緒論：在尋找寫(xiě)作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理機(jī)制，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！

篇1

隨著二級(jí)學(xué)院辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，二級(jí)學(xué)院形成的檔案材料越來(lái)越多，學(xué)校檔案館沒(méi)有能力也不可能事無(wú)巨細(xì)，將二級(jí)學(xué)院各類檔案都盡數(shù)收集進(jìn)館，那么，二級(jí)學(xué)院的檔案管理應(yīng)該采用什么樣的模式進(jìn)行管理合適呢？自20世紀(jì)90年代以來(lái)，國(guó)內(nèi)一些規(guī)模較大的高校開(kāi)始了在其所屬的二級(jí)學(xué)院設(shè)立檔案資料室的探索。尤其國(guó)家開(kāi)展教育教學(xué)評(píng)估工作以來(lái)，建立二級(jí)學(xué)院檔案資料室顯得更加的迫切。近年來(lái)，學(xué)校檔案館常常接到二級(jí)學(xué)院有關(guān)檔案管理的相關(guān)咨詢，在日常的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)中我們也加大了二級(jí)學(xué)院檔案管理內(nèi)容的指導(dǎo)。在調(diào)研學(xué)習(xí)與實(shí)踐的基礎(chǔ)上，我們認(rèn)為目前在同屬于985和211類型的高校推行二級(jí)學(xué)院建立檔案資料室的模式是當(dāng)前高校檔案事業(yè)自身完善發(fā)展的一種好舉措。其優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)在：第一，可以把學(xué)院系成立以來(lái)散存在各個(gè)辦公室的具有保存價(jià)值的文件資料進(jìn)行系統(tǒng)整理和集中存放管理，既解除了辦公室人員對(duì)室內(nèi)大量積存資料清理中存毀矛盾的糾結(jié)，辦公室敞亮了，資料也有序便查；第二，有利于督促二級(jí)學(xué)院每年定期進(jìn)行上一年度文件資料的整理歸檔，避免了資料的亂放與丟失等現(xiàn)象，養(yǎng)成良好的資料積累與整理歸檔的習(xí)慣；第三，目前高校普通都是多校區(qū)辦學(xué)，學(xué)校檔案館不一定與學(xué)院在同一校區(qū)，即使在同一校區(qū)也不如就在同一單位內(nèi)利用方便，況且學(xué)院自存的檔案更多的是為本學(xué)院工作服務(wù)，建立學(xué)院檔案資料室集中存放本學(xué)院檔案既方便了本學(xué)院師生的就近利用，也方便學(xué)院日常工作的查考利用，可以達(dá)到節(jié)約工作成本提高工作效率的目的?？傊?，科學(xué)地設(shè)計(jì)二級(jí)學(xué)院檔案管理架構(gòu)，協(xié)調(diào)處理好校、院二個(gè)層級(jí)檔案管理的關(guān)系，在歸檔重點(diǎn)、管理辦法等方面加以規(guī)范、整章建制，積極創(chuàng)新二級(jí)學(xué)院檔案管理模式是實(shí)現(xiàn)高校二級(jí)學(xué)院系檔案管理科學(xué)發(fā)展的必然之路。

二、以檔案規(guī)章制度建設(shè)為抓手促進(jìn)二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)范化

制度化是一個(gè)單位工作步入規(guī)范化、科學(xué)化的前提，建立健全二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度是保障二級(jí)學(xué)院系檔案管理規(guī)范化的核心。在檔案工作隊(duì)伍網(wǎng)絡(luò)比較完善的高校，每一個(gè)二級(jí)學(xué)院通常會(huì)有一位檔案工作負(fù)責(zé)人，一般由學(xué)院的行政副院長(zhǎng)或黨支部書(shū)記兼任，有一位兼職檔案員，通常由學(xué)院辦公室主任或行政秘書(shū)兼任。在上述檔案工作負(fù)責(zé)人和兼職檔案員的崗位職責(zé)中大多只是簡(jiǎn)單地言明負(fù)責(zé)學(xué)院檔案工作，通常連當(dāng)事人自己都不太清楚究竟具體應(yīng)該做些什么工作？學(xué)校每年對(duì)每位職工進(jìn)行工作考核時(shí)也往往沒(méi)有將其兼任的檔案工作職責(zé)列入考核的范疇，學(xué)院檔案工作長(zhǎng)期以來(lái)形同虛設(shè)，各學(xué)院檔案管理各行其是。經(jīng)過(guò)實(shí)踐與學(xué)習(xí)，我們認(rèn)為要做好二級(jí)學(xué)院的檔案工作，首先應(yīng)該抓檔案制度建設(shè)，建立健全二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度，使院系檔案管理工作有章可循、有法可依，這是保障二級(jí)學(xué)院檔案科學(xué)管理的重要條件。二級(jí)學(xué)院檔案既要有國(guó)家檔案局和高校檔案館要求的規(guī)范性，又要突出本學(xué)院的特色，從而為形成和提煉本校的辦學(xué)特色提供堅(jiān)實(shí)的支撐。具體來(lái)說(shuō)，二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度主要包括：二級(jí)學(xué)院檔案管理辦法、二級(jí)學(xué)院檔案分類方案、二級(jí)學(xué)院檔案歸檔范圍與保管期限表、學(xué)院檔案室管理規(guī)定、專兼職檔案員的檔案職責(zé)等。制定二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度時(shí)要避免簡(jiǎn)單地照搬高校檔案館的相關(guān)規(guī)章制度，要在遵守《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等國(guó)家及地方檔案管理相關(guān)法規(guī)制度的前提下，結(jié)合本學(xué)院的工作實(shí)際做具體的補(bǔ)充、細(xì)化和完善工作，擬定出適合本學(xué)院實(shí)際的檔案管理規(guī)章制度。

三、創(chuàng)新與拓展二級(jí)學(xué)院檔案管理培訓(xùn)研究

高校二級(jí)學(xué)院兼職檔案員的專業(yè)背景往往多元化且素質(zhì)參差不齊，大多數(shù)沒(méi)有接受過(guò)正規(guī)的檔案管理專業(yè)訓(xùn)練，對(duì)檔案及檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)不一。針對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案管理人員普遍非專職化、專業(yè)化特點(diǎn)，結(jié)合二級(jí)學(xué)院行政、黨務(wù)、教學(xué)和科研工作的特點(diǎn)，并考慮各崗位人員的職責(zé)與工作規(guī)律，創(chuàng)新與拓展二級(jí)學(xué)院檔案管理培訓(xùn)研究是保障二級(jí)學(xué)院檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。毋庸置疑兼職檔案員的知識(shí)、能力和素質(zhì)等直接關(guān)系到二級(jí)學(xué)院檔案管理的質(zhì)量和管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，而各崗位工作人員檔案工作技能的好壞直接影響到兼職檔案員檔案整理的工作量。因?yàn)槎?jí)學(xué)院的檔案通常是由兼職檔案員直接接收各崗位工作人員整理與移交的本崗位形成的文件材料經(jīng)有序整理匯集而成，因此對(duì)二級(jí)學(xué)院工作人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)時(shí)，第一，要拓展培訓(xùn)對(duì)象，最好二級(jí)學(xué)院系各個(gè)崗位的工作人員都能參加培訓(xùn)，甚至在學(xué)院進(jìn)行幫忙的學(xué)生助理也應(yīng)該納入培訓(xùn)的范疇；第二，在培訓(xùn)內(nèi)容方面除了使其掌握檔案管理的一般知識(shí)外，更重要的是提高其對(duì)院系檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，改變大家普遍對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足甚至集體無(wú)意識(shí)狀態(tài)，讓全體師生員工意識(shí)到，自己就是學(xué)校檔案的形成者之一。一個(gè)時(shí)代一個(gè)學(xué)院教師學(xué)生在教與學(xué)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)中形成的集體記憶，反映在日常工作中的一份份文件、一張張照片、一個(gè)個(gè)科研項(xiàng)目和基建項(xiàng)目等檔案上，這些檔案承載著這個(gè)時(shí)代這個(gè)學(xué)院發(fā)展面貌的真實(shí)記錄，是傳承與熔鑄學(xué)校精神的重要信息源；第三，定期組織二級(jí)學(xué)院兼職檔案員及其他工作人員到學(xué)校檔案館或省市檔案館參觀學(xué)習(xí)，開(kāi)闊其視野，更新、補(bǔ)充和拓寬其知識(shí)結(jié)構(gòu)；第四，學(xué)校檔案館應(yīng)加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院檔案培訓(xùn)模式、培訓(xùn)內(nèi)容、人員組織等內(nèi)容的創(chuàng)新性研究，形成卓有成效的培訓(xùn)方式及規(guī)范的培訓(xùn)教程；第五，探索制定有效的績(jī)效政策，例如將完成檔案工作的情況與單位年度考核掛鉤，有效地激勵(lì)兼任檔案人員開(kāi)展檔案工作的積極性。

四、充分利用現(xiàn)代信息手段實(shí)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院檔案數(shù)字化管理

篇2

一、我國(guó)企業(yè)人事檔案管理存在的突出問(wèn)題

（一）企業(yè)人事檔案管理方法落后

盡管從總體上看，我國(guó)各類企業(yè)都十分重視人事檔案管理工作，但仍然存在著管理方法落后的問(wèn)題。有的企業(yè)對(duì)人事檔案管理過(guò)于簡(jiǎn)單，只是對(duì)企業(yè)員工的姓名、性別、年齡等信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的記錄，而對(duì)企業(yè)員工德、能、勤、績(jī)等方面的記錄較少，無(wú)法真實(shí)反映企業(yè)員工的個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷和歷史業(yè)績(jī)。還有一些企業(yè)對(duì)人事檔案管理盡管雖然記錄比較詳細(xì)，但具有較強(qiáng)的格式化，還缺乏分類管理的意識(shí)，這種傳統(tǒng)的管理方法不利于形成健全和完善的員工檔案管理體系，無(wú)法為企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)利用奠定良好的信息基礎(chǔ)。

（二）企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量較低

盡管我國(guó)企業(yè)人事檔案管理日益步入規(guī)范化，但很多企業(yè)檔案管理質(zhì)量較低，企業(yè)員工的檔案缺乏真實(shí)性。有的企業(yè)人事檔案管理存在著員工信息前后不符的問(wèn)題，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案無(wú)法更加真實(shí)、有效的反映員工的個(gè)人信息，不利于企業(yè)人事檔案的應(yīng)用。還有一些企業(yè)對(duì)于“流動(dòng)性”較大的員工，根本不建立人事檔案，存在著嚴(yán)重的“棄檔”現(xiàn)象。而企業(yè)人事檔案的保存更是企業(yè)人事檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，歸檔立卷工作不及時(shí)，查找企業(yè)員工檔案十分費(fèi)時(shí)費(fèi)力，增加了企業(yè)人事檔案的管理成本。

（三）企業(yè)人事檔案管理模式單一

從我國(guó)企業(yè)特別是中小企業(yè)人事檔案管理情況來(lái)看，很多都采取手工管理的方式，信息化管理體系不健全，很多企業(yè)還沒(méi)有使用檔案管理軟件，計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、掃描儀、移動(dòng)硬盤(pán)等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備十分匱乏，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理只能靠人工的方式。還有一些企業(yè)人事檔案缺乏“開(kāi)放性”，對(duì)人事檔案實(shí)行“封閉化”管理，除了企業(yè)管理層和檔案管理人員，其他部門(mén)以及廣大員工根本無(wú)法接觸到人事檔案，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案的開(kāi)發(fā)利用嚴(yán)重不足。

二、我國(guó)企業(yè)人事檔案管理問(wèn)題的原因分析

（一）觀念制約

我國(guó)企業(yè)人事檔案存在上述問(wèn)題的原因盡管多種多樣，但最為根本的原因是企業(yè)對(duì)人事檔案管理缺乏重視，還沒(méi)有將企業(yè)人事檔案管理上升到“人才強(qiáng)企”的戰(zhàn)略高度，因而企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和管理層對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，在人力、物力、財(cái)力的投入方面較少，檔案管理工作更多的是采取“兼職”的辦法被列為捎帶手去做的事情，不利于企業(yè)人事管理工作科學(xué)發(fā)展。這也直接導(dǎo)致很多企業(yè)沒(méi)有健全和完善人事管理制度，人事管理具有較大的隨意性，監(jiān)督考核工作也不健全，因而導(dǎo)致企業(yè)人事管理工作不夠規(guī)范、方法陳舊、模式單一，制約了企業(yè)人事檔案管理工作更好的開(kāi)展。

（三）人員制約

人是生產(chǎn)力中最活躍的因素，企業(yè)人事檔案管理的好壞，很大程度是由企業(yè)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)所決定。一方面，由于企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，這就直接導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理人員配備不到位，即使配備了專（兼）職人事檔案管理人員，也由于缺乏激勵(lì)和約束機(jī)制，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理人員工作態(tài)度不夠積極，無(wú)法將更多的精力用于企業(yè)人事檔案管理，更多的是在應(yīng)付差事。另一方面，由于企業(yè)具有特殊性，因而對(duì)人事檔案管理人員也提出了特殊要求，人事檔案管理人員既要具備檔案管理知識(shí)和管理能力，同時(shí)還必須對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)更加了解，但我國(guó)很多企業(yè)人事檔案管理人員不注重加強(qiáng)學(xué)習(xí)和管理創(chuàng)新，導(dǎo)致很多重要的人事資料無(wú)法歸檔，影響了企業(yè)人事檔案管理的科學(xué)化。

三、完善我國(guó)企業(yè)人事檔案管理機(jī)制的思路

（一）創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理理念

理念具有先導(dǎo)性作用。完善我國(guó)企業(yè)人事檔案管理機(jī)制，首先必須在理念創(chuàng)新上狠下功夫。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和管理層要從推動(dòng)“人才強(qiáng)國(guó)”和“人才強(qiáng)企”戰(zhàn)略的角度，高度重視企業(yè)人事檔案管理工作，既要加大企業(yè)人事檔案管理工作的人力、物力、財(cái)力的投入，為企業(yè)人事檔案管理奠定堅(jiān)持基礎(chǔ)；又要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)人事檔案的組織領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)常關(guān)注和過(guò)問(wèn)企業(yè)人事檔案管理工作，幫助解決企業(yè)人事檔案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題和矛盾，為企業(yè)人事檔案管理工作營(yíng)造良好環(huán)境。

（二）完善企業(yè)人事檔案管理制度

制度具有長(zhǎng)期性、穩(wěn)定性、規(guī)范性的重要作用，制度是帶有根本性、長(zhǎng)期性、穩(wěn)定性和規(guī)范性功能的行為規(guī)范。完善企業(yè)人事檔案管理機(jī)制，必須進(jìn)一步健全和完善企業(yè)人事檔案管理制度。一方面，企業(yè)要著眼于新形勢(shì)、新任務(wù)對(duì)企業(yè)人事檔案提出的新要求，積極推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理制度創(chuàng)新，對(duì)于已經(jīng)過(guò)時(shí)和落后的制度要進(jìn)行修改和完善，比如對(duì)于企業(yè)人事檔案的搜集必須將“取之有據(jù)、棄之有理”作為重要原則，確保人事檔案管理更加規(guī)范。另一方面，應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)人事檔案管理制度的執(zhí)行力，確保人事檔案的搜集、歸檔、利用等更加規(guī)范。

（三）優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理模式

健全和安全的企業(yè)人事檔案管理模式，對(duì)于完善企業(yè)人事檔案管理機(jī)制至關(guān)重要。要建立企業(yè)人事檔案協(xié)調(diào)機(jī)制，將企業(yè)人事檔案納入到企業(yè)各部門(mén)的工作內(nèi)容之中，只要是涉及到人事方面的資料，都應(yīng)交由人事檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)籌；要建立企業(yè)人事檔案管理內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)員工的個(gè)人資料、基礎(chǔ)材料、業(yè)績(jī)材料、科技成果材料以及不良表現(xiàn)等材料進(jìn)行歸檔，通過(guò)細(xì)化管理完善人事檔案內(nèi)容；要加強(qiáng)企業(yè)人事檔案“信息化”建設(shè)，購(gòu)置信息化建設(shè)的硬件設(shè)備和軟件程序，優(yōu)化信息資源，強(qiáng)化開(kāi)發(fā)利用。

（四）打造企業(yè)人事檔案管理隊(duì)伍

企業(yè)人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的政策性、保密性和專業(yè)性，因而必須由專業(yè)人員從事。企業(yè)要著力于加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作，引進(jìn)和培養(yǎng)一批既具有檔案管理能力、又具有企業(yè)管理能力、更具有較強(qiáng)職業(yè)素質(zhì)的復(fù)合型人才，特別是要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，著力提升他們的大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和職業(yè)道德，真正通過(guò)人事檔案管理人員素質(zhì)的提升推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理工作取得新成效。

篇3

1.不斷加強(qiáng)檔案人才資源建設(shè)

人才是檔案事業(yè)發(fā)展的第一資源。人才優(yōu)勢(shì)是最大的優(yōu)勢(shì)，要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)健康和可持續(xù)發(fā)展，必須把檔案人才資源建設(shè)放在首位。

1.1促進(jìn)人才流動(dòng)，盤(pán)活人才資源

引進(jìn)有專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技術(shù)、專業(yè)技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。

1.2樹(shù)立“以人為本”的觀念，促進(jìn)人才健康成長(zhǎng)，使其發(fā)揮作用

環(huán)境好，則人才聚。努力營(yíng)造鼓勵(lì)人才干事業(yè)，支持人才干事業(yè)，幫助人才干事業(yè)的環(huán)境，充分調(diào)動(dòng)其積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

1.3保持檔案干部隊(duì)伍的穩(wěn)定性

檔案是知識(shí)性、專業(yè)性、連續(xù)性很強(qiáng)的工作，檔案干部的不穩(wěn)定，直接影響到檔案工作的連續(xù)性。因此必須做好檔案干部的穩(wěn)定工作，從維護(hù)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)，切實(shí)解決他們工作中、生活中的實(shí)際問(wèn)題，使他們安心本職工作，熱愛(ài)本職工作，創(chuàng)新本職工作，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

2.加大檔案管理人員培養(yǎng)力度

隨著當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案工作發(fā)生了顯著變化，檔案工作的領(lǐng)域拓寬了，檔案服務(wù)的范圍擴(kuò)大了，檔案工作的手段更現(xiàn)代化了，這就對(duì)從事檔案工作的人員提出了更高、更新的要求。

2.1政治素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)，貫徹落實(shí)中央關(guān)于檔案工作的一系列重要指示，遵守檔案利用工作紀(jì)律，按照黨和國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的開(kāi)發(fā)、開(kāi)放、公布與利用。

2.2業(yè)務(wù)素質(zhì)

隨著檔案工作科技含量的提升，需要有綜合協(xié)調(diào)能力、掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才。因此，檔案人員應(yīng)具有較高相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，不僅掌握檔案理論知識(shí)（如歸檔程序、編目、檢索、利用等），還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學(xué)技術(shù)（如：文史知識(shí)、社會(huì)學(xué)、情報(bào)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等學(xué)科），不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.3現(xiàn)代管理的素質(zhì)

第一，要有開(kāi)拓創(chuàng)新精神。檔案人員不但具有繼續(xù)傳統(tǒng)檔案工作理論的觀念，還要有研究探討檔案工作理論的觀念，研究探索檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)新情況的意識(shí)，善于發(fā)現(xiàn)檔案工作的新規(guī)律、新方法，及時(shí)總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，取人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，創(chuàng)新檔案機(jī)制，促進(jìn)檔案發(fā)展。

第二，要有市場(chǎng)意識(shí)。首先要有質(zhì)量意識(shí)、效益意識(shí)。根據(jù)信息市場(chǎng)的需求，優(yōu)化服務(wù)措施，提高服務(wù)質(zhì)量，開(kāi)發(fā)利用價(jià)值高的檔案信息，及時(shí)推向市場(chǎng)，發(fā)揮其積極作用。

第三，要有現(xiàn)代化意識(shí)。當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)追求信息的快速傳遞，發(fā)揮時(shí)效是信息價(jià)值的重要措施。這就要求擋案人員努力學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化設(shè)備的實(shí)踐技術(shù)。

3.促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理的保證。建立和健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎(chǔ)。

3.1加強(qiáng)制度建設(shè)

制度本身就是一種規(guī)范。要根據(jù)檔案工作的實(shí)際，制定文件形成、收集、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎(chǔ)性工作的規(guī)章制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理，做到有章可循、有據(jù)可依，嚴(yán)格執(zhí)行，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。實(shí)踐中還要逐步完善，使檔案管理更具規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。

3.2嚴(yán)格立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)，提高案卷質(zhì)量

實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴(yán)格把握文件立卷歸檔的實(shí)效性，對(duì)完成現(xiàn)行文件任務(wù)的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以；進(jìn)行合理的立卷分工，明確歸檔的重點(diǎn)，首先要區(qū)分文件與資料，特別要注意區(qū)分相似之處的文件資料，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；把住卷宗的入口關(guān)，不該歸檔的不混入，應(yīng)歸檔的不散失，在立卷過(guò)程中，同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在同一卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，使其反映同一問(wèn)題全過(guò)程，這樣，即提高了檔案利用價(jià)值，又使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜；同時(shí)還要做好案卷的裝訂工作，以有利于檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

篇4

（一）檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知不明確，在工作的態(tài)度上給大眾一種悠閑的感覺(jué)。檔案管理工作人員的工作壓力不明顯，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到社會(huì)對(duì)于檔案信息資源的急需程度。在檔案管理和檔案的查找過(guò)程中，檔案管理人員沒(méi)有熟練的業(yè)務(wù)能力，甚至于造成檔案的丟失。檔案管理工作責(zé)任重大，關(guān)系到人力資源的管理工作，檔案管理人員應(yīng)該不斷的提升業(yè)務(wù)能力，注重提升專業(yè)素養(yǎng)，將檔案管理工作作為人力資源保障的重要基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的專業(yè)化發(fā)展，以業(yè)務(wù)能力和熟練的操作技能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的促進(jìn)。

（二）檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱

檔案管理工作的基礎(chǔ)比較薄弱，其中有很多有效的資源無(wú)法得到充分的開(kāi)發(fā)，對(duì)于檔案管理工作應(yīng)該建立一定的管理機(jī)制，以提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過(guò)一定的制度規(guī)范和機(jī)制的創(chuàng)設(shè)，提升檔案管理工作的社會(huì)責(zé)任感，明確檔案管理工作的工作內(nèi)容，積極的開(kāi)發(fā)檔案基礎(chǔ)工作的有效資源。提升檔案管理工作的基礎(chǔ)性，為檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力的發(fā)展創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，積極的促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)實(shí)發(fā)展。

二、干部人事檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制構(gòu)建

（一）加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)技能培訓(xùn)，增強(qiáng)職業(yè)吸引力

檔案管理工作應(yīng)該注重對(duì)檔案管理人員的職業(yè)技能進(jìn)行有效的培訓(xùn)，通過(guò)對(duì)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)培訓(xùn)，提升對(duì)檔案資源的整合能力。在意識(shí)上明確檔案管理人員工作認(rèn)知，了解檔案管理工作的重要性，提升行業(yè)的吸引力。重視啟發(fā)式的激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)績(jī)效考核和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)檔案管理工作人員的主動(dòng)性和積極性有所調(diào)動(dòng)。鼓勵(lì)檔案管理人員積極的進(jìn)行創(chuàng)新，提升業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代性發(fā)展。

（二）調(diào)整薪酬分配制度，提升福利待遇

檔案管理人員的工作熱情不高，最為主要的原因就是單位的激勵(lì)機(jī)制不健全，通過(guò)有效的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的創(chuàng)設(shè)，讓檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和工資待遇相掛鉤，在福利待遇上、假期安排上都給予表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行積極的獎(jiǎng)勵(lì)。通過(guò)薪酬制度的調(diào)整實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的積極性的提升，在保障檔案管理人員基本的薪資待遇的基礎(chǔ)上，加大獎(jiǎng)勵(lì)制度，讓檔案管理人員提升工作的熱情，以認(rèn)真主動(dòng)的態(tài)度去投入到工作中去。通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)和晉升制度，促進(jìn)檔案管理人員積極的進(jìn)取，主動(dòng)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)信息交流培訓(xùn)力度，自覺(jué)的提升自身的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。

（三）注重文化交流，實(shí)現(xiàn)人文關(guān)懷

檔案管理工作接觸的工作內(nèi)容比較單一，因此應(yīng)該注重對(duì)檔案管理人員的人文關(guān)懷，促進(jìn)員工之間的工作交流。通過(guò)增加人文關(guān)懷等方面內(nèi)容，提升檔案管理人員的職業(yè)歸屬感。構(gòu)建“以人為本”的干部人事檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)懲分明的管理制度，保障每一位員工的基本權(quán)益。在日常的工作中，積極的深入到檔案管理工作的基層工作中，了解檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)需求和情感訴求，幫助員工解決工作上的困難。

三、結(jié)論

篇5

（一）檔案管理工作方法單一

檔案管理工作在工作方法上堅(jiān)持使用傳統(tǒng)的管理方法，在檔案的分類和歸屬問(wèn)題上，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力有所欠缺。在檔案管理工作中有一個(gè)普遍的錯(cuò)誤觀點(diǎn)，認(rèn)為檔案管理工作工作枯燥，缺乏創(chuàng)造性和吸引力。這是由以在檔案管理的方法上，檔案管理人員缺乏創(chuàng)新的意識(shí)，對(duì)于現(xiàn)代化的操作手段沒(méi)有及時(shí)的進(jìn)行吸收和學(xué)習(xí)，這就造成了工作上的積極性減弱，檔案管理工作的方式相對(duì)就無(wú)法實(shí)現(xiàn)豐富。檔案管理工作應(yīng)該在意識(shí)和行動(dòng)上實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，以積極有效的工作方法的創(chuàng)新帶動(dòng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)創(chuàng)新實(shí)踐，充分的體現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代價(jià)值，為干部檔案管理工作帶來(lái)新的面貌。

（二）檔案管理工作人員缺乏

專業(yè)素質(zhì)檔案管理工作人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知不明確，在工作的態(tài)度上給大眾一種悠閑的感覺(jué)。檔案管理工作人員的工作壓力不明顯，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到社會(huì)對(duì)于檔案信息資源的急需程度。在檔案管理和檔案的查找過(guò)程中，檔案管理人員沒(méi)有熟練的業(yè)務(wù)能力，甚至于造成檔案的丟失。檔案管理工作責(zé)任重大，關(guān)系到人力資源的管理工作，檔案管理人員應(yīng)該不斷的提升業(yè)務(wù)能力，注重提升專業(yè)素養(yǎng)，將檔案管理工作作為人力資源保障的重要基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的專業(yè)化發(fā)展，以業(yè)務(wù)能力和熟練的操作技能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的促進(jìn)。

（三）檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱

檔案管理工作的基礎(chǔ)比較薄弱，其中有很多有效的資源無(wú)法得到充分的開(kāi)發(fā)，對(duì)于檔案管理工作應(yīng)該建立一定的管理機(jī)制，以提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過(guò)一定的制度規(guī)范和機(jī)制的創(chuàng)設(shè)，提升檔案管理工作的社會(huì)責(zé)任感，明確檔案管理工作的工作內(nèi)容，積極的開(kāi)發(fā)檔案基礎(chǔ)工作的有效資源。提升檔案管理工作的基礎(chǔ)性，為檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力的發(fā)展創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，積極的促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)實(shí)發(fā)展。

二、干部人事檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制構(gòu)建

（一）加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)技能培訓(xùn)

增強(qiáng)職業(yè)吸引力檔案管理工作應(yīng)該注重對(duì)檔案管理人員的職業(yè)技能進(jìn)行有效的培訓(xùn)，通過(guò)對(duì)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)培訓(xùn)，提升對(duì)檔案資源的整合能力。在意識(shí)上明確檔案管理人員工作認(rèn)知，了解檔案管理工作的重要性，提升行業(yè)的吸引力。重視啟發(fā)式的激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)績(jī)效考核和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)檔案管理工作人員的主動(dòng)性和積極性有所調(diào)動(dòng)。鼓勵(lì)檔案管理人員積極的進(jìn)行創(chuàng)新，提升業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代性發(fā)展。

（二）調(diào)整薪酬分配制度

提升福利待遇檔案管理人員的工作熱情不高，最為主要的原因就是單位的激勵(lì)機(jī)制不健全，通過(guò)有效的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的創(chuàng)設(shè)，讓檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和工資待遇相掛鉤，在福利待遇上、假期安排上都給予表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行積極的獎(jiǎng)勵(lì)。通過(guò)薪酬制度的調(diào)整實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的積極性的提升，在保障檔案管理人員基本的薪資待遇的基礎(chǔ)上，加大獎(jiǎng)勵(lì)制度，讓檔案管理人員提升工作的熱情，以認(rèn)真主動(dòng)的態(tài)度去投入到工作中去。通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)和晉升制度，促進(jìn)檔案管理人員積極的進(jìn)取，主動(dòng)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)信息交流培訓(xùn)力度，自覺(jué)的提升自身的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。

（三）注重文化交流

實(shí)現(xiàn)人文關(guān)懷檔案管理工作接觸的工作內(nèi)容比較單一，因此應(yīng)該注重對(duì)檔案管理人員的人文關(guān)懷，促進(jìn)員工之間的工作交流。通過(guò)增加人文關(guān)懷等方面內(nèi)容，提升檔案管理人員的職業(yè)歸屬感。構(gòu)建“以人為本”的干部人事檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)懲分明的管理制度，保障每一位員工的基本權(quán)益。在日常的工作中，積極的深入到檔案管理工作的基層工作中，了解檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)需求和情感訴求，幫助員工解決工作上的困難。

三、結(jié)論

篇6

關(guān)鍵詞:檔案管理;知識(shí)管理;概念;關(guān)系;相互作用

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，知識(shí)管理和檔案管理發(fā)生了密切的聯(lián)系，社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的決策者和引導(dǎo)者明確提出把知識(shí)管理的基本理念和方法全面系統(tǒng)的應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，人們也開(kāi)始逐漸意識(shí)到知識(shí)管理和檔案管理從有所區(qū)別，到相互影響，最后有機(jī)融合，形成內(nèi)在規(guī)律的邏輯關(guān)系。

一、檔案管理與知識(shí)管理的概念

知識(shí)管理是以知識(shí)為核心的管理，圍繞著知識(shí)和與知識(shí)有關(guān)的一系列生產(chǎn)社會(huì)活動(dòng)。而知識(shí)是通過(guò)學(xué)習(xí)、實(shí)踐或者探索所獲得的認(rèn)識(shí)、判斷或技能，在人類社會(huì)當(dāng)中，知識(shí)已成為一種重要資源，久而久之人們認(rèn)識(shí)到知識(shí)的稀缺和可靠，開(kāi)始追逐知識(shí)的獲取，最終演化成一門(mén)知識(shí)學(xué)科，于是知識(shí)管理作為一種最新的管理意識(shí)和形式，經(jīng)歷了多年的積累和發(fā)展，它融合了現(xiàn)代信息技術(shù)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)理論、企業(yè)管理思想和現(xiàn)代管理理念，在企業(yè)管理中知識(shí)管理是一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案管理亦稱檔案工作，是直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。廣義意義的檔案管理是指檔案的保管，而狹義意義的檔案管理是指對(duì)已經(jīng)收集、整理后的材料存入庫(kù)房形成的檔案進(jìn)行日常的管理工作。檔案管理作為一項(xiàng)管理工作，主要環(huán)節(jié)在收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和為檔案利用者提供服務(wù)。在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)當(dāng)中，眾多企事業(yè)單位實(shí)際經(jīng)營(yíng)活動(dòng)就是采取和使用企業(yè)管理進(jìn)行日常工作安排和產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，而檔案管理作為一項(xiàng)企業(yè)管理的重要內(nèi)容，逐漸得到?jīng)Q策者和領(lǐng)導(dǎo)者的重視，對(duì)于檔案管理本身來(lái)講，除了對(duì)檔案實(shí)體的管理以外，還有對(duì)檔案內(nèi)在信息的管理，在某種程度上來(lái)說(shuō)，實(shí)際上是對(duì)一種知識(shí)的使用價(jià)值的有效管理，因此檔案管理和知識(shí)管理二者很難割裂開(kāi)來(lái)。

二、檔案管理與知識(shí)管理異同關(guān)系

(一)檔案管理與知識(shí)管理的相同之處

1．二者的管理對(duì)象檔案管理的對(duì)象主要是文字、圖形、音頻、視頻等等文件材料，可以說(shuō)檔案管理具備信息屬性，而信息作為一種知識(shí)的表現(xiàn)形式，同屬于知識(shí)管理的范疇。知識(shí)管理的對(duì)象則主要是知識(shí)，而知識(shí)的組成部分為顯性知識(shí)和隱形知識(shí)，顯性知識(shí)主要是通過(guò)外部獲取的方式得到的，如圖書(shū)、報(bào)紙期刊等有形知識(shí)，而隱形知識(shí)是側(cè)重于無(wú)法用文字描述和表達(dá)的知識(shí)，更多的是以思想、經(jīng)驗(yàn)為代表的無(wú)實(shí)物形態(tài)的知識(shí)。我們可以看出檔案管理屬于顯性知識(shí)范疇內(nèi)，知識(shí)管理的管理對(duì)象包含了檔案管理的管理對(duì)象。2．二者的管理目的檔案管理的管理目的在于為檔案利用者提高更精準(zhǔn)、更快速的服務(wù)，側(cè)重滿足利用者的需求;而知識(shí)管理的管理目的是盡可能的實(shí)行知識(shí)的價(jià)值，為知識(shí)管理者提高知識(shí)理論體系，指導(dǎo)其作出正確的決策和判斷?？梢哉f(shuō)二者在最終終端管理工作的達(dá)成都是為了滿足使用者需求實(shí)現(xiàn)管理的價(jià)值，二者出發(fā)點(diǎn)相近。3．二者的管理流程不管是傳統(tǒng)檔案管理模式還是現(xiàn)代化檔案管理模式，都有收集、整理分析、保管、分類統(tǒng)計(jì)、利用的過(guò)程，而知識(shí)管理的流程主要是知識(shí)產(chǎn)生、收集、加工、整理、評(píng)價(jià)、利用，可以看出在某幾個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，檔案管理和知識(shí)管理的管理流程基本類似。4．二者的管理技術(shù)隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，各行各業(yè)也都隨之與其相結(jié)合，可以說(shuō)在管理技術(shù)和手段上，新一代現(xiàn)代化檔案管理和知識(shí)管理都紛紛以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)支撐和傳播媒介，二者技術(shù)手段相同。

(二)檔案管理與知識(shí)管理的不同之處

1．范圍大小檔案管理管理范圍主要是檔案實(shí)體和信息管理，而知識(shí)管理的范圍較檔案管理廣泛，包含顯性知識(shí)與隱形知識(shí)，可以說(shuō)檔案管理的管理范圍僅僅涵蓋了顯性知識(shí)，而不具備隱形知識(shí)，知識(shí)管理二者皆備。2．重視利用程度在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，檔案管理一直受決策者和領(lǐng)導(dǎo)者的忽視，重視程度低，利用效率同樣低下，甚至就因?yàn)闄n案管理人員知識(shí)管理認(rèn)知較低導(dǎo)致檔案管理水平不高，隨著近些年檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程加快，情況有所好轉(zhuǎn)，但是知識(shí)管理從出現(xiàn)至今一直備受重視二者的重視利用程度差異明顯。3．機(jī)制體系完善度正是由于二者的重視程度差異較大，知識(shí)管理早早就形成了屬于自己的理論體系，以及系統(tǒng)有效的管理機(jī)制，而檔案管理理論水平較低，由于思想認(rèn)知問(wèn)題導(dǎo)致人員參與程度低，長(zhǎng)期處于體系不完整、機(jī)制不完備的狀況。

三、檔案管理與知識(shí)管理的相互作用

(一)知識(shí)管理提升檔案管理

正是由于傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏高水平的知識(shí)管理介入，現(xiàn)代化發(fā)展的檔案管理工作需要知識(shí)管理的作用。知識(shí)管理通過(guò)其自身先進(jìn)的理念來(lái)推動(dòng)檔案管理工作，提高管理人員和執(zhí)行人員的認(rèn)知水平和思想深度，在主觀上影響其促使檔案管理知識(shí)深化，形成檔案管理的知識(shí)及管理體系。同時(shí)隨著知識(shí)管理的不斷深入，數(shù)字信息技術(shù)的引進(jìn)也使得檔案管理手段豐富、工作效率提升。

(二)檔案管理推動(dòng)知識(shí)管理

檔案管理工作的工作主客觀條件得到改善，管理工作的大力開(kāi)展，有助于知識(shí)的沉淀和積累，形成的知識(shí)理論體系將培養(yǎng)出新一代管理人才，對(duì)知識(shí)的傳播與交流都起到了推動(dòng)作用，并在此過(guò)程中，知識(shí)管理可以得到深挖，通過(guò)新一輪的理解和完善，知識(shí)管理體系會(huì)更為深化和系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn):

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［4］張?zhí)m月．檔案工作中的知識(shí)管理分析［J］．河南職工醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，02:235-237．

篇7

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案；自動(dòng)化管理；數(shù)據(jù)庫(kù)管理；信息共享

正所謂“讀史使人明智”，文書(shū)檔案是檔案貯留單位歷史變遷與發(fā)展軌跡的直接記載和見(jiàn)證，不僅具有十分重要的文化價(jià)值，還能夠?yàn)橘A存者制定當(dāng)下的發(fā)展規(guī)劃、解決新現(xiàn)的疑難問(wèn)題提供追本溯源的歷史依憑。然而，由于文書(shū)檔案自身的機(jī)體特征較不穩(wěn)定，易受風(fēng)化侵蝕與各類化學(xué)腐蝕，加之?dāng)?shù)量浩繁造成的檢索困難，如何恰當(dāng)管理之、使其發(fā)揮應(yīng)有的歷史鏡鑒作用，是我們應(yīng)當(dāng)思索的重要問(wèn)題。

一、文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）不穩(wěn)定的機(jī)體特征導(dǎo)致文書(shū)檔案易流失。文書(shū)檔案管理的困難不僅在于難“理”、更在于難“留”。由于現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在較前的歷史時(shí)期還未普及，紙張是文書(shū)檔案最常見(jiàn)、也是最主要的物質(zhì)載體。但紙張本身的物理與化學(xué)特征均較不穩(wěn)定，易遭受各類不可逆的毀損滅失風(fēng)險(xiǎn)。從物理特征來(lái)看，文書(shū)檔案易遭受水漬（浸泡）、火燒、風(fēng)化等；從其化學(xué)特征來(lái)看，文書(shū)檔案易遭受酸堿侵蝕及其他各類化學(xué)腐蝕。

還需注意到的是，手寫(xiě)檔案不僅載體易滅失，墨跡本身也面臨著消亡風(fēng)險(xiǎn)。無(wú)論是鋼筆書(shū)寫(xiě)抑或是碳素筆寫(xiě)就，其著墨本身便存在著暈染致字跡模糊、墨水風(fēng)干、墨水凝華、墨水蒸發(fā)等的可能，無(wú)論是字跡渲染抑或是變淡，都不利于文書(shū)檔案記載內(nèi)容的識(shí)別、確認(rèn)與精讀。

（二）繁浩的文書(shū)數(shù)量導(dǎo)致檔案檢索較困難?？v然圖書(shū)館學(xué)與檔案管理學(xué)已經(jīng)為管理和檢索文書(shū)檔案提供了恰切的指引與方法，也具有較高的可行性，但其仍然存在以下兩個(gè)方面的問(wèn)題。

第一，在按照非自動(dòng)化索引法進(jìn)行非稻菘獗嗯諾姆槳趕攏人工編排、檢索會(huì)在較大程度上遲滯檢索與工作效率。大家似乎都有這樣的經(jīng)驗(yàn)，到圖書(shū)館借閱書(shū)籍，閱讀并理解索引編排方法需要一段時(shí)間、將自己所要找尋的書(shū)目對(duì)號(hào)入座需要一段時(shí)間、找到自己書(shū)目所在的索引區(qū)需要一段時(shí)間、在堆疊的各式相近書(shū)籍中找尋到自己所需要的書(shū)目又得花費(fèi)一定的時(shí)間，如此通過(guò)經(jīng)驗(yàn)對(duì)照，該論點(diǎn)不言自明；這僅是檢索過(guò)程，回照初始的人工編排，更加可想而知。

第二，人工編排、取閱后復(fù)原易疏誤造成檔案混亂。仍是借書(shū)還書(shū)的例子，我想我們都有如是的經(jīng)驗(yàn)，即，將書(shū)目歸還柜臺(tái)后，下次再借閱相同書(shū)籍時(shí)，發(fā)現(xiàn)書(shū)目并不在同一檢索區(qū)；甚或借閱其他不同類型書(shū)籍時(shí)，發(fā)現(xiàn)上次所借書(shū)籍竟在附近書(shū)架。這大抵是由于復(fù)原工作疏誤造成的，如此會(huì)造成一定程度的檔案混亂，若聯(lián)結(jié)成片甚至成為常態(tài)，則檔案的檢索、管理工作將會(huì)陷入無(wú)序狀態(tài)。

二、文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理機(jī)制的構(gòu)建

（一）引入數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)化索引與管理。為了克服上述的檔案易毀損滅失以及檔案難高效檢索兩方面的困難，引入現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)是可行的一條出路，其中，最為核心的管理技術(shù)當(dāng)屬數(shù)據(jù)庫(kù)管理，與之相匹配的文書(shū)檔案管理目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檢索。

第一，將傳統(tǒng)的文書(shū)檔案索引規(guī)則“符碼化”，作為數(shù)據(jù)庫(kù)的信息處理與運(yùn)行規(guī)則注入管理軟件，形成自動(dòng)化的索引機(jī)制。文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理并非是憑空創(chuàng)新，而是對(duì)傳統(tǒng)方案的技術(shù)升級(jí)與改造。原有的文書(shū)檔案索引方法能夠清晰、合理地反映檔案區(qū)隔與同范疇內(nèi)不同文書(shū)間的內(nèi)在聯(lián)系，是自動(dòng)化文書(shū)管理系統(tǒng)建構(gòu)的基本依憑，也即，將傳統(tǒng)的文書(shū)索引規(guī)則轉(zhuǎn)化為C語(yǔ)言等數(shù)據(jù)庫(kù)語(yǔ)言，并以“符碼化”之后的索引規(guī)則為基本框架建構(gòu)起能夠容納更高量級(jí)，能夠進(jìn)行高精度、高強(qiáng)度、高密度與高速度檢索的文書(shū)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。再次引入圖書(shū)館借閱的例子，現(xiàn)今大多數(shù)的高校圖書(shū)館都開(kāi)通了網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)速遞功能，在校內(nèi)網(wǎng)即可遠(yuǎn)距離登錄圖書(shū)館主頁(yè)查找自己所需數(shù)目的索引，明晰該書(shū)的上架位置、基本特征，甚至進(jìn)行部分內(nèi)容的影印版試讀，而熟悉自動(dòng)化檢索規(guī)則的用戶根本無(wú)需耗費(fèi)任何時(shí)間熟悉檢索規(guī)則即可通過(guò)書(shū)名檢索得出以上信息，這便在很大程度上提升了檔案管理的效率。

篇8

一、知識(shí)服務(wù)的概念

知識(shí)管理是一項(xiàng)具有創(chuàng)新性的管理方法，其是社會(huì)不斷發(fā)展的產(chǎn)物，在應(yīng)用的過(guò)程中，需要先在組織內(nèi)部建立有效的管理機(jī)制，可以挖掘員工潛力，通過(guò)對(duì)員工的培訓(xùn)，可以使其掌握新的知識(shí)，從而提高工作的效率。知識(shí)服務(wù)是知識(shí)管理的重要內(nèi)容，其強(qiáng)調(diào)對(duì)知識(shí)的創(chuàng)新，可以提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，可以培養(yǎng)出更多具有創(chuàng)新意識(shí)的高素質(zhì)人才。在信息大爆炸的時(shí)代背景下，員工必須做好知識(shí)的補(bǔ)給，要不斷的學(xué)習(xí)新知識(shí)，還要提高創(chuàng)造力。知識(shí)服務(wù)可以實(shí)現(xiàn)人與信息的結(jié)合，可以對(duì)傳統(tǒng)的管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，有助于提高企業(yè)管理的水平。知識(shí)服務(wù)需要建立相關(guān)服務(wù)體系，要實(shí)現(xiàn)信息的共享，還要做好知識(shí)的宣傳工作，使員工積累更多知識(shí)，企業(yè)可以建立知識(shí)庫(kù)，將信息資料集中在一起。在知識(shí)管理的模式下，要提供信息增值服務(wù)，要圍繞知識(shí)管理提高服務(wù)的水平。

二、知識(shí)服務(wù)在檔案管理中的實(shí)現(xiàn)

知識(shí)服務(wù)對(duì)檔案管理水平的提升有著促進(jìn)作用，在當(dāng)前信息時(shí)代下，檔案館的管理者需要做好培訓(xùn)工作，還提高服務(wù)管理水平，還要提高檔案文件的利用價(jià)值，管理人員需要做好文件價(jià)值的鑒定工作，還要加強(qiáng)對(duì)檔案的整理與分類，做好檢索設(shè)置工作，這樣才能節(jié)約檔案查找的時(shí)間。在很多現(xiàn)代化的檔案館中，都采用的是后管理模式，這對(duì)電子文件的管理有著極大的適用性，可以發(fā)揮出檔案機(jī)構(gòu)的職能。加強(qiáng)知識(shí)服務(wù)，可以提高社會(huì)的檔案意識(shí)，可以保證檔案收集的全面性，還可以增加檔案利用的價(jià)值。強(qiáng)化人們的知識(shí)服務(wù)意識(shí)，可以促進(jìn)檔案事業(yè)更好的發(fā)展，下面筆者對(duì)知識(shí)服務(wù)在檔案管理中的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行簡(jiǎn)單的介紹。

1、檔案知識(shí)服務(wù)理念的確立

知識(shí)服務(wù)首先是一種理念，一種認(rèn)識(shí)和組織服務(wù)的觀念。與傳統(tǒng)信息服務(wù)相比較，知識(shí)服務(wù)的目標(biāo)不再是基于文獻(xiàn)物理獲取和傳遞的服務(wù)，而是以信息知識(shí)的搜尋、組織、分析、重組的知識(shí)和能力為基礎(chǔ)，根據(jù)用戶的問(wèn)題和環(huán)境融入用戶解決問(wèn)題的過(guò)程中，并能提供能夠有效支持的信息增值服務(wù)。因此，檔案管理與服務(wù)的目標(biāo)應(yīng)以此為主，而不僅僅是基于館藏占有、勞務(wù)服務(wù)等來(lái)體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。這樣一種理念的確立，會(huì)使檔案工作者重新審視自己的立身之本。

2、檔案信息服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新

檔案在信息化和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，必然以滿足社會(huì)需求為宗旨。社會(huì)對(duì)檔案顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的雙重需求，使得檔案信息服務(wù)的機(jī)制應(yīng)在新環(huán)境下有新的發(fā)展，其中，檔案信息咨詢機(jī)構(gòu)、文件中心和檔案事務(wù)所等商業(yè)化服務(wù)機(jī)構(gòu)的產(chǎn)生與發(fā)展即是應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物，它豐富了檔案信息服務(wù)機(jī)制的內(nèi)容，更好地發(fā)揮了檔案信息與知識(shí)的作用，這是檔案管理機(jī)制與體制在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的改革與創(chuàng)新。特別是檔案咨詢業(yè)的發(fā)展，已經(jīng)由一般信息的處理過(guò)渡到利用可以辨別信息并做出取舍的能力來(lái)幫助社會(huì)組織以及個(gè)人的層次，這是檔案信息服務(wù)更深層次的變革。

3、檔案知識(shí)服務(wù)模式的新發(fā)展

首先，檔案知識(shí)服務(wù)將是基于專業(yè)化和個(gè)人化的服務(wù)，而不是“批發(fā)性”的服務(wù)，它需要檔案工作人員針對(duì)具體用戶的具體需要和過(guò)程提供服務(wù)，這種服務(wù)要求縱向上全程跟蹤。其次，應(yīng)注重網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的特點(diǎn)體現(xiàn)在內(nèi)容上實(shí)行增值服務(wù)，包括編制檔案網(wǎng)絡(luò)資源導(dǎo)引工具，能為用戶提供專業(yè)分類導(dǎo)引和對(duì)傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)產(chǎn)品增加新的附加值，即“從提供相關(guān)信息到提供答案”的重要轉(zhuǎn)變，這需要檔案人員具備利用“信息解決方案”來(lái)滿足用戶需求的能力。它要求我們不僅掌握有關(guān)的信息技術(shù)，更要研究用戶的信息需求，學(xué)習(xí)應(yīng)用信息解決問(wèn)題的方法，針對(duì)查詢問(wèn)題的具體要求和特點(diǎn)來(lái)解決實(shí)際問(wèn)題。這正是知識(shí)服務(wù)的要求，是檔案信息服務(wù)新的發(fā)展方向。

4、融入新的事業(yè)合作圈

知識(shí)管理的重要特點(diǎn)就是在協(xié)作系統(tǒng)中求得管理增值與創(chuàng)新，因?yàn)橹R(shí)只有在整合、流動(dòng)與應(yīng)用中才可能增值，它需要打破更多的門(mén)戶和專業(yè)壁壘，需要前所未有的協(xié)作精神，才能共享彼此的知識(shí)，這一點(diǎn)在電子文件管理中尤為突出。因此，檔案工作此時(shí)將不再是檔案部門(mén)獨(dú)家經(jīng)營(yíng)和檔案人員獨(dú)善其身的行為了，而必須融入新的合作圈：

①檔案部門(mén)將離不開(kāi)信息技術(shù)專家的指導(dǎo)和幫助。檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、維護(hù)、使用甚至增值都離不開(kāi)信息技術(shù)人員，只有將檔案人員的功能需求和技術(shù)人員的開(kāi)發(fā)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，才能達(dá)到系統(tǒng)的良性運(yùn)轉(zhuǎn)；

②檔案部門(mén)將更需要與法律專家、安全專家的合作，事實(shí)上電子文件管理過(guò)程中的一些諸如知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題、證據(jù)問(wèn)題以及隱私權(quán)問(wèn)題等等都遠(yuǎn)非檔案部門(mén)一家所能擔(dān)當(dāng)；

③與網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)商（ISP）的合作，將是檔案信息知識(shí)服務(wù)的又一生長(zhǎng)點(diǎn)。目前我國(guó)ISP有100多家，大部分從事的是接入服務(wù)和提供檢索功能，多數(shù)站點(diǎn)沒(méi)有自己的較大型的數(shù)據(jù)庫(kù)，更不能提供深層次的信息服務(wù)，因而發(fā)展后勁不足；

④檔案部門(mén)與其它信息源的合作與融合。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，利用者關(guān)心的將是如何迅速準(zhǔn)確的獲取信息，而不是信息的來(lái)源，信息共享是根本趨勢(shì)，也是知識(shí)共享的基礎(chǔ)和前提?？梢灶A(yù)料，不僅檔案館室之間需要信息資源的協(xié)調(diào)共享，而且檔案館、圖書(shū)館和其他信息資源中心為避免信息資源管理中的重復(fù)和浪費(fèi)，也會(huì)連為一體，組成一種基于通信網(wǎng)絡(luò)之上的國(guó)家信息系統(tǒng)。