)步。
三、對(duì)司法實(shí)踐的反思
與對(duì)人事檔案制度改革的思考
從對(duì)上述人事檔案管理侵權(quán)糾紛司法判決材料的整理歸納與初步分析，可以得出如下結(jié)論：
首先，在糾紛的性質(zhì)定位上，有關(guān)人事檔案管理中的侵權(quán)糾紛的歸類，較為復(fù)雜，且多種多樣。既有作為財(cái)產(chǎn)損害糾紛，也有作為違約責(zé)任糾紛，還有作為勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛予以審理的。在司法實(shí)踐中，還有法院敏銳地提出了人事檔案侵權(quán)之訴的獨(dú)立性問題。這一點(diǎn)主要是跟目前我國立法上關(guān)于人事檔案關(guān)系人對(duì)其人事檔案的合法利益是否權(quán)利化以及如何權(quán)利化的規(guī)范之闕失有極大的關(guān)聯(lián)。
其次，在損害賠償?shù)男再|(zhì)和范圍上，在我國有關(guān)人事檔案管理中的侵權(quán)糾紛的案件中，司法機(jī)關(guān)普遍傾向于而且也實(shí)踐了對(duì)給予當(dāng)事人造成的物質(zhì)損害應(yīng)當(dāng)給予救濟(jì)的主張，而對(duì)前述各類型侵權(quán)行為造成的精神損害，則根本就沒有或者較少給予賠償。此外，在司法救濟(jì)中，還普遍使用了非損害賠償?shù)木葷?jì)方式，如繼續(xù)履行（及時(shí)移轉(zhuǎn)）、恢復(fù)原狀（補(bǔ)充建檔）等措施。這是因?yàn)樵谖覈痉▽?shí)踐中，被司法機(jī)關(guān)所看重的是人事檔案在記載不完全、遺失、不及時(shí)轉(zhuǎn)遞以及去向不明等情形中給人事檔案關(guān)系人在就業(yè)待遇、繳納社會(huì)保險(xiǎn)、辦理養(yǎng)老退休等方面造成的經(jīng)濟(jì)損失，忽略了人事檔案管理中的侵權(quán)行為對(duì)人事檔案關(guān)系人所造成的精神損害?？梢哉f，存在著嚴(yán)重的將人事檔案關(guān)系人對(duì)其人事檔案的合法利益財(cái)產(chǎn)權(quán)化的傾向。這一點(diǎn)與法學(xué)理論界將人事檔案關(guān)系人對(duì)其人事檔案的合法利益人格權(quán)化（隱私權(quán)化）的基本觀點(diǎn)大相徑庭。
最后，在損害賠償?shù)臄?shù)額與方式上，法官的自由裁量權(quán)起到了主要作用，法官通常會(huì)根據(jù)當(dāng)事人提供的證據(jù)和日常生活經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合予以認(rèn)定，既有一次性支付的損害賠償金，也有終生定期支付的損害賠償金。
綜上可以說，從OECD的指導(dǎo)原則而言，人事檔案管理中的侵權(quán)行為主要體現(xiàn)為對(duì)資料內(nèi)容正確性原則、安全保護(hù)原則和個(gè)人參與原則等三大原則的違反。
從法律規(guī)范的創(chuàng)制而言，對(duì)人事檔案關(guān)系人對(duì)其人事檔案的合法利益的保護(hù)，應(yīng)當(dāng)將該合法利益規(guī)定為法律上的人格權(quán)位階，特別是隱私權(quán)的范疇，為了彰顯個(gè)人信息主體對(duì)其個(gè)人信息的權(quán)利與傳統(tǒng)隱私權(quán)的差異，可以稱之為個(gè)人信息自決權(quán)。從司法實(shí)踐的改善而言，應(yīng)當(dāng)注意人事檔案關(guān)系人對(duì)其人事檔案的合法利益中的人格權(quán)因素，在司法救濟(jì)上，不僅要給予受害人因人事檔案管理中的侵權(quán)行為導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失的救濟(jì)，而且也要給予受害人因該侵權(quán)行為而導(dǎo)致的精神損害的救濟(jì)。
注釋：
[1]齊愛民.拯救信息社會(huì)中的人格:個(gè)人信息保護(hù)法總論,北京:北京大學(xué)出版社,2009年版,第81頁.
[2]王秀哲.隱私權(quán)的憲法保護(hù),北京:社會(huì)科學(xué)文獻(xiàn)出版社,2007年版,第243頁.
[3]張建文.論人事檔案遺失的權(quán)利救濟(jì),北京檔案.2009年第10期,第19頁.
[4]張建文.基因隱私權(quán)的民法保護(hù),河北法學(xué).2010年第6期,第11頁.
[5]劉怡君.資訊化社會(huì)隱私權(quán)之研究――以日本個(gè)人資訊保護(hù)為中心，淡江大學(xué)日本研究所碩士班碩士論文,2005年6月,第84-86頁.
[6]新疆維吾爾自治區(qū)烏魯木齊市中級(jí)人民法院(2011)烏中民一終字第1059號(hào)民事判決書.
[7]新疆維吾爾自治區(qū)烏魯木齊市中級(jí)人民法院(2011)烏中民一終字第912號(hào)民事判決書.
[8]廣東省廣州市天河區(qū)人民法院(2009)天法民一初字第3137號(hào)民事判決書.
[9]許昌縣人民法院(2010)許縣法行初字第36號(hào)行政裁定書.在該案中,法院認(rèn)為:原告所訴被告因保管不善將檔案丟失不屬于人民法院受案范圍，原告可以向被告或其上級(jí)機(jī)關(guān)及有關(guān)部門反映解決.
[10]張建文.行政部門所保管的人事檔案遺失的權(quán)利救濟(jì),北京檔案.2011年第7期,第17頁.
[11]河南省安陽市中級(jí)人民法院(2009)安民二終字第55號(hào)民事判決書.
[12]北京市第二中級(jí)人民法院(2011)二中民終字第9927號(hào)民事判決書.
[13]長(zhǎng)葛市人民法院(2009)長(zhǎng)民初字第00699號(hào)民事判決書.
[14]河南省安陽市中級(jí)人民法院(2009)安民二終字第304號(hào)民事判決書.
[15]廣東省廣州市中級(jí)人民法院(2007)穗中法民一終字第2563號(hào)民事判決書.
[16]山東省青島市中級(jí)人民法院(2011)青民一終字第385號(hào)民事判決書.
[17]重慶市渝中區(qū)人民法院（2009）中區(qū)民初字第6132號(hào)民事判決書.
[18]上海市第二中級(jí)人民法院(2010)滬二中民三(民)終字第1315號(hào)民事判決書.
檔案管理基礎(chǔ)工作是檔案管理工作的重要組成部分，它在檔案的規(guī)范程度和查找的準(zhǔn)確度上都是不可或缺的，但在一些企業(yè)里檔案管理系統(tǒng)還存在一些問題。
1.1檔案管理人員對(duì)基礎(chǔ)工作不重視
檔案管理基礎(chǔ)工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對(duì)此應(yīng)付了事。在一些企業(yè)里對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)程度不夠，無法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過程中出現(xiàn)缺失、分類不明等現(xiàn)象。檔案管理對(duì)企業(yè)是非常重要的，基礎(chǔ)工作做的不好導(dǎo)致檔案無法調(diào)取，就會(huì)對(duì)今后的檔案整理工作造成一定的影響。
1.2檔案的分類不合理
很多企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)分類不合理的現(xiàn)象，分類標(biāo)準(zhǔn)太過單一。有些檔案在分類時(shí)致使簡(jiǎn)單的按照時(shí)間分類，完全沒有考慮內(nèi)容，使得在檢索時(shí)非常麻煩常會(huì)檢索出大量的檔案。還有的檔案頁碼標(biāo)注不全，使得檔案缺頁或者排序不當(dāng)造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規(guī)范，使得檔案管理混亂，在檔案匯總后就會(huì)出現(xiàn)各種問題。
1.3檔案的編號(hào)缺失或不準(zhǔn)確
檔案編號(hào)也是檔案管理的重要部分，在一些企業(yè)中檔案管理還是按照傳統(tǒng)的進(jìn)行編號(hào)，使得許多新的內(nèi)容無法準(zhǔn)確表達(dá)。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒有設(shè)計(jì)目錄，使得很多檔案無法被準(zhǔn)確定義，丟失的部分無法確定，已經(jīng)存在的部分無法排序，影響檔案的分類和內(nèi)容的確定。
1.4檔案管理缺少高素質(zhì)的檔案管理人員
在許多企業(yè)中檔案管理人員多是年齡較大的，缺少年輕人，這種結(jié)構(gòu)是不合理的。年齡大的人對(duì)新知識(shí)接受能力差，很多高新的信息管理方法都無法理解和應(yīng)用，無法正確使用新的檔案管理系統(tǒng)。缺乏應(yīng)用信息技術(shù)的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對(duì)新事物學(xué)習(xí)快，探索性強(qiáng)，能更好的操作信息管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化。
二、如何加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的有效性
檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的，它對(duì)檔案管理的規(guī)范性準(zhǔn)確性及有效性都有積極的意義。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就要正確對(duì)待檔案管理的基礎(chǔ)工作。切實(shí)的落實(shí)好每一步。
2.1提高工作人員對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識(shí)
在現(xiàn)實(shí)的工作中企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作重要性的培訓(xùn)，讓檔案管理人員清晰的認(rèn)識(shí)到這份工作的重要，在觀念上強(qiáng)化基礎(chǔ)工作不容馬虎。在實(shí)際操作中也要做到準(zhǔn)確規(guī)范。在檔案的分類，訂裝和登記等方面要嚴(yán)格認(rèn)真，做到合理，有效。檔案管理人員的素質(zhì)要高要求，在繁瑣的工作中能堅(jiān)持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個(gè)企業(yè)的正規(guī)程度。
2.2加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化
檔案管理中重要的就是對(duì)檔案進(jìn)行一系列的分類整理登記。但由于檔案管理不嚴(yán)密，從而影響了檔案的分類和查找。不同的單位檔案形式也不相同，檔案的分類缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類和登入做的更細(xì)致，關(guān)鍵詞區(qū)分更完善，就能大幅度提升查找的準(zhǔn)確性和便捷性。建立關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫，加速檔案檢索速度。一個(gè)完善系統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)工作是檔案管理工作系統(tǒng)高效運(yùn)行的保障。當(dāng)然檔案管理工作不是一成不變的，它也是向著現(xiàn)代化發(fā)展的。那么引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理手段建立一套全面的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)才能規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)工作。有了較高標(biāo)準(zhǔn)的要求，檔案管理人員對(duì)檔案的管理會(huì)更認(rèn)真，有利于提高檔案管理的查準(zhǔn)率。標(biāo)準(zhǔn)一旦設(shè)立就要嚴(yán)格執(zhí)行，否則就形同虛設(shè)。
2.3強(qiáng)化檔案管理信息系統(tǒng)
信息技術(shù)的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準(zhǔn)確性。若想實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細(xì)致，在設(shè)置關(guān)鍵詞時(shí)要準(zhǔn)確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號(hào)或意義不明的詞匯，控制題名的長(zhǎng)度。在設(shè)置檢索信息時(shí)要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時(shí)丟失的檔案也要標(biāo)明，方便查閱。強(qiáng)化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準(zhǔn)確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進(jìn)行更新，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
2.4加大檔案管理的安全性
檔案管理工作還要注重安全工作，在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補(bǔ)漏，做到檔案管理心中有數(shù)。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況，避免損壞或丟失。只有將基礎(chǔ)工作做好了才能保證檔案管理準(zhǔn)確嚴(yán)密。
三、結(jié)語
一、學(xué)校檔案管理的意義
檔案管理是一種信息控制系統(tǒng)，檔案的建立需要學(xué)校各個(gè)部門的材料匯集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部門的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過加工。輸出又為管理工作服務(wù)。提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)。同時(shí)，通過對(duì)檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進(jìn)管理工作的作用。檔案管理是學(xué)校管理的一部分，同時(shí)又顯現(xiàn)和作用于整個(gè)學(xué)校管理當(dāng)中。所以說檔案管理不能簡(jiǎn)單的說是學(xué)校管理的一部分。
二、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的措施
（一）嚴(yán)把進(jìn)入關(guān)
現(xiàn)今，從事檔案管理的人員大多都是中文系出身，專業(yè)并不對(duì)口，致使很多非專業(yè)人員從事檔案管理工作。為了提高服務(wù)質(zhì)量及工作效率，引進(jìn)專業(yè)內(nèi)的工作者十分重要。首先，在招聘人才時(shí)，盡量招聘檔案管理相關(guān)專業(yè)者。第二，在對(duì)引進(jìn)的人才進(jìn)行的考核時(shí)，要分為面試和筆試兩部分。筆試多為理論知識(shí)和基礎(chǔ)知識(shí)的考察，但是也要有相應(yīng)的對(duì)實(shí)際問題的分析。面試的考察重點(diǎn)即位才和德。一方面，引進(jìn)的人才要熟悉工作流程，必要時(shí)可現(xiàn)場(chǎng)操作。另一方面，從事檔案管理人員必須具備較高的素質(zhì)，這是由檔案管理工作的特殊性所決定。檔案具有一定的絕密性，從業(yè)人員不能利用職權(quán)之便，泄露他人信息或者其他信息以謀取個(gè)人私利，這就要求從業(yè)者必須具備較高的素質(zhì)。
（二）加強(qiáng)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)
很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個(gè)企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個(gè)企業(yè)的檔案意識(shí)進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在整個(gè)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險(xiǎn)。
（三）制定詳細(xì)的檔案管理工作流程
現(xiàn)今的學(xué)校檔案管理工作存在一定的不合理性，缺乏一套完整的系統(tǒng)的流程，有時(shí)甚至影響工作的正常進(jìn)行。因此，制定一套詳細(xì)的工作流程刻不容緩。將學(xué)校檔案管理系統(tǒng)分為四部分，分別為系統(tǒng)管理、讀者管理、書籍管理、統(tǒng)計(jì)分析。在讀者管理中，分為讀者分組管理和讀者資料管理。之前學(xué)校檔案管理通常會(huì)將圖書管理作為重點(diǎn)工作，但是建立學(xué)生借閱檔案也十分重要。將這條加入今后檔案管理的系統(tǒng)工作中，是學(xué)校創(chuàng)新管理的突破口之一。對(duì)于書籍管理，可分為書籍類別管理、書籍資料管理、出借資料、歸還資料、損壞資料。細(xì)化工作流程，既方便讀者，也對(duì)今后的學(xué)校的檔案管理大有益處。
（四）合理的檔案分類
日積月累，檔案的數(shù)量十分龐大，如果沒有合理的分類標(biāo)準(zhǔn)，查詢起來就像是一件大海撈針的工作。因此，合理的檔案分類十分必要。目前，中圖分類只是針對(duì)大致方向進(jìn)行的概括分類，還有很多跨屬類的存在，給分類工作帶來很大的不變，且中途分類因此是大致分類，不細(xì)化，也存在一定的弊端。所以，制定詳細(xì)的、合理的分類十分必要。首先，對(duì)每一類下一個(gè)準(zhǔn)確的定義很重要，這可以為分類提供必要的參考。其次，每一小類的分類標(biāo)準(zhǔn)要準(zhǔn)確詳細(xì)，制定合理的關(guān)鍵詞，方面他人的查詢。
（五）創(chuàng)新管理手段
1、加強(qiáng)知識(shí)管理的核心是以人為本管理。發(fā)揮館員主觀能動(dòng)性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推向新層次、新臺(tái)階。2、加強(qiáng)信息資源建設(shè)。開展資源整合，優(yōu)化館藏，提高檔案利用率。強(qiáng)化信息技術(shù)利用。及時(shí)購買檔案管理軟件，擴(kuò)大對(duì)于數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織以及使用，設(shè)計(jì)一個(gè)多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。3.建立檔案管理人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。鼓勵(lì)館員輪崗，帶動(dòng)知識(shí)在館內(nèi)流動(dòng)，在工作中學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)。對(duì)那些通過寫作、出版、講座，或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識(shí)和專業(yè)技術(shù)知識(shí)的組織文化。同時(shí)，注重檔案管理人員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。
三、結(jié)語
關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù) 檔案管理 應(yīng)用
中圖分類號(hào)：TN91-4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416(2012)08-0088-01
伴隨著社會(huì)化大生產(chǎn)時(shí)代的到來，檔案管理的信息量日益增大，檔案管理內(nèi)容的內(nèi)容日趨復(fù)雜化；社會(huì)化的生產(chǎn)也使得傳統(tǒng)的勞動(dòng)密集型逐步向知識(shí)密集型方向轉(zhuǎn)化，為檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和程序化提出了現(xiàn)實(shí)需要和必要挑戰(zhàn)。電子信息技術(shù)可以在檔案管理過程中發(fā)揮其智能化、迅速化、科技化的優(yōu)勢(shì)，使檔案管理節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力成本，讓檔案管理在形成、管理、存儲(chǔ)、利用、分享等方面都發(fā)生了翻天覆地的變化，極大提高了檔案管理的效率。信息化時(shí)代背景下，要積極探索檔案管理信息化的新模式和信手段。
1、信息技術(shù)背景下檔案管理工作的特點(diǎn)
第一，信息技術(shù)集成有效促進(jìn)檔案管理載體發(fā)生重大變化。與傳統(tǒng)的檔案管理載體不同，信息技術(shù)更多的是將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換成信息化數(shù)字內(nèi)容通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、借助相關(guān)軟件作為載體予以保存，實(shí)現(xiàn)了檔案管理儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)化、虛擬化和數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案管理往往是以實(shí)物保存為主要的載體形式，受保存空間和時(shí)間影響較大，檔案儲(chǔ)存內(nèi)容很大程度上依賴于載體的可承受能力。信息技術(shù)集成條件下的檔案管理載體有效實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的全程操控，有效實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)處理與交換的效能，有效避免了受傳統(tǒng)檔案管理時(shí)間和空間約束的限制。信息技術(shù)時(shí)代下，檔案管理以電子文件、電子圖紙、虛擬圖標(biāo)形式取代了紙質(zhì)檔案的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)，在檔案管理載體上使一次革命化。
第二，信息技術(shù)條件下使檔案管理分類發(fā)生了根本性變化。在傳統(tǒng)模式下的檔案管理關(guān)于文書檔案、基建檔案、人事檔案、科技檔案、單位史志等傳統(tǒng)的分類方式發(fā)生了根本性變化，逐步演變成根據(jù)信息技術(shù)管理模塊功能和具體流程為依據(jù)形成的分類標(biāo)準(zhǔn)。信息技術(shù)條件下的檔案管理分類主要依托計(jì)算機(jī)信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，根據(jù)事先設(shè)定好的人為指令自動(dòng)、隨時(shí)的進(jìn)行設(shè)立和調(diào)整。各單位可以根據(jù)自己實(shí)際情況設(shè)定檔案管理的相關(guān)分類，例如，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、財(cái)務(wù)、管理、人事、組織等方面的詳細(xì)狀況進(jìn)行更加具有針對(duì)性、規(guī)范性的分類管理。
2、電子信息技術(shù)條件下做好檔案管理工作的具體路徑探析
首先，要從思想觀念上充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在檔案管理實(shí)際工作的重要意義。
檔案管理的信息化是信息時(shí)代背景下信息技術(shù)具體應(yīng)用的一個(gè)重要方面和重要組成部分。伴隨著檔案管理難度的日益保密化、復(fù)雜化、以及檔案管理地位日益重要性，檔案文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步被弱化，但被利用的范圍和對(duì)象卻在逐步擴(kuò)大。面對(duì)檔案管理新形勢(shì)下呈現(xiàn)出來的新特點(diǎn)，必須要高度重視信息技術(shù)在解決檔案管理中出現(xiàn)這些挑戰(zhàn)和現(xiàn)實(shí)的重要性，高度重視信息技術(shù)在解決當(dāng)今檔案管理中各種問題的可能性和有效性。
其次，根據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用特點(diǎn)對(duì)檔案管理工作做好統(tǒng)籌規(guī)劃，使之有的放矢。
檔案管理的信息化，使檔案管理的內(nèi)容逐步豐富，是傳統(tǒng)檔案管理信息量的幾十倍、甚至是幾百倍；信息化的檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工程。做好信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，就必須要對(duì)本單位的檔案狀況進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃、統(tǒng)籌安排。例如，要對(duì)單位檔案的館藏狀況進(jìn)行系統(tǒng)化的摸底排查，對(duì)原有檔案的載體、類型、實(shí)物、形態(tài)、狀態(tài)、數(shù)量等基本信息要做到真實(shí)、準(zhǔn)確的摸底；根據(jù)對(duì)原有檔案資料的實(shí)際情況再選擇合適的信息技術(shù)手段，包括掃描儀、相機(jī)、攝影機(jī)等信息設(shè)備的應(yīng)用。由于檔案信息化過程中一個(gè)主要的特點(diǎn)是數(shù)字化，但是要實(shí)現(xiàn)原有檔案資料的全部數(shù)字化是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，應(yīng)從保證原有檔案真實(shí)性基礎(chǔ)上再去按照“突出重點(diǎn)、照顧特殊、分步推進(jìn)：的原則對(duì)原有檔案的重點(diǎn)項(xiàng)目和利用頻次高的項(xiàng)目首先進(jìn)行數(shù)字化；對(duì)于特殊性的檔案資料要區(qū)別對(duì)待。
再次，信息技術(shù)條件下要加快、穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理和應(yīng)用。
檔案管理數(shù)字化管理是信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必然體現(xiàn)。面對(duì)檔案浩如煙海的資源和內(nèi)容，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理是十分必要的。根據(jù)檔案管理和利用有效性、高效性的原則，要加快實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化可以極大提高檔案高價(jià)值、高利用率的特征，更便捷的服務(wù)于生產(chǎn)和生活。檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的過程中要針對(duì)性的做好相關(guān)參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置工作。例如，因?yàn)樵趯?duì)一些紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描過程中其掃描參數(shù)的設(shè)定會(huì)對(duì)圖像產(chǎn)生巨大的影響，參數(shù)不同，成像的質(zhì)量也就不同、效果區(qū)別很大。
3、信息技術(shù)在檔案管理工作應(yīng)用過程中的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)
信息技術(shù)背景下，對(duì)檔案管理保密性、檔案管理人員的綜合素質(zhì)、能力要求等都提出了很高的要求。信息技術(shù)應(yīng)用的公開性要求在檔案管理工作中要更加注重檔案管理的保密性；由于信息技術(shù)條件下檔案管理工作是一項(xiàng)既涉及到信息技術(shù)應(yīng)用、維護(hù)、管理等技術(shù)層面，又涉及到檔案管理的專業(yè)層面，對(duì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。信息技術(shù)條件下，檔案工作人員除了繼續(xù)做好檔案信息資源的收集和保管工作之外，更多的是了解工作中廣大檔案查詢者對(duì)檔案工作的需求狀況，擴(kuò)大檔案服務(wù)面。因此，檔案管理工作人員在平日做好相關(guān)檔案管理的日常工作的同時(shí)，還要加強(qiáng)研究如何建立起高效、科學(xué)、靈活的單位檔案信息體系，更好的服務(wù)于實(shí)際工作。這的確給信息技術(shù)條件下的檔案工作者提出了新挑戰(zhàn)。
參考文獻(xiàn)
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