時間：2023-05-30 08:34:38
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理規(guī)則，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
專門檔案是人們通過創(chuàng)造性勞動選取并保存下來以備查考的各種專門文件有機體系的總稱。專門文件是指機關、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織，在從事某些專業(yè)性活動中，為了實現(xiàn)相關的職能目標而制作和使用的，具有比較穩(wěn)定的文種和記錄目的的各種載體類型的數(shù)據(jù)、信息記錄。專門檔案是檔案家族中的一大門類,它有專門的形成領域,比較穩(wěn)定的文件名稱、格式、各自獨立的整理和管理方法，專門檔案的形成規(guī)律不同于普通檔案。
專門檔案管理是人們?yōu)榱擞行У厥占?、加工和利用專門檔案數(shù)據(jù)和信息而進行的一種社會活動。專門檔案管理的一般規(guī)則,是以檔案工作基本原則為指導,充分考慮專門檔案的形成規(guī)律和特點以及專門檔案信息用戶的需要等方面的因素來設計的。我們社會的各個行業(yè)都有自己的“游戲規(guī)則 ”這個規(guī)則可以有效地約束和規(guī)范相關行為人從事某項工作活動的思想和行為,從而保證組織目標或系統(tǒng)目標的實現(xiàn)。
一 、前端控制規(guī)則
專門檔案是一種現(xiàn)實性很強的專業(yè)管理工具。它是有關專業(yè)管理系統(tǒng)建設與運行的生命線。沒有專門檔案就沒有這些管理系統(tǒng)。為了建立一個良好的現(xiàn)代化的專業(yè)信息系統(tǒng)，我們不僅要充分利用各種現(xiàn)代信息技術和正確的開發(fā)方法，同時還要注意做好專門檔案的管理工作。
專門檔案的前端控制規(guī)則，是一種有效解決專門檔案質量問題，保證其工具意義的必要思想和行為準則。它要求做好以下幾方面的工作：
第一,參與專門文件和記錄的標準化、規(guī)范化管理。專門檔案的管理主體必須積極參與有關專業(yè)系統(tǒng)開發(fā)前的論證和設計工作，幫助系統(tǒng)的設計與開發(fā)人員選擇和制定符合專門檔案管理要求的規(guī)范和標準。
第二，參與專門文件和記錄的維護管理。專門檔案的管理主體必須積極參與專門文件和記錄的維護管理工作，監(jiān)督有關人員做好專門文件和記錄的修改工作，以便保證它們的質量和利用價值，防止給日后的專業(yè)性活動造成混亂和損失。
第三，參與專門文件和記錄的跟蹤管理活動。我們應當把專門檔案的結果管理模式轉變?yōu)檫^程管理模式，注意利用現(xiàn)代信息技術手段，監(jiān)控專門文件和記錄的形成過程、平時的存儲保存和加工整序過程、鑒選歸檔過程。
第四，參與專門文件和記錄的管理制度建設。一套專門文件和記錄的管理制度是有效實施專門檔案管理前端控制規(guī)則的必要保證，否則，前端控制活動就會流于形式。
二、連續(xù)性和整體性規(guī)則
專門檔案的管理是一個以實現(xiàn)特定的目標而進行的連續(xù)性整體活動過程。從事專門檔案管理必須要堅持連續(xù)性和整體性原則。
首先，根據(jù)本單位專門檔案的管理目標設計連續(xù)性的整體工作方案。在專門檔案的管理實踐中，有關社會主體要根據(jù)自身的專門檔案的具體管理目標，制定出相應的專門文檔的管理方案，以便保證整個管理工作有序進行，并保證專門檔案整體管理目標的實現(xiàn)。但是，我們也在實踐中發(fā)現(xiàn)，一些單位的專門檔案管理卻選擇了相反的工作步驟，即先派一些專門檔案管理人員去學習有關單位的先進的管理經(jīng)驗，然后再照搬過來，開展本單位的專門檔案管理方案的設計工作。誠然，學習其他單位的先進管理經(jīng)驗和管理方案是無可厚非的，但是學習者應當知道所學到的那些專門檔案管理方案是有關單位根據(jù)自己的專門檔案管理目標而設計的，而不是根據(jù)學習者所在的單位的管理目標設計的。
其次,根據(jù)本單位專門檔案管理目標的變動情況修正專門檔案的管理方案。專門檔案管理的連續(xù)性和整體性規(guī)則就是要求專門檔案的管理者根據(jù)管理目標的變化情況，及時對專門檔案的管理方案作出相應的調整和變革。
三、 安全性和效益性規(guī)則
專門檔案管理的安全性規(guī)則要求專門檔案的管理主體必須保證專門檔案的實體安全,保證專門檔案數(shù)據(jù)和信息的可存取性,保證專門檔案內容的安全。保證專門檔案的實體安全是安全性規(guī)則的最基本要求。專門檔案的實體安全主要有兩個方面的含義，一是專門檔案的數(shù)量應當齊全完整，二是專門檔案應當是一個由專門文件和記錄構成的有機體系。保證專門檔案數(shù)據(jù)和信息的可存取性，也是專門檔案管理安全性規(guī)則的一項重要要求。如果專門檔案的內容數(shù)據(jù)和信息無法正常存取，那么它的可據(jù)性和可靠性就無法保證，所以在專門檔案的管理實踐中，必須采取相應的措施，避免無法存取的“死文檔”的出現(xiàn)，保證專門檔案的內容安全，主要涉及兩個方面的基本要求：一是保證需要控制使用的專門檔案內容數(shù)據(jù)和信息不被非法查閱或訪問，確保專門檔案的內容不失密、不泄密：二是保證專門檔案的內容不含有病毒。
專門檔案管理的效益性規(guī)則要求專門檔案的管理主體不要壓制專門檔案合理作用的發(fā)揮，不要使專門檔案這種寶貴資源閑置，同時要使投入和效益成正比，否則將會造成這種管理活動的效益低下。如果專門檔案的管理主體通過不適當?shù)墓芾碇贫群凸芾矸绞剑拗坪妥璧K了專門檔案信息價值的實現(xiàn)，影響了其積極作用的發(fā)揮，那么就必然會造成專門檔案管理效益的低下，甚至無效益而言，并最終使這項管理活動失去存在的基礎和前提。
專門檔案的管理必須講求效益，檔案工作者應當通過創(chuàng)造性的勞動和智慧，為專門檔案價值的實現(xiàn)提供更為優(yōu)質的服務條件。專門檔案管理還要注意投入和效益之間的關系，一旦發(fā)現(xiàn)我們的某種管理理念、管理方式、管理方法和手段的經(jīng)濟投入(包括人、財、物等方面的投入)不能達到預期的良好的管理效益時，就應及時診斷，找出癥結，并采取切實的政改措施。那種追求時髦、不問效果的管理理念和管理方式，必須得到及時糾正，否則就會給國家、集體造成更大的損失。
四、繼承性和創(chuàng)新性規(guī)則
1業(yè)務水平提高
1.1掌握《醫(yī)療機構病歷管理規(guī)定》中相關規(guī)定，熟悉法規(guī)中允許復印病歷的內容：住院記錄、體溫單、醫(yī)囑單、出院小結、實驗室檢查報告單；影像；特檢等內容。醫(yī)生對分析討論病例時自由發(fā)言不同意見不允許復印。
1.2醫(yī)院每年派出病案管理專職人員到上級醫(yī)院進修，學習病案管理的先進方法， 參加國內病案管理學會舉辦的各種學習班，對當前病案管理的發(fā)展加深認識和了解，通過病案管理知識培訓，不僅提高了本專業(yè)水平，引進了管理新方法，增加了許多新知識，擴展新思路，掌握和了解了病案管理發(fā)展的新動態(tài)，促進提高了業(yè)務能力。
2技能的提高
2.1對病案管理明細化，從病例整理、分類、錄入、調閱、質量控制分別由專人負責，增強工作中的責任心。
2.2密切與臨床科室的聯(lián)系 規(guī)范化醫(yī)療文書書寫，文字特別注意同音字的別字更改，對病歷內容不完整，不及時回報各種檢查報告單及時通知該科醫(yī)生和護士修改和粘貼，尤其對于一些醫(yī)學常識常請教專業(yè)醫(yī)生，避免分類錯誤的發(fā)生。
2.3質量控制 我科專門配置了內科、外科、護理專業(yè)的工作人員對每天整理完成的病歷進行審核、復查，質量控制，有問題或漏填報的內容及時通知有關人員來修改、補充，爭取在病歷上架前避免一些常識性錯誤的出現(xiàn)和發(fā)生。
2.4病歷歸檔 患者出院后病案室的工作人員能快速、準確地復印病歷，對報銷、轉院、理賠、核案等工作給予了極大的幫助。
3病案安全保護與管理[2]
3.1病案室（房）能夠保障病案長久保存，要做 防火、防熱、防潮、防光、防有害氣體、防蟲、防霉等。場地干燥、空氣流通，病案室（房）庫溫度為14℃～24℃，相對濕度45%～60%，防灰塵污染。防止泄密、失密及資料丟失。
3.2病案回收、借閱 患者在出院24 h后（死亡病歷1 w內）回收至病案室；病案室應及時向臨床查詢未歸病案的下落；病案室每月統(tǒng)計出院病案歸檔情況，病案回收情況納入科室考核內容?？蒲?、患者復查、再入院患者病案借閱，辦理借閱手續(xù)可借閱，3 d內歸還。
4病案復印
4.1患者本人與人申請病案復印，患者本人提供有關有效身份證明v身份證w；患者提供患者及其人的有效身份證明v身份證w，申請人與患者人關系的法定證明材料。
4.2申請人為保險機構所需的復印病例，提供保險合同復印件，承辦人員的有效身份證明，患者本人或者其人同意的法定證明材料，死亡患者，提供保險合同復印件，承辦人員的有效身份證明，死亡患者近親屬或者其人同意的法定證明材料。
4.3公安、司法機關因辦理案件，需要查閱、復印病案資料的，醫(yī)療機構應當在公安、司法機關出具采集證據(jù)的法定證明及執(zhí)行公務人員的有效身份證明后予以協(xié)助。
5病案管理分析
5.1病案記錄 做到字跡清晰可辨。首次病程記錄要求8 h內完成；出入院記錄、死亡、手術記錄要求24 h內完成；病危者隨時記，至少1次/d，病重者至少1次/2 d，病情穩(wěn)定者1次/3 d，慢性患者1次/5 d；搶救記錄即時完成，若因搶救未能及時書寫病歷的，應當在搶救結束后6 h內據(jù)實補記，并加以注明；死亡病例討論應在患者死亡1 w內完成。
5.2病案統(tǒng)計1990～2014年我院病案存檔96000份，根據(jù)病案管理工作質量控制參考指標，病案編號準確率100%，新建病案各項填寫符合率>98%，住院病案供應率>96%，出院病案3 d內回收率>100%，出院病案整理合格率>98%，病案歸檔排架準確率>98%，出院病案裝訂正確率100%。
6討論
現(xiàn)代病案管理已從人工向電子化轉變，某些具體工作環(huán)節(jié)還需人工來完成，作為病案工作人員不斷加強自身業(yè)務知識的提高，保證病歷檔案管理持續(xù)續(xù)發(fā)展尤為重要，更能反映出一個醫(yī)院的發(fā)展水平[3]。病案室及時提供有價值的醫(yī)療信息，為醫(yī)療、教學、科研、醫(yī)院管理發(fā)揮了重要的作用。在病案復印工作中，除執(zhí)行相關制度外實施優(yōu)惠服務項目，對外地來我院就醫(yī)者而又需回到原籍報銷的病案，我院為方便患者，只需患者在住院期間持效身份證件有到病案室辦理復印手續(xù)，出院后我科將病案以快遞方式寄送至患者原籍。對全部病案復印提供了下列病案資料：門、急診病歷和住院病歷中的入院記錄、體溫單、醫(yī)囑單、化驗單、醫(yī)學影像檢查資料、特殊治療同意書、手術同意書、手術及麻醉記錄單、病理報告、護理記錄、輸血治療知情書、病危重患者護理記錄、出院記錄。病案復印量達48%，病例管理合格率達100%。
病案管理是一門涉及多學科的邊緣學科[4]，隨著醫(yī)學科學技術的發(fā)展來研究病案管理專業(yè)新技術， 對管理人員來說是一項任重道遠的艱巨工作，病案管理人員應掌握比較全面的醫(yī)學科學知識、管理科學知識、電子計算機知識等，為醫(yī)院全面發(fā)展，為廣大患者全面服務作出不懈的努力。
參考文獻：
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經(jīng)過十多年的檔案信息化發(fā)展，我國主要發(fā)達地區(qū)對檔案信息化的提法達到了空前的高度、深度、廣度與力度，通過集成不同的現(xiàn)代技術，出現(xiàn)了不同層次的檔案管理系統(tǒng)(AMIS)，涌現(xiàn)出一批數(shù)字檔案館、電子檔案館，基本實現(xiàn)館藏數(shù)字化、利用網(wǎng)絡化、控制智能化，逐步實現(xiàn)了計算機系統(tǒng)目錄管理和全文管理條件下的紙質、聲像、實物和電子文件的歸檔，有的還實現(xiàn)了網(wǎng)絡化電子文件歸檔。但是，歸檔管理模式并沒有根本性突破，主要表現(xiàn)在無法對檔案的質量進行全面、系統(tǒng)地實時監(jiān)控和綜合評價，如各門類載體材料收集是否齊全完整，內容是否真實有效，整理是否規(guī)范，歸檔是否及時，以及各部門的歸檔難度、歸檔數(shù)量等。即便是各個等級的檔案目標管理考核，也只能對已歸檔的材料進行抽查。顯然，傳統(tǒng)的歸檔模式對于如何提高歸檔效率，實現(xiàn)對文件形成與歸檔的過程、時間和質量的實時監(jiān)控，以及建立對歸檔人員激勵評價的科學管理機制，仍缺乏科學有效的解決方法。
當前AMIS基本上是對已有檔案信息的管理、利用、編研等環(huán)節(jié)進行管理，而對檔案界反映比較強烈的“采全率低、采準率低、及時性差(即檔案收集不齊、質量不高、期限不準、歸檔滯后等)”等問題無法處理。由于檔案的收集范圍、保管期限對不同單位具有特定性，一般檔案管理人員難于把握，使得大量的原生信息源未能收集保管，直接影響了檔案的收集、著錄以及今后提供利用的水平。
目前，在檔案整理的過程中，每個環(huán)節(jié)都需要大量的人工干預或檢查，才能達到理想的整理效果，也就是說一個單位的檔案要想整理得好，就必須需要一個高素質的檔案人員，做到仔細、認真，并且必須非常了解單位的業(yè)務運作。
二、應用業(yè)務規(guī)則技術的解決之道
針對國內檔案管理現(xiàn)狀，廣東萬維博通信息技術有限公司在自有系列檔案信息資源管理系統(tǒng)(AMIs)產(chǎn)品基礎上，引入人工智能技術，研發(fā)了一套“基于業(yè)務規(guī)則的檔案信息資源管理平臺”，該平臺除具備一般AMIS的檔案管理、利用、編研的功能外，重點研究了基于信息資源規(guī)劃，依托業(yè)務規(guī)則庫的檔案信息資源收集管理體系：通過信息資源規(guī)劃確定各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表，并將其抽象為檔案業(yè)務規(guī)則庫(Archives Business Rules Database，簡稱ABR)，同時也將檔案主管部門與指導部門的規(guī)范、制度、標準等也整理到ABR，通過強大的推理引擎(RM)，對已有的檔案信息數(shù)據(jù)(AID)進行分析與推理，作出相應的判斷，以幫助立檔單位達到“檔案收集齊、保管期限設置準、檔案著錄規(guī)范”的目標，同時也為檔案管理部門建立起智能化的網(wǎng)上監(jiān)督指導系統(tǒng)、績效評估系統(tǒng)和上崗人員自學習系統(tǒng)等。也可通過基于檔案知識規(guī)則庫(ABR)和推理引擎(RM)構建的檔案信息雷達自動從相關業(yè)務系統(tǒng)收集檔案信息資源?；緦崿F(xiàn)以下功能：
1)采用人工智能技術，建立檔案業(yè)務規(guī)則庫(ABR)，利用規(guī)則引擎，貫穿整個檔案軌跡的全過程，控制檔案收集、整理的質量與數(shù)量；
2)構建檔案信息雷達，利用檔案業(yè)務規(guī)則庫(ABR)。通過數(shù)據(jù)挖掘技術自動收集立檔單位的各種業(yè)務數(shù)據(jù)：
3)建立新型的檔案移交、接收模式，做到檔案實體正式移交前進行相應的非現(xiàn)場預檢查，保證檔案接收質量并減少后續(xù)的著錄量與數(shù)字化加工量：
4)建立新型的檔案監(jiān)督指導管理體系與績效考核體系，實現(xiàn)遠程指導、遠程考核。
5)建立新型的檔案自學習系統(tǒng)，提供檔案上崗人員接受培訓的新途徑，并找到傳承資深檔案人士知識的快捷方法等。
三、主要研究內容
1、檔案業(yè)務規(guī)則庫(ABR)的建立與管理
與檔案業(yè)務相關的規(guī)范、制度、標準等內容，稱為業(yè)務規(guī)則(Business Rules，簡稱BR)，特別是檔案管理部門制定的檔案收集、歸檔范圍、保管期限表等。
每個立檔單位都有不同的規(guī)則，每個資深的檔案從業(yè)人員都有不同的經(jīng)驗總結，在檔案指導的過程中可能也會定期加入相關規(guī)則，規(guī)則在不斷地更新。檔案業(yè)務規(guī)則庫分為三類，是將檔案各項專業(yè)知識分門別類融合。
1)針對外部的業(yè)務規(guī)則庫：以《檔案法》為主的相關法律、法規(guī)和制度等；
2)針對結構化的內部規(guī)則庫：對綜合檔案以立檔單位為基礎的《歸檔范圍》、《保管期限表》，對工程檔案以工程性質為基礎的《建設工程峻工檔案歸檔范圍》：
3)針對非正式的內部規(guī)則庫：檔案指導長期實踐的經(jīng)驗，單位經(jīng)驗豐富的檔案從業(yè)人員的知識總結等。
2、檔案業(yè)務規(guī)則庫(ABR)在檔案軌跡的各個環(huán)節(jié)的用處
通過完善的業(yè)務規(guī)則管理系統(tǒng)(BRMS)將相關的檔案規(guī)范、制度、標準及各立檔單位的歸檔范圍、保管期限表等抽象為檔案業(yè)務規(guī)則庫。
BRMS是系統(tǒng)服務堆棧中的一部分，提高了SOA的便捷性，利用它建成的ABR及檔案信息庫(AID)，可較快地搭建與檔案配套的其他業(yè)務系統(tǒng)。
檔案業(yè)務規(guī)則庫(ABR)建設完成后，在檔案軌跡的各個環(huán)節(jié)可以開始發(fā)揮作用。
可對各立檔單位的檔案信息(包含全宗、目錄／項目、案卷、卷內等)自動分析，提高決策水平，推理得出相關結論：
檔案著錄是否規(guī)范?
檔案收集范圍是否齊全?
保管期限定義是否準確?如數(shù)據(jù)符合要求，可以搬檔案實體過來或下去檢查等，并衍生出相應的人工智能子系統(tǒng)：
1)檔案接收即時檢查系統(tǒng)
接收檔案范圍確定后，系統(tǒng)可即時根據(jù)檔案業(yè)務規(guī)則庫(ABR)將各立檔單位的檔案信息(AID)，通過知識規(guī)則推理引擎(RM)，對錄入或導入的檔案信息進行檢查，系統(tǒng)自動提出整改意見或驗收意見。
2)檔案著錄規(guī)范檢查系統(tǒng)
根據(jù)已存在的檔案業(yè)務規(guī)則庫(ABR)對責任者、題名、保管期限等自動進行檢查。
3)網(wǎng)上監(jiān)督指導系統(tǒng)
檔案局／館、檔案主管單位利用基于Internet／Intranet的檔案信息掃描技術，結合檔案業(yè)務規(guī)則庫(ABR)，自動監(jiān)督各立檔單位的檔案整理情況，發(fā)現(xiàn)問題自動提醒，并及時反饋，信息轉入Workflow，檔案監(jiān)督指導人員根據(jù)實際情況作出處理。
它利用人工智能的原理，借助計算機模擬人類的思維過程，對檔案信息數(shù)據(jù)進行分析與推理，作出相應的判斷，提出建議及線索，以供檔案管理部門進行進一步的重點檢查與監(jiān)督指導。其目的就在于：提高監(jiān)督指導效率，降低監(jiān)督指導風險，進而保證檔案收集入庫的質量。
4)立檔單位績效評估系統(tǒng)
績效評測內容與目標建立后，系統(tǒng)可定期根據(jù)檔案業(yè)務規(guī)則庫(ABR)對各立檔單位的檔案信息(AID)進行評測，通過知識規(guī)則推理引擎(RM)，自動生成績效預評估報告，經(jīng)過Workflow流轉后產(chǎn)生最終的評估報告。
【關鍵詞】交通檔案管理；信息化建設問題；對策
檔案作為承載人類文明的重要載體，其管理工作對于每一個單位來講都十分重要的。尤其是交通部門，作為我國的行政執(zhí)法部門，其檔案信息不僅記錄著人才的培養(yǎng)與考核，還記錄著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，具有尤為重要的保存價值。因此，如何做好交通部門的檔案信息化建設，早已成為時下每一個事業(yè)單位檔案管理所面臨的首要問題。以下我們就交通部門信息化建設中存在的問題及解決對策進行粗淺的探討，以期為交通部門的檔案信息化建設提供有益建議。
一、交通檔案信息化管理中存在的一系列問題
1.缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才
目前在我國交通部門檔案管理中，普遍缺乏專業(yè)的檔案管理人才。部分檔案管理人員，從未接受過正規(guī)的檔案信息化培訓，以至于在檔案信息化建設的工作中，往往存在人為的工作誤差，無法發(fā)揮檔案信息化管理的真正作用。甚至部分交通部門并沒有專門的檔案管理人才，而是由其他部分的工作人才兼任。以至于，在檔案信息化工作中，不僅僅無法順利進行檔案信息化建設，也造成許多檔案人員在工作過程中敷衍了事，缺乏強烈的責任心與耐心，去完善檔案信息化建設，發(fā)掘檔案信息化建設過程中存在的問題。同時，交通檔案管理工作在保存相關的歷史資料的同時，還為現(xiàn)代的交通運輸行業(yè)提供了一定的幫助，但是，因為交通檔案管理工作自身的復雜性，導致管理部門的工作人員短缺，并且檔案管理人員從內心深處無法真正重視檔案管理的工作，這樣就讓檔案管理意識比較淡薄，檔案管理工作中的資料收集和整理很容易被忽視，這就導致很多檔案管理部門把檔案管理看作成一項可有可無的工作。
2.交通檔案管理過程中的影響因素
檔案管理的信息化進程中，檔案管理的一些觀念問題也會影響其主要進程，受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，檔案管理的相關部門存在著重保管而輕利用的局面，由于現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，新理念和相關學科不斷對檔案管理工作進行著種種滲透，這就在一定程度上促進檔案管理工作不斷出現(xiàn)新情況和新問題，思想觀念的陳舊，以及對開放和創(chuàng)新意識的缺乏，都讓檔案管理的信息化進程受到種種影響，檔案的安全和檔案的保密受到不同程度的挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)主要來源于兩個方面，由于檔案管理部門工作人員的保密意識和安全管理意識的缺失，在自我檔案的相關網(wǎng)頁上各種信息，并在過程中很少管理和審查，這就導致不經(jīng)意間可能泄露了機密，或者在信息化的交通檔案管理過程中存在著一系列的技術問題，導致所用電腦出現(xiàn)故障，電腦黑客對其進行肆意的攻擊，這都在一定程度上讓檔案管理的安全工作受到威脅。數(shù)字化的文件在歸檔過程中的管理問題表現(xiàn)得更加突出，網(wǎng)絡建設和檔案信息系統(tǒng)現(xiàn)在呈現(xiàn)著各行其是的局面，層次不一，開發(fā)性、服務性和共享性都比較差，很難滿足信息共享的要求。當前檔案管理工作中所運用到的辦公自動化相關的系統(tǒng)在設計過程中沒有檔案管理的工作人員的參與，或者在使用這些系統(tǒng)的過程中，管理工作人員缺少操作經(jīng)驗，都造成數(shù)字化文件的產(chǎn)生的歸檔工作存在一系列的問題。
二、完善事業(yè)單位檔案信息化建設的幾點解決對策
1.強化對事業(yè)單位檔案管理人員的培訓與招聘
檔案管理人員作為檔案信息化建設的直接執(zhí)行者，其專業(yè)技能水平的高低，直接影響著信息化建設的程度。因此，為了進一步完善事業(yè)單位檔案信息化建設，加強對交通部門檔案管理人員的培訓與招聘尤為重要。首先，交通部門應該定期安排現(xiàn)有檔案人員進行檔案信息化建設的相關技能培訓，加強其專業(yè)技能知識，并使其認識到此工作的重要性，樹立正確的工作態(tài)度；其次，對外公開招聘優(yōu)秀的檔案信息化管理人才，為事業(yè)單位引進新鮮的血液，加快事業(yè)單位檔案信息化的建設。從而提高事業(yè)單位檔案管理人員的職業(yè)技能水平，專業(yè)知識，使事業(yè)單位的檔案管理能夠跟上時代的發(fā)展步伐。
2.做好交通部門檔案管理人員的離職交接工作
交通部門應當對檔案工作人員的離職交接工作，作出嚴格的規(guī)定，從而使交接工作做到有法可依、有章可循。
3.做好檔案信息的更新管理工作，引進先進設備
由于交通部門每天都會有新的變動，所以交通部門的檔案管理人員，需要及時的跟上信息變動腳步，及時的收集新的檔案信息，不斷充實檔案信息庫，完善檔案信息庫。同時，根據(jù)交通部門的實際需求，定期跟換落后的檔案管理設備，引用先進的設備來管理檔案，為進一步完善檔案信息化建設奠定基礎。從而從根本上加快事業(yè)單位收集信息的能力與速度，更好的服務于單位。
4.建立屬于自己的檔案信息化管理規(guī)則
要想進一步完善檔案信息化建設，制定必要的檔案管理規(guī)則尤為重要。因為，任何一項管理工作，都離不開相應的規(guī)章制度。所以，交通部門在檔案信息化建設中，應該根據(jù)實際的管理情況，逐步形成和完善自己的管理規(guī)則。而不是雜亂無章的管理檔案，要采用合理有效的方式促進檔案信息化建設，且消耗最小的人力、物力、財力管理更多的檔案，只有這樣才能真正加快檔案信息化的建設，提高檔案管理的工作效率與工作質量。
結束語
新形勢下的交通檔案管理信息化工作被賦予新的時代意義，為了適應這種新的要求，并更好地為交通事業(yè)服務，我們需要加強對檔案管理工作的認識，針對檔案管理工作中所出現(xiàn)的種種問題，我們要在客觀分析的基礎之上采取正確的應對措施，并結合新的檔案管理的種種要求，制定出正確的檔案管理方法和策略，從領導到工作人員都要形成對檔案管理工作的重視，從而加快我國檔案管理事業(yè)的信息化進程。
參考文獻：
1李明秋.交通檔案管理存在的問題及對策[J].才智，2012，（32）.
摘 要 學校體育工作是學校教育的重要組成部分,是全面落實素質教育的重要方面,學校教育的基本目標之一就是“認真落實健康第一的指導思想,增強學生體質”,學校體育工作最終要讓學生掌握適合自己及養(yǎng)成終身鍛煉身體的技能方式和良好習慣,沒有一個健康的體魄其它都無從談起,要加強對學校體育工作目標落實的督導檢查。健全的體育工作檔案是落實學校體育工作目標的有力保障環(huán)節(jié)之一,也是檢查了解評判學校體育工作目標落實情況所必須的歷史記錄憑證。
關鍵詞 學校體育 體育工作 檔案管理
一、學校檔案管理與學校體育工作檔案管理
(一)學校檔案
學校各項工作自身應固有的具有保存價值的不同記載形式的歷史記錄,它是對學校查考的重要歷史憑證依據(jù),是學校發(fā)展的寶貴參考資料。
(二)學校檔案管理
用科學的原則和方法管理的學校檔案資料詳細真實客觀的記載著學校教學和管理等方面工作的每一個環(huán)節(jié),可以清楚地反映學校歷史發(fā)展的足跡,是認識把握學校建設發(fā)展的重要參考依據(jù)和憑證。完備的學校檔案資料可在對學校工作檢查了解評估中以真實原始憑證性發(fā)揮著不可替代的特有的重要作用。
(三)學校體育工作檔案管理
依據(jù)體育工作的特殊性以科學的原則和方法把學校體育工作目標落實過程中有價值的體育活動及工作情況以不同的記載形式存留保管,學校體育工作檔案是記錄學校體育各方面具體工作活動的歷史記錄憑證,也是學校建設發(fā)展的重要參考依據(jù)借鑒。
二、學校體育工作檔案管理的基本內容與目標任務
(一)學校體育工作檔案管理的內容
依據(jù)學校體育工作整體框架及《學院體育工作條例》評估指標體系的要求大致劃分如下幾方面進行檔案的接收集等管理工作,在每個層面基礎上可在細劃分。
1.學校體育工作領導組織機構管理及上級有關體育工作文件檔案;
2.學校體育教學師資隊伍建設情況檔案;
3.學校體育教學條件檔案;
4.學校體育教學管理和課程設置檔案;
5.學校體育相關教學文件檔案;
6.學校體育群體活動情況檔案;
7.學校體育課余體育訓練情況檔案;
8.學校貫徹執(zhí)行《國家學生體質健康標準》情況檔案;
9.學校體育教科研、學術交流、競賽等情況檔案;
10.其它相關情況檔案。
(二)學校體育工作檔案管理的目標和任務
1.學校體育工作檔案管理的目標
認真落實健康第一的指導思想,把增強學生體質作為學校教育的基本目標之一,培養(yǎng)德、智、體全面發(fā)展的合格建設人才,這也就是學校體育工作的目標。體育檔案管理工作是落實這一目標的具體重要環(huán)節(jié),體育工作檔案管理的目標就是以不同的記載形式把學校體育工作目標落實過程中一切有價值的體育工作及活動進行原始記錄保存和管理建立建全完整嚴謹?shù)捏w育工作檔案,否則學校體育工作目標的落實就沒有說服力。
2.學校體育工作檔案管理的任務
學校體育工作管理與體育工作檔案管理是相互依存的關系是宏觀總目標下的微觀任務具體落實的環(huán)節(jié)。任務完成過程大致有以下3個環(huán)節(jié)構成:任務的確立—完成的過程—最終的結果,體育工作檔案管理中眾多不同任務下人們付出勞動使所確立任務得以完成這一過程中以不同記載方式存留下的有價值的印跡憑證即為檔案,如體育教師的教學文件可視為文字印跡,體育競賽成績及獲獎證書獎牌等可視為實物印跡等……,總之可以記錄憑證體育目標實現(xiàn)的具體勞動過程中有價值的印跡即為體育工作檔案管理任務。體育管理工作層面多項目雜的特點也決定了與之相對應的體育工作檔案管理任務的多層面項目雜的特性。學校體育工作目標的實現(xiàn)就是由這些多層面項目雜的任務完成來保障的,最終達到促進體育教學質量的不斷提高學生體質不斷增強目標任務的實現(xiàn)。
三、學校體育工作檔案管理存在的問題
(一)對學校體育工作檔案管理的重要性認識不足
一些學校中相關部們及主管領導對體育工作檔案管理重要性認識有偏差,輕視體育檔案的管理工作,對教學等方面的工作下的力度重視的程度遠遠大于對體育工作檔案的管理,從崗位設置人員編制,職責范圍及硬件建設上都和體育工作檔案管理實際相差有一定距離,嚴重挫傷體育工作檔案管理人員的積極性。
(二)對學校體育工作檔案管理規(guī)則制度不夠健全規(guī)范
一些學校體育工作檔案管理規(guī)則制度不夠健全規(guī)范,具體體育部室沒有專門相關的管理人員來作體育檔案管理這項工作,且不能熟知有關我國檔案法的相關規(guī)定及檔案管理相關知識又不熟悉體育工作,如此一來體育工作檔案的收集管理就會出現(xiàn)遺漏不規(guī)范混雜無序,從而使體育工作檔案服務的功能大打折扣,
(三)學校體育工作檔案管理人員結構不夠科學合理
學校體育工作檔案管理不是隨意一個人就可承擔的,就如教師上崗必須有資格證,醫(yī)生行醫(yī)須有行醫(yī)執(zhí)照,現(xiàn)實中兼職做體育工作檔案管理的人員不在少數(shù),但缺乏檔案管理知識,體育教學及管理方面經(jīng)驗和理論素養(yǎng),對體育工作檔案管理的嚴肅性、重要性、創(chuàng)新性認識淡薄,在這種層面上進行體育工作檔案管理就有可能會使體育工作及活動中有價值的體育工作檔案不能及時收集歸檔管理,使一些有價值體育工作檔案缺失造成永久缺憾。
四、提高對學校體育工作檔案管理重要性的認識
以上所述學校體育工作檔案管理中存在的若干問題其之間都是相互關聯(lián)的但最首要的應是對學校體育工作檔案管理重要性認識膚淺所致,依本人實際工作中的感觸深感體育工作檔案管理的重要性大致總結歸納為以下三方面:
【關鍵詞】 事業(yè)單位 檔案信息化 問題 解決對策
前言：
檔案作為承載人類文明的重要載體，其管理工作對于每一個單位來講都十分重要的。尤其是事業(yè)單位，作為我國的行政執(zhí)法部門，其檔案信息不僅記錄著人才的培養(yǎng)與考核，還記錄著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，具有尤為重要的保存價值。因此，如何做好事業(yè)單位的檔案信息化建設，早已成為時下每一個事業(yè)單位檔案管理所面臨的首要問題。以下筆者就事業(yè)檔案信息化建設中存在的問題及解決對策進行粗淺的探討，以期為事業(yè)單位的檔案信息化建設提供有益建議。
1. 事業(yè)單位在檔案信息化管理中存在的主要問題
1.1 缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才
目前在我國事業(yè)單位檔案管理中，普遍缺乏專業(yè)的檔案管理人才。部分檔案管理人員，從未接受過正規(guī)的檔案信息化培訓，以至于在檔案信息化建設的工作中，往往存在人為的工作誤差，無法發(fā)揮檔案信息化管理的真正作用。甚至部分事業(yè)單位并沒有專門的檔案管理人才，而是由其他部分的工作人才兼任。以至于，在檔案信息化工作中，不僅僅無法順利進行檔案信息化建設，也造成許多檔案人員在工作過程中敷衍了事，缺乏強烈的責任心與耐心，去完善檔案信息化建設，發(fā)掘檔案信息化建設過程中存在的問題。
1.2在檔案信息化建設中缺乏完善的離職交接制度
現(xiàn)今社會，很少有人會在一個崗位上一直持續(xù)下去直至退休。尤其是事業(yè)單位，其人員換屆更是有著必然性。因此，在檔案管理工作中，檔案管理人員的離職交接一直檔案管理部門的首要問題。尤其是突發(fā)性離職交接，例如：檔案管理人員離職、出過深造、生病等突發(fā)性事件，都對檔案管理工作的順利進行造成了極大的影響。同時，由于目前絕大多數(shù)的檔案管理部門，缺乏完善的交接手續(xù)，以至于檔案管理人員在進行離職工作交接時，無法做到有章可依，有章可循，最后造成許多檔案變成“死檔”、“棄檔”，給事業(yè)單位造成了極大損失。
1.3事業(yè)單位在檔案信息保管中尚缺乏有效的措施
保管好檔案信息是檔案管理工作的一個重要步驟，雖然現(xiàn)在電子檔案已經(jīng)越來越破普及，但是多數(shù)機密、重要的檔案信息，事業(yè)單位還應同時采用紙質檔案管理的方式進行管理備案。然而目前，事業(yè)單位在檔案信息化建設后，針對機密、重要檔案的備案尚缺乏有效的措施，造成電子檔案與紙質檔案管理制度不配套。以至于，許多檔案造成丟失、損壞。而在查找使用中，又無法發(fā)揮檔案信息的最大利用價值，極大的遏制了事業(yè)單位檔案信息化建設的進一步發(fā)展。
1.4事業(yè)單位缺少高科技管理和保護檔案的意識
隨著時代的進步，事業(yè)單位原有的檔案管理方式和管理設備，已經(jīng)無法適應當前的時展。然而目前我國絕大多數(shù)的事業(yè)單位，還是沒有認識到這一問題的嚴重性。以至于在日常管理中，大多數(shù)事業(yè)單位的檔案信息管理，無法及時的更新，或者是更新速度緩慢。同時，也沒有根據(jù)社會的發(fā)展，工作的實際需求，引進高科技設備進行檔案的管理與修復，對檔案的信息的保護意識仍很薄弱。
2. 完善事業(yè)單位檔案信息化建設的幾點解決對策
2.1強化對事業(yè)單位檔案管理人員的培訓與招聘
檔案管理人員作為檔案信息化建設的直接執(zhí)行者，其專業(yè)技能水平的高低，直接影響著信息化建設的程度。因此，為了進一步完善事業(yè)單位檔案信息化建設，加強對事業(yè)單位檔案管理人員的培訓與招聘尤為重要。首先，事業(yè)單位應該定期安排現(xiàn)有檔案人員進行檔案信息化建設的相關技能培訓，加強其專業(yè)技能知識，并使其認識到此工作的重要性，樹立正確的工作態(tài)度；其次，對外公開招聘優(yōu)秀的檔案信息化管理人才，為事業(yè)單位引進新鮮的血液，加快事業(yè)單位檔案信息化的建設。從而提高事業(yè)單位檔案管理人員的職業(yè)技能水平，專業(yè)知識，使事業(yè)單位的檔案管理能夠跟上時代的發(fā)展步伐。
2.2 做好事業(yè)單位檔案管理人員的離職交接工作
事業(yè)單位應當對檔案工作人員的離職交接工作，作出嚴格的規(guī)定，從而使交接工作做到有法可依、有章可循。例如：當一個事業(yè)單位的工作人員因為一些原因需要離開崗位的，要在臨走之前做好檔案的交接工作，并留下其聯(lián)系方式，方便原單位在發(fā)現(xiàn)問題時及時聯(lián)系。同時，最好交接工作的書面?zhèn)渥?，以此區(qū)分工作責任，方便日后查閱。
2.3做好檔案信息的更新管理工作，引進先進設備
由于事業(yè)單位每天都會有新的變動，所以事業(yè)單位的檔案管理人員，需要及時的跟上信息變動腳步，及時的收集新的檔案信息，不斷充實檔案信息庫，完善檔案信息庫。同時，根本事業(yè)單位的實際需求，定期跟換落后的檔案管理設備，引用先進的設備來管理檔案，為進一步完善檔案信息化建設奠定基礎。從而從根本上加快事業(yè)單位收集信息的能力與速度，更好的服務于單位。
2.4建立屬于自己的檔案信息化管理規(guī)則
要想進一步完善檔案信息化建設，制定必要的檔案管理規(guī)則尤為重要。因為，任何一項管理工作，都離不開相應的規(guī)章制度。所以，事業(yè)單位在檔案信息化建設中，應該根據(jù)實際的管理情況，逐步形成和完善自己的管理規(guī)則。而不是雜亂無章的管理檔案，要采用合理有效的方式促進檔案信息化建設，且消耗最小的人力、物力、財力管理更多的檔案，只有這樣才能真正加快檔案信息化的建設，提高檔案管理的工作效率與工作質量。
結束語：
綜上所述，本文筆者就事業(yè)單位檔案信息化建設進行粗淺的探討，使我們更加清楚的認識到，檔案信息作為事業(yè)單位進行決策、分析的重要依據(jù)，在構建社會主義中占據(jù)著十分重要的地位。因此，如何進一步完善事業(yè)單位的檔案信息化建設，將檔案信息化建設真正落實到事業(yè)單位的日常章程中，早已目前事業(yè)單位進行檔案管理的首要工作，具有十分重要的現(xiàn)實意義。
參考文獻：
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關鍵詞：高速公路；檔案管理；現(xiàn)狀；對策
Abstract: With the continuous development of China's highway, highway engineering file management has attracted more and more attention. Combining with the status quo and problems of the current highway file management, the corresponding solutions for how to do the work of highway file management are proposed in this paper.
Key words: highway; file management; the status quo; solution
中圖分類號：U412.36+6 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
伴著中國高速公路等級越來越高，對工程質量要求也越來越高，作為公路工程施工管理、竣工驗收、檢驗工程質量的重要憑證——高速公路工程檔案管理也越來越受到重視，它所具有的重要作用是能為高速公路的項目運用、養(yǎng)護、改建、擴建提供準確、可靠、真實的依據(jù)，從而減少大量的人力、物力、財力。本文結合當前高速公路檔案管理的現(xiàn)狀與存在問題進行簡要的分析并對如何做好高速公路檔案管理工作提出相應的對策。
一、新時期高速公路檔案管理的現(xiàn)狀與存在問題
近幾年，由于中國高速公路建設事業(yè)得到了快速發(fā)展，大量的工程項目檔案也隨之產(chǎn)生，再加上高速公路工程由于受諸多客觀因素，如專業(yè)性強、投資大、工期長，項目多，參建單位多等影響，使高速公路所形成的格局是線長、點多、面廣，正是這一格局致使工程檔案管理存在很多困難。詳細表現(xiàn)如下：
1.過分注意工程建設，忽視資料整編工作
在高速公路的工程建設中，作為“硬件”的建筑物本身是摸得著，看得見的，為大家所矚目，領導關懷，社會各界關注，幾乎所有的人都把精力放到工程建設當中，抓進度，抓質量，抓關鍵目標的完成。而作為“軟件”的工程資料，卻被棄之一旁，等到工程即將驗收時，才被想到，于是加班加點抽調人員整理資料，可想而知，資料整編的效果。
2.日常資料管理缺乏規(guī)范性
在工程的詳細施行過程中，無論是建設單位，還是施工單位，無論是想象單位，還是監(jiān)理單位，在日常的資料管理中都花費了較大的人力、物力，做了很多工作，但基本都是圍繞工程的施行，而并沒有將日常資料與最后的整編歸檔有機結合，致使在資料的管理上深度不夠，規(guī)范程度較低。
3.缺乏既懂工程檔案管理又懂工程技術的人員
之所以工程的原始文件不規(guī)范，質量不高，其中最重要的因素是這些原始資料，多數(shù)由現(xiàn)場的作業(yè)層完成，而作業(yè)層人員素質較低，技術力量薄弱，培訓少，管理水平有限；監(jiān)理人員參加正規(guī)國家監(jiān)理工程師培訓的較少，擁有工程師資質的人員較少，在施工現(xiàn)場監(jiān)理的工程師雖然有專業(yè)技術，但施工管理水平差，因此，不能做到現(xiàn)場簽證嚴格把關；有的施工單位在工程檔案管理方面雖然配備了一些專門的具有較高專業(yè)知識的檔案管理人員，但對工程建設方面的專業(yè)知識了解甚少，以至不懂工程技術，而工程技術人員又不認識檔案管理方面的知識，二者不能有效結合。
4.缺乏健全的資料管理制度
雖然各參建單位建立了一些資料管理制度，但由于管理制度不健全，再加上建設單位和施工單位對竣工資料管理重視不夠，所以資料整編工作難以有效開展。詳細表現(xiàn)在：文件、技術通知的管理規(guī)定不統(tǒng)一，編號不系統(tǒng)，規(guī)格大小不統(tǒng)一；竣工資料編制要求不明白，沒有詳細措施有效控制竣工文件的質量；工程建設的特點是周期長，人員頻繁變動，再加上在工程資料管理方面尚未有專門制度保管與移交資料，因此，在資料移交時，易造成交接手續(xù)不到位，資料遺失，給歸檔工作造成很大的損失。
5.檔案管理缺少法律控制
工程資料質量失控，其法定原因是建設單位與施工單位在簽訂合同時，沒有明確、詳細的整編責任，整編內容，而且整編的深度及要求也沒細化，造成工程檔案資料管理缺少法律控制。
6.缺乏完善的資料整編規(guī)范及標準
在工程檔案管理方面，國家出臺了一些相關的規(guī)范，交通主管部門也制定了相應的規(guī)定，但由于形勢在不斷的發(fā)展，這些固定的規(guī)范和標準難以詳盡、完善的滿意具有特別性的工程項目，因此，在工作的詳細開展中，經(jīng)常會遇到困難，如沒有合理的資料分類方法，沒有明白的資料整編的責任劃分，沒有明確規(guī)定由誰負責整編幾個單位共同形成的資料等等。
二、做好高速公路檔案管理工作的對策
1.制定檔案管理規(guī)則，確保檔案在宏觀上的管理
在工程建設之初，為了加強對建設過程中所形成的材料進行搜集、整理、歸檔、編目、裝訂等，以達到“ 齊全、完整、準確” 的要求，可依據(jù)《檔案法》，按交通部《公路工程竣工驗收方法》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理方法》、《高速公路建設項目案卷質量標準》，結合詳細路段高速公路建設項目管理的特點，編制相應的《高速公路檔案資料管理規(guī)定》、《高速公路建設項目檔案分類編號規(guī)則》等。在工程施行階段，應結合本路段的詳細情況，組織專業(yè)人員編制體現(xiàn)本路段的《高速公路竣工文件編制方法》，詳細規(guī)定檔案資料的搜集與整理的內容與質量要求，組卷的方法與要求，案卷的編制、裝訂、編目、保管等方面的要求，以有效控制檔案資料的齊全完整及填寫質量。通過各項規(guī)則的制定，使檔案分類整理有章可循，工作規(guī)范、有序進行，切實做到對檔案的整理、搜集、歸檔的宏觀管理。
2.腳踏實地，確保施工資料的真實性管理
真實是歸檔文件的生命，是工程建設質量檢驗的基點，也是竣工驗收高速公路工程的關鍵。要想為工程質量評定與質量查詢提供簡潔有效的信息，必須要有真實、完整的施工資料，這樣，才能充分發(fā)揮文件效能，才能反映工程全貌，也能為以后的公路改造、維修、擴建提供基本依據(jù)。施工原始記錄的真實性體現(xiàn)在所記錄的事件是確定的某一工夫段，與確定地點發(fā)生聯(lián)系的分項工程或施工工序。施工記錄的工夫跨度應與分項工程的詳細工夫一致。施工數(shù)據(jù)的完整性體現(xiàn)在施工記錄體系的各個組成部分相互補充、相互驗證。同時，采用“三同時”的管理模式，即在招投標的同時明確提出檔案管理要求；在檢查工程質量的同時檢查檔案形成積累情況；在工程交工驗收的同時驗收檔案的搜集和整理情況，確保檔案齊全、真實管理。
3.嚴把竣工驗收關，確?？⒐n案憑證作用的發(fā)揮
在工程項目建設驗收階段，工程技術人員與檔案部門的驗收人員要密切配合、嚴格把關，嚴格檢查各施工單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告，對隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程想象變更單的落實情況要著重檢查，如存在問題及時整改，以確?？⒐n案的真實性和準確性，在工程項目合同決算時，使竣工檔案資料能真正發(fā)揮憑證作用。
4.制定制約措施，確保資料的完整性管理
依據(jù)《檔案管理方法》與《竣工資料編制方法》制定相應的合同、運用法律手段加強檔案資料的管理。在合同中應確定參建各方的檔案責任與權利，明確文件材料的形成范圍、費用及歸檔套數(shù)，明確檔案質量及權屬，從法律上真正保證檔案歸檔工作。工程監(jiān)理也應充分發(fā)揮監(jiān)督職能，監(jiān)督、審核、驗收工程資料形成及檔案整理工作。在工作的詳細開展中，要施行專項檢查評比，建立獎罰分明的經(jīng)濟責任制，獎先罰后，以加強參建單位檔案管理的質量意識，以推進優(yōu)質檔案的形成。
5.制定檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的制度保障管理。在制定檔案管理規(guī)則的基礎上，為了保證各項規(guī)則的真正落實，應建立、健全項目檔案管理制度，使項目檔案的分管領導及各部門如建設、想象、施工、監(jiān)理單位專兼職檔案人員均明確職責，切實抓好項目文件資料的形成、積累和有序管理，以保證歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全、規(guī)范，保證施工技術材料記錄齊全、簽署完備，原材料質量保證資料真實可靠，竣工圖與實物相符，真正完成“網(wǎng)絡”檔案管理，以保證工程建設全過程各階段檔案工作進程的順暢。
6.加強人員業(yè)務培訓，確保檔案的有序管理
隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息量在急劇增長，而檔案作為人類社會活動的產(chǎn)物，必然伴隨著社會活動方式的轉變。檔案管理要適應社會的快速變化就得轉變觀念，摒棄舊的思想、舊的習慣，在思想上、作風上有一個全新的轉變，觀念的創(chuàng)新引領著檔案工作各個層面的創(chuàng)新。觀念創(chuàng)新是檔案管理工作靈魂，學習是發(fā)展的動力，是創(chuàng)新的源泉，檔案工作人員要站在更高的角度審視檔案管理工作，采取各種有效可行的辦法，最大化地利用檔案現(xiàn)有資源，全方位地宣傳檔案工作的重要性，使更多的人能夠了解檔案是什么，能夠認識到檔案的價值。不斷豐富館藏檔案資源，特別是加強與民生相關的檔案收藏，例如醫(yī)療衛(wèi)生、收入分配、衣食住行、教育、科技、土地等方面檔案的收藏。
二、科技創(chuàng)新
科技創(chuàng)新是動力，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新是檔案工作跨越式發(fā)展的支點?，F(xiàn)代化的檔案管理要求必須以科技創(chuàng)新的思想和觀念來開展，檔案信息數(shù)字化是檔案管理事業(yè)發(fā)展的趨勢。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡化的方式鏈接，具有可共享、動態(tài)易控、可變依賴等新型載體的特征。傳統(tǒng)的紙質檔案信息與載體不可分割。未來的檔案管理必然是運用高科技知識型的，那么科技創(chuàng)新必然是動力。在今后的檔案管理過程中，技術創(chuàng)新將成為最直接的動力。
三、管理創(chuàng)新
在檔案的管理模式當中，要適應社會發(fā)展的需要，創(chuàng)新是檔案管理工作的重中之重，它不僅在政策制度、指導思想、工作模式上體現(xiàn)出來，還體現(xiàn)在檔案人員業(yè)務素質上，只有結合自己的崗位邊學習邊操作才能有效地實現(xiàn)管理創(chuàng)新。檔案管理工作是一項具有管理性、服務性和政治性的工作，從收集、整理、鑒定、保管、檢索到利用，都有著自己的管理對象、管理手段、管理理論和管理原則。當前隨著數(shù)字化、信息化的飛速發(fā)展，利用現(xiàn)代化設備管理檔案已成為一種趨勢。為適應現(xiàn)代化技術的需要，國家檔案局于2000年6月頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》，在傳統(tǒng)檔案管理的工作方式上，兼顧了計算機管理和手工管理兩種方式，這是檔案管理的一種創(chuàng)新。檔案管理越來越需要創(chuàng)新，需要及時按照上級的一些新思想、新要求及時修訂完善檔案工作方面的管理規(guī)則。
四、管理體制創(chuàng)新
管理體制是規(guī)定各部門的管理范圍、權限職責、利益及其相互關系的準則，管理體制創(chuàng)新是檔案管理工作的保障，它對管理效率有著直接的影響，是實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的有效途徑，對檔案管理事業(yè)蓬勃發(fā)展起著決定性的作用。所有創(chuàng)新活動都有賴于制度創(chuàng)新的變革和持續(xù)激勵，并最終以制度化的方式長久地發(fā)揮自己的作用。建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，明確檔案工作的發(fā)展方向、目標，定期對檔案人員進行業(yè)務培訓，統(tǒng)一業(yè)務指導，充分發(fā)揮檔案人員的組織協(xié)調溝通能力。
五、服務創(chuàng)新
服務創(chuàng)新是檔案管理的核心，也是檔案工作的橋梁。受舊的工作理念的影響，很多檔案工作者安于現(xiàn)狀，觀念保守，缺乏民主意識，認識不到檔案信息的重要性，“重藏輕用”、“看攤守業(yè)”的心態(tài)較重，工作重心只是圍繞如何保管和收藏檔案資料。提供檔案利用服務是檔案部門的職責，這就要求我們檔案工作者緊跟時展，改進工作作風，寓管理于服務中，不斷提高自身素質，努力具備廣博的知識，熟練掌握現(xiàn)代化科技手段和先進管理技術，開發(fā)具有特色的信息，提前作出有目的的選題，制成形式各樣的編研文獻，讓利用人能夠最快捷的得到最有價值的檔案信息。轉換服務角色，完善服務方法，主動服務，及時、準確、熱情、全面地為檔案利用者提供服務。
六、總結
