緒論：在尋找寫(xiě)作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇電子化檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！

篇1

［關(guān)鍵詞］文書(shū)檔案 信息電子化應(yīng)用 存在問(wèn)題 應(yīng)對(duì)方法

文書(shū)檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀(guān)地反映著問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)等方面過(guò)程和成果。隨著改革形勢(shì)的發(fā)展，如何提高文書(shū)檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿(mǎn)足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書(shū)檔案工作的新課題，從而文書(shū)檔案管理的自動(dòng)化為檔案工作揭開(kāi)了新的篇章。下面就應(yīng)用信息電子化的文書(shū)檔案管理問(wèn)題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、應(yīng)用信息電子化的文書(shū)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.辦公效率大幅提高

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用信息電子化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴(lài)于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫(xiě)、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類(lèi)、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

3.電子文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

二、應(yīng)用信息電子化的文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷?，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。

2.對(duì)檔案綜合管理人員要求高

對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法

文書(shū)檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，筆者提幾點(diǎn)方法。

1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類(lèi)型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪(fǎng)問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門(mén)間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

四、結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。我們?cè)诔浞窒硎芫W(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時(shí)，更要時(shí)刻注意維護(hù)系統(tǒng)信息的安全。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐莉：淺談文書(shū)檔案的計(jì)算機(jī)管理[J]．平頂山師專(zhuān)學(xué)報(bào)，2001，5

[2]裴承志 奧多：辦公自動(dòng)化與文書(shū)檔案管理[J]．中國(guó)冶金教育，2002，2

篇2

電子檔案主要是利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行記錄，并將其制作成為能夠供人們閱讀、傳輸和處理的電子文件。相較于紙質(zhì)檔案來(lái)講，電子檔案在安全性方面還存在一定的不足之處。但由于電子檔案的便捷性和高效性，有利于為人們提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，因此需要對(duì)檔案管理電子化給予充分的重視，并對(duì)檔案管理電子化實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行有效解決和完善，從而使檔案工作能夠更好的服務(wù)于人們的工作和生活。

一、檔案管理電子化實(shí)施中存在的問(wèn)題

（一）沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)前我國(guó)檔案還處于紙質(zhì)檔案和電子檔案共存發(fā)展的局面下，在當(dāng)前檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過(guò)程中，還沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，不僅建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性，而且沒(méi)有數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，這就對(duì)檔案開(kāi)發(fā)、服務(wù)和共享等工作的開(kāi)展帶來(lái)較大的制約影響，無(wú)法真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

（二）不具備通用性。長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)檔案一直采用紙質(zhì)載體的管理模式，檔案管理電子化起步較晚，在建設(shè)過(guò)程中還存在許多問(wèn)題，不具備通用性，各單位不僅使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)和規(guī)格不統(tǒng)一，而且所選用的檔案管理軟件也存在較大的差異，這就導(dǎo)致各單位之間的資源在共享過(guò)程中面臨著較大的難題。另外，當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)存在一定的滯后性，當(dāng)前還沒(méi)有開(kāi)發(fā)出來(lái)一個(gè)能夠共同完成文件檢索和管理所有文檔檔案信息的軟件，不利于檔案信息管理中快速編輯的實(shí)現(xiàn)，也給我國(guó)檔案管理電子化的發(fā)展帶來(lái)了較大的阻礙。

（三）檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。檔案管理電子化的實(shí)現(xiàn)，需要從強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作入手。但當(dāng)前檔案管理中，長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)紙質(zhì)檔案管理缺乏重視，這也使檔案管理整體質(zhì)量不高，缺乏規(guī)范性，各類(lèi)檔案著錄細(xì)則缺乏相容性，而且系統(tǒng)軟件移植性也較差，不同的檔案管理系統(tǒng)都是針對(duì)自身的需求來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行歸納管理，從而導(dǎo)致檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。在檔案管理電子化實(shí)施過(guò)程中需要由具有較強(qiáng)綜合素質(zhì)的檔案管理人才的支持。檔案管理人員不僅要具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，而且能夠?qū)τ?jì)算機(jī)進(jìn)行操作，掌握各類(lèi)先進(jìn)的技術(shù)。但在當(dāng)前許多檔案管理部門(mén)中，檔案管理人員整體技術(shù)水平較低，復(fù)合型人才缺乏，部分人員對(duì)接技術(shù)接受能力較差，因此即使配置了現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，也無(wú)法有效的發(fā)揮出設(shè)備的重要作用，這對(duì)檔案管理電子化的實(shí)現(xiàn)帶來(lái)了較大的影響。

二、檔案管理電子化實(shí)現(xiàn)的路徑

（一）加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在推進(jìn)檔案管理電子化的過(guò)程中，主要問(wèn)題不是硬件設(shè)備的不完善，而是軟件的功能與單位的實(shí)際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件太多太亂等問(wèn)題，對(duì)整體應(yīng)用水平的提高帶來(lái)了較大的不利影響。要推進(jìn)檔案電子化建設(shè)，必須考慮檔案工作的各個(gè)方面和細(xì)節(jié)，做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能發(fā)揮系統(tǒng)的作用。

（二）建立電子檔案的資源共享平臺(tái)。建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進(jìn)行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺(tái)就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問(wèn)題。例如，可以在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)服務(wù)器上建立一個(gè)專(zhuān)門(mén)的區(qū)域，為電子檔案的共享提供平臺(tái)，并按部門(mén)或者檔案的類(lèi)型對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)、整理，并按分類(lèi)的結(jié)果編寫(xiě)檔案目錄，把相關(guān)的檔案放在相應(yīng)的目錄之下，并對(duì)不同等級(jí)設(shè)置不同的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，在為查詢(xún)者提供便利、提高工作效率的同時(shí)，還能夠確保資源的安全性、準(zhǔn)確性及可靠性。

（三）重視檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。檔案管理電子化實(shí)施過(guò)程中，需要以檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)作為重要的核心和基礎(chǔ)。通過(guò)構(gòu)建檔案信息數(shù)字庫(kù)，形成檔案信息數(shù)據(jù)集合，以此來(lái)推動(dòng)檔案管理電子化的實(shí)現(xiàn)。在具體實(shí)施過(guò)程中，檔案管理軟件開(kāi)發(fā)人員需要加強(qiáng)與檔案管理人員的溝通和聯(lián)系，對(duì)檔案數(shù)據(jù)收集來(lái)源進(jìn)行我，并針對(duì)不同檔案信息的來(lái)源和類(lèi)型來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和歸檔，為后續(xù)檔案的開(kāi)發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。另外，在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，還需要針對(duì)當(dāng)前計(jì)算機(jī)軟件和硬件平臺(tái)的快速發(fā)展變化情況，做數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容結(jié)構(gòu)的完善工作。

（四）加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培養(yǎng)。在檔案管理電子化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。這就需要積極引進(jìn)即懂計(jì)算機(jī)技術(shù)又懂檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)的投入力度，努力提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)技能，增強(qiáng)自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)的積累，能夠熟練操作各種先進(jìn)的檔案電子管理的設(shè)備，加快推進(jìn)檔案管理電子化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（五）做好硬件設(shè)施的維護(hù)、更新工作。由于科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)也在不斷地更新?lián)Q代，因此，對(duì)于電子檔案管理工作所依賴(lài)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件技術(shù)也要緊隨時(shí)代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設(shè)施的維護(hù)和更新工作是相當(dāng)重要的。

篇3

[關(guān)鍵詞]招投標(biāo)業(yè)務(wù)，電子化檔案，檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：F284 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）03-0332-01

一、招投標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案管理當(dāng)中存在的問(wèn)題分析

傳統(tǒng)的招投標(biāo)業(yè)務(wù)檔案管理以紙質(zhì)為主，無(wú)論是保存還是借閱管理都存在著諸多不便，加之許多單位對(duì)檔案管理工作的重視程度都不夠，使相當(dāng)數(shù)量的檔案管理環(huán)境完全達(dá)不到要求，導(dǎo)致檔案霉變、蟲(chóng)蛀甚至是丟失。目前，招投標(biāo)檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。第一，管理水平相對(duì)而言不高，如多為手工整理，隨意堆放，導(dǎo)致借閱和查詢(xún)都非常有困難；檔案檔號(hào)的編排不規(guī)范；檔案管理的制度以及人員配備都不齊全。第二，檔案量大和管理的力度不匹配，招投標(biāo)大量進(jìn)行，尤其是招標(biāo)機(jī)構(gòu)內(nèi)更是大量囤積資料，使得檔案管理成為嚴(yán)重的工作負(fù)擔(dān)，長(zhǎng)達(dá)十幾年的保存期更是給相當(dāng)數(shù)量的機(jī)構(gòu)帶來(lái)極大的管理負(fù)擔(dān)。第三，完整性上達(dá)不到要求，歸檔的檔案本應(yīng)完整記錄整個(gè)項(xiàng)目在招投標(biāo)活動(dòng)當(dāng)中的記錄，但是實(shí)際當(dāng)中是很難做到完整的，尤其是在傳統(tǒng)的模式下時(shí)，基本上是完全不可能將所有的文件都一并入庫(kù)的。

二、招投標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案管理的必要性分析

傳統(tǒng)檔案工作當(dāng)中以紙質(zhì)文件為主要對(duì)象，在文件形成之后進(jìn)行必要的立卷和歸檔，已經(jīng)形成完整的工作流程、管理制度和工作方法，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)以及電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案管理成為檔案管理急需適應(yīng)和應(yīng)用的一種新模式。在電子檔案當(dāng)中，除了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的保存以外，還會(huì)有海量的電子文檔、照片以及視頻等，納入到檔案管理范圍之內(nèi)，但是發(fā)展到目前為止，總體上仍然套用的傳統(tǒng)檔案管理模式。

電子檔案是由招投標(biāo)業(yè)務(wù)階段所形成的全部電子文件所組成，記錄的是全部業(yè)務(wù)工作的歷史記錄，包括文字和聲像等，這樣一些材料是后續(xù)的監(jiān)督檢查當(dāng)中不可獲取的資料，通過(guò)對(duì)檔案資料的審查和了解，才能夠最大程度地還原當(dāng)時(shí)招投標(biāo)的真實(shí)過(guò)程。電子檔案依靠于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有很多優(yōu)勢(shì)，如能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離的傳輸和海量?jī)?chǔ)存、資源的高效共享、攜帶和查閱等，這些都是傳統(tǒng)檔案管理模式完全無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。l展到目前為止，全國(guó)范圍內(nèi)都在進(jìn)行電子招投標(biāo)的推廣和使用，電子化檔案管理的實(shí)現(xiàn)也將開(kāi)始成為體現(xiàn)招投標(biāo)電子化水平的重要標(biāo)志。

三、招投標(biāo)業(yè)務(wù)電子檔案的管理措施分析

1.規(guī)范保存年限

在招投標(biāo)活動(dòng)中，會(huì)涉及到較多方面的單位和人員，如招標(biāo)單位、投標(biāo)單位、招標(biāo)單位、行業(yè)主管部門(mén)或者是政府服務(wù)部門(mén)以及監(jiān)督機(jī)構(gòu)等，招投標(biāo)業(yè)務(wù)首先就是會(huì)形成較多的檔案類(lèi)文件，其次就是針對(duì)于同一內(nèi)容往往所形成的資料和需要存檔的文件也是不盡相同的，這就意味著，在實(shí)際管理工作當(dāng)中是不可能將形成的所有文件全部都存檔起來(lái)的。加之資料保存期方面的規(guī)定，更使招標(biāo)單位或者是交易服務(wù)單位等交易量大的單位不可能將全部資料都保存起來(lái)，針對(duì)于此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)要嚴(yán)格按照歸檔范圍和保存年限來(lái)進(jìn)行控制與保存管理。

2.電子檔案的管理要點(diǎn)

電子化的管理方式對(duì)于檔案管理工作而言是非常有利的，一是儲(chǔ)存量大，二是查詢(xún)快速簡(jiǎn)便，三是便于規(guī)范管理。但是在管理過(guò)程當(dāng)中需要注意以下幾點(diǎn)。第一，考慮到電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)當(dāng)中的流程都是在網(wǎng)上進(jìn)行，包括業(yè)務(wù)審批和備案、網(wǎng)上投標(biāo)報(bào)名和網(wǎng)絡(luò)投標(biāo)、評(píng)委的抽取與開(kāi)評(píng)中標(biāo)等，在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，有必要選擇上述一些關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)來(lái)進(jìn)行資料的整理與收集，同時(shí)保證資料文件的真實(shí)可靠性，這些都是非常重要的。第二，電子文件信息的儲(chǔ)存于保護(hù)。電子檔案的優(yōu)勢(shì)較多，但也并不是完全沒(méi)有缺陷，首要的就是考慮到電子信息與載體可分離所導(dǎo)致的文件信息可能被盜竊、修改甚至是刪除和銷(xiāo)毀等。發(fā)展到目前為止，電子信息的保護(hù)措施已涉及到較多方面，如防火墻、數(shù)字印章、數(shù)據(jù)加密或者是存取權(quán)限的控制等，但是要保護(hù)電子信息不受損害仍然是一個(gè)任重道遠(yuǎn)的過(guò)程。第三，要考慮到歸檔后電子檔案載體介質(zhì)的壽命問(wèn)題，需要對(duì)檔案保存期未滿(mǎn)而介質(zhì)保存期將至的電子文件進(jìn)行必要的復(fù)制和備份。

3.電子檔案的文件識(shí)別問(wèn)題

科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展使得無(wú)論是電腦軟件還是電腦硬件技術(shù)都不斷的提升和創(chuàng)新，而作為歷史見(jiàn)證的電子檔案很重要的一點(diǎn)就是要隨時(shí)能夠被調(diào)閱和識(shí)別，這一點(diǎn)對(duì)于招投標(biāo)業(yè)務(wù)的電子檔案而言是非常關(guān)鍵的，也可以認(rèn)為就是招投標(biāo)電子檔案的特殊之處所在。電子檔案的文件識(shí)別問(wèn)題主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是應(yīng)用軟件更新，導(dǎo)致低版本的文件無(wú)法兼容和被識(shí)別，另一方面是硬件和新的計(jì)算機(jī)配置不兼容，無(wú)法讀取儲(chǔ)存高達(dá)十年以上的軟盤(pán)文件。

四、結(jié)語(yǔ)

電子化的招投標(biāo)是必然的趨勢(shì)，電子化檔案管理也是電子化招投標(biāo)不可或缺和忽視的組成部分，也就是檔案管理學(xué)領(lǐng)域內(nèi)需要拓展研究的部分。針對(duì)于此，建立完善的電子檔案管理制度，對(duì)電子檔案完整性、安全性和可用性的保障都是非常有效的，對(duì)于電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)的發(fā)展水平同樣有著促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 程亮宏，黃玉英.淺議建設(shè)工程招投標(biāo)電子檔案的科學(xué)管理[J].寧夏黨校學(xué)報(bào)，2009（3）：125-126.

篇4

所謂檔案管理電子化是指以檔案資料為主要物質(zhì)對(duì)象，通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件的集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)。

一、檔案管理電子化的優(yōu)點(diǎn)

檔案管理電子化具有以下優(yōu)點(diǎn)：1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率；2.縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性；3.檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門(mén)，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門(mén)的地位自然也就得到了提高；4.檔案管理電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。

二、電子檔案管理中容易出現(xiàn)的問(wèn)題

由于電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，導(dǎo)致其內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門(mén)在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。所以，電子檔案管理中容易出現(xiàn)以下問(wèn)題：

（一）原始性問(wèn)題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。電子形式生成的虛擬的檔案，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復(fù)制的；

（二）真實(shí)性問(wèn)題。電子檔案極易失真。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡；

（三）完整性問(wèn)題。電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；

（四）安全性問(wèn)題。電子檔案的易更改性為非法操作提供了便利，檔案人根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。

三、電子檔案管理的對(duì)策及建議

為了幫助大家做好電子檔案的管理工作，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗(yàn)，我提出以下一些對(duì)策和建議：

（一）建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的檔案整理軟件，由當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)建立統(tǒng)一的電子檔案模板，統(tǒng)一文件類(lèi)型，統(tǒng)一文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對(duì)檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行對(duì)策建議培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和軟件。當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)也應(yīng)定期派專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)的接收和管理；

（二）采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性；

（三）及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀性，當(dāng)操作系統(tǒng)更新時(shí)，及時(shí)更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長(zhǎng)期可讀；

（四）加強(qiáng)電子檔案的保管。電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲(chǔ)介質(zhì)易受磁場(chǎng)、溫度、濕度、細(xì)菌等因素影響，電子文件本身還易受到計(jì)算機(jī)病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專(zhuān)用庫(kù)房、檔案柜存放電子檔案，配備專(zhuān)業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備；

（五）做好電子檔案數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作。備份技術(shù)是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個(gè)非常重要的技術(shù)手段。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)的不安全性，要建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，確保關(guān)鍵信息能在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以恢復(fù)；

（六）要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。通過(guò)驗(yàn)證用戶(hù)信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪(fǎng)問(wèn)、閱讀權(quán)限，安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來(lái)防止病毒和黑客對(duì)電子檔案的惡意破壞和篡改；

（七）處理好檔案管理的投入問(wèn)題。電子檔案的應(yīng)運(yùn)而生是現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)，然后現(xiàn)代化的辦公就要求有現(xiàn)代化的設(shè)備，檔案工作要適應(yīng)新的形式、滿(mǎn)足計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公條件下的信息接收、處理、存儲(chǔ)和利用，就必須有相應(yīng)的現(xiàn)代化的設(shè)備投入；

（八）采取“雙軌制”歸檔法。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)代技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全；

篇5

醫(yī)院科研檔案特點(diǎn)主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：①形成周期長(zhǎng)且強(qiáng)連續(xù)性?？蒲谢顒?dòng)經(jīng)歷的時(shí)間均比較長(zhǎng)，涉及到的范圍較廣且內(nèi)容也比較多，資料較為復(fù)雜，從立項(xiàng)一直到完成科研課題均需要經(jīng)歷一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)間，為多次失敗和成功所獲結(jié)果；②學(xué)科突出且專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。醫(yī)院所開(kāi)展的科研課題均是根據(jù)專(zhuān)業(yè)來(lái)實(shí)施，比如基礎(chǔ)研究中藥理、生化以及病理等。臨床研究中兒科、內(nèi)科、婦科以及外科等。醫(yī)學(xué)研究中針對(duì)不同的專(zhuān)業(yè)所開(kāi)展的科研活動(dòng)均有著各自的特點(diǎn)，對(duì)此在科研檔案的分類(lèi)上也應(yīng)凸顯出其專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)；③項(xiàng)目協(xié)作較多且學(xué)科綜合性也比較強(qiáng)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，信息技術(shù)的進(jìn)步，各種邊緣學(xué)科以及交叉學(xué)科的出現(xiàn)，在醫(yī)學(xué)研究中大量創(chuàng)新技術(shù)也被廣泛地應(yīng)用，而這些也使得很多醫(yī)學(xué)科研課題并非某個(gè)獨(dú)立的專(zhuān)業(yè)或者學(xué)科就可完成，而是多個(gè)學(xué)科和專(zhuān)業(yè)共同聯(lián)合以及研究才可完成。對(duì)此，在這種形式下所進(jìn)行課題研究，不管是數(shù)量還是載體均比較大且多樣，同時(shí)綜合性也相對(duì)較強(qiáng)，而這也就要求在分類(lèi)的過(guò)程中除了要確保各學(xué)科自身的獨(dú)立性，同時(shí)還要確保課題研究的整體性以及完整性。

2基于電子化實(shí)施醫(yī)院科研檔案管理的重要性

在醫(yī)院檔案管理中，科研檔案作為科研工作人員于科學(xué)研究期間所形成的，具備一定的保存價(jià)值的聲像、文字、數(shù)據(jù)以及圖表等科技資料，真實(shí)且準(zhǔn)確地記錄著科研活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程，為醫(yī)院檔案重要構(gòu)成部分之一。一份完整的科研檔案主要包含4個(gè)方面的內(nèi)容：①科研項(xiàng)目的申報(bào)資料與審批資料；②科研過(guò)程的影像學(xué)資料、記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)以及實(shí)驗(yàn)圖片等形式資料；③科研鑒定、總結(jié)以及驗(yàn)收資料；④科研成果（論文或者專(zhuān)利等）以及科研成果的轉(zhuǎn)化應(yīng)用等。每個(gè)科研項(xiàng)目自申報(bào)、課題立項(xiàng)、執(zhí)行、成果鑒定、評(píng)獎(jiǎng)以及到應(yīng)用推廣均離不開(kāi)管理。不管是在醫(yī)院社會(huì)服務(wù)上，還是在醫(yī)院內(nèi)部交流上，科研檔案均有著非常重要的作用，能夠最大程度滿(mǎn)足醫(yī)院管理和醫(yī)務(wù)工作人員有關(guān)信息的需求。在檔案管理中，科研檔案可為職務(wù)聘任、科技決策、職稱(chēng)晉升、科學(xué)研究以及技術(shù)交流等提供比較可靠且真實(shí)的信息依據(jù)，具有參考以及憑證的功能。除此之外，還可提供相應(yīng)的科研信息給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，為其在選擇科學(xué)建設(shè)內(nèi)容和方向上提供合理的決策依據(jù)。加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案的管理以及充分利用科研檔案，對(duì)推動(dòng)醫(yī)院學(xué)科發(fā)展以及提高醫(yī)院管理水平所具意義十分重要。近年來(lái)，伴隨著醫(yī)院科研水平的提高，醫(yī)院科研項(xiàng)目的增多，檔案的數(shù)量也相應(yīng)的增多，而這也為科研檔案管理增加了難度，為更有效且科學(xué)地對(duì)科研檔案實(shí)施管理，需尋求一種現(xiàn)代化管理方式，即電子化管理。

3在電子化的基礎(chǔ)上所實(shí)施的醫(yī)院科研檔案管理

3．1信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)以及應(yīng)用

隨著科研項(xiàng)目的增多，醫(yī)院科研檔案管理工作也變得越來(lái)越艱巨。為更好地管理以及利用科研檔案，我院正在研發(fā)一種信息管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)具備錄入以及查詢(xún)科研項(xiàng)目有關(guān)信息的功能，不僅能進(jìn)行科研項(xiàng)目有關(guān)信息的錄入，同時(shí)還便于全院某學(xué)科或者某一位科研工作人員在研究中對(duì)科研經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目類(lèi)別、研究時(shí)間以及成果水平等的查詢(xún)。其主要功能如下：（1）錄入功能。當(dāng)科研項(xiàng)目立項(xiàng)以后，由科研部門(mén)管理工作人員把科研項(xiàng)目立項(xiàng)的有關(guān)文件交于檔案管理人員，接著科研檔案管理工作者把有關(guān)科研項(xiàng)目的信息錄入至信息管理系統(tǒng)，比如科研項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目名稱(chēng)、項(xiàng)目類(lèi)別以及具體研究時(shí)間等，同時(shí)也可把電子文檔中關(guān)于科研項(xiàng)目的信息導(dǎo)入系統(tǒng)中。此外，該系統(tǒng)還能隨時(shí)增添數(shù)據(jù)模塊，其操作簡(jiǎn)單且靈活，能夠隨時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目有關(guān)信息的錄入。（2）查詢(xún)功能。該功能主要包含3個(gè)方面的內(nèi)容：①全院科研項(xiàng)目。針對(duì)科研項(xiàng)目研究時(shí)間長(zhǎng)這一特點(diǎn)，為便于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)管理人員及時(shí)了解到科研活動(dòng)的實(shí)施情況，該系統(tǒng)設(shè)置了相應(yīng)的查詢(xún)功能。只要輸入相應(yīng)的時(shí)間就可進(jìn)行有關(guān)信息的查詢(xún)，生成為該時(shí)間段科研項(xiàng)目信息的報(bào)表，以電子表格的形式將報(bào)表導(dǎo)出來(lái)，并直接發(fā)送給需要的有關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)，或者直接將其打印成報(bào)表；②學(xué)科科研項(xiàng)目。醫(yī)院學(xué)科評(píng)估、建設(shè)以及重要學(xué)科的申報(bào)，一般需提供某學(xué)科科研項(xiàng)目實(shí)施情況的有關(guān)信息，該系統(tǒng)具有某時(shí)間段某學(xué)科科研項(xiàng)目有關(guān)信息資料的查詢(xún)功能。基于要查詢(xún)的學(xué)科，輸入項(xiàng)目名稱(chēng)以及起止時(shí)間，接著點(diǎn)擊學(xué)科項(xiàng)目查詢(xún)就可得到該學(xué)科有關(guān)報(bào)表。此外，其還具備電子報(bào)表導(dǎo)出以及打印的功能；③科研工作人員科研項(xiàng)目。若需將醫(yī)院職務(wù)評(píng)聘或者職稱(chēng)評(píng)審等相關(guān)情況提供給科研工作人員時(shí)，利用該系統(tǒng)能及時(shí)查詢(xún)到某科研工作人員于某一段時(shí)間所開(kāi)展的科研活動(dòng)具體情況。

3．2科研檔案的電子化分析

（1）實(shí)現(xiàn)科研檔案電子化管理，必須要具備兩個(gè)條件，即硬件條件和軟件條件。

硬件條件就是要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、照相機(jī)或者掃描儀。所用計(jì)算機(jī)其硬盤(pán)容量必須要大，若遇特殊資料，如膠片檔案，則借助于負(fù)片掃描儀來(lái)進(jìn)行掃描以得到電子化檔案。若為紙質(zhì)文件，且尺寸也比較大，則可借助于高清拍照等方式來(lái)獲得相應(yīng)的電子化檔案；軟件條件是指科研工作人員自身必須要具備電子化管理科研檔案的意識(shí)，重視該項(xiàng)工作且積極配合，具備基本的檔案管理知識(shí)，同時(shí)掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技能。

（2）規(guī)范科研檔案電子化。

結(jié)合本院實(shí)際情況和科研項(xiàng)目的具體情況，制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)范準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)，若有必要可附上相應(yīng)的說(shuō)明。在管理中要求科研項(xiàng)目的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、申報(bào)資料、實(shí)驗(yàn)過(guò)程記錄情況、科研總結(jié)、實(shí)驗(yàn)圖片以及驗(yàn)收鑒定等應(yīng)以PDF、Word以及JPG等形式的電子文檔提交以及保存。若很難用電子文檔形式提交的科研資料，可將其提交給相應(yīng)的科研檔案管理者，接著由管理者采取掃描或者拍照等方式來(lái)獲得該檔案電子文檔。此外，對(duì)科教部門(mén)所負(fù)責(zé)的科研立項(xiàng)相關(guān)文件、科研專(zhuān)利、獲獎(jiǎng)證書(shū)或者科研論文等均由科研管理者進(jìn)行負(fù)責(zé)掃描，且借助于PDF的格式進(jìn)行存檔。

（3）歸檔。

由科研檔案管理者對(duì)電子化科研檔案實(shí)施歸檔，并制作相應(yīng)的檔案目錄，規(guī)范電子科研檔案文件名，以便于查找以及應(yīng)用。除此之外，每天還需對(duì)科研檔案實(shí)施備份，保障數(shù)據(jù)和檔案的安全。

（4）宣傳。

加強(qiáng)電子化科研檔案管理重要性的宣傳，積極開(kāi)展各種知識(shí)講座活動(dòng)，或者借助于板報(bào)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等方式進(jìn)行宣傳，確?？蒲泄ぷ魅藛T明白科研檔案的重要性以及其歸檔范圍。

4總結(jié)

篇6

一、文書(shū)檔案管理信息的電子化優(yōu)點(diǎn)

1.使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤(pán)、磁盤(pán)作為載體，將信息存儲(chǔ)在上面。計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極高，具有強(qiáng)大的信息處理能力，這是計(jì)算機(jī)參與文書(shū)檔案管理的最明顯優(yōu)點(diǎn)。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時(shí)候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問(wèn)題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。電子檔案使得人們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的時(shí)候，按照資料的分類(lèi)進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱，時(shí)間大大縮短。因此，電子信息化管理文書(shū)檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

2.提高了文書(shū)檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩?。傳統(tǒng)的檔案?jìng)鬏斒强咳肆?，不免?huì)出現(xiàn)在傳輸過(guò)程中資料的丟失，并且通過(guò)郵遞極高費(fèi)時(shí)費(fèi)力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問(wèn)題，不僅保證文書(shū)檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。

3.電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個(gè)單位和部門(mén)之間的信息無(wú)法達(dá)到及時(shí)的交流和共享，大量的文書(shū)檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來(lái)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)快節(jié)奏的工作特點(diǎn)。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟(jì)效益是無(wú)法估量的。網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用更是擴(kuò)展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行資料的傳輸，并且相關(guān)資料存放在相應(yīng)的資料庫(kù)內(nèi)，人們可以通過(guò)協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。檔案管理實(shí)現(xiàn)了從外部的目錄管理到內(nèi)部的內(nèi)容管理，并且實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)的工聯(lián)，人們可以交流共享同級(jí)部門(mén)之間的信息，也可以交流共享歷史不同時(shí)期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門(mén)之間的了解，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)聯(lián)系。

4.信息易于保管。與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲(chóng)蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長(zhǎng)，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案但它最大的有點(diǎn)是存儲(chǔ)在DVD、光碟、硬盤(pán)等電子設(shè)備上占用的空間小，操作簡(jiǎn)單，不需要占用大量的人財(cái)物力。所以，它的特點(diǎn)是存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性好，易于保管。

二、文書(shū)檔案管理信息的電子化缺點(diǎn)

1.檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫(xiě)性，人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒(méi)有修改后的特殊標(biāo)記。文書(shū)電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過(guò)辨別字體字號(hào)的形式判斷文書(shū)檔案的原始性，并且電子檔案沒(méi)有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無(wú)法鑒別真?zhèn)巍Ｔ谶@種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。

2.網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問(wèn)題日益突出。目前通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過(guò)特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶(hù)侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問(wèn)題對(duì)電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。

3.電子文件兼容問(wèn)題。隨著信息化得普及，電子文件的問(wèn)題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開(kāi)發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識(shí)別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問(wèn)題丞待解決。

4.文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)管理人員的要求也大大提高。文書(shū)檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書(shū)檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識(shí)水平，但是目前我國(guó)的電子化文書(shū)檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

三、解決措施

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一、應(yīng)用信息電子化的文書(shū)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.辦公效率大幅提高。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用信息電子化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴(lài)于手工操作，結(jié)果是又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

3.電子文件保存的穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

二、文書(shū)檔案管理信息的電子化的缺點(diǎn)

1、檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫(xiě)性，人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒(méi)有修改后的特殊標(biāo)記。文書(shū)電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過(guò)辨別字體字號(hào)的形式判斷文書(shū)檔案的原始性，并且電子檔案沒(méi)有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無(wú)法鑒別真?zhèn)巍Ｔ谶@種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。

2、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問(wèn)題日益突出。目前通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過(guò)特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶(hù)侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問(wèn)題對(duì)電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。

3、文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)管理人員的要求也大大提高。文書(shū)檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書(shū)檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識(shí)水平，但是目前我國(guó)的電子化文書(shū)檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

4、電子文件兼容問(wèn)題。隨著信息化得普及，電子文件的問(wèn)題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開(kāi)發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識(shí)別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問(wèn)題丞待解決。

三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法

1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類(lèi)型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪(fǎng)問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)。一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門(mén)間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。

篇8

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;信息電子化應(yīng)用;應(yīng)對(duì)措施;

文章編號(hào)：1674-3520（2014）-11-00-01

一、信息電子化的文書(shū)檔案應(yīng)用優(yōu)點(diǎn)分析

1、提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

2、辦公效率大幅提高。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用信息電子化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴(lài)于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫(xiě)、漏抄;用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚;分類(lèi)、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

3、文件和文字信息得到充分交流與共享。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

4、電子文件保存的穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

二、信息電子化的文書(shū)檔案應(yīng)用存在的問(wèn)題

1、電子文件保密性受限制。電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。

2、對(duì)檔案綜合管理人員要求高。對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、信息電子化的文書(shū)檔案應(yīng)用的應(yīng)對(duì)措施

針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，筆者提幾點(diǎn)方法。

1、信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類(lèi)型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù);管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪(fǎng)問(wèn)行為;封堵某些禁止的業(yè)務(wù);記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng);對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

2、提高檔案人員的綜合素質(zhì)。一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門(mén)間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

四、結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀(guān)地反映著問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)等方面過(guò)程和成果。文書(shū)檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，我們?cè)诔浞窒硎芫W(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時(shí)，更要時(shí)刻注意維護(hù)系統(tǒng)信息的安全。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐莉：淺談文書(shū)檔案的計(jì)算機(jī)管理[J].平頂山師專(zhuān)學(xué)報(bào)，2001，5