時(shí)間：2023-07-03 09:40:31
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關(guān)鍵詞：信息化；合同管理；管理優(yōu)化
合同管理是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范的一項(xiàng)重要的手段，體現(xiàn)更多的就是管理方面的要求，在全面推行使用合同標(biāo)準(zhǔn)化文本工作取得初步成效的基礎(chǔ)上，積極探索合同管理的信息化模式，將信息技術(shù)適時(shí)的應(yīng)用到合同管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)合同申報(bào)、審查、簽訂、結(jié)算和歸檔查詢等各項(xiàng)業(yè)務(wù)的有機(jī)整合。使企業(yè)合同管理工作能夠達(dá)到質(zhì)的飛躍，邁上一個(gè)新的臺階。
一、合同信息化管理的實(shí)施背景
企業(yè)謀求發(fā)展的必然選擇：數(shù)字技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新和應(yīng)用，推動了全國乃至世界范圍內(nèi)的生產(chǎn)方式、生活方式以及思維方式的轉(zhuǎn)變。而傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)要進(jìn)行技術(shù)改造和提升就必須借助信息化的手段得以實(shí)現(xiàn)，推動經(jīng)濟(jì)的結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整，從而提升企業(yè)管理的現(xiàn)代化，降低能耗、提高效率，減少成本，增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力，因此，合同信息化管理是企業(yè)轉(zhuǎn)變發(fā)展方式、謀求發(fā)展的必然結(jié)果，同時(shí)也是提升企業(yè)管理水平的重要舉措。以信息化促進(jìn)工業(yè)化的進(jìn)程和發(fā)展是時(shí)展的必然要求，也是不可阻擋的趨勢，同時(shí)運(yùn)用信息化手段進(jìn)行合同管理是法務(wù)人員的努力的方向。先進(jìn)理念輔以快捷、準(zhǔn)確的信息化手段，是傳統(tǒng)企業(yè)尋求發(fā)展的必然選擇。
二、如何實(shí)現(xiàn)合同信息化管理
1.健全企業(yè)法律防范機(jī)制
回顧過去的幾年安全事故頻發(fā)，特別是發(fā)生在2007年11月24日的油氣加注站液化氣儲罐的爆炸事故，通過這一事件的慘痛教訓(xùn)使得企業(yè)也深刻的認(rèn)識到合同管理上存在的嚴(yán)重安全問題，其他企業(yè)也以此為鑒，積極尋求提升企業(yè)合同管理水平的有效措施和辦法，從而健全企業(yè)內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)的防范機(jī)制。在加強(qiáng)合同管理的同時(shí)注重動態(tài)監(jiān)管，健全和完善合同管理制度，強(qiáng)化企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識，使合同管理邁上一個(gè)規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、流程化的嶄新臺階。健全企業(yè)合同管理體制，按照“統(tǒng)一授權(quán)、分級負(fù)責(zé)、分類審查以及歸口管理”的原則設(shè)定職能，責(zé)任落實(shí)，公司內(nèi)部各部門間協(xié)調(diào)配合，形成一個(gè)上下成線、縱橫成網(wǎng)的管理體系，將合同管理工作落實(shí)到實(shí)處。
2.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部合同管理要求
大多數(shù)企業(yè)長期以來一直采用的都是紙質(zhì)合同，而合同生效往往需要各相關(guān)職能部門的審批，而一般涉及到的單位一般分布分散，一旦合同中出現(xiàn)需要修改和更正的問題，就不可避免的需要經(jīng)辦人員多次的往返于各部門之間進(jìn)行重新的審閱和簽批，使得審批過程變得繁瑣、拉長了審批時(shí)間，嚴(yán)重影響工作的效率和進(jìn)度，有時(shí)可能會造成貽誤商機(jī)，甚至造成經(jīng)濟(jì)損失，而紙質(zhì)合同的流轉(zhuǎn)過程無法追蹤、難以記錄，一旦出現(xiàn)問題責(zé)任無法界定清晰，因此，在合同管理工作中往往矛盾橫生，雖也時(shí)時(shí)溝通但也收效甚微，那么在如此混亂的背景下如何解決這一矛盾，提高合同管理效率，降低成本，也成為當(dāng)下企業(yè)關(guān)注的新課題，建設(shè)符合企業(yè)自身發(fā)展情況的一套合同管理系統(tǒng)。
3.合同的信息化管理?xiàng)l件成熟
合同標(biāo)準(zhǔn)化文本工作的推行，在一定程度上促進(jìn)了合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，比如：物資采購、工程設(shè)計(jì)、工程施工、運(yùn)輸和設(shè)備維修保養(yǎng)等六大文本。為實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化奠定了基礎(chǔ)，同時(shí)也加快了合同管理方式的轉(zhuǎn)型。合同管理流程的程序化，可以增加企業(yè)業(yè)務(wù)的透明度，減少不必要的人為因素的干擾，使各部門職能落實(shí)，積極參與到合同管理的工作當(dāng)中，使合同管理的形式由以往的被動防范轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃婪?，?shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)控制，確保合同的合法性和可操作性。合同文本庫的創(chuàng)建，可以方便使用人員快速的編寫合同或設(shè)置常用的一些合同示范文本，很大程度上減輕了經(jīng)辦人錄入的工作量同時(shí)也降低了法律風(fēng)險(xiǎn)。目前，許多企業(yè)都對于合同管理的信息化高度重視，從實(shí)際出發(fā)，積極探索信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，從而建立健全的、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理體系，進(jìn)而提升企業(yè)管理水平。近幾年來，“科技興企”的理念逐漸深入人心，我國也大力的引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的科技手段，加快我國信息化的建設(shè)步伐，為各企業(yè)提供有力的技術(shù)支撐和保障。比如建立“MPLSVPN”的光纖到點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)，既提高了網(wǎng)絡(luò)資源的利用率同時(shí)也提升了網(wǎng)絡(luò)的傳輸速度，滿足了各公司對于無紙化辦公的需求，信息化支持下的合同管理，有效的推動了合同信息化管理的進(jìn)程。此外，合同信息化的管理打破了地域和時(shí)間的限制，同時(shí)還可以利用信息系統(tǒng)中的跟蹤功能隨時(shí)查詢合同流轉(zhuǎn)的進(jìn)程，即使不在公司的外派人員也可以通過公司的內(nèi)網(wǎng)審批合同，大大地縮短了人員審批和等待的時(shí)間，提高了工作效率同時(shí)也降低了管理的成本。充分的實(shí)現(xiàn)了“集中管理、操作公開、過程追蹤、”等風(fēng)險(xiǎn)防控的原則。
4.優(yōu)化合同管理流程和管理系統(tǒng)的功能
公司領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)積極支持，各信息管理部門也應(yīng)全力的配合，有針對性的了解國內(nèi)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和水平，對現(xiàn)行單位進(jìn)行資料調(diào)研和實(shí)地考察，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部自身的發(fā)展特點(diǎn)來規(guī)范合同管理流程，合同管理的主要目的就是能夠?yàn)槠髽I(yè)提供一個(gè)集中管理、易維護(hù)、安全和高效的管理環(huán)境，并能夠涵蓋合同管理的各環(huán)節(jié)的內(nèi)容和職責(zé)。比如：轉(zhuǎn)授權(quán)功能就可以解決人員職位變動和人員調(diào)動、出差等授權(quán)權(quán)限變化的問題；合同歸檔、查詢功能可以設(shè)置有關(guān)人員在權(quán)限范圍內(nèi)可以查閱的資料；合同統(tǒng)計(jì)和分析功能則可以將合同按年、季、月來進(jìn)行劃分，每個(gè)合同設(shè)定一個(gè)編號，方便統(tǒng)計(jì)和查找等等。
三、結(jié)語
綜上所述，信息化支持下的合同管理，創(chuàng)新了合同管理的模式，同時(shí)也解決了部門分散，點(diǎn)多面廣的問題，成功應(yīng)對了管理成本高、簽約難度大的狀況，對于提高企業(yè)合同管理水平和工作效率具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞:合同管理;信息化;出路
當(dāng)前，信息化技術(shù)已經(jīng)被全面地應(yīng)用于社會各個(gè)領(lǐng)域建設(shè)當(dāng)中。作為企業(yè)管理工作中的一分子，合同管理工作的進(jìn)一步發(fā)展自然需要依賴信息技術(shù)的作用發(fā)揮。雖然當(dāng)前大部分企業(yè)已基本實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化運(yùn)用，但其中仍然存在很多需要改進(jìn)的方面，為了進(jìn)一步提升企業(yè)合同管理信息化建設(shè)水平，企業(yè)必須要站在科學(xué)發(fā)展觀的高度之上，制訂更為科學(xué)、全面的優(yōu)化方案。
一、探討合同管理信息化建設(shè)的必要性及價(jià)值
(一)合同管理信息化是企業(yè)合同管理工作發(fā)展到一定階段的必然選擇隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，有力地推動了企業(yè)合同管理工作的建設(shè)發(fā)展，而在這個(gè)過程中，信息化技術(shù)起到了重要的價(jià)值。通過對信息技術(shù)的運(yùn)用，改變了企業(yè)合同管理以往對人力的過度依賴，顯著地提高了合同管理的質(zhì)量與效率，使企業(yè)合同管理得以上升到一個(gè)新的高度。由此可見，信息化的合同管理才是當(dāng)前企業(yè)合同管理建設(shè)的新方向，更是企業(yè)合同管理發(fā)展到一定階段的必然選擇。
(二)合同管理信息化是企業(yè)管理現(xiàn)代化發(fā)展的客觀需要信息化管理是現(xiàn)代化管理建設(shè)的重要標(biāo)志之一，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的必然選擇，而合同管理作為企業(yè)管理工作中的一分子，只有當(dāng)其實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)之后，才能夠使企業(yè)的管理工作成為一個(gè)全面的整體。首先，信息化的合同管理更加科學(xué)規(guī)范，可以有效降低合同管理過程中的失誤，提高企業(yè)合同管理質(zhì)量，保證合同管理工作的有序進(jìn)行;其次，信息化合同管理可以使企業(yè)合同管理上升到技術(shù)高度，這也是現(xiàn)代企業(yè)管理發(fā)展朝著現(xiàn)代化方向邁進(jìn)的重要標(biāo)志之一。
(三)提高安全系數(shù)，保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益合同是企業(yè)發(fā)展中的重要文件，如果丟失或者被盜取，將會直接造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失，因此，確保合同安全是企業(yè)合同管理的重中之重。而信息化的合同管理則有利于進(jìn)一步提高企業(yè)合同的安全性，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。在傳統(tǒng)合同管理模式下，合同都是由合同管理人員線下保管，這對合同管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力考驗(yàn)是比較高的，極易發(fā)生管理疏漏和合同保管不當(dāng)?shù)葐栴}，信息化的合同管理會將合同以數(shù)字化的形式儲存在電腦中，而且大多需要進(jìn)行登陸驗(yàn)證才能夠獲取到合同信息，因此極大地提高了合同的安全性和保密性。
二、企業(yè)合同管理信息化建設(shè)的建議探討
(一)建立良好的合同管理信息化發(fā)展氛圍首先，很多企業(yè)并未將信息化全面應(yīng)用于合同管理工作當(dāng)中，對信息化的應(yīng)用大多只停留在硬件配套設(shè)施上，殊不知合同管理人員的信息化水平、合同管理信息化系統(tǒng)安全維護(hù)等才是建設(shè)的重點(diǎn)。所以企業(yè)在合同管理信息化建設(shè)中要逐步提高合同管理人員的信息化運(yùn)用能力及信息化系統(tǒng)的高度;其次，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要積極引領(lǐng)企業(yè)全員參與到合同管理的信息化建設(shè)中去，為合同管理信息化建設(shè)培育良好的發(fā)展氛圍。
(二)以信息化武裝企業(yè)合同管理隊(duì)伍首先，企業(yè)要建立健全合同管理信息化培訓(xùn)機(jī)制，加快對合同管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)力度，通過完善的培訓(xùn)計(jì)劃與流程，腳踏實(shí)地地開展培訓(xùn)工作，提高合同管理人員的信息化應(yīng)用思維。其次，將合同管理信息化納入合同管理人員績效考核當(dāng)中，通過與其自身利益相掛鉤的方法，進(jìn)一步增強(qiáng)合同管理人員對信息化合同管理的認(rèn)識與重視。
(三)做好信息系統(tǒng)安全維護(hù)雖然信息化的合同管理可以進(jìn)一步提升企業(yè)合同的安全性，但不可否認(rèn)的是信息化合同管理同樣具有一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患，很多企業(yè)在構(gòu)建合同管理信息平臺時(shí)由于忽視了安全維護(hù)工作，致使公司合同被盜，重要信息丟失等。所以企業(yè)必須要做好合同管理信息系統(tǒng)的安全維護(hù)工作，避免合同管理風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)，企業(yè)要安裝最新的殺毒軟件，避免網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，攔截網(wǎng)絡(luò)病毒，建立起強(qiáng)大的企業(yè)合同管理信息平臺，從而在安全的環(huán)境下開展合同管理工作。
三、結(jié)語
企業(yè)要學(xué)會用信息化手段不斷提高合同管理水平，保證合同規(guī)范及高效的簽訂和履行，有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化管理、降低成本，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
參考文獻(xiàn):
【關(guān)鍵詞】 建設(shè)工程 合同管理 信息化
眾所周知，建設(shè)工程合同是項(xiàng)目管理的重點(diǎn)，合同中不僅包含項(xiàng)目在建設(shè)階段的整體目標(biāo)，也關(guān)系到質(zhì)量控制、進(jìn)度管理、成本核算等方面的問題，對于把握整個(gè)施工節(jié)奏，減少管理漏洞都有直接的關(guān)系。但是，以往的工程合同管理方式過于老套，資料長時(shí)間的存放會出現(xiàn)紙質(zhì)發(fā)黃的問題，且一旦信息丟失則沒有恢復(fù)的可能，不便于查詢和統(tǒng)計(jì)。隨著信息技術(shù)的推廣，利用信息化技術(shù)對建設(shè)工程合同加以管理，有助于推進(jìn)信息工程的建設(shè)，在突出技術(shù)優(yōu)勢的同時(shí)更好的迎接大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，將合同輸入資料庫，用信息化的手段保存下來，完善管理水平。
一、信息化管理建設(shè)工程合同的重要性
近年來，信息技術(shù)深入推廣和廣泛實(shí)施，在建設(shè)工程合同管理上落實(shí)嚴(yán)格管控，突出信息技術(shù)的優(yōu)勢，可以彌補(bǔ)原有管理模式的不足，在市場經(jīng)濟(jì)活躍的狀態(tài)下，減輕工作量，減少工作時(shí)長。
首先，信息化管理工程合同的方式，可以整合各類信息，做好資料的歸檔和整理，在保存紙質(zhì)資料的同時(shí)以網(wǎng)絡(luò)的形式保存下來，做好備份，防止出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。
其次，建設(shè)工程合同管理以信息化的方式進(jìn)行，可以縮短工作時(shí)長，減少工作量，在查詢數(shù)據(jù)和信息的時(shí)候也更加的便利和快捷。
最后，工程合同管理不是一成不變的，它會隨著工期的進(jìn)展發(fā)生一系列變化，建設(shè)材料、人員、維修進(jìn)度等的變化也使得合同管理處于動態(tài)的變化中。因此，利用信息化管理的方式，能夠更好的與技術(shù)融合，動態(tài)監(jiān)管施工，提高經(jīng)濟(jì)效益。
二、目前建設(shè)工程合同管理信息化存在的問題
（一）資金投入不足，信息化水平一般
對建設(shè)工程合同管理實(shí)施信息化管控的方式，必須有充足的資金作保證。但是，由于資金的限制和傳統(tǒng)理念的影響，目前我國應(yīng)用于信息化建設(shè)中的投入還比較少，信息化水平不高。從審批工作上來看，一些建設(shè)單位沒有明確審批的規(guī)范化流程，權(quán)利存在交叉和錯(cuò)位的現(xiàn)象，造成了信息化管理不嚴(yán)格的問題。
（二）信息化管理不規(guī)范
所謂的信息化管理不規(guī)范，一是說在整個(gè)工程合同管理中沒有建立一個(gè)大的管理框架，缺乏系統(tǒng)的管理體系，相關(guān)人員的具體工作也就缺乏指導(dǎo)；二是說，在管理過程中，建設(shè)工程涉及到的材料、人員、設(shè)備等的合同沒有分類保存，影響力工作的效率和規(guī)范性。
（三）合同管理人員的技術(shù)水平較低
有了信息化管理合同方法，是能夠?qū)嵭械幕A(chǔ)，還要有高素質(zhì)的人才作保證。然而，目前我國的建設(shè)工程合同管理人員在整個(gè)質(zhì)量上存在較大的差異。有些建設(shè)工程資金多、管理嚴(yán)格，合同管理者基本上都接受過專業(yè)的學(xué)習(xí)，專業(yè)素養(yǎng)強(qiáng)，道德修養(yǎng)好。相反，有些小企業(yè)由于資金等原因的限制，合同信息管理人員常常找農(nóng)民工替代，他們的專業(yè)水平不高，學(xué)習(xí)能力也差。
三、建設(shè)工程合同管理的信息化手段
針對上述問題，要解決建設(shè)工程合同管理在信息化技術(shù)使用中存在的不足，就必須結(jié)合實(shí)際，找到有效的管理方法。
（一）建立合同管理的分類模塊
建立合同實(shí)施控制模塊是對工程實(shí)施過程中質(zhì)量、M用以及進(jìn)度等多個(gè)方面信息不間斷地分析與進(jìn)行動態(tài)的監(jiān)督與管理，將合同計(jì)劃目標(biāo)作為標(biāo)準(zhǔn)，對合同實(shí)施結(jié)果進(jìn)行比對，找出其中不同的地方，進(jìn)而對合同實(shí)施計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整的方法和策略。合同變更管理模塊主要是對工程實(shí)施過程中通常會出現(xiàn)的合同變更，可以自動化地生成變更清單，并對其中變更費(fèi)用進(jìn)行計(jì)算，再生成變更后的詳情表，對變更凈值進(jìn)行計(jì)算，同時(shí)變更與原合同的對照表，及時(shí)將變更后總投資變動情況反映出來。
（二）加大合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)力度
建筑工程合同管理的信息化發(fā)展離不開信息化系統(tǒng)和信息化技術(shù)的支撐，信息技術(shù)在建筑行業(yè)的廣泛應(yīng)用，為合同管理信息化系統(tǒng)的建立提供了可能。具體而言，建筑工程企業(yè)要在合同管理中大力引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，加大軟件#硬件設(shè)施的應(yīng)用力度，并在分步推行的基礎(chǔ)上開發(fā)合同管理信息化系統(tǒng)，然后以點(diǎn)帶面加大合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)力度，進(jìn)而建立合同管理資源共享平臺。以此提高建筑工程合同的管理效率和應(yīng)用效率，強(qiáng)化對建筑工程現(xiàn)場的監(jiān)控和管理，進(jìn)而提高建筑工程企業(yè)的綜合效益。
（三）提高合同管理人員的綜合素養(yǎng)
合同管理人員的能力和水平是保證建設(shè)工程合同嚴(yán)格管理的基礎(chǔ)，也是落實(shí)好相關(guān)制度的根本。信息化技術(shù)的普及和應(yīng)用，也與人員的素質(zhì)息息相關(guān)。對此，企業(yè)要做好人員的教育工作，定期組織學(xué)習(xí)，讓他們掌握先進(jìn)的信息管理技術(shù)。此外，在招聘中也要選擇有經(jīng)驗(yàn)的、接受過專業(yè)學(xué)習(xí)的學(xué)生進(jìn)入合同管理部門，培養(yǎng)先進(jìn)的管理者。
結(jié)束語
推進(jìn)建設(shè)工程合同管理信息化建設(shè)就是把傳統(tǒng)企業(yè)對建設(shè)工程合同管理與現(xiàn)代信息技術(shù)做到緊密結(jié)合，巧妙地找到和應(yīng)用與現(xiàn)代信息技術(shù)的契合點(diǎn)。在推廣信息化管理的過程中，要以相關(guān)制度為基礎(chǔ)，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段，做好合同的歸檔和分類工作，從而減少工作量、提高合同管理的效率。
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關(guān)鍵詞：企業(yè) 合同管理 信息化
合同早在古羅馬時(shí)代就受到了法學(xué)家的關(guān)注，在當(dāng)代對企業(yè)也至關(guān)重要。合同是企業(yè)對外開展業(yè)務(wù)的主要依據(jù)憑證，無處不在，合同管理水平是企業(yè)綜合管理水準(zhǔn)的集中體現(xiàn)。[1]合同管理不是簡單的要約、承諾，而且是全方位、全過程的動態(tài)管理，合同行為貫穿了企業(yè)管理活動的始終，如何管好合同，經(jīng)常是困擾管理者的難題。
1.現(xiàn)狀
國內(nèi)企業(yè)長期采用手工操作方式，涉及部門多、信息分散，存在管理不規(guī)范、效率低下、成本高、信息匯總與進(jìn)度控制困難、風(fēng)險(xiǎn)提示缺乏等諸多問題。企業(yè)近年來非常重視信息技術(shù)應(yīng)用，2006年中石油實(shí)施合同管理系統(tǒng)，2011年中石化推行CMIS系統(tǒng)。企業(yè)在信息技術(shù)應(yīng)用方面情況多樣，水平參差不齊，部分企業(yè)僅使用通用辦公軟件或單機(jī)版合同管理軟件。在信息化程度較高的企業(yè)中，成熟的專用軟件、針對性強(qiáng)的定制軟件或ERP系統(tǒng)合同集成管理方案，都是信息管理專家的摯愛。在信息技術(shù)應(yīng)用范圍上，有些企業(yè)只是部分管理領(lǐng)域局部使用，甚至還存在手工與網(wǎng)絡(luò)同時(shí)運(yùn)行的現(xiàn)象。應(yīng)用水平較高的則處于全面實(shí)施階段，部分企業(yè)已取得了豐厚的管理效益。
2.主要優(yōu)勢與作用
2.1促進(jìn)企業(yè)合同管理規(guī)范化、系統(tǒng)化。它改變了僅由業(yè)務(wù)部門分管合同的現(xiàn)狀，能夠優(yōu)化工作流程，健全管理體制，合同管理真正意義上成為一個(gè)整體。合同管理部門能夠全面處理合同事務(wù)，解決了信息分散、進(jìn)度控制難、管理不規(guī)范等難題，合同業(yè)務(wù)流程相對固化，保障了管理制度的全面落實(shí)與執(zhí)行。
2.2為企業(yè)節(jié)約管理成本，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。第一，消除了空間距離，大副減少業(yè)務(wù)人員的異地往來，降低了差旅費(fèi)等相關(guān)支出。據(jù)資料表明，中石油長慶油田在實(shí)施合同管理系統(tǒng)以后，每年差旅費(fèi)節(jié)約額就在百萬元以上。第二，將管理人員從繁雜的手工勞動中解放出來，節(jié)約了人力成本，減少了資源投入。第三，通過信息數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成，避免了不必要的重復(fù)勞動與投入。
2.3提升企業(yè)管理水平與工作效率。第一，為企業(yè)提供強(qiáng)有力的信息數(shù)據(jù)支持，全面促進(jìn)企業(yè)營銷、采購、制造、財(cái)務(wù)等領(lǐng)域管理水平的提升。第二，合同可在線申報(bào)、瀏覽、檢索、審查審批，足不出戶就可完成合同業(yè)務(wù)。第三，強(qiáng)大的商務(wù)智能報(bào)表與電子檔案對管理層掌握合同全局、業(yè)務(wù)人員履行合同、統(tǒng)計(jì)人員查詢統(tǒng)計(jì)都頗有助益。第四，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上動態(tài)監(jiān)控管理，審計(jì)監(jiān)察等企業(yè)管理部門可對合同隨時(shí)抽審。
2.4提高企業(yè)法律監(jiān)督與風(fēng)險(xiǎn)防控能力。通過應(yīng)用信息化技術(shù)，健全防控機(jī)制，深化法律管理，堵塞管理漏洞，一定程度上預(yù)防合同腐敗行為的發(fā)生。通過合同數(shù)據(jù)共享與集成，能夠動態(tài)監(jiān)管企業(yè)合同活動，規(guī)范交易行為，有效防控合同風(fēng)險(xiǎn)。
3.主要缺點(diǎn)與發(fā)展瓶頸
3.1主要缺點(diǎn)：第一，對內(nèi)容較多且無電子版的紙質(zhì)合同，存在掃描時(shí)間長、申報(bào)上傳效率低的缺憾。第二，部分承辦人習(xí)慣傳統(tǒng)手工模式，網(wǎng)絡(luò)審批不如紙質(zhì)合同看起來更直觀。第三，存在網(wǎng)絡(luò)故障、網(wǎng)絡(luò)入侵、數(shù)據(jù)毀損、系統(tǒng)配置和使用不當(dāng)?shù)蕊L(fēng)險(xiǎn)因素。
3.2發(fā)展瓶頸：第一，市場主體在經(jīng)濟(jì)活動中總是有意無意在創(chuàng)設(shè)新的交易方式，信息系統(tǒng)應(yīng)用程序的相對固定性與市場交易的靈活性存在著矛盾與沖突。第二，合同管理信息技術(shù)的應(yīng)用是受企業(yè)現(xiàn)行管理理念指導(dǎo)，并與其它信息系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，要受到企業(yè)整體管理水平與信息化整體發(fā)展程度的制約。
4.發(fā)展趨勢與管理措施
4.1發(fā)展趨勢：第一，采用信息化管理合同是大勢所趨，未來將會有更多的企業(yè)全面應(yīng)用信息技術(shù)。沒有管理信息化，就沒有企業(yè)現(xiàn)代化，第二，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，新的信息技術(shù)將不斷涌現(xiàn)。通過與其他信息系統(tǒng)有效融合，合同管理信息系統(tǒng)功能將更強(qiáng)大，作用將更顯著。第三，隨著電子商務(wù)的快速增長，合同的介質(zhì)將不僅是口頭、書面、數(shù)據(jù)電文，還可能會有新的形式出現(xiàn)，合同管理信息技術(shù)使企業(yè)更易滿足電子交易的需求。第四，通過信息技術(shù)將挖掘出合同中蘊(yùn)含的更多價(jià)值，使合同管理從事務(wù)性工作層次上升到戰(zhàn)略性管理高度。
4.2管理措施：第一，企業(yè)要不斷學(xué)習(xí)國際先進(jìn)的經(jīng)營理念與管理方法，健全完善管理機(jī)制，通過狠抓管理出效益。第二，要提高應(yīng)用水平，將系統(tǒng)效用最大化。目前大部分企業(yè)所關(guān)注的是合同信息系統(tǒng)的基本模塊，合同風(fēng)險(xiǎn)提示、合同履行監(jiān)督、合同相關(guān)法律法規(guī)、合同知識交流和共享等模塊尚未得到企業(yè)的重視，而這些恰恰是最有價(jià)值的部分。[2]第三，要加強(qiáng)后續(xù)開發(fā)，不斷增強(qiáng)信息系統(tǒng)的兼容性與適用性。第四，要加強(qiáng)信息安全建設(shè)，控制應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，保證信息管理穩(wěn)固有效。
嚴(yán)格合同管理是國際慣例，隨著改革開放的逐步深化,我國企業(yè)面臨的市場競爭日益激烈。企業(yè)要適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的要求，在國際市場上分一杯羹，沒有高水平的合同管理寸步難行。面對市場競爭的刀光劍影，企業(yè)需要持續(xù)提升合同管理水平，增強(qiáng)軟實(shí)力，以管理信息化助力企業(yè)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
［1］《合同管理規(guī)范高效操作規(guī)程》李杰利著，中國時(shí)代經(jīng)濟(jì)出版社，2004年版，P26
［2］《企業(yè)合同管理操作實(shí)務(wù):來自中國百家大型企業(yè)合同管理實(shí)踐的啟示》陳麗潔、葉小忠著，法律出版社，2010年版，P173
一、企業(yè)合同管理采用信息化手段的必要性和重要意義
工業(yè)企業(yè)面對當(dāng)下日益競爭的激烈，合同管理也必須要提高管理水平，才能夠有效的應(yīng)對一些危機(jī)，因此工業(yè)企業(yè)合同管理采用信息化手段，具有十分重要的意義，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
首先，工業(yè)企業(yè)合同管理采用信息化手段，有利于提高合同管理的科學(xué)性。面對當(dāng)下我國工業(yè)企業(yè)合同管理中存在的問我，采用信息化的手段，不僅能夠?yàn)楣I(yè)企業(yè)的合同管理注入新的活力，而且有效地提高工業(yè)企業(yè)合同管理的科學(xué)性，有效的規(guī)避當(dāng)下工業(yè)企業(yè)合同管理存在的問題，促進(jìn)工業(yè)企業(yè)合同管理走向正規(guī)化的軌道，從而有效的增強(qiáng)企業(yè)的管理水平，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。新信息時(shí)代到來之后，采用信息科技能夠使得工業(yè)企業(yè)的合同管理水平得到提升，解決傳統(tǒng)的合同管理的漏洞，實(shí)現(xiàn)工業(yè)企業(yè)合同管理新的飛躍。
其次，工業(yè)企業(yè)合同管理采用信息化手段，也能夠提高企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平。企業(yè)紛紛采用現(xiàn)代化的管理方式，工業(yè)企業(yè)的合同管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，只有采用了信息化的手段，提高了管理的水平，才能夠使得整個(gè)工業(yè)企業(yè)的管理水平更上一層樓，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)工業(yè)企業(yè)的管理走向現(xiàn)代化的軌道，工業(yè)企業(yè)合同管理采用信息化的手段，是適應(yīng)當(dāng)下企業(yè)現(xiàn)代化管理方式的必然選擇和必然趨勢，合同管理采用信息化的手段才能夠改變傳統(tǒng)的合同管理方式，能從繁重的合同管理中解放出來，促進(jìn)合同管理更加有序、規(guī)范、科學(xué)。
最后，加強(qiáng)工業(yè)企業(yè)合同管理的信息化水平，確保合同的安全不被泄露，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。面對當(dāng)前日益激烈的競爭，企業(yè)之間惡性競爭越來越明顯，企業(yè)的合同涉及到很多的機(jī)密，一旦泄露，就會損害企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，因此只有加強(qiáng)了企業(yè)合同管理的信息化水平，才能夠有效的防止信息的泄露，同時(shí)確保合同的安全，這樣就能維護(hù)到企業(yè)的重要信息不被竊取，從而有效的維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，因此加強(qiáng)工業(yè)企業(yè)合同管理的信息化水平對于維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益有重要的作用。
二、當(dāng)下我國工業(yè)企業(yè)合同管理的主要問題
首先，合同管理存在著不合規(guī)不合法的現(xiàn)象。由于工業(yè)企業(yè)的合同管理采用傳統(tǒng)人工維護(hù)的方式，在合同的草擬及簽訂的過程中存在著很大的問題，與現(xiàn)代化的管理方式和現(xiàn)代社會的需求嚴(yán)重脫鉤，這樣一方面導(dǎo)致了工業(yè)企業(yè)合同管理的落后，而且很有可能導(dǎo)致合同管理出現(xiàn)問題，尤其是違背法律的相關(guān)規(guī)定，這樣就會導(dǎo)致合同管理失去效應(yīng)，導(dǎo)致合同失效，從而損失的企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，也不利于維護(hù)企業(yè)與企業(yè)之間的溝通與聯(lián)系，不利于建立合作的模式。
其次，工業(yè)企業(yè)合同管理人員的素質(zhì)低，導(dǎo)致了信息化的水平比較差。由于當(dāng)下工業(yè)企業(yè)合同管理要采用信息化手段，必須要提高管理人員的綜合素質(zhì)，不僅要具備合同管理的能力、操作的能力，但是當(dāng)下在工業(yè)企業(yè)中，合同管理的人員由于缺乏相關(guān)的培訓(xùn)，或者是本身的知識水平有限，使得在工業(yè)企業(yè)合同管理的過程中，技術(shù)水平比較差，無法采用現(xiàn)代化信息設(shè)備，使得合同管理的信息化水平比較低，不能夠滿足現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需求，也不利于工業(yè)合同管理的有序、合法、正常進(jìn)行。所以說工業(yè)企業(yè)，合同管理人員的素質(zhì)直接影響到了合同管理的水平和現(xiàn)代化信息化的水平。
最后，合同文件內(nèi)容不完整、不規(guī)范，影響到合同管理的信息化水平。在工業(yè)企業(yè)的合同管理中，由于建設(shè)工程施工是一個(gè)較長的過程，期間會受到政策因素、經(jīng)濟(jì)因素等的影響，合同的實(shí)施過程也面臨著很大的問題，這樣就會使得合同在后期的費(fèi)用往往會增大。需求企業(yè)盲目的追求快速簽約，對合同談判過程中討論的內(nèi)容和范圍沒有用文字記錄下來作為合同附件，不重視合同的草簽，對工程價(jià)格條款、工期和維修，合同中需要完善的條款，如違約金和工程提前資金的規(guī)定不明確，這種合同訂立過程中不嚴(yán)謹(jǐn)，責(zé)、權(quán)、利劃分不清楚，本身就存在缺陷，在今后工程在實(shí)施過程容易產(chǎn)生合同糾紛、經(jīng)濟(jì)損失等現(xiàn)象。
三、提高當(dāng)下我國工業(yè)企業(yè)合同管理信息化水平的有效舉措
為了提高工業(yè)企業(yè)合同管理信息化水平，必須要采取有效的舉措，因此，可以從以下幾點(diǎn)進(jìn)行有效的探索。
首先，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高工業(yè)企業(yè)合同管理人員的素質(zhì)。企業(yè)必須要加強(qiáng)培訓(xùn)，通過參觀考察或者是在校繼續(xù)深造學(xué)習(xí)的方式，提高課堂管理人員的素質(zhì)以及技能，使得他們能夠利用現(xiàn)代化的信息設(shè)備進(jìn)行合同的管理和維護(hù)，并通過采用現(xiàn)代化的信息手段，提高工?I合同的管理方式，能夠維護(hù)合同的合規(guī)合法性，而且能夠保障合同管理，能夠滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)工業(yè)合同管理的規(guī)范性和合法性，提高工業(yè)企業(yè)合同管理的信息化水平。所以，工業(yè)企業(yè)的合同管理人員必須要通過培訓(xùn)提高其職業(yè)技能。另外，合同管理人員也必須要熟悉本企業(yè)的業(yè)務(wù)，通過采用信息化手段，制定合理的、全面的、科學(xué)的合同，仔細(xì)按照規(guī)程進(jìn)行合同的簽訂。
其次，加大投入力度，提高合同管理的信息化水平。為了使得工業(yè)企業(yè)的合同管理體系實(shí)現(xiàn)信息化的方式，必須要采用現(xiàn)代化的信息設(shè)備，因此需要工業(yè)企業(yè)要增加投入力度，不僅要加大人員投入，而且要加大資金的投入，通過引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和系統(tǒng)，使得合同管理能夠采用現(xiàn)代化信息方式，并且增加合同管理的水平，所謂巧婦難為無米之炊，只有引進(jìn)了相關(guān)的信息化設(shè)備，才能夠增加企業(yè)合同管理的信息化水平。
關(guān)鍵詞：合同管理；管理流程；信息系統(tǒng)；界面管理
1引言
大型項(xiàng)目的合同種類繁多，傳統(tǒng)的手工管理方法耗時(shí)費(fèi)力，很難實(shí)現(xiàn)合同信息的快速提取，對合同執(zhí)行狀況難以進(jìn)行動態(tài)跟蹤，對合同索賠缺乏信息支持?；诠芾砹鞒痰暮贤芾硇畔⒒哪繕?biāo)是對大型施工企業(yè)的所簽訂的各類合同的基本信息進(jìn)行管理；對合同狀態(tài)進(jìn)行跟蹤；通過信息平臺實(shí)現(xiàn)合同評審的網(wǎng)絡(luò)化；根據(jù)合同確定項(xiàng)目的預(yù)算成本，作為成本控制依據(jù)，并對合同執(zhí)行情況進(jìn)行對比跟蹤；依據(jù)歷史工程索賠事件建立索賠事件庫為項(xiàng)目獲取索賠機(jī)會提供信息支持。
近年來，信息技術(shù)的高速發(fā)展為管理流程的改進(jìn)提供了很大的空間，全面推動了流程管理的實(shí)現(xiàn)與組織的變革，對工程項(xiàng)目合同管理的實(shí)施進(jìn)行流程分析，將相互關(guān)聯(lián)的管理過程作為系統(tǒng)加以識別、分析和理解，確定項(xiàng)目管理流程、操作程序、工作邏輯關(guān)系，從而提出并優(yōu)化有關(guān)管理流程，建立一套標(biāo)準(zhǔn)化、工作程序化、規(guī)范化、科學(xué)合理的管理工作流程，將有利于對整個(gè)項(xiàng)目系統(tǒng)或系統(tǒng)中的某個(gè)過程及其相互作用進(jìn)行動態(tài)的、系統(tǒng)的管理，從而保證了各項(xiàng)工程施工活動的決策正確性及其實(shí)施結(jié)果的預(yù)期性，最終有效地保證項(xiàng)目合同管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
2大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目的合同管理流程簡介
2．1大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理流程的概念 管理流程是指管理活動中一系列相互關(guān)聯(lián)行為的序列結(jié)構(gòu)，它反映了在某種活動目標(biāo)的導(dǎo)向下，這些活動的先后順序、承轉(zhuǎn)關(guān)系，制約、推進(jìn)和輸入輸出的客觀規(guī)律。按其性質(zhì)和作用可以分為總體流程、局部流程和細(xì)部流程，總體流程規(guī)定了管理活動的階段劃分以及各階段的相互關(guān)系；局部流程反映各管理階段重要環(huán)節(jié)的相互關(guān)系；細(xì)部流程則反映各管理環(huán)節(jié)中業(yè)務(wù)活動的相互關(guān)系和流轉(zhuǎn)過程。 大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理流程是它反映了工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理的客觀規(guī)律和管理活動的特點(diǎn)，將設(shè)計(jì)過程所需要的信息流和物質(zhì)流進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，并為設(shè)計(jì)技作業(yè)和管理活動輸入行為目標(biāo)、物質(zhì)條件、運(yùn)作規(guī)則，促使其產(chǎn)出預(yù)期的結(jié)果。
2．2大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理流程的特點(diǎn) 管理流程具有目的性、必然性、多樣性、系統(tǒng)性和層次性的特點(diǎn)。
2．2．1目的性是指管理流程表達(dá)了管理業(yè)務(wù)完成的過程，一定以實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的管理業(yè)務(wù)為目的：
2．2．2必然性指管理業(yè)務(wù)的完成必然要通過某種流程；
2．2．3多樣性指許多管理業(yè)務(wù)完成方式不具有唯一性，指一個(gè)管理系統(tǒng)中總是存在多種管理業(yè)務(wù)，因此存在多種流程，而且這些流程之間是密切相關(guān)的，是嚴(yán)密的組織的。一個(gè)管理系統(tǒng)的流程是由多種不同的流程構(gòu)成的流程體系；
2．2．4層次性指由于管理系統(tǒng)的功能具有層次性，相應(yīng)的管理業(yè)務(wù)與流程也具有層次性，即一個(gè)綜合性的管理業(yè)務(wù)的流程可以分解為若干較管理業(yè)務(wù)流程組合。
2．3大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理流程的構(gòu)建步驟 為了保證設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理的成功實(shí)施，必須建立一套高效的管理流程體系，而一個(gè)理想的流程體系結(jié)構(gòu)應(yīng)該滿足以下兩個(gè)條件；(1)流程同步，指流程應(yīng)具備在質(zhì)量、數(shù)量、時(shí)間等方面準(zhǔn)確滿足設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的能力。(2)流程高效，是用總的流程成本來計(jì)算，理想水平是用盡可能低的成本來保證項(xiàng)目信息流程、資金流、物資流的運(yùn)轉(zhuǎn)。管理系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)的主要內(nèi)容有管理業(yè)務(wù)分解、相關(guān)管理業(yè)務(wù)分析、構(gòu)建管理流程責(zé)任分配矩陣、繪制各級管理流程圖等。
管理流程設(shè)計(jì)是大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目造價(jià)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的重要組成部分，管理流程設(shè)計(jì)通過將某項(xiàng)管理工作分解為各個(gè)管理活動，直到管理工序，并區(qū)分具有不同性質(zhì)或特點(diǎn)的工序，根據(jù)管理科學(xué)原理采用不同的工序完成方式，在此基礎(chǔ)上確定的管理工作完成過程，為科學(xué)地確定系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)的管理規(guī)范奠定了基礎(chǔ)。特別是在現(xiàn)有管理系統(tǒng)重新設(shè)計(jì)中，通過流程研究，優(yōu)化與再設(shè)計(jì)，使進(jìn)一步通過結(jié)構(gòu)再設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)整體優(yōu)化有了較好的基礎(chǔ)。項(xiàng)目合同管理工作的分解及相應(yīng)流程的構(gòu)建一般經(jīng)過如下幾個(gè)步驟： (1)對設(shè)計(jì)合同管理工作進(jìn)行研究與探索，確定分解的準(zhǔn)則，是按管理職能劃分或是按工程實(shí)施順序劃分等準(zhǔn)則； (2)確定某項(xiàng)管理工作的管理活動組成，并理清管理活動中各個(gè)管理工序，初步擬定某項(xiàng)管理工作完成的綜合流程和相應(yīng)的子流程； (3)去除每項(xiàng)管理職能的流程中的不可行的方案或明顯劣于其他方案的方案，保留較好的方案。
2．4大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理流程的控制
大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理流程控制是利用現(xiàn)代工程項(xiàng)目管理相關(guān)學(xué)科知識和技術(shù)方法，通過對影響設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理的目標(biāo)的因素進(jìn)行識別、設(shè)計(jì)環(huán)境進(jìn)行分析，對工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)合同管理的目標(biāo)控制的原則、原理、方法及措施做出全面的系統(tǒng)規(guī)劃，進(jìn)而對設(shè)計(jì)行為狀態(tài)實(shí)行跟蹤控制和組織協(xié)調(diào)，從而保證對設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理職能的履行，最終實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)目標(biāo)。
它涉及到利用信息系統(tǒng)所提供的信息，對管理活動做出最優(yōu)化決策和指令，使每個(gè)管理過程始終逼近項(xiàng)目目標(biāo)計(jì)劃?？刂葡到y(tǒng)的決策、指令及執(zhí)行，是由項(xiàng)目管理部門的高級、中級、及技術(shù)管理三個(gè)層次實(shí)現(xiàn)的，三個(gè)層次的水平將直接影響目標(biāo)計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)。信息系統(tǒng)的信息敏感程度，與控制系統(tǒng)的決策優(yōu)化水平關(guān)系極大，而控制系統(tǒng)的決策優(yōu)化水平，直接影響到計(jì)劃與實(shí)際的差異程度。因此，信息系統(tǒng)與控制系統(tǒng)必須設(shè)計(jì)成相匹配的系統(tǒng)。
2．5合同管理流程的界面分析與管理 界面，又稱接口，是指相互作用的子系統(tǒng)之間的界限，是子系統(tǒng)之間既相區(qū)別又相聯(lián)系的紐帶。界面管理是指協(xié)調(diào)相互作用的子系統(tǒng)之間的能量、物質(zhì)、信息交換以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)的活動，除了組織上、管理上、技術(shù)上的協(xié)調(diào)之外，還要協(xié)調(diào)各系統(tǒng)界面的相互關(guān)系。
在現(xiàn)代工程項(xiàng)目管理中，人們越來越強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的集成，在工程項(xiàng)目中界面具有十分廣泛的意義，項(xiàng)目的各類系統(tǒng)，如目標(biāo)系統(tǒng)、技術(shù)系統(tǒng)、行為系統(tǒng)、組織系統(tǒng)等，他們的系統(tǒng)單元之間，以及系統(tǒng)與外部環(huán)境之間都存在著復(fù)雜的界面。項(xiàng)目管理系統(tǒng)各子系統(tǒng)之間及各個(gè)子系統(tǒng)內(nèi)部存在復(fù)雜的界面，而直接的表現(xiàn)形式是各管理流程之間的接口。
我們可以看出項(xiàng)目管理系統(tǒng)與外界以及項(xiàng)目管理系統(tǒng)內(nèi)部之間的流程要素以及各管理流程之間存在復(fù)雜的關(guān)系，他們之間互相作用、互相聯(lián)系、互相影響，設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理流程的界面有很多種類型，可以從很多不同的角度來描述： (1)項(xiàng)目的各類組織系統(tǒng)之間以及項(xiàng)目整個(gè)系統(tǒng)與外界環(huán)境系統(tǒng)之間存在復(fù)雜的管理界面。例如，政府主管部門、項(xiàng)目管理組織、承包商、材料供應(yīng)商等項(xiàng)目參建單位之間的工作往來形成了復(fù)雜的管理流程界面：從總體上，項(xiàng)目所需要的資源、信息、資金、技術(shù)等都是通過界面輸入的，項(xiàng)目向外界提品、服務(wù)、信息等也是通過界面輸出的，所以整個(gè)系統(tǒng)與外界也存在著復(fù)雜的界面。 (2)在工程項(xiàng)目生命周期的各階段之間的管理流程界面。設(shè)計(jì)項(xiàng)目自可行性研究至設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)到施工、施工到驗(yàn)收，在這些界面的兩側(cè)的管理環(huán)境及參與單位都有著顯著的不同從而導(dǎo)致管理流程的差異，這些差異造成不同的工作、人員行為以及控制方針，從而形成了項(xiàng)目管理實(shí)施過程之間的管理流程界面。 (3)各管理子系統(tǒng)之間的職能管理流程界面。在設(shè)計(jì)項(xiàng)目的管理中，項(xiàng)目管理的各個(gè)職能以及各個(gè)管理部門在項(xiàng)目過程中形成一定的關(guān)系，互相依賴、互相影響，由于各子系統(tǒng)的功能不同、目標(biāo)不同，按其職能可將項(xiàng)目管理系統(tǒng)分解為進(jìn)度管理子系統(tǒng)、成本(投資)管理子系統(tǒng)、質(zhì)量管理子系統(tǒng)、合同管理子系統(tǒng)等，從而各個(gè)子系統(tǒng)之間構(gòu)成復(fù)雜的職能管理流程界面。 (4)在項(xiàng)目設(shè)計(jì)的各個(gè)管理職能系統(tǒng)內(nèi)部也存在管理流程的界面，例如進(jìn)度計(jì)劃管理系統(tǒng)中，進(jìn)度計(jì)劃的編制分為總體實(shí)施計(jì)劃及各年度、季度、月度計(jì)劃的編制。在總體計(jì)劃編制的管理模塊中，輸入是項(xiàng)目管理目標(biāo)及上層系統(tǒng)組織的意圖，輸出是項(xiàng)目的總體實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃，對于年度進(jìn)度計(jì)劃的編制而言，其輸入是總體實(shí)施計(jì)劃，輸出是項(xiàng)目的年度實(shí)施計(jì)劃。所以，不同階段的計(jì)劃編制工作之間存在流程界面。 (5)部門間流程界面。部門間流程是跨越兩個(gè)或兩個(gè)以上職能部門的流程，即流程的系列活動是由不同職能部門的人來共同完成的。部門間流程的活動是不同的，但卻是相關(guān)的，活動之間有著內(nèi)在的聯(lián)系，有些活動乍看起來是不相干的，但通過某些其他活動的媒介，這些活動間也發(fā)生了遠(yuǎn)程聯(lián)系，通過這些不同部門間的相關(guān)活動的共同作用產(chǎn)生了特定的結(jié)果，從而構(gòu)成某一工作完成的特定流程。例如，在設(shè)計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中, 對項(xiàng)目管理組織者而言, 首先必須讓各專業(yè)對自身圖紙電子版驗(yàn)收合格,然后組織專業(yè)間會簽交底, 之后方能協(xié)調(diào)出版部門按計(jì)劃出圖。這項(xiàng)管理工作的實(shí)施跨越了不同的專業(yè)、不同的行政科室和院內(nèi)不同部門，產(chǎn)生了部門間立體交互的流程界面。 因此，我們要對整個(gè)管理系統(tǒng)進(jìn)行全面分析，運(yùn)用集成管理的思想，對流程實(shí)施集成管理，做好各管理流程的界面協(xié)調(diào)，保證各管理子系統(tǒng)之間以及各子系統(tǒng)內(nèi)不同管理流程的物資、能量、信息通暢地流動，同時(shí)要處理好系統(tǒng)與外部環(huán)境的關(guān)系，使整個(gè)管理系統(tǒng)始終處于有效平穩(wěn)的狀態(tài)。
3大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理流程的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
3．1背景分析 某大型項(xiàng)目的合同管理流程系統(tǒng)需要全面地歸納設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同管理的事務(wù)，其中包括招投標(biāo)文檔，并通過分類登記、關(guān)聯(lián)管理、跟蹤催辦，使原本散落在各個(gè)部門和各個(gè)人案頭、柜子中的所有合同臺賬、費(fèi)用往來、文件往來、進(jìn)度款、付款憑證、變更及其處理過程記錄等均可有條不紊地記載到該系統(tǒng)中，使原本難以理清的施工管理和合同事務(wù)變得有章可循。要求該系統(tǒng)不僅本身具有強(qiáng)大的管理功能，還可很好地橋接工程項(xiàng)目的其它業(yè)務(wù)管理，如：對進(jìn)度計(jì)劃管理、材料與物資管理、投資控制管理、質(zhì)量安全管理等各個(gè)管理系統(tǒng)之間起到協(xié)調(diào)、監(jiān)控作用。
3．2本項(xiàng)目合同流程管理的目標(biāo)分析 本項(xiàng)目的合同流程管理主要是實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目合同簽訂、履行、變更、索賠、終止、結(jié)算等的全過程跟蹤管理，同時(shí)為決策提供相應(yīng)的支持信息和完整的文檔管理。具體包括： (1)實(shí)現(xiàn)對合同簽約的流程化管理，該部分內(nèi)容可鏈接到招投標(biāo)管理子系統(tǒng)中； (2)以合同為主線，以費(fèi)用回收與設(shè)計(jì)產(chǎn)品交付為中心，實(shí)現(xiàn)對合同全生命周期的管理； (3)對合同變更、索賠等重要合同事件進(jìn)行記錄、分析，其中變更部分鏈接到計(jì)量支付中的工程變更管理； (4)對項(xiàng)目會議、方案變更、資源供應(yīng)、進(jìn)度調(diào)整等進(jìn)行記錄，以便查詢。 本系統(tǒng)所涵蓋的業(yè)務(wù)范圍是針對工程相關(guān)合同生命周期中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，包括基本信息的管理、工程各類合同的簽訂、履約監(jiān)控、變更、索賠、終止、結(jié)算等業(yè)務(wù)和工程備忘錄。 按照合同的生命周期，本系統(tǒng)合同管理子系統(tǒng)涉及的業(yè)務(wù)過程有合同的申請審核、工程各類合同的簽約、履約、計(jì)量與支付、變更和索賠、終止、結(jié)算等業(yè)務(wù)。本系統(tǒng)主要分為基本信息管理、合同簽約管理、合同進(jìn)程管理、合同變更管理、合同索賠管理、合同終止管理、工程備忘錄七大模塊。 合同管理子系統(tǒng)采用目錄樹層狀結(jié)構(gòu)，對合同申請、審核、簽訂、索賠、計(jì)量、支付、變更等合同相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面、有效地管理，使工程項(xiàng)目各有關(guān)單位之間建立有機(jī)的聯(lián)系，相互協(xié)調(diào)，共同實(shí)現(xiàn)進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用三大目標(biāo)。
3．3合同管理綜合流程圖 根據(jù)本項(xiàng)目的特點(diǎn)，建立的合同管理綜合流程圖。
3．4主要的功能模塊的分析
3．4．1合同簽約管理模塊 本功能模塊是保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行，規(guī)范經(jīng)濟(jì)行為，有效控制投資規(guī)模，規(guī)范合同的簽約行為。其主要功能包括如下幾點(diǎn)： (1)實(shí)現(xiàn)合同文本審核流轉(zhuǎn)單的增、刪、改； (2)實(shí)現(xiàn)合同文本審核流轉(zhuǎn)單的在線流轉(zhuǎn)； (3)實(shí)現(xiàn)合同文本電子文檔的掛接； (4)實(shí)現(xiàn)對合同模板的增、刪、改； (5)實(shí)現(xiàn)對因招標(biāo)項(xiàng)目的信息查詢； (6)實(shí)現(xiàn)合同文本電子文檔的在線批注、審核。 合同簽約管理流程。 3．4．2合同進(jìn)程管理 合同進(jìn)程管理主要包括進(jìn)度信息管理、質(zhì)量信息管理、計(jì)量信息管理、支付信息管理四大管理模塊。
1、進(jìn)度信息管理 該模塊主要反映工程的進(jìn)度計(jì)劃與完成情況，可由各標(biāo)段的進(jìn)度計(jì)劃與完成情況的相關(guān)數(shù)據(jù)編制匯總得出進(jìn)度匯總表。該功能模塊要實(shí)現(xiàn)的功能如下： (1)實(shí)現(xiàn)進(jìn)度計(jì)劃、完成情況的調(diào)用； (2)實(shí)現(xiàn)進(jìn)度計(jì)劃、完成情況的信息查詢； (3)實(shí)現(xiàn)各標(biāo)段進(jìn)度計(jì)劃、完成情況的對比分析。
2、質(zhì)量信息管理 該模塊主要提供工程檢測與評定及質(zhì)量事件的信息?？捎筛鳂?biāo)段質(zhì)量檢測、評定及其相關(guān)數(shù)據(jù)匯總得出工程質(zhì)量匯總報(bào)表。該功能模塊要實(shí)現(xiàn)的功能如下： (1)實(shí)現(xiàn)質(zhì)量信息的調(diào)用：
(2)實(shí)現(xiàn)質(zhì)量檢測、評定與質(zhì)量事件的信息查詢： (3)實(shí)現(xiàn)各標(biāo)段質(zhì)量情況的對比分析。
3、計(jì)量信息管理 該模塊主要是對各標(biāo)段每期工程計(jì)量信息的查詢與匯總，可由各標(biāo)段審核后的計(jì)量及相關(guān)信息，如工程量清單、中間計(jì)量表匯總出審核后的中間計(jì)量總表。其流程圖。 該功能模塊要實(shí)現(xiàn)的功能如下： (1)實(shí)行計(jì)量信息的調(diào)用： (2)能夠察看其他模塊中相關(guān)的支付、質(zhì)量與進(jìn)度信息，能夠?qū)塾?jì)完成數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并且用直方圖對合同完成情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析； (3)能夠?qū)ν瓿身?xiàng)目進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)偅?(4)對以往審核后計(jì)量信息的查詢。
4、支付信息管理 該模塊主要是對各標(biāo)段每月支付信息進(jìn)行查詢與匯總?？捎蓪徍撕蟮母鳂?biāo)段支付及其相關(guān)信息，如中間支付單、付款單等匯總出審核后的中間支付匯總表。支付流程圖包括中間支付流程圖和竣工支付流程圖。 該功能模塊要實(shí)現(xiàn)的功能如下： (1)實(shí)現(xiàn)調(diào)用支付信息； (2)實(shí)現(xiàn)對中間支付信息的查詢； (3)對支付金額超過支付比例的進(jìn)行預(yù)警； (4)對支付款項(xiàng)做支付跟蹤，查詢實(shí)際支付時(shí)間、支付數(shù)量，及累計(jì)各期的支付數(shù)。
3．4．3合同變更 主要實(shí)現(xiàn)合同變更的查詢匯總，并分析合同變更的變更工程量和計(jì)算審核，實(shí)現(xiàn)對非合同變更(工程變更和設(shè)計(jì)變更)的量價(jià)分析，并設(shè)置是否記人合同總價(jià)調(diào)整的功能?？蓪?shí)現(xiàn)由合同變更的基本信息，包括變更原因、變更內(nèi)容、變更時(shí)間、審核記錄等匯總得出合同變更情況一覽表，并予以合同的變更管理的功能。 該功能模塊要實(shí)現(xiàn)的功能如下： (1)當(dāng)有新合同變更單進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)報(bào)警，提示相關(guān)工作人員； (2)對各標(biāo)段合同變更單的查詢： (3)對各類變更進(jìn)行量價(jià)分析； (4)對合同變更審核過程進(jìn)行查詢； (5)能夠通過查詢相關(guān)的設(shè)計(jì)變更單審核工程變更單。 3．4．4合同索賠 該模塊主要實(shí)現(xiàn)合同索賠的查詢匯總，并分析合同索賠的變更工程量和單價(jià)以及工期。本功能模塊不實(shí)現(xiàn)索賠的錄入，索賠申請審核在投資控制子系統(tǒng)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。該模塊可實(shí)現(xiàn)由合同索賠的基本信息，包括索賠日期、索賠原因、索賠內(nèi)容、索賠審核意見等匯總得出合同索賠信息一覽表。該功能模塊要實(shí)現(xiàn)的功能如下：
(1)提示、查詢、跟蹤合同索賠狀況；
(2)合同索賠與相關(guān)工程問題關(guān)聯(lián)：
(3)合同索賠需進(jìn)行量價(jià)分析和費(fèi)用分?jǐn)偂?合同索賠的基本流程圖見圖7所示
3．4．5合同終止管理
1、合同中止和終止合同中止和終止后要進(jìn)行結(jié)算和資料移交等工作。該模塊的輸入為合同中止和終止的基本信息，該模塊的輸出主要為合同中止和終止的基本信息列表。該功能模塊要實(shí)現(xiàn)的功能如下：
(1)合同中止申請審核信息和終止信息的增、刪、改：
(2)合同中止申請審核信息和終止信息的查詢。
2、合同結(jié)算 合同結(jié)算指系統(tǒng)根據(jù)結(jié)算日期匯總合同投資的各項(xiàng)信息，如合同金額，發(fā)生變更金額，累計(jì)完成投資額，累計(jì)進(jìn)度款支付金額，剩余合同投資等，本管理模塊可以實(shí)現(xiàn)合同結(jié)算功能。該功能模塊要實(shí)現(xiàn)的功能如下：
(1)合同結(jié)算信息的增、刪、改；
(2)合同后生成合同剩余工程量清單。
3．5接口 合同控制系統(tǒng)不使用外部專用軟件，因此本系統(tǒng)的接口主要是指與其他子系統(tǒng)的接口。 在工程項(xiàng)目實(shí)施中合同管理是投資、進(jìn)度、安全/質(zhì)量控制的依據(jù)。
(1)與投資控制子系統(tǒng)通過合同分解編碼和清單分解編碼相聯(lián)系，兩個(gè)系統(tǒng)的交叉主要在實(shí)際計(jì)量支付的管理和變更、索賠對投資的影響上，實(shí)際審核的流程交由投資管理子系統(tǒng)實(shí)施，審核結(jié)果的支付數(shù)額、變更索賠數(shù)額等傳給合同子系統(tǒng)做進(jìn)一步查詢分析。
(2)對于計(jì)劃進(jìn)度控制子系統(tǒng)可通過合同編碼直接和進(jìn)度子系統(tǒng)相聯(lián)系，合同子系統(tǒng)關(guān)于進(jìn)度計(jì)劃與計(jì)劃完成情況的信息由計(jì)劃進(jìn)度子系統(tǒng)調(diào)用，由合同子系統(tǒng)進(jìn)行查詢分析。
(3)對于質(zhì)量控制子系統(tǒng)可通過合同編碼直接和合同子系統(tǒng)相聯(lián)系，合同子系統(tǒng)關(guān)于質(zhì)量檢測、評定與質(zhì)量事件的信息由質(zhì)量控制子系統(tǒng)調(diào)用，由合同子系統(tǒng)進(jìn)行查詢分析。
(4)對于招投標(biāo)項(xiàng)目的合同相關(guān)信息可由招投標(biāo)子系統(tǒng)調(diào)用，包括在合同申請過程中招標(biāo)項(xiàng)目的中標(biāo)信息。
在全面深化改革和全面依法治國的國家戰(zhàn)略布局下，依法行政的正在深入推進(jìn)，事業(yè)單位作為獨(dú)立享有民事權(quán)利并承擔(dān)民事義務(wù)的法人單位，其簽訂經(jīng)濟(jì)合同的數(shù)量正在逐漸增加。目前，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，無紙化辦公逐漸被人們所接受，事業(yè)單位合同管理信息化也逐漸被提上議程。通過分析事業(yè)單位合同信息化管理的目前狀況，給出相應(yīng)事業(yè)單位合同信息化管理的對策，讓合同信息化管理在事業(yè)單位發(fā)揮更大的作用。
關(guān)鍵詞：
事業(yè)單位；合同管理；信息化
一、事業(yè)單位合同信息化管理概述
合同對于企業(yè)的經(jīng)營成敗有著密切的關(guān)系，對于規(guī)范和約束公司的經(jīng)營行為，維護(hù)公司的合法權(quán)益，杜絕經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)隱患具有重要意義。合同管理主要是指通過合同進(jìn)行企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)往來，涵蓋了合同的起草、提交、審核、審批、簽訂、蓋章、登記、生效、履行、變更、終止、解除或廢除等，在整個(gè)公司經(jīng)營過程中，合同管理具備系統(tǒng)性、動態(tài)性、全過程性的特點(diǎn)。事業(yè)單位的合同管理旨在合理保證實(shí)現(xiàn)單位合同目標(biāo)，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，有效提升行政事業(yè)單位服務(wù)的效率效果，同時(shí)，防范合同舞弊和預(yù)防腐敗。在全面深化改革和全面依法治國的國家戰(zhàn)略布局下，依法行政的正在深入推進(jìn)，事業(yè)單位作為獨(dú)立享有民事權(quán)利并承擔(dān)民事義務(wù)的法人單位，其簽訂經(jīng)濟(jì)合同的數(shù)量正在逐漸增加。目前，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，無紙化辦公逐漸被人們所接受，事業(yè)單位合同管理信息化也逐漸被提上議程。
二、事業(yè)單位合同信息化管理的目前狀況
1.合同管理項(xiàng)目的系統(tǒng)性要求越來越高
過去我們單一去管理一個(gè)靜態(tài)的合同文本，無論是風(fēng)險(xiǎn)防控還是合同管理的難度都是相對較低的。隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位合同管理出現(xiàn)了許多復(fù)雜的項(xiàng)目類合同，如工程項(xiàng)目合同。此類項(xiàng)目合同較以往單一的合同變量多、周期長、管理難度大，具體表現(xiàn)在：一個(gè)項(xiàng)目可能會有幾十上百，甚至成千上萬個(gè)合同，合同主體眾多，事件紛雜，需要統(tǒng)一管理；各個(gè)合同之間又存在相互關(guān)系，一個(gè)合同可能會制約另一個(gè)合同的執(zhí)行；項(xiàng)目合同資料多且復(fù)雜，在進(jìn)行查閱時(shí)就會產(chǎn)生一定的難度。
2.合同實(shí)施需要及時(shí)有效地動態(tài)性管理
隨著合同的執(zhí)行，彼此之間會存在大量的不可預(yù)見的信息內(nèi)容，從而對合同管理產(chǎn)生影響。財(cái)務(wù)方面需要對財(cái)務(wù)事項(xiàng)做到及時(shí)公開，對合同進(jìn)度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行預(yù)警，準(zhǔn)確地預(yù)測近期可能的收支項(xiàng)目，幫助事業(yè)單位進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃，項(xiàng)目報(bào)批，更好地掌握項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)度。實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)匯總合同中的金額，基于預(yù)算科目、業(yè)務(wù)活動類別等維度進(jìn)行預(yù)算控制，并提供相應(yīng)的查詢和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
3.合同項(xiàng)目需要全過程性的監(jiān)管執(zhí)行
從合同起草開始，需要專業(yè)的合同管理人員核稿；合同的審核審批中間一般需要事業(yè)單位多個(gè)部門負(fù)責(zé)人審核，還需要單位法人代表審批等一系列程序；合同的執(zhí)行除了相關(guān)部門還需要一定的監(jiān)督。傳統(tǒng)紙質(zhì)流轉(zhuǎn)方式，除了合同文件的閱讀修改，在合同流轉(zhuǎn)時(shí)候很多事業(yè)單位還需要一份《合同審批單》與《呈批件》，用于記錄各個(gè)流程中審核簽署的意見記錄，同樣需要呈傳，整個(gè)合同管理的過程需要花費(fèi)大量時(shí)間。
三、事業(yè)單位合同信息化管理的對策
為了滿足事業(yè)單位合同管理日益提高的要求，及時(shí)引進(jìn)信息化合同管理對于事業(yè)單位具有積極的意義。主要從合同信息管理、合同會簽管理、合同變更管理、合同附件管理、合同收付款管理、合同統(tǒng)計(jì)管理、合同預(yù)警等方面，實(shí)現(xiàn)對合同系統(tǒng)、動態(tài)、全面的管理，有助于提升合同工作人員的工作效率和事業(yè)單位合同管理水平。
1.通過將合同會簽和審批進(jìn)行信息化管理，利用信息化線上處理合同審批流程
解析具體的業(yè)務(wù)并進(jìn)行信息化設(shè)置，同時(shí)對于有特殊要求的合同審批能及時(shí)靈活地調(diào)整，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理和個(gè)性化管理的有機(jī)結(jié)合。審批流程中能詳細(xì)記錄各個(gè)環(huán)節(jié)對合同文本提出的修改意見，便于合同提交單位對合同進(jìn)行修改，更便于主管部門適時(shí)提出指導(dǎo)意見。
2.通過信息化實(shí)現(xiàn)對合同的全面跟蹤和動態(tài)監(jiān)管，提升系統(tǒng)化和動態(tài)化管理水平
現(xiàn)代化事業(yè)單位的合同管理是一個(gè)動態(tài)的進(jìn)程，通過信息化管理可以在系統(tǒng)中直接錄入合同的基本信息、變更信息以及相關(guān)附件等，從而進(jìn)行數(shù)據(jù)的集中管理，保障事業(yè)單位合同信息的集中有序，可以有效地改變過去散亂的現(xiàn)狀。
3.通過信息化健全合同預(yù)警機(jī)制，便于合同管理人員進(jìn)行監(jiān)督執(zhí)行
關(guān)鍵詞：電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目；管理內(nèi)容；系統(tǒng)化；信息化；管理策略
隨著我國電網(wǎng)規(guī)模不斷擴(kuò)大和功能的不斷拓展，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理的復(fù)雜性和專業(yè)性要求越來越高，傳統(tǒng)的管理理念和辦法已經(jīng)難以滿足其管理需求，唯有采用系統(tǒng)化、信息化的現(xiàn)代化管理才能從根本上提高電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理成效。而且，系統(tǒng)化和信息化的管理符合電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)，能把科學(xué)管理貫穿于電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的全過程，使每一環(huán)節(jié)、細(xì)節(jié)都得到有效的管控，實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的預(yù)期目的。
1系統(tǒng)化和信息化管理簡述
1.1系統(tǒng)化管理
對于電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目而言，所謂的系統(tǒng)化管理，指的就是對電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行全方位、全過程的管理，把全面科學(xué)的管理貫穿于項(xiàng)目全程，把事前預(yù)防、事中監(jiān)督控制和事后驗(yàn)收有機(jī)的整合起來。
1.2信息化管理
信息化管理，就是指把現(xiàn)代信息技術(shù)與先進(jìn)的管理理念相融合，轉(zhuǎn)變企業(yè)生產(chǎn)方式、經(jīng)營方式、業(yè)務(wù)流程、傳統(tǒng)管理方式和組織方式，重新整合企業(yè)內(nèi)外部資源，提高企業(yè)效率和效益、增強(qiáng)企業(yè)競爭力的過程。在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理范疇內(nèi)，雖然信息化管理的具體內(nèi)容有所變化，但是核心內(nèi)容不會變化，都是以現(xiàn)代信息技術(shù)和先進(jìn)的管理理念相融合為基礎(chǔ)。
2電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的管理內(nèi)容分析
從系統(tǒng)化角度看，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理包括事前防控、事中監(jiān)督控制和事后檢驗(yàn)三個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)，主要內(nèi)容有項(xiàng)目可行性研究、合同和質(zhì)量、進(jìn)度、安全、成本等，具體內(nèi)容如下：
2.1項(xiàng)目可行性研究
在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目施工前期，項(xiàng)目可行性研究是一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)。通過項(xiàng)目可行性研究，可以從宏觀角度上把控項(xiàng)目建設(shè)方向、建設(shè)規(guī)模、建設(shè)資金，降低項(xiàng)目投資失誤的幾率，提高項(xiàng)目投資效果，便于做到用最小的成本換取最大的經(jīng)濟(jì)效益。所以，項(xiàng)目可行性研究是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理中的重要內(nèi)容。
2.2合同管理
項(xiàng)目合同是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目甲乙雙方的一個(gè)書面協(xié)議，對甲乙雙方的權(quán)利和義務(wù)做了明確規(guī)定，為項(xiàng)目實(shí)施提供了一個(gè)基本依據(jù)。簡單的說，在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中所有工作都要按照合同內(nèi)容執(zhí)行，可見合同管理的重要性。合同管理中，一方面要注意書面語言的準(zhǔn)確性、簡潔性，另一方面還要注重條款的全面性、規(guī)范性，要做到無遺漏、無錯(cuò)誤，唯有這樣才能避免發(fā)生糾紛。
2.3質(zhì)量、進(jìn)度、安全及成本管理
在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中，質(zhì)量、進(jìn)度、安全、成本是項(xiàng)目管理的四項(xiàng)基本內(nèi)容，其中的任何一個(gè)方面都不能忽視。在質(zhì)量管理上，企業(yè)要嚴(yán)格組織設(shè)計(jì)，建立完善的預(yù)控體系，根據(jù)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)和合同確定質(zhì)量目標(biāo)，制定相應(yīng)的質(zhì)量管理措施，加強(qiáng)質(zhì)量檢；在進(jìn)度管理上，根據(jù)施工計(jì)劃編制精度計(jì)劃，嚴(yán)控任何一個(gè)施工環(huán)節(jié)；在安全管理上，要做好施工現(xiàn)場的安全防控措施，要求文明施工；在成本管理上，科學(xué)編制成本預(yù)算和建設(shè)資金使用計(jì)劃，并在具體施工中嚴(yán)格的貫徹落實(shí)。
3電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的系統(tǒng)化和信息化管理策略
在信息化背景下，電網(wǎng)建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入全新的階段，傳統(tǒng)的管理理念和方法已經(jīng)無法滿足當(dāng)前建設(shè)項(xiàng)目的管理需求，需要采用現(xiàn)代系統(tǒng)理論，把系統(tǒng)分析方法應(yīng)用于管理，讓復(fù)雜的問題變得系統(tǒng)化和簡單化，把信息技術(shù)融入到項(xiàng)目管理中去，從而通過系統(tǒng)化和信息化的管理方法使電網(wǎng)項(xiàng)目管理做精做細(xì)，全方位、全過程的保證電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。為了做到這些，立足于系統(tǒng)化和信息化管理理念，采取行之有效的管理策略。
3.1采用全過程和全方位的系統(tǒng)化管理策略
從電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理內(nèi)容可以看出，項(xiàng)目管理貫穿于這個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的始終，從項(xiàng)目可行性研究開始，直至項(xiàng)目建設(shè)工作結(jié)束。為了保證整個(gè)過程的管理活動順利進(jìn)行并取得良好的成效，應(yīng)采用全過程、全方位的系統(tǒng)化管理策略。具體就是從項(xiàng)目管理目標(biāo)出發(fā)，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)階段采用事前預(yù)防、事中監(jiān)督控制和事后驗(yàn)收措施，并加強(qiáng)每一環(huán)節(jié)的系統(tǒng)化管理，通過系統(tǒng)化的綜合性措施全面提高電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理質(zhì)量和效率，推動電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的順利展開。（1）事前預(yù)防。基于可行性分析建立電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的事前預(yù)防體系，加強(qiáng)對項(xiàng)目實(shí)施過程中可能存在的資金風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)等的監(jiān)督和跟蹤，實(shí)施以預(yù)防為主的管理原則，為項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、成本及安全提供全方位的預(yù)控機(jī)制，減少項(xiàng)目投資風(fēng)險(xiǎn)。（2）事中監(jiān)督控制。根據(jù)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)和資金使用計(jì)劃等建立事中監(jiān)督控制體制，通過監(jiān)督檢查與控制的方式來提高項(xiàng)目管理成效。具體的監(jiān)督檢查方法有自檢、互檢、專檢以及旁站、跟蹤檢查等，特別是在關(guān)鍵環(huán)節(jié)和特殊部位施工時(shí)，質(zhì)量監(jiān)督員和監(jiān)理員必須旁站，以確保施工質(zhì)量。（3）事后驗(yàn)收。在項(xiàng)目實(shí)施后，根據(jù)電力行業(yè)規(guī)定對電網(wǎng)進(jìn)行試運(yùn)行，查看運(yùn)行是否安全、穩(wěn)定，是否能保證供電的持續(xù)性和可靠性。若發(fā)現(xiàn)任何問題，必須立即限期整改。
3.2通過信息技術(shù)實(shí)施信息化管理
3.2.1基于局域網(wǎng)建立信息網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)
參與電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的各單位之間利用局域網(wǎng)建立信息網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)，施工現(xiàn)場與局域網(wǎng)之間通過撥號上網(wǎng)的方式建立連接，然后通過E-mail、QQ等工具進(jìn)行工程信息傳輸，把信息傳達(dá)到施工現(xiàn)場的每一個(gè)角落。而且，通過網(wǎng)絡(luò)可以及時(shí)了解最新的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、工程管理方法及施工技術(shù)、工藝等，能為電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理提供便捷的服務(wù)。
3.2.2建立材料采購管理系統(tǒng)
電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中要用到種類繁多的設(shè)備材料，為滿足工程成本控制的需求，可以根據(jù)材料采購程序，利用電力產(chǎn)品編碼規(guī)則和有關(guān)應(yīng)用軟件建立數(shù)據(jù)庫，形成一個(gè)從供應(yīng)處到財(cái)務(wù)處的材料采購信息溝通系統(tǒng)，加強(qiáng)對采購材料信息管理，便于控制工程質(zhì)量和施工進(jìn)度。
3.2.3利用P3軟件進(jìn)行微機(jī)操作管理
P3軟件是目前電力基建行業(yè)施工單位廣泛使用的一種軟件，利用其進(jìn)行施工組織設(shè)計(jì)具有較高的便捷性、準(zhǔn)確性、具體性和完備性，能確保施工組織設(shè)計(jì)科學(xué)合理。為此，在施工組織、資金使用計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃等設(shè)計(jì)中可以充分利用P3軟件的編制功能，可以縮短決策時(shí)間，提高決策的準(zhǔn)確性，同時(shí)也便于對電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程實(shí)行動態(tài)化的管理。
3.2.4運(yùn)用調(diào)度自動化模塊實(shí)施專業(yè)技術(shù)管理服務(wù)
電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中會涉及到大量的圖紙、運(yùn)行維護(hù)、技術(shù)等資料，對這些資料的及時(shí)調(diào)用和查閱能使項(xiàng)目管理工作的有序展開，對工程質(zhì)量、進(jìn)度、成本、安全及技術(shù)、材料、合同等管理效率有著重大影響。為了實(shí)現(xiàn)對資料的及時(shí)、快捷的調(diào)用，應(yīng)當(dāng)基于調(diào)用生產(chǎn)運(yùn)行模式，運(yùn)用調(diào)度自動化模塊建立專業(yè)技術(shù)管理服務(wù)，為工程質(zhì)量、進(jìn)度等方面的管理提供資料支持。同時(shí)，建立資料檔案數(shù)據(jù)庫，對相關(guān)資料進(jìn)行歸檔處理，便于施工單位的查閱與調(diào)用。
4結(jié)束語
綜上所述，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目是電力基建行業(yè)的一項(xiàng)重要工程，施工前、施工中和施工后都有著龐雜的工作。為提高電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目投資效益，使項(xiàng)目實(shí)施各項(xiàng)工作有序展開，可以采用全過程、全方位的系統(tǒng)化管理策略，并利用信息技術(shù)和工具實(shí)施信息化管理，讓電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的管理成效在系統(tǒng)化和信息化管理下得到全面提升。
作者:唐慶國 周煜 單位:國網(wǎng)江西省電力公司南昌供電分公司
參考文獻(xiàn):
[1]鄭農(nóng)，柴倫愿.談企業(yè)信息化系統(tǒng)在電網(wǎng)智能化項(xiàng)目建設(shè)管理中的運(yùn)用[J].中國管理信息化，2013，18：52~54.
