緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇數(shù)字檔案管理論文，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！

篇1

現(xiàn)在，我國(guó)眾多公共圖書館中大多數(shù)圖書館的檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)管理模式階段，即以紙質(zhì)檔案為主，主要依靠手工操作管理。在這種管理模式下，檔案檢索的速度非常慢，導(dǎo)致檢索效率低下。綜合來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)公共圖書館檔案管理模式中存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題：

1.1管理觀念滯后。在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，圖書館檔案的管理都是采用傳統(tǒng)的人工管理模式，這是由于一方面圖書館受到資金及信息等客觀條件的束縛，更重要的是管理層在認(rèn)識(shí)上存在偏差，往往從眼前利益著想，忽略了公共圖書館的服務(wù)職能。正是這種管理觀念的滯后，才導(dǎo)致公共圖書館檔案的數(shù)字化管理工作一直未能開展。

1.2工作制度缺乏。很多公共圖書館沒(méi)有一個(gè)檔案管理工作的制度，以至于出現(xiàn)了沒(méi)有專業(yè)的檔案管理者、管理責(zé)任不明、分工不清、管理人員混雜的狀況。在這種情況下，公共圖書館檔案管理工作效率低下，時(shí)常出現(xiàn)檔案文件分散、檔案無(wú)法準(zhǔn)確查詢甚至丟失的現(xiàn)象。

1.3檔案利用率低下。公共圖書館建設(shè)的主要目的是方便大眾的需求，然而由于公共圖書館檔案管理受到傳統(tǒng)管理模式的制約，存在一定滯后性和不完備性，因此難以及時(shí)地充分地被廣大用戶所利用。究其原因，正是由于檔案資料所涉及的信息太過(guò)豐富與廣泛，依靠傳統(tǒng)的管理模式很難快速準(zhǔn)確地被用戶所檢索，使得檔案信息利用率極其低下，其價(jià)值得不到充分的體現(xiàn)。鑒于上述問(wèn)題，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化的檔案資料應(yīng)運(yùn)而生，它將在一段時(shí)間內(nèi)逐漸取代低效率、高污染的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。數(shù)字化的檔案資料將成為圖書館檔案的重要組成部分。

2實(shí)施圖書館檔案數(shù)字化管理的阻礙

2.1資金問(wèn)題。由于我國(guó)很多地區(qū)的公共圖書館的條件相對(duì)較差，而新型檔案管理模式的運(yùn)用必須依靠大量的資金投入，購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備。而這對(duì)于本身經(jīng)費(fèi)不足的公共圖書館來(lái)說(shuō)，成了制約當(dāng)前公共圖書館數(shù)字化建設(shè)的最直接的問(wèn)題。沒(méi)有資金的支撐，一切發(fā)展都是空談。

2.2技術(shù)問(wèn)題。實(shí)施檔案的數(shù)字化管理就是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的操作、傳輸、存儲(chǔ)、檢索、利用等，它能夠有效地節(jié)約時(shí)間，實(shí)現(xiàn)圖書館用戶的高效辦公，但是，構(gòu)建這樣的數(shù)字平臺(tái)受到了相關(guān)的技術(shù)條件的制約，許多公共圖書館缺乏相關(guān)的技術(shù)人才，導(dǎo)致數(shù)字化工作遲遲未能開展。

2.2.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的規(guī)范性問(wèn)題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工需要掃描、處理、存儲(chǔ)等工序，此項(xiàng)工作需要有規(guī)范化且標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)操作才能保證紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量。因此，公共圖書館需要制定完善的制度，使工作人員在做檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)等工作時(shí)，可以參照標(biāo)準(zhǔn)完成，確保紙質(zhì)文件的正確轉(zhuǎn)化。

2.2.2數(shù)字化檔案的信息安全問(wèn)題。隨著全球信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，在帶給人們巨大利益的同時(shí)，也對(duì)數(shù)字化的檔案信息安全管理造成了很大的技術(shù)困擾，主要表現(xiàn)在以下五個(gè)方面：（1）管理數(shù)字化檔案的計(jì)算機(jī)硬件出現(xiàn)故障問(wèn)題。計(jì)算機(jī)硬件有可能會(huì)因?yàn)樯a(chǎn)廠商、使用年限、外部環(huán)境影響等因素而出現(xiàn)硬盤、磁盤、光盤、服務(wù)器設(shè)備破損等故障，這就會(huì)對(duì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)造成一定的破壞或缺失，從而致使數(shù)字化檔案信息的長(zhǎng)期安全完整存儲(chǔ)受到嚴(yán)重威脅。（2）檔案數(shù)字化計(jì)算機(jī)管理軟件出現(xiàn)故障問(wèn)題。公共圖書館的檔案資源經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)化之后，必須有一個(gè)生命力很強(qiáng)大、穩(wěn)定性很好、可操作性與靈活性較強(qiáng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件作為支撐。然而，目前實(shí)際管理工作中，并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的質(zhì)量先進(jìn)、接口靈活、保存數(shù)據(jù)類型一致、信息能共享的標(biāo)準(zhǔn)化軟件系統(tǒng)，因此，在數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的管理操作過(guò)程中，通常出現(xiàn)軟件系統(tǒng)崩潰等故障問(wèn)題，致使數(shù)字關(guān)于公共圖書館檔案數(shù)字化管理的探討化檔案信息遭到破壞或缺失。（3）檔案數(shù)字化管理計(jì)算機(jī)遭遇網(wǎng)絡(luò)黑客或病毒的入侵問(wèn)題。近幾年網(wǎng)絡(luò)安全事件發(fā)生較為頻繁，如網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、病毒入侵等，一旦計(jì)算機(jī)遭遇黑客攻擊或病毒入侵，一般都會(huì)癱瘓，甚者丟失全部數(shù)據(jù)，這將是一個(gè)非常嚴(yán)峻的問(wèn)題。因此，這方面專業(yè)防護(hù)的技術(shù)問(wèn)題亟待解決。（4）計(jì)算機(jī)軟硬件不兼容及系統(tǒng)更換出現(xiàn)故障問(wèn)題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，是從原來(lái)的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)移到了磁盤或光盤等新載體上，當(dāng)原有數(shù)字化檔案管理計(jì)算機(jī)軟硬件或系統(tǒng)過(guò)時(shí)需要更新（更換）時(shí)，就很可能會(huì)出現(xiàn)計(jì)算機(jī)軟硬件不兼容或系統(tǒng)不兼容問(wèn)題，從而導(dǎo)致計(jì)算機(jī)出現(xiàn)死機(jī)或藍(lán)屏等故障，進(jìn)而丟失數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)。（5）管理人員對(duì)檔案數(shù)字化管理軟件操作不當(dāng)引起的故障問(wèn)題。檔案數(shù)字化建設(shè)與管理在我國(guó)還不成熟，很多管理人員并不具備很專業(yè)的管理知識(shí)，因此，在對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全維護(hù)的時(shí)候，可能會(huì)誤刪某些文件或誤點(diǎn)某些不可逆轉(zhuǎn)的操作程序而致使軟件與計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息的缺失。

2.3人才問(wèn)題。首先，公共圖書館管理人員的老齡化現(xiàn)象較為嚴(yán)重，這些管理者在思想上對(duì)數(shù)字化建設(shè)缺乏了解，同時(shí)受到身體等原因的限制對(duì)于新知識(shí)的學(xué)習(xí)接受的效果并不明顯，對(duì)于高科技的運(yùn)用能力差，因此，對(duì)數(shù)字化圖書館檔案的管理能力較差。其次，公共圖書館檔案專業(yè)化的管理人才奇缺，在人才引進(jìn)的過(guò)程中，也出現(xiàn)了專業(yè)人才稀缺的現(xiàn)象，比如信息化管理的技術(shù)開發(fā)人員和維護(hù)人員。很多高校也沒(méi)有開設(shè)能滿足公共圖書館檔案現(xiàn)代化管理需要的課程，這也是我們所要重視的。最后，由于受到人力資源的限制，很多公共圖書館管理人員身兼數(shù)職，一個(gè)人精力和專業(yè)能力始終有限，不能保證自己在有效的工作時(shí)間里準(zhǔn)確地錄入相關(guān)的檔案信息，從而造成工作失誤。

3實(shí)施公共圖書館檔案數(shù)字化管理的有效措施

3.1管理觀念與時(shí)俱進(jìn)，多渠道籌集資金?，F(xiàn)在，構(gòu)建數(shù)字化的公共圖書館是時(shí)展的必然的需求，因此必須重視數(shù)字化檔案的管理工作。各地公共圖書館必須設(shè)法力爭(zhēng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本地公共圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的資金支持。只有經(jīng)費(fèi)及時(shí)到位，檔案數(shù)字化管理工作才可以順利開展。而且，圖書館如果要獲得長(zhǎng)效的發(fā)展資金，必須依靠法律、制度和地方性法規(guī)、政策的支持才能獲得可持續(xù)發(fā)展。另外，除了政府部門政策資金方面的支持外，還應(yīng)該加大對(duì)圖書館功能的宣傳，鼓勵(lì)更多的人關(guān)注圖書館的改革和創(chuàng)新，吸引企業(yè)和社會(huì)愛(ài)心人士的資金，進(jìn)行相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)和完善。

3.2合理制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的技術(shù)規(guī)范。①紙質(zhì)檔案掃描工作：應(yīng)該根據(jù)幅面的大小、紙張的狀況、頁(yè)面顏色、字跡清晰度、是否帶插圖、檔案重要程度等因素合理選擇掃描方式；②掃描后圖像的處理工作：一方面對(duì)掃描后圖像的處理應(yīng)該采用統(tǒng)一的圖像處理軟件進(jìn)行，另一方面視原紙質(zhì)檔案紙張大小是否一致、紙張間是否有粘連、是否有裝訂孔等因素來(lái)決定圖像的處理流程；③掃描圖像處理完成后的存儲(chǔ)工作：為方便用戶使用，需將處理后圖像按標(biāo)準(zhǔn)格式存儲(chǔ)，一般不同掃描模式掃描處理后的圖像存儲(chǔ)格式都有區(qū)別，各地圖書館需事先統(tǒng)一規(guī)定好，以方便存儲(chǔ)管理，從而更高效地為用戶服務(wù)。

3.3多重技術(shù)保障數(shù)字檔案長(zhǎng)期安全保存。數(shù)字化檔案信息的長(zhǎng)期保存是公共圖書館在實(shí)施數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中最重要的一項(xiàng)內(nèi)容，必須做到以下幾點(diǎn)：第一，采用必要的加密技術(shù)，通過(guò)對(duì)相關(guān)信息設(shè)定的變化和編碼保障自身數(shù)據(jù)庫(kù)的安全；第二，購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的防火墻技術(shù)、操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)、生物識(shí)別技術(shù)，而且應(yīng)該不斷實(shí)時(shí)更新，確保檔案的安全性；第三，注意計(jì)算機(jī)、磁盤、光盤等載體的使用期限以及管理軟件系統(tǒng)的實(shí)時(shí)更新；第四，要注意必須嚴(yán)格挑選可靠存儲(chǔ)介質(zhì)做好信息數(shù)據(jù)的備份工作，以防計(jì)算機(jī)癱瘓導(dǎo)致的數(shù)據(jù)信息缺失。

3.4重視人才培養(yǎng)，提高管理水平。公共圖書館檔案實(shí)施數(shù)字化管理想要得到長(zhǎng)足發(fā)展，必須有滿足工作所需的專業(yè)技術(shù)人才。因此，對(duì)既熟悉信息技術(shù)又精通檔案管理的復(fù)合型人才的培養(yǎng)就顯得極為重要。首先，要加大對(duì)現(xiàn)有員工新觀念的養(yǎng)成和新技術(shù)的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思想，并能夠熟練運(yùn)用相關(guān)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)；其次，圖書館在不斷完善的過(guò)程中應(yīng)加強(qiáng)與當(dāng)?shù)馗咝５拿芮信浜?，為高校圖書館相關(guān)專業(yè)的學(xué)生提供實(shí)習(xí)基地，以期高校根據(jù)公共圖書館實(shí)際管理的需要制定培養(yǎng)相關(guān)人才的計(jì)劃。

4結(jié)束語(yǔ)

篇2

1.宏觀管理模式

(1)集中管理模式。數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)的集中式管理式檔案工作域信息資源建設(shè)發(fā)展方面具有關(guān)鍵作用。一是通過(guò)集中管理模式能夠使得數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)具有一定的計(jì)劃性使檔案館檔案信息資源成為一種資源整體捉進(jìn)其合理利用與開發(fā)二是數(shù)字檔案館通過(guò)集中式管理模式能夠?qū)ζ湫畔①Y源建設(shè)進(jìn)行有效控制監(jiān)督檔案館各級(jí)信息資源建設(shè)的具體行為規(guī)范工作流程保證數(shù)字檔案館信息資源的可持續(xù)發(fā)展。但是集中式管理模式在一定程度上使得檔案信息資源建設(shè)缺乏一定的創(chuàng)新性。

(2)分散管理模式。數(shù)字檔案館檔案信息資源的分散管理模式具有較強(qiáng)的靈活性和適用性。通過(guò)分散管理模式能夠調(diào)動(dòng)不同地區(qū)數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的積極性充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)工作。同時(shí)數(shù)字檔案館采用分散管理模式為信息資源建設(shè)提供了個(gè)性化發(fā)展的渠道提高了檔案信息資源建設(shè)工作中的創(chuàng)新工作效力但是分散管理模式同樣有著信息資源分散、信息系統(tǒng)不兼容、共享交換不方便的問(wèn)題。

2.微觀管理模式

(1)內(nèi)外結(jié)合模式。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的內(nèi)外結(jié)合模式指的是數(shù)字檔案館根據(jù)其自身信息資源不足的現(xiàn)實(shí)情況積極尋找其他外部信息資源與其共同完成信息資源建設(shè)的一種模式。內(nèi)外結(jié)合管理模式的核心是數(shù)字檔案館通過(guò)整合內(nèi)部與外部的信息資源共同完成檔案信息資源建設(shè)工作。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)采用內(nèi)外結(jié)合的管理模式不但能夠克服集中管理與分散管理的弊端還能夠取兩者長(zhǎng)處使檔案信息資源的建設(shè)具有較強(qiáng)的適應(yīng)性。一是通過(guò)充分利用數(shù)字檔案館現(xiàn)有的信息資源使其人力資源、物品資源能夠得到良好利用提高檔案館信息資源建設(shè)的質(zhì)量;二是利用內(nèi)外結(jié)合的管理模式河以借鑒外部信息資源建設(shè)的信息技術(shù)、專業(yè)人才等，彌補(bǔ)數(shù)字檔案館在信息資源建設(shè)過(guò)程中的不足加強(qiáng)檔案館工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)加快信息資源建設(shè)步伐。

(2)專項(xiàng)建設(shè)模式。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的專項(xiàng)建設(shè)模式指的是將其建設(shè)力量集中在某一個(gè)具體領(lǐng)域方面，由此集中力量解決數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)過(guò)程中遇到的棘手問(wèn)題盡可能找到問(wèn)題的突破口。因此專項(xiàng)建設(shè)模式更適用于數(shù)字檔案館信息建設(shè)的最初時(shí)期或者用于專業(yè)性較強(qiáng)的數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)中。

二、數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)管理流程

數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期持續(xù)的工作包括總體分析、制訂計(jì)劃和一些具體業(yè)務(wù)共同構(gòu)成。為了能夠有效控制管理數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)工作必須對(duì)其進(jìn)行建設(shè)規(guī)劃役計(jì)建設(shè)流程。第一階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的前期準(zhǔn)備階段包括建設(shè)總體分析和建設(shè)整體規(guī)劃兩個(gè)方面。該階段主要是對(duì)數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的環(huán)境、條件等進(jìn)行系統(tǒng)分析提出可行性研究報(bào)告為數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)進(jìn)行整體規(guī)劃同時(shí)進(jìn)一步細(xì)化具體業(yè)務(wù)的建設(shè)計(jì)劃。第二階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的具體業(yè)務(wù)的實(shí)施管理包括信息需求分析、獲取數(shù)字信息資源、信息鑒定、信息組織、信息存儲(chǔ)、信息開發(fā)和信息維護(hù)更新等環(huán)節(jié)。該階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的最終目的是控制整個(gè)過(guò)程保證其信息資源的建設(shè)目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。第三階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的總體評(píng)估和驗(yàn)證階段包括數(shù)字檔案館建設(shè)績(jī)效評(píng)估和信息反饋兩個(gè)方面，該階段工作的最終目的是對(duì)其信息資源建設(shè)的實(shí)現(xiàn)流程、開發(fā)利用程度進(jìn)行有效評(píng)估臉證數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)工作是否已經(jīng)達(dá)到最初目標(biāo)總結(jié)建設(shè)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題將信息資源建設(shè)過(guò)程中遇到的問(wèn)題進(jìn)行反饋。

三、數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的策略構(gòu)建

1.深入開發(fā)檔案信息資源

第一加強(qiáng)科學(xué)合理的成本投入?？茖W(xué)合理的成本投入是保證數(shù)字檔案館檔案信息資源正常開放與利用的前提。檔案館信息資源的建設(shè)與應(yīng)用是需要一定的人力、物力和資金的投入加果沒(méi)有合理的成本投入數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)與開發(fā)就會(huì)受到各種阻礙，難以提高信息資源產(chǎn)品的品質(zhì)和檔次但是成本的投入也不能盲目增加而是要根據(jù)數(shù)字檔案館的實(shí)際建設(shè)情況而定。因此數(shù)字檔案館信息資源的建設(shè)與開發(fā)要保證有一定的成本投入同時(shí)避免資源浪費(fèi)的問(wèn)題出現(xiàn)。第二朋確信息產(chǎn)品特點(diǎn)。信息產(chǎn)品的特點(diǎn)與特色是數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)過(guò)程中的取勝關(guān)鍵。檔案信息產(chǎn)品在社會(huì)中具有較強(qiáng)的特性例如原始性、不可復(fù)制性等由此數(shù)字檔案館信息資源的建設(shè)與開發(fā)工作更應(yīng)該抓住這一特點(diǎn)朋確檔案信息產(chǎn)品的特色提高檔案信息產(chǎn)品的品質(zhì)與價(jià)值。第三實(shí)施聯(lián)合開發(fā)。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)與開發(fā)工作是一個(gè)整體過(guò)程對(duì)于檔案信息產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、專業(yè)人員的配備與使用等方面都提出了較高要求。但是大部分?jǐn)?shù)字檔案館都無(wú)法滿足以上這些要求需要經(jīng)過(guò)多方機(jī)構(gòu)的整體協(xié)調(diào)加強(qiáng)檔案館之間、檔案部門與其他機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系實(shí)施聯(lián)合開發(fā)建設(shè)，以此提高數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的步伐。

2.不斷更新檔案信息資源

隨著檔案信息產(chǎn)生和冗余信息價(jià)值的消失以及信息技術(shù)和生產(chǎn)設(shè)備的不斷提高數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)仍然需要持續(xù)更新主要包括以下三個(gè)方面片是添加新的檔案信息主要是及時(shí)將最新的信息資源加入到數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)開發(fā)工作中這也是檔案信息資源的重新建設(shè)不斷添加檔案信息資源，能夠提高數(shù)字檔案館信息資源開發(fā)的適應(yīng)性和可用性。二是及時(shí)清除已經(jīng)失去利用價(jià)值的檔案信息由于數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)占用的存儲(chǔ)空間有限不能夠滿足隨時(shí)增加新的信息資源因此需要及時(shí)清除已經(jīng)失去價(jià)值的檔案信息。而且這些老化無(wú)效的檔案信息如果不能夠及時(shí)清除不但會(huì)影響數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的運(yùn)行速度還阻礙了用戶使用系統(tǒng)查找信息資源的行為。但是清除失去價(jià)值的檔案信息需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查和鑒定并對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)記錄。三是數(shù)字檔案館信息資源管理系統(tǒng)的更新是隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷進(jìn)行的肖數(shù)字檔案館原始的信息系統(tǒng)無(wú)法滿足實(shí)際工作需求時(shí)，就需要對(duì)信息資源管理系統(tǒng)進(jìn)行一次更新本質(zhì)上是將原始信息資源系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

3.科學(xué)合理的存儲(chǔ)信息資源

檔案信息的合理存儲(chǔ)是數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)函待解決的問(wèn)題，由于要充分考慮到檔案信息存儲(chǔ)與提取的便捷性和安全性，以及檔案信息長(zhǎng)期有效存儲(chǔ)的問(wèn)題，在數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)過(guò)程中要重點(diǎn)規(guī)劃信息存儲(chǔ)問(wèn)題通過(guò)有效的信息技術(shù)手段和保障措施加強(qiáng)檔案信息的存儲(chǔ)效率。首先要制訂完善合理的信息資源存儲(chǔ)方案在數(shù)字檔案館信息資源存儲(chǔ)建設(shè)中其信息技術(shù)手段包括分布式管理、數(shù)據(jù)挖掘、模糊識(shí)別、信息檢索等由于信息技術(shù)的發(fā)展是持續(xù)的，因此，不可能建設(shè)一種完全合理的信息資源存儲(chǔ)方案。但是數(shù)字檔案館應(yīng)該充分考慮其建設(shè)環(huán)境和條件積極尋找科學(xué)合理的信息資源存儲(chǔ)方案，以最大限度滿足數(shù)字檔案館的現(xiàn)實(shí)需求這也是其信息資源建設(shè)過(guò)程中必須要綜合考慮的問(wèn)題。其次要遵循數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。數(shù)字化建設(shè)提出以來(lái)信息領(lǐng)域?qū)τ跀?shù)字信息標(biāo)準(zhǔn)的研究方面也取得了一定進(jìn)展。因此數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)在對(duì)信息存儲(chǔ)進(jìn)行合理規(guī)劃時(shí)要充分考慮到數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為后期檔案信息資源的共享與交流提供有力的支持和保障。最后數(shù)字檔案館檔案信息存儲(chǔ)要選擇適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)載體。載體是存儲(chǔ)檔案信息的實(shí)體。數(shù)字檔案信息與傳統(tǒng)檔案材料相同其存儲(chǔ)、保存、提取都與載體密不可分。數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)的品質(zhì)與性能是影響檔案信息安全應(yīng)用的關(guān)鍵因素油此數(shù)字檔案館在信息資源建設(shè)過(guò)程中對(duì)于檔案信息的存儲(chǔ)要采用性能穩(wěn)定、安全可靠的信息載體。

四、總結(jié)

篇3

（一）檔案管理方法更加先進(jìn)

檔案內(nèi)容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質(zhì)檔案的歸檔和保存方式進(jìn)行檔案管理即可，可以說(shuō)管理方法是不變的，但是在檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，與檔案存儲(chǔ)、檔案安全維護(hù)相關(guān)的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計(jì)算機(jī)使用相關(guān)的問(wèn)題，而這些技術(shù)又是完全不同的，例如歸檔和調(diào)取在計(jì)算機(jī)上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數(shù)字化的檔案管理辦法完全是基于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)使用的，這是檔案管理方法與現(xiàn)代社會(huì)主流文化接軌的象征。

（二）檔案管理目的更加多元化

數(shù)字化檔案管理的第三個(gè)特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過(guò)提供以往工作記錄，協(xié)助單位預(yù)測(cè)發(fā)展目標(biāo)，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，也不能通過(guò)檔案管理工作體現(xiàn)單位在同等社會(huì)組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調(diào)取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數(shù)字化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案異地調(diào)取，從網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)檔案共享亦非難事，這使得“方便個(gè)人調(diào)用檔案”、“實(shí)現(xiàn)服務(wù)性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國(guó)家相關(guān)部門亦可通過(guò)對(duì)各單位檔案的綜合分析得出社會(huì)發(fā)展的基本面貌。

二、檔案數(shù)字化管理中容易產(chǎn)生的問(wèn)題

檔案數(shù)字化管理的多種工作特點(diǎn)使得檔案管理工作面臨著種種問(wèn)題，致使數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程發(fā)展受到阻礙，數(shù)字化檔案管理的實(shí)際效用的發(fā)揮不佳。要使數(shù)字化檔案管理工作在組織中發(fā)揮作用，就必須從發(fā)現(xiàn)管理問(wèn)題入手進(jìn)行分析，筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)目前數(shù)字化檔案管理工作主要的問(wèn)題包括以下三個(gè)方面。

（一）檔案工作人員的職業(yè)能力與數(shù)字化管理需求不匹配

現(xiàn)代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術(shù)知識(shí)，能夠妥善處理一些常見的信息文件問(wèn)題，如及時(shí)處理電腦突然死機(jī)、硬盤突然崩潰的情況、對(duì)與公司機(jī)密相關(guān)的文件進(jìn)行多重加密、定期、高效的對(duì)檔案文件進(jìn)行檢查和整理等。而目前大多數(shù)單位的檔案管理工作人員都存在職業(yè)能力不足的問(wèn)題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統(tǒng)檔案管理的模式下，習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的管理規(guī)則和辦法，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的職業(yè)能力水平相當(dāng)?shù)停@導(dǎo)致大多數(shù)檔案管理工作人員對(duì)數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計(jì)算機(jī)操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，認(rèn)為數(shù)字化檔案管理是“沒(méi)必要”的，這直接導(dǎo)阻礙了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。

（二）檔案資料的保管過(guò)程中的科技風(fēng)險(xiǎn)難以避免

在現(xiàn)代化管理手段下，使用信息技術(shù)是檔案管理工作中必須的一個(gè)環(huán)節(jié)，而檔案管理中的信息技術(shù)漏洞十分容易導(dǎo)致檔案安全問(wèn)題。首先，在檔案管理現(xiàn)代化過(guò)程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開發(fā)不完善的，畢竟應(yīng)用于檔案管理的軟件是近幾年才開發(fā)出來(lái)的，軟件的穩(wěn)定性、對(duì)病毒甄別的能力都還在研究當(dāng)中，軟件自身的程序問(wèn)題造成檔案丟失的狀況有可能發(fā)生；其次，員工在調(diào)用檔案的過(guò)程中，由于對(duì)檔案軟件操作的不熟悉以及對(duì)信息類檔案保密的忽視，經(jīng)常有對(duì)檔案資料保管不利的情況，例如于對(duì)檔案的隨意存放很可能導(dǎo)致檔案信息泄露，在檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^(guò)程中可能被盜取等；最后，由于互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)本身的漏洞和計(jì)算機(jī)編碼技術(shù)的高速發(fā)展，在不具備高級(jí)防護(hù)系統(tǒng)和專業(yè)的信息科技人才的情況下，檔案存儲(chǔ)和管理系統(tǒng)很容易被黑客入侵或者遭受網(wǎng)絡(luò)病毒的危害，惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊輕則導(dǎo)致檔案信息丟失，重則導(dǎo)致整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的癱瘓，這對(duì)檔案保管來(lái)說(shuō)是重大的威脅。

（三）檔案管理工作的復(fù)雜性容易導(dǎo)致程序問(wèn)題

檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲(chǔ)多個(gè)步驟，而數(shù)字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個(gè)程序平臺(tái)上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進(jìn)行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實(shí)性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲(chǔ)形式上的統(tǒng)一；另外，由于檔案管理內(nèi)容繁復(fù)，工作人員比較多，不同工作人員對(duì)檔案歸檔和整理的次序如果不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，則很容易造成同一個(gè)檔案被重復(fù)錄入的情況，而檔案文件格式問(wèn)題和系統(tǒng)中檔案重復(fù)錄入的問(wèn)題很容易導(dǎo)致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。

三、完善檔案數(shù)字化管理的方法

（一）提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力

要提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對(duì)工作形成科學(xué)的、先進(jìn)的工作意識(shí)，即認(rèn)識(shí)到在信息科技的條件下檔案管理工作的創(chuàng)新之處，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的服務(wù)性特點(diǎn)，認(rèn)識(shí)到職業(yè)能力對(duì)檔案管理工作的促進(jìn)作用。首先應(yīng)針對(duì)年齡偏大的檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進(jìn)，以保證先進(jìn)的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，對(duì)在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識(shí)，維護(hù)檔案的安全穩(wěn)定。優(yōu)化檔案管理工作人員的年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理工作人員職業(yè)能力的必要措施，重視到對(duì)檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，如舉行“檔案服務(wù)大賽”等，使檔案管理工作人員對(duì)自己的工作充滿信心，從工作意識(shí)上形成正確的、積極的態(tài)度是提高他們職業(yè)能力的根本方法。

（二）完善檔案安全維護(hù)體系

應(yīng)建立健全安全技術(shù)防范系統(tǒng)，積極應(yīng)用各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)加密、防入侵、防病毒等技術(shù)，照片修復(fù)技術(shù)，電子信息恢復(fù)技術(shù)，計(jì)算機(jī)處理錄音錄像技術(shù)等，為檔案安全提供技術(shù)支撐。另外，切實(shí)落實(shí)異地備份制度，對(duì)所有多套檔案或檔案復(fù)制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害對(duì)檔案造成毀滅性損失。對(duì)重要的電子檔案，不但要同質(zhì)備份，而且要異質(zhì)備份，及時(shí)轉(zhuǎn)換成縮微品或紙質(zhì)檔案，以確保它們長(zhǎng)久可讀。另外，檔案安全維護(hù)體系的建立還必須有財(cái)力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護(hù)上撥放一定的資金，用以專門更新檔案保密系統(tǒng)，或聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員對(duì)單位檔案安全系統(tǒng)進(jìn)行檢查和漏洞修補(bǔ)；有條件的單位可以自主培養(yǎng)或外聘計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，專門負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案管理中的檔案信息安全維護(hù)，以增強(qiáng)自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應(yīng)該重視對(duì)員工的檔案安全維護(hù)教育，使調(diào)用檔案的員工在享受檔案服務(wù)的同時(shí)為檔案安全負(fù)起責(zé)任，從檔案使用和保管的細(xì)節(jié)方面入手，盡量降低檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）制定標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作規(guī)則

目前現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作，各單位檔案部門應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同，造成數(shù)字化檔案信息共享困難，通用性、開發(fā)性差，導(dǎo)致檔案資源利用率不高，制約了檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長(zhǎng)時(shí)間，就發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題，或重新編制，或干脆棄之不用，導(dǎo)致檔案建設(shè)資源的浪費(fèi)，影響單位對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的信心，也影響了檔案工作人員對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的效率。為了保證數(shù)字檔案的兼容性和規(guī)范性，必須根據(jù)單位的實(shí)際情況，制訂統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，使檔案數(shù)字化管理在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內(nèi)容進(jìn)行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運(yùn)行。結(jié)合行業(yè)、地域環(huán)境等實(shí)際制定并認(rèn)真落實(shí)好《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案館工作標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的基本方法。

四、結(jié)語(yǔ)

篇4

檔案記載了大量的信息和知識(shí)，是一種重要的信息和智力資源，具有信息和知識(shí)雙重屬性。當(dāng)檔案館形態(tài)發(fā)展到數(shù)字檔案館這一高級(jí)階段，數(shù)字檔案館不再是單純擁有或存取檔案信息的場(chǎng)所，而是組織檔案信息交流的中心，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會(huì)的知識(shí)信息中心和重要的知識(shí)寶庫(kù)。那么數(shù)字檔案館的知識(shí)管理，就是為了適應(yīng)這種發(fā)展，通過(guò)把對(duì)數(shù)字檔案資源的單一的信息管理，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)包含在數(shù)字檔案館里的信息、知識(shí)等各種要素進(jìn)行綜合管理，尤其注重對(duì)數(shù)字檔案知識(shí)和人力資源的管理，最終實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)信息功能與效益的最大化。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案館的知識(shí)管理就是更加注重隱性知識(shí)的開發(fā)、人力資源的發(fā)掘和數(shù)字檔案利用服務(wù)的深化，為實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享和轉(zhuǎn)化提供新的途徑。

二、數(shù)字檔案館知識(shí)管理的意義

首先，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代要求檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，擴(kuò)大知識(shí)的傳播與共享成為數(shù)字檔案館的最新職能。面對(duì)機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案館只有實(shí)施知識(shí)管理才能促進(jìn)其新的發(fā)展。數(shù)字檔案館的知識(shí)管理，是在開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，借助于網(wǎng)絡(luò)和高科技設(shè)備等手段，檔案館開展知識(shí)資源的獲取、整合和開發(fā)利用等服務(wù)。它將一改傳統(tǒng)的檔案工作結(jié)構(gòu)，突破簡(jiǎn)單的信息管理和信息利用模式，轉(zhuǎn)向知識(shí)管理和知識(shí)服務(wù)。其次，數(shù)字檔案館實(shí)質(zhì)上是一種開放環(huán)境下面向用戶的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字資源體系，在這個(gè)體系里面既有整合的知識(shí)，又有參與知識(shí)整合的管理者，還有參與整個(gè)運(yùn)作的知識(shí)管理模式，它一改簡(jiǎn)單通過(guò)資源管理向用戶提供零散、淺層次的一次信息，轉(zhuǎn)向?yàn)橛脩籼峁┯行虻?、深層次的系統(tǒng)知識(shí)服務(wù)，這就構(gòu)成了一種新的知識(shí)型實(shí)體，而知識(shí)管理就是根源于這種體系并被創(chuàng)造出來(lái)促進(jìn)其本身發(fā)展的一種最佳模式，這早已在其它多種知識(shí)型組織中實(shí)踐過(guò)。再次，傳統(tǒng)的數(shù)字檔案館建設(shè)已初顯成效、循序漸進(jìn)，但是又很難達(dá)到另一個(gè)新的高度，服務(wù)要深化、資源要共享的設(shè)想還是遙不可及。因此，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，迫切需要添加一種新的理念、新的元素，而知識(shí)管理作為一種全新的管理理念與模式，它的注入，將突破原先數(shù)字檔案館建設(shè)中固有的思維，給數(shù)字檔案館建設(shè)以重要啟示，帶動(dòng)數(shù)字檔案館的建設(shè)上到一個(gè)新的水平，實(shí)現(xiàn)其生存發(fā)展的又一次飛躍。

三、數(shù)字檔案館知識(shí)管理的策略

1．加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館知識(shí)管理的認(rèn)知

知識(shí)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展強(qiáng)烈要求檔案館服務(wù)層次的提升，真正發(fā)揮數(shù)字檔案館知識(shí)信息中心和知識(shí)寶庫(kù)的強(qiáng)大作用。面對(duì)這種機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何才能使知識(shí)更為有效地發(fā)揮作用，以滿足人們對(duì)知識(shí)更迫切、更復(fù)雜的需要成為檔案部門的首要任務(wù)，而數(shù)字檔案館只有積極實(shí)施知識(shí)管理的運(yùn)作模式，通過(guò)對(duì)包括檔案信息在內(nèi)的所有知識(shí)資源進(jìn)行整合并提供利用才能達(dá)到預(yù)期效果。檔案部門在其必要性和緊迫性上必須統(tǒng)一思想、加強(qiáng)認(rèn)知、達(dá)成共識(shí)。

2．創(chuàng)新數(shù)字檔案館知識(shí)管理的工作機(jī)制

數(shù)字檔案館的建設(shè)，不僅意味著傳統(tǒng)意義上的完善，而且是對(duì)現(xiàn)有檔案管理體制、服務(wù)體系的全面優(yōu)化和深層次改革，建立與之相適應(yīng)的工作機(jī)制才能有效實(shí)施數(shù)字檔案館的知識(shí)管理。數(shù)字檔案館的知識(shí)管理應(yīng)強(qiáng)調(diào)知識(shí)資源管理、知識(shí)服務(wù)中人文因素的研究和運(yùn)用，而不是僅僅強(qiáng)調(diào)技術(shù)。圍繞知識(shí)管理目標(biāo)確定工作機(jī)制:一是確保檔案管理人員能管理好檔案知識(shí);二是通過(guò)對(duì)知識(shí)的整合利用，增強(qiáng)對(duì)用戶需求的快速反應(yīng)能力;三是開發(fā)新的知識(shí)產(chǎn)品，以滿足更深層次的知識(shí)服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)更大范圍的知識(shí)共享。

3．獲取和轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案館的隱性知識(shí)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隱性知識(shí)是最關(guān)鍵、最具有競(jìng)爭(zhēng)力的資源，是數(shù)字檔案館能否成功實(shí)施知識(shí)管理的前提條件之一，數(shù)字檔案館應(yīng)更加注重對(duì)隱性知識(shí)的收集、加工、提煉與服務(wù)。隱性知識(shí)主要是指檔案人員頭腦中所包含的直覺(jué)、知識(shí)、閱歷、情感等(如一些重要的傳統(tǒng)工藝、技術(shù)訣竅、專業(yè)知識(shí)和豐富經(jīng)驗(yàn)等)，因此知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)對(duì)隱性知識(shí)的管理，實(shí)際是注重對(duì)數(shù)字檔案館中人的有效管理，鼓勵(lì)其頭腦中隱性知識(shí)的轉(zhuǎn)化與創(chuàng)新。數(shù)字檔案館的建設(shè)要求檔案人員能綜合運(yùn)用各種資源，發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，突破傳統(tǒng)束縛，更新陳舊觀念，探索新的信息規(guī)律，以新的視角開發(fā)檔案信息資源，使其隱性知識(shí)得到更好地發(fā)揮、交流和增值并轉(zhuǎn)化。所以數(shù)字檔案館承擔(dān)著及時(shí)將隱性知識(shí)獲取出來(lái)并共享，轉(zhuǎn)化為社會(huì)記憶，縮短隱性知識(shí)顯性化周期的任務(wù)。

4．深化數(shù)字檔案館的知識(shí)服務(wù)

檔案館歷來(lái)把“為利用者服務(wù)”作為最高宗旨，但落實(shí)到行動(dòng)上往往只是滿足于提供表面的“你查我找”等淺層次服務(wù)。進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，數(shù)字檔案館的發(fā)展需要更加強(qiáng)勁的動(dòng)力支持和更為有力的保障，尤其在數(shù)字檔案館中引入并推行知識(shí)管理后，只有把知識(shí)服務(wù)當(dāng)作數(shù)字檔案館的首要目標(biāo)和最高標(biāo)準(zhǔn)來(lái)追求，才能滿足用戶日益多樣化的知識(shí)需求。數(shù)字檔案館的知識(shí)服務(wù)是一種面向知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)傳播與知識(shí)應(yīng)用的服務(wù)方式，是傳統(tǒng)的“檔案利用服務(wù)”的高級(jí)形式，服務(wù)的高知識(shí)含量是其優(yōu)于傳統(tǒng)檔案館的主要特征，因?yàn)橹R(shí)服務(wù)“是在運(yùn)用館藏檔案信息的同時(shí)，大量吸收并運(yùn)用館外各種非檔案信息和檔案人員頭腦中的隱性知識(shí)”。從一定意義上看，數(shù)字檔案館的知識(shí)管理是通過(guò)整合館藏檔案信息等顯性知識(shí)，綜合檔案人員的隱性知識(shí)，依靠隱性知識(shí)與顯性知識(shí)的互動(dòng)，發(fā)揮數(shù)字檔案館強(qiáng)大的知識(shí)庫(kù)作用，為利用者提供更為有效、更廣泛的深層次的知識(shí)服務(wù)，從而充分實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源價(jià)值。同時(shí)，數(shù)字檔案館在綜合利用顯性檔案信息與隱性知識(shí)的過(guò)程中，要注重以用戶的知識(shí)需求為導(dǎo)向，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深層組織，揭示并挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，形成知識(shí)產(chǎn)品，提供知識(shí)與價(jià)值服務(wù)。

5．構(gòu)建“以人為本”的數(shù)字檔案館文化

篇5

（一）在檔案管理中沒(méi)有處理好紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案雙軌制管理的問(wèn)題

隨著數(shù)字化檔案的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案信息的總體規(guī)模在逐漸擴(kuò)大，其數(shù)量已經(jīng)達(dá)到甚至超過(guò)了紙質(zhì)檔案，為了對(duì)兩種檔案加以區(qū)別，并發(fā)揮最大的管理效益，需要在檔案管理中對(duì)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案實(shí)行雙軌制的管理。但從目前的數(shù)字化檔案信息的管理情況來(lái)看，雙軌制管理的推行存在一定的阻力，雙軌制沒(méi)有真正得到落實(shí)和實(shí)行，沒(méi)有取得預(yù)期的效果。

（二）由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，數(shù)字化檔案信息資源面臨著一定的安全威脅

由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，為了發(fā)揮數(shù)字化檔案信息資源的作用，可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)調(diào)取所需的數(shù)字化檔案。這種做法的好處在于可以使數(shù)字化檔案信息資源得到共享，提高其利用率，但是確定是對(duì)于有些機(jī)密的數(shù)字化檔案信息缺乏有效的保護(hù)手段，使得網(wǎng)絡(luò)黑客可以侵入檔案管理系統(tǒng)，竊取機(jī)密的數(shù)字化檔案信息資源，所以，對(duì)于數(shù)字化檔案信息資源面臨的安全威脅，必須著力解決。

二、解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問(wèn)題的對(duì)策分析

考慮到當(dāng)前數(shù)字化檔案信息資源的重要性，我們必須采取相應(yīng)的對(duì)策解決目前數(shù)字化檔案信息資源管理中存在的問(wèn)題，使數(shù)字化檔案信息資源管理取得預(yù)期目的，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源管理的最佳效益。隨著數(shù)字化檔案信息資源規(guī)模的擴(kuò)大，在解決數(shù)字化檔案信息資源管理問(wèn)題時(shí)，一定要考慮到其實(shí)際運(yùn)行情況，做到優(yōu)化管理措施，創(chuàng)新管理手段，有效堵塞數(shù)字化檔案信息資源管理的漏洞。解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問(wèn)題的對(duì)策，主要應(yīng)采取以下幾種措施：

（一）在檔案管理工作中，必須對(duì)數(shù)字化檔案信息資源管理有足夠的重視

在檔案管理中，數(shù)字化檔案信息資源的重要性日益突出，我們必須對(duì)其重要性引起足夠的重視，主要應(yīng)該采取概念宣貫和理念灌輸?shù)姆绞?，從根本上明確數(shù)字化檔案信息資源的重要性。從目前的檔案管理中可以看出，只有觀念上重視了，才能保證管理工作得到很好的開展。所以，必須對(duì)數(shù)字化檔案信息資源管理采取足夠的重視態(tài)度，從檔案管理理念上推動(dòng)數(shù)字化檔案信息資源管理工作的開展。

（二）有效解決檔案管理工作中紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案信息資源雙軌制管理的難題

對(duì)待數(shù)字化檔案信息資源管理的有效做法是實(shí)行檔案雙軌制管理，逐步提高數(shù)字化檔案信息資源管理的力度。對(duì)于目前檔案管理工作中紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案信息資源雙軌制管理推進(jìn)速度慢，推進(jìn)效果不理想的問(wèn)題，我們要制定具體的數(shù)字化檔案信息資源管理制度，并創(chuàng)新檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案信息資源與紙質(zhì)檔案的雙軌制管理，保證檔案雙軌制管理有效推進(jìn)。

（三）對(duì)關(guān)鍵的數(shù)字化檔案信息資源實(shí)行加密處理，保證數(shù)字檔案的安全性

在目前的數(shù)字化檔案信息資源中，為了預(yù)防關(guān)鍵檔案信息泄密，要采取信息加密措施，并升級(jí)數(shù)字化檔案信息資源管理系統(tǒng)，從根本上保證數(shù)字檔案的安全性。為了有效應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息資源的竊取，我們要完善并加強(qiáng)硬件網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，同時(shí)采取先進(jìn)的數(shù)學(xué)算法和加密手段，保證關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息資源得到有效保護(hù)。通過(guò)實(shí)踐證明，這種加密手段是行之有效的。

三、提高數(shù)字化檔案信息資源管理效益的具體措施分析

上文分析了目前數(shù)字化檔案信息資源管理存在的問(wèn)題，以及解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問(wèn)題，從中可以看出，數(shù)字化檔案信息資源的重要性日益突出，必須采取可靠的手段不斷提高數(shù)字化檔案信息資源管理的效益，滿足數(shù)字化檔案信息資源管理的目標(biāo)。實(shí)踐證明，要想提高數(shù)字化檔案信息資源管理的效益，就應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：

（一）將數(shù)字化檔案信息資源管理和紙質(zhì)檔案管理一起，納入到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系中來(lái)

實(shí)踐證明，在檔案管理中，要想提高管理效益，就要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，實(shí)行統(tǒng)一管理，發(fā)揮管理效益。對(duì)于數(shù)字化檔案信息資源管理而言，要和紙質(zhì)檔案一起，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，完善檔案管理雙軌制。

（二）建立并完善數(shù)字化檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫(kù)，保證數(shù)字化檔案信息資源管理的有效開展

由于數(shù)字化檔案信息資源規(guī)模逐漸擴(kuò)大，涉及種類多數(shù)據(jù)龐雜，為了實(shí)現(xiàn)有效管理，建立數(shù)據(jù)庫(kù)是未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。所以，要建立并完善數(shù)字化檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫(kù)，有效開展數(shù)字化檔案信息的管理工作。

（三）統(tǒng)一數(shù)字化檔案信息資源存儲(chǔ)格式，便于數(shù)字化檔案信息資源的實(shí)際使用

為了提高數(shù)字化檔案信息資源在數(shù)據(jù)庫(kù)中的存儲(chǔ)效率，節(jié)省存儲(chǔ)空間，便于用戶實(shí)際調(diào)用，我們應(yīng)該統(tǒng)一數(shù)字化檔案信息資源存儲(chǔ)格式，保證在數(shù)據(jù)庫(kù)中以同一種格式出現(xiàn)，便于存儲(chǔ)和利用。

（四）加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源的安全管理建設(shè)，保證信息安全

數(shù)字化檔案信息資源中包含一些機(jī)密的信息，所以我們必須加強(qiáng)安全管理建設(shè)，要提高安全管理登記，保證關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息的安全，保證這些機(jī)密信息不發(fā)生泄漏。

（五）培養(yǎng)數(shù)字化檔案信息資源管理專項(xiàng)人才，不斷提高管理人員素質(zhì)

篇6

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)信息化檔案安全性維護(hù)性

會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案,隨著會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的廣泛應(yīng)用,會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化,原來(lái)手工記賬中的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代,由傳統(tǒng)意思上的檔案變?yōu)榱诵畔⒒瘷n案。

1會(huì)計(jì)信息化檔案的特點(diǎn)

1.1會(huì)計(jì)信息化檔案的載體多樣性

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算紙質(zhì)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后形成的會(huì)計(jì)檔案,既保留了傳統(tǒng)意義上書面紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案,又包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和相應(yīng)電算化環(huán)境下的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)等

1.2表現(xiàn)形式的特殊性

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案直觀性強(qiáng),主要以書面紙質(zhì)形式保存,可以不借助任何技術(shù)手段而直接查看會(huì)計(jì)信息,但記錄信息量低,占用空間大,數(shù)據(jù)查找不便且不容易保管。信息化會(huì)計(jì)檔案,必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境下才能使用,對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性很強(qiáng),但記錄信息量大,占用空間小,數(shù)據(jù)查詢簡(jiǎn)單方便且容易保管。

1.3信息處理的便易性

信息化會(huì)計(jì)檔案因其會(huì)計(jì)信息的數(shù)字化,大大提高了會(huì)計(jì)檔案的利用效率,便于會(huì)計(jì)檔案信息的資源共享,但同時(shí)也加大了會(huì)計(jì)檔案被篡改、破壞及泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

1.4保管條件較高

信息化會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)十分精密,電子數(shù)據(jù)容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失,對(duì)使用存放環(huán)境要求較高。

2會(huì)計(jì)信息化檔案管理中的問(wèn)題及對(duì)策

2.1安全性

會(huì)計(jì)信息化條件下,會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱將不再完全依賴于手工的查賬,會(huì)計(jì)信息資料可以直接由軟件查詢,或通過(guò)拷貝光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)直接獲取相關(guān)資料,從而在會(huì)計(jì)信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問(wèn)題。確保信息化檔案安全首先要完善管理制度,根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點(diǎn),制定和完善符合新環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理制度,特別是要建立權(quán)限分級(jí)制度,實(shí)行崗位專人專職制度,對(duì)不同崗位賦予不同權(quán)限,在會(huì)計(jì)電子檔案管理中負(fù)有不同職責(zé),采取不相容職責(zé)相分離措施,嚴(yán)格崗位責(zé)任制,加強(qiáng)相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度,嚴(yán)防會(huì)計(jì)電子檔案毀損、丟失和泄密。其次對(duì)信息化檔案采取必要的物理保護(hù)措施。根據(jù)其檔案載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,對(duì)于每一備份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,最好做異地存放,存放地點(diǎn)還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng),注意防塵防潮防靜電防高溫。對(duì)這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔,還要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,以便在再利用或發(fā)生意外時(shí)能及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù),保證數(shù)據(jù)的完整性。第三對(duì)傳輸、存檔的會(huì)計(jì)信息化檔案要提供保密功能,最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對(duì)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施,即使數(shù)據(jù)丟失,沒(méi)有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù),保證其不會(huì)泄密。第四對(duì)保存有信息化檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)應(yīng)采取物理上的隔絕,只接入財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng),與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開,同時(shí)還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計(jì)算機(jī)上直接使用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì),必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用,防止計(jì)算機(jī)病毒感染,造成數(shù)據(jù)被破壞。

2.2維護(hù)性

在會(huì)計(jì)信息化檔案管理中除了上述的安全性問(wèn)題外,還有一個(gè)問(wèn)題也是極其復(fù)雜和困難的,那就是會(huì)計(jì)信息化檔案的維護(hù)工作,它要求其操作人員不僅要熟悉計(jì)算機(jī)軟件的相關(guān)使用與維護(hù)知識(shí),還應(yīng)具備一定的財(cái)務(wù)管理方面的專業(yè)技能與計(jì)算機(jī)硬件知識(shí)。培養(yǎng)高素質(zhì)的維護(hù)人員是作好會(huì)計(jì)信息化檔案維護(hù)難題的前提,一方面,要對(duì)在職的會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn),以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高他們掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識(shí)和技能;另一方面,有意識(shí)地引進(jìn)具備會(huì)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)、檔案學(xué)和管理學(xué)等多方面知識(shí)的電算化會(huì)計(jì)檔案管理符合型人才,逐步改變業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀,滿足信息化檔案管理工作的需要。其次是信息化檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇。會(huì)計(jì)信息化檔案主要是電子檔案,對(duì)電子檔案的保存需要使用一定的存儲(chǔ)介質(zhì)。在保證存儲(chǔ)數(shù)據(jù)穩(wěn)定安全的前提下,盡可能降低存儲(chǔ)成本,并選擇使用更加方便的介質(zhì)?，F(xiàn)在數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)一般應(yīng)以光盤存儲(chǔ)為主,因?yàn)楣獗P作為一種光存儲(chǔ)介質(zhì),其存儲(chǔ)容量大,DVD光盤甚至可達(dá)4GB到8GB,而且有造價(jià)低廉、存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)、保存方便、對(duì)環(huán)境要求低等特點(diǎn)。第三是不同版本財(cái)務(wù)軟件的存儲(chǔ)。由于會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)制度的變化以及其它經(jīng)濟(jì)法規(guī)的出臺(tái),也會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)軟件版本的不斷變化,對(duì)于不同版本的財(cái)務(wù)軟件,在存儲(chǔ)其會(huì)計(jì)檔案時(shí),一定要將其對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件一并存儲(chǔ),以防止因?yàn)樵诓煌呢?cái)務(wù)軟件版本下會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的不同而帶來(lái)的會(huì)計(jì)檔案不能被借閱或者產(chǎn)生某些意料外的錯(cuò)誤,影響會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案的再利用。第四是財(cái)務(wù)軟件的選擇。在財(cái)務(wù)軟件的選擇上,不僅要看軟件的功能,還要看軟件的開發(fā)公司是否具有開發(fā)財(cái)務(wù)軟件的資格和能力。此外,還應(yīng)注意財(cái)務(wù)軟件的兼容性,在軟件更新?lián)Q代后能不能兼容以前版本的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),能否查詢?yōu)g覽以前版本的會(huì)計(jì)信息化檔案。第五在利用現(xiàn)有軟件調(diào)用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)檔案時(shí),要注意操作時(shí)間與會(huì)計(jì)期間的不同,即在查賬和用賬進(jìn)行系統(tǒng)注冊(cè)時(shí),需以系統(tǒng)時(shí)間進(jìn)行注冊(cè);當(dāng)調(diào)用歷史檔案時(shí),再修改會(huì)計(jì)期間的會(huì)計(jì)年份和會(huì)計(jì)月份,以查詢相應(yīng)的歷史資料庫(kù)。只有這樣,才能保證操作日志中的跟蹤是有意義的。第六是信息化檔案管理中的硬件設(shè)備。隨著計(jì)算機(jī)軟件和硬件的不斷發(fā)展與升級(jí),許多配置落后的計(jì)算機(jī)將無(wú)法運(yùn)行新的軟件,面臨淘汰,但新的計(jì)算機(jī)又不能運(yùn)行老的軟件,無(wú)法查詢過(guò)去的會(huì)計(jì)信息化檔案,給查詢工作造成麻煩。因此,應(yīng)在計(jì)算機(jī)軟硬件更換的時(shí)候做好記錄,并將淘汰替換下的硬件和相關(guān)說(shuō)明文檔一并存檔,以便在需要調(diào)閱前期檔案的時(shí)候更加方便。

參考文獻(xiàn)

篇7

在對(duì)高校檔案管理中不僅僅要做好對(duì)電子檔案的記錄以及存儲(chǔ)等方面的工作，還需要對(duì)檔案工作的共享進(jìn)行合理的分工。現(xiàn)對(duì)高校檔案進(jìn)行三個(gè)層次的分類：高校的原始資料和檔案的掃描件以及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。其中高校檔案的原始資料轉(zhuǎn)化為掃描件是檔案數(shù)字化技術(shù)的重點(diǎn)，包括對(duì)文件的掃描所采用的掃描儀的選擇以及對(duì)文件掃描的清晰度，保證了對(duì)圖像的采集工作。但是要在極短的時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行掃描工作需要將檔案進(jìn)行拆分，利用掃描儀進(jìn)行檔案的掃描工作。而對(duì)建立高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的并存。高校檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案實(shí)體轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并借助多媒體來(lái)對(duì)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理。檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化可以借助多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮等多種技術(shù)，將現(xiàn)存各種載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，形成文本文件、圖像文件、圖形文件、影像和聲音文件，并存儲(chǔ)到檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)了最大可能地保證信息的原始性和真實(shí)性。在建立高校系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)后對(duì)隨時(shí)發(fā)生的信息變更都可以將形成的檔案資料及時(shí)轉(zhuǎn)換成為數(shù)據(jù)文件，保證了高校檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中信息的時(shí)效性與真實(shí)性。

二、構(gòu)建高校電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系

電子檔案安全評(píng)價(jià)方法有許多，但基于高校電子檔案性質(zhì)，其安全風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)價(jià)方法主要有定量分析法、定性分析法、定量與定性結(jié)合分析法。信息安全評(píng)價(jià)體系的構(gòu)建需遵循科學(xué)性、層次性、全面性、獨(dú)立性、可操作性、動(dòng)態(tài)穩(wěn)定性等原則。

（一）評(píng)價(jià)指標(biāo)的組成。電子檔案信息安全評(píng)價(jià)通常涉及檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)學(xué)、密碼技術(shù)學(xué)、信息學(xué)等多個(gè)學(xué)科。同時(shí)其安全評(píng)價(jià)涉及的范圍也是多層次的，包括硬件層、軟件層、網(wǎng)絡(luò)層等。因此其評(píng)價(jià)指標(biāo)也是多元化、多學(xué)科交叉、多層次的。

（二）確定指標(biāo)權(quán)重方法。結(jié)合高校電子檔案信息特點(diǎn)，對(duì)于諸多安全評(píng)價(jià)指標(biāo)，需確定與之對(duì)應(yīng)的權(quán)重，對(duì)安全級(jí)別和要求進(jìn)行分級(jí)，避免一概而論帶來(lái)的資源浪費(fèi)。通常權(quán)重確定的標(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)檔案信息量的大小、重要等級(jí)、敏感性等。對(duì)于高校電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)權(quán)重確定的計(jì)算方法主要有：德爾菲法、層次分析法、環(huán)比法等。其中最為常用且實(shí)際效果較符合高校信息化安全管理實(shí)際的是德爾菲法和層次分析法。

（三）綜合評(píng)價(jià)方法。綜合評(píng)價(jià)是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，許多相關(guān)學(xué)者都對(duì)其進(jìn)行了長(zhǎng)期的研究，并取得了一定的研究成果。對(duì)于高校電子檔案安全的綜合評(píng)價(jià)研究，總結(jié)起來(lái)大致分為以下幾類：系統(tǒng)模擬與仿真評(píng)價(jià)、信息論方法、灰色系統(tǒng)理論與灰色綜合評(píng)價(jià)、智能化方法、可拓物元分析法、動(dòng)態(tài)綜合評(píng)價(jià)法、交互式多目標(biāo)的綜合評(píng)價(jià)法、交合分析法等。

三、總結(jié)

篇8

傳統(tǒng)的筆紙化醫(yī)療辦公已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代辦公的需求。我國(guó)的醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)正在飛快的發(fā)展，這種以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)向醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的技術(shù)，已經(jīng)得到醫(yī)學(xué)界廣大學(xué)者的好評(píng)，醫(yī)院的工作形式也轉(zhuǎn)變成為了無(wú)紙化辦公，大力利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為醫(yī)院的檔案信息進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，這樣的改變也為醫(yī)院數(shù)字化管理提供了條件。先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理方式代替了傳統(tǒng)的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫(yī)院在檔案管理方面的費(fèi)用，還給醫(yī)院節(jié)約了空間，而且對(duì)于查閱和儲(chǔ)存也可以隨時(shí)隨地進(jìn)行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費(fèi)和打印清晰度不足的問(wèn)題。數(shù)字化的檔案信息管理，既節(jié)省了人力還對(duì)醫(yī)院工作效率有所提高。

二、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問(wèn)題

（一）張紙存儲(chǔ)和信息儲(chǔ)存同時(shí)存在。在醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)和醫(yī)療研究中，大量的會(huì)議記錄和研究結(jié)果，都是通過(guò)電子文件的形式進(jìn)行記錄，并在各個(gè)科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫(yī)院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時(shí)，都要進(jìn)行紙張歸類進(jìn)行保存。這樣就出現(xiàn)了電子文件和紙張文件同時(shí)保存的情況，浪費(fèi)了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)，妨礙了數(shù)字化管理在醫(yī)院中的發(fā)展。

（二）電腦網(wǎng)絡(luò)的安全問(wèn)題。電腦網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點(diǎn)，但是隨著信息時(shí)代的發(fā)展，對(duì)電腦網(wǎng)絡(luò)有威脅的因素也隨之出現(xiàn)，例如數(shù)字檔案信息可以隨意修改、不穩(wěn)定性、對(duì)硬件有所要求等一些問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)病毒的出現(xiàn)更是對(duì)醫(yī)院的數(shù)字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴(yán)重的可能導(dǎo)致整個(gè)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓，對(duì)醫(yī)生的工作造成很大的影響。

（三）對(duì)數(shù)字化檔案管理認(rèn)識(shí)不深。我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)推崇檔案信息數(shù)字化管理多時(shí)，但是醫(yī)院的醫(yī)療工作者都還是習(xí)慣傳統(tǒng)的紙張式辦公，把檔案信息數(shù)字化管理當(dāng)成軟任務(wù)，沒(méi)有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費(fèi)了數(shù)字化帶來(lái)的便捷服務(wù)，還加大了人力的勞動(dòng)程度，造成了數(shù)字化管理不合理的現(xiàn)象。

三、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理需要注意的細(xì)節(jié)

對(duì)于醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理中存在的各項(xiàng)問(wèn)題，應(yīng)該認(rèn)真對(duì)待，組織管理團(tuán)隊(duì)解決問(wèn)題。在醫(yī)院開展檔案信息數(shù)字化管理時(shí)，應(yīng)該做好以下幾個(gè)細(xì)節(jié)：

（一）建設(shè)信息系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共享。檔案信息數(shù)字化管理，是由一套系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)工程實(shí)現(xiàn)的，是一套硬件和軟件共同完成的系統(tǒng)，由整體設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理和網(wǎng)絡(luò)安全等一些軟硬件組成。因?yàn)獒t(yī)院每天都要產(chǎn)生大量的文字，所以在錄取和存儲(chǔ)文字方面應(yīng)該采取多服務(wù)器、磁盤排列儲(chǔ)存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲(chǔ)存雙備份的解決方案。同時(shí)，為了改變提取數(shù)據(jù)率低的情況，應(yīng)該在提取數(shù)據(jù)的設(shè)備上采取觸摸提取方式，通過(guò)觸摸的查詢方式能夠及時(shí)和準(zhǔn)確的查看醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)，這樣還達(dá)到了數(shù)據(jù)共享的目的。

（二）數(shù)字管理的橫向性和安全性。醫(yī)院數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)成立后，不應(yīng)該是單方面的接受和信息，而應(yīng)該在這個(gè)基礎(chǔ)上建立橫向的系統(tǒng)，同時(shí)還應(yīng)該研究出一套安全的數(shù)字化管理方案。數(shù)字化的信息管理系統(tǒng)以電子形式存在，為了保證醫(yī)院學(xué)術(shù)不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進(jìn)行加密處理，并且在一定時(shí)間之后要對(duì)密碼進(jìn)行修改。在醫(yī)院數(shù)字化管理的軟件方面，對(duì)于醫(yī)院的機(jī)密文件進(jìn)行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問(wèn)和竊取。

（三）醫(yī)院應(yīng)該建立專業(yè)的數(shù)字化檔案信息管理團(tuán)隊(duì)。由于醫(yī)院檔案員的工作形式和特點(diǎn)，他們長(zhǎng)時(shí)間處于醫(yī)院的檔案室，遠(yuǎn)離醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)，因此醫(yī)院檔案室的人通常都不會(huì)參加醫(yī)院的重點(diǎn)醫(yī)學(xué)教育，對(duì)醫(yī)院的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)不能及時(shí)的把握，在對(duì)醫(yī)院編研選題的時(shí)候跟不上時(shí)間的腳步，可能就顯得不是很實(shí)用。這些傳統(tǒng)的弊病就需要醫(yī)院的檔案信息數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)加以改變，這樣的一支隊(duì)伍要做到醫(yī)學(xué)的精確把握和動(dòng)態(tài)的掌控，盡快從傳統(tǒng)的檔案管理模式走向數(shù)字化管理模式。