時間：2023-07-06 09:28:26
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案工作的服務(wù)性，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、檔案用戶的調(diào)研
以用戶為核心的前提是了解用戶，否則檔案館傾力推出的各種服務(wù)也會收效甚微。這就需要對用戶的情況進行調(diào)研，然后實施有針對性地服務(wù)。
(一)調(diào)研的內(nèi)容
首先，調(diào)研本館的主要用戶群體構(gòu)成及變化趨勢。一般而言，一個檔案館的檔案用戶都具有相對的穩(wěn)定性，即有一個或幾個核心用戶群，這些核心用戶群也是檔案館的主要服務(wù)對象，滿足了他們的信息需求即滿足了大部分的信息需求。另一方面，檔案用戶的構(gòu)成不是一成不變的，由于某項國家政策的出臺，或是檔案用戶本身生存狀況的變化等原因都會影響檔案用戶的構(gòu)成。對于檔案館而言，應(yīng)及時了解和跟蹤檔案用戶的變化，預(yù)測變化趨勢，并據(jù)此調(diào)整檔案服務(wù)中某些不相適應(yīng)的環(huán)節(jié)，將有利于開展優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。[1]
其次，調(diào)研檔案用戶的需求特點。不同的檔案用戶類型有不同的需求特點，檔案館應(yīng)根據(jù)不同的需求，提供有針對性的服務(wù)。目前，檔案界對各類型用戶需求以及對需求的調(diào)查分析已經(jīng)有了一定的研究成果，[2]檔案館可以借鑒這些研究成果并與自身的核心用戶群“對號入座”，提供相應(yīng)的服務(wù)。但做到這些還不夠，在網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展的今天，人們對信息要求更高、方式也日新月異，檔案館如果不與時俱進、突出自己的優(yōu)勢，就很難被選擇。
再次，調(diào)研檔案用戶的心理特征。檔案利用行為是檔案用戶內(nèi)在心理和外部環(huán)境共同作用的結(jié)果，因此檔案館研究分析檔案用戶的利用心理，將對檔案工作起到積極的作用。比如檔案用戶在利用過程中存在維護自我形象的心理，檔案工作人員就要隨時觀察、研究不同用戶的特點，有針對性地采取適當(dāng)服務(wù)態(tài)度和服務(wù)方式。
(二)調(diào)研的方式
調(diào)研的方式有館內(nèi)、館外兩種。館內(nèi)調(diào)研主要是做好登記記錄，也就是要利用好檔案登記表，這就要求檔案登記表要足夠詳細。不僅包括查檔人的姓名、單位、檔案名稱等基本項目，還要增加查檔人的具體聯(lián)系方式、查檔原因以及用后效果等項目，同時保證填寫做到認真負責(zé)。
館外調(diào)研絕不可少。在實際中，有不少人存在檔案需求，卻由于種種原因沒有來館查詢，也沒有通過其他方式利用檔案。對于這一部分人，我們稱之為檔案的潛在用戶。館外調(diào)研的主要目的就是挖掘潛在用戶，通過定期的問卷、訪談等調(diào)研方式可以幫助檔案館掌握社會中的潛在檔案需求，然后據(jù)此有目的的推出檔案信息，從而使?jié)撛谟脩粝颥F(xiàn)實用戶轉(zhuǎn)化。調(diào)研的結(jié)果用于建立用戶聯(lián)系表或數(shù)據(jù)庫，這些聯(lián)系人可作為檔案館推出自我服務(wù)的主要對象。
二、檔案服務(wù)工作的改進
用戶調(diào)研不是目的，檔案館真正要做的是根據(jù)調(diào)研結(jié)果，有針對性地調(diào)整服務(wù)工作中不適合的環(huán)節(jié)。
(一)檔案資源的整合方面
在檔案資源的整合上，首先要在原有館藏的基礎(chǔ)上，加強對已開放檔案的集成化管理和開發(fā)。這里所說的“檔案集成化管理和開發(fā)”是指將聯(lián)系緊密或檔案用戶普遍需求的檔案以某種方式歸納、整合和組合，以整體的形式集中展現(xiàn)，并在必要的情況下對這些檔案信息進行深層次的編研和開發(fā)。這是因為現(xiàn)代檔案用戶對檔案的需求不再局限于檔案原件，而對經(jīng)過編研、序化和深加工的檔案信息顯得更有興趣。[3]比如，對于政府信息、城市記憶和百姓證明等共享性的檔案信息資源就要進行有序的整合，實行集成化的管理。其次要建立館際互借系統(tǒng)。對于特定的檔案館而言，收集的范圍有限，收集到的檔案也不可能面面俱到。與其他的檔案館建立館際互借系統(tǒng)，能夠拓寬檔案館的服務(wù)范圍，也為用戶提供了便利條件。當(dāng)然，對于用戶廣泛需求而本館又欠缺的檔案，在今后的收集過程中，要加強對相應(yīng)檔案的收集。再次要突出特色，發(fā)揮自身優(yōu)勢。檔案館在長期收集檔案過程中，一定在某一方面有自己突出的優(yōu)勢。其實，一般的地方檔案館也都匯集著反映當(dāng)?shù)匾欢ū尘跋绿囟ㄊ挛锱d衰變遷的一些特色檔案。這些都應(yīng)該成為檔案館吸引用戶的“招牌”，檔案館應(yīng)積極發(fā)揮這些特色優(yōu)勢使自身得到增值。
(二)檔案資源的配套服務(wù)方面
在配套服務(wù)上，首先要提供多樣化的查詢和利用方式，在以館內(nèi)查詢?yōu)橹黧w的情況下，開通網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)，提供代查、郵寄、傳真等服務(wù)，甚至在用戶不方便的情況下主動送檔上門。其次要提供多樣化的檢索系統(tǒng)，并盡量簡化檢索方式。當(dāng)前全國各級檔案館的檢索方式都存在過于專業(yè)化、多樣化欠缺等問題，這些都難以滿足現(xiàn)代人查找信息的心理，因此，檔案館開發(fā)出一種適合于普通民眾的簡易化檢索系統(tǒng)顯得很有必要。再次要營造一個干凈、舒適、方便地利用環(huán)境。最后要提供細心、耐心以及專業(yè)化的咨詢服務(wù)，加強對用戶引導(dǎo)，努力消除在檔案利用過程中的障礙。
三、檔案信息的宣傳與“推送”
李揚新認為：“檔案利用者需求分為客觀需求、認識需求、表達需求三個層次。最佳的狀態(tài)是三者完全一致，而實際上這只是一種無法達到的完美極致。”[4]因此，檔案館不該僅僅坐等檔案用戶上門查檔，還應(yīng)采取積極的措施“刺激”人們這種潛在的利用需求，使上面所說的三種需求盡可能地達到統(tǒng)一，即客觀需求能夠被認識并表達。而滿足這個目標的重要條件就是檔案館要對館藏檔案進行積極的宣傳甚至直接推送給用戶。
宣傳是檔案開放的窗戶，檔案館不必拘泥于形式，可利用多種媒介向公眾宣傳已開放的檔案或目錄，尤其要重點宣傳根據(jù)調(diào)研的用戶需求整合出來的目錄，也可以舉辦檔案展覽等。為了貼近人們生活，檔案館可以積極配合重要紀念日、重大歷史事件和活動等，利用檔案信息資源廣泛開展教育。[5]或者，將各種檔案的內(nèi)容進行提取，并利用計算機技術(shù)開發(fā)出一種類似于知識尋寶的小游戲，這樣，公眾在娛樂 之中就學(xué)到了知識，檔案館也達到了傳播檔案信息的目的。
信息推送是一種信息管理技術(shù)，是通過一定的技術(shù)標準或協(xié)議，在互聯(lián)網(wǎng)上通過定期傳送用戶需要的信息來減少信息過載的一項技術(shù)。推送技術(shù)根據(jù)用戶的興趣來搜索、過濾信息，并將其定期推給用戶，幫助用戶高效率地發(fā)掘有價值的信息。檔案館可以借鑒推送技術(shù)及時將用戶可能感興趣的檔案信息傳送給用戶。不過，在當(dāng)前情況下，由于我國檔案的數(shù)字化程度還不高，不能完全依賴互聯(lián)網(wǎng)。這就要求檔案館一方面加緊推進檔案的數(shù)字化，另一方面積極探索多樣化的方式將檔案信息推送給用戶。比如利用第一環(huán)節(jié)建立起的用戶聯(lián)系表，采用郵件或短信的方式將用戶可能感興趣的信息發(fā)給用戶，從而讓用戶及時了解并利用檔案。
四、檔案利用后的信息反饋
檔案利用后的信息反饋是檔案館提高和改善服務(wù)、提高檔案利用效果的保障。具體而言，包含以下幾個方面。
反饋信息的收集。收集內(nèi)容主要包括兩方面：一是檔案用戶對檔案館提供的各項服務(wù)的評價。如檔案工作人員的態(tài)度如何，規(guī)章制度是否合理恰當(dāng)以及提供的檢索工具是否方便易用等方面。二是檔案用戶利用檔案信息的效果評價，如是否解決了實際問題，是否產(chǎn)生了經(jīng)濟效益和社會效益等。[6]收集的方式可通過建立檔案利用效果登記簿主要了解用戶利用時對各項服務(wù)的要求、評價和建議；利用檔案用戶聯(lián)系表定期調(diào)查利用后的效果；也可以建立利用信箱制度隨時接收檔案用戶的反饋。反饋信息的收集要盡量做到準確全面，爭取收集到每一個檔案用戶的反饋意見。
反饋信息的整理和分析。在實際的工作中，檔案用戶反饋回來的信息數(shù)量是龐大的，而且涉及的問題種類繁多。因此，檔案部門要對這些信息進行分門別類的整理、去粗取精獲得有用的反饋信息。然后對這些信息進行統(tǒng)計、分析和歸納，最終得到反映各方面問題的總結(jié)性的結(jié)論。
反饋信息的應(yīng)用。對于用戶反饋回來的具有普遍性的問題，檔案館要真正落到檔案服務(wù)的各個環(huán)節(jié)，并加以改進和提高以滿足用戶的要求。對于那些取得較大現(xiàn)實效用的檔案實例加以匯編，從而為今后的檔案宣傳工作服務(wù)。而對于那些沒有達到現(xiàn)實效用的檔案利用行為，要積極找出原因，進行補救。
小結(jié)
文獻標識碼：A 文章編號：1674-9944（2017）14-0317-02
1 引言
規(guī)范的檔案管理只有與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要。然而，日常工作中，很多人對檔案工作的重要性認識不夠，認為檔案管理工作可有可無。其實，檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。銀行檔案工作作為銀行經(jīng)營管理活動中不可分割的重要組成部分，在維護銀行和客戶權(quán)益、打擊經(jīng)濟犯罪、防范金融風(fēng)險、促進經(jīng)濟和社會發(fā)展等方面具有不可替代的信息支持和保障作用。
檔案工作在銀行各項業(yè)務(wù)發(fā)展中，如何能充分發(fā)揮服務(wù)功效，使檔案管理工作能夠走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路是本文重點研究的問題。
2 現(xiàn)在銀行檔案管理工作中存在的問題
思想認識不到位，重視程度不高，導(dǎo)致銀行檔案工作的服務(wù)功效不能更好的發(fā)揮。
部分分行比較重視會計檔案、文書檔案，忽視其他門類檔案的管理，而其他門類檔案管理的疏忽又影響了檔案管理整體工作。由于重抓業(yè)務(wù)、滯后檔案工作等原因，造成檔案庫房不達標、具有保存價值的檔案不按規(guī)定歸檔等現(xiàn)象。多年以來，重視業(yè)務(wù)發(fā)展，而滯后檔案的收集、整理、保管等工作。經(jīng)常安排檔案管理員補缺其他緊急的工作，而應(yīng)付檔案工作。
3 提高銀行檔案工作服務(wù)功效的解決方案
3.1 提高檔案工作的重視程度
3.2.1 更新完善銀行檔案
更新完善銀行檔案，文件資料歸檔范圍是當(dāng)前檔案工作開展迫切需要解決的源頭問題。2012年12月，國家檔案局頒發(fā)10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，要求各企業(yè)制定適合本企業(yè)實際的“文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”。這項工作，將進一步規(guī)范文件材料的歸檔工作，做到“應(yīng)歸盡歸”、“應(yīng)收盡收”、保管期限“恰如其分”。目前，總行已經(jīng)發(fā)文，新疆區(qū)分行已通過總行審核，將于近期發(fā)文。
3.2.2 規(guī)范檔案業(yè)務(wù)管理制度
在銀行發(fā)展過程中，會產(chǎn)生各門類專業(yè)檔案，如：文書檔案、會計檔案、合同檔案、集中采購檔案等。為確保各門類檔案有章可循、管理規(guī)范、便于利用，適應(yīng)新的發(fā)展趨勢，在制定檔案管理總的辦法下，要進一步完善各門類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等制度，從制度上規(guī)范管理檔案。
3.2.3 全面推進依法治檔
在新形勢下，銀行檔案管理部門要強化依法履行監(jiān)督指導(dǎo)，對檔案管理工作要獎懲分明，通過約談、通報、處分、追究責(zé)任等方式，嚴肅查處不按時歸檔、不按期移交檔案、檔案安全管理措施不到位、偽造涂改檔案、損毀丟失檔案、泄露黨和國家秘密等各類檔案違法違紀案件。建立完善檢查情況通報和責(zé)任追究制度，對違反檔案法律法規(guī)的行為依法追究責(zé)任。
3.2.4 加強對檔案工作的指導(dǎo)和檢查
檔案管理部門要加大對各門類檔案管理工作的檢查指導(dǎo)力度，從歸檔范圍、整理方法、管理機制等方面加強指導(dǎo)，開展定期、不定期的檢查。從檔案的收集、分類開始，指導(dǎo)人員要深入了解和研究各門類檔案的特點，進行科學(xué)的分類整理，扎扎實實做好基礎(chǔ)工作，集中統(tǒng)一管理各門類檔案。
3.2.5 重視檔案安全管理
近年來，重大自然災(zāi)害、社會突發(fā)事件給檔案工作以慘痛教訓(xùn)。為了銀行的根本利益，要將檔案資源、檔案利用和安全建設(shè)置于同等重要的位置。首先從承重達標等庫房安全及周邊環(huán)境安全要素考慮，做到檔案實體在加工整理和利用等環(huán)節(jié)中的絕對安全。建立預(yù)先防范機制，提前做好防范和應(yīng)對自然災(zāi)害、人為破壞、技術(shù)因素毀壞的各種準備，建立應(yīng)急反應(yīng)機制，提高臨險處置能力。抓緊實施異地異質(zhì)備份工作，充分利用檔案復(fù)制、縮微、數(shù)字化等方法，形成不同載體形式的多套備份。
3.2.6 嚴格審驗把關(guān)移交入庫檔案資料
檔案資料移交入庫的審驗標準重點突出為：審核文件是否為原件；審核歸檔文件是否齊全、內(nèi)容是否完整；審核文件中的數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象；審核文件中是否存在不耐久字跡現(xiàn)象；審核聲像和電子檔案是否規(guī)范且有效等。這些標準的嚴格執(zhí)行，是每一名檔案管理員在檔案收集歸檔中履行的職責(zé)。在檔案資料移交入庫的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對歸檔資料進行再次審核，嚴格執(zhí)行移交登記是檔案管理部門為各門類檔案的規(guī)范管理起到監(jiān)督指導(dǎo)作用，為整個銀行信息資料安全、完整保存履行職責(zé)。
3.2.7 檔案信息化建設(shè)
隨著檔案數(shù)量越來越多，僅僅靠傳統(tǒng)的手工檢索和查找已不能滿足利用的需求。要做好檔案管理工作，就必須創(chuàng)造條件，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，積極利用信息技術(shù)手段，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，便于檢索。
3.2.8 創(chuàng)造良好的庫房條件
庫房位置的交通便利，能夠使檔案利用方便快捷。同時，檔案庫房應(yīng)集中布置，遠離易散發(fā)火種的工業(yè)設(shè)施。館內(nèi)消防設(shè)施齊全、通風(fēng)、溫濕度適宜，為避免地面濕氣影響檔案保管質(zhì)量，應(yīng)將檔案放置在二樓（包括）以上的樓層。庫房承重達到1200kg/m2以上。
關(guān)鍵詞：檔案利用；探討；服務(wù)工作；檔案
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500（2012）11-0104-02
檔案工作的根本目的是最大限度地發(fā)揮檔案的作用，便于社會各方面的昶用?；鶎訖n案室在提供利用工作中，存在著不重視檔案利用實效統(tǒng)計的問題，影響著社會檔案意識的提升和檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。本人認為在檔案室基本利用情況統(tǒng)計的基礎(chǔ)上，更重要的是著手了解和掌握檔案利用的實際效益，了解利用目的和所產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益。開發(fā)利用檔案，是發(fā)展檔案事業(yè)的需要，更是檔案工作者神圣的使命。檔案事業(yè)是一項功在當(dāng)代、利在千秋的偉大事業(yè)。在新時期，隨著人們法律意識的不斷增強，檔案利用和服務(wù)的作用得到了充分的重視和肯定。
一、檔案利用實效統(tǒng)計工作的重要作用
1.有利于判定檔案的價值和作用
檔案的價值和作用體現(xiàn)為它對現(xiàn)實工作所產(chǎn)生的影響和效益。如果檔案不被利用，再有價值的檔案都沒有保存的意義。檔案在提供利用過程中，可以檢驗出其是否具有保存價值，并判定其作用的大小，檔案利用實效的統(tǒng)計工作可以有效地將這一檢驗與情況記錄下來。
2.有利于到期檔案的再次鑒定
眾所周知，檔案的保管期限分為永久、定期兩種，對于保管期限已滿的檔案，就要對它們組織再次鑒定，判定銷毀與否。而檔案利用實效的統(tǒng)計情況，是再次鑒定時必須考慮的一個重要因素。對于那些利用頻率高、利用周期長的檔案，即使已到規(guī)定的保管期限，也應(yīng)繼續(xù)延長其保管期限；反之，利用頻率較低、利用周期短的檔案，到期后即可進行銷毀。
3.有利于了解檔案利用需求，拓寬利用渠道
對于檔案利用實效的收集與統(tǒng)計，可以進一步了解社會利用檔案的需求以及利用者的心理，從而改進我們的服務(wù)方式，拓寬檔案提供利用的渠道，使更多的社會公民了解檔案，熟悉檔案，使用檔案，利用檔案。
二、檔案信息真實可靠，最具權(quán)威性
檔案信息是真實可靠的，而檔案利用者出于不同的動機，在利用檔案過程，往往產(chǎn)生不同的心理特點，其表現(xiàn)必須予以重視，才能做好檔案服務(wù)工作。
1.是緊迫心理。提供原件用作憑證，這是檔案利用與眾不同之處，也是它最精彩之處。利用者到檔案館來一般都是來尋找憑證或帶著明確的目的的，而有些目的都是無法通過其他途徑實現(xiàn)的，尤其是對一些實際問題的解決，如工作、學(xué)歷、科研方面原始材料等，有的還有較強的時間要求，服務(wù)的延擱甚至?xí)绊懙絾栴}的解決。所以，利用者都希望盡快查到自己所需的檔案材料，在檔案利用心理上表現(xiàn)得比較迫切，存在這種心理者，不分階層，不分職業(yè)，比較普遍。
2.是求助心理。初次涉足檔案館或?qū)n案不熟悉的利用者，不一定能將自己的需求轉(zhuǎn)變?yōu)檎_的查問，也不知如何才能查找到自己所需的檔案資料，其渴求幫助的心情是十分迫切的。這時，他們一般是將希望寄托在檔案管理人員身上，渴求提供多方面的服務(wù)。一是館內(nèi)檢索咨詢服務(wù)，即經(jīng)過何種途徑和方法能夠查到自己所需的檔案、資料。二是館外指引服務(wù)，即到什么地方才能找到自己所需的檔案、資料。滿足利用者的求助心理，有助于提高全社會的檔案意識。
三、檔案利用統(tǒng)計中存在的主要問題及原因分析
（一）存在的主要問題
1.是局限于檔案利用的基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計，不求檔案利用實效的統(tǒng)計。每到年終在要求基層檔案室編制年報，了解檔案利用情況時，只需統(tǒng)計幾個利用數(shù)據(jù)，如利用人數(shù)、利用檔案卷（冊）數(shù)、頁數(shù)及復(fù)印數(shù)等，而沒有了解檔案信息資源的開發(fā)與利用所創(chuàng)造出的社會效益和經(jīng)濟效益。
2.是檔案室提供借閱服務(wù)時，只要求利用者填寫其利用目的，不求深層次了解利用需求。失去檔案利用信息反饋的機會，也拿不出有利的證據(jù)說明檔案的重要。在通常情況下，利用單位和利用人來檔案室查閱檔案時，均需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號碼外，還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時都較簡單，如“工作參考”、“提權(quán)依據(jù)”等，不利于檔案部門了解和掌握利用檔案所產(chǎn)生的實際效益。
3.是認真做好借閱登記工作，在提供利用檔案的過程中，檔案部門要督促利用者將查閱檔案的目的填寫詳細，應(yīng)填明查閱檔案具體是為哪一項工作、哪一項工程服務(wù)，這些檔案將起到什么樣的作用、取得怎樣的效益等內(nèi)容，這樣便于收集提供實際實效的線索和確定是否有必要進行跟蹤調(diào)查等，為利用實效的統(tǒng)計工作積累素材。
（二）建立與利用者的聯(lián)系制度
利用者查閱檔案時，這些被利用的檔案一般不會直接產(chǎn)生效益，而要通過在工作中發(fā)揮的作用來體現(xiàn)出檔案的實際價值。作者認為新時期的檔案工作要和整個單位的工作進展同步進行，作為一個地方檔案館部門，其檔案工作特別要與政府部門同步，即政府部門到什么階段產(chǎn)生什么檔案，檔案技術(shù)人員都會用到哪些檔案，檔案人員都要做到心中有數(shù)。為此需要建立用戶聯(lián)系制度，把利用者的姓名、單位地址、聯(lián)系電話等一一登記在冊，便于與利用者進行聯(lián)系。同時，也可定期召開利用者座談會。加強與單位內(nèi)各部門的聯(lián)系，改進我們的工作和服務(wù)。
1.加強基礎(chǔ)建設(shè)，提高服務(wù)利用手段
進一步做好檔案服務(wù)工作，首先，必須加快對檔案信息化的建設(shè)，提高檔案查閱、借閱速度，最大限度滿足社會對檔案的需求；其次，要及時了解檔案信息動態(tài)，做到與時俱進，開拓創(chuàng)新，不斷提高檔案工作者的積極性和主動性，大力開展檔案收集、利用的宣傳工作，努力豐富館藏，增強服務(wù)意識，擴大檔案工作的影響，提高和強化全社會檔案利用的意識，讓檔案發(fā)揮更大的作用；再次，要加強檔案學(xué)術(shù)交流，吸收別人的長處，保留自己的特色，改進工作方式，加強檔案科研工作，爭取在關(guān)鍵性的檔案技術(shù)方面多出成果，使檔案工作不斷向前推進。
2.努力創(chuàng)新，提高檔案利用和服務(wù)水平
檔案服務(wù)創(chuàng)新與檔案利用的目的，是實踐黨的“三個代表”的重要思想，滿足黨和政府各項工作以及廣大人民群眾對檔案需求的客觀要求，通過多種渠道與方式，將檔案信息開發(fā)和傳遞給利用者，激活檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的共享。首先，在創(chuàng)新中做好檔案收集整理工作，收集檔案是檔案管理工作的前提，現(xiàn)在檔案館普遍存在“文書檔案多，經(jīng)濟、科技檔案少；歷史文件多，現(xiàn)行文件少；紙質(zhì)檔案多，聲像、實物檔案少”的現(xiàn)象，我們必須努力豐富館藏，注重收集檔案資料，在管好用好傳統(tǒng)檔案的同時，要及時收集一些新興領(lǐng)域的檔案，在收集紙質(zhì)檔案的同時，要注意收集聲像、實物等特種載體檔案。
[論文摘要]文秘工作是以為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨，在文件、會議、辦事等方面所從事的輔、參謀性、事務(wù)性工作。文秘工作既不同于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有自己質(zhì)的規(guī)定性，將對如何做好文秘工作促進檔案管理工作展開討論。
[論文關(guān)鍵詞]文秘工作檔案管理
一、提高對文秘工作重要性的認識
文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作有效運轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設(shè)計或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計等相關(guān)問題，及時與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機，為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進行預(yù)測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?/p>
三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
二、加強檔案管理勢在必行
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計人員提供學(xué)習(xí)進修的信息，使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進經(jīng)濟效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對墾區(qū)的經(jīng)濟和社會建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學(xué)、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)
文秘部門要加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個方面入手：
一要建立健全檔案管理機構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準確性。
二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫”（數(shù)據(jù)庫）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
三要及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。轉(zhuǎn)貼
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購進開箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強重點工程檔案管理的關(guān)鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計院建筑設(shè)計具備國家甲級資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設(shè)到竣工驗收都層層嚴格把關(guān)。
其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書、地質(zhì)報告、設(shè)計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計師、結(jié)構(gòu)設(shè)計師、水暖電氣設(shè)計師、城市規(guī)劃設(shè)計師都必須肩負起責(zé)任。
四、結(jié)束語
作為一名文檔工作人員必須嚴把設(shè)計竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計竣工檔案必須達到完整、準確、系統(tǒng)的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項目的提出、立項審批、勘察設(shè)計、到竣工驗收全過程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內(nèi)容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設(shè)過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計變更按有關(guān)規(guī)定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統(tǒng)的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，進行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。
參考文獻：
[1]徐艷.試論檔案工作創(chuàng)新[J].赤峰學(xué)院學(xué)報，2005，(02).
[2]高德武，周愛東，李文.檔案工作創(chuàng)新思路[J].科學(xué)與管理，2005，(02).
[3]王曉燕.全省檔案工作會議在長沙召開[J].檔案時空，2005，(02).
[論文摘要]文秘工作是以為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨，在文件、會議、辦事等方面所從事的輔、參謀性、事務(wù)性工作。文秘工作既不同于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有自己質(zhì)的規(guī)定性，將對如何做好文秘工作促進檔案管理工作展開討論。
[論文關(guān)鍵詞]文秘工作檔案管理
一、提高對文秘工作重要性的認識
文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作有效運轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設(shè)計或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計等相關(guān)問題，及時與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機，為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進行預(yù)測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?/p>
三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
二、加強檔案管理勢在必行
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計人員提供學(xué)習(xí)進修的信息，使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進經(jīng)濟效益。可以說，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對墾區(qū)的經(jīng)濟和社會建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學(xué)、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)
文秘部門要加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個方面入手：
一要建立健全檔案管理機構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準確性。
二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫”（數(shù)據(jù)庫）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
三要及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購進開箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強重點工程檔案管理的關(guān)鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計院建筑設(shè)計具備國家甲級資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設(shè)到竣工驗收都層層嚴格把關(guān)。
其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書、地質(zhì)報告、設(shè)計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計師、結(jié)構(gòu)設(shè)計師、水暖電氣設(shè)計師、城市規(guī)劃設(shè)計師都必須肩負起責(zé)任。
四、結(jié)束語
作為一名文檔工作人員必須嚴把設(shè)計竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計竣工檔案必須達到完整、準確、系統(tǒng)的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項目的提出、立項審批、勘察設(shè)計、到竣工驗收全過程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內(nèi)容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設(shè)過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計變更按有關(guān)規(guī)定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統(tǒng)的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，進行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。
參考文獻：
[1]徐艷.試論檔案工作創(chuàng)新[J].赤峰學(xué)院學(xué)報，2005，(02).
[2]高德武，周愛東，李文.檔案工作創(chuàng)新思路[J].科學(xué)與管理，2005，(02).
[3]王曉燕.全省檔案工作會議在長沙召開[J].檔案時空，2005，(02).
一、強化對文秘工作的認識
文秘工作是以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作有效運轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有本文由收集整理以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢項目的設(shè)計或客戶前來咨詢規(guī)劃設(shè)計等相關(guān)問題，及時與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機，為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進行預(yù)測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?/p>
三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點。
二、強化檔案管理職能作用的發(fā)揮
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計人員提供學(xué)習(xí)進修的信息，使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進經(jīng)濟效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學(xué)、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
三、認真履行文檔職責(zé)，優(yōu)質(zhì)服務(wù)企業(yè)文明建設(shè)
關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；質(zhì)量
一、學(xué)校檔案管理的重要意義
學(xué)校的一項重要管理工作就是檔案管理，檔案管理工作是一項基礎(chǔ)工作，關(guān)系到學(xué)校的整體管理效率。對檔案分類歸納和保管，體現(xiàn)了一個學(xué)校的整體管理水平。學(xué)校是一個教學(xué)機構(gòu)，需要保管的檔案種類很多，具體為：一、一般類管理檔案，包括辦學(xué)條件檔案、學(xué)校管理檔案、教育教學(xué)檔案、學(xué)生檔案。二、教師業(yè)務(wù)檔案，三、基礎(chǔ)建設(shè)檔案，四、會計檔案，五、特殊載體檔案，包括實物檔案、照片檔案、多媒體檔案等。由于種類多項目雜，對檔案管理的要求就會提高。那么如何有效提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，就成為了每個學(xué)校檔案管理者面對的課題。由于學(xué)校檔案的特殊性和重要性，學(xué)校檔案管理要引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度和投入程度，直接決定了學(xué)校檔案管理的質(zhì)量。學(xué)校檔案包含學(xué)生、教師和學(xué)校本身的大量有價值的信息，保管好檔案對學(xué)校來講是十分必要的。因此，提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實意義。學(xué)校檔案管理所搜集整理的檔案都是關(guān)系學(xué)生的基本信息、教學(xué)工作記錄、教育教學(xué)經(jīng)驗和日常工作記錄，對歸納學(xué)校教學(xué)成果和掌握教學(xué)規(guī)律、開展教學(xué)科研工作都具有促進作用。
但僅僅對檔案管理重視還是不夠的，還需要在檔案管理上采取多種措施，多渠道多層面開闊思路，引進先進的管理經(jīng)驗，強化學(xué)校檔案管理，使學(xué)校檔案管理質(zhì)量和水平有一個整體的提高，更好的為學(xué)校管理服務(wù)。下面結(jié)合我多年的學(xué)校檔案管理工作的經(jīng)驗，對如何提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量提一點我自己的看法。
二、提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量的具體措施
學(xué)校檔案管理工作是為了搜集學(xué)校日常管理的原始資料，記錄學(xué)校的發(fā)展歷史，記錄教師的教育教學(xué)成果，為學(xué)校今后的發(fā)展提供資料支持和幫助。學(xué)校應(yīng)該認識到檔案的價值，并學(xué)會合理的利用檔案，開發(fā)檔案資源，使檔案為學(xué)校的管理工作服好務(wù)。所以，學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量急需提升。結(jié)合我多年的學(xué)校檔案管理工作經(jīng)驗，我覺得要想提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，要從以下兩個方面入手：
1、體現(xiàn)出學(xué)校檔案管理的服務(wù)性，創(chuàng)新檔案服務(wù)理念
學(xué)校檔案管理工作搜集匯總了學(xué)校發(fā)展歷史的資料，是學(xué)校各種信息的一個集合。現(xiàn)階段，不但要發(fā)揮檔案管理的信息平臺作用，還要讓檔案為我們服務(wù)。
（1）讓學(xué)校檔案管理為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)
學(xué)校的檔案信息匯集了學(xué)校每個發(fā)展階段的不同材料，包括國家政策、上級精神、學(xué)生信息和教學(xué)科研成果等，所有這些第一手的材料，都給學(xué)校未來發(fā)展提供了方向，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以從過去的管理方法中汲取養(yǎng)分，搞好當(dāng)今的學(xué)校管理工作。所以，要體現(xiàn)出學(xué)校檔案管理的服務(wù)性質(zhì)，利用好學(xué)校檔案，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。
（2）讓學(xué)校檔案管理為學(xué)校教學(xué)科研工作提供理論支持
學(xué)校的檔案記錄了學(xué)校各個階段的教學(xué)成績和教學(xué)科研成果，是一個公用的教學(xué)科研信息庫。那么要想搞好教學(xué)科研工作，就要利用好學(xué)校檔案，從學(xué)校檔案中提取所需的教學(xué)科研成果信息，進行合理轉(zhuǎn)化并應(yīng)用在當(dāng)今的教學(xué)實踐中。所以，學(xué)校檔案管理要做好信息共享工作，使廣大教師能夠從檔案中獲取足夠的教育教學(xué)知識，從而推動教研工作有序進行。學(xué)校檔案管理也要轉(zhuǎn)變管理方式，變被動查找為主動提供，為學(xué)校的教學(xué)科研工作提供理論支持。
（3）讓學(xué)校檔案管理為資料查詢工作提供支持和服務(wù)
學(xué)校檔案收錄了學(xué)校、學(xué)生和老師基礎(chǔ)資料、個人信息和教育教學(xué)信息，這些信息都是常用信息，有些時候在學(xué)校管理和老師工作及學(xué)生學(xué)習(xí)中，需要查詢這些信息。例如學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)資料、教師的履歷、教師業(yè)務(wù)素質(zhì)考核、學(xué)生學(xué)籍和畢業(yè)生報考及錄取信息等。因此，學(xué)校檔案管理應(yīng)該方便老師、學(xué)生及家長對這些信息的查詢，要為資料查詢工作提供支持和服務(wù)。
學(xué)校檔案管理現(xiàn)階段應(yīng)該從被動管理向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，多層次多角度創(chuàng)新管理方式，樹立服務(wù)理念，用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)為學(xué)校管理工作作出貢獻。學(xué)校檔案管理的服務(wù)性要根據(jù)服務(wù)對象和服務(wù)內(nèi)容的不同進行延伸，總之把握一個原則，就是要讓學(xué)校教師員工利用好檔案，發(fā)揮檔案的服務(wù)優(yōu)勢，讓檔案服務(wù)變得更有針對性、更有實效性。
2、開闊檔案管理思路，提升檔案管理人員素質(zhì)
（1）創(chuàng)新檔案管理思想
由于檔案的特殊性，在相當(dāng)長的時間內(nèi)，檔案都給人以神秘的感覺，讓大家覺得檔案是高深莫測的，是不能輕易觸碰的。這種神秘感給人們帶來了畏懼心理，使人們不會也不敢有效使用檔案。使得檔案管理工作只進行了保存，卻忽視了檔案的服務(wù)性，沒有對檔案進行充分的利用。其實這是一種誤區(qū)。人們的畏懼心里源于不清楚檔案的分類，將普通檔案也視為機密檔案，認為利用檔案會泄漏機密。而實際上，檔案中蘊藏的知識量是相當(dāng)豐富的。只要人們好好加以利用，定會對工作產(chǎn)生積極作用。正是源于這種誤區(qū)，所以學(xué)校檔案管理要創(chuàng)新檔案管理思想，變保存為有效利用，使檔案管理適應(yīng)目前教育形勢的發(fā)展，有效開發(fā)檔案的服務(wù)性，讓學(xué)校檔案為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展提供支持和服務(wù)，讓普通師生都能學(xué)會運用檔案，讓學(xué)校檔案管理從觀念上進行一個創(chuàng)新。
（2）轉(zhuǎn)變學(xué)校檔案管理模式
因為學(xué)校檔案具有服務(wù)性，所以在運用檔案服務(wù)的時候，就要轉(zhuǎn)變學(xué)校檔案管理模式，建立起完整的檔案使用制度，規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔和使用等程序，對檔案管理實行科學(xué)化管理，保證使用程序的規(guī)范化和制度化。學(xué)校檔案管理應(yīng)采取先進的多媒體管理手段，將電子計算機技術(shù)和現(xiàn)代傳媒有效融入學(xué)校檔案管理中來，提升學(xué)校檔案管理水平。在學(xué)校檔案管理中，加大學(xué)校信息化建設(shè)力度，將傳統(tǒng)的文本信息轉(zhuǎn)化成電子文本，節(jié)省了檔案的保管空間和保管難度。建立電子文本后，可以配套建設(shè)電子檔案查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)真正意義上的檔案查詢，減輕檔案管理的難度。由于學(xué)校部門多，各部門的信息量很大，教師的教學(xué)科研資料都很重要，都需要及時進行歸檔，基于這種形勢，就要對學(xué)校的各類信息，轉(zhuǎn)變過去的管理模式，由等待存檔變成主動搜集信息，并對信息進行分類整理，使之達到存檔要求，簡而言之就是變被動為主動，實現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。
（3）提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理工作歸根到底是由人來進行管理和控制的，所以人是第一要素。檔案管理工作的好壞，主要在于檔案管理人員的素質(zhì)高低。學(xué)校的檔案與其他單位的檔案不同，必須具備實用性和服務(wù)性，必須為廣大師生提供可靠的服務(wù)，所以，學(xué)校檔案管理人員必須具備很強的責(zé)任心和專業(yè)素質(zhì)。提高檔案管理人員的素質(zhì)可以從以下兩個當(dāng)面入手：一是職業(yè)道德素質(zhì)，二是專業(yè)技能素質(zhì)。檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)可以通過學(xué)校的思想政治教育來實現(xiàn)，通過對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，使其認識到檔案管理的重要性，能主動提升自己的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案人員的專業(yè)技能素質(zhì)，就要依靠專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)了。要定期對檔案管理人員進行拓展訓(xùn)練和專業(yè)技能培訓(xùn)，使其具有較強的業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠獨立完成檔案管理工作，真正做到將檔案管理事業(yè)當(dāng)作自己一生的事業(yè)來做。此外，還要在學(xué)校建立起檔案管理和查詢網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理的科技含量，減輕檔案管理人員的勞動強度，通過使用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升檔案管理品質(zhì)，實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的計算機化和網(wǎng)絡(luò)化，更好的為學(xué)校管理和教學(xué)科研服務(wù)。
（4）增加學(xué)校檔案搜集和整理信息的功能
原有的學(xué)校檔案管理工作只是被動式的等待將需要存檔的資料進行歸檔處理，現(xiàn)階段的學(xué)校檔案管理工作，由于要突出其服務(wù)性，就要增加檔案的搜集信息和整理信息的功能。學(xué)校檔案管理人員要根據(jù)學(xué)校整體形勢和教學(xué)動態(tài)，主動搜集各方面信息，并對信息進行歸納整理，將信息納入到檔案管理系統(tǒng)中來，更好的實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的服務(wù)功能，為廣大師生服好務(wù)。
（5）對學(xué)校檔案管理工作作出合理規(guī)劃
學(xué)校檔案管理工作是一項基礎(chǔ)而繁雜的工作，涉及的信息面廣，搜集和整理信息的工作量很大。想要為廣大師生提供有效且實用的信息，并提高學(xué)校檔案管理的服務(wù)性，就要對學(xué)校檔案管理工作作出合理的規(guī)劃。規(guī)劃要包括：重點整理哪些實用信息、需要建立和完善哪些檔案管理制度、需要學(xué)校制定哪些具體政策來保障檔案管理等等。所以，要想搞好學(xué)校檔案管理工作，就要提前謀劃，具有一定的前瞻性，從制度上使檔案管理的服務(wù)渠道暢通，使廣大師生能夠多渠道、全方位的利用學(xué)校的檔案資源，搞好教研和學(xué)習(xí)。
三、總結(jié)
學(xué)校的檔案管理工作之所以重要，是因為這是一項基礎(chǔ)工作，最能體現(xiàn)學(xué)校的信息管理水平。學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量，也能反映出一個學(xué)校的整體管理效率。一個學(xué)校的檔案管理井井有條，也就反映出了學(xué)校管理水平很上檔次。此外，通過上面的分析我們可以知道，學(xué)校檔案不但是學(xué)校管理效率的綜合體現(xiàn)，還具有很強的服務(wù)性，能夠為廣大師生提供可靠的信息查詢，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供依據(jù)。所以，學(xué)校檔案管理工作意義重大。由于學(xué)校信息種類多項目雜，對檔案管理的要求就會提高。如何有效提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，成了每個學(xué)校檔案管理者面對的課題。通過上面的分析我們可以知道，要想提高學(xué)校檔案管理的質(zhì)量，就要從兩大方面入手，一是體現(xiàn)出學(xué)校檔案管理的服務(wù)性，創(chuàng)新檔案服務(wù)理念，二是開闊檔案管理思路，提升檔案管理人員素質(zhì)。只有做到了這些，才能夠有效提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，才能發(fā)揮學(xué)校檔案管理的作用。
本文結(jié)合了我多年的學(xué)校檔案管理工作經(jīng)驗，對如何提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量提出了具體改進措施。希望對廣大學(xué)校檔案工作者提供有益的幫助。
參考文獻
關(guān)鍵詞:檔案;政治品德;專業(yè)知識;職業(yè)道德
檔案事業(yè)是經(jīng)濟社會發(fā)展的重要組成部分，是黨和國家重要的工作之一。新時期為檔案工作提供了無限發(fā)展的空間和機遇，同時在發(fā)展過程中也遇到了一個個前人沒有觸及過的挑戰(zhàn)和阻力。如何充分利用機遇，突破一個個挑戰(zhàn)，奪取檔案事業(yè)不斷向縱深發(fā)展，這是擺在我們檔案工作者面前的大問題，也使我們每個檔案工作者應(yīng)該捫心自問:“我們應(yīng)具備什么樣的素質(zhì)來迎接機遇，突破挑戰(zhàn)?”針對這個問題，筆者想和大家在一起，試談一下，新時期檔案工作者的職業(yè)要求，僅供參考。
一、要有與新時期主旋律相合拍的政治頭腦
檔案工作者應(yīng)該是政治頭腦非常清醒的群體。其一舉一動都應(yīng)該在正確的政治方向、政治立場、政治觀點、政治紀律、政治敏銳性、政治鑒別力的指引下進行。否則，就會墜入“盲人騎瞎馬”的危險境地，使檔案工作誤入歧途。怎樣才能保持清醒的政治頭腦呢?筆者認為必須與新時期主旋律相合拍。
二、要有與新時期檔案事業(yè)相適應(yīng)的知識層面
(一)檔案專業(yè)知識
檔案工作者必須系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握檔案學(xué)知識，具有較全面扎實的實踐技能。檔案學(xué)理論來源于檔案工作實踐，檔案工作實踐又迫切需要檔案學(xué)理論的指導(dǎo)。檔案工作者要了解和掌握檔案專業(yè)知識，一方面，檔案是一種知識載體，檔案工作者要發(fā)揮檔案的社會效益，就要熟悉檔案的內(nèi)容，掌握檔案內(nèi)容所涉及的知識。另一方面，檔案工作者在對檔案進行收集、整理、保管、編研、提供利用中始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種科學(xué)的研究活動。檔案工作者只有熟悉和掌握檔案專業(yè)理論知識，并具有一定的廣度和深度，這樣在實際工作中才能發(fā)現(xiàn)新情況，解決新問題。
(二)相關(guān)科學(xué)文化知識
1.掌握文史知識。語言文字與檔案管理和服務(wù)是不可分割的，具有較強的語言表達能力，對于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產(chǎn)生的歷史背景和作用，更好地熟悉、管理和開發(fā)檔案信息資源。書寫水平也很重要，因為檔案工作的各個環(huán)節(jié)，如編目、著錄、標引等與書寫水平是分不開的，若所寫的文字難以辨認會直接影響檔案作用的發(fā)揮。
2.掌握相關(guān)學(xué)科知識?，F(xiàn)代檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的滲透日益加強，檔案工作者應(yīng)有重點地學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)學(xué)科知識。如現(xiàn)代管理學(xué)、情報學(xué)、圖書館學(xué)，還應(yīng)具有一定的經(jīng)貿(mào)、法律知識。
3.掌握現(xiàn)代化管理知識。隨著檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)管理手段在檔案工作中的應(yīng)用，要求檔案工作者必須熟悉和掌握復(fù)印、縮微、音像以及電子計算機等現(xiàn)代化技術(shù)知識，才能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。
三、要有與新時期檔案工作相需要的職業(yè)道德
(一)熱心服務(wù)，不為名利，甘為人梯
檔案工作的任務(wù)、工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務(wù)性、條件性很強的工作。而檔案工作與其他服務(wù)性工作的不同在于它不能通過服務(wù)對象直接產(chǎn)生效益，而是通過服務(wù)對象利用檔案所取得的社會效益和經(jīng)濟效益來體現(xiàn)。不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到地為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是檔案工作者職業(yè)道德素質(zhì)的最基本要求。
(二)尊重檔案，尊重歷史
檔案職業(yè)道德要求檔案工作者必須維護檔案和歷史事實的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內(nèi)容和特征，也不允許主觀臆斷隨心所欲地鑒別檔案。無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據(jù)實立檔，據(jù)實用檔，尊重歷史，忠于職守，維護黨和國家檔案的歷史真實面貌，同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭。
(三)遵紀守法，嚴守黨和國家秘密
由于檔案工作不同于其他服務(wù)性工作，檔案工作者對于利用者不能“來者不拒，有求必應(yīng)”，必須克服主觀隨意性，按照法律和工作紀律的要求正確處理保密與利用的關(guān)系。當(dāng)前我國對外交流與合作都在日益擴大，外事活動不斷增加，這給國外敵對勢力竊取我國的高科技技術(shù)提供了可乘之機。檔案工作者必須具有嚴格的保密觀念和良好的保密習(xí)慣，在不違背保密原則的前提下充分開發(fā)利用檔案信息資源，確保檔案在政治上的安全。
參考文獻
[1]朱祥.信息時代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力[J].企業(yè)家天地，2008，(5):145.
