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[關鍵詞]城建檔案；管理；信息化；數(shù)字化；現(xiàn)代化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在很多不足之處，如檔案資源的調(diào)閱費力、耗時以及占用空間大等。應加強城市檔案管理的信息化建設，增強城建檔案管理的數(shù)字化能力。為此，要借助先進的計算機硬件和軟件設施，以電子化的形式保存城建檔案，注重城建檔案的信息化管理，以提升城建檔案的管理效率，更加有效地體現(xiàn)城建檔案的重要功能。
1 規(guī)范城建檔案信息化建設指標和要求
城建檔案信息化的指標是推動檔案信息化建設的前提條件和基礎保障，也是檔案信息化建設的主要方式。在城建檔案信息化建設的進程中，它逐步成為一個關鍵性組成部分，為使共享信息資源更加有效，要確保檔案信息的準確性與真實性。為此，應嚴格要求檔案信息的搜集、整理、儲存、加工等一系列工作，確保檔案信息資源的有效性。這要求相關人員根據(jù)行業(yè)規(guī)范和國家要求，制定有關指標規(guī)范，其主要涵蓋：①城建檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式要求。信息管理系統(tǒng)中錄入的信息需要確保格式一致，以增強信息資源共享和傳遞的有效性；②處理業(yè)務的要求，換言之，即涉及檔案業(yè)務的要求；③管理性的指標和要求，規(guī)范管理檔案管理工作者的行為和設備等，包括提取與錄入檔案信息，以及規(guī)范檔案管理工作者的行為等。
2 建設城建檔案信息管理系統(tǒng)
目前，一般由專業(yè)開發(fā)軟件的企業(yè)來建設城建檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理部門的工作者也應參與前期的方案探究與調(diào)研事項，并認真調(diào)試測試軟件。除此之外，為更加有效地共享信息資源，應當統(tǒng)一電子政務資源以及城建檔案信息管理系統(tǒng)，提高城建檔案管理的起點，使其可從更高的視角上進行信息化建設，大大提高城建檔案管理效率。對于檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡建設，應在實現(xiàn)各種開放需求的過程中，創(chuàng)建一定的硬件平臺與軟件平臺，提升網(wǎng)絡的穩(wěn)定性與可靠性，規(guī)避檔案信息化風險。
3 設計城建檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫儲存
目前，城建檔案管理信息化的基礎性條件業(yè)已具備，且逐步健全了硬件與網(wǎng)絡設備，城建檔案信息化建設的另一重點是管理和設計數(shù)據(jù)庫。因此，要科學設計數(shù)據(jù)庫。首先，城建檔案管理數(shù)據(jù)庫需涵蓋三項內(nèi)容，即文檔庫、影像庫、空間庫。其中，數(shù)據(jù)庫不同，文件的儲存格式也不同，所有的數(shù)據(jù)庫間存在相互聯(lián)系，在用戶調(diào)取某一種信息的過程中，其他文件庫都能對其實施管理和編碼。其次，創(chuàng)建高效檢索系統(tǒng)。有效檢索信息資源是檔案信息化建設的關鍵，否則，信息系統(tǒng)就僅成為記錄數(shù)據(jù)的工具。在設計數(shù)據(jù)庫的過程中，要借助先進的多媒體技術以及計算機技術有效整合不同載體的檔案信息資源，多層次開發(fā)檔案信息資源。從某種意義上來講，整個系統(tǒng)的工作效率受系統(tǒng)檢索效率的制約，因此，在設計檔案管理數(shù)據(jù)庫時，應遵循科學與安全原則，并注重提高信息檢索的效率。
4 應用及管理城建檔案信息資源
在應用及管理城建檔案信息資源的過程中，要注意以下幾點。首先，創(chuàng)建與完善信息化安全管理機制。立足于我國相關的法律和法規(guī)，創(chuàng)建與完善檔案管理制度和體系，清楚劃分登錄系統(tǒng)不同工作者的責任與權限，提升系統(tǒng)信息的安全性。其次，注重培養(yǎng)信息化的專業(yè)性人才，持續(xù)提高檔案管理工作者的素質(zhì)，有效實現(xiàn)城建檔案信息化建設。
5 注重建設城建檔案管理的信息化人才隊伍
城建檔案信息化的一個重要保障是具備一支綜合素質(zhì)較高的信息化人才專業(yè)隊伍。建設人才隊伍除要提高內(nèi)部管理工作者的業(yè)務素質(zhì)外，還應培訓、引進現(xiàn)代化的管理人才和信息技術開發(fā)的技術性人才，以優(yōu)化隊伍結構。尤為關鍵的是，要不斷更新各個級別領導的知識領域和結構，確保城建檔案信息化具備一個優(yōu)秀的引路人，且形成一支強大的人才隊伍鏈，在城建檔案管理工作者和信息技術開發(fā)工作者緊密配合的基礎上，實現(xiàn)城建檔案的信息化建設。
6 結 語
城建檔案管理的數(shù)字化建設處于一個理想的發(fā)展階段，人們的認知能力與思想意識的改變決定了其發(fā)展趨勢與發(fā)展方向。檔案管理人員不能停留在以往陳舊的管理理念和管理模式中，應創(chuàng)新思想，立足于城建檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，縱觀歷史發(fā)展趨勢和新形勢，確保城建檔案管理的數(shù)字化建設能有效推動城市經(jīng)濟的發(fā)展與社會文明的進步。
主要參考文獻
[1]陳濤.云存儲技術在圖書館隨書光盤管理工作中的應用[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2012（5）.
長期以來由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發(fā)揮其應有的作用和價值，檔案利用需要與檔案所提供的檔案信息，利用方式之間的矛盾遲遲難以解決造成。檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發(fā)展。檔案管理的數(shù)字化建設已經(jīng)成為加快國家信息化步伐和發(fā)展我國檔案事業(yè)的需要。如果不重視檔案室數(shù)字化檔案館的建設，不能在網(wǎng)絡上有效的傳遞檔案信息，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被信息社會淘汰。
檔案管理數(shù)字化是經(jīng)濟社會信息交流的必然需求。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，社會各階層對檔案信息的需求日益增大，對檔案信息的要求也更加復雜，社會各階層，各部門之間對檔案信息的交流也更加頻繁。人們渴望足不出戶就能隨時隨地享受到便捷的檔案信息服務，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流平臺。實現(xiàn)檔案館之間的檔案信息資源共享。檔案管理數(shù)字化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，當今信息時代，如果檔案工作不能緊跟社會步伐。瞄準社會對檔案信息資源的需求和加快創(chuàng)新，提高服務水平和管理效率，一味停留在傳統(tǒng)檔案管理止步不前，守著金山找飯吃，無疑是不現(xiàn)實的。因此檔案工作只能堅持與時俱進。
由于傳統(tǒng)的檔案大都保管在檔案室、檔案館、又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數(shù)字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準確的查找到自己需要的檔案，網(wǎng)絡化的實現(xiàn)，更使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用率。
數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，盡快提供利用，按照以往的傳統(tǒng)管理，必須歸檔后才能查找，而通過網(wǎng)絡計算機管理的數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，數(shù)字化檔案事實上成為了無墻界檔案，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供方便信息控制中心。
數(shù)字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開發(fā)，與傳統(tǒng)載體的檔案相比，數(shù)字化檔案的最大特點是能夠通過網(wǎng)絡迅速流動，數(shù)字化檔案的管理，研究和建設將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從保管，利用職能向信息采集、管理和信息服務智能轉(zhuǎn)變。今后隨著計算機，網(wǎng)絡的進一步發(fā)展，信息高速公路的進一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將會得到更好的發(fā)展。
各國檔案館都在尋求相適應的現(xiàn)代化檔案運作模式以增強自己在網(wǎng)絡社會中的競爭力，更好的為社會和讀者服務，成為未來社會的公共信息中心和樞紐。在我國，檔案館大部分已經(jīng)完成檔案業(yè)務管理自動化建設，未來的重點應該是檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡化建設。
檔案數(shù)字化系統(tǒng)分為日常業(yè)務管理、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和數(shù)字化閱讀系統(tǒng)三大部分組成。每個部分縱向和橫向的各個節(jié)點都應到達一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力，部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成是不現(xiàn)實的，不可能齊步走。
日常業(yè)務管理包括文件查閱借閱登記，上級來文登記，公文處理擬稿等檔案室日常辦理的業(yè)務，這些有些部分已經(jīng)形成數(shù)字化管理，但是還有一些依然用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄。為了實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理就要一步一步盡量利用計算機進行日常檔案管理工作，慢慢形成一套日常業(yè)務管理工作的體系，依照體系將常用日常業(yè)務綜合起來，保證信息化數(shù)字化處理的時候能做到安全、準確、無誤。
檔案的數(shù)字化采集系統(tǒng)指的是檔案在收集的時候把紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息存儲在電腦中進行保管，轉(zhuǎn)化的途徑有專業(yè)的掃描儀，數(shù)碼相機，攝錄機等數(shù)字設備。實質(zhì)是檔案信息的數(shù)字化，它是指將檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)換為計算機所能識別的數(shù)字代碼的過程。檔案數(shù)字化通常包括檔案數(shù)字化輸入；檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換；數(shù)字化檔案接收。將傳統(tǒng)檔案信息輸入計算機，由計算機提供檔案信息為社會服務。
數(shù)字化閱讀指的是，將數(shù)字化保存的文件提取，進行閱讀。最重要的就是通過網(wǎng)絡進行檔案文件的檢索和查閱。如果能做到這一步就真正的實現(xiàn)了檔案數(shù)字化信息化的建設。
檔案網(wǎng)絡化是充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術，將各種數(shù)字化檔案信息融為一體，進行管理、傳輸、檢索和利用，真正實現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案網(wǎng)絡化管理改變了傳統(tǒng)管理模式下各類信息資源自立門戶、分而治之的狀態(tài)，它是檔案信息化的重要標志?，F(xiàn)代網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，已經(jīng)形成了融開放式與互動式于一體的信息網(wǎng)絡環(huán)境。在此環(huán)境下，一方面檔案作為一種信息，融入信息社會化的浪潮是必然趨勢；另一方面檔案管理可以突破傳統(tǒng)時空的局限，在空問上實現(xiàn)異地歸檔、查詢，在時間上真正實現(xiàn)全天候服務。
數(shù)字化檔案管理的好處：
1、提高整個部門的工作效率
實施檔案管理的信息化后，部門管理員工可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率。
2、提高整個部門的技術水平
企業(yè)的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化是發(fā)展的大方向，每個部門都這方面投入很多的精力。只有實現(xiàn)檔案工作的信息化，才能和礦業(yè)公司的發(fā)展相協(xié)調(diào)，適應不斷變化的外部環(huán)境。
3、有效的進行檔案的收集工作
檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動；檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動，如果沒有一個好的管理平臺（管理工具），檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。
4、有效的為科研服務
檔案管理的信息化，將檔案在網(wǎng)絡上共享，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競爭力。
5、有效的為決策服務
科技檔案是研究院最寶貴的無形資產(chǎn)，是研究院投入大量資金、經(jīng)過科技人員辛勤勞動，由檔案管理人員分類、編目，最終成為研究院的核心競爭力是研究院領導決策的依據(jù)。而文書檔案通常是由院領導親自起草，親自下發(fā)的，是領導決策的具體體現(xiàn)。所以檔案的信息可以更好的對檔案進行利用，為決策提供依據(jù)。
6、部門職能變保管為服務
檔案管理信息化以后，公司的無形資產(chǎn)（企業(yè)檔案，包括文書檔案、科技檔案等）可以在網(wǎng)絡上方便瀏覽（有相關的權限控制），為公司領導和設計部門提供優(yōu)質(zhì)服務，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是公司內(nèi)部信息的信息中心。
檔案數(shù)字化技術是為了順應新時代新發(fā)展的時代潮流，是加強檔案管理效率提升的重要途徑，同時其也是目前檔案事業(yè)機構應值得推廣的一項先進技術。另外為了使信息數(shù)字化檔案的使用價值更為高效，相關檔案管理機構應該積極學習計算機信息應用的先進技術，從而使檔案資料的使用價值能更好的為社會服務。
參考文獻：
國土資源管理部門在進行各項活動的過程中會生成各種信息，各類信息會會與不同的載體為依托，被保存起來，包括文字資料、圖片資料、影像資料、聲像資料、電子文件等，其中均包含了國土資源重要的歷史信息記錄，對該類國土資源檔案管理則是國土資源部門重要的工作之一?，F(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，計算機的普及，信息化技術的更新，使得國土資源檔案的形式有了較大的變化，更加多樣化，需要國土資源管理部門在管理方式上與時俱進的進行一系列的改革，提高國土資源檔案的管理水平，使得國有土地的管理更加科學，更加充分、合理的利用國土資源。國家各類檔案均在開展信息化建設，國土資源檔案管理工作也需要順利時代的發(fā)展，強化數(shù)字化建設的力度，促進經(jīng)濟建設活動及社會各項事業(yè)的順利進行，對該課題進行深入的研究與探討是十分有必要的。
1.國土資源檔案數(shù)字化的內(nèi)涵
國土資源檔案數(shù)字化是指利用較為新型的數(shù)字化技術及設備，包括掃描儀、計算機、圖像處理技術等，處置、管理普通載體的國土資源檔案，是指最后成為數(shù)字檔案信息資源。對國土資源檔案進行有效的管理，能夠促進國土管理工作的順利推進，達到良好的管理效果，包括妥善解決土地糾紛、已發(fā)管理土地資源、合理開發(fā)資源、制定土地利用規(guī)劃方案等，還更好的開展土地租金及國有土地使用稅的繳納[1]。
2.國土資源檔案管理數(shù)字化建設的意義
2.1提高工作效率
實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，能夠有效的提升檔案管理工作的效率。傳統(tǒng)的檔案一般需要管理人員親自進行各項工作，包括檔案保管、檢索、利用等，其效率較低，而現(xiàn)代的檔案數(shù)量巨大，信息儲量越來越大，導致人員工作量大，容易出現(xiàn)失誤，無法適應現(xiàn)代國土管理工作的發(fā)展，需要利用先進的信息技術，進行檔案的管理工作，包括電子文件的采集、整理、分類、歸檔，有效的提升檔案管理各項工作的效率及質(zhì)量。
2.2國土歸檔的工作要求
各種土地檔案文件材料，是在國土管理工作中逐步形成的，其也能夠為國土管理的日常工作提供相應的材料，要實現(xiàn)數(shù)字化國土管理，就需要構建數(shù)字檔案室。將電子文件妥善的整理歸檔，逐步成為了檔案數(shù)字化建設的主要部分，且現(xiàn)代國土管理工作的辦公自動化程度越來越高，且網(wǎng)上辦公逐漸普及，包括土地申報、項目審批等，需要檔案工作加快數(shù)字化進程。
2.3適應社會發(fā)展
過去對于檔案的需求屬于點信息及片信息，不具有連續(xù)性及整體性，為現(xiàn)代社會對于信息的利用更加深入，對檔案的需求逐步轉(zhuǎn)化為全面化的信息需求。現(xiàn)代城市的規(guī)劃、建設等，均需要以土地資源為基礎，所需全面的土地信息對其進行評估判斷，需要大量的信息。要達到上述要求，需要做好數(shù)字化檔案工作，才能適應社會的發(fā)展[2]。
3.國土管理檔案數(shù)字化建設
3.1網(wǎng)絡系統(tǒng)建設
信息各項活動均需要以網(wǎng)絡作為依托，包括信息的傳輸、交換、信息資源共享等。因此需要建設國土管理檔案數(shù)字化網(wǎng)絡系統(tǒng)，其建設過程可以分為以下幾點：①推廣普及網(wǎng)絡系統(tǒng) 當前的國土管理系統(tǒng)已經(jīng)逐步構建了土地管理信息系統(tǒng)，其內(nèi)容包括當前的土地利用情況、土地利用規(guī)劃、遙感動態(tài)監(jiān)測土地的使用情況、補充耕地、地籍數(shù)據(jù)庫等，并有針對性的研發(fā)出了各種管理軟件，如綜合統(tǒng)計軟件、大調(diào)查項目管理軟件。各個國土管理部門需要靈活的運用該系統(tǒng)，并不斷進行推廣，在實踐中積累經(jīng)驗，收集反饋信息，完善其功能，規(guī)范操作程序，并制定統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫標準，更好的發(fā)揮出系統(tǒng)的效能；②構建內(nèi)部局域網(wǎng) 現(xiàn)在投入使用的辦公自動化系統(tǒng)中，采用微機與局域網(wǎng)模式，有效的處理國土管理部門的內(nèi)部信息資源，且你能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享；③數(shù)字化建設 利用多種現(xiàn)代化技術實現(xiàn)檔案處理的數(shù)字化，包括多媒體技術、光處理技術、數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)字化信息傳播技術等，實現(xiàn)信息的傳遞、資源共享等更加方便、快捷。另外在進行國土管理檔案數(shù)字化建設時還需要做好安全保密工作，可以采用現(xiàn)代較為先進且可靠的安全技術，保障信息系統(tǒng)的順利運轉(zhuǎn)及安全，避免信息泄露[3]。
3.2數(shù)字化標準體系建設
各個地區(qū)及等級的國土部門在土地管理檔案的數(shù)字化建設方面的力度及水平均有較大的區(qū)別，許多部門還是處于初步探索的階段，其運用方法也有所不同，因此很有必要構建完善的標準體系，其是保障國土管理檔案數(shù)字化工程建設質(zhì)量及效果的基本條件之一。在實踐中構建統(tǒng)一的國土管理檔案數(shù)字化技術標準體系時，需要嚴格遵循一定的原則，即主要是進行標準化建設，兼顧制度管理，并要求以internet網(wǎng)絡的信息管理平臺為就基礎標準科學合理的建設標準體系，并具有實際的可操作性，實用性強。
3.3構建檔案數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)站
構建檔案數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)站是數(shù)字化建設的重要內(nèi)容，具體措施如下：①檔案數(shù)據(jù)庫的構建。首先需要將案卷級及文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。國土管理的所有檔案資料均需要把案卷級目錄、文件級目錄完整的錄入數(shù)據(jù)庫，保障檔案數(shù)據(jù)庫的全面性、準確性、真實性。還需要利用現(xiàn)代的設備將源文件的信息逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化，包括掃描儀、數(shù)碼相機等；②檔案網(wǎng)站的建立。構建檔案網(wǎng)站的作用在于，政府及社會人員能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術查詢到檔案信息及相關的政策法規(guī)。國土檔案管理部門也可以吧經(jīng)濟及建設、依法管理土地、合理利用土地的成果，利用互聯(lián)網(wǎng)進行展覽。該網(wǎng)站需要和地方政府政務網(wǎng)及公眾網(wǎng)進行聯(lián)網(wǎng)，可以充分的利用信息資源[4]。
3.4數(shù)字化人才培養(yǎng)
數(shù)字化人才是進行國土管理檔案數(shù)字化建設的中堅力量，需要重視其培養(yǎng)，主要的培養(yǎng)方向包括各國土管理專業(yè)人才、系統(tǒng)開發(fā)與維護技術人員、數(shù)字化加工與管理人員、標準化建設人才、數(shù)據(jù)庫運行管理人才等，不斷促進數(shù)字化建設的長期發(fā)展。
所謂圖書館檔案管理數(shù)字化，就是建立在現(xiàn)代化信息技術普遍應用的基礎上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理對象，對數(shù)字化檔案信息資源進行收集、管理和提供服務。通過建立網(wǎng)絡支持平臺、業(yè)務管理平臺和信息服務平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的傳輸網(wǎng)絡化、管理自動化、服務人性化，從而實現(xiàn)檔案的長期保存和充分利用。因此，圖書館檔案管理工作應充分借助信息網(wǎng)絡技術發(fā)展的契機，利用信息網(wǎng)絡正在迅速向大集成、高性能、智能化方向全面發(fā)展的大環(huán)境，以科學化和技術化的手段管理圖書館檔案，從而逐步實現(xiàn)圖書館檔案管理的信息化，不斷推動檔案事業(yè)的科學發(fā)展。
一、為什么要建設圖書館
檔案管理數(shù)字化
圖書館檔案管理數(shù)字化具有館藏檔案信息數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡化、檔案管理自動化、服務范圍大眾化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。為此，通過加強圖書館檔案數(shù)字化建設，在優(yōu)化檔案館藏、細化檔案管理、強化檔案服務等方面具有特別重要的意義。
1.檔案信息的數(shù)字化，提高了信息的利用率。檔案信息數(shù)字化是指利用信息存貯技術把各種檔案信息加工成計算機可識別的數(shù)字化信息資源，形成電子文獻，實現(xiàn)知識信息載體的革命性變革。數(shù)字化在圖書館檔案管理中的應用給傳統(tǒng)的圖書館檔案管理帶來了生機和活力。長期以來，圖書館檔案都是以紙質(zhì)的實物形式存在，這給檔案信息的采集、保存和利用帶來費時費力、管理成本高、查詢困難多、資源共享難等諸多問題。檔案管理數(shù)字化與傳統(tǒng)圖書館檔案管理的最大區(qū)別，就是利用了現(xiàn)代信息技術，將以往傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實現(xiàn)信息的數(shù)字化、信息存儲的無紙化，節(jié)約了圖書館檔案的貯存空間，減少館藏副本的存量，提高了信息的利用率。
2.檔案管理的自動化，提高了管理工作的效率。隨著計算機存儲技術的發(fā)展，過去那種大量的、重復的、煩瑣的僅靠人力來完成的檔案管理工作，現(xiàn)在可以依靠計算機操作輕而易舉地實現(xiàn)。比如利用計算機技術、掃描技術、存儲技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術等多種高科技，對圖書館檔案進行立卷、歸檔、存儲、檢索和利用，便于圖書館檔案管理人員開展各項檔案管理工作，實現(xiàn)了圖書館檔案管理的自動化，不僅有效地節(jié)約了大量的人力、物力和財力，而且大大地提高了檔案管理人員的工作效率和工作水平。
3.信息傳遞的網(wǎng)絡化，提升了社會化服務的質(zhì)量。傳遞網(wǎng)絡化是指通過利用網(wǎng)絡技術和通訊技術環(huán)境，圖書館檔案數(shù)字化可以為用戶提供高速連接的信息服務，實現(xiàn)了更大范圍的檔案信息共享，為遠程教育培訓提供了必要的條件，使檔案服務管理在內(nèi)容、方式和效果等方面實現(xiàn)了重大突破。信息傳遞網(wǎng)絡化還具有跨時空的信息服務、高度開放的信息利用以及信息傳遞的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化等特征。
4.資源利用的共享化，滿足了用戶個性化的多種需求。資源利用共享化是指信息技術和網(wǎng)絡技術可以打破地域界限，適應了不同用戶需求日益社會化的趨勢，可以從多角度滿足眾多用戶個性化的需求，用戶能隨時隨地與數(shù)字系統(tǒng)相互交融，促進了信息資源的合理流動，實現(xiàn)了廣泛的信息交流和資源共享。據(jù)此，圖書館檔案用戶不僅僅局限于本地區(qū)、本系統(tǒng)、本校園，還可以為遠程用戶使用圖書館檔案信息資源提供方便快捷的優(yōu)質(zhì)服務。
二、怎樣實現(xiàn)圖書館檔案管理數(shù)字化
1.積極推廣應用計算機技術，構建信息化環(huán)境下的檔案數(shù)字化平臺。堅持推廣應用計算機技術，按照國家和地方信息化建設整體規(guī)劃，以檔案核心業(yè)務的數(shù)據(jù)存儲、處理和交換等主要功能，統(tǒng)籌好圖書館檔案數(shù)據(jù)中心建設。數(shù)據(jù)中心主要應內(nèi)設檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫、圖書館檔案指南資料庫、音頻視頻資源庫以及史料文件匯編資料庫等四大數(shù)據(jù)庫。同時，要加強對網(wǎng)絡系統(tǒng)、服務器、檔案數(shù)字化技術支持等基礎設施建設和檔案管理應用軟件及操作系統(tǒng)軟件建設，實行檔案的計算機網(wǎng)絡化管理，建立圖書館檔案數(shù)字化平臺。
2.優(yōu)化完善檔案信息網(wǎng)絡設施建設，創(chuàng)新信息化環(huán)境下的檔案管理模式。首先，要加強非涉密圖書館檔案專網(wǎng)（內(nèi)部局域網(wǎng)）建設。內(nèi)部局域網(wǎng)是用于與本系統(tǒng)、地方政府的連接，按照國家和地方的整體要求，建設完善本級圖書館檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)，優(yōu)化網(wǎng)絡結構，提高網(wǎng)絡性能，增強網(wǎng)絡安全運行能力。其次，要完善圖書館檔案外網(wǎng)（因特網(wǎng)）建設。外部局域網(wǎng)是連接互聯(lián)網(wǎng)的公眾網(wǎng)，要及時更新和維護外網(wǎng)設備，確保外網(wǎng)安全穩(wěn)定運行，使之成為信息公開、與公眾溝通展示圖書館檔案成果的主要渠道。為了保證數(shù)字化檔案管理運行中的安全性，對內(nèi)、外網(wǎng)要進行物理隔離，著重提高網(wǎng)絡安全和信息傳輸?shù)姆€(wěn)定運行和安全可靠。同時，要進一步完善內(nèi)、外網(wǎng)相關功能，逐步形成檔案管理數(shù)字化，不斷創(chuàng)新信息化環(huán)境下的檔案管理方式、方法。
3.建立完善檔案數(shù)字化標準規(guī)范和服務體系，實現(xiàn)信息化環(huán)境下的網(wǎng)絡及應用系統(tǒng)的標準化、規(guī)范化。要建立和完善檔案信息資源標準化。在國家和地方有關檔案信息化標準的基礎上，提出符合自身實際的檔案信息資源補充標準。特別是要采用通用的標準格式來標引檔案資源，完善數(shù)字圖書館檔案分布式數(shù)據(jù)庫跨庫檢索，使其適應Internet環(huán)境，實現(xiàn)檔案編碼、目錄和檔案內(nèi)容的一體化；要建立和完善檔案信息系統(tǒng)的運行與監(jiān)控管理的標準化。依據(jù)國家和地方有關標準及要求，提出符合自身實際的檔案管理系統(tǒng)的信息系統(tǒng)運行維護、運行監(jiān)控管理和維護管理推廣的補充標準；要不斷完善檔案制度機制建設，使圖書館檔案管理走上標準化、規(guī)范化的科學軌道；要高度重視數(shù)字資源開發(fā)與服務的質(zhì)量，提高知識含量，形成符合市場需求、滿足社會公眾普遍要求的高質(zhì)量的信息內(nèi)容產(chǎn)品體系，提高檔案信息服務的質(zhì)量；要建立和完善檔案信息化外包服務機制。參照國家和地方信息化主管部門的方案及要求，以符合自身實際情況為主導，以IT企業(yè)為支撐，以信息系統(tǒng)運行維護為主要內(nèi)容的外包服務機制，實現(xiàn)網(wǎng)絡及應用系統(tǒng)的規(guī)范化管理。
【關鍵詞】圖書館；檔案管理；數(shù)字化；建設
一、圖書館檔案的分類及歸檔管理
1.1 圖書館檔案的歸檔和保管
圖書館檔案管理工作是一個專業(yè)性非常強的過程，檔案庫的建立應首先完善其相關文件歸檔系統(tǒng)與制度。目前，我國諸多圖書館針對于檔案管理已經(jīng)開發(fā)了一系列關于檔案管理的法規(guī)及責任制度，尤其是對部分珍貴圖書、文獻的管理加強完善了全引目錄、分類目錄、總清單目錄以及借閱登記制度等，而且為了更好地完善圖書館的檔案管理，還可以加大施行專柜、專室和專人保管等策略性措施。負責檔案管理人員也應具備高度的責任心，嚴謹認真地做好對檔案的防火、防光和放潮等防護工作，從而能夠最大程度地保護圖書、檔案，為我國文化建設提供更為優(yōu)良的服務。
1.2 圖書館檔案的開發(fā)和利用
強化我國圖書館相關檔案管理其主要目的是在通過積極主動地開發(fā)與利用信息資源，以便為圖書館和社會上其他各項工作提供更多地服務，這樣才能夠為圖書館檔案賦予更好地生命力。因此，筆者據(jù)自身經(jīng)驗來看，關于我國圖書館檔案的開發(fā)與利用，主要還是應該從以下三個方面開展工作：
（1）積極配合領導的決策，并及時準確為各項事業(yè)工作提供相應的信息資源，最快為領導的決策提供一些必要且有用的服務。這樣一來，領導們的決策、計劃以及總結將具有非常直觀且可靠的參考依據(jù)。圖書館檔案管理工作開展的不斷強化，一方面利于其檔案信息資源的不斷豐富與更進一步完善，另一個方面則是可以為領導的決策、計劃及總結滿足更多的需求，無疑這將會大大地促進我國圖書館檔案管理工作的有序運作；
（2）積極配合館單位內(nèi)部的各項工作，提供檔案的信息資料，可以做到對檢索信息的便捷性、傳輸快捷性，從而為圖書館檔案管理工作打開一個新的局面起到十分積極的促進作用；
（3）完整的圖書館檔案管理制度體系將為圖書館單位爭創(chuàng)多種榮譽提供非常必要的參考保障?？偠灾訌妶D書館檔案管理與利用利在千秋且功在當代，每一個不論是提供這種服務還是享受這種服務的公民都應該抓緊、抓好這項工作的開展。
二、圖書館檔案管理的數(shù)字化建設
2.1 管理數(shù)字化建設
圖書館檔案管理工作對于數(shù)字化信息與計算機網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術以及各種多媒體技術的應用與發(fā)展是一個新型的檔案信息管理形式，它是舊運營商分散，以數(shù)字化形式進行相關存儲，網(wǎng)絡互連可以被用來實現(xiàn)全方位的資源共享。辦公自動化的權威文件管理機關和機構的數(shù)字化信息化建設和應用為導向的數(shù)據(jù)為基礎，其管理網(wǎng)絡平臺的建設要求積極引進新型技術，從而不斷提高各種應用程序和網(wǎng)絡的進一步應用與發(fā)展。當前，計算機技術的廣泛應用，使得大量的圖書館信息資源得以以檔案信息為載體而形成規(guī)模，這樣也有助于文件數(shù)字化管理。
2.2 圖書館檔案數(shù)字化管理的主要障礙
由于圖書館檔案數(shù)字化管理模式在我國仍然屬于新興事物，且由于目前我國各項生產(chǎn)力的水平明顯不高，科學技術相對不發(fā)達的條件也是事實，數(shù)字化的圖書館檔案管理工作的開展必然還存在諸多的問題，筆者認為主要具有四個方面的問題：
（1）資源浪費
電子文件和紙質(zhì)文檔的“雙系統(tǒng)”保存，引致資源的浪費。保存的“雙系統(tǒng)”是具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一齊保存。在一些單位，各部門辦公自動化的網(wǎng)絡管理平臺，在網(wǎng)上傳遞各種信息資源，大幅度提高了管理工作的效率。電子版的信息資源與紙質(zhì)的檔案資料兩套文檔是相同的內(nèi)容，而不同類型的并發(fā)文件勢必將造成的人力、物力和財力三方面的浪費，且會影響到圖書館檔案的廣泛應用進而影響到電子文件和檔案服務事業(yè)的進一步廣泛發(fā)展。
（2）電子文件歸檔困難
辦公自動化系統(tǒng)和文件管理系統(tǒng)是不相兼容的，分散性明顯就很難以電子文檔歸檔。經(jīng)驗數(shù)據(jù)分析，許多大公司都在使用計算機和網(wǎng)絡技術的辦公自動化系統(tǒng)，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)則是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化管理標準化、規(guī)范化、實現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套系統(tǒng)設計單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄人造成了一定的困難。
（3）數(shù)字化檔案的利用率不高
辦公自動化系統(tǒng)實施了一段時間，但許多單位和電子文件管理作為一項緊迫的工作任務還在于提高更多地認識，人們依然相信傳統(tǒng)的理念和管理模式，由人工來完成的整個文件檢索過程中有限的文本輸入，編輯和打印的應用，只能看到有限的覆蓋范圍的文件，而忽略網(wǎng)絡的形式傳遞的信息的巨大寶庫，使得電子文檔沒有得到合理地開發(fā)與利用。
2.3數(shù)字化建設需注重把握的環(huán)節(jié)
（1）系統(tǒng)的工程建設和信息資源共享。檔案電子化建設是一個系統(tǒng)工程，包括整體設計、設備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描輸入、系統(tǒng)管理、磁盤備份、查詢管理和安全防范措施等，比如一組硬件和軟件系統(tǒng)。由于大型企業(yè)機關在日常的工作中幾乎每天都會產(chǎn)生大量的文本文件需要及時輸入和存儲，因此因此數(shù)字化系統(tǒng)就應使用雙服務器雙機備份、磁盤陣列存儲、集中掃描、高速掃描儀、CD-ROM和磁帶等手段加以解決。同時，為了提高利用率，應設置適當?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，上傳觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共享的目的。
（2）建立橫向通道和相應的銜接辦公系統(tǒng)。保存電子文件和紙質(zhì)文件的“雙套”的系統(tǒng)，它建議建立紙質(zhì)文件和電子文件，即將到來的電子文件和紙質(zhì)文件之間的一個通道作為文本和圖像共存工作的發(fā)展和數(shù)字文件的特點，制定特別是要改善管理規(guī)章制度，以滿足的實際需求文檔一體化工作系統(tǒng)，歸檔系統(tǒng)，文件保密制度，數(shù)字檔案鑒定系統(tǒng)，網(wǎng)絡安全管理系統(tǒng)等。
2.4 相關建議
（1）伴隨著大眾對于的檔案管理的認識意識不斷地增強，全館工作人員應將更加重視檔案工作，認真做好如收集與使用檔案資料的管理工作。反之，檔案意識薄弱，不了解檔案的用處，即使有檔案也不知道使用，勢必影響檔案作用的發(fā)揮。目前，我館檔案工作已步入了良性發(fā)展的軌道。
（2）提高了系統(tǒng)的基礎檔案工作的規(guī)范化管理。按照檔案工作目標管理的要求，建立和完善了一整套的文件管理系統(tǒng)，安全存儲的文件，奠定科學利用圖書館檔案工作規(guī)范，高效地開展了一個制度保障良好的基礎。
三、結束語
一般來將，圖書館檔案的原始性和真實性是一個圖書館提供全方位服務最具說服力的保障。建設數(shù)字化的圖書館檔案管理模式將為相互促進圖書館服務工作不斷改進與完善提供一個縱向發(fā)展的渠道，它會使得服務人群能夠更加具體地、生動地享有圖書館服務功能。筆者撰寫本篇論文意在希望在今后我國圖書館事業(yè)的不斷發(fā)展進程中更好地得到總結和升華。
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關鍵詞：數(shù)字化；檔案管理；信息化建設
數(shù)字化時代背景下，檔案管理工作的模式與內(nèi)容發(fā)生很大改變，其中最顯著的就是檔案信息化建設。數(shù)字化時代下檔案工作人員應該樹立信息服務的全新理念，保持高度的信息來源與共享需求，全面收集各方面信息，明白用戶的潛在需求，有目的、階段性的推進檔案管理信息化建設，充分滿足客戶不同階段的需求。
一、檔案管理信息化的必要性
新時期下各行業(yè)領域都發(fā)生著巨大改變，檔案管理工作同樣面臨著改革，以自身情況與發(fā)展為基礎，改革檔案管理工作，有效改變傳統(tǒng)管理方法的局限與不足。數(shù)字化時代下檔案管理工作主要記錄與整理單位工作內(nèi)容、人事資料、重大舉措及發(fā)展狀況等。檔案管理工作有助于協(xié)調(diào)內(nèi)部工作、提高工作效率，整理、歸類、統(tǒng)計及保存原始檔案信息。目前企業(yè)改制不斷深入，面臨著新機遇與新挑戰(zhàn)，相關企業(yè)要意識到檔案管理工作的重要性，不斷創(chuàng)新工作機制。接下來筆者主要分析數(shù)字化時代下檔案管理信息化建設現(xiàn)狀及存在問題。
二、檔案信息化建設現(xiàn)狀與問題
數(shù)字化時代下檔案管理信息化建設過程中存在一些問題，筆者結合實際工作經(jīng)驗將這些問題歸納總結如下。
（一）資金規(guī)模有限
檔案信息化建設以基礎設施投資與建設為基礎，也是實現(xiàn)檔案信息化工作的前提條件，可以說基礎設施建設質(zhì)量與水平直接影響到信息化建設成敗與高低。信息化建設過程中需要購入大量基礎設備與設施，但這些設備與設施價值較高，檔案部門往往經(jīng)費來源有限，造成相關配置與設置較低，不能滿足網(wǎng)絡信息化建設的標準要求，阻礙檔案信息化建設。
（二）缺乏系統(tǒng)規(guī)劃
檔案信息化建設很長時間以來，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃管理，造成各單位已建成的檔案信息化業(yè)務與技術缺乏通用性，對檔案信息共享產(chǎn)生阻礙。分析市場中存在的檔案管理軟件，可以發(fā)現(xiàn)多以單機版為主，并沒有聯(lián)網(wǎng)功能，不能滿足數(shù)字化與網(wǎng)絡化發(fā)展要求。此外檔案管理軟件缺乏信息管理功能，還缺乏檢索文件與信息管理的軟件系統(tǒng)。
（三）安全意識缺失
檔案信息化建設需要信息技術的支持，而信息技術的使用難免會遇到各種安全性問題，而在傳統(tǒng)檔案信息管理工作中，很多部門和人員都普遍缺乏必要的安全保護意識，都簡單的以為只要有了安全防護體系就能確保信息安全，必要的風險防范意識薄弱。而且很多的檔案館為了放便，都將一些數(shù)字化工作外包給相關信息企業(yè)進行，沒有嚴格的管理制度，不能進行實時監(jiān)控，容易發(fā)生信息泄密和丟失的危險。
（四）業(yè)務素質(zhì)不足
目前大多數(shù)檔案管理人員缺乏足夠耐心與工作態(tài)度，要求其具備一定的計算機知識以滿足工作需求。但現(xiàn)階段從事檔案管理工作的人員來源復雜，專業(yè)素質(zhì)存在差別，造成很多工作人員并不了解自身職責，造成實際工作中存在遺漏與不全面的問題。使用計算機時，受到自身學識限制，部分檔案管理工作者不能熟練使用現(xiàn)代化設備，影響工作積極性，影響檔案管理工作效率，給檔案管理工作造成一定損失。
三、數(shù)字化時代檔案管理信息化建設途徑
數(shù)字化時代檔案管理信息化途徑較多，筆者根據(jù)上文分析中存在的問題，給出具體的應對解決措施。分別從五個角度展開分析：拓寬資金渠道、規(guī)范建設方式、保證資源安全、完善備份管理及提高人員素質(zhì)。
（一）拓寬資金渠道
檔案管理部門在原有資金來源的基礎上，不斷拓寬資金來源渠道。地方政府在地方預算中納入檔案信息化建設，可以通過擴大電子政務建設規(guī)模增加專項資金的規(guī)模，保證信息化建設過程中有足夠資金支持。除此之外，信息化建設過程中可以引入社會組織，比如可以和電信部門合作，獲得免費網(wǎng)絡資源與支持等，通過各種方式獲得資金、技術及資源等因素支持。
（二）規(guī)范建設方式
需要建立統(tǒng)一標準與規(guī)范進行檔案信息化建設，有效整合內(nèi)外資源，實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)檔案資源的長期保存。信息資源整理、數(shù)據(jù)庫建設及網(wǎng)絡建設等都需要得到相關標準規(guī)范。現(xiàn)階段需要不斷完善與優(yōu)化建設標準，推動檔案信息化建設工作，實現(xiàn)共享、共用檔案信息，優(yōu)化檔案業(yè)務流程，提高檔案管理整體水平。
（三）保證資源安全
在信息化建設過程中由于計算機技術和應用網(wǎng)絡的使用，導致網(wǎng)絡安全問題經(jīng)常發(fā)生，對數(shù)據(jù)庫和操作系統(tǒng)產(chǎn)生嚴重損壞，面對這些問題，檔案工作者首先要提高自身安全風險防范意識，處理好相關方面的安全建設工作，保證檔案管理工作安全、可靠。同時處理和完善好信息的采集、保存、使用和分析等方面的具體處理措施，做好檔案保密和管理之間的關系，做好重要數(shù)據(jù)的備份處理工作，提高系統(tǒng)安全防范。
（四）完善備份管理
對于企業(yè)檔案信息，完善檔案數(shù)據(jù)的備份機制非常重要。首先，精細化檔案數(shù)據(jù)備份流程，明確檔案人員的備份工作職責。檔案人員應當重視日常檔案數(shù)據(jù)的正確存儲、及時匯總和定期銷毀；其次，制定明確的備份規(guī)則，建立數(shù)據(jù)備份和恢復方案。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的備份可靠性低，缺乏有效性，其主要原因在于一直以來不重視檔案數(shù)據(jù)備份的重要性，缺乏完善的備份機制；最后，制定數(shù)據(jù)一致性監(jiān)控方案。企業(yè)檔案業(yè)務日趨復雜，業(yè)務量也越來越大，檔案數(shù)據(jù)存在數(shù)據(jù)修正等情況，或是出現(xiàn)資料類型合并增減等數(shù)據(jù)屬性變更的情況，從而備份數(shù)據(jù)和生產(chǎn)數(shù)據(jù)的結構和數(shù)值可能有所不同。
（五）提高人員素質(zhì)
控制檔案從業(yè)人員素質(zhì)，聘用具有相關從業(yè)資格證的人員，保證檔案管理人員具有一定經(jīng)驗與高素質(zhì)，在內(nèi)部形成良好的工作氛圍，人人按照規(guī)則辦事，樹立正確的職業(yè)觀與道德觀，通過制度規(guī)范行為避免發(fā)生瀆職行為。除此之外，做好檔案管理人員的培訓工作，確認檔案管理人員熟練掌握檔案管理實務技能，從業(yè)資格證并不能說明相關人員具備相應的實務能力，各類人員素質(zhì)參差不齊，企業(yè)在聘用后加強培養(yǎng)，提高檔案管理技能以適應企業(yè)檔案管理工作方式。與此同時，企業(yè)明確各部門職責，推行崗位責任制。在檔案管理工作過程中，需要加大政策執(zhí)行工作力度，提升互聯(lián)網(wǎng)實際利用率，盡可能滿足檔案管理工作需求，實現(xiàn)檔案管理工作與數(shù)字化時代有效結合，促進檔案管理工作更好發(fā)展。
四、結語
總而言之，檔案信息化建設過程中應用高科技技術，有助于提高檔案管理效率，給用戶提供更為優(yōu)質(zhì)的服務，這也是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢。除此之外，提高檔案信息化安全建設、加快檔案信息更新速度，有助于提高檔案資源使用效率，推動檔案管信息化建設。
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關鍵詞：檔案管理；數(shù)字化建設；意義；路徑
各級儲備部門屬于國家戰(zhàn)略物資儲備管理機構，是保障國家軍事安全和經(jīng)濟安全后備力量，優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理對提高儲備部門管理效益來說至關重要。檔案管理主要是通過文字、圖表、音像等方式將具有重要價值的信息資料保存下來，以便于能夠結合以往資料信息作出正確的戰(zhàn)略性分析和決策。從當前科技發(fā)展現(xiàn)狀來看，儲備部門檔案管理加強數(shù)字化建設已經(jīng)勢在必行。本文在此指出儲備部門實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要意義，并提出幾點加強檔案管理數(shù)字化建設的重要路徑。
1 檔案管理數(shù)字化建設的重要意義
（一）確保檔案管理規(guī)范進行
檔案管理工作繁瑣枯燥，傳統(tǒng)的手動式管理模式容易導致檔案信息出現(xiàn)雜亂、失真、缺失等問題，難以實現(xiàn)規(guī)范化、科學化的管理目標[1]。而檔案管理數(shù)字化建設則可以全面涉及管理工作中的方方面面，借助互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)軟件對檔案各項內(nèi)容實現(xiàn)規(guī)范化管理，大大提升了檔案管理的有序性，實現(xiàn)信息資源為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展提供更好地服務的目的。另外，通過加強檔案管理數(shù)字化建設還可以避免檔案信息資料被惡意撰改，提高檔案信息的真實性和全面性，這對檔案管理的規(guī)范化進行也具有重要意義。
（二）提升檔案管理工作效率
由于儲備部門檔案涉及內(nèi)容繁多，在檔案管理上很容易出現(xiàn)錯誤，并且許多檔案內(nèi)容要想查找，必須要將檔案“歸檔”后才能夠進行，而數(shù)字化建設后的檔案管理則可以利用信息技術準確呈現(xiàn)出當前檔案信息。通過加強檔案管理數(shù)字化建設還可以顯著提升檔案搜集、整理、歸類、分析及總結等流程效率，大大縮減工作時間，確保檔案能夠及時歸檔，讓檔案管理人員從傳統(tǒng)繁瑣的管理步驟中解脫出來，提升儲備物資管理局檔案管理工作效率。
（三）提高檔案內(nèi)容開發(fā)利用
以往人工式檔案管理模式只能保證檔案的完整安全保管與單個文件的查找利用，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，各類檔案的電子文件集中存儲于計算機硬盤上，電子文件經(jīng)立卷后，利用者通過檢索工具，可搜索到體現(xiàn)所需要信息的所有相關聯(lián)的電子文件，幫助利用者了解事情的來龍去脈，滿足利用者關于某一專題的深層次查詢需求，大大提高檔案內(nèi)容開發(fā)利用效果。
2 儲備部門檔案管理數(shù)字化建設實施路徑
（一）增強數(shù)字化檔案管理建設理念
儲備部門領導及檔案管理者應增強數(shù)字化檔案管理建設觀念，加強對檔案管理數(shù)字化建設的認識，了解數(shù)字化建設必要性和緊迫性，并在系統(tǒng)內(nèi)內(nèi)展開宣傳，提高職員對數(shù)字化建設理解，從而促使系統(tǒng)內(nèi)所有職工積極投身于檔案管理數(shù)字化建設當中。同時，儲備部門還應創(chuàng)新檔案管理理念，由以往靜態(tài)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)管理，結合系統(tǒng)內(nèi)管理實際情況樹立正確數(shù)字化管理觀念。最另外，儲備部門還應從宏觀上將檔案管理數(shù)字化化建設納入自身發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃中，在實踐中及時發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設中存在的問題，準確把握問題產(chǎn)生的原因，，并從不同方位分析檔案管理數(shù)字化建設過程中還可能產(chǎn)生的弊端，盡早制定針對性解決措施。
（二）加大檔案數(shù)字化基礎設施建設
加大基礎設施建設是確保檔案管理數(shù)字化建設高效進行的前提[2]。對此，儲備部門應首先提高財政支持，確保數(shù)字化建設資金到位，為具備檔案管理工作配備計算機刻錄設備，針對重要文件、數(shù)據(jù)、信息等進行刻錄儲存，且要注意刻錄格式的通用性。購入必要軟件設備，保證管理軟件能夠正常運行，防火墻、防病毒軟件應進行自動升級，借助軟件設備保障儲備部門檔案上傳、下載等環(huán)節(jié)安全。若資金允許，儲備部門還可以適當多購入硬件設備，包括路由器、存儲設備、數(shù)據(jù)庫服務器以及圖文影響掃描設備等。除此之外，還要重視硬件設備管理，創(chuàng)設良好設備保管環(huán)境，確保設備處于溫度、濕度、光線適宜環(huán)境，避免磁場或腐蝕性物質(zhì)對硬件設備造成損壞。
（三）完善內(nèi)部數(shù)字化檔案管理體系
制度體系是確保一切項目高效、有序?qū)嵤┑闹匾獥l件，因此檔案管理的數(shù)字化建設也應制定出相應的管理體系來確保建設的順利進行。數(shù)字化建設是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，對此儲備部門應制定完善的數(shù)字化檔案管理體系，實現(xiàn)信息資源的共享，提高檔案的使用效率和單位的辦事效率，更好的服務群眾、服務社會。完善、有效的管理體系能夠確保儲備部門檔案管理數(shù)字化建設過程得到監(jiān)督和制約，確保在其建設過程滿足國家相關法律法規(guī)及章程制度要求。此外，完善管理制度還能夠顯著提升檔案管理人員工作積極性、主動性和創(chuàng)新性，加快檔案管理數(shù)字化建設進程。儲備物質(zhì)管理局應充分利用內(nèi)部管理體系加強數(shù)字化建設的監(jiān)督，及時準確地發(fā)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設中可能出現(xiàn)的問題或潛在隱患，及時解決或解決，確保高效、安全檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的建設。
（四）制定檔案管理安全化保障制度
數(shù)字化建設雖說對檔案管理有諸多積極意義，但隨著數(shù)字化建設進程的加快，互聯(lián)網(wǎng)技術帶來的信息安全性問題也越來越明顯。數(shù)字化檔案管理存在使用權限問題，容易被黑客攻擊、病毒侵襲，或第三方入侵者惡意篡改或監(jiān)視，安全問題難以得到保障[3]。因此，儲備部門在進行檔案管理數(shù)字化建設過程中，還必須要制定安全化保障制度，以此確保檔案管理安全性和保密性。在數(shù)字化建設中應嚴格依照國家及儲備部門相關法律法規(guī)及章程制度來進行，制定保障制度來提高管理人員安全防患意識，避免檔案泄密、失密情況的出現(xiàn)。另外還利用電子身份認證系統(tǒng)、防火墻技術、數(shù)據(jù)加密技術、殺毒軟件等防護技術保障檔案信息安全。
（五）注重數(shù)字化檔案管理人才培養(yǎng)
儲備部門內(nèi)部檔案管理工作枯燥、繁瑣，且檔案管理工作者晉升空間則不大，晉升難度相對較高。再加上檔案管理人員數(shù)字化信息技術欠缺，也是阻礙檔案管理數(shù)字化建設一個重要問題。因此還需加強檔案管理人員自身專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的提升，努力培養(yǎng)與之相符的現(xiàn)代信息化、數(shù)字化、專業(yè)化檔案管理人才。一方面，儲備部門應重視對系統(tǒng)內(nèi)現(xiàn)有檔案管理人員數(shù)字化專業(yè)知識的培訓，鼓勵其加強繼續(xù)教育，定期對其展開培訓，并且注重培訓工作的數(shù)字化針對性，結合管理人員自身實際情況制定培訓計劃。另一方面，儲備部門還可以引入具有數(shù)字化技術知識背景的檔案管理人員，提升檔案管理人員政策待遇、薪酬待遇，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，做到能夠“吸引人才、留住人才”。除此之外，儲備部門不僅要重視提高管理人員數(shù)字信息專業(yè)技術水平，更要重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。
3 結語
總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展時代下，信息高速公路進一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將成為檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。儲備部門也應順應時代形勢，全面認識檔案管理數(shù)字化建設對系統(tǒng)內(nèi)各項事物工作開展的積極促進意義，深入探索研究出與儲備部門實際情況相符的檔案管理數(shù)字化建設路徑，逐步推動儲備部門檔案管理數(shù)字化建設腳步，為保障局內(nèi)各項工作的高效開展奠定基礎。
參考文獻
[1]田爽.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策[J].科技傳播，2016，（02）：52-53.
關鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；信息化；自助
隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革和發(fā)展，醫(yī)院各項工作都在邁向科學化、規(guī)范化、標準化，為適應醫(yī)院發(fā)展建設，加強醫(yī)院檔案管理勢在必行。面對卷帙浩繁的檔案資料，如何實現(xiàn)對病歷、設備、文書、人事、科研等檔案的有效管理成為當今大型醫(yī)院的共同思考。筆者結合無錫市中醫(yī)醫(yī)院人事管理信息化建設實際，就醫(yī)院人事檔案管理信息化建設問題進行分析。
一、人事檔案在醫(yī)院管理工作中起著極其重要的作用
對于一家醫(yī)院來說，人事檔案是醫(yī)院人才隊伍建設的重要依據(jù)，也是醫(yī)院人才隊伍現(xiàn)狀的重要體現(xiàn)，是制訂醫(yī)院人才的培養(yǎng)及引進計劃，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展的基礎。人事檔案與職工個人的組織關系、工資待遇等緊密相連，因為反映職工的身份、學歷、職稱而具有法律效用。在醫(yī)院的檔案管理工作中，人事檔案是重要的組成部分，是醫(yī)院職工晉升及考核的重要依據(jù)。工齡計算、工作調(diào)動、轉(zhuǎn)正定級、職稱評審以及辦理各種社會保險等都需要人事檔案。
二、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題
1.工作量大。
醫(yī)院科室多員工多，信息量大，檔案管理專職工作人員卻很少，甚至往往由其他崗位人員兼職擔任。然而在進行員工信息統(tǒng)一維護更新工作時，檔案錄入工作耗時長，專業(yè)要求高，工作量很大，如果僅依靠一兩名兼職人員的管理，很難達到錄入的及時性、完整性和準確性。
2.難以及時更新。
由于工作量大，專職管理人員匱乏，就會出現(xiàn)員工信息更新滯后。主要反映在員工信息動態(tài)變化缺少空間和不能體現(xiàn)員工的個性與常態(tài)的工作動態(tài)過程與創(chuàng)新這兩個方面。對員工的基本信息的輸入與分析等，并不是一勞永逸，學歷、職稱、科室調(diào)動等員工的變化在原有的管理模式下根本不能動態(tài)化管理，老辦法已經(jīng)不能適應當親醫(yī)院管理的需要。
3.管理系統(tǒng)信息化滯后。
目前各大醫(yī)院使用的人力資源管理系統(tǒng)，可能有部分檔案功能，但也僅實現(xiàn)了從紙質(zhì)檔案向以Word或Excel格式的電子存檔的量變。系統(tǒng)難以對人員數(shù)據(jù)信息實時同步更新和及時地維護，人員數(shù)據(jù)信息的不完整，難以滿足人事日常工作的基本需求。所以經(jīng)常出現(xiàn)碰到需要查詢的資料，還是要到檔案室翻閱檔案，更談不上對人力資源的開發(fā)與利用?？傊?，信息系統(tǒng)的自動化一定程度內(nèi)減輕了檔案工作者的工作量，但檔案的收集、整理、歸類、編目等工作還是主要依靠手工操作。
三、建設員工參與的檔案自助管理平臺
醫(yī)院人事檔案管理改革新方向——建設員工參與的檔案自助管理平臺。
1.建設員工參與的檔案自助管理平臺。
筆者所設想的員工參與的檔案自助管理平臺，就是讓把事關員工的信息輸入、修改、補充等檔案初始工作，交還給員工本人。在醫(yī)院人事檔案信息化自助平臺上，首先單位給每個職工一人一個賬號，讓他們自己設置密碼、登錄；再請他們自己完善個人信息，經(jīng)人事部門審核通過后保存；基礎信息的完整錄入后，可生成一個對應員工個人的職業(yè)生涯檔案庫，縱向上可以看出一個員工的完整的人事信息的演變，橫向上人事部門可以對整個職工群體進行統(tǒng)計與比對。
2.把簡單的檔案卡片完善為電子檔案庫。
通過這樣一個檔案自助管理平臺，可以把簡單的文本或表格形式的檔案登記卡向完善的網(wǎng)頁式的檔案數(shù)據(jù)庫的邁進提升，把每個員工的信息，都設計成豐滿的個人檔案庫，如檢索員工學習經(jīng)歷時，不再是單一的學歷現(xiàn)狀，而可以查詢他歷年來學歷的提升變化。
3.使廣大職工參與到自己的信息完善工作中。
建設需要員工主動參與的檔案信息化自助建設系統(tǒng)在激活員工的主人翁意識的同時，也大大降低了人事部門專員的工作壓力。通過系統(tǒng)平臺，把員工醫(yī)德、科研、技能培訓與工作創(chuàng)新都做出較為科學的比對，讓人事部門在醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)平臺能全面的認識自己的員工，讓員工自己在完善信息的過程中發(fā)現(xiàn)不足，及時改進與提升。
4.個人檔案的隱私性與安全性得到保障。
每一個員工使用與工號相對應的賬號登入系統(tǒng)后可以維護或增加個人職稱、學歷、繼續(xù)教育等方面的信息，經(jīng)人事科審核后才能正式入庫。使用一個賬號只能查看對應的自己的個人信息，且修改或增減都必須經(jīng)過人事科審核，這就保障了信息的保密性和可信度。
5.加強監(jiān)管力度。
通過構建完善的檔案信息自助平臺的過程，人事部門對各項信息進行了審核、、整理、歸納、綜合、分析與運用。檔案信息的完善有助于提高醫(yī)院職能科室部門的管理質(zhì)量，有助于他們有針對性地促進醫(yī)院與員工的不斷提升。
四、結語
建設醫(yī)院人事檔案信息化員工自助建設系統(tǒng)與平臺這一理念具有前瞻性，它是以科學的方法、發(fā)散性的思維、集體的智慧來解決工作問題的一種方式。這種新興事物可以調(diào)動員工的積極性、責任心，發(fā)揮其個人對于自身了解的優(yōu)勢，又可以顯著減輕檔案工作者的工作量，對促進醫(yī)院的發(fā)展有著重要的積極的推動作用，應該引起廣大醫(yī)院管理者的重視。
參考文獻
