時間：2024-03-09 17:11:31
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇數(shù)字化管理培訓(xùn)，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
【關(guān)鍵詞】教育培訓(xùn)檔案；知識管理；數(shù)字化；構(gòu)建
科研單位教育培訓(xùn)檔案不僅能真實(shí)記錄和反映員工在職期間接受教育培訓(xùn)的具體情況，為本單位制定人才發(fā)展戰(zhàn)略提供實(shí)際依據(jù)，還能成為才人培養(yǎng)的一座潛在的巨大寶庫。在當(dāng)今知識管理和信息化管理的時代浪潮引領(lǐng)下，科研單位結(jié)合信息化技術(shù)手段，將知識管理理念導(dǎo)入教育培訓(xùn)檔案管理，令其重新升級“鍛造”，便能激發(fā)其蘊(yùn)藏的巨大潛力，為集體源源不斷地提供知識營養(yǎng)，積累知識財富，哺育科研單位整體人才隊(duì)伍，成為本單位可持續(xù)發(fā)展的重要力量來源。
一、導(dǎo)入知識管理理念
創(chuàng)新是科研單位永恒的主題，而知識的存量、積累是科研單位競爭優(yōu)勢的根本來源和創(chuàng)新的核心原動力。知識管理即是通過對知識的獲取、創(chuàng)造、存儲、分享、整合、利用、更新等過程將知識不斷的反饋到知識系統(tǒng)中，形成持續(xù)積累的知識資源和智慧資本。科研單位通過有效的知識管理，整合顯性知識（以文字、符號、圖形等方式直接表達(dá)的知識，如設(shè)計方案、裝置圖表、技術(shù)規(guī)格書、模型、程序、公式等）并挖掘出隱性知識（非直接表達(dá)或難以明確表述的存在于人的思維大腦中的知識，如經(jīng)驗(yàn)、心得、感悟、洞察力等），同時以開放、扁平化的管理模式充分發(fā)揮知識主體的能動性，使員工個人與單位集體的知識都得到有效利用和積極發(fā)展，最終達(dá)到知識不斷創(chuàng)新、知識系統(tǒng)循環(huán)上升的目的，推動科研單位的創(chuàng)新發(fā)展和人才隊(duì)伍培養(yǎng)，使其具備優(yōu)秀的競爭力。在知識管理的概念中，知識的沉淀、共享和學(xué)習(xí)是知識管理的基石，是組成“知識之輪”的三個重要環(huán)節(jié)，而科研單位教育培訓(xùn)檔案則可為“知識之輪”的高效運(yùn)轉(zhuǎn)提供強(qiáng)有力的支持。通常情況下，教育培訓(xùn)檔案分為員工培訓(xùn)檔案、培訓(xùn)管理檔案和培訓(xùn)知識檔案三大類：員工培訓(xùn)檔案是科研單位管理部門為員工建立的培訓(xùn)項(xiàng)目記錄性材料，包含員工姓名、部門、培訓(xùn)時間、地點(diǎn)、名稱、內(nèi)容、學(xué)時、組織單位、主講老師等相關(guān)信息；培訓(xùn)管理檔案是指在培訓(xùn)管理過程中形成的材料文件，如年度培訓(xùn)計劃、建議書、評估報告、師資檔案、培訓(xùn)證書、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案等；培訓(xùn)知識檔案則是科研單位不斷積累完善的知識數(shù)據(jù)檔案，例如培訓(xùn)書籍、講義、PPT、錄像、DVD等各類信息數(shù)據(jù)。對應(yīng)知識管理，科研單位收集、整理、建立教育培訓(xùn)檔案的過程即是對知識的獲取、沉淀與整合；利用信息化技術(shù)在單位內(nèi)部建設(shè)運(yùn)行教育培訓(xùn)系統(tǒng)平臺即可形成有效的知識管理系統(tǒng)；員工通過該系統(tǒng)共享、利用各類教育培訓(xùn)知識資源即實(shí)現(xiàn)了知識在組織內(nèi)部的分享。此外，經(jīng)過知識主體（管理者與員工）的主動收集、整理和再加工，還能深度挖掘出隱性的教育培訓(xùn)知識（例如以總結(jié)、交流等形式獲取主講人和參培人員的個體經(jīng)驗(yàn)），將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，豐富本單位整體教育培訓(xùn)資源；同時，員工在利用共享培訓(xùn)資源進(jìn)行知識的學(xué)習(xí)、消化后，經(jīng)過工作實(shí)踐又可將原獲取的知識進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展并再次反饋系統(tǒng)平臺，使教育培訓(xùn)知識系統(tǒng)持續(xù)螺旋式上升。
二、數(shù)字化構(gòu)建系統(tǒng)平臺
以知識管理為導(dǎo)向的教育培訓(xùn)檔案管理需要借助現(xiàn)代信息科技力量?？蒲袉挝豢梢越Y(jié)合具體工作實(shí)際，以分析知識需求為前提，以實(shí)現(xiàn)教育培訓(xùn)知識在本單位內(nèi)最大分享和利用、創(chuàng)造出最大價值為目的，構(gòu)建出符合自身特色的數(shù)字化教育培訓(xùn)系統(tǒng)平臺，從而形成有效的教育培訓(xùn)知識管理系統(tǒng)，幫助單位和個人獲得更好的知識收益。以科研單位A為例，經(jīng)過前期對員工教育知識需求的調(diào)研和梳理，結(jié)合內(nèi)部管理要求，科研單位A將教育培訓(xùn)系統(tǒng)平臺劃分為了“培訓(xùn)管理”“培訓(xùn)資源庫”“在線培訓(xùn)”三大模塊：（一）“培訓(xùn)管理”模塊。該模塊下設(shè)員工培訓(xùn)登記、培訓(xùn)記錄查詢、培訓(xùn)證書庫、師資檔案庫、歷年培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)評估報告、個人培訓(xùn)記錄等專欄，主要涵蓋了員工培訓(xùn)檔案與培訓(xùn)管理檔案的內(nèi)容。其中，師資檔案庫面向全體員工開放（錄入了內(nèi)外部講師個人基本信息及教學(xué)的主要方向和特色），方便有學(xué)習(xí)需求的員工了解相關(guān)師資力量；個人培訓(xùn)記錄專欄向員工個人開放，員工可全面掌握個人受教育培訓(xùn)的情況；其余專欄則面向管理人員，通過數(shù)字化技術(shù)對教育培訓(xùn)檔案實(shí)施動態(tài)監(jiān)管——管理人員在員工培訓(xùn)登記專欄內(nèi)以培訓(xùn)項(xiàng)目為單位錄入本部門員工培訓(xùn)信息，并以附件形式上傳培訓(xùn)教材、證書和簽到表掃描件，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后生成《人員培訓(xùn)記錄表》（含培訓(xùn)時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、學(xué)時、組織單位、主講老師、參訓(xùn)員工姓名、記錄人、考核方式、效果評價等信息）；同時系統(tǒng)將各培訓(xùn)項(xiàng)目信息整合后自動生成以員工“個人”為單位的《員工培訓(xùn)記錄總表》，不僅可以實(shí)時反映本單位教育培訓(xùn)的全面最新信息，還具備一定的數(shù)據(jù)分析處理功能，如匯總員工個人、科室部門、本單位的年度培訓(xùn)學(xué)時，或分析各類培訓(xùn)的比例以及各部門的培訓(xùn)情況比較……這些數(shù)據(jù)是培訓(xùn)評估報告的重要數(shù)據(jù)支撐，為來年制訂培訓(xùn)計劃提供了有效依據(jù)。（二）“培訓(xùn)資源庫”模塊。培訓(xùn)資源庫是教育培訓(xùn)平臺中知識共享的重要承載體之一，按教育培訓(xùn)種類規(guī)劃為專業(yè)技能培訓(xùn)、質(zhì)量培訓(xùn)、安全環(huán)保培訓(xùn)、資質(zhì)培訓(xùn)、信息系統(tǒng)培訓(xùn)等專欄，同時按組織級別分為外部培訓(xùn)、院內(nèi)培訓(xùn)、所內(nèi)培訓(xùn)、科室培訓(xùn)、專業(yè)組培訓(xùn)，還根據(jù)科研單位A的實(shí)際需求增加了特色項(xiàng)目：工作經(jīng)驗(yàn)交流專區(qū)。培訓(xùn)資源庫配備搜索功能，員工可按感興趣的培訓(xùn)項(xiàng)目、內(nèi)容、組織部門、載體類型等關(guān)鍵詞進(jìn)行綜合查詢。庫內(nèi)教學(xué)資源類型豐富多樣，既有普通文檔類教材，也有PPT、視頻等新媒體類資源，其來源途徑除靠各級培訓(xùn)管理部門的主動搜集還依靠廣大員工的積極分享。例如，人力資源部門邀請某外單位專家來所開展專題講座，經(jīng)講師允許，其授課PPT以及教學(xué)現(xiàn)場的錄像視頻作為本單位教育培訓(xùn)資源由組織部門上傳至培訓(xùn)資源庫（屬性為外部培訓(xùn)、專業(yè)培訓(xùn)）；與此同時，圍繞該教學(xué)資源點(diǎn)，參加現(xiàn)場培訓(xùn)的許多員工自發(fā)上傳了個人的聽課筆記以及課后的教學(xué)問答交流記錄、心得體驗(yàn)。又如，某項(xiàng)目組人員在該項(xiàng)目完成節(jié)點(diǎn)后進(jìn)行內(nèi)部工作小結(jié)和交流，梳理了項(xiàng)目總體進(jìn)展，分析了項(xiàng)目推進(jìn)中發(fā)生的具體問題，總結(jié)了應(yīng)對問題行之有效的解決措施以及技術(shù)、管理方面的經(jīng)驗(yàn)——這些既包含了顯性的知識點(diǎn)（項(xiàng)目工作進(jìn)程、問題、解決方案、成效等），又包含了許多隱性知識點(diǎn)（技術(shù)經(jīng)驗(yàn)、項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)等），會議記錄人員經(jīng)過挖掘、整理、加工將其轉(zhuǎn)化成新的教育培訓(xùn)知識上傳系統(tǒng)，與其他項(xiàng)目組成員共同交流分享。此外，普通員工還能針對工作中遇上的某項(xiàng)技術(shù)難點(diǎn)或自己感興趣的問題在工作經(jīng)驗(yàn)交流專區(qū)中發(fā)起在線討論，與其他共同關(guān)注此話題的員工展開深入探討。（三）“在線培訓(xùn)”模塊。此模塊為培訓(xùn)組織部門提供了線上教學(xué)的新型培訓(xùn)方式。某些面向全體員工的宣貫類、職能管理類的培訓(xùn)，往往因?yàn)槿藛T眾多又比較分散難以一次性集中組織，而在線培訓(xùn)可以靈活解決上述問題。例如科研單位A按計劃在內(nèi)部召開年度安全教育培訓(xùn)，組織部門即在此模塊下新建一項(xiàng)面向全體員工的專題安全教育培訓(xùn)流程（附注培訓(xùn)性質(zhì)和具體要求），并將安全宣傳視頻、PPT等培訓(xùn)材料上傳系統(tǒng)。該流程通過審批后由平臺及時推送至全體員工個人，員工點(diǎn)擊流程在線瀏覽安全教育材料按要求完成全部自學(xué)，系統(tǒng)即自動記錄員工在線學(xué)習(xí)時間并生成相應(yīng)的培訓(xùn)記錄，同時向組織部門實(shí)時反饋本次培訓(xùn)的最新進(jìn)展和總體情況，向未及時完成培訓(xùn)的員工個人發(fā)送培訓(xùn)提醒。
三、科學(xué)管理，充分實(shí)現(xiàn)教育培訓(xùn)檔案的知識利用
（一）制度和組織保障。充分實(shí)現(xiàn)教育培訓(xùn)檔案的知識利用離不開科學(xué)管理與必要的制度、組織保障。科研單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作建立一整套知識管理制度或具體的教育培訓(xùn)知識管理細(xì)則，設(shè)立教育培訓(xùn)知識管理的歸口部門、管理負(fù)責(zé)人、各級管理員、聯(lián)絡(luò)員、審核員崗位并明確其具體職責(zé)，規(guī)范教育培訓(xùn)知識的產(chǎn)生、收集、積累途徑、具備的要素和內(nèi)容、審核、評定以及具體使用等。同時，教育培訓(xùn)系統(tǒng)平臺的建設(shè)與維護(hù)也需要有力保障，一方面由系統(tǒng)管理員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置、運(yùn)行監(jiān)控、數(shù)據(jù)庫備份、防火墻布置、病毒查殺等系統(tǒng)維護(hù)工作，保證該系統(tǒng)的正常運(yùn)行；另一方面需由特定管理人員收集各方使用反饋意見，根據(jù)實(shí)踐和具體情況對平臺進(jìn)行持續(xù)的優(yōu)化和完善。（二）有效的激勵主觀能動性。知識共享是知識管理的基石，知識擁有者和知識需求者通過互動與交流實(shí)現(xiàn)集體知識的增值。員工對知識共享的積極態(tài)度在科研單位教育培訓(xùn)系統(tǒng)的知識積累與利用中起到了非常關(guān)鍵的作用。為了鼓勵和引導(dǎo)每一位員工積極參與本單位知識的創(chuàng)造和積累活動，科研單位在為知識管理提供制度和組織保障外，還應(yīng)制定一套有效的激勵機(jī)制，實(shí)施一系列知識共享獎勵舉措，例如建立員工知識貢獻(xiàn)積分獎勵制度：凡在教育培訓(xùn)系統(tǒng)平臺中分享個人知識經(jīng)驗(yàn)的員工均可獲得初始分值，再根據(jù)該知識經(jīng)驗(yàn)的共享反饋情況及評定結(jié)果累積分值，科研單位對年度內(nèi)積分排名靠前或?qū)w有突出知識貢獻(xiàn)的員工進(jìn)行評優(yōu)獎勵，還可將知識共享積分納入年度員工績效考核，充分調(diào)動員工的主觀能動性，在單位內(nèi)部營造出良好的知識共享氛圍。
四、總結(jié)語
綜上所述，科研單位以知識管理為導(dǎo)向數(shù)字化構(gòu)建教育培訓(xùn)檔案，通過科學(xué)規(guī)劃建立并有效運(yùn)行教育培訓(xùn)系統(tǒng)平臺，既能使傳統(tǒng)的教育培訓(xùn)檔案實(shí)現(xiàn)高效的動態(tài)化實(shí)時管理，又能充分挖掘科研單位內(nèi)外部教育培訓(xùn)知識資源，將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識在集體內(nèi)部分享、再創(chuàng)造，實(shí)現(xiàn)科研單位知識財富的持續(xù)積累，使教育培訓(xùn)檔案得到最大程度的利用，促進(jìn)科研單位的創(chuàng)新發(fā)展和人才培養(yǎng)。
【論文參考】
[1]劉璇,張朋柱.知識管理在科研網(wǎng)絡(luò)及企業(yè)中的應(yīng)用研究[M].上海交通大學(xué)出版社,2015.
【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；數(shù)字化管理；模塊化設(shè)計
近年來，長慶油田開始了跨越式大發(fā)展，年產(chǎn)油氣當(dāng)量以數(shù)百萬噸的勢頭快速增長。為適應(yīng)油田大發(fā)展的新形勢，為了更有效進(jìn)行大規(guī)模的建設(shè)和生產(chǎn)管理，大幅度提高勞動生產(chǎn)率，長慶油田開始推廣一種新型的管理模式—數(shù)字化管理。作為長慶油田下屬的長慶培訓(xùn)中心，需要緊跟油田發(fā)展的步伐，開發(fā)長慶油田數(shù)字化管理培訓(xùn)課程勢在必行。
一、培訓(xùn)對象分析
本次培訓(xùn)的對象為中石油內(nèi)部的企業(yè)員工，他們是川慶鉆井公司下屬的部分員工，因?yàn)楣ぷ餍枰?，將轉(zhuǎn)崗為長慶油田公司一線的采油操作員工。由于來自不同單位（有鉆井工、井隊(duì)后勤人員等），人員結(jié)構(gòu)相對復(fù)雜，年齡整體偏大，學(xué)歷起點(diǎn)較低，對油氣生產(chǎn)現(xiàn)場了解較少。培訓(xùn)既要穩(wěn)定這部分轉(zhuǎn)崗員工的情緒，又要對他們進(jìn)行相關(guān)崗位的技能培訓(xùn)，培訓(xùn)難度較大。
二、培訓(xùn)課程定位
將此次轉(zhuǎn)崗員工培養(yǎng)為油田一線采油操作層員工。針對培訓(xùn)對象及培養(yǎng)定位，本次數(shù)字化管理課程培訓(xùn)設(shè)置，主要以掌握操作層必備的數(shù)字化知識為主，課程采用模塊教學(xué)方式，結(jié)合油田現(xiàn)場生產(chǎn)過程，做到與現(xiàn)場高度契合，輕儀器儀表工作原理介紹，重點(diǎn)介紹設(shè)備使用方法和安裝位置。做到理論和實(shí)際有序結(jié)合，為學(xué)員下廠后能夠盡快適應(yīng)油田數(shù)字化工作環(huán)境做好鋪墊。
三、課程設(shè)計思路及模塊分析
數(shù)字化管理課程采用模塊化設(shè)計思路，下面對設(shè)計的各模塊做詳細(xì)介紹。
1.油田數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)、思路、原則及組織架構(gòu)
油田數(shù)字化在信息化整體架構(gòu)上是生產(chǎn)的最前端，以井場、管線、增壓點(diǎn)（聯(lián)合站）等生產(chǎn)基本單元的生產(chǎn)過程監(jiān)控為主，完成數(shù)據(jù)的采集、過程監(jiān)控和動態(tài)分析。本模塊從介紹數(shù)字化和數(shù)字化管理概念入手，主要為學(xué)員介紹長慶油田采用數(shù)字化管理的必要性以及意義、長慶油田數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)、思路、原則及組織架構(gòu)，使培訓(xùn)學(xué)員明白長慶推行數(shù)字化管理的原因，對長慶數(shù)字化建設(shè)形成整體性的概念，進(jìn)而對長慶數(shù)字化管理方式產(chǎn)生認(rèn)同。
2.數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)
在油田數(shù)字化系統(tǒng)中是實(shí)現(xiàn)自動檢測和自動控制的首要環(huán)節(jié)。通過給培訓(xùn)學(xué)員介紹油田生產(chǎn)前端使用的各種自動控制儀表，重點(diǎn)介紹壓力變送器、溫度變送器、磁浮子液位計、流量計等儀表的安裝位置，簡單介紹其工作原理，介紹PLC與RTU的組成及使用，使學(xué)員認(rèn)識生產(chǎn)現(xiàn)場使用的設(shè)備，最終達(dá)到熟悉油田生產(chǎn)現(xiàn)場使用的儀器儀表的目的。
3.數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)
本模塊主要介紹有線傳輸和無線傳輸兩種數(shù)據(jù)傳輸方式以及傳輸媒介、傳輸設(shè)備。讓學(xué)員知道油氣生產(chǎn)現(xiàn)場采集到的數(shù)據(jù)是通過何種設(shè)備以及何種傳輸方式進(jìn)行雙向數(shù)據(jù)通訊的，達(dá)到了解傳輸媒介、認(rèn)識傳輸設(shè)備、清楚長慶油田基本的組網(wǎng)方式的教學(xué)效果。
4.視頻監(jiān)控系統(tǒng)
本模塊通過為學(xué)員介紹長慶井、站、管線等生產(chǎn)基本單元的生產(chǎn)過程監(jiān)控，以及油區(qū)主要道路設(shè)置的電子路卡。教師通過運(yùn)用動畫演示、多媒體等輔助教學(xué)手段，調(diào)動學(xué)員學(xué)習(xí)興趣，讓學(xué)員發(fā)現(xiàn)并體驗(yàn)到傳統(tǒng)巡井變成電子巡井的優(yōu)越性，體會到在油區(qū)關(guān)鍵路口安裝電子路卡后，在可疑車輛進(jìn)入油區(qū)后能進(jìn)行預(yù)警的功能。
5.數(shù)字化管理系統(tǒng)
是長慶油田數(shù)字化生產(chǎn)管理的重要組成部分。通過教師對數(shù)字化管理系統(tǒng)的模擬演示，使學(xué)員親身感受到長慶數(shù)字化生產(chǎn)管理實(shí)現(xiàn)的電子巡井功能、生產(chǎn)過程管理智能化診斷功能和表格自動生成功能。并切身體會到建立全油田統(tǒng)一的生產(chǎn)管理平臺的優(yōu)越性，所達(dá)到的強(qiáng)化安全、過程監(jiān)控、節(jié)約（人力）資源和提高效益的目的。
6.數(shù)字化場、站建設(shè)內(nèi)容
是指油田數(shù)字化井場、增壓點(diǎn)內(nèi)安裝的自動控制設(shè)備、數(shù)據(jù)傳輸設(shè)備以及執(zhí)行控制設(shè)備。通過給學(xué)員介紹設(shè)備名稱、安裝位置及使用的主要功能，最大程度貼近現(xiàn)場生產(chǎn)過程。通過大量的現(xiàn)場圖片、多媒體和視頻短片向?qū)W員全景展示長慶油田數(shù)字化的建設(shè)現(xiàn)狀。
7.數(shù)字化場、站參觀學(xué)習(xí)
由于轉(zhuǎn)崗員工對油氣生產(chǎn)現(xiàn)場了解較少，開展數(shù)字化井場、增壓點(diǎn)的參觀學(xué)習(xí)就尤為重要。長慶培訓(xùn)中心有自己的實(shí)訓(xùn)場地，可以進(jìn)行采油、采氣、集輸流程工藝的現(xiàn)場實(shí)訓(xùn)。讓培訓(xùn)學(xué)員看到數(shù)字化井場、增壓點(diǎn)及自動控制設(shè)備，對采油流程有更深入的了解，實(shí)地體驗(yàn)長慶數(shù)字化油田的發(fā)展變化，為他們下廠后更快、更好的適應(yīng)油田數(shù)字化的工作環(huán)境奠定良好的基礎(chǔ)。
8.數(shù)字化管理新技術(shù)
通過給培訓(xùn)學(xué)員介紹長慶油田在數(shù)字化油田管理上取得的豐碩成果，以及在應(yīng)用過程中產(chǎn)生的新技術(shù)、新工藝，讓學(xué)員了解到長慶油田通過不斷優(yōu)化地面工藝流程、優(yōu)化地面設(shè)施、優(yōu)化管理模式等方式，達(dá)到提升工藝過程的監(jiān)控水平和提升生產(chǎn)管理過程智能化水平的目的，也可以讓學(xué)員感受到長慶快速發(fā)展的步伐，體驗(yàn)到身為“長慶人”的自豪。
四、教學(xué)反饋
通過兩個多月的教學(xué)實(shí)踐，本課程采用模塊教學(xué)方法取得良好的教學(xué)效果。因?yàn)榫o貼油田生產(chǎn)現(xiàn)場，培訓(xùn)學(xué)員學(xué)習(xí)興趣濃厚，表現(xiàn)出強(qiáng)烈的求知欲望。學(xué)員通過數(shù)字化培訓(xùn)學(xué)習(xí)了解了長慶油田數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀，認(rèn)識到數(shù)字化在油田生產(chǎn)管理中的重要性，掌握了油田數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)知識和信息，為他們下廠后適應(yīng)油田數(shù)字化的新環(huán)境奠定了基礎(chǔ)。通過培訓(xùn)，學(xué)員轉(zhuǎn)變了固有的思維方式，對長慶數(shù)字化管理產(chǎn)生認(rèn)同感，有利于營造建設(shè)長慶數(shù)字油田的文化氛圍。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：文化館;檔案;數(shù)字化管理
一、前言
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)得到了非常廣泛的應(yīng)用，為了適應(yīng)當(dāng)今社會文化館檔案管理的要求，需要將數(shù)字化的管理方式運(yùn)用于文化館的檔案管理工作之中，進(jìn)而提升檔案管理工作的水平，從而為珍貴的檔案資料提供良好的管理。在文化館檔案管理的實(shí)際工作中，要對當(dāng)前檔案管理工作的不足進(jìn)行充分的分析，再通過有針對性的引入數(shù)字化的管理方式，進(jìn)而彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，經(jīng)數(shù)字化技術(shù)充分的運(yùn)用于檔案管理之中。
二、文化館檔案數(shù)字化管理的必要性
文化館檔案的數(shù)字化管理是指通過掃描、拍照、手打等方式，將紙質(zhì)的檔案資料輸入到數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器之中進(jìn)行存儲，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資料的存儲、備份以及檢索利用等。對文化館檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的必要性主要體現(xiàn)在以下幾方面：（1）由于檔案資料往往都記錄于紙張之中，而紙是一種比較脆弱的載體，經(jīng)過長時間的使用會不可避免的發(fā)生不同程度的破損，會對檔案資料的完整性造成嚴(yán)重的影響，因此，將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式有利于檔案資料的安全保存；（2）由于紙質(zhì)檔案會占用大量的空間，隨著檔案數(shù)量的不斷增多，對其進(jìn)行管理的難度也會越來越大，尤其是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行查閱時，會浪費(fèi)大量的時間，通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，能夠大大提高查閱效率，而且還有利于紙質(zhì)檔案的集中管理。
三、文化館檔案數(shù)字化管理的問題所在
由于檔案的數(shù)字化管理所涉及到的內(nèi)容較多，而且具有非常強(qiáng)的專業(yè)性，在當(dāng)前文化館檔案數(shù)字化管理過程中，存在著如下的問題：（1）檔案數(shù)字化處理設(shè)備配備不足，某些文化館的數(shù)字化處理設(shè)備還比較落后，僅配備了計算機(jī)和掃描機(jī)等最基本的處理設(shè)備。在對文化館檔案進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化過程中，還停留在本機(jī)上處理本機(jī)上保存的管理模式，沒有專業(yè)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、存儲設(shè)備及配套的安全設(shè)備。同時，還無法對數(shù)字檔案進(jìn)行有效的共享和進(jìn)行異地備份，導(dǎo)致數(shù)字檔案的安全性無法得到有效的保障。（2）檔案館缺少專業(yè)的數(shù)字化管理人員，文化館中的檔案管理人員往往都缺乏檔案數(shù)字化管理的理念，也就無法對數(shù)字化檔案進(jìn)行良好的管理。同時，檔案管也沒有對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)全面的數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)，雖然很多檔案管引入了先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理軟件，但是檔案管理人員缺乏相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理知識，也就無法充分的發(fā)揮出檔案管理軟件的作用。
四、提高文化館檔案的數(shù)字化管理水平的有效措施
為了進(jìn)一步提高文化館檔案的數(shù)字化管理水平，需要結(jié)合當(dāng)前數(shù)字化檔案管理的實(shí)際情況，采取以下有效的改進(jìn)措施：（1）加大數(shù)字化檔案管理的投入，配備充足的數(shù)字化檔案管理設(shè)備。文化檔案館要加大檔案數(shù)字化管理設(shè)備的投入資金，并建立有效的監(jiān)督機(jī)制，確保資金能夠有效的投入到檔案數(shù)字化管理設(shè)備上。在設(shè)備類型的選擇上，要充分的考慮當(dāng)前文化館的實(shí)際需要以及經(jīng)濟(jì)上的合理性，優(yōu)選出技術(shù)先進(jìn)經(jīng)濟(jì)合理的數(shù)字化檔案管理設(shè)備，進(jìn)而提高檔案管理的數(shù)字化水平。（2）制定切實(shí)可行的人才引進(jìn)制度和培訓(xùn)制度，文化館要通過引進(jìn)專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人員和對檔案管理人員進(jìn)行有效的數(shù)字化管理培訓(xùn)，進(jìn)而提高檔案管理人員整體的數(shù)字化管理水平。文化館要加大人才引進(jìn)資金的投入，進(jìn)而吸引到更多優(yōu)秀的檔案數(shù)字化管理人才，從而快速提升檔案管理人員的整體水平。同時，還要加強(qiáng)檔案管理人員的數(shù)字化管理培訓(xùn)，通過進(jìn)行系統(tǒng)全面的有效培訓(xùn)，逐步提高檔案管理人員的整體數(shù)字化管理水平。
五、結(jié)語
綜上所示，在文化館的檔案管理工作中引入數(shù)字化的管理方式是大勢所趨，也是檔案管理發(fā)展的實(shí)際要求。通過對文化館檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，能夠有效的提高檔案的安全性，在實(shí)際的文化館檔案管理過程中，要對檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行充分的分析，尤其是檔案數(shù)字管理中存在的問題，進(jìn)而對問題采取有針對性的改進(jìn)措施，從而提高檔案管理的數(shù)字化水平。
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1、配合《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的全面實(shí)施，舉辦機(jī)關(guān)和企事業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化培訓(xùn)班1期。培訓(xùn)內(nèi)容為《歸檔文件整理規(guī)則》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》及國家、省檔案局近年來頒發(fā)的有關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范。培訓(xùn)對象為機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企業(yè)、事業(yè)單位的專兼職檔案人員。時間安排在4月份。
2、舉辦會計檔案管理培訓(xùn)班1期。培訓(xùn)內(nèi)容為《會計檔案管理辦法》及相關(guān)專業(yè)知識。培訓(xùn)對象為機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企業(yè)、事業(yè)單位的會計檔案管理人員。時間安排在5月份。
3、認(rèn)真貫徹實(shí)施省檔案局、省人事廳《省檔案人員持證上崗管理辦法》，全面推行檔案人員持證上崗制度。舉辦檔案人員職業(yè)資格證書培訓(xùn)班1期。培訓(xùn)采用省檔案人員培訓(xùn)材，主要內(nèi)容為檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識。培訓(xùn)對象為全市尚未取得檔案職業(yè)資格證書的專兼職檔案人員。時間安排在6月份。
4、舉辦檔案行政執(zhí)法人員培訓(xùn)班1期。培訓(xùn)內(nèi)容為檔案法律法規(guī)基礎(chǔ)知識，執(zhí)法工作的程序、規(guī)范和具體要求。培訓(xùn)對象為市、縣（區(qū)）檔案局檔案行政執(zhí)法人員。時間安排在6月份。
5、舉辦檔案通訊員培訓(xùn)班1期。培訓(xùn)內(nèi)容為檔案通訊、信息報道寫作知識。培訓(xùn)對象為新聘任的全市檔案通訊員。時間安排在3月份。
6、舉辦電子文件歸檔與管理，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。培訓(xùn)內(nèi)容為電子文件歸檔與管理，檔案數(shù)字化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識及操作技能。培訓(xùn)對象為全市檔案管理人員。時間安排在4月份。
7、與市建設(shè)局、規(guī)劃局聯(lián)合舉辦重點(diǎn)工程檔案管理培訓(xùn)班1期。培訓(xùn)內(nèi)容為重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理知識。培訓(xùn)對象為全市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目主管和承建單位專兼職檔案人員。時間安排在8月份。
8、舉辦“市檔案管理系統(tǒng)”業(yè)務(wù)培訓(xùn)班1—2期。培訓(xùn)內(nèi)容為檔案管理系統(tǒng)軟件的操作技能和《省電子文件歸檔與管理辦法》。培訓(xùn)對象為全市有權(quán)使用“檔案管理系統(tǒng)”單位具體操作管理人員和檔案人員。時間安排在4月底。
二、培訓(xùn)要求
1、教育培訓(xùn)是提高檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新能力的有效途徑，希望各單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視，積極為檔案人員參加教育培訓(xùn)創(chuàng)造條件，認(rèn)真組織本地區(qū)、本系統(tǒng)的專兼職檔案人員參加培訓(xùn)。
2、舉辦培訓(xùn)部門要端正指導(dǎo)思想，嚴(yán)格遵守報批程序，精心組織，統(tǒng)籌規(guī)劃，堅(jiān)持按需施教的原則，采取切實(shí)有效措施組織好教育培訓(xùn)工作，確保培訓(xùn)質(zhì)量。
隸屬于技術(shù)中心的技術(shù)資料中心對擁有技術(shù)檔案的企業(yè)各部門的資料管理員進(jìn)行了系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，并在實(shí)際的工作中指導(dǎo)、監(jiān)督各部門現(xiàn)有技術(shù)檔案的收集、歸檔，及現(xiàn)場操作的文件控制。
一、技術(shù)資料中心檔案管理網(wǎng)站建設(shè)成效顯著
技術(shù)資料中心從建廠初期就開始著手建立檔案信息化項(xiàng)目的規(guī)劃、選型和調(diào)研工作，技術(shù)資料中心檔案管理軟件系統(tǒng)本著符合國家有關(guān)檔案工作和計算機(jī)信息系統(tǒng)管理?xiàng)l例和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則。
目前，已完成了檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫，輸入案卷級、文件級目錄共萬余條，完成目錄檢查校對和開放檔案審查，實(shí)現(xiàn)了檔案資料文件級目錄計算機(jī)檢索，既提高了日常工作效率，又為檔案信息的開發(fā)利用提供了極大的方便。資料中心在接收紙質(zhì)檔案及其目錄的同時，還增加了接收電子文件級目錄。
自去年初正式運(yùn)行以來，技術(shù)資料中心檔案數(shù)字化管理取得了顯著的成效，主要表現(xiàn)在以下幾方面：
1．檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)，對傳統(tǒng)檔案工作管理流程上做了適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，把一些程序化的工作交應(yīng)用系統(tǒng)來完成。主要建設(shè)了檔案綜合管理系統(tǒng)：包括對電子檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、編研等；檔案資源利用系統(tǒng)：通過身份認(rèn)證等技術(shù)手段，提供現(xiàn)場查詢、網(wǎng)上查詢。
2．建立并完善了檔案數(shù)字信息安全保障體系。包括應(yīng)用安全、數(shù)據(jù)安全、安全管理等方面，采用多級權(quán)限和密碼管理，各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。
3．字段靈活，多種檢索方式。包括：全文檢索、模糊檢索等檢索方式，能和多種格式的文件直接進(jìn)行內(nèi)容抽取和索引，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的共享，使用戶能及時方便地查詢利用有關(guān)的檔案信息。
二、技術(shù)資料中心檔案信息數(shù)字化進(jìn)程中存在的問題及對策
然而，目前我們的檔案數(shù)字化建設(shè)還處在探索和發(fā)展的階段，數(shù)字化管理的優(yōu)勢未能充分發(fā)揮，因此，在很多地方還存在著大大小小的問題，在工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。
1．檔案信息的安全建設(shè)。檔案信息數(shù)字化建設(shè)中必須采取一系列的措施保證檔案信息的保密和安全，采取的措施主要為制度管理和技術(shù)保證兩類，在數(shù)字化建設(shè)過程中對此應(yīng)形成一套嚴(yán)格的管理制度體系，并有相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行自動控制，才能做到更加嚴(yán)密。如，對不同用戶根據(jù)權(quán)限提供全文檔案信息；對機(jī)密性的、不開放的檔案不存放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上；使用Intemet技術(shù)，提供授權(quán)的檔案信息服務(wù)；建立數(shù)據(jù)備份、制作只讀光盤；建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防火墻、進(jìn)行數(shù)據(jù)加密等。
2．建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫。一個高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字信息主要需要達(dá)到以下質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：一是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；二是數(shù)據(jù)項(xiàng)目和內(nèi)容的完整性；三是數(shù)據(jù)的規(guī)范性；四是數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性；五是數(shù)據(jù)的時效性。因此建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫是檔案信息數(shù)字化的核心工作。我們應(yīng)該加強(qiáng)文件性數(shù)據(jù)庫的建設(shè)(主要用于完整地載入檔案文件資料，使人們可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。)豐富館藏內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)利用者“足不出戶”查閱所需資料。
3．加快人員素質(zhì)培養(yǎng)和引進(jìn)。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理由過去的勞動密集型轉(zhuǎn)變?yōu)橐袁F(xiàn)代化辦公設(shè)備為依托的知識密集型工作模式，檔案數(shù)字化建設(shè)的過程與新知識、新技術(shù)的普及和應(yīng)用密不可分，所以檔案管理人員的素質(zhì)要求是關(guān)系到檔案信息化建設(shè)成敗的另一個關(guān)鍵因素。因此，應(yīng)加大在職檔案人員的崗位培訓(xùn)力度，重點(diǎn)學(xué)習(xí)與信息化相關(guān)的系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫運(yùn)行管理等，同時重視引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)人才，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。
引言
檔案是非常重要的信息資源，為不同單位所普遍關(guān)注和重視。隨著信息技術(shù)發(fā)展與進(jìn)步，檔案信息數(shù)字化逐漸成為一種趨勢，它在提高檔案工作水平的同時，也對檔案工作提出更高要求。但目前檔案信息化和檔案工作仍然存在不足，今后需采取改進(jìn)和完善對策，從而更好順應(yīng)檔案信息數(shù)字化趨勢，促進(jìn)檔案工作水平提高，為人們提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
一、檔案信息數(shù)字化的概念與特征
隨著計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在檔案工作的應(yīng)用，檔案信息數(shù)字化逐漸成為一種趨勢，它具有自身顯著特征，對檔案工作有效開展產(chǎn)生積極作用。
1.概念。檔案信息數(shù)字化是隨著信息技術(shù)發(fā)展和在檔案工作的應(yīng)用而出現(xiàn)的，它指的是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等，將紙質(zhì)文件、聲像資料，系統(tǒng)組成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。并建立檢索目錄，方便對信息的管理和查詢。其建設(shè)路徑是將紙質(zhì)檔案掃描并存儲于檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資料傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化，方便信息資料共享，更好滿足用戶需要。
2.特征。檔案信息數(shù)字化是檔案管理的一種重要趨勢，它具有自身顯著特點(diǎn)和優(yōu)勢。不僅節(jié)約檔案信息的存儲空間，方便資料查詢，還大大方便對信息資料的檢索和存儲，有利于實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高檔案信息傳輸?shù)陌踩耘c可靠性。同時還能強(qiáng)化檔案信息的實(shí)時性與動態(tài)性，方便對信息資源的整理與加工，讓讀者更為便捷的獲取所需要的信息資料。因而在檔案工作中越來越受到人們重視，其應(yīng)用也變得更為廣泛。
二、檔案信息數(shù)字化視野下審視檔案工作的不足
檔案信息數(shù)字化對各項(xiàng)工作開展具有積極作用，有利于提高檔案工作水平和服務(wù)質(zhì)量。但由于受到制度、人員等因素制約，目前檔案工作仍然存在不足，影響檔案信息化建設(shè)，存在的問題主要體現(xiàn)在以下方面。
1.數(shù)字檔案信息資源不足。由于受到技術(shù)、人員等因素制約，數(shù)字檔案信息資源存在不足，網(wǎng)上檔案信息內(nèi)容缺乏，網(wǎng)站提供的信息資源較少，難以滿足用戶需要。一些網(wǎng)站即使為用戶提供檔案信息資源，但只給出目錄，讀者無法獲取所需要的信息資源，影響檔案信息資源充分利用，制約其價值充分發(fā)揮，這是今后需改進(jìn)和完善的內(nèi)容。
2.檔案信息真實(shí)性難以保證。一些工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，在對檔案信息資源數(shù)字化處理過程中，由于電子信息資源具有可讀寫行的特征，人為對信息資源做了修改，并且修改后沒有做出任何記錄。導(dǎo)致信息化處理后的檔案信息與原始資料不符合，失去真實(shí)性，難以有效發(fā)揮指導(dǎo)和參考作用。
3.檔案信息安全性問題突出。信息化之后的檔案資料安全問題尤為突出，互聯(lián)網(wǎng)會面臨來自各方的攻擊，黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒等都會侵入電腦程序，攔截重要的數(shù)據(jù)資料，或者遭到病毒攻擊，導(dǎo)致檔案信息資料丟失，影響檔案信息資料的真實(shí)性與有效性。為確保檔案信息安全，采用殺毒軟件或其他防病毒攻擊措施是十分必要的。
4.對工作人員素質(zhì)要求較高。檔案信息數(shù)字化對工作人員素質(zhì)提出更高要求，他們不僅要具備檔案管理基礎(chǔ)知識，掌握編號、存檔、查詢等工作流程。同時還要掌握計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)使用方法，能對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，做好資料編號及存儲工作，能建立數(shù)據(jù)庫和索引目錄，方便對檔案信息的查詢。同時還要明確檔案工作流程，嚴(yán)格遵循規(guī)范要求開展檔案管理的各項(xiàng)工作，提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量。
三、基于檔案信息數(shù)字化的檔案工作策略
為應(yīng)對檔案信息數(shù)字化趨勢，提高工作水平，根據(jù)存在的不足，筆者認(rèn)為今后應(yīng)采取以下改進(jìn)和完善對策。
1.重視檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)工作。相關(guān)單位和工作人員要提高思想認(rèn)識，順應(yīng)檔案信息數(shù)字化趨勢，在技術(shù)、資金、人員等方面加大支持力度，建立相應(yīng)的網(wǎng)站，錄入檔案信息資料，方便人們獲取相關(guān)信息。在建立網(wǎng)站的同時，還要重視網(wǎng)站維護(hù)與管理，構(gòu)建檢索目錄，方便讀者查詢和獲取信息資源，促進(jìn)信息資源開發(fā)，推動信息資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，滿足用戶對檔案信息資源的獲取和需要。
2.完善基礎(chǔ)設(shè)施，確保檔案信息真實(shí)。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不僅影響檔案信息數(shù)字化進(jìn)程，還對提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平產(chǎn)生重要影響，因而要高度重視該項(xiàng)工作，不斷完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案管理部門要借鑒已有的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)成果，建立電子檔案接收應(yīng)用系統(tǒng)，為檔案信息的歸檔、接收、保管和利用創(chuàng)造條件。完善檔案檢索目錄、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，推動檔案信息數(shù)字化建設(shè)順利進(jìn)行。工作人員要提高自己的責(zé)任心，嚴(yán)格按規(guī)定辦事，不得隨意修改檔案信息資源，嚴(yán)格按照規(guī)范流程做好檔案管理的每項(xiàng)工作，確保檔案信息真實(shí)有效，提高服務(wù)質(zhì)量。
3.采用技術(shù)對策，保障檔案信息安全。采取有效的技術(shù)對策，提高檔案管理水平，加強(qiáng)安全防范工作，確保檔案信息安全。為保障數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站安全，要重視安全管理技術(shù)應(yīng)用，包括防火墻技術(shù)、訪問加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等。通過這些技術(shù)的應(yīng)用，能有效防止黑客攻擊和非法訪問，避免檔案信息資源丟失，保障檔案信息安全。做好檔案信息備份工作，避免信息資料丟失而影響服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)一步提高檔案管理水平。
4.注重管理培訓(xùn)，提高工作人員素質(zhì)。要注重引進(jìn)基礎(chǔ)知識扎實(shí)，經(jīng)驗(yàn)豐富，責(zé)任心強(qiáng)的工作人員，既懂管理又懂技術(shù)，能熟練進(jìn)行計算機(jī)操作，滿足檔案信息數(shù)字化管理需要，提高管理工作效率。重視工作人員的培訓(xùn)，采用現(xiàn)場授課、講座、撰寫心得體會等方式，做好工作人員培訓(xùn)工作，促進(jìn)他們業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)提高，能更好順應(yīng)檔案工作需要，提高工作技能。工作人員也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，遵循規(guī)章制度和檔案工作流程，能熟練操作計算機(jī)技術(shù)，做好檔案的日常維護(hù)工作，確保檔案信息安全，更好滿足用戶獲取信息資源的需要。
5.完善規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)制度化規(guī)范化。結(jié)合檔案信息數(shù)字化趨勢和管理工作需要，建立健全完善的管理規(guī)章制度，有效規(guī)范各項(xiàng)工作。制定檔案信息數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)持規(guī)范和統(tǒng)一原則，按照統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對檔案信息進(jìn)行歸檔，使數(shù)字檔案的保管、傳遞、利用都實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和流程化，更好滿足檔案信息數(shù)字化需要。另外還要結(jié)合新形勢和新情況，不斷修訂和完善檔案管理規(guī)章制度，更好適應(yīng)具體工作需要，推動各項(xiàng)工作制度化和規(guī)范化。
【關(guān)鍵詞】藝術(shù)檔案；數(shù)字化；管理研究
藝術(shù)檔案是我國悠久的歷史文化遺產(chǎn)，也是藝術(shù)工作的辛勤勞動結(jié)晶。因此對于其管理質(zhì)量已經(jīng)引起相關(guān)部門的高度重視。隨著時代的進(jìn)步，藝術(shù)檔案采用了數(shù)字化的管理模式，將傳統(tǒng)存貯介質(zhì)的各種藝術(shù)檔案資料，利用現(xiàn)代化的科技手段，如：掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段，演變成新穎豐富的圖片文件、聲音文件或錄像文件模式，并通過各種查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，為藝術(shù)檔案資源提供了方便、快捷的儲存通道。
一、藝術(shù)檔案數(shù)字化管理的重要性
（一）符合新時期我國文化藝術(shù)事業(yè)發(fā)展的需求。傳統(tǒng)藝術(shù)檔案基本都是以紙質(zhì)、實(shí)物等介質(zhì)為主的檔案資料，給原始檔案管理工作增加了很大的難度。并且受傳統(tǒng)思想的束縛，其管理效率普遍偏低，致使很多信息來源得不到充分的共享，出現(xiàn)很多失誤、差錯等問題，嚴(yán)重影響了藝術(shù)檔案的完整性和安全性，使其管理質(zhì)量缺乏可靠的保障。通過利用數(shù)字化的管理模式，既解決了以往檔案庫存管理的弊端，使其適應(yīng)當(dāng)前藝術(shù)檔案管理的需求，又極大地提升了管理人員的工作效率和業(yè)務(wù)能力。
（二）方便快捷的查閱需求和信息傳遞需求。以往查閱藝術(shù)檔案資源都要依靠手工操作來進(jìn)行，這種查閱方式既延長了查閱周期，又使其無法滿足現(xiàn)代快節(jié)奏的社會需求。隨著計算機(jī)技術(shù)的普及應(yīng)用，檔案管理也采用了數(shù)字化的管理模式，將傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料全部轉(zhuǎn)化成高科技的電子形式，并把電子檔案有效地保存到計算機(jī)存儲硬盤中，不但擴(kuò)充了保存空間，簡化了貯存模式，也極大地方便了工作人員的檢索與查閱。并且其完全不受任何介質(zhì)的約束，隨時隨地都可以進(jìn)行閱覽和利用，既使處在同一個電子文件中的不同檔案形式也可以進(jìn)行長期的存放，如：文字、聲音、圖像、視頻等文件，充分體現(xiàn)了藝術(shù)檔案的規(guī)范化管理，使其可以保持永久的完整性和實(shí)效性。同時通過數(shù)字化的管理，還可以針對不同查閱目的的文件進(jìn)行分門別類的管理，方便日后管理人員對檔案的借鑒、研究和分析等活動的進(jìn)行，使其滿足各種不同的查閱需求。
二、藝術(shù)檔案數(shù)字化資源的管理研究
（一）數(shù)字化資源管理方法。進(jìn)入新時期以后，我國科技技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)取得了十分顯著的成績。相對數(shù)字化的檔案管理也可以采用先進(jìn)的管理技術(shù)，來實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理目的?？衫脮r下流行的多媒體技術(shù)或超文本技術(shù)，將傳統(tǒng)檔案資料演變成新穎豐富的圖像、文字、視頻等文件形式，使其更加可視化。同時為了加強(qiáng)藝術(shù)檔案的保密性質(zhì)，還可利用先進(jìn)的安全加密技術(shù)對檔案資料進(jìn)行安全管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料的完整性和科學(xué)性。
（二）數(shù)字化資源的安全管理措施。為了做好藝術(shù)檔案的數(shù)字化管理工作，首先就要實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享，使其可以不受任何介質(zhì)的約束，隨時保證人們的查閱和訪問。可利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺等先進(jìn)技術(shù)來進(jìn)行。其次為了保證檔案數(shù)字化資源的準(zhǔn)確性和實(shí)用性，避免出現(xiàn)任何網(wǎng)絡(luò)安全問題，就要加大檔案數(shù)字化資源的維護(hù)力度，利用加密技術(shù)來保證知識產(chǎn)品的安全存儲，并設(shè)置資源版權(quán)保護(hù) 、系統(tǒng)密碼保護(hù)等防御措施，建立合理的安全保護(hù)機(jī)制，如：數(shù)據(jù)備份、災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制、資源異質(zhì)備份及資源異地備份等手段，從根本上維護(hù)數(shù)字化資源和其網(wǎng)絡(luò)平臺的安全。
三、提高藝術(shù)檔案數(shù)字化工作的建議
（一）科學(xué)利用和開發(fā)各類藝術(shù)檔案資源。利用先進(jìn)的科技手段，有效地開發(fā)出各地檔案管理部門的多種藝術(shù)檔案資源，并取其精華進(jìn)行合理地利用，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檢索技術(shù)與數(shù)字化管理技術(shù)，從而促進(jìn)我國的經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)。另外由于我國各種藝術(shù)檔案資源館的分布范圍較為廣泛，所以應(yīng)加大對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的利用，采用更為先進(jìn)的數(shù)字化管理模式，為藝術(shù)檔案資源館的長期發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)途徑。
（二）加大檔案資料管理的數(shù)字化教育。為了更好地實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案的數(shù)字化管理，首先應(yīng)該提高管理人員的綜合素質(zhì)，加大對其的數(shù)字化教育，使之成為高水平、高技術(shù)、高管理的復(fù)合型人才。其次完善當(dāng)下數(shù)字化教育的教學(xué)內(nèi)容，提高管理人才的競爭能力，使其在工作崗位中發(fā)揮自身優(yōu)勢，完全掌握現(xiàn)代化的檔案資料管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料信息管理的數(shù)字化建設(shè)。此外還要定期對從業(yè)人員開展專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)活動，尤其是加強(qiáng)對計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的教育培養(yǎng)，既提高管理人員的工作水平和效率，也加強(qiáng)了其在經(jīng)濟(jì)信息開發(fā)與研究方面的能力，使之成為綜合數(shù)字化檔案管理人才。
四、結(jié)束語
綜上所述，藝術(shù)檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)是各檔案資源館勢在必行的發(fā)展趨勢，不僅打破傳統(tǒng)管理的弊端，有效保證了藝術(shù)檔案的完整性和科學(xué)性，也加快了檔案資源的共享速度，使其滿足當(dāng)下社會快節(jié)奏的查閱需求，為推動社會文化藝術(shù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
【參考文獻(xiàn)】
[關(guān)鍵詞]信息化；石油物資；管理系統(tǒng)
中圖分類號：F426.22 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）08-0178-01
物資系統(tǒng)管理“一體化”，有助于創(chuàng)新企業(yè)管理，提升企業(yè)競爭力。石油行業(yè)中物資管理的重點(diǎn)便是向信息化方向偏移，建立起全新的物資商務(wù)管理平臺，利用信息化技術(shù)提升物資管理的安全性和效率，促進(jìn)我國石油行業(yè)在國際的競爭力，幫助石油行業(yè)更加長遠(yuǎn)的發(fā)展下去。
一、我國石油物資管理模式與國際先進(jìn)物資管理相比較
1、物資運(yùn)轉(zhuǎn)的準(zhǔn)確性、及時性以及周期性存在較大差異
綜合性研究分析能力以及跨學(xué)科系統(tǒng)的集成存在著較大差異，跨學(xué)科系統(tǒng)集成可以促使鉆井前地質(zhì)以及物理地球評價周期減少一半左右，相關(guān)人員可以有更多的時間對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析解釋，減少了數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與整理的時間，整體提升了物資管理的準(zhǔn)確性和及時性。我國物資運(yùn)轉(zhuǎn)的準(zhǔn)確性、及時性、周期性與國際先進(jìn)物資管理比較，相對較為落后。
2、物資數(shù)據(jù)化管理以及生產(chǎn)運(yùn)行管理存在較大差異
國際石油公司基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)石油井場數(shù)據(jù)的實(shí)時傳輸以及自動化采集，并且已經(jīng)建立起了全球化的數(shù)據(jù)庫倉庫，運(yùn)用數(shù)據(jù)倉庫對一些數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化處理。一些國外公司通過互聯(lián)網(wǎng)跨地域進(jìn)行現(xiàn)場管理，實(shí)現(xiàn)了虛擬、遠(yuǎn)程、協(xié)作辦公。目前全球已經(jīng)將近90%的石油企業(yè)實(shí)行具有針對性的ERP系統(tǒng)，一些企業(yè)之中協(xié)同電子商務(wù)已經(jīng)初具規(guī)模。
3、業(yè)務(wù)運(yùn)作模式存在差異
國際石油企業(yè)采用分散執(zhí)行、其中采購的模式，這種模式在企業(yè)的采購中占有很大優(yōu)勢，然而國內(nèi)石油企業(yè)則是采用自行采購為主要途徑，總部其中采購為次要途經(jīng)，企業(yè)總體集中采購在整個采購過程中占有較小的比重。國際石油企業(yè)主要采用的采購方式為框架協(xié)議，減少了采購過程中的重復(fù)操作，大大的提高了采購工作效率，而國內(nèi)采購方為一單一簽的比價采購，工作效率普遍偏低。國際企業(yè)充分利用計算機(jī)提高工作效率，降低錯誤率，而國內(nèi)數(shù)據(jù)自動化程度相對較低。
4、供應(yīng)商的管理方面存在差異
與國際企業(yè)相比，供應(yīng)商在管理方面也存在著較大差距，國際企業(yè)供應(yīng)商的網(wǎng)絡(luò)規(guī)模在逐漸減少，并且加強(qiáng)了主力和戰(zhàn)略供應(yīng)商的培育力度，采購方向也是逐漸向著主力供應(yīng)商和戰(zhàn)略供應(yīng)商方面偏移，采用業(yè)績引導(dǎo)性訂貨，與上年度業(yè)績評價較好的供應(yīng)商進(jìn)行合作交易，國內(nèi)企業(yè)供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)也在逐漸增加，但戰(zhàn)略供應(yīng)商與主力供應(yīng)商的培育工作才初步確立，效果并不明顯，業(yè)績的引導(dǎo)供貨體制也才建立不久，發(fā)揮的作用甚微。
二、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化綜合水平有待提高
1、供應(yīng)信息缺乏整合
油田生產(chǎn)較為特殊，其中存在著諸多小批量批次問題，而且物資供應(yīng)生產(chǎn)批量生產(chǎn)中存在一些高批量問題，供應(yīng)與實(shí)際需要并不匹配。同一物資往往來自不同的供應(yīng)商，造成物資的供應(yīng)信息缺乏整合性，導(dǎo)向性的水平偏低。供應(yīng)商資料檔案的不完整性，促使供應(yīng)商的選擇性較大，導(dǎo)致信息波動性大，對于建立長期穩(wěn)定的合作產(chǎn)生不利影響。
2、信息溝通以及油田與企業(yè)間缺乏交流
在采購時企業(yè)會保存一些私有信息，擔(dān)心給予供應(yīng)商角較多的信息，就會加大對方的籌碼。并且供應(yīng)商之間也相互隱瞞信息，導(dǎo)致供應(yīng)商與采購之間不能有效溝通。石油企業(yè)較為復(fù)雜，為了確保生產(chǎn)，往往會大量進(jìn)料、多級儲備以及層層設(shè)庫，用大庫存保證生產(chǎn)，造成物資的大量積壓，從而導(dǎo)致資金的過渡占用，庫存成本較高。
3、石油企業(yè)對物資需求量大
石油企業(yè)對于物資的需求量大而且種類繁多，物資信息不能及時共享，信息的反饋渠道不通暢，促使物資調(diào)劑失衡，傳統(tǒng)的信息反饋機(jī)制不但浪費(fèi)時間而且浪費(fèi)資金，極易導(dǎo)致積壓和短缺告急等現(xiàn)狀，不僅對經(jīng)濟(jì)造成了一定的損失，還增加了市場決策的難度，信息系統(tǒng)的使用效率不高，信息沒有得到及時的處理，對企業(yè)而言將會造成巨大的損失。
三、以信息化施工物資管理模式創(chuàng)新策略
1、優(yōu)化信息平臺系統(tǒng)
通過數(shù)字化采購技術(shù)，來優(yōu)化信息平臺系統(tǒng)，應(yīng)該建立健全的信息反饋系統(tǒng)，統(tǒng)計需求的信息，信息反饋是由信息的雙向性所決定，反饋來源主要由物資部門根據(jù)系統(tǒng)反饋，從而統(tǒng)計出所需物資的數(shù)量；其次要設(shè)計供應(yīng)商的信息管理系統(tǒng)，可以通關(guān)各種檔案記錄方式，記錄各個供應(yīng)商之間的物資信息，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)分析出一些性價比較高的供應(yīng)商，進(jìn)行長期的合作；最后需要構(gòu)建動態(tài)信息的跟蹤管理系統(tǒng)，從采購到分配整個過程進(jìn)行記錄。用數(shù)字化采購技術(shù)來優(yōu)化信息平臺，是時展的必然趨勢。
2、信息化管理培訓(xùn)
增強(qiáng)對員工的信息化管理培訓(xùn)，提升員工實(shí)際操作的能力，增加信息化知識的儲備，如此才能夠從根源上加快石油物資信息化管理體系的進(jìn)程，通過石油行業(yè)與信息化技能可以協(xié)助信息化平臺更加符合我國石油業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，合理配置資源制定出一個全新的石油物資的信息化管理平臺。
3、增強(qiáng)數(shù)據(jù)挖掘力度，提升業(yè)務(wù)水平
以大數(shù)據(jù)處理為契機(jī)，利用信息化技術(shù)增強(qiáng)對數(shù)據(jù)的挖掘力度。大數(shù)據(jù)時代到來不但為石油物資管理帶來了新活力，而且也注入了新的生命力，以信息化技術(shù)作為數(shù)據(jù)收集的基本來源，增強(qiáng)信息化管理的綜合水平，對獲取的大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析以及合理利用，進(jìn)而提升業(yè)務(wù)水平。石油物資信息化管理要結(jié)合石油物資本身的特性，建立起各種特色的管理系統(tǒng)，并建立一套能夠整合子系統(tǒng)的大系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息的分配與共享。
結(jié)束語
石油物資信息化管理機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，我國石油行業(yè)管理模式也在進(jìn)一步的革新之中，我國石油物資管理模式與國際先進(jìn)物資管理相比較，在物資運(yùn)轉(zhuǎn)的準(zhǔn)確性、及時性以及周期性、物資數(shù)據(jù)化管理以及生產(chǎn)運(yùn)行管理、物資供應(yīng)建、業(yè)務(wù)運(yùn)作模式、供應(yīng)商的管理等方面存在著較大差異，我國石油行業(yè)整體與國際行業(yè)間的差距較大，通過本文的研究與探討，以信息化施工物資管理模式創(chuàng)新提出一些策略，首先統(tǒng)一信息平臺的搭建；其次加強(qiáng)信息化管理培訓(xùn)；最后增強(qiáng)信息管理的綜合水平，如此才能促進(jìn)我國石油行業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
