時(shí)間：2023-05-16 10:16:32
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案室檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，基礎(chǔ)建設(shè)上臺(tái)階
我們牢固樹立“對干部負(fù)責(zé)、對組織負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)”的意識(shí)，把干部檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來抓，成立了以檔案分管局長為組長、科室負(fù)責(zé)人為成員的干部檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，人員變動(dòng)時(shí)及時(shí)調(diào)整，做到領(lǐng)導(dǎo)力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開展提供了強(qiáng)有力的組織保證。同時(shí)，配備兼職檔案管理員，形成局機(jī)關(guān)、股室、管理員“三位一體”的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。并會(huì)定期研究干部檔案工作，制定干部檔案工作規(guī)劃和目標(biāo)，做到月月有安排，并經(jīng)常督促檢查落實(shí)。同時(shí)加強(qiáng)檔案員隊(duì)伍建設(shè)，從而使我單位干部檔案基礎(chǔ)工作邁上新臺(tái)階。
一是基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)一步夯實(shí)。近年來，按照省檔案管理要求，在檔案硬件設(shè)施上投入資金4萬余元，及時(shí)添置更新了空調(diào)、打印機(jī)、臺(tái)式電腦等檔案室部分設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了檔案管理木柜換鐵柜，人工檢索換微機(jī)檢索。對加快檔案工作現(xiàn)代化步伐，實(shí)現(xiàn)文書檔案基礎(chǔ)信息計(jì)算機(jī)存貯，方便檔案查閱提供了有力保障。
二是檔案管理制度進(jìn)一步規(guī)范。建立和完善了干部檔案材料收集、歸檔、整理、干部檔案查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、安全、保密等制度，并相應(yīng)建立了“查閱、借閱干部檔案登記本”、“干部檔案轉(zhuǎn)出登記本”、“干部檔案材料接收登記本”等，做到查閱、借閱檔案有登記，檔案、零散材料收支有記載，來龍去脈清楚，查找方便準(zhǔn)確。
三是檔案員隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)一步加強(qiáng)。首先，配齊配強(qiáng)了干部檔案工作人員。先后選調(diào)了2名30歲以下、政治素質(zhì)高、工作能力強(qiáng)的同志從事干部檔案工作，干部檔案隊(duì)伍得到充實(shí)。其次，干部檔案人員業(yè)務(wù)能力逐漸增強(qiáng)。采取參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)考察、到上級(jí)檔案工作部門學(xué)習(xí)等方式，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)能力。再次，干部檔案隊(duì)伍工作積極性逐步提高。我們注意從政治上關(guān)懷、生活上關(guān)心、學(xué)習(xí)上關(guān)注檔案工作人員，經(jīng)常和他們交心談心，切實(shí)解決他們的后顧之憂，極大地調(diào)動(dòng)了他們的工作積極性。
二、突出重點(diǎn)，檔案管理上水平
一是鑒別檔案材料力求細(xì)致。在檔案整理前，我們對收集的每份材料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，發(fā)現(xiàn)缺漏，責(zé)成材料形成單位予以補(bǔ)辦，將沒有保存價(jià)值的材料清出。尤其是對干部的出生年月、參加革命工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷、職務(wù)等，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正。
三是檔案整理力求規(guī)范。堅(jiān)持集中整理和隨時(shí)整理相結(jié)合。每隔幾年年對照《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求，進(jìn)行一次集中整理。通過整理，做到檔案材料真實(shí)，鑒別、分類準(zhǔn)確，目錄明了，整齊劃一，清晰美觀。
四是驗(yàn)收檔案力求嚴(yán)格。制定了“六看三對照”的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。即看材料的鑒別是否正確，看檔案材料歸類是否準(zhǔn)確，看目錄與材料是否一致，看各種表格是否齊全，看材料手續(xù)是否完備，看目錄書寫是否工整清晰。對照任免文件查干部任免審批表，對照紀(jì)檢監(jiān)察文件查處分材料，對照近期《干部履歷表》、《鑒定表》查學(xué)歷、工資、職稱及黨團(tuán)材料是否歸檔。
三、立足服務(wù)，檔案利用出效益
一是努力做好日常服務(wù)。我們建立健全了利用檔案的各種手續(xù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供查、借閱服務(wù)。在領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、干部任免調(diào)配、工資調(diào)整等工作中發(fā)揮了重要作用。每年查、借閱檔案都在2000人次以上。
電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)勢是相對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理工作中所存在的問題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質(zhì)檔案在保存時(shí)間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時(shí)存在諸多不便；其四，紙質(zhì)檔案在保存上相對繁瑣，易造成資源浪費(fèi)。
針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優(yōu)勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲(chǔ)空間的限制，受自然條件的影響也相對較??；其二，電子檔案管理工作中可以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，大量節(jié)約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優(yōu)勢；其四，電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)的便捷，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優(yōu)勢。
當(dāng)前電子檔案是檔案業(yè)發(fā)展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質(zhì)檔案有很多優(yōu)勢，但在檔案原始性、真實(shí)性、以及法律憑證效益等方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍更占據(jù)優(yōu)勢。
2電子檔案在管理中可能遇到的問題
2.1對電子檔案管理的認(rèn)識(shí)不足
雖然電子檔案在近些年發(fā)展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關(guān)配套制度發(fā)展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進(jìn)行足夠多的配套投入，導(dǎo)致檔案室電子檔案管理工作的發(fā)展一直較為緩慢，缺乏有實(shí)質(zhì)性的管理突破。
2.2電子檔案自身的管理問題
電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲(chǔ)和保管問題、網(wǎng)絡(luò)自身的安全性問題、電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現(xiàn)的問題，與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。
2.3檔案管理人員的管理水平問題
新時(shí)期的檔案管理特點(diǎn)給檔案管理人員提出了新的要求，然而結(jié)合實(shí)際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認(rèn)識(shí)不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時(shí)更新自身的業(yè)務(wù)知識(shí)儲(chǔ)備，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢得不到有效發(fā)揮。
3加強(qiáng)檔案室電子檔案管理的措施建議
3.1加強(qiáng)制度建設(shè)，提高對檔案管理工作的重視程度
檔案在每個(gè)單位都占非常重要的地位，因此想加強(qiáng)檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，特別對領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴(yán)肅性及部門的權(quán)威性；其次，要建立科學(xué)全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進(jìn)行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結(jié)合電子檔案的管理特點(diǎn)，必須要完善電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理部門的權(quán)利、義務(wù)、職責(zé)，對檔案操作程序流程進(jìn)行規(guī)范，建立一定的檔案管理責(zé)任制度和監(jiān)督制度，提高工作人員的責(zé)任意識(shí)，為實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理打好基礎(chǔ)；最后，考慮到檔案室的服務(wù)性質(zhì)，還應(yīng)該積極協(xié)調(diào)好檔案室與領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門及檔案使用者等相關(guān)各方的關(guān)系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3.2檔案室電子檔案管理的技術(shù)措施
3.2.1電子檔案硬件管理及保管
電子檔案易受溫度、磁場等多方因素影響，存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，同時(shí)文件本身易受電腦病毒攻擊破壞，因此除了要在檔案室設(shè)置專門的保管區(qū)域，還行配備安全性較高的電腦設(shè)備，因此需要結(jié)合檔案室的實(shí)際情況，對檔案管理軟件進(jìn)行科學(xué)的選擇，既要保證穩(wěn)定性，還要保證兼容性，例如，使用一次性寫入光盤，具有較高的穩(wěn)定性和只讀性。保管時(shí)注意控制溫度、濕度、做好防塵、防蟲、防震等工作。
3.2.2做好數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作
數(shù)據(jù)備份恢復(fù)主要是針對電子檔案特點(diǎn)，利用技術(shù)手段來保障檔案信息安全的策略。在進(jìn)行備份時(shí)，可以通過雙備份制來同時(shí)實(shí)現(xiàn)封存與借閱?？紤]到網(wǎng)絡(luò)安全問題，需建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，保障檔案室的各項(xiàng)關(guān)鍵信息在出現(xiàn)意外時(shí)可以對信息進(jìn)行恢復(fù)。
3.2.3加強(qiáng)檔案室網(wǎng)絡(luò)安全管理
首先，要為檔案室安裝殺毒軟件，建立防火墻，通過這些基本的安全措施保障檔案室網(wǎng)絡(luò)安全，避免電子檔案受到攻擊；其次，可以通過驗(yàn)證用戶信息等手段對網(wǎng)站進(jìn)行多層加密，對檔案的訪問或閱讀設(shè)置權(quán)限，積極采用密匙管理，保證檔案的真實(shí)性和原始性；最后，做好文件的安全監(jiān)控工作，在推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，基于安全性考慮，采用雙軌制歸檔法，發(fā)揮電子檔案優(yōu)勢的同時(shí)不忽視紙質(zhì)檔案的作用。
3.3加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
電子檔案的管理與傳統(tǒng)的檔案管理存在很大差異，這是給新時(shí)期的檔案管理人才提出的更高要求。首先，檔案管理人員除了要具備原有扎實(shí)的檔案管理業(yè)務(wù)能力外，還要對以計(jì)算機(jī)為代表的信息技術(shù)有較為全面的掌握，能夠適應(yīng)電子檔案管理所帶來的新發(fā)展、新變化，除了需要有關(guān)單位加強(qiáng)對管理人員的教育培訓(xùn)，檔案管理人員自身也要積極主動(dòng)的去學(xué)習(xí)、融入、提高；其次，電子檔案管理工作對檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了新要求，檔案管理人員除了要具備較高的職業(yè)道德素養(yǎng)和廉潔作風(fēng)外，還需結(jié)合電子檔案管理工作的特點(diǎn)，具備良好的責(zé)任意識(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，保密意識(shí)等；最后，新時(shí)期的檔案室電子檔案管理工作發(fā)展變化飛快，這種變化一方面提升了對檔案的需求，另一方面也對傳統(tǒng)思想、制度、模式等造成了巨大變革，這就需要檔案室的管理工作人員樹立創(chuàng)新精神與創(chuàng)新意識(shí)，推動(dòng)電子檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。
管理的具體建議。【關(guān)鍵詞】檔案室；人事檔案；管理
現(xiàn)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案由具有人事權(quán)利的單位自己管理，沒有采用現(xiàn)在社會(huì)上普遍使用的人事方式，實(shí)現(xiàn)對人事檔案的集中化、科學(xué)化、規(guī)范化的管理。但是這種老的人事檔案管理方式也有著它自己的優(yōu)勢，對于人事的檔案，很多單位沒有掌控權(quán)，放在人才交流中心的人事檔案具有流動(dòng)性，對于相對比較固定的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，需要這種單位自主管理員工人事檔案的方式，這樣很多不必要的人員流動(dòng)才能進(jìn)一步被控制。
一、人事檔案管理存在的問題
（一）管理的方式相對落后。一些單位的人事檔案管理制度相對比較松散，沒有明確的專人管理，對于人事檔案一般職工可以輕松看到，甚至自己能拿到自己檔案。這就造成了很多管理方面的隱患，很多單位利用檔案的管理阻礙正常的人才流動(dòng)。例如，明文規(guī)定允許事業(yè)單位人員參加的正常的公開招聘，很多時(shí)候就是由于原單位扣著其檔案不放，阻礙了優(yōu)秀人才的正常流動(dòng)，這就是一種管理理念存在落后思想所造成的。
（二）管理的手段相對單一。很多單位由于辦公條件的影響，造成了很多地方的人事檔案管理缺乏手段，沒有專門的人事檔案管理的場所，甚至沒有專門的密碼柜。嚴(yán)重影響了人事檔案的嚴(yán)肅性和保密性，由于辦公條件所限，很多單位人員的檔案甚至出現(xiàn)了丟失，很多管理人事檔案的人員不是專業(yè)人員，對人事檔案的管理缺乏手段和方法，造成很多不必要的錯(cuò)誤和問題。很多單位的人事檔案沒有相對應(yīng)的電子化管理，需要大量的人工操作完成每年一次的人事檔案的常規(guī)管理。
二、利用搬遷機(jī)會(huì) 進(jìn)一步提升單位人事檔案管理
檔案室的搬遷是提高人事檔案管理的好機(jī)會(huì)，需要進(jìn)一步提高管理的理念和思想。檔案室條件的改善有利于人事檔案的有序管理，有利于人事檔案調(diào)閱、增減的規(guī)范化，有利于避免因?yàn)槿耸聶n案造成的管理糾紛，進(jìn)一步維護(hù)了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性，保障了人事檔案的真實(shí)性、可靠性。
（一）進(jìn)一步加大培訓(xùn)力度，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平。人事檔案管理具有很強(qiáng)的專業(yè)性，對管理人員的要求十分嚴(yán)格，不僅是業(yè)務(wù)能力方面，更是管理人員的政治性、黨性的體現(xiàn)，需要進(jìn)一步加大對管理人才的政治思想教育，要求其以對黨、對單位高度負(fù)責(zé)的態(tài)度管理人事檔案，不能因?yàn)榕c誰的關(guān)系好，就私自給誰看檔案，甚至篡改檔案。政治立場在保持高度的堅(jiān)定的基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步增加業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí)，一個(gè)有著高度思想覺悟的人沒有專業(yè)的管理方法和手段，人事檔案還是會(huì)出現(xiàn)不必要問題的，加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)部的人事檔案管理的培訓(xùn)，組織專業(yè)的教師開展培訓(xùn)，進(jìn)一步開展人事檔案互查活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)兄弟單位之間的取長補(bǔ)短。
（二）進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范化管理，促進(jìn)人事檔案管理的有序進(jìn)行。隨著檔案室的搬遷，管理?xiàng)l件的改善，可以進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案管理相應(yīng)規(guī)章制度的完善，原來沒有條件的，現(xiàn)在有條件了，可以實(shí)現(xiàn)有序管理了。因此，可以以此為機(jī)會(huì)，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案調(diào)閱增減等操作的流程，對于需求調(diào)閱人事檔案的，需要有專門的文件，需要調(diào)出檔案的，需要有調(diào)檔函。需要查閱相應(yīng)檔案信息的，要有兩個(gè)人在場方可調(diào)閱，這些管理制度都可以借助檔案室條件的改善，進(jìn)一步規(guī)范起來，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案的有序管理。
（三）進(jìn)一步拓展管理手段，實(shí)現(xiàn)電子管理的可能。檔案室的搬遷是一種硬件大環(huán)境的改善，由此可以進(jìn)一步提出電子化人事檔案管理的可行性方案，實(shí)現(xiàn)管理手段的進(jìn)一步拓展。因?yàn)楹芏鄦挝蝗藛T眾多，各種身份人員檔案管理有著不同要求，人工管理人事檔案的難度很大，一旦將主要的人員檔案信息電子化，將有利于人事檔案的調(diào)取和查閱，大大降低了人員的工作量。
三、結(jié)語
由于各種原因，有歷史遺留的問題、有人員管理更替的問題等等，造成了一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理出現(xiàn)很多問題，埋下了很多不必要的隱患。以檔案室的搬遷為機(jī)會(huì)，進(jìn)一步提升人事檔案管理人員的政治敏感性、專業(yè)素養(yǎng)，不斷增加規(guī)范化操作流程，有效拓展電子檢索管理，將有利于單位科學(xué)、合理地管理人事檔案。
參考文獻(xiàn)：
一、當(dāng)前杭州市檔案資源建設(shè)的現(xiàn)狀
(一)檔案資源來源的固定性。全市各級(jí)國家綜合檔案館館藏檔案的來源，主要是靠按國家檔案館接受檔案進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)要求，把機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位形成的檔案收集進(jìn)館來實(shí)現(xiàn)的。目前，基本形成了以各級(jí)各類檔案室為基礎(chǔ)，各級(jí)國家檔案館為主體，其他檔案所有者為補(bǔ)充的建設(shè)格局和構(gòu)造體系。根據(jù)接收進(jìn)館時(shí)間，截至2004年共有428家單位檔案被接收進(jìn)館。
(二)檔案資源、館藏內(nèi)容的擴(kuò)展性。全市各級(jí)國家綜合檔案館已著眼于在社會(huì)需求上下功夫，擴(kuò)大檔案收征集范圍，改善檔案收藏結(jié)構(gòu)，增加了社會(huì)活動(dòng)等方面的鮮活內(nèi)容，及時(shí)開辟檔案資源采集渠道，及時(shí)收集一些重大活動(dòng)檔案材料，開展現(xiàn)行文件收集和服務(wù)，大力加強(qiáng)社區(qū)和“三農(nóng)”檔案工作等，這些工作的有效開展，使檔案資源建設(shè)觸角由歷史向現(xiàn)實(shí)延伸，由管理機(jī)關(guān)向社會(huì)基層組織延伸，由單一的機(jī)關(guān)紙質(zhì)文書向多種類型多種載體文件材料延伸。為國家檔案資源注入了新成分、新要素。
(三)檔案資源的共享性。全市各級(jí)檔案館積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的探索與實(shí)踐，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段與網(wǎng)絡(luò)工具提高開發(fā)檔案資源的能力與水平，積極利用現(xiàn)有的檔案資源，營建檔案資源共享的政策與環(huán)境，逐步搭建網(wǎng)上檔案館檢索平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置，并為檔案資源的社會(huì)共享提供了有效的技術(shù)保障和實(shí)現(xiàn)手段。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前全市14個(gè)綜合檔案館保存889641卷又133533件檔案，各級(jí)各類檔案室還保存1061287卷又748743件檔案。市檔案館每年利用檔案達(dá)2000余人次，11000多卷次，各城區(qū)檔案館利用檔案基本每年為600多人次，利用檔案3000余卷次，各級(jí)國家綜合檔案館都有自己的網(wǎng)站，這些都為今后建立城市檔案資源中心打下了基礎(chǔ)。
二．在檔案資源管理機(jī)制上杭州市與外市的比較
雖然全市各級(jí)國家綜合檔案館在豐富官藏、改善館藏結(jié)構(gòu)上取得了一定的成效，但這僅僅局限在館藏體系固定構(gòu)成以及補(bǔ)充檔案資源工作上，長期以來檔案館對機(jī)關(guān)單位形成的專業(yè)、專門檔案一概沒有接收，這就造成了全宗檔案的割裂，檔案館收集進(jìn)館的館藏檔案很難做到能夠反映出一定時(shí)期一定地區(qū)社會(huì)歷史發(fā)展的基本面貌。尤其是傳統(tǒng)的檔案管理體制，使一個(gè)地區(qū)的檔案資源，包括城建檔案、房地產(chǎn)檔案、國土資源檔案、規(guī)劃信息檔案及其他專門檔案分散在多個(gè)部門、多處地方存放保管，這種情況也使一個(gè)城市的檔案資源很難得到有效共享，所擁有的館庫及保管設(shè)施很難得到充分利用。特別是很難擔(dān)負(fù)起為黨和政府決策，為社會(huì)各界和廣大群眾對檔案資料需求提供快捷、準(zhǔn)確、方便的全方位服務(wù)。由于管理機(jī)制問題，全市的行政執(zhí)法也受到不同程度的影響，重復(fù)履行監(jiān)督指導(dǎo)職能。通過調(diào)研，我們認(rèn)為，深圳、順德實(shí)行“三檔合一”的新體制，有獨(dú)特的三大優(yōu)勢：
第一，統(tǒng)一了管理，減少了重復(fù)，避免了扯皮。尤其是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)行統(tǒng)一管理后，各建設(shè)單位就只須對國家綜合檔案館一家，減少了以往各自存放同一檔案的重復(fù)管理。同時(shí)，由于綜合檔案館和城建檔案館合為一家，也避免了過去兩家相互扯皮，爭收檔案之弊。
第二，整合了資源，豐富了綜合檔案館館藏。實(shí)行“三檔合一”管理體制后，綜合檔案館所保管的檔案除了黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的文書檔案和少數(shù)專門檔案外，還包括全市、區(qū)的城建檔案和房地產(chǎn)檔案，檔案門類得到極大的豐富，數(shù)量也得到增長。至2003年底，該館館藏檔案達(dá)如余萬卷，形成了頗具規(guī)模的檔案資料庫，方便了檔案資源共享。
第三，檔案工作進(jìn)一步融入社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域。城建、房地產(chǎn)檔案并人綜合檔案館后，到市區(qū)檔案館查閱利用檔案、移交檔案、咨詢檔案工作及有關(guān)政策、法規(guī)事宜等的辦事人員比以前大為增多，檔案部門與建設(shè)、規(guī)劃國土部門及其他經(jīng)濟(jì)、司法部門的業(yè)務(wù)往來也隨之增多，檔案部門進(jìn)一步打破封閉，加強(qiáng)了與各機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)各界的相互了解，更加緊密地融人當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，給檔案館工作和本地區(qū)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展注入了新的活力。
三、構(gòu)建多元化的檔案資源結(jié)構(gòu)，樹立“大檔案”意識(shí)
浙江省委、省政府，杭州市委、市政府近年相繼出臺(tái)了《關(guān)于加強(qiáng)新時(shí)期檔案工作的意見》，對新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展和檔案工作提出了新的要求。“我們根據(jù)國家檔案局制定的《全國檔案館網(wǎng)設(shè)置原則和布局方案》，合理確定國家檔案資源的歸屬和流向。區(qū)、縣(市)一般只設(shè)一個(gè)綜合檔案館，不設(shè)部門(專業(yè))檔案館……”并提出了要建立城市檔案中心，構(gòu)建多元化檔案資源結(jié)構(gòu)，科學(xué)整合檔案資源。這無疑為我們在新時(shí)期加強(qiáng)檔案事業(yè)發(fā)展提供了條件，創(chuàng)造了良好的政策環(huán)境。
(一)更新檔案管理理念。全面建設(shè)小康社會(huì)的實(shí)踐活動(dòng)對檔案工作提出了越來越廣泛的需求，檔案部門要滿足這種日益增長的需求，必須不斷解放思想，逐步確立資源優(yōu)勢和公共文化理念，到更廣闊的領(lǐng)域和行業(yè)中開辟新的檔案資源采集渠道，千方百計(jì)地為國家檔案資源注入新成分、新要素。檔案館作為永久保管檔案的基地，其館藏檔案應(yīng)反映出一定時(shí)期本地區(qū)社會(huì)發(fā)展的基本歷史面貌。依據(jù)檔案法分級(jí)負(fù)責(zé)收集保管一定行政區(qū)域內(nèi)形成的檔案，要改變綜合檔案館以接收黨政檔案為主的現(xiàn)象。要增強(qiáng)綜合檔案館在檔案資源建設(shè)中的核心地位，與各級(jí)專業(yè)檔案館聯(lián)手統(tǒng)一管理。將檔案資源建設(shè)納入到整個(gè)社會(huì)的文化事業(yè)框架中。
(二)整合檔案資源，增強(qiáng)大檔案整體意識(shí)。全市的檔案資料是一個(gè)整體，所以全市檔案系統(tǒng)要打破“圍墻”，整合資源，優(yōu)勢互補(bǔ)，上下聯(lián)動(dòng)，充分挖掘和利用全市的館藏資源，使檔案資源的運(yùn)用活起來。加強(qiáng)國家檔案資源的整體建設(shè)，要清楚界定各類檔案館的收集范圍和檔案流向。‘在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的檔案工作體制下，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有國家檔案資源的有效配置，以適應(yīng)檔案資源社會(huì)共享的需要。逐步實(shí)現(xiàn)檔案物理資源、數(shù)據(jù)資源、應(yīng)用系統(tǒng)整合，體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)性、有效性與共享性。
(三)創(chuàng)新“大檔案”管理模式。要推進(jìn)體制創(chuàng)新，發(fā)揮檔案集合效應(yīng)，方便社會(huì)公眾利用。根據(jù)精簡、統(tǒng)一、高效的原則，推進(jìn)檔案管理體制改革，積極探索建立城市檔案中心和機(jī)關(guān)檔案中心的新模式。從檔案管理體制、服務(wù)方式等環(huán)節(jié)人手，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新。
作為檔案事業(yè)這一整體，在機(jī)構(gòu)設(shè)置上應(yīng)有一套合理的層級(jí)體系和管理規(guī)范，處理好專業(yè)(專門)檔案館與同級(jí)綜合檔案館的關(guān)系，遏制住綜合檔案館功能“弱化”的勢頭，增強(qiáng)其在檔案資源社會(huì)共享中的核心地位。要在優(yōu)化檔案工作制度與創(chuàng)新檔案工作理念的前提下明確檔案部門和人員的合理分工與協(xié)作關(guān)系，不斷提高工作效率，理順與其他部門的關(guān)系，尋求工作上相互支持配合。
四、促進(jìn)檔案資源管理標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化
檔案服務(wù)內(nèi)涵要有新改進(jìn)，要加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，通過法定途徑把新形成的檔案資源源源不斷地補(bǔ)充到國家檔案資源庫中，并搞好鑒定工作，把更多應(yīng)開放檔案向社會(huì)開放。要加大檔案資源管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)力度。目前各級(jí)國家檔案行政管理部門在業(yè)務(wù)上履行指導(dǎo)職能，對國家專業(yè)專門檔案館、部門檔案館、企事業(yè)檔案館，應(yīng)按綜合檔案館的管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。有條件的甚至可以在體制上實(shí)行統(tǒng)一管理的前提下，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，統(tǒng)一接收重大事件檔案以及專業(yè)專門檔案，通過各種形式的征收集，把檔案館檔案資源建設(shè)提高到一個(gè)新水平，這樣才能更好地面向社會(huì)，服務(wù)大眾。
總之，國家綜合檔案館幾十年發(fā)展之路，其經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)證明，在縣級(jí)甚至市(地)級(jí)，實(shí)行由一館多種檔案的實(shí)體合一統(tǒng)管，既可解決綜合檔案館與各專業(yè)檔案館(室)之間的有形無形矛盾，又可從根本上解決一些主要專業(yè)檔案的流向問題，使這些重要的專業(yè)檔案歸到國家綜合檔案館中統(tǒng)管。
檔案資源的流向與歸宿。應(yīng)遵循“區(qū)域覆蓋”和“就近服務(wù)”的原則，一個(gè)地區(qū)內(nèi)的機(jī)構(gòu)(尤其是國家機(jī)構(gòu))形成的檔案，都應(yīng)該集中到該地區(qū)的國家綜合檔案館統(tǒng)管。為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)，成為當(dāng)?shù)厣鐣?huì)公益事業(yè)的一部分。
1 原有檔案工作概念不能涵蓋所有的檔案管理活動(dòng)
隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的分工越來越細(xì)化，同樣，檔案工作也在不斷地分化細(xì)化。因此，有必要對檔案工作概念進(jìn)一步細(xì)分。根據(jù)《現(xiàn)代漢語詞典》的解釋：“事業(yè)”是“指人們所從事的，具有一定目標(biāo)、規(guī)模和系統(tǒng)的對社會(huì)發(fā)展有影響的經(jīng)?；顒?dòng)”。“事務(wù)”是指人們“所做的或要做的事情”（指單純而瑣碎的具體工作）。“業(yè)務(wù)”是指“個(gè)人或某個(gè)機(jī)構(gòu)的專業(yè)工作”?！凹夹g(shù)”是指“操作方面的技巧”。[3]將檔案事業(yè)、檔案事務(wù)、檔案業(yè)務(wù)、檔案技術(shù)的概念引入檔案工作概念中有助于對檔案工作的重新認(rèn)識(shí)。
就整體檔案工作而言檔案工作是事業(yè)性的，所涵蓋的內(nèi)容是檔案事業(yè)中的各項(xiàng)工作，所以，檔案工作是指檔案事業(yè)管理工作（也可稱之為“檔案行政管理工作”）。而具體到一個(gè)單位時(shí)，檔案工作則是單位機(jī)關(guān)工作的一部分，它和單位的人事、財(cái)務(wù)工作一樣都是單位機(jī)關(guān)內(nèi)部事務(wù)，屬事務(wù)性的，檔案工作又是指檔案事務(wù)工作。如果對專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)即檔案館或檔案室而言，檔案工作是其專業(yè)工作，檔案工作又是指檔案業(yè)務(wù)工作。如果檔案工作具體到檔案管理的某一個(gè)環(huán)節(jié)而言（如文件材料的歸檔、檔案的保管等），因每一個(gè)具體工作都有一定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，檔案工作又是指檔案技術(shù)工作。檔案工作既可以指檔案事業(yè)管理工作（檔案行政管理工作），也可指檔案事務(wù)工作、檔案業(yè)務(wù)工作、檔案技術(shù)工作。因而，原有的檔案工作概念已不能涵蓋所有的檔案管理活動(dòng)，如不逐一厘清將無法指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作。
2 檔案管理活動(dòng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過程
“檔案是檔案管理活動(dòng)的物質(zhì)對象。”[4]這一物質(zhì)對象流程一般是從檔案的形成——單位檔案機(jī)構(gòu)——檔案館。依據(jù)這個(gè)流程，檔案管理活動(dòng)大致可分為以下幾個(gè)階段：一是對檔案形成實(shí)施檔案管理活動(dòng)的階段；二是對單位的檔案實(shí)施檔案管理活動(dòng)的階段；三是對一定區(qū)域內(nèi)的檔案實(shí)施檔案管理活動(dòng)的階段。這個(gè)發(fā)展過程是動(dòng)態(tài)的、分階段的。每個(gè)階段的責(zé)任主體、工作對象、工作內(nèi)容、工作性質(zhì)是不同的，如果不分工作對象、內(nèi)容、性質(zhì)都統(tǒng)稱為“檔案工作”是不現(xiàn)實(shí)的，也是不可行的。有必要對每個(gè)階段的檔案管理活動(dòng)根據(jù)其責(zé)任主體、工作對象、內(nèi)容、性質(zhì)賦予相對應(yīng)的工作名稱和含義。為了不和原有的理論、概念相沖突，保持其連續(xù)性，需對原理論中的檔案事業(yè)所包含的檔案工作概念和名稱進(jìn)行重新定位。對未能包含的賦予新的含義和名稱。
3 對相應(yīng)階段的檔案管理活動(dòng)的定位
3.1 對檔案形成階段管理活動(dòng)的定位。關(guān)于檔案的形成，主流觀點(diǎn)認(rèn)為：檔案是由文件有條件轉(zhuǎn)化來的。文件轉(zhuǎn)化為檔案是需要?dú)w檔整理的。這表明，檔案在形成的過程中是有要求和規(guī)范的，執(zhí)行這些要求和規(guī)范的工作需要一定的操作技巧，屬技術(shù)層面的工作。根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》，這項(xiàng)工作的責(zé)任主體是機(jī)關(guān)內(nèi)部的文書部門和業(yè)務(wù)部門，工作對象是文件材料，內(nèi)容是立卷歸檔，性質(zhì)是技術(shù)性的。檔案形成階段的檔案管理活動(dòng)定位應(yīng)是檔案技術(shù)工作。
3.2 對單位的檔案實(shí)施管理活動(dòng)的定位。對于單位的檔案實(shí)施管理活動(dòng)，檔案界大都將其整體檔案工作等同于單位的檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）工作。但現(xiàn)實(shí)的具體情況是，絕大多數(shù)單位的檔案機(jī)構(gòu)不是在編的獨(dú)立機(jī)構(gòu)，不能獨(dú)立行使職權(quán)。單位內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）的工作，就是按規(guī)定和要求管理好本單位的全部檔案，為其他各項(xiàng)工作提供利用服務(wù)。而其他的檔案工作職能，則需要依靠其所隸屬的機(jī)構(gòu)辦公室或以單位名義去行使。因而，有必要將其劃分為兩項(xiàng)工作：一是內(nèi)設(shè)檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）對檔案實(shí)施管理的活動(dòng)；二是機(jī)關(guān)單位對檔案實(shí)施管理的活動(dòng)。
3.2.1 內(nèi)設(shè)檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）對檔案實(shí)施管理活動(dòng)的定位。單位內(nèi)設(shè)的檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）具體承擔(dān)的是本單位的各種門類和載體檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等八項(xiàng)工作（雖然，檔案館也有這些工作，但其具體內(nèi)容不同，下文詳述）。工作對象是單位的全部實(shí)體檔案，內(nèi)容是按門類管理，性質(zhì)是業(yè)務(wù)性的。對內(nèi)設(shè)檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）對檔案管理活動(dòng)的定位應(yīng)該是檔案室業(yè)務(wù)工作。檔案室業(yè)務(wù)工作八個(gè)環(huán)節(jié)中的每個(gè)環(huán)節(jié)的具體工作則是檔案技術(shù)工作。
3.2.2 機(jī)關(guān)單位對檔案實(shí)施管理活動(dòng)的定位。機(jī)關(guān)單位對檔案實(shí)施管理的活動(dòng)，除單位檔案機(jī)構(gòu)（檔案室）承擔(dān)的檔案室業(yè)務(wù)工作外，根據(jù)《檔案法》第七條規(guī)定，還需要承擔(dān)檔案管理方面的建章立制、指導(dǎo)文書業(yè)務(wù)部門立卷歸檔、監(jiān)督指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)檔案工作和為單位開展檔案管理活動(dòng)提供人財(cái)物等方面支持與保障等。這些工作都屬于機(jī)關(guān)單位的內(nèi)部事務(wù)，其責(zé)任主體是本機(jī)關(guān)單位、工作對象是本單位的所有部門和機(jī)構(gòu)、內(nèi)容是保障支持、性質(zhì)是事務(wù)性的。機(jī)關(guān)單位對檔案實(shí)施管理活動(dòng)定位是單位檔案事務(wù)工作。
3.3 對一定區(qū)域內(nèi)的檔案實(shí)施管理活動(dòng)的定位。一定區(qū)域內(nèi)的檔案管理活動(dòng)不僅是檔案館和檔案局的工作，還包括區(qū)域內(nèi)其他涉及檔案管理活動(dòng)的機(jī)構(gòu)和單位應(yīng)承擔(dān)的工作。
3.3.1 對檔案館實(shí)施檔案管理活動(dòng)的定位。檔案館是一個(gè)在一定的區(qū)域內(nèi)對檔案實(shí)體按全宗實(shí)施統(tǒng)一的集約式集中保存、管理的專門機(jī)構(gòu)。其責(zé)任主體是檔案館，它的工作對象雖然仍是檔案實(shí)體，但它不是單一的而是多元的，涵蓋的是區(qū)域內(nèi)屬進(jìn)館范圍的單位所有實(shí)體檔案，內(nèi)容主要是按全宗進(jìn)行管理，性質(zhì)是業(yè)務(wù)性的。對檔案館實(shí)施檔案管理活動(dòng)的定位應(yīng)該是檔案館業(yè)務(wù)工作。檔案館業(yè)務(wù)工作中所涉及的每項(xiàng)具體的工作則是檔案技術(shù)工作。
3.3.2 對社會(huì)機(jī)構(gòu)為檔案管理提供服務(wù)活動(dòng)的定位。圍繞檔案室和檔案館的業(yè)務(wù)工作，不僅需要一些社會(huì)機(jī)構(gòu)提供硬件方面的支持，如設(shè)施、設(shè)備、裝具等，還需要提供一些如科學(xué)研究、技術(shù)咨詢、教育培訓(xùn)等方面的軟件支持。其責(zé)任主體是與檔案事務(wù)相關(guān)的社會(huì)機(jī)構(gòu)，工作對象是與檔案相關(guān)的產(chǎn)品（包括有形的和無形的），內(nèi)容是軟硬件方面的支持，性質(zhì)是服務(wù)性的。對社會(huì)機(jī)構(gòu)為檔案管理提供服務(wù)活動(dòng)的定位應(yīng)該是檔案服務(wù)工作。
3.3.3 對檔案局實(shí)施檔案管理活動(dòng)的定位。檔案行政管理部門——檔案局的工作是依法行使檔案行政管理權(quán)的工作，責(zé)任主體是檔案局，工作對象是本行政區(qū)域內(nèi)的各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、檔案館、社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)和其他能形成對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的社會(huì)組織、法人單位和個(gè)人，內(nèi)容主要是依法行政，性質(zhì)是管理性的，對檔案局實(shí)施檔案管理活動(dòng)的定位應(yīng)該是檔案行政管理工作。
3.3.4 對地方各級(jí)政府應(yīng)承擔(dān)的與檔案管理活動(dòng)相關(guān)工作的定位。根據(jù)《檔案法》第四條“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃”的規(guī)定，各級(jí)地方政府承擔(dān)著關(guān)系當(dāng)?shù)貦n案事業(yè)發(fā)展的檔案機(jī)構(gòu)、人員編制、工作經(jīng)費(fèi)等方面的具體工作，其責(zé)任主體是地方政府和政府的相關(guān)機(jī)構(gòu)，工作對象是檔案行政管理部門（檔案局）、檔案館，內(nèi)容是保障支持，性質(zhì)既是行政管理性的又是政府內(nèi)部事務(wù)性的。對地方各級(jí)政府應(yīng)承擔(dān)的與檔案管理活動(dòng)相關(guān)工作的定位應(yīng)是檔案行政事務(wù)工作。另外，檔案行政管理部門（檔案局）承擔(dān)的為發(fā)展本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)而組織、指導(dǎo)開展的檔案科研、教育、宣傳、培訓(xùn)和對外交流等工作，也同樣屬于檔案行政事務(wù)工作。
4 對檔案工作的新認(rèn)識(shí)
通過以上對不同的責(zé)任主體實(shí)施檔案管理活動(dòng)或承擔(dān)與檔案管理活動(dòng)相關(guān)工作的定位分析，可以看出，“檔案工作”概念是復(fù)合性的概念，具有很大的不確定性。不同的部門和不同的機(jī)構(gòu)承擔(dān)的檔案工作因責(zé)任主體不同，其工作對象、內(nèi)容、性質(zhì)也不相同，目標(biāo)、任務(wù)、工作機(jī)制和管理模式更不相同。要做好檔案行政管理工作就必須厘清各項(xiàng)檔案工作的準(zhǔn)確含義，不能將檔案工作既等同于檔案行政管理工作又等同于檔案技術(shù)工作或檔案室、檔案館業(yè)務(wù)工作。應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案工作的責(zé)任主體、管理對象、工作性質(zhì)和內(nèi)容分別將其明確為檔案技術(shù)工作、檔案室業(yè)務(wù)工作、單位檔案事務(wù)工作、檔案館業(yè)務(wù)工作、檔案服務(wù)工作、檔案行政管理工作、檔案行政事務(wù)工作。
準(zhǔn)確地把握各項(xiàng)檔案工作的含義，可基本明確各級(jí)政府、各級(jí)檔案行政管理部門、檔案所屬單位、檔案館、檔案室、檔案產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)、中介服務(wù)機(jī)構(gòu)等在整個(gè)檔案事業(yè)中，各自的主要工作職責(zé)和任務(wù)（不排除某些具體工作方面的交叉）。既有助于依法行政，又有助于政事分開、政企分開，同時(shí)，也希望能對解決一些實(shí)際檔案工作中的困惑與問題，指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)的檔案工作發(fā)揮一定的作用。
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關(guān)鍵詞：黨員檔案 人事檔案 合并管理 利用
黨員檔案屬于專業(yè)檔案之一，是黨員管理部門在黨員管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的原始記錄。黨員檔案管理是一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，是黨員人事管理部門重要任務(wù)之一，是進(jìn)行黨員行政管理和發(fā)展黨員業(yè)的必備基礎(chǔ)資料，也是研究黨員業(yè)的過去、現(xiàn)在和將來都是不可缺少的依據(jù)。為了進(jìn)一步發(fā)揮黨員檔案在黨員管理中的作用，加強(qiáng)黨員檔案管理，以適應(yīng)黨員自身發(fā)展的需要，就黨員檔案管理工作提出了—些看法。
1.抓開拓，在信息管理上創(chuàng)新
黨員檔案是人事歷史的真實(shí)反映．要通過多種途徑增強(qiáng)全社會(huì)特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，把黨員檔案工作列入議事日程，切實(shí)解決檔案工作中的實(shí)際問題。一耍以人為本，挑選一些具有良好綜合素質(zhì)、具有一定現(xiàn)代科技知識(shí)、有較強(qiáng)捕捉信息能力、年齡相對較輕的同志，為人事檔案工作增添新鮮血液：二要舍得財(cái)力，對檔案工作業(yè)務(wù)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、硬件建設(shè)等合理投入．為人事檔案的現(xiàn)代化、信息化創(chuàng)造條件。
人事檔案管理應(yīng)堅(jiān)持面向社會(huì)、面向經(jīng)濟(jì)，面向基層、面向未來，以“提高質(zhì)量、合理利用”為中心，積極創(chuàng)造條件，加快信息化進(jìn)程．搞好優(yōu)質(zhì)服務(wù)人事檔案信息化管理是一個(gè)系統(tǒng)的工程，它包括檔案信息化建設(shè)(檔案信息資源的有序整理，信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，信息技術(shù)的應(yīng)用等)、檔案信息與其它各類信息的綜合集成管理、檔案資源開發(fā)利用的信息化等多個(gè)方面。
2.抓培訓(xùn)，在知識(shí)技能上創(chuàng)新
提高管理人員的檔案業(yè)務(wù)水平，可采取會(huì)議代訓(xùn)、通報(bào)情況、印發(fā)操作手冊等方法，讓管理人員熟悉檔案工作業(yè)務(wù)和操作規(guī)程，明確自己的職責(zé)范圍。抓好黨員檔案管理人員的教育培訓(xùn)，要做到定期培訓(xùn)與平時(shí)學(xué)習(xí)相結(jié)合，每年進(jìn)行新知識(shí)、新技術(shù)專題培訓(xùn)，為他們提供自覺學(xué)習(xí)、主動(dòng)學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)和高新知識(shí)的機(jī)會(huì)。要注重提高黨員檔案管理人員政治素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)，提倡創(chuàng)新能力與對傳統(tǒng)精華的繼承相結(jié)合。構(gòu)建一支科學(xué)合理、精干高效的黨員檔案管理人才隊(duì)伍，以適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)和人事檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
敬業(yè)愛崗是創(chuàng)新精神的基礎(chǔ)。檔案工作者要積極思考問題，不斷進(jìn)行檔案工作的探索和創(chuàng)新。就目前情況來看，檔案部門還必須走“自我提高、自我發(fā)展”的道路，盡快培養(yǎng)一支新型的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。在選拔人才方面，要有更多的靈活性，在實(shí)踐中不拘一格，選擇人才，使用人才。在職稱、職務(wù)方面，要重成果，重能力，打破論資排輩的現(xiàn)象，使年輕人快速成長。
3.抓規(guī)范，在服務(wù)意識(shí)上創(chuàng)新
增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，檔案收集工作要改變過去“坐等收集”為“主動(dòng)收集”，同時(shí)要從基層檔案室抓起，變一家的積極性為千家萬戶的積極性。檔案服務(wù)應(yīng)由檔案部門關(guān)門服務(wù)向開門服務(wù)、上門服務(wù)、網(wǎng)上服務(wù)轉(zhuǎn)變，從根本上提高檔案信息的利用效率。
檔案工作要?jiǎng)?chuàng)新，必須圍繞重點(diǎn)工作，抓住難點(diǎn)、熱點(diǎn)、重點(diǎn)問題，尋找工作的突破口。要形成系統(tǒng)完整的工作程序，用于指導(dǎo)和規(guī)范檔案工作，要完善崗位責(zé)任制度，嚴(yán)明崗位紀(jì)律，形成職責(zé)明確，程序嚴(yán)謹(jǐn)，落實(shí)有力，運(yùn)轉(zhuǎn)靈活的工作機(jī)制，為檔案工作各項(xiàng)任務(wù)的圓滿完成提供堅(jiān)實(shí)的保證。
4.抓改革，在發(fā)展思路上創(chuàng)新
檔案工作要堅(jiān)持面向社會(huì)，面向經(jīng)濟(jì)、面向基層，面向未來，貼近改革開放、經(jīng)濟(jì)建設(shè)的前沿陣地，記錄日新月異的社會(huì)實(shí)踐，使檔案資源真正成為各項(xiàng)改革的智力支持，使檔案事業(yè)真正成為社會(huì)發(fā)展的組成部分。要嚴(yán)格執(zhí)行檔案查借閱制度、保密制度。健全黨員檔案材料形成、報(bào)送責(zé)任制，并把執(zhí)行情況作為檢查管理人員工作質(zhì)量的內(nèi)容之一，賞優(yōu)罰劣，確保人事檔案材料歸檔及時(shí)，內(nèi)容真實(shí)、完整、連貫。
黨員檔案信息處理技術(shù)現(xiàn)代化實(shí)際上是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不能一蹴而就，必須分階段有步驟地實(shí)施。近期的主要任務(wù)是：編制完善的檢索工具和提高系統(tǒng)的安全防范。計(jì)算機(jī)檢索途徑應(yīng)有盡有，數(shù)據(jù)中的每—個(gè)產(chǎn)權(quán)要素都可以作為檢索點(diǎn)，包括產(chǎn)權(quán)更新信鼠、房地坐落自然信息、產(chǎn)權(quán)證管理信息以及模糊條件檢索等等，為提權(quán)檔案的查詢、利用帶來極大的方便。利用計(jì)算機(jī)處理信息的功能，編制各種檢索工具，形成計(jì)算機(jī)檢索與手工互補(bǔ)的檔案信息檢索體系，以提供高效、便捷的查詢服務(wù)。計(jì)算棚機(jī)應(yīng)用保護(hù)了檔案原件，又高效地滿足利用者的需要。
5.結(jié)語
黨員檔案是黨員業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是面貌和發(fā)展的歷史見證，是研究的發(fā)展歷史、研究黨員業(yè)的發(fā)展歷史及其規(guī)律的重要參考依據(jù)。因此，重視黨員檔案工作的管理和發(fā)展，不只是黨員開發(fā)企業(yè)的一項(xiàng)一般意義的工作，乃是人事檔案管理事業(yè)中應(yīng)有內(nèi)容。在檔案管理工作中，不僅要真實(shí)地記錄和留取材料，保證檔案的真實(shí)性和可靠性，還要積極地開發(fā)和利用檔案資源，為黨員隊(duì)伍改革、發(fā)展和穩(wěn)定提供必要且優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。要通過學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)以及檔案管理知識(shí)，認(rèn)識(shí)檔案的功能和作用，樹立全員參與管理、全員重視檔案的觀念，在黨員開發(fā)企業(yè)的各項(xiàng)管理工作中強(qiáng)化檔案意識(shí)，以對歷史負(fù)責(zé)的責(zé)任感奉獻(xiàn)我們的聰明和才智。
關(guān)鍵詞 數(shù)碼照片 檔案保存 利用
中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
近年來，隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和科技的進(jìn)步，數(shù)碼相機(jī)陸續(xù)進(jìn)入了各個(gè)單位和尋常百姓家，數(shù)碼相機(jī)的出現(xiàn)和使用給照片檔案的利用和征集工作帶來了更多的方便，但也對照片檔案的管理提出了更高的要求，數(shù)碼照片一旦丟失就會(huì)造成不可挽救的損失，所以如何科學(xué)有效地管理數(shù)碼照片檔案成為檔案工作者關(guān)心的話題。
1 數(shù)碼照片的特性
數(shù)碼照片是一種靜態(tài)圖像文件，用掃描儀，數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備獲得；以數(shù)碼形式存儲(chǔ)，以磁帶，磁盤或光盤等為載體；依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀，處理；并且可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片，文字說明兩部分組成。
數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片相比，具有許多的優(yōu)勢——成像快、處理快、傳輸快、編輯快、查閱快、歸檔快等，除此之外還有存儲(chǔ)久、應(yīng)用廣泛等特點(diǎn)。
更重要的是，數(shù)碼照片有很大的應(yīng)用范圍，既可以在自己的相機(jī)和計(jì)算機(jī)上顯示、瀏覽、處理，還可以與打印機(jī)、刻錄機(jī)、幻燈機(jī)、電視機(jī)等多種外連設(shè)備連接傳輸，更能與局域網(wǎng)中多臺(tái)電腦或各個(gè)網(wǎng)站互相聯(lián)體工作，通過網(wǎng)上。但由于數(shù)碼產(chǎn)品的特性，數(shù)碼照片往往也存在一些缺點(diǎn)，譬如對軟、硬件的依賴、信息的易改、數(shù)據(jù)不能兼容共享、真?zhèn)坞y辨等。
2 數(shù)碼照片檔案的現(xiàn)狀
2.1 數(shù)碼照片檔案的收集范圍廣
就基層單位而言，聲像檔案的采集一般是由本單位的綜合管理科或者是宣傳部門來負(fù)責(zé)的，因而收集點(diǎn)相對集中，但是數(shù)碼相機(jī)的普及和智能電子設(shè)備的廣泛應(yīng)用，使基層單位的很多部門都擁有采集聲像資料的設(shè)備，但是基層單位的大部分拍攝人員和管理者并沒有歸檔意識(shí)，造成了每個(gè)科室都保存著很多數(shù)碼照片資料，如果檔案管理人員不及時(shí)溝通協(xié)調(diào)保存這些資料，很可能造成檔案的遺失。
2.2 數(shù)碼照片檔案的整理難度大
首先，數(shù)碼照片的收集歸檔比較繁瑣。很多基層單位的工作人員拍攝完只是簡單地將照片存儲(chǔ)在電腦上，由于沒有進(jìn)行過檔案管理的基礎(chǔ)培訓(xùn)，所以很難對數(shù)碼照片資料進(jìn)行基礎(chǔ)篩選、分類、編寫圖片說明等初步整理工作。另外，在檔案管理人員收交照片時(shí)，只是簡單地把照片復(fù)制給檔案管理人員，照片內(nèi)容重復(fù)，質(zhì)量也參差不齊，所以檔案管理人員不得不把這些資料再重新進(jìn)行篩選編排，刻錄及編入歸檔等大量繁瑣工作。
其次，對數(shù)碼照片的整理方法不規(guī)范。大部分照片拍攝人員缺乏檔案歸檔的基本知識(shí)，造成了對照片的整理方法不一致，在歸檔過程中給檔案管理人員制造了大量的繁瑣工作。
2.3 數(shù)碼照片檔案的保管安全隱患多
一是數(shù)碼照片容易損壞。就保存和使用而言，數(shù)碼照片是完全基于電腦硬件、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的。在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中，電腦病毒的侵入、硬件的故障和軟件升級(jí)等的出錯(cuò)都有可能造成數(shù)據(jù)文件丟失或被嚴(yán)重破壞。另外，一些操作人員的錯(cuò)誤操作，刪除認(rèn)為“無用”的照片，而這些照片又未作備份，都會(huì)導(dǎo)致這些數(shù)碼照片檔案的流失。二是數(shù)碼照片容易篡改。目前，很多圖像編輯軟件非常容易就可以對其圖像內(nèi)容進(jìn)行修改，并可以把圖片改得面目全非，而不露痕跡。三是存儲(chǔ)設(shè)備并不可靠。電腦病毒、隨時(shí)有可能發(fā)生的硬件故障及參差不一的光盤質(zhì)量等都可造成數(shù)碼照片檔案的丟失。
2.4 數(shù)碼照片檔案檢索利用復(fù)雜
目前，許多基層單位的辦公系統(tǒng)大多忽略數(shù)碼照片檔案的管理，除了在檔案室的電腦上檢索和查找數(shù)碼照片外，并沒有較好的檢索途徑，因而出現(xiàn)數(shù)碼照片的檢索查閱難的現(xiàn)象，致使數(shù)碼照片檔案資源難以得到有效的利用。
3 做好照片檔案收集的基本途徑
（1）加大宣傳力度，提高對照片檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。大力宣傳《中華人民共和國檔案法》、《照片檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，使更多領(lǐng)導(dǎo)、照片拍攝者和檔案工作人員拋棄陳舊的思想觀念，不能只重視文書檔案而忽視照片檔案，從思想上切實(shí)把照片檔案管理作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容來抓。
（2）建立健全歸檔制度，規(guī)范照片檔案管理工作。建立健全照片檔案歸檔制度是做好照片檔案工作的前提和保證。根據(jù)各部門的工作特點(diǎn)，制訂切實(shí)可行的照片檔案歸檔制度，明確各單位照片檔案的收集范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。
（3）加強(qiáng)重要展覽、重要活動(dòng)、重大事件等圖片的征集力度。在重要活動(dòng)、重大事件中及時(shí)通過采取舉辦展覽、有獎(jiǎng)?wù)鞲宓榷喾N方式將大量有價(jià)值的圖片征集進(jìn)檔案室，這必定會(huì)對豐富檔案室和提供利用等具有重要意義。
（4）加強(qiáng)檔案工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)。不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟練掌握專業(yè)基本技能，最大限度地將照片檔案拍攝好、整理好，發(fā)揮照片檔案的作用。
4 嚴(yán)把照片檔案收集標(biāo)準(zhǔn)
（1）對于歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)按規(guī)范要求編寫相應(yīng)的文字說明來辦理移交手續(xù)，文字說明二者應(yīng)齊全。（2）數(shù)碼照片收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一格式，并對最低像素及掃描線數(shù)做出要求。（3）重要的數(shù)碼照片應(yīng)同時(shí)沖洗紙質(zhì)照片歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)標(biāo)明互見號(hào)。
5 照片檔案的整理
照片檔案來源于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，其真實(shí)、形象、生動(dòng)的特點(diǎn)是一般文字材料所不能代替的。納入檔案室的照片檔案，由于不可能來自同一個(gè)部門或個(gè)人，所以在整理規(guī)范上有著很大的差異，因此必須在整理上下功夫。
5.1 整理原則
照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。
5.2 照片檔案保管期限的劃分
保管期限是按照片的價(jià)值劃定的存留年限，分為永久和定期兩種。
5.3 照片檔案密級(jí)的劃分
密級(jí)是指照片、底片保密程度的等級(jí)。密級(jí)的劃定按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實(shí)施辦法》 等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.4 數(shù)碼照片光盤的編目
（1）數(shù)碼照片光盤的封面。在光盤的包裝盒上貼上符合相應(yīng)的檔案書寫要求的封面，包括全宗名稱，題名，全宗號(hào)，目錄號(hào)，光盤號(hào)以及形成的時(shí)間，照片的張數(shù)，套別，制作人，審核人還有制作時(shí)間等。（2）數(shù)碼照片光盤案卷目錄的格式。與常規(guī)照片檔案目錄的編制格式基本相同，區(qū)別是張數(shù)改為盤數(shù)。案卷號(hào)（即盤號(hào)）在檔案室編一欄中填寫，案卷號(hào)（即盤號(hào)）與文書檔案一樣，排大流水號(hào)，題名應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題，年度要準(zhǔn)確，張數(shù)要填寫盤內(nèi)照片的實(shí)際數(shù)。保管期限要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確。
6 關(guān)于數(shù)碼照片檔案的妥善保管
（1）數(shù)碼照片的保存最重要的是要保護(hù)其安全性。比如光盤是有壽命的，而自刻的光盤更容易被損壞；信息管理系統(tǒng)的軟硬件可能被損壞，也可能受病毒侵害。因此，要定期檢查歸檔后數(shù)碼照片的保存情況，并對其進(jìn)行定期轉(zhuǎn)存遷移，而且要做好《數(shù)碼照片檔案遷移登記表》的記錄，把它作為數(shù)碼照片的檔案管理材料進(jìn)行保存。將重要的照片制作成相應(yīng)的底片或?qū)?shù)碼照片進(jìn)行加工制作成縮微品，會(huì)大大提高其保存的安全性，并且也會(huì)大大延長其保存的周期。
（2）進(jìn)行關(guān)于數(shù)碼照片檔案的信息管理系統(tǒng)的建立。建立信息管理系統(tǒng)會(huì)使數(shù)碼照片保存的時(shí)間更長，安全系數(shù)更高；容易規(guī)范和保存原數(shù)據(jù)的信息；系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)碼照片檔案可以方便于檢索以及共享利用。
（3）數(shù)碼照片同紙質(zhì)照片的有機(jī)銜接。對需要永久或長期保管的重要的數(shù)碼照片應(yīng)在整理數(shù)碼照片的同時(shí)，還要對沖洗出的紙質(zhì)照片進(jìn)行同步整理，并且按照國家標(biāo)準(zhǔn) 《照片檔案管理規(guī)范》對紙質(zhì)照片與數(shù)碼照片一起進(jìn)行歸檔并保存。將所有照片數(shù)據(jù)錄在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫中，建成內(nèi)容完整、系統(tǒng)、一致的照片檔案數(shù)據(jù)庫，從而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、檢索查找方便的目的。
（4）多重備份和適時(shí)遷移。對于數(shù)據(jù)備份， 數(shù)碼照片光盤應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。適時(shí)遷移是為了保證能夠在發(fā)展的環(huán)境中識(shí)別、使用和檢索數(shù)字資源，根據(jù)軟件、硬件的發(fā)展把數(shù)字資源遷移到不同的軟件或硬件環(huán)境下。因此，在數(shù)碼照片的檔案管理過程中，應(yīng)該根據(jù)不同的情況，采取相應(yīng)的措施，從而保證數(shù)碼照片檔案保存的安全性。
（5）對于光盤的存放應(yīng)注意，必須放在用塑料包裝的堅(jiān)硬的盒內(nèi)豎立存放，以防擠壓。注意不得彎折，也不得堆疊存放。
7 采取多種形式，充分利用照片檔案的優(yōu)勢，做好提供利用工作
保存照片檔案的目的是為了提供利用。提供利用的方式應(yīng)根據(jù)收藏照片檔案的具體情況和主要服務(wù)對象確定。
（1）查閱服務(wù)是利用者直接來檔案室查找照片檔案或來涵要求代查有關(guān)照片，利用者所需要的照片可通過復(fù)制的方式提供 。（2）利用照片舉辦各種類型的展覽，既可擴(kuò)大照片檔案工作的影響，提高檔案工作的地位。（3）圍繞本單位重點(diǎn)工作，編輯綜合性、專題性的畫冊、畫頁，開展積極有效的宣傳，也是能夠得到領(lǐng)導(dǎo)和群眾歡迎的有效途徑。
總之，基層檔案室數(shù)碼照片檔案的有效管理，不僅可以提高檔案利用的效率，提高辦事效能，也是社會(huì)發(fā)展的必經(jīng)過程。我們要加強(qiáng)基層檔案室管理工作，為促進(jìn)中國社會(huì)健康發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
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為了加強(qiáng)我校會(huì)計(jì)檔案的管理，根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局頒發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和原國家教委《高等學(xué)校財(cái)會(huì)類檔案工作規(guī)范》等法規(guī)，結(jié)合我校的具體情況，特制訂本制度。
一、會(huì)計(jì)檔案的立卷及歸檔
（一）會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)部門（包括學(xué)校獨(dú)立核算單位的會(huì)計(jì)部門）按歸檔范圍及要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝釘成冊，封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚，標(biāo)題要簡明，字跡工整、清晰，并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。
（二）當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由會(huì)計(jì)部門保管3年，到期滿后的次年6月底前，由會(huì)計(jì)部門的兼職檔案員編制移交目錄（一式二份）送領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，連同案卷一并移交學(xué)校綜合檔案室統(tǒng)一保管。獨(dú)立核算單位的會(huì)計(jì)檔案暫由形成會(huì)計(jì)檔案的單位保管，以后視綜合檔案室保管條件改善狀況如何再考慮接收，但綜合檔案室要會(huì)同學(xué)校財(cái)務(wù)處進(jìn)行檢查，指導(dǎo)立卷歸檔工作。
（三）會(huì)計(jì)檔案移交到綜合檔案室后，原則上應(yīng)保持原冊的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，綜合檔案室要會(huì)同會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
二、會(huì)計(jì)檔案保管期限
（一）會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類（詳見附表1、2）。
（二）會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
三、會(huì)計(jì)檔案借閱
會(huì)計(jì)檔案借閱除執(zhí)行《檔案材料借閱規(guī)定》和《保密規(guī)定》外，還須按以下規(guī)定執(zhí)行：
（一）學(xué)校財(cái)務(wù)處工作人員查閱會(huì)計(jì)檔案，經(jīng)報(bào)告本部門領(lǐng)導(dǎo)后可直接到綜合檔案室查閱。
（二）校內(nèi)有關(guān)部門查閱會(huì)計(jì)檔案，須經(jīng)請示會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，到綜合檔案室辦理有關(guān)手續(xù)后方可查閱。如需復(fù)制或摘抄會(huì)計(jì)檔案作為旁證材料，須經(jīng)會(huì)計(jì)部門和綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)制或摘抄件上簽署意見和蓋章后方能作為旁證材料。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。
（三）學(xué)校會(huì)計(jì)部門因特殊需要，需將會(huì)計(jì)檔案借出，須經(jīng)會(huì)計(jì)部門領(lǐng)導(dǎo)和綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由會(huì)計(jì)人員到綜合檔案室辦理登記手續(xù)方可借出。其他單位查閱會(huì)計(jì)檔案，只限于綜合檔案室查閱，一律不準(zhǔn)借出。
（四）借閱會(huì)計(jì)檔案的人員和檔案管理員，在會(huì)計(jì)檔案借閱時(shí)應(yīng)當(dāng)面清點(diǎn)憑證序號(hào)和張數(shù)，并辦理登記手續(xù)。歸還時(shí)，雙方要當(dāng)面檢查是否原樣完整無缺，方能在借閱登記簿上注銷。
四、會(huì)計(jì)檔案鑒定和銷毀
（一）已移交到綜合檔案室的會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由綜合檔案室提出銷毀意見，會(huì)同會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查。編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，報(bào)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
（二）對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。
（三）銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，由綜合檔案室和會(huì)計(jì)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
附表：
