時間：2023-07-04 09:27:35
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇法律檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
目前我國國家級檔案法規(guī)以及國務(wù)院出臺的規(guī)范性文件都沒有專門針對少數(shù)民族檔案的條例，在《檔案法》中也沒有明確提出對于少數(shù)民族檔案該如何保管及利用;在我國34個省級行政區(qū)劃中，僅有10個地區(qū)檔案法規(guī)涉及少數(shù)民族檔案，其中新疆、云南等少數(shù)民族聚居地的檔案法規(guī)中對少數(shù)民族檔案有較為詳細規(guī)定，而天津、北京等四地檔案法規(guī)對少數(shù)民族檔案管理的規(guī)定只是籠統(tǒng)帶過，并無具體規(guī)范。我國少數(shù)民族檔案法規(guī)建設(shè)還存在一些問題：
1.1 我國現(xiàn)有檔案法規(guī)中有關(guān)少數(shù)民族檔案的條文過少且不同地區(qū)發(fā)展不均衡。涉及少數(shù)民族檔案僅占到所有檔案法規(guī)的29%，而且關(guān)于少數(shù)民族檔案的條文也是少之又少;有些地區(qū)的檔案條例的發(fā)展相對成熟且具有較強的針對性和自身獨立性，例如，《新疆維吾爾自治區(qū)實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》，其中有些條款對少數(shù)民族檔案管理人員及少數(shù)民族檔案管理工作等做出了具體規(guī)定，而有些地區(qū)則相對較少，例如山東、貴州等地，甚至有一些地區(qū)根本沒有提及關(guān)于少數(shù)民族檔案的管理。
1.2 現(xiàn)行的法規(guī)一味強調(diào)保護而輕視對少數(shù)民族檔案的利用。對少數(shù)民族檔案利用價值沒有足夠重視，法規(guī)建設(shè)與社會的客觀需求差距較大。在11部提到少數(shù)民族檔案的檔案法規(guī)中，僅有5部提到了少數(shù)民族檔案的利用，分別是《新疆維吾爾自治區(qū)實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》以及《廣西壯族自治區(qū)檔案管理條例》等，且多數(shù)只是籠統(tǒng)提及要做好少數(shù)民族檔案的開放利用工作，缺少實踐指導(dǎo)價值。
1.3 關(guān)于少數(shù)民族檔案的法規(guī)不完善且可操作性不強。多數(shù)法規(guī)條文偏重于原則性，有些法規(guī)則過于模糊，很容易造成執(zhí)法的隨意和偏差。有些條例則不符合當(dāng)?shù)氐膶嶋H情況，在執(zhí)行方面容易出現(xiàn)矛盾。例如《廣西壯族自治區(qū)檔案管理條例》第八條中規(guī)定 “各級國家檔案館應(yīng)當(dāng)重視對反映少數(shù)民族政治、經(jīng)濟、文化等內(nèi)容的檔案進行收集、征集、整理、保護和開發(fā)利用”。而廣西屬于少數(shù)民族地區(qū)，有關(guān)少數(shù)民族文化檔案的收集、保護尤為重要，但檔案的收集與開發(fā)利用對于經(jīng)濟落后經(jīng)費不足的檔案機構(gòu)來說缺乏足夠的資金支持，操作性不強。應(yīng)在法規(guī)中增加“設(shè)置專項資金對涉及少數(shù)民族的重要檔案和瀕危檔案，進行搶救性挖掘和保護”。
1.4 多地關(guān)于少數(shù)民族檔案的法規(guī)條文有著明顯的重疊。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國出臺的地方性檔案法規(guī)中涉及少數(shù)民族檔案的條例中多有重復(fù)情況出現(xiàn)，不利于當(dāng)?shù)靥厣耐伙@和少數(shù)民族檔案的保護與開發(fā)。如在北京與河南、貴州與山東等地區(qū)檔案法規(guī)中對于少數(shù)民族檔案管理條例存在相互“克隆”狀況，缺少地方特色。
2 我國少數(shù)民族檔案法律管理不完善的原因
2.1 民族特色檔案的數(shù)量相對較少且比較分散。我國是一個多民族的國家，“大雜居，小聚居”，直接導(dǎo)致了我國少數(shù)民族檔案會分散到各個省份，造成管理和立法困難。目前，除了云南、廣西、寧夏等一些少數(shù)民族聚居地區(qū)有專門針對少數(shù)民族檔案的整理編研，其他地區(qū)鮮有出現(xiàn)。我國少數(shù)民族人口僅占總?cè)丝诘?0%左右，產(chǎn)生的檔案數(shù)量也有限，且如今大多數(shù)少數(shù)民族人都愿意接受漢族文化以期獲得更多機會，使得少數(shù)民族檔案立法處在一個尷尬境地。
2.2 立法目的不明確。就目前我國中央及地方已有的關(guān)于少數(shù)民族檔案的法律規(guī)章來看，均對其保管方面的規(guī)定更為詳細，而對于這些檔案資源的利用則較為模糊籠統(tǒng)，只有新疆和內(nèi)蒙古等地區(qū)的檔案法規(guī)中有所提及。這是由于在檔案工作中對少數(shù)民族檔案的作用以及發(fā)展規(guī)律的認(rèn)識不夠深刻。少數(shù)民族檔案的收集與保護最終目的是為了滿足人們對少數(shù)民族檔案信息的需求，而各地少數(shù)民族檔案法規(guī)卻將重點放在了前者，直接影響了法規(guī)內(nèi)容和實施的效果。
2.3 檔案管理體制有待規(guī)范。我國少數(shù)民族檔案管理相較于其他類型檔案一直處于較為混亂狀態(tài)，其工作方法本身就存在一定爭議，導(dǎo)致檔案立法人員無法找到實踐依據(jù)來切實地制定政策法規(guī)規(guī)范整個流程。例如部分少數(shù)民族檔案不僅隸屬于檔案范疇，也兼有文物、古籍多種性質(zhì)，甚至多種不同的物質(zhì)形態(tài)共存，其管理和保護需要多方協(xié)作配合，保護責(zé)任與歸屬權(quán)劃分存在困難，檔案管理就無法建立一套規(guī)范方案。
3 針對少數(shù)民族檔案法律管理現(xiàn)狀的建議
關(guān)鍵詞:個人信用檔案管理 法律關(guān)系主體 規(guī)制
個人信用檔案管理的法律關(guān)系實則是以個人信用檔案為核心在征信機構(gòu)、個人信用檔案主體、信用檔案信息提供者、信用檔案使用者之間形成的多重法律關(guān)系，這種法律關(guān)系的內(nèi)容體現(xiàn)為法律上的權(quán)利和義務(wù)，因此法律關(guān)系主體的權(quán)利與義務(wù)是立法的重點①。由于目前我國沒有個人征信法起草的計劃，最有可能盡快出臺的全國性征信法規(guī)仍是《征信管理條例》。因此，筆者將結(jié)合《征信管理條例》(征求意見稿)，具體闡述對個人信用檔案管理法律關(guān)系主體的規(guī)制，并對《征信管理條例》(以下簡稱《條例》)提出改進意見。
一、對個人信用征信機構(gòu)的規(guī)制②
個人信用征信機構(gòu)，指經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)成立的，專門從事采集、存儲、加工處理信用信息，提供信用檔案和其他信用咨詢服務(wù)的組織。它是獨立于信用交易雙方的第三方，具有中介性質(zhì)。
目前，我國現(xiàn)有的法律體系中，對征信機構(gòu)的管理，以地方政府規(guī)章或部門規(guī)章為主，尚沒有法律位階較高的專門法對征信機構(gòu)的從業(yè)資格、經(jīng)營范圍進行監(jiān)管。征信機構(gòu)設(shè)立無序、混亂。筆者認(rèn)為應(yīng)從以下方面對征信機構(gòu)的義務(wù)做出規(guī)范。
1.尊重個人信用檔案主體權(quán)利的義務(wù)
征信機構(gòu)應(yīng)充分保障公民對自己的個人信用檔案信息的知情權(quán)、異議權(quán)。這在《條例》中也有所規(guī)定，“第四十條 信息主體認(rèn)為其信息存在錯誤、遺漏的，有權(quán)向征信機構(gòu)提出異議，要求更正。征信機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國務(wù)院征信業(yè)監(jiān)督管理部門的規(guī)定受理異議申請，并在收到異議申請之日起20個工作日內(nèi)完成對異議信息的核查和處理，書面答復(fù)異議申請人。個人提出異議申請，征信機構(gòu)未按照前款規(guī)定辦理的，該信息主體有權(quán)以書面方式要求該征信機構(gòu)一次性刪除其全部信息?！钡恰稐l例》中缺少了對征信機構(gòu)通知、確認(rèn)等義務(wù)的規(guī)定，通過立法要求征信機構(gòu)記錄信息主體不良信用信息時，即負(fù)面信用信息將被列入‘黑名單’時，征信機構(gòu)應(yīng)通知本人，并核實信息的真實性、完整性與準(zhǔn)確性。美國信用檔案管理中，對于負(fù)面信息入庫，一般會有2-3次的友情提醒。
2.對個人信用檔案信息規(guī)范化管理的義務(wù)
在個人信用檔案信息收集時，首先須有特定的、合法的目的，并且需要依照法律規(guī)定的途徑和方式進行，不得以欺騙或其他違反法律規(guī)定的手段取得他人信息?！稐l例》中第十五條也體現(xiàn)了“合法收集的原則”，但是卻沒有對“限制收集”做出明確的規(guī)定，應(yīng)盡快完善。限制收集是指，將需收集的個人信息限制在最小的范圍內(nèi)，盡可能不收集或者收集最少的個人信息，即可收集可不收集的信息，采取不收集的原則。
在個人信用檔案使用時應(yīng)采用限制原則。征信機構(gòu)利用個人信用檔案，應(yīng)通知個人信用檔案主體，并征得個人信用檔案主體的同意，法律規(guī)定的除外。征信機構(gòu)還應(yīng)對信用檔案申請使用者的身份、使用目的進行嚴(yán)格的把關(guān)，以保證信用檔案的使用在法律規(guī)定的范圍內(nèi)。這在《條例》中也有所體現(xiàn)。
《條例》第十七條規(guī)定，征信機構(gòu)對所收集的信息應(yīng)當(dāng)客觀、及時進行整理、保存和加工，不得歪曲、篡改，并應(yīng)當(dāng)采取必要、合理的措施以確保信息的及時更新。這正是征信機構(gòu)保障個人信用檔案信息準(zhǔn)確性、真實性的義務(wù)。信用信息真實、準(zhǔn)確是個人信用檔案發(fā)揮作用的生命線。因此征信機構(gòu)在收集信用信息時，就應(yīng)按照法定的程序征集、審查，制定相關(guān)的內(nèi)部操作機制與校對機制，保證信用信息處理前后一致。
《條例》第二十三條規(guī)定，征信機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全征信信息保密管理制度，建立信息查詢內(nèi)部分級管理制度，在信息收集、整理、保存、加工和使用過程中確保信用信息不被泄露。征信機構(gòu)的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自查詢或越權(quán)查詢該機構(gòu)擁有的信息，不得泄露在業(yè)務(wù)工作中獲悉的信息。這對征信機構(gòu)的安全保護義務(wù)起到很好的法律規(guī)范作用。
3.保持獨立、公正的義務(wù)
信用信息對個人關(guān)系重大，信用信息的公正性就顯得尤其重要。如果征信機構(gòu)受某種利益的左右，信用檔案信息失去了公正、客觀性，不僅不能服務(wù)于社會，提高經(jīng)濟運行效率;相反還會貽害于人，成為擾亂市場的一個根源。因此，征信機構(gòu)作為獨立于市場交易的第三方，應(yīng)客觀、公正地收集信用信息，提供信用信息服務(wù)。不應(yīng)受到除法律以外的政府、企業(yè)或個人的干涉?！稐l例》中對于這點并沒有提出，筆者認(rèn)為在總則或征信機構(gòu)的一般規(guī)則中應(yīng)有所體現(xiàn)。
二、對個人信用檔案主體的保護
個人信用檔案主體，就是指其信用信息被征信機構(gòu)收集、處理和利用的人，即被征信人。對于個人信用檔案主體的稱呼，美國使用的是“消費者”，而歐盟使用的則是“數(shù)據(jù)主體”。一般而言，個人信用檔案主體應(yīng)當(dāng)為個人(即自然人)，而不包括法人或其他組織。
整個信用檔案管理流程是圍繞個人信用信息展開的，個人信用檔案的建立又是以個人信用信息在一定范圍內(nèi)公開為前提的，因此不可避免地會涉及到個人信用檔案主體的隱私問題，這也是個人信用檔案立法的焦點。《條例》對個人信用檔案主體的保護，從“總則”中的基本原則到“分則”中的具體規(guī)則都有體現(xiàn)。但是筆者認(rèn)為《條例》對于個人信用檔案主體的保護是不全面的，隨著個人權(quán)利空間的逐步拓展和權(quán)利種類的漸趨細化，與個人信用檔案有關(guān)的個人權(quán)利不僅包括隱私權(quán)，還有可能涉及個人的信用權(quán)、自由權(quán)、姓名權(quán)、名譽權(quán)等多種人格權(quán)。因此應(yīng)充分明確個人信用檔案主體的信息權(quán)。
為了有效規(guī)避公民信息在經(jīng)濟社會中可能受到的侵犯，我國個人信用檔案立法應(yīng)強調(diào)個人信用檔案主體享有以下信息權(quán)利③:
個人信用信息同意權(quán)，是指個人信用檔案主體決定其信息是否被該征信機構(gòu)征收，基于何種目的、以何種方式在什么范圍被處理、利用的權(quán)利?！稐l例》也規(guī)定除了行政機關(guān)、司法機關(guān)以及法律、法規(guī)授權(quán)的具有管理公共事務(wù)職能的組織已經(jīng)依法公開的信息和其他已經(jīng)公開的信息外，征信機構(gòu)收集、保存、加工個人信息應(yīng)當(dāng)直接取得信息主體的同意。
個人信用信息知情權(quán)，是指個人信用檔案主體有權(quán)知道其信用信息處理情況。個人信息知情權(quán)是實現(xiàn)個人信息權(quán)其他方面的基礎(chǔ)，因為只有個人信用檔案主體才會對自身的信息存在高度的敏感性，最容易發(fā)現(xiàn)個人信用信息中的錯誤，能積極主動更改錯誤信息和已過時信息，從而保證收集和使用信用信息的準(zhǔn)確性和完整性?！稐l例》第三十九條中的“信息主體有權(quán)按照國務(wù)院征信業(yè)監(jiān)督管理部門的規(guī)定向征信機構(gòu)查詢自己的信用檔案。信用檔案應(yīng)包括信用信息、信用信息來源和信用信息查詢記錄”正體現(xiàn)了這一點。
個人信用信息更正權(quán)，是指個人信用檔案主體發(fā)現(xiàn)其信用信息不正確、不完整、未更新，可要求有關(guān)征信機構(gòu)更正、補充的權(quán)利。個人信用信息更正權(quán)的賦予，既是個人信用信息知情權(quán)演繹和發(fā)展的必然邏輯，也是實現(xiàn)對個人隱私權(quán)保護的有效制度安排。
個人信用信息刪除權(quán)，是指個人信用檔案主體要求征信機構(gòu)刪除其信息的權(quán)利。在個人信用檔案管理中，對確認(rèn)為錯誤的信息，征信機構(gòu)非法儲存、超范圍儲存、逾期儲存?zhèn)€人信用信息的，個人信用檔案主體均有權(quán)要求予以刪除。
應(yīng)該說《條例》中以上規(guī)定對公民的信息更正、刪除、保密權(quán)的保護是比較完善的，但是對異議處理完畢以后除了書面答復(fù)個人信用檔案主體外，還應(yīng)免費提供一份信用檔案，以保證個人信用檔案主體了解自己的異議處理的最終情況。
個人信用信息救濟權(quán)，當(dāng)個人信用檔案主體的權(quán)利受到侵害時，應(yīng)獲得事后的民事、行政、司法上的補救。《條例》第四十一條規(guī)定，信息主體認(rèn)為征信機構(gòu)、信用信息提供者和信用信息使用者侵害其合法權(quán)益的，可以向國務(wù)院征信業(yè)監(jiān)督管理部門投訴。救濟制度可以啟動個人信用檔案主體對征信機構(gòu)、信用信息提供者、信用檔案使用者的監(jiān)督程序，使我國對個人信用檔案主體的保護制度更加完善。
個人信用信息封鎖權(quán)，是指個人信用檔案主體對其信用信息的準(zhǔn)確性向征信機構(gòu)提出異議，在異議未解決期間，個人信用檔案主體有權(quán)要求征信機構(gòu)以一定方式暫停信息繼續(xù)處理和利用。另外，當(dāng)雙方對信用資料的正確性發(fā)生爭議，征信機構(gòu)又無充足理由證明的情況下，也必須對該信用信息進行封鎖，不能予以提供。這是《條例》中所欠缺的，筆者認(rèn)為有必要增加。個人信用檔案信息的封鎖權(quán)可以保障異議處理期間，公民的合法權(quán)益。
三、對信用檔案信息提供者的規(guī)制
個人信用檔案信息提供者，是指為征信機構(gòu)提供其掌握的關(guān)于公民的信用信息的社會組織或個人，如銀行、保險公司，公共服務(wù)部門(如水、電、氣)等。
信用信息的正確性、及時性、完整性很大程度上依賴信用信息提供者的行為規(guī)范，但我國對于信用信息提供者約束的法律條款少之又少。對于征信法律關(guān)系中重要的當(dāng)事人之一，如何對其行為進行規(guī)范，明確其法律責(zé)任，是一個值得深入探討的課題。
筆者認(rèn)為，信用檔案信息提供者的義務(wù)應(yīng)包括類似于征信機構(gòu)義務(wù)的方面，因為他們都涉及到信用檔案信息的傳輸環(huán)節(jié)。要保證信用信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時性，對信用信息保密，應(yīng)當(dāng)告知信息主體該信息特定的提供對象和提供該信息可能產(chǎn)生的不利后果，并取得信息主體的書面同意等。
四、對個人信用檔案使用者的規(guī)制
個人信用檔案使用者，是指利用征信機構(gòu)為其提供的個人信用檔案進行授信、雇傭等活動的個人或機構(gòu)。當(dāng)前社會中，信用檔案使用者往往也正是個人信用檔案信息的提供者，如諸多的商業(yè)銀行、保險公司。
筆者認(rèn)為，個人信用檔案信息使用者的義務(wù)主要應(yīng)該有④:
一是使用目的限制。個人信用檔案信息的使用者，只有在法律允許的范圍內(nèi)或取得個人信用檔案主體的授權(quán)后才可使用。
二是信用檔案信息來源披露義務(wù)。信用檔案信息使用者根據(jù)信用檔案信息，做出不提供服務(wù)或拒絕交易的決定后，有義務(wù)以口頭或書面的形式，告知個人信用檔案主體關(guān)于做出決定的依據(jù)或原因，并且提供出具信用檔案征信機構(gòu)的聯(lián)系方式，還應(yīng)清楚、全面地告知個人信用檔案主體提出異議的權(quán)利和途徑，這樣一方面有利于信息主體及時向征信機構(gòu)查證征信機構(gòu)所收集的自身信息的準(zhǔn)確性、全面性和及時性，另一方面還可以及時發(fā)現(xiàn)和制止某些不法行為，如身份盜竊行為。
《條例》對信用信息使用人也進行了使用限制，并規(guī)定了侵害的法律責(zé)任。但是對使用范圍定位的缺失，不能不說是一種缺憾。筆者認(rèn)為，應(yīng)出臺相關(guān)的法律法規(guī)對信用信息披露進行約束，可將個人信用檔案信息的披露限制在以下方面:
一是金融機構(gòu)、保險機構(gòu)等向公民提供相關(guān)業(yè)務(wù)服務(wù)時，調(diào)查其信用狀況，以判斷其支付能力與償還能力;二是有關(guān)政府機構(gòu)做出行政許可時的調(diào)查;三是潛在雇主需要了解個人誠信情況，以便做出是否雇傭的決定;四是個人信用檔案主體申請查詢本人的信用記錄或授權(quán)他人使用;五是法律、法規(guī)規(guī)定可以披露的。
注釋:
①吳國干.個人信用征信基本法律關(guān)系探略[J]. 湖北社會科學(xué)，2008(8):131-134.
②謝靜翀.關(guān)于征信機構(gòu)的幾個法律問題[J]. 社科縱橫，2006(7):90-91.
關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；法律責(zé)任
中圖分類號：G275 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）06-00-02
高校信息公開在不斷的推進和發(fā)展，為教育事業(yè)的改革發(fā)展注入了強大的動力，對推進現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)有積極的促進作用，但同時也存在著諸多問題，包括檔案信息公開與檔案公布的法律沖突、檔案信息公開與學(xué)校保密工作的矛盾等問題。
一、信息化時代對高校檔案管理提出的新挑戰(zhàn)
自上個世紀(jì)九十年代以來，以互聯(lián)網(wǎng)為核心的信息技術(shù)迅速發(fā)展，給各個行業(yè)帶來了巨大變化，以無法抗拒的姿態(tài)“宣布”一個新的信息化時代的到來。信息化時代，管理突破了傳統(tǒng)模式，革新便變得理所當(dāng)然。高校檔案的管理也應(yīng)在此契機下進行適當(dāng)變革，變“被動”為“主動”，更好地服務(wù)于學(xué)校和社會。
（一）新時期高校檔案管理的主要特點
1.價值的智能化
檔案管理的智能化是指由現(xiàn)代通信與信息技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、行業(yè)技術(shù)、智能控制技術(shù)匯集而成的針對檔案管理方面的應(yīng)用。在信息化時代，知識的生產(chǎn)成為了主要的生產(chǎn)方式，人力資源的顯得比貨幣資本更為重要。尤其是以人力資源為代表的高校檔案管理其價值的智能化表現(xiàn)的也更加明顯。
2.管理的電子化
新時期，計算機與互聯(lián)網(wǎng)的普及與發(fā)展，使得高校檔案管理越來越人性化，呈現(xiàn)電子化趨勢，打破了固有的紙質(zhì)模式，既能做到節(jié)能、環(huán)保，檔案管理的數(shù)字化，也使得其信息保存更持久，尤其是在管理的模式上，檔案的調(diào)取與查閱逐步實現(xiàn)“無紙化”，使得高校檔案的使用、調(diào)取與查閱變得更加便捷與方便。
3.交換的頻繁化
隨著我國社會變革的日新月異，人才流動的日趨頻繁，“組織與個人”的主體變化也越來越復(fù)雜，使得記錄這一過程的固有信息交換也不得不變得常態(tài)化、交換頻率更加密集，這在高校檔案的管理過程中尤為明顯。
（二）信息化時代高校檔案管理中常見違法類型
根據(jù)我國《檔案法》、《檔案法實施辦法》的規(guī)定，常見的具體違法行為主要包括十五種，按照法律責(zé)任的主體不同分為特殊主體即檔案管理主體違法與一般主體違法兩種類型。
1.檔案管理主體的違法
根據(jù)2013年《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》，檔案行政管理主體主要包括：（1）行政機關(guān)公務(wù)員；（2）法律、法規(guī)授權(quán)的具有公共事務(wù)管理職能的組織中從事公務(wù)的人員；（3）行政機關(guān)依法委托從事公共事務(wù)管理活動的組織中從事公務(wù)的人員；（4）企業(yè)、社會團體中由行政機關(guān)任命的人員；（5）事業(yè)單位中從事檔案管理的工作人員。檔案管理主體的具體違法行為主要包括：（1）損毀、丟失屬于國家所有的檔案；（2）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案；（3）涂改、偽造檔案；（4）擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案；（5）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人；（6）不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案；（7）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失；（8），造成檔案損失等。
2.一般主體的違法
在我國檔案管理的一般主體違法主要是針對行政相對人的違法，主體范圍較為廣泛，包括公民、法人或者其他組織。由于在日常工作、生活實踐中，一般主體接觸檔案的機會并不多，因此，一般主體的違法種類相對也較少。一般主體常見的獨自構(gòu)成違法行為包括：搶劫、竊取國家所有的檔案；攜運禁止出境的檔案或者其復(fù)制件出境等。雖然一般主體獨自構(gòu)成違法的類型與數(shù)量并不多，但一般主體可以與檔案管理主體共同違法，甚至構(gòu)成共同犯罪。
二、檔案管理中的相關(guān)行政責(zé)任
（一）行政處分：身份的限制
根據(jù)我國相關(guān)法律的規(guī)定，具有檔案管理違法行政處分權(quán)的機構(gòu)為縣級以上人民政府檔案行政管理部門與有關(guān)檔案管理的主管部門。由于行政處分主要是針對公民（或自然人）的行政違法，其處分類型也僅限于對違法主體身份上一定程度的限制，具體包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開除。根據(jù)《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十七條的規(guī)定，給予相應(yīng)行政處分的違法行為應(yīng)當(dāng)包括：將公務(wù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕交檔案機構(gòu)、檔案工作人員歸檔的；拒不按照國家規(guī)定向國家檔案館移交檔案的；違反國家規(guī)定擅自擴大或者縮小檔案接收范圍的；不按照國家規(guī)定開放檔案的；明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；檔案工作人員、對檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員，造成檔案損失的六種類型。
（二）行政處罰：財產(chǎn)的罰沒
根據(jù)我國《檔案行政處罰程序暫行規(guī)定》，具有行政處罰權(quán)的機構(gòu)主要是縣級以上人民政府檔案行政管理部門。檔案行政處罰的種類包括警告、罰款、沒收違法所得三種類型，主要是對財產(chǎn)上一定程度的罰沒。對具體的罰款數(shù)額，我國《檔案法》第二十四條第二款、第三款都做了具體規(guī)定即根據(jù)有關(guān)檔案的價值和數(shù)量，對單位為1萬元以上10萬元以下，對個人為500元以上5000元以下。
此外，我國《檔案法》還規(guī)定的特殊行政處罰主體。第二十五條規(guī)定，攜運禁止出境的檔案或者其復(fù)制件出境的，由海關(guān)予以沒收，可以并處罰款；并將沒收的檔案或者其復(fù)制件移交檔案行政管理部門；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。也就是說，海關(guān)也可以作為特殊的行政處罰主體針對特定的檔案管理行政違法行為做出罰款的具體行政處罰決定。
三、檔案管理中的主要刑事責(zé)任
（一）直接性刑事責(zé)任
1.搶奪、竊取國有檔案罪
是指乘人不備公然奪取或者采取秘密手段獲取國家所有的檔案的行為。本罪侵犯的客體是國家對檔案的管理制度，所侵犯的對象也僅限于國有檔案。國有檔案是指國家檔案館保管且所有權(quán)屬于國家的檔案，歸集體、個人所有的檔案不是本罪的對象。該罪名為選擇性罪名，只要行為人實施了搶奪、竊取其中之一行為，即構(gòu)成本罪。即若只實施搶奪檔案的行為，構(gòu)成搶奪檔案罪；只實施竊取檔案行為的，構(gòu)成竊取檔案罪。構(gòu)成本罪的法定刑為五年以下有期徒刑或者拘役。
2.擅自出賣、轉(zhuǎn)讓國有檔案罪
是指違反檔案法的規(guī)定，擅自出賣、轉(zhuǎn)讓國家所有的檔案，情節(jié)嚴(yán)重的行為。所謂情節(jié)嚴(yán)重，一般包括：①行為人擅自出賣、轉(zhuǎn)讓具有重大價值的國有檔案；②行為人多次擅自出賣、轉(zhuǎn)讓國有檔案的；③行為人擅自出賣、轉(zhuǎn)讓大量國有檔案；④行為人擅自出賣、轉(zhuǎn)讓國有檔案給國家、社會或者他人利益造成重大損失；⑤其它性質(zhì)惡劣，造成嚴(yán)重后果的行為。[]該罪名是1997年我國刑法新增罪名，其法定刑為三年以下有期徒刑或者拘役。
（二）間接性刑事責(zé)任
1.侵犯國家（安全）法益的犯罪
在我國刑法中，侵犯國家法益的犯罪往往被認(rèn)為社會危害性最大，因此法定刑也最為嚴(yán)重。關(guān)于以違反檔案管理為手段，嚴(yán)重侵犯國家安全的犯罪，常見的犯罪有間諜罪與為境外的機構(gòu)、組織、人員竊取、刺探、收買、非法提供國家秘密或者情報罪。如果行為人既有參加間諜組織，或者在接受外國間諜組織或其人派遣的任務(wù)，同時又實施了竊取、刺探、收買、非法提供國家秘密或者情報的行為，只按照一重罪論處，不實行數(shù)罪并罰。兩個罪名的最高法定刑均有死刑。
2.侵犯公民（人身權(quán)利）法益的犯罪
2009年我國刑法修正案（七）新增出售、非法提供公民個人信息罪與非法獲取公民個人信息罪，側(cè)重對公民私權(quán)的保護。出售、非法提供公民個人信息罪是指國家機關(guān)或者金融、電信、交通、教育、醫(yī)療等單位工作人員，違反國家規(guī)定，將本單位在履行職責(zé)或者提供的服務(wù)過程中獲得的公民個人信息，出售或者非法提供給他人，情節(jié)嚴(yán)重的行為。這里的公民個人信息也應(yīng)包括公民個人檔案中的信息，該罪名的犯罪主體為特殊主體。非法獲取公民個人信息罪與出售、非法提供公民個人信息罪是對合犯，是指竊取或者以其他方法非法獲取公民個人信息，情節(jié)嚴(yán)重的行為。該罪的主體為一般主體。上述兩個罪名的法定刑為3年以下有期徒刑或者拘役，并處或者單處罰金；單位可以構(gòu)成該罪。
3.侵犯社會管理秩序的犯罪
該類違反檔案管理規(guī)定，對社會管理秩序造成侵害，構(gòu)成犯罪的行為主要集中在妨害文物管理罪中。根據(jù)我國《文物保護法》的規(guī)定，文物是指具有歷史、藝術(shù)、科學(xué)價值的遺址或者遺物。其中包括與重大歷史事件、革命運動或者著名人物有關(guān)的以及具有重要紀(jì)念意義、教育意義或者史料價值的近代現(xiàn)代重要史跡；歷史上各時代重要的文獻資料以及具有歷史、藝術(shù)、科學(xué)價值的手稿和圖書資料等。由于該類罪名中所侵犯的對象價值與意義有所不同，因此各罪名法定刑的嚴(yán)厲程度也不一致。
綜上所述，必須加大對高校檔案管理的研究力度，構(gòu)建合法合規(guī)的高校檔案管理機制，進一步深化高校信息公開，促進高校依法治校，提升高校管理水平，推進和完善現(xiàn)代大學(xué)制度建設(shè)。
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李某1999年11月購買了金港房地產(chǎn)公司開發(fā)的香港花園3號樓一套單元房。李某對房屋裝修后，與2000年1月2日入住，并向金港房地產(chǎn)公司物業(yè)管理部交納了2000年上半年的物業(yè)管理費1200元。2000年3月10日晚9時許，李某外出回來后將新購買的摩托車放入樓下的車棚里。第二天早晨李某上班時，發(fā)現(xiàn)車棚大門被人橇開，自己的摩托車被盜。當(dāng)?shù)嘏沙鏊浆F(xiàn)場進行了調(diào)查并立案。但是直到6月底仍未有結(jié)果。李某咨詢律師后向房地產(chǎn)公司提出了索賠，房地產(chǎn)公司要求李某等案件偵破后再說。雙方協(xié)商多次達不成一致意見，李某向法院提出了訴訟，此案目前正在審理之中。
[爭議]
李某的律師認(rèn)為，房地產(chǎn)公司與李某之間存在物業(yè)管理合同關(guān)系，李某已交納了物業(yè)管理費，并遵守物業(yè)管理的規(guī)定，將摩托車放置在車棚內(nèi)，自己無過錯，無違約行為。房地產(chǎn)公司在售房廣告中明確承諾：小區(qū)實施封閉管理，有值班室和專職保衛(wèi)人員24小時提供門衛(wèi)值班服務(wù)，區(qū)域內(nèi)無閑雜人員。該廣告是物業(yè)管理合同的重要組成部分。房地產(chǎn)公司應(yīng)當(dāng)全面履行合同義務(wù)，在小區(qū)內(nèi)必須確保安全，對住戶的財物負(fù)有看管義務(wù)。由于被告物業(yè)管理制度不完善，門衛(wèi)防范不力，履行合同義務(wù)不當(dāng)，由此造成車棚大門被撬，原告摩托車丟失，被告方應(yīng)當(dāng)賠償因其違約而給原告造成的經(jīng)濟損失。房地產(chǎn)公司的律師認(rèn)為，房地產(chǎn)公司進行物業(yè)管理的范圍，不包括對住戶小棚進行看護，李某的摩托車應(yīng)當(dāng)由盜竊人進行賠償，房地產(chǎn)公司無賠償義務(wù)，目前失竊案件已由公安機關(guān)立案偵查，摩托車并非不能夠追回，在未有結(jié)論之前，李某起訴房地產(chǎn)公司毫無道理。
【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；效率；方法
一、辦公室檔案管理原則及要求
檔案管理工作必須遵循服從、嚴(yán)謹(jǐn)、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準(zhǔn)確客觀和及時地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。
（一）準(zhǔn)確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準(zhǔn)確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內(nèi)容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現(xiàn)。
（二）嚴(yán)謹(jǐn)，一絲不茍精準(zhǔn)服務(wù)。現(xiàn)代辦公室管理強調(diào)效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性原則，就必須關(guān)注細節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細化或精準(zhǔn)化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細節(jié)，并且及時準(zhǔn)確地根據(jù)管理層要求對相關(guān)工作進行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮?，F(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節(jié)進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，對辦公室的內(nèi)部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴(yán)格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。
（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識，對檔案管理工作相關(guān)的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。
（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態(tài)度，對檔案管理相關(guān)工作進行處理。
二、 辦公室檔案管理存在的共性問題
（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進度等脫節(jié)比較嚴(yán)重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準(zhǔn)確的有效文檔。在這個階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現(xiàn)一定問題。
（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號錯亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。
（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴(yán)重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴(yán)重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會出現(xiàn)新的問題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調(diào)檔案資料等具體情況，進行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。
督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計劃和工作程序中，讓負(fù)責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)時地移交檔案部門。
（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認(rèn)知的同時，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認(rèn)識崗位工作及職業(yè)要求，針對自身素質(zhì)存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應(yīng)變，在動態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。
（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運用。針對當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認(rèn)為符合辦公室立體化、動態(tài)化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進一步建立數(shù)字檔案編號制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。
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文書檔案作為執(zhí)法單位檔案管理中非常重要的一部分，執(zhí)法單位的發(fā)展歷程通通記錄在其中，對執(zhí)法單位的發(fā)展有著至關(guān)重要的意義。接下來就如何改善執(zhí)法單位文書檔案管理效率的幾點措施進行探討。
【關(guān)鍵詞】
執(zhí)法單位；文書檔案；管理效率；改善
執(zhí)法單位文書檔案保存的是有關(guān)本單位黨務(wù)、行政執(zhí)法、行政管理等活動的檔案，通常情況下是由辦公室來進行保管的，比如存檔件、會議記錄、發(fā)文原件等等文件資料。文書檔案一般是指處理完好以后具有保存價值的文件。辦公室執(zhí)法單位的關(guān)鍵組成部分，主要負(fù)責(zé)處理日常業(yè)務(wù)、傳達消息、協(xié)調(diào)溝通，這涉及到執(zhí)法單位管理水平的高低，可見，只有提高單位文書檔案的管理水平才能提高其管理效率，才能確保單位能夠正常運轉(zhuǎn)與穩(wěn)定發(fā)展。
一、提升單位文書檔案管理人員的素質(zhì)
任何一個單位制度的制訂、完善、執(zhí)行都是由員工來完成的，可見，文書檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響著單位文書檔案管理工作的質(zhì)量。因此，要想提高單位文書檔案管理的工作效率，就必須要提高文書檔案管理人員的素質(zhì)。一是要提高文書檔案管理人員的思想認(rèn)識，強化文書檔案管理人員的服務(wù)意識。二是以是否具有責(zé)任心、是否具有學(xué)習(xí)能力、是否具有較高的專業(yè)素養(yǎng)作為選擇文書檔案管理人員的標(biāo)準(zhǔn)，同時進行崗位培訓(xùn)，進一步確保能夠適應(yīng)文書檔案管理工作。三是提高單位文書檔案管理人員的地位，幫助他們解決在工作、生活、學(xué)習(xí)中遇到的困難，使他們能夠全身心地投入到單位文書檔案管理中。四是組織經(jīng)常性培訓(xùn)，提高文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而提高他們工作效率。
二、建立科學(xué)機制將文書與檔案工作實現(xiàn)無縫銜接
從執(zhí)法單位文書檔案的產(chǎn)生與利用而言，單位中文書與檔案管理工作存有十分密切的聯(lián)系，有必要從單位整體工作上來看待文書與檔案管理工作，盡量從制度上為其創(chuàng)造一個完整的管理機制。一是實行文書崗位與檔案管崗位工作人員的統(tǒng)一管理、培訓(xùn)，要熟悉相互之間的工作流程、要求等，為文書資料的產(chǎn)生到歸檔能夠保持一致，以較高質(zhì)量的文稿、以順暢的公文流轉(zhuǎn)來保證文書檔案歸檔的高水平。二是為確保公文在起草過程中就能符合檔案管理的要求，單位檔案管理人員參與到單位文書的寫作、運轉(zhuǎn)過程中關(guān)注公文的動態(tài)，以便于做到公文的及時歸檔，讓文書、檔案管理一體化。三是加強對文書崗位人員檔案知識的培訓(xùn)，確保在文書處理過程中符合檔案管理的要求。
三、加強文書檔案管理的信息化建設(shè)
隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運用，信息化已然成為社會各個領(lǐng)域發(fā)展的前進方向，執(zhí)法單位應(yīng)該把握好這個發(fā)展趨勢，積極推進單位文書檔案管理工作的信息化建設(shè)。當(dāng)前，由于受到我國檔案管理觀念、標(biāo)準(zhǔn)化落后與各類信息化管理軟件良莠不齊等影響，執(zhí)法單位的文書檔案管理中信息化程度普遍不高，我們有必要正確對待這一普遍現(xiàn)象，致力于將計算機管理系統(tǒng)引入到單位文書檔案管理工作中，認(rèn)真分析單位文書檔案管理工作各個環(huán)節(jié)中實現(xiàn)信息化的可能性，從而使單位整個文書檔案管理流程實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。文書檔案管理的信息化建設(shè)是有個比較系統(tǒng)的過程，可以從提高單位文書檔案管理人員的建檔與歸檔意識出發(fā)，以電子化對紙質(zhì)文書檔案進行處理，然后利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)文書檔案信息資源的共享，實現(xiàn)文書檔案的價值。
四、優(yōu)化文書檔案的整理環(huán)節(jié)
單位的文書檔案的收集整理工作，不單靠文書檔案管理人員苦干實干就能夠取得成績的工作，如果執(zhí)法單位文書檔案管理人員關(guān)起門來認(rèn)真做事，那么本單位的文書檔案管理工作是無法有效進行的。執(zhí)法單位的文書檔案管理工作能夠樹立開展的前提是要與其他部門之間的相互合作，必須要獲得其他部門的積極配合，文書檔案資料能夠及時全面地收集。因此，單位文書檔案管理人員要與其他部門同事進行有效地溝通，在進行溝通的時候注意文書檔案收集的原則、范圍以及相關(guān)要求，這樣不僅可以降低其他部門同事的工作量，還可以促進文書檔案管理工作的順利開展。
五、加強單位文書檔案的集中管理
當(dāng)前很多執(zhí)法單位的文書檔案管理工作都過于松散，導(dǎo)致文書檔案管理工作的不及時等等。因此，執(zhí)法單位有必要在單位內(nèi)部建立起專門的檔案室來進行文書檔案的管理工作，對文書檔案進行統(tǒng)一集中的管理。并根據(jù)單位實際的發(fā)展情況，制定相應(yīng)的文書檔案資料的分類制定并進行調(diào)整。除了特殊崗位、部門之外，執(zhí)法單位需要將文書檔案資料移送到檔案室統(tǒng)一進行管理，決不允許將文書檔案等留在科室、個人手中這樣的現(xiàn)象發(fā)生。與此同時，加強對單位各類音頻、視頻、實物、電子等載體的文書檔案的收集工作，使單位的文書檔案管理工作的流程與管理方式方法更加規(guī)范，從而提高單位文書檔案管理工作的效率。
總之，要想提高執(zhí)法單位文書檔案管理的效率，就必須要從思想上、行動上加大對單位文書檔案管理工作的重視，轉(zhuǎn)變觀念，加強單位文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)與理論素養(yǎng)。從單位實際情況出發(fā)，提高對文書檔案管理工作的認(rèn)識，進一步推進文書檔案管理工作的信息化進程，提高文書檔案管理工作的工作效率，才能夠使文書檔案發(fā)揮出該有的作用。.
作者：賀飛 單位：四平市普通公路超限超載運輸檢測站
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關(guān)鍵字：公墓檔案；法律法規(guī)；規(guī)范管理；提升服務(wù)
檔案是指國家機構(gòu)，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，或組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。公墓檔案指的就是公墓在建設(shè)和管理的過程中形成的，能夠記錄和反映公墓的基建情況、財務(wù)收支情況、墓穴信息等重要資料。
1 加強公墓檔案管理是檔案自身屬性的本質(zhì)要求
檔案是歷史的真賃實據(jù)，具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點所決定的。因為，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實據(jù)。
檔案管理的最大意義在于檔案的憑據(jù)作用。檔案與一般的文獻資料不同之處在于，檔案是歷史的真實記錄，是法律意義上的重要依據(jù)。檔案的重要憑證作用，是檔案形成的過程所決定的，是檔案自身所具有的特點，因為檔案的形成是自然的，這種自然性，決定了它在記錄事件和事實的客觀性、真實性。從檔案的形態(tài)上看，不管是紙質(zhì)的檔案，如親筆信、重要合同原件、電報等，還是電子或者影像的檔案，都保留和真實反映了當(dāng)時的情況，這種不以時間的推移而改變的本質(zhì)屬性，決定了檔案管理的重要意義。
檔案具有很高的參考價值。因為，檔案記錄了不同時期的當(dāng)時的真實情況，從歷史的變遷中可以尋找到事件的痕跡和軌跡，為人們的社會實踐提供重要參考，也就是所謂增長經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)。
公墓檔案記錄了逝者的重要信息，記錄了逝者相關(guān)聯(lián)親屬的重要信息，記載了墓穴的位置、價格、編號、建筑時間等重要信息，這些信息是自然信息，也是公墓檔案的組成部分。妥善保管公墓檔案，是處理和應(yīng)對墓穴糾紛，保障和維護利益的法律依據(jù)。反之，公墓檔案管理不當(dāng)，出現(xiàn)檔案丟失等情況，不但造成公墓管理的混亂，而且容易產(chǎn)生墓穴糾紛。
公墓檔案反映了殯葬改革與發(fā)展的軌跡，是我國歷史文明進程的真實記錄，對我國的歷史科考和研究都具有很高的價值，因此，做好公墓檔案管理不僅是對現(xiàn)實負(fù)責(zé)，也是對歷史的貢獻。
2 加強公墓檔案管理是貫徹落實國家法律法規(guī)的基本要求
《中華人民共和國檔案法》是我國檔案管理工作最重要的一部法律法規(guī)，對檔案管理職責(zé)劃分、檔案的保管存放、檔案的保密與銷毀等都做出了明確的具體的規(guī)定，是依法加強公墓檔案管理的重要依據(jù)。加強公墓檔案管理是貫徹落實國家檔案管理法律法規(guī)的具體體現(xiàn)， 也是建設(shè)法治國家的基本要求。
圍繞國家檔案管理的規(guī)定，民政部、各級民政管理部門，各省、市、縣人民政府都結(jié)合本部門、本地區(qū)實際情況，出臺了公墓檔案管理的具體規(guī)范。這些具體的管理規(guī)范，是我國檔案管理的法律體系的重要組成部分，也是各公墓實施檔案管理的制度依據(jù)。
為規(guī)范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切實保障殯葬服務(wù)秩序，依據(jù)政府的法律法規(guī)加強公墓檔案管理，不僅體現(xiàn)了國家法制化的本質(zhì)要求，也符合公墓管理工作的基本規(guī)律。
公墓檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)政府的法規(guī)法規(guī)，真正做到依法建檔、依法存檔、依法用檔。
公墓檔案管理機構(gòu)要結(jié)合本地區(qū)本部門的實際情況，建立健全公墓檔案管理的制度，使檔案管理有法可依，有據(jù)可依。針對檔案管理的權(quán)責(zé)劃分，檔案的保存銷毀、檔案的建立與登記，檔案的借閱與使用等事項作出明確規(guī)定。
加強對公墓檔案管理的檢查和監(jiān)督工作。既要檢查公墓檔案保存的場所基建情況，保存條件和硬件建設(shè)是否合規(guī)，又要檢查檔案信息的記錄、分類等情況，確保檔案管理“軟硬”都達標(biāo)。
3 加強公墓檔案管理是做好公墓基礎(chǔ)管理工作的需要
加強公墓檔案管理，是做好以墓穴管理為抓手，以服務(wù)管理為中心，全面做好公墓管理工作的需要。
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展變化，人文社會理念的更新，公墓管理由基本的職能管理逐步轉(zhuǎn)向提供服務(wù)為重點。隨著這一趨勢在實踐中的強化，必然會產(chǎn)生大量的檔案資料，檔案管理的數(shù)量急劇增加，只有提升公墓檔案管理的硬件設(shè)施，加強公墓制度化管理，才能為喪戶提供便捷、快速、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)。
首先，建立檔案管理的崗位責(zé)任制。明確檔案管理的組織架構(gòu)，指定檔案管理的專門人員，明確相關(guān)崗位的工作職責(zé)及承擔(dān)的義務(wù)責(zé)任，增強檔案管理人員的責(zé)任意識、服務(wù)意識和管理意識。
其次，實行績效考核，將公墓檔案管理與經(jīng)濟收入掛鉤。實行績效考核，不僅能夠增強公墓檔案管理人員的工作責(zé)任心和責(zé)任感，確保本職工作保質(zhì)保量完成，而且能夠調(diào)動檔案管理人員的積極性，創(chuàng)新檔案管理的方式和方法，使檔案管理與公墓管理更好的銜接，建立起一個完善的管理體系。
此外，要及時更新公墓檔案管理硬件和軟件設(shè)施。定期對公墓檔案存放場所的硬件設(shè)施設(shè)備進行檢查，實現(xiàn)對存放環(huán)境的實時監(jiān)測，確保檔案存放地點的消防安全；升級公墓管理系統(tǒng)軟件，方便管理人員及時、快速處理大量數(shù)據(jù)，優(yōu)化工作要素，提高工作效率。
4 加強公墓檔案管理是提升殯葬服務(wù)的重要措施
公墓檔案管理是殯葬服務(wù)的重要組成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱環(huán)節(jié)。加強公墓管理，提升殯葬服務(wù)水平，不僅僅是加強墓區(qū)的硬件建設(shè)，更重要的是為喪戶提供安全、可靠的信息服務(wù)。
做好公墓檔案管理，首先要抓好檔案管理人員的管理。建立檔案管理工作規(guī)范，做到制度上墻，公開透明，規(guī)范服務(wù)；嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和工作流程進行存檔、借檔，做好檔案查閱、借閱的登記工作。
做好公墓檔案管理，就要具有保密意識。喪戶的基本信息，逝者相關(guān)聯(lián)親屬的基本信息，都是公墓檔案的內(nèi)容。因此，檔案管理人員要有責(zé)任意識和保密意識，嚴(yán)守秘密，不得隨意向他人透漏檔案
信息。
（一）民生檔案管理工作相關(guān)法律法規(guī)。隨著國家對民生問題的關(guān)注，今年推出的《關(guān)于加強民生檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》）確定了民生檔案的工作范疇，明確要求我國檔案資源體系建設(shè)和利用體系實現(xiàn)面向普通百姓的根本性轉(zhuǎn)變。但并未涉及民生檔案服務(wù)工作的具體實施層面，法律條款的相應(yīng)界定也未被明確提出，導(dǎo)致檔案服務(wù)面臨著一系列法律問題，致使民生檔案工作的開展也存在這樣或那樣的問題。
（二）各民生檔案管理部門的工作。從各民生部門的檔案管理具體工作來看，主要是做一些文書檔案的整理工作，并且各部門之間沒有具體的管理民生檔案配套管理制度，而實際民生檔案的單位比較多，工作內(nèi)容豐富，造成了部分民生檔案分散保存，由于沒有具體的管理制度，部分部門不能及時整理出檔案，不利于檔案的集中管理工作。
（三）民生檔案管理工作人員。從各個單位的民生管理人員來看，由于管理制度的缺少及民生檔案部門的復(fù)雜性，大部分工作人員不具備專業(yè)知識，檔案人員的成分復(fù)雜，業(yè)務(wù)水平參差不齊。檔案管理人員并沒有足夠的民生檔案意識，不能做好及時的工作管理與監(jiān)督。
二、民生檔案管理工作的問題
（一）民生檔案相關(guān)法律制度不健全。從我國民生檔案相關(guān)法律法規(guī)現(xiàn)狀來看，我國的檔案法律意識淡薄，管理人員沒有認(rèn)識到民生檔案管理工作的重要性，并且全民沒有形成一種良好的公民和社會群體自覺守法、共同維護檔案管理秩序的意識。嚴(yán)重缺少民生檔案相關(guān)法律法規(guī)制度，在現(xiàn)有的法律法規(guī)中，缺少對民生檔案管理工作的具體工作的規(guī)定，沒有比較完備的專門的民生檔案管理法規(guī)和制度，并且社會民生工作越來越復(fù)雜，相關(guān)法規(guī)不能有效地實現(xiàn)與實際情況相同步，造成我國現(xiàn)有法規(guī)比較落后。
（二）民生檔案工作管理分散。由于民生檔案涉及的內(nèi)容很廣泛，民生檔案管理部門也很復(fù)雜，加之缺少統(tǒng)一的管理規(guī)定與工作制度，民生檔案工作形成了各自管理、多種工作制度的情形，有的部門甚至脫離組織的管理，根據(jù)實際工作自行制定管理辦法，處于無人管理的狀態(tài)。
（三）民生檔案信息整合資源不合格。主要原因一是工作人員素質(zhì)不高，不能按照專業(yè)規(guī)定順利完成民生檔案信息資源的整合工作。二是大部分部門只重視檔案的形式，而忽視檔案的具體內(nèi)容，花費大量人力、物力在建檔階段，而忽略信息資源的質(zhì)量。三是各個部門缺少嚴(yán)格的民生檔案管理工作體系，沒有統(tǒng)一的給你工作章程遵循及相關(guān)的監(jiān)督核查制度。
三、民生檔案管理工作的創(chuàng)新方案
（一）建立健全民生檔案法律制度體系。（1）健全民生檔案管理的法規(guī)制度體系主要是對民生檔案管理部門具體工作的規(guī)定，由于民生檔案種類較多，內(nèi)容豐富，檔案行政管理部門要根據(jù)不同的行業(yè)和部門的實際情況，與各行業(yè)主管部門共同探討，增加各個部門的交流，聯(lián)合制發(fā)與實際相符的民生檔案管理的規(guī)范性文件，并根據(jù)實際情況與集中管理相結(jié)合修訂早期的關(guān)于社區(qū)檔案、企業(yè)職工檔案的法律規(guī)定，從各個角度完善民生檔案管理的法規(guī)制度體系。從而使得民生檔案管理工作有法可依、有法可循。（2）通過各種方式提高全民的檔案意識，爭取政府對民生檔案工作的重視與支持，以此來切實解決民生檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等實際問題，通過政府支持構(gòu)建完善的檔案管理工作監(jiān)督體系，保障檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的實施。通過專門的檔案管理工作的的學(xué)習(xí)及宣傳，提高全民的檔案意識，做到人民的事情人民自己監(jiān)督，各部門工作人員要嚴(yán)格遵守民生檔案法規(guī)制度，共同推進依法管理民生檔案工作的進程，有利于法律法規(guī)的貫徹與實施。
（二）統(tǒng)一民生檔案管理工作章程。為保障民生檔案管理工作的秩序，實行統(tǒng)一指導(dǎo)管理。檔案行政管理部門要充分做好統(tǒng)一管理工作，與各個部門管理人員及時交流與溝通，集合各個部門民生檔案的形成、整理、保管的工作情況，制定統(tǒng)一的合理的民生檔案管理規(guī)范，貫徹實施標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的科學(xué)管理。
