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關(guān)鍵詞：人事檔案管理；重要性；存在問題；應(yīng)對(duì)措施
中圖分類號(hào)：G632文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1672-1578（2017）05-0013-01
桂林市第一中學(xué)是一所歷史悠久的學(xué)校，成立于1939年。其前身是國(guó)立"漢民中學(xué)"（胡漢民是中國(guó)元老）。為抗日救國(guó)培植青年學(xué)生，著名文史學(xué)家、詞曲學(xué)家、教育家任中敏先生于1937年在南京創(chuàng)辦了漢民中學(xué)，并擔(dān)任校長(zhǎng)?？箲?zhàn)爆發(fā)后，學(xué)校被迫于1938年2月遷至廣西桂林穿山，1944年日本入侵桂林，任中敏校長(zhǎng)親率弟子遷徙數(shù)千里，輾轉(zhuǎn)永福壽城，最后到貴州榕江繼續(xù)辦學(xué)，1945年抗戰(zhàn)勝利后再度遷回桂林重建學(xué)校?，F(xiàn)屬于桂林市教育局直屬單位?，F(xiàn)擁有在職教職工人事檔案173份，離退休職工人事檔案120份，死亡人事檔案98份。
1.人事檔案管理的重要性
人事檔案是黨政軍群機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時(shí)形成的以各個(gè)個(gè)人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個(gè)人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，更好地為市局選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，就顯得更為重要。
2.人事檔案管理與利用存在的問題
2.1干部人事檔案改版，改版工作時(shí)間緊任務(wù)繁重。2014年11月7日剛參加完市局舉辦的關(guān)于干部人事檔案培訓(xùn)的通知，緊接著2014年11月25日就接桂林市教育局人事科下發(fā)《關(guān)于做好干部人事檔案改版工作的通知》，文件上時(shí)間要求在2014年12月31日前完成學(xué)校在職教職工干部人事檔案的改版工作，時(shí)間緊、任務(wù)重。全校在職教職員工檔案173份，這173份人事檔案的重新整理，僅技術(shù)加工，規(guī)范整理就有相當(dāng)大的工作量。
2.2人事檔案管理硬件不足。本校由于k公條件限制，雖然管理390多份人事檔案，但沒有實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房、閱檔室分開，人事檔案庫(kù)房沒有配置去濕機(jī)、加濕器、溫濕度表等硬件設(shè)備。
2.3專職檔案管理人員缺乏。本校主要是有學(xué)校辦公室人事工作人員兼職監(jiān)管人事檔案管理工作，這樣勢(shì)必影響了教育局統(tǒng)一完成干部人事檔案改版工作的時(shí)間，雖然兼職人員也經(jīng)常參加市局關(guān)于檔案管理的培訓(xùn)，但是學(xué)習(xí)不夠系統(tǒng)完善。而這種管理模式，缺乏人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力、管理水平培訓(xùn)與提高，使得本校人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展都受到限制。
2.4單位人事部門檔案意識(shí)不強(qiáng)。為規(guī)范各學(xué)校的人事檔案管理工作，桂林市教育局印發(fā)了由桂林市檔案監(jiān)督指導(dǎo)科唐志紅科長(zhǎng)編寫的《小學(xué)校各類檔案的整理方法及要求》。但是有時(shí)候辦公室事情繁雜，未能認(rèn)真對(duì)照制度，及時(shí)將需要?dú)w檔的人事材料及時(shí)更新，從而影響了人事檔案材料的利用效果。
2.5信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低。人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容，包括檔案信息的開發(fā)利用等。目前，我們學(xué)校的人事檔案管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于辦理退休手續(xù)、工資變動(dòng)審核、干部考察、發(fā)展黨員等方面，未能真正起到應(yīng)有的作用。
2.6檔案管理手段落后。現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡(jiǎn)單的檔案材料目錄的錄入作用、打印新檔案編碼、個(gè)人散材料的分類整理等，人事檔案管理信息化功能尚未開發(fā)。
3.解決人事檔案的管理與利用問題的措施
3.1領(lǐng)導(dǎo)重視，組織得力。單位領(lǐng)導(dǎo)，尤其是分管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案工作在本校人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報(bào)，切實(shí)解決人事檔案工作中的實(shí)際問題；要對(duì)人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠(yuǎn)期規(guī)劃和實(shí)施方案，做到有計(jì)劃，有部署，有檢查，有落實(shí)；要主動(dòng)關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們?cè)诠ぷ髦腥〉昧顺煽?jī)或圓滿完成了工作任務(wù)時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)給以表?yè)P(yáng)和認(rèn)可，同時(shí)還要讓他們享受同等的升遷機(jī)會(huì)，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績(jī)效的提高。
3.2為人事檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件。要將人事檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入單位財(cái)務(wù)計(jì)劃，保證經(jīng)費(fèi)落實(shí)；改善人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房、閱檔室分開；要為人事檔案庫(kù)房配置去濕機(jī)、加濕器、溫濕度表等硬件設(shè)備。
3.3要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質(zhì)。為切實(shí)做好"干部人事檔案改版"任務(wù)，應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長(zhǎng)效性，促進(jìn)人事檔案管理上水平；要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識(shí)，用檔案方面的新理論知識(shí)武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時(shí)期國(guó)家教育發(fā)展事業(yè)對(duì)人事檔案管理的新要求；同時(shí)，也要加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想素質(zhì)教育，教育他們要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻(xiàn)。
3.4完善、落實(shí)人事檔案管理制度。在本校現(xiàn)有收集歸檔制度、借（查）閱制度的基礎(chǔ)上，根據(jù)單位人事檔案工作實(shí)際情況，繼續(xù)制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、保管保密制度、檢查核對(duì)制度等制度，努力形成一個(gè)完整的規(guī)章制度體系。
在制定制度的基礎(chǔ)上，更要關(guān)注制度的貫徹落實(shí)情況。要按照規(guī)章制度要求，定期檢查檔案管理人員對(duì)檔案制度的落實(shí)執(zhí)行情況，督促其按照制度要求，及時(shí)將歸檔文件，對(duì)收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)，保證人事檔案工作逐步制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案"見證歷史"的作用。
3.5提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，把現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段如：存貯技術(shù)：微機(jī)、縮微照相；防護(hù)技術(shù)：原子能處理、空調(diào)器、吸塵器；復(fù)制技術(shù)：復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)；裝訂技術(shù)；自動(dòng)打眼機(jī)等應(yīng)用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理的工作效率，延長(zhǎng)人事檔案壽命。
[關(guān)鍵詞]高校 人事檔案 管理
[中圖分類號(hào)]G27 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2013）11-0063-01
人事檔案記錄著個(gè)人的詳細(xì)經(jīng)歷，是用以聘任、選拔、管理人才的重要依據(jù)，在人力資源的管理工作中有著不可代替的位置。然而，隨著高校人事制度的進(jìn)一步深化，人事檔案中存在的問題卻越來越明顯。
一、高校人事檔案管理的現(xiàn)狀
（一）重視不夠，收集整理不規(guī)范，材料不完整
絕大多數(shù)高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度不夠，缺乏有效的制度和監(jiān)管。另外，由于檔案管理人員的頻繁更換，也導(dǎo)致各自對(duì)檔案材料的收集整理自成一體，沒有統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，大大降低了檔案的綜合利用價(jià)值。 再者，人事檔案要求具有真實(shí)性，但在實(shí)際的人事檔案管理中，經(jīng)常出現(xiàn)履歷表中填寫的內(nèi)容信息不真實(shí)等失真現(xiàn)象，因而造成一定的負(fù)面影響。
（二）檔案管理手段落后
目前人事檔案在管理上大多還沿用傳統(tǒng)的手工管理方式，只重視對(duì)案卷的分類而忽視其在人才選拔、培養(yǎng)和開發(fā)、合理配置人力資源等方面的應(yīng)用。因此檔案的開發(fā)過程繁瑣，檔案檢索和利用困難。另一方面，人事檔案是由各級(jí)政府人事部門及其所屬人才中介機(jī)構(gòu)管理，人事檔案調(diào)動(dòng)傳遞手續(xù)繁雜，尤其是異地調(diào)動(dòng)各地區(qū)規(guī)矩不一，造成時(shí)間成本較高。這些都給人事檔案的轉(zhuǎn)遞帶來一定的影響。
（三）對(duì)人事檔案的利用率低
人事檔案的合理利用一直是人事檔案工作中的重要問題之一，大多數(shù)高校的人事檔案管理工作只是簡(jiǎn)單地把檔案進(jìn)行分類存放，偶爾查閱，并沒有把人事檔案有效、合理地利用起來，僅僅是作為個(gè)人信息的依據(jù)，這樣的人事檔案管理工作簡(jiǎn)單乏味，同時(shí)也失去了個(gè)人檔案的價(jià)值，造成人員與資源的浪費(fèi)。
二、對(duì)于人事檔案管理工作改革的幾點(diǎn)建議
（一）建立健全檔案管理制度
一是建立健全人事檔案管理的各種制度，嚴(yán)格按照規(guī)定管理人事檔案，實(shí)現(xiàn)以人為本的服務(wù)體制，推進(jìn)人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化建設(shè)。二是材料的收集要全面、及時(shí)，對(duì)于有變化的人事檔案應(yīng)該采取隨時(shí)隨地收集整理，以免造成檔案不完整或檔案丟失的現(xiàn)象，對(duì)于每年固定形式的人事檔案應(yīng)采取定期收取的形式，例如，年終或年初開始收集。收集到的人事檔案應(yīng)認(rèn)真鑒別后歸檔，確保人事檔案的真實(shí)性，為以后的各種活動(dòng)提供真實(shí)、有效的數(shù)據(jù)信息。對(duì)于人事檔案的借閱、傳遞性質(zhì)的活動(dòng)要認(rèn)真做好記錄，防止人事檔案在傳遞過程當(dāng)中損壞或丟失。
（二）創(chuàng)新管理方式加強(qiáng)信息化建設(shè)
人事檔案是人才信息的資源庫(kù)，是人事工作得以正常開展的重要保障，必須不斷地把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理之中，用以提高人事檔案管理工作的效率。這不僅是人事制度改革與發(fā)展的需要，也是其適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求的客觀需要。因此，要把人事檔案管理工作同時(shí)展結(jié)合起來，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和科學(xué)的系統(tǒng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，開發(fā)利用更完善的人事檔案管理軟件，并將人才信息的收集、反饋與跟蹤融入到系統(tǒng)當(dāng)中，快速準(zhǔn)確地提供人事信息，從而改變過去的傳統(tǒng)方式，使人事檔案管理轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)化、信息化。另外，還可以在學(xué)校內(nèi)部建立局域網(wǎng)絡(luò)，形成網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理，通過網(wǎng)絡(luò)使信息共享，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供快速、準(zhǔn)確的資料，為師資隊(duì)伍的建設(shè)提供詳實(shí)的材料，促進(jìn)人才的合理流動(dòng)。
（三）合理利用人事檔案，提高其利用率
要大力提高檔案的利用價(jià)值，充分挖掘出檔案應(yīng)有的功能。將人事檔案密切融入到教職工的工作中，提高其在工作中的影響力與執(zhí)行力。要做到以上要求，一是要豐富檔案內(nèi)涵。在檔案中增加全面反映教職工真實(shí)情況的內(nèi)容。二是要合理開發(fā)、利用人事檔案資源的優(yōu)勢(shì)，建立健全檔案資源的系統(tǒng)化管理與利用的運(yùn)作機(jī)制，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益。
三、結(jié)語(yǔ)
總之，人事檔案管理是檔案工作的一個(gè)重要組成部分，高校人力資源管理與開發(fā)的基礎(chǔ)性工作，它集服務(wù)性與保密性于一體，對(duì)促進(jìn)人力資源開發(fā)、構(gòu)建和諧社會(huì)發(fā)揮著重要作用。加強(qiáng)和改進(jìn)人事檔案管理是時(shí)代賦予我們的新課題、新任務(wù)，要從制度上、觀念上更新，不斷地發(fā)現(xiàn)問題，找出原因，解決問題，積累寶貴經(jīng)驗(yàn)。按照人才市場(chǎng)發(fā)展的基本趨勢(shì)，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，為人力資源的開發(fā)發(fā)揮好儲(chǔ)備作用。
【參考文獻(xiàn)】
[1]李丹.淺談高校檔案管理工作存在的問題及改進(jìn)對(duì)策[J].吉林農(nóng)業(yè)科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（03）.
摘要隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入,學(xué)校人事檔案出現(xiàn)了許多新情況,新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn),檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn),加快發(fā)展,更好地為黨的組織、人事工作服務(wù),筆者結(jié)合幾年來檔案管理的實(shí)踐,就學(xué)校人事檔案的管理工作談?wù)剮c(diǎn)體會(huì)。
關(guān)鍵詞人事檔案 管理
一、人事檔案的定義
人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料,并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的,是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。
二、人事檔案管理存在的問題
人事檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來,作為一項(xiàng)常規(guī)性的公共管理工具對(duì)中國(guó)的信用建設(shè)、干部管理、國(guó)家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻(xiàn)。但隨著改革開放的進(jìn)程加快和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn),傳統(tǒng)人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無(wú)遺?！八罊n棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等現(xiàn)象也日益增多,其“二元化人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、”身份阻隔“等負(fù)功能愈加顯現(xiàn),在一些人的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋”――食之無(wú)味卻棄之可惜,其制度性生存愈發(fā)尷尬。因此,傳統(tǒng)人事檔案制度必將走向終結(jié),新的、科學(xué)的人事檔案制度必將走向前臺(tái)。根據(jù)全國(guó)人才工作會(huì)議精神,要促進(jìn)人才的合理流動(dòng),必須進(jìn)一步消除人才流動(dòng)中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門、行業(yè)、身份、所有制等限制,發(fā)展人事業(yè)務(wù),改革戶籍、人事檔案管理制度,放寬戶籍準(zhǔn)入政策,推廣以引進(jìn)人才為主導(dǎo)的工作居住證制度,探索建立社會(huì)化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。作者認(rèn)為,人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會(huì)化、電子化和法制化的方向發(fā)展,也就是說契約化、社會(huì)化、電子化、法制化是人事檔案制度創(chuàng)新的必然路徑。
內(nèi)容上,立卷不夠規(guī)范,案卷質(zhì)量不高。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一?！叭g一歷”(年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷)記載多樣,個(gè)別干部的“年齡越填越小,參加工作時(shí)間越填越早,文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙,但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙,高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙,紙張大小不同,致使有的表格印制超過裝訂線,給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔,而該歸檔的零散材料卻沒有及時(shí)歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多,有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外,隨著時(shí)代的發(fā)展,干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多,而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少,這些都會(huì)直接影響到案卷質(zhì)量。
使用上,技術(shù)手段滯后,運(yùn)行效率較低。在整理檔案過程中,有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng),大部分是靠手工操作,費(fèi)時(shí)、費(fèi)力,效率低,與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。
三、筆者關(guān)于人事檔案管理的建議
保持人事檔案工作的高質(zhì)量,就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時(shí)期有它的科學(xué)性,但隨著形勢(shì)的發(fā)展和干部工作對(duì)人事檔案管理工作要求的變化,就會(huì)顯現(xiàn)出它的局限性。因此,目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求,實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化:
(一)實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化
干部人事檔案管理質(zhì)量的提高,重要一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料,而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量,對(duì)收集到的檔案材料,從手續(xù)是否完備,表述是否準(zhǔn)確、精煉,觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別,對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回,限期糾正再歸檔,對(duì)于不屬歸檔范圍的材料,及時(shí)退給有關(guān)單位,做到不散失、不積壓。
(二)改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法,實(shí)行計(jì)算機(jī)管理,提高檔案管理的信息化
對(duì)干干部人事檔案的檢索,無(wú)論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號(hào)”法均是利用姓氏檢索的方式進(jìn)行,這兩種方法均有一定的科學(xué)性,但用記起來費(fèi)時(shí),用起來繁鎖,工作效率低。為提高效率,可考慮采取以英文字母的順序號(hào)進(jìn)行編排,便于記憶,利于查找,提高速度。同時(shí),為提高檔案管理水平,可以采用計(jì)算機(jī)管理人事檔案信息,研究建立兩個(gè)系統(tǒng):檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時(shí),運(yùn)行干部人事檔案原件管理系統(tǒng),使查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件,不僅可以提高查閱檔案的速度,同時(shí)也有利于干部人事檔案的保密和安全。
(三)分類管理
國(guó)家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理;其余人員的檔案,則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制,由政府人事部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。
(四)人事檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行許可證并年檢制度
制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn),并加強(qiáng)執(zhí)法檢查;同時(shí),檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實(shí)行資格證制度,并定期考試更新知識(shí)。統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。
(五)利用現(xiàn)代化管理手段
人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn),不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用,開拓創(chuàng)新,開發(fā)新手段,加大投入,對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù),開發(fā)研制人事檔案管理軟件,建立數(shù)字檔案和多媒體檔案,并實(shí)行聯(lián)網(wǎng),通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。
只有與時(shí)俱進(jìn),注重檔案的服務(wù)性,才能提高檔案的利用價(jià)值,牽一發(fā)而動(dòng)全身,人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績(jī)檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力,必將使社會(huì)生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解,必將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。
參考文獻(xiàn):
(1)王云慶 苗壯 《現(xiàn)代檔案管理學(xué)》青島:青島出版社 2002年220
（福建省南安市教育局，南安 362300）
（Nan’an Department of Education in Fujian Province，Nan’an 362300，China）
摘要： 學(xué)校檔案工作是中小學(xué)教育事業(yè)的重要組成部分，是記錄教學(xué)發(fā)展歷史，收集存儲(chǔ)教育教學(xué)活動(dòng)信息的手段，其中人事檔案是重要的組成部分。人事檔案反映了教師教學(xué)的過程和成果,是學(xué)校選撥優(yōu)秀教職工的考核依據(jù)。
Abstract： The school record work is an important part of primary and secondary education, is a means of recording the history of education, collecting and storing educational activities information, in which the personnel files is an important part. Personnel files reflect the process and outcomes of teaching and the basis for the assessment of selecting excellent school faculty.
關(guān)鍵詞 ： 教師人事檔案保管；服務(wù)意識(shí)；傳統(tǒng)管理模式；信息收集
Key words： teacher personnel files custody；service awareness；traditional management model；information collection
中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1006-4311（2015）02-0246-02
0 引言
人事檔案是以記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)的。以紙質(zhì)文件、電子文檔形式保存起來以備考察的歷史記錄。準(zhǔn)確的人事檔案信息是知人善任、選賢舉能的重要工具。人事檔案在國(guó)家機(jī)構(gòu)、學(xué)校、企事業(yè)單位在人事管理活動(dòng)中起著重要的價(jià)值和作用，尤其在學(xué)校的教育管理中發(fā)揮著重要作用，是學(xué)校教師評(píng)定職稱、提撥學(xué)校教師的重要依據(jù)。由于傳統(tǒng)人事檔案不能滿足現(xiàn)階段教育發(fā)展的需要，所以我們要改進(jìn)在人事檔案管理中的方式和方法。
1 傳統(tǒng)人事檔案管理存在的不足
1.1 傳統(tǒng)人事檔案模式比較僵硬，屬于靜態(tài)式管理，把工作重心放在了管理控制上，帶有嚴(yán)重的政治色彩，往往忽視了人事檔案的服務(wù)功能。要求教職工要無(wú)條件的服從檔案管理者的要求，即提供檔案材料和所需文件，但教職工如果需要查詢檔案資料或查看檔案信息時(shí)卻需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示。只有少數(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以查看，成了領(lǐng)導(dǎo)管理下屬的工具，嚴(yán)重制約了人事檔案的服務(wù)功能。這就造成很多教職工對(duì)檔案不重視，覺得和自己工作學(xué)習(xí)沒關(guān)系，這是我們的人事檔案管理者不能很好的將人事檔案的“服務(wù)”功能發(fā)揮出來造成的。
1.2 檔案材料單一。傳統(tǒng)的人事檔案是以記載收錄個(gè)人政治面貌為主，家庭出生、社會(huì)關(guān)系等單一內(nèi)容為主。記載教職工平時(shí)工作表現(xiàn)、文化進(jìn)修程度、心理健康狀況、學(xué)生評(píng)分高低等方面的材料較少。
2 創(chuàng)新人事檔案管理工作的措施
2.1 充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性 我國(guó)自改革開放以來，經(jīng)濟(jì)生活水平有了很大的提高。企事業(yè)單位的用人形式也發(fā)生了極大變化，人們就業(yè)的自由度和流動(dòng)頻率越來越快。越來越多的人由原來的“鐵飯碗，一端一輩子”變?yōu)榭勺杂蛇x擇單位高度自由的社會(huì)人。人事檔案的重要性也減弱了，對(duì)人才制約作用已失去效力。這就造成一些人對(duì)人事檔案產(chǎn)生錯(cuò)誤的看法。認(rèn)為檔案已經(jīng)起不到什么作用了，甚至可有可無(wú)的思想。這對(duì)人事檔案的發(fā)展及其不利，不能真正發(fā)揮人事檔案價(jià)值的實(shí)用性，我國(guó)教育制度改革不斷深化，使各學(xué)校間教師和學(xué)生的流動(dòng)性更強(qiáng)，同時(shí)也對(duì)人才信息需求更加急迫。人事檔案做為反映個(gè)人經(jīng)歷，德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是全面衡量一個(gè)人是否能勝任此工作的重要依據(jù)。因此我們必須提高對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)。
2.2 改變以往的靜態(tài)式人事檔案管理，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí) 學(xué)校的人事檔案是記錄學(xué)校教師在平時(shí)教學(xué)、科研、社會(huì)活動(dòng)中形成的完整反映教師個(gè)人的勞動(dòng)成果和智慧及獎(jiǎng)懲經(jīng)歷，也反映了學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的水平、師資力量，是教師評(píng)職稱、考核等重要的依據(jù)。因此學(xué)校人事檔案管理方式要以人為本，做到為全體教職工服務(wù)的“人性化”服務(wù)理念，并為教職工德、育、體全面發(fā)展提供保障。
建立教師成長(zhǎng)檔案。為每一位教師編制一份個(gè)人成長(zhǎng)檔案，檔案資料以學(xué)歷程度、所學(xué)專業(yè)、教學(xué)課程、論文獲獎(jiǎng)情況、學(xué)生對(duì)教師的滿意度、有無(wú)研究課題等為內(nèi)容。 教師成長(zhǎng)目標(biāo)以鄰近相關(guān)學(xué)校或本地區(qū)教師發(fā)展水平作為參照物，制定相應(yīng)的目標(biāo)管理辦法。例如本校各教師的特長(zhǎng)、優(yōu)勢(shì)，那些是老師的斷角，那些是本學(xué)校大部分教師都欠缺的，并以動(dòng)態(tài)形式公示。這樣教師對(duì)自己的狀況十分清晰，能夠及時(shí)糾正自己的失誤和不足，做到早準(zhǔn)備、早修正。使人事檔案的管理切合不同類型專業(yè)技術(shù)人才的成長(zhǎng)、發(fā)展規(guī)律，滿足學(xué)校教職員工的專業(yè)發(fā)展需求。
2.3 人事檔案應(yīng)轉(zhuǎn)變功能定位，實(shí)現(xiàn)“績(jī)效化” 傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展了，現(xiàn)在很多單位的人事檔案管理還是按以前計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理方式，在檔案功能定位上還是按照“政治化”的管理，是阻礙人事檔案發(fā)展的絆腳石，功能的單一性，使得人事檔案發(fā)揮不出應(yīng)有的“績(jī)效”作用?，F(xiàn)在我國(guó)高中以下義務(wù)教育階段實(shí)行績(jī)效工資改革，績(jī)效改革涉及教師的崗位工資核定、績(jī)效的核算等。而這些改革的依據(jù)很大一部分是來自人事檔案的信息。因此我們?cè)谝院蟮臋n案工作中必須突出檔案的“績(jī)效”信息功能，更好地發(fā)揮檔案的實(shí)用性。
2.4 強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，發(fā)揮檔案功能的多樣性 國(guó)家教委6號(hào)令明確指出：“學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一”。人事檔案反映了學(xué)校教職工和領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人的成長(zhǎng)歷史和業(yè)績(jī)，是選撥人才的重要依據(jù)。所以，管好學(xué)校人事檔案對(duì)于人力資源開發(fā)起著重要作用。但由于歷史、客觀原因，學(xué)校包括社會(huì)單位對(duì)于人事檔案缺乏理解與重視。認(rèn)為可有可無(wú)，只要有個(gè)人專門保管即可。沒有對(duì)人事檔案應(yīng)發(fā)揮的作用引起重視。要從“重藏輕用”向多元化的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變。人事檔案怎樣才能更好地為學(xué)校師生服務(wù)需要我們檔案管理者不斷探索和發(fā)現(xiàn)。
由傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單的收集整理，向多元化的開發(fā)利用轉(zhuǎn)變。人事檔案的開發(fā)主要包括：一是對(duì)人事檔案信息來源的發(fā)掘及人事信息的收集、整理。如擴(kuò)大對(duì)教師人事信息的收集范圍，對(duì)學(xué)校干部增加收集信息種類等。二是對(duì)手里的人事檔案信息進(jìn)行重組、甄別、篩選，增加人事檔案信息的時(shí)效性和利用價(jià)值，使得檔案信息在學(xué)校教學(xué)、科研、干部選撥等方面有廣闊的用途。三人事檔案信息化，建立電子人事檔案，并動(dòng)態(tài)化加工和重組，滿足現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)人事檔案的要求，使檔案信息的收集添加更加方便快捷，對(duì)人事檔案形成信息化、集約化、動(dòng)態(tài)化管理。
2.5 提高人事檔案管理方法，加強(qiáng)人事檔案信息化程度 隨著電腦及網(wǎng)絡(luò)的普及，網(wǎng)上教學(xué)、網(wǎng)上信息共享成為一種趨勢(shì)。信息化已貫穿我們生活的每個(gè)角落。我國(guó)把人事檔案信息化建設(shè)作為戰(zhàn)略重點(diǎn)在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》提了出來。明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)和落實(shí)情況。人事檔案作為檔案事業(yè)的重要組成部分，在檔案信息化和教育信息化的新形勢(shì)下，人事檔案信息化必須進(jìn)快實(shí)施，并為教育信息化和檔案信息化服務(wù)。人事檔案信息化可實(shí)現(xiàn)干部、教師人事信息的“全文字檢索”擺脫以前傳統(tǒng)的庫(kù)房式管理模式。使檔案工作者從繁瑣的檔案收集、整理、保管、檢索等工作中擺脫出來。提高勞動(dòng)效率和工作質(zhì)量。增強(qiáng)了人事檔案工作的效率，因此人事檔案管理者要重視人事檔案信息化培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能訓(xùn)練，提高自己的業(yè)務(wù)水平，使得人事檔案管理水平得到提高，更好地為學(xué)校、社會(huì)單位服務(wù)。
2.6 健全人事檔案的管理制度 健全的、規(guī)范化的人事檔案制度是檔案工作人員工作的有效依據(jù)，是教職工做好本職工作的前提和保障。人事檔案管理工作質(zhì)量的高低直接對(duì)學(xué)校其他職位的穩(wěn)定產(chǎn)生影響。因此人事檔案的管理必須緊跟人事工作要求，實(shí)現(xiàn)管理制度的規(guī)范化。人事檔案管理工作比較繁瑣，涉及的事項(xiàng)較碎，所以要有一套嚴(yán)格的規(guī)章制度來制約，我們?nèi)耸聶n案管理者要依據(jù)《干部檔案工作要求》并根據(jù)本學(xué)校人事檔案管理中的實(shí)際情況，完善本單位的人事檔案管理制度，為學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展做貢獻(xiàn)。應(yīng)明確人事檔案的接收、保管、查閱等細(xì)節(jié)，建立電子人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)共享，方便查閱，進(jìn)一步提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。
2.7 提高人事檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì) 隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)需要了。學(xué)校人事檔案服務(wù)對(duì)象已從過去單一的服務(wù)“少數(shù)人”，發(fā)展成為一個(gè)為全體教職工、學(xué)生等各個(gè)群體。學(xué)校人事檔案的任務(wù)、工作環(huán)境、管理模式等都發(fā)生著變化，這些都對(duì)人事檔案管理工作者提出了更高的要求，因此，廣大人事檔案工作者要學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平，順應(yīng)檔案信息化，功能多樣化的需求。信息化不僅要求人事檔案管理者具備良好的專業(yè)素質(zhì)、道德素養(yǎng)，還要有較強(qiáng)的創(chuàng)新能力、創(chuàng)新意識(shí)。
參考文獻(xiàn)：
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中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)非常重要且復(fù)雜的工程，不僅需要依照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定還要利用現(xiàn)代新型信息技術(shù)來轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化，利用大數(shù)據(jù)和云存儲(chǔ)等現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效的提高檔案管理效率，使檔案信息能夠更高效的得到利用。檔案管理信息化建設(shè)是相應(yīng)國(guó)家信息化戰(zhàn)略，并以國(guó)家的相關(guān)規(guī)劃和部署進(jìn)行開展，能夠使學(xué)校檔案管理得到有效的轉(zhuǎn)變。通過分析，我們認(rèn)為中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)具有以下屬性：
1.整體布局、有序安排
學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)是國(guó)家信息化建設(shè)的其中一項(xiàng)重要內(nèi)容，并且也是積極響應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)的一項(xiàng)重點(diǎn)工程，是在國(guó)家的整體布局規(guī)劃下有序的開展中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)。目的是為了能夠適應(yīng)國(guó)家信息化發(fā)展的步伐，所以必須要依照國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行建設(shè)。
2.有效的利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)
中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)離不開現(xiàn)代信息技術(shù)，所以中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)其實(shí)也就是實(shí)現(xiàn)檔案管理的多媒體化和信息化，利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來儲(chǔ)備和傳送大量的檔案數(shù)據(jù)，這必須要有效的利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，要在檔案管理各個(gè)步驟中將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行融入，并且要不斷的進(jìn)行技術(shù)革新，要讓檔案信息化水平跟上科學(xué)技術(shù)發(fā)展步伐。
3.科學(xué)分配和管理
中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的最終目標(biāo)就是要加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)的科學(xué)分配管理，讓檔案管理能夠更加的規(guī)范、統(tǒng)一，利用網(wǎng)絡(luò)來推動(dòng)檔案管理效率的提升，能夠使檔案管理的相關(guān)數(shù)據(jù)能夠完整、安全的得到妥善的保存和應(yīng)用，能夠滿足校內(nèi)校外對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的需求。
4.轉(zhuǎn)變檔案管理模式
中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，為學(xué)生提供更加便捷的檔案管理服務(wù)，這個(gè)建設(shè)過程是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，要將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，從而使中職學(xué)校檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理模式。
二、中職學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性
中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，要結(jié)合學(xué)校的實(shí)際發(fā)展情況，并利用現(xiàn)代化信息科學(xué)技術(shù)來對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，并以信息化手段完成教學(xué)檔案的采集、整理、管理、儲(chǔ)存和調(diào)動(dòng)等，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。這也是建設(shè)信息化校園的重要內(nèi)容，有利于提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的校內(nèi)校外共享。
1.中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)符合時(shí)展
隨著信息化社會(huì)的實(shí)現(xiàn)，在教育行業(yè)也逐漸開展信息化改革，現(xiàn)代教學(xué)工作已經(jīng)和現(xiàn)代信息和科技密不可分，中職學(xué)校的教學(xué)工作的開展也開始融入現(xiàn)代信息設(shè)備，在管理工作中出現(xiàn)了各種教務(wù)管理系統(tǒng)軟件，能夠?yàn)閷W(xué)生提供更加便利的選課、查課、學(xué)籍管理、信息查閱等服務(wù)，因此進(jìn)行中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)能夠通過多種形式來存儲(chǔ)檔案信息，并且隨著現(xiàn)代科技的進(jìn)步，能夠使檔案管理模式不斷地發(fā)展更新，使其越來越便利，不管是形成模式還是管理方法都得到了更新。
2.符合現(xiàn)代信息校園建設(shè)的必要需求
信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)中，并且我國(guó)已經(jīng)頒發(fā)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，已經(jīng)將中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)政策性要求，因此在中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中必須要嚴(yán)格遵循相關(guān)要求，要實(shí)現(xiàn)電子檔案統(tǒng)一規(guī)范化管理，加強(qiáng)檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，要為相關(guān)人員提供便利的查詢服務(wù)。
3.檔案的價(jià)值最大化
高校檔案信息數(shù)據(jù)具有非常大的價(jià)值，不管是對(duì)于學(xué)生還是教師，因此將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)，能夠利用現(xiàn)代化信息科技來構(gòu)建高校檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠使校內(nèi)校外的相關(guān)部門通過信息手段來查詢相關(guān)的檔案信息，能夠使原有的紙質(zhì)檔案查找更加便捷，節(jié)省步驟和時(shí)間。同時(shí)能夠?qū)n案信息最大化共享。
4.工作效率提升
中職院校的人事檔案復(fù)雜，種類繁多，如果僅僅依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案人工儲(chǔ)備，不僅需要大量的空間，還需要大量的工作人員。因此實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校檔案管理信息化能夠讓檔案儲(chǔ)存更加高效便捷，并且還能夠更長(zhǎng)時(shí)間安全得保存，使中職學(xué)校檔案管理效率大幅度提升。5.檔案服務(wù)更加便捷中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)能夠?qū)n案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，能夠使數(shù)據(jù)收集更加及時(shí)，并且能夠?yàn)樾枰娜藛T更快速的提供。將檔案信息通過電子設(shè)備進(jìn)行錄入，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)來儲(chǔ)存檔案信息，能夠使檔案管理更加方便，實(shí)現(xiàn)智能化管理。
三、中職學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容
1.構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)
中職學(xué)校想要建設(shè)檔案管理信息化需要將原有的資源進(jìn)行重新構(gòu)架，需要將大量的檔案資源進(jìn)行詳細(xì)的分類整理，并將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式。因此檔案信息化建設(shè)必須要將原有的檔案進(jìn)行良好的整理，想要有效的快速的將檔案進(jìn)行信息化整理必須要構(gòu)建一個(gè)容量大且安全的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣才能夠?qū)⒋罅康臋n案數(shù)據(jù)通過有效的措施進(jìn)行整合儲(chǔ)存，數(shù)據(jù)庫(kù)要具備保存、防護(hù)、搜索信息的功能，并且要不斷完善數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，讓其能夠更快速有效的提供相關(guān)信息。
2.實(shí)現(xiàn)電子文件管理
隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，在人們的日常生活中記錄和儲(chǔ)存信息已經(jīng)離不開電子文件，尤其是在辦公領(lǐng)域中電子文件已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用，并且地位越來越重要，在建設(shè)中職學(xué)校檔案管理信息化的時(shí)候通過電子文件來管理，能夠使建設(shè)速度快速提高。電子文件具有嚴(yán)密的管理體系和科技手段，能夠使檔案管理更加真實(shí)安全的儲(chǔ)存。
3.建設(shè)檔案管理系統(tǒng)
中職學(xué)校檔案管理信息化需要依靠統(tǒng)一完善的信息網(wǎng)絡(luò)開展，建設(shè)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)速度和效率具有重要影響。所以中職學(xué)校要根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況來開展檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，要建立一套完善的符合學(xué)校實(shí)際情況的綜合檔案管理系統(tǒng)，在完善的檔案管理系統(tǒng)下開展檔案管理信息化建設(shè)，能夠更好地應(yīng)用各種計(jì)算機(jī)檔案管理應(yīng)用軟件來推動(dòng)。
四、中職學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策
1.加強(qiáng)人事檔案管理信息化領(lǐng)導(dǎo)
要有效開展中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，必須要校內(nèi)各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)和部門的配合，因此校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)必須要正確認(rèn)識(shí)檔案工作的積極作用，通過正確的領(lǐng)導(dǎo)來開展檔案管理信息化建設(shè)工作。
2.完善檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)備
中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)必須要以學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)和實(shí)際需求為基礎(chǔ)，建設(shè)適合學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)。中職學(xué)校在檔案管理信息化建設(shè)中具有一定的優(yōu)勢(shì)，中職學(xué)校培養(yǎng)的大多是實(shí)用性技術(shù)性人才，可以利用這個(gè)優(yōu)勢(shì)來健全人才團(tuán)隊(duì)，構(gòu)建和完善校內(nèi)檔案管理系統(tǒng)。
3.保證資金投入
中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)離不開各種現(xiàn)代化信息設(shè)備，雖然學(xué)?？梢猿邪o專業(yè)的企業(yè)或機(jī)構(gòu)來實(shí)行信息化管理，但是都需要一定的資金投入。所以學(xué)校就必須要給予充足的資金投入，以保證學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)能夠順利的進(jìn)行?？傊?，隨著現(xiàn)代化信息進(jìn)程不斷加快，在我國(guó)教育事業(yè)中的應(yīng)用也刻不容緩，中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)不僅符合時(shí)展需求，而且也能夠滿足學(xué)校管理需求，能夠使學(xué)校的相關(guān)工作更好的開展，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)校外的資源共享，能夠?yàn)閹熒峁└玫姆?wù)，讓師生能夠更快速的獲取相關(guān)的檔案信息，能夠推動(dòng)給中職學(xué)校的發(fā)展，提高社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：人事檔案 規(guī)范化 科學(xué)性 學(xué)校
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2012）12（a）-0-01
學(xué)校人事檔案部門是保存和提供個(gè)人人事檔案的專屬機(jī)構(gòu)，它要真實(shí)完整的記載個(gè)人履歷、黨政材料、獎(jiǎng)懲處分等可供組織參考的很多材料。因此，學(xué)校的人事檔案也為正確選拔干部提供了全面考察和正確選拔的重要參考依據(jù)。接下來我們主要是從以下幾方面職能的強(qiáng)化來進(jìn)行淺析：
1 強(qiáng)化人事檔案的規(guī)范整理
人事檔案的規(guī)范整理首先就是對(duì)收到的歸檔材料進(jìn)行審核，審核目的就是 看此檔案是否符合歸檔要求，有無(wú)超越所規(guī)定的范圍。一般說來，人事檔案的整理工作主要分為五個(gè)部分，即編目、排序、分類、加工以及裝訂等等，是整理的人事檔案條理化、系統(tǒng)化，并在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案的內(nèi)容要不斷的加以補(bǔ)充。1）檔案材料的編目。一份完整的人事檔案材料通常是對(duì)其逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編排目錄，按照排列順序，要求目錄要清楚，填寫要準(zhǔn)確。當(dāng)然是寫目錄時(shí)要求自己工整美觀，使用規(guī)范的書寫紙質(zhì)和書寫用筆，不可以使用鉛筆、圓珠筆、裝有紅藍(lán)墨水的鋼筆等。如果檔案材料的目錄書寫完成后一定不能隨意涂改。在書寫目錄時(shí)還有幾項(xiàng)注意事項(xiàng)：一是根據(jù)材料的題目需要填寫材料的名稱和材料形成的時(shí)間；二是材料整理完后要在指定的位置填寫具體的頁(yè)數(shù)；三是每一類目錄填寫完后要注明類別號(hào)；四是注意處理備注說明問題即人事檔案材料中的審批表和復(fù)印件等內(nèi)容。2）檔案材料的排序。檔案材料的排序有兩個(gè)必要的參考因素即內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和形成時(shí)間上的先后順序，按照這兩大關(guān)鍵因素進(jìn)行排序后要對(duì)其進(jìn)行編寫類別號(hào)、順序號(hào)和頁(yè)碼，把整理好的材料固定下來。3）檔案材料的分類。一是履歷材料，二是自傳材料，三是考察、審計(jì)材料。四是學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)資格證書等材料。檔案材料初步分為這四大類，在其整理過程中，要求工作人員要對(duì)這四類的具體內(nèi)容熟記于心，以便在工作過程中實(shí)施對(duì)材料的有效分類。對(duì)認(rèn)識(shí)檔案材料的分類整理，使之更加清晰明確，有助于對(duì)人事檔案的管理工作的進(jìn)行。4）檔案材料的加工。首先，對(duì)檔案材料篇幅過大或是過小的處理。如果材料篇幅過大，要進(jìn)行剪裁或是折疊。處理后的檔案材料仍然要保持平整，內(nèi)容不容有失，以便日后的查閱。如果篇幅過小，應(yīng)該對(duì)材料進(jìn)行裝裱，在裝裱時(shí)也要注意不能損壞原來的文字或是照片等信息。其次，對(duì)于那些紙張存在破損、字跡書寫不符合歸檔要求，或是篇幅不規(guī)則的檔案材料要進(jìn)行電子掃描或是復(fù)印加以保存，放在原件的后面。再次，人事檔案的材料要各自獨(dú)立，嚴(yán)禁將多份材料胡亂裝裱在一起。并且檔案材料上的金屬裝訂物應(yīng)該加以拆除。5）檔案材料的裝訂。在裝訂時(shí)一定要遵守裝訂的順序，就是把檔案的目錄置于卷首，材料的排列順序和目錄保持一致，裝訂時(shí)做到整齊美觀，這樣方便查閱。
2 強(qiáng)化檔案管理的相關(guān)職能
1）強(qiáng)化工作指導(dǎo)職能。檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致并繁瑣的工作，同時(shí)它也具有很重要的作用，因此，需要有專門部門對(duì)其進(jìn)行專業(yè)的理論上的指導(dǎo)。一方面就是要依法指導(dǎo)，即但凡是法律上要求的，在技術(shù)上就要加以指導(dǎo)。另一方面就是要對(duì)相應(yīng)的職能部門的檔案管理工作做好專業(yè)的咨詢和培訓(xùn)。堅(jiān)持“強(qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理、細(xì)化檢索、深化利用”的原則，科學(xué)、規(guī)范、高效的進(jìn)行檔案工作的指導(dǎo)。那么提高案卷質(zhì)量、保證歸檔材料齊全完整的關(guān)鍵就是堅(jiān)持部門立卷制度。它有利于排除個(gè)人主觀和人為的障礙的影響。目前檔案管理要嚴(yán)格按照《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理現(xiàn)代化的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。當(dāng)然，相關(guān)部門要注意到的是要用多樣化的制導(dǎo)方式，直接與間接相結(jié)合的方式，有重點(diǎn)的加以指導(dǎo)。2）強(qiáng)化工作服務(wù)職能。為了使檔案工作有效地為國(guó)家和社會(huì)服務(wù)，就要遵循國(guó)家制定的相關(guān)法律的規(guī)定。由于檔案管理工作本身的工作性質(zhì)決定了它是一項(xiàng)服務(wù)性的工作。這樣就確定了檔案工作的宗旨：為社會(huì)相關(guān)需要人員、各項(xiàng)社會(huì)管理工作以及社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。與此同時(shí)，檔案管理工作的工作人員要有服務(wù)大眾的意識(shí)，要不斷拓寬其服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)范圍，加大學(xué)校的檔案向社會(huì)公開力度，加快推進(jìn)學(xué)校檔案服務(wù)的社會(huì)化。檔案管理服務(wù)職能的強(qiáng)化的同時(shí)，其服務(wù)手段的形式也要多樣化。這樣就可以最大限度的發(fā)揮檔案資源信息資源的利用。檔案工作既要做好常規(guī)服務(wù)，又要有超前意識(shí)與超前服務(wù)，有針對(duì)性的服務(wù)，服務(wù)不僅要有始有終，而且也應(yīng)該靈活多變。3）強(qiáng)化開發(fā)利用職能。檔案真實(shí)的記錄了歷史，匯集了大量的信息。而學(xué)校又是知識(shí)與人才并存的地方，那么學(xué)校的檔案記載了深化教育體制改革的每一次重大舉措，也反映出我國(guó)教育事業(yè)的成就與發(fā)展水平。隨著當(dāng)今科學(xué)教育事業(yè)的飛速發(fā)展，學(xué)校的檔案記載越來越成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展不可或缺的戰(zhàn)略資源之一。但是，我國(guó)目前對(duì)于學(xué)校的檔案開發(fā)利用不充分，很難發(fā)揮其戰(zhàn)略作用。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門要做好檔案信息的收集，以供決策；檔案信息的及時(shí)提供也可以促進(jìn)教學(xué)和科研水平的提高。4）強(qiáng)化工作監(jiān)督職能?！稒n案法》賦予了檔案管理部門具有監(jiān)督的權(quán)利，因此學(xué)校的檔案管理部門應(yīng)該積極參與到學(xué)校的各項(xiàng)管理活動(dòng)之中。例如，學(xué)校科研成果的以及科研項(xiàng)目的驗(yàn)收，檔案部門要先對(duì)其文件材料進(jìn)行驗(yàn)收；或是教師評(píng)定職稱以及選拔干部的時(shí)候，檔案部門要提供準(zhǔn)確可靠的相關(guān)材料信息。隨著目前社會(huì)主義的經(jīng)濟(jì)文化等各項(xiàng)事業(yè)的不斷發(fā)展，各個(gè)學(xué)校的檔案管理制度也是日趨完善，強(qiáng)化學(xué)校人事檔案的管理十分必要，也是當(dāng)前學(xué)校工作的重點(diǎn)之一。當(dāng)然與此同時(shí)，學(xué)校人事檔案的需求也呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，這對(duì)目前學(xué)校的檔案管理工作的有效進(jìn)行有著十分必要的聯(lián)系，同時(shí)也是學(xué)校人事檔案工作改革的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
[1] 周燕.對(duì)檔案管理的點(diǎn)滴看法[J].檔案管理，2005（6）.
一、學(xué)校人事檔案管理模式存在的主要問題
現(xiàn)階段，國(guó)家人事檔案管理體制存在諸多有待改革和改進(jìn)的地方，一是多頭管理，存在著嚴(yán)重的分散性，隸屬混亂，參加主管人事檔案的部門有組織、人事、勞動(dòng)、民政等，兼管人事檔案的部門還有教育、醫(yī)療衛(wèi)生等部門。二是管理體系上仍為傳統(tǒng)干部檔案、工人檔案和學(xué)生檔案三大類構(gòu)成。三是管理模式上實(shí)行封閉式管理，從維護(hù)人事檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性、保密性等方面因素的綜合考慮，人事檔案不對(duì)本人開放，多數(shù)公民難以接觸到人事檔案，人事檔案的利用效益非常低。學(xué)校人事檔案作為一種信息源，在學(xué)校人才管理中有著它的特殊作用。學(xué)校的人事檔案管理由于受國(guó)家人事檔案管理的傳統(tǒng)觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應(yīng)存在以下幾個(gè)主要問題：
一是學(xué)校人事檔案內(nèi)容信息量少。
學(xué)校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、職務(wù)職稱工資材料等十大類材料，內(nèi)容信息量小、實(shí)用性較差，不能適應(yīng)現(xiàn)階段人才開發(fā)的要求。反映個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況及社會(huì)關(guān)系等方面的內(nèi)容較多，反映個(gè)人工資變動(dòng)、職稱評(píng)聘、黨團(tuán)組織的材料比較齊全，而反映個(gè)人的德才表現(xiàn)、政績(jī)才能、管理能力的材料較少，能反映個(gè)人人才類型、技術(shù)專長(zhǎng)、心理素質(zhì)等個(gè)性特點(diǎn)的內(nèi)容更微乎其微，因此人事檔案在利用時(shí)，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養(yǎng)、選拔、使用人才的實(shí)際要求。
二是學(xué)校人事檔案管理分散化和非專業(yè)化。
體現(xiàn)在各個(gè)學(xué)校沒有統(tǒng)一由上級(jí)主管部門進(jìn)行人事檔案集中管理，各個(gè)學(xué)校還通常根據(jù)各管理部門職能的不同，將教師的有關(guān)材料分散在幾個(gè)部門管理。例如，教務(wù)部門管理反映教師業(yè)務(wù)水平、教學(xué)能力、教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)獎(jiǎng)懲情況的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發(fā)、、教科研立項(xiàng)的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會(huì)經(jīng)歷、政治面貌、獎(jiǎng)懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業(yè)管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。
三是學(xué)校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。
目前很多學(xué)校人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無(wú)法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。四是學(xué)校人事檔案管理投入不足。體現(xiàn)在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫(kù)房多是普通辦公用房，有的把檔案庫(kù)房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長(zhǎng)期受到高溫潮濕的危害；庫(kù)房門窗多為普通門窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜、防光及控制庫(kù)房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，少數(shù)有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)；兼職人員也無(wú)法保證有足夠的時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致學(xué)校人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進(jìn)行。五是學(xué)校人事檔案過度實(shí)行內(nèi)向型、封閉式的模式。受國(guó)家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學(xué)校很難對(duì)人事檔案進(jìn)行信息開發(fā)，更談不上與其他單位實(shí)現(xiàn)人才信息的“互通有無(wú)”。
二、如何建立適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制
我們應(yīng)該從具有個(gè)性的人事檔案材料入手，加大學(xué)校人事檔案管理投入，建立一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，努力提高人事檔案材料的質(zhì)量。同時(shí)，要緊緊抓住學(xué)校人事檔案管理的難點(diǎn)問題，改分散多頭管理為集中統(tǒng)一管理，建設(shè)區(qū)域性人事檔案管理中心，加快學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)，建立社會(huì)化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭(zhēng)取早日建立起適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發(fā)提供更有價(jià)值的信息，讓人事檔案更好地服務(wù)社會(huì)。
一是建立具有個(gè)性的學(xué)校人事檔案材料。針對(duì)人事檔案內(nèi)容陳舊和“千人一面”的狀況，在人事檔案材料內(nèi)容建設(shè)上注意補(bǔ)充能反映當(dāng)事人個(gè)性的檔案材料。以教師檔案為例，應(yīng)補(bǔ)充的材料包括:(l)教師登記表，可反映教師專業(yè)方面的基本情況。(2)教師教育教學(xué)情況資料，可反映出教師的教育教學(xué)態(tài)度和水平以及教育教學(xué)工作量。(3)科學(xué)研究和學(xué)術(shù)活動(dòng)情況資料，可反映出教師的學(xué)術(shù)水平、學(xué)術(shù)地位和學(xué)術(shù)研究的歷史。(4)業(yè)務(wù)進(jìn)修情況資料，可反映出教師繼續(xù)教育的狀況。(5)獲獎(jiǎng)和榮譽(yù)情況，可反映出教師在社會(huì)和學(xué)術(shù)界的影響和地位。如果教師檔案在原有人事檔案的基礎(chǔ)上，能及時(shí)地補(bǔ)充上述材料，就能較全面地、動(dòng)態(tài)地反映教師的教學(xué)、科研水平，它有助于學(xué)校開展定量化、科學(xué)化工作，有助于師資隊(duì)伍建設(shè)工作的科學(xué)決策，有助于提高教師評(píng)價(jià)的客觀性和公正性，有助于形成高校管理者對(duì)教師評(píng)價(jià)的延續(xù)性，有助于在教師中形成良好的競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制。
一、學(xué)校人事檔案管理模式存在的主要問題
現(xiàn)階段，國(guó)家人事檔案管理體制存在諸多有待改革和改進(jìn)的地方，一是多頭管理，存在著嚴(yán)重的分散性，隸屬混亂，參加主管人事檔案的部門有組織、人事、勞動(dòng)、民政等，兼管人事檔案的部門還有教育、醫(yī)療衛(wèi)生等部門。二是管理體系上仍為傳統(tǒng)干部檔案、工人檔案和學(xué)生檔案三大類構(gòu)成。三是管理模式上實(shí)行封閉式管理，從維護(hù)人事檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性、保密性等方面因素的綜合考慮，人事檔案不對(duì)本人開放，多數(shù)公民難以接觸到人事檔案，人事檔案的利用效益非常低。學(xué)校人事檔案作為一種信息源，在學(xué)校人才管理中有著它的特殊作用。學(xué)校的人事檔案管理由于受國(guó)家人事檔案管理的傳統(tǒng)觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應(yīng)存在以下幾個(gè)主要問題：
一是學(xué)校人事檔案內(nèi)容信息量少。
學(xué)校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、職務(wù)職稱工資材料等十大類材料，內(nèi)容信息量小、實(shí)用性較差，不能適應(yīng)現(xiàn)階段人才開發(fā)的要求。反映個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況及社會(huì)關(guān)系等方面的內(nèi)容較多，反映個(gè)人工資變動(dòng)、職稱評(píng)聘、黨團(tuán)組織的材料比較齊全，而反映個(gè)人的德才表現(xiàn)、政績(jī)才能、管理能力的材料較少，能反映個(gè)人人才類型、技術(shù)專長(zhǎng)、心理素質(zhì)等個(gè)性特點(diǎn)的內(nèi)容更微乎其微，因此人事檔案在利用時(shí)，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養(yǎng)、選拔、使用人才的實(shí)際要求。
二是學(xué)校人事檔案管理分散化和非專業(yè)化。
體現(xiàn)在各個(gè)學(xué)校沒有統(tǒng)一由上級(jí)主管部門進(jìn)行人事檔案集中管理，各個(gè)學(xué)校還通常根據(jù)各管理部門職能的不同，將教師的有關(guān)材料分散在幾個(gè)部門管理。例如，教務(wù)部門管理反映教師業(yè)務(wù)水平、教學(xué)能力、教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)獎(jiǎng)懲情況的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發(fā)、、教科研立項(xiàng)的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會(huì)經(jīng)歷、政治面貌、獎(jiǎng)懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業(yè)管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。
三是學(xué)校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。
目前很多學(xué)校人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無(wú)法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。四是學(xué)校人事檔案管理投入不足。體現(xiàn)在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫(kù)房多是普通辦公用房，有的把檔案庫(kù)房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長(zhǎng)期受到高溫潮濕的危害；庫(kù)房門窗多為普通門窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜、防光及控制庫(kù)房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，少數(shù)有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)；兼職人員也無(wú)法保證有足夠的時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致學(xué)校人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進(jìn)行。五是學(xué)校人事檔案過度實(shí)行內(nèi)向型、封閉式的模式。受國(guó)家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學(xué)校很難對(duì)人事檔案進(jìn)行信息開發(fā)，更談不上與其他單位實(shí)現(xiàn)人才信息的“互通有無(wú)”。
二、如何建立適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制
我們應(yīng)該從具有個(gè)性的人事檔案材料入手，加大學(xué)校人事檔案管理投入，建立一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，努力提高人事檔案材料的質(zhì)量。同時(shí)，要緊緊抓住學(xué)校人事檔案管理的難點(diǎn)問題，改分散多頭管理為集中統(tǒng)一管理，建設(shè)區(qū)域性人事檔案管理中心，加快學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)，建立社會(huì)化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭(zhēng)取早日建立起適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發(fā)提供更有價(jià)值的信息，讓人事檔案更好地服務(wù)社會(huì)。
一是建立具有個(gè)性的學(xué)校人事檔案材料。針對(duì)人事檔案內(nèi)容陳舊和“千人一面”的狀況，在人事檔案材料內(nèi)容建設(shè)上注意補(bǔ)充能反映當(dāng)事人個(gè)性的檔案材料。以教師檔案為例，應(yīng)補(bǔ)充的材料包括:(l)教師登記表，可反映教師專業(yè)方面的基本情況。(2)教師教育教學(xué)情況資料，可反映出教師的教育教學(xué)態(tài)度和水平以及教育教學(xué)工作量。(3)科學(xué)研究和學(xué)術(shù)活動(dòng)情況資料，可反映出教師的學(xué)術(shù)水平、學(xué)術(shù)地位和學(xué)術(shù)研究的歷史。(4)業(yè)務(wù)進(jìn)修情況資料，可反映出教師繼續(xù)教育的狀況。(5)獲獎(jiǎng)和榮譽(yù)情況，可反映出教師在社會(huì)和學(xué)術(shù)界的影響和地位。如果教師檔案在原有人事檔案的基礎(chǔ)上，能及時(shí)地補(bǔ)充上述材料，就能較全面地、動(dòng)態(tài)地反映教師的教學(xué)、科研水平，它有助于學(xué)校開展定量化、科學(xué)化工作，有助于師資隊(duì)伍建設(shè)工作的科學(xué)決策，有助于提高教師評(píng)價(jià)的客觀性和公正性，有助于形成高校管理者對(duì)教師評(píng)價(jià)的延續(xù)性，有助于在教師中形成良好的競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制。
