時(shí)間：2023-07-10 09:24:18
緒論：在尋找寫(xiě)作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理的方法，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關(guān)鍵詞： 新醫(yī)改 醫(yī)院檔案管理 改進(jìn)方法 醫(yī)院管理 管理思想 檔案管理方法 管理人才 管理手段 檔案工作 檔案管理人員
中圖分類(lèi)號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3791(2011)02(c)-0000-00
所謂醫(yī)院檔案，指的是為醫(yī)院服務(wù)的醫(yī)療文件材料、以及醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的歷史資料，它是醫(yī)院在工作活動(dòng)中所形成的各種文件，比如工作記錄、圖表、錄音、影像資料等各種書(shū)面材料及載體材料。這些醫(yī)院檔案記載了各自醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，可以用來(lái)研究醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、同時(shí)也對(duì)醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展方向提供了第一手資料；科學(xué)系統(tǒng)分析醫(yī)院檔案利于在今后的醫(yī)療事業(yè)中揚(yáng)長(zhǎng)避短，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。醫(yī)院檔案管理工作可以對(duì)醫(yī)院的行政管理工作、學(xué)術(shù)研究、科技交流以和法律糾紛等方面起一定的指導(dǎo)作用。
當(dāng)前，根據(jù)新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，最大限度地發(fā)揮檔案的作用，對(duì)促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有決定性的作用。所以我們應(yīng)該以新醫(yī)改為導(dǎo)向，研究醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，力求醫(yī)院檔案管規(guī)范化、信息化、完整化、現(xiàn)代化。
但隨著新醫(yī)改的推進(jìn)，醫(yī)院檔案管理也暴露了一些問(wèn)題。
1制度不健全性與收集效率低下性
檔案管理都是各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，缺乏科學(xué)性與系統(tǒng)性。而且大部分醫(yī)院對(duì)收入檔案管理的內(nèi)容沒(méi)有明確的要求，也缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與模式，更沒(méi)有制定統(tǒng)一的收檔制度；同時(shí)醫(yī)院在日常管理考核中，也未將檔案管理納入目標(biāo)考核，導(dǎo)致檔案收集效率不高，檔案不齊全。
2檔案管理人員素質(zhì)參差不齊
在醫(yī)院的各項(xiàng)管理中，例來(lái)只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高與繼續(xù)教育，尚未對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出計(jì)劃和要求。大部分檔案管理人員專(zhuān)業(yè)出身的較少，知識(shí)面較窄、學(xué)歷普遍偏低，檔案管理知識(shí)貧乏；甚至于有些檔案管理人員是從別的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過(guò)來(lái)的。從而導(dǎo)致他們?cè)趯?zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊。而且在平時(shí)的工作當(dāng)中，檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，以致于使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢(shì)的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。
3檔案缺失嚴(yán)重，安全性能差
由于長(zhǎng)期以來(lái)的歷史原因檔案管理設(shè)施不全又缺乏現(xiàn)代化檔案管理，以及醫(yī)院管理的要求，醫(yī)院設(shè)立了管理文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案和部分實(shí)物、音像檔案的綜合檔案室。而各個(gè)科室管理各自醫(yī)療文書(shū)檔案、X 線(xiàn)膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案，就形成了多部門(mén)管理檔案的格局。醫(yī)院檔案管理不夠規(guī)范，設(shè)施不全，設(shè)備陳舊、技術(shù)落后等問(wèn)題，制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。
在新醫(yī)改不斷深入中，必須探索一條適應(yīng)醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的新思路，對(duì)醫(yī)院檔案工作提出了新的要求。為了搞好檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理應(yīng)如何改進(jìn)？
（1）以學(xué)習(xí)為第一任務(wù)
加強(qiáng)對(duì)檔案法的學(xué)習(xí)，增大對(duì)檔案法的宣傳，增強(qiáng)醫(yī)院干部、職工的檔案意識(shí)，特別是檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提。將檔案管理納入醫(yī)院管理中，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作，使全醫(yī)院從領(lǐng)導(dǎo)到職工都能充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。
（2）重視人才培養(yǎng)，提高人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)
檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，則應(yīng)不間斷提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平，并將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃。不斷總結(jié)檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提升。檔案管理人員也要主動(dòng)培養(yǎng)自身業(yè)務(wù)，在工作與學(xué)習(xí)中必須以主人翁的姿態(tài)為醫(yī)院的各項(xiàng)活動(dòng)統(tǒng)籌安排和服務(wù)，使檔案管理工作與醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、管理工作結(jié)合得更加緊密，為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。要有不斷創(chuàng)新的意識(shí)，要不斷解放思想，拓寬思路，開(kāi)拓創(chuàng)新，增強(qiáng)對(duì)新生事物的敏感度和接受力。同時(shí)，可積極開(kāi)展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)，編寫(xiě)各種專(zhuān)題匯編，為使用者提供多方面、有實(shí)效的信息。
（3）大膽改革，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理
檔案資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案管理的主要目的。通過(guò)深層次、多渠道地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、日常管理及患者服務(wù)。同時(shí)，合理利用檔案可以為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和一定的經(jīng)濟(jì)效益，從而提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。
要實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。一是要加強(qiáng)檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的安全保管設(shè)施；二是要加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞、開(kāi)發(fā)利用的主要功能。三是要配備整套檔案掃描系統(tǒng)，改革單純由人工錄入資料的相對(duì)落后的做法，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。注重對(duì)現(xiàn)代化各類(lèi)信息的收集和整理，多借鑒社會(huì)其他領(lǐng)域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使醫(yī)院檔案管理更加現(xiàn)代化、規(guī)范化。
（4）積極調(diào)研、獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策、合作共享。
醫(yī)院檔案工作者要深入臨床一線(xiàn)進(jìn)行調(diào)研，了解各科室醫(yī)療工作對(duì)檔案信息要求，有目的地從檔案材料中挖掘有價(jià)值的信息，開(kāi)展編研工作，編制多種檢索工具，為臨床、科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動(dòng)服務(wù)。同時(shí)，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，加強(qiáng)管理，提高檔案利用率。打破院與院之間的界限，加強(qiáng)與各級(jí)醫(yī)院的信息聯(lián)系，互通檔案信息，以滿(mǎn)足醫(yī)療、教學(xué)、科研需要，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
（5）加強(qiáng)病案的規(guī)范化建設(shè)。
檔案管理必須強(qiáng)調(diào)制度化，病案是醫(yī)院檔案的重要內(nèi)容。要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)務(wù)人員病案書(shū)寫(xiě)的教育，提高對(duì)病案嚴(yán)肅性的認(rèn)識(shí)，使醫(yī)務(wù)人員從思想上以予以重視，嚴(yán)格要求，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。落實(shí)病案書(shū)寫(xiě)規(guī)章制度，加強(qiáng)病案書(shū)寫(xiě)規(guī)范化的培訓(xùn)，要實(shí)行專(zhuān)人負(fù)責(zé)。當(dāng)前在病歷書(shū)寫(xiě)中存在代上級(jí)醫(yī)師簽名的現(xiàn)象，反映了各級(jí)醫(yī)師對(duì)病案書(shū)寫(xiě)的嚴(yán)肅性缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)，要強(qiáng)化管理抓落實(shí)。實(shí)行監(jiān)督制度，對(duì)病歷實(shí)行抽查，有獎(jiǎng)有罰，要使職工明確病歷既反映了一個(gè)人的敬業(yè)精神和態(tài)度，也反映了醫(yī)療質(zhì)量的好壞。病歷質(zhì)量低下，很可能由此引起醫(yī)患糾紛。
（6）制定相應(yīng)的考核制度。
檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，建立相應(yīng)的考核制度，必須層層嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人。醫(yī)院應(yīng)將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書(shū)之中，將檔案管理與科室工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤，明確科室對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)管理、使醫(yī)院檔案管理工作步入新的臺(tái)階。
隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步與發(fā)展，與人民群眾生命健康息息相關(guān)的醫(yī)療單位面臨著很大的提升空間，特別是我國(guó)正在進(jìn)行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度的改革，對(duì)醫(yī)院的管理工作提出了更多的要求。醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時(shí)代的步伐。這也要求我們醫(yī)院檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)取，以滿(mǎn)足社會(huì)進(jìn)步和醫(yī)院發(fā)展對(duì)檔案管理的不斷提高的要求，為建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義醫(yī)院檔案事業(yè)作出貢獻(xiàn)，總之，我們要把醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)成是一個(gè)專(zhuān)門(mén)的學(xué)問(wèn)，調(diào)動(dòng)全員意識(shí)來(lái)共同配合，以達(dá)到新醫(yī)改預(yù)期目標(biāo)。
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[關(guān)鍵詞] 企業(yè)檔案管理； 信息化管理； 方法分析
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 16. 032
[中圖分類(lèi)號(hào)] F272.7；G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）16- 0054- 02
企業(yè)檔案管理在企業(yè)管制工作中具有十分重要的地位。近幾年，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人才變動(dòng)日漸活泛，企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端逐漸暴露。企業(yè)檔案工作怎樣推陳出新，逐漸變成我們一定要認(rèn)真對(duì)待的一個(gè)主要問(wèn)題。不僅在企業(yè)檔案管理體制上進(jìn)行變革外，信息化管制同時(shí)是一個(gè)必要的發(fā)展。
1 加速檔案管理制度的變革
陳舊的企業(yè)檔案管理制度已無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求，因此對(duì)檔案管理制度進(jìn)行變革已刻不容緩。確立改革的路線(xiàn)，使當(dāng)代企業(yè)的檔案管理工作可以持續(xù)發(fā)展。只有經(jīng)過(guò)改革，才可以給平穩(wěn)、連續(xù)、和諧的運(yùn)行理清阻礙、逃脫困境，才可以幫助人的潛力發(fā)揮提出最廣闊的平臺(tái)。中國(guó)正在施行的一場(chǎng)關(guān)于社會(huì)各方面的變革，變革的成功將給我國(guó)社會(huì)的可持續(xù)運(yùn)行提供可信賴(lài)的保證。檔案管理工作身為社會(huì)大團(tuán)體中的一個(gè)子部分，是所有社會(huì)團(tuán)體的首要組成環(huán)節(jié)。因此，檔案管理工作的可持續(xù)運(yùn)行一定要改革，換句話(huà)說(shuō)改革就是檔案管理工作可持續(xù)運(yùn)行的促進(jìn)力。
2 實(shí)施制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理
首先，全面調(diào)查案卷，取其精華去其糟粕。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理度化、標(biāo)準(zhǔn)化的首要工作。另外平常的檔案管理部門(mén)由于歷年來(lái)沒(méi)有進(jìn)行徹底的調(diào)查，還有移交部門(mén)規(guī)定管制期限不準(zhǔn)確，都存在一些重復(fù)或者沒(méi)有參考價(jià)值的案卷，因此，第一步要除去一些無(wú)用的案卷才能杜絕今后實(shí)施數(shù)字管制時(shí)發(fā)生重合和效率低下的狀況。其次，重新整理文件，實(shí)現(xiàn)文件制度化。將一些文件過(guò)多、內(nèi)容雜亂的文件進(jìn)行再次整理。整理案卷的原則是最大努力地把一些存在關(guān)聯(lián)信息的案卷整理在一起。在整理文卷的過(guò)程中要把一些沒(méi)有頁(yè)碼、沒(méi)有案卷目錄、無(wú)文卷題目或題目不清晰的文卷重新整理、補(bǔ)全并保證所有文案更加規(guī)范。整理文案不僅使館藏文案優(yōu)化，還可以更加科學(xué)地保管文件，并且還能提高實(shí)行數(shù)字管制檔案后的有效利用的效率。
3 構(gòu)建全面的檔案信息安全管制體制
檔案信息化的完善構(gòu)建以及最后的確實(shí)都應(yīng)該依靠檔案管理職員來(lái)運(yùn)行，因此說(shuō)檔案管理職員是檔案的信息化安全保證的第一個(gè)保障。所以，構(gòu)建全面的安全管制機(jī)制，改善職工運(yùn)行手段，增強(qiáng)檔案職員的警戒性，能夠從基本上減少個(gè)人錯(cuò)失所帶來(lái)的信息遺失，降低電腦黑客對(duì)企業(yè)檔案信息體系的危害。與此同時(shí)，對(duì)于信息化管制，在檔案信息的應(yīng)用需要采取職工確認(rèn)身份、備份數(shù)據(jù)、殺毒軟件等安全保護(hù)手段，運(yùn)用這種方法增加檔案管理的安全。
4 加強(qiáng)檔案管理法治化建設(shè)
改革開(kāi)放到現(xiàn)在，黨及政府有關(guān)機(jī)構(gòu)特別重視檔案的管制工作，先后了許多政策用來(lái)改善檔案管理工作。法制化是管制檔案管理工作的根本，要做好檔案管理工作就必須要依法管制，達(dá)成檔案管理的制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案類(lèi)型的多樣化決定了檔案管理方法要繼續(xù)改革，只有堅(jiān)定與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)，創(chuàng)立檔案管理工作的新局面。萬(wàn)象更新的形勢(shì)對(duì)檔案管理人員在業(yè)務(wù)水平、知識(shí)水平及管制操縱能力等方面都說(shuō)明了新的要求。檔案事業(yè)的拓展必須堅(jiān)持按依法管制的道路，唯有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮原有的作用。為了增強(qiáng)對(duì)檔案的管制和搜集、整理工作，更方便地保護(hù)和使用檔案，《中華人民共和國(guó)檔案法》就此產(chǎn)生。
檔案管理作為一個(gè)體系嚴(yán)密的管制科學(xué)，是我國(guó)經(jīng)歷千載的智慧成果。尤其是最近幾十年，伴隨信息化的來(lái)臨，加速了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化體系發(fā)展，檔案信息化的管制已經(jīng)逐漸變成檔案管理運(yùn)行的新目標(biāo)，變成當(dāng)代企業(yè)管制發(fā)展的主要標(biāo)志。
5 構(gòu)建一支素質(zhì)高的信息化檔案的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍
目前信息化的社會(huì)檔案管理者一定具有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及這方面相應(yīng)嘗試。也就需要企業(yè)檔案管理職員應(yīng)當(dāng)依照檔案信息化運(yùn)行的現(xiàn)實(shí)要求，逐漸地改變自己的理念，掌握新的電子計(jì)算機(jī)知識(shí)，了解信息管制新的技術(shù)，建立保證企業(yè)服務(wù)的工作態(tài)度，所以構(gòu)建一支素質(zhì)高、水平高的信息化檔案管理隊(duì)伍，才能保障企業(yè)檔案的信息化建立的需求。
6 結(jié) 論
綜上所述，信息化檔案管理作為一個(gè)完整，同時(shí)又周密的主要管制事務(wù)，不但要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)賦予高度的重視，更應(yīng)該得到全部檔案管理職員密切合作、積極參加。尤其是目前，信息化運(yùn)行早變成為世界變革的一個(gè)目標(biāo)，更好地解決檔案管理事務(wù)中所面對(duì)的問(wèn)題，才可以變成為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行提供有效服務(wù)的根本保證，才能更好地為企業(yè)服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。
主要參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；管理方法
檔案工作是企業(yè)建設(shè)基礎(chǔ)工作的重要組成部分，各有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)將其納入項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，做到檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理檔案的原則，管理好建設(shè)項(xiàng)目檔案，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。下面針對(duì)如果做好檔案管理工作以及具體的方法措施進(jìn)行敘述。
一、拓寬檔案管理服務(wù)渠道
隨著經(jīng)濟(jì)化與信息化的時(shí)展，檔案管理工作進(jìn)行了更廣泛的延伸，不僅僅是面對(duì)各個(gè)單位檔案管理中的一些社會(huì)問(wèn)題進(jìn)行合理調(diào)配。也將面對(duì)一些檔案管理中的一些特殊人物群體的服務(wù)。隨著信息量的不斷加大，如果對(duì)信息化的范疇進(jìn)行合理的控制，是檔案工作中所面臨的問(wèn)題?？茖W(xué)技術(shù)以及科學(xué)生活都是在此基礎(chǔ)上進(jìn)行，行政工作的繁雜性也增加了信息服務(wù)工作的難度，對(duì)于檔案管理工作中的一些基礎(chǔ)的檔案、書(shū)本信息檔案都要進(jìn)行科學(xué)的管理與保存，將檔案管理中的一些基本的圖書(shū)或者信息以網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行替代，這樣就能通過(guò)信息化的技術(shù)進(jìn)行篩選，進(jìn)行綜合性替代，經(jīng)濟(jì)快捷的選擇自己所要找的檔案。
1、加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)
在信息化發(fā)展的今天，比的不僅僅是技術(shù)，還需要從服務(wù)意識(shí)上進(jìn)行比較，對(duì)于信息資源中的開(kāi)發(fā)以及調(diào)控，還應(yīng)該將檔案管理中所存在的一些相應(yīng)的調(diào)控進(jìn)行合理的分析。從整體上調(diào)控企業(yè)的檔案信息，加大檔案信息管理中心的工作，建立信息交流與發(fā)展，檔案館不僅僅是收藏資料的機(jī)構(gòu)，還需要變成提供服務(wù)的機(jī)構(gòu)，這樣企業(yè)調(diào)查資料以及儲(chǔ)存資料的查詢(xún)時(shí)都較方便。加強(qiáng)檔案管理的服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)建檔案管理的服務(wù)業(yè)群體，這樣將企業(yè)的發(fā)展與檔案的搜集工作同時(shí)進(jìn)行，從根本上調(diào)整企業(yè)的服務(wù)內(nèi)容。
2、建立檔案管理平臺(tái)
隨著信息時(shí)代的發(fā)展，面對(duì)不同種類(lèi)的情報(bào)，需要進(jìn)行合理的分類(lèi)與控制，這樣才能夠在浩瀚的文獻(xiàn)情報(bào)資料下，才能夠做到合理的調(diào)整和分類(lèi)，方便查找，達(dá)到信息資源共享。建立一體式的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理不僅需要打破之前的檔案資源建設(shè)，還需要調(diào)解決檔案管理中存在的一系列問(wèn)題，充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，在系統(tǒng)中建立依法存檔，合理存檔的管理理念，保證檔案管理工作的信息技術(shù)管理，最終將信息與社會(huì)共同分享。
建立信息式的資源共享，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)與資料的互補(bǔ)，這樣不僅能夠?qū)n案資源進(jìn)行有效整理，還能降低材料，能夠在檔案館的利用率上提高效率，增加空間利用資源，向有特色專(zhuān)業(yè)方面進(jìn)行發(fā)展。
3、注重檔案管理的反饋工作
檔案管理作為提供檔案管理建設(shè)工作的一個(gè)途徑，不僅需要加強(qiáng)檔案管理一系列問(wèn)題，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題合理的調(diào)配，而場(chǎng)設(shè)反饋式的信息資源開(kāi)發(fā)工作，細(xì)致的進(jìn)行發(fā)揮，最終細(xì)致的將材料控制開(kāi)發(fā)利用的更加科學(xué)性、合理性和系統(tǒng)性。
二、完善檔案管理措施
1、建立門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，完善檔案管理工作
隨著檔案區(qū)域網(wǎng)的不斷完善，如何將檔案管理中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行分析和篩選，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行便捷的操作。充分利用網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上自由檢索，并將各個(gè)單位的資源做好有價(jià)值的共享。
檔案管理工作開(kāi)展檔案管理的網(wǎng)上服務(wù)工作，已經(jīng)成為了檔案管理中國(guó)普遍存在的一些問(wèn)題，進(jìn)一步加快檔案管理的信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，并依據(jù)檔案管理工作的規(guī)定的將新的技術(shù)合理的利用到檔案管理中來(lái)，這樣以電子文件的檔案作為管理存檔的依據(jù)，將電子書(shū)形式的檔案逐步代替紙張形式的檔案，提高檔案管理工作的主導(dǎo)地位，就能將檔案管理更富有生機(jī)與活力。
2、收集檔案信息
電子文件的收集工作，是在檔案管理中存在必須要完成的工作，這樣在檔案管理中的收集工作中，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)的資源存在著一定的差別，因此，電子資源具有更加便利性，許多文件只要通過(guò)下載或者簡(jiǎn)單的操作就可以完成，在一定的時(shí)間內(nèi)收集完畢后，還能及時(shí)的上傳上或者下載，這樣在整個(gè)檔案服務(wù)平臺(tái)中進(jìn)行歸檔。為了保證檔案管理工作的合理性和保密性，對(duì)于一些資源進(jìn)行密碼設(shè)置，加強(qiáng)對(duì)公開(kāi)的資源以及存在差別的資源管理，這樣更加利于單位的資料調(diào)查工作。
3、在線(xiàn)進(jìn)行服務(wù)與咨詢(xún)
現(xiàn)代新型的檔案管理不僅是在傳統(tǒng)的檔案管理中進(jìn)行的拓展，還是在加強(qiáng)檔案調(diào)整的基礎(chǔ)上實(shí)質(zhì)性的工作。在信息時(shí)代內(nèi)，人們更加注重信息的時(shí)效性，通過(guò)信息系統(tǒng)進(jìn)行查詢(xún)，不僅拓寬了公司內(nèi)部的領(lǐng)域，還能通過(guò)學(xué)習(xí)以及生活將各種檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的調(diào)配，最終將檔案服務(wù)信息做到完善。
在檔案管理工作中存在的信息疑問(wèn)以及對(duì)于單位利民的一些存在爭(zhēng)議的問(wèn)題進(jìn)行分析，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)匯編以及網(wǎng)上的資金調(diào)控等都需要加強(qiáng)檔案管理工作的統(tǒng)一調(diào)配，利用數(shù)據(jù)庫(kù)信箱或者網(wǎng)絡(luò)溝通平臺(tái)，完善數(shù)據(jù)資源，讓讀者利用再和呢固體的調(diào)控進(jìn)行相應(yīng)的信息交流，得出一些合理檔案信息調(diào)控方式，這樣對(duì)于整體的檔案控制以及服務(wù)對(duì)象等加強(qiáng)對(duì)提供的信息的真實(shí)性，為使用者提供查詢(xún)以及咨詢(xún)的服務(wù)。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，利用檔案管理現(xiàn)代化的手段，加重對(duì)檔案資源的管理，憑借信息化的平臺(tái)進(jìn)行調(diào)控，將整體的資源進(jìn)行有效的強(qiáng)化，真正的提升信息資源的管理水平，使檔案管理工作更加具有與時(shí)俱進(jìn)氣象。檔案管理在面向智能化、信息化以及提高檔案管理的整體水平，更好的服務(wù)于單位的資源共享，促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步以及事業(yè)的前進(jìn)。
參考文獻(xiàn)
[1]劉紅艷.現(xiàn)代檔案管理創(chuàng)新的思考[J].黑龍江科技信息,2011.(10).
[關(guān)鍵詞]系統(tǒng)科學(xué)方法；現(xiàn)代檔案管理；關(guān)系分析
系統(tǒng)科學(xué)方法是按照系統(tǒng)科學(xué)的理論和觀(guān)點(diǎn)，把研究對(duì)象視為系統(tǒng)來(lái)認(rèn)識(shí)和解決實(shí)踐中各種問(wèn)題的方法的總稱(chēng)。系統(tǒng)科學(xué)方法要求我們，把研究對(duì)象及其內(nèi)部要素看作一個(gè)整體，運(yùn)用普遍聯(lián)系和永恒發(fā)展的眼光將其看成一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，把握研究對(duì)象的內(nèi)外環(huán)境之間的相互關(guān)系，以便從整體上，更科學(xué)、有效地認(rèn)識(shí)和改造對(duì)象。常用的系統(tǒng)科學(xué)方法有信息方法、控制方法、系統(tǒng)分析方法及功能模擬方法等?？茖W(xué)研究的方法，是人類(lèi)長(zhǎng)期進(jìn)行科學(xué)研究的結(jié)晶。系統(tǒng)科學(xué)對(duì)方法論雖然產(chǎn)生的實(shí)踐不久，但它是科學(xué)方法論發(fā)展的一種方向，反映了現(xiàn)代科學(xué)研究方法的特征。既然現(xiàn)代檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的人造系統(tǒng)，具有系統(tǒng)的各種特性，就應(yīng)該也可以運(yùn)用系統(tǒng)科學(xué)方法論來(lái)指導(dǎo)我們的研究工作。系統(tǒng)學(xué)的主要任務(wù)是考察系統(tǒng)與系統(tǒng)之間、系統(tǒng)各部分之間必然出現(xiàn)的相互聯(lián)系，并試圖確定它們的性質(zhì)、行為、發(fā)展、消亡和再生。系統(tǒng)科學(xué)方法論的產(chǎn)生，為發(fā)展和提高現(xiàn)代檔案學(xué)研究水平找到了一種科學(xué)的方法。這些系統(tǒng)科學(xué)方法在筆者的檔案管理工作中發(fā)揮著巨大的作用。從檔案管理的角度看，檔案工作主要包括檔案的收集、整理、挖掘、保護(hù)、規(guī)劃及其利用。當(dāng)我們把檔案管理看做一個(gè)系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)的幾個(gè)主要特點(diǎn)就是我們?cè)趯?shí)際工作中必須要注重和遵循的。其中，整體性、層次性、開(kāi)放性等系統(tǒng)的三個(gè)突出特點(diǎn)在現(xiàn)代檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用。
一、現(xiàn)代檔案管理
檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)現(xiàn)代化的重要組成部分。如果從過(guò)程的角度理解，檔案管理現(xiàn)代化是檔案部門(mén)主動(dòng)連接新科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)，為促進(jìn)社會(huì)現(xiàn)代化而進(jìn)行的變革傳統(tǒng)檔案歸現(xiàn)代檔案管理的過(guò)程?，F(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵應(yīng)包括：檔案管理觀(guān)念現(xiàn)代化、檔案管理發(fā)展水平現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等五個(gè)方面。
檔案管理現(xiàn)代化是讓檔案管理從傳統(tǒng)邁向現(xiàn)代，而與現(xiàn)代社會(huì)同步。但由于現(xiàn)代社會(huì)的特征是自由化、民主化、多元化、人體化、科技化、本土化、國(guó)際化與未來(lái)化，因此，檔案管理現(xiàn)代化當(dāng)以這些特征作為努力方向。檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)改革、創(chuàng)新、發(fā)展的過(guò)程，也是一個(gè)系統(tǒng)工程；既是長(zhǎng)期的，又是動(dòng)態(tài)的，在本質(zhì)上表現(xiàn)為對(duì)社會(huì)的順應(yīng)和超越。
二、系統(tǒng)的整體性對(duì)檔案管理工作的要求
所謂系統(tǒng)，是由若干相互聯(lián)系、相互作用的部分（要素）組成的具有特定結(jié)構(gòu)和功能的有機(jī)整體。系統(tǒng)是各個(gè)要素按一定的方式構(gòu)成的有機(jī)整體，系統(tǒng)是諸要素的有機(jī)集合而不是各要素的簡(jiǎn)單地機(jī)械相加。因此，各要素一旦構(gòu)成系統(tǒng)，就失去了其作為獨(dú)立要素的性質(zhì)和功能，形成了系統(tǒng)新的規(guī)定性，使得系統(tǒng)表現(xiàn)出整體性的特點(diǎn)，從檔案管理工作來(lái)講，系統(tǒng)分析方法是為確定系統(tǒng)的組成、結(jié)構(gòu)、功能及效用而對(duì)系統(tǒng)各構(gòu)成要素、過(guò)程和關(guān)系進(jìn)行考察的方法，也就是從整體性的觀(guān)點(diǎn)來(lái)審視整個(gè)檔案管理工作，從整體上協(xié)調(diào)各個(gè)檔案科室的相互關(guān)系，使其成為具有相互關(guān)聯(lián)、相互制約關(guān)系的有機(jī)整體。
哈肯認(rèn)為：“每個(gè)系統(tǒng)都表現(xiàn)出它自己的不可還原的特點(diǎn)”。如果我們想要對(duì)它們有更多的了解，就必須把它們當(dāng)做系統(tǒng)，也就是說(shuō)，當(dāng)作擁有它們自己的特性的整體。用這種方式，我們就能并消除這些系統(tǒng)某些方面的問(wèn)題。在這種條件下它們有什么樣的行為，他們?cè)鯓舆M(jìn)化和衰退，在其內(nèi)部，哪一部分或哪個(gè)子系統(tǒng)發(fā)揮著控制作用，以及其他問(wèn)題。檔案的管理工作就是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不同民族、不同種類(lèi)的檔案資料互相關(guān)聯(lián)，互相制約，從對(duì)檔案資料甚至大量文化遺產(chǎn)保護(hù)的角度出發(fā)，應(yīng)該在實(shí)際工作中設(shè)計(jì)和實(shí)施系統(tǒng)工程，從整體的觀(guān)點(diǎn)去看待對(duì)象，處理問(wèn)題，這將對(duì)檔案整理工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)發(fā)展的效果起到推進(jìn)作用。為此，我們要看到在檔案管理工作中，每個(gè)局部的工作都是全局的一部分，各個(gè)局部之間不是毫無(wú)關(guān)聯(lián)的，而是有機(jī)整體，并且各個(gè)局部工作的順利推進(jìn)也能對(duì)全局結(jié)構(gòu)合理化和功能效用的充分發(fā)揮起著巨大的推動(dòng)作用。
三、系統(tǒng)的層次性對(duì)檔案管理工作的要求
所謂系統(tǒng)的層次性，—方面是指系統(tǒng)由一定的要素組成，而這些要素又是由更低一層次的要素組成的子系統(tǒng)；另一方面，系統(tǒng)自身又是更大系統(tǒng)的組成要素。它本質(zhì)上揭示了系統(tǒng)之間縱向的或垂直的有序關(guān)系。既然檔案整理工作仍是一個(gè)系統(tǒng)，那么就可以分析其內(nèi)部的層次結(jié)構(gòu)，在縱向的構(gòu)成性和橫向的相關(guān)性關(guān)系中理解和把握系統(tǒng)的性質(zhì)及其變化規(guī)律，利用下層系統(tǒng)對(duì)上層系統(tǒng)的基礎(chǔ)作用以及上層系統(tǒng)對(duì)下層系統(tǒng)的改造、約束作用來(lái)控制和改造系統(tǒng)，這必將對(duì)檔案的收集和整理研究工作向縱深領(lǐng)域發(fā)展起到促進(jìn)作用。系統(tǒng)論認(rèn)為：“諸多事物能夠被整合成為一個(gè)系統(tǒng)整體，必有互補(bǔ)互利、合作共生的重要性，這是產(chǎn)生有序的基礎(chǔ)?！边@點(diǎn)，在檔案管理過(guò)程中體現(xiàn)得尤為重要。對(duì)檔案的收集，需要檔案館及各級(jí)單位積極配合，需要認(rèn)真整理檔案材料，收集整理歸檔后，移交上一級(jí)檔案單位。在收集和整理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)與檔案管理機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，保證檔案材料的完善和準(zhǔn)確。系統(tǒng)論認(rèn)為：“外部條件的改變將使系統(tǒng)的某種確定的狀態(tài)變得不穩(wěn)定，并且能夠?yàn)橐环N新的，有時(shí)甚至完全不同的狀態(tài)所代替。”檔案管理工作要求有序進(jìn)行，因此，在實(shí)際工作過(guò)程中就要不斷調(diào)整自身以克服系統(tǒng)的確定性，使系統(tǒng)穩(wěn)定地保持或達(dá)到某種特定狀態(tài)或者使系統(tǒng)按某種規(guī)律變化的過(guò)程。在筆者工作中對(duì)于—些單位處于特殊工作環(huán)境下，譬如沒(méi)有足夠的檔案存檔空間，人員編制不到位，人員檔案法制意識(shí)淡薄，檔案管理混亂的情況，有必要進(jìn)行指導(dǎo)及特殊情況特殊對(duì)待的人性化管理。另外，建立檔案管理制度和檔案管理的規(guī)范化流程，提出其整改意見(jiàn)并同時(shí)獲取對(duì)方單位的提議及要求。促使檔案管理走向規(guī)范化道路，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展要求，也是保持檔案管理系統(tǒng)有序性的必要環(huán)節(jié)。
四、系統(tǒng)的開(kāi)放性對(duì)檔案管理信息的要求
系統(tǒng)可以分為三種類(lèi)型：與其環(huán)境之間沒(méi)有物質(zhì)、能量、信息交換的孤立系統(tǒng)；與外界環(huán)境沒(méi)有物質(zhì)交換但有能量交換的封閉系統(tǒng)；與外界環(huán)境自由地進(jìn)行物質(zhì)、能量和信息交換的開(kāi)放系統(tǒng)。檔案管理工作系統(tǒng)與環(huán)境存在著信息的交換，因?yàn)闄n案管理工作的重心就是讓珍貴的歷史和個(gè)人資料得以持續(xù)存在?？梢哉f(shuō)，檔案工作尤其是針對(duì)珍貴檔案管理工作而言，其管理的目的就是為了使史實(shí)資料更好地為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，是一項(xiàng)功在當(dāng)代利在千秋的事情，檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)放性使檔案工作的“知古鑒今”作用得以更好地實(shí)現(xiàn)。
為了適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的要求、檔案管理需要信息化轉(zhuǎn)變，這已經(jīng)成為信息化社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要組成部分。今天，信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)提升工作效率的制勝法寶。檔案工作是一項(xiàng)既有著古老傳統(tǒng)又具有現(xiàn)代化需求的社會(huì)基礎(chǔ)工作，檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要，就要進(jìn)行檔案的信息化和數(shù)字化建設(shè)，通過(guò)對(duì)各種載體形式的檔案信息獲取、傳輸、加工、處理、利用、反饋等過(guò)程，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。加大檔案的接收和征集力度，擴(kuò)大其接收范圍，把檔案收集作為資源重點(diǎn)，要應(yīng)用先進(jìn)的科技手段，解決新型檔案載體材料的收集、整理、保管、鑒定和利用，同時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)、升級(jí)和改版，加快檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。檔案部門(mén)要對(duì)信息產(chǎn)生的來(lái)源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動(dòng)腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶(hù)潛在的需求，有針對(duì)性地策劃、設(shè)計(jì)出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式、有計(jì)劃地對(duì)電子文件信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)、加工并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，在一定范圍實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，為檔案利用者提供高效便捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，徹底改變“重收藏，輕利用”的檔案管理模式。
從未來(lái)檔案發(fā)展的角度來(lái)看，將常用的系統(tǒng)科學(xué)方法應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理越來(lái)越有其必要性和緊迫性?？傊F(xiàn)代的檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，把系統(tǒng)論的觀(guān)念、思想、方法應(yīng)用到現(xiàn)代檔案管理，能夠讓現(xiàn)代檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，更能夠促進(jìn)檔案事業(yè)適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，提高檔案為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和文化建設(shè)的服務(wù)能力。
參考文獻(xiàn)：
醫(yī)院的人事檔案的發(fā)展是有年代感的，它是在醫(yī)院從建成到現(xiàn)在所有人事的信息慢慢積累起來(lái)的。人事檔案對(duì)于醫(yī)院的醫(yī)務(wù)工作者的信息進(jìn)行真實(shí)的記錄和存檔，包括醫(yī)生、護(hù)士以及其他工作人員等。人事檔案是醫(yī)院人事工作的基礎(chǔ)，對(duì)于醫(yī)院的整體管理有著不可忽視的作用。但是隨著醫(yī)院的發(fā)展規(guī)模越來(lái)越大，人事檔案的信息量也越來(lái)越大，在管理方面存在的問(wèn)題也就越來(lái)越多。筆者結(jié)合自身的經(jīng)驗(yàn)，主要從以下幾個(gè)方面對(duì)完善和提高醫(yī)院人事檔案管理工作的方法和途徑進(jìn)行闡述。
1 關(guān)于醫(yī)院實(shí)施檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.1 檔案管理的制度過(guò)于單一
隨著科技和經(jīng)濟(jì)水平的進(jìn)步，醫(yī)院的人事檔案管理工作也應(yīng)該隨之做出相應(yīng)的調(diào)整，但是現(xiàn)在醫(yī)院當(dāng)中的管理方法大多都還是很多年前的老方法，管理制度單一，不能夠更好的為醫(yī)院服務(wù)，因此，在醫(yī)院人事檔案的管理制度上需要改進(jìn)，建立信息化的管理模式。
1.2 檔案管理的方式落后
在醫(yī)院當(dāng)中，人事檔案具有較高的機(jī)密性，因此具有很高的重要性，這種機(jī)密性檔案的管理應(yīng)該由具有專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)的人員來(lái)進(jìn)行管理，但是現(xiàn)在醫(yī)院當(dāng)中相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人員非常欠缺，專(zhuān)業(yè)的管理設(shè)備也很缺乏，在這方面同樣需要改進(jìn)。
1.3 檔案的立卷過(guò)于陳舊
現(xiàn)在醫(yī)院的人事檔案大多都放在檔案室里，多年沒(méi)有人翻動(dòng)，需要什么信息的時(shí)候查閱非常困難。而且檔案信息的內(nèi)容大多也不是很真實(shí)，或者存在信息根本不對(duì)稱(chēng)的現(xiàn)象，所以需要改進(jìn)的地方同樣有很多。
2 完善醫(yī)院人事檔案管理的途徑和方法
2.1 從事檔案管理的工作人員要提高相應(yīng)的工作意識(shí)
提高檔案管理的工作意識(shí)，要從和檔案管理有關(guān)的三個(gè)方面展開(kāi)闡述。首先，就是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的作用，他們要首先對(duì)醫(yī)院人事檔案的管理工作給予高度的重視，采取一些規(guī)范化的管理措施，對(duì)于人事檔案管理現(xiàn)狀以及出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)給予整理的措施，用他們重視的態(tài)度引起實(shí)際工作人員對(duì)這份工作的重視；其次，就是從事檔案管理的工作人員，他們要不斷的提升自身的管理素質(zhì)，要經(jīng)常參加一些相應(yīng)的培訓(xùn)，意識(shí)到人事檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院全體工作人員以及醫(yī)院的榮譽(yù)形象等方面的重要性，不斷的改善醫(yī)院的人事檔案管理工作；最后，就是在檔案管理方面的法律意識(shí)，要拓寬資料的收集渠道，建立檔案的保存、傳遞等程序科學(xué)化方式，確保檔案信息的規(guī)范、完整和真實(shí)。
2.2 對(duì)于檔案的監(jiān)管制度要進(jìn)行完善
人事檔案主要記載職工的履歷、鑒定（考評(píng)）、自傳、入黨入團(tuán)、任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、工資等方面的自然狀況，記錄職工的個(gè)人成長(zhǎng)過(guò)程，思想發(fā)展歷史，能全面系統(tǒng)的展現(xiàn)職工家庭情況、主要社會(huì)關(guān)系、專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)情況、個(gè)人發(fā)展情況等各方面內(nèi)容，能概括反映職工的個(gè)人全貌[1]。因此，檔案的管理要實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化、制度化。
2.3 檔案管理工作崗位要設(shè)置專(zhuān)業(yè)人員
醫(yī)院當(dāng)中從事人事檔案管理工作的人大多是一些年齡比較大，或者一些其他職務(wù)的兼職做人事檔案管理的工作，這對(duì)于管理水平的提高是非常不利的。所以，這個(gè)崗位要引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的管理人員，在招聘的時(shí)候要挑選各方面素質(zhì)都比較綜合的工作人員，同時(shí)，在以后的工作當(dāng)中還要不斷的完善他們的素質(zhì)，經(jīng)常做一些專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)等等，讓他們把醫(yī)院的人事檔案管理工作做到時(shí)代的前沿[2]。
2.4 對(duì)于醫(yī)院的人事檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)信息化管理
在這個(gè)信息多元化的社會(huì)，我們?cè)趶氖箩t(yī)院人事檔案管理工作的時(shí)候也一定要注意實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。那么什么是醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化呢？就是把現(xiàn)有的人事檔案的信息都實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，把這些資料通過(guò)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源各數(shù)據(jù)的合理配置，以及科學(xué)有效的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享。實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，是管理人事檔案信息的必由之路[3]。計(jì)算機(jī)在我們生活中的普及程度是非常高的，因此，現(xiàn)在有很多醫(yī)院都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院人事檔案信息的數(shù)字化，可以通過(guò)一些相應(yīng)的軟件進(jìn)行查詢(xún)。實(shí)現(xiàn)信息化之后，如果我們需要查詢(xún)某個(gè)醫(yī)務(wù)工作者的信息，只需要通過(guò)目錄或者輸入簡(jiǎn)單的檢索條件就可以很快的找到我們所需要的信息，既減輕了檔案管理工作人員的工作量，又提高工作效率。
1、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問(wèn)題分析
學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢
哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢總體來(lái)講目前我國(guó)的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：
一是檔號(hào)不規(guī)范沒(méi)有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。
二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。
三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用。
四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)。
五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。
六是案卷厚薄不一有的一、二頁(yè)紙一文一卷有的五六百頁(yè)紙一類(lèi)一卷?？傊畬W(xué)校檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏量越大的存在的類(lèi)似問(wèn)題就越嚴(yán)重。從以上情況來(lái)看我國(guó)學(xué)校檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問(wèn)題。
2、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。
2.1 全面普查案卷，去糟取精
這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕膶W(xué)校檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2.2 重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以?xún)?yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。
2.3 結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作
著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實(shí)施的情況來(lái)看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對(duì)我館實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。
2.4 統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)保證檢索查全率
計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿(mǎn)足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸?lèi)過(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問(wèn)題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類(lèi)然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類(lèi)的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類(lèi)人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類(lèi)文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
2.5 規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類(lèi)號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱(chēng)盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱(chēng)為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱(chēng)為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱(chēng)為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫(xiě)完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫(xiě)“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫(xiě)“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
3、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3.1 分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
3.2 分級(jí)次著錄，省時(shí)省力
在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
在當(dāng)前社會(huì)，交通運(yùn)輸行業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì)迅速增多，檔案管理的難度也在隨之增大。而在交通運(yùn)輸行業(yè)，檔案管理非常重要。檔案能夠反映出交通運(yùn)輸?shù)木唧w情況，包括交通運(yùn)輸?shù)慕?jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)能力、交通運(yùn)輸?shù)墓芾硭降鹊?，并且能為交通運(yùn)輸相關(guān)部門(mén)和管理人員提供重要的依據(jù)[1]。檔案管理工作需要做到保證檔案的真實(shí)性和完整性，保證檔案管理工作的質(zhì)量，最終為我國(guó)的交通運(yùn)輸行業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供一定的依據(jù)。
1 交通運(yùn)輸業(yè)檔案管理的重要性
檔案管理工作是交通運(yùn)輸管理工作中的一部分，但是許多人對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不清，未認(rèn)識(shí)到檔案管理的工作的重要性[2]。檔案管理是將交通運(yùn)輸行業(yè)的相關(guān)信息收入起來(lái)，并采用科學(xué)合理的方法保管好這些信息資料，檔案管理實(shí)際上是保存歷史真實(shí)性的一種重要手段，也是作為交通運(yùn)輸業(yè)未來(lái)發(fā)展的重要依據(jù)。此外，相關(guān)的檔案管理工作人員或者相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人士需要對(duì)交通運(yùn)輸行業(yè)進(jìn)行研究、需要找到更好的管理辦法，管理好的檔案可以提供大量并且有效的信息。尤其是檔案管理在鐵路運(yùn)輸中具有十分重要的意義，一方面我國(guó)鐵路運(yùn)輸方面的相關(guān)政策進(jìn)行了改革，檔案管理需要適應(yīng)鐵路運(yùn)輸發(fā)展的需要。另一方面，鐵路運(yùn)輸當(dāng)中涉及到一些相關(guān)的技術(shù)資料，做好檔案管理能夠?yàn)殍F路運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展提供極為寶貴的資源。
就交通運(yùn)輸行業(yè)的具體情況而言，當(dāng)前我國(guó)的經(jīng)濟(jì)水平在不斷提高，交通工具形式多樣，運(yùn)輸頻繁[3]。在這一過(guò)程中也存在許多新的問(wèn)題，我國(guó)交通運(yùn)輸?shù)膲毫υ谥饾u增大，各部門(mén)的工作不能很好地銜接，因此檔案的管理質(zhì)量也隨之下降。交通運(yùn)輸業(yè)檔案的內(nèi)容記錄了車(chē)輛的一些基本信息以及這些車(chē)輛的基本信息，但是目前全國(guó)的交通運(yùn)輸流通極為快速，記錄在冊(cè)的檔案的完整性與真實(shí)性受到一定的影響，同時(shí)也會(huì)影響到工作人員的檔案管理進(jìn)度與質(zhì)量。當(dāng)前，我國(guó)交通運(yùn)輸管理朝著信息一體化的方向發(fā)展，因此檔案管理就更顯得重要。工作人員需要在充分了解交通運(yùn)輸業(yè)發(fā)展趨勢(shì)與特點(diǎn)下，做好其檔案管理工作。
2 交通運(yùn)輸業(yè)檔案管理的問(wèn)題
2.1 缺乏檔案管理工作意識(shí)
檔案管理工作屬于“后勤”工作，不能為企業(yè)產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，因而多數(shù)交通運(yùn)輸企業(yè)不重視檔案管理工作，雖然檔案管理工作屬于日常工作內(nèi)容，但是檔案管理工作不重視資料整理歸檔，而資料整理歸檔是檔案管理工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)[4]。不少交通運(yùn)輸企業(yè)不僅不重視資料整理歸檔，甚至認(rèn)為整理和歸檔資料反而浪費(fèi)企業(yè)的時(shí)間和精力。由于交通運(yùn)輸企業(yè)缺乏檔案管理意識(shí)，不重視資料整理歸檔，許多具有價(jià)值的資料丟失或變質(zhì)，失去原有價(jià)值。
2.2 檔案管理工作不規(guī)范
檔案管理是一項(xiàng)規(guī)范系統(tǒng)的工作，需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)作為支撐，為檔案管理提供組織和制度保障。但是部分交通運(yùn)輸企業(yè)的檔案管理工作極為不規(guī)范，檔案管理工作接線(xiàn)模糊，檔案管理工作缺乏專(zhuān)職人員，管理工作多由其它崗位職工兼任，甚至部分企業(yè)未設(shè)置檔案管理部門(mén)。由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理部門(mén)，檔案管理工作缺乏統(tǒng)一規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，各部門(mén)檔案管理工作缺少協(xié)調(diào)，導(dǎo)致工作效率低下。
2.3 檔案管理工作人員的水平不高
檔案管理工作并非由專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)，而是由各個(gè)部門(mén)非專(zhuān)業(yè)人員兼職管理。由于缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和工作經(jīng)驗(yàn)，檔案管理工作只能借鑒其他人員檔案管理經(jīng)驗(yàn)[5]。這種做法導(dǎo)致檔案管理工作存在較大的主觀(guān)性，無(wú)法保證檔案的完整性和安全性，檔案流通及使用也存在許多問(wèn)題，檔案的保存價(jià)值下降。
3 交通運(yùn)輸業(yè)檔案管理方法的建議
檔案管理在交通運(yùn)輸業(yè)發(fā)展中具有非常重要的作用，并且隨著社會(huì)各方面的進(jìn)步，交通運(yùn)輸業(yè)的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善檔案管理工作。本文以下則就交通運(yùn)輸業(yè)檔案管理工作方法，結(jié)合鐵路運(yùn)輸?shù)膶?shí)際，提出幾點(diǎn)建議。
3.1 加大檔案的數(shù)字化管理
檔案管理工作發(fā)展至今，已經(jīng)累積了大量的檔案信息，如果要快速準(zhǔn)確地找到相關(guān)的檔案資料，交通運(yùn)輸業(yè)中目前存在的檢索設(shè)備以及相關(guān)的技術(shù)設(shè)備實(shí)際上已經(jīng)不能達(dá)到現(xiàn)代社會(huì)的要求，檔案資料的查找與使用比較繁瑣和困難。而檔案管理的意義就在于能夠得到充分的利用，否則檔案管理的價(jià)值就不能得以體現(xiàn)。因此，關(guān)于交通運(yùn)輸業(yè)的檔案管理可以結(jié)合時(shí)展的先進(jìn)科技產(chǎn)物進(jìn)行管理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)采用數(shù)字化管理方法。
例如，在鐵路運(yùn)輸當(dāng)中，檔案數(shù)字化管理實(shí)際上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)并在不斷完善改進(jìn)的過(guò)程當(dāng)中。鐵路運(yùn)輸管理信息系統(tǒng)已經(jīng)得到推廣應(yīng)用，一些基層站段、分局、路局的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系已經(jīng)形成了一定的規(guī)模。通過(guò)檔案的數(shù)字化管理，檔案信息既可以以文件的形式存在，也可以以電子的形式得以保存，并且減輕了工作人員的檔案信息錄入、檢索等工作，檔案管理工作的質(zhì)量也有所提升，并為鐵路運(yùn)輸行業(yè)提供了更好的服務(wù)。
3.2 建立健全檔案管理制度
在充分利用先進(jìn)計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)下，交通運(yùn)輸業(yè)的檔案管理工作效率可以得到極大的提升。此外，為保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，交通運(yùn)輸業(yè)還需要結(jié)合該行業(yè)特點(diǎn)建立健全相關(guān)的檔案管理制度。檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)與基礎(chǔ)，因此，根據(jù)交通運(yùn)輸業(yè)的特點(diǎn)，管理制度需要進(jìn)一步規(guī)范化。例如，在鐵路運(yùn)輸業(yè)中，檔案管理制度結(jié)合基層站段、分局、路局的實(shí)際情況并站在全局的角度，細(xì)化、具體化檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)鐵路各局各段檔案管理工作有序進(jìn)行。值得一提的是，管理人員在立卷歸檔工作中，應(yīng)堅(jiān)持“以本單位為主”的原則，嚴(yán)格以國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》為指導(dǎo)。
3.3 建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人員
在當(dāng)前社會(huì)，檔案管理工作需要高素質(zhì)的新型的管理人員。在檔案管理工作中，工作人員需要具備無(wú)私奉獻(xiàn)、甘于吃苦、默默無(wú)聞的精神素養(yǎng)。此外，檔案管理工作對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)能力和知識(shí)水平也具有一定的要求。交通運(yùn)輸業(yè)的檔案管理工作涉及到各個(gè)部門(mén)，工作量非常大。為此，交通運(yùn)輸相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)注重檔案管理人員的建設(shè)，不斷加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)能力，鼓勵(lì)管理人員專(zhuān)研學(xué)習(xí)相關(guān)的技術(shù)知識(shí)與專(zhuān)業(yè)知識(shí)。在不斷學(xué)習(xí)的過(guò)程中，檔案管理人員可以相互交流溝通，進(jìn)而解決實(shí)際工作中的問(wèn)題。值得重視的是，交通運(yùn)輸業(yè)的檔案管理人員的工作環(huán)境與條件相對(duì)比較艱苦，相關(guān)部門(mén)需要給予一定的關(guān)心與愛(ài)護(hù)，關(guān)心管理人員的工作情況，針對(duì)已存在的問(wèn)題幫助解決，保護(hù)檔案管理人員的工作積極性，從而保證檔案管理工作的長(zhǎng)久進(jìn)行。
4 結(jié)語(yǔ)
總而言之，交通運(yùn)輸業(yè)的檔案管理工作對(duì)交通運(yùn)輸業(yè)未來(lái)的發(fā)展具有重要作用。雖然目前關(guān)于檔案管理的工作還存在許多的問(wèn)題，但是交通運(yùn)輸業(yè)中的檔案管理部門(mén)可以逐步地采取一定的措施，提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平，進(jìn)而促進(jìn)交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展。本文提到的有關(guān)交通運(yùn)輸業(yè)的檔案管理的相關(guān)建議研究并不是非常全面，但還是希望能提供一些參考。
【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)；檔案管理；問(wèn)題；方法對(duì)策
房地產(chǎn)檔案管理是城市房屋管理部分在實(shí)際房地產(chǎn)調(diào)查測(cè)繪、權(quán)屬登記、權(quán)屬轉(zhuǎn)移以及變更房地產(chǎn)權(quán)等管理工作形成的具有高保存價(jià)值的圖表、文字、聲像等不同形式的歷史登記，它是房地產(chǎn)權(quán)屬登記的具體記錄。房地產(chǎn)檔案具有憑證性、真實(shí)性、共享性、動(dòng)態(tài)性等特征；在產(chǎn)權(quán)檔案形成過(guò)程中，產(chǎn)權(quán)管理具有數(shù)量大、涉及面廣等特點(diǎn)，通過(guò)圖表、文字結(jié)合，包括建筑、法律、測(cè)繪等專(zhuān)業(yè)知識(shí)。產(chǎn)權(quán)檔案作為重要的資料，為解決房產(chǎn)糾紛、深化住房制度改革、加快舊城改造步伐發(fā)揮了具體作用；為解決房屋產(chǎn)權(quán)不清、戶(hù)籍不明等問(wèn)題提供了法律依據(jù)。房地產(chǎn)檔案管理，是在滿(mǎn)足廣大檔案用戶(hù)資源信息需求的同時(shí)，確保檔案及時(shí)開(kāi)發(fā)、利用。因此，在實(shí)際房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，必須正確認(rèn)識(shí)、處理檔案利用以及保護(hù)關(guān)系，提高和規(guī)范房地產(chǎn)檔案產(chǎn)權(quán)管理，充分發(fā)揮產(chǎn)權(quán)檔案作用。
一、房地產(chǎn)檔案管理存在問(wèn)題
房地產(chǎn)檔案管理隨著產(chǎn)權(quán)變化、房屋拆遷損壞、城市建設(shè)發(fā)展不斷變化著，具有極長(zhǎng)的歷史跨越時(shí)期。不同歷史時(shí)期，檔案管理要求、檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不一樣，對(duì)于房地產(chǎn)檔案管理認(rèn)識(shí)也不一樣。根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示：我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理主要存在以下一些問(wèn)題：
（一）產(chǎn)權(quán)檔案缺乏抗風(fēng)險(xiǎn)能力
房地產(chǎn)檔案管理作為寶貴的歷史資料，在實(shí)際檔案管理中，由于經(jīng)濟(jì)水平以及觀(guān)念制約，導(dǎo)致房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力不足。檔案管理過(guò)程中采取的防潮、防火、防蟲(chóng)、防盜等處理措施，在泥石流、山洪、戰(zhàn)爭(zhēng)、地震等不可抗力因素影響時(shí)，產(chǎn)權(quán)檔案抵抗風(fēng)險(xiǎn)的能力直接受到影響。例如：2008年汶川大地震中，很多地方被毀為平地，不僅造成了巨大的人員傷亡、財(cái)產(chǎn)損失，很多產(chǎn)權(quán)所屬物頃刻毀滅，給財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)理賠工作造成了很大影響。
（二）產(chǎn)權(quán)檔案質(zhì)量差異
在實(shí)際房地產(chǎn)檔案管理中，由于產(chǎn)權(quán)檔案歷史跨越周期長(zhǎng)，不同時(shí)期，產(chǎn)權(quán)檔案存在很大差異；隨著科學(xué)技術(shù)不斷創(chuàng)新和發(fā)展，我國(guó)各方面都取得了相應(yīng)的發(fā)展。不同時(shí)期，居民對(duì)產(chǎn)權(quán)檔案認(rèn)識(shí)不一樣，檔案管理經(jīng)過(guò)不同的管理人員，產(chǎn)權(quán)檔案具有不同的時(shí)代特征。由于產(chǎn)權(quán)檔案管理人員文化、專(zhuān)業(yè)水平存在很大差異，部分管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理問(wèn)題，導(dǎo)致很多不規(guī)范產(chǎn)權(quán)資料流入權(quán)屬檔案。在計(jì)算機(jī)技術(shù)以及影像技術(shù)普及之前，產(chǎn)權(quán)檔案主要由紙質(zhì)檔案組成，檔案產(chǎn)權(quán)過(guò)于簡(jiǎn)單，普遍只有產(chǎn)權(quán)平面布置圖，導(dǎo)致很多產(chǎn)權(quán)情況缺乏描述。
（三）產(chǎn)權(quán)檔案體裁單一
在檔案管理中，產(chǎn)權(quán)檔案除了必須具備紙質(zhì)資料以外，還必須包括相關(guān)記錄；例如：拆遷審批、影像資料照片、重要底片、調(diào)查處理過(guò)程中形成的相關(guān)房屋產(chǎn)權(quán)資料，計(jì)算機(jī)產(chǎn)權(quán)管理過(guò)程形成的光盤(pán)、磁盤(pán)等材料等。由于這些特殊體裁比紙質(zhì)檔案更容易受到破壞，因此在實(shí)際保管過(guò)程中，產(chǎn)權(quán)管理部門(mén)必須針對(duì)特殊體裁采取特殊保管方式；在保管過(guò)程中由于管理部門(mén)對(duì)特殊體裁檔案收集不齊全，相關(guān)重要檔案不能及時(shí)進(jìn)行特殊管理，導(dǎo)致很多產(chǎn)權(quán)檔案內(nèi)容不完整，整體欠缺等現(xiàn)象。
（四）產(chǎn)權(quán)檔案收集面窄小
房地產(chǎn)作為國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)，近年來(lái)，各種企業(yè)單位不斷參與到經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中；例如：房屋拆遷、舊城改造、企業(yè)改制、房產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)、資產(chǎn)重組、繼承抵押、交換等，只要涉及產(chǎn)權(quán)活動(dòng)，就會(huì)有相關(guān)文件資料；除了檔案等級(jí)，還有其他項(xiàng)設(shè)立、檔案撤銷(xiāo)、產(chǎn)權(quán)注銷(xiāo)、檔案登記、房地產(chǎn)代管檔案、房屋拆遷檔案、房地產(chǎn)交易檔案等。在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，由于檔案管理人員很少參與業(yè)務(wù)活動(dòng)，產(chǎn)權(quán)檔案收集只局限于登記部門(mén)，導(dǎo)致很多房地產(chǎn)現(xiàn)狀和產(chǎn)權(quán)檔案不一致。因此，在實(shí)際收集過(guò)程中，產(chǎn)權(quán)檔案必須滲透相關(guān)工作和產(chǎn)權(quán)登記各個(gè)環(huán)節(jié)。
（五）當(dāng)權(quán)檔案資料糾正困難
在實(shí)際房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，由于檔案資料歸屬于整個(gè)權(quán)屬管理的工作流程，當(dāng)業(yè)務(wù)進(jìn)行歸檔環(huán)節(jié)時(shí)，各種手續(xù)進(jìn)行完畢；導(dǎo)致檔案管理人員材料驗(yàn)收時(shí)，缺乏資料，相關(guān)資料不準(zhǔn)確、不規(guī)范，退還登記人員重新補(bǔ)齊、更正困難。另外，由于各種檔案文件資料數(shù)據(jù)信息具有很強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，當(dāng)一處出錯(cuò)時(shí)，其他方也會(huì)跟著出錯(cuò)，經(jīng)辦人員規(guī)定復(fù)雜，程序繁瑣，具有很大的工作量，導(dǎo)致具體操作十分困難。
二、房地產(chǎn)檔案管理對(duì)策
（一）增強(qiáng)產(chǎn)權(quán)檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷普及，在實(shí)際房地產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，必須不斷提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)產(chǎn)權(quán)抗風(fēng)險(xiǎn)能力。例如：借鑒股市、金融風(fēng)險(xiǎn)，采取可行性控制措施，進(jìn)行創(chuàng)新和完善；在股市中，客戶(hù)交易通過(guò)異地備份資料等方法不斷增強(qiáng)抵抗風(fēng)險(xiǎn)能力。通過(guò)政府支持，在耗費(fèi)大量人力、物力的同時(shí)，完善新入庫(kù)資料電子化工作。
（二）提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，規(guī)范檔案管理體系
檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，是相關(guān)制度的直接貫徹者。隨著科學(xué)技術(shù)、社會(huì)發(fā)展不斷進(jìn)步，檔案管理人員必須不斷適應(yīng)新標(biāo)準(zhǔn)、新要求。在實(shí)際工作中，必須不斷提高業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，增強(qiáng)產(chǎn)權(quán)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，增加房地產(chǎn)檔案管理人員責(zé)任心、素質(zhì)、知識(shí)層面以及業(yè)務(wù)水平。通過(guò)嚴(yán)格產(chǎn)權(quán)登記業(yè)務(wù)流程，保障產(chǎn)權(quán)資料，增加產(chǎn)權(quán)檔案相關(guān)資料歸檔進(jìn)程。
（三）增強(qiáng)產(chǎn)權(quán)檔案服務(wù)功能
隨著計(jì)算以及音像技術(shù)普及，給房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)收集提供了有效手段，科學(xué)技術(shù)作為產(chǎn)權(quán)檔案的質(zhì)量保障。在實(shí)際管理工作中，產(chǎn)權(quán)檔案人員必須充分利用檔案信息；通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷整理、分析、查閱、保護(hù)音像信息；通過(guò)及時(shí)掌握工作流程、工作動(dòng)向，在確?，F(xiàn)有工作穩(wěn)定的同時(shí)，開(kāi)辟新渠道，將集中收集和經(jīng)常收集有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，從根本上保障房地產(chǎn)檔案管理直觀(guān)、形象、齊全。
（四）規(guī)范檔案產(chǎn)權(quán)更正，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)
在檔案產(chǎn)權(quán)更正過(guò)程中，對(duì)于原件重新辦理手續(xù)，檔案人員必須根據(jù)檔案服務(wù)，提醒調(diào)閱人及時(shí)注意備考提示，查閱檔案更正信息；通過(guò)增加附加更正表，仔細(xì)說(shuō)明更正原因、日期及時(shí)更正。同時(shí)，通過(guò)制定相關(guān)規(guī)章制度，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)；通過(guò)國(guó)家具體的檔案法準(zhǔn)則，逐步完善單位法規(guī)制度體系，推動(dòng)檔案信息資源有效開(kāi)發(fā)利用，及時(shí)維護(hù)國(guó)家相關(guān)檔案以及規(guī)章制度完整性。另外，通過(guò)建立檔案管理機(jī)構(gòu)，采用相同標(biāo)準(zhǔn)電子化產(chǎn)權(quán)檔案，在充分發(fā)揮產(chǎn)權(quán)檔案服務(wù)功能的同時(shí)，方便檔案人員管理進(jìn)程。
三、結(jié)束語(yǔ)：
房地產(chǎn)檔案管理作為歷史活動(dòng)的重要產(chǎn)物，是居民經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主要憑證。在實(shí)際管理工作中，我們必須根據(jù)實(shí)際問(wèn)題，在大力開(kāi)展檔案管理的同時(shí)，制定相關(guān)規(guī)章制度，加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平；通過(guò)增強(qiáng)檔案法制宣傳學(xué)習(xí)，推進(jìn)法制檔案工作，提高檔案管理人員素質(zhì)；從根本上完善檔案管理工作效益。
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