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緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇人事檔案數(shù)字化管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
干部檔案數(shù)字化是指采用計算機、掃描儀等設備對干部檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。在世界經(jīng)濟與網(wǎng)絡相融的時代，信息化管理亦發(fā)揮了重要的作用。
一、實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化的必要性
一方面人事檔案管理的信息化是人事檔案信息管理的核心，是將人事檔案的整理工作用信息化的管理模式來替代，干部檔案數(shù)字化后能使檔案信息資源準確方便快捷地提供干部人事管理利用，使可以通過授權的干部檔案信息資源得到共享，以滿足干部管理工作對檔案利用的需求。另一方面人事檔案記載著一個人成長的歷史軌跡，記載著一個人的身份、黨團組織關系、學歷、經(jīng)歷、職稱、政審及個人能力等等的許多情況。是一個人真實的歷史寫照。對于在科學研究、政治生涯中有所造詣的人來說，人事檔案查借閱越是頻繁，相對檔案紙張磨損程度越高。實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，可以有效保護原始檔案的磨損，延長載體的損壞年限。因此，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化是十分必要的。
二、實現(xiàn)人事檔案管理信息化的舉措途徑探析
如何實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，保證人事檔案資料對人事工作起著積極的作用，提供準確、全面的人事信息資料，推動人事工作的向前發(fā)展，是值得人們深思的問題?，F(xiàn)就闡述些許見解，具體如下幾個方面：
（一）領導重視，大力支持檔案信息化
首先，人事檔案管理實施信息化，需要單位領導的高度重視，正確認識和評價實現(xiàn)信息化管理的重要性，對人事檔案管理人員的培訓及管理給予極大的支持，勇于投資信息化軟件、硬件設備等。其次，對人事檔案部門信息化的工作要制定工作方案，從總體思路、流程設計、標準要求，到具體的質(zhì)量保證措施、崗位工作說明、安全保密規(guī)定等，通盤考慮，盡量做到量化管理、精細管理。
（二）從嚴從實、實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理
在人事組織管理部門，原始檔案管理資料的收集、整理，最終歸檔的過程，要經(jīng)過審核，定期地對人事檔案資料的及時性和真實性進行清理，對一些缺項、缺頁的檔案資料進行補充，規(guī)范檔案管理的監(jiān)管工作，落實人事檔案資料的完整和真實，并且確保人事檔案資料的隱私性。從實際工作看，干部檔案主要用于干部人事部門開展任免、調(diào)動、工資待遇、出國（境）審批等工作，紀檢監(jiān)察、編史修志等工作，近些年辦理社會養(yǎng)老保險和個人辦理房產(chǎn)、遺囑等公證也越來越多地用到干部檔案，可見，干部檔案的作用已經(jīng)不可小覷，在檔案數(shù)字化過程中，要繃緊從嚴從實、保密安全這根弦，嚴格數(shù)字檔案制作管理，嚴禁違規(guī)連接互聯(lián)網(wǎng)，嚴防黑客攻擊、竊取，確保干部人事檔案信息的絕對真實和安全。使紙制檔案與數(shù)字檔案一一對應。真實、全面反映每個人的歷史面貌。
（三）提高素質(zhì)、保質(zhì)保量檔案數(shù)字化
強化人事檔案管理的工作人員信息化管理意識，培養(yǎng)良好的服務態(tài)度，提升工作人員的專業(yè)知識，是保證人事檔案管理信息化工作的重要環(huán)節(jié)，是保障人事檔案管理全面有序地開展，將檔案管理數(shù)字化有效地發(fā)揮智能化的檢索及各項功能，處理好檔案管理工作及信息保密工作的兼容有著不可小覷的作用。檔案管理人員要對計算機的軟件操作及信息管理技能熟練，對不熟悉或不了解相關知識的人員勤培訓，重實踐，加大力度，請專家及有經(jīng)驗的人員來進行講座或親身實操示范，加強檔案信息管理中出現(xiàn)的各種問題的解決能力，不斷地提升自我能力，汲取新的檔案管理知識和掌握科學的人事檔案管理能力，盡職盡責，為單位提供人事檔案的真實信息和人員狀況，培訓出一批高素質(zhì)的檔案管理人才。
（四）嚴格把關、工作有序檔案數(shù)字化
干部檔案工作是公道正派選人用人的基礎，是提升干部工作公信力的保障，隨著信息網(wǎng)絡時代，干部檔案造假、信息不實的輿情，直接把干部檔案工作從幕后推向前臺。由此，在實現(xiàn)檔案數(shù)字化時應嚴格把關，做到檔案出庫、進庫都要造冊登記、逐一審查，層層緊扣，以防出現(xiàn)漏洞。檔案出庫要登記造冊，逐本核對，填寫交接單；進行數(shù)字化加工前，仔細整理編碼，逐份材料，逐頁編號，尤其第四大類學歷和評聘專業(yè)技術職務材料（包括學歷、學位、學籍、培訓結業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術職務、考績、審批材料）和第九大類錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料比較多而集中；檔案掃描時，每份檔案按大類、按順序進行，不得損壞紙質(zhì)檔案，切勿漏掃。做到精、細、全。
三、結束語
實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，是社會發(fā)展的必然趨勢，是社會生產(chǎn)力信息化發(fā)展的重要標志，也是社會發(fā)展對人才需求的要求，建立一套良好的、完整的人事檔案信息化管理體系，有利于動態(tài)管理人事檔案，在信息數(shù)據(jù)庫中占有一席之地，提高人才信息的利用率，同時方便廣大人民群眾在檔案信息庫中有效地查詢，最大限度地為社會發(fā)展，構建和諧社會輸送人才。
參考文獻：
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【關鍵詞】醫(yī)院；人事檔案管理；數(shù)字化；實現(xiàn)
數(shù)字化主要是把復雜信息進行轉(zhuǎn)化，通過轉(zhuǎn)換后的數(shù)字和數(shù)據(jù)，合理構建數(shù)字化模型，將其轉(zhuǎn)換成一系列的代碼之后，正確融入計算機中，從而對其進行統(tǒng)一處理。在醫(yī)院的人事檔案管理的過程中，需要利用數(shù)字化檔案管理模式，讓人事檔案管理的效率得到全方位的提升。
一、醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化管理概況
（一）管理現(xiàn)狀分析。目前我國醫(yī)院人事檔案管理主要是采取手工操作的工作模式，不僅加大了管理人員的工作難度，而且還造成了醫(yī)院人事檔案出現(xiàn)混亂與零散的狀態(tài)?，F(xiàn)有的計算機設備，也只是簡單地對人員基本信息進行登記。對于計算機設備的應用相對較少，僅存在于醫(yī)院人員信息登記工作中，所以為了全面提升醫(yī)院人事檔案管理的效率，需要將數(shù)字化信息技術全面融入其中，現(xiàn)今，在一些較為大型的城市中，醫(yī)院人事檔案管理逐步采用數(shù)字化的方式進行檔案信息的錄入―管理―查詢。從總體的趨勢上看，醫(yī)院數(shù)字化檔案管理體系處于快速發(fā)展階段。
（二）數(shù)字化檔案管理的意義。由于醫(yī)院的人事檔案管理較為復雜，尤其是各種人員情況變動以及科室之間的信息交流與傳遞都需要對人事檔案進行查詢或者應用。進行數(shù)字化檔案管理不僅能夠讓人事檔案管理的效率得到全面的提升，而且還能讓信息的錄入以及整體的查詢更加便捷。因此，構建數(shù)字化醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)十分必要。
二、醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)過程
（一）人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立。要實現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化，首先需要建立一個信息數(shù)據(jù)庫。可以通過云數(shù)據(jù)進行相應數(shù)據(jù)的儲存。為了能夠?qū)崿F(xiàn)整體的辦公自動化，需要將HIS信息管理技術應用到云數(shù)據(jù)的整體管理中，同時還要做好紙質(zhì)檔案與信息化檔案的相互交替。現(xiàn)在部分醫(yī)院已經(jīng)開始實現(xiàn)檔案管理自助管理，不僅將紙質(zhì)檔案全部融入到信息數(shù)據(jù)庫之中，而且還利用云數(shù)據(jù)的儲存效果，進行了信息檔案的整體備份，這樣信息數(shù)據(jù)不會因為系統(tǒng)的更新和維護而出現(xiàn)數(shù)據(jù)的丟失。在進行數(shù)據(jù)信息的圖案采集過程中，需要先建立一個整體的信息目錄，然后利用Office辦公系統(tǒng)中的word和excel進行圖文處理，讓檔案數(shù)據(jù)更加清晰化、具體化。對于不同信息文件的份數(shù)以及頁數(shù)一定要與電子檔案進行全面的對應，從而達到良好的設計效果。其次，還要做好信息系統(tǒng)交互界面的處理工作，其檔案信息在經(jīng)過前臺處理之后，一般較為規(guī)范。然后后臺系統(tǒng)維護人員要及時對檔案信息進行上傳并進行良好的維護，保證查詢?nèi)藛T能夠快速準確地查詢到信息數(shù)據(jù)。這樣，人事檔案信息數(shù)據(jù)才能得到全面的建立。
（二）查詢系統(tǒng)的設計。在進行數(shù)字化系統(tǒng)管理的設計過程中，需要對醫(yī)院人事檔案查詢系統(tǒng)進行優(yōu)化設計。醫(yī)院人事檔案管理的開展，工作重點在于提供數(shù)字化服務，進而實現(xiàn)人事檔案更新以及加工等工作。而醫(yī)院人事檔案管理在創(chuàng)建查詢系統(tǒng)時，應將其便利、反應靈敏作為本質(zhì)，為檔案管理提供便利，使管理人員依據(jù)自身需要完成具體的管理工作。在查詢系統(tǒng)中需要具有豐富字段，例如：學歷和姓名，專業(yè)能力以及工作情況等，從而根據(jù)字段查找所需內(nèi)容，為動態(tài)管理提供有力幫助，實現(xiàn)全面管理的目的。
同時，在進行查詢系統(tǒng)的優(yōu)化方面，應該結合查詢?nèi)藛T的習慣以及查詢方式作出相應的改變。可以采用時間、病歷以及入院時間等方式進行查詢系統(tǒng)的設計。這樣不僅能夠提升查詢的效率，還能優(yōu)化系統(tǒng)的應用性能。
（三）數(shù)字化檔案信息的持續(xù)更新。在進行醫(yī)院人事檔案的整體管理過程中，需要對其檔案進行全面性的管理。一般情況下，由于信息檔案的數(shù)據(jù)相對而言較為復雜。因此，在進行數(shù)據(jù)信息的處理過程中，需要對其不同的數(shù)據(jù)進行持續(xù)性的更新，尤其是對于人員職稱、職務、學歷、獎懲的變化情況以及人員進出情況等都要進行持續(xù)性的更新。因此，在進行信息系統(tǒng)的管理過程中，需要建立自動化服務站。及時對不同的信息數(shù)據(jù)進行刷新，從而提升檔案的整體管理效率。
（四）建立分級管理模式。由于人事管理的模式具有一定的變化性，所以在進行醫(yī)院的信息管理過程中。需要采用分級管理的模式，對單位中的用戶進行等級管理制，對各科室的人事信息都進行分類統(tǒng)計，并登記在冊。這樣，數(shù)字化檔案的管理就不會出現(xiàn)任何的紊亂，同時在信息的錄用、檢閱以及刪除的過程中，需要對云數(shù)據(jù)中的相關信息進行同步操作，從而達到良好的管理效果。
（五）管理人員素質(zhì)的提升。醫(yī)院人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，管理人員對數(shù)字化技術的掌握與運用是關鍵。因此，要加強對管理人員的業(yè)務培訓，不僅要提高檔案管理業(yè)務水平，而且也要熟練掌握信息技術手段。管理人員在對檔案軟件中各個模塊掌握的同時，還要熟練地運用辦公軟件。管理人員只有提升自身的綜合素質(zhì)才能適應人事檔案數(shù)字化后對其崗位的迫切要求。
三、結語
醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)過程相對復雜，但在整體的操作過程中，需要建立良好的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，同時做好查詢系統(tǒng)的相關設計。并建立相應的分級管理模式。定期對數(shù)字化檔案信息進行更新，從而實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化、信息化。
【關鍵詞】大數(shù)據(jù)；人事檔案；數(shù)字化
1引言
在信息數(shù)字化時代，企事業(yè)人事檔案記錄著員工在職時工作、學習以及生活的整個過程，其與企事業(yè)職工的個人經(jīng)歷、綜合素質(zhì)、績效考核以及人事任免等多項工作有著密切聯(lián)系。因此，基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠有效革新傳統(tǒng)人事檔案的管理模式，實現(xiàn)人事檔案管理的標準化以及服務便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]?；诖髷?shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要是通過采集所需數(shù)據(jù)，并對其進行清洗、過濾，以及歸并后放入數(shù)據(jù)庫，方便未來工作時的信息數(shù)據(jù)提取以及深度分析，實現(xiàn)數(shù)據(jù)價值效應化[2]。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對企事業(yè)人事檔案進行數(shù)字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規(guī)范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數(shù)據(jù)，充分提高利用率。在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，查詢?nèi)耸聶n案需要企事業(yè)單位各級職能部門相互協(xié)調(diào)，在增加人力成本以及時間成本的同時，還影響了后續(xù)工作的時效性[3]?；诖髷?shù)據(jù)的人事檔案管理，主要是將企事業(yè)員工的各類信息進行技術處理，實現(xiàn)人事檔案相關信息的數(shù)字化。與此同時，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人事檔案會存入特定的數(shù)據(jù)庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性?；诖髷?shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理模式，通過對人數(shù)檔案數(shù)據(jù)信息進行篩選、挖掘以及預配置，來簡化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費；也能夠通過利用數(shù)字化技術手段，提升人事檔案存儲安全等級。此外，為了保障基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量，需要配備適宜的軟硬件設施。
2當前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀
2.1人事檔案利用率低
由于部分企事業(yè)單位的人事檔案管理人員責任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關崗位的員工對其工作職責的認知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實際的人事檔案管理相關工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質(zhì)上并沒有為人事檔案的使用服務提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續(xù)工作的時效性；還由于逐級上報、審批的過程，花費了更多的人力、物力。當前，人事檔案的相關管理、使用工作只服務于特定對象，并沒有在企事業(yè)單位內(nèi)部形成公共服務的意識，直接導致人事檔案的數(shù)據(jù)資源利用率不足。傳統(tǒng)的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質(zhì)歸檔的方式為主，僅靠個人經(jīng)驗甄別的人事檔案資料，很難保證其真實性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數(shù)字化管理平臺，無法對輸入數(shù)據(jù)的真實性進行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數(shù)字化管理平臺遭受網(wǎng)絡病毒攻擊后，導致人事檔案的失真，都會對人事檔案數(shù)據(jù)信息的利用率產(chǎn)生直接影響。
2.2管理模式陳舊
人事檔案相關管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對人事檔案錄入與打印的過程中，傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式并沒有提高人事檔案相關管理工作的效率。由于當前人事檔案數(shù)字化管理平臺的相應設置并不完善，在進行人事檔案變更管理權限時，只能夠通過手動輸入的方式完成更新。企事業(yè)單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式時，僅能通過招聘更多相關管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業(yè)單位的人工成本。在傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對人事檔案中的信息進行分析以及預測評估。此外，紙質(zhì)歸檔與數(shù)字檔案結合的傳統(tǒng)人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經(jīng)驗肉眼識別。一定程度上，既無法保證在數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換過程中的數(shù)據(jù)一致性，也無法保證每一個管理環(huán)節(jié)的真實性。
2.3數(shù)字化建設重視程度不足
部分企事業(yè)單位對人事檔案數(shù)字化管理缺乏充分認知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導致人事檔案不能體現(xiàn)其真正的服務價值[7]。人事檔案數(shù)字化管理模式受傳統(tǒng)管理觀念的影響，各類人事檔案數(shù)字化的整理、修改以及存儲都得不到制度的支持，導致人事檔案數(shù)字化管理困難重重。由于企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)量非常多，不僅需要數(shù)字化管理平臺的存儲容量大，還需要大量人力、物力。當前人事檔案數(shù)字化管理已有制作數(shù)字檔案的規(guī)定，但由于管理平臺的軟硬件配置達不到要求，還不具備對人事檔案相關數(shù)據(jù)的真實性進行查驗的條件。在一定程度上，傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式限制了其信息化的發(fā)展，甚至引發(fā)人事檔案相關數(shù)據(jù)信息的保密問題。當前，人事檔案數(shù)字化管理平臺，只支持人事檔案部門內(nèi)部單機使用。因此，在開放部分人事檔案數(shù)據(jù)權限共享的過程中，各層級部門未能實現(xiàn)信息共享，無法進一步提高溝通效率。根據(jù)當前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，可以通過引入大數(shù)據(jù)技術，在保證人事檔案相關信息可靠性的基礎上，實現(xiàn)人事檔案相關數(shù)據(jù)的共享[8]。
3基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)設計
隨著大數(shù)據(jù)技術的快速發(fā)展，企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化管理，不僅包括數(shù)字、符號等結構式人事檔案數(shù)據(jù)，還可以包括人事檔案的半結構式數(shù)據(jù)。創(chuàng)建基于大數(shù)據(jù)技術的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，不僅能夠彌補人為管理人事檔案的不足，還能夠為人事檔案數(shù)字化管理提供分析以及評估，構建管理系統(tǒng)框架見圖1。
3.1系統(tǒng)硬件設計
檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)選用Mysql數(shù)據(jù)庫，具有較高的便捷性，并運用Linux操作系統(tǒng)環(huán)境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應I5以上，硬盤500G，內(nèi)存8G，可實現(xiàn)5臺PC服務器同時運作，每臺服務器包含兩個CPU，虛擬服務器4核。
3.2系統(tǒng)軟件設計
3.2.1管理權限模塊基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理，為了規(guī)范人事檔案數(shù)據(jù)共享的權利及義務，需要明確數(shù)字化人事檔案的共享權限及范圍，進而確定數(shù)字化人事檔案相關數(shù)據(jù)的共享層級。通過分析企事業(yè)內(nèi)部不同的數(shù)字化人事檔案級別，以及不同的人事檔案操作權限，從而確定檔案可查閱等級。通常情況下，在不可越級查閱數(shù)字化人事檔案的前提下，只有經(jīng)過相關管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務。這不僅有效防止企事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關信息。在大數(shù)據(jù)技術環(huán)境下，形成局域網(wǎng)連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數(shù)據(jù)的可靠性，權限設置頁面見圖2。圖2權限設置頁面此外，企事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案具有保密性，不能將企事業(yè)單位的內(nèi)部信息直接放在公共網(wǎng)絡。因此，在數(shù)字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計算模式，進而保證該管理模式的私密性以及可控性。3.2.2檔案分類模塊在基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理過程中，通過大數(shù)據(jù)的先進手段，完善人事檔案的查閱方式，對檔案進行精準分類。大數(shù)據(jù)技術的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創(chuàng)新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責具體包括：定期更新管理平臺相關軟件、協(xié)助數(shù)字化查閱保密協(xié)議的簽訂、保證人事檔案數(shù)字化存儲的安全性。
4結語
基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數(shù)據(jù)、信息互聯(lián)網(wǎng)以及云計算等相關技術，實現(xiàn)人事檔案管理框架化、數(shù)字化，縮短人事檔案查閱時間以及提高后續(xù)相關工作效率，是人事檔案數(shù)字化管理的關鍵。此外，由于企事業(yè)人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發(fā)生，需要在人事檔案相關電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴謹性、保密性。
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關鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；信息化；自助
隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革和發(fā)展，醫(yī)院各項工作都在邁向科學化、規(guī)范化、標準化，為適應醫(yī)院發(fā)展建設，加強醫(yī)院檔案管理勢在必行。面對卷帙浩繁的檔案資料，如何實現(xiàn)對病歷、設備、文書、人事、科研等檔案的有效管理成為當今大型醫(yī)院的共同思考。筆者結合無錫市中醫(yī)醫(yī)院人事管理信息化建設實際，就醫(yī)院人事檔案管理信息化建設問題進行分析。
一、人事檔案在醫(yī)院管理工作中起著極其重要的作用
對于一家醫(yī)院來說，人事檔案是醫(yī)院人才隊伍建設的重要依據(jù)，也是醫(yī)院人才隊伍現(xiàn)狀的重要體現(xiàn)，是制訂醫(yī)院人才的培養(yǎng)及引進計劃，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展的基礎。人事檔案與職工個人的組織關系、工資待遇等緊密相連，因為反映職工的身份、學歷、職稱而具有法律效用。在醫(yī)院的檔案管理工作中，人事檔案是重要的組成部分，是醫(yī)院職工晉升及考核的重要依據(jù)。工齡計算、工作調(diào)動、轉(zhuǎn)正定級、職稱評審以及辦理各種社會保險等都需要人事檔案。
二、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題
1.工作量大。
醫(yī)院科室多員工多，信息量大，檔案管理專職工作人員卻很少，甚至往往由其他崗位人員兼職擔任。然而在進行員工信息統(tǒng)一維護更新工作時，檔案錄入工作耗時長，專業(yè)要求高，工作量很大，如果僅依靠一兩名兼職人員的管理，很難達到錄入的及時性、完整性和準確性。
2.難以及時更新。
由于工作量大，專職管理人員匱乏，就會出現(xiàn)員工信息更新滯后。主要反映在員工信息動態(tài)變化缺少空間和不能體現(xiàn)員工的個性與常態(tài)的工作動態(tài)過程與創(chuàng)新這兩個方面。對員工的基本信息的輸入與分析等，并不是一勞永逸，學歷、職稱、科室調(diào)動等員工的變化在原有的管理模式下根本不能動態(tài)化管理，老辦法已經(jīng)不能適應當親醫(yī)院管理的需要。
3.管理系統(tǒng)信息化滯后。
目前各大醫(yī)院使用的人力資源管理系統(tǒng)，可能有部分檔案功能，但也僅實現(xiàn)了從紙質(zhì)檔案向以Word或Excel格式的電子存檔的量變。系統(tǒng)難以對人員數(shù)據(jù)信息實時同步更新和及時地維護，人員數(shù)據(jù)信息的不完整，難以滿足人事日常工作的基本需求。所以經(jīng)常出現(xiàn)碰到需要查詢的資料，還是要到檔案室翻閱檔案，更談不上對人力資源的開發(fā)與利用?？傊?，信息系統(tǒng)的自動化一定程度內(nèi)減輕了檔案工作者的工作量，但檔案的收集、整理、歸類、編目等工作還是主要依靠手工操作。
三、建設員工參與的檔案自助管理平臺
醫(yī)院人事檔案管理改革新方向——建設員工參與的檔案自助管理平臺。
1.建設員工參與的檔案自助管理平臺。
筆者所設想的員工參與的檔案自助管理平臺，就是讓把事關員工的信息輸入、修改、補充等檔案初始工作，交還給員工本人。在醫(yī)院人事檔案信息化自助平臺上，首先單位給每個職工一人一個賬號，讓他們自己設置密碼、登錄；再請他們自己完善個人信息，經(jīng)人事部門審核通過后保存；基礎信息的完整錄入后，可生成一個對應員工個人的職業(yè)生涯檔案庫，縱向上可以看出一個員工的完整的人事信息的演變，橫向上人事部門可以對整個職工群體進行統(tǒng)計與比對。
2.把簡單的檔案卡片完善為電子檔案庫。
通過這樣一個檔案自助管理平臺，可以把簡單的文本或表格形式的檔案登記卡向完善的網(wǎng)頁式的檔案數(shù)據(jù)庫的邁進提升，把每個員工的信息，都設計成豐滿的個人檔案庫，如檢索員工學習經(jīng)歷時，不再是單一的學歷現(xiàn)狀，而可以查詢他歷年來學歷的提升變化。
3.使廣大職工參與到自己的信息完善工作中。
建設需要員工主動參與的檔案信息化自助建設系統(tǒng)在激活員工的主人翁意識的同時，也大大降低了人事部門專員的工作壓力。通過系統(tǒng)平臺，把員工醫(yī)德、科研、技能培訓與工作創(chuàng)新都做出較為科學的比對，讓人事部門在醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)平臺能全面的認識自己的員工，讓員工自己在完善信息的過程中發(fā)現(xiàn)不足，及時改進與提升。
4.個人檔案的隱私性與安全性得到保障。
每一個員工使用與工號相對應的賬號登入系統(tǒng)后可以維護或增加個人職稱、學歷、繼續(xù)教育等方面的信息，經(jīng)人事科審核后才能正式入庫。使用一個賬號只能查看對應的自己的個人信息，且修改或增減都必須經(jīng)過人事科審核，這就保障了信息的保密性和可信度。
5.加強監(jiān)管力度。
通過構建完善的檔案信息自助平臺的過程，人事部門對各項信息進行了審核、、整理、歸納、綜合、分析與運用。檔案信息的完善有助于提高醫(yī)院職能科室部門的管理質(zhì)量，有助于他們有針對性地促進醫(yī)院與員工的不斷提升。
四、結語
建設醫(yī)院人事檔案信息化員工自助建設系統(tǒng)與平臺這一理念具有前瞻性，它是以科學的方法、發(fā)散性的思維、集體的智慧來解決工作問題的一種方式。這種新興事物可以調(diào)動員工的積極性、責任心，發(fā)揮其個人對于自身了解的優(yōu)勢，又可以顯著減輕檔案工作者的工作量，對促進醫(yī)院的發(fā)展有著重要的積極的推動作用，應該引起廣大醫(yī)院管理者的重視。
參考文獻
關鍵詞：醫(yī)院 人事檔案管理 數(shù)字化
當前醫(yī)院正在高速發(fā)展，隨著而來的大量的人員流動與調(diào)動問題需要解決。傳統(tǒng)的人工操作已經(jīng)無法滿足大多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理要求，通過建設數(shù)字化信息檔案資料管理系統(tǒng)，使得人事檔案管理走向科學化、規(guī)范化、標準化，這也是所有醫(yī)院未來發(fā)展的趨勢。
1、 醫(yī)院人事檔案管理簡介
1.1 傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理概況
作為醫(yī)院行政管理中的重要環(huán)節(jié)，人事檔案的管理在整合人力資源、促進醫(yī)院整體發(fā)展等方面發(fā)揮了巨大的作用。對于一家醫(yī)院來說，人事檔案是醫(yī)院人才隊伍建設的重要依據(jù)，也是制訂醫(yī)院人才的培養(yǎng)及引進計劃，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展的基礎。據(jù)不完全統(tǒng)計，當前國內(nèi)仍有很大一部分的醫(yī)院使用傳統(tǒng)的方法進行人事檔案管理，對歷史性的記錄比較注重，注重對靜態(tài)性紙質(zhì)資料的描述，但帶來的直接問題是工作過程繁瑣、工作量大、效率低下。隨著時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，已經(jīng)無法滿足時展對醫(yī)院行政管理提出的要求，在很大程度上阻礙了醫(yī)院的發(fā)展。
1.2 數(shù)字化人事檔案管理建設的意義
現(xiàn)代化的發(fā)展使醫(yī)院的管理越來越科學化和規(guī)范化，醫(yī)院人事檔案的信息化管理已經(jīng)成為醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容之一。目前，各大醫(yī)院的規(guī)模在不斷擴大，人員組成也更加復雜，既包括專業(yè)的醫(yī)務人員，也包括管理、財務、后勤等行政人員，這就給人事檔案的管理帶來了更大的挑戰(zhàn)。因此應該把建立醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化服務作為醫(yī)院人事管理工作的發(fā)展目標，從而彌補傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理的不足，而且還可以使醫(yī)院管理更加全面、快捷。對醫(yī)院的人事調(diào)整以及未來發(fā)展都有重大的意義。
2、 傳統(tǒng)人事管理中出現(xiàn)的不足
2.1 檔案管理沒有引起重視，管理意識薄弱
很長時間以來，檔案管理工作因不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟收益，給檔案管理人員造成了該項工作可有可無的錯誤觀念，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后的。對檔案管理的不重視直接導致醫(yī)院人事檔案管理者對檔案管理的重要性認識不足，再加上沒有受過專業(yè)知識和專業(yè)技能的培訓，造成大部分相關人員管理意識淡薄，知識更新不夠，業(yè)務素質(zhì)不高。
2.2 管理制度不完善，管理人員素質(zhì)較低
目前我國醫(yī)院人事管理系統(tǒng)中存在的首要問題就是缺乏完善的人事檔案管理制度。由于醫(yī)院的工作重心往往放在服務社會、治病救人上，領導對人事管理工作沒有提起足夠的重視，導致現(xiàn)行的管理制度老舊、不完善，無法應對一定的人動帶來的影響。除了制度不完善，管理員素質(zhì)低也是造成人事管理工作不足的重要因素之一。醫(yī)院對于人事檔案管理的忽略直接導致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現(xiàn)時很少主動學習。檔案管理人員素質(zhì)整體偏低，不具有嚴格的經(jīng)過專業(yè)訓練的業(yè)務素質(zhì)，思想落后，不能夠與時俱進，使檔案管理工作的效率和質(zhì)量受到了嚴重的影響。
2.3 檔案資料單一，正確率不高
由于大多數(shù)醫(yī)院的人事管理檔案管理工作是由醫(yī)院內(nèi)部的專門人員來擔任的，檔案內(nèi)容相對來說過于單一，僅僅局限于人員的姓名、年齡、學歷、工作部門等基本方面。對于員工的其他相關工作經(jīng)驗、重大獎罰等信息缺少記錄，在進行人事調(diào)動以及崗位調(diào)換時，無法得到足夠的相關人員的參考資料。很難對人才的綜合素質(zhì)做出中肯的評價。很多的人事檔案大多由人工操作，不僅費時費力，而且最終檔案的準確性也無法得到保證。如年度考核、晉升工資、學習進修等需要不斷更新或增加，就會出現(xiàn)許多材料需要一起歸檔的現(xiàn)象，這樣難免會有錯誤的歸檔，此時就要重新整理上千卷的檔案，在此過程中又難免會對檔案造成損壞、丟失，從而導致影響檔案資料的安全性。
3 、數(shù)字化人事檔案管理建設的好處
3.1 檔案信息整合，實現(xiàn)了信息共享
傳統(tǒng)的人事檔案管理會因為要求的不同進行記錄，這是紙質(zhì)檔案管理的缺點，這使得信息的共享和傳遞受到限制。數(shù)字化人事檔案可以充分利用自己的技術優(yōu)勢自動對人事檔案的各類電子信息進行歸類和總結，同時利用數(shù)字技術的輸入、編程、輸出等手段提高對人事檔案的分類效率和管理水平。數(shù)字化操作可以對醫(yī)院人員的人事調(diào)動進行記錄，并可以建立明確的醫(yī)院人事管理工作流程，將醫(yī)院人事管理與醫(yī)院其他部門工作結合起來，提高醫(yī)院管理工作的效率，加強醫(yī)院信息資源的整合。另外數(shù)字化管理系統(tǒng)也為醫(yī)院的行政管理提供了一種高效的共享機制，促進了醫(yī)院各部門之間的有機結合，增強了醫(yī)院的整體凝聚力，提升了醫(yī)院的工作效率。
3.2 人事檔案管理效率提高
將數(shù)字化管理模式引入到醫(yī)院人事檔案管理中，使得檔案管理的工作效率有了明顯的改善，與傳統(tǒng)的信息管理手段相比，計算機的運算速度快、信息存儲量大、計算精度高，通過快速查找、編輯等操作，可以及時提供出準確、時效的人事資料及相關數(shù)據(jù)。必要時還可以從系統(tǒng)中下載有關信息以便在他處使用，從而避免了人工翻閱紙質(zhì)檔案帶來的不便和手工抄錄帶來的人為因素的影響，最大限度地保證了數(shù)據(jù)信息的完整性和正確性。除此之外，電子信息化的人事檔案管理系統(tǒng)還提供多種字段結合的檢索方法，相比于手工檢索方法，電子檔案精確檢索、效率更高，無需再到檔案室翻閱原件，大大節(jié)省人力、物力、降低了成本，促進了醫(yī)院的高效發(fā)展。
3.3 檔案信息的保存以及安全性得到有效保障
醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化實現(xiàn)，也是提高醫(yī)院人事檔案管理安全的客觀要求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案由于材質(zhì)不宜長時間保存，因而一些時間比較久遠的人事檔案難免會出現(xiàn)破損、損壞、丟失以及字跡不清的問題，不利于醫(yī)院的長久化發(fā)展。信息化管理人事檔案材料，使得因重復使用紙質(zhì)檔案堆原始資料產(chǎn)生的不可逆性損壞能夠很好地避免了，能夠完整準確地保存各類原始數(shù)據(jù)和資料，使人事檔案的使用期更長久。同時數(shù)字化系統(tǒng)的建設還可以為用戶提供專屬的賬號和密碼，并為相關管理人員提供訪問權限設置，保證了醫(yī)院管理系統(tǒng)的安全性。
4、 結語
隨著科學技術的飛速發(fā)展，社會經(jīng)濟和發(fā)展離不開數(shù)字化、信息化手段。醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設是時展的趨勢，利用數(shù)字網(wǎng)絡技術不僅可以解決傳統(tǒng)管理上的諸多問題，還可以提高管理的整體效率以證檔案信息的保存期限。因此醫(yī)院的數(shù)字信息化人事檔案管理建設需要得到足夠重視，跟緊信息時展的步伐。
參考文獻：
關鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;管理
檔案管理數(shù)字化在實現(xiàn)的過程中具有較強的技術性特點，其中包含了計算機技術、信息技術、多媒體技術、網(wǎng)絡技術、安全技術等多種類型的新型技術。因此，技術的不斷發(fā)展與完善是檔案管理數(shù)字化的重要基礎條件，這些技術的發(fā)展、普及及研發(fā)力度在一定程度上決定著檔案管理數(shù)字化的進程。
1檔案管理數(shù)字化的可行性分析
1.1檔案管理的現(xiàn)狀分析
1.1.1管理制度的調(diào)查與分析
實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化需要建立數(shù)字化建設組織保證，建立數(shù)字化建設科學管理體系與規(guī)則制度，建立數(shù)字化建設規(guī)范，建立相關人員職責明細等，檔案部門應該對這些情況進行明確與了解。
1.1.2硬件方而的調(diào)查與分析
檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)需要建立在一定的物質(zhì)基礎上，主要包括數(shù)字化工作硬件條件與硬件設施，例如計算機等附屬設施配置、網(wǎng)絡設施建設等。
1.1.3技術方而的調(diào)查與分析
檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)需要一定的技術保證，數(shù)字化工作具有較強的技術性特點，需要計算機技術、網(wǎng)絡技術、信息技術等多種高新科技的支持。檔案部門應該對自身的實際情況進行調(diào)查與了解，依據(jù)自身的技術力量制定數(shù)字化實施方案。
1.1.4人才方而的調(diào)查與分析
檔案管理數(shù)字化實際上是一項大文化工程，在對其進行建設的過程中一方而需要高素質(zhì)的管理人才，另一方而需要計算機等專業(yè)技術人才、法律人才等。檔案部門要對當前的檔案管理水平進行評估，全而的了解自身的數(shù)字化建設能力。
1.2檔案管理數(shù)字化的實施目標
通過對檔案管理數(shù)字化可行性的分析，具備了實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設的檔案部門應該成立數(shù)字化建設領導小組，對數(shù)字化的實施目標進行制定，提出建設的長遠目標與階段性目標。在實施目標制定的過程中，要將檔案管理的現(xiàn)狀與未來的發(fā)展趨勢作為依據(jù)，既要與實際情況相結合，又要高屋建瓴，與未來的發(fā)展趨勢相協(xié)調(diào)。
1.3檔案管理數(shù)字化的實施要素
在檔案管理數(shù)字化的實施目標確定之后，要依據(jù)實施目標實現(xiàn)實時要素的確定。在整個的數(shù)字化實施方案中，實施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數(shù)字化建設中的重點發(fā)展項目與領域，例如檔案目標數(shù)字化建設項目、數(shù)字化檔案信息局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)服務項目等。不同的實施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據(jù)實際情況選擇適合的評估方法，例如指標體系方法、概述性描述方法等。
1.4檔案管理數(shù)字化建設的保障系統(tǒng)
檔案管理數(shù)字化建設的保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化實施過程中的管理體制、運行體制與投入保障體制三個方而。保障系統(tǒng)為檔案管理數(shù)值化的實施提供了組織機構、規(guī)章制度、物質(zhì)基礎、技術支持等方而的保障。檔案管理數(shù)字化建設保障系統(tǒng)的建立為數(shù)字化方案的實施提供了有利的保障。
2傳統(tǒng)人事檔案管理的缺點討論
2.1檔案更改時出現(xiàn)的文件轉(zhuǎn)移、收集等出現(xiàn)的問題
我國人事檔案管理系統(tǒng)存在的歷史較為悠久，一份簡單的人事檔案轉(zhuǎn)變能夠涉及到許多的方面，要進行多個不同部門之間的信息更替。但是，現(xiàn)階段的我國，由于長久以來的檔案封閉管理方式，且眾多的上級人員沒有真正的意識到檔案的特殊性，進而長期忽略對人事檔案的管理，造成收集的人事檔案存在較大的不完整性，進一步增大了我國事業(yè)單位檔案管理的難度。另外，在工作人員出現(xiàn)人事轉(zhuǎn)移命令時，由于不同企業(yè)單位或者工作部門之間的工作存在著較大的差異性，兩者的檔案交接需要較長的時間和長期的傳輸過程，會有丟失、損壞、被盜等風險。
2.2對人事檔案的內(nèi)容進行更新、修改時出現(xiàn)的問題
現(xiàn)階段我國的事業(yè)單位編制制度，使我國的事業(yè)單位工作人員大多是由具有較高學歷的優(yōu)秀人才組成。但我國現(xiàn)如今的人事檔案管理卻不能體現(xiàn)每個工作人員的科研情況。在每個工作人員的人事檔案中，大多數(shù)的檔案內(nèi)容均為較為簡單的學歷、家庭信息，對參加工作已久的人員的工作情況卻沒有較大的體現(xiàn)。因此，現(xiàn)階段的人事檔案內(nèi)容更新時，應當多增加關于工作人員參與工作時體現(xiàn)出來的，關于工作能力以及對待工作態(tài)度等情況的詳細介紹，幫助后期參閱人員獲得更好的關于工作人員的信息。另外，在現(xiàn)階段的人事檔案管理中，由于多是使用紙質(zhì)文件進行管理。在進行文件轉(zhuǎn)移的途中，容易被有心人士調(diào)換、修改人事檔案內(nèi)容來進行犯罪活動，給人事檔案管理帶來不便。
2.3對認識檔案進行歸檔收集時出現(xiàn)的問題
過去傳統(tǒng)的人事檔案在進行歸檔手機任務時，由于工作人員較少，人事部門的管理人員能夠較好的根據(jù)檔案管理的同一規(guī)定對檔案材料進行收集，如使用統(tǒng)一大小、材料、厚度的紙張進行檔案的書寫等；但現(xiàn)如今，由于每年都有著大量的優(yōu)秀人才需求，事業(yè)單位年年新增大量的工作人員，這種情況使人事管理人員的工作量大大提高，最后沒有多余的精力再進行同一標準的檔案分類收集。這樣看來，過去較為傳統(tǒng)的通過紙質(zhì)文件進行檔案管理的方式已經(jīng)不適應現(xiàn)代社會的發(fā)展了，我們亟需改變這種方式，減少人事管理人員的工作強度。
3人事檔案管理問題的應對策略
3.1對傳統(tǒng)的人事檔案管理制度進行改革
我們已經(jīng)知道，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適應現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，我們應當對傳統(tǒng)人事檔案管理制度進行一個全新的更新，推陳出新。例如：在收集人事檔案的期間，檔案收集人員應該對需要收集的數(shù)據(jù)內(nèi)容有著明確的了解，清晰的確定檔案數(shù)據(jù)來源的真?zhèn)渭皝碓赐緩降目煽啃浴Ａ硗?，在甄別檔案的內(nèi)容時，要確保取用的內(nèi)容是有用的而舍棄掉沒用的信息。其他部門調(diào)閱檔案時，我們應當對調(diào)閱人的權力進行嚴謹?shù)目己?，避免檔案內(nèi)容的意外泄漏。
3.2盡快轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案內(nèi)容管理的方式
由于現(xiàn)階段的人事檔案管理方式，檔案內(nèi)容并不能進行聯(lián)網(wǎng)更新，因此，許多人就利用這個漏洞進行不法的行為。這樣使人事檔案的管理失去了它本來的意義，也不存在可靠性了。比如：某些人員為了獲取更高的職位或者薪水，私自更改自己參與工作的時間，或者提高了自己的受教育程度，這些不法行為很難得到證實，也導致了越來越多的人員利用這種行為獲取不法利益。所以，要想更好的管理好人事檔案的內(nèi)容，就要加強管理人員的甄別能力，定期對人事部門的檔案進行多部門的取證，另外，一旦發(fā)現(xiàn)不合格的檔案，立即對有關人員進行檢查并及時銷毀。
4提高對人事檔案信息資源的整合
社會的發(fā)展離不開科學技術的不斷發(fā)展，而科學技術的發(fā)展在很大程度上依賴于專業(yè)人才的綜合素質(zhì)，對于現(xiàn)代社會來說，人力資源的開發(fā)與應用是現(xiàn)階段人事管理部門的主要任務之一。一個單位中就是該是科技人才薈萃，是專業(yè)技術人員是推動一個單位發(fā)展的重要表現(xiàn)。因此，對于人力資源管理起著非常重要作用的人事檔案亟需通過改革創(chuàng)新來改造自己。對事業(yè)單位的人事檔案管理信息資源進行開發(fā)利用，為企業(yè)發(fā)展服務是十分現(xiàn)階段的首要發(fā)展任務。（1）人事部門應該主動積極向企業(yè)中的各部門提供工作人員的信息數(shù)據(jù)。要更好的發(fā)展一個部門，離不開各個員工的積極努力，但是，如何獲得每個員工的專業(yè)能力程度是一個需要解決的問題。在現(xiàn)階段的工作中，人事檔案管理部門應當積極主動的將每個工作人員的信息數(shù)據(jù)以及相應的變更提供給其他部門，以便部門更好的安排每個員工的工作崗位，獲得更近一步的發(fā)展。通過這樣的努力，每個工作人員才能都參與到企業(yè)單位的發(fā)展中，為其做出更好的貢獻。（2）人事檔案部門應該改變自身意識，從管理部門向服務部門轉(zhuǎn)變。對于傳統(tǒng)的事業(yè)單位來說，人事檔案管理部門原先是作為一個行政管理部門存在于其中，行使的是管理職責而非服務職責，但是這不利于事業(yè)單位idea發(fā)展?，F(xiàn)階段，人事檔案管理部門的相關人員應當盡快轉(zhuǎn)變自身的意識，認識到自己的服務職責，端正自己的態(tài)度，為其他部門提供更好的人事信息。（3）提高團結合作的意識，和其他部門共同發(fā)展事業(yè)單位。在現(xiàn)代社會中，知識的儲量極大的影響經(jīng)濟的收入。事業(yè)單位是一個整體，由不同的部門來組成，每個部門之間都有著聯(lián)系。人事檔案管理部門最為管理全部人事檔案的部門，更需要加強自身與其他的聯(lián)系，為事業(yè)單位的進一步發(fā)展做出貢獻。
5結束語
隨著科技的不斷發(fā)展，人們對檔案的需求、期望以及檔案信息白身性質(zhì)都發(fā)生了重大的改變，檔案管理而臨著重大的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)。面對這種新的情況，檔案管理人員應該明確檔案管理的發(fā)展趨勢，通過檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)來應對新形勢的變化，適應檔案事業(yè)發(fā)展的需求。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必由之路，在實現(xiàn)的過程中必須對其可行性進行重點分析，在可行性分析的基礎上制定實施目標與實施方案，確保數(shù)字化的順利實現(xiàn)。
作者:孫艷艷 單位:煙臺市環(huán)境衛(wèi)生管理處
參考文獻：
[1]盛年紅.檔案信息化管理的必要性[J].機電兵船檔案,2007(05).
隨著市場化經(jīng)濟的發(fā)展，人事檔案變得越來越重要。特別是對醫(yī)院來講，由于醫(yī)生工作的特殊性要求，它不僅看重醫(yī)護人員的學習教育經(jīng)歷，也看重醫(yī)護人員實際的工作經(jīng)驗和經(jīng)歷，而這些在人事檔案上都可以反映出來。因此，醫(yī)院人事檔案的管理就顯得尤為重要了。隨著醫(yī)院的經(jīng)營時間的不斷延續(xù)，經(jīng)營業(yè)務范圍的不斷擴大，每年都會有更多的新醫(yī)護人員加入，所以傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理方式早已不在適合現(xiàn)今的醫(yī)院實際的發(fā)展。隨著近年來數(shù)字信息化時代的來臨和網(wǎng)絡化的不斷普及，醫(yī)院應該積極的將現(xiàn)代信息技術同醫(yī)院的人事檔案管理工作結合起來，讓數(shù)字信息化能夠真正的為醫(yī)院的人事檔案管理工作服務。
1 將數(shù)字信息化運用到醫(yī)院人事檔案管理中的意義
1.1 有利于提高醫(yī)院的檔案管理工作的效率
隨著信息化時代的來臨，醫(yī)療體制的不斷發(fā)展和改革，醫(yī)院的人事檔案作為記錄人才的信息的主要載體早已漸漸的進入了網(wǎng)絡化的時代。數(shù)字信息化的人事檔案管理，不僅對于醫(yī)院的相關工作的管理、調(diào)動以及工作的安排等方面提供了極大的便利，而且也有利于提高醫(yī)院的人事部門的工作效率。并且信息化的人事檔案管理也有利于醫(yī)院的醫(yī)護人員的原始檔案數(shù)據(jù)的保存以及查詢等，這樣利用相應的數(shù)字化的人事檔案管理的相應措施，就可以不用再像傳統(tǒng)的人事檔案管理那樣存在保存原始檔案難、人工管理查詢難等問題。其實目前很多醫(yī)院仍然還是采取傳統(tǒng)的以人工為主要方式的檔案管理方式、以紙質(zhì)為主要材質(zhì)的存儲模式，這切實都會存在紙質(zhì)受潮、發(fā)黃、霉變等問題，因此這些檔案通常是比較難以保存的，并且通常要耗費很大的人力和時間去做定期的查找和檢查，這種種問題在無形中就增加了很多的管理的成本[1]。
1.2 有利于促進醫(yī)院內(nèi)部的信息資源的共享
將數(shù)字信息化運用到醫(yī)院的人事檔案管理中，有利于促進醫(yī)院內(nèi)部的檔案的相關信息的共享，并且有利于提高各部門之間的開放性。數(shù)字信息化運用到醫(yī)院的人事檔案管理中在檔案的管理中能夠促進醫(yī)院的檔案管理方式的現(xiàn)代化的推進，通過相應的信息數(shù)字化的技術以及網(wǎng)絡技術，建立相應的醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫和相關的平臺，這樣就能與現(xiàn)在的人們的智能化、網(wǎng)絡化的生活方式相接近。通過人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫和相關的平臺促進醫(yī)院內(nèi)部的信息的共享。另外在接受傳遞方面，也有利于提高信息的時效性。
2 數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中存在的一些問題
2.1 對于醫(yī)院的人事檔案管理不夠重視
由于醫(yī)院都是以醫(yī)療工作為中心，所以在對于醫(yī)院的人事檔案的管理這一方面并沒有給與一定的重視。所以，由此帶來的對于人事管理這方面的投入也就相應的有些不足。其實這對于醫(yī)院的人事檔案管理的信息化是非常不利的。首先，由于醫(yī)院對此不夠重視，所以直接導致了醫(yī)院的人事檔案的管理的硬件設施和數(shù)據(jù)信息處理的資金投入不足。其次，由于醫(yī)院方面對這一問題的不重視直接導致了醫(yī)院的人事檔案管理人員對于人事檔案管理這一工作本身的不夠重視。大多數(shù)的人事檔案管理的工作人員都是簡單的整理、收集相關的檔案資料等日常性的工作，并沒有真正的對醫(yī)院的檔案進行數(shù)據(jù)處理或者數(shù)據(jù)統(tǒng)計建設等工作，這些都是非常不利于醫(yī)院的數(shù)字信息化的人事檔案的管理的。另外，如今大多數(shù)的醫(yī)院的人事檔案的管理的工作人員往往都是身兼數(shù)職，他們大多數(shù)并沒有真正的把醫(yī)院的人事管理這一工作認真的對待。當然這與我國傳統(tǒng)的檔案管理方式是分不開的，因為他們認為檔案管理就是簡單的對檔案進行擺放、整理等[2]。
2.2 對于醫(yī)院的人事檔案的管理缺乏相應的制度
人事檔案作為一個人的基本信息和經(jīng)歷的主要載體，相關部門應該對于人事檔案做好相應的保密工作。雖然有《檔案法》等相關的法律法規(guī)的頒布，但是人事檔案的機密性現(xiàn)在還是一個大問題。所以醫(yī)院的相關管理部門應該對此加以重視，加強數(shù)字信息化下醫(yī)院人事檔案管理的保密性措施的建設。
3 將數(shù)字信息化更好的運用到人事檔案管理中的措施
3.1 加強樹立將數(shù)字信息化運用到人事檔案管理中的意識
隨著如今的信息化時代的來臨，將數(shù)字信息化運用到人事檔案管理中是大勢所趨。特別是如今的醫(yī)院的管理模式大多都已經(jīng)實現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡化，大多數(shù)醫(yī)院的管理已經(jīng)漸漸向著現(xiàn)代化的管理模式不斷邁進。這就需要醫(yī)院的相關管理人員樹立起將數(shù)字信息化運用到人事檔案管理方面的意識。只有在這方面引起足夠的重視，才能夠漸漸地體現(xiàn)出信息化管理在醫(yī)院人事檔案中的巨大價值。
3.2 注重引進相關專業(yè)的檔案管理人才
真正能夠?qū)⑿畔⒒\用到醫(yī)院的人事檔案管理中去，這需要引進相應專業(yè)的檔案管理人才。因為他們不僅需要掌握相關專業(yè)的檔案管理知識，還需要熟悉現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡技術。對于現(xiàn)今的大多數(shù)醫(yī)院來說，由于在職人員比較多，所以醫(yī)院的人事檔案管理都是一項比較繁多的、量大的工作。當然在引進相關的專業(yè)的檔案管理人才的同時，也要注意全面的對工作人員進行綜合考核。由于醫(yī)院人事檔案管理工作的特殊性，所以對于相應的工作人員來說，必須要具有較好的職業(yè)道德素質(zhì)和較強的責任感以及保密意識。在醫(yī)院的人事檔案管理方面，也要注意將數(shù)字信息化、網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫的建立與處理等更好的結合起來，做好醫(yī)院的人事檔案信息管理建設[3]。
3.3 加強醫(yī)院人事檔案管理中的相應的硬件和軟件等設施的建設
對于將信息化更好的運用到醫(yī)院人事檔案管理中，這不僅需要相應的硬件設施的建設，也需要醫(yī)院引進相關的軟件技術，建設出相關的醫(yī)院人事檔案管理平臺。做好醫(yī)院的人事檔案的管理工作，硬件設施是基礎。醫(yī)院應該對此加大投入，建立標準的現(xiàn)代化的醫(yī)院人事檔案管理場所，對于檔案室、醫(yī)院人事檔案管理的工作人員的辦公室以及檔案的閱覽室應該嚴格分開。將信息化技術真正運用到醫(yī)院的人事檔案管理中，軟件設施的引進也是至關重要的。對于如今的飛速發(fā)展的信息化和網(wǎng)絡化時代來說，利用軟件設施建立相應的醫(yī)院的人事檔案平臺是非常有必要的。并且這種人事檔案管理平臺還可以同醫(yī)院的其他管理系統(tǒng)相結合，來更好地實現(xiàn)醫(yī)院的信息、資源的共享，這樣也可以更好的促進醫(yī)院各個方面及時獲得相應的信息，更好的促進相關的措施或者方案的處理更加合理。
司法檔案是人民法院在審判執(zhí)行工作和司法政務、司法事務管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，具有證據(jù)價值和監(jiān)督功能，可以說是人民法院歷史的記憶。司法檔案是公安、檢察院、法院、司法四大權力機關所產(chǎn)生的業(yè)務檔案的統(tǒng)稱。有些司法檔案在一定的時間內(nèi)具有保密要求，有些具有永久的保密要求，這些檔案信息如果隨意擴散，會造成個人隱私、工作秘密、國家秘密的泄漏，是敵對分子、爆料人員、案件當事人刻意竊取的材料，哪里有需求，哪里就有買賣；這些司法檔案數(shù)字化的加工人員，有機會知道敵對分子、爆料人員、案件當事人所知道的信息，這些信息一旦泄漏，會對國家、對社會、對案件審判的公平性產(chǎn)生不利影響；所以，對司法檔案數(shù)字化操作人員，納入保密管理的戰(zhàn)線，加強保密管理是非常必要的。司法檔案的完整與安全乃是其功能充分發(fā)揮的基礎。該歸檔不歸、檔案滅失，都將影響檔案功能的發(fā)揮。確保司法檔案的完整必須規(guī)范司法檔案的整理和交接，明確司法檔案的歸檔范圍、期限、檢查驗收和落實考核等方面的內(nèi)容。司法檔案的安全，既涉及檔案的物理安全，又包括保密安全。
2 司法檔案數(shù)字化過程中的保密控制
1.對檔案的內(nèi)容進行保密控制
說道檔案工作，人們不由得想起了電視劇中的“保密局”，其實這是人們對于檔案工作中一個重要的工作內(nèi)容：保密工作的關注和認識。如果檔案資料不能夠妥善的進行保存和保密，那么就會使得檔案資料出現(xiàn)歪斜的風險。上到國家經(jīng)濟發(fā)展和國防建設的檔案資料，下到每一個人的個人檔案信息都是需要嚴格的保密的。試想，如果這些檔案資料都外泄到敵方手中，那么我們將完全暴露在別人面前，何談戰(zhàn)略思想，哪里還能在國際或者人際關系中保護自己。所以說，檔案資料最重要的就是檔案內(nèi)容的保密工作，這是檔案管理的重要工作內(nèi)容。然而司法檔案資料數(shù)字化的過程中，因涉及到大量的檔案信息，需要不同的操作人員進行數(shù)字掃描，不可避免的有檔案外泄的風險，所以檔案管理部門應該切實的出臺相關的措施，對檔案內(nèi)容進行保密控制。
2.確保檔案保密的控制實施
檔案資料的保密不單單在于檔案資料的保密條款，更重要的是對檔案資料保密進行有效的執(zhí)行和控制實施。司法檔案在數(shù)字化的過程中，存在的不安全和有外泄風險的預先分析是司法部門應該需要去思考和判斷的。結合司法檔案數(shù)字化中的操作人員、儀器設備、環(huán)境等不確定的因素，進行深入的分析研究，并且制定相關的措施，有效的對檔案保密進行管控。在司法檔案數(shù)字化的過程中，人的因素是所有因素中最重要的，也是風險最大的。人的不安全行為是與人的心理特征相違背的、非理智的行為。為此，可通過加強教育來控制人的不理智行為。首先，應組織工作人員學習檔案安全保密的相關規(guī)章制度。其次，科學地設計檔案數(shù)字化工作流程，明確各個環(huán)節(jié)需要注意的安全保密問題和需要遵循的原則，從而提高參與人員的安全保密意識。人是檔案數(shù)字化工作的主體，強化人員管理，能為安全保密工作奠定堅實的基礎。
3 提高司法檔案數(shù)字化過程中操作人員保密意識的措施
1.嚴明崗位職責要求，深化思想認識
提高司法檔案資料在數(shù)字化過程中的保密成效，首先就是要提高每一個檔案數(shù)字化操作人員的職責意識，嚴明操作崗位的職責要求，深化每一個檔案數(shù)字化操作人員的思想認識。在這樣的基礎之上，充分的發(fā)揮每一個檔案數(shù)字化操作人員的主觀能動性，切實的提高其工作成效和檔案資料的保密性。
2.明確數(shù)字化過程中的人員分工
在司法檔案資料數(shù)字化的過程中，相關部門應該切實有效的根據(jù)檔案資料數(shù)字化的內(nèi)容、要求、流程等，對操作人員進行統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的工作劃分。根據(jù)每個流程的工作性質(zhì)和內(nèi)容，安排相對應的工作人員從事更為細致的工作。明確數(shù)字化過程中人員的分工，有利于劃分檔案資料保密性的責任大小，便于分析各個環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)的問題，并且及時的進行相關的改善和提高。
3.實行嚴格的抽查和階段性的驗收
司法檔案資料的數(shù)字化過程，是一個工程量大、程序復雜的事項，需要大量的人力、物理、財力的支持，所以在司法檔案數(shù)字化的過程中，相關部門應該切實的做好相關檔案資料數(shù)字化的抽查工作，以防止檔案資料的錯誤分類，甚至檔案資料的掃面錯誤給后期檔案調(diào)閱工作帶來的極大麻煩。此外，司法檔案數(shù)字化工作中，相關部門還應該組織有關的工作隊伍進行定期或者不定期驗收，鼓勵和引導更多的數(shù)字化操作人員積極投入到檔案數(shù)字化的工作中，充分發(fā)揮自身的主觀能動性。
4.嚴格操作人員的錄用和培訓機制
在司法檔案數(shù)字化的過程中，相關部門應該嚴格進行操作人員的錄用和培訓機制。人員選拔和業(yè)務水平培訓。在任何實踐活動中，起到?jīng)Q定性作用的參與主體都是人類。因此，在進行檔案數(shù)字化工作過程中，首先要對于工作人員進行合理的選拔和業(yè)務培訓，以確保日后檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設工作、檔案管理和利用工作。也就是說，在進行人員選拔時，要偏向選擇工作細致、具有較強責任心的專人，同時，在進行人員培訓時也要注重道德素質(zhì)與專業(yè)技能方面的培訓。
