時(shí)間：2023-06-01 08:53:29
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案一體化管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
1 當(dāng)前文檔一體化的發(fā)展概述
現(xiàn)如今我國已經(jīng)開始著手建設(shè)文檔一體化，但是相比較而言，國外在此方面的發(fā)展水平比較高。文檔一體化開始于美國，目前已經(jīng)成為美國等發(fā)達(dá)國家普遍應(yīng)用的一種形式，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)格式已經(jīng)形成，已經(jīng)在電子檔案管理中得到了廣泛的使用。國外文檔一體化在檔案管理中運(yùn)用不僅研究理論比較成熟，研究方法也比較具有可用性。國外在文檔一體化所取得的成就，為我國文檔一體化的發(fā)展將會提供寶貴經(jīng)驗(yàn)。
由于我國各種各樣的辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用越來越普遍，同時(shí)越來越多的研究者開始進(jìn)行管理方面的研究，這使得文檔一體化理念逐漸走入人們的心中，很多單位與個(gè)人都開始通過文檔一體化來來進(jìn)行檔案管理?，F(xiàn)階段，我國很多文檔一體化軟件被研發(fā)出來，這些軟件功能不同，有些用于整合檔案管理業(yè)務(wù)，而有些則由于信息收集與開發(fā)。目前所使用的軟件，無論是在功能上，還是在兼容方面都所有進(jìn)步，甚至已經(jīng)達(dá)到了國際水平，但也有一些研發(fā)出來的軟件并不盡如人意，之所以會出現(xiàn)此種問題，主要是由兩方面原因造成：第一是某些軟件開發(fā)人員因?yàn)榻懿蛔≌T惑，只希望盡快研發(fā)出來賺取利益；第二是軟件開發(fā)人員在進(jìn)行開發(fā)研究時(shí)并未與文檔工作者進(jìn)行良好交流，因此研發(fā)出來的軟件并沒有達(dá)到文檔工作者的需求。
2 文檔一體化在檔案管理中的運(yùn)用
2.1 文檔一體化的系統(tǒng)架構(gòu)
文檔一體化在檔案管理中的應(yīng)用作用發(fā)揮的關(guān)鍵在于TPIP數(shù)據(jù)庫，在最初設(shè)計(jì)時(shí)，設(shè)計(jì)人員就將該數(shù)據(jù)庫看作是儲存引擎，而后再應(yīng)用Struts、Spring技術(shù)等。整個(gè)系統(tǒng)框架既能夠進(jìn)行擴(kuò)展，也能夠進(jìn)行自我維護(hù)，恢復(fù)組件、同時(shí)還具有可以移植的特點(diǎn)，因此應(yīng)用前景非常好。整個(gè)系統(tǒng)框架如下：
第一，領(lǐng)域?qū)ο笫怯梢恍哟谓Y(jié)構(gòu)對象構(gòu)成，它們是對不同業(yè)務(wù)模型的抽象，如果需要完成這些狀態(tài)數(shù)據(jù)的存儲，通常每個(gè)領(lǐng)域?qū)ο髮?yīng)一個(gè)TRIP數(shù)據(jù)庫表。
第二，持久?傭?TRIPjxpAPI進(jìn)行了DAO封裝，實(shí)現(xiàn)了對TRIP系統(tǒng)內(nèi)置的CCL查詢語言的支持，完成了領(lǐng)域?qū)ο蟮絋RIP數(shù)據(jù)庫表的對象關(guān)系映射，對業(yè)務(wù)層隱藏了TRIPjxpAPI，降低了業(yè)務(wù)層的開發(fā)難度，縮短了系統(tǒng)的開發(fā)時(shí)間。
第三，業(yè)務(wù)層的組成是業(yè)務(wù)邏輯對象，Sring框架的控制反轉(zhuǎn)容器使得業(yè)務(wù)邏輯替換時(shí)變得簡單，使各層間以松耦合的方式進(jìn)行無縫整合，在SpringAOP聲明式事務(wù)管理的基礎(chǔ)上把業(yè)務(wù)邏輯的事務(wù)實(shí)現(xiàn)了。
第四，表現(xiàn)層使用MVC模式中的Struts把解耦的網(wǎng)頁和基于組件的業(yè)務(wù)邏輯進(jìn)行了實(shí)現(xiàn)，使用FlashPaper瀏覽器插件來顯示文件。用戶只可執(zhí)行瀏覽、查詢及縮放功能，同時(shí)可限制用戶執(zhí)行保存、復(fù)制與打印等功能，從而即做到了對原有文檔的高效開放利用，又有效避免了直接的復(fù)制抄襲。對論文評語及成績系統(tǒng)則直接以PDF文件的格式進(jìn)行存儲展示，從而保證了檔案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定義的網(wǎng)頁，使用反向Ajax技術(shù)DWRAjax框架實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的變化，Web服務(wù)器會主動將信息推送到用戶瀏覽器，保證了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)的顯示和處理。
2.2 文檔一體化的實(shí)現(xiàn)模型
應(yīng)用是研究的最終目的，在前述研究的基礎(chǔ)上，基于實(shí)踐類文檔的應(yīng)用設(shè)計(jì)出系統(tǒng)的原型，并在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了主要功能。在設(shè)計(jì)的系統(tǒng)中，把用戶類型分為幾大類，分別是普通用戶、其他方面的用戶以及管理員。普通用戶可以對所有開放信息執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)檢索（包括全文檢索）、高級檢索、按有關(guān)檢索要求進(jìn)行瀏覽。其他類型的用戶可提交信息并且對自己的信息進(jìn)行管理。更高級的用戶可對信息進(jìn)行批改、和刪除管理。管理員用戶主要對系統(tǒng)中各類的用戶進(jìn)行管理。各類用戶所能執(zhí)行的功能之間是有時(shí)序和前提的。
2.3 文檔一體化的儲存平臺
因?yàn)闄n案文檔最顯著的特征就是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如若應(yīng)用關(guān)系數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)無法滿足于各類檔案文檔需求，也難以達(dá)到各類附件的需求，即便系統(tǒng)可與將所有的文檔與附件都存儲起來，要對其進(jìn)行全文檢索也具有一定的難度，并且若數(shù)據(jù)量非常大，并不利于數(shù)據(jù)維護(hù)。應(yīng)用關(guān)系數(shù)據(jù)庫所產(chǎn)生的這些問題，幾乎無法解決，因?yàn)檫@些問題與底層設(shè)計(jì)息息相關(guān)。為此文檔一體化在檔案管理中應(yīng)用就必須使用其他非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫。經(jīng)過大量的實(shí)踐證明，非結(jié)構(gòu)化的TRIP數(shù)據(jù)庫應(yīng)用效果比較好，這主要是因?yàn)檫@種數(shù)據(jù)庫具有非常多的優(yōu)勢：
第一，可以進(jìn)行跨平臺大數(shù)據(jù)存儲，采用的是二進(jìn)制數(shù)據(jù)形式，對數(shù)據(jù)對象大小并沒有任何要求，實(shí)驗(yàn)證明此種型式的數(shù)據(jù)庫能夠存儲超過200種格式的電子文件，同時(shí)還能夠自主完成抽取文本信息工作，之后再將其存放到倒排文件中，用戶就能夠因此對全文內(nèi)容快速有效的查詢；第二，TRIP數(shù)據(jù)庫不僅檢索功能強(qiáng)大，檢索速度也異常的快。TRIP既是數(shù)據(jù)庫，也是搜索引擎，用戶能夠?qū)n案信息儲存起其中，如果有需要也會立即檢索出來；第三，TRIP數(shù)據(jù)庫具有多層次機(jī)制，首先，系統(tǒng)的登錄采用了用戶身份認(rèn)證的方法；其次，對數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)限的方法，在數(shù)據(jù)庫級別，創(chuàng)紀(jì)錄的水平，領(lǐng)域?qū)尤齻€(gè)層次分別授權(quán)，訪問權(quán)限和用戶內(nèi)容的訪問控制。非法用戶無法進(jìn)入其中，而且如果是重要的文件還能夠進(jìn)行備份處理，這對檔案信息的安全性有著非常大的保證。
2.4 文檔一體化的安全
為保證應(yīng)用的安全有效，系統(tǒng)需要設(shè)計(jì)整套的安全管理機(jī)制。應(yīng)有系統(tǒng)自身的權(quán)限機(jī)制使得對于普通用戶來講，其可以檢索并瀏覽系統(tǒng)中所有開放的信息，但是其并不能下載的Word或WPS格式的原文件。而有些用戶僅可以提交和下載自己的信息，而無法操作其他的論文文檔。
【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)；文件與檔案；一體化管理
【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1672—5158（2012）08—0307-01
文件與檔案一體化管理，就是利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化的目的。
一、當(dāng)前機(jī)關(guān)文件與檔案管理存在的問題
1、傳統(tǒng)的文件處理工作與檔案管理工作是分屬兩個(gè)職能部門，分別負(fù)責(zé)文件處理工作和檔案管理工作，兩者是以立卷歸檔為工作界線。文件歸檔前屬于文書部門管理，歸檔后屬于檔案部門管理。在這種體制下，文件在兩個(gè)相對封閉的系統(tǒng)中運(yùn)行，文書處理和檔案管理各自為政，致使文件信息資源不能充分發(fā)揮作用，容易出現(xiàn)收文不全，歸檔不全的現(xiàn)象，檔案質(zhì)量也得不到可靠的保證。文件與檔案分離既不利于文書部門信息服務(wù)功能的發(fā)揮，也不利于檔案部門作用的發(fā)揮。
2、由于機(jī)關(guān)各職能部門的職能不一樣，決定了各自形成的文件、檔案類別也不盡相同。在文件處理過程中，文件格式錯(cuò)亂，文件載體不耐久而造成文件的殘缺不全，字跡難以持久，制約了檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的提高。缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、制度，使文件部門的成果不能被檔案部門直接采用，要重新編目、著錄、標(biāo)引等，重復(fù)勞動浪費(fèi)了人力和財(cái)力。由于文書與檔案部門職能分置，推行文書處理部門立卷制度舉步維艱，影響了檔案工作的規(guī)范化建設(shè)。
3、隨著社會信息化的到來，大量的電子文件產(chǎn)生于辦公自動化系統(tǒng)中，由此產(chǎn)生了大量的電子檔案，使得文件與檔案信息管理也快速向數(shù)字化方向發(fā)展。而目前機(jī)關(guān)文件與檔案管理部門使用的軟件不統(tǒng)一，造成信息不能相互對接和同享，嚴(yán)重阻礙了機(jī)關(guān)信息現(xiàn)代化建設(shè)步伐。
二、機(jī)關(guān)實(shí)施文檔一體化管理的必要性
文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。只有把文書工作與檔案工作兩者有效地結(jié)合起來，才能實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。文件與檔案是同一事物的兩個(gè)發(fā)展階段，它們有共同特征，一是信息上的連續(xù)性，二是公文上的相關(guān)性。無論是現(xiàn)行文件還是非現(xiàn)行文件，它們的內(nèi)部特征具有一致性，都可以用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。開展文件與檔案一體化管理，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理和提供利用形成一個(gè)有序的整體，為檔案工作與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)打下良好的基礎(chǔ)，避免了檔案部門今后重復(fù)進(jìn)行著錄，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，檔案部門也就擺脫了繁瑣立卷任務(wù)。
目前，各級機(jī)關(guān)都在加強(qiáng)管理，提高工作效率，而文件與檔案在各項(xiàng)管理活動中起著傳達(dá)信息，決策參考的作用，是指揮控制、組織實(shí)施與管理的工具。現(xiàn)在大多數(shù)機(jī)關(guān)都實(shí)現(xiàn)了辦公自動化，公文處理、檔案管理都使用計(jì)算機(jī)管理，但是，在職能分置的環(huán)境下，文書與檔案部門只能被動地提供和處理單一、零散、原始的信息。要想改變這一現(xiàn)狀，適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，使文件與檔案更好地發(fā)揮作用，就必須進(jìn)行文件與檔案一體化建設(shè)，讓文書處理的有關(guān)信息與檔案管理信息鏈接起來，建立相對集中、有序，必要的檢索、編目，形成文件檔案信息網(wǎng)絡(luò)“一條龍”的服務(wù)系統(tǒng)，才能提高機(jī)關(guān)管理工作的效率。
三、機(jī)關(guān)實(shí)施文檔一體化管理應(yīng)注意的問題
隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，辦公自動化的普及，文檔一體化管理不再只是一種管理思路，更多的是在實(shí)踐中實(shí)施的一種管理方式和管理手段。文件是檔案的基礎(chǔ)，文件處理工作的好壞直接影響到檔案的質(zhì)量，從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目、利用等環(huán)節(jié)來看，都有著實(shí)際的工作內(nèi)容。
1、轉(zhuǎn)變觀念，提高機(jī)關(guān)管理人員素質(zhì)。由于管理體制、思維模式上長期存在著文書工作、檔案工作分家的局面，目前機(jī)關(guān)公文處理和檔案管理仍按照傳統(tǒng)的管理模式，工作環(huán)境的嚴(yán)格分工和管理模式的嚴(yán)重滯后，使文件管理和檔案管理的軟件開發(fā)各自為政，或?qū)n案管理軟件進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)并接，并未真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代辦公環(huán)境下的文件與檔案一體化管理。因此，一方面，要求各級領(lǐng)導(dǎo)必須對文件與檔案一體化有著客觀、充分的認(rèn)識，才能打破狹隘的文件、檔案互不干涉、各自獨(dú)立發(fā)展的職業(yè)觀念，樹立宏觀與微觀、整體與局部相結(jié)合的一體化思想，從根本上改變文件管理和檔案管理相分離的局面。另一方面，文件與檔案一體化是一項(xiàng)兼文件與檔案學(xué)、管理學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等多知識、多技術(shù)為一體的科學(xué)，傳統(tǒng)的檔案工作很難適應(yīng)。要開展多部門合作，通過多層次，多渠道地培訓(xùn)來提高文件、檔案工作人員的思想認(rèn)識和業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過崗位培使他們充分認(rèn)識文檔一體化的必要性，增強(qiáng)推行文檔一體化的自覺性，掌握文檔工作的基本知識和技能。
2、大力推進(jìn)機(jī)關(guān)辦公自動化建設(shè)。辦公自動化是文件與檔案一體化管理的基礎(chǔ)。辦公自動化的發(fā)展，導(dǎo)致電子檔案的產(chǎn)生，為紙質(zhì)檔案向電子檔案發(fā)展提供了技術(shù)支持。信息真實(shí)地記錄下來，把文件產(chǎn)生的整個(gè)過程分類整理，并準(zhǔn)確地將要?dú)w檔的公文、合同、協(xié)議、文件、指示、資料一等，歸入相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)了信息的在線查詢、借閱。而這些電子文件，經(jīng)過檔案專業(yè)人員整理核對后形成最終的電子檔案。由此可見，辦公自動化應(yīng)用于機(jī)關(guān)檔案管理中，真正實(shí)現(xiàn)了電子文件從形成、傳遞、查閱到存檔的—體化管理。檔案部門可以配合信息管理部門，建立和完善檔案信息管理平臺，做好辦公自動化系統(tǒng)的推廣應(yīng)用和數(shù)據(jù)遷移工作，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上無紙化力公與檔案管理的無縫鏈接。
3、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)施文檔一體化的前提和關(guān)鍵。實(shí)現(xiàn)文件與檔案一體化管理的前提就是要制訂文件、檔案的有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。只有文件管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，檔案管理現(xiàn)代化才能順利開展。首先要把好文件形成關(guān)，文件標(biāo)題、編號、主題詞等特征要標(biāo)識規(guī)范；其次是要制訂機(jī)關(guān)檔案管理分類、著錄、標(biāo)引工作規(guī)范。在文件形成與處理時(shí)，把檔案分類、編號等原則運(yùn)用其中，使每一個(gè)單位的文件、檔案類目劃分和設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，形成一個(gè)有機(jī)的整體，使各類文件管理系統(tǒng)都能和檔案管理系統(tǒng)緊密銜接起來，就能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，保證文件檔案的質(zhì)量，為社會提供可靠的檔案信息。
4、打造文件與檔案運(yùn)作的“平臺”。目前一般的機(jī)關(guān)文書管理和檔案管理還是各自獨(dú)立管理軟件，文書處理使用OA辦公自動化系統(tǒng)，檔案管理使用單機(jī)板管理軟件。要實(shí)現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，關(guān)鍵是要強(qiáng)大功能的軟件作支撐。如有一套完整的功能強(qiáng)大的軟件，從文書處理過程就直接按照檔案分類表進(jìn)行分類、歸位，次年初紙制文件和電子文件按檔案保管期限稍加整理，即可形成檔案，能真正達(dá)到“文檔一體化”管理。
圖書、檔案、文物集中式管理（以下簡稱集中式管理，加引號的除外）是圖書、檔案、文物信息資源共享的實(shí)現(xiàn)途徑之一，意在通過信息載體的地域集中，實(shí)現(xiàn)信息內(nèi)容的共享。要真正實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就要從實(shí)現(xiàn)我國的信息化戰(zhàn)略高度，推進(jìn)"圖書、情報(bào)、檔案一體化"進(jìn)程；加快管理體制改革，解除體制制約瓶頸；加快現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，建立和完善相關(guān)的法律法規(guī)。隨著社會生產(chǎn)力和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，紙張的出現(xiàn)，“圖書”逐步從檔案中分化出來。“檔案”專指各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位和某些個(gè)人，在社會活動中形成并作為歷史記錄保存起來以備查考的文獻(xiàn)材料包括技術(shù)圖紙、影片、照片、錄音帶等。
關(guān)鍵詞：檔案圖書一體化；信息資源整合；現(xiàn)狀問題
中圖分類號：G25
1 引言
我國圖書情報(bào)檔案實(shí)施一體化管理不僅具有理論上的依據(jù)，而且具有現(xiàn)實(shí)的客觀需求和可供借鑒的管理模式。我們必須從戰(zhàn)略高度看圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理。圖書、檔案一體化管理是把圖書與檔案、圖書處理工作與檔案工作從管理體制到工作程序視為一個(gè)有機(jī)整體，以確定實(shí)施辦法的最優(yōu)化，求得最高效率。由檔案、圖書在學(xué)科和專業(yè)上的相近內(nèi)核，提出實(shí)現(xiàn)檔案、圖書新型管理的必要性和必然性，并對構(gòu)建檔案、圖書一體化管理模式進(jìn)行新的探索。當(dāng)前階段我們應(yīng)當(dāng)建立和完善圖、情、檔一體化用戶監(jiān)督、一體化政策法規(guī)以及一體化評估等動力機(jī)制。通過對他們的一體化管理，可以使其形成綜合性信息網(wǎng)絡(luò)，為我國社會、經(jīng)濟(jì)以及祖國的建設(shè)服務(wù)。
有鑒于此，如何為充分利用既有科研檔案的信息，增加技術(shù)發(fā)展的機(jī)會，探索圖書、情報(bào)、檔案一體化，加快科學(xué)研究過程中的科研檔案信息的集成化管理已經(jīng)成為我國理論界和實(shí)務(wù)界必須面對的一個(gè)新課題和新挑戰(zhàn)。實(shí)行統(tǒng)一管理保證文獻(xiàn)信息獲取、加工、儲存、傳遞等渠道的暢通合理控制信息流量，對文獻(xiàn)信息進(jìn)行科學(xué)的分類和處理要將重點(diǎn)放在研究文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的有效管理問題上，控制管理所必需的信息數(shù)量，提高文獻(xiàn)信息傳遞效率、吸收能力和利用率深化文獻(xiàn)信息開發(fā)層次，，圖書檔案信息員制度代表著圖書檔案服務(wù)理念由資源主導(dǎo)向用戶主導(dǎo)轉(zhuǎn)變的發(fā)展方向。
2 圖書管理的基本內(nèi)容
目前所通用的圖書管理系統(tǒng)，主要包括以下幾個(gè)方面：第一是圖書管理；第二是信息查詢；第三是流通作業(yè)；第四是系統(tǒng)維護(hù)。這四大模塊是圖書管理系統(tǒng)的構(gòu)成部分。其中圖書管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了圖書的征訂工作、新書的登記、圖書的編目等功能，把圖書進(jìn)庫工作合理的建造成一個(gè)系統(tǒng)；流通作業(yè)包括預(yù)借、借書、還書作業(yè)，從根本上減少了三種工作的工作量；信息查詢實(shí)現(xiàn)在各種條件下，對于館藏書查詢、統(tǒng)計(jì)等工作；系統(tǒng)維護(hù)實(shí)現(xiàn)了對于本系統(tǒng)的合理運(yùn)用，并針對隨時(shí)出現(xiàn)的問題進(jìn)行快速、有效的解決。系統(tǒng)支持條型碼掃描，在實(shí)際的使用過程中，掃描槍對圖書ISBN編碼掃描時(shí)，就會自動從Internet上下載圖書相關(guān)信息，如作者、書名、出版社、簡介等信息，把錄入人員的工作量降到了最低，成為信息化建設(shè)強(qiáng)有力的幫手。建立完善的管理體系是實(shí)現(xiàn)檔案、圖書、情報(bào)資料管理一體化的基本，雖然圖書情報(bào)資料檔案在工作內(nèi)容和管理模式上存在諸多共性，但畢竟分屬各個(gè)行業(yè)，這就需要建立統(tǒng)一的信息管理機(jī)構(gòu)，從整體構(gòu)想宏觀調(diào)控上，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)制訂出一整套合理、全面、長期的發(fā)展規(guī)劃。
3 信息化管理有利于圖書資源的整合和共享
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新和進(jìn)步，信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，無論是一個(gè)人還是一個(gè)社會要想發(fā)展都離不開知識。通過進(jìn)行系統(tǒng)的信息化管理，使得圖書資料檔案的信息具備了有效性和共享性，進(jìn)一步擴(kuò)大了這些檔案資源的使用范圍可擴(kuò)大原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍保持隨機(jī)存取。在網(wǎng)絡(luò)平臺上的檔案電子文件比原件更易于導(dǎo)航有利于工作人員按需瀏覽也方便了使用者快速瀏覽所需要的信息極大的提高了檔案原件的利用率，最大限度地實(shí)現(xiàn)圖書資料檔案信息的資源整合和共享。檔案人員要管好檔案，就要提前介入到電子文件和管理工作中，提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。
4 圖書、檔案一體化管理的可行性
在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的信息社會中，檔案、圖書實(shí)行一體化管理，建立“二位一體”的文獻(xiàn)、信息中心，現(xiàn)代圖書已承擔(dān)一部分情報(bào)工作實(shí)現(xiàn)部門之間的橫向聯(lián)系和協(xié)作，最大限度、最大范圍地發(fā)揮信息資源的作用，是檔案、圖書事業(yè)發(fā)展的必然趨勢檔案的公開化、社會化方向發(fā)展，從而走向檔案、圖書、情報(bào)三者一體化管理。
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和社會更廣泛、更迫切的需求，對圖書、情報(bào)、檔案的利用越來越要求公開化、社會化信息資源體系事實(shí)上也無法使圖書館與情報(bào)所、檔案館相區(qū)別各種情報(bào)技術(shù)，如縮微、復(fù)制、機(jī)檢等技術(shù)生產(chǎn)廣泛應(yīng)用于圖書館，圖書館學(xué)、檔案學(xué)是知識信息管理的二大學(xué)科，它們之間有著共同的認(rèn)識論、基礎(chǔ)理論和方法論有些地區(qū)實(shí)際上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了二者機(jī)構(gòu)的完全統(tǒng)一。圖書、情報(bào)管理以特定對象的服務(wù)內(nèi)容，主要是對部門機(jī)構(gòu)內(nèi)部服務(wù)二者在現(xiàn)代社會本身沒有太大區(qū)別使得圖書與情報(bào)的界限已變得模糊，圖書、檔案的同源性決定了檔案機(jī)構(gòu)與圖書館、情報(bào)所服務(wù)對象的相似性，所不同的是檔案機(jī)構(gòu)公眾服務(wù)性不如圖書館、情報(bào)部門強(qiáng)。
5 職業(yè)道德素質(zhì)
圖書檔案管理人員必須具備良好的職業(yè)道德和高尚的情操，要忠于本職工作，對工作極端負(fù)責(zé)，要勇于探索，不斷創(chuàng)新，作風(fēng)正派，清正廉潔，處事公道。要胸懷寬廣，謙虛謹(jǐn)慎，團(tuán)結(jié)同志，互相尊重，愛崗敬業(yè)，牢固樹立為圖書檔案工作無私奉獻(xiàn)、奮斗終身的思想。圖書檔案工作是一項(xiàng)承載著知識寶庫收藏和記錄使命的工作，要求其管理人員必須具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感。特別在新時(shí)期、在市場經(jīng)濟(jì)條件下，應(yīng)從情感的角度培養(yǎng)自己敬業(yè)、樂業(yè)、創(chuàng)業(yè)精神，從而樹立起圖書檔案管理人員的職業(yè)使命感和榮譽(yù)感，自覺向社會奉獻(xiàn)、為人民服務(wù)，把工作當(dāng)作實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的需要，要全身心地投入自己為之奮斗的事業(yè)中。
信息時(shí)代的圖書館管理人員，不能埋在資料堆里，必須要有宏觀思維，做到從積累資料入手，從大處著眼，收集積累細(xì)小的信息；注意信息的旁系性，善于從某些信息資料中分析推斷出有用的微觀信息，開展立體思考，通過點(diǎn)滴資料的積累去揭示未來的發(fā)展。
只有全面優(yōu)化不斷提升圖書檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平真正發(fā)揮圖書檔案在現(xiàn)代圖書情報(bào)檔案發(fā)展中的支柱作用，強(qiáng)化積極主動的服務(wù)意識為可持續(xù)發(fā)展提供永不干涸的動力之源。
6 結(jié)束語
圖書館服務(wù)是為了使讀者獲得文化知識，提高公民的自身修養(yǎng)，滿足讀者的需求，實(shí)現(xiàn)讀者人生的價(jià)值。圖書館服務(wù)賦予圖書館人員以崇高的職責(zé)、奉獻(xiàn)的欣慰和清苦的價(jià)值。圖書與檔案雖然屬于不同的文獻(xiàn)資源，有自身的特點(diǎn)，有各自的理論體系，呈現(xiàn)出不同的價(jià)值形態(tài)，但是作為客觀存在，它們不僅載體相同、相似，而且服務(wù)性質(zhì)、管理方法、管理手段都是高度一致的。檔案服務(wù)層次的需要，是信息社會發(fā)展的必然趨勢。作為圖書管理將如何充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，發(fā)揮檔案、圖書、情報(bào)資料在信息領(lǐng)域中的綜合效能，提高信息報(bào)業(yè)服務(wù)的能力和水平，是當(dāng)今社會發(fā)展的必然趨勢和實(shí)現(xiàn)報(bào)業(yè)可持續(xù)發(fā)展的有效途徑。信息技術(shù)的發(fā)展為一體化提供了良好的條件，一體化建設(shè)是長期、艱巨、復(fù)雜的任務(wù)，需要政府及相關(guān)部門共同的努力，包括培養(yǎng)專業(yè)的人才，才可能實(shí)現(xiàn)一體化的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；一體化；措施
一、文書檔案管理一體化中存在的問題
（一）管理思想上存在的問題
現(xiàn)階段，文書檔案管理一體化并沒有取得顯著的效果。在管理過程中，通過引入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，對現(xiàn)行的管理體制產(chǎn)生了一定的影響，尤其是傳統(tǒng)的手工文件處理方式已經(jīng)沿用多年，已經(jīng)形成了完善的管理制度和工作辦法，而工作人員也習(xí)慣了公文處理模式，而采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行公文處理，改變了原有的工作模式和工作習(xí)慣，很難避免部分工作人員產(chǎn)生疑問和抵觸情緒。因此，為有效提升文書檔案管理一體化工作水平并加強(qiáng)宣傳工作，逐步進(jìn)行思想觀念的統(tǒng)一和提升，逐步推動自動化的辦公模式。
（二）實(shí)踐理論上存在的問題
現(xiàn)階段，許多企業(yè)的文書工作以及檔案工作，是分別進(jìn)行的。而這種制度使得文書工作與檔案工作之間具有較大的距離，文書工作人員的檔案意識相對薄弱，只考慮到現(xiàn)階段的工作內(nèi)容，而檔案工作人員也很少考慮到文書工作，導(dǎo)致二者的銜接存在許多問題，以及不規(guī)范的現(xiàn)象，直接影響了文書檔案一體化管理質(zhì)量。
二、文書檔案管理一體化的對策
將文書工作以及檔案工作進(jìn)行有效連接的主體則是公文，而公文是文書工作的主要產(chǎn)品。文書質(zhì)量的好壞對檔案的管理質(zhì)量具有直接影響，也就是說如果沒有高質(zhì)量的公文就不會產(chǎn)生高質(zhì)量的檔案。因此，檔案管理是在規(guī)范的公文工作基礎(chǔ)之上形成的，由此可見，文書工作是進(jìn)行檔案管理工作的基礎(chǔ)，他們是一個(gè)有機(jī)結(jié)合的整體。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，文書檔案一體化管理模式應(yīng)運(yùn)而生。
（一）進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)的合并，培養(yǎng)文檔工作者
文書檔案管理一體化實(shí)質(zhì)是將文書工作與檔案管理工作從制度上以及實(shí)施兩個(gè)層面進(jìn)行融合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的科學(xué)化和有效性。
（二）逐步明確部門職責(zé)，檔案立卷前移
文書工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)工作要求進(jìn)行文件材料的處理，之后M行統(tǒng)一的保存和管理，根據(jù)立卷的方式和原則進(jìn)行歸檔管理，確保文件立卷工作的規(guī)范性。在工作過程中應(yīng)及時(shí)進(jìn)行會議文件的收集整理并在會后進(jìn)行歸檔。對于聯(lián)合辦理的公文應(yīng)由主辦單位進(jìn)行管理，收集和歸檔由協(xié)辦單位進(jìn)行復(fù)印件以及副本的保存，進(jìn)而方便平時(shí)的查閱。
（三）強(qiáng)化制度建設(shè)實(shí)現(xiàn)全過程管理
為有效保障文書檔案管理一體化，應(yīng)建立健全管理制度逐步完善工作程序嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定進(jìn)行公文的處理，樹立全面質(zhì)量管理意識，進(jìn)行全過程的檔案管理。通過建立一支高素質(zhì)水平的優(yōu)秀檔案工作隊(duì)伍并配置計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文書檔案全過程一體化管理。
（四）利用信息化技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理一體化管理
為有效提升文書檔案管理工作水平并采用信息化技術(shù)進(jìn)行一體化的管理，采用OA系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫的管理，直接進(jìn)行檔案的歸檔，對不能導(dǎo)入的個(gè)別文件采用掃描的方式進(jìn)行歸檔，并采取系統(tǒng)設(shè)置功能對文書檔案進(jìn)行可借閱、不可借閱、歸還日期以及查詢范圍等功能的實(shí)現(xiàn)，確保實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的信息化水平和一體化管理水平，充分發(fā)揮文書檔案信息資源的作用
（五）通過檔案業(yè)務(wù)來促進(jìn)文書處理工作
通過建立健全文書檔案歸檔制度來確保文書檔案的完整性，避免出現(xiàn)文件的丟失。在工作過程中通過不斷加強(qiáng)文書檔案的立卷歸檔和監(jiān)督管理作用，不僅會有效提升文書檔案的立卷歸檔質(zhì)量，而且能夠鑒定文件之間的關(guān)系。因此，文書檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行每一份文件的審查。對每一份文件的名稱、發(fā)文機(jī)關(guān)、作者、區(qū)域以及文件的形成規(guī)律進(jìn)行處理，確保文書的質(zhì)量。有效區(qū)分文檔兩者之間的區(qū)別，并將兩項(xiàng)工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，確保文書檔案工作的規(guī)范化。
（六）優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)滿足人文需求
為進(jìn)一步提升文書檔案工作的一體化水平應(yīng)不斷優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，通過引進(jìn)具有一定文化層次和相應(yīng)知識基礎(chǔ)的人員來加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)水平，不斷提升工作人員的對檔案工作的認(rèn)識水平，從實(shí)際出發(fā)根據(jù)不同的崗位需求，分層次、多形式、多渠道、有重點(diǎn)、有計(jì)劃的進(jìn)行培訓(xùn)教育，不斷更新文書檔案工作人員的業(yè)務(wù)儲存。首先選擇質(zhì)量好、規(guī)格統(tǒng)一、尺寸合適的公文用紙，并進(jìn)行合理的排版，橫排左側(cè)裝訂；第二，嚴(yán)格審查公文的簽發(fā)手續(xù)，確保其符合審批權(quán)限，對公文的主送單位以及抄送單位落款等進(jìn)行嚴(yán)格的審查，確保字跡清晰，不論是草擬公文還是定稿應(yīng)做好記錄和簽字，避免使用容易褪色的筆、紙張和墨水，保證字跡清晰以及長久的保存；第三，文種的使用應(yīng)合理、格式要規(guī)范。避免使用簡稱和不規(guī)范的字詞，以便采用現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化的檢索手段。
參考文獻(xiàn)：
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一、前言
進(jìn)行圖書檔案一體化管理主要是由于信息技術(shù)在不斷的更新，單純將圖書管理和檔案管理分開，不僅給圖書管理員的管理工作帶來壓力，而且也使得讀者的查找過程變得更加復(fù)雜。文章以山西省寧武縣社會救助管理站的圖書管理為例，對于推進(jìn)圖書檔案管理的一體化進(jìn)程進(jìn)行分析，通過對于國內(nèi)目前的管理情況的總結(jié)和歸納，提出更加先進(jìn)、更加科學(xué)的解決措施。
二、圖書檔案一體化管理的必要性
1.順應(yīng)時(shí)展
在如今社會中，信息極度膨脹，知識數(shù)量急速增加并且知識的更新速度不斷加快。圖書館、檔案館不可能將所有的文獻(xiàn)資源都進(jìn)行收集整理，因此需要實(shí)現(xiàn)圖書檔案發(fā)展的一體化，也就是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)管理所有的文獻(xiàn)資源，這也是在快速發(fā)展的現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展的總趨勢，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源的數(shù)字化。同時(shí)，要注意將圖書館、檔案館實(shí)現(xiàn)資源共享，構(gòu)建完整的文獻(xiàn)資源布局，形成共同的發(fā)展，滿足廣大讀者的閱讀需求。
2.實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)
圖書館、檔案館在長期的管理過程中存在許多管理問題，同時(shí)也形成了各自的管理特點(diǎn)和管理優(yōu)勢。對圖書館、檔案館進(jìn)行一體化的整合管理，主要是在社會的不斷發(fā)展進(jìn)步過程中，對圖書館與檔案館進(jìn)行分開的管理不能實(shí)現(xiàn)目前對于社會資源的全面需求，同時(shí)這種管理模式嚴(yán)重拖慢了管理速度，也無法實(shí)現(xiàn)與網(wǎng)絡(luò)科技之間的對接，進(jìn)行管理速度的更新。因此，長此以往，如果還將圖書館與檔案館進(jìn)行分開管理勢必會造成資源的更新速度減慢，浪費(fèi)大量的人力、物力資源。同時(shí)也會造成查詢的工作不斷重復(fù)，不僅給資源館的人力是一種極大的浪費(fèi)，同時(shí)也浪費(fèi)了查詢者的大量時(shí)間，給雙方都帶來極大的不便。
3.實(shí)現(xiàn)資源共享
圖書館和檔案館的管理過程存在其自身的特色以及優(yōu)勢之外，還存在一定的問題。由于其二者進(jìn)行館藏的圖書各有偏重，不利于讀者進(jìn)行綜合利用。因此，為了順應(yīng)當(dāng)前信息時(shí)代的發(fā)展需要，同時(shí)實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)行圖書館、檔案館的一體化管理，是最好的選擇措施。只有利用其在管理上的一體化，加強(qiáng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的信息共享，才能達(dá)到如今快速發(fā)展的社會對于圖書館、檔案館管理的基本要求，實(shí)現(xiàn)不同學(xué)科、不同信息之間的整合發(fā)展，實(shí)現(xiàn)平臺的最優(yōu)化。
4.知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展
進(jìn)行圖書館、檔案館的一體化管理的重要?jiǎng)恿κ侵冈谥R經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展同時(shí)在資源、知識共享占主要發(fā)展趨勢的當(dāng)今社會，知識是創(chuàng)造創(chuàng)富與實(shí)現(xiàn)自身增長的重要依靠。進(jìn)行圖書、檔案的一體化管理，實(shí)際上就是將知識進(jìn)行更好的管理，在實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)知識自身的整合以及整體化、系統(tǒng)化發(fā)展。在此過程中，圖書檔案一體化管理實(shí)際上不僅滿足了讀者日益發(fā)展的需求，同時(shí)為了讀者用戶提高了更加豐富、更加全面、完整的信息資源。
三、實(shí)現(xiàn)圖書檔案一體化管理的實(shí)施措施
1.健全管理體制
就目前各大圖書館、檔案館的管理現(xiàn)狀而言，各級相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該加強(qiáng)對于圖書檔案管理一體化的認(rèn)識的重要性與迫切程度。隨著當(dāng)今社會的信息呈現(xiàn)爆炸式增長，管理人員需要把握住發(fā)展趨勢，認(rèn)識到進(jìn)行圖書檔案管理一體化的必要性，以及實(shí)現(xiàn)部門整合，更好的進(jìn)行人力資源的管理與統(tǒng)籌。在戰(zhàn)略指導(dǎo)層面上，只有管理層在對于進(jìn)行圖書檔案管理一體化有全面、科學(xué)的認(rèn)識的基礎(chǔ)上，進(jìn)行圖書檔案管理才能在戰(zhàn)術(shù)、戰(zhàn)策上有所偏倚，從而形成完整的管理體系。
2.加強(qiáng)人才培養(yǎng)
實(shí)現(xiàn)圖書檔案管理一體化實(shí)際上需要一支高精尖隊(duì)伍，這主要是因?yàn)檫M(jìn)行一體化管理的圖書檔案系統(tǒng)十分龐大并且復(fù)雜，一體化管理并不是簡單的將二者相結(jié)合，而是需要在??今的數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行資源整合。利用虛擬圖書館和虛擬檔案館技術(shù)給人們提供超出時(shí)間、空間的知識共享。同時(shí)，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)自身的特性，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)打破技術(shù)、知識、行業(yè)等之間的壁壘，形成無時(shí)間、空間限制的虛擬世界，使得進(jìn)行信息資源共享從技術(shù)上層面來說變成現(xiàn)實(shí)。除此之外虛擬圖書館和虛擬檔案館技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)不同館藏資源的交叉共享，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)。因此，進(jìn)行一體化管理需要加強(qiáng)對于高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，努力培養(yǎng)一支具有互聯(lián)網(wǎng)思維、新型知識結(jié)構(gòu)并且掌握多學(xué)科知識的綜合性人才隊(duì)伍，從而實(shí)現(xiàn)圖書檔案管理的一體化發(fā)展。
一、文檔一體化管理的重要性
眾所周知，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展，兩者有機(jī)地結(jié)為一體，才能實(shí)現(xiàn)文書運(yùn)轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。由于文檔一體化有共同之特點(diǎn)，一是信息上的連續(xù)性，二是公文上的相關(guān)性。無論是現(xiàn)行文件還是非現(xiàn)行文件，他們的源頭、戶頭都是一致性，都可以用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，做到即輸進(jìn)庫。基于二者之間的關(guān)系，開展文檔一體化將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理和提供利用形成一個(gè)有序的整體，為檔案工作與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)打下良好的基礎(chǔ)。通過文檔一體化管理完全可以統(tǒng)一公文登記內(nèi)容和檔案著錄項(xiàng)目使著錄目錄涵蓋公文標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、收發(fā)文日期等(見下圖)。這就為檔案部門今后管理不再重復(fù)進(jìn)行著錄奠定了基礎(chǔ)。
二、文檔一體化管理的必要性
近幾年來，隨著辦公自動化程度的提高，出現(xiàn)了大量各種形式的信息文件，紙質(zhì)文件逐步被電子文件所替代，紙制檔案逐步向電子檔案過渡，這給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。文件作為人們進(jìn)行信息交流和貯存的一種工具，有其相對穩(wěn)定的物質(zhì)載體。文件包含有信息、意識、知識內(nèi)容的一種物質(zhì)形態(tài)，它與其他物質(zhì)一樣是運(yùn)動的。文件從其形成后的運(yùn)轉(zhuǎn)，承辦和現(xiàn)行、半現(xiàn)行直到轉(zhuǎn)為檔案后的管理和利用，經(jīng)歷了一個(gè)完整的過程，檔案管理理論界稱之為文件的生命階段或文件周期，它將文件形成和存在過程劃分為四個(gè)階段，即制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段、永久保存階段。通常后兩個(gè)階段的文件即是檔案。企業(yè)單位檔案室主要保存第三個(gè)階段的文件，其特點(diǎn)是：1文件形成部門剛剛使用完畢，留待以后繼續(xù)存查和利用，所以說在一段時(shí)間內(nèi)，仍離不開這些文件，具有檔案的第一價(jià)值；2保密性較強(qiáng)，處于封閉狀態(tài)；3文件對形成單位依附性大；4有相當(dāng)部門文件只有一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值；5具有永久保存價(jià)值的文件，一般必須通過這一階段的保存和利用。
三、文檔一體化管理的可行性
為適應(yīng)市場發(fā)展的需要，機(jī)構(gòu)整合，就意味著管理體系、管理模式的整合，就要重新建立新的管理結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度、利益保障體系，并盡快使各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。“文檔一體化管理”工作模式隨著新機(jī)構(gòu)的成立而開始了，原文書管理和檔案管理這兩個(gè)程序綜合為一人管理。打破了以往文書工作和檔案工作使用兩套人馬的工作模式，文件的收發(fā)、登記、傳閱、收集、整理、分類、鑒定、檢索、保護(hù)、利用、信息統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)均由文檔管理專職統(tǒng)一跟蹤管理，中間過程量大而雜，要真正做到有條不紊可真不容易。為了防止文書管理和檔案管理脫節(jié)，充分發(fā)揮“文檔一體化”管理的職能，更好地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，通過競聘考核聘用了經(jīng)驗(yàn)豐富、綜合素質(zhì)高的文檔管理專職來擔(dān)任此項(xiàng)工作。文檔管理專職上崗后，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)文書管理與檔案管理的特點(diǎn)，從企業(yè)自身特點(diǎn)出發(fā)，制訂有效的工作方法，制訂出文書、檔案管理的各種管理制度、辦法，充分利用這些規(guī)章制度、文件辦理程序來制定管理框架，規(guī)范檔案管理，明確管理職責(zé)；同時(shí)充分地利用現(xiàn)代化管理手段，利用電子文件收發(fā)處理，對歸檔文件進(jìn)行著錄管理，使文書處理和檔案管理這兩個(gè)工作流程很好地整合起來完成。文檔管理專職對文件的收發(fā)、公文處理、文件歸檔等過程清清楚楚，利用文書與檔案共同的著錄信息，既減少交叉登記、重復(fù)勞動的現(xiàn)象，更不會再像以往那樣出現(xiàn)“兩個(gè)和尚挑水喝”甚至于“三個(gè)和尚沒水喝”尷尬現(xiàn)象，大大提高了企業(yè)的辦公效率。
結(jié)語
綜上所述，在辦公自動化的條件下，實(shí)行文檔一體化管理體制的好處有三：一是提高效率，信息共享；二是規(guī)范管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；三是科學(xué)合理利用人力、物力等寶貴資源，減少浪費(fèi)。
目前企業(yè)文檔一體化管理仍處于一種初期階段，還有很多地方仍需要我們不斷地完善、規(guī)范。作為企業(yè)文檔專職管理人員，要做的工作還很多，關(guān)鍵是不斷地提高自身的修養(yǎng)，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)的進(jìn)步，對信息化管理要求越來越高，這項(xiàng)工作對我們來說，任重而道遠(yuǎn)。
關(guān)鍵詞：圖書、情報(bào)、檔案;一體化管理
1.前言
圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理于20世紀(jì)50年代首先由國外的優(yōu)秀學(xué)者提出，并于70年代傳入我國，迅速得到專家學(xué)者的重視和研究。圖書、情報(bào)、檔案一體化涉及到多層面的管理，例如管理模式、服務(wù)模式一體化等方面。隨著全球化信息步伐的快速發(fā)展，新型技術(shù)和信息技術(shù)為圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理創(chuàng)造了優(yōu)越的外界背景，信息化為圖書、情報(bào)和檔案管理實(shí)現(xiàn)一體化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的發(fā)展水平提供了契機(jī)。
2.圖書、情報(bào)、檔案實(shí)現(xiàn)一體化管理的必然性和可行性
2.1三者一體化管理的必然性
知識經(jīng)濟(jì)和精神文化的發(fā)展標(biāo)志著新時(shí)代的進(jìn)步，隨著生活水平和社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得信息用戶對使用系統(tǒng)提出了新的需求。在信息化技術(shù)如此發(fā)達(dá)的今天，使用用戶對繁瑣、復(fù)雜、單一的信息應(yīng)用能力較反感，因此追求系統(tǒng)、完整、動態(tài)的信息管理系統(tǒng)是競爭的主體力量。高校圖書、情報(bào)、檔案一體化管理結(jié)束了多重單一管理的復(fù)雜問題。三者一體化管理模式為用戶提供了動態(tài)的、便捷的服務(wù)信息;另外，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺的推進(jìn)，打破了傳統(tǒng)的信息查收弊端，為用戶創(chuàng)造了時(shí)間自由、信息量廣的搜集平臺，可見，圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理是時(shí)展的必然要求和結(jié)果。
2.2三者一體化管理的可行性
首先，就目前的圖書館管理模式調(diào)查來看，一般將圖書、情報(bào)和檔案分開進(jìn)行管理，各自的信息資源共享能力較弱，三者各自為營，互不干預(yù)，自行購買管理設(shè)備和信息資源，這種現(xiàn)象造成圖書館信息資源散亂，不易被用戶搜索和查找，另一方面，在不必要的經(jīng)費(fèi)投入中消耗過高，無法實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)的最優(yōu)化使用;其次，圖書、情報(bào)和檔案具有想通的本質(zhì)意義，在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的發(fā)展背景下，將三者協(xié)調(diào)結(jié)合，共同管理，形成系統(tǒng)、科學(xué)、綜合化的管理系統(tǒng)，便于對信息資源的搜集、整理和服務(wù)，保證信息的高質(zhì)量、高效率、高動態(tài)地服務(wù)用戶;最后，三者的一體化式管理可以在人力、物力和財(cái)力等方面提出優(yōu)化的使用結(jié)構(gòu)，避免分散管理所造成的一些資源浪費(fèi)和重復(fù)建設(shè)，創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟(jì)保障基礎(chǔ)。
3.高校構(gòu)建圖書、情報(bào)、檔案一體化管理的實(shí)現(xiàn)途徑
3.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思想，樹立一體化觀念
實(shí)現(xiàn)三者的一體化管理首先需要高校圖書館管理部門能夠正確認(rèn)識到圖書、情報(bào)和檔案統(tǒng)計(jì)管理的優(yōu)勢和價(jià)值，轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)管理思想，正確認(rèn)識到在長期工作中所養(yǎng)成的不良習(xí)慣、消極怠工和安于現(xiàn)狀的不良現(xiàn)象。積極探索和轉(zhuǎn)變管理思維，在圖書、情報(bào)和檔案管理工作中樹立遠(yuǎn)矚性、主動性和科學(xué)性的觀念，認(rèn)識到三者一體化管理所產(chǎn)生的價(jià)值。將圖書、情報(bào)和檔案的一體化管理模式制定為高校圖書館信息資源管理的建設(shè)性戰(zhàn)略目標(biāo)，在圖書館管理工作中積極引入和貫徹信息全方位開放與資源文獻(xiàn)的共享措施，各部門之間應(yīng)加強(qiáng)交流和溝通，為高校圖書館信息管理工作提出創(chuàng)新性的建議和方案，落實(shí)到高校圖書、情報(bào)、檔案一體化的實(shí)踐工作中。
3.2加快高校信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
在信息全球化的外部環(huán)境中，高校管理部門要積極引入網(wǎng)絡(luò)、通信、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)等現(xiàn)代化科學(xué)手段，從而為高校圖書、情報(bào)和檔案的信息管理系統(tǒng)奠定堅(jiān)持的設(shè)備基礎(chǔ)，提高三者管理系統(tǒng)的發(fā)展進(jìn)程，這就需要高校積極投入到信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中。高校圖書、情報(bào)和檔案信息含量大，且處于動態(tài)變化中，因此要將網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施作為后臺支撐，從而借助網(wǎng)絡(luò)平臺建立統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理措施。據(jù)調(diào)查，我國高校圖書館在信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上已初具規(guī)模，但是在設(shè)施建設(shè)的水平上還存在較多滯后因素，在一定程度上制約著一體化管理的發(fā)展進(jìn)程。針對此現(xiàn)象，高校還應(yīng)不斷地為信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入精力，積極開拓多渠道的發(fā)展機(jī)會，為圖書、情報(bào)和檔案一體化管理提供物質(zhì)保障。
3.3優(yōu)化文獻(xiàn)資源的配置
隨著網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)、信息資源平臺的載入，在高校的圖書、情報(bào)和檔案信息中，也大量地引入了電子出版物、網(wǎng)上信息情報(bào)與電子檔案等資源，這些電子與網(wǎng)絡(luò)信息打破了傳統(tǒng)的時(shí)間限制和空間局限性，應(yīng)積極開發(fā)和利用電子與網(wǎng)絡(luò)圖書、情報(bào)和檔案信息資源，針對傳統(tǒng)文獻(xiàn)資源的管理模式，進(jìn)一步優(yōu)化文獻(xiàn)信息的配置和使用效能。
3.4培養(yǎng)復(fù)合型的管理人才
傳統(tǒng)的圖書館管理工作人員只要求具備必要的專業(yè)知識技能，但是隨著高校圖書建設(shè)和現(xiàn)代化技術(shù)的引進(jìn)，對圖書、情報(bào)和檔案管理人員的職業(yè)技能和素養(yǎng)都提出了新的要求。人才是圖書、情報(bào)和檔案管理體系中的基礎(chǔ)保障，扎實(shí)的專業(yè)能力，敏銳的信息搜集能力、良好的溝通和外語能力是復(fù)合型圖書工作者的重點(diǎn)要求，此外，對圖書、情報(bào)和檔案的專業(yè)管理能力、信息檢索能力也是實(shí)現(xiàn)符合型人才的必需技能要求。
總之，高校圖書、情報(bào)和檔案的一體化管理是一項(xiàng)長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略性發(fā)展過程，因此，高校圖書館管理部門應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚，制定科學(xué)、系統(tǒng)的發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃，有條理、有計(jì)劃地推進(jìn)高校圖書、情報(bào)和檔案進(jìn)程，在借鑒優(yōu)秀單位的管理模式基礎(chǔ)上，結(jié)合本校特色，最終實(shí)現(xiàn)資源共享、信息開放的一體化管理。（作者單位：云南大學(xué)圖書館館員）
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：高職院校 圖書 檔案 一體化
高職院校中，圖書和檔案是師生獲取信息的主要來源。隨著科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，廣大師生對信息資源的需求方式和內(nèi)容發(fā)生了根本性的變化，單一地從圖書或檔案中獲取信息已經(jīng)不能滿足日益增長的信息需求，而是需要無時(shí)間、空間、地域限制的多元化的個(gè)性信息服務(wù)，需要來源廣泛的全方位、多層次、多角度的信息內(nèi)容。因此為滿足廣大師生的需求，必須打破圖書、檔案部門各自為政的局面，對圖書、檔案進(jìn)行有效整合，實(shí)行一體化管理，使信息部門更好地適應(yīng)高職院校教育改革的需要，這是一種必然趨勢。
一、圖書、檔案一體化的涵義
圖書、檔案都是以文獻(xiàn)信息為基礎(chǔ)而形成的產(chǎn)物，作為重要的信息源泉，雖然管理信息的形式、內(nèi)容有異：檔案館提供的信息以縱向的原始信息為主，圖書館提供的信息以橫向的再生信息為主，但它們的最終目的都是為了開發(fā)、利用信息，實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值。所謂圖書、檔案一體化是指將圖書、檔案各自獨(dú)立的系統(tǒng)統(tǒng)一為一個(gè)整體的過程，說到底就是一種競爭性的互補(bǔ)關(guān)系，即各種要素通過競爭沖突，不斷地尋找、選擇自身的最優(yōu)功能點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行互補(bǔ)匹配，打破圖書、檔案之間的層層壁壘，加強(qiáng)兩者之間的協(xié)調(diào)與合作，通過網(wǎng)絡(luò)共建、資源共享、分布式收藏、遠(yuǎn)程存取等手段，實(shí)現(xiàn)信息、信息人員、信息技術(shù)、信息設(shè)備、信息標(biāo)準(zhǔn)等各種要素之間的匹配與磨合，為用戶提供集成的一站式服務(wù)。
二、高職院校圖書、檔案一體化管理的必要性
1.改變高職院校圖書、檔案管理現(xiàn)狀的客觀需要
目前，大部分高職院校的圖書和檔案管理隸屬于不同的部門分散管理，這種單一的縱向管理模式使得檔案、圖書管理出現(xiàn)了各自為政、互不相聯(lián)的局面，造成了信息資源的浪費(fèi)。同時(shí)，舊的圖書檔案管理模式無法適應(yīng)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展對圖書、檔案管理提出的更高層次的要求。因此建立橫向管理模式，即實(shí)現(xiàn)圖書和檔案的一體化管理，可以整合高職院?，F(xiàn)有的圖書、檔案資源，配合高效的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，合理利用人力和財(cái)力，集中力量解決面臨的共同問題。對本來教育經(jīng)費(fèi)就比較緊張的高職院校來說，實(shí)行圖書、檔案一體化管理不僅可以節(jié)約經(jīng)費(fèi)投入，還可以加速現(xiàn)代化管理進(jìn)程，從而實(shí)現(xiàn)圖書、檔案信息資源的高效和集中利用。
2.適應(yīng)高職院校教學(xué)、科研發(fā)展的需要
高職院校是培養(yǎng)生產(chǎn)、建設(shè)、管理、服務(wù)第一線技術(shù)性人才和科學(xué)研究的基地。隨著高職教育的發(fā)展，高職院校的教學(xué)、科研活動也日益頻繁。在教學(xué)和科研中，師生不僅需要利用原始的檔案資料，還需要利用館藏圖書、電子圖書以及文獻(xiàn)檢索工具等獲取動態(tài)信息及科研資料。但目前，大部分高職院校仍采用傳統(tǒng)的檔案、圖書分散管理方式，不利于信息資源的綜合開發(fā)利用。只有將圖書和檔案信息相互融合，實(shí)行一體化管理，實(shí)現(xiàn)高職院校內(nèi)部資源的優(yōu)勢互補(bǔ)，才能更好地滿足廣大師生對信息的需求，推動教學(xué)和科研的進(jìn)一步發(fā)展。
三、高職院校圖書、檔案一體化管理的措施
1.建立標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一、規(guī)范的管理制度
傳統(tǒng)的各自為政的圖書、檔案管理制度是圖書、檔案一體化過程中的絆腳石。因此，首先，高職院校要打破傳統(tǒng)的管理格局，根據(jù)圖書、檔案的共性和一體化管理的需要，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立統(tǒng)一的文獻(xiàn)信息管理機(jī)構(gòu)；其次，要依據(jù)圖書、檔案的差異，制定特殊的管理辦法，組織人員編制和采用對圖書和檔案管理都適用的分類、著錄、標(biāo)引和檢索的分類法、著錄法、主題法及文獻(xiàn)標(biāo)引法等，以，統(tǒng)一規(guī)范管理，最終實(shí)現(xiàn)真正意義上的圖書、檔案一體化管理。
2.構(gòu)建現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)
圖書、檔案系統(tǒng)是一個(gè)龐大而復(fù)雜的系統(tǒng)，一體化管理不是簡單的整合，要實(shí)現(xiàn)高效、統(tǒng)一的管理，就必須借助計(jì)算機(jī)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)圖書和檔案的宏觀調(diào)配和檢索。為此，高職院校應(yīng)做好以下四方面的工作：一是采用現(xiàn)代信息技術(shù)及其設(shè)備，增強(qiáng)圖書、檔案部門的信息集散能力、快速反映能力和信息處理能力，從而提高其服務(wù)效率和質(zhì)量；二是要以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，加強(qiáng)圖書、檔案數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一管理和建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化；三是將分布于不同地點(diǎn)的數(shù)字化圖書、檔案信息資源通過網(wǎng)絡(luò)互相鏈接，實(shí)時(shí)公布利用，實(shí)現(xiàn)資源共享；四是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量和效率。
3.培養(yǎng)綜合型人才
培養(yǎng)綜合型人才是實(shí)現(xiàn)圖書、檔案一體化管理的關(guān)鍵。因?yàn)閳D書、檔案一體化管理專業(yè)性強(qiáng)、實(shí)踐型強(qiáng)、技術(shù)難度大，涉及到信息、技術(shù)、語言等眾多知識領(lǐng)域，因此需要培養(yǎng)一批既精通圖書、檔案的業(yè)務(wù)工作，又精通網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和現(xiàn)代化管理的高素質(zhì)人才。這就要求高職院校對現(xiàn)有的圖書、檔案管理人員進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，盡快提高他們的業(yè)務(wù)能力和現(xiàn)代化管理水平。同時(shí)，要積極引進(jìn)高層次的專門人才，并逐步提高他們在管理隊(duì)伍中的比例，為高職院校的圖書、檔案一體化管理隊(duì)伍注入新鮮血液，推動圖書、檔案一體化的飛速發(fā)展。
總之，高職院校圖書、檔案一體化管理是提高圖書、檔案服務(wù)層次的需要，是信息社會下高職院校發(fā)展的必然趨勢。但一體化的真正實(shí)施還有許多細(xì)節(jié)問題尚需解決，有待進(jìn)一步的研究和探討。
參考文獻(xiàn)：
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