時間：2023-06-22 09:12:57
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案數(shù)字化的重要性，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、電力檔案數(shù)字化編研的發(fā)展概述
近年來，我國能源產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)模日益擴大，我國電力事業(yè)發(fā)展速度持續(xù)加速，電力企業(yè)的發(fā)展也相應擴大規(guī)模，電力企業(yè)發(fā)展的過程中電力檔案管理作用也越來越明顯，電力檔案管理的價值在電力企業(yè)發(fā)展與運行中也越來越重要。電力檔案的發(fā)展逐漸滲透到了電力企業(yè)發(fā)展的每一個環(huán)節(jié)和角落，對于信息網(wǎng)絡技術發(fā)展而言是一種全新的管理方向，電力企業(yè)檔案管理的有效性對電力企業(yè)的發(fā)展穩(wěn)定性影響很大，管理者通過對檔案的分析，可以看出電力企業(yè)發(fā)展存在的問題，并及時采取相應措施予以解決。檔案編研工作是對電力檔案的一種信息化的整理，目前電力部門檔案工作中需要針對電力檔案數(shù)字編研提出具體的執(zhí)行方式，這也是目前亟待解決的難題。信息時代前提背景下，電力企業(yè)的檔案數(shù)字化編研必須根據(jù)不同檔案內容的載體形態(tài)、不同記錄方式、檔案信息的電子掃描數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫存的共享與轉化、電子數(shù)據(jù)的刻錄與貯藏等開展相應的檔案管理工作，持續(xù)化發(fā)展電力檔案事業(yè)，強化現(xiàn)代化管理的價值，實現(xiàn)電力企業(yè)檔案管理與電力企業(yè)本身持續(xù)發(fā)展的緊密結合。
二、電力檔案數(shù)字化編研需要注重的細節(jié)
在實際工作中我們體會到， 除了做好電力檔案電子資料的錄入、清理、存檔、保管這些基礎工作外， 還要抓好以下兩個環(huán)節(jié)：
第一、網(wǎng)絡安全對信息數(shù)字化的影響這一環(huán)節(jié) 檔案的管理者一項重要的工作就是要維護和保證檔案信息的安全與完整。計算機技術的廣泛應用于發(fā)展，保證了網(wǎng)絡化共享與信息安全技術的開展，電力企業(yè)的檔案管理向著網(wǎng)絡化與信息化轉型，對電力企業(yè)的發(fā)展起到了非常大的幫助。電力企業(yè)檔案管理必須注重對檔案資料收集原文件的了解，詳細掌握檔案中各種數(shù)據(jù)的詳細情況，檔案數(shù)據(jù)中包括一些具體信息，比如聲音、視頻、文字、照片等多種信息與數(shù)據(jù)的儲存，檔案管理人員要運用計算機技術將這些收集到的數(shù)據(jù)進行儲存與網(wǎng)絡化共享，保證電力企業(yè)內部的每一位員工都可以通過網(wǎng)絡獲得這些資料，利用這些資料詳細的掌握電力企業(yè)內部的發(fā)展狀況，對一些發(fā)電設備和電力系統(tǒng)做出維修的預測，對電力管理制度有了全新的認識。
第二、電力部門檔案人員在編研過程中， 即使請有關的業(yè)務人員配合進行， 也需要檔案人員具備一定的專業(yè)知識的基礎。在與業(yè)務人員進行充分的交流過程中， 通過閱讀和分析業(yè)務技術報告和總結， 才能恰當選擇反映專業(yè)特點和內容的編研題目及適合的類型， 共同完成對檔案信息的深層次加工， 逐步提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力， 最大限度地發(fā)揮檔案自身的使用價值。如檔案人員在工作中要熟練掌握各項安全工作規(guī)定及分局運行、修試、工程安裝工作的基本原理、工藝流程。當然， 這并不是要求檔案人員要成為電力專家， 但應該做到“耳熟能詳”。
三、電力檔案數(shù)字化編研的重要性
3.1加強電力檔案數(shù)字化編研與電力企業(yè)生產(chǎn)的關系
不斷加強電力檔案數(shù)字化編研發(fā)展，提高員工的重視程度，加強電力檔案數(shù)字化編研的積極發(fā)展，提高電力企業(yè)數(shù)字化檔案的靈活操作性，保證信息化的電力企業(yè)檔案可以幫助企業(yè)內部員工了解電力設備與企業(yè)運行的正常發(fā)展狀況，為電力企業(yè)的健康發(fā)展提供有力的信息支持，為電力企業(yè)的健康發(fā)展做出信息支持。檔案管理數(shù)字化的編研要與電力企業(yè)生產(chǎn)關系緊密結合，要保證電力企業(yè)內部員工遵守各項電力檔案的管理規(guī)范，嚴格按照制度管理電力檔案，對涉及電力企業(yè)關鍵性因素的電力檔案發(fā)展情況做出詳細的工作計劃。比如： 電力建設與改造項目工程的大項投資、重大改造、企業(yè)機構重大調整、高層領導調整任用等， 以及與員工個人利益相關的調資、晉級、職稱評定等都在門戶網(wǎng)站平臺上公開， 從而增強企業(yè)民主管理、民主決策的透明度。如采用計算機豐富的圖表處理軟件和打印技術， 編輯出版一系列具有濃郁電力企業(yè)特色的宣傳品， 制作宣傳圖板陳列在活動室， 編制專題性統(tǒng)計分析， 使有關材料做到圖文并茂， 色彩鮮艷， 生動直觀， 新穎好看。
3.2加強電力檔案管理的技術創(chuàng)新
提高電力檔案數(shù)字化編研重要性的認識，將新時期電力檔案管理工作推向一個新的高度。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)技術先進、功能完備、運行穩(wěn)定， 可以極大滿足檔案工作要求。紙質檔案受保管條件、保管環(huán)境的制約， 容易出現(xiàn)墨跡受潮而使檔案材料文字字跡不清， 會極大地限制檔案信息的利用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)有效推動電力系統(tǒng)電子文件的及時歸檔和有效管理， 改變了手工管理紙質檔案的傳統(tǒng)模式， 解決了傳統(tǒng)檔案管理中手工勞動量大、檔案借閱難的問題， 實現(xiàn)了紙質文件和電子文件歸檔的同步管理， 提高了檔案的歸檔效率、檢索效率和資源共享水平。
四、加強電力檔案數(shù)字化編研發(fā)展的幾點建議
4.1建立有效的領導管理模式
領導應當明確自己的職責，切實加強對數(shù)字化檔案管理體系建設的組織管理，建立一套行之有效的檔案管理制度，以綜合檔案數(shù)字化管理為基礎，建立數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡，使整個系統(tǒng)形成一條線，一環(huán)連一環(huán)，真正使組織領導機制得到強化。
4.2建立數(shù)字化檔案管理體系的保障機制
建立電力企業(yè)數(shù)字化檔案的管理體系保障機制，主要目的是為了提高數(shù)字化檔案的管理效率，降低電力企業(yè)內部的管理風險，增加生產(chǎn)的安全性。要建立一支數(shù)字化檔案管理專業(yè)隊伍，培養(yǎng)專業(yè)化的操作人才和專業(yè)知識較為豐富的實際操作性員工，才能保證數(shù)字化檔案管理體系的健全。電力企業(yè)的各級領導必須要積極發(fā)展數(shù)字化檔案管理的培訓工作，加大對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設的資本投入，全面的采用數(shù)字化與信息化技術改善檔案管理的發(fā)展狀況，提高內部員工的信息化檔案管理意識，保證電力企業(yè)內部生產(chǎn)與日常維護的正常運轉。培訓中要針對不同人群給予不同特長的培訓，幫助檔案部門建立獨特的培訓機制，經(jīng)常性的舉辦數(shù)字化檔案管理講座，幫助員工加強自我的電力檔案數(shù)字化編研工作能力，獲取業(yè)務知識。
4.3加強網(wǎng)絡安全管理
對于網(wǎng)絡安全問題的總體構建應該從病毒的防治、防止惡意攻擊、解決信息存貯和傳輸安全問題、操作系統(tǒng)安全問題以及災難恢復和數(shù)據(jù)備份等方面來進行。對于病毒的防治，應該結合檔案部門的具體情況，在工作站、文件服務器、互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站安裝防毒軟件，進行多層次防御。對于防止惡意攻擊，目前比較有效的解決方式有兩種：防火墻設置和安全島設置。從功能和實現(xiàn)原理上看，防火墻技術更為大眾化，不會給檔案管理部門帶來較大的經(jīng)濟負擔。
參考文獻：
[1] 杜鵬.淺談數(shù)字化檔案管理體系的建立.黑龍江科技.2012.03：30-33
關鍵詞：數(shù)字檔案；檔案信息化；信息化建設
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）18-0307-02
0 引言
隨著科學技術的不斷進步，信息化技術已經(jīng)廣泛應用于各行各業(yè)。在檔案管理工作中，運用高科技平臺，采用數(shù)字檔案將是非常科學的選擇。就目前我國的情況來看，計算機技術的普及和自動化辦公的不斷滲透，數(shù)字檔案已逐漸走入人們的視線，新時代條件下，檔案信息化建設已成為必然趨勢，如何將數(shù)字檔案在檔案信息化建設中的優(yōu)勢發(fā)揮出來，如何正確運用現(xiàn)代高科技的數(shù)字檔案管理模式解決傳統(tǒng)檔案管理中的問題，體現(xiàn)其在檔案信息化建設中的重要性，將是一個值得探討的話題。
1 淺析數(shù)字檔案的管理模式
從古至今，檔案一直都是存在的。檔案是“過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。傳統(tǒng)檔案是紙張組成、存放和保管需要時間頗為不便，存放時間有限，找起來不方便。檔案數(shù)字化，從技術層面理解指的是資源數(shù)字化、存儲海量化和傳遞網(wǎng)絡化。數(shù)字檔案是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現(xiàn)資源共享?，F(xiàn)在通過掃描轉為JPG\PDF等格式將紙張電子化，變成圖像甚至矢量圖，加以存儲，并可通過索引被快速找到，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、單位內部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡的新興檔案管理技術。它是一個建立在現(xiàn)代信息技術的普遍應用基礎上，利用數(shù)字化手段，以高速有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡為技術設施的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)管理。
如圖1所示：現(xiàn)代數(shù)字檔案管理主要是通過計算機網(wǎng)絡技術將紙介質檔同原始數(shù)據(jù)聯(lián)系起來，構成整體成為一個檔案信息局域網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，再將檔案信息局域網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡設備和軟件，與全市、全省、全國、全行業(yè)的網(wǎng)絡相連或與國際互聯(lián)網(wǎng)相連，構成一個廣域的檔案信息網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，充分共享檔案信息資源和計算機軟硬件資源。
2 分析數(shù)字檔案的具體管理細則
由于數(shù)字檔案不同于以往傳統(tǒng)檔案，所以在管理方面也有著自己獨立的方法和步驟。當然也正是因為這樣，在檔案信息化建設過程中其重要性也相應比較明顯。通常傳統(tǒng)的檔案，在管理過程中比較機械，主要是管理一些文獻資料、真跡及其它原始的檔案資料不受損毀，而數(shù)字檔案，面對的最住要的問題將是信息安全，所以其在管理上有相應的調整?？傮w而言，現(xiàn)行的數(shù)字檔案管理模式主要分為以下三個層次：
其一，時代與科技的發(fā)展使檔案管理對象由傳統(tǒng)的紙質檔案為主，轉變?yōu)橐詳?shù)字檔案為主，紙質檔案為輔。檔案載體的歷史演變也經(jīng)歷了甲骨、金石、簡牘和紙張，直至現(xiàn)今數(shù)字檔案采用的磁帶、磁盤、光盤的變化，可以預見隨著社會的發(fā)展，這種新型檔案載體數(shù)字檔案的出現(xiàn)很快能獲得政府的法律承認。因此數(shù)字檔案管理必將成為檔案管理的主要對象。
其二、數(shù)字檔案的管理內容包括：數(shù)字檔案的歸檔、歷史檔案的數(shù)字化、數(shù)字檔案的存儲、數(shù)字檔案的業(yè)務管理、數(shù)字檔案的交換和利用。面對新型的數(shù)字檔案，應根據(jù)檔案管理的要求，加強對本單位電子文件的積累、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導，保證各部門所產(chǎn)生的有保 存價值 的電子文件的齊全、完整、有效。
其三、長期以來，檔案管理一直處于手工操作狀態(tài)，檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統(tǒng)計等都是人工完成的，而庫房的管理也都是有形的，如：案卷、檔案柜等。隨著數(shù)字檔案的建立將最大程度地降低手工操作，而向自動化管理轉型。由于數(shù)字檔案的存儲介質具有大容量的特點，擺脫了檔案對存儲空間的依賴性?？傊嬎銠C具有自動分類與組合功能，電子文件的產(chǎn)生與運用，使整個檔案工作轉化為以計算機為核心的自動化辦公，簡化了傳統(tǒng)工作程序，解放了勞動力，改善了辦公環(huán)境，提高了辦公的質量和效率。另外，網(wǎng)絡世界的形成，數(shù)字檔案能夠通過網(wǎng)絡迅速傳播，檔案信息將成為全民共享的資源。
也就是說，數(shù)字檔案在管理的過程中一定是完全按照科學的步驟進行操作的，我們只要按部就班的執(zhí)行下來，那么這套管理體制的優(yōu)勢就可以得到最大程度的發(fā)揮，而對人們提供的便利也將有最為完美的體現(xiàn)。
3 剖析數(shù)字檔案在檔案信息化建設中的重要性
從根本上講，檔案信息化建設，主要是指通過計算機，網(wǎng)絡等高科技手段將傳統(tǒng)的檔案設計成人們可共享，方便查閱編輯的網(wǎng)絡化檔案。它的核心內容是在保證與傳統(tǒng)檔案目的相同的情況下，突出當然使用和保管的安全性及實用性，最大限度的減少人們在查閱檔案過程中的困難，方便人們快速準確的使用儲存所需要的信息。
信息時代，現(xiàn)代科學技術已經(jīng)廣泛應用于各個領域，作為檔案信息化建設，數(shù)字檔案的選用將是其重要的一環(huán)。它是實現(xiàn)檔案信息化管理的必然步驟。數(shù)字檔案應用于檔案信息化建設中，對于檔案的標準化和規(guī)范化來講是非常有利的。對于一個企業(yè)來講，隨著員工流動性的不斷增大，其檔案堆積越來越多，如果運用現(xiàn)代企業(yè)檔案信息管理技術可以在很短的時間內調查員工的各種狀況，大大增強辦事效率，再如對醫(yī)院來講，病人的資料和病史是一筆非常重要的財富，通常會存檔保存，但日益增多的病例將造成醫(yī)院檔案管理部門工作量的不斷增加，傳統(tǒng)的紙質檔案管理手續(xù)非常復雜，只有通過計算機網(wǎng)絡下的數(shù)字檔案系統(tǒng)才能解決工作人員的實質問題。
當然，數(shù)字檔案在檔案信息化建設中的作用還不僅如此。檔案技術的人類的歷史發(fā)展，一方面是對過去事件的記錄，另一方面也是對未來事件的啟發(fā)。所以我們在進行檔案信息化建設的過程中，如何保證檔案信息的有效性和準確性將十分重要。數(shù)字檔案的出現(xiàn)使得這項工作變得非常方便，因為它是高科技產(chǎn)物，通過數(shù)字檔案的管理可以實現(xiàn)所有檔案及時管理和更新的效果，所以相對于以前的實體檔案，數(shù)字檔案在有效性和準確性上有其必然優(yōu)勢。
此外，數(shù)字檔案在檔案信息化建設中還有一個優(yōu)勢，那就是安全性比較高。這點尤為重要。雖然之前的紙質檔案已經(jīng)流傳了幾百年，但是其安全性往往沒有數(shù)字檔案高，因為數(shù)字檔案可以采用安全密匙等高科技手段對重要文檔進行加密，所以同相應的紙質文檔相比，數(shù)字檔案的優(yōu)勢顯現(xiàn)的非常明顯。
總的來講，數(shù)字檔案以其方便性，安全性和快捷性等多方優(yōu)點廣泛應用于各種場合的檔案信息化建設中，其重要性不言而喻。
4 總結
綜合全文，數(shù)字檔案在信息化建設中的重要作用主要體現(xiàn)在其方便快捷和安全上，作為一名合格的工作人員，我要做的是最大限度的掌握好數(shù)字檔案的建設過程，做到在工作中及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題，并從中汲取經(jīng)驗指導以后的工作，當然，在此之前，我們一定要先完全理解其在檔案信息化建設中的重要作用，只有掌握好這些，才能將自己的工作做到最好，也能將數(shù)字檔案的優(yōu)勢發(fā)揮到最大。
參考文獻：
[1]秦磊華，肖波.數(shù)字檔案館可用性分析——從信息系統(tǒng)的角度[J].檔案學研究，2011，（2）.
引言
新時代條件下，檔案信息化建設已成為必然趨勢，如何將數(shù)字檔案在檔案信息化建設中的優(yōu)勢發(fā)揮出來，如何正確運用現(xiàn)代高科技的數(shù)字檔案管理模式解決傳統(tǒng)檔案管理中的問題，體現(xiàn)其在檔案信息化建設中的重要性，將是一個值得探討的話題。
1、數(shù)字檔案在檔案信息化建設中的重要性
信息時代，現(xiàn)代科學技術已經(jīng)廣泛應用于各個領域，作為檔案信息化建設，數(shù)字檔案的選用將是其重要的一環(huán)。它是實現(xiàn)檔案信息化管理的必然步驟。數(shù)字檔案應用于檔案信息化建設中，對于檔案的標準化和規(guī)范化來講是非常有利的。對于一個企業(yè)來講，隨著員工流動性的不斷增大，其檔案堆積越來越多，如果運用現(xiàn)代企業(yè)檔案信息管理技術可以在很短的時間內調查員工的各種狀況，大大增強辦事效率，再如對醫(yī)院來講，病人的資料和病史是一筆非常重要的財富，通常會存檔保存，但日益增多的病例將造成醫(yī)院檔案管理部門工作量的不斷增加，傳統(tǒng)的紙質檔案管理手續(xù)非常復雜，只有通過計算機網(wǎng)絡下的數(shù)字檔案系統(tǒng)才能解決工作人員的實質問題。
當然，數(shù)字檔案在檔案信息化建設中的作用還不僅如此。檔案技術的人類的歷史發(fā)展，一方面是對過去事件的記錄，另一方面也是對未來事件的啟發(fā)。所以我們在進行檔案信息化建設的過程中，如何保證檔案信息的有效性和準確性將十分重要。數(shù)字檔案的出現(xiàn)使得這項工作變得非常方便，因為它是高科技產(chǎn)物，通過數(shù)字檔案的管理可以實現(xiàn)所有檔案及時管理和更新的效果，所以相對于以前的實體檔案，數(shù)字檔案在有效性和準確性上有其必然優(yōu)勢。
此外，數(shù)字檔案在檔案信息化建設中還有一個優(yōu)勢，那就是安全性比較高。這點尤為重要。雖然之前的紙質檔案已經(jīng)流傳了幾百年，但是其安全性往往沒有數(shù)字檔案高，因為數(shù)字檔案可以采用安全密匙等高科技手段對重要文檔進行加密，所以同相應的紙質文檔相比，數(shù)字檔案的優(yōu)勢顯現(xiàn)的非常明顯。
2、檔案信息化建設存在的問題
2.1 檔案信息化專業(yè)技術落后
檔案信息化建設不是單單有幾臺計算機加之簡單的系統(tǒng)軟件就算開發(fā)完畢，而是必須要由健全的基礎硬件設施，如計算湘以掃描儀，還要有全面的軟件設施、檔案管理軟件和安全防護系統(tǒng)相結合，才能有效地開展信息化建設。此外，電子檔案需要存儲在介質上，存儲介質的保護、防止數(shù)據(jù)信息的丟失、確保傳輸介質穩(wěn)定及信息的完整傳輸也都需要專業(yè)的信息技術的應用才能實現(xiàn)。目前，我國不少機構雖有獨立的軟件平臺，卻沒有統(tǒng)一標準的軟件系統(tǒng)對接，而在信息化建設中又各行其是，無法實現(xiàn)信息資源的共享。
2.2檔案信息安全面臨嚴峻挑戰(zhàn)
檔案信息化的目的就是要達到信息資源的共享，但信息共享卻存在一定的限制性，即在一定程度上限制在某些范圍，若要達到全社會共享，還存在一個信息安全保密的問題。網(wǎng)絡病毒與網(wǎng)絡黑客的出現(xiàn)，對于網(wǎng)絡技術和計算機的應用是一個挑戰(zhàn)，檔案信息共享隨時會出現(xiàn)信息漏洞的現(xiàn)象，這就會對檔案工作造成威脅，在檔案信息化的過程中，信息漏洞很可能是無意當中就會出現(xiàn)，無法保證信息的復制，這就出現(xiàn)了保密工作和信息共享的矛盾，而如何在做好信息保密工作的基礎上實現(xiàn)信息共享就是目前需要解決的問題。
2.3 檔案工作人員信息素養(yǎng)不高
在信息時代，一個合格的檔案管理者既要懂得計算機基礎知識和運用技能，熟練操作辦公軟件，能把信息管理知識應用到實際工作當中，還要對現(xiàn)有的檔案信息進行整理分析、信息歸類，提煉加工有用的信息供檔案信息需要者使用。而目前，我國高素質的復合型檔案工作者比較少，大多只能滿足一些基本的需要，不能達到信息化建設的要求，只是簡單地進行計算機基本管理，而無法實現(xiàn)現(xiàn)代化技術的推廣應用，一定程度上阻礙了信息化建設的深入。
3、檔案信息化建設的對策
3.1提高檔案人員的素質
檔案信息資源的性質決定了它的管理人員必須擁有高素質。首先，在思想上，檔案人員要對這項工作充滿熱情，并要有無私奉獻的精神。檔案人員不僅要懂得檔案管理，還要擁有一定的科學知識，要具有優(yōu)秀的溝通能力和表達能力。從各個角度提升檔案人員的素質，包括提升管理能力，不斷學習新的知識和技術，不斷適應時代的發(fā)展。
3.2加強檔案信息的安全保密工作
確保檔案信息安全是檔案信息化工作的重要內容，沒有完善穩(wěn)妥的安全防范措施，檔案信息工作將成為無本之木。首先，建立檔案信息的安全機制，要有層次分明的信息利用機制和嚴格的權限設置，保證信息的安全傳輸。其次，運用防火墻技術，由于網(wǎng)絡病毒及黑客的手段很隱蔽，因此，要把這一技術廣泛應用到信息化當中，阻隔因病毒侵害、黑客攻擊等引發(fā)的不安全因素，保證檔案信息的安全運用。
3.3 加快相關立法和規(guī)范化管理體系的建立
根據(jù)一些較發(fā)達國家的經(jīng)驗，以立法的方式確定對文件的管理，可以更直接、更有效地解決電子文件和電子檔案的法律地位問題。我國的法制建設已經(jīng)取得了很大進展，但是檔案工作方面相關立法工作的步伐還是偏慢。國際上常見的做法是對文件的生成過程在法律框架中進行規(guī)范，使得文件從生成乃至生成之前就開始對其依法進行規(guī)范的管理，同時按照法定的流程監(jiān)控文件的整個生命周期。這樣一來，可以從文件管理的大系統(tǒng)著眼，以批量或較完整的集合處理方式確保電子文件的真實性、完整性和可利用性，從而避免了僅對單份電子文件采取管理措施及進行真實性、合法性鑒定和甄別造成的漏洞和不便。一些國際標準也體現(xiàn)了這種理念和方法，如ISO-18894等文件管理規(guī)范等。我國正在積極參與這些國際標準的制定和相關科研課題的研究，以促進我國的相關法規(guī)體系的建設?，F(xiàn)在的問題是，我國與法制建設較發(fā)達的國家相比在管理體制上差距較大，立法工作又相對滯后，直接采用相關標準很不現(xiàn)實。這就需要我們面對現(xiàn)實，盡量使檔案信息化的標準向國際標準靠攏。原則是面向計算機和網(wǎng)絡技術的標準直接采用國際標準或國家標準：一般性的信息處理標準要優(yōu)先采用國家標準，檔案屬性較為明顯的信息技術要求制定行業(yè)標準?？傊M量減少檔案自定標準的數(shù)量，加快標準體系的形成提高標準化程度。這樣利于與國家信息系統(tǒng)兼容，防比形成檔案信息孤島。
中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）05-000-01
摘 要 文書檔案是地勘單位的重要信息資源，因此加強地勘單位文書檔案建設工作非常重要。隨著科技信息化的不斷普及，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式的不足日益顯現(xiàn)出來，文書檔案數(shù)字化建設成為地勘單位的一個必然選擇。本文從分析地勘單位文書檔案管理現(xiàn)狀及文書檔案數(shù)字化建設重要性入手，對文書檔案數(shù)字化建設的具體方法進行了探究，并指出了文書檔案數(shù)字化建設中要注意的幾個問題，旨在促進地勘單位文書檔案管理模式的轉變，提高文書檔案管理質量。
關鍵詞 地勘單位 文書檔案 數(shù)字化
文書檔案是地勘單位的重要信息資源，對地勘單位的發(fā)展有著重要的意義。隨著地勘單位開發(fā)項目的不斷增多，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已越來越不適應社會及地勘單位發(fā)展的需要，文書檔案的整理及儲存工作成為地勘單位的一項重點及難點工作。地勘單位文書檔案數(shù)字化的建設不僅能夠有效解決傳統(tǒng)文書檔案管理中的問題，而且能夠在很大程度上提高管理效率，是地勘單位加強文書檔案管理工作的必然選擇。
一、地勘單位文書檔案管理現(xiàn)狀及數(shù)字化建設重要性分析
（一）地勘單位文書管理現(xiàn)狀
從目前來看，紙質文書檔案仍然是我國大部分地勘單位進行文書檔案管理的方式，但是這種傳統(tǒng)的管理方式存在的問題及不足是比較明顯的。一是管理難度大，由于紙質文書檔案在管理過程中非常容易受潮、破損及遺失；二是由于紙質檔案資料多，要合理存放，需要比較大的空間，管理成本比較高；三是比較容易出現(xiàn)安全問題，由于部分地勘單位沒有建設專門的檔案室，致使文書檔案儲存比較亂，很容易出現(xiàn)存放安全問題。
（二）文書檔案數(shù)字化建設的重要性
結合目前地勘單位發(fā)展的需要及傳統(tǒng)文書檔案管理工作存在的問題，地勘單位加強文書檔案數(shù)字化建設就顯得尤為重要。一是文書檔案數(shù)字化管理是對傳統(tǒng)管理方式的變革，可以縮短與現(xiàn)代化的、數(shù)字化檔案管理之間的差距；二是實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理可以在更大程度上提高文書檔案的管理水平、使用效率以及加強對文書檔案的保護。三是是貫徹落實國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的有關“加快檔案信息化建設”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”文件要求的體現(xiàn)?？偟膩碚f，隨著社會經(jīng)濟水平的提高，文書檔案數(shù)字化建設的重要性和必要性日益突顯，已經(jīng)成為檔案管理部門高度重視的一個問題。
二、地勘單位文書檔案數(shù)字化建設的具體方法
（一）地勘單位文書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建立
要實現(xiàn)地勘單位文書檔案數(shù)字化管理，就要從建立文書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)開始。首先，地勘單位應該運用新型的數(shù)據(jù)設備，提高檔案數(shù)據(jù)庫的先進性，提高檔案數(shù)據(jù)庫的利用效率。其次，數(shù)據(jù)庫管理人員要通過認真的輸入檢驗以確保
文件資料錄入的準確性。此外，要重視對文書檔案原文件的數(shù)字化處理工作，充分利用掃描儀、數(shù)碼相機等新型數(shù)字化設備進行處理，逐步完善數(shù)據(jù)庫內的文文書檔案內容。
（二）系統(tǒng)網(wǎng)站的建立
地勘單位文書檔案管理系統(tǒng)建立后，管理人員就要進行局系統(tǒng)網(wǎng)站的建立工作。首先，管理人員要結合網(wǎng)站資源的管理與共享方式，以提高地勘單位文書檔案的管理效率。其次，在注冊局系統(tǒng)網(wǎng)站的過程中，管理人員應與相關政府網(wǎng)站進行連接，實現(xiàn)網(wǎng)絡資源共享，提高地勘單位文書檔案資源的利用效率。此外，應該逐步實現(xiàn)文書檔案的網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱方式，以不斷提高地質礦產(chǎn)勘查部門的政務工作服務水平。
（三）文書檔案監(jiān)管體系的建立
有效的監(jiān)管措施是提高文書檔案管理工作效率的有效保障，因此，地勘單位在建立局系統(tǒng)網(wǎng)站后就要建立相應的監(jiān)管體系。首先，要加強對文書檔案資料信息錄入的監(jiān)管。其次，在文書檔案數(shù)字化建設過程中，要加強電子文件的利用與收集工作。此外，文書檔案管理人員在實際工作過程中，針對固有檔案管理軟件的實際使用情況及出現(xiàn)的問題及不足，對檔案管理系統(tǒng)進行不斷的優(yōu)化與改善。
三、地勘單位文書檔案數(shù)字化建設注意要點
（一）加強對原文件的保管工作
由于在進行文書檔案的管理過程中，尤其是在進行電子化掃描的過程中，需要把檔案拆開，如果不注意就很容易l生文書檔案的丟失或破壞等情況，因此一定要加強對原文件的保管工作。掃描時要正確設置掃描參數(shù)，以確保掃描圖片的質量。
（二）重視文書檔案質量檢查工作
質量檢查工作是保證文書檔案資料質量的有效途徑。文書檔案質量檢查應包括數(shù)字化前文書檔案整理的檢查、對數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質量、圖像質量檢查，從完整性、排序正確性、圖像文件原貌保持性及清晰度等方面進行檢查，以確保文書檔案資料數(shù)字化后的有效性。
（三）做好文書檔案保密與保管工作
在檔案數(shù)字化過程中，做好文書檔案的保密與保管工作是非常重要的，對于一些不能對外公開或泄密的文件，應安排專門的檔案工作人員進行掃描，同時，在紙質檔案掃描而形成電子文件的過程中，應安排專門人員負責保密與保管監(jiān)管工作工作。此外，要安排專業(yè)的檔案管理人員進行該項工作，以確保工作的效率。
參考文獻：
【關鍵詞】計劃生育檔案管理創(chuàng)新;內容;重要性;存在問題;有效方法
創(chuàng)新是社會進步和國家發(fā)展的源泉，對于我國國民經(jīng)濟的提高和社會各行各業(yè)的繁榮，有著重要的積極推動作用，社會各領域都應該積極創(chuàng)新，進而取得更優(yōu)異的發(fā)展成績。計劃生檔案管理工作也不例外，相關的計生檔案管理部門必須在計生檔案管理實踐工作中開展創(chuàng)新，依據(jù)時展和社會進步需求對計生檔案管理進行數(shù)字化建設，從而更好地滿足我國的計劃生育工作發(fā)展需要。
1計劃生育檔案管理創(chuàng)新的重要性及創(chuàng)新內容
計劃生育檔案管理能夠為我國開展計劃生育工作提供大量具有實用價值的文件資料，對做好我國的人口控制工作，穩(wěn)定我國的低生育率有著十分重要的作用。所以，計劃生育檔案管理人員必須充分認識到計劃生育檔案管理工作創(chuàng)新的重要性，同時進一步加強計生檔案的管理力度，力求實現(xiàn)計生檔案信息資源的有效共享。計劃生育檔案管理工作是我國實施計劃生育基本國策的重要信息基礎，通過不斷的對計劃生育檔案信息管理人員進行創(chuàng)新工作宣傳和數(shù)字化培訓，可以提升工作人員的工作效率，提升計生檔案管理的數(shù)字化建設程度，提高計生檔案的利用率。同時也可以使我國的計生檔案管理人員對自己的工作有更全面深入的認識，更積極主動地開展檔案管理服務。通常計劃生育檔案管理創(chuàng)新包括兩方面的內容：①對計生檔案實施規(guī)范化、系統(tǒng)化管理；②進一步提升計生檔案管理人員的綜合素質和檔案管理數(shù)字設備的性能。相關計生檔案管理部門在實際工作過程中，必須建立一個規(guī)范化、科學化的計生檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，進而提升計生檔案管理人員的工作效率和工作質量，增強計生檔案管理工作的權威性。同時計生檔案管理工作人員還應該熟練掌握各種檔案管理新技術和現(xiàn)代化信息設備，能定期維護檔案管理信息化系統(tǒng)，只有這樣才能加強檔案管理的規(guī)范性，合理有效地利用各種計生檔案信息資源。并且這種規(guī)范化的管理，還可以逐步加強計生檔案信息的真實性，提升我國計劃生育檔案信息的管理水平。開展計生檔案管理創(chuàng)新工作離不開優(yōu)秀的檔案管理人才和先進的計算機軟硬件設備。因此計生檔案管理部門應該定期的對計生檔案管理人員進行檔案知識培訓和現(xiàn)代信息技術培訓，以增強計生檔案管理人員的檔案業(yè)務素質和信息技術專業(yè)技能，提高他們的檔案信息管理能力。然后，各級政府還必須撥出一定的專項資金供計生檔案管理部門購買先進的計算機設備、正規(guī)的檔案管理技術軟件以及各種信息安全防護軟件，進一步提升計生檔案管理數(shù)字化設備的各種軟硬件水平，創(chuàng)建起一個科學先進的計生檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，最終促進我國計生檔案管理工作的高效、安全、順利、有序進行，為我國計劃生育工作的持續(xù)開展保駕護航[1]。
2計劃生育檔案管理數(shù)字化建設過程中存在的問題
計劃生育檔案數(shù)字化建設是當前我國計生檔案管理工作中的一項重要任務，它的開展既是順應當今信息時代社會發(fā)展趨勢的結果，也是現(xiàn)代計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)技術在計劃生育工作中大規(guī)模應用的必然結果。但是計生部門工作人員仍然應該清醒認識到，我國現(xiàn)階段在計劃生育檔案管理數(shù)字化建設過程中還存在一些問題，亟待相關人員深入研究并有效解決，這些問題大致可分為四個方面：
2.1沒有設定統(tǒng)一的計劃生育檔案管理機構
現(xiàn)階段，我國許多的計劃生育檔案管理工作人員其崗位屬于臨時調動，沒有統(tǒng)一的計生檔案管理機構對其考核管理。大部分計生檔案管理人員都沒有經(jīng)過嚴格的計生檔案管理業(yè)務培訓，就直接上崗了。他們不能充分理解計劃生育檔案管理工作的重要性，檔案管理意識差，對各項計生檔案管理操作規(guī)定和業(yè)務知識也不太清楚，難以勝任日常的諸如計生檔案收集、整合、歸類、存檔等基本的檔案管理工作[2]。
2.2缺乏統(tǒng)一的檔案管理工作標準和完善的檔案管理制度
當前我國并沒有制定統(tǒng)一的計劃生育檔案管理標準，多數(shù)計生檔案管理機構都是自行發(fā)展，缺少規(guī)范化的檔案管理要求和準則。因為我國的計生檔案管理人員很多都是臨時抽調來的，檔案管理專業(yè)才能不高，所以他們在計劃生育檔案管理工作中工作表現(xiàn)不佳，常常在工作過程中丟三落四，存在大量的管理漏洞。同時計生檔案管理機構的管理制度也不完善，權責劃分不清楚。檔案管理人員對檔案數(shù)量、檔案內容等保密意識不強，一旦出現(xiàn)管理失誤和檔案泄密事件，很難查找具體的檔案管理責任人[3]。
2.3檔案管理數(shù)字化建設資金不足
由于我國是一個發(fā)展中國家，經(jīng)濟條件還相對落后，所以我國各級政府在計生檔案管理工作上的資金投入是非常有限的。資金問題是現(xiàn)階段我國進行計劃生育檔案管理數(shù)字化建設的最大制約因素，資金不足嚴重限制我國計劃生育檔案信息化管理事業(yè)的進一步發(fā)展。因為檔案管理經(jīng)費少，很多計生檔案管理部門就難以購置先進的數(shù)字化軟硬件設施，從而難以建設比較規(guī)范和科學的高性能計劃生育檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡系統(tǒng)。
2.4數(shù)據(jù)庫建設較為落后
各級計生檔案管理部門的數(shù)據(jù)庫建設嚴重落后，這也是現(xiàn)階段導致我國計劃生育檔案數(shù)字化建設發(fā)展緩慢的重要原因之一。雖然我國許多的計生部門依據(jù)時展創(chuàng)建起了不同規(guī)模的計劃生育信息檔案數(shù)據(jù)庫，然而因為這些數(shù)據(jù)庫沒有與先進的檔案管理軟件相結合，“信息孤島”現(xiàn)象嚴重，所以，它們的利用率不高，在進行一般的計生檔案管理時，很多時候仍需人工操作查找，增加了檔案管理人員的工作負擔，降低了計劃生育檔案管理的水平。
3加強計劃生育檔案管理數(shù)字化建設的有效方法
3.1提高計劃生育檔案管理人員的綜合素質
因為我國的計劃生育檔案管理人員很多都不是專業(yè)的檔案管理人才，所以計生檔案管理機構必須加強對這些人員的定期培訓，從而提高他們的綜合素質，幫助他們更好地勝任計劃生育檔案管理工作。一般在對這類檔案管理人員進行培訓時，其培訓內容可從三方面著手。①對他們進行職業(yè)道德培訓，使他們養(yǎng)成良好的職業(yè)道德習慣和信息安全保密意識，并讓他們充分認識到計生檔案管理工作的重要性，增強他們的工作責任心。②對他們進行檔案業(yè)務知識培訓，提高他們的業(yè)務處理能力。③加強他們的計算機技術和網(wǎng)絡技術培訓，從而提高他們的檔案管理設備操作水平[4]。
3.2加大資金投入，購買先進的檔案管理軟硬件數(shù)字設備
在進行計劃生育檔案信息化建設的過程中，各類軟硬件設備是建設基礎和建設工具。因此各級政府都必須加大對計劃生育檔案管理數(shù)字化建設的經(jīng)費投入，幫助他們購置先進的檔案管理數(shù)字軟硬設備，為更好地開展檔案管理數(shù)字化建設工作提供強大的物質保障。
3.3做好計生檔案信息的虛擬化工作
計生檔案信息虛擬化，有利于檔案管理人員對計算機服務器資源進行集中化管理。①通過創(chuàng)建虛擬的計生檔案信息資源，可以增強服務器的管理性能，進而降低檔案信息數(shù)字化管理運行成本。②檔案管理工作人員還可以與其它的計劃生育檔案信息資系統(tǒng)相聯(lián)合，實現(xiàn)本部門計劃生育檔案信息的共享，提升計生檔案信息的利用率。③在計劃生育檔案管理數(shù)字化建設的過程中，不斷創(chuàng)建規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案信息管理方式等，也非常有利于檔案數(shù)據(jù)虛擬化的實現(xiàn)。簡而言之，現(xiàn)代計算機設備和互聯(lián)網(wǎng)技術的應用，極大地推動計劃生育檔案管理事業(yè)的發(fā)展[5]。
3.4加強情報監(jiān)控加強計劃生育檔案的情報監(jiān)控
對于完善各類計劃生育檔案信息，進行科學的檔案信息管理意義巨大。在計劃生育檔案數(shù)字化管理過程中，不斷應用新的信息模式，建立新型數(shù)據(jù)庫，能夠逐步增強計生檔案信息管理的標準性、適用性和安全性。在進行計劃生育檔案管理時，特別是在信息情報管理過程中，不斷進行網(wǎng)絡咨詢和實時瀏覽，能夠有效控制和迅速更新計劃生育檔案信息。在具體的計劃生育檔案數(shù)字化管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強的職業(yè)道德意識，充分借助現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術、計算機信息技術等方法，對計生檔案分類、歸整，并最終實現(xiàn)計劃生育檔案信息的共享，提升計劃育檔案的利用率，確保計劃生育檔案管理的實用性、嚴謹性和真實性。也就是說計算機技術的應用和互聯(lián)網(wǎng)的普及極大地方便了計劃生育檔案管理的信息搜集、信息整合以及信息存儲，提高了檔案管理人員的資料管理效率，促進了我國計生檔案管理事業(yè)的進一步發(fā)展[6]。
4結語
綜上所述，對計劃生育檔案管理進行創(chuàng)新發(fā)展和數(shù)字化建設不但有利于進一步促進我國計生檔案管理工作的革新，還能促進計生工作的規(guī)范有序開展。所以以各級政府必須大力支持和全力配合計生部門檔案管理機構進行檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化建設。雖然當前我國計劃生育檔案管理數(shù)字化建設過程中還存在一些不足之處，但只要計生檔案管理工作人員積極學習檔案管理業(yè)務知識和現(xiàn)代信息技術，并配合其它一些針對性的措施，這些問題都是可以有效解決的，并且能有效實現(xiàn)計劃生育檔案信息資源共享。
參考文獻
[1]吳媛.初中語文隨筆訓練及作文教學研究[J].課外語文（下），2016，（1）：88，92.[1]王建國.計劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題[J].中小企業(yè)管理與科技，2012（19）：57~58.
[2]李忠平.計劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題探析[J].科技視界，2013（24）：192.
[3]劉海峰.計劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題探析[J].黑龍江史志，2015（9）：151.
[4]崔慧.計劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題探討[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2017（6）：105.
現(xiàn)階段隨著我國教育改革進一步深化，對高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校學籍檔案數(shù)字化管理建設面臨很大的挑戰(zhàn)。高校招生人數(shù)增加，學籍檔案數(shù)量也大幅增加，為檔案管理工作帶來很大的麻煩，因此加強學籍檔案數(shù)字化管理建設顯得比較重要。本文主要就高校學籍檔案數(shù)字化管理建設的重要性及主要特征進行分析，并就高校學籍檔案數(shù)字化管理建設問題及優(yōu)化策略進行探究。
關鍵詞：
高校；學籍檔案；數(shù)字化管理建設
高校學籍檔案是學生入學到畢業(yè)期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業(yè)和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。
1.高校學籍檔案數(shù)字化管理建設重要性及主要特征
1.1高校學籍檔案數(shù)字化管理建設重要性分析對高校學籍檔案進行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數(shù)字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現(xiàn)，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現(xiàn)對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。
1.2高校學籍檔案主要特征分析高校學籍檔案數(shù)字化管理建設有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業(yè)期間的所有基本信息內容?；趯W籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。
2.高校學籍檔案數(shù)字化管理建設問題及優(yōu)化策略探究
2.1高校學籍檔案數(shù)字化管理建設問題分析從實際發(fā)展情況看，我國高校學生的學籍檔案數(shù)字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學籍檔案數(shù)字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網(wǎng)絡的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡技術和時代的發(fā)展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數(shù)字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學籍檔案數(shù)字化管理建設都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。
2.2高校學籍檔案數(shù)字化管理建設優(yōu)化策略探究
第一，針對高校學籍檔案的數(shù)字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數(shù)字化建設過程中與學校整體發(fā)展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數(shù)字化的標準規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。
第二，對高校學籍檔案數(shù)字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網(wǎng)站等服務系統(tǒng)的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。
第三，高校學籍檔案的數(shù)字化管理建設離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強管理軟件的開發(fā)人員及學校學籍管理人員之間的聯(lián)系，結合實際開發(fā)出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業(yè)化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養(yǎng)適合高校學籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數(shù)字化管理目標實現(xiàn)。
總而言之，針對高校學籍檔案數(shù)字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。
參考文獻：
［1］秦芳遠，劉環(huán)瓊.學生檔案數(shù)字化建設的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.
［2］吳放.淺談高校如何建立服務型檔案館［J］.山西科技，2015（04）.
關鍵詞：城建檔案；數(shù)字化；發(fā)展；思考
Abstract: With the increasing expansion of city, and the improvement of the city functions, urban systems has become more and more complex,and the requirements for urban management are more and more fine. Archives digitalization transforms the archival resources in various carriers into digital form, namely stored in digital form, interconnected with network format, managed by computer systems, so as to form a structured archives database to provide timely utilization, realizing resources sharing.
Key words: urban construction archives; digitization; development; thinking
中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
“十二五”期間，檔案數(shù)字化建設已經(jīng)被提到了議事日程，如何最大化實現(xiàn)城建檔案的價值，快速提供城建檔案信息，是我們思考的問題。
城建檔案數(shù)字化發(fā)展的重要性
城建檔案數(shù)字化發(fā)展是時展的需要，隨著城市的不斷擴張 ，城建檔案管理部門已不能僅滿足于傳統(tǒng)的檔案保存方式，而必須創(chuàng)新城建檔案管理方法，提高管理時效性。目前，各地城建檔案館接受進館的檔案往往以文字、圖紙、照片、錄像等多種形式存在，以紙質檔案居多。隨著城市建設發(fā)展，各地城建檔案館每年歸檔的數(shù)量與日俱增，使很多城建檔案庫房陷入了緊缺的困境，在城建檔案的借查閱上，速度慢，效率低。紙質檔案在查閱時易損壞，特別是年代久遠的紙質檔案，紙張易發(fā)黃變碎，若發(fā)生火災或水災等，檔案將會遭到滅頂之災。城建檔案系統(tǒng)開發(fā)的不完整，在深度和廣度上有一定的局限，檔案信息資源的保管和查閱都只能在館內部進行，不能實現(xiàn)遠程查閱，資源無法共享，這些問題的存在都給城建檔案利用造成了一定的障礙。
城建檔案數(shù)字化建設，能有效地使紙質檔案轉化為數(shù)字檔案信息，存儲于服務器上，可使檔案資料在發(fā)生天災人禍時不致于遭到毀滅性的破壞；其次，能改善檔案的利用方式，可實現(xiàn)異地查閱，利用者在特定的條件下，可以隨時查看自己需要的檔案文件，是傳統(tǒng)檔案管理走向數(shù)字化管理的必由之路。
城建檔案數(shù)字化建設中存在的矛盾和問題
（一）面對當前的形勢，城建檔案管理任務重，人員少，工作標準要求高。
檔案管理人員年齡結構老化，具有建筑和計算機數(shù)字化的專業(yè)人員又不愿意到城建檔案館工作，現(xiàn)有職工老齡化程度高。在接受新事物上，頭腦反應慢，知識不易掌握。其中最重要的薄弱環(huán)節(jié)就是從事城建檔案工作的人員，因沒有系統(tǒng)地學習過城建檔案工作管理知識，或半路出家，對城建檔案工作不熟悉，隨著科學技術發(fā)展，計算機數(shù)字化網(wǎng)絡管理進入了城建檔案管理領域，原來從事檔案工作多年的專業(yè)人才已不適應新的環(huán)境和要求了，這些情況嚴重影響了城建檔案事業(yè)的發(fā)展。
（二）城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢認識不明確。
建設領域中，有些單位和個人仍然存在對城建檔案的重要性認識不足，對城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢了解認識不到位，對城建檔案數(shù)字化不重視，在城建檔案數(shù)字化設備配置上，資金投入不足，存在著重建設，輕檔案的思想還比較嚴重，只注重工程施工技術，施工工期和工程質量等方面的問題。卻對建設工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實等重視程度不夠，沒有建立一套規(guī)范的管理機制，來保障建設檔案的完整和齊全。由于城建檔案的不配套，不完整，對檔案數(shù)字化轉換，在一定程度上受到了影響和制約。
三、城建檔案數(shù)字化發(fā)展
（一）城建檔案數(shù)字化建設需政府支持，領導重視，把好城建檔案接收關。
城建檔案的科學歸檔是實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化發(fā)展的基礎，開展城建檔案的接收和征集工作，豐富和優(yōu)化館藏，拓展館藏門類，改善館藏結構，進一步加大對重點工程，城市基礎設施，城市地下管線等工程檔案的收集力度。加大硬件投入，積極爭取與城建檔案事業(yè)發(fā)展需要的計算機、掃描儀、數(shù)碼設備、保溫、除濕、防火、防盜等現(xiàn)代設備配置，為城建檔案數(shù)字化發(fā)展打下堅實基礎。
（二）大力提升城建檔案管理人員水平。
關鍵詞：檔案館數(shù)字化信息化高校
一、檔案信息化與數(shù)字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。
數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
二、高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設的重要性分析
隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標準的要求。高校檔案館館藏數(shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲空間有限，需要通過數(shù)字檔案館來緩解。以網(wǎng)絡技術為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設是檔案開發(fā)利用，實現(xiàn)服務方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現(xiàn)代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟價值和社會價值。檔案的數(shù)字化建設，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。
三、高校檔案館數(shù)字化建設中存在的問題
1、觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務指導不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。
2、技術層面的問題
⑴高校數(shù)字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結構化關系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數(shù)據(jù)庫。
⑵通信網(wǎng)絡是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展。
⑶標準的制定在數(shù)字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數(shù)字檔案的著錄標準、全文數(shù)據(jù)庫的標準等還沒有形成規(guī)范。
⑷高校數(shù)字檔案館建設的目的是為了實現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
四、相關策略建議
1、加快檔案標準化制定和貫標
推進檔案信息化建設，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調查研究，借鑒國內已有的檔案數(shù)字化治理技術標準及規(guī)范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。
2、重視檔案管理軟件的開發(fā)和應用
高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應用。在軟件開發(fā)方式上，應依照國家標準并結合高校實際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識產(chǎn)權的、符合檔案工作發(fā)展趨勢的管理軟件。
3、安全性方面的建議
數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。
4、重視檔案信息化人才隊伍的建設
