時(shí)間：2023-06-02 09:02:48
緒論：在尋找寫(xiě)作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理的創(chuàng)新，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
（一）高科技技術(shù)沒(méi)有完全投入使用
因?yàn)槲覈?guó)管理方式簡(jiǎn)單單一，且信息化沒(méi)有完全替代紙質(zhì)化，房產(chǎn)市場(chǎng)交易越來(lái)越多所以大批量的檔案隨之增加，這無(wú)疑使成本增加，對(duì)我國(guó)房產(chǎn)的規(guī)劃，相關(guān)活動(dòng)的開(kāi)展造成了不小的損失。而且各類(lèi)檔案區(qū)分管理工作不到位，使查找時(shí)不方便，沒(méi)有及時(shí)使用高科技的技術(shù)，直接影響了檔案管理的高效性，針對(duì)存在的問(wèn)題找出相應(yīng)的解決方案，加快房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的進(jìn)展，是我們應(yīng)該面臨的首要問(wèn)題。為了解決這些問(wèn)題應(yīng)強(qiáng)化信息化，規(guī)范化，一體化，統(tǒng)一業(yè)務(wù)的辦理制度，加強(qiáng)無(wú)紙化的力度，減少紙張的使用增加信息化的有效管理和運(yùn)用。
（二）對(duì)檔案管理不重視
各個(gè)部門(mén)的平衡發(fā)展是非常必要的，有些領(lǐng)導(dǎo)在指揮工作人員工作時(shí)要求窗口工作人員態(tài)度謙和，服務(wù)周到，因?yàn)楝F(xiàn)在房產(chǎn)交易比較活躍，社會(huì)對(duì)房產(chǎn)的需求漸漸增大，所以大部分的員工都服務(wù)在窗口，而在幕后整理資料數(shù)據(jù)的人卻沒(méi)有多少，輕視檔案管理就是舍本逐末的做法，因此要平衡發(fā)展各個(gè)部門(mén)的工作，處理好窗口服務(wù)和整理檔案工作的比例，舍棄原來(lái)那種與人交流為主要工作的想法，把檔案服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)做好，才能在其他服務(wù)中做出優(yōu)異的成績(jī)。管理人員要將被動(dòng)式的服務(wù)態(tài)度轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)式的，樹(shù)立積極地服務(wù)意識(shí)不斷提高和加強(qiáng)對(duì)管理工作的意識(shí)，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的客觀要求和客戶的需要，作為房產(chǎn)行業(yè)的一員，要從心里面喜歡這項(xiàng)工作，加大對(duì)檔案的管理力度，迎接更嶄新的未來(lái)。
二、房產(chǎn)檔案管理的創(chuàng)新
（一）管理信息化
檔案管理的信息化是為工作量大而且種類(lèi)多的工程服務(wù)的，在房產(chǎn)檔案管理中涉及的內(nèi)容非常廣泛，。為了對(duì)信息化知識(shí)深刻的理解，管理人員應(yīng)該積極參加房地產(chǎn)有關(guān)方面的講座，實(shí)踐是檢驗(yàn)真正知識(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，在及時(shí)掌握房產(chǎn)的近況，提高對(duì)信息的管理能力才能更好的解決所遇到的問(wèn)題。由于房產(chǎn)檔案與人們的生活密切相關(guān)，所以管理時(shí)要認(rèn)真核對(duì)信息，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和詳細(xì)性，有關(guān)部門(mén)在制定關(guān)于房產(chǎn)行業(yè)的規(guī)定時(shí)是有法可依的，這對(duì)推動(dòng)信息化工作的發(fā)展是有優(yōu)勢(shì)的，各地信息的共享和網(wǎng)絡(luò)的融合也會(huì)加強(qiáng)信息化管理的進(jìn)程。
（二）競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的建立
激勵(lì)機(jī)制是房產(chǎn)檔案管理部門(mén)進(jìn)行管理創(chuàng)新的重要內(nèi)容，形成激勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制對(duì)于提高員工的積極性有重要的作用，根據(jù)房產(chǎn)部門(mén)的運(yùn)營(yíng)狀況來(lái)看，大多數(shù)管理人員缺乏自主性和積極性，所以通過(guò)用人制度和員工獎(jiǎng)罰制度來(lái)決定勞動(dòng)報(bào)酬，從而發(fā)揮工作人員的潛能。競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制主要包括管理理念創(chuàng)新，管理方式創(chuàng)新，管理內(nèi)容創(chuàng)新以及管理功能創(chuàng)新等，我們有效的結(jié)合創(chuàng)新的管理方式，解決管理效率低的問(wèn)題，房產(chǎn)檔案管理部門(mén)應(yīng)該將個(gè)人的工作成績(jī)和工作的積極性作為考核的內(nèi)容，使員工為了自己的切身利益而關(guān)心組織的工作，為房產(chǎn)的發(fā)展找到適當(dāng)?shù)陌l(fā)展方式和創(chuàng)新機(jī)制。這將會(huì)推動(dòng)房產(chǎn)檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展，有利于房產(chǎn)管理事業(yè)水平的提升，更有利于社會(huì)的全面發(fā)展。
（三）物理件和電子件的結(jié)合
房產(chǎn)新的管理形式采取兩種檔案并存管理方式，達(dá)到雙保險(xiǎn)的目的。在信息化時(shí)代，如果只是依靠一種方式來(lái)進(jìn)行管理是不全面的，通過(guò)大量的實(shí)踐證明傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的收集使工作量加大，同時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，不符合現(xiàn)代的發(fā)展需要，但是如果完全摒棄紙質(zhì)的管理，只是單純的使用數(shù)字化的管理其引起的結(jié)果也是不可估量的，一旦信息系統(tǒng)崩潰將丟失所有的資料，這無(wú)疑會(huì)造成社會(huì)的混亂，所以針對(duì)這種情況要將紙質(zhì)的文件作為管理的依據(jù)，計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行信息的處理和整理，但是原始的數(shù)據(jù)在紙質(zhì)文件仍然可以準(zhǔn)確的找到，這種將兩種技術(shù)結(jié)合使用的方式不僅符合社會(huì)的發(fā)展，而且也保證了數(shù)據(jù)的安全，實(shí)現(xiàn)了雙贏。
三、總結(jié)
【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)；檔案；創(chuàng)新；服務(wù)
一、從服務(wù)手段上革新
建立檔案館（室）網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門(mén)將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。國(guó)內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)上公開(kāi)部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門(mén)密切配合，可以將本單位重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于宣傳和利用。
建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門(mén)可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，豐富，利用率高。
電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門(mén)不容忽視的。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了，因此，檔案部門(mén)可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第1時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。例如：為了方便下級(jí)或管理部門(mén)、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過(guò)網(wǎng)站傳送自己?jiǎn)挝环潜Ｃ艿臋n案全文，檔案館（室）自行開(kāi)發(fā)了“電子文件全文自動(dòng)上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計(jì)算機(jī)，足不出戶就可將電子文件全文自動(dòng)上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤(pán)或軟盤(pán)。
開(kāi)展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門(mén)利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門(mén)利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
檔案部門(mén)可以在網(wǎng)頁(yè)上通過(guò)匯編相應(yīng)的專(zhuān)題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。
開(kāi)展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開(kāi)放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門(mén)制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國(guó)加入WTO后，公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢(shì)要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益。
二、從服務(wù)領(lǐng)域上擴(kuò)展
信息服務(wù)的化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門(mén)既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類(lèi)信息的需求日益迫切。隨著技術(shù)的，人們從事的科學(xué)和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開(kāi)信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單1需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書(shū)、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。
興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會(huì)的今天，從信息資源開(kāi)發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識(shí)檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要的工作實(shí)體。對(duì)于檔案信息的開(kāi)放和開(kāi)發(fā)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)和產(chǎn)業(yè)意識(shí)，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)主動(dòng)出擊。如在匯編專(zhuān)題信息方面：開(kāi)發(fā)信息，幫助引進(jìn)開(kāi)發(fā)先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品；開(kāi)發(fā)經(jīng)濟(jì)信息，為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù)；開(kāi)發(fā)市場(chǎng)信息，為企業(yè)提供營(yíng)銷(xiāo)機(jī)會(huì)；開(kāi)發(fā)信息，為企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益服務(wù)；開(kāi)發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。
關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；檔案管理；信息資源
進(jìn)入21世紀(jì)，知識(shí)作為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心力量，在社會(huì)眾多領(lǐng)域發(fā)揮著越來(lái)越大的作用。而知識(shí)管理作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一種全新管理，它越來(lái)越成為眾多企事業(yè)單位為適應(yīng)新時(shí)期要求和保持核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要選擇。人們重視知識(shí)、追求知識(shí)、視知識(shí)為財(cái)富。而檔案信息資源中蘊(yùn)含著豐富的知識(shí)，檔案信息資源已成為促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的重要力量，這已經(jīng)引起了人們高度的重視。檔案管理作為信息資源管理的重要組成部分，面對(duì)知識(shí)管理帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，正逐步從傳統(tǒng)管理模式向知識(shí)管理模式演變。那么知識(shí)管理對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式到底帶來(lái)了哪些影響，面向知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式應(yīng)采取哪些措施和變革，不斷向前發(fā)展，是本文試圖要探討的問(wèn)題。
1知識(shí)管理是全新的管理理念
知識(shí)管理是一種理念，目前知識(shí)管理的定義為狹義和廣義兩種，狹義的知識(shí)管理主要是針對(duì)知識(shí)本身的管理，廣義的知識(shí)管理不僅包括對(duì)知識(shí)本身的管理，還包括對(duì)與知識(shí)有關(guān)的各種資源和無(wú)形資產(chǎn)的管理，涉及知識(shí)組織、知識(shí)設(shè)施、知識(shí)資產(chǎn)、知識(shí)人員等全方位、全過(guò)程的管理。這里提到的檔案工作中的知識(shí)管理，是一種符合新時(shí)期企事業(yè)單位檔案館發(fā)展的全新管理理念，即將知識(shí)管理理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合的管理思想和方法。其目的就是要通過(guò)對(duì)檔案信息資源靜態(tài)的顯性知識(shí)和人們?cè)诳蒲猩a(chǎn)過(guò)程中大腦所形成的隱性知識(shí)進(jìn)行收集、篩選、分類(lèi)、整理與編研，并在動(dòng)態(tài)知識(shí)庫(kù)體系中進(jìn)行存儲(chǔ)、傳播和應(yīng)用，為利用者提供最有效的知識(shí)共享平臺(tái)，為單位創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益。
2知識(shí)管理與檔案管理的關(guān)系
檔案管理是一項(xiàng)歷史悠久的管理活動(dòng)，從古代到現(xiàn)代，檔案管理經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的道路，經(jīng)過(guò)了實(shí)體管理、信息管理和知識(shí)管理等三個(gè)階段的發(fā)展演變過(guò)程。第一階段檔案實(shí)體管理主要是對(duì)在科研生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)中所產(chǎn)生的原始實(shí)體狀態(tài)檔案資料進(jìn)行的管理工作，主要包括檔案文件材料的收集、分類(lèi)、整理、鑒定、保管、編研及存儲(chǔ)等內(nèi)容。檔案管理的第二階段就是信息管理階段，就是利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化管理、電子文檔一體化管理、信息利用網(wǎng)絡(luò)化管理，是一種比較先進(jìn)的管理方式。檔案管理第三階段也就是知識(shí)管理階段，其實(shí)質(zhì)是針對(duì)社會(huì)對(duì)信息的需求進(jìn)行分析研究，能夠在最需要的時(shí)間將最需要的知識(shí)傳遞給最需要的人，以便幫助人們獲取有效的信息知識(shí)，并將其獲得的信息知識(shí)服務(wù)于科技活動(dòng)中，從而達(dá)到為社會(huì)創(chuàng)造出更大經(jīng)濟(jì)效益的目的。知識(shí)管理本質(zhì)上就是人們?cè)谥R(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)知識(shí)創(chuàng)新的需求而發(fā)展起來(lái)的一種新型的管理模式，知識(shí)管理的主要組成元素是數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)、人和共享。人是知識(shí)活動(dòng)的主體，將顯性知識(shí)和人頭腦中的隱形知識(shí)結(jié)合起來(lái)，相互轉(zhuǎn)換，發(fā)揮人的潛能，創(chuàng)新服務(wù)方式，利用網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺(tái)，快捷、迅速地把信息知識(shí)傳遞給需要利用的人，從而達(dá)到知識(shí)共享。檔案是一種信息的載體，離開(kāi)了這種載體，知識(shí)的獲取、創(chuàng)造、儲(chǔ)存及傳遞都將無(wú)法繼續(xù)。知識(shí)管理不僅是對(duì)知識(shí)載體、知識(shí)信息、知識(shí)實(shí)踐活動(dòng)的管理，同時(shí)也是對(duì)檔案工作的管理，對(duì)顯性知識(shí)的管理和檔案人員頭腦中隱性知識(shí)的管理。這些管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的管理理念和范圍。由此可知，知識(shí)管理與檔案管理有著內(nèi)在的聯(lián)系，密不可分。但同時(shí)，知識(shí)管理又是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。
3知識(shí)管理對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的影響
3.1知識(shí)管理使傳統(tǒng)檔案管理的職能發(fā)生變化
知識(shí)管理作為一種新的思維方法，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理職能產(chǎn)生了很大的影響，使過(guò)去重視檔案實(shí)體保管轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅貦n案信息知識(shí)的管理，使過(guò)去注重查據(jù)憑證的功能轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息知識(shí)的開(kāi)發(fā)利用，把注重文檔歸檔管理變?yōu)橹鲃?dòng)參與，把對(duì)檔案控制管理變?yōu)橹R(shí)提供資源的共享，把過(guò)去傳統(tǒng)的借閱方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑?wù)。這樣一來(lái)，傳統(tǒng)檔案管理職能發(fā)生了深刻變化，原來(lái)檔案部門(mén)的檔案保管員轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒅R(shí)的開(kāi)發(fā)者，成為知識(shí)的管理者、提供者及決策咨詢者。
3.2知識(shí)管理改變了傳統(tǒng)檔案管理的業(yè)務(wù)流程
在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作對(duì)現(xiàn)行文件管理和歸檔后的文件管理有著一條明顯界限。而知識(shí)管理是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代產(chǎn)生的一種新型的管理模式，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)管理活動(dòng)的過(guò)程發(fā)生變化，必然會(huì)引起企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造。把知識(shí)管理應(yīng)用到檔案管理工作中，檔案管理者就會(huì)依據(jù)文件生命周期理論，把文件檔案看作一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體，實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化管理，對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程重新梳理，對(duì)文件生命周期的全過(guò)程重新設(shè)計(jì)。因此，知識(shí)管理可以引起傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)流程的改變。
3.3知識(shí)管理豐富了傳統(tǒng)檔案信息資源的種類(lèi)
在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理主要是進(jìn)行檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及提供利用等管理工作。檔案管理工作更多地注重檔案保管控制，檔案的利用率很低。而知識(shí)管理要求信息知識(shí)共享，這就要求檔案部門(mén)必須構(gòu)建多樣化特色的知識(shí)庫(kù)。檔案部門(mén)應(yīng)借助知識(shí)管理的理念，通過(guò)對(duì)檔案信息資源的二次開(kāi)發(fā)，形成多種特色的檔案信息資源，使檔案信息資源多樣化，以滿足社會(huì)各類(lèi)人員對(duì)檔案知識(shí)的需求。
3.4知識(shí)管理促進(jìn)了檔案管理人員素質(zhì)的提高
知識(shí)管理不僅對(duì)企業(yè)檔案管理提出了更高的要求，而且對(duì)檔案管理人員的工作水平也提出了更高的要求。應(yīng)用知識(shí)管理到檔案管理工作中，必然會(huì)要求檔案人員不僅要具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，還要具備多方面的素質(zhì)，比如：廣博的知識(shí)結(jié)構(gòu)、創(chuàng)造性的思維能力，特別是現(xiàn)代信息技術(shù)操作能力，信息獲取、信息分析和信息加工處理能力等，只有這樣才能勝任新時(shí)期的檔案管理工作，才能做好檔案工作中的知識(shí)管理。
4應(yīng)用知識(shí)管理進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的必要性
有創(chuàng)新才會(huì)有發(fā)展，有發(fā)展才會(huì)有進(jìn)步。知識(shí)管理作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一種全新管理，它越來(lái)越成為各企事業(yè)檔案部門(mén)適應(yīng)時(shí)代要求、自我發(fā)展和保持核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要選擇。
4.1時(shí)展的需要
眾所周知，檔案部門(mén)經(jīng)歷了從傳統(tǒng)管理到科學(xué)管理和信息化管理漫長(zhǎng)的歷史軌跡。館藏檔案的載體也由原來(lái)單一的紙質(zhì)載體發(fā)展到電子、網(wǎng)絡(luò)等多種載體形式，而服務(wù)方式也從傳統(tǒng)單一的服務(wù)形式向網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)、電子閱覽、多媒體和數(shù)據(jù)庫(kù)等多種服務(wù)形式發(fā)展，所有這一切都使檔案的管理模式發(fā)生了根本性的變化。隨著網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，人類(lèi)知識(shí)產(chǎn)量空前浩繁，獲取知識(shí)的途徑更加便捷，但是面對(duì)知識(shí)冗余、知識(shí)泛濫的情況，人們?nèi)狈Λ@得有效知識(shí)的能力。在這種情況下，檔案部門(mén)引入知識(shí)管理理論和管理模式，最大限度獲取、挖掘、利用和傳播檔案知識(shí)，滿足利用者的需求，凸顯了時(shí)展的需要。
4.2自身發(fā)展的需要
檔案部門(mén)是信息管理的組織機(jī)構(gòu)，其服務(wù)宗旨是滿足利用者對(duì)各種檔案信息資源的需求。而知識(shí)分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)，檔案知識(shí)管理也是對(duì)顯性知識(shí)和隱形知識(shí)的管理，其實(shí)質(zhì)相應(yīng)表現(xiàn)為對(duì)檔案信息資源實(shí)體的管理和對(duì)人的大腦智力資源的管理，盤(pán)活資源，進(jìn)行組合，使其得到充分利用。于此同時(shí)，人們的管理思維、管理設(shè)施、操作手段等都有了不同程度的發(fā)展和轉(zhuǎn)變，這一切正好說(shuō)明了，檔案管理自身的發(fā)展起了質(zhì)的變化。
4.3檔案服務(wù)功能的需要
不管是傳統(tǒng)檔案館還是數(shù)字檔案館，服務(wù)是其不變的宗旨，也是其永恒的主題。檔案部門(mén)實(shí)施知識(shí)管理就是創(chuàng)新服務(wù)方式，更好地滿足利用者的需求。將知識(shí)管理應(yīng)用于檔案管理創(chuàng)新中，檔案部門(mén)就可將核心競(jìng)爭(zhēng)力定位于知識(shí)服務(wù)，以利用者的需求為調(diào)節(jié)手段，以知識(shí)為本、以服務(wù)為核心，在檔案管理的服務(wù)觀念、服務(wù)手段、服務(wù)形式等各方面進(jìn)行拓展和深化，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)功能，提高檔案知識(shí)服務(wù)的質(zhì)量。
5應(yīng)用知識(shí)管理推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新的策略
如何應(yīng)用知識(shí)管理推進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，筆者認(rèn)為可通過(guò)管理組織創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、管理文化創(chuàng)新及優(yōu)化人力資源等策略來(lái)實(shí)現(xiàn)，在思路、途徑和方法上不斷創(chuàng)新、不斷探索，這樣知識(shí)管理就能應(yīng)用到檔案管理工作中，就能保持檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
5.1開(kāi)展管理組織創(chuàng)新，構(gòu)建知識(shí)管理行政管理體系
構(gòu)建知識(shí)管理行政管理體系，這是檔案管理組織結(jié)構(gòu)的變革和創(chuàng)新。按照知識(shí)管理的理念，現(xiàn)代檔案館必須再設(shè)計(jì)和變革組織結(jié)構(gòu)，建立新的知識(shí)管理行政管理體系，創(chuàng)建一個(gè)能促進(jìn)學(xué)習(xí)、積累知識(shí)和知識(shí)共享的良好氛圍和環(huán)境，減少管理層次，便于相互溝通交流，為知識(shí)創(chuàng)新掃除障礙，拉近領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的距離，調(diào)動(dòng)和發(fā)揮員工的積極性，以便利于提高工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。
5.2開(kāi)展制度創(chuàng)新，不斷完善知識(shí)管理職能
知識(shí)管理就是要做好知識(shí)積累、傳播、共享，但是要做好這些工作，必須要有嚴(yán)格的制度作保障。首先，要建立知識(shí)管理運(yùn)作機(jī)制，這主要是包括知識(shí)管理投入機(jī)制、系統(tǒng)建設(shè)管理、知識(shí)交流機(jī)制、知識(shí)制度等內(nèi)容，這是為了確保知識(shí)管理和傳播的各項(xiàng)措施到位。其次，要建立知識(shí)管理的績(jī)效機(jī)制，績(jī)效機(jī)制的主要功能是要對(duì)個(gè)人和單位的管理成果進(jìn)行審查和評(píng)定，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，順利推進(jìn)知識(shí)管理工作向前發(fā)展。再次，要建立知識(shí)管理激勵(lì)機(jī)制，包括對(duì)知識(shí)薪酬、支付制度、知識(shí)培訓(xùn)制度和知識(shí)淘汰制度等的編制。
5.3開(kāi)展技術(shù)創(chuàng)新，搭建知識(shí)管理信息平臺(tái)
要想成功地在企業(yè)檔案工作中進(jìn)行知識(shí)管理，就必須要構(gòu)建一套完整有效的知識(shí)管理信息系統(tǒng)，才能將海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和呈現(xiàn)，才能讓知識(shí)共享，方便人們快速查詢和利用，從而提高檔案業(yè)務(wù)水平和工作效率。首先，搭建知識(shí)整合平臺(tái)，把館藏檔案、文件、業(yè)務(wù)流程、網(wǎng)絡(luò)信息、辦公信息以及檔案外部獲得的信息和知識(shí)進(jìn)行集中，然后進(jìn)過(guò)優(yōu)化篩選、分類(lèi)、編研、創(chuàng)新、整合，最后以恰當(dāng)合理的形式集成存儲(chǔ)，形成各種主題的知識(shí)庫(kù)，以便提供服務(wù)。其次，搭建知識(shí)轉(zhuǎn)換平臺(tái)，建立知識(shí)管理系統(tǒng)，發(fā)揮人的潛能，促進(jìn)隱性知識(shí)和顯性知識(shí)相互轉(zhuǎn)換，在轉(zhuǎn)換中創(chuàng)造新的知識(shí)，并將經(jīng)過(guò)實(shí)踐驗(yàn)證的有價(jià)值的知識(shí)存儲(chǔ)起來(lái)，以便應(yīng)用。第三，搭建知識(shí)傳播平臺(tái)。知識(shí)管理的本質(zhì)是知識(shí)共享，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，采用多樣化傳播方式，把知識(shí)和信息傳遞給所需要的人,從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享。
5.4優(yōu)化人力資源，建立高素質(zhì)的人才隊(duì)伍
為了做好檔案管理中的知識(shí)管理，就需要有一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)、結(jié)構(gòu)合理的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。由于傳統(tǒng)管理模式的影響，長(zhǎng)期以來(lái)形成了檔案管理人員素質(zhì)偏低、人才結(jié)構(gòu)不合理、真正懂得知識(shí)管理的人比較短缺的現(xiàn)象。因此，要做好知識(shí)管理工作，就必須加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)，以保障檔案知識(shí)管理工作的順利開(kāi)展和推進(jìn)。綜上所述，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，檔案部門(mén)應(yīng)該順應(yīng)這種潮流，積極探索，不斷創(chuàng)新，深化和拓展知識(shí)管理在檔案管理工作的應(yīng)用，最大限度挖掘出檔案信息資源的潛在價(jià)值，為社會(huì)創(chuàng)造出更大的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富。
作者:姚文 單位:中航工業(yè)第一飛機(jī)設(shè)計(jì)研究院十二所
主要參考文獻(xiàn):
［1］韓海濤.基于知識(shí)管理的現(xiàn)代檔案館管理創(chuàng)新［J］.機(jī)電兵船檔案,2010(6).
一、從服務(wù)手段上來(lái)革新
建立檔案館(室)網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館(室)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門(mén)將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。國(guó)內(nèi)許多單位檔案館(室)利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的1種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)1步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)上公開(kāi)部分檔案目錄，方便查詢檢索;檔案棺(室)與宣傳部門(mén)密切配合，可以將本單位重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于宣傳和利用。
建立電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心。檔案館(室)與企事業(yè)單位信息管理部門(mén)可加強(qiáng)密切配合，建立電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館(室)，是企事業(yè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，豐富，利用率高。
電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門(mén)不容忽視的。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了，因此，檔案部門(mén)可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第1時(shí)間將其收集到，并在檔案館(室)的服務(wù)器上歸檔。例如：為了方便下級(jí)或管理部門(mén)、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過(guò)網(wǎng)站傳送自己?jiǎn)挝环潜Ｃ艿臋n案全文，檔案館(室)自行開(kāi)發(fā)了電子文件全文自動(dòng)上傳歸檔系統(tǒng)。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計(jì)算機(jī)，足不出戶就可將電子文件全文自動(dòng)上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案館(室)，也不必交任何光盤(pán)或軟盤(pán)。
開(kāi)展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門(mén)利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門(mén)利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
檔案部門(mén)可以在網(wǎng)頁(yè)上通過(guò)匯編相應(yīng)的專(zhuān)題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。
開(kāi)展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開(kāi)放的不斷深入，到檔案館(室)查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門(mén)制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國(guó)加入WTO后，公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢(shì)要求，進(jìn)1步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益，湖北省檔案局要求2003年全省各級(jí)綜合檔案館(室)全部建立現(xiàn)行文件服務(wù)中心，要求全省各部門(mén)、各單位率先向各級(jí)檔案館(室)送交現(xiàn)行文件資料，并要求各級(jí)檔案館(室)做好現(xiàn)行文件資料的接收工作，搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務(wù)。
二、服務(wù)領(lǐng)域上的擴(kuò)展
信息服務(wù)的化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門(mén)既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等1切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類(lèi)信息的需求日益迫切。隨著技術(shù)的，人們從事的科學(xué)和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開(kāi)信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單1需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書(shū)、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。 興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會(huì)的今天，從信息資源開(kāi)發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者;檔案館(室)也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識(shí)檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要的工作實(shí)體。對(duì)于檔案信息的開(kāi)放和開(kāi)發(fā)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)和產(chǎn)業(yè)意識(shí)，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)主動(dòng)出擊。如在匯編專(zhuān)題信息方面：開(kāi)發(fā)信息，幫助引進(jìn)開(kāi)發(fā)先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品;開(kāi)發(fā)經(jīng)濟(jì)信息，為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù);開(kāi)發(fā)市場(chǎng)信息，為企業(yè)提供營(yíng)銷(xiāo)機(jī)會(huì);開(kāi)發(fā)信息，為企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益服務(wù);開(kāi)發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。
加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類(lèi)的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的情報(bào)，任何1個(gè)文獻(xiàn)部門(mén)都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書(shū)、情報(bào)等部門(mén)各自為政的局面，建立1個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行1體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。
建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報(bào)道兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案館、圖書(shū)館(室)館藏的檔案目錄。實(shí)現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書(shū)、情報(bào)等文獻(xiàn)部門(mén)相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識(shí)、信息、情報(bào)。通過(guò)建立聯(lián)合目錄，形成，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門(mén)充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館(室)藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，因而也可有效地緩解存儲(chǔ)空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級(jí)各類(lèi)檔案館、圖書(shū)館(室)館藏朝著有側(cè)重、有特色、專(zhuān)業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會(huì)多方面的需要。
三、學(xué)校檔案服務(wù)創(chuàng)新的主要任務(wù)
面對(duì)高校檔案部門(mén)生存的現(xiàn)狀，既不能依靠上帝的仁愛(ài)，也不能坐等學(xué)校的恩賜，必須用改革發(fā)展的思路來(lái)解決前進(jìn)中的困難。
(一)進(jìn)一步強(qiáng)化檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新中的基礎(chǔ)地位，把檔案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基礎(chǔ)。因此，立館之基在于檔案資源建設(shè)，檔案服務(wù)之基更在于檔案資源建設(shè)。正因?yàn)闄n案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新工作中具有基礎(chǔ)性的地位，也就決定了要進(jìn)一步深化檔案資源建設(shè)抓源頭的監(jiān)管理念，聚焦學(xué)校重大活動(dòng)、重大事件、重要會(huì)議、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的監(jiān)管工作，全面推進(jìn)常規(guī)歸檔與即時(shí)歸檔的相結(jié)合，大力開(kāi)展校史人物、校史資料和社會(huì)媒體對(duì)學(xué)校工作報(bào)道等方面的征集工作，為學(xué)校歷史站好崗，為學(xué)校今天服好務(wù)，為學(xué)校明天積累好精神財(cái)富。
企業(yè)檔案管理;意義;創(chuàng)新思路
1.引言
檔案的形式有很多種,包括文字、圖表、聲像等不同形式、載體,在不同需求、不同場(chǎng)合、不同時(shí)代背景下檔案保存的載體不同。尤其是現(xiàn)階段,隨著科技、經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,檔案保存的形式也在迅速的發(fā)生著改變。由于長(zhǎng)期以來(lái)企業(yè)傳統(tǒng)思想的限制,企業(yè)檔案的保管方式、管理思想、發(fā)展模式都有很大的欠缺,而且重收集、輕應(yīng)用;重傳統(tǒng)、輕發(fā)展;重制度,輕創(chuàng)新;重?cái)?shù)量、輕質(zhì)量等問(wèn)題比較突出[1]。2004年2月,為滿足寧波—舟山港集裝箱運(yùn)輸持續(xù)快速增長(zhǎng)需要,在省委、省政府的大力支持下,寧波港股份有限公司、香港寧興(集團(tuán))有限公司、舟山市金塘港口開(kāi)發(fā)有限公司合資組建成立舟山甬舟集裝箱碼頭有限公司,負(fù)責(zé)開(kāi)發(fā)建設(shè)寧波—舟山港金塘港區(qū)大浦口集裝箱碼頭工程。公司成立8年以來(lái),面臨的時(shí)代在發(fā)展、觀念在改變、科技在進(jìn)步,作為企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)——檔案管理工作也需要不斷的改進(jìn)和創(chuàng)新,才能使公司更加適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的需要,更好的為企業(yè)發(fā)展,為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。
2.新時(shí)期企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的意義和必要性分析
檔案工作創(chuàng)新是企業(yè)面臨國(guó)際國(guó)內(nèi)形勢(shì)發(fā)展的客觀要求,也是保障企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗的基礎(chǔ)。尤其是進(jìn)入21世紀(jì)以后,企業(yè)發(fā)展的社會(huì)環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化,社會(huì)給企業(yè)帶來(lái)的有機(jī)遇同時(shí)也有挑戰(zhàn),對(duì)于企業(yè)檔案管理也是一樣。比如,科技水平的發(fā)展、企業(yè)職工思想的變化、管理人員價(jià)值觀念的變化等許多方面都在變化,在這種背景下,企業(yè)檔案管理工作如果不進(jìn)行有效的創(chuàng)新,必然就不能與企業(yè)發(fā)展同步,更談不上為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。而且,只有不斷的尋求創(chuàng)新,企業(yè)檔案管理才能更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。具體來(lái)說(shuō),企業(yè)檔案管理工作要從對(duì)檔案管理工作人員的管理、檔案管理方式、檔案管理平臺(tái)等諸多方面開(kāi)展創(chuàng)新,這樣才能使檔案管理工作逐步的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,適應(yīng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變革[2]。本文擬通過(guò)新時(shí)期企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新途徑進(jìn)行分析,提出相應(yīng)的發(fā)展策略,為提高新時(shí)期企業(yè)檔案管理效率,促進(jìn)新時(shí)期企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高,企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3.新時(shí)期企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的主要思路
A.創(chuàng)新工作人員考評(píng)機(jī)制,調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性
長(zhǎng)期以來(lái),企業(yè)檔案管理人員的考評(píng)機(jī)制,往往都與企業(yè)中其他技術(shù)或者管理人員采用同一套標(biāo)準(zhǔn),職稱的評(píng)定也需要發(fā)表多少文章,參與多少科學(xué)研究,有多少成績(jī)等等。顯然,這種考核方式對(duì)于企業(yè)中專(zhuān)職的工程技術(shù)人員或者專(zhuān)職的黨政管理人員來(lái)說(shuō)有利的,而這種“利”又可轉(zhuǎn)化為對(duì)企業(yè)科技和管理人員進(jìn)一步鉆研業(yè)務(wù)和管理的激勵(lì),使其可以全心全意的投入到工作中。但是這種考評(píng)方式對(duì)于企業(yè)檔案管理人員來(lái)說(shuō),他們從事的檔案管理工作很少能夠真正接觸到研究性的領(lǐng)域,也很少真正能夠從日常工作中取得突破性的創(chuàng)新,這是長(zhǎng)期以來(lái)傳統(tǒng)觀念的束縛,另外更重要的則是企業(yè)檔案管理人員的工作性質(zhì),就是要以為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)為主。我們不區(qū)分工作性質(zhì),用同一種標(biāo)準(zhǔn)去考核檔案管理人員、工程技術(shù)人員、科研人員等不同類(lèi)型工作的職員,必然會(huì)對(duì)檔案管理人員的積極性造成很大的挫傷。因此,我們需要積極的扭轉(zhuǎn)這種觀念,不斷的創(chuàng)新對(duì)檔案管理人員的考評(píng)機(jī)制,使之既能有效的對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行考核,又能因人而異的激發(fā)他們的工作積極性[3]。具體來(lái)說(shuō),企業(yè)要嘗試建立測(cè)評(píng)與激勵(lì)體系。對(duì)于以提供服務(wù)為主工種的就要考評(píng)其服務(wù)質(zhì)量,以提供技術(shù)為主工種的就要考評(píng)其技術(shù)水平,按工作按類(lèi)別分別測(cè)評(píng),最終讓檔案管理人員都能有賞罰分明的職稱評(píng)價(jià)與考核體系,促進(jìn)其全心全意為檔案管理工作做貢獻(xiàn)。
B.創(chuàng)新檔案保存管理環(huán)境,進(jìn)一步完善優(yōu)化檔案管理模式
檔案管理的建設(shè)離不開(kāi)堅(jiān)實(shí)的硬件設(shè)施建設(shè),尤其是隨著信息化社會(huì)的到來(lái),檔案保存也開(kāi)始逐步進(jìn)入信息化。但是目前在很多企業(yè)檔案管理過(guò)程中,傳統(tǒng)意識(shí)仍然很濃,過(guò)于依賴傳統(tǒng)的檔案保存方式,總感覺(jué)紙質(zhì)或者其它實(shí)物形式的檔案存放起來(lái)比較真實(shí)。因此,長(zhǎng)時(shí)間都屬于對(duì)現(xiàn)代化、信息化時(shí)代背景下檔案形式保存和管理的學(xué)習(xí),包括計(jì)算機(jī)軟硬件水平、其他影音保存設(shè)備都沒(méi)有過(guò)多的了解。而信息化時(shí)代的背景下,各種音頻、視頻等數(shù)據(jù)形式保存的檔案已經(jīng)成為檔案保存的主流,因此,我們需要進(jìn)一步提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),完善和優(yōu)化檔案保存保管環(huán)境,提高檔案保存效率。首先要加大投入力度,改善檔案館(室)內(nèi)的溫、濕度控制措施,比如一些磁帶,濕度過(guò)大的時(shí)候容易粘連變質(zhì);再比如,很多檔案數(shù)據(jù)保存在電腦中,尤其是一些涉及企業(yè)發(fā)展的機(jī)密檔案,在網(wǎng)絡(luò)上有可能會(huì)被不法分子員竊取,或者說(shuō)丟失等。為了避免此類(lèi)事情出現(xiàn),一方面要加大檔案信息網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控力度,不斷提高對(duì)電子計(jì)算機(jī)及相關(guān)信息存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行殺毒。另一方面,企業(yè)要積極開(kāi)發(fā)或者引進(jìn)可以具備建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)檔案進(jìn)行加工,并且對(duì)加工后的電子檔案方便快捷地轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行模塊化管理,實(shí)現(xiàn)全文檢索和權(quán)限的控制[4]。
關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)；新形式；檔案管理；創(chuàng)新服務(wù)
中圖分類(lèi)號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1009-0118（2012）04-0143-02
一、從服務(wù)手段上來(lái)革新
建立檔案館（室）網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門(mén)將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。國(guó)內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的1種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)1步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)上公開(kāi)部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門(mén)密切配合，可以將本單位重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于宣傳和利用。
建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門(mén)可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，豐富，利用率高。
電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門(mén)不容忽視的。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了，因此，檔案部門(mén)可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第1時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。例如：為了方便下級(jí)或管理部門(mén)、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過(guò)網(wǎng)站傳送自己?jiǎn)挝环潜Ｃ艿臋n案全文，檔案館（室）自行開(kāi)發(fā)了“電子文件全文自動(dòng)上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計(jì)算機(jī)，足不出戶就可將電子文件全文自動(dòng)上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤(pán)或軟盤(pán)。
開(kāi)展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門(mén)利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門(mén)利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
檔案部門(mén)可以在網(wǎng)頁(yè)上通過(guò)匯編相應(yīng)的專(zhuān)題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。
開(kāi)展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開(kāi)放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門(mén)制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國(guó)加入WTO后，公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢(shì)要求，進(jìn)1步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益，湖北省檔案局要求2003年全省各級(jí)綜合檔案館（室）全部建立現(xiàn)行文件服務(wù)中心，要求全省各部門(mén)、各單位率先向各級(jí)檔案館（室）送交現(xiàn)行文件資料，并要求各級(jí)檔案館（室）做好現(xiàn)行文件資料的接收工作，搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務(wù)。
二、服務(wù)領(lǐng)域上的擴(kuò)展
信息服務(wù)的化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門(mén)既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等1切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類(lèi)信息的需求日益迫切。隨著技術(shù)的，人們從事的科學(xué)和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開(kāi)信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單1需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書(shū)、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。
興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會(huì)的今天，從信息資源開(kāi)發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識(shí)檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要的工作實(shí)體。對(duì)于檔案信息的開(kāi)放和開(kāi)發(fā)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)和產(chǎn)業(yè)意識(shí)，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)主動(dòng)出擊。如在匯編（下轉(zhuǎn)第145頁(yè)）（上接第143頁(yè)）專(zhuān)題信息方面：開(kāi)發(fā)信息，幫助引進(jìn)開(kāi)發(fā)先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品；開(kāi)發(fā)經(jīng)濟(jì)信息，為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù)；開(kāi)發(fā)市場(chǎng)信息，為企業(yè)提供營(yíng)銷(xiāo)機(jī)會(huì)；開(kāi)發(fā)信息，為企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益服務(wù)；開(kāi)發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。
加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類(lèi)的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的情報(bào)，任何1個(gè)文獻(xiàn)部門(mén)都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書(shū)、情報(bào)等部門(mén)各自為政的局面，建立1個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行1體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。
建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報(bào)道兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案館、圖書(shū)館（室）館藏的檔案目錄。實(shí)現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書(shū)、情報(bào)等文獻(xiàn)部門(mén)相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識(shí)、信息、情報(bào)。通過(guò)建立聯(lián)合目錄，形成，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門(mén)充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，因而也可有效地緩解存儲(chǔ)空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級(jí)各類(lèi)檔案館、圖書(shū)館（室）館藏朝著有側(cè)重、有特色、專(zhuān)業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會(huì)多方面的需要。
三、學(xué)校檔案服務(wù)創(chuàng)新的主要任務(wù)
面對(duì)高校檔案部門(mén)“生存”的現(xiàn)狀，既不能依靠“上帝”的仁愛(ài)，也不能坐等學(xué)校的“恩賜”，必須用改革發(fā)展的思路來(lái)解決前進(jìn)中的困難。
（一）進(jìn)一步強(qiáng)化檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新中的基礎(chǔ)地位，把檔案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基礎(chǔ)。因此，立館之基在于檔案資源建設(shè)，檔案服務(wù)之基更在于檔案資源建設(shè)。正因?yàn)闄n案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新工作中具有基礎(chǔ)性的地位，也就決定了要進(jìn)一步深化檔案資源建設(shè)抓源頭的監(jiān)管理念，聚焦學(xué)校重大活動(dòng)、重大事件、重要會(huì)議、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的監(jiān)管工作，全面推進(jìn)常規(guī)歸檔與即時(shí)歸檔的相結(jié)合，大力開(kāi)展校史人物、校史資料和社會(huì)媒體對(duì)學(xué)校工作報(bào)道等方面的征集工作，為學(xué)校歷史站好崗，為學(xué)校今天服好務(wù)，為學(xué)校明天積累好精神財(cái)富。
（二）館藏檔案數(shù)字化是學(xué)校檔案服務(wù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)建設(shè)。館藏檔案數(shù)字化的主要目的是方便利用和保護(hù)檔案。館藏檔案數(shù)字化已不再是一個(gè)理論探索問(wèn)題，而是一個(gè)如何創(chuàng)造條件，搶抓機(jī)遇，力爭(zhēng)支持，這是學(xué)校檔案服務(wù)創(chuàng)新一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性建設(shè)任務(wù)。一些名牌高校檔案部門(mén)已完成建國(guó)前歷史檔案的數(shù)字化工作。有的高校檔案部門(mén)正爭(zhēng)取完成館藏歷史、黨群、行政、教學(xué)等檔案類(lèi)的數(shù)字化工作。
（三）努力培養(yǎng)造就一支素質(zhì)較高的人才隊(duì)伍是檔案服務(wù)創(chuàng)新的根本保障。學(xué)校檔案部門(mén)仍然是一個(gè)弱勢(shì)群體，也是一個(gè)弱勢(shì)部門(mén)。究其原因，關(guān)鍵在于人才，關(guān)鍵在是否有所作為。我們?cè)诰哂袘n患意識(shí)的同時(shí)，還要苦練內(nèi)功，更新理念，努力探索檔案服務(wù)創(chuàng)新之路。不能得過(guò)且過(guò)，小富即安。只有人才興館強(qiáng)室，才能實(shí)現(xiàn)逆境中崛起；只要有一支檔案服務(wù)創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)，學(xué)校檔案工作才能實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。因此，要堅(jiān)持有計(jì)劃地培養(yǎng)和引進(jìn)高學(xué)歷、高層次的檔案服務(wù)創(chuàng)新人才。
參考文獻(xiàn)：
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創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作機(jī)制，先要建立完整的檔案庫(kù)房，做好檔案處理、保管及保密工作，重視檔案文件的交接，再構(gòu)建完善的工作機(jī)制明確企業(yè)員工的職責(zé)，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。現(xiàn)我就檔案管理工作淺談我在這方面的工作情況：在處理企業(yè)檔案工作的10多年里，本人一直從事各種檔案的收集、整理和保管工作，其中包括收集、建立全場(chǎng)干部、工人的各種檔案，全場(chǎng)各種材料的收集，登記和造冊(cè)工作。2001年初，為完善本場(chǎng)工人檔案，我和辦公室其他人員共同竭力尋找資料完善檔案。特別是1974年和1976年到我場(chǎng)參加工作的知青，現(xiàn)已陸續(xù)達(dá)到退休年齡，但他們當(dāng)年的檔案都不齊全，連吸收工人審批表都缺乏，在勞動(dòng)局難以辦理退休手續(xù)。為解決這個(gè)問(wèn)題，本人率其他場(chǎng)辦工作人員下到南寧、百色等各縣造訪原永樂(lè)林場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員，收集1974年和1976年到我場(chǎng)工作的200多名職工的檔案材料，對(duì)實(shí)在找不到資料的員工，就按照勞動(dòng)局的要求一一詢問(wèn)當(dāng)年的老工人、老干部，并做好記錄，形成文字證明材料。經(jīng)過(guò)不懈的努力，終于收集到有關(guān)知青的招工材料，解除了這批知青的后顧之憂，現(xiàn)在這批知青根據(jù)我們提供的材料，已有100多人順利辦理了退休手續(xù)，也解除了沒(méi)有辦理退休手續(xù)的原知青的后顧之憂。
二、創(chuàng)新企業(yè)檔案管理思維
我國(guó)社會(huì)正處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵階段，只有檔案管理工作者主動(dòng)轉(zhuǎn)型，思維大膽創(chuàng)新，方能更好地處理企業(yè)事務(wù)。解放思想、創(chuàng)新思維首先需要檔案管理工作者在工作實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，并在此基礎(chǔ)上大膽進(jìn)行前瞻性思考。為滿足時(shí)展需要，企業(yè)檔案管理部門(mén)必須不斷深化對(duì)新時(shí)期新形勢(shì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，牢牢把握好檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展方向，大膽突破、超越自我，積極探索適應(yīng)社會(huì)轉(zhuǎn)型的檔案管理新理論、新體制、新技術(shù)、新方法和新服務(wù)，大力培養(yǎng)一批又一批適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的檔案管理人才，完成主動(dòng)轉(zhuǎn)型，以更好實(shí)現(xiàn)檔案管理的社會(huì)功能。思維創(chuàng)新，即企業(yè)要秉持“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，以滿足企業(yè)最終需求為檔案管理工作的最終目的，同時(shí)不斷改進(jìn)檔案管理技術(shù)，多利用便捷的電子化技術(shù)，逐步加強(qiáng)檔案管理，開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。盡管企業(yè)檔案中存有不少企業(yè)文獻(xiàn)資源，但仍存在細(xì)微缺漏，因此，檔案管理人員要及時(shí)充實(shí)檔案資料內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量，定期進(jìn)行有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃的資料采集，同時(shí)優(yōu)化、組織、整理資料，讓檔案資料系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，能準(zhǔn)確、高效地為企業(yè)用戶提供服務(wù)。在平時(shí)，應(yīng)注意做好場(chǎng)各種人事，行政檔案的收集、造冊(cè)、保管工作，本人每年要收集整理1000多件材料，包括上級(jí)來(lái)文、本場(chǎng)發(fā)文、職工、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村屯來(lái)文和各種合同等，年底把各種材料、文件造冊(cè)、歸檔并保管，辦理職工的職稱定職、升職和職工的年度考核材料的保管存檔。現(xiàn)在本人保管的有從1952年永樂(lè)林場(chǎng)建場(chǎng)以來(lái)到現(xiàn)在的檔案目錄和其他材料，每年全場(chǎng)在職職工年度考核結(jié)果、原“三場(chǎng)一園”上繳的各種檔案等。收集形成的檔案每隔10年上繳上級(jí)檔案館保存。除了平時(shí)管理檔案外，對(duì)場(chǎng)內(nèi)外工作人員需要查閱本場(chǎng)檔案的，都能及時(shí)準(zhǔn)確地幫助查找。職工退休、職務(wù)調(diào)整等形成的各種檔案材料，都及時(shí)地收集、分類(lèi)歸檔。年底將檔案分類(lèi)：處級(jí)干部人事檔案上繳市委組織部、干部檔案上繳市人事局檔案室并幫助歸檔，工人檔案場(chǎng)內(nèi)分類(lèi)保存，各種文件也分類(lèi)歸檔。在保管檔案的過(guò)程中認(rèn)真細(xì)致，按照國(guó)家有關(guān)保密守則規(guī)定做好檔案的使用、查閱、保管工作。使得所保管的檔案能發(fā)揮出最大的作用。為我場(chǎng)的建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
三、提升企業(yè)的服務(wù)水平
[摘 要] 隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，其為檔案管理的改革和發(fā)展創(chuàng)造了全新的發(fā)展機(jī)遇，且檔案管理創(chuàng)新也迫在眉睫。在信息環(huán)境下的檔案管理，不僅需要將信息技術(shù)充分利用起來(lái)，逐漸形成新的管理體系、新的資源以及新的管理技術(shù)，同時(shí)檔案管理自身也需要加強(qiáng)創(chuàng)新。文章對(duì)信息環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新策略做了詳細(xì)的闡述。
[關(guān)鍵詞] 信息環(huán)境；檔案管理；創(chuàng)新分析
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 066
[中圖分類(lèi)號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）07- 0140- 02
1 信息環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新意義
在新時(shí)展的過(guò)程中，創(chuàng)新是其主要的推動(dòng)力，且創(chuàng)新在時(shí)展中具有十分重要的作用和意義，而創(chuàng)新對(duì)于檔案管理而言，也具有十分重要的意義。隨著信息技術(shù)的推廣和普及，檔案管理工作面臨的要求也越來(lái)越高，一些傳統(tǒng)的管理方式以及制度等，已經(jīng)不能很好的適應(yīng)信息環(huán)境對(duì)檔案管理提出了要求。因此為了不斷的增強(qiáng)檔案管理的綜合服務(wù)水平以及工作效率，就必須采取有效的措施對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新。
2 信息環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新策略
2.1 創(chuàng)新檔案服務(wù)理念
隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，信息環(huán)境下的檔案管理也肩負(fù)著更多的服務(wù)和更深刻的意義。與一些有形的商品一樣，檔案管理也必須不斷的滿足各種消費(fèi)者提出的各種需求。因此為了滿足這些需求，在檔案管理的日常工作中，有關(guān)部門(mén)首先需要?jiǎng)?chuàng)新檔案服務(wù)理念，以促進(jìn)檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展和進(jìn)步。首先在管理檔案的工作中，工作人員需要對(duì)部門(mén)以及自身的創(chuàng)新能力進(jìn)行提升。其次是要不斷增強(qiáng)自身的檔案服務(wù)意識(shí)，以便為人們提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。最后要在適應(yīng)信息時(shí)代的前提下，對(duì)檔案管理的人才隊(duì)伍加強(qiáng)創(chuàng)新，并使之具備較強(qiáng)的檔案管理了理論知識(shí)，同時(shí)也要讓其掌握和學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的信息管理手段，不斷對(duì)自身的管理工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，從而為檔案管理人才隊(duì)伍的整體發(fā)展提供有效的保障，以便將信息環(huán)境下檔案管理的價(jià)值最大限度的發(fā)揮出來(lái)。
2.2 創(chuàng)新檔案管理方式
在信息環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新，還需要對(duì)檔案管理的方式加強(qiáng)創(chuàng)新，首先可以建立一個(gè)網(wǎng)頁(yè)版的檔案，以便提高檔案管理的效率，促使檔案能夠更加方便的進(jìn)行檢索。目前利用互聯(lián)網(wǎng)促使檔案管理提供網(wǎng)上服務(wù)，已經(jīng)成為了各單位以及社會(huì)管理檔案的重要方式。通過(guò)局域網(wǎng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，將其集中制作成統(tǒng)一的網(wǎng)頁(yè)，并積極的將各種檔案資源信息組織起來(lái)，借助互聯(lián)網(wǎng)的便捷性，使得企業(yè)以及事業(yè)單位的網(wǎng)站能夠與檔案管理系統(tǒng)連接起來(lái)，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案資源信息網(wǎng)上檢索，這不僅能確保人們更好的使用檔案資源，同時(shí)也能便于管理人員對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理。而在管理檔案的過(guò)程中，還要在網(wǎng)站或者網(wǎng)頁(yè)的前提下，完善和建立一定的電子文件以及檔案信息全文數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)利用網(wǎng)站等，管理和利用電子文獻(xiàn)，這樣就能有效的實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的規(guī)范化、法制化、自動(dòng)化、數(shù)字化以及數(shù)據(jù)化等。例如檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建成之后，檔案的修改和增加，只需管理人員在網(wǎng)頁(yè)上輸入管理數(shù)據(jù)即可，且在網(wǎng)頁(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，用戶們也能公開(kāi)的查找部分檔案信息。其次，檔案管理部門(mén)還需要與其他的信息管理部門(mén)之間進(jìn)行聯(lián)系和溝通，同時(shí)建立一個(gè)管理檔案的中心平臺(tái)，使之能夠成為一個(gè)共同的信息資源庫(kù)，從而使得各種信息都能便于利用和整合。在該中心平臺(tái)上，不同網(wǎng)站以及網(wǎng)頁(yè)上的電子文件，均可以獲得集中管理，且在各部門(mén)內(nèi)部也可進(jìn)行有效的共享，同時(shí)還有利于管理人員及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行修改和增加。而對(duì)于外部人員，則可通過(guò)限制性的利用和查詢，使得電子信息能夠整體上實(shí)現(xiàn)資源共享。最后是自動(dòng)處理電子檔案。一般情況下，電子檔案可利用電腦單機(jī)進(jìn)行上傳和下載，使得檔案資料文件等，實(shí)現(xiàn)輕松的收集、整理以及利用等工作。因此有關(guān)部門(mén)需要對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建成之后，還需要在網(wǎng)頁(yè)上建立上傳數(shù)據(jù)的工作窗口，以便及時(shí)對(duì)收集到的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，從而實(shí)現(xiàn)檔案的高效歸檔工作。而當(dāng)歸檔工作完成之后，則需要?dú)w納整理終端收集到的信息，并編制對(duì)應(yīng)的網(wǎng)頁(yè)專(zhuān)題，以便為用戶們提供良好的查詢服務(wù)。
2.3 拓寬檔案服務(wù)范圍
首先是社會(huì)化信息服務(wù)。在社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，信息化發(fā)揮出了巨大的作用，因此檔案管理也需要逐漸擴(kuò)大服務(wù)面，即由傳統(tǒng)的單一服務(wù)，逐漸拓寬為社會(huì)化服務(wù)。在信息環(huán)境下，科技的發(fā)展使得資源信息也逐漸趨向于復(fù)雜化，且人們需求的信息量也在不斷的增長(zhǎng)。因此在檔案管理創(chuàng)新的過(guò)程中，服務(wù)領(lǐng)域的拓寬先要實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)社會(huì)化，以便電子檔案管理發(fā)展能夠具有更強(qiáng)大的推理以及更廣闊的空間。其次是產(chǎn)業(yè)化的檔案管理。在信息化社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理工作已不再單一，其被時(shí)代賦予了更多的意義和責(zé)任。其信息化的檔案管理也逐漸成為了一種財(cái)富。隨著信息資源的大量開(kāi)發(fā)，管理人員自身的財(cái)富也在逐漸增長(zhǎng)，因此在創(chuàng)新檔案管理的過(guò)程中，就需要管理人員堅(jiān)持走信息化道路，不斷推進(jìn)產(chǎn)業(yè)化檔案管理的發(fā)展進(jìn)程，使得檔案信息能夠形成一條產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展道路。而在開(kāi)發(fā)檔案信息的過(guò)程中，工作人員也需要牢固樹(shù)立產(chǎn)業(yè)已是和服務(wù)意識(shí)，以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為檔案管理的活動(dòng)主場(chǎng)，不斷為檔案信息產(chǎn)業(yè)鏈服務(wù)提供強(qiáng)有力的支撐。例如在對(duì)新的科技信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，需要幫助其建立新的數(shù)據(jù)庫(kù)，而對(duì)于經(jīng)濟(jì)信息的開(kāi)發(fā)，則需要建立一個(gè)全新的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，并對(duì)服務(wù)狀態(tài)進(jìn)行不斷的調(diào)整。最后是共享化信息資源。即在檔案管理傳統(tǒng)工作中，檔案并不是統(tǒng)一的整體，且具有一定的獨(dú)立性。而在信息環(huán)境下，隨著信息種類(lèi)以及總量的不斷增長(zhǎng)，信息資源已經(jīng)不能實(shí)現(xiàn)完全意義上的整合。因此管理人員必須建立一個(gè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)、完整有序的管理體系，促使信息實(shí)現(xiàn)共享化。
3 總 結(jié)
綜上所述，在信息環(huán)境下，檔案管理的創(chuàng)新具有非常重要的意義，且隨著信息技術(shù)的發(fā)展，其不僅為檔案管理創(chuàng)造了便利，同時(shí)也為檔案管理創(chuàng)新創(chuàng)造了條件。因此相關(guān)部門(mén)以及檔案管理工作人T必須以高度的緊迫感、使命感以及責(zé)任感，努力探索檔案管理創(chuàng)新的途徑，從而使得檔案管理能夠達(dá)到更高的水平。
主要參考文獻(xiàn)
[1]張如.論新形勢(shì)下檔案管理工作的創(chuàng)新服務(wù)[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2013（18）.
