時(shí)間：2023-06-21 08:45:14
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理痛點(diǎn)，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
1.檔案載體的多元化
1.1檔案載體多元化的定義
所謂檔案載體的多元化，是指突破原來(lái)僅有的紙質(zhì)印刷這種傳統(tǒng)的形式，采用新科技、新技術(shù)對(duì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行收集、整理和存儲(chǔ)，并逐漸向以磁、光電等作為介質(zhì)的載體發(fā)展，建立多種存儲(chǔ)方式并存的模式。尤其是以新科技為基礎(chǔ)的信息化存儲(chǔ)方式，極大地豐富了各單位的檔案內(nèi)容，也改變了傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方式，優(yōu)化了傳統(tǒng)的信息獲取模式以及信息管理方式。此外，載體多元化也促使傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)構(gòu)更快地向復(fù)合型檔案管理發(fā)展。由此可見，這一系列的變化都在影響著檔案管理機(jī)構(gòu)的現(xiàn)代化發(fā)展。
1.2檔案管理機(jī)構(gòu)信息載體多元化的基礎(chǔ)
在信息載體逐漸演變的過(guò)程中，并不是完全適合物競(jìng)天擇、適者生存的自然法則，在新的載體出現(xiàn)的同時(shí)并沒(méi)有伴隨著傳統(tǒng)方式的消亡，而是在這種發(fā)展過(guò)程中同時(shí)體現(xiàn)出了兼容性，體現(xiàn)了信息載體發(fā)展的特點(diǎn)和規(guī)律。所謂載體之間的兼容性就是指各種載體形式同時(shí)存在，并且相互依存，互相補(bǔ)充，彼此協(xié)調(diào)一致的發(fā)展、存在，并且以一個(gè)整體的形象出現(xiàn)在大家面前，一起履行信息儲(chǔ)存、交流的使命。
1.3信息載體多元化發(fā)展的管理對(duì)策
對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)而言，現(xiàn)有的信息載體類型以及檔案在所有的檔案資源中的比例都會(huì)直接影響管理策略與方針。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，載體類型會(huì)不斷增加，而且各種載體的資源量會(huì)有所變化，因此制定有效地管理策略十分必要。對(duì)于它的管理，首先應(yīng)考慮不同的信息載體之間的科學(xué)分配問(wèn)題。根據(jù)各種載體形式的特點(diǎn)，選擇出主要載體和輔助載體。還要根據(jù)每個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，充分考慮載體的差異、資源建設(shè)的資金投入以及檔案管理機(jī)構(gòu)空間大小對(duì)載體的影響等因素，做好規(guī)劃。
2.紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點(diǎn)
因?yàn)樾畔⑤d體的巨大優(yōu)勢(shì)，以及被人們所接受的程度，在擔(dān)負(fù)起現(xiàn)代科技信息活動(dòng)任務(wù)的同時(shí)，電子檔案給紙質(zhì)檔案帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)，但是這并不代表著紙質(zhì)檔案會(huì)就此消失。紙質(zhì)檔案能夠與電子檔案共同存在的原因主要有：一是由于人們的使用習(xí)慣已經(jīng)養(yǎng)成，對(duì)紙質(zhì)檔案的鐘愛依然無(wú)可取代。紙質(zhì)檔案的便捷性及其悠久的歷史使這一載體保持了與大眾很好的親和力。二是電子檔案雖然在迅速發(fā)展，但其性能并不能夠在每一個(gè)方面都超過(guò)紙質(zhì)檔案，甚至在某些方面，紙質(zhì)載體反而會(huì)比電子載體更具有優(yōu)勢(shì)。比如，大眾更喜歡用紙質(zhì)載體，因?yàn)槠溥m合大眾的閱讀習(xí)慣。據(jù)有關(guān)統(tǒng)計(jì)顯示，有56%的人習(xí)慣閱讀印刷型文獻(xiàn)，視聽文獻(xiàn)以及機(jī)讀文獻(xiàn)分別占有17.2%和9.9%的比例。因此，紙質(zhì)文獻(xiàn)仍然有它存在的價(jià)值。同時(shí)，紙質(zhì)文獻(xiàn)更易于保管，不需要專門的設(shè)備以及特殊的閱讀條件，因此電子文獻(xiàn)并不能全方位的承擔(dān)信息交流的任務(wù)，它的性質(zhì)也決定了需要其他輔助載體的支持。因此，紙質(zhì)載體的存在還是有必要的。三是電子信息技術(shù)的快速發(fā)展不僅帶來(lái)了管理上的創(chuàng)新，同時(shí)也促進(jìn)了紙質(zhì)載體潛能的進(jìn)一步開發(fā)。紙質(zhì)載體的發(fā)展一直與生產(chǎn)力以及生產(chǎn)技術(shù)的發(fā)展水平密切相關(guān)。從手抄傳閱到刻板印刷再到活字印刷，一直到機(jī)械印刷以及現(xiàn)代的數(shù)字印刷，紙質(zhì)載體的作用一直在得到不斷的開發(fā)利用，電子技術(shù)的發(fā)展，使紙質(zhì)載體的潛能有了進(jìn)一步的可開發(fā)性。
3.檔案信息電子化的益處
檔案信息電子化是指對(duì)那些館、室所藏的資料以及以機(jī)讀或紙質(zhì)形式存在的資料，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行整理、分類以及加工，并將其轉(zhuǎn)化為可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行閱讀使用的文獻(xiàn)資料，其益處主要有：一是可以充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的潛能，進(jìn)一步提高利用效率。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用還比較單一，開發(fā)出的功能也比較簡(jiǎn)單，有的只是利用其存儲(chǔ)目錄或者進(jìn)行文件打印存儲(chǔ)，較低的利用率不只是浪費(fèi)了大量的人力物力這么簡(jiǎn)單。二是減少二次文獻(xiàn)利用的加工時(shí)間，提高檔案信息所具有的時(shí)效性。傳統(tǒng)的手工信息加工模式是指：選題———選材———編輯———出版，這種傳統(tǒng)的整理模式，從文件資料到能夠使用的二次資料所耗費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)，因此會(huì)降低信息的時(shí)效性，影響檔案信息的使用價(jià)值。檔案信息的電子化，使讀者可以通過(guò)計(jì)算機(jī)直接讀取資料，并且利用計(jì)算機(jī)完成加工程序，操作上更加便捷。三是檔案信息電子化的發(fā)展，使一次投入多次產(chǎn)出成為可能。電子化的發(fā)展改變了信息加工受經(jīng)費(fèi)限制的缺點(diǎn)。通過(guò)手工對(duì)信息進(jìn)行加工，編輯出版需要很多的經(jīng)費(fèi)，信息的電子化不僅方便了大眾的閱讀，也降低了資金的投入。就目前的情況看，國(guó)家正在壓縮財(cái)政開支，各單位離開財(cái)政的支持來(lái)解決檔案升級(jí)和現(xiàn)代化管理會(huì)困難重重，在這種情況下，開源節(jié)流不失為一種好辦法。四是檔案信息的電子化，可以通過(guò)其他介質(zhì)將成果進(jìn)行拷貝，并且可以及時(shí)的送到各個(gè)部門，在擴(kuò)大社會(huì)影響的同時(shí)也拓寬了社會(huì)服務(wù)范圍，檔案部門的地位也因此得到提高。五是檔案管理的電子化，使得檔案信息可以更好地與新技術(shù)接軌，雖然我國(guó)的信息高速公路尚在建設(shè)之中，但是要注意這方面的發(fā)展以及最新動(dòng)向，使檔案工作不斷地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，為今后的工作打下良好的基礎(chǔ)。
4.關(guān)于電子檔案趨于主流地位的優(yōu)勢(shì)
關(guān)鍵詞：電子檔案；傳統(tǒng)檔案；差異共性
傳統(tǒng)檔案是記錄個(gè)人或者組織在社會(huì)和國(guó)家發(fā)展中的各種重要的文字文獻(xiàn)，在歷史的發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著十分重要的作用，記錄著人類和社會(huì)發(fā)展的重大事件和發(fā)展歷程，這類檔案在以前較多的是以紙質(zhì)或者實(shí)物的方式來(lái)進(jìn)行記錄和登載。而電子檔案是利用當(dāng)前最先進(jìn)的科學(xué)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案的記錄，利用電子的文檔和文件進(jìn)行文字和其他事件的記錄，最后將整體的檔案進(jìn)行有歸類性地整理和保存，這便是電子檔案的管理方式和管理目的。
1電子檔案和傳統(tǒng)檔案在管理上的差異
1.1電子檔案和傳統(tǒng)檔案的歸檔時(shí)間具有差異性
紙質(zhì)的檔案和電子檔案的歸檔時(shí)間是不同的，紙質(zhì)檔案一般要在進(jìn)行細(xì)致的登入，進(jìn)行相關(guān)的編號(hào)和分類處理，再進(jìn)行細(xì)致的核對(duì)和審核整理后才能進(jìn)行相應(yīng)的歸檔的工作，完成后還要進(jìn)行日常的處理和看護(hù)，歸檔時(shí)間還必須進(jìn)行嚴(yán)格審核。而電子檔案可以進(jìn)行隨時(shí)的登記和確認(rèn)，利用電子計(jì)算機(jī)快速的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)分類管理功能可以將繁多的檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，且速度極快，最后以電子文件的形式發(fā)送給檔案保管和管理部門進(jìn)行管理。
1.2電子檔案和傳統(tǒng)檔案的歸檔方式存在差異
電子檔案文件可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)中的電子編碼技術(shù)，將需要記錄的文字進(jìn)行數(shù)字化，再利用文件將這些數(shù)字化的數(shù)據(jù)記錄下來(lái)，不僅記錄耗費(fèi)空間小記錄信息全面，而且可以實(shí)時(shí)進(jìn)行檔案錯(cuò)誤的修改，將原始憑證中的關(guān)鍵信息進(jìn)行特殊記錄，但是卻較難以進(jìn)行辨別和確認(rèn)。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在歸檔時(shí)則只能進(jìn)行傳統(tǒng)的書面記錄，且無(wú)法進(jìn)行更改，存在較大的局限性，但卻沒(méi)有存在電子檔案在電子憑證方面難以辨別和真實(shí)的問(wèn)題。
1.3檔案文件分類和編目方式的不同
電子檔案文件在進(jìn)行分類和編目時(shí)主要還是利用了電子計(jì)算機(jī)的操作，首先在收到需要分類和編目的電子文件時(shí)，可以利用數(shù)字化程序?qū)n案文件進(jìn)行唯一文件號(hào)的編制，根據(jù)文件號(hào)的規(guī)律進(jìn)行進(jìn)一步的分類號(hào)和歸檔號(hào)的編制，管理人員可以根據(jù)分類號(hào)的歸檔號(hào)進(jìn)行分類管理。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的歸檔和分類一般是按照檔案的關(guān)鍵詞和主題詞進(jìn)行錄入和分類，在管理時(shí)需要耗費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行主題詞的分類歸納，分類完在進(jìn)行歸檔管理。
1.4電子檔案和傳統(tǒng)檔案保管方式存在差異
電子文件主要利用的是高內(nèi)存的硬盤等載體進(jìn)行保存和管理，而這類物理保存方法容易受到老化和變質(zhì)的影響使其性能大不如前，其可讀性也會(huì)遭受一定的損害，但是由于科技的發(fā)展，文件的新載體和新儲(chǔ)存載體的不斷發(fā)展也促進(jìn)著電子檔案的發(fā)展提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保管方式利用紙質(zhì)的文件載體，這也給改善電子檔案保存環(huán)境的提供了一個(gè)有效方法，在接受完電子檔案后，可以打印出紙質(zhì)版的檔案用來(lái)輔助保存，也是保障電子載體檔案保管的一個(gè)方式。
1.5電子檔案和傳統(tǒng)檔案的查詢利用方式存在差異
傳統(tǒng)的檔案的查詢方式主要是利用關(guān)鍵詞來(lái)進(jìn)行相關(guān)的信息查詢，但是每次的查詢量可能較大，不一定能夠很快地查詢到用戶想要查詢的資料，因此在一定程度上比較浪費(fèi)人力、物力和精力。而相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的的查詢方式則更為人性化和高效化，利用電子檔案的歸檔關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，電子計(jì)算機(jī)可以搜索到用戶輸入的所有的相關(guān)的內(nèi)容，以便讀者的選用，同時(shí)讀者還可以通過(guò)成為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)會(huì)員進(jìn)行遠(yuǎn)程登錄操作，在線上線下都可以進(jìn)行相關(guān)的檔案文獻(xiàn)操作和查詢。
1.6不同檔案管理方式對(duì)檔案管理工作人員有不同要求
不同的檔案管理方式對(duì)于檔案管理的工作人員工作能力也有不同的要求，傳統(tǒng)檔案的管理需要管理人員具有一定的檔案管理知識(shí)和技能，能夠?qū)n案的管理進(jìn)行基本的整理，但是電子檔案的管理則要求工作人員具有一定計(jì)算機(jī)操作和使用素質(zhì)，要掌握最基本的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的操作要領(lǐng)和技巧，能夠進(jìn)行電子檔案的分類、查詢和保存等基本管理手段，同時(shí)還要有創(chuàng)新能力，對(duì)電子檔案的管理方式能夠進(jìn)行高效率的和高水平的提升，利用相關(guān)軟件，將操作技能大大提升，優(yōu)化電子檔案的管理現(xiàn)狀。
2電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性方面
2.1傳統(tǒng)檔案是電子檔案的形成基礎(chǔ)
電子檔案并不是能夠憑空進(jìn)行記錄的，其發(fā)展的基礎(chǔ)仍然是紙質(zhì)檔案，檔案資源的電子化是建立在計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上的，而紙質(zhì)檔案的信息來(lái)源都是來(lái)自于社會(huì)的各項(xiàng)實(shí)際活動(dòng)信息的記錄，也是反應(yīng)社會(huì)情況的重要載體，因此這些檔案的信息資源是無(wú)法自覺(jué)地進(jìn)入電子系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的，需要通過(guò)電子檔案化的手段進(jìn)行錄入和傳播，才能形成電子檔案來(lái)進(jìn)行更好的記錄。
2.2電子檔案管理基本原理是傳統(tǒng)檔案的集成和發(fā)展
電子檔案的管理并不是完全隔絕了傳統(tǒng)檔案的管理方法和理論，而是在其基礎(chǔ)上進(jìn)行了極大的創(chuàng)新和提升，具有著傳統(tǒng)檔案管理方法不具備的多個(gè)功能，但是其發(fā)展到今天的水平也不是瞬間完成的，而是在發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案不相適應(yīng)的缺點(diǎn)和不足，有針對(duì)性地從服務(wù)和管理方面改善電子檔案的信息服務(wù)能力和保存能力，因此從服務(wù)手段、服務(wù)品質(zhì)、管理能力和管理效果進(jìn)行對(duì)比，電子檔案的發(fā)展都是對(duì)傳統(tǒng)檔案的集成和發(fā)展，而其為社會(huì)服務(wù)的功能也將會(huì)比傳統(tǒng)檔案更加突出和優(yōu)秀，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案的實(shí)際管理功能。
2.3電子檔案進(jìn)一步擴(kuò)大了傳統(tǒng)檔案的信息來(lái)源
電子檔案由于其信息保存手段利用了最先進(jìn)的電子科技技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，開拓性地將檔案信息記錄變?yōu)榱穗娮佑涗浀姆绞?，使得電子版的檔案可以在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行檔案信息的傳播和使用，這也是傳統(tǒng)檔案所不具有的一大進(jìn)步之一，傳統(tǒng)檔案的使用和傳播范圍較窄，而電子檔案除集成了傳統(tǒng)一些較好的優(yōu)點(diǎn)外，信息來(lái)源的豐富更好地完善檔案的社會(huì)功能和服務(wù)功能，更好地為需求者和閱讀者提供服務(wù)。
3結(jié)論
綜上所述，隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)于檔案的要求也越來(lái)越高，傳統(tǒng)檔案的記錄和保存方式已經(jīng)越來(lái)越難以適應(yīng)快節(jié)奏發(fā)展的社會(huì)腳步，因此電子檔案順應(yīng)時(shí)代的需求出現(xiàn)并慢慢取代了傳統(tǒng)檔案的存在，但是電子檔案的發(fā)展也不是空穴來(lái)風(fēng)，也是從傳統(tǒng)檔案這一土壤發(fā)展而來(lái)的，兩者是存在著一定的差異和共性的，在其運(yùn)行方式、管理方法和傳播服務(wù)中都具有極大的共性特點(diǎn)，這也是電子檔案發(fā)展的基礎(chǔ)，從這些共性中取得發(fā)展的指導(dǎo)，但是電子檔案和傳統(tǒng)檔案也存在著不少差異，也在不斷地更新和加強(qiáng)，力求能夠更好地為社會(huì)服務(wù)和大眾服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1]畢大鵬.電子檔案與傳統(tǒng)檔案的共性與差異[J]電子技術(shù)與軟件工程，2016（01）
[2]孟繁友.組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理及數(shù)據(jù)采集工作有效性探討[J].標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)，2015（12）
紙質(zhì)檔案管理
長(zhǎng)久以來(lái)，紙質(zhì)檔案一直是各單位存儲(chǔ)相關(guān)信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，通過(guò)檢索手段就可查詢相應(yīng)信息資料，無(wú)需使用科技設(shè)備，而且只要紙張防腐措施得當(dāng)就能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)久保存，這點(diǎn)與電子檔案存在較大的差異。地質(zhì)單位的資料同樣如此，通過(guò)建檔相應(yīng)地質(zhì)資料，形成可供查詢的地質(zhì)資料信息庫(kù)，能夠?yàn)閱挝徊块T提供區(qū)域內(nèi)各類地質(zhì)資源信息。紙質(zhì)檔案具有可查詢、可長(zhǎng)久保存的特點(diǎn)，其管理特點(diǎn)也比較突出。紙質(zhì)檔案管理的特點(diǎn)具體可概括為三個(gè)方面：第一，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質(zhì)檔案依托紙張的存儲(chǔ)形式，決定了其需要投入相應(yīng)數(shù)量的人力資源用以維持檔案的日常維護(hù)。尤其是對(duì)于地質(zhì)資源檔案這類涉及信息門類復(fù)雜的檔案來(lái)說(shuō)，更加需要一定數(shù)量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時(shí)，也需要保證相關(guān)地質(zhì)資料信息能夠被及時(shí)地獲取。第二，紙質(zhì)檔案整理編修難度高，工作強(qiáng)度大。對(duì)于紙質(zhì)檔案管理者來(lái)說(shuō)，最具挑戰(zhàn)性的工作是整理和編修檔案。從地質(zhì)資料檔案具體情況來(lái)看，當(dāng)單位對(duì)某個(gè)區(qū)域的地質(zhì)資料進(jìn)行重新調(diào)研時(shí)，或者是勘探出新的資源儲(chǔ)量、類型等信息之后，就需要對(duì)原有的紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行更新，這時(shí)就需要對(duì)檔案進(jìn)行重新整理乃至編修。由于紙質(zhì)檔案完全依托檔案管理人員手動(dòng)錄入，在更新這些資料的時(shí)候也需要使用同樣的手段，這時(shí)就必須根據(jù)新加入的地質(zhì)資源信息資料的情況，對(duì)原存檔的檔案進(jìn)行編修。第三，紙質(zhì)檔案管理涉及的預(yù)防性內(nèi)容較多。例如，紙質(zhì)檔案涉及場(chǎng)所內(nèi)防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應(yīng)的措施，而這些也只是預(yù)防性基本措施，當(dāng)不可抗力和意外事件發(fā)生時(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災(zāi)等都是無(wú)法采取有效措施的，只能在管理中設(shè)置相應(yīng)預(yù)防性措施，這些都為紙質(zhì)檔案管理增添了難度。
電子檔案管理
電子檔案特點(diǎn)依托電子信息技術(shù)存在的電子檔案，其本身的特點(diǎn)十分鮮明，一方面體現(xiàn)在內(nèi)容的多樣性，另一方面體現(xiàn)在存儲(chǔ)空間的小型化。從內(nèi)容上看，由于引入了電子信息技術(shù)，電子檔案的內(nèi)容存儲(chǔ)不再局限于文字信息和紙質(zhì)的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲(chǔ)信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內(nèi)容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質(zhì)資料為例，過(guò)去紙質(zhì)檔案中收納資源地貌、資源構(gòu)成等方面的信息，只能通過(guò)文字和照片形式進(jìn)行初步認(rèn)識(shí)，要對(duì)地質(zhì)信息進(jìn)行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過(guò)視頻和音頻形式存儲(chǔ)當(dāng)時(shí)專業(yè)的評(píng)價(jià)，這對(duì)獲取地質(zhì)信息之后對(duì)其進(jìn)行二次加工具有重要幫助，增強(qiáng)了信息使用效率。而從存儲(chǔ)空間上看，電子信息技術(shù)通過(guò)對(duì)信息的數(shù)字化，將占據(jù)大量空間的紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)入磁盤中，極大地降低了存儲(chǔ)空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點(diǎn)從電子檔案的特點(diǎn)來(lái)看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個(gè)方面進(jìn)行概括：第一，電子檔案管理技術(shù)含量高，對(duì)管理人員素質(zhì)有著一定要求。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業(yè)能力之外，還需要有一定的信息技術(shù)使用能力。例如，地質(zhì)資源電子檔案在涉及相關(guān)地質(zhì)資料更新時(shí)，需要管理人員具備對(duì)其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準(zhǔn)確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內(nèi)容的承載形式，例如對(duì)文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡(jiǎn)單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說(shuō)明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。盡管存儲(chǔ)電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)多是由專業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)，但檔案管理人員也需要關(guān)注數(shù)據(jù)庫(kù)安全問(wèn)題，及時(shí)對(duì)存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)情況進(jìn)行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問(wèn)題。
紙質(zhì)檔案與電子檔案管理比較
對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案的差異進(jìn)行比較，有助于提高目前正處于紙質(zhì)檔案信息化階段的各單位的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，降低其存在問(wèn)題帶來(lái)的影響，從而更好地進(jìn)行檔案信息化工作。存儲(chǔ)形式?jīng)Q定的管理環(huán)境的異同將紙質(zhì)檔案與電子檔案差異置于同一視角進(jìn)行比較，能夠更加清楚地認(rèn)識(shí)到兩者之間的差異。從風(fēng)險(xiǎn)視角來(lái)看，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)是以實(shí)物空間實(shí)現(xiàn)的，這種存儲(chǔ)形式受到紙張保存要求的限制，對(duì)其所在場(chǎng)所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案盡管存儲(chǔ)形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風(fēng)險(xiǎn)，其內(nèi)部的存儲(chǔ)元器件對(duì)所處環(huán)境的塵埃、磁場(chǎng)等因素都有著要求，一旦存儲(chǔ)元器件受到傷害，其保存的信息同樣會(huì)面臨巨大風(fēng)險(xiǎn)，這是兩者在面臨風(fēng)險(xiǎn)時(shí)的相似之處。而兩者所面臨風(fēng)險(xiǎn)的不同則較為直觀，相對(duì)來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案對(duì)物理環(huán)境的要求較高，需要在能夠達(dá)到長(zhǎng)久保存效果的物理場(chǎng)地進(jìn)行持續(xù)的人為干預(yù)，即便采用某些設(shè)備進(jìn)行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預(yù)。而電子檔案的存儲(chǔ)元器件對(duì)防塵、防磁場(chǎng)等方面也有著一定要求，目前大部分場(chǎng)所基本都能夠達(dá)到這種要求。也就是說(shuō)，除了極端塵埃和磁場(chǎng)的場(chǎng)所外，電子檔案存儲(chǔ)元器件因受物理環(huán)境影響而消失的風(fēng)險(xiǎn)概率是很低的。從兩者比較的結(jié)果來(lái)看，紙質(zhì)檔案對(duì)管理環(huán)境的要求更為嚴(yán)苛，而電子檔案管理的要求則相對(duì)更為寬松。但同時(shí)必須注意到的一點(diǎn)是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理環(huán)境對(duì)紙張?jiān)斐傻挠绊懯情L(zhǎng)時(shí)間的，不會(huì)瞬間導(dǎo)致信息湮滅，其發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是可以修復(fù)的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環(huán)境影響，將會(huì)出現(xiàn)所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復(fù)。信息查詢方式的異同從查詢方式來(lái)看，紙質(zhì)檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過(guò)一定的查詢方式來(lái)定位信息所在存儲(chǔ)位置，從而獲取信息。區(qū)別在于紙質(zhì)檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費(fèi)更多的時(shí)間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計(jì)算機(jī)進(jìn)行，其檢索方式可以有多種，包括關(guān)鍵詞、時(shí)間等定位信息的存儲(chǔ)位置，進(jìn)而獲得所查詢的信息。相較于紙質(zhì)檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時(shí)間內(nèi)定位到所需的信息，無(wú)疑是更為高效、精確的。當(dāng)然，電子檔案的這種高效、精準(zhǔn)查詢信息的優(yōu)勢(shì)也并非完全優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息查詢方式。這主要是因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案信息查詢依靠人工實(shí)現(xiàn)，而人類具有機(jī)器所欠缺的“智慧”。以地質(zhì)資源信息為例，若要查詢“內(nèi)蒙古地區(qū)”相關(guān)信息，計(jì)算機(jī)所定位的只是單純的字段、指令，但是通過(guò)人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內(nèi)蒙古地區(qū)”的資料。
檔案管理信息化對(duì)策
通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的對(duì)比可以看到，對(duì)于當(dāng)前事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化而言，要進(jìn)行高效的檔案信息化建設(shè)工作，不是簡(jiǎn)單地將信息化技術(shù)引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎(chǔ)上，同時(shí)考慮到當(dāng)前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對(duì)此，提出幾條紙質(zhì)檔案管理信息化的對(duì)策。強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)目前，事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理的模式已經(jīng)十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質(zhì)檔案管理在轉(zhuǎn)向電子檔案管理的過(guò)程中存在一定風(fēng)險(xiǎn)，因而各事業(yè)單位需要強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)力度。通過(guò)對(duì)比紙質(zhì)檔案與電子檔案，得知應(yīng)當(dāng)在梳理目前事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的深刻認(rèn)識(shí)，以便能有效、有步驟地將信息化技術(shù)引入當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)。基于這種觀點(diǎn)，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)強(qiáng)化工作不僅是對(duì)單一信息技術(shù)的使用，更追求傳統(tǒng)與新型管理模式的有效對(duì)接。一方面，事業(yè)單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉(zhuǎn)型的過(guò)程中要考慮兩者并行。以地質(zhì)資源檔案管理為例，要選擇性地對(duì)部分類型地質(zhì)資源檔案進(jìn)行電子化，尤其是一些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下查詢比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力的內(nèi)容，同時(shí)，對(duì)于一些比較重要的地質(zhì)資源檔案，還是應(yīng)以安全性為第一要?jiǎng)?wù)。另一方面，事業(yè)單位強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)。在加強(qiáng)紙質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個(gè)管理周期，要求傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，即不僅要涉及傳統(tǒng)檔案管理模式存儲(chǔ)和使用這兩個(gè)主要過(guò)程，還要在建檔、存儲(chǔ)、銷毀等所有環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)銜接，通過(guò)信息化手段讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在所有環(huán)節(jié)欠缺的部分得以完善，這樣才能發(fā)揮出檔案管理信息化的作用。
強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性
在事業(yè)單位檔案管理信息化過(guò)程中，紙質(zhì)檔案管理不能簡(jiǎn)單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個(gè)角度來(lái)看，這意味著在工作推進(jìn)的過(guò)程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規(guī)避這種影響帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，并且最大程度地發(fā)揮出兩者的作用，就必須強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質(zhì)資源檔案為例，地質(zhì)資源紙質(zhì)檔案在信息化過(guò)程中，對(duì)極為重要的地質(zhì)資料檔案采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的同時(shí)，要對(duì)部分檔案進(jìn)行電子化，這并不意味著兩者完全不相關(guān)，而是可以將重要的紙質(zhì)檔案電子化當(dāng)作新增備份，同時(shí)電子化的部分地質(zhì)資料也并不是從紙質(zhì)檔案中完全剔除，而是管理重點(diǎn)有所側(cè)重。未被電子化的地質(zhì)資料檔案?jìng)?cè)重于紙質(zhì)檔案管理模式，電子化的則側(cè)重于電子檔案管理模式。信息檢索過(guò)程同樣如此，檢索復(fù)雜的地質(zhì)資源信息檔案依托電子檔案優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檢索流程優(yōu)化，同時(shí)紙質(zhì)檔案也能夠發(fā)揮出電子檔案目前難以實(shí)現(xiàn)的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補(bǔ)計(jì)算機(jī)檢索信息匱乏的不足。強(qiáng)化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統(tǒng)模式向新的電子信息模式過(guò)渡，可以避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)。提高檔案管理人員素養(yǎng)通過(guò)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的對(duì)比發(fā)現(xiàn)，管理人員的素養(yǎng)在檔案管理信息化過(guò)程中極為重要。事業(yè)單位要想更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須擁有除掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)之外的信息化管理人才。對(duì)此，研究認(rèn)為目前各事業(yè)單位在檔案信息化推進(jìn)過(guò)程中必須重視從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍中挑選出業(yè)務(wù)精通、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、善于鉆研的人員進(jìn)行信息化管理培養(yǎng)。研究通過(guò)對(duì)比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對(duì)策。當(dāng)下事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化的重視程度越來(lái)越高，在充分考慮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理各自存在的風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，對(duì)兩者進(jìn)行直觀對(duì)比，能夠相對(duì)客觀地認(rèn)識(shí)到這一過(guò)程中的重點(diǎn)工作，并最大程度地規(guī)避工作開展過(guò)程中的不利因素?；谶@一觀點(diǎn)，當(dāng)前事業(yè)單位在實(shí)際檔案管理信息化工作推進(jìn)中，應(yīng)兼顧傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者，根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。
參考文獻(xiàn)
[1]鄭磊.談電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)化管理[J].商業(yè)文化,2022(05):74-75.
[2]劉瑞.紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化分析——提升地質(zhì)檔案管理能力的重要途徑[J].辦公室業(yè)務(wù),2022(02):135-136.
[3]戚芳.紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理分析[J].黑龍江檔案,2021(06):146-147.
[4]武韶佳.紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的必要性探究[J].城建檔案,2021(12):161-162.
[5]吳英.事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2021(09):4-6.
[6]郭亞麗.電子檔案與紙質(zhì)檔案兩軌并存之思考[J].山西檔案,2019(02):132-133.
[7]關(guān)英霞.論電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理[J].黑龍江檔案,2012(04):108.
關(guān)鍵詞 ：廣電系統(tǒng) 檔案管理 研究
Abstract ：With the social demands for broadcasting system files increase， the file management work attracts people’s attention. As a basic worker， I elaborate practical work to improve the function of the social value of file management.
key words ：The radio system; file management; research
要做好電視廣播的檔案管理工作，主要從檔案管理人員、檔案管理技術(shù)以及檔案發(fā)展方向入手，打破管理常規(guī)，總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理方面投入更多的資源，例如人力、財(cái)力以及物力，尤其是對(duì)信息化管理資源的投入。
一、 廣電系統(tǒng)檔案管理工作存在問(wèn)題
（一）形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中。
廣電系統(tǒng)檔案從開始至結(jié)尾沒(méi)有按照歸檔要求進(jìn)行歸檔，實(shí)際操作中缺少相應(yīng)的控制措施及后續(xù)的檔案管理、服務(wù)工作，造成了檔案材料流失。檔案存放沒(méi)有專用聲像檔案室或聲像檔案專柜，檔案混存，存放環(huán)境不具備恒濕、恒溫、防磁等特殊性要求，檔案防護(hù)管理不到位。
（二）廣電系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢
檔案管理普遍存在管理軟件或硬件落后、軟件不適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化功能退化的現(xiàn)象，使廣播電視的事業(yè)進(jìn)展受到嚴(yán)重局限。部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不到位;檔案的數(shù)字化監(jiān)督力度不大，在廣電系統(tǒng)網(wǎng)上可提供查詢利用的檔案數(shù)量不多;檔案管理模式不新;從事檔案工作的專業(yè)技術(shù)人員不足。
（三）廣電系統(tǒng)檔案的長(zhǎng)效管理機(jī)制還沒(méi)有形成。
廣電系統(tǒng)行政管理體制發(fā)生了巨大的變化 ，但檔案管理機(jī)制卻沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行改革和調(diào)整 ，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠 ，造成檔案管理工作不規(guī)范 ，有的地方在檔案管理方面甚至根本沒(méi)有建立起規(guī)章制度。
（四）廣電系統(tǒng)檔案存儲(chǔ)無(wú)序、混亂。
個(gè)別從業(yè)者認(rèn)為只有上級(jí)發(fā)文 ，或者紅頭文件才是檔案 ，檔案意識(shí)淡薄，比如他們認(rèn)為工作中形成的音像資料、新聞素材、播出作品等不是檔案。他們對(duì)拍完、錄完、播完后怎么處理這些聲像檔案并不在意 ，這就導(dǎo)致許多聲像檔案長(zhǎng)期保存在個(gè)人或部門手中。使得單位檔案歸類不齊全、不完整 ，嚴(yán)重影響了廣播電視檔案的長(zhǎng)久保護(hù)和開發(fā)利用。有些個(gè)人或部門為了應(yīng)急 ，將一些具有重要保存價(jià)值的節(jié)目或作品帶洗掉 ，作為空白帶反復(fù)使用 ，等到以后認(rèn)識(shí)那些作品的重要價(jià)值時(shí) ，已經(jīng)無(wú)可挽回了。廣電系統(tǒng)檔案與其他系統(tǒng)檔案最大的區(qū)別就在于它的聲像檔案內(nèi)容。這種特殊載體形式的聲像檔案已成為國(guó)家檔案的重要組成部分。
二、 廣電系統(tǒng)檔案管理工作的措施
（一）加快廣電系統(tǒng)檔案的規(guī)范化、信息化建設(shè)
領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者要解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，變管理型為服務(wù)型，加強(qiáng)各類檔案的規(guī)范化管理，進(jìn)一步強(qiáng)化依法治檔、制度治檔的意識(shí)，認(rèn)真總結(jié)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合實(shí)際調(diào)整建立檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范;要落實(shí)資金，增配硬件，完善軟件，構(gòu)建檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。不僅要配備計(jì)算機(jī)等信息化建設(shè)的硬件，還要對(duì)當(dāng)前使用的軟件進(jìn)行完善、維護(hù)和更新，以提高管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和工作效率;要加快檔案的數(shù)字化進(jìn)程，為廣播電視信息的資源共享提供必要條件;要按照專業(yè)化現(xiàn)代化的要求，既要加強(qiáng)廣播電視檔案隊(duì)伍建設(shè)，又要培養(yǎng)既懂檔案業(yè)務(wù)又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才。
（二）財(cái)力物力保障檔案管理工作加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度
加強(qiáng)在資金上的投入力度，完善廣電系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的整體框架做到信息采集與報(bào)送管理規(guī)范化，讓整個(gè)信息化管理系統(tǒng)不斷在檔案管理工作中發(fā)揮作用，最終為廣電新聞事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)在廣電新聞檔案的多媒體信息系統(tǒng)的應(yīng)用中，從多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)入手，加強(qiáng)廣電系統(tǒng)檔案管理。細(xì)化相應(yīng)的落實(shí)措施，對(duì)已產(chǎn)生的檔案從收集、歸檔到移交做到規(guī)范化管理防止檔案流失。對(duì)檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人員，注重其政治品德素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。廣電系統(tǒng)檔案管理有必要不斷對(duì)檔案信息管理人員的專業(yè)技能和專業(yè)水平進(jìn)行培訓(xùn)及考核評(píng)價(jià)以利于廣電新聞檔案管理信息化工作的有效進(jìn)行。聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等，要因地制宜，因陋就簡(jiǎn)，積極創(chuàng)造條件，力求將聲像檔案妥善保管，要使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放，要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等，錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的使用壽命。
（三）建立廣電系統(tǒng)檔案長(zhǎng)效管理機(jī)制
按照檔案管理的要求，結(jié)合實(shí)際，因地制宜制定適合本單位的各項(xiàng)管理制度、操作規(guī)范和工作要求，并嚴(yán)格按照規(guī)定抓好落實(shí)。要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，常抓不懈，檔案管理工作只有堅(jiān)持常抓不懈，才能不斷提高管理水平。
（四）檔案管理人員應(yīng)樹立檔案管理意識(shí)
廣電系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)檔案管理情況設(shè)置相關(guān)的管理部門以及管理人員，引入與之相關(guān)的專業(yè)人士，重視組建開發(fā)與編研音像檔案的隊(duì)伍，優(yōu)化管理人才構(gòu)造，提高綜合素質(zhì)。管理層應(yīng)幫助管理人員樹立檔案管理意識(shí)，使管理人員明確信息化管理檔案的重要性，給予檔案管理人員主動(dòng)關(guān)注信息化管理工作的動(dòng)力，通過(guò)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任感、使命感。
（五）明確檔案信息的發(fā)展方向，推廣信息化管理
隨著數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化在廣電機(jī)構(gòu)的產(chǎn)品制造中不斷推廣，廣電機(jī)構(gòu)的檔案管理、利用也面臨著更大的挑戰(zhàn)，使廣電機(jī)構(gòu)的檔案管理方式建設(shè)不斷進(jìn)步。檔案是清晰、確定的原始記錄性信息，而廣電機(jī)構(gòu)要信息化的不只是檔案本身，還要將經(jīng)過(guò)處理的檔案信息以及相關(guān)的社會(huì)信息進(jìn)行信息化，經(jīng)過(guò)融合后將檔案信息放大。
（六）推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化
在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，一方面要注意解決好立卷方法問(wèn)題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題，以有利于檔案規(guī)范化管理。隨著信息化技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展 ，我國(guó)廣電系統(tǒng)檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)字平臺(tái) 逐漸發(fā)展為互動(dòng)性或功能性數(shù)字平臺(tái)。現(xiàn)階段已開設(shè)在線咨詢、查檔答疑、業(yè)務(wù)答疑、個(gè)性化頁(yè)面和郵件雜志等與網(wǎng)站瀏覽者互動(dòng)的欄目。加強(qiáng)廣電系統(tǒng)檔案與社會(huì)公眾的溝通與交流 ，多層次、多方位地滿足公眾的檔案信息需求。
廣電系統(tǒng)檔案管理人員必須拋棄過(guò)去的陳舊觀念和封閉做法 ，適應(yīng)時(shí)展 ，塑造檔案服務(wù)新形象 ，讓檔案信息服務(wù)切實(shí)走入社會(huì)公眾生活。提升檔案管理社會(huì)價(jià)值。
參考文獻(xiàn)
[1] 探析廣電事業(yè)單位檔案管理的改進(jìn)措施 陳麗英 城建檔案 2014-02-15 期刊
[2] 如何提高電業(yè)局檔案管理工作的規(guī)范化水平 劉敏敏 科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào) 2012-11-11 期刊
關(guān)鍵詞：檔案利用；中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)；檔案搜索；檔案借閱；檔案報(bào)表；檔案編研
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044(2011)21-5049-02
Research on Records Using in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Whether the module of records using is good or bad, relates to value and efficiency of Electronic Records Management System in use. The functions of the whole and every modules in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: records using; Electronic Records Management System of Petro China; records search; records lending; records report; records editing
檔案利用，是檔案利用者通過(guò)檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過(guò)程，也是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過(guò)程。因此檔案利用模塊，是電子檔案管理系統(tǒng)中最重要的模塊之一，直接衡量著檔案管理系統(tǒng)的使用價(jià)值。開發(fā)一個(gè)好的檔案利用模塊，使檔案管理系統(tǒng)不僅滿足了用戶查詢搜索、借閱等功能，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度看，將成為一個(gè)內(nèi)容非常豐富的知識(shí)平臺(tái)和社會(huì)資源。項(xiàng)目組在信息部的支持下，與微軟合作開發(fā)了中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)。本文主要介紹系統(tǒng)中的檔案利用模塊。
1 總體功能結(jié)構(gòu)圖
檔案利用是用戶利用檔案資源進(jìn)行工作，也就是各部門、各單位使用檔案的過(guò)程。包括檔案的搜索、借閱、報(bào)表、編研四個(gè)子模塊。如圖1。
2 各個(gè)子模塊功能
2.1 搜索
系統(tǒng)不僅可以利用檔案名、檔號(hào)、類別、歸檔單位、歸檔日期等項(xiàng)結(jié)合進(jìn)行高級(jí)搜索，還支持全文搜索。
2.2 借閱
系統(tǒng)除了可以借閱實(shí)體檔案以外，還支持電子檔案的在線借閱。電子檔案的借出和歸還都是由系統(tǒng)自動(dòng)完成，無(wú)需用戶手動(dòng)操作。包括我的借閱、借閱審批、借閱辦理等標(biāo)簽頁(yè)。圖2是檔案的借閱/歸還流程圖。
2.2.1 我的借閱
用于實(shí)現(xiàn)用戶的檔案借閱以及個(gè)人借閱管理的功能，是用戶自己的工作區(qū)。
包括我的借閱單、未歸還檔案和已歸還檔案三個(gè)標(biāo)簽頁(yè)。
1）我的借閱單：保存在借閱列表中，但沒(méi)有上交審批的借閱檔案；
2）未歸還檔案：已通過(guò)審批借出，但未歸還的借閱檔案；
3）已歸還檔案：用戶曾今借閱過(guò)，并已歸還給檔案館的檔案。
2.2.2 借閱審批
是對(duì)用戶提交需借閱檔案的審核過(guò)程。
審批部門包括用戶本單位、歸檔單位、檔案部門和指定的業(yè)務(wù)主管部門。系統(tǒng)規(guī)定了三種審批流程：
1）借閱無(wú)密級(jí)檔案或借閱本部門有密級(jí)檔案，如圖3；
2）跨部門借閱有密級(jí)檔案（歸檔部門是一般情況），如圖4；
3）跨部門借閱有密級(jí)檔案（歸檔部門為空或歸檔部門和檔案保管部門是同一部門），如圖5；
2.2.3 借閱辦理
是由檔案館用戶進(jìn)行管理，主要管理檔案的登記、借出、歸還、催還、借閱查詢等操作。
2.3 報(bào)表模塊
固定報(bào)表模板有檔基表、人員基本情況統(tǒng)計(jì)表、檔案利用統(tǒng)計(jì)表、歷年各類檔案庫(kù)存統(tǒng)計(jì)表、檔案庫(kù)藏情況統(tǒng)計(jì)表等。系統(tǒng)還支持自定義報(bào)表模板，檔案工作人員可以根據(jù)自己的需求定義報(bào)表的行和列。
2.4 編研模塊
編研模塊是為編研人員提供的一個(gè)討論平臺(tái)，其中包括編研編寫、匯編、參與等工作。
檔案編研的流程是：檔案管理部門人員填報(bào)“新建編研課題” 檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)審核 檔案編研。標(biāo)簽頁(yè)包括待審批編研、進(jìn)行中編研和已完成編研三部分。編研模塊的流程圖如圖6。
3 結(jié)束語(yǔ)
中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)目前已在中石油多家下屬單位上線。其中的檔案利用模塊以其強(qiáng)大的搜索功能、嚴(yán)密的借閱審批流程、方便快捷的電子檔案在線借閱、靈活的報(bào)表模板自定義功能以及高效的在線編研平臺(tái)，贏得了廣大單位用戶的好評(píng)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 邵彬,李莉.黃河檔案利用軟件系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)[C].OA'2000辦公自動(dòng)化國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集,2000(11).
[2] 馬娟紅.淺談檔案利用中存在的幾個(gè)問(wèn)題[J].檔案天地,2000(7).
[3] 趙屹,陳曉暉.中美檔案利用若干問(wèn)題比較[J].山西檔案,2002(12).
[4] 王秀霞.中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)的分析與設(shè)計(jì)[D].蘭州:蘭州大學(xué),2010.
關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng) 檔案 程序化
Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.
Key words: power system, files, program
中圖分類號(hào)：F407.61文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
1 前言
管理電力系統(tǒng)的檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)歷程的存儲(chǔ)與總結(jié),同時(shí)又涵蓋了大量的生產(chǎn)技術(shù)與經(jīng)營(yíng)管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現(xiàn)有專職檔案員2人,檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫(kù)房200平方米,擁有庫(kù)藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數(shù)十種。隨著我國(guó)電力系統(tǒng)改革的不斷深化,對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)也提出了更高的要求,在新形勢(shì)下,強(qiáng)化企業(yè)的檔案管理,使其為企業(yè)的發(fā)展提供支撐與動(dòng)力,具有重要的意義。電力系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理方法導(dǎo)致職責(zé)不清、管理效能低下,檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性、實(shí)時(shí)性很多問(wèn)題曾出不窮,已不適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統(tǒng)性為檔案管理提供了有效的手段。
2 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的意義
檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián),而實(shí)施的一種現(xiàn)代化管理方式,體現(xiàn)了檔案管理內(nèi)容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進(jìn)的關(guān)系,實(shí)施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責(zé),提高管理效率。①一方面,實(shí)施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規(guī)范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務(wù)和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒(méi)有沒(méi)有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發(fā)生。②另一方面,實(shí)施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動(dòng)性,整合人力和物力資源,對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理,明確崗位責(zé)職和階段工作內(nèi)容,使得減少不必要的重復(fù)性勞動(dòng)。
3 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的舉措
電力系統(tǒng)檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用四個(gè)環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)間相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),體現(xiàn)了程序化檔案管理的集約和效能。
3.1 檔案的收集環(huán)節(jié)
收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對(duì)電力企業(yè)各部門的研究成果、發(fā)展歷程進(jìn)行系統(tǒng)、嚴(yán)格的鑒定,并把有保存價(jià)值的資源收集起來(lái)。在實(shí)際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠?qū)Σ牧线M(jìn)行準(zhǔn)確的鑒別,把有價(jià)值的材料收集到檔案庫(kù)中。另一方面,要為相關(guān)電力檔案成果的產(chǎn)生部門制定規(guī)范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項(xiàng)重要的生產(chǎn)活動(dòng)和發(fā)明創(chuàng)新都能夠準(zhǔn)確的記錄下來(lái),以便于檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行采集。③第三,要建立協(xié)調(diào)與溝通機(jī)制,檔案管理部門要常規(guī)性的對(duì)各部門進(jìn)行檔案成果的收集。
3.2 檔案的分類環(huán)節(jié)。要將收集的檔案按其形成的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關(guān)系的、不同等級(jí)的檔案分類數(shù)據(jù)庫(kù)。電力企業(yè)檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關(guān)機(jī)制,對(duì)檔案分類的范圍、時(shí)間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應(yīng)采用復(fù)合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產(chǎn)、電力設(shè)施建設(shè)、電力營(yíng)銷等部門）的橫向分類與企業(yè)不同時(shí)間段運(yùn)營(yíng)情況的縱向分類。
3.3 檔案的保管環(huán)節(jié)。電力系統(tǒng)在檔案保管中要落實(shí)好崗位責(zé)任制,首先要為管理員設(shè)定工作目標(biāo)與規(guī)范,建立健全檔案保管標(biāo)準(zhǔn)與制度,把資料的規(guī)格、格式、數(shù)量等方面做統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化要求,把檔案的立卷、標(biāo)題、目錄、時(shí)間等工作規(guī)范化。⑤其次, 要對(duì)管理員的工作進(jìn)行監(jiān)管,建內(nèi)部控制機(jī)制,把各項(xiàng)工作落實(shí)到每位管理員,要摒棄傳統(tǒng)檔案管理“事中”監(jiān)督的單一化管理模式,而應(yīng)實(shí)施“事前－事中－事后”立體化監(jiān)督。在檔案入庫(kù)前要掌握庫(kù)存情況,在檔案的保管過(guò)程中,要發(fā)動(dòng)員工的力量進(jìn)行互相監(jiān)督,促使管理員能夠嚴(yán)格按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作。在管理人員調(diào)動(dòng)或離任前,必須對(duì)其所承擔(dān)的保管任務(wù)進(jìn)行全面檢查,方能辦理相關(guān)的調(diào)動(dòng)和離任手續(xù),最大限度的保護(hù)檔案資料。第三,要把檔案管理與績(jī)效掛鉤,對(duì)檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級(jí)等切身利益相聯(lián)系。
3.4 檔案的利用環(huán)節(jié)。收集、分類、保管等前三個(gè)環(huán)節(jié)為檔案的最終利用打下了夯實(shí)的基礎(chǔ),對(duì)電力系統(tǒng)而言,有效的利用檔案,為企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)服務(wù)才是檔案管理的最終目標(biāo)。⑥要廣泛創(chuàng)新檔案的利用手段,通過(guò)閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業(yè)的電力技術(shù)研究成果及經(jīng)營(yíng)歷程最大限度發(fā)揮余熱, 推進(jìn)企業(yè)的技術(shù)改進(jìn)與自主創(chuàng)新。在檔案的閱覽中,要為創(chuàng)設(shè)良好的閱覽環(huán)境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級(jí)手續(xù),制定相應(yīng)的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關(guān)制度。使借閱檔案的人員能夠?qū)n案的安全性、完整性和保密性負(fù)責(zé),杜絕企業(yè)檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應(yīng)的指導(dǎo)咨詢、檢索咨詢等相關(guān)機(jī)制,樹立服務(wù)意識(shí),最大限制的滿足企業(yè)發(fā)展的需要。同時(shí),要積極與其它電力企業(yè)保持聯(lián)絡(luò)與交流合作,建立與其它電力企業(yè)檔案管理部門的溝通機(jī)制,取長(zhǎng)補(bǔ)短,不斷對(duì)自身的檔案管理進(jìn)行完善。
4 結(jié)束語(yǔ)
總之,在新形勢(shì)下,強(qiáng)化電力企業(yè)的檔案管理,對(duì)于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統(tǒng)性為電力系統(tǒng)檔案管理提供了有效的手段。實(shí)施電力系統(tǒng)檔案程序化管理,要切實(shí)抓好檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用等四個(gè)環(huán)節(jié),使之既相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統(tǒng)檔案管理中發(fā)揮巨大的作用。
參考文獻(xiàn)
[1]李紅梅.淺析電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化[J]．青海電力，2007(1)
[2]肖莉.拓寬新視野創(chuàng)新電力檔案管理工作[J].新聞天地(下半月刊),2010,(10):24-25.
[3]黃磊.檔案質(zhì)量管理體系的構(gòu)建研究[J].山東大學(xué)學(xué)報(bào),2010,(04):20-22.
[4]孫家騫.電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)初探[J].科技促進(jìn)發(fā)展(應(yīng)用版),2010,(10)14-15.
前言
在建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義社會(huì)的過(guò)程中，文化工作是非常重要的組成部分，對(duì)于提升人民群眾的精神文明素質(zhì)有著積極的影響。工人文化宮作為一種公益性的文化事業(yè)單位，在傳播文化的過(guò)程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，是構(gòu)建精神文明社會(huì)的重要組織部門，具有一套完整的公共文化體系，對(duì)于我國(guó)文化事業(yè)的建設(shè)方面有一定的促進(jìn)作用。由此可見，加強(qiáng)對(duì)工人文化宮的檔案管理是非常必要的。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案已經(jīng)成為工人文化宮檔案管理的必然趨勢(shì)。
一、傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理之間的異同
1.傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的聯(lián)系
1.1電子檔案的形成建立在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)之上
隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子化信息資源在檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)比較常見，但是，電子化信息資源的使用仍然需要傳統(tǒng)檔案的支持。檔案的信息資源不會(huì)自己進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，而是通過(guò)電子的形式傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，然后在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)之上作出進(jìn)一步的加工與整理，形成電子檔案在網(wǎng)上使用。
1.2電子檔案進(jìn)一步擴(kuò)大了傳統(tǒng)檔案的信息資源
網(wǎng)絡(luò)的儲(chǔ)存空間非常大，能夠?qū)⒏鞣N類型的檔案資料全部收集在其中，有關(guān)人員隨時(shí)都能夠在網(wǎng)上查閱到自己需要的檔案。而且，利用資源的共享還能夠?qū)崿F(xiàn)互助互利的目標(biāo)，為電子檔案管理提供了很大的便利。另外，工人文化宮的工作人員還能夠利用電子檔案調(diào)出實(shí)體檔案的所在地，然后進(jìn)行直接獲取，與傳統(tǒng)檔案管理相比節(jié)省了更多的時(shí)間，是電子檔案與傳統(tǒng)檔案的完美結(jié)合[1]。
2.傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的區(qū)別
傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理的區(qū)別主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，分別是歸檔時(shí)限不同、查詢方式不同、保管方式不同。從歸檔時(shí)限的角度來(lái)看，電子檔案可以在文件辦理結(jié)案后進(jìn)行歸檔，也可以在某一特定的時(shí)間周期內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔，歸檔后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)接嘘P(guān)管理部門進(jìn)行統(tǒng)一歸類，避免出現(xiàn)檔案遺漏、檔案丟失的情況發(fā)生。從查詢方式的角度來(lái)看，電子檔案只要在條件允許的情況下，就能夠隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行查詢和復(fù)制，方便調(diào)檔。而傳統(tǒng)檔案管理需要根據(jù)記錄進(jìn)行檔案位置的查詢，在查詢的過(guò)程中浪費(fèi)了很多時(shí)間，不利于其他工作的順利進(jìn)行。從保管方式的角度來(lái)看，電子檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)和存儲(chǔ)載體的方式進(jìn)行保管，在經(jīng)歷多年之后必然會(huì)發(fā)生老化的現(xiàn)象，從而影響了存儲(chǔ)載體中的內(nèi)容。而且，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展非常迅猛，計(jì)算機(jī)更新的速度非?？?，在更新的過(guò)程中也不能避免對(duì)電子檔案造成一定的威脅。但是，傳統(tǒng)檔案管理有效的改善了這一問(wèn)題，紙制品的備份更加易于保存，即使重新錄入也不會(huì)因?yàn)闄n案丟失的情況而無(wú)法進(jìn)行[2]。
二、提升工人文化宮電子檔案管理的手段
1.加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集與整理
檔案收集是檔案管理的基礎(chǔ)工作，為工人文化宮后續(xù)的檔案管理工作提供了更加全面的參考信息，是檔案管理真實(shí)性與準(zhǔn)確性的基本保障。像是工人文化宮的歷史檔案、業(yè)務(wù)檔案的管理都需要建立在檔案資料收集的基礎(chǔ)之上，從而更好的進(jìn)行這些檔案的查閱與利用。而從工人文化宮電子檔案管理的角度來(lái)看，也應(yīng)該將電子文件資料的收集作為檔案管理的基礎(chǔ)工作，像是收集工人文化宮舉辦活動(dòng)的電子文件資料、收集工人文化宮歷史電子檔案資料等。但是，在進(jìn)行電子文件的收集過(guò)程中，要注意收集方法、收集要求和收集范圍的使用與規(guī)定，與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子檔案管理中的文件收集還是存在一定的差異性[3]。
2.積極使用現(xiàn)代化的歸檔管理手段
工人文化宮電子文件的歸檔主要就是指對(duì)電子文件的整理，根據(jù)電子文件中的內(nèi)容確定其屬性，之后從存儲(chǔ)器上拷貝或刻錄到存儲(chǔ)載體上，為電子文件的長(zhǎng)期保存提供了便利。工人文化宮電子文件的歸檔方法需要根據(jù)其電子文件的產(chǎn)生條件來(lái)確定，如果工人文化宮有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，就可以通過(guò)電子數(shù)據(jù)庫(kù)的形式對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔；如果工人文化宮是以存儲(chǔ)載體的形式對(duì)電子文件進(jìn)行保存，就需要進(jìn)行相應(yīng)的輔助工作與認(rèn)證工作，結(jié)合傳統(tǒng)檔案進(jìn)行電子文件的歸檔。
3.健全?子檔案管理審核制度
健全電子檔案管理審核制度是確保工人文化宮檔案管理質(zhì)量的重要手段，一套完整的電子檔案審核制度能夠?yàn)楣と宋幕瘜m檔案管理的有效性提供基本保障，對(duì)于中國(guó)特色社會(huì)主義社會(huì)的構(gòu)建有一定的幫助。工人文化宮應(yīng)該積極的進(jìn)行電子檔案管理審核制度的完善與創(chuàng)新，定期進(jìn)行工人文化宮的文書部門和檔案部門的檢查與管理，一旦在檢查的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)任何問(wèn)題，要按照電子檔案審核制度中的規(guī)程進(jìn)行嚴(yán)格的而處理，確保工人文化宮電子文件資料的完整性與真實(shí)性，全面推動(dòng)工人文化宮檔案管理的規(guī)范化發(fā)展[4]。
論文摘要:為了更有效防止文件的非法訪問(wèn)和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。以犯罪行為心里學(xué)為理論指導(dǎo),以安全事件過(guò)程管理為主線,實(shí)現(xiàn)事前預(yù)防、事中控制、事后審計(jì)的安全管理。
現(xiàn)在大家談?wù)摰叫畔踩?首先想到的就是病毒、黑客入侵,在媒體的宣傳下,病毒、黑客已經(jīng)成為危害信息安全的罪魁禍?zhǔn)住Ｈ欢?對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)造成重大破壞的往往不是病毒、黑客,而是組織內(nèi)部人員有意或無(wú)意對(duì)信息的窺探或竊取。從技術(shù)上來(lái)講,內(nèi)部人員更易獲取信息,因?yàn)閮?nèi)部人員可以很容易地辨識(shí)信息存儲(chǔ)地,且無(wú)需擁有精深的it知識(shí),只要會(huì)操作計(jì)算機(jī),就可以輕易地獲取自己想要得資料,相對(duì)而言,黑客從外部竊取資料就比較困難,首先,他們要突破防火墻等重重關(guān)卡,然后,還要辨別哪些是他們想要的信息。
fbi和csi對(duì)484家公司進(jìn)行了網(wǎng)絡(luò)安全專項(xiàng)調(diào)查,調(diào)查結(jié)果顯示:超過(guò)85%的安全威脅來(lái)自單位內(nèi)部,其中16%來(lái)自內(nèi)部未授權(quán)的存取, 14%來(lái)自專利信息被竊取, 12%來(lái)自內(nèi)部人員的欺騙,只有5%是來(lái)自黑客的攻擊;在損失金額上,由內(nèi)部人員泄密導(dǎo)致的損失高達(dá)60,565,000美元,是黑客所造成損失的16倍,病毒所造成損失的12倍。這組數(shù)據(jù)充分說(shuō)明了內(nèi)部人員泄密的嚴(yán)重危害,同時(shí)也提醒國(guó)內(nèi)組織應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部安全建設(shè)。
1 電子文檔泄密途徑主要有以下幾點(diǎn)
1)通過(guò)軟盤驅(qū)動(dòng)器、光盤驅(qū)動(dòng)器、光盤刻錄機(jī)、磁帶驅(qū)動(dòng)器等存儲(chǔ)設(shè)備泄密;
2)通過(guò)com、lpt端口、調(diào)制解調(diào)器、usb存儲(chǔ)設(shè)備、1394、紅外線等通訊設(shè)備泄密;
3)通過(guò)郵件、ftp等互聯(lián)網(wǎng)方式 泄密;
4)接入新的通訊或存儲(chǔ)設(shè)備,如:硬盤;
5)通過(guò)添加打印機(jī)、使用網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)將資料打印后帶出;
6)通過(guò)便攜式電腦進(jìn)入局域網(wǎng)竊取信息,帶離單位;
7)隨意將文件設(shè)成共享,導(dǎo)致不相關(guān)人員獲取資料;
8)將自己的筆記本電腦帶到單位,連上局域網(wǎng),竊取資料。
此外,還有很多其他途徑可以被別有用心的內(nèi)部人員利用以竊取資料。
2 傳統(tǒng)解決方案的弊端
傳統(tǒng)方案一:“我們已經(jīng)部署了防火墻或?qū)＞W(wǎng)”
防火墻或?qū)＞W(wǎng)可以防止外部人員非法訪問(wèn),但不能防止內(nèi)部人員有意或無(wú)意地通過(guò)郵件或者移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備將敏感文件泄露。
傳統(tǒng)方案二:“我們給文檔設(shè)置了訪問(wèn)口令”
口令并不能從根本上解決問(wèn)題:先口令可以隨著文檔一起傳播;
其次即使設(shè)置了口令只能簡(jiǎn)單的區(qū)分用戶是否可以訪問(wèn)該文檔,而不能限制用戶對(duì)該文檔的操作權(quán)限(如復(fù)制、另存和打印等操作)。
傳統(tǒng)方案三:“我們安裝內(nèi)網(wǎng)安全管理系統(tǒng)封住電腦usb接口、拆掉光驅(qū)、軟驅(qū)、內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)斷開、不允許上互連網(wǎng)絡(luò) ”
文檔的原始作者泄密;文檔在二次傳播的過(guò)程中失、泄密。
3 電子文檔安全有效控制方案
為了更有效防止文件的非法訪問(wèn)和輸入、輸出。就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案。
以犯罪行為心里學(xué)為理論指導(dǎo),以安全事件過(guò)程管理為主線,實(shí)現(xiàn)事前預(yù)防,事中控制,事后審計(jì)的安全管理。
3.1制定周詳?shù)氖虑邦A(yù)防策略
1) 控制信息傳遞途徑,如通訊設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備;
2) 通過(guò)網(wǎng)絡(luò)接入保護(hù),限制外來(lái)電腦接入局域網(wǎng);
3) 報(bào)警策略能夠提示非法接入;
4) 互聯(lián)網(wǎng)信息傳遞阻斷策略能夠阻斷非法信息傳遞。
3.2 對(duì)泄密行為事中記錄和控制,并及時(shí)啟動(dòng)控制和報(bào)警策略
1) 對(duì)泄密過(guò)程進(jìn)行屏幕記錄,方便現(xiàn)場(chǎng)查看,事后回放;
2) 詳盡的電子文檔操作痕跡記錄,包括訪問(wèn)、創(chuàng)建、復(fù)制、改名、刪除、打印等操作,便于信息泄密事后追查;
3) 集中審查終端共享,防止共享泄密行為。
3.3 詳盡的日志信息,提高了事后追查的準(zhǔn)確率
1) 進(jìn)行電子文檔操作及屏幕記錄;
2) 對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息傳遞進(jìn)行記錄,便于信息泄密事后追查;
3) 審計(jì)系統(tǒng)用戶日志。
4 電子文檔安全系統(tǒng)功能及技術(shù)闡述
1)禁用設(shè)備
程序功能:可按某臺(tái)、某組或整個(gè)網(wǎng)絡(luò)禁止使用哪些設(shè)備,包括:存儲(chǔ)設(shè)備、通訊設(shè)備、打印設(shè)備、新加入的設(shè)備及其它屬性。
管理作用:根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,制定事前預(yù)防策略,根據(jù)策略對(duì)相應(yīng)的設(shè)備進(jìn)行禁止,預(yù)防文件泄密?？梢造`活的開啟,不影響正常使用。
2)報(bào)警規(guī)則
程序功能:設(shè)置某個(gè)或某類文件的各種操作報(bào)警規(guī)則。
管理作用:對(duì)泄密者添加泄密設(shè)備(如:閃存、移動(dòng)硬盤等)實(shí)現(xiàn)及時(shí)報(bào)警,對(duì)相應(yīng)的文件或某個(gè)類型文件的操作實(shí)現(xiàn)及時(shí)報(bào)警,為安全事件發(fā)生后進(jìn)行及時(shí)管理提供幫助。
3)網(wǎng)絡(luò)端口管理(接入保護(hù))
程序功能:通過(guò)設(shè)置禁用139和445端口,控制共享端口。
管理作用:可根據(jù)需要靈活的設(shè)置外來(lái)計(jì)算機(jī)跟網(wǎng)內(nèi)計(jì)算機(jī)的通訊方向。
4)網(wǎng)絡(luò)共享
程序功能:可以及時(shí)查看和刪除網(wǎng)絡(luò)內(nèi)任意計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)共享文件夾。
管理作用:員工往往因?yàn)楣ぷ餍枰O(shè)置共享文件夾,卻容易被別有用心的員工或外來(lái)計(jì)算機(jī)竊取。
5)文檔操作
程序功能:可以詳細(xì)的記錄每個(gè)員工在本機(jī)及網(wǎng)絡(luò)上操作過(guò)的文件,包括訪問(wèn)、創(chuàng)建、復(fù)制、移動(dòng)、改名、刪除、恢復(fù)以及文檔打印等記錄。
管理作用:讓泄密行為的痕跡得到監(jiān)控,為泄密行為的事中發(fā)現(xiàn),事后追查提供了幫助,彌補(bǔ)了電子文檔安全管理中的最薄弱環(huán)節(jié)。
6)鎖定計(jì)算機(jī)
程序功能:可以鎖定網(wǎng)絡(luò)內(nèi)任意計(jì)算機(jī)的鍵盤和鼠標(biāo)操作。
管理作用:若發(fā)現(xiàn)網(wǎng)內(nèi)計(jì)算機(jī)有非法操作,可及時(shí)控制,挽回?fù)p失。
7)郵件、ftp和msn監(jiān)控
程序功能:記錄通過(guò)pop和smtp協(xié)議收發(fā)的郵件正文內(nèi)容及附件,如:outlook、foxmail等,可記錄通過(guò)web方式、ftp收發(fā)的郵件、傳輸?shù)奈募繕?biāo)去向及名稱。
管理作用:實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)傳遞信息的安全管理,實(shí)現(xiàn)郵件備份管理,提高事后追查的便利性。
8)上網(wǎng)限制
程序功能:通過(guò)多種策略規(guī)范員工上網(wǎng)行為,比如:收發(fā)郵件、瀏覽網(wǎng)頁(yè)、ftp、使用其它連接。若外發(fā)數(shù)據(jù)超過(guò)一定數(shù)值,可阻斷此類行為。
管理作用:方便管理者對(duì)網(wǎng)絡(luò)行為進(jìn)行集中控制,避免通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息泄密。
參考文獻(xiàn):
[1] 綦科,謝東青.網(wǎng)絡(luò)電子文檔安全管理研究[j].計(jì)算機(jī)安全,2006(10).
[2] 祖峰,熊忠陽(yáng),馮永.信息系統(tǒng)權(quán)限管理新方法及實(shí)現(xiàn)[j].重慶大學(xué)學(xué)報(bào):自然科學(xué)版,2003(11).
[3] 鄒偉全.文檔一體化理論依據(jù)新探[j].北京檔案,2002(3).
