時間：2023-06-01 08:53:16
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇工作檔案和人事檔案，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、當前人事檔案管理工作存在的問題
1.社會對人事檔案管理工作普遍不夠重視
人事檔案管理工作是一項平凡瑣碎的工作，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，更不容易干出工作成績，所以很難引起社會的重視。一些單位領(lǐng)導對人事檔案管理工作往往是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”，認為人事檔案工作無非就是“修修補補、抄抄寫寫、查查看看”的事務性工作，不是單位的重要工作。有些檔案管理人員“半路出家”，缺乏應有的專業(yè)知識。許多用人單位尤不愿在人事檔案管理方面投入人員和財力。許多畢業(yè)生意識不到檔案的重要用途，工作后流動性強，檔案又不能隨身自帶，只好把檔案長期留在學?；蛉瞬沤涣髦行闹弥焕?，導致大量“死檔”。
由于對檔案管理工作普遍重視不夠，導致人事檔案管理工作常常處于被動應付狀態(tài)，難于充分發(fā)揮其服務功能。
2.檔案管理內(nèi)容不能與時俱進
目前人事檔案收集歸檔的材料主要包括個人履歷、自傳、鑒定考核、學籍和職稱、政審情況、黨團關(guān)系、獎勵與處分、職務任免、工資晉升等方面的材料。這些檔案材料只能片面反映一個人的歷史面貌和靜態(tài)情況，很難全面、完整地將個人的特點和才能表現(xiàn)出來。近年來干部人事制度改革中形成的能夠真實反映干部德能勤績廉表現(xiàn)、具有長期查考價值的材料（如年終測評分數(shù)、個人特長、信用記錄等）未能及時補充到干部人事檔案中來。這樣就使人事檔案很難對人才進行全面深入的考核，對用人單位的參考價值也就非常有限。
3.檔案材料不夠規(guī)范
一是檔案材料沒有及時更新，造成材料缺失現(xiàn)象嚴重?，F(xiàn)代社會人才流動非常頻繁，客觀上給檔案材料的及時收集造成了困難；另一方面，有些用人單位檔案管理人員責任心不強，檔案轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入單位檔案管理人員缺乏溝通協(xié)調(diào)，沒有及時提供新的材料，造成很多檔案材料不連續(xù)，出現(xiàn)空白，造成“斷檔”。二是檔案材料格式混亂。有些檔案材料的手續(xù)不齊全，缺少日期、印章、簽字等程序，影響檔案的效力；有些材料用紙大小不一，難以進行裝訂；有些檔案裝訂混亂，亂孔、脫頁現(xiàn)象較多，影響檔案的保存。
4.檔案材料失實現(xiàn)象嚴重
有些檔案材料如考核鑒定、個人總結(jié)、入黨申請等只寫成績，不寫問題，只寫優(yōu)點，不寫缺點，只寫對自己有利的，不寫對自己不利的，不能實事求是地反映一個人的情況；有些人為了利益需要，擅自涂改年齡、工齡等檔案信息，更有甚者，不惜買假文憑、造假檔案，欺騙組織，近年來發(fā)現(xiàn)的王紅英、黃梅芳、王亞麗、薛新民、徐楷、沈慶華等檔案造假案典型地反映出當前人事檔案誠信缺乏的嚴重程度。這些現(xiàn)象，嚴重影響了檔案的權(quán)威性和公信力。
5.檔案管理的信息化程度不高
大多數(shù)單位檔案管理工作電子化、信息化程度很低。有些只是錄了工作人員“三齡一歷”、職稱、職務等基本信息和人事檔案目錄，沒有使用專用檔案管理軟件進行檔案管理，沒有實現(xiàn)檔案數(shù)字化等；有些單位檔案管理工作甚至還處在手工、半手工狀態(tài)。這種狀況造成檔案管理工作效率低下，容易對檔案造成一定的污染和毀損，容易弄虛作假，難以實現(xiàn)資源共享。
二、加強人事檔案管理工作的對策
1.加大宣傳培訓力度，真正重視人事檔案管理工作
領(lǐng)導干部要重視檔案管理工作。挑選熱愛檔案管理工作、原則性強，保密意識強、兢兢業(yè)業(yè)、甘于奉獻的人員從事檔案管理工作；要對檔案管理人員進行專業(yè)、系統(tǒng)的培訓，尤其是要認真學習《中華人民共和國檔案法》、《保密法》、《干部人事檔案管理工作細則》、《干部檔案工作條例》、《干部任用條例》等文件，熟練掌握干部人事檔案工作的基本知識、程序和要求，熟悉計算機操作并掌握檔案管理方面的相關(guān)軟件應用技術(shù)。通過培訓，不斷提高人事檔案管理人員的工作能力和專業(yè)素質(zhì)。
同時，要向廣大企事業(yè)單位積極宣傳檔案的重要作用；督促其及時更新、收集員工的檔案材料，保持檔案材料的連續(xù)性。向各單位員工和高校畢業(yè)生宣講檔案在就業(yè)、升職、出國等方面的重要作用，盡量避免“棄檔”、“死檔”等現(xiàn)象。
2.完善豐富檔案內(nèi)容，提升檔案利用價值
在檔案內(nèi)容上，要與時俱進，除了現(xiàn)行規(guī)定收集歸檔的材料外，還應逐步建立起檔案管理部門與用人單位、教育、紀檢、公安、銀行、民政、社保等部門的合作機制，收集平時工作業(yè)績材料（包括工作實績、獲得獎勵、科研成果、培訓學習等）、個人信用記錄材料（包括銀行信用和社會信譽記錄等）、繳納養(yǎng)老金材料、戶籍材料、簽訂合同材料以及個人特色材料等，提升人事檔案的社會服務功能。
3.統(tǒng)一檔案材料要求，促進檔案材料規(guī)范化
一要規(guī)范檔案材料收集途徑、內(nèi)容、時間，確保及時歸檔、更新；二要督促用人單位和相關(guān)部門及時收集檔案材料，避免檔案材料的缺失；三要嚴格把關(guān)，規(guī)范檔案材料的手續(xù)，對于缺少日期、簽名、印章等的材料要求有關(guān)部門和人員及時完善，避免檔案材料的效力缺失；四要盡量統(tǒng)一紙張大小，便于檔案材料的整理和裝訂。
4.加大教育和懲處力度，增強人事檔案的公信力
一是加強宣傳教育，嚴禁為了個人利益涂改、偽造檔案材料；二是對于收集來的材料，尤其是學籍、職稱、業(yè)績等材料要仔細查驗，發(fā)現(xiàn)問題立即清退；三是對造假嚴重者要嚴厲打擊，依法對其進行曝光或處罰。
參加工作時間和工齡是人事檔案的重要內(nèi)容，直接關(guān)系到職工的福利待遇。以下是小編整理的人事檔案中參加工作時間和工齡的認定，歡迎大家一起學習。
參加工作時間，是指工作人員專職參加工作的起始時間。工齡，是指職工自與單位建立勞動關(guān)系起，以工資收入為主要來源或全部來源的工作時間。參加工作時間是工齡的起始點，工齡是參加工作的總體時間。
參加工作時間和工齡是人事檔案的重要內(nèi)容，直接關(guān)系到職工的福利待遇。目前人事檔案專項審核中，對參加工作時間和工齡的認定中經(jīng)常會遇到的問題主要有，一是大學畢業(yè)生畢業(yè)后二次派遣時間、轉(zhuǎn)正定級時間與繳納保險保險不統(tǒng)一導致參工時間記載不一致;二是存在因參軍，下鄉(xiāng)知青、民辦教師、鄉(xiāng)村醫(yī)生等參加工作的材料不齊全，致使參加工作時間不好確認。
造成這些問題的原因通常是因為：一是個人為了自身利益或書寫錯誤;二是部分人資工作人員業(yè)務不夠熟練，對相關(guān)政策理解不到位造成填寫錯誤;三是各個地方相關(guān)認定政策不統(tǒng)一，人才流動后造成參加工作時間不一致的情況。
參加工作時間和工齡的認定辦法及政策依據(jù)
1、 工人參加工作時間。(1)《全民所有制工業(yè)企業(yè)轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制條例》(國務院令第103號，1992年7月23日施行)施行前招用為勞動者的，以其初次參加工作時縣級以上勞動人事部門審批時間作為認定依據(jù)進行認定。(2)《全民所有制工業(yè)企業(yè)轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制條例》施行后至《中華人民共和國勞動合同法》(2008年1月1日起施行)施行前招用為勞動者的，以首次簽訂勞動合同之日或企業(yè)辦理錄用手續(xù)之日作為認定依據(jù)進行認定。(3)《勞動合同法》施行后招用勞動者的，以用工之日作為認定依據(jù)進行認定。(4)工人參加普通大中專院?？荚嚿蠈W，畢業(yè)后重新派遣的，其參加工作時間認定，正式工以招工時間為準，合同工或長期臨時工按照畢業(yè)分配工作后到單位報到之日起計算。
2、 根據(jù)山東省人社廳《關(guān)于全日制普通大中專畢業(yè)生參加工作時間確定及工齡計算問題的復函》(【1998】魯人工函1號)全日制普通大中專畢業(yè)生，由畢業(yè)生就業(yè)主管部門派遣到機關(guān)事業(yè)單位工作的，其參加工作時間及工齡，從報到起薪之日起計算。
3、 復員、退伍軍人參加工作時間。從縣(市)人民政府征兵辦公室批準入伍之日算起。
4、 下鄉(xiāng)知青參加工作時間?！秳趧尤耸虏筷P(guān)于解決原下鄉(xiāng)知識青年插隊期間工齡計算問題的通知》(勞人培【1985】23號)規(guī)定，原下鄉(xiāng)知識青年“參加工作的時間，從下鄉(xiāng)插隊之日算起”。其認定依據(jù)為下鄉(xiāng)知識青年的有關(guān)審批材料或真實有效的證明材料。
5、 民辦教師參加工作時間;原國家教育委員會【87】教計字160號文件規(guī)定：“民辦教師轉(zhuǎn)為公辦老師后，其參加工作時間，從本人計算連續(xù)工齡的起始時間算起”。其認定依據(jù)為民辦教師有關(guān)審批材料或真實的證明材料。
6、 鄉(xiāng)村醫(yī)生(原赤腳醫(yī)生)參加工作時間?！缎l(wèi)生部關(guān)于鄉(xiāng)村醫(yī)生工齡計算有關(guān)問題的通知》(【88】衛(wèi)人字第22號)規(guī)定，“鄉(xiāng)村醫(yī)生成為國家正式職工，并繼續(xù)從事衛(wèi)生工作的，其能加工作時間，從本人計算連續(xù)工齡的起始時間算起”，并須經(jīng)縣以上衛(wèi)生行政部門批準。其認定依據(jù)為鄉(xiāng)村醫(yī)生有關(guān)審批材料或真實有效的證明材料。需要說明的是1988年1月1日以后的鄉(xiāng)村醫(yī)生，須有縣以上衛(wèi)生行政部門考試考核，并取得鄉(xiāng)村醫(yī)生證書。
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案；工作建議
人事檔案是在社會實踐中形成的，記錄和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況，且按照一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄集中保管起來的文字材料。事業(yè)單位如機關(guān)、學校、醫(yī)院等人事檔案，是指那里的職工在單位工作、管理過程中形成的文字材料，它反映了職工的思想品德、專業(yè)能力、工作業(yè)績、科研水平等方面的情況。人事檔案作為一種信息資源，為人事部門及黨委選拔、考察和使用干部發(fā)揮了重要作用。在新形勢下，為使人事檔案工作更好地為培養(yǎng)、使用人才服務，科學地管理人事檔案是非常重要和必要的。
一、有些事業(yè)單位人事檔案管理有待加強
1.有的單位領(lǐng)導重視不夠，人事檔案管理落后。比如，在組織、人事部門是利用人事檔案最頻繁的部門，但在人事檔案管理上卻存在著一些偏見，加之長期以來人事檔案始終被蒙上一種神秘的色彩，使之在人員的選用上過于偏重人事檔案人員的政治思想素質(zhì)，忽視了人事檔案人員的技術(shù)性和專業(yè)性，使檔案人員變成了純粹的保密員和保管員。在人員培訓方面，人事檔案人員也常常是被遺忘的角落，這就導致了人事檔案管理難以形成科學化、系統(tǒng)化、標準化的管理。人事檔案存貯、檢索手段也比較落后，加之過于神秘，檔案材料存入檔案室后就一鎖了之，檔案的利用率極低，不能及時有效地為選才、用人提供信息，為人才開發(fā)服務。
2.有的人事檔案與檔案部門脫離，業(yè)務上失去監(jiān)督指導。人事檔案作為檔案的一個門類，理應有自己的“家”。人事檔案在作用、管理、利用和保護等方面和其他檔案有著相同或相近之處。但由于種種原因，人事檔案長期脫離檔案“家族”，處于一種有“家”無法歸“家”的狀態(tài)，因此，在業(yè)務上容易失去檔案部門應有的指導，使其不能準確、全面地被利用。
3.人事檔案信息的單一性和不完整性。人事檔案既然是全面記述個人經(jīng)歷的文字材料，就必須反映各方面的全貌，而目前人事檔案材料有的存在著下面一些問題：（1）政治術(shù)語多，全面評價少，充滿套話、空話的材料較多，對個人德、能、勤、績四個方面的記載及反映個人個性特征的材料卻很少。（2）“定性”描述結(jié)論多，“定量”考核分析少。目前的人事檔案中，在評價某人時，多采用的是一些諸如“服從分配，熱愛本職工作，認真鉆研業(yè)務，積極肯干，成績顯著”的淡化模式，缺少“動態(tài)”的經(jīng)常性的實際考核與數(shù)據(jù)的材料，不能及時、準確地反映出一個人各方面真實的面貌。（3）“死”材料多，“活”材料少。目前的人事檔案中，一般多是反映本人過去歷史、家庭出身和社會關(guān)系的材料，而反映個人愛好、業(yè)務專長、創(chuàng)造能力、進修培訓的成績以及工作成就的材料很少。
二、關(guān)于事業(yè)單位加強人事檔案管理的幾點建議
1.建立健全各項規(guī)章制度，明確人事檔案工作人員的工作職責，完善人事檔案管理制度。各級領(lǐng)導要提高認識，要在調(diào)查研究的基礎上，從本單位的實際出發(fā)，逐步建立健全人事檔案管理的各項規(guī)章制度，把握人事檔案工作者的職責，明確人事檔案歸檔范圍，并形成規(guī)范化、制度化、科學化的工作程序和工作方法。在此基礎上，做到及時地做好人事檔案材料的收集、整理、審查與歸檔工作，經(jīng)常進行檔案材料的鑒定、清理，迅速方便地為組織、人事部門查閱提供服務。
2.不斷提高人事檔案工作人員的素質(zhì)，建設一支強有力的人事檔案工作隊伍。人事檔案隊伍的政治素質(zhì)的優(yōu)劣，科學文化和專業(yè)素質(zhì)的高低，對于提高工作水平、加快改革步伐起著極為重要的作用。要逐步地對檔案工作者進行業(yè)務培訓，使他們不但熟悉本單位人員狀況、工作動態(tài)，還要懂得檔案管理知識，掌握計算機應用等有關(guān)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學知識。同時還要加強檔案人員的思想作風和組織建設，提高他們的政治素養(yǎng)，努力把他們培養(yǎng)成一支擁護黨的路線，了解人事工作方針、政策，熟悉檔案業(yè)務，遵守組織紀律和熱愛本職工作的檔案工作隊伍。
3.改善人事檔案工作的組織體系。人事檔案是在高校人事管理過程中形成的，它不應該游離于“檔案”之外，應回到檔案家族中，由檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一管理。這樣既可以解決人力、物力和財力，更重要的是可以與其他姊妹門類如業(yè)務檔案、人物檔案等攜手合作，相互補充，增加信息的包容量，變?nèi)耸聶n案的“死”檔案為“活”信息。實行一體化管理不僅有利于穩(wěn)定隊伍，提高工作人員素質(zhì)，消除過去那種人事檔案管理人員不被檔案家族承認的冷落感，能夠增強檔案專業(yè)人員的責任感和使命感，使他們更熱愛和安心自己的工作，努力提高自己的業(yè)務水平，同時還可以充分發(fā)揮人事檔案的生命力，更好地為人才開發(fā)提供信息資源。
4.重視人事檔案材料的收集和檔案信息開發(fā)。所謂收集開發(fā)，就是根據(jù)人事工作的開展，努力開發(fā)信息資源.廣泛收集人事檔案材料，不斷充實檔案內(nèi)容。我們感到，前些年形成的人事檔案材料內(nèi)容貧乏，缺少反映德、能、勤、績的具體材料。因此，人事檔案要經(jīng)常補充新材料，完整反映每個人的情況，減少時間差造成的信息老化。除了反映歷史記載外，還必須有現(xiàn)時的“動態(tài)”材料，為考察、選拔、培養(yǎng)和使用干部提供可靠的依據(jù)。
5.努力更新檔案管理方式，充分發(fā)揮檔案的作用。目前人事檔案主要是手工查找，利用者帶著問題查閱檔案，“取其所需”，這對解決某個問題起到了一定的作用，但速度慢、效率低。隨著現(xiàn)代化建設和改革開放的發(fā)展，此種原始的檔案管理和利用方式已不適應形勢的需要。為改變此種狀態(tài)，積極有效地利
用檔案，用計算機管理檔案，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理已勢在必行。此外，還應建立人事檔案綜合管理體系，把封閉半封閉的檔案“資料庫”變成適應人事工作需要的“服務部”。
總之，人事部門檔案管理必須與其他檔案實行一體化管理，建立健全各項規(guī)章制度，不斷提高人事檔案工作人員的素質(zhì)，建設一支強有力的人事檔案工作隊伍，努力更新檔案的管理方式，重視人事檔案材料的收集和檔案信息的開發(fā)，使人事檔案在改革開放的新形勢下，更好地為培養(yǎng)、使用人才服務。
參考文獻
[1]陳國英 機關(guān)人事檔案管理中存在的問題與對策[J].紹興文理學報，2002，（12）.
一、提高對流動人員人事檔案工作重要性的認識
流動人員人事檔案管理工作。是伴隨著改革開放以來人事制度改革的不斷深化而發(fā)展起來的。它關(guān)系到勞動者的切身利益，關(guān)系到人事檔案工作體系的完整，關(guān)系到我國人事制度改革進程的進一步深入，關(guān)系到依法治國和人才強國戰(zhàn)略的具體實施。
1、流動人員人事檔案管理為人才由“單位人”轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣恕眲?chuàng)造了條件。傳統(tǒng)體制下的人事檔案對人才的流動有較大的制約作用。會產(chǎn)生“人走檔不走”的情況。這給流動人員的工作、生活、待遇、戶籍等方面帶來麻煩。但是流動人員在身份認定、工齡計算、求職就業(yè)、出具證明、職稱評審、計劃生育、辦理保險、退休審批等方面都需要人事檔案。這就要求進一步加強流動人員人事檔案的管理工作。
2、流動人員人事檔案的有效管理，推動了人才資源的合理配置與使用，一方面促進了單位用人自和人才擇業(yè)自的落實，另一方面有利于人才能進能出的渠道暢通。消除了人才流動中的體制。促使企事業(yè)特別是國有企業(yè)用人制度的改革。推動了政府人事部門的職能轉(zhuǎn)變與服務空間拓展，這是對傳統(tǒng)人事管理體制和制度的歷史性突破。
3、流動人員人事檔案為單位選人用人提供了依據(jù)。具備重要的憑證價值。它是用人單位準確選擇、正確評價、科學管理與使用人才的可靠依托，是流動人員從學校到工作各階段諸多情況得到權(quán)威性證明的最有效保障。
二、加強流動人員人事檔案在各個環(huán)節(jié)規(guī)范化管理
1、加強收集工作，完善檔案內(nèi)容。檔案材料是流動人員人事檔案工作的物質(zhì)對象，是提供利用的前提。檔案材料必須真實可靠、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。為有利于工作的順利開展。應采取一系列切實可行的措施：建立健全流動人員檔案材料收集網(wǎng)絡，根據(jù)材料形成的規(guī)律和特點采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法；與流動人員或用人單位簽訂檔案管理合同，以契約的形式明確雙方的責、權(quán)、利，并嚴格執(zhí)行，確保形成的材料及時歸檔：流出或接收的檔案必須完整、齊全。任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出檔案。接收人員在驗收時。如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失，要設法查找或索取必要的組織證明。確保檔案材料齊全、完整，提高檔案的利用價值。
2、加強自身學習。提高檔案管理人員素質(zhì)。流動人員人事工作面臨許多新問題。同時也給流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，充分認識到流動人員人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性。不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好流動人員人事檔案這一信息資源。
3、全面普查案卷，改進和完善檔案功能。對接收到的流動人員的人事檔案應重新整理。剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷，使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。同時對檔案的功能應進行重新定位，檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大。
三、推動流動人員人事檔案的信息化管理
在信息化程度日益深化的現(xiàn)代社會，檔案作為一種特殊的重要信息，對其進行現(xiàn)代化管理是必然的發(fā)展方向，流動人員人事檔案管理也是如此。利用計算機技術(shù)對流動人員人事檔案進行信息存儲、檢索等，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，是當前流動人員人事檔案管理需要重點解決的問題。
1、檔案資料電子化。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和技術(shù)，將檔案資料整理輸入微機，通過相應的技術(shù)處理，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料。使檔案數(shù)字化、信息化，在檔案查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機操作。同時也保證了檔案的真實性與可靠性，減少人員流動導致人事檔案轉(zhuǎn)移過程中的修改、涂改、偽造等違法違紀行為的發(fā)生。從而充分發(fā)揮人事檔案的作用。
在當前我國人員的管理模式仍處于一個基于檔案管理為基礎和核心的前提下，人事檔案仍是一個人身份和經(jīng)歷的見證。人事管理工作仍是一個單位人事工作的重點。作為一個管轄十二家子公司的大中型企業(yè)的人事工作者，筆者從事多年的人事檔案管理工作，深知人事檔案管理工作對一個企業(yè)人事工作的重要性，甚至對每一個被管理對象來說都是至關(guān)重要的，下面筆者僅就自己對人事檔案管理工作的認識、存在的問題及對策談幾點看法：
一、人事檔案管理的重要性
人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。作為人事檔案管理的對象，人事檔案有著區(qū)別于普通檔案的特殊性，它是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來以備考察的文字、表格及其他形式的歷史記錄，是全面考察了解正確選拔人才的一個重要依據(jù)。
(一)人事檔案是一個人成長的重要見證。是跟隨人一生的資源
人事檔案記錄著一個人從學習到工作直至死亡的全部過程，是人員流轉(zhuǎn)、待遇薪酬、干部提拔、榮譽獎懲的重要見證，可以說是關(guān)乎一個人命運的“生死簿”。筆者就曾碰到過下屬單位的一名退休職工，是上個世紀五六十年代年被市委市政府評定的市級勞模，由于職業(yè)生涯中單位調(diào)換了多次，最初評定的基礎信息表已經(jīng)丟失。如果想重新找回記錄非常困難。我就和幾個同事一起查歷年的勞模榮譽冊，根據(jù)勞模榮譽冊對照檔案查個人的工資調(diào)整變化(因為以前是勞模待遇相應在工資上有所增加)，終于找到了調(diào)資表，找到了“歷史見證”。人事檔案在人員流轉(zhuǎn)時候尤為重要。一般來說，用人單位在接受一個人時候會認真審閱人事檔案?？纯从袩o污點和瑕疵，找找個人發(fā)展的特長和優(yōu)點。如果檔案管理不慎，丟掉或者弄錯個人信息，那么對個人的影響很大。因此人事檔案是事關(guān)一個人命運的大事，不允許有絲毫的大意和馬虎。
(二)人事檔案是干部選拔任用、人事調(diào)整的重要依據(jù)
作為人事工作者，要遵循基本的職業(yè)道德，尤其是在涉及干部選拔任用、領(lǐng)導咨詢意見時候。要根據(jù)人事檔案對一個人的綜合表現(xiàn)作客觀的評價，否則就有悖人事勞資工作者的職業(yè)素養(yǎng)。筆者遇到過這樣一種情況，在干部公示中有個擬提拔干部其參加工作時間按其年齡推算還不足14周歲。公示的時候，就有很多職工反映懷疑信息的真實性。為了解決職工心中的疑惑，我們專程到該職工原單位調(diào)查取證，證實確有其事，才消除了誤會。如果我們?nèi)耸鹿ぷ髡卟皇菍嵤虑笫堑匕凑諜n案加強管理。就會對干部任用的威信度和公信度帶來影響，進而影響到企業(yè)領(lǐng)導的權(quán)威。
(三)人事檔案更是個人聯(lián)系社會的真實反映
每個人都是社會的產(chǎn)物，都會或多或少與社會形成各種各樣的社會聯(lián)系，會編織一張社會關(guān)系網(wǎng)。而人事檔案就是這張關(guān)系網(wǎng)的記載。記錄了一個人從上小學、中學、甚至是大學、直至每個單位、每個崗位，是一個人聯(lián)系社會的真實反映。如果檔案丟失。就意味著人們找不到存在的證明。
二、人事檔案管理主要存在的問題
(一)人事檔案管理重視程度不夠
相當一部分人認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，因此忽視人事檔案管理工作。最終形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況。有些工作者利用職務之便。隨意篡改檔案，給人事管理和單位造成較大的負面影響：有的對人員的自然情況以及工作現(xiàn)狀不能了然于心。工作稀里糊涂。以致影響到員工的崗位調(diào)整和薪酬的變化等。有的領(lǐng)導涉及具體人具體事的時候沒有原則性。人事檔案工作長期處于被動應付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設服務。
(二)人事檔案管理工作缺乏力度
一是少數(shù)管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度，建立了制度也存在執(zhí)行不嚴格現(xiàn)象，收集歸檔工作被動、不及時。二是收集歸檔的材料不全面、不真實準確，人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，一些鑒定、考核和評價材料大都是套話，內(nèi)容形式相同，不能準確反映每個人的真實情況。
(三)人事檔案管理人員業(yè)務不熟
由于機構(gòu)調(diào)整、科室重組、人員競聘上崗等原因，原有的人事檔案管理人員難免崗位變動。接任的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解。日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。
三、做好新時期的人事檔案管理工作
(一)重視人事檔案管理工作
各級領(lǐng)導要把人事檔案管理工作作為一項重要工作，在人力物力上給予高度重視，要設專人負責，有專門的檔案室，上現(xiàn)代化的檔案管理項目，確保人事檔案管理工作跟得上時展的步伐。
(二)加強人事檔案管理人員隊伍建設
首先，人事檔案管理工作者要樹立干一行愛一行的愛崗敬業(yè)精神，本著對工作、對檔案涉及的每個對象負責的精神從事相關(guān)的工作。其次，要有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度?！安荒芏嘁稽c也不能少一點”，一定要本著忠于事實的原則，把設計到個人的該歸檔材料的全部歸檔。每一年做一次檔案的重新完善和檢查工作。再次要有組織紀律性。人事檔案管理工作者要有一定的組織紀律性和原則感。嚴格檔案查閱登記制度，嚴格建檔備案制度，確保每個人檔案的真實性。
(三)提高人事檔案管理工作水平
首先，進一步完善各項檔案管理制度，狠抓落實。要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案整理工作細則，使人事檔案的整理更加科學、全面、完整。其次，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備。
(四)注重人事檔案管理現(xiàn)代化建設
一、人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題分析
（一）人事檔案管理認識程度不夠。在當前一些企業(yè)或者單位中，缺乏對檔案管理工作的重視，工作意識不足，僅將人事檔案管理工作局限于整理和保管，工作形式單一。同時，不能明確檔案管理工作的作用，多數(shù)企業(yè)沒有設立合理的工作標準、制度，工作人員的工作職能不明確，工作落后。
（二）企業(yè)人事檔案管理水平低，管理人員綜合能力低。目前，很多企事業(yè)人事檔案管理工作人員由于是一些業(yè)外人員，沒有經(jīng)過專業(yè)的學習和培訓，并且還有一些企業(yè)檔案管理設備不足以及管理方式落后等，導致企業(yè)人事檔案管理水平低。
（三）對于檔案的收集缺乏相應的管理力度。在檔案管理工作中缺乏健全的檔案收集管理制度，并且相關(guān)制度的執(zhí)行力度較弱；人事檔案材料的收集不全，同時材料的歸檔不全面，甚至還有一些企業(yè)人事檔案歸檔材料的正式性以及準確性還有待進一步分析。另外，還有一些在實際的人事檔案管理中存在材料的內(nèi)容以及形式雷同的現(xiàn)象，從檔案中無法真實地反映一個人的情況，這會對檔案的質(zhì)量和其利用率產(chǎn)生嚴重的影響。
（四）人事檔案利用率低，未能充分發(fā)揮其作用。人事檔案是對個人信息資料進行搜集、整理和保管，通過這些程序來管理人事檔案是為了給單位的人才選拔提供基本的參考數(shù)據(jù)。但是，現(xiàn)在的檔案管理還偏向于保密，對于檔案的利用度不高，并且在利用時范圍比較有限，形式較為單一。這樣的重管理、輕服務的現(xiàn)象，造成了人事檔案的利用率十分低，使其價值得不到充分的體現(xiàn)。
二、做好新時期人事檔案管理工作的策略
（一）人事管理單位各階層工作人員要加強對人事檔案管理工作的認識，使人們了解到人事檔案管理工作對企業(yè)以及個人的影響。作為企業(yè)或者單位的人事檔案管理人員，首先應加強對檔案管理工作重要性的認識，普及檔案基本知識。在相關(guān)的檔案法規(guī)中對于公民在法律方面的權(quán)利和義務作出了明確的規(guī)定，對于這種義務和權(quán)力要把它們轉(zhuǎn)化為自覺行為進行廣泛的宣傳。通過這種宣傳工作來給檔案管理工作人員創(chuàng)造一種優(yōu)良的工作氣氛，這樣不僅能夠有效增強人事檔案管理工作者對此項工作的重視度，而且對激發(fā)自身工作的積極性和工作熱情具有重要的意義。另外，還應該加強企業(yè)或者單位領(lǐng)導對人事檔案管理工作的重視程度，并帶領(lǐng)管理人員認真落實人事檔案管理工作。各級黨委和相關(guān)人事部門要提高對人事檔案管理工作的重視度，并把此項工作的落實提到日程上來。第三，應不斷加強檔案管理工作人員的檔案意識，其中加強檔案管理工作人員的檔案意識是加強企業(yè)單位相關(guān)干部以及職工檔案意識的重要前提。在加強檔案管理人員檔案意識中，首先應注重對檔案管理人員的綜合能力和綜合素質(zhì)，定期不定期對檔案工作人員的專業(yè)知識和業(yè)務知識進行培訓，通過學習培訓，不僅能夠增強工作者的檔案管理意識，而且對提高工作能力，更好地為檔案管理工作服務也具有重要的意義和價值。
（二）規(guī)范人事檔案管理工作。做好新時期的檔案管理工作，其前提條件是良好的工作規(guī)范。要做到良好的工作規(guī)范要做好以下幾點：1.對于檔案的歸檔要做到程序化，完善人事檔案管理制度，并及時督促各個部位對檔案進行收集整理，之后按照規(guī)定的干部管理權(quán)限把檔案移交到相關(guān)單位進行存檔。2.規(guī)范地整理檔案，對于收集的檔案要進行細致的鑒別和整理。3.健全標準化的管理設施。按照檔案管理設施建設的相關(guān)要求，配置標準化的檔案設備，使人事檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化。4.對人事檔案的管理制定嚴格的管理制度，使管理人員在工作時要嚴格遵守檔案管理的八項制度，實現(xiàn)每項工作的制度化管理。
（三）提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著社會的發(fā)展，市場競爭日益激烈，對企業(yè)以及單位的人事檔案管理水平以及保密工作和管理設備的使用都提出了更高的要求，只有加強管理人員的責任感，才能在管理工作中以正確的態(tài)度進行工作，更科學地使用管理設備，使人事檔案管理工作的有效進行得到保證。
（四）加強對人事檔案管理設備的管理。首先對于人事檔案的存儲建立專門的庫房，并設置防潮、防火設備，定期檢查庫房的情況。其次，結(jié)合實際情況，在管理中應用先進的信息技術(shù)和現(xiàn)代化設備，以減輕管理人員的勞動強度，延長人事檔案的使用壽命，先進的技術(shù)設備能夠快速進行檔案收集、整理和保存，使檔案管理的質(zhì)量和效率在很大程度上得到提高，
一、人事檔案鑒別工作的作用
（一）人事檔案材料的鑒別工作是人事檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)。對于收集起來的雜而亂的人事檔案材料進行清理和鑒別，確定和進行取舍，是人事檔案整理工作的基礎。假如略去這一環(huán)節(jié)，不該歸檔的沒有清理出去，該歸檔的又沒有收進來，就會直接影響后面的環(huán)節(jié)，甚至造成整個工作的全部返工。
（二）人事檔案材料的鑒別工作與人事檔案工作的其他環(huán)節(jié)工作有著緊密的聯(lián)系。例如，通過鑒別工作，可以發(fā)現(xiàn)哪些檔案材料不齊全，以便及時收集，同時還可以提高收集工作在來源上的質(zhì)量，不應把―些不必要的、沒有價值的材料都收集起來。再比如，鑒別工作的質(zhì)量高低，直接關(guān)系到人事檔案保管工作，通過鑒別，把那些不需要歸檔的材料從檔案中剔除出去，減少檔案的份量，可以節(jié)約館庫面積，有利于保管工作。此外，鑒別工作還可以促進人事檔案利用工作的開展。鑒別工作中取舍恰當、合理，就能保證人事檔案的真實性和精煉性，否則一旦該歸檔的材料銷毀了，就不可復得了，會給黨的事業(yè)造成不必要的損失。
二、鑒別工作的內(nèi)容范圍
（一）判斷材料是否屬于本人。鑒別這個問題的主要方法是：
1.辨認姓名的異同。下列幾種情況比較容易混淆。
（1）同姓同名。這是最容易混淆也最難發(fā)現(xiàn)的一種情況。對這種情況的辨認方法是逐份地核對同姓同名的材料，尤其是核對材料上的籍貫、年齡、家庭出身、本人成份、入黨時間、參加工作時間、工資級別等情況是否相同。主要經(jīng)歷是否―致。為了達到互相印證的目的，要盡可能地多核對一些項目，使鑒別結(jié)論有可靠的依據(jù)和基礎。
（2）同姓異名或異姓同名。這是收集人事檔案材料時造成的。鑒別時要特別留心材料上的姓名，對那些姓名有某些相同之字的材料，更要提高警惕。如果在鑒別材料時只注意看內(nèi)容，而不大注意看姓名，就很容易讓那些同姓異名或異姓同名的材料蒙混過去。
（3）一人多名。有的人在不同時期有不同的名字，比如孩童時期有乳名（或叫小名），上學時有學名，還有的人有字號、筆名、化名等等，如果不認真辨認，就很容易使以個人的檔案材料身首異地。辨別這種情況的方法有三種：第―，核對后期材料姓名欄內(nèi)曾用名，是否有與前期原名相同的名字;第二，清查檔案內(nèi)是否有更改姓名的報告和審批材料;第三，將不同姓名的材料內(nèi)容進行核對，看看每份材料的年齡、籍貫、經(jīng)歷等情況是否相同。
2.辨認材料的內(nèi)容和作用，其主要方法是：（1）看內(nèi)容。即審核材料的內(nèi)容是否與該人員的問題有關(guān)，比如政審材料中所反映的內(nèi)容與該人員的結(jié)論是否有內(nèi)在聯(lián)系，是否是結(jié)論的依據(jù)。（2）看用途。比如對于證明材料，要詳細審查，看此材料用于證明誰的問題，也就是被證明人是誰？如果被證明人不是該人員，那么這份材料一般也就不是該人員的。該人員所寫的證明他人問題的材料，由于它的用途不是證明該人員的，所以不該歸入該人員檔案中。
（二）判斷材料是否屬于人事檔案
一個人的檔案材料包括人事檔案內(nèi)容的材料及非人事檔案內(nèi)容的材料兩大部分。在非人事檔案材料之中，有的是屬于文書、業(yè)務考績、案件等檔案內(nèi)容的材料，有的屬于本人保存的材料，有的是應轉(zhuǎn)送有關(guān)部門處理的材料，鑒別工作的任務就是將人事檔案材料與非人事檔案材料嚴格區(qū)分開來，擇其前者歸檔，并將那些非人事檔案內(nèi)容的材料另加處理。
（三）判斷材料是否真實、準確
做人事檔案工作必須講究實事求是，來不得半點虛假和含糊其詞，由此要求人事檔案材料所記述的內(nèi)容必須真實而且準確，不能前后矛盾，模棱兩可。在鑒別工作中一旦發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不屬實，觀點不明確、言詞不達意或詞義含混的情況，應立即退回原單位重新改正。
（四）判斷材料有無重復
要保持人事檔案的精煉，重份材料或內(nèi)容重復的材料必須剔除。鑒別的時候，無論是正本還是副本，只需保留一份，多余的可以剔出。比如有的人在入黨之前寫了許多份入黨申請書，鑒別時可以只選取其中內(nèi)容最完整、手續(xù)最齊全、字跡最清楚的歸入本人檔案的正本和副本中即可。
（五）確定材料是否有保存價值
歸檔的材料要能反映個人的政治思想、業(yè)務能力、工作成績、專長愛好等方面倩況。對于一些沒有價值或價值不大的材料以及似是而非、模棱兩可、不能說明問題、沒有定論、起不了說明作用的旁證材料，不要歸檔，尤其對內(nèi)容不真實、不準確、甚至誣蔑陷害等材料更不能歸入。
三、對不在歸檔范圍的材料的處理
對不歸檔材料的處理主要有下列四種方法：
（一）轉(zhuǎn)。凡是經(jīng)過鑒別，并不屬于本人的材料，或者根本不在歸檔之列的材料，必須剔出轉(zhuǎn)給有關(guān)單位保存或處理。
（二）遲。對于近期形成的某些檔案材料，手續(xù)不夠完備，或者內(nèi)容還需要查對核實的，需要提出具體的意見，退回有關(guān)單位，等到原單位修改補充后再行交回。如果材料應退回去的，必須經(jīng)過領(lǐng)導批準退回本人，并辦理相應的手續(xù)。
中圖分類號：G647文獻標識碼：A文章編號：1003-2738（2012）03-0294-01
摘要：隨著我國高校事業(yè)的不斷發(fā)展，人事檔案在高校日常工作的作用越來越明顯。但是，我國高校檔案管理卻存在許多問題。本文指出了高校檔案在管理過程中存在的問題并提出了幾點建議。
關(guān)鍵詞：高校；人事檔案管理；問題；建議
一、我國高校人事檔案管理存在的問題
1.檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低。在我國，高校人事檔案管理人員很多都是轉(zhuǎn)業(yè)過來的，在某些方面可能有專長，但是在另一方面卻是一竅不通，管理人員的知識結(jié)構(gòu)沒有很好的與自己的工作進行結(jié)合。另外，檔案管理人員的年齡相對偏大，很難適應新的技術(shù)變革，思想上形成了固定思維，往往對高校檔案管理制度的改進產(chǎn)生一定的反作用，年輕人員所占的比例太小，領(lǐng)導者對年輕人的經(jīng)驗的缺乏往往很擔心，擔心年輕者行為對高校產(chǎn)生不可挽回的后果，同時，在年輕人思想里總是認為管理檔案沒什么“出息”，致使很少的年輕者愿意從事檔案管理工作，而更愿意從事直接的教學工作。
2.檔案材料收集不夠齊全，歸檔不夠規(guī)范。學院職工檔案信息前后不一致，如出生日期前后不一致，出現(xiàn)了多個年齡，參加工作時間不準確，同一事件出現(xiàn)了不同的時間，更改名字沒有正規(guī)的手續(xù)，也沒有加以說明的現(xiàn)象，嚴重影響了檔案質(zhì)量，給人事部門辦理離休、調(diào)資晉級、職稱評聘等工作帶來了許多困難。年齡、工齡、學歷、待遇、職稱、職務必須以檔案為準，以歷史材料為依據(jù)，對照政策認真核對，不能由本人隨意填寫。需入檔材料太多，檔案用紙規(guī)格很不統(tǒng)一，雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16K辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大多是A4紙，高等院校的學歷材料、職稱評聘材料用紙大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格（文字）超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來諸多不便，也增加了檔案管理人員的工作量。對收集來的應歸檔的材料沒有按照規(guī)定及時整理歸檔，導致所查閱材料不完整，失去了時效性。
3.檔案管理技術(shù)不高。近幾年，高校人才引進不斷增加，接收的人事檔案數(shù)量也隨之增加，檔案管理人員的工作量也相應地增加。而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適應高?，F(xiàn)代化建設和檔案管理的需要。一是檔案資料收集的手段明顯落后。依照傳統(tǒng)的呈報程序，檔案材料沒有及時更新和補充，信息不信、數(shù)據(jù)不準，影響了干部工作效率和質(zhì)量。二是管理方式落后。還是傳統(tǒng)的那種“你送我裝”、“你借我調(diào)”的管理方式，只注重收集，不注重信息的開發(fā)和分析。
二、高校人事檔案管理工作的建議
1.大力引進人才，合理調(diào)配人員。首先是領(lǐng)導者必須轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認識到檔案管理在現(xiàn)在信息社會條件下的作用與意義，加強檔案管理意識，重視檔案管理人員在高校中的作用，避免出現(xiàn)檔案管理人員被邊緣化的可能；其次，加大對高校檔案管理人員的支出力度，適當提高檔案管理人員的工資待遇，使其在外部市場的競爭中處于優(yōu)勢地位，有利于為高校留住人才，同事也利于人才的引進。再次，進行高校檔案管理人員的組織變動，加強人才隊伍的匹配（包括高校檔案管理人員中的比例協(xié)調(diào)和知識結(jié)構(gòu)匹配），是管理人員的只是形成互補，實現(xiàn)良性循環(huán)。
2.加大宣傳力度，增強人事檔案管理意識。人事檔案管理是高校人事檔案制度改革的重要組成部分，人事檔案中所記錄的各項信息是制定全員聘用相關(guān)政策的重要依據(jù)，因此，高校檔案部門要加大宣傳力度。一是要提高高校領(lǐng)導對人事檔案工作重要性的認識，使其充分重視人事檔案管理工作，并將其納入高校整體計劃中，給予足夠的支持，擴大人力、物力和財力的投入。領(lǐng)導的檔案意識提高了，檔案工作就會有發(fā)展。二是要加大對高校教職工的宣傳力度，提高全體教職員工的檔案意識，使教職工能積極主動向檔案部門送交歸檔資料，保證人事檔案的完整性、真實性、可靠性。三十要增強專職檔案管理人員的檔案意識，檔案管理人員的意識進一步增強了，可增強其工作責任心，提高工作積極性，變被動為主動，變等材料上門為主動收集材料，在思維方式、工作作風和行為上有一個較大的轉(zhuǎn)變，是工作上一個新臺階。
3.做好人事檔案的收集、鑒別、歸檔工作。不斷規(guī)范和充實檔案內(nèi)容，嚴格按照干部人事檔案材料的歸檔制度，及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，按照《干部人事檔案整理規(guī)范》規(guī)定，認真細致地鑒別、審核、整理加工，保證歸檔材料的真實可靠。人事檔案管理要把好入口關(guān)，及時分類裝訂檔案材料，對不符合歸檔要求的檔案材料要及時處理，手續(xù)不全的材料要退回材料形成部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準確性和真實性。對大小不規(guī)范、破舊的檔案材料進行加邊、剪裁、裱糊，及時補打檔案目錄，使整理后的檔案“完整、真實、條理、精煉、實用”。將能反映教師工作實績、培訓、訪學、創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文目錄等材料充實到人事檔案中去，不斷豐富和創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容，提高人事檔案的利用效能，變刻板的資料為動態(tài)的資料，客觀全面地反映干部職工的全貌。
4.利用先進科技手段提高檔案管理水平，實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化。加快實現(xiàn)從傳統(tǒng)辦公方式向現(xiàn)代化辦公方式轉(zhuǎn)變，充分利用電腦外部設備，實現(xiàn)人事檔案電子化管理。人事部門所有聯(lián)網(wǎng)的電腦共享打印機、掃描儀、刻錄機等外部設備，各自負責自己的分工，文件輸入、打印，不再全部交打字員負責，這樣既節(jié)約了設備投資，節(jié)省了人力和時間，減少檔案資料“流通”環(huán)節(jié)，同時也鍛煉了隊伍，提高工作效率。運用網(wǎng)絡資源，建立局域網(wǎng)信息庫，實現(xiàn)網(wǎng)上資源共享。例如，可設立1臺性能較好的電腦為服務器，建立1個局域網(wǎng)共享信息庫目錄查找使用，將極大地方便工作，提高整體工作效率。至于日常維護工作可由單位制定專人負責。每個地區(qū)的人事部門都能建立這樣一個信息庫，把他們連起來就是一個較大的人才數(shù)據(jù)庫，人事調(diào)動、招聘人才的程序?qū)⒋蟠鬁p少，將在很大程度上節(jié)省人力物力。
總之，做好高校人事檔案管理工作應該從高校和員工自身出發(fā)，形成兩者之間的合作共贏，促進我國高校檔案管理的前進。
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