時(shí)間：2022-06-03 21:33:42
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇高校宣傳辦公室，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關(guān)鍵詞：高等學(xué)校 院級(jí)辦公室 職能 創(chuàng)新
中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1673－291X（2011）26－0175－02
近十年來(lái)，高校的發(fā)展與變化隨著教育改革模式的轉(zhuǎn)變、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、學(xué)校自進(jìn)一步擴(kuò)大以及高校教育的機(jī)制日趨與國(guó)際接軌，使國(guó)內(nèi)高校的管理模式動(dòng)蕩起伏，為適合外部環(huán)境，高校也與許多企業(yè)一樣在求生存、求發(fā)展，從綜合性、專業(yè)特點(diǎn)、區(qū)域文化、學(xué)術(shù)建設(shè)等方面進(jìn)行改革，采用高校合并、分離重組、合作辦學(xué)等多渠道途徑，目的是把學(xué)校辦得有特色，辦大辦強(qiáng)。
目前，很多高校把過(guò)去的系按類別分劃后組成學(xué)院，由教學(xué)單位的系級(jí)管理變更到院級(jí)管理，并在學(xué)院設(shè)置一套較完善的管理班子由學(xué)校的職能部門直接領(lǐng)導(dǎo)。例如，云南大學(xué)的數(shù)學(xué)系在近十年來(lái)就前后與物理系、地球科學(xué)系合成了理學(xué)院，后又拆開與物理系組成了數(shù)理學(xué)院，現(xiàn)又與統(tǒng)計(jì)系組成數(shù)學(xué)與統(tǒng)計(jì)學(xué)院，這種變更相對(duì)學(xué)校的發(fā)展及學(xué)科的建設(shè)具有一定的科學(xué)性。在這種變更中辦公室的職能在學(xué)校的整體規(guī)劃下變化不大，但人員的職能定位卻會(huì)發(fā)生改變，可能會(huì)有人員的重組、崗位沖突等等情況，面對(duì)此類情況，辦公室的管理人員認(rèn)識(shí)、狀態(tài)、素質(zhì)怎么培養(yǎng)？如何在新環(huán)境中求創(chuàng)新、尋發(fā)展，這成了辦公室管理人員要面對(duì)的首要問(wèn)題。
一、管理人員職能的認(rèn)識(shí)性拓展
目前，高校的管理重心下移，二級(jí)學(xué)院的管理日趨發(fā)展成熟。實(shí)行學(xué)院制建設(shè)后，學(xué)院成為擁有相應(yīng)權(quán)責(zé)的管理實(shí)體。隨著學(xué)院管理自利的擴(kuò)大，辦公室的管理人員肩負(fù)的責(zé)任、義務(wù)隨之加大。作為院領(lǐng)導(dǎo)的助手，具體實(shí)施任務(wù)的運(yùn)作中心，每位管理人員首先從思想意識(shí)形態(tài)有深刻認(rèn)識(shí)，樹立積極向上的工作態(tài)度，本著為人師表、認(rèn)真工作，服務(wù)到位的工作作風(fēng)。
現(xiàn)在的一個(gè)基層學(xué)院?jiǎn)挝粠熒话阍?00―1 000余人，自身構(gòu)成一個(gè)教學(xué)、科研為主的管理部門，內(nèi)設(shè)的各管理部門人員不多但機(jī)構(gòu)齊全。面對(duì)單位重組，部分教師已經(jīng)在辦公室中扮演過(guò)過(guò)多的角色，如從系辦公室主任到研究生秘書，又到科研秘書、院辦主任，有人還身兼數(shù)職。在這種環(huán)境下，從工作經(jīng)驗(yàn)上是鍛煉了一批人，但畢竟現(xiàn)在的高校辦公室工作與20世紀(jì)90年代的管收發(fā)、到學(xué)校財(cái)務(wù)處領(lǐng)取教師酬金發(fā)放教師，復(fù)印試卷，安排考試等較為機(jī)降性的工作有所區(qū)別，辦公室的角色加強(qiáng)了參謀、督查、協(xié)調(diào)、宣傳交流、撰寫材料等有技術(shù)含量的工作。并且現(xiàn)代社會(huì)辦公形式已是信息化、自動(dòng)化的時(shí)代了，熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的辦公模式成為最基本的技能。70年代參加工作的老師都已退休，也就是說(shuō)現(xiàn)在從事辦公室工作的工作人員平均學(xué)歷提高，目前要聘用的管理人員也必須具備碩士學(xué)位，這也說(shuō)明高校辦公室人員的定位在變，需要高素質(zhì)的復(fù)合型人才。
只有認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化的高校對(duì)辦公室人員的所具備的條件的要求，才能更好地審核自我，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)使自身素質(zhì)提高。只有對(duì)自己的管理角色有真正的認(rèn)識(shí)，才能在這個(gè)平凡的崗位上演繹出精彩的作為。
二、高校學(xué)院辦公室的職能的定位
（一）輔助角色職能的定位
學(xué)院辦公室的管理人員在學(xué)院的工作就是輔助領(lǐng)導(dǎo)、參謀助理，明確與領(lǐng)導(dǎo)的從屬關(guān)系，應(yīng)在工作中主動(dòng)收集相關(guān)信息，及時(shí)、準(zhǔn)確地為院領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，當(dāng)好助手與參謀。在工作過(guò)程中，歸辦公室日常管理與實(shí)施完成的工作應(yīng)演好主角，上級(jí)部門及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)主持完成的工作應(yīng)起到配角和輔導(dǎo)的作用。角色的到位是呈現(xiàn)一個(gè)辦公室人員的為人處事工作經(jīng)驗(yàn)與能力的體現(xiàn)。
（二）承上啟下與督辦的職能
學(xué)院辦公室的其中一個(gè)重要職能就是承接學(xué)校與學(xué)院的傳遞與反饋工作。由于學(xué)院制的規(guī)劃實(shí)施中，學(xué)院自主獨(dú)立性相對(duì)突出，但學(xué)校的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)校管理的宗旨。學(xué)院辦公室是連接學(xué)校職能部門與學(xué)院的一個(gè)橋梁，搭建好這個(gè)橋梁從表面上來(lái)看是個(gè)上傳下達(dá)的途徑，但實(shí)際上這個(gè)功能的工作對(duì)學(xué)院在學(xué)校的地位、評(píng)價(jià)、整體定位有著一定的影響。
學(xué)校各部門的指示下達(dá)到學(xué)院辦公室，管理人員的職責(zé)就是認(rèn)真領(lǐng)會(huì)學(xué)習(xí)文件，并與主管部門建立良好的合作關(guān)系，根據(jù)學(xué)院的具體情況組織、傳達(dá)、實(shí)施。在整個(gè)過(guò)程中不應(yīng)只是從會(huì)議上的上傳下達(dá)、發(fā)放文件等機(jī)械性傳遞，應(yīng)根據(jù)學(xué)院的自身情況使方案細(xì)化，涉及到教師切身利益的事宜有時(shí)需要?jiǎng)又谇闀灾诶?，盡量不出差錯(cuò)，傳達(dá)到位，不把問(wèn)題激化，把工作做到有條有序，符合學(xué)校要求。
督辦、督查是學(xué)院辦公室的使命，具體事項(xiàng)落實(shí)到學(xué)院后，應(yīng)積極主動(dòng)的與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，進(jìn)一步安排工作的開展，需要領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生配合完成的事項(xiàng)，辦公室要有督辦作用，領(lǐng)導(dǎo)頭緒多，教師科研、教學(xué)任務(wù)重，學(xué)生大部分時(shí)間在上課，前期的工作辦公室盡量做到位，繼而督促各部門、個(gè)人把工作做好，再做好審查，上交、歸檔保存等工作。
（三）協(xié)調(diào)與宣傳的職能
學(xué)院辦公室是一個(gè)基層綜合協(xié)調(diào)部門，二級(jí)學(xué)院管理制度在發(fā)展中因落實(shí)不到位會(huì)產(chǎn)生一些沖突，辦公室就得協(xié)調(diào)好上下關(guān)系，發(fā)揮紐帶作用。同時(shí)，學(xué)院內(nèi)部左右協(xié)調(diào)是辦公室的一個(gè)重要職能，各部門之間的統(tǒng)一思想、同一步調(diào)都靠辦公室的指揮完成。這需要管理人員具備較好的自身素質(zhì)與應(yīng)變溝通能力，在工作中尊重合作雙方，使用有效的工作方法解決問(wèn)題。同時(shí)整個(gè)學(xué)院協(xié)作互助的和諧也是顯現(xiàn)院辦公室高素質(zhì)的因素，雖然辦公室內(nèi)部應(yīng)該職責(zé)分明，但工作中既有交叉的一面，又有獨(dú)立的一面。在交叉工作中應(yīng)呈現(xiàn)團(tuán)結(jié)互助的精神，加強(qiáng)配合、合作共事，只有協(xié)作互助的群體才能發(fā)揮出個(gè)人的能量。
學(xué)院辦公室是樹立外塑形象的一個(gè)標(biāo)志性窗口，其管理人員的精神面貌、工作態(tài)度、做事風(fēng)格、辦事效率對(duì)學(xué)院有著重要的影響，這是個(gè)內(nèi)在的宣傳窗口。對(duì)外而言，如今信息化社會(huì)，宣傳、對(duì)外交流是搭建學(xué)院發(fā)展的平臺(tái)，院辦公室還肩負(fù)著這一重任，宣傳應(yīng)為學(xué)院的發(fā)展開創(chuàng)契機(jī)。熟悉學(xué)院的發(fā)展動(dòng)態(tài)，對(duì)學(xué)生、教學(xué)、科研等狀況了解全面，能在任何環(huán)境中充分對(duì)學(xué)院的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行到位的宣傳。為學(xué)院網(wǎng)站提供強(qiáng)有力的信息，協(xié)助學(xué)院學(xué)生會(huì)開展一系列的學(xué)生活動(dòng)，舉辦國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)會(huì)議等工作的渲染，凸顯出學(xué)院與時(shí)俱進(jìn)的風(fēng)采。
三、創(chuàng)新是學(xué)院發(fā)展的保證
高校在改革中初步形成了學(xué)校實(shí)行宏觀管理，學(xué)院為教學(xué)、科研實(shí)體的“以教學(xué)科研為中心”的管理模式。學(xué)院制建設(shè)的實(shí)施，使學(xué)院成立的各種委員會(huì)對(duì)教學(xué)、科研等方面的決策占了一席之地。學(xué)校管理重心下移，增強(qiáng)了專家、教師的參議與決策，從一定意義上來(lái)說(shuō)已是大學(xué)管理機(jī)制的創(chuàng)新。
重心下移了，充分發(fā)揮學(xué)院制建設(shè)所寄予的契機(jī)，把學(xué)院的教學(xué)與科研管理發(fā)揮到極致，利用學(xué)院的各管理層及各類委員會(huì)對(duì)學(xué)院的發(fā)展作出規(guī)劃。配合社會(huì)發(fā)展情況，對(duì)學(xué)科的發(fā)展、專業(yè)的設(shè)置、招生的計(jì)劃、教學(xué)大綱的擬定、學(xué)生的管理等作出相應(yīng)的改革。
因?yàn)閷W(xué)院的整體運(yùn)作，院辦公室是提供服務(wù)的中心，學(xué)院的管理也應(yīng)打破原先的、傳統(tǒng)的、機(jī)械的工作方式，首先在管理上建立健全管理機(jī)制。目前的學(xué)院辦公室管理人員緊湊，怎么利用少的資源來(lái)把工作開展到面面俱到？首先應(yīng)該在辦公室管理人員的錄用、考核上有高的要求，現(xiàn)在的管理人員應(yīng)具有高素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、有較好的靈活應(yīng)變能力。除定性常規(guī)的工作外，對(duì)非確定的決策、動(dòng)態(tài)的事件有正確的處理意識(shí)。能在工作中汲取經(jīng)驗(yàn)，不斷的完善自己。工作中不是一層不變的照規(guī)辦事，在協(xié)調(diào)性、溝通性上應(yīng)以人為本，注重實(shí)際。把學(xué)院的發(fā)展，學(xué)生、老師的利益放在第一位。
其次，從其他高校汲取好的管理方式，在不斷的學(xué)習(xí)中進(jìn)取。例如，筆者曾在2006年到荷蘭的代爾夫特UNESCO-IHE水教育學(xué)院參觀。這所學(xué)院教師、博士及碩士生共60余人，但當(dāng)初的辦公室管理人員只有一人。繁雜的工作如何做好呢？通過(guò)了解，使筆者認(rèn)識(shí)到該學(xué)院的整個(gè)管理計(jì)劃性很強(qiáng)，每人近期的計(jì)劃都是預(yù)先排好的，辦公室墻上貼著很多字條告知近期需要辦公室安排的事項(xiàng)，這樣管理人員就能把每天的工作安排得井井有條，效率十分高。我們現(xiàn)在的學(xué)院是學(xué)校的二級(jí)管理機(jī)構(gòu)，有黨委辦公室、行政辦公室、研究生辦公室、團(tuán)委辦公室、教務(wù)辦公室，不妨各部門也應(yīng)把一學(xué)期的工作計(jì)劃做出來(lái)，提前做好預(yù)期的安排。為了防范計(jì)劃不如變化快的事件發(fā)生，辦公室各部門的主要管理人員可以集中在一間綜合辦公室中辦公，目的是可以互助的應(yīng)付一些突發(fā)事件，并使工作中交叉的環(huán)節(jié)可以快速解決。這也使辦公的能源與人力資源得到了整合和利用。
結(jié)束語(yǔ)
總之，在高校的下屬學(xué)院要做到一個(gè)優(yōu)秀的辦公室管理人員是不易的，它與單純的機(jī)關(guān)或其他事業(yè)單位做管理工作有一定的區(qū)別，工作環(huán)境及工作對(duì)象不同，學(xué)院辦公室日常面對(duì)的是只有辦事才來(lái)的學(xué)生及不用8小時(shí)坐班的教師，大家來(lái)辦公室的目的就是辦事，有時(shí)對(duì)象的滿意度與之付出的工作辛苦不成正比。所以管理人員除了職能定位明確、業(yè)務(wù)熟悉外，還需要有意訓(xùn)練在工作中的待人接物，交流藝術(shù)、謙和忍讓等這些在潛在的提高工作效率的情商因素。作為辦公室管理人員的一分子，本著認(rèn)真工作、積極奉獻(xiàn)精神和為師生服務(wù)的態(tài)度，不斷總結(jié)好的經(jīng)驗(yàn)，就能促使工作再上新臺(tái)階，開創(chuàng)高校辦公室工作的新局面。
收稿日期：2011-07-13
作者簡(jiǎn)介：陳玉姝（1966-），女，云南昆明人，講師，院辦公室主任，碩士，從事管理、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)方面研究。
參考文獻(xiàn)：
[1] 那志偉.新形勢(shì)下高校辦公室工作職能的定位與轉(zhuǎn)變[J].江蘇高教，2008，（2）.
一、高校辦公室自動(dòng)化管理建設(shè)的特點(diǎn)
各大高校的辦公室自動(dòng)化管理建設(shè)的核心工作就是為辦公室的工作人員及時(shí)快速的提供其所需要的信息。更準(zhǔn)確的說(shuō)，辦公室自動(dòng)化體系綜合了辦公室工作人員，機(jī)器設(shè)備以及信息資源之間的關(guān)系。
（一）信息資源的網(wǎng)絡(luò)化
高校辦公室自動(dòng)化管理具有信息存儲(chǔ)光盤化，傳播渠道網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)。通過(guò)多媒體技術(shù)，將各種媒體信息和圖形內(nèi)容滲入進(jìn)管理體系之中。此外，用光盤存儲(chǔ)信息，可以方便保存，降低資源成本，加快信息的搜索速度，方便教師之間以及辦公室同教師之間的信息溝通。使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上傳播信息，使得信息資源的傳播更為快速和便捷。
（二）管理資源系列化
隨著高校辦公室管理信息自動(dòng)化程度的提高，需要建設(shè)更為現(xiàn)代化的管理體系和系列化的管理設(shè)備。辦公室的工作人員可以充分利用計(jì)算機(jī)對(duì)各種信息，文件，數(shù)據(jù)及圖表進(jìn)行集中處理，提高信息交流的方便程度。此外，為進(jìn)一步提高學(xué)校的管理質(zhì)量和管理效率，辦公室的工作人員還可以依據(jù)工作的不同要求和不同目的，有針對(duì)性的選擇符合其要求的管理資源。
二、高校辦公室自動(dòng)化管理建設(shè)的具體實(shí)踐
高校辦公室作為高校管理工作中的樞紐和窗口，應(yīng)充分協(xié)調(diào)好校內(nèi)人力，財(cái)力以及物力資源的分配情況，提高資源的使用效能，充分發(fā)揮資源的實(shí)際作用。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分重視辦公室自動(dòng)化管理的建設(shè)工作，加強(qiáng)辦公室的自動(dòng)化程度，這樣才可以使管理工作的效益實(shí)現(xiàn)最大化。
（一）加強(qiáng)辦公室工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)和提高
各大高校辦公室的工作人員必須通過(guò)計(jì)算機(jī)，英語(yǔ)水平和業(yè)務(wù)能力測(cè)試后才可以上崗，而對(duì)于那些測(cè)試不合格的員工，需要對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，然而再測(cè)試，至測(cè)試合格后才可以重新上崗。此外，為了進(jìn)一步推進(jìn)高校辦公室自動(dòng)化管理建設(shè)進(jìn)程，各大高校可以專門配備一些具有碩士學(xué)位，計(jì)算機(jī)水平及業(yè)務(wù)能力水平都較高的干部。
（二）創(chuàng)造可以實(shí)現(xiàn)高校辦公室自動(dòng)化的物質(zhì)條件
各高校的領(lǐng)導(dǎo)為了滿足工作人員對(duì)信息處理和組織的需要，可以專門為辦公室的工作人員每人配備一臺(tái)專屬計(jì)算機(jī)，其他自動(dòng)化儀器也應(yīng)配備完全，如掃描儀，多媒體投影儀，數(shù)碼相機(jī)，攝像機(jī)及刻錄機(jī)等等，這些自動(dòng)化設(shè)備應(yīng)交由專人進(jìn)行保管，并且相關(guān)工作人員應(yīng)該熟練掌握這些儀器的使用方法。
（三）倡導(dǎo)實(shí)行無(wú)紙化辦公模式
在日常的辦公過(guò)程中，除了一些必須的上報(bào)文件，請(qǐng)示文件，或者任命文件之外，其余的事項(xiàng)，如高校公布的某項(xiàng)通知，傳達(dá)的某種辦公會(huì)議精神以及與學(xué)校相關(guān)的各類宣傳信息等內(nèi)容，均可以實(shí)行無(wú)紙化辦公模式。收集校內(nèi)每名工作人員的郵箱地址，利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)建立高校宣傳主頁(yè)，并在主頁(yè)內(nèi)相關(guān)消息，傳達(dá)相關(guān)精神，力求實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)化傳播，節(jié)約人力，財(cái)力以及物力資源，提高辦公室員工的辦公效率。
（四）全面實(shí)現(xiàn)資源共享
辦公室工作人員的主要工作就是協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，制作且維護(hù)學(xué)校網(wǎng)頁(yè)，對(duì)學(xué)校網(wǎng)站主頁(yè)上的信息內(nèi)容要進(jìn)行收集，更新和審核，為教師查閱和引用提供保障。此外，高校辦公室還要負(fù)責(zé)制定出學(xué)校的電子版年報(bào)，年報(bào)內(nèi)容要包含學(xué)校的教育教學(xué)情況介紹，人事調(diào)動(dòng)情況通知，招生情況概況，畢業(yè)生情況，獲獎(jiǎng)信息以及其他與學(xué)校相關(guān)的各種事項(xiàng)。通過(guò)建設(shè)校園網(wǎng)站，在更寬廣的平臺(tái)上積極宣傳校園風(fēng)貌，提高了學(xué)校的知名度和美譽(yù)度，貫徹落實(shí)信息資源在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的共享。
（五）實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)光盤化
學(xué)校辦公室除了負(fù)責(zé)發(fā)送文件和會(huì)議記錄歸檔入案工作，還需負(fù)責(zé)將學(xué)生檔案和其他信息材料進(jìn)行集中審核和編輯處理，并且負(fù)責(zé)將這些內(nèi)容定期刻錄成光盤，一年兩次，一次備份兩份存檔，全面實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)的光盤化。
（六）實(shí)現(xiàn)聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)化
目前，各大院校的管理系統(tǒng)都非常的現(xiàn)代化，如在網(wǎng)上可以進(jìn)行經(jīng)費(fèi)查詢，年終經(jīng)費(fèi)核對(duì)，上報(bào)信息等活動(dòng)。這就促使學(xué)校之間的聯(lián)系基本上實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，學(xué)校的教師可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)增進(jìn)與國(guó)外教師的溝通交流，相互借鑒教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而促進(jìn)教學(xué)效率和教學(xué)水平的進(jìn)一步提高。
關(guān)鍵詞： 高校圖書館 辦公室工作 準(zhǔn)確定位
圖書館是高校的文獻(xiàn)信息中心，是為教學(xué)科研服務(wù)的學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)，與師資隊(duì)伍、實(shí)驗(yàn)設(shè)備共譽(yù)為高校的三大支柱，更是同學(xué)們求學(xué)的第二課堂。把圖書館看作一個(gè)系統(tǒng)，高校圖書館辦公室又在其中發(fā)揮著舉足輕重的作用，它是圖書館的行政和業(yè)務(wù)管理部門，負(fù)責(zé)全館的政策、計(jì)劃、控制、協(xié)調(diào)、公關(guān)等工作。
1.高校圖書館辦公室工作的基本內(nèi)容
1.1圍繞學(xué)院教學(xué)、科研工作，協(xié)助館長(zhǎng)搞好館藏建設(shè)、開發(fā)與利用，為讀者提供多元化服務(wù)。
1.2做好接待工作，搞好內(nèi)外溝通，掌握各種信息，收集管理好上級(jí)文件及業(yè)務(wù)檔案，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。
1.3做好讀者咨詢工作，經(jīng)常開展問(wèn)卷調(diào)查，及時(shí)了解不同讀者需求。
1.4接受和傳達(dá)上級(jí)的指令，貫徹和督促各項(xiàng)規(guī)章制度執(zhí)行，輔助館長(zhǎng)處理好圖書館內(nèi)部行政事務(wù)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展。
1.5組織和安排好全館各種會(huì)議學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)及公共活動(dòng)，做好后勤保障工作。
2.高校圖書館辦公室工作的特點(diǎn)
2.1服務(wù)對(duì)象多樣
高校圖書館是為高校教學(xué)科研服務(wù)的信息中心，服務(wù)的對(duì)象是以學(xué)生、教師為主的群體。長(zhǎng)期遵循“讀者第一，服務(wù)至上”的宗旨，作為圖書館的綜合性辦事機(jī)構(gòu)的辦公室，同樣體現(xiàn)了這一宗旨，只不過(guò)服務(wù)的對(duì)象更為寬泛。圖書館服務(wù)的對(duì)象僅僅是讀者和教學(xué)科研機(jī)構(gòu)，而辦公室的服務(wù)對(duì)象還包括館領(lǐng)導(dǎo)、館內(nèi)各部室、學(xué)校相關(guān)職能部門，兄弟院校，上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門，以及圖書館界相關(guān)業(yè)務(wù)單位。
2.2行政事務(wù)繁雜
隨著高校圖書館事業(yè)的不斷發(fā)展，圖書館辦公室的行政事務(wù)管理工作也由過(guò)去單一化、模式化轉(zhuǎn)向了多元化、復(fù)雜化，具有較強(qiáng)的綜合性和隨機(jī)性特點(diǎn)。它在圖書館工作中是一個(gè)綜合性機(jī)構(gòu)，日常工作上到與地方圖工委、圖書館學(xué)會(huì)及兄弟館之間的聯(lián)系，下到館內(nèi)龍頭漏水的維修、庫(kù)室鑰匙的配備等，其工作內(nèi)容十分繁雜、瑣碎而具體。
2.3工作要求全面
圖書館辦公室崗位的特殊性，要求工作人員既具備從全局出發(fā)的眼光和能力，勝任文秘工作、檔案管理、設(shè)備管理、后勤保障、對(duì)外宣傳、多方協(xié)調(diào)、會(huì)議組織、活動(dòng)組織、財(cái)務(wù)管理等圖書館日常行政工作，又是優(yōu)秀的圖書館專業(yè)技術(shù)人員，能夠充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)能力，及時(shí)掌握和處理文獻(xiàn)信息資訊，開展讀者閱讀咨詢與輔導(dǎo)，積極參與圖書館科研項(xiàng)目撰寫科研論論的同時(shí)，認(rèn)真做好圖書館科研服務(wù)工作。
3.圖書館辦公室的作用
3.1參謀咨詢作用
辦公室要為館長(zhǎng)決策當(dāng)好參謀，為館長(zhǎng)決策提供文件、資料、情報(bào)，并為館長(zhǎng)想辦法、提建議、獻(xiàn)良策。決策的科學(xué)性，直接影響著圖書館的發(fā)展，所以要當(dāng)好個(gè)參謀，必須具備敏銳的觀察力和獨(dú)立思考能力，并要有超前意識(shí)和創(chuàng)新精神，同時(shí)不斷豐富自己的知識(shí)，提高分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力。
3.2承上啟下作用
圖書館辦公室是領(lǐng)導(dǎo)和各基層業(yè)務(wù)部門之間的一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié)，它上承館領(lǐng)導(dǎo)的意圖，是領(lǐng)導(dǎo)層貫徹執(zhí)行黨的方針政策及上級(jí)部門指令的助手，下對(duì)各業(yè)務(wù)部門負(fù)有督導(dǎo)、檢查和向領(lǐng)導(dǎo)層反饋情況的職責(zé)。
3.3綜合協(xié)調(diào)作用
圖書館各部門都有著各自特殊的職能，要想使各部門充分發(fā)揮職能，整個(gè)圖書館工作系統(tǒng)運(yùn)行和諧，必須有一個(gè)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，這個(gè)機(jī)構(gòu)就是辦公室。它就相當(dāng)于一個(gè)大家庭的管家，既要全面、準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)館長(zhǎng)的意圖，又要將各部室的步伐協(xié)調(diào)起來(lái)，確保圖書館各項(xiàng)決策的執(zhí)行效果。這個(gè)綜合協(xié)調(diào)職能發(fā)揮的情況，直接影響著圖書館的整體工作。
3.4對(duì)外溝通作用
高校圖書館之間的密切聯(lián)系，可以大大促進(jìn)圖書館事業(yè)的發(fā)展。辦公室在這其中應(yīng)本著互相尊重、互相支持的原則，配合各業(yè)務(wù)部門開展好館際互借、資源共享、經(jīng)驗(yàn)交流、學(xué)術(shù)討論、參觀學(xué)習(xí)等工作，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念、服務(wù)方法和服務(wù)內(nèi)容，促進(jìn)館際之間互惠互利和共同發(fā)展、共同進(jìn)步。
3.5后勤保障作用
辦公室一項(xiàng)重要的工作就是做好全館人員的后勤保障，如工資、獎(jiǎng)金的發(fā)放，辦公用品、勞保用品的領(lǐng)發(fā)，職工福利待遇的落實(shí)等工作。同時(shí)要關(guān)心同志們的生活，排解職工和領(lǐng)導(dǎo)的后顧之憂。
4.如何做好圖書館辦公室工作
4.1明確兩個(gè)定位
4.1.1辦公室職責(zé)與定位
若要充分發(fā)揮上述高校圖書館辦公室的作用，首先就要明確各方面具體工作的定位。
4.1.1.1處理事務(wù)。辦公室要將眾多繁雜的事務(wù)有條不紊地處理好，就要力爭(zhēng)做到“到位”絕不能“越位”，要有“力度”又不能“過(guò)度”，要“主動(dòng)”又不能“妄動(dòng)”。
4.1.1.2參與政務(wù)。盡職盡責(zé)完成圖書館行政事務(wù)。在對(duì)本館基本情況、整體工作全面了解的基礎(chǔ)上，辦公室要向領(lǐng)導(dǎo)決策提供必要的分析材料，自下上呈的材料最好先通覽一遍，摘出要點(diǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策做好服務(wù)工作。
4.1.1.3服務(wù)工作。辦公室上服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，下服務(wù)館員、讀者，服務(wù)對(duì)象多，情況又各不相同，這就要求辦公室要增強(qiáng)高效服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，切忌推諉扯皮、拖拖拉拉，要做到讓領(lǐng)導(dǎo)放心，館員、讀者滿意。
4.1.1.4會(huì)務(wù)辦理。組織和策劃會(huì)議是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在辦會(huì)過(guò)程中要求細(xì)心，考慮周全，將會(huì)議可能出現(xiàn)的情況都考慮進(jìn)去，如會(huì)場(chǎng)布置的合理性，燈光、音響、投影等設(shè)備故障，照、錄像人員的安排，等等，要做足后備，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。
4.1.2辦公室主任角色的定位
辦公室主任是圖書館辦公室的責(zé)任人，直接參與圖書館發(fā)展規(guī)劃和各項(xiàng)規(guī)章制度的制定與實(shí)施，肩負(fù)著聯(lián)系上下、溝通館內(nèi)外的使命，在圖書館的行政體系中扮演著十分重要的角色。
4.1.2.1“參謀員”角色。辦公室主任應(yīng)為領(lǐng)導(dǎo)決策主動(dòng)提出實(shí)施方案或進(jìn)行可行性論證，但要把握好分寸、尺度，注意方式、方法，切忌直接影響領(lǐng)導(dǎo)決策。
4.1.2.2“協(xié)調(diào)員”角色。辦公室主任應(yīng)協(xié)調(diào)好館領(lǐng)導(dǎo)和館員之間的關(guān)系、辦公室和各業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系及各業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系，將各部門步調(diào)協(xié)調(diào)起來(lái)，使其有機(jī)配合。
4.1.2.3“監(jiān)督員”角色。辦公室主任應(yīng)監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí)情況，掌握各項(xiàng)工作的進(jìn)展和執(zhí)行情況，并及時(shí)向館領(lǐng)導(dǎo)做匯報(bào)，保證各項(xiàng)工作的順利開展。
4.1.2.4“服務(wù)員”角色。辦公室主任應(yīng)具備腳踏實(shí)地、淡泊名利的個(gè)人品質(zhì)，秉承“服務(wù)至上”的工作宗旨，任勞任怨，甘于奉獻(xiàn)，對(duì)工作耐心和細(xì)心，對(duì)同事和讀者有誠(chéng)心和愛(ài)心。
4.1.2.5“宣傳員”角色。辦公室主任應(yīng)具備主動(dòng)宣傳的意識(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙、展板甚至電視等媒介向廣大師生讀者宣傳圖書館做了哪些工作，取得了怎樣的成績(jī)，將來(lái)打算如何開展工作。通過(guò)宣傳使讀者了解圖書館工作，懂得如何利用圖書館，樹立圖書館良好的形象。
4.2突出四個(gè)字
4.2.1慎
高校圖書館辦公室工作大到領(lǐng)導(dǎo)重要決策的實(shí)施，小到燈泡、龍頭的維修，都看似為一些瑣碎小事，但稍有紕漏就很可能變成大問(wèn)題，因此各項(xiàng)工作的開展都要慎重，要做到大事不誤，小事不漏。尤其是關(guān)乎職工利益的事情，辦公室要高度重視，切忌漫不經(jīng)心;對(duì)待館內(nèi)其他業(yè)務(wù)部室，自己也不可頤指氣使，把辦公室凌駕于其他部門之上。
4.2.2精
高校圖書館辦公室工作事無(wú)巨細(xì)，但每個(gè)環(huán)節(jié)都關(guān)系全局，這就要求辦公室工作人員具備嚴(yán)謹(jǐn)、求“精”的作風(fēng)，一絲不茍，追求卓越。在具體工作中善于思考和謀劃，條理清晰，未雨綢繆，預(yù)計(jì)可能出現(xiàn)的各種情況，做到“精心、精細(xì)、精準(zhǔn)、精益求精”。
4.2.3勤
辦公室的工作人員還應(yīng)做到“五勤”，即“嘴勤、眼勤、腦勤、手勤、腿勤”?！白烨凇本褪且谡?qǐng)示，勤匯報(bào)，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，做到反映問(wèn)題不失真，傳達(dá)指示不走調(diào)?！把矍凇本褪且嘤^察，多學(xué)習(xí)，多看一些有利于工作的資料?！澳X勤”就是平時(shí)多思考、多想幾個(gè)“為什么”，多想幾個(gè)“怎么辦”，不斷提高預(yù)見(jiàn)和應(yīng)變能力?！笆智凇本褪且鄬?、多記，注重平時(shí)材料的積累，有備無(wú)患?！巴惹凇本褪且?jīng)常深入各個(gè)部門調(diào)查研究，克服困難，多做工作。
4.2.4和
辦公室工作需要團(tuán)隊(duì)協(xié)同“作戰(zhàn)”,因此成員之間若不和就無(wú)法共事。一個(gè)辦公室不管有多少人，都要做到人人有事做，分工不分家，大家在一起干工作要和諧有序、配合密切，切不可形成“自掃門前雪”的工作局面。
4.3養(yǎng)成兩個(gè)習(xí)慣
4.3.1好的工作習(xí)慣
高校圖書館辦公室工作涉及面廣，內(nèi)容繁多，辦公室工作人員若想各項(xiàng)工作干起來(lái)得心應(yīng)手，就要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。
首先，工作要計(jì)劃性。不能盲目地等著干，也不能推著干，長(zhǎng)期有年計(jì)劃，短期有周計(jì)劃，每天要列出當(dāng)日工作清單，對(duì)大項(xiàng)工作要做好專項(xiàng)計(jì)劃，臨時(shí)工作合理安排。其次，工作中要考慮到最優(yōu)化的問(wèn)題。當(dāng)多項(xiàng)工作擺在面前時(shí)，辦公室工作人員應(yīng)區(qū)分大小輕重緩急，統(tǒng)籌安排，不能“眉毛胡子一把抓”。再次，辦公室工作人員還要熟練應(yīng)用各類計(jì)算機(jī)辦公軟件及其它現(xiàn)代化的辦公手段來(lái)提高工作效率。最后，定期進(jìn)行工作總結(jié)。及時(shí)地進(jìn)行總結(jié)有助于辦公室工作人員進(jìn)行理性思考，找出工作中存在的不足和下一步努力的方向，以有助于今后工作的開展和人員自身的成長(zhǎng)進(jìn)步。
4.3.2好的學(xué)習(xí)習(xí)慣
圖書館工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，與館內(nèi)業(yè)務(wù)部門密切聯(lián)系的圖書館辦公室工作人員，應(yīng)該是圖書館行政和業(yè)務(wù)工作中的多面手。這就要求辦公室工作人員必須養(yǎng)成學(xué)習(xí)的習(xí)慣。首先，要學(xué)習(xí)圖書館的專業(yè)知識(shí)，系統(tǒng)掌握各部門的工作的性質(zhì)、特點(diǎn)和流程，這樣才能在實(shí)際工作中應(yīng)付自如。其次，要學(xué)習(xí)文秘和計(jì)算機(jī)知識(shí)，以提升組織管理、寫作和現(xiàn)代化辦公的能力。最后，要學(xué)習(xí)國(guó)家相關(guān)的方針、政策，不斷增強(qiáng)自身的政治素養(yǎng)，樹立崇高的職業(yè)道德。
綜上所述，做好高校圖書館辦公室工作不是一件容易的事，它需要全體辦公室人員運(yùn)用智慧，不懈地努力和無(wú)私地奉獻(xiàn)，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)和能力，在準(zhǔn)確定位的前提下，轉(zhuǎn)變觀念，開拓思路，創(chuàng)新工作，以適應(yīng)不斷發(fā)展的圖書館事業(yè)。
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關(guān)鍵詞：高校辦公室;保密;文件;對(duì)策
隨著改革開放的不斷深入，我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，國(guó)力不斷增強(qiáng)，國(guó)際地位不斷提升，高校對(duì)外交流也日益頻繁，網(wǎng)絡(luò)已成為對(duì)外交流的一種手段，已成為高校日常工作的重要組成部分。特別是近幾年來(lái)，學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)已基本遍及校園每一個(gè)角落，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，校園辦公系統(tǒng)投入使用，這些現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)的投入使用無(wú)疑對(duì)高校的發(fā)展起到關(guān)鍵的作用，但同時(shí)也給傳統(tǒng)的保密工作帶來(lái)很多新問(wèn)題， 加強(qiáng)保密工作對(duì)保持高校穩(wěn)定、促進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。
1.高校辦公室保密工作的內(nèi)容
1.1 公文保密
高校辦公室負(fù)責(zé)公文的撰寫與處理及文書檔案的管理工作, 又通過(guò)“ 上傳下達(dá)” 管理著上級(jí)部門及本單位的全部文件, 這些文件大都記載著黨的機(jī)密和國(guó)家的某些機(jī)密事項(xiàng)。
1.2 會(huì)議保密
辦公室負(fù)責(zé)本單位黨委及行政會(huì)議的組織安排、文稿起草和會(huì)議服務(wù)工作, 文秘人員熟悉會(huì)議內(nèi)容, 大多數(shù)會(huì)議內(nèi)容是秘密性質(zhì)的。
1.3交辦工作保密
辦公室直接承辦領(lǐng)導(dǎo)交給的工作, 這些工作有許多是屬于內(nèi)部的、秘密的, 不宜外泄。
1.4 電話保密
辦公室承接各種電話, 其中有的內(nèi)容是保密的。
2.當(dāng)前高校保密工作存在的問(wèn)題
2.1 現(xiàn)代化設(shè)備帶來(lái)的保密隱患
目前，高校辦公現(xiàn)代化和自動(dòng)化程度很高，計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀等辦公自動(dòng)化設(shè)備廣泛使用，各樣的高科技竊密手段常常是防不勝防，甚至手機(jī)、打印機(jī)、u盤等這些我們?nèi)粘９ぷ骱蜕钪凶畛Ｒ?jiàn)的物品，如果使用不當(dāng)，都隨時(shí)可能成為竊密泄密的媒介。
2.2 人才流動(dòng)頻繁給保密工作帶來(lái)的問(wèn)題
由于高校自身的特點(diǎn)，高校的人才流動(dòng)是很頻繁的。人才流動(dòng)有利于人盡其才，但過(guò)于頻繁流動(dòng)就會(huì)給保密工作帶來(lái)了新問(wèn)題。一些掌握著國(guó)家秘密的人才、干部跳槽、離職、調(diào)動(dòng)，會(huì)帶走一些國(guó)家秘密，給國(guó)家?guī)?lái)了很多不必要的損失。此外，教職工因公或因私出訪的人數(shù)也不斷增多，這些人員中的一些是人員。人才流動(dòng)使一些部門的保密工作交接變得頻繁，常常出現(xiàn)漏交漏接問(wèn)題。所有這些，都對(duì)高校保密工作提出了更新和更高的要求。
2.3 宣傳教育缺乏針對(duì)性
高校組織的保密宣傳教育往往形式單一，不夠新穎，理論講解多，演示示范少，校內(nèi)宣傳多，校外溝通少，網(wǎng)絡(luò)信息沒(méi)有經(jīng)過(guò)審批程序隨意等情況。制度落實(shí)不到位。高校也制訂了相關(guān)的保密規(guī)章制度，但是沒(méi)有將保密工作細(xì)化到教學(xué)、科研、外事等相關(guān)崗位人員，并且缺乏考核監(jiān)管機(jī)制，保密工作形式化，缺乏實(shí)效性。對(duì)于上崗、離崗的保密人員教育不到位。沒(méi)有規(guī)范計(jì)算機(jī)及移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)的管理及使用，存在計(jì)算機(jī)連接互聯(lián)網(wǎng)、存儲(chǔ)介質(zhì)與非存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用等情況。
3.新形勢(shì)下高校保密工作的對(duì)策
3.1領(lǐng)導(dǎo)重視
領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。保密工作事關(guān)學(xué)校和國(guó)家安全和利益，領(lǐng)導(dǎo)干部要充分認(rèn)識(shí)做好新形勢(shì)下保密工作的重要性和緊迫性，要切實(shí)履行保密工作職責(zé)，以身作則，帶頭抓好保密工作的組織落實(shí)。建立專門的組織機(jī)構(gòu)和專職的保密工作隊(duì)伍，形成有效的高校保密工作的管理網(wǎng)絡(luò)，確保高校保密工作有條不紊地正常運(yùn)行。
3.2 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施管理，提高網(wǎng)絡(luò)防范技術(shù)
加強(qiáng)對(duì)重要載體的保密管理，規(guī)范文件的起草、制發(fā)、傳遞、閱讀、保管、使用、復(fù)制和銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)；重視對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)的保密力度；加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的安全保密管理，嚴(yán)格督促落實(shí)安全管理措施，加大對(duì)計(jì)算機(jī)違規(guī)與互聯(lián)網(wǎng)連接的監(jiān)督檢查力度，嚴(yán)防網(wǎng)絡(luò)泄密。
3.3 高校要設(shè)置專門的保密辦公室、密碼文件柜、碎紙機(jī)、辦公電腦等保密設(shè)備
應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)并加強(qiáng)管理傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備。對(duì)于高校的校園辦公系統(tǒng)以及高校網(wǎng)站要實(shí)行嚴(yán)格管理，堅(jiān)決堵塞網(wǎng)上泄密渠道。要指定高校網(wǎng)站的日常管理的責(zé)任部門、提供技術(shù)支撐服務(wù)的責(zé)任部門，以及負(fù)責(zé)監(jiān)管的責(zé)任部門。日常校園網(wǎng)上的公告或信息應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，要實(shí)行上網(wǎng)信息保密審查制度，規(guī)范上網(wǎng)信息的程序，做到“誰(shuí)上網(wǎng)，誰(shuí)負(fù)責(zé)”。一方面要增加資金的投入，從技術(shù)上提高安全防范能力，改善保密條件，另一方面通過(guò)設(shè)置權(quán)限對(duì)各類文件的傳閱進(jìn)行控制。同時(shí)，還要做到計(jì)算機(jī)與公眾信息網(wǎng)實(shí)行物理隔離，杜絕計(jì)算機(jī)及設(shè)備與非計(jì)算機(jī)及設(shè)備交叉使用。
3.4 執(zhí)行文件保密管理規(guī)定
高校的密級(jí)文件一般來(lái)自于上級(jí)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門，應(yīng)當(dāng)委派專人負(fù)責(zé)做好密級(jí)文件的登記、閱讀、清退、歸檔和銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，傳達(dá)密級(jí)文件嚴(yán)格按照有關(guān)的管理規(guī)定限制知悉范圍，不上校園系統(tǒng)、不隨意擴(kuò)散、復(fù)印，不擅自攜帶密級(jí)文件外出。交換泄密文件或閱讀文件時(shí)，應(yīng)委派專人使用專門交通工具前往，根據(jù)工作需要摘抄相關(guān)的內(nèi)容，不復(fù)印、不拍照、不攝像，記錄本應(yīng)當(dāng)按照同等于所摘抄文件的密級(jí)規(guī)范管理。
3.5 操作要規(guī)范
要定期做好載體清理工作，定期清退密級(jí)文件，對(duì)于未要求清退的密級(jí)文件，由機(jī)要秘書年末統(tǒng)一交由檔案室嚴(yán)格按照相關(guān)要求存檔。對(duì)崗位的人員及調(diào)離崗位人員所使用的計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤、優(yōu)盤、光盤等要進(jìn)行核查，確保不發(fā)生失泄密事件。
作者介紹：石小金（1983.3.―），男，漢族，遼寧沈陽(yáng)市人，2010年1月入黨，云南大學(xué)研究生學(xué)歷，經(jīng)濟(jì)學(xué)碩士，2010年6月畢業(yè)于云南大學(xué)發(fā)展研究院。2010年6月至今，在遼寧大學(xué)學(xué)校辦公室秘書科工作。
高校辦公室工作分為辦文、辦會(huì)、辦事三大類，具體的說(shuō)是學(xué)校公文文稿講話起草修改審核印發(fā)存檔工作、承辦組織會(huì)議及協(xié)調(diào)服務(wù)工作、督查落實(shí)保障工作及協(xié)調(diào)矛盾工作。因此，作為學(xué)校辦公室的一名秘書，應(yīng)當(dāng)做到四個(gè)“務(wù)必”：
一是務(wù)必細(xì)致。體現(xiàn)在三個(gè)方面，首先是做事情應(yīng)當(dāng)精致，學(xué)校辦公室作為學(xué)校的窗口部門，辦公室秘書的言行體現(xiàn)和影響著學(xué)校的形象。應(yīng)樹立起良好的工作形象，在接待和服務(wù)的過(guò)程中做到熱心、耐心、貼心。其次是周密，辦公室工作應(yīng)當(dāng)注重細(xì)節(jié)的處理，特別是對(duì)崗位的要求。秘書應(yīng)當(dāng)對(duì)工作負(fù)責(zé)、對(duì)崗位負(fù)責(zé)，在遇到緊急或者突發(fā)事件需要離崗的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)迅速通知領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員以便做好替崗工作，并且在同一崗位上工作的秘書盡量避免同時(shí)離崗。同時(shí)，辦公室秘書在工作中應(yīng)做到嚴(yán)謹(jǐn)。在接收上級(jí)部門發(fā)來(lái)的文電或者是向?qū)W校相關(guān)部門下發(fā)文電的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照學(xué)校辦公室的規(guī)章制度進(jìn)行，保證收文、閱文、發(fā)文工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和可持續(xù)性。
二是務(wù)必規(guī)范。體現(xiàn)在學(xué)校日常信息的收集、整理、保存工作，以及校務(wù)公開欄和宣傳板的撰寫、校對(duì)、版面設(shè)計(jì)、出版等工作。學(xué)校的信息量非常大，包含機(jī)關(guān)各部處及各學(xué)院的信息。注重在信息收集的過(guò)程中，對(duì)信息加以分類，可以按照信息的時(shí)間和單位進(jìn)行分類，也可以按照學(xué)校的學(xué)科、教學(xué)、科研、共青團(tuán)學(xué)生工作、校區(qū)建設(shè)工作等進(jìn)行分類。此外，信息的紙質(zhì)版和電子版也都應(yīng)當(dāng)妥善保管，方便今后信息的管理和查詢。校務(wù)公開宣傳板是全校師生了解學(xué)校建設(shè)和發(fā)展情況的最直接、方便的途徑和方法，因此宣傳板的制作更需要規(guī)范，文字內(nèi)容、段落格式、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、圖案背景等都必須準(zhǔn)確、恰當(dāng)、得體。
招募工作按以下程序進(jìn)行：
1、組織招募：各級(jí)工作協(xié)調(diào)管理辦公室和各高校要充分利用廣播、電視、報(bào)刊、互聯(lián)網(wǎng)等媒體，廣泛宣傳有關(guān)政策，積極動(dòng)員高校畢業(yè)生踴躍報(bào)名；
2、確定人選 6月下旬，省“三支一扶”辦公室對(duì)各市確定的人選審核后，統(tǒng)一指定時(shí)間和醫(yī)院，對(duì)入選學(xué)生進(jìn)行體檢。體檢標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行人事部《高校畢業(yè)生“三支一扶”計(jì)劃健康狀況要求》。經(jīng)審核、體檢合格的大學(xué)生，由省“三支一扶”辦公室組織其填寫《山東省高校畢業(yè)生“三支一扶”計(jì)劃登記表》，同時(shí)與服務(wù)單位簽署《山東省高校畢業(yè)生“三支一扶”計(jì)劃協(xié)議書》。6月底前，將確定的“三支一扶”大學(xué)生名單上報(bào)全國(guó)“三支一扶”辦公室備案。
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【關(guān)鍵詞】高校二級(jí)學(xué)院；辦公室；管理隊(duì)伍建設(shè)
目前，我國(guó)高校的二級(jí)學(xué)院辦公室，是高校管理層和各職能部門之間進(jìn)行溝通、傳遞信息的紐帶，是依據(jù)上級(jí)和職能部門的黨政宗旨具體開展工作的行政管理工作。
1 學(xué)院辦公室的職責(zé)
學(xué)院辦公室是學(xué)院行政工作的綜合協(xié)調(diào)管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著制定和實(shí)施學(xué)院的管理制度，當(dāng)好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的好助手，協(xié)調(diào)落實(shí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)工作，溝通學(xué)院上下，負(fù)責(zé)學(xué)院與學(xué)院之間、學(xué)院與部門之間及學(xué)院與外界之間的聯(lián)系，服務(wù)于教學(xué)、科研的第一線，保障學(xué)院各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行。
雖說(shuō)，每個(gè)高校的二級(jí)學(xué)院辦公室工作內(nèi)容略有不同，但大致上以下幾點(diǎn)是共通的：1）負(fù)責(zé)組織起草學(xué)院綜合性工作報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃和決議等文稿，擬定學(xué)院規(guī)章制度，以學(xué)院的名義通知、決定等公文。2）組織、安排、協(xié)調(diào)學(xué)院綜合性工作及全院性重大活動(dòng)，安排各類院級(jí)或承辦校級(jí)會(huì)議，確定議程，做好記錄并督促檢查會(huì)議決議的貫徹執(zhí)行情況。3）協(xié)調(diào)安排學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重要工作日程并協(xié)助處理學(xué)院日常工作。4）辦公用品的采購(gòu)、分配等管理工作。5）綜合檔案的收發(fā)、登記、批閱、傳閱、歸檔的管理工作。6）學(xué)院對(duì)外宣傳，網(wǎng)站管理。7）負(fù)責(zé)學(xué)院外事、對(duì)外聯(lián)絡(luò)及接待工作。8）學(xué)院黨政公章及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)印章的使用和管理。9）學(xué)院日常的綜合治理和精神文明建設(shè)。10）學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
2 行政管理人員的基本要求
很多人認(rèn)為，高校行政管理人員是一份輕松地、沒(méi)有技術(shù)含量的工作，每天無(wú)非是做一些繁雜的事物，專業(yè)技能要求不高，隨便抓個(gè)人就可以勝任[1]。確實(shí)高校行政管理工作比較繁瑣，尤其是二級(jí)學(xué)院，每天都承擔(dān)各類的事務(wù)，這些工作不僅來(lái)源于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，而且來(lái)源于學(xué)校的其他行政部門，學(xué)院辦公室更需要面對(duì)不同的部門，如人事處、計(jì)財(cái)處、對(duì)外交流處、宣傳部、保衛(wèi)部等等，每一項(xiàng)工作都要求行政管理人員專業(yè)而且高效的完成，工作復(fù)雜程度可想而知[2]。因此這就要求行政管理人員具備縝密的邏輯思維、組織協(xié)調(diào)能力、靈活多變的辦事能力、良好的溝通和解決問(wèn)題的能力及快速的學(xué)習(xí)能力，方可勝任工作崗位。
3 行政管理人員的現(xiàn)狀
近年來(lái)，隨著社會(huì)的整體進(jìn)步和國(guó)家對(duì)高等教育重視程度的提高，尤其對(duì)高校師資隊(duì)伍的建設(shè)投入了大量資源，而高校行政管理崗位就處在一個(gè)尷尬的位置，發(fā)展相對(duì)明顯滯后。
3.1 “邊緣化”
高等教育的空前發(fā)展，使得教師的主體地位得到強(qiáng)化，隨之而來(lái)教師的工資、待遇、福利等方面得到了提高，而作為同樣處在高校的行政管理人員來(lái)說(shuō)，增幅卻并不明顯，并不是教育受到重視的主要受惠者，與高校教師相比，收入差距逐漸拉大，自然產(chǎn)生了被“邊緣化”的危機(jī)感[3]。
3.2 壓力、職業(yè)地位
行政管理人員的壓力主要來(lái)自于行政工作經(jīng)常處于繁雜的超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，特別是在高學(xué)歷人才云集的高校，行政管理人員的學(xué)歷相對(duì)較低，這也成為一種無(wú)形的壓力。
職業(yè)地位主要體現(xiàn)在職業(yè)認(rèn)同度、自我成就感和福利待遇方面等方面。如今的高校普遍存在著“重教學(xué)、科研，輕行政”的傾向，學(xué)校的主要領(lǐng)導(dǎo)是“雙肩挑”的角色，這在一定程度上影響和支配著高校工作的決策。行政管理人員與教師相比，無(wú)法找到職業(yè)地位和自我成就感，長(zhǎng)期以往，心理上產(chǎn)生一種不平衡，產(chǎn)生職業(yè)倦怠情緒。
3.3 管理隊(duì)伍青黃不接
高校自擴(kuò)招以來(lái)，為保證高校教育質(zhì)量，將引進(jìn)人才計(jì)劃的重點(diǎn)安排在教師崗，行政管理人員的少之又少，有的高校引進(jìn)行政管理人員也是以編外或合同工的形式，與有編制的教師相比，薪酬、福利。待遇相差甚遠(yuǎn)，使得管理人才望而卻步，逐漸導(dǎo)致行政管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)失衡，處在青黃不接的狀態(tài)。
4 如何實(shí)現(xiàn)學(xué)院辦公室行政管理隊(duì)伍建設(shè)
4.1 按需設(shè)崗，按崗擇人
高校二級(jí)學(xué)院辦公室作為基層管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)的工作復(fù)雜且涉及廣泛，因而在人員配備方面就需要按照“精簡(jiǎn)、統(tǒng)一、高效”的原則按需設(shè)崗、按崗擇人，以面向社會(huì)，公開招聘的形式招到所需要的人才。同時(shí)還要不斷的優(yōu)化辦公室行政管理隊(duì)伍的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)等等，確保建立一支人際關(guān)系和諧，能力互補(bǔ)、工作熱情飽滿的隊(duì)伍。
4.2 樹立“以人為本”的觀念
樹立“以人為本”的觀念，重要是從思想上重視管理工作，要把管理和教學(xué)、科研放到同樣的層面上來(lái)抓，貫徹“人本管理”的思想，引導(dǎo)行政管理人員調(diào)整心態(tài)，明確工作目標(biāo)，認(rèn)識(shí)管理的重要性，樹立濃厚的服務(wù)意識(shí)，尤其是“超前服務(wù)”的觀念[4]，只有這樣的管理隊(duì)伍才能充分發(fā)揮主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
4.3 提高自身素質(zhì)
行政管理人員的能力直接影響行政管理的效果，因此應(yīng)該鼓勵(lì)管理人員參加多種形式的培訓(xùn)，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，全面提高自身的素質(zhì)[5]。此外，管理人員必須具備較強(qiáng)的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，在實(shí)際工作中，鍛煉工作協(xié)調(diào)能力、溝通能力、應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，提高管理工作的實(shí)效。
一所好的大學(xué)，離不開教學(xué)、科研工作的支撐，一流的師資隊(duì)伍，也離不開一支好的行政管理隊(duì)伍，因此，我們一定要轉(zhuǎn)變觀念，重視行政管理隊(duì)伍的建設(shè)，尤其是二級(jí)學(xué)院管理隊(duì)伍的建設(shè)，只有基層的隊(duì)伍建設(shè)好，才能建設(shè)一支專業(yè)程度高，服務(wù)理念強(qiáng)的高水平高校行政管理隊(duì)伍。
【參考文獻(xiàn)】
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關(guān)鍵詞：民辦高校；辦公室；創(chuàng)新
G648.7
辦公室在高校是一個(gè)特殊的職能部門，扮演著特殊的角色。它是
高校的中心職能部門，是高校的樞紐和窗口，是高校的領(lǐng)導(dǎo)集體的決策工具和決策執(zhí)行工具。 辦公室承擔(dān)著溝通協(xié)調(diào)、服務(wù)管理、督查督辦等重要服務(wù)職能，其協(xié)調(diào)能力、執(zhí)行力度、服務(wù)質(zhì)量、管理水平、工作效率的高低，直接體現(xiàn)出學(xué)校的管理水平，反映出學(xué)校的辦學(xué)能力，進(jìn)而影響學(xué)校整體教育事業(yè)的健康發(fā)展，其責(zé)任不可謂不重大。但隨著時(shí)代的發(fā)展和教育改革的深化，辦公室系統(tǒng)也出現(xiàn)了一系列亟待解決的問(wèn)題，面對(duì)新形勢(shì)，高校辦公室也會(huì)產(chǎn)生一種危機(jī)感和責(zé)任感，如何趕上時(shí)展步伐，主動(dòng)適應(yīng)全面素質(zhì)教育對(duì)辦公室工作提出的新要求，是新時(shí)期辦公室工作人員的重要課題。 因此，如何更新管理理念、轉(zhuǎn)變管理模式、提升服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新工作思路就顯得尤為重要。
一、 當(dāng)前辦公室工作存在的問(wèn)題
（一） 管理理念落后
辦公室工作涉及的業(yè)務(wù)范圍廣，工作繁雜、瑣碎，日常重復(fù)性工作較多、對(duì)工作效率要求高。目前而言，民辦高校辦公室無(wú)論在機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能范圍還是人員分工上，基本還是依照公辦高校的模式：辦公室人員疲于忙于日常行政性、臨時(shí)性事務(wù)的特點(diǎn)，只注重管理、容易忽視服務(wù)的現(xiàn)狀。
（二） 素質(zhì)參差不齊
辦公室人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系到辦公室工作效率的高低、工作開展的好壞。從辦公室人員的來(lái)源來(lái)看，有的是剛從學(xué)校畢業(yè)的本科生、碩士生，從學(xué)校到學(xué)校，缺乏辦公室工作經(jīng)驗(yàn)；有的是從事其他崗位調(diào)崗或換工作進(jìn)入到辦公室，屬于“半路出家”，缺乏辦公室需要的足夠的應(yīng)變能力與協(xié)調(diào)能力。從辦公室人員的學(xué)歷層次來(lái)看，民辦高校辦公室人員學(xué)歷層次普遍不高，博士缺口、碩士缺乏、基本以本科生為主力軍，影響辦公室整體水平的提高。從辦公室人員專業(yè)構(gòu)成來(lái)看，真正?？瞥錾娜藛T少之又少，不能做到專業(yè)對(duì)口。而且由于辦公室更多的時(shí)間忙于具體事務(wù)，缺乏理論學(xué)習(xí)、專業(yè)學(xué)習(xí)與技能培訓(xùn)，影響辦公室人員綜合素質(zhì)和專業(yè)水平的提高。
（三） 信息化建設(shè)不完善
辦公室的日常工作涉及面較廣，其中收文、發(fā)文、簽字審核、檔案管理等方面的工作都離不開現(xiàn)代信息化技術(shù)手段的支持。民辦高校由于經(jīng)費(fèi)等原因，信息化建設(shè)相對(duì)較為滯后。往往在收發(fā)文、簽字審核上的程序還較為落后，發(fā)放紙質(zhì)版文件的情況較為多見(jiàn)，這種情況的出現(xiàn)往往是由于辦公系統(tǒng)尚未建立或建立較晚，辦公人員無(wú)系統(tǒng)可用或者不習(xí)慣使用系統(tǒng)，一方面造成紙張的浪費(fèi)，另一方面挨個(gè)部門收發(fā)文件降低了工作效率。檔案管理方面，檔案管理系統(tǒng)尚未建立，不利于收集、查找和管理檔案。
（四）規(guī)章制度不健全
規(guī)則制度是工作的規(guī)范和要求，也是部門人員工作的參考和標(biāo)桿。辦公室工作復(fù)雜瑣碎，要做好辦公室工作，很大程度上要依賴于規(guī)范的流程和完善的制度。但是目前，由于民辦高校起步較晚，往往專注于學(xué)校的發(fā)展而忽視制度的建立與完善，有些制度雖然已經(jīng)建立，但是已經(jīng)不能符合學(xué)校發(fā)展的需要。而且在制度的宣傳和規(guī)范上，工作往往也做得不到位，導(dǎo)致一些制度在執(zhí)行過(guò)程中得不到很好的規(guī)范和落實(shí)。
二、辦公室工作的創(chuàng)新
（一）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、更新管理理念
辦公室作為為領(lǐng)導(dǎo)、各部門、全校師生服務(wù)的部門，其工作核心即是為學(xué)校的中心工作服務(wù)、為學(xué)校主體服務(wù)、為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。因此，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)辦公室的服務(wù)意識(shí)，摒棄以往以參與為主的辦事模式與管理理念，一方面當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“左右手”，起到為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀的作用，要深刻的認(rèn)識(shí)到，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)不是簡(jiǎn)單的完成機(jī)械式的日常工作，而是應(yīng)當(dāng)為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考與支持，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好對(duì)內(nèi)對(duì)外事務(wù)。還應(yīng)當(dāng)做好中樞協(xié)調(diào)作用，辦公室作為全校各部門的中樞神經(jīng)，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮好樞紐作用，積極協(xié)調(diào)、加強(qiáng)溝通、注重聯(lián)系、支持配合各部門的工作，確保學(xué)校工作的順利開展。
（二）提高人員素質(zhì)
作為辦公室工作人員，不僅要具備服務(wù)于參謀意識(shí)，加強(qiáng)自身建設(shè)，提高自身素質(zhì)、提高專業(yè)技能尤為重要。因此，可以從以下幾個(gè)方面著手：一是加強(qiáng)學(xué)習(xí)。首先是專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)，可以適當(dāng)為辦公室人員開展各類培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)，規(guī)范工作流程；其次是辦公技能的學(xué)習(xí)，熟練掌握諸如現(xiàn)代信息技術(shù)手段的辦公技能有助于提高辦公水平、提升辦事效率。二是加強(qiáng)溝通交流。本著“ 請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”的原則，除了請(qǐng)專業(yè)人士進(jìn)校講解授課以外，還可以加強(qiáng)與其他院校的溝通交流，多到其他院校訪問(wèn)取經(jīng)、取長(zhǎng)補(bǔ)短，還可以適當(dāng)參加一些教委、民辦組織的一些相關(guān)活動(dòng)，提升辦公室人員的專業(yè)水平。第三，辦公室人員應(yīng)當(dāng)時(shí)刻關(guān)注實(shí)時(shí)新聞、政府及教育部門的政策法規(guī)、現(xiàn)代科技知識(shí)、人文科學(xué)知識(shí)等，保持適當(dāng)?shù)恼蚊舾卸扰c新聞敏感度，做到始終與國(guó)家的政策方針保持一致。
（三）健全信息化建設(shè)
辦公室在學(xué)校起著溝通協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)系、承上啟下的作用，要更好的發(fā)揮中樞作用，提高辦文、辦事效率，加強(qiáng)信息化建設(shè)的工作成為重中之重。具備良好的信息技術(shù)手段，掌握先進(jìn)的信息技術(shù)方法，有利于提高工作、辦事效率，確保各項(xiàng)工作的上傳下達(dá)，保障全校信息溝通順暢。首先，需要轉(zhuǎn)變辦公室人員，乃至全校人員的信息化服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變民辦高校長(zhǎng)期以往信息溝通不暢的局面，使他們充分掌握信息化工作方法與手段，養(yǎng)成實(shí)用信息化技術(shù)手段的習(xí)慣。其次，需要建全信息化技術(shù)建設(shè)，這里不僅僅是建立健全辦公系統(tǒng)，還需要借助和利用目前的新媒體公共平臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進(jìn)手段，為學(xué)校信息化建設(shè)提供技術(shù)支持與保障。第三、熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行溝通與交流，通過(guò)電子公文、電子化檔案管理等技能，提高工作效率，推進(jìn)現(xiàn)代化辦公技術(shù)在學(xué)校的應(yīng)用。
（四） 健全規(guī)章制度
建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，根據(jù)學(xué)校的辦學(xué)情況及時(shí)更新和完善不符合學(xué)校發(fā)展和要求的規(guī)章制度，使得學(xué)校各項(xiàng)工作有據(jù)可依，從而達(dá)到使得工作機(jī)制規(guī)范化和程序化的目的。首先，通過(guò)健全規(guī)章制度，建立規(guī)范的工作流程，提高辦公室工作效率，也便于辦公室更好地為各部門服務(wù)，做到信息溝通順暢。其次，通過(guò)健全規(guī)章制度，完善工作程序，使得各項(xiàng)工作環(huán)環(huán)相扣，有章可循、有據(jù)可依，避免工作h節(jié)的交叉，提高辦公效率。
