緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇電子檔案管理要求，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！

篇1

1.與時展相匹配。在我國現(xiàn)代化信息技術(shù)高速發(fā)展的大環(huán)境下，教育領(lǐng)域已經(jīng)充分引入了這項技術(shù)，學(xué)校不僅已經(jīng)全面實現(xiàn)了多媒體教學(xué)、電化教學(xué)、辦公自動化等，而且也在積極推進電子檔案管理工作。實現(xiàn)電子檔案管理在一定程度上能夠與現(xiàn)代化教學(xué)管理節(jié)奏相匹配，更好地滿足時展要求。2.為學(xué)校制定正確的發(fā)展決策奠定堅實基礎(chǔ)。發(fā)展決策是否正確會直接對學(xué)校穩(wěn)健運營造成一定影響，而正確發(fā)展決策的制定離不開正確的數(shù)據(jù)信息。若是一個學(xué)校在面對機遇和挑戰(zhàn)的時候?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)能夠根據(jù)正確的數(shù)據(jù)信息對現(xiàn)有的發(fā)展決策做出適當(dāng)調(diào)整或制定出新的發(fā)展決策，那么就能夠?qū)W(xué)校未來穩(wěn)健發(fā)展起一定的促進作用。在學(xué)校信息數(shù)據(jù)管理中檔案管理是重要內(nèi)容之一，實現(xiàn)檔案管理的信息化能夠充分實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)快速整合，進而能夠為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供信息支撐。3.使檔案管理效率得到提升。一個學(xué)校在開展日常教學(xué)、科研以及管理等工作過程中難免會產(chǎn)生大量的文書檔案、教學(xué)檔案、教務(wù)檔案以及學(xué)籍檔案等，其中有相當(dāng)一部分檔案都具有重要的保存價值和使用價值。傳統(tǒng)檔案管理方式具有一定封閉性，這些檔案中的一些重要信息難以被充分發(fā)掘，而實現(xiàn)電子檔案管理使一些檔案變活，檔案中的信息能夠通過計算機被提取出來，進而使檔案管理的效益得到充分發(fā)揮，對學(xué)校事業(yè)和教育事業(yè)的發(fā)展起著重要的促進作用。4.全面實現(xiàn)信息資源共享。學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理方式主要以紙張為載體，相關(guān)人員在使用檔案時復(fù)制和修改的成本都很高，不利于信息資源共享。而實現(xiàn)電子檔案管理之后管理載體由紙張變?yōu)橛嬎銠C，相關(guān)人員要想使用某一檔案時不再需要通過復(fù)印、抄錄等方式進行使用，只需要被授權(quán)后通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)取相關(guān)信息，使不同地點的人們進行自由交流、信息傳遞和協(xié)同工作，全面實現(xiàn)信息資源共享。

二、學(xué)校檔案管理工作開展過程中應(yīng)用電子檔案的優(yōu)勢與要求

1.電子檔案管理的優(yōu)勢。相對于傳統(tǒng)檔案管理方式來說，電子檔案管理不僅具有存儲容量大的特點，而且更具便捷性和靈活性。使用電子檔案管理系統(tǒng)進行檔案信息檢索更加智能，而且由于電腦內(nèi)存大可以大批量存儲各類檔案資源。同時，學(xué)校還可以根據(jù)自身實際情況對電子檔案管理平臺進行修改，使系統(tǒng)更能夠滿足檔案使用需要，促進檔案管理工作效率的提高。2.電子檔案管理的要求。學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理并未對檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平提出一定要求，因為傳統(tǒng)檔案是紙質(zhì)的，檔案管理人員只需要具備基本的素質(zhì)做好分類、日常管理等基本工作就可以了。但是實現(xiàn)電子檔案管理之后單純具備基本素質(zhì)已經(jīng)不能滿足實際需要，不僅需要具備計算機操作能力，能夠熟練運用檔案管理軟件，而且還需要掌握一些統(tǒng)計、法律等相關(guān)知識才能滿足電子檔案管理要求。

三、學(xué)校開展電子檔案管理工作過程中存在的幾點問題

1.檔案管理理念存在滯后性。目前，一些學(xué)校還沒有樹立正確的檔案管理理念，管理層沒有認識到實現(xiàn)電子檔案管理的重要性，對此項工作的進展不太關(guān)注，沒有對如何全面實現(xiàn)電子檔案管理提出一定要求，難以提高檔案管理人員的工作積極性。同時，一些檔案管理人員將電子檔案管理工作的側(cè)重點定位在對檔案進行分類、整合方面，沒有意識到電子檔案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性，自身工作主觀能動性較差，難以起到推進全面實現(xiàn)電子檔案管理的作用[1]。2.電子檔案管理規(guī)章制度有待完善?，F(xiàn)階段各級學(xué)校都在不斷完善自身檔案管理工作，努力構(gòu)建一套較為完善的檔案管理系統(tǒng)，并制定了相應(yīng)的電子檔案管理制度。但是很多學(xué)?，F(xiàn)有的電子檔案管理制度還不能完全滿足實際工作需要，有的學(xué)校存在著管理員權(quán)限責(zé)任不明的情況，一旦出現(xiàn)電子檔案丟失、篡改等情況難以落實到個人。還有的學(xué)校在電子檔案規(guī)章制度中沒有對一些新增的電子檔案類型進行準確定位，對于一些較為特殊的黨政活動、教學(xué)和科研檔案管理較為隨意，對電子檔案管理效率的提高非常不利。3.對電子檔案管理的監(jiān)管力度不夠。一些學(xué)校的管理層對自身電子檔案管理力度不夠，沒有實現(xiàn)電子文件的形成、收集、處理、歸檔等工作過程的全方位監(jiān)管，主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，學(xué)校沒有安排相關(guān)人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業(yè)務(wù)進展情況，監(jiān)督其相關(guān)檔案信息是否及時進行錄入、分類和歸檔。這樣一來就會間接導(dǎo)致一些人員不認真開展工作，難以確保電子檔案的準確性、真實性、安全性和共享性，不能使電子檔案的價值得以充分發(fā)揮；第二，有的學(xué)校管理層及時發(fā)現(xiàn)了電子檔案管理問題，但是由于缺乏相應(yīng)的懲罰措施，不能夠切實改變一些工作態(tài)度不端正人員的錯誤行為，這樣也有可能導(dǎo)致電子檔案管理工作難以順利推進[2]。4.電子檔案管理設(shè)施有待進一步優(yōu)化。電子檔案的特性決定了對它的存儲、歸檔和使用離不開計算機設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，要想更好地開展電子檔案管理工作必須重視軟硬件設(shè)備上的優(yōu)化。但目前我國很多地區(qū)的學(xué)校在電子檔案管理設(shè)施上的投入不夠，有的雖然已經(jīng)構(gòu)建了電子檔案管理系統(tǒng)，但是由于現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷進步，一些系統(tǒng)已經(jīng)被淘汰不能滿足實際工作需要，而學(xué)校方面沒有安排專業(yè)技術(shù)人員對系統(tǒng)進行升級和完善，進而使電子檔案管理工作效率低下。同時，一些學(xué)校沒有投入一定資金用于電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護措施建設(shè)，沒有安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件，難以保證電子檔案在相對安全的環(huán)境中存儲和使用。還有的學(xué)校雖然能夠在電子檔案管理系統(tǒng)上下功夫，但是硬件設(shè)備存在著老化的情況，難以帶動系統(tǒng)運行，如果不及時對這些設(shè)備進行更新?lián)Q代，那么電子檔案管理工作將會面臨著癱瘓的危險。5.電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。在這個現(xiàn)代化信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的大環(huán)境下，學(xué)校實現(xiàn)電子檔案管理對相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。但是一些學(xué)校的檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低，不能掌握和運用電子檔案管理系統(tǒng)對檔案進行錄入、分類、處理及歸檔，嚴重影響了此項工作效率。同時，學(xué)校也沒有加大對檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力及相關(guān)法律知識的培訓(xùn)力度，致使一些工作人員對于新升級系統(tǒng)的操作方法及檔案管理法律知識一無所知，不利于其順利完成檔案管理的任務(wù)[3]。

四、對學(xué)校開展電子檔案管理工作的幾點建議

1.樹立正確的電子檔案管理理念。目前，學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極樹立正確的檔案管理理念，管理層要認識到實現(xiàn)電子檔案管理的重要性，加大對此項工作進展情況的關(guān)注力度，加強對相關(guān)人員檔案管理重要性的宣傳力度，采取會議等方式落實檔案管理精神，明確電子檔案管理工作的側(cè)重點，探究合適的電子檔案管理模式和方法。同時，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)對自身電子檔案管理提出一定要求，督促檔案管理人員積極開展工作調(diào)動其工作積極性，確保電子檔案管理工作順利開展。2.完善電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度。建立健全電子檔案管理機制是解決電子檔案管理問題的重要途徑。對此，各地區(qū)學(xué)校應(yīng)當(dāng)仔細研讀國家相關(guān)部門頒發(fā)的《全國檔案信息化實施綱要》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《電子公文歸檔管理暫行辦法》等文件，在此基礎(chǔ)上完善自身電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度。首先，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員的權(quán)責(zé)進行明確，給予相關(guān)人員管理員權(quán)限，一旦在某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題能夠責(zé)任落實到個人，有效控制和防范電子檔案丟失、篡改等情況的發(fā)生。同時，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)完善電子檔案規(guī)章制度中的內(nèi)容，對一些新增的電子檔案類型進行準確定位，使較為特殊的黨政活動、教學(xué)和科研檔案準確歸檔，進而提高電子檔案的管理效率[4]。3.加大對電子檔案管理的監(jiān)督力度。首先，學(xué)校應(yīng)當(dāng)安排相關(guān)人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業(yè)務(wù)進展情況，監(jiān)督其相關(guān)檔案信息是否及時進行錄入、分類和歸檔，并將其業(yè)務(wù)進行情況與其績效相掛鉤，提高其工作的主觀能動性，確保學(xué)校電子檔案的準確性、真實性、安全性和共享性，使電子檔案的價值得以充分發(fā)揮；其次，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)針對電子檔案管理工作制定相應(yīng)的獎懲措施，對于一些工作完成出色的人員要給予其一定的精神和物質(zhì)上的獎勵，樹立典型，對于一些工作拖拉的人員要嚴懲，從根本上杜絕其工作態(tài)度不認真情況的發(fā)生，進而提升電子檔案的管理效率。4.優(yōu)化電子檔案管理設(shè)施。學(xué)校應(yīng)當(dāng)投入一定資金用于電子檔案管理設(shè)施的優(yōu)化。在軟件方面，應(yīng)當(dāng)專業(yè)技術(shù)人員定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行升級和完善，使系統(tǒng)能夠緊跟時展，間接起到提高電子檔案管理工作效率的目的。同時，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)重視自身電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護措施建設(shè)，安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件，保證電子檔案能夠在相對安全的環(huán)境中存儲和使用。在硬件方面，學(xué)習(xí)應(yīng)當(dāng)對一些已經(jīng)老化和淘汰的設(shè)備進行清點，根據(jù)實際需要購進一些先進的硬件設(shè)備，使硬件設(shè)備能夠與系統(tǒng)相匹配，為學(xué)校電子檔案管理工作順利開展奠定堅實基礎(chǔ)。5.提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)重視對電子檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)，加大對檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力及相關(guān)法律知識的培訓(xùn)力度，邀請專業(yè)人士采取講座或?qū)嵉刂笇?dǎo)等多樣化方式來提升檔案管理人員對于新升級系統(tǒng)功能的認識、運用能力并普及檔案管理相關(guān)法律知識。同時，學(xué)校在檔案管理人員的選聘上也應(yīng)當(dāng)嚴格要求，不能只看其學(xué)歷，更應(yīng)當(dāng)通過面試及實習(xí)等方式考察其實務(wù)能力，盡可能地選擇一些業(yè)務(wù)能力強的人員擔(dān)任相應(yīng)職務(wù)，為學(xué)校電子檔案管理工作全面推進提供一定保障。

參考文獻

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[3]劉敏.論高職院校電子檔案的管理與保護[J].東方企業(yè)文化,2013(14).

篇2

運動員檔案是運動員在不同階段有收藏價值的信息的集合，常見的運動員登記表、登記批準文件、運動員成績冊、訓(xùn)練檢查與評定等，都屬于運動員檔案管理的范疇。與以框架、卷盒、卷冊等保存的運動員紙質(zhì)檔案相比，運動員電子檔案是以電子元器件為載體、以數(shù)字編碼形式顯示的電子文件，它屬于電子信息的一種。電子檔案對技術(shù)和設(shè)備的要求較高，檔案的保存、讀取和傳輸都必須依靠電子設(shè)備和軟件來實現(xiàn)。不過電子檔案也有其顯著優(yōu)勢，它便于存儲和保管，可以進行跨時空、跨載體傳播，傳輸方便，共享性高，可供多次重復(fù)利用，這直接提高了檔案管理效率。原先需要沉重的紙墨來記錄的運動員指導(dǎo)性文件、訓(xùn)練資料、運動員技術(shù)水平和成績等資料、運動員技術(shù)考評狀況等，都可以光盤、磁盤等電子存儲形式存儲起來。常見的運動員電子檔案管理方法有時間分類法、機構(gòu)分類法和技術(shù)項目分類法等。近年來，隨著我國體育事業(yè)的發(fā)展，我國運動員電子檔案管理水平不斷提高，電子檔案管理在國家高水平體育后備人才基地建設(shè)和高水平運動員科學(xué)訓(xùn)練管理中的重要性不斷凸顯，這就要求體育檔案管理人員必須加大信息化管理知識學(xué)習(xí)，以提高運動員電子檔案管理的信息化水平。

2新時期運動員電子檔案管理存在的問題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，檔案信息化程度低

雖說我國經(jīng)濟體育管理水平不斷提高，但是，許多體校和運動隊都缺乏體育信息化建設(shè)意識，技術(shù)化管理思想淡薄，在檔案管理方面的投入也較少，致使檔案管理部門技術(shù)基礎(chǔ)薄弱，設(shè)備短缺，運動員檔案管理只好沿用傳統(tǒng)方法，以紙質(zhì)檔案和手工管理為主。一些運動員人才庫雖然也在運動員檔案信息化建設(shè)上做出了諸多努力，但是由于我國運動員電子檔案管理工作起步晚、發(fā)展慢，運動員檔案管理模式不成熟，電子檔案管理存在諸多漏洞。

2.2電子檔案管理體系不健全

就目前來說，我國運動員電子檔案管理處于兩難局面。一方面，運動員層次多、訓(xùn)練類型也較多，這對運動員電子檔案管理來說是個嚴峻的挑戰(zhàn)。另一方面，我國運動員管理信息化體系還不夠健全，如我國還沒有完善的有關(guān)運動員電子檔案管理的法律法規(guī)，并且電子檔案管理標(biāo)準和規(guī)范不科學(xué)、不統(tǒng)一，許多運動員的電子檔案在生成過程中常常會遇到刪改、丟失等問題，電子檔案材料的真實性也沒法保證。再則，檔案部門在電子檔案管理方面缺乏有效的風(fēng)險防范措施，沒有制定長期管理規(guī)劃，檔案的安全和長久性都有待加強。

2.3缺乏專業(yè)的電子檔案管理人才

缺乏專業(yè)的電子檔案管理人才，是許多檔案部門、運動員檔案庫在運動員電子檔案管理中遇到的主要問題。如許多體校都沒有按運動員電子檔案管理工作要求配備專門的電子檔案管理人才，運動員電子檔案管理都由專業(yè)運動員兼任，精通檔案管理人員大多不具備專業(yè)的體育知識，而專業(yè)運動員出身的檔案管理人員但是在信息系統(tǒng)開發(fā)和運用上都有所欠缺，致使電子技術(shù)在檔案管理中的作用難以體現(xiàn)出來。

3運動員電子檔案管理優(yōu)化策略

3.1提高認識，革新檔案管理模式

在電子技術(shù)快速發(fā)展的大背景下，體育主管部門應(yīng)對運動員人才庫提高認識，明確自身職責(zé)，做好運動員電子檔案分管工作，并以電子技術(shù)為核心，結(jié)合運動員檔案管理特點，分析、預(yù)測運動員電子檔案管理工作的作用和價值，建立運動員檔案歸檔范圍和管理制度，探索運動員檔案管理新路徑。這就要求體育主管部門、運動員人才庫盡快將運動員電子檔案管理工作提升日程，運用電子數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、電子掃描技術(shù)等，對運動員檔案中的各種信息、數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、對比和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，盡快建立系統(tǒng)性、智能化的電子檔案數(shù)據(jù)庫。其次，加大檔案信息化管理投入，借助電子技術(shù)實現(xiàn)電子檔案管理手法革新，實現(xiàn)運動員檔案管理工作的自動化、信息化。

3.2完善電子檔案管理規(guī)范

在社會主義新時期，運動員電子檔案數(shù)量會大量增加，這就要求體育主管部門加強電子檔案法律建設(shè)，完善電子檔案管理法規(guī)、規(guī)范運動電子檔案管理標(biāo)準，就運動員電子檔案生成、歸檔、保管、利用中應(yīng)注意的問題做出明確規(guī)范，以確保運動員電子檔案信息的可靠性。運動員人才庫則要盡快研制、開發(fā)，采用數(shù)據(jù)格式標(biāo)準統(tǒng)一、可以兼容的檔案管理軟件，同時嚴格依據(jù)運動員電子檔案管理法規(guī)，制定科學(xué)的運動員電子檔案工作計劃，規(guī)范運動員電子檔案積累、整理、鑒定、歸檔、保存等基礎(chǔ)工作，逐步提高運動員電子檔案管理水平。

3.3組建高素質(zhì)的電子檔案管理隊伍

運動員電子檔案管理具有一定的特殊性，要想解決電子檔案管理人才不足問題，體校和運動員人才庫要加強專業(yè)運動員人才庫檔案管理隊伍建設(shè)，以滿足新時期運動員電子檔案管理需求。具體來說，體校和運動員人才庫首先要加大專業(yè)電子檔案管理人才引進力度，用薪酬和人性化管理留住人。其次，開展檔案管理人員專業(yè)理論知識教育和技能培訓(xùn)，對原有檔案管理培訓(xùn)體系進行升級，要求檔案管理人員通過自主學(xué)習(xí)、組織培訓(xùn)等途徑，全面了解檔案信息系統(tǒng)的功能和特性，不斷提高電子檔案管理水平。

4結(jié)語

篇3

計算機應(yīng)用技術(shù)的不斷推廣加速了信息化時代的到來，而信息化技術(shù)在電子檔案管理工作中的應(yīng)用也是檔案管理部門提高工作效率和質(zhì)量的重要途徑，但是在應(yīng)用存在的問題也使得信息化技術(shù)無法發(fā)揮真正的作用。檔案是信息的重要來源，其重要性不可言喻，為了保證檔案信息的準確性、科學(xué)性和有效性，加強對電子檔案的管理是檔案管理部門的重要工作，也是需要借助信息化技術(shù)來完成的。【1】

一、電子檔案管理系統(tǒng)研究的背景

信息化技術(shù)的發(fā)展不僅有利于檔案管理工作的有效進行，在另一方面也對檔案管理工作的準確性和有效性提出了更高的要求?，F(xiàn)階段檔案主要類型有兩種：其一是正在產(chǎn)生或者已經(jīng)產(chǎn)生的各種形式的檔案，如紙質(zhì)形式、聲音形式和視頻形式等；其二是在運用計算機進行事物處理時所產(chǎn)生的電子檔案。由于計算機應(yīng)用技術(shù)的廣泛性，第一種傳統(tǒng)的檔案類型已經(jīng)逐漸向電子檔案形式轉(zhuǎn)變，而現(xiàn)在檔案管理的主要對象就是電子檔案。工作的快節(jié)奏也加速電子檔案的增長，對于電子檔案的有效管理也逐漸困難，形成有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)是急需解決的問題，也是促進電子檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。而現(xiàn)如今，電子檔案管理工作的信息化逐漸受到社會各界的重視，作為我國信息管理工作中的一部分，國家和政府也加大了對電子檔案管理系統(tǒng)研究工作的支持，也顯示出電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計和實現(xiàn)的必要性。

二、現(xiàn)階段電子檔案管理軟件中存在的問題

對于電子檔案管理軟件的研發(fā)工作一直在持續(xù)進行著，但是由于傳統(tǒng)檔案管理方法的影響和對電子檔案管理沒有全面的了解，研發(fā)出的軟件在使用過程中仍舊存在一定的問題，無法保證電子檔案管理工作準確性和有效性，在傳統(tǒng)管理方法向新電子檔案管理上的轉(zhuǎn)變還需繼續(xù)進行。該文原載于中國社會科學(xué)院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來源而如今電子檔案管理軟件存在以下幾種問題：

現(xiàn)存的軟件大多還是應(yīng)用于對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，和計算機技術(shù)應(yīng)用進行輔助的管理，對于電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的差異性，沒有創(chuàng)新檔案管理方法，而電子檔案管理系統(tǒng)在工作流程和使用功能上都應(yīng)該有一定的變化?！?】

很多軟件主要是針對某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對電子檔案進行歸檔時，忽略了與之相關(guān)的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。

諸多軟件在設(shè)計過程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設(shè)置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開發(fā)技術(shù)比較落后，無法順應(yīng)電子檔案內(nèi)容和類型不斷更新的新形勢。

電子檔案的使用的有效性是軟件在設(shè)計過程中應(yīng)該考慮的問題，對電子檔案的管理一方面是對于事情的記錄，而另一方面則是對于檔案的利用，這也是現(xiàn)行軟件中存在的最重要的問題。即使很多軟件對電子檔案的基本管理工作符合要求，但是在電子檔案使用管理上一直找不到突破點。

三、電子文件檔案管理系統(tǒng)

電子文件檔案管理系統(tǒng)的基本要求

檔案按照不同的劃分方法可以對電子檔案有不同歸類，在上述中已經(jīng)說明電子檔案的兩種形式，自動化產(chǎn)生而成和由紙質(zhì)檔案發(fā)展而成，自動化產(chǎn)生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點也是難點，與紙質(zhì)檔案的管理也有一定的區(qū)別。對于電子化檔案的管理主要包括幾個方面的內(nèi)容：首先是檔案的收集，自動化而成的電子檔案是產(chǎn)生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過程中也需要運用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標(biāo)就是保證檔案的準確性，在進行整理時，盡量按照檔案的原件進行整理。而另外一個要求就是電子檔案的有效性，檔案的整理也需要方便后期的使用，保證檔案整理的質(zhì)量，可以在整理時附加對檔案的說明。最后則是對電子檔案歸檔后的保護，由于電子檔案載體的不同，在保護的時候也要謹防檔案信息的流失。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理上的差異性也說明了傳統(tǒng)檔案管理方法是不可行的，在對電子檔案系統(tǒng)設(shè)計上也需要根據(jù)電子化檔案的特點，進行合理的設(shè)計。【3】

電子文件檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程設(shè)計

收集模塊。電子文件檔案管理系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產(chǎn)生的文件按照各部門的要求進行歸檔，各部門的工作人員運用系統(tǒng)中的收集器開展收集工作。

鑒定模塊。電子檔案的鑒定主要是檔案管理人員對相關(guān)檔案的管理期等內(nèi)容進行修改，并且發(fā)表鑒定意見，同時對已滿管理期限的電子檔案歸入銷毀清冊中。對于電子檔案的鑒定主要工作流程是：首先是對已歸檔電子檔案的瀏覽對其使用價值進行判斷，其次對符合要求的電子檔案進行屬性判斷，最后則是形成預(yù)立卷電子檔案。

篇4

電子檔案的特點及優(yōu)勢是相對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理工作中所存在的問題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質(zhì)檔案在保存時間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時存在諸多不便；其四，紙質(zhì)檔案在保存上相對繁瑣，易造成資源浪費。

針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優(yōu)勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也相對較??；其二，電子檔案管理工作中可以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，大量節(jié)約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優(yōu)勢；其四，電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)的便捷，可以實現(xiàn)信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優(yōu)勢。

當(dāng)前電子檔案是檔案業(yè)發(fā)展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質(zhì)檔案有很多優(yōu)勢，但在檔案原始性、真實性、以及法律憑證效益等方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍更占據(jù)優(yōu)勢。

2電子檔案在管理中可能遇到的問題

2.1對電子檔案管理的認識不足

雖然電子檔案在近些年發(fā)展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關(guān)配套制度發(fā)展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進行足夠多的配套投入，導(dǎo)致檔案室電子檔案管理工作的發(fā)展一直較為緩慢，缺乏有實質(zhì)性的管理突破。

2.2電子檔案自身的管理問題

電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網(wǎng)絡(luò)自身的安全性問題、電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現(xiàn)的問題，與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。

2.3檔案管理人員的管理水平問題

新時期的檔案管理特點給檔案管理人員提出了新的要求，然而結(jié)合實際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認識不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時更新自身的業(yè)務(wù)知識儲備，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢得不到有效發(fā)揮。

3加強檔案室電子檔案管理的措施建議

3.1加強制度建設(shè)，提高對檔案管理工作的重視程度

檔案在每個單位都占非常重要的地位，因此想加強檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認識，特別對領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴肅性及部門的權(quán)威性；其次，要建立科學(xué)全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結(jié)合電子檔案的管理特點，必須要完善電子檔案的管理標(biāo)準，明確檔案管理部門的權(quán)利、義務(wù)、職責(zé)，對檔案操作程序流程進行規(guī)范，建立一定的檔案管理責(zé)任制度和監(jiān)督制度，提高工作人員的責(zé)任意識，為實現(xiàn)動態(tài)化管理打好基礎(chǔ)；最后，考慮到檔案室的服務(wù)性質(zhì)，還應(yīng)該積極協(xié)調(diào)好檔案室與領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門及檔案使用者等相關(guān)各方的關(guān)系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅實的基礎(chǔ)。

3.2檔案室電子檔案管理的技術(shù)措施

3.2.1電子檔案硬件管理及保管

電子檔案易受溫度、磁場等多方因素影響，存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，同時文件本身易受電腦病毒攻擊破壞，因此除了要在檔案室設(shè)置專門的保管區(qū)域，還行配備安全性較高的電腦設(shè)備，因此需要結(jié)合檔案室的實際情況，對檔案管理軟件進行科學(xué)的選擇，既要保證穩(wěn)定性，還要保證兼容性，例如，使用一次性寫入光盤，具有較高的穩(wěn)定性和只讀性。保管時注意控制溫度、濕度、做好防塵、防蟲、防震等工作。

3.2.2做好數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作

數(shù)據(jù)備份恢復(fù)主要是針對電子檔案特點，利用技術(shù)手段來保障檔案信息安全的策略。在進行備份時，可以通過雙備份制來同時實現(xiàn)封存與借閱?？紤]到網(wǎng)絡(luò)安全問題，需建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，保障檔案室的各項關(guān)鍵信息在出現(xiàn)意外時可以對信息進行恢復(fù)。

3.2.3加強檔案室網(wǎng)絡(luò)安全管理

首先，要為檔案室安裝殺毒軟件，建立防火墻，通過這些基本的安全措施保障檔案室網(wǎng)絡(luò)安全，避免電子檔案受到攻擊；其次，可以通過驗證用戶信息等手段對網(wǎng)站進行多層加密，對檔案的訪問或閱讀設(shè)置權(quán)限，積極采用密匙管理，保證檔案的真實性和原始性；最后，做好文件的安全監(jiān)控工作，在推進紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，基于安全性考慮，采用雙軌制歸檔法，發(fā)揮電子檔案優(yōu)勢的同時不忽視紙質(zhì)檔案的作用。

3.3加強檔案管理人才隊伍的建設(shè)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

電子檔案的管理與傳統(tǒng)的檔案管理存在很大差異，這是給新時期的檔案管理人才提出的更高要求。首先，檔案管理人員除了要具備原有扎實的檔案管理業(yè)務(wù)能力外，還要對以計算機為代表的信息技術(shù)有較為全面的掌握，能夠適應(yīng)電子檔案管理所帶來的新發(fā)展、新變化，除了需要有關(guān)單位加強對管理人員的教育培訓(xùn)，檔案管理人員自身也要積極主動的去學(xué)習(xí)、融入、提高；其次，電子檔案管理工作對檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了新要求，檔案管理人員除了要具備較高的職業(yè)道德素養(yǎng)和廉潔作風(fēng)外，還需結(jié)合電子檔案管理工作的特點，具備良好的責(zé)任意識，網(wǎng)絡(luò)安全意識，風(fēng)險意識，保密意識等；最后，新時期的檔案室電子檔案管理工作發(fā)展變化飛快，這種變化一方面提升了對檔案的需求，另一方面也對傳統(tǒng)思想、制度、模式等造成了巨大變革，這就需要檔案室的管理工作人員樹立創(chuàng)新精神與創(chuàng)新意識，推動電子檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

篇5

【摘要】

檔案管理工作作為當(dāng)前醫(yī)院管理的重要組成部分，在市場經(jīng)濟飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，有著其獨特而重要的意義。隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進步，運用計算機管理檔案已迫在眉睫。本文通過對電子文件管理的現(xiàn)狀、存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。

【關(guān)鍵詞】

檔案管理；電子文件

隨著醫(yī)院現(xiàn)代化的建設(shè)，辦公自動化的進一步擴展和深化，特別是電子計算機和通信技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，過去用紙墨形成的個人履歷表、工資變動等信息都可用電子計算機進行管理，由此而產(chǎn)生電子文件。對電子文件進行及時的收集和歸檔并使之得到長期保存，是檔案信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容。

1.電子檔案的優(yōu)缺點

1.1電子檔案的優(yōu)勢特點

（1）便于傳輸和共享性。使同一份文件可以在同一時間，不同地點，被不同利用者共享。

（2）多樣性。利用者可以結(jié)合自身所需，利用計算機可以進行多種形式的信息處理和分析，很大程度上提高電子文件信息的利用效率。

（3）經(jīng)濟環(huán)保性。利用者可以直接在計算機上閱讀電子文件，而不必在紙張上閱讀，這樣紙張的用量少了，使檔案管理的發(fā)展更經(jīng)濟環(huán)保。

（4）保護原件性。因為數(shù)字化檔案的重復(fù)利用是無損耗性的，所以并不存在著重復(fù)利用會使電子文件損耗、老化的現(xiàn)像。

1.2 電子檔案的劣勢特點

（1）不穩(wěn)定性。電子檔案在利用過程中，其信息內(nèi)容是很容易被修改和被破壞。

（2）對設(shè)備的依賴性。必須借助一定的計算機或相似的設(shè)備才能進行，對計算機等設(shè)備有很強的依賴性。

（3）不安全性。由于一些不法份子利用非法技術(shù)侵襲保存檔案的計算機，計算機中的檔案很容易就會被竊取，從而導(dǎo)致珍貴檔案泄漏出去。

2.醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多

醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡(luò)辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個業(yè)務(wù)科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息則由信息科管理，在一個單位內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。

2.2 醫(yī)院電子檔案管理的意識和制度不健全

有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。同時，由于對醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準及范疇還不夠明確，導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設(shè)相對落后，跟不上檔案管理的需求。

2.3 電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍

目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時如何對電子檔案進行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導(dǎo)致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。

2.4 檔案管理硬件不能滿足要求

醫(yī)院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫(yī)院已廣泛應(yīng)用，部分科室已經(jīng)實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，但全院網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一規(guī)范管理還有待完善，相應(yīng)的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相對較少，導(dǎo)致電子檔案管理往往不能滿足要求。

3.提高醫(yī)院電子檔案管理的對策

3.1 建立完善醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)、線條及要求，這種管理模式有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時有利于通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)多元化信息資源的共享及權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃。

3.2 制定相應(yīng)的電子檔案管理制度

要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院建立相應(yīng)的電子檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進行管理。

3.3 加強培訓(xùn)，提高認識

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和了解醫(yī)療活動的規(guī)律、工作流程、信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全、醫(yī)學(xué)管理等知識。特別是對于數(shù)字化醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡(luò)管理安全等技術(shù)的應(yīng)用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去。

3.4 加大檔案管理的投入

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優(yōu)越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學(xué)的存貯方式。還要配置高性能的保障網(wǎng)絡(luò)安全的軟件，如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，保障電子檔案的正常、有序運行。

隨著科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進工作，以滿足醫(yī)院對檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻。

參考文獻：

［1］蔣莉君.談醫(yī)院檔案管理.西部醫(yī)學(xué)，2008（20）02：444445

［2］李婷花.談醫(yī)院檔案管理中的幾個問題.山西檔案，2009增刊：5455

篇6

電子檔案管理現(xiàn)狀普及應(yīng)用

檔案管理工作并不是許多人認為的那樣，簡單的填寫數(shù)據(jù)和各人資料，然后存儲在固定的檔案室就萬事大吉了。真正的檔案管理工作是一個復(fù)雜的流程，在檔案持有人填寫完相關(guān)資料和數(shù)據(jù)后，由檔案管理工作者認真仔細的檢查，有任何不符合規(guī)定的地方都應(yīng)返還給檔案持有人進行修改，檔案完成后，由檔案管理者分類儲存在檔案室里，在需要調(diào)取和更新時，要迅速的調(diào)出去檔案。在交接時要確保檔案的真實性和完整性。由此可見，檔案管理工作是個復(fù)雜的過程，面對現(xiàn)如今各類檔案數(shù)量的急劇增加，傳統(tǒng)的檔案形式確實不能適應(yīng)工作的需要，電子檔案是十分有必要的。

一、檔案信息電子化的利弊

1.電子檔案的優(yōu)越性

電子檔案與傳統(tǒng)檔案不同，電子檔案最大的特點就是它是以電子數(shù)據(jù)的形式記錄了檔案的準確信息。電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，其長處有很多。傳統(tǒng)檔案需要以紙質(zhì)材料為檔案記錄的載體，但是電子檔案是借助了電子信息技術(shù)，直接將檔案記錄在電腦上。傳統(tǒng)檔案需要一個單獨的檔案室，并且要求密閉，防火，防潮，對其環(huán)境條件要求較多。紙質(zhì)的檔案材料時間久了，會發(fā)霉發(fā)潮，這些都會影響檔案的真實性和存儲時間。而且會耗費大量的人力物力，檔案存儲的成本較高。而電子數(shù)據(jù)只需要電子計算機的應(yīng)用和處理，要求檔案管理工作者能夠熟練掌握電子信息技術(shù)和檔案管理的相關(guān)軟件，這能夠大大節(jié)省單位的財政支出，并且保證檔案能在很長的時間內(nèi)不出現(xiàn)失真和損毀的現(xiàn)象。另外，電子檔案能夠有效提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作需要人力的填寫和記錄，一旦出錯就得重新填寫。而電子檔案要求檔案持有人在電腦上編輯完成后，將成型的檔案直接考錄在U盤等載體上，直接交給檔案管理工作者就可以了，這樣更加方便檔案持有人填寫檔案，也方便了檔案管理工作者的檔案收集工作。電子檔案還有一個突出的優(yōu)點就是電子檔案在交接時不會出現(xiàn)丟失和失真的現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案在檔案的調(diào)取、補充和更新時很容易丟失和失真，這是因為檔案持有人對檔案工作的認識不夠，重視程度也不夠，才造成了檔案在交接時的丟失和失真。點在檔案在交接時只需拷貝就可以，檔案持有人將檔案修改之后，即使丟失或是損毀也沒事，因為檔案管理工作者那里還有備份，這就大大降低了檔案交接時檔案丟失的風(fēng)險，也大大緩解了檔案工作的難度。電子檔案的諸多優(yōu)越性決定了電子檔案的發(fā)展空間是巨大的，也是必須的。

2.電子檔案的缺陷

電子檔案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案的存儲是變得方便了，但是也更加容易被盜取了。傳統(tǒng)檔案在檔案室中存儲，不法分子很難進入盜取相關(guān)檔案，即使進入檔案室，檔案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子難以辨別檔案的真?zhèn)涡裕搽y以找到自己需要的資料文件。但是電子檔案只需要不法分子利用病毒或是一些違法程序就可以進入檔案管理工作者的電腦，然后輕松的挑選其需要的資料和文件，這是難以避免的缺陷，因為任何電腦都難以抵擋各種各樣的病毒軟件。只有檔案管理工作人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，保證檔案存儲的電腦不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制這一缺陷。我們應(yīng)該以辯證的眼光看待這個缺陷，任何錯誤都是可以在發(fā)生之前被制止的，這就要求檔案管理工作人員對檔案管理工作認真負責(zé)，保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，承擔(dān)起自身的義務(wù)和責(zé)任，正確認識自身的工作和檔案管理工作的重要性，加強自身警惕。另外，檔案管理工作中，電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，還有一個很難克服的缺點，那就是電子檔案對軟件設(shè)備的依賴性較強。檔案管理在面對紙質(zhì)檔案時只需要將其分類存儲起來就可以了，而電子檔案必須要求有檔案管理軟件的參與，不然很難完成檔案存儲的工作。如果脫離了檔案管理軟件和電子計算機，檔案管理工作就無法進行下去。這樣的依賴性決定了電子檔案不能離開電子檔案管理軟件和電子計算機。

二、電子檔案如何更好地普及應(yīng)用

1.積極納入領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)機制

應(yīng)當(dāng)自覺納入領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。項目效能的源泉來自管理，電子化成敗的關(guān)鍵也必然是管理。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對電子檔案加強管理，制定規(guī)范的檔案管理規(guī)章?；鶎訖n案管理工作者應(yīng)該積極接受領(lǐng)導(dǎo)的建議，明確領(lǐng)導(dǎo)的指揮和政策，做到緊跟工作方向，完善工作任務(wù)和要求，努力做到自身工作不出差錯，集體工作才能更加完善。

2.與時俱進，觀念創(chuàng)新

電子檔案的管理需要與時俱進，不斷創(chuàng)新?；鶎訖n案管理工作者在接觸電子檔案的同時，應(yīng)不斷的積累經(jīng)驗和收集電子檔案的信息，為提高電子檔案的工作效率提高保障，實現(xiàn)不斷創(chuàng)新與發(fā)展。各單位應(yīng)加強對檔案管理工作的認識，證實其工作的重要性，看到檔案管理工作對于全局工作的重要性和根本性，提供有利的條件來實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新和不斷發(fā)展。

3.遵循標(biāo)準，推進標(biāo)準，加強法律建設(shè)

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摘 要 隨著我國計算機的普及和信息技術(shù)的發(fā)展，各項工作都步入信息化的行列，當(dāng)然，檔案管理也不例外。電子檔案管理模式在很大程度上提高了傳統(tǒng)檔案管理模式的工作效率，為檔案管理工作提供了便利，但是與此同時也使檔案管理存在著安全隱患。本文主要闡述了電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理各自的特點，并從中分析他們的異同，進而歸納出兩種檔案管理模式的利弊。

關(guān)鍵詞 電子檔案 傳統(tǒng)檔案 檔案管理 利弊

隨著社會的發(fā)展，日常辦公逐漸趨于自動化、網(wǎng)絡(luò)化和標(biāo)準化，日常辦公幾乎屬于無紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計算機上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質(zhì)文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實現(xiàn)電子檔案管理的高效、準確、安全是我們在檔案管理工作中應(yīng)該著重思考的問題。 電子檔案的特點

電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實體檔案緊密聯(lián)系起來，實現(xiàn)對電子檔案的識別、處理，并要求能夠在網(wǎng)絡(luò)上傳遞。電子檔案的特點主要有：第一、信息不能人工識別，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在記錄時都是采用人工可識別的符號，而電子檔案要通過計算機轉(zhuǎn)換才能夠被人識別;第二、信息的存儲具有高密度性，節(jié)省了存儲的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無必然聯(lián)系，隨時可以分離，能夠復(fù)制存儲于不同介質(zhì)之中，方便進行異地之間的傳輸和管理，節(jié)省時間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統(tǒng)檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術(shù)記錄檔案，保持了檔案的生動性[1]。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的相同之處

電子檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統(tǒng)檔案的真實記錄才能保證電子檔案的真實可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統(tǒng)檔案管理相同，只不過是通過信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理所包含的內(nèi)容相同，電子檔案管理是對傳統(tǒng)檔案的信息進行歸納，擴大了信息容量，實現(xiàn)了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時間上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案的管理能夠根據(jù)文件完成的時間隨時歸檔，而傳統(tǒng)檔案管理要在整個過程結(jié)束后制定一個標(biāo)準的表格在規(guī)定的時間內(nèi)歸檔，在時間上缺少靈活性。由此可見，電子檔案隨時歸檔的好處是可以避免因時間問題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案都是采用編碼對其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準確性、真實性缺失，而傳統(tǒng)檔案都是按照一定的次序進行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實、安全和完整。因此，在進行電子歸檔時，必須要隨時進行加密和認證，以保證其真實有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案的保管主要是以光盤或磁盤為載體，但是這類載體易老化變質(zhì)，而且在更換介質(zhì)的過程中可能會影響文件的可讀性，而傳統(tǒng)檔案的保管需要保證紙質(zhì)文件不受損壞，在轉(zhuǎn)移的過程中不丟失，對人工的要求比較高[2]。因此，在對電子檔案進行保管時，要求有關(guān)部門使用統(tǒng)一的格式對檔案進行存儲和傳輸，必要的時候可以打印一份紙質(zhì)檔案作為備份。 電子檔案的查詢方式不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案在查詢使用過程中，可以在獲得權(quán)限之后，登錄檔案管理中心查閱相關(guān)信息，而傳統(tǒng)檔案在查詢過程中，需要先向上級申請，獲得批準后通過檔案號人工查找，浪費了大量時間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊

采用電子檔案管理節(jié)省了大量時間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區(qū)和不同部門之間進行數(shù)據(jù)傳輸，而且在查詢使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當(dāng)今社會的低碳環(huán)保理念，無紙化辦公在節(jié)約了資金的同時，減少了樹木的采伐，保護了森林資源[3]。

然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國電子檔案管理起步晚，在法律監(jiān)管上落后于一些發(fā)達國家，電子檔案管理面臨著很多挑戰(zhàn)，如何保證電子檔案的法律效應(yīng)是一個重要的問題。電子檔案還存在著易丟失或因時間問題無法讀取的問題，所以在管理過程中要注意對文件予以保護和備份。此外，在信息技術(shù)如此發(fā)達的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對管理人員的技術(shù)提出了較高要求，要對電子檔案采取加密和設(shè)置防火墻等措施。

結(jié)束語：

綜上所述，電子檔案管理方式的出現(xiàn)大大提高了辦公的效率，而且有效節(jié)約了森林資源，但是與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理。因此，我們要加強對電子檔案管理的研究，推進電子檔案的標(biāo)準化、安全化、準確化管理，使之更好地服務(wù)于社會。

參考文獻：

[1] 李丹一.對比研究電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利與弊[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）：88-88.

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【關(guān)鍵詞】檔案管理；系統(tǒng)設(shè)計

隨著時間的推進，檔案管理的文件也隨之越來越多，如何對復(fù)雜多樣的檔案文件進行高效、科學(xué)的管理，增加檔案管理工作的效率，滿足其他部門工作對檔案文件的需要，是現(xiàn)代檔案管理部門當(dāng)下的首要工作內(nèi)容，更是檔案管理工作的主要目的。特別是對于電子文件檔案來說，電子文件檔案的管理更為復(fù)雜、繁瑣，建立一個有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)非常關(guān)鍵。本文將對電子文件檔案管理進行闡述，并分析如何設(shè)計并實現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)。

對于一個國家來說，檔案管理工作的開展成果不僅會對這個國家的社會經(jīng)濟發(fā)展產(chǎn)生影響，也會對政治和文化等方面產(chǎn)生影響。檔案管理工作的發(fā)展，會隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展而發(fā)展，內(nèi)容也會隨之不斷增多，檔案管理的工作經(jīng)驗的增多，促進了檔案管理方法的改進。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點，電子文件檔案也隨之而生。一般來說，檔案管理對于檔案文件的保密性和安全性有一定的要求。電子文件檔案的載體是先進的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計算機系統(tǒng)等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進行有效的管理，就需要建立一個健全的電子文件檔案管理系統(tǒng)。本文將根據(jù)電子文件檔案管理的工作的特點要求，對于電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)提出個人建議，希望能夠?qū)﹄娮游募n案管理系統(tǒng)的建立有所幫助。

1.電子文件檔案管理工作的概述

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點，電子文件檔案也隨之而生。檔案管理是檔案管理部門的工作人員對需要進行存儲的一些文件檔案資料通過收集整理，然后進行歸納分類，再進行收藏保管的活動，最終目的是為了在工作中需要借閱參考檔案文件的其他部門提供工作上的幫助。電子文件檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理從宏觀上來講，主要工作內(nèi)容大同小異，但是從微觀上來講又有許許多多的差別，比如其載體不再是紙質(zhì)材料，其形成與管理都是依靠信息技術(shù)和計算機系統(tǒng)，形式多種多樣又較為分散，管理起來具有一定的難度性。

一般檔案管理都有一定的保密性要求，尤其是對電子文件檔案來說，無論是從收集、儲存、保管，還是從服務(wù)于檔案利用者、交接等方面來說，電子文件檔案依附于計算機信息系統(tǒng)，其管理在安全保密性方面的保障要求也比較高，檔案管理部門的工作人員要確保電子文件檔案的完整性，要防止被黑客入侵、病毒感染以及計算機故障等不確定因素造成的電子文件檔案泄露、丟失等問題的發(fā)生。

總的來說，電子文件檔案的載體是先進的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計算機系統(tǒng)等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進行有效的管理，就需要建立一個健全的電子文件檔案管理系統(tǒng)。

2.電子文件檔案管理存在的問題

電子文件檔案的載體是先進的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計算機系統(tǒng)等高科技，是一種新的文件檔案資料形式，由于發(fā)展的時間較短，經(jīng)驗相對不足，所以在目前的電子文件檔案的管理工作中存在著一些題有待改善：

1.電子文件檔案在形成與收集過程中容易發(fā)生被篡改、刪除、遺漏等問題，對于其是否是原始的電子文件檔案，又是否具有真實性都很難得到判斷。

2.電子文件檔案的形成與收集過程中依靠的是信息技術(shù)、計算機系統(tǒng)、硬件設(shè)施、軟件等載體，這些載體的安全性較難掌控，存在一定的安全隱患，比如載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題都可能使電子文件檔案出現(xiàn)遺失、損毀、泄露等現(xiàn)象，所以要永久性儲存電子文件檔案面臨著一定的考驗。

3.電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

為了更好地對電子文件檔案進行管理，更好地服務(wù)于檔案利用者，設(shè)計與實現(xiàn)一個完善、安全有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)是當(dāng)下檔案管理部門的一大任務(wù)。通過西方學(xué)者的研究分析得出，文件檔案可以分為文檔階段、文件階段、檔案階段這三個不同的生命周期，電子文件檔案管理系統(tǒng)的建立可以參照這三個階段的不同特點進行設(shè)計：

1.電子文檔管理系統(tǒng)。由于電子文檔的載體與紙質(zhì)文檔的載體不同，所以在收集過程中可能會有被改動、遺失或者被惡意刪除等現(xiàn)象存在。所以為了保證電子文檔的真實完整性，在這一環(huán)節(jié)中要對其進行嚴格審核。

2.電子文件管理系統(tǒng)。在保證電子文檔的真實完整性后，檔案管理部門的工作人員就要建立電子文件管理系統(tǒng)，對收集的電子文檔進行合理分類、整理，然后儲存。對電子文檔的分類、整理要尊重規(guī)律符合邏輯思維，才能提高工作效率。

3.檔案信息管理系統(tǒng)。檔案信息管理系統(tǒng)主要的是保證電子文件檔案管理的永久性和安全性。檔案信息管理系統(tǒng)要對電子文件檔案進行維護、備份，防止載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題導(dǎo)致電子文件檔案出現(xiàn)遺失、損毀、泄露等現(xiàn)象。