時(shí)間：2022-11-04 17:09:43
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【關(guān)鍵詞】檔案；信息化
【中圖分類號】G2 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A
【文章編號】1007-4309（2013）03-0125-1
一、加強(qiáng)電子政務(wù)建設(shè)
檔案是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是一種原始的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，也是電子政務(wù)建設(shè)中不可缺少的重要信息資源。因此。要把檔案信息化建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)的大環(huán)境結(jié)合起來、從陽關(guān)執(zhí)法、政務(wù)公開的大局中去思考、去規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)應(yīng)用真正成為電子政務(wù)的重要組成部分。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)重點(diǎn)工作。我們要穩(wěn)步推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，配合電子政務(wù)建設(shè)和政務(wù)公開的深入，發(fā)揮和整合檔案信息資源的作用。
二、加快檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證電子文件
有效安全運(yùn)行和歸檔。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設(shè)的整個(gè)硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)。要在建立檔案局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上，與辦公自動化、政府網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立電子文件歸檔及電子檔案接收應(yīng)用系統(tǒng)，推進(jìn)電子文件歸檔、接收、保管與利用，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。
三、調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，加快數(shù)字檔案館建設(shè)
在數(shù)字時(shí)代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，無論是一個(gè)人、還是一個(gè)地區(qū)、乃至一個(gè)國家，獲取信息的能力的高低將會直接影響其競爭力。因此，一定要加快數(shù)字檔案館建設(shè)。近年來，各地檔案館積極開展檔案資源建設(shè)年活動，豐富檔案館藏，增加檔案門類，調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程，擴(kuò)大數(shù)字檔案信息資源總量，充分發(fā)揮綜合檔案館綜合管理的優(yōu)勢，整合各類檔案信息資源，并逐步實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息的數(shù)字化。
四、加快檔案信息資源管理的統(tǒng)一規(guī)范
檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設(shè)，如果沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎(chǔ)，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容是檔案信息數(shù)字化建設(shè)。檔案信息數(shù)字化建設(shè)要堅(jiān)持規(guī)范性原則，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。要積極推廣應(yīng)用了統(tǒng)一規(guī)范的易初檔案系統(tǒng)管理軟件，并做好本單位的電子計(jì)算機(jī)積累、鑒定、著錄和歸檔管理等工作，確保檔案信息交換與實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
五、加強(qiáng)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)工作
一、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)對基層檔案管理工作的重要意義
（一）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)能夠?qū)鶎訖n案的原件進(jìn)行妥善的保護(hù)
當(dāng)基層檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)后，可通過信息設(shè)備將基層的各類檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息化的處理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等設(shè)備對檔案資料的原件進(jìn)行全體掃描，可使得檔案資料形成電子文檔保存在電腦中。這能夠方便人們對信息的查詢，還能有效的對檔案資料的原件進(jìn)行保護(hù)，使檔案原件不會因?yàn)槎啻谓栝喍鴣G失，保證了基層檔案資料的完整性，提高了工作人員的服務(wù)水平。
（二）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)能夠?qū)鶎訖n案的歸檔方式進(jìn)行改善
在對基層檔案管理的工作中，對各種類型的檔案原件進(jìn)行及時(shí)的記錄歸檔是非常有必要的。在以往的檔案記錄工作中，需要大量的檔案管理工作人員花費(fèi)大量的時(shí)間去手工整理檔案文件以及登記目錄，這種做法不但耗費(fèi)人力、物力，還由于工作量大，并且整理起來繁瑣復(fù)雜，極易導(dǎo)致登記錯誤的情況出現(xiàn)。有時(shí)需要改動檔案文件的信息時(shí)，將會引起一系列的連鎖反應(yīng)，加大工作難度。而對基層檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理后，只需輸入指令電腦就可以自動對檔案信息進(jìn)行調(diào)整，這不但提高的工作效率，還節(jié)省了大量的人力物力，降低了工作成本。
（三）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)能使基層檔案資源進(jìn)行及時(shí)的整合和共享
在傳統(tǒng)的基層檔案管理工作模式下，人們想要借閱檔案文件，就需提交申請，當(dāng)上級部門批準(zhǔn)后才能查閱，這會使得花費(fèi)大量的時(shí)間在申請上，加大檔案管理工作的繁瑣度。而且，傳統(tǒng)的基層檔案管理對跨地域的借閱資料是難以實(shí)現(xiàn)的。當(dāng)基層檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)及信息化處理后，可以建立信息資源共享平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的跨地區(qū)甚至跨國界的借閱，也可免除借閱檔案申請的環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大化利用。
（四）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)基層檔案檢索的便捷化
現(xiàn)階段，在對基層檔案進(jìn)行檢索時(shí)，大部分的基層檔案管理室都是采用人工操作，不但耗時(shí)耗力，而且還不一定能夠?qū)崿F(xiàn)檢索目的，達(dá)到檢索要求。對基層檔案管理工作進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，可以將檔案文件形成電子文檔和電子目錄保存在電腦中，并可建立與電子文檔配套的電子查詢系統(tǒng)。當(dāng)需要對檔案資料進(jìn)行檢索時(shí)，只需按照要求輸入關(guān)鍵字，就可以在計(jì)算機(jī)上出現(xiàn)許多相關(guān)的查詢資料。這種智能化檢索方法的使用，可以使得基層檔案管理工作在檢索資料時(shí)效率高、范圍廣、方便快捷。
二、加強(qiáng)基層檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的措施
（一）在思想上重視基層檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
只有讓基層領(lǐng)導(dǎo)者以及檔案管理的工作人員從思想上重視檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，了解檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要意義，才能使檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作更為方便的開展，并得到有力的支持及建設(shè)保證。因此，當(dāng)前，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者及檔案管理工作者對網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的認(rèn)識，就必須加大檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的宣傳力度，提升檔案管理工作者的專業(yè)水平，集中各個(gè)部門的全部力量推動基層檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)程的開展。
（二）在基礎(chǔ)設(shè)施上不斷完善檔案管理軟件
做好基層檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，離不開計(jì)算機(jī)這個(gè)基礎(chǔ)設(shè)施。在基層檔案管理室準(zhǔn)備好計(jì)算機(jī)，這是網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的第一步。其次，要在準(zhǔn)備計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上，不斷完善服務(wù)器、刻錄機(jī)、掃描儀、打印機(jī)以及數(shù)碼相機(jī)等網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)必要的設(shè)備。
（三）在資料保存上注重基層檔案信息的安全管理
基層檔案管理工作中最重要的一點(diǎn)是要做好對檔案資料的保存工作，這也是基層檔案管理室的管理人員重要的職責(zé)。因此，基層檔案管理部門應(yīng)竭盡全力做好檔案管理的安保工作，可以在工作中配備與檔案保護(hù)措施相關(guān)的保護(hù)設(shè)備及管理設(shè)施，以此來防止檔案信息資料的丟失和損壞。同時(shí)，基層檔案管理部門還可以建立一套健全完善的檔案安全管理體系，以此來解決實(shí)現(xiàn)檔案資源共享以及檔案信息保密工作之間存在的矛盾，進(jìn)而對基層檔案信息資源進(jìn)行全程的以及全方位的監(jiān)督與管理，以解決基層檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中所存在檔案信息安全保存的問題。
（四）在管理隊(duì)伍上加強(qiáng)基層檔案管理網(wǎng)絡(luò)化人才培養(yǎng)力度
基層檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)對經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)技能強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)信息化人才需求量很高。因此，在基層檔案管理工作中，可以采取引進(jìn)和培養(yǎng)相結(jié)合的方式來調(diào)整檔案管理工作人員的結(jié)構(gòu)，并引進(jìn)高素質(zhì)、高技術(shù)的專業(yè)人才。同時(shí)，對基層檔案管理工作者進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)專業(yè)化教育，加強(qiáng)他們對網(wǎng)絡(luò)化知識，提高工作者的工作能力及專業(yè)素質(zhì)，以期建造出高素質(zhì)、高水平的基層檔案管理網(wǎng)絡(luò)化工作隊(duì)伍，進(jìn)而為基層檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化提供有力保證。
Key words:university; construction file;management
摘 要:高?；n案是高校進(jìn)行整體規(guī)劃和建設(shè)管理的重要組成部分。針對當(dāng)前高?；n案建設(shè)工作中 存在的主要問題及原因進(jìn)行分析，并對解決這些問題的具體做法進(jìn)行探討，提出了加強(qiáng)基建檔案科學(xué)化管理的建 議.
關(guān)鍵詞:高校;基建檔案;管理
凡在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動過程中直接形 成，具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高?；n案是反映學(xué)?；?建設(shè)工作的真實(shí)原始紀(jì)錄，是學(xué)校檔案的重要組成部 分，也是學(xué)校的寶貴財(cái)富。做好高?；n案管理，逐 步完善管理方法具有現(xiàn)實(shí)意義.
一、高?；n案建設(shè)的特點(diǎn)和作用
(一)基建檔案的特點(diǎn) 基建檔案具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價(jià) 值性等特點(diǎn)以外，還具有它獨(dú)有特點(diǎn).
1.成套性。完整的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案形成，需要 每一個(gè)環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄，完整性決定每一個(gè)單 項(xiàng)工程與整體工程項(xiàng)目之間的檔案文件材料是一個(gè)相 對獨(dú)立而又不可分割的有機(jī)整體，故高校基建檔案具 有成套性的特點(diǎn).
2.專業(yè)性?；窘ㄔO(shè)過程涉及到設(shè)計(jì)、勘探、施 工、安裝、消防等專業(yè)技術(shù)活動中產(chǎn)生的歷史記錄是唯 一的，也是今后維修、驗(yàn)收、審查唯一依據(jù)，故高?；?檔案具有專業(yè)性的特點(diǎn).
3.實(shí)用性?；窘ㄔO(shè)完成后，建筑物的結(jié)構(gòu)、性質(zhì) 等方面可以在檔案中體現(xiàn)，建筑物的產(chǎn)權(quán)認(rèn)定及以后 維修、擴(kuò)建、改建、解決土地糾紛和相關(guān)管理工作，基建 檔案也起到證明作用，故高?；n案管理工作具有 實(shí)用性的特點(diǎn).
4.滯后性。由于基本建設(shè)項(xiàng)目完成是一個(gè)周期 長、投資大的工程建設(shè)過程，且涉及面寬而廣，在實(shí)際 操作過程中又存在有彈性因素，因而基建檔案自然滯 后于所反映的基建項(xiàng)目，故高?；n案管理工作具 有滯后性特點(diǎn).
(二)基建檔案的作用 作為記錄和承載學(xué)校歷史建設(shè)沿革的基建檔案， 在高校發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要作用。它的主要 作用體現(xiàn)在: 1.憑證作用。俗話說的好:“空口無憑，立字為 證”。高?；夹g(shù)檔案是一個(gè)學(xué)校建校過程中形成 的所有資料，包含各種文件、憑證、函件、圖紙、預(yù)算、記 錄等技術(shù)資料，它客觀地記載當(dāng)時(shí)的歷史情況，反映學(xué) ?；窘ㄔO(shè)的完整過程，這些技術(shù)資料具有憑證作用.
2.參考作用。基建檔案對查考過去情況，掌握歷 史材料，研究有關(guān)事物發(fā)展規(guī)律，起到廣泛參考作用.
完整系統(tǒng)的基建檔案會給sdjkfdjksfh薩仿盛大薩芬后來的建設(shè)者有益的參考與 啟迪。可以通過考查過去的資料，研究和探究事物發(fā) 展的規(guī)律，在工作中吸取精華、去其糟粕，充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用?；n案記載了房產(chǎn)、地產(chǎn)以及設(shè) 備產(chǎn)權(quán)形成的全過程，是學(xué)校界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的法律依 據(jù)和法定根據(jù)，用好基建檔案可以避免和解決產(chǎn)權(quán)糾 紛.
二、高?；n案管理中存在的主要問題
(一)檔案管理工作滯后，跟不上管理發(fā)展需要 檔案管理工作是保證檔案記錄連續(xù)性、真實(shí)性和 完整性的可靠保證。忽視基建項(xiàng)目檔案形成的各個(gè)環(huán) 節(jié)，勢必影響基本建設(shè)檔案的成套性和完整性。隨著 檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的加速，無論是管理理念、控制手 段，還是技術(shù)設(shè)備都發(fā)生很大變革。但是高校在硬件 設(shè)施和檔案人員素質(zhì)方面，與檔案現(xiàn)代化管理的要求 還有一定差距。比如目前很多高?；n案員都是兼 職檔案員，兼職檔案員遇到工作忙的時(shí)候，對基建檔案 無暇顧及。往往造成對檔案資料簡單裝訂、沒有系統(tǒng) 專業(yè)化地按照要求管理等簡單化現(xiàn)象，造成檔案資料 不完整，直接影響了基建檔案質(zhì)量，跟不上高校改革與 發(fā)展的需求.
(二)檔案管理意識淡薄，歸檔質(zhì)量不高 在實(shí)際建檔工作中，往往由于檔案員的檔案管理 意識不強(qiáng)，基建檔案會存在許多問題。首先，歸檔的文 件內(nèi)容質(zhì)量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有 憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件都是復(fù)印件，或者一些 簽字、蓋章都不全，失去原有作用。其次，文件歸檔材 料、紙張大小不統(tǒng)一，個(gè)別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字 跡模糊。另外，還有些工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容失實(shí)，圖物不 符，不少材料分散在承辦人和技術(shù)員手中，需向知情人 詢問才得已糾正，其中設(shè)計(jì)變更、施工記錄等散失最為 常見。一直以來，高校對基建檔案工作的認(rèn)識還遠(yuǎn)遠(yuǎn) 不夠，檔案部門自身的宣傳力度也不夠，造成一些基建 管理人員檔案管理意識淡薄，存在“重建設(shè)，輕檔案” 的思想。甚至還出現(xiàn)建筑物竣工后，經(jīng)手人員將建設(shè) 資料隨便鎖進(jìn)自己的柜子，沒有及時(shí)把資料移交給檔 案員歸檔的現(xiàn)象，造成竣工資料的不完整性，影響了歸 檔的質(zhì)量.
(三)缺乏有效管理機(jī)制，造成管理偏差 基建項(xiàng)目一般要經(jīng)過立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階 段，項(xiàng)目文件資料形成周期長，涉及單位廣，專業(yè)技術(shù) 性強(qiáng)，從而造成收集、整理難度增大。資料從產(chǎn)生到歸 檔經(jīng)歷相當(dāng)長的一段時(shí)間，并經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，其中每一 環(huán)節(jié)的差錯都直接地影響圖紙的齊全、完整、準(zhǔn)確性.
為加強(qiáng)和規(guī)范基建的檔案管理工作，各高校會制定出 相關(guān)管理制度，但是由于管理要求及政策水平的差異， 許多高校所制定的基建檔案規(guī)范大相徑庭，出現(xiàn)所制 定的規(guī)范及制度只有輪廓沒有細(xì)則，造成管理人員在 實(shí)施檔案管理過程中出現(xiàn)了偏差，使所管理的基建檔 案工作跟不上改革與發(fā)展的需要，影響了基建檔案的 完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)性.
三、加強(qiáng)高校基建檔案科學(xué)化管理的對策 隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制和民主法制的確立和 不斷完善，檔案管理逐步走上了正軌。如何加強(qiáng)高校 基建檔案資料的科學(xué)化管理，使其在審計(jì)、監(jiān)督、管理、 驗(yàn)收以及學(xué)校未來改擴(kuò)建、維修等方面發(fā)揮更大的效 用，筆者以為應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)管理:
(一)加強(qiáng)基建檔案工作領(lǐng)導(dǎo) 國家教委6號令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中 第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基 礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā) 展規(guī)劃，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。”可見，檔案管 理工作是整個(gè)學(xué)校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部 分，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作 的主要因素。這就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視基建檔案工 作，在人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施上給予大力支持，切實(shí)將檔案工 作納入學(xué)校的目標(biāo)管理，加大檔案執(zhí)法力度，認(rèn)真研究 和解決檔案工作中的實(shí)際問題.
(二)提高檔案人員素質(zhì) 搞好工程建設(shè)，要把提高檔案人員的素質(zhì)放在重 要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是 否具有良好的愛崗敬業(yè)精神和服務(wù)態(tài)度?；ü芾聿?門作為基建檔案的產(chǎn)生和使用部門，檔案人員更應(yīng)當(dāng) 自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時(shí)歸檔的責(zé)任 心和自覺性。在具體工作中，注重加強(qiáng)檔案人員素質(zhì) 訓(xùn)練、加強(qiáng)科學(xué)管理，要從基建管理和檔案管理兩方面 進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)知識和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的 業(yè)務(wù)水平及檔案管理能力.
(三)完善基建檔案管理制度 完善基建管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，是做好基建工程 檔案歸檔的關(guān)鍵。一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案資料收集齊全 與否，完善制度是關(guān)鍵。將基建檔案工作納入日常管 理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這 是保證基建檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化前提。[2] 高校要結(jié)合本校的工作實(shí)際，制定出一套切實(shí)可行的 規(guī)章制度，并經(jīng)常進(jìn)行檢查、督促。在實(shí)際運(yùn)作中，因 基本建設(shè)檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù) 性強(qiáng)，所有參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時(shí)地進(jìn) 行約束和指導(dǎo)。工程建設(shè)項(xiàng)目完成后，不論
是總承包 還是分包，不論建設(shè)工程項(xiàng)目大小，必須堅(jiān)持工程項(xiàng)目 建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗(yàn) 收同步;堅(jiān)持檔案部門與基建部門相結(jié)合，齊抓共管做 好基建竣工歸檔工作，明確項(xiàng)目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo) 到位;指定項(xiàng)目專職檔案人員到位;落實(shí)項(xiàng)目施工、安 裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員到位.
(四)做好基建檔案工作“三同步”管理 “三同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要 求，其內(nèi)涵主要包括:基建工程一開始就與建立檔案工 作同步進(jìn)行;工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、 整編、審定工作同步進(jìn)行;工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與提交 一整套合格的施工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。[3]在制定本單 位或本部門的規(guī)定、規(guī)范、細(xì)則等規(guī)章制度的同時(shí)，應(yīng) 建立項(xiàng)目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂 合同時(shí)，把項(xiàng)目基建檔案工作要求附在合同中，使施工 單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項(xiàng) 工作以及竣工驗(yàn)收應(yīng)提供的檔案資料及資料套數(shù)，從 而克服管理工作的無章可循、無據(jù)可依的混亂現(xiàn)象，使 基建檔案進(jìn)入正常化管理.
(五)實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理 隨著高校對計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面普及使 用，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)對基建檔案進(jìn)行管 理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設(shè)與管理服 務(wù)。目前高?；窘ㄔO(shè)檔案的管理工作，已經(jīng)進(jìn)入從 經(jīng)驗(yàn)管理向先進(jìn)科學(xué)技術(shù)管理階段，傳統(tǒng)的檔案管理 方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時(shí)查 找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護(hù)及利 用基建檔案為學(xué)校服務(wù)。如果參與了高校網(wǎng)絡(luò)整體建 設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理，基建檔案將更好地被管 理和利用，更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要.
四、結(jié)語 基建檔案是高校的寶貴財(cái)富，是高校基本建設(shè)工 作的真實(shí)記錄和歷史憑證，也是今后維護(hù)、管理、改建、 擴(kuò)建和資產(chǎn)評估的依據(jù)，隨著時(shí)間推移，人們會越來越 認(rèn)識到基建檔案的重要性和建立基建檔案體系的必要 性。因此，我們必須做好基建檔案建設(shè)及管理工作，把 好質(zhì)量關(guān)，維護(hù)基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，不 斷地提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，使高校檔案為我們國 家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和高等教育事業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)， 做出更大貢獻(xiàn).
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關(guān)鍵詞：檔案 科學(xué)化管理 問題 建議
高校檔案是學(xué)校在從事基建、科研、人事、教學(xué)、資產(chǎn)、黨政管理等各方面工作的原始材料，它不僅作為各項(xiàng)工作的查考憑證，保證了高校運(yùn)行的延續(xù)性，而且能為高校管理者做出正確決策提供參考。今年來，我國高校教育事業(yè)不斷發(fā)展壯大，招生規(guī)模連續(xù)數(shù)年大幅度擴(kuò)充，辦學(xué)指導(dǎo)方針由“擴(kuò)規(guī)?！鞭D(zhuǎn)為“抓質(zhì)量”，在這一趨勢下，高等教育學(xué)校為了提高辦學(xué)質(zhì)量的任務(wù)，在管理創(chuàng)新、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、機(jī)構(gòu)改革等方面均要實(shí)行大規(guī)模的改革。這些變化無疑會對檔案管理工作提出更高的要求。在高校各職能不斷深化和提升的今天，如何推進(jìn)高校檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)是高校發(fā)展的有效保障和必然要求。
一、 高校檔案管理工作存在的幾點(diǎn)問題
1、檔案工作受重視程度偏低
目前在國內(nèi)高校的教師群體中，大多數(shù)認(rèn)為檔案管理只不過是收集、整理、保存一些已經(jīng)成為歷史的資料，抓好檔案管理工作難以在短時(shí)期內(nèi)見到成果，沒什么實(shí)在意義，對檔案管理工作的認(rèn)知面窄；領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄，對檔案工作缺乏必要的關(guān)心和支持，導(dǎo)致教師平時(shí)也不注意收集、保存學(xué)校開展各項(xiàng)活動的原始資料，致使一些具有保存價(jià)值的重要檔案流失；檔案管理部門相比于其他行政部門、科研部門，沒有經(jīng)濟(jì)地位、社會地位、政治地位，被認(rèn)為是無足輕重、可有可無的部門。
2、 基礎(chǔ)建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足，管理手段落后
物質(zhì)基礎(chǔ)是完善檔案管理必不可少的前提，現(xiàn)代化的管理工作，無論是軟硬件的設(shè)備購置，還是檔案信息數(shù)字化建設(shè)，都要有一定的資金支持。但目前，很多高校對檔案投入經(jīng)費(fèi)不足，缺乏安全保存檔案的專門庫房，沒有配備防火、防盜、防蟲的必要措施，這一相對滯后的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施一方面致使檔案建設(shè)中許多問題得不到及時(shí)的解決，另一方面也致使檔案管理人員在查閱檔案時(shí)，用手工查找，大大降低了工作效率，檔案現(xiàn)代化管理舉步維艱。
3、 檔案管理工作體系不健全，管理模式陳舊
高校檔案管理工作缺乏職責(zé)規(guī)范、系統(tǒng)的考核流程，在法制化管理和科學(xué)化管理方面嚴(yán)重滯后；檔案工作人員在收集、整理檔案的過程中，沒有及時(shí)歸檔的檔案意識，經(jīng)常隨意存放、草率處理，導(dǎo)致原始材料不可挽回；檔案的交接手續(xù)不嚴(yán)密，如在檔案管理人員的離職或調(diào)動工作時(shí)，未能按要求嚴(yán)格執(zhí)行交接程序，導(dǎo)致了檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。
4、 檔案未得到充分的利用
某些高校職能部門工作手段老套單一，不充分調(diào)取利用數(shù)字化的檔案信息，而依舊采用傳統(tǒng)方法工作，耗費(fèi)了大量的人力、物力。
5、檔案專業(yè)人才稀缺、素質(zhì)不高，工作隊(duì)伍穩(wěn)定性差
高校檔案管理人員很大一部分屬于兼職性質(zhì)，沒有受過專業(yè)檔案管理的培訓(xùn)，專業(yè)技能低，職業(yè)素養(yǎng)不高；職稱、待遇、工作時(shí)間等與其他行政部門相比偏低，致使檔案管理人員不安于本職工作，很多兼職的檔案管理人員更是頻繁的更換，檔案管理員工流失率居高不下，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，為高校檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化增添了難度。
二、 加強(qiáng)高校檔案工作科學(xué)化管理的建議
1、重視檔案管理工作，制度發(fā)展規(guī)劃，完善檔案工作的制度化、規(guī)范化
高校管理者要加大檔案管理工作的宣傳力度，提高重視程度，在制定學(xué)校長期發(fā)展規(guī)劃中，將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)管理議程，做到年初有計(jì)劃、年中有檢查、年末有總結(jié)，同時(shí)為了避免在具體工作中出現(xiàn)無章可循、草率行事的情況，需健全和完善檔案工作的各項(xiàng)制度，并且為檔案部門提高一個(gè)良好的工作環(huán)境，也只有這樣，才有可能將檔案工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化方向推進(jìn)。
2、 加大基礎(chǔ)建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入力度，推動管理信息化建設(shè)，提高管理手段
提高檔案館的硬件設(shè)備，購買專門保存檔案的庫房，增添防火、防盜、防有害生物的必要措施，隨著信息數(shù)字化的迅猛發(fā)展，檔案儲存的載體也有傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)為了各種載體，如聲像、圖文影像等，因此，高校要配備相應(yīng)的圖文影像掃描設(shè)備、存儲器、數(shù)碼攝像機(jī)等硬件建設(shè)和規(guī)范化的檔案信息系統(tǒng)軟件設(shè)施；借鑒當(dāng)今先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)，用數(shù)字工具完成高校檔案管理信息數(shù)字化，真正實(shí)現(xiàn)高效率、高精準(zhǔn)、低成本的檔案信息化管理。
3、 規(guī)范管理工作體系，創(chuàng)新檔案管理模式
制定高校檔案管理的職責(zé)規(guī)范、系統(tǒng)的考核流程，可以遵循集中統(tǒng)一、歸口管理的原則，由校級領(lǐng)導(dǎo)帶頭組成一個(gè)檔案工作小組，各部門設(shè)立檔案聯(lián)絡(luò)員，及時(shí)收集應(yīng)歸檔的資料，各部門形成的檔案定期移交到學(xué)校檔案室集中管理，防止分散管理出現(xiàn)的弊端；建立健全檔案管理制度，從檔案的收集、整理、歸檔、移交、建檔定級到責(zé)任追究都要有完善的規(guī)章制度，推進(jìn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化；明確規(guī)定因檔案人員因失職而造成檔案的流失或損壞的相關(guān)懲罰，完善檔案激勵機(jī)制；引進(jìn)競爭機(jī)制，推行全員聘任競爭上崗，優(yōu)勝劣汰，開拓檔案工作充滿活力、創(chuàng)新的新局面。
4、 開發(fā)高校檔案資料對實(shí)際工作的指導(dǎo)利用價(jià)值
高校管理者做決策時(shí)，應(yīng)該參考借鑒檔案資料，實(shí)現(xiàn)高校事業(yè)科學(xué)有序地發(fā)展，如教務(wù)管理部門依據(jù)“課時(shí)兩”“學(xué)生評教成績”等資料，準(zhǔn)確評估新進(jìn)教師的教學(xué)情況，為學(xué)校教師的合理安排提供有力依據(jù)；再如，高校擴(kuò)大招生規(guī)模，可依據(jù)學(xué)生檔案、基建檔案，評估招生規(guī)模擴(kuò)大的程度。
5、提高檔案管理人員素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)
一是通過提高現(xiàn)有檔案工作人員的福利待遇水平，穩(wěn)定人才隊(duì)伍；在職稱晉升工作中，加大檔案管理中、高層人員的比例，可以吸引更多高學(xué)歷的人才加入檔案管理隊(duì)伍之中；定期舉辦檔案管理人員的交流會，分享心得，一方面提高檔案管理效率，另一方面使從業(yè)人員有了工作的熱情以及組織的歸屬感。二是引入培訓(xùn)計(jì)劃，定期為現(xiàn)有的檔案管理人員開展加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)方面技能的培訓(xùn)，使管理隊(duì)伍滿足新形勢的要求；另外，興趣是最好的老師，可以引導(dǎo)專業(yè)技術(shù)人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)技能的興趣，從而達(dá)到事半功倍的效果，大大提高了檔案工作效率。三是引進(jìn)具有檔案學(xué)歷的畢業(yè)生，他們有專業(yè)的檔案管理技能，對檔案學(xué)科前沿、發(fā)展方向有敏銳的觸覺，易接受新事物，改善落后的管理模式。四是提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，忠于祖國、愛崗敬業(yè)、講道德、守紀(jì)律、不計(jì)較個(gè)人利益，干一行愛一行的職業(yè)情操。只有這樣，才能克服困難，刻苦專研，為高校檔案工作作出貢獻(xiàn)。
總之，隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作已經(jīng)成為衡量學(xué)校教育質(zhì)量、管理水平的重要尺度，只有不斷創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案管理的信息科學(xué)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，才能更好的為高校的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。
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一、檔案管理工作存在的問題
（一）檔案管理意識還不夠強(qiáng)
具體表現(xiàn)在一是檔案管理機(jī)構(gòu)不健全。部分單位檔案管理組織機(jī)構(gòu)不健全或認(rèn)為檔案管理不重要，至今沒有爭取到機(jī)構(gòu)編制，也沒有設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，甚至有些基層單位還沒有專人管理檔案。二是檔案管理責(zé)任意識淡薄。一些基層單位對檔案管理在思想認(rèn)識上有誤區(qū)，主要領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案管理人員兼職管理，時(shí)間精力擺布不到位，導(dǎo)致檔案管理混亂，音像資料和原始文件保存不完整等。三是檔案管理力量薄弱。一些單位缺乏人手，沒有專職人員管理檔案，由辦公室或者離退休老同志兼職幫助管理，責(zé)任意識淡薄，對檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂、保存等不到位，導(dǎo)致一些重要檔案資料整理歸檔不及時(shí)，檔案管理工作明顯滯后。
（二）檔案管理工作還不夠科學(xué)規(guī)范
一是檔案管理秩序混亂。一些基層單位由于長期缺乏科學(xué)有效的管理方法和手段，一些規(guī)章制度不夠規(guī)范，檔案資料收集歸檔等缺乏有效制約考核，造成了管理秩序混亂。二是檔案整理不規(guī)范。部分基層單位對檔案管理工作不夠重視，對新進(jìn)工作人員、調(diào)入人員或者退休人員的檔案沒有及時(shí)歸檔，同時(shí)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案目錄與實(shí)際內(nèi)容很多不符，給查找利用帶來不便，也造成了檔案資料的遺失遺漏等問題發(fā)生。三是檔案管理手段落后。由于體制的問題，檔案管理員一直沒有專職的，大部分都是兼職，一些年齡較大的同志被單位領(lǐng)導(dǎo)安排擔(dān)任檔案管理員或者檔案管理人員變動頻繁或者青黃不接，同時(shí)一些老同志計(jì)算機(jī)水平較低，不知道如何運(yùn)作計(jì)算機(jī)操作檔案管理系統(tǒng)軟件，往往造成工作被動，檔案管理系統(tǒng)形同虛設(shè)，無法推廣使用，導(dǎo)致檔案管理工作不能保持系統(tǒng)性和完整性。四是檔案管理基礎(chǔ)性工作還有待加強(qiáng)。檔案室硬件設(shè)施不齊全，部分單位檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后陳舊，辦公室和檔案室混用，甚至還沒有專用檔案室；有些檔案室達(dá)不到“八防”要求，引起檔案資料霉變、蟲蛀，影響檔案美觀整潔完整；有些單位設(shè)備配置、檔案裝具都達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，甚至有些單位的檔案室還沒有最基本的檔案裝具。
（三）檔案管理人員的整體素質(zhì)還有待提高
一是檔案管理思想更新不及時(shí)。許多檔案人員對新時(shí)期新形勢下，對檔案工作崗位的價(jià)值缺乏認(rèn)知，思想上沒有與時(shí)俱進(jìn)，對干好檔案工作缺乏使命感、責(zé)任感。二是檔案管理員業(yè)務(wù)技能較差。一些檔案管理員對檔案工作的法律法規(guī)、政策和規(guī)章制度等知識知之甚少，缺乏檔案專業(yè)知識和工作經(jīng)驗(yàn)，檔案管理工作基礎(chǔ)不扎實(shí)，還不能適應(yīng)檔案管理的需要，檔案管理整體質(zhì)量不高。三是檔案管理員不夠?qū)I(yè)。不少基層單位缺乏專業(yè)的方面檔案管理人員，檔案管理還處于邊干邊摸索的階段，對一些檔案管理的專業(yè)術(shù)語和概念相互混淆，迷糊不清，制約了檔案管理工作水平提升。
（四）檔案管理保障服務(wù)能力有待提升
一是檔案管理信息化建設(shè)落后。一些基層單位、部門包括兼職檔案管理員對檔案信息化建設(shè)工作的重視程度不夠，認(rèn)為做好紙質(zhì)文件材料的歸檔工作就可以了，導(dǎo)致本單位、本部門形成的電子檔案建立不及時(shí)、疏于管理，電子檔案流失嚴(yán)重，直接影響檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。二是檔案管理數(shù)字化建設(shè)滯后。電子文件檔案形成后沒有及時(shí)輸入檔案管理系統(tǒng)，數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用率低，無法做到資源共享，不能滿足社會對檔案信息資源的需要。三是檔案管理員不適應(yīng)工作。隨著計(jì)算機(jī)的普及，辦公自動化設(shè)備的應(yīng)用，視聽型檔案資源不斷涌現(xiàn)，一些檔案管理人員素質(zhì)不能適應(yīng)這種變化需要。
二、檔案管理的有關(guān)對策
（一）切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認(rèn)識
搞好檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。一是充實(shí)機(jī)構(gòu)，落實(shí)責(zé)任。明確管理檔案工作，指定專人負(fù)責(zé)全部檔案日常工作及年度目標(biāo)考核，研究解決檔案工作中存在的問題。二是配齊配強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍。通過公開招聘、內(nèi)部交流、提拔任用等形式，選拔文化程度高、思想素質(zhì)強(qiáng)、文字能力水平高、計(jì)算機(jī)操作熟練、業(yè)務(wù)能力精通的工作人員充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。三是加強(qiáng)檔案管理宣傳工作。通過組織學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，提高檔案法制意識、責(zé)任意識、大局意識，在全社會形成良好的檔案管理工作環(huán)境。
（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)化軟硬件環(huán)境
一是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加大檔案管理建設(shè)經(jīng)費(fèi)的投入，配齊各種檔案設(shè)施設(shè)備。二是注重提升素質(zhì)能力。要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)。堅(jiān)持以個(gè)人自學(xué)為主，向書本學(xué)、向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)，立足崗位，在學(xué)中干，在干中學(xué)，不斷提升檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與管理水平。要強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。采取“走出去”的方式，組織檔案管理員到檔案管理先進(jìn)單位、先進(jìn)地區(qū)以及本地本部門檔案館跟班學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合；采取“請進(jìn)來”的方式，邀請檔案管理專家、學(xué)者到單位舉辦檔案管理知識講座，對全體同志進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識授課，提升檔案管理知識普及率。要強(qiáng)化信息化培訓(xùn)。適應(yīng)檔案管理信息化的要求，加大對檔案管理員信息化方面培訓(xùn)，最大限度減少檔案信息的泄密，確保檔案管理的安全系數(shù)。
（三）建立健全管理體系，提高科學(xué)管理水平
要建立檔案綜合管理工作體系，對檔案實(shí)現(xiàn)集中管理，規(guī)范檔案管理操作流程，對各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，確保手續(xù)齊全、檔案整理規(guī)范、檔案內(nèi)容完整。要完善檔案管理人員工作制度、材料收集制度、鑒別整理與核對歸檔制度、查（借）閱制度、保管與保護(hù)制度、保密制度、定期銷毀制度、交接制度等，通過建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，約束不規(guī)范行為，進(jìn)一步提升了檔案管理工作水平。
為進(jìn)一步加強(qiáng)社會主義新農(nóng)村檔案工作,把建設(shè)社會主義新農(nóng)村的發(fā)展過程準(zhǔn)確全面地記錄下來,確保社會主義新農(nóng)村檔案工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。根據(jù)古城區(qū)社會主義新農(nóng)村建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的實(shí)施意見》的文件精神，結(jié)合我區(qū)實(shí)際情況，特制定此計(jì)劃。
一、指導(dǎo)思想
以黨的十七大精神為指導(dǎo)，以加強(qiáng)農(nóng)業(yè)、農(nóng)村、農(nóng)民檔案工作為重點(diǎn)，緊扣“生產(chǎn)發(fā)展、生活寬裕、鄉(xiāng)風(fēng)文明、村容整潔、管理民主”的社會主義新農(nóng)村目標(biāo)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、樹立典型、規(guī)范建檔、有效利用，提高村級檔案管理整體建設(shè)，為我區(qū)推進(jìn)社會主義新農(nóng)村建設(shè)作貢獻(xiàn)。
二、工作目標(biāo)
圍繞建設(shè)社會主義新農(nóng)村的總體要求，將新農(nóng)村建設(shè)檔案工作作為當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期的重點(diǎn)工作納入長遠(yuǎn)規(guī)劃。全區(qū)小康示范村建檔合格率達(dá)到100%，（建檔示范村暫定為如下幾個(gè)村：七河鄉(xiāng)五峰村委會、金安鄉(xiāng)龍山村委會、金山鄉(xiāng)金山村委會、束河辦事處黃山社區(qū)、西安街辦事處寨后社區(qū)），20xx年實(shí)現(xiàn)新農(nóng)村建設(shè)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。
三、方法與步驟
（一）啟動階段：
3月開始，按照古城區(qū)社會主義新農(nóng)村建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室下發(fā)的文件精神，對全區(qū)行政村檔案人員進(jìn)行較為系統(tǒng)的培訓(xùn)。
（二）實(shí)施階段：
3月，明確1-2個(gè)小康示范村進(jìn)行檔案試點(diǎn)工作。3--4月，分片開展新農(nóng)村建設(shè)小康示范村檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
5—20xx年10月，全面開展小康示范村檔案工作。
（三）總結(jié)檢查階段：
10月，由區(qū)檔案局和區(qū)社會主義新農(nóng)村建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室對全區(qū)小康示范村檔案工作進(jìn)行檢查驗(yàn)收。
（四）全面推進(jìn)階段：
11月--20xx年12月，以小康示范村檔案工作為樣板，全面開展小康村建檔工作，20xx年1月組織抽查或檢查。
四、工作要求及責(zé)任劃分：
根據(jù)工作計(jì)劃，按照建檔要求，抓好試點(diǎn)工作，熱情服務(wù)，認(rèn)真指導(dǎo)，嚴(yán)格督查的要求，開展工作，確保村級檔案規(guī)范化，全面提高社會主義新農(nóng)村檔案工作規(guī)范化管理水平。
責(zé)任劃分：
王曉蘭負(fù)責(zé)祥和辦事處義和村委會。
楊澤帥負(fù)責(zé)金山鄉(xiāng)金山村委會、七河五峰村委會。
一、認(rèn)證檢查簡介
目前，邵陽市直一、二級機(jī)構(gòu)有近200個(gè)單位檔案工作規(guī)范化管理未達(dá)到省二級以上標(biāo)準(zhǔn)，為促進(jìn)這些單位檔案工作發(fā)展，我局決定2012年開展市級標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證工作，納入全年工作計(jì)劃，并經(jīng)市委常委會議研究同意，納入“檔案工作規(guī)范化管理年”活動一項(xiàng)重要內(nèi)容。年初，在印發(fā)的《邵陽市檔案工作規(guī)范化管理年》（邵檔發(fā)[2012]2號）中推出市級認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，文件中確定“8月為評估合格認(rèn)證月”。6月，我局印發(fā)了《關(guān)于開展首批檔案工作規(guī)范化管理合格認(rèn)證檢查的通知》（邵檔業(yè)[2012]4號）文件，首批確定134個(gè)單位為合格認(rèn)證檢查對象。8月份，全局領(lǐng)導(dǎo)、干部分成6組開展合格認(rèn)證檢查。截止目前，一共檢查了99個(gè)單位，達(dá)到市級合格標(biāo)準(zhǔn)有50個(gè)，限期改正有49個(gè)，其中書面限期改正28個(gè)，口頭限期改正21個(gè)，較好地促進(jìn)了基層單位檔案工作的發(fā)展。
二、認(rèn)證檢查的特點(diǎn)
1.追究性特點(diǎn)。根據(jù)《檔案法》第六條規(guī)定“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)”，《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定》第八條規(guī)定“縣級以上檔案行政管理部門對各自管轄范圍內(nèi)檔案法規(guī)的貫徹實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查應(yīng)與檔案業(yè)務(wù)工作密切結(jié)合，檢查的內(nèi)容和重點(diǎn)應(yīng)根據(jù)檔案法規(guī)實(shí)施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內(nèi)容和重點(diǎn)”結(jié)合本地的實(shí)際情況，加大對基層單位檔案工作薄弱環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導(dǎo)，以認(rèn)證的形式，重點(diǎn)檢查薄弱環(huán)節(jié)，促進(jìn)工作發(fā)展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認(rèn)證不合格的單位，依法追究，限期改正。認(rèn)證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點(diǎn)，提示我們“開弓沒有回頭箭”。
2.必檢性特點(diǎn)。凡未達(dá)到檔案工作規(guī)范化管理省二級標(biāo)準(zhǔn)以上的單位，都在合格檢查認(rèn)證之列，一改過去對那些檔案工作管理差的單位沒有一個(gè)較硬的措施來監(jiān)督的局面，“江邊洗蘿卜，一個(gè)個(gè)來”。同時(shí)也強(qiáng)化了檔案行政管理部門的職責(zé)，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒認(rèn)證的必須檢查認(rèn)證，不合格的必須抓緊改正。合格認(rèn)證評估借鑒《湖南省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》的評估模式，按照《邵陽市檔案工作合格標(biāo)準(zhǔn)評分細(xì)則》的內(nèi)容全面檢查評估，集檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護(hù)25分，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作35分，開發(fā)利用20分。通過聽、看、評、議等程序，將認(rèn)證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點(diǎn)，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發(fā)球權(quán)”。
3.強(qiáng)制性特點(diǎn)。認(rèn)證合格除評估總分要求在60分以上，還強(qiáng)調(diào)必須具備3個(gè)條件：一是必須健立健全檔案管理各項(xiàng)工作制度。如檔案工作人員崗位職責(zé)、保密、庫房管理、安全保衛(wèi)、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項(xiàng)扣0.5分，缺3項(xiàng)制度（含3項(xiàng)）的為不合格標(biāo)準(zhǔn)。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達(dá)到80%的記分比例。如文書檔案、業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)檔案、會計(jì)檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規(guī)范（10分），每門類檔案整理計(jì)2分。這3條是檔案執(zhí)法監(jiān)督下達(dá)整改通知前提條件，10項(xiàng)行為所涵蓋的內(nèi)容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環(huán)節(jié)，把它作為合格認(rèn)證檢查的重點(diǎn)，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時(shí)，也是我們開展認(rèn)證工作的底氣，具有較強(qiáng)的強(qiáng)制性。強(qiáng)制性特點(diǎn)揭示認(rèn)證檢查的底線和底氣所在。
三、認(rèn)證檢查的意義
1.加大依法行政力度，形成長效機(jī)制。合格認(rèn)證檢查的推出，檢查對象廣，按《檔案法》規(guī)定屬地管理的原則，任何單位無一例外，對檔案工作規(guī)范化管理未達(dá)到省二級以上標(biāo)準(zhǔn)的單位都有了約束機(jī)制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵爭創(chuàng)省二級以上標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)得以全面展開，具有追究性、必檢性、強(qiáng)制性三大特點(diǎn)，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復(fù)查一次。由此，激活整個(gè)認(rèn)證體系，形成了對基層單位檔案管理長效的監(jiān)督機(jī)制。
2.促進(jìn)平衡發(fā)展，消除死角隱患。我市共有省特級檔案室 28個(gè)，市直單位省一級檔案室65個(gè)，而還有為數(shù)不少的單位沒有達(dá)到省二級標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作缺乏爭先創(chuàng)優(yōu)、上等達(dá)標(biāo)意識，發(fā)展不平衡。開展檔案合格認(rèn)證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進(jìn)行認(rèn)證，這樣對后進(jìn)單位有較大的促進(jìn)作用。確保合格的底線，單位再無理由借口，推諉不動，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發(fā)展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。
3.完善認(rèn)證體系，打造高低呼應(yīng)的格局。檔案工作認(rèn)證管理，是國家檔案局在《加強(qiáng)對基層單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)的意見》文件中，給予充分肯定的一種監(jiān)督指導(dǎo)方式。但僅有的《湖南省檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》的自愿申報(bào)認(rèn)證模式，尚不足以推動工作全面開展，新建立的市級標(biāo)準(zhǔn)合格認(rèn)證檢查模式，能彌補(bǔ)省級上等達(dá)標(biāo)輻射面的不足。省、市標(biāo)準(zhǔn)一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應(yīng)、剛?cè)嵯酀?jì)的認(rèn)證格局，使認(rèn)證管理體系更逐完善。
四、認(rèn)證檢查的不足
1.出臺模式還不夠規(guī)范。合格認(rèn)證工作在今年全市檔案工作會議上進(jìn)行了部署安排，合格認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)在《邵陽市檔案工作規(guī)范化管理年》文件中推出，而沒有單獨(dú)行文，相應(yīng)的認(rèn)證管理辦法，由于種種原因沒有及時(shí)跟進(jìn)，合格認(rèn)證管理辦法正式出臺，要爭取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發(fā)，這樣文件出臺規(guī)格高，執(zhí)行力度大。
2.宣傳、行動還不夠深入。合格認(rèn)證工作是我市檔案工作的一項(xiàng)新生事物，市直動了，縣區(qū)沒動，這項(xiàng)工作要進(jìn)一步宣傳貫徹落實(shí)，統(tǒng)一認(rèn)識，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一行動，要努力形成合格認(rèn)證大勢所趨的氛圍。同時(shí)對基層單位要掌握認(rèn)證的主動權(quán)，分期分批督促他們達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)。對基層單位也要相應(yīng)開展以合格標(biāo)準(zhǔn)為內(nèi)容的專門培訓(xùn)、指導(dǎo)，如我局9月份組織了未合格單位開展檔案整理“三集中”立卷活動。
3.評估條款還有待完善。目前認(rèn)證還處于試行階段，通過試行檢驗(yàn)，評估條款有的需要調(diào)整。如評估條款中涉及當(dāng)前檔案中心工作的，可隨時(shí)調(diào)整，如圍繞貫徹國家檔案局8號令，編制檔案保管期限表，圍繞民生檔案工作，開展家庭建檔工作，這些工作有的只是一時(shí)的。所以，今后修改時(shí)以“檔案中心工作或當(dāng)前檔案工作”靈活設(shè)置考評欄目為宜。
在省檔案局的指導(dǎo)和支持下，近年來全省檢察機(jī)關(guān)檔案工作蒸蒸日上，取得良好的成績。截至2014年底，全省檢察機(jī)關(guān)共有27個(gè)院通過檔案目標(biāo)管理5A級認(rèn)定，占全省5A級單位一半以上，48個(gè)院通過4A級認(rèn)定（其中1個(gè)已升為5A），先后有27人次榮獲全省檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定先進(jìn)個(gè)人稱號。省檢察院也多次得到省檔案局的表彰，先后被授予“檔案目標(biāo)管理認(rèn)定系統(tǒng)先進(jìn)單位”、“檔案館（室）建設(shè)實(shí)績突出單位”等榮譽(yù)稱號。
省院機(jī)關(guān)檔案工作有著扎實(shí)的基礎(chǔ)，黨組把檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)放在非常重要的位置。2014年，我們進(jìn)行了機(jī)關(guān)新址的維修改造，辦公條件的改善為檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了條件。借省院辦公條件改善之機(jī)，我們把檔案庫房建設(shè)作為重點(diǎn)優(yōu)先考慮，在布局安排、資金、投入方面都給予特別的支持，共投入600多萬元，建成了上下兩層900多平方米的智能化檔案庫，包括紙質(zhì)檔案庫房、實(shí)物檔案庫房、電子檔案庫房、目錄庫、數(shù)字化室、綜控室、整檔室、閱檔室等多個(gè)區(qū)域。省院黨組高度重視檔案信息化建設(shè)，檔案庫房建設(shè)中，信息化投入占比重很高，不僅滿足了當(dāng)前的工作需求，也為將來的發(fā)展預(yù)留了足夠空間。2015年又投入130多萬進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描，使檔案信息化工作又邁上了一個(gè)新臺階。2015年10月，最高人民檢察院檢察長到省院視察，對省院智能化檔案庫室建設(shè)和信息化建設(shè)予以充分肯定。
今天，省檢察院通過省檔案局檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定，成為全省第一家檔案工作目標(biāo)管理6A級單位。這既是對省檢察院檔案工作的充分肯定，也是一次全面檢查。我們要把這次6A認(rèn)定作為新的起點(diǎn)，按照中辦、國辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》文件要求，進(jìn)一步規(guī)范和完善省院機(jī)關(guān)以及全省檢察機(jī)關(guān)的檔案工作，提高檔案工作水平。
要更加重視檔案工作，把檔案工作放在應(yīng)有的位置。全省各級檢察院黨組要更加重視檔案工作，將這項(xiàng)工作放到更加重要位置來抓，在人財(cái)物上給予更多支持和保障，加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，健全檔案管理體制，著力抓好業(yè)務(wù)建設(shè)和人才培養(yǎng)，按照最高標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)一步做好檔案管理各項(xiàng)工作。
要更好地發(fā)揮檔案服務(wù)檢察中心工作的作用。進(jìn)一步挖掘檔案的利用價(jià)值，為檢察中心工作服務(wù)、為檢察業(yè)務(wù)服務(wù)，為黨和國家工作大局服務(wù)。檔案有很重要的利用價(jià)值，現(xiàn)在我們開發(fā)、裝備一系列的信息化手段，都是要發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，便于查詢，便于尋找歷史印記，起到鑒古知今、服務(wù)現(xiàn)實(shí)工作的作用。
要進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、精細(xì)化、信息化?，F(xiàn)在我們檔案庫房的基礎(chǔ)設(shè)施、硬件條件比較先進(jìn)。硬件提升了，軟件也要提升上去，就是我們的管理工作也要相應(yīng)提升，要提升檔案的規(guī)范化、精細(xì)化、信息化。一是加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)。檔案工作本身就是要求非常規(guī)范的工作，我們的司法工作也要求非常規(guī)范。司法辦案是否規(guī)范，最后會落腳到卷宗和檔案。希望通過檔案工作的規(guī)范化，反促檢察業(yè)務(wù)的規(guī)范化，以檔案管理水平的提高來推動檢察工作的整體發(fā)展。二是加強(qiáng)精細(xì)化建設(shè)。過去的管理是粗放型的，下一步還要努力實(shí)現(xiàn)管理方式由粗放式管理到精細(xì)化管理、管理水平由低水平到高水平的飛躍，充分發(fā)揮檔案核心價(jià)值，提供精準(zhǔn)的服務(wù)。三是加強(qiáng)信息化建設(shè)。檔案工作在整個(gè)檢察機(jī)關(guān)的信息化建設(shè)中占有很重要的地位。要進(jìn)一步提示檔案信息化水平，在信息化應(yīng)用上下功夫，加大信息化在檔案工作中的應(yīng)用力度，推動檔案信息化上一個(gè)新臺階，在打造“智慧檢察”、“數(shù)字檢察”中發(fā)揮更大的作用。
要進(jìn)一步加強(qiáng)對下指導(dǎo)，推動全省檢察機(jī)關(guān)檔案工作整體發(fā)展。省院要充分發(fā)揮帶頭作用，加大對下指導(dǎo)力度，繼續(xù)推動市院、基層院的檔案工作上檔升級，促進(jìn)全省各級檢察機(jī)關(guān)檔案工作整體發(fā)展。爭取有更多單位通過檔案目標(biāo)管理5A級認(rèn)定，并向6A級目標(biāo)奮斗。
