時(shí)間：2023-12-05 11:15:05
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇采購管理的信息化，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、政府采購信息化管理的內(nèi)涵及發(fā)展現(xiàn)狀
政府采購信息化管理是隨著信息技術(shù)和政府采購的不斷發(fā)展而相應(yīng)產(chǎn)生的。政府采購信息化管理，本身是政府的一項(xiàng)職能和工作，涉及政府對(duì)供應(yīng)商的管理和審批，屬于電子政務(wù)范疇；同時(shí)，由于政府采購是一種交易行為，又涉及政府與供應(yīng)商的交易，所以也是電子商務(wù)行為。因此，政府采購信息化管理與電子商務(wù)、電子政務(wù)之間具有密不可分的關(guān)系。
我國(guó)政府采購經(jīng)過多年的改革和實(shí)踐，已經(jīng)取得了比較顯著的建設(shè)成效。從改革進(jìn)程來看，政府采購制度改革的重心已由改革初期的建章立制、擴(kuò)面增量轉(zhuǎn)向現(xiàn)階段的程序控制、行為規(guī)范上。從實(shí)踐中來看，我國(guó)政府采購規(guī)模持續(xù)快速增長(zhǎng)，采購范圍和采購構(gòu)成逐步趨于合理，采購分布逐步趨于均衡，逐步形成以集中采購為主、部門集中采購和分散采購為輔的采購格局，公開招標(biāo)成為主要采購方式，政府采購功能實(shí)現(xiàn)由管理向多政策目標(biāo)轉(zhuǎn)變，采購隊(duì)伍不斷壯大，政府采購信息化應(yīng)用初見成效。
二、政府采購信息化管理中存在的主要問題
我國(guó)政府采購的信息化管理與應(yīng)用水平與發(fā)達(dá)國(guó)家相比存在一定差距，無論在廣度還是在深度上都還有待進(jìn)一步深入和加強(qiáng)，突出表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。
1.政府采購法律體系建設(shè)滯后，內(nèi)在沖突明顯。目前，我國(guó)政府采購法制建設(shè)明顯落后于政府采購實(shí)踐要求，嚴(yán)重影響了政府采購工作的正常開展。雖然在《政府采購法》頒布前后，分別出臺(tái)了《政府采購管理辦法》、《政府采購招標(biāo)投標(biāo)管理暫行辦法》等法律法規(guī)，但仍不完善。作為我國(guó)政府采購法律制度重要組成部分的政府采購監(jiān)督機(jī)制的法律程序設(shè)計(jì)還不合理。此外，我國(guó)政府采購立法與《WTO政府采購協(xié)議》之間存在很多差異，立法規(guī)定過于原則，缺少與之相適應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，實(shí)踐中的隨意性較大。
2.采購規(guī)模和范圍小，缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的管理制度與交易平臺(tái)。我國(guó)政府采購整體規(guī)模偏小，與國(guó)際一般水平相比有著很大的差距。地區(qū)之間缺乏必要的聯(lián)系和整合，難以實(shí)現(xiàn)批量化采購。同時(shí)，采購范圍仍然過于狹窄，一些法律規(guī)定的采購項(xiàng)目還未納入政府采購管理范圍。如工程項(xiàng)目采購遲遲未納入政府采購制度管理的范疇，貨物類采購所占比重仍顯偏大。同時(shí)，政府采購信息和交易平臺(tái)都相對(duì)獨(dú)立和封閉，不能進(jìn)行全面統(tǒng)一規(guī)范。各地區(qū)之間政府采購信息化水平的差異，給信息共享、形成全國(guó)統(tǒng)一的政府采購大市場(chǎng)帶來不小的阻礙。
3.競(jìng)爭(zhēng)的缺失，難以充分發(fā)揮市場(chǎng)效率。我國(guó)各地區(qū)和行業(yè)在政府采購執(zhí)行中人為進(jìn)行地區(qū)封鎖和行業(yè)限制，導(dǎo)致全國(guó)性政府采購市場(chǎng)難以形成。市場(chǎng)的分割一方面體現(xiàn)在各地政府采購信息的地域性限制，另一方面也體現(xiàn)在供應(yīng)商準(zhǔn)入資格與評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)的不一致，很多地方依照本地特定企業(yè)的產(chǎn)品規(guī)格設(shè)立招標(biāo)文件的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，更有甚者強(qiáng)制本地區(qū)的采購單位購買本地區(qū)和本部門的商品和勞務(wù)。這些限制都不同程度地導(dǎo)致了競(jìng)爭(zhēng)的缺失，使政府采購效率賴以生存的土壤受到侵蝕。
三、完善我國(guó)政府采購信息化管理的對(duì)策
1.建立健全相關(guān)法律、法規(guī)和制度建設(shè)。針對(duì)政府采購工作中存在的突出問題，應(yīng)完善傳統(tǒng)的政府采購相關(guān)法律，讓政府采購信息化有法可依。一是修訂現(xiàn)有的相關(guān)政府采購法律法規(guī)，二是建立電子政務(wù)、電子商務(wù)方面的法律體系，三是明確電子招投標(biāo)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。采用立法的形式，明確電子招投標(biāo)的行為標(biāo)準(zhǔn)，包括招投標(biāo)程序、環(huán)節(jié)、內(nèi)容、操作方式、評(píng)審方法、結(jié)果公布等方面的標(biāo)準(zhǔn)化，明確電子招投標(biāo)安全級(jí)別的標(biāo)準(zhǔn)和安全評(píng)估、審計(jì)和管理的權(quán)利和義務(wù)。
2.著力擴(kuò)大政府采購實(shí)施規(guī)模和范圍。政府采購應(yīng)圍繞財(cái)政支出，保障重點(diǎn)，深化預(yù)算管理制度改革，創(chuàng)造條件推進(jìn)政府購買服務(wù)，逐步擴(kuò)大公共服務(wù)、商務(wù)服務(wù)及專業(yè)服務(wù)的政府采購實(shí)施范圍。在增量擴(kuò)面的基礎(chǔ)上，提升服務(wù)類項(xiàng)目政府采購比重。一是增強(qiáng)政府采購制度的剛性約束力。對(duì)于納入政府集中采購目錄的項(xiàng)目，必須由政府集中采購；二是進(jìn)一步明確公共采購的范圍。對(duì)滿足于公共利益的公共產(chǎn)品和準(zhǔn)公共產(chǎn)品的采購，都應(yīng)當(dāng)納入政府采購制度的約束范圍內(nèi)；三是規(guī)范工程采購，盡快將工程項(xiàng)目納入政府采購制度的管理范疇內(nèi)，強(qiáng)化對(duì)工程項(xiàng)目的管理和監(jiān)督。
3.加快政府信息化采購管理平臺(tái)建設(shè)。建立全國(guó)統(tǒng)一的政府采購管理交易平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)從申報(bào)到驗(yàn)收、從招標(biāo)到評(píng)標(biāo)、從支付到監(jiān)督全方位電子采購流程。疏通采購信息的共享渠道，整合基礎(chǔ)信息的互通平臺(tái)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃，為買方和賣方市場(chǎng)提供最新最快鍵的信息，增強(qiáng)采購的公平性，規(guī)范財(cái)政資金的利用。 政府采購信息化管理統(tǒng)一平臺(tái)建設(shè)應(yīng)全局謀劃，穩(wěn)步推進(jìn)，更需要制訂由點(diǎn)到面，協(xié)調(diào)各方的實(shí)施計(jì)劃，才能實(shí)現(xiàn)政府采購科學(xué)化、管理精細(xì)化。
4.加強(qiáng)監(jiān)管工作，構(gòu)dylw.net 學(xué)術(shù)參考網(wǎng)建政府采購競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。政府采購信息化管理運(yùn)行過程中需要建立多部門的協(xié)調(diào)機(jī)制。一是實(shí)現(xiàn)監(jiān)督部門對(duì)政府采購的全程監(jiān)督和采購活動(dòng)的在線檢查，提高政府采購監(jiān)督的日?；烷L(zhǎng)效化。二是建立協(xié)同認(rèn)證網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，建立與工商、稅務(wù)、質(zhì)檢、信息工業(yè)、等職能部門和行業(yè)主管部門的數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同認(rèn)證網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系；三是建立社會(huì)監(jiān)督機(jī)制，通過建立采購結(jié)果和采購流程執(zhí)行時(shí)間的網(wǎng)上公布機(jī)制，提高社會(huì)各界對(duì)政府采購的監(jiān)督，將有助于形成內(nèi)部和外部監(jiān)督的合力，促進(jìn)立體化監(jiān)督機(jī)制的建立。
1 新時(shí)期的政府采購檔案信息化管理現(xiàn)狀
1.1 管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高
新時(shí)期政府采購檔案的管理人員如何適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展？這是管理人員首要考慮的問題，解決這個(gè)問題還是要從管理員本身出發(fā)，提高自身的專業(yè)技術(shù)與素質(zhì)才能從根本上解決這個(gè)問題！提高檔案建立意識(shí)，如果管理員不能樹立一個(gè)良好的檔案建立意識(shí)，將很難意識(shí)到檔案收集的重要性，最終導(dǎo)致管理員對(duì)檔案出現(xiàn)的情況不能進(jìn)行及時(shí)有效的掌握與處理。另外，管理員一定要進(jìn)行專業(yè)的管理知識(shí)培訓(xùn)，掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，懂得控制與維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性與實(shí)時(shí)性，根據(jù)電子檔案的特性進(jìn)行信息的有效收集管理，提高檔案管理工作的整體水平。隨著計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展，檔案管理員的計(jì)算機(jī)錄入知識(shí)已經(jīng)得到普及，但是這并不意味著每個(gè)人都能很好的操作，相反，管理員對(duì)于相關(guān)軟件及數(shù)據(jù)庫的掌握還有待提高，除此之外，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化與服務(wù)技能單一的情況依舊存在，政府一定要對(duì)這些問題進(jìn)行改進(jìn)，因?yàn)檫@種落后的技能已經(jīng)不再適用信息技術(shù)應(yīng)用的新要求。
1.2 檔案信息化建設(shè)的不規(guī)范性
縱觀大局，我國(guó)政府采購檔案的信息化建設(shè)其實(shí)還處于起步期，這就導(dǎo)致了管理員在對(duì)檔案的管理上具體操作不規(guī)范的現(xiàn)象，說到底還是因?yàn)檎y(tǒng)一管理機(jī)制的缺乏，最終造成了各個(gè)集中采購機(jī)構(gòu)采購檔案的規(guī)范性差、開發(fā)性差、服務(wù)性差、共享性差的局面，而這種情況下的信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形勢(shì)并不能與采購檔案信息資源共享的要求相適應(yīng)。再具體的操作過程中，有的機(jī)構(gòu)甚至?xí)霈F(xiàn)將信息化僅用于采購檔案的錄入，這樣無疑造成了人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，極大的降低了利用率。
1.3 安全保障的缺乏
這種安全保障的缺乏主要體現(xiàn)在兩方面，一方面來源于檔案管理安全意識(shí)的缺乏，另一方面來源于管理方法的缺乏。管理員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的模糊性，往往造成采購檔案信息丟失泄密的情況發(fā)生，給政府部門甚至國(guó)家?guī)韲?yán)重的損失。信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用為新時(shí)期政府采購檔案管理提供了高效、快捷的管理方法，從而大大提高了檔案采購的工作效率，但是需要特別注意的是，一方面信息化的應(yīng)用提高了采購工作的地位與作用，另一方面它也帶來了一定的安全隱患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，這些事件的發(fā)生都極易影響檔案的準(zhǔn)確性與安全性。
2 新時(shí)期的政府采購檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)和重要性
2.1傳統(tǒng)的檔案管理具有數(shù)據(jù)大、分類復(fù)雜等缺點(diǎn)，造成了查詢時(shí)間的耗損，另外，傳統(tǒng)檔案的紙制性，十分容易受到潮氣與蟲害的侵?jǐn)_，從而導(dǎo)致了檔案資料存放的不長(zhǎng)久性，傳統(tǒng)檔案這種費(fèi)時(shí)費(fèi)力的管理已經(jīng)相當(dāng)落后，不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。
2.2新時(shí)期的政府采購檔案信息化管理在中學(xué)美術(shù)檔案管理上的運(yùn)用，將在很大程度上彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案的弊端。
（1）便于查閱：新時(shí)期的政府采購檔案信息化管理使得檔案進(jìn)行統(tǒng)一的信息化管理，其完整性便于查閱；
（2）節(jié)省空間：這種信息化的管理節(jié)省了資料儲(chǔ)備空間，不用再大費(fèi)周章的進(jìn)行大空間的歸納，，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料分類相比有明顯的優(yōu)勢(shì)；
（3）利于維護(hù)：信息化管理的有條不紊性，更加方便了管理員對(duì)相關(guān)檔案的維護(hù)，提高了管理效率；
（4）節(jié)省勞力：傳統(tǒng)管理的復(fù)雜性往往需要在對(duì)檔案的管理上花費(fèi)相當(dāng)多的精力，投入一定的勞力，但是信息化管理運(yùn)用的簡(jiǎn)單化與精細(xì)化具有方便快捷，效率高的特點(diǎn)，節(jié)省了勞力；
（5）方便檢索：信息化管理的另一大優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在使用上，傳統(tǒng)的資料查閱需要自己深入到各大查閱室，然而進(jìn)行一一勘察，而信息化管理則可以直接通過編制檢索工具，進(jìn)行關(guān)鍵詞的直接查閱，大大提高了工作效率。
（6）通過政府采購檔案的信息化管理，對(duì)于教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)而言，將會(huì)實(shí)現(xiàn)全國(guó)性教育平臺(tái)的構(gòu)建，同時(shí)實(shí)現(xiàn)學(xué)校與圖書館在線統(tǒng)一的局面，最終得以接入互聯(lián)網(wǎng)和政府教育平臺(tái)；最重要的是，政府通過自己出資的方式對(duì)教育資源進(jìn)行購買，然后提供給學(xué)校和學(xué)生；針對(duì)性的加強(qiáng)信息技術(shù)能力的教育和培訓(xùn)，以適應(yīng)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。
2.3政府采購信息化與傳統(tǒng)最大的不同就是，它是依據(jù)計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式，其將快捷性與有效性集于一體，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提高了辦事效率，節(jié)省了辦事時(shí)間，真正的造福于人民。此外，隨著信息化的日益發(fā)展，政府也日漸重視采購檔案信息化作，并逐漸形成了跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門的聯(lián)合采購，形成了規(guī)模的集中采購。檔案信息化管理的運(yùn)用服務(wù)了大眾，這是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求，也是社會(huì)信息化的重要要求。
3 新時(shí)期政府采購檔案信息化管理的創(chuàng)新對(duì)策
3.1 加強(qiáng)管理意識(shí)
提高管理員的檔案管理意識(shí)是整個(gè)檔案完善工作的第一步，也是關(guān)鍵一步，因?yàn)橹挥信まD(zhuǎn)管理員的思想意識(shí)才能為信息化檔案采購工作的積極進(jìn)行打好基礎(chǔ)。這種管理意識(shí)包括管理員的現(xiàn)代化意識(shí)、信息化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理意識(shí)等等。另外，政府應(yīng)該對(duì)以往的檔案進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的完善，以網(wǎng)絡(luò)計(jì)算為依托，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理系統(tǒng)，政府管理員要充分發(fā)揮自身的主動(dòng)性，積極利用信息化成果進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)，把不同層次、不同部門的辦公都實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，將其納入統(tǒng)一的檔案信息化系統(tǒng)管理之中，促進(jìn)管理工作水平的提高。
3.2 提高檔案信息化安全保障
政府一定要對(duì)檔案做好針對(duì)性的安全保密規(guī)定，以防檔案信息的流失，充分確保檔案的安全性與完整性。對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行必要的防火墻、防毒軟件、入侵檢測(cè)系統(tǒng)的安裝，從根本上保障系統(tǒng)的安全。
3.3 提高管理員技術(shù)水平
管理員技術(shù)水平的高低直接影響著政府采購檔案的信息化建設(shè)，因此，提高管理員技術(shù)水平是實(shí)現(xiàn)采購檔案工作創(chuàng)新的關(guān)鍵所在。新時(shí)期政府采購檔案管理的信息化創(chuàng)新要求管理員必須具備堅(jiān)實(shí)的理論知識(shí)、專業(yè)素養(yǎng)以及現(xiàn)代信息技術(shù)，這種復(fù)合型人才的打造才是當(dāng)前政府部門提高檔案管理水平的必勝法門。在職學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn)、外出進(jìn)修等等都是提高管理員水平的方式，只有不斷的更新專業(yè)知識(shí)，才能適應(yīng)新時(shí)代提出的新要求，從而推進(jìn)政府采購檔案信息化管理工作的開展。
3.4 檔案管理規(guī)范化
加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化，提高工作效率。同時(shí)，政府部門一定要解決好電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存的問題，實(shí)現(xiàn)兩者之間的“通道”建設(shè)，針對(duì)兩者之間的特點(diǎn)，制定符合現(xiàn)實(shí)的管理規(guī)章制度。
［關(guān)鍵詞］供應(yīng)商；信息化；采購管理；供應(yīng)鏈
［中圖分類號(hào)］F252 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1005-6432（2012）32-0062-02
隨著經(jīng)濟(jì)全球化的日益深入,企業(yè)的經(jīng)營(yíng)日趨國(guó)際化,企業(yè)所面臨的市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)也隨之加大,對(duì)于企業(yè)而言,要想擴(kuò)大經(jīng)營(yíng),必然離不開上游供應(yīng)商的支持,而供應(yīng)商的質(zhì)量好與壞直接關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng),因此加強(qiáng)供應(yīng)商的管理對(duì)于企業(yè)而言具有十分重要的意義。企業(yè)與供應(yīng)商的關(guān)系一般可以分為兩種,一種是合作型的供應(yīng)鏈關(guān)系,企業(yè)與供應(yīng)商之間存在著合作關(guān)系,但是,彼此之間并不存在直接信息交流。另一種是信息共享型的供應(yīng)鏈關(guān)系,企業(yè)與供應(yīng)商存在直接的信息交流,并且隨著交流程度的加深,合作關(guān)系也更為密切。企業(yè)與供應(yīng)商之間,加強(qiáng)信息交流,是實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要手段之一。企業(yè)與供應(yīng)商之間應(yīng)該形成一種伙伴關(guān)系,相互信任,相互幫助,信息公開,風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān),這就意味著企業(yè)與供應(yīng)商應(yīng)該形成一個(gè)直接面向市場(chǎng)與客戶的動(dòng)態(tài)聯(lián)盟。
1 供應(yīng)商信息化管理的重要意義
企業(yè)與供應(yīng)商之間應(yīng)該實(shí)現(xiàn)信息共享,這是對(duì)供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)信息化管理的第一步,也是與供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系的重要步驟。企業(yè)與供應(yīng)商之間應(yīng)該就產(chǎn)品制造、設(shè)計(jì)以及新產(chǎn)品研發(fā)等方面達(dá)成共識(shí),只有在信息共享的基礎(chǔ)上,才能夠形成信任,進(jìn)而共同承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),企業(yè)應(yīng)該跳出傳統(tǒng)的組織界限,實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商的信息整合。采購與供應(yīng)商之間的關(guān)系若想長(zhǎng)久,必須具有足夠的信任,而信任正是在信息共享的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的。企業(yè)與供應(yīng)商之間并不存在競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系,在利益目標(biāo)上兩者是一致的,供應(yīng)商的資料不應(yīng)該對(duì)企業(yè)完全保密,企業(yè)也應(yīng)該向供應(yīng)商提供企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)資料。信息共享,有利于降低交易成本,同時(shí)增加供應(yīng)商的合作信心,共同與企業(yè)進(jìn)行新產(chǎn)品的研發(fā)。
行業(yè)信息通暢是跨企業(yè)流動(dòng),因此供應(yīng)鏈系統(tǒng)應(yīng)該具備信息實(shí)時(shí)傳輸?shù)哪芰?支持遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)訪問,數(shù)據(jù)分布處理以及集中處理的能力,而建立這樣一個(gè)互動(dòng)的信息系統(tǒng),需要企業(yè)與供應(yīng)商相互配合。企業(yè)與供應(yīng)商之間的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系始終處于不斷地磨合狀態(tài),企業(yè)必須與供應(yīng)商進(jìn)行定期的信息交流,這是采購管理過程中十分重要的步驟,通過回顧合作過程,確定新的合作計(jì)劃。企業(yè)應(yīng)該建立專屬的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫,將相關(guān)的供應(yīng)商信息進(jìn)行整合及統(tǒng)一管理。供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中不僅應(yīng)該包括供應(yīng)商的基本情況,還應(yīng)該包括供應(yīng)商的信用記錄,例如歷次發(fā)貨情況、收款情況等,企業(yè)也可以根據(jù)需要增加其他信息,例如談判記錄以及采購品行業(yè)的基礎(chǔ)性研究報(bào)告等。
2 供應(yīng)商交貨期的信息化管理
對(duì)于供應(yīng)商交貨期的管理是企業(yè)采購管理中一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容,交貨期提前或是延遲,對(duì)于企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)都會(huì)造成影響。交貨期太早,必然會(huì)增加企業(yè)的倉儲(chǔ)成本及物資耗損；交貨期延遲,必然會(huì)造成企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃難以執(zhí)行,產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定,失去有利占據(jù)市場(chǎng)的時(shí)機(jī),以及企業(yè)信譽(yù)的損失。假設(shè)某產(chǎn)品的月需求量是1萬件,交貨周期為1個(gè)月,那么企業(yè)的庫存應(yīng)該維持在1萬件左右,如果交貨期縮短為半個(gè)月,那么庫存也應(yīng)該相應(yīng)地縮減到5000件。由此可見,庫存比例應(yīng)該與交貨周期保持一致,其有利于降低企業(yè)的管理成本。交貨周期越短,企業(yè)的管理成本也就越低,從而整個(gè)采購成本也會(huì)降低。因此,作為企業(yè)應(yīng)該與供應(yīng)商之間加強(qiáng)信息交流。不僅如此,隨著市場(chǎng)逐漸趨向于買方市場(chǎng),顧客的需求更為多樣,縮短交貨期,有利于迅速搶占市場(chǎng),增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。對(duì)于供應(yīng)商交貨期的信息化管理,應(yīng)該從以下幾方面入手：首先，企業(yè)應(yīng)該對(duì)自身的生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行科學(xué)的計(jì)算,設(shè)定正常的延誤值,并且將市場(chǎng)可能存在的變化因素計(jì)算到采購計(jì)劃之中,這樣計(jì)劃交貨時(shí)間與實(shí)際交貨時(shí)間之間不會(huì)出現(xiàn)較為嚴(yán)重的誤差。其次,在采購前應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的信譽(yù)以及供貨能力進(jìn)行全面的了解,重視對(duì)供應(yīng)商來源的評(píng)選,在簽訂采購合同時(shí),應(yīng)該嚴(yán)格按照法定程序,明確交貨期限、交貨辦法,以及違約責(zé)任。最后,建立完整的供應(yīng)商信息檔案。這樣不僅有利于降低交易風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)也降低了交易成本。由此可見,交貨期信息化管理是一種主動(dòng)的管理模式,對(duì)于供應(yīng)商企業(yè)是無法控制的,但是企業(yè)可以控制好自身的生產(chǎn)計(jì)劃,對(duì)于可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)該有應(yīng)對(duì)的能力,這就需要對(duì)交貨期問題進(jìn)行科學(xué)的分析,并且深入分析與時(shí)間有關(guān)的相關(guān)信息,找出其不穩(wěn)定的根源。
3 供應(yīng)商用戶庫存的信息化管理
關(guān)鍵詞：集中采購 時(shí)效性 信息格式 實(shí)時(shí)更新 管理
物資采購是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的核心之一， 直接影響生產(chǎn)進(jìn)度、生產(chǎn)成本、產(chǎn)品質(zhì)量和流動(dòng)資金占用。更重要的是采購的效率直接影響企業(yè)的運(yùn)行效率， 是庫存管理和流動(dòng)資金管理的核心指標(biāo)。大型企業(yè)為降低采購成本，保證物資質(zhì)量穩(wěn)定都會(huì)采用集中采購模式， 以確保產(chǎn)品的成本和質(zhì)量，同時(shí)簡(jiǎn)化采購操作， 降低企業(yè)總體的采購管理費(fèi)用，并通過集中采購有效控制庫存水平和財(cái)務(wù)成本，可以說集中采購是現(xiàn)代化企業(yè)的基本特征。
一、信息化是推行物資集中采購的必由之路
在集中采購的模式下， 一個(gè)采購中心會(huì)服務(wù)多個(gè)不同地點(diǎn)的內(nèi)部用戶， 每個(gè)內(nèi)部用戶又是基于自身的銷售計(jì)劃制定的生產(chǎn)計(jì)劃， 對(duì)物資的需求時(shí)點(diǎn)和數(shù)量上各不相同， 多個(gè)需求時(shí)點(diǎn)和數(shù)量需要匯總到采購中心， 采購中心將匯總的年需求包括時(shí)點(diǎn)和數(shù)量發(fā)給合格供應(yīng)商， 供應(yīng)商按照要求的時(shí)間、地點(diǎn)和質(zhì)量、數(shù)量完成交貨。 這是一種理論狀態(tài)。在現(xiàn)實(shí)情況下， 集中采購?fù)鎸?duì)時(shí)效性壓力。
時(shí)效性是指從采購需求產(chǎn)生時(shí)點(diǎn)到產(chǎn)品按要求到達(dá)內(nèi)部用戶指定地點(diǎn)的時(shí)點(diǎn)，其中包含兩個(gè)概念： 采購周期和準(zhǔn)確性。 一般來說， 采購周期越短越好；同時(shí)物資要在數(shù)量、質(zhì)量和規(guī)格上百分之百符合內(nèi)部用戶的要求。 具體來講， 采購周期就是指從內(nèi)部用戶， 比如某個(gè)工廠或子公司的生產(chǎn)計(jì)劃產(chǎn)生的時(shí)點(diǎn)為起點(diǎn)， 到所需求的物資到達(dá)指定地點(diǎn)的時(shí)點(diǎn)，例如到達(dá)內(nèi)部用戶的倉庫或工廠的時(shí)點(diǎn)。采購周期可以分為兩個(gè)部分， 內(nèi)部周期：即從生產(chǎn)計(jì)劃產(chǎn)生到采購訂單發(fā)出；外部周期：即從采購訂單發(fā)出到物資到達(dá)訂單指定地點(diǎn)。
采購時(shí)效性在集中采購的過程中之所以成為問題是因?yàn)榧胁少忂\(yùn)行過程中產(chǎn)生的大量動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)要在內(nèi)部用戶和采購中心之間多次、高質(zhì)量的交流， 因?yàn)樾畔⒍啻谓涣鲗?dǎo)致信息質(zhì)量大幅度衰減， 進(jìn)而造成采購決定無法準(zhǔn)時(shí)做出或決定錯(cuò)誤， 使采購周期變長(zhǎng)，準(zhǔn)確性變差。 要達(dá)到采購時(shí)效性要求， 集中采購比一般采購難度要大得多， 在實(shí)施集中采購的過程中， 內(nèi)部用戶， 也就是實(shí)際需要使用物資的部門比如生產(chǎn)工廠，和采購中心， 即執(zhí)行集中采購的部門，之間的信息交流過程是間接的、不連續(xù)的，信息流動(dòng)因?yàn)轶w系和體制的原因交流不暢和滯后。而且，從組織結(jié)構(gòu)上講，內(nèi)部用戶和采購中心一般分屬兩個(gè)獨(dú)立內(nèi)部機(jī)構(gòu)， 在一般采購過程運(yùn)行的一個(gè)決策中心的直接指令在集中采購過程中是兩個(gè)決策中心在參與，指令變成間接信息。信息交流的效率和準(zhǔn)確性大幅度降低， 非常容易使采購時(shí)效性無法達(dá)到內(nèi)部用戶的要求， 造成采購失敗。 更重要的是， 頻繁的采購失敗， 致使生產(chǎn)拖延和庫存水平上升， 最終會(huì)影響到銷售額、流動(dòng)資金成本等企業(yè)運(yùn)行的核心指標(biāo)。這是絕大多數(shù)推行集中采購失敗的根本原因。
解決這個(gè)問題的根本方法是信息自動(dòng)化， 在信息的采集、分類、匯總、分配以及反饋都做到自動(dòng)化。也只有在信息處理自動(dòng)化的條件下， 才可能做到內(nèi)部用戶和集中采購中心的信息交流及時(shí)準(zhǔn)確， 這樣才可能達(dá)到內(nèi)部用戶對(duì)采購時(shí)效性的要求。信息自動(dòng)化的采購平臺(tái)也是突破兩個(gè)決策中心參與集中采購過程所造成各種弊端的有效手段。
二、集中采購信息化建設(shè)中應(yīng)注意的管理問題
信息化處理已經(jīng)有多種基于數(shù)據(jù)庫的商業(yè)軟件可供選擇，這里不做討論，重點(diǎn)討論應(yīng)用這些軟件時(shí)幾個(gè)主要的管理問題。
（一）信息格式統(tǒng)一，避免隱性信息
集中采購的物資必須有統(tǒng)一的定義， 包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格要求、內(nèi)部檢測(cè)方法、合格供應(yīng)商名錄以及產(chǎn)品的包裝形式， 并以信息化的格式加以規(guī)范。可以用信息化格式加以統(tǒng)一的信息稱為顯性信息。在實(shí)際運(yùn)行中，只要有不一致的因素， 就必須產(chǎn)生一個(gè)單獨(dú)的產(chǎn)品代碼， 而產(chǎn)品代碼增加會(huì)導(dǎo)致信息量成倍增加，會(huì)使信息交流的時(shí)間變長(zhǎng)甚至失控，增加采購難度。這些信息格式的統(tǒng)一， 需要生產(chǎn)、技術(shù)和質(zhì)量管理部門協(xié)調(diào)制定， 是推行集中采購的基礎(chǔ)工作。
除了顯性信息， 每種物資還可能包含大量的隱形信息， 這些隱形信息以約定俗成的、沒有文字或數(shù)字或代碼描述的狀態(tài)存在，或存在于內(nèi)部用戶的某些個(gè)體的頭腦里，是某個(gè)內(nèi)部用戶特有的。隱性信息的存在會(huì)導(dǎo)致集中采購過程中信息準(zhǔn)確性大幅度降低。在一般采購模式下， 信息可以做到直接交流。這時(shí)的內(nèi)部用戶和采購部門往往處于同一辦公地點(diǎn)同一個(gè)組織體系內(nèi)，可以面對(duì)面直接交流。在面對(duì)面直接交流的情況下， 除了顯性信息之外， 隱形信息也可以進(jìn)行交流，信息交流相對(duì)準(zhǔn)確。 而且內(nèi)部用戶和采購部門這時(shí)處于同一個(gè)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)， 可以通過上層的直接指令確保信息交流的時(shí)效和準(zhǔn)確。而在集中采購模式下，交流的主體處于不同的空間， 又隸屬于不同的組織結(jié)構(gòu)，致使隱性信息是無法交流， 使信息交流的準(zhǔn)確性大打折扣。
數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一的過程就是將隱形信息轉(zhuǎn)變成顯性信息的過程，這個(gè)過程要統(tǒng)一已有顯性數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)格式，還要將影響采購周期的隱形數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成可以通過信息自動(dòng)化平臺(tái)交流顯性數(shù)據(jù)。 這個(gè)轉(zhuǎn)變過程是控制采購內(nèi)部周期的有效手段。推行集中采購?fù)鶑暮?jiǎn)單物資著手。簡(jiǎn)單物資是指企業(yè)需求量大、需求穩(wěn)定、質(zhì)量規(guī)格統(tǒng)一、供應(yīng)商質(zhì)量相對(duì)穩(wěn)定，不包含隱性信息的物資。 這樣的簡(jiǎn)單物資因?yàn)椴话[形信息，交流過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量小，信息準(zhǔn)確性較高。
（二）信息的實(shí)時(shí)更新是做出正確采購決定的基礎(chǔ)
整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是個(gè)動(dòng)態(tài)的，各個(gè)運(yùn)行中心實(shí)時(shí)會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)， 這些數(shù)據(jù)都帶有時(shí)效性的特點(diǎn)，即定義這些數(shù)據(jù)的時(shí)候必須含有時(shí)間因素。例如說價(jià)格， 一定是某一時(shí)段內(nèi)的價(jià)格， 某些價(jià)格變動(dòng)劇烈的大宗商品甚至是某一時(shí)點(diǎn)的價(jià)格，包含時(shí)間因素的價(jià)格才是有實(shí)際意義的。
這就要求那些涉及到集中采購的、帶有時(shí)效性的數(shù)據(jù)必須能夠準(zhǔn)確地、實(shí)時(shí)地更新， 實(shí)時(shí)地產(chǎn)生各種物資的庫存、在途、已訂以及預(yù)計(jì)需求等狀態(tài)的信息。只有在數(shù)據(jù)更新保持實(shí)時(shí)的狀態(tài)下， 才能適時(shí)做出準(zhǔn)確的采購決定。
對(duì)物資狀態(tài)的實(shí)時(shí)更新是搭建集中采購體系的難點(diǎn)也是集中采購能夠有效實(shí)施的必要條件。 物資的狀態(tài)是指內(nèi)部用戶需求的物資是處于訂單待出、訂單已出、供應(yīng)商備貨、供應(yīng)商已出運(yùn)在途、到達(dá)待驗(yàn)、到達(dá)不合格、到達(dá)也合格、已領(lǐng)用等狀態(tài)以及相關(guān)的應(yīng)付賬款狀態(tài)。通過實(shí)施集中采購對(duì)上述物資狀態(tài)進(jìn)行有效控制是達(dá)到各項(xiàng)財(cái)務(wù)指標(biāo)， 如庫存水平、流動(dòng)資金占用和周轉(zhuǎn)率的必要手段， 這也是實(shí)施集中采購的核心意義。 在實(shí)踐中， 實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)更新是依據(jù)內(nèi)部用戶對(duì)物資需求的頻率而定的， 有些需求頻率高的物資數(shù)據(jù)的需要每天更新， 而有些低頻率需求的物資數(shù)據(jù)可以按周、旬、月、季度或年來更新。 數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新過程中， 要注意取得實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)的成本。
這里舉例說明庫存數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新對(duì)于集中采購的重要性。 倉庫是企業(yè)運(yùn)行的核心之一，物資、半成品、成品不停地在倉庫周轉(zhuǎn)， 也是企業(yè)的價(jià)值鏈在運(yùn)動(dòng)平臺(tái)。各項(xiàng)庫存的狀態(tài)數(shù)據(jù)是做出采購、生產(chǎn)、銷售等決策的依據(jù)。在傳統(tǒng)的庫存數(shù)據(jù)管理中， 出入庫記錄并不是實(shí)時(shí)更新到庫存數(shù)據(jù)中， 這樣就會(huì)在某一時(shí)段或時(shí)點(diǎn)出現(xiàn)信息平臺(tái)的數(shù)據(jù)與實(shí)物數(shù)據(jù)不相符合的情況。在一般采購中， 可以通過面對(duì)面交流直接更新庫存狀況， 確保采購不失誤。 而在集中采購模式下， 不存在直接交流的體系和機(jī)制， 如果采購人員依據(jù)這樣的數(shù)據(jù)做出采購決策， 一定會(huì)導(dǎo)致采購失誤， 要么耽誤生產(chǎn)計(jì)劃， 要么導(dǎo)致額外的庫存，增加流動(dòng)資金占用并影響流動(dòng)資金周轉(zhuǎn)率。在信息化的庫存管理中， 就要求數(shù)據(jù)和實(shí)物應(yīng)該能實(shí)時(shí)對(duì)應(yīng)， 這包括數(shù)量、狀態(tài)、到貨期等信息。
（三）重視銷售計(jì)劃對(duì)采購的指導(dǎo)作用
相對(duì)準(zhǔn)確的銷售計(jì)劃是制定生產(chǎn)計(jì)劃的基礎(chǔ)， 而生產(chǎn)計(jì)劃確定之后， 依據(jù)物資庫存情況可以最終確定采購需求。但是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，在信息化系統(tǒng)完善運(yùn)行的條件下，完全依賴銷售計(jì)劃的準(zhǔn)確性。 而銷售計(jì)劃又會(huì)隨著外部市場(chǎng)的情況經(jīng)常變動(dòng)，使銷售計(jì)劃有很大的不確定性， 計(jì)劃期間越長(zhǎng)不確定性就越大。銷售計(jì)劃要按月或按季度滾動(dòng)更新， 以便及時(shí)調(diào)整采購需求。 這個(gè)過程會(huì)有大量的、重復(fù)的甚至無效的數(shù)據(jù)產(chǎn)生， 對(duì)這些數(shù)據(jù)的處理和篩選必須有清晰的原則和方法， 這是企業(yè)管理層經(jīng)營(yíng)決策的主要工作之一。
計(jì)劃期較長(zhǎng)、相對(duì)準(zhǔn)確的銷售計(jì)劃可以產(chǎn)生高質(zhì)量的物資需求預(yù)測(cè)，通過集中采購向供應(yīng)商下達(dá)長(zhǎng)期采購計(jì)劃， 這樣供應(yīng)商通過其生產(chǎn)計(jì)劃和安全庫存等手段可以有效縮短采購的外部周期。
三、集中采購信息化應(yīng)用中需要各部門的支持
實(shí)施集中采購必須有來自企業(yè)其他部門有效及時(shí)的原始數(shù)據(jù)，如何保證這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和及時(shí)？這需要各個(gè)職能中心能利用信息自動(dòng)化的平臺(tái)做到準(zhǔn)確及時(shí)的更新， 這樣才能使數(shù)據(jù)的使用部門適時(shí)準(zhǔn)確的做出預(yù)測(cè)和決策。
（一）對(duì)銷售的要求
計(jì)劃期較長(zhǎng)的、相對(duì)準(zhǔn)確的銷售計(jì)劃是整個(gè)企業(yè)高效運(yùn)行的基礎(chǔ)， 在此基礎(chǔ)上， 生產(chǎn)部門可以制定相應(yīng)的生產(chǎn)計(jì)劃、財(cái)務(wù)部門可以得出流動(dòng)資金需求計(jì)劃。計(jì)劃期長(zhǎng)就能給予采購部門充足的時(shí)間研究供應(yīng)市場(chǎng)、選擇有能力的供應(yīng)商， 而且在關(guān)鍵的價(jià)格談判中利用時(shí)間因素取得主動(dòng)。一些大型跨國(guó)公司對(duì)某些穩(wěn)定采購的物資能夠做到一次簽訂3～5年的采購合同， 在這種情況下， 這樣的合同對(duì)供應(yīng)商的吸引力十分巨大， 也就愿意報(bào)出有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格和交貨條件。同時(shí)長(zhǎng)期合同使供應(yīng)商能夠盡早安排其生產(chǎn)計(jì)劃， 制定安全庫存， 能有效縮短了采購?fù)獠恐芷冢?使總體的采購周期縮短。
（二）對(duì)財(cái)務(wù)的要求
集中采購是否確實(shí)對(duì)整個(gè)企業(yè)的有利？需要通過財(cái)務(wù)指標(biāo)進(jìn)行評(píng)價(jià)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)該對(duì)集中采購制定總體的評(píng)價(jià)體系， 這其中采購價(jià)格和采購流動(dòng)資金占用和周轉(zhuǎn)率是核心的指標(biāo)。 通過集中采購對(duì)采購價(jià)格的降低比較困難進(jìn)行評(píng)價(jià)， 因?yàn)閮r(jià)格中包含的時(shí)間因素使不同時(shí)期的價(jià)格不具備可比性， 可以嘗試比較同期的一般采購總成本和集中采購的總成本來評(píng)價(jià)的價(jià)格優(yōu)劣。 更重要的是對(duì)比集中采購的流動(dòng)資金占用是評(píng)價(jià)集中采購的核心， 也能為集中采購不斷改進(jìn)提供指導(dǎo)意見。
（三）對(duì)生產(chǎn)的要求
從流程關(guān)系上講， 生產(chǎn)是采購的內(nèi)部用戶， 實(shí)時(shí)更新對(duì)物資的需求能夠給集中采購提供制定采購策略和決策的依據(jù)。
（四）對(duì)倉儲(chǔ)的要求
物資的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)都會(huì)匯總在倉庫， 在傳統(tǒng)的倉儲(chǔ)管理中， 并不要求數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性。 在一般采購的模式下，雖然效率不高， 但是不至于使采購失敗， 這是因?yàn)椴少?、生產(chǎn)和倉庫可以通過面都面的直接交流解決信息交流的問題， 而在集中采購模式下， 這種交流方式失效， 致使信息不是準(zhǔn)確的、實(shí)時(shí)的， 集中采購無法運(yùn)行。通過信息自動(dòng)化平臺(tái)，倉庫能對(duì)所有的物資狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新， 這包括訂單待出、訂單已出、供應(yīng)商備貨、供應(yīng)商已出運(yùn)在途、到達(dá)待驗(yàn)、到達(dá)不合格、到達(dá)已合格、已領(lǐng)用等， 就能為集中采購提供決策依據(jù)。
（五）對(duì)技術(shù)質(zhì)量管理的要求
技術(shù)質(zhì)量部門對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量把關(guān)，物資質(zhì)量是個(gè)范圍涵蓋很廣的概念， 其中包含大量的隱性信息。有必要在搭建集采購平臺(tái)時(shí)就重新評(píng)價(jià)物資的質(zhì)量要求， 最大限度地轉(zhuǎn)換隱性信息。
四、結(jié)束語
集中采購信息化， 需要各個(gè)部門的大力配合， 其中的管理問題涉及各個(gè)方面， 矛盾沖突有明顯直觀的也有隱形， 這都需要企業(yè)管理層見微知著，拆解各種問題。通過格式化的數(shù)據(jù)避免隱性信息， 使在集中采購模式下的間接信息交換不會(huì)出現(xiàn)影響采購周期的信息差錯(cuò)或缺失；通過數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新保證集中采購中心可以低成本的實(shí)時(shí)掌握采購和庫存狀態(tài)， 做出正確的采購決定， 縮短采購內(nèi)部周期；通過相對(duì)準(zhǔn)確的銷售計(jì)劃得到高質(zhì)量的采購需求預(yù)測(cè)， 使供應(yīng)商能夠設(shè)立最大程度滿足我方需求的生產(chǎn)計(jì)劃和安全庫存，縮短采購?fù)獠恐芷?。本文通過分析在推行集中采購中幾個(gè)主要的管理問題，為共同推進(jìn)集中采購貢獻(xiàn)綿薄之力。
參考文獻(xiàn)：
[1]路玲.基層站段物資集中采購工作的幾點(diǎn)思考[J].鐵路采購與物流，2014，11：62-63
[2]張宏奇.關(guān)于加強(qiáng)新形勢(shì)下物資管理信息化建設(shè)的思考[J].煤炭科技，2014，04：39-41
[3]韓憲平，白海威，蘇憲程，王新敏.深入推進(jìn)總裝物資采購制度改革的思考[J].裝備學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，03：14-17
[4]顧駿.國(guó)有企業(yè)物資集中采購財(cái)務(wù)管理體系構(gòu)建――基于企業(yè)層面視角[J].財(cái)會(huì)通訊，2014，17：57-59
關(guān)鍵詞：電子商務(wù)；供應(yīng)鏈管理；信息化管理
采購是石化企業(yè)供應(yīng)鏈管理中重要的環(huán)節(jié)，在電子商務(wù)快速發(fā)展的背景下，石化企業(yè)的采銷業(yè)務(wù)已經(jīng)開始了網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)了采購與供應(yīng)鏈管理的信息化，但是信息化程度較低，只是將人工方式轉(zhuǎn)換成了計(jì)算機(jī)處理，不能實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)鏈的實(shí)時(shí)監(jiān)控和反饋，因此完善石化企業(yè)信息化建設(shè)，加強(qiáng)信息化管理具有重要意義。
1電子商務(wù)環(huán)境下石化采購與供應(yīng)鏈管理信息化的重要性
近年來，我國(guó)電子商務(wù)的高速發(fā)展，對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)的采銷模式和供應(yīng)鏈管理產(chǎn)生了巨大的影響，徹底改變了商業(yè)環(huán)境。適應(yīng)新的商業(yè)環(huán)境，緊跟時(shí)代步伐，搶占新興市場(chǎng)，是當(dāng)下所有企業(yè)所必須面對(duì)的重要課題。目前。許多石化企業(yè)采購部門與供應(yīng)鏈管理部門的信息化建設(shè)仍處在一個(gè)較低的水平，非常不利于石化企業(yè)的發(fā)展，石化企業(yè)應(yīng)該積極進(jìn)行信息化建設(shè)，將采購與供應(yīng)鏈放在信息化建設(shè)的首要位置，提高管理效率。從電子商務(wù)的特點(diǎn)來看，建立網(wǎng)站、進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化采銷只是電子商務(wù)的一小部分，還可以通過信息化管理實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)鏈的實(shí)時(shí)監(jiān)管，提前發(fā)現(xiàn)供應(yīng)鏈上下游的風(fēng)險(xiǎn)，提高資金流通速度，縮減交易環(huán)節(jié)，從而提高石化企業(yè)的效益，降低金融風(fēng)險(xiǎn)。
2電子商務(wù)環(huán)境下石化企業(yè)信息化管理的目標(biāo)
在電子商務(wù)背景下，石化企業(yè)進(jìn)行信息化管理的目標(biāo)主要有四個(gè)方面。一是實(shí)現(xiàn)采購部門業(yè)務(wù)的延伸，縱向上與資金管理部門進(jìn)行交流、協(xié)同，提高資金運(yùn)轉(zhuǎn)效率，與客戶進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通，提高交易效率。橫向上與生產(chǎn)部門進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通，及時(shí)、精準(zhǔn)滿足生產(chǎn)需求。第二，實(shí)現(xiàn)物資采購過程的電子商務(wù)化，利用信息管理系統(tǒng)，對(duì)采購過程進(jìn)行監(jiān)督，提高信息的透明程度，增加交易雙方的信任度，確保采購物資的各項(xiàng)指標(biāo)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。第三，在采購管理過程中，進(jìn)行價(jià)格的橫向?qū)Ρ?，利用信息軟件分析市?chǎng)價(jià)格趨勢(shì)，監(jiān)控價(jià)格波動(dòng)，幫助企業(yè)設(shè)計(jì)合理的采購方案，節(jié)省資金[1]。第四，加強(qiáng)供應(yīng)鏈上下游的監(jiān)控與管理，加強(qiáng)供應(yīng)鏈的信息流通，提高資金周轉(zhuǎn)速度，減少中間環(huán)節(jié)，提高供應(yīng)鏈各個(gè)主體的交易效率。當(dāng)前，石化企業(yè)的信息化建設(shè)與上述目標(biāo)還有一定的距離，應(yīng)該繼續(xù)優(yōu)化信息管理系統(tǒng)，應(yīng)用模塊化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，提高信息管理的智能水平，使其與采購環(huán)境和供應(yīng)鏈管理深度結(jié)合。
3石化企業(yè)采購與供應(yīng)鏈管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建
3.1應(yīng)用基礎(chǔ)
石化企業(yè)的信息管理系統(tǒng)主要采用B/S框架的分層結(jié)構(gòu)，構(gòu)建分布式模型，采用組件重組技術(shù)，具有可擴(kuò)展性、強(qiáng)伸縮性等特點(diǎn)，可以實(shí)現(xiàn)靈活的控制。為了滿足大量的用戶訪問，石化企業(yè)的信息管理系統(tǒng)要應(yīng)用數(shù)據(jù)緩沖技術(shù)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定。在系統(tǒng)的交互上，應(yīng)該用服務(wù)器處理動(dòng)態(tài)請(qǐng)求和事物管理請(qǐng)求，完善信息識(shí)別和信息處理系統(tǒng)。信息管理系統(tǒng)主要采用XML技術(shù)來進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，保證對(duì)復(fù)雜數(shù)據(jù)的識(shí)別能力，實(shí)現(xiàn)文本、圖像、視頻等多種形式的交互。在信息管理系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)方面，要進(jìn)行集成化管理，服務(wù)平臺(tái)選擇WebLogic，保證帶寬足夠，滿足供應(yīng)鏈上下游企業(yè)的使用需求。
3.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
石化企業(yè)采購與供應(yīng)鏈的信息管理系統(tǒng)可以分為決策層、戰(zhàn)略層和戰(zhàn)術(shù)層。決策層包括信息查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等功能。戰(zhàn)略層包括需求統(tǒng)計(jì)、供應(yīng)商管理、客戶管理、市場(chǎng)管理等功能。戰(zhàn)術(shù)層包括質(zhì)量管理、采購管理、商業(yè)管理、價(jià)格管理等功能。在三層框架體系下，能全面實(shí)現(xiàn)石化企業(yè)采購和供應(yīng)鏈的信息化管理，為企業(yè)決策提供有力的支持。
4電子商務(wù)環(huán)境下的石化企業(yè)采購管理信息化
在電子商務(wù)環(huán)境下，石化企業(yè)的采購程序和采購決策模式應(yīng)該向?qū)I(yè)化、精細(xì)化、數(shù)據(jù)化的方向發(fā)展，石化企業(yè)需要建立采購業(yè)務(wù)集成平臺(tái)。業(yè)務(wù)集成平臺(tái)面向所有采購部門和采購人員，權(quán)限依等級(jí)開放，主要包含供應(yīng)鏈管理、項(xiàng)目管理、供應(yīng)商信息管理等業(yè)務(wù)，將有關(guān)交易的各種信息進(jìn)行集中歸納，充分了解各個(gè)供應(yīng)商的具體經(jīng)營(yíng)情況和產(chǎn)品質(zhì)量，進(jìn)行綜合分析，幫助石化企業(yè)做出最優(yōu)的采購決策。采購業(yè)務(wù)集成平臺(tái)也要包含公司審批、物資審查與接收、投標(biāo)、招標(biāo)、合同審批、出入庫管理等功能，將交易過程中的所有環(huán)節(jié)都集合在平臺(tái)上。各環(huán)節(jié)的管理人員能夠通過平臺(tái)實(shí)時(shí)查閱其他環(huán)節(jié)的進(jìn)度，做好準(zhǔn)備工作，使整個(gè)交易環(huán)節(jié)更加靈活、高效。在采購業(yè)務(wù)集成平臺(tái)上，可以將各個(gè)工作進(jìn)行明確的劃分，避免了各部門間相互推諉的情況，有助于實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)統(tǒng)一，如果出現(xiàn)問題，能夠在第一時(shí)找到各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人，交易過程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)都有記錄，且有專門的負(fù)責(zé)人簽名，提高了采購過程的透明度，有利于石化企業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。
5基于電子商務(wù)環(huán)境的石化銷售企業(yè)供應(yīng)鏈管理信息化
5.1公司計(jì)劃管理
在電子商務(wù)環(huán)境的影響下，石化銷售企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理模式也隨之改變。業(yè)務(wù)辦理流程和辦公模式也越來越傾向于專業(yè)化。因此石化銷售企業(yè)的管理也越來越嚴(yán)謹(jǐn)。因此結(jié)合有關(guān)內(nèi)容，公司管理人員可以通過系統(tǒng)接受或者退回相關(guān)的物資采購，保證企業(yè)資金能夠自由運(yùn)轉(zhuǎn)，直接進(jìn)行書面物資需求進(jìn)行分析管理，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)公司所需物資的需求等有用信息，進(jìn)行科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少徲?jì)劃，保證企業(yè)物資的充足，并對(duì)物資的運(yùn)行管理進(jìn)行可控性實(shí)時(shí)跟蹤，保證物資的安全性，促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步合作，為建立長(zhǎng)期的合作關(guān)系打下良好的物資基礎(chǔ)。
5.2采購過程管理
采購過程通過電子商務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上預(yù)約、咨詢服務(wù)，對(duì)網(wǎng)上評(píng)價(jià)的好壞進(jìn)行經(jīng)銷商的選擇，使采購流程更加簡(jiǎn)單便捷，降低了人工運(yùn)營(yíng)成本和采購成本，為企業(yè)自身節(jié)省一定的費(fèi)用支出。通過網(wǎng)絡(luò)的快捷瀏覽，對(duì)采購物資有一定的了解，進(jìn)行訂單快速處理、協(xié)商議價(jià)等流程，確保采購流程嚴(yán)謹(jǐn)、可靠。不同于線下的人工采購，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)，電子商務(wù)系統(tǒng)的高效管理，使得合同管理更加規(guī)范化，有專門的部門進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保渠道的真實(shí)，對(duì)采購管理有一定的保障，降低企業(yè)采購風(fēng)險(xiǎn)，大大提高了采購率，對(duì)長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)條件。
5.3供應(yīng)商管理
在采買的過程中，可以優(yōu)先享受供銷商共享資源的便利。因此，在采購過程中，系統(tǒng)對(duì)于供銷商的管理更加嚴(yán)格，對(duì)供銷商的審批更為嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)于物資產(chǎn)品不合格的供銷商，沒有資格加入到中石化供應(yīng)商管理網(wǎng)絡(luò)，因此為交易的安全性提供有力保障。通過建立完善的供銷商管理體系，確保供銷商的貨物來源安全可靠，對(duì)物資質(zhì)量的把控更加人性化，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)管理模式，買家對(duì)系統(tǒng)輸入采買需求，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)買家需求，對(duì)總體數(shù)值進(jìn)行分析，推薦價(jià)格合理、物美價(jià)廉的供應(yīng)商，供買家進(jìn)行選擇，交易結(jié)束后，安全的運(yùn)輸流程，讓買家的需求得到最基本的保證，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)，讓買家有利于建立長(zhǎng)期友好的合作關(guān)系，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。
5.4標(biāo)準(zhǔn)化管理
在物資運(yùn)輸過程中，系統(tǒng)會(huì)對(duì)物資進(jìn)行物資編碼管理，保證物資齊全，避免因人工工作不當(dāng)導(dǎo)致的物資編碼不規(guī)范和物資缺失現(xiàn)象的發(fā)生，系統(tǒng)將物資集中處理，通過科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈镔Y代碼，使物資容易辨別，對(duì)貨物的運(yùn)輸提供一定的安全保障。在運(yùn)輸過程中，需要企業(yè)對(duì)物資的代碼進(jìn)行審批和提報(bào)，系統(tǒng)識(shí)別通過以后，對(duì)自動(dòng)對(duì)物資進(jìn)行編碼處理，減少人工處理物資的時(shí)間，提高運(yùn)行效率，大大節(jié)省了人力物力的消耗，提高企業(yè)的采購力度。
[摘要]采購過程中的食品安全管理，是高校食堂食品安全管理體系中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。推進(jìn)這一過程管理的信息化建設(shè)，建立起包括準(zhǔn)入管理、信息共享、動(dòng)態(tài)控制、實(shí)時(shí)追溯和反饋評(píng)估的一體化管理系統(tǒng)，能夠有效提升管理效能，防范安全風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)提升高校食堂的食品安全管理水平具有重要意義。
[關(guān)鍵詞]高校食堂；食品安全；采購；信息化
[中圖分類號(hào)]F252[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1005-6432（2013）42-0096-02
近年來，隨著外部市場(chǎng)食品安全事件頻發(fā)，整個(gè)社會(huì)對(duì)食品安全問題日益關(guān)注，同時(shí)也對(duì)高校食堂的食品安全管理提出了更嚴(yán)更高的要求。而在高校食堂的食品安全管理中，采購過程一直處于整個(gè)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。但由于多方面原因，這一過程的食品安全管理信息化水平仍然較低，開始無法滿足高校食堂日益提升的食品安全管理需要。筆者認(rèn)為，對(duì)采購過程的食品安全管理信息化建設(shè)進(jìn)行探討，對(duì)于進(jìn)一步提升高校食堂的食品安全管理水平具有重要的理論和現(xiàn)實(shí)意義。本文將主要從高校食堂采購過程中食品安全管理的主要特點(diǎn)、信息化水平低帶來的主要問題以及信息化建設(shè)的主要內(nèi)容三個(gè)方面進(jìn)行初步的探討。
1高校食堂采購過程中食品安全管理的主要特點(diǎn)
高校食堂的采購過程，連接著外部市場(chǎng)供應(yīng)和內(nèi)部食品生產(chǎn)，指的是從采購發(fā)起到驗(yàn)收入庫的完整過程。這一過程涵蓋物資類別廣，采購品種雜，涉及供應(yīng)商多，配送頻率高，配送關(guān)系在時(shí)間和空間分布上較為分散，因此給過程中的食品安全管理帶來一定的難度，具體來講，其食品安全管理的主要特點(diǎn)是：
11食品安全風(fēng)險(xiǎn)源頭多
高校食堂的保障屬性，決定了食堂必須滿足不同師生的日常飲食需求，因此也決定了食堂所需物資在采購類別和具體品種上的多樣性。目前，高校食堂的采購物資基本涵蓋了常見的主要伙食物資，不僅包括糧油、肉類、禽蛋、果蔬、水產(chǎn)、調(diào)料、飲料和酒類等各類主副食，還包括各種食品添加劑、用于食品的包裝材料和容器等與食品安全關(guān)系密切的衍生類別產(chǎn)品。與此同時(shí)，由于同一產(chǎn)品又存在品牌、生產(chǎn)廠家的多樣性，整個(gè)采購物資呈現(xiàn)出類別廣、品種雜的特點(diǎn)。正是由于這一特點(diǎn)，為滿足需求和穩(wěn)定供應(yīng)，高校食堂往往存在著一定數(shù)量的供應(yīng)商。在這些供應(yīng)商里，既有大型企業(yè)，也有中小企業(yè)和個(gè)體戶；既有國(guó)有的，也有民營(yíng)的。
12伙食物資驗(yàn)收操作難
在供應(yīng)商與產(chǎn)品的準(zhǔn)入環(huán)節(jié)后，食堂的驗(yàn)收入庫作為采購過程的最后一環(huán)，是防范高校食堂輸入型食品安全風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。由于高校食堂物資采購的特性和不容樂觀的市場(chǎng)環(huán)境，采購過程中的食品安全風(fēng)險(xiǎn)在來源與類型方面都較為復(fù)雜，這給食堂的驗(yàn)收操作帶來很大的難度。由于檢測(cè)能力特別是快速檢測(cè)能力的不足，食堂在驗(yàn)收操作時(shí)很難對(duì)所有類別物資進(jìn)行關(guān)鍵安全指標(biāo)的量化驗(yàn)證。即便在借助第三方檢測(cè)力量后，也因較長(zhǎng)的檢測(cè)周期和較高的檢測(cè)費(fèi)用，無法滿足現(xiàn)場(chǎng)快速的驗(yàn)收要求。同時(shí)，大量伙食物資特別是鮮活農(nóng)產(chǎn)品在產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)上的缺乏，導(dǎo)致在驗(yàn)收時(shí)很難形成量化的標(biāo)準(zhǔn)，也給實(shí)際操作帶來了困難。
13過程管理的動(dòng)態(tài)性強(qiáng)
高校食堂的物資采購不僅具有類別廣、品種雜、涉及供應(yīng)商多的特點(diǎn)，而且由于食堂的配送點(diǎn)多和配送頻率高等原因，整個(gè)采購過程中的配送關(guān)系在空間與時(shí)間上的分布較為分散。這就意味著這一過程中的食品安全管理必須一直處于實(shí)時(shí)的運(yùn)作狀態(tài)，才能對(duì)發(fā)生的每一次配送關(guān)系進(jìn)行食品安全的把控。同時(shí)，在實(shí)時(shí)的運(yùn)作過程中，監(jiān)管要求的變化（如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)修改）、由采購結(jié)果和安全評(píng)估帶來的配送關(guān)系變更（如供應(yīng)商更換、產(chǎn)品準(zhǔn)入調(diào)整）等情況，也都必須得到及時(shí)的輸入。因此，與單一品種集中式的大批量采購不同，高校食堂物資采購過程中的食品安全管理具有很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，呈現(xiàn)出頻率高、不間斷和操作量大的特點(diǎn)。
2信息化水平低帶來的主要問題
高校食堂采購過程中食品安全管理的特點(diǎn)，決定了管理過程的復(fù)雜性。由于信息化水平較低，傳統(tǒng)人工操作的管理方式在管理效率、管理成本、風(fēng)險(xiǎn)防范、信息共享以及標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)等方面已無法滿足信息共享、實(shí)時(shí)追溯、動(dòng)態(tài)管理的精細(xì)化管理要求，主要存在的問題有：
21缺乏統(tǒng)一的信息共享平臺(tái)
由于信息化建設(shè)的滯后，高校食堂采購過程中的食品安全管理缺乏統(tǒng)一的信息共享平臺(tái)，無法實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商與產(chǎn)品準(zhǔn)入材料、食堂驗(yàn)收情況、內(nèi)部監(jiān)控情況和第三方抽檢結(jié)果等信息在采購部門、監(jiān)控部門和各食堂之間的實(shí)時(shí)共享，從而增加了在食品安全管理信息對(duì)接上的管理成本，甚至造成了重復(fù)管理現(xiàn)象的出現(xiàn)，降低了管理的效率和效果。
22缺乏產(chǎn)品的實(shí)時(shí)追溯系統(tǒng)
高校食堂的物資采購品種繁多，并且涉及不同的配送商和生產(chǎn)廠家。作為終端消費(fèi)方，產(chǎn)品的追溯涉及環(huán)節(jié)多，信息量大。由于缺乏產(chǎn)品的實(shí)時(shí)追溯系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商與產(chǎn)品準(zhǔn)入、訂單發(fā)出、產(chǎn)品配送和驗(yàn)收入庫等各環(huán)節(jié)的信息進(jìn)行自動(dòng)化錄入，高校食堂的物資采購還無法達(dá)到鏈?zhǔn)降膭?dòng)態(tài)管理要求，也無法實(shí)現(xiàn)全部產(chǎn)品追溯信息的實(shí)時(shí)高效查詢。
23缺乏高效的系統(tǒng)管理工具
高校食堂的采購過程涉及大量產(chǎn)品、不同供應(yīng)商和頻頻發(fā)生的配送關(guān)系，整個(gè)食品安全管理過程中需要大量的信息處理。沒有一個(gè)信息系統(tǒng)工具的支持，無論是在不同環(huán)節(jié)的信息共享、供應(yīng)商與產(chǎn)品準(zhǔn)入材料的期限查驗(yàn)，還是在具體產(chǎn)品追溯信息的實(shí)時(shí)查詢、配送關(guān)系和監(jiān)管要求的調(diào)整、采購過程各環(huán)節(jié)的溝通反饋等方面，都容易產(chǎn)生巨大的工作量，并容易出現(xiàn)各環(huán)節(jié)人工操作的管理漏洞，從而給食品安全把控帶來風(fēng)險(xiǎn)。
3高校食堂采購過程中食品安全管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
高校食堂采購過程的食品安全管理信息化建設(shè)，主要為了建立包括準(zhǔn)入管理、信息共享、動(dòng)態(tài)控制、實(shí)時(shí)追溯和反饋評(píng)估的一體化管理系統(tǒng)，從而有效提升管理效能，防范安全風(fēng)險(xiǎn)。具體來講，信息化建設(shè)的主要內(nèi)容有：
31要建立完整規(guī)范的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫
食品安全管理的信息化建設(shè)，首要的就是建立起完整規(guī)范的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，主要包括供應(yīng)商和產(chǎn)品兩個(gè)信息庫。供應(yīng)商信息庫主要包括供應(yīng)商的基本信息、準(zhǔn)入材料和合同要素等方面內(nèi)容，通過供應(yīng)商信息庫可以實(shí)時(shí)查詢供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證件、準(zhǔn)入審核資料等信息，也可以對(duì)供應(yīng)商的合同期限、供應(yīng)品種和配送范圍進(jìn)行系統(tǒng)的鎖定。
產(chǎn)品信息庫則主要包括科學(xué)合理的產(chǎn)品分類信息、產(chǎn)品統(tǒng)一規(guī)范的命名和編碼、產(chǎn)品準(zhǔn)入信息和配送商家信息等內(nèi)容。通過產(chǎn)品信息庫可以實(shí)現(xiàn)對(duì)產(chǎn)品分類、命名和編碼的系統(tǒng)化管理，從而有利于形成內(nèi)部統(tǒng)一的產(chǎn)品信息規(guī)范，減少溝通上的信息不對(duì)稱，具體來講，對(duì)進(jìn)入國(guó)家統(tǒng)一商品編碼的產(chǎn)品按照一個(gè)編碼對(duì)應(yīng)一個(gè)品名的方式進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，而大量沒有國(guó)家統(tǒng)一商品編碼的食用農(nóng)產(chǎn)品等則按內(nèi)部使用需要的規(guī)格進(jìn)行對(duì)應(yīng)的編碼入庫，確保一個(gè)品名對(duì)應(yīng)產(chǎn)品的唯一性。通過產(chǎn)品信息庫可以實(shí)時(shí)查詢產(chǎn)品生產(chǎn)廠家信息和相關(guān)的許可證件和檢測(cè)報(bào)告，以及產(chǎn)品配送商家信息和價(jià)格情況。
32要實(shí)現(xiàn)食品安全的實(shí)時(shí)追溯
在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)上，還需要進(jìn)一步納入訂單發(fā)出、產(chǎn)品配送和驗(yàn)收入庫等各環(huán)節(jié)的食品安全管理，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)食品安全的實(shí)時(shí)追溯操作。具體來講，就是每個(gè)食堂的每批次物資和每個(gè)產(chǎn)品都能在信息系統(tǒng)上查詢到它的驗(yàn)收入庫信息、配送商家和生產(chǎn)廠家信息，以及該產(chǎn)品供應(yīng)合同的相關(guān)信息，不僅可以對(duì)產(chǎn)品的安全性進(jìn)行驗(yàn)證，也可以對(duì)配送主體的經(jīng)營(yíng)規(guī)范和能力進(jìn)行查詢，還可以對(duì)問題產(chǎn)品進(jìn)入的具體原因進(jìn)行查找，從而有效減少管理漏洞，保障采購過程中的食品安全。
33對(duì)采購過程中的食品安全把控進(jìn)行系統(tǒng)化管理
采購過程中的食品安全管理涉及大量的文件信息處理，通過系統(tǒng)化的管理方式一方面可以大大減輕工作人員的工作量，提升管理績(jī)效，另一方面也可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的智能化管理，減少因人工操作產(chǎn)生的管理漏洞和安全風(fēng)險(xiǎn)。具體來講，這一系統(tǒng)化管理主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
一是對(duì)供應(yīng)商準(zhǔn)入和配送權(quán)限實(shí)行系統(tǒng)鎖定。供應(yīng)商在采購程序中通過準(zhǔn)入審核并簽訂供應(yīng)合同后，方可進(jìn)入信息系統(tǒng)，然后開展實(shí)際配送。采購管理部門則根據(jù)合同對(duì)供應(yīng)商的配送區(qū)域、配送品種和配送期限進(jìn)行設(shè)定。
二是對(duì)產(chǎn)品準(zhǔn)入的系統(tǒng)管理。為確保采購環(huán)節(jié)的食品安全，必須對(duì)每一個(gè)品種實(shí)施準(zhǔn)入管理，但由于高校食堂采購涉及品種很多，人工審核的方式在全品種管理上存在很大的難度。通過系統(tǒng)性的管理，則讓這一管理成為可能。由采購部門對(duì)每一品種的配送商許可證件、生產(chǎn)廠家許可證件和產(chǎn)品合格證明等進(jìn)行準(zhǔn)入審核，通過則開放系統(tǒng)中的配送權(quán)限，并在配送過程中進(jìn)行實(shí)時(shí)的動(dòng)態(tài)管理。如果出現(xiàn)證件到期或產(chǎn)品安全存在問題等情況，就可以通過系統(tǒng)對(duì)相應(yīng)品種產(chǎn)品的配送權(quán)進(jìn)行關(guān)閉。
三是能夠?yàn)椴少忂^程建立起動(dòng)態(tài)的反饋機(jī)制。從采購發(fā)起、供應(yīng)商確定、合同簽訂、訂單發(fā)出、商家配送到最后驗(yàn)收入庫，整個(gè)采購過程一直處在動(dòng)態(tài)的過程，各個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣。通過系統(tǒng)性的管理，不僅能有效串聯(lián)各個(gè)環(huán)節(jié)的操作和信息共享，而且能夠?qū)γ恳淮尾少徯袨樾纬蓜?dòng)態(tài)的反饋機(jī)制，便于采購管理部門開展評(píng)估，并決定下一次采購行為。
4結(jié)論
近年來，食品安全事件頻發(fā)，高校食堂的物資采購面臨著嚴(yán)峻的外部市場(chǎng)形勢(shì)，通過信息化建設(shè)來提升采購過程中的食品安全管理水平，對(duì)于防范食品安全風(fēng)險(xiǎn)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。在信息化建設(shè)過程中，除了技術(shù)實(shí)現(xiàn)和硬件搭建之外，還要著力于與之相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定、管理關(guān)系調(diào)整以及使用人員培訓(xùn)，并建立起良好的管理維護(hù)機(jī)制，確保信息化建設(shè)與高校食堂的日常運(yùn)行和其他管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)順利的結(jié)合，發(fā)揮出管理實(shí)效。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：組織與管理；維護(hù)；操作；安全
傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度是為了防止舞弊和差錯(cuò)而形成的以內(nèi)部稽核和相互牽制為核心的工作制度。由于信息技術(shù)的更多應(yīng)用，賦予了其新的內(nèi)涵，發(fā)展成為以系統(tǒng)安全保障與稽核牽制相結(jié)合的控制體系。在信息時(shí)代，我們應(yīng)把信息看作財(cái)務(wù)內(nèi)部控制中可以利用的一項(xiàng)資源，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的內(nèi)部控制。
1，組織與管理控制
職責(zé)分離是內(nèi)部控制的重要組成部分。在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，不同人員擔(dān)任不同職務(wù)以達(dá)到相互牽制。在網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，要調(diào)整現(xiàn)有崗位設(shè)置，建立崗位責(zé)任制，明確職責(zé)。設(shè)置網(wǎng)絡(luò)管理中心，全盤規(guī)劃，合理布局。采取措施確保各工作終端和人員之間適當(dāng)職責(zé)分離，做到相互制約、相互稽核，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為。
2，統(tǒng)開發(fā)控制
系統(tǒng)開發(fā)控制是為保證網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)過程中各項(xiàng)活動(dòng)的合法性和有效性而設(shè)計(jì)的控制措施，它貫穿于系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施、系統(tǒng)測(cè)試和維護(hù)各個(gè)階段。主要包括:(1)明確開發(fā)目標(biāo)，制定項(xiàng)目管理計(jì)劃，進(jìn)行項(xiàng)目的可行性研究與分析，監(jiān)督控制各功能模塊的合理性和可靠性。(2)利用網(wǎng)絡(luò)在線測(cè)試功能，檢查系統(tǒng)的完整性，對(duì)非法數(shù)據(jù)的容錯(cuò)能力和突發(fā)事件的應(yīng)變能力以及系統(tǒng)遭破壞后的恢復(fù)能力重點(diǎn)測(cè)試。(3)一旦發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件存在安全漏洞，即時(shí)進(jìn)行在線修復(fù)，并將有關(guān)的記錄存儲(chǔ)歸檔。
3，維護(hù)控制
系統(tǒng)維護(hù)控制包括軟件修改、代碼結(jié)構(gòu)的修改和計(jì)算機(jī)硬件與通訊設(shè)備的維修等，涉及到系統(tǒng)功能的調(diào)整、擴(kuò)充和完善。對(duì)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整必須經(jīng)過周密計(jì)劃和嚴(yán)格記錄，維護(hù)過程的每一環(huán)節(jié)必須設(shè)置必要的控制，維護(hù)的原因和性質(zhì)要有書面形式的報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后才能進(jìn)行修改。軟件修改尤為重要，財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的網(wǎng)絡(luò)操作人員不能參與軟件的修改，所有與系統(tǒng)維護(hù)有關(guān)的記錄都應(yīng)打印后存檔。
4，操作控制
根據(jù)網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)管理要求，建立健全財(cái)務(wù)管理信息化崗位責(zé)任制，制定并嚴(yán)格執(zhí)行上機(jī)操作制度，加強(qiáng)系統(tǒng)人員的操作規(guī)程。操作管理的重點(diǎn)是權(quán)限控制，其中系統(tǒng)管理員的權(quán)限是網(wǎng)絡(luò)資源分配、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的管理、數(shù)據(jù)庫的操作、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)及時(shí)備份等。操作人員應(yīng)該按照操作規(guī)程嚴(yán)格作業(yè)，不得越權(quán)。系統(tǒng)程序員不能進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，以避免因操作不當(dāng)帶來不必要的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)系統(tǒng)操作用戶的身份、操作時(shí)間、事件類型等要進(jìn)行適時(shí)監(jiān)控和記錄，并進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。
5，會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)控制
采取必要的控制措施，保證人員素質(zhì)能夠滿足工作的要求。為提高會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)，要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員的后續(xù)教育，通過會(huì)計(jì)培訓(xùn)使財(cái)會(huì)人員不斷汲取新知識(shí)，掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)、財(cái)會(huì)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合。面對(duì)知識(shí)的快速更新和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，每一個(gè)會(huì)計(jì)人員都應(yīng)適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)核算、管理的要求，盡快勝任本職工作。
6，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全控制
(l)軟件、硬件控制。要按照操作權(quán)限嚴(yán)格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修 改，按照操作規(guī)程定期對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行預(yù)防性安全檢查。當(dāng)系統(tǒng)遭到破壞時(shí)，要求系統(tǒng)軟件具備緊急響應(yīng)、強(qiáng)制備份、快速重構(gòu)和快速恢復(fù)等功能。
(2)大眾訪問控制。大眾訪問包括文件傳遞、電子郵件、網(wǎng)上財(cái)務(wù)信息查詢等，由于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是一個(gè)全方位開放的系統(tǒng)，對(duì)社會(huì)大眾的網(wǎng)上行為實(shí)際上是不可控的。
(3)數(shù)據(jù)通訊控制。數(shù)據(jù)通訊控制是為了防范數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯(cuò)誤、丟失、泄密等錯(cuò)誤而采取的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制措施。企業(yè)應(yīng)采取各種有效措施來保護(hù)數(shù)據(jù)在傳輸過程中安全、準(zhǔn)確、可靠。
(4)防病毒控制。
以防火墻為主的計(jì)算機(jī)軟硬件是財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)防毒必備的重要部分。防火墻是建立在被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)周邊，分割被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)與外界網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)屏障。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)區(qū)域劃分的不同，可設(shè)置多級(jí)防火墻。外層防火墻用來限制外界對(duì)主機(jī)操作系統(tǒng)的訪問，應(yīng)用防火墻用來邏輯隔離會(huì)計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)與外部訪問區(qū)域間的聯(lián)系，限制外界穿透防火墻對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行訪問。必要時(shí)可融入隧道技術(shù)，即采用某種協(xié)議建立雙方通信隧道。通常將內(nèi)部網(wǎng)所用的協(xié)議和數(shù)據(jù)封裝在數(shù)據(jù)包中，對(duì)隧道中傳送的數(shù)據(jù)包進(jìn)行加密，以保護(hù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性。才外還有 采取相應(yīng)防護(hù)措施。
(5)數(shù)據(jù)通訊控制。數(shù)據(jù)通訊控制是為了防范數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯(cuò)誤、丟失、泄密等錯(cuò)誤而采取的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制措施。企業(yè)應(yīng)采取各種有效措施來保護(hù)數(shù)據(jù)在傳輸過程中安全、準(zhǔn)確、可靠。主要措施有:
1)保證良好的物理安全，在埋設(shè)電纜的位置設(shè)立標(biāo)牌加以防范，盡量采用結(jié)構(gòu)化布線來安裝網(wǎng)絡(luò);
2)采用虛擬專用網(wǎng)線路傳輸數(shù)據(jù)，開辟安全數(shù)據(jù)通道;
3)對(duì)傳輸數(shù)據(jù)進(jìn)行加密和數(shù)字簽名，在系統(tǒng)的客戶端和服務(wù)器之間傳輸?shù)乃袛?shù)據(jù)都進(jìn)行兩層加密保證數(shù)據(jù)的安全性，使用數(shù)據(jù)簽名確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。
(6)防病毒控制。以防火墻為主的計(jì)算機(jī)軟硬件是財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)防毒必備的重要部分。防火墻是建立在被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)周邊，分割被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)與外界網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)屏障。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)區(qū)域劃分的不同，可設(shè)置多級(jí)防火墻。外層防火墻用來限制外界對(duì)主機(jī)操作系統(tǒng)的訪問，應(yīng)用防火墻用來邏輯隔離會(huì)計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)與外部訪問區(qū)域間的聯(lián)系，限制外界穿透防火墻對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行訪問。必要時(shí)可融入隧道技術(shù)，即采用某種協(xié)議建立雙方通信隧道。通常將內(nèi)部網(wǎng)所用的協(xié)議和數(shù)據(jù)封裝在數(shù)據(jù)包中，對(duì)隧道中傳送的數(shù)據(jù)包進(jìn)行加密，以保護(hù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性。
參考文獻(xiàn)：
【1】王旭.論現(xiàn)代企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)控制系統(tǒng)的建設(shè).上海經(jīng)濟(jì)，2001.1.
關(guān)鍵詞：電子商務(wù) 財(cái)務(wù)管理 信息化
財(cái)務(wù)管理信息化是以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，以業(yè)務(wù)流程重組為基礎(chǔ)，適應(yīng)企業(yè)電子商務(wù)運(yùn)作模式，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)協(xié)同、并發(fā)控制的管理信息系統(tǒng)。它將以網(wǎng)絡(luò)為代表的信息技術(shù)與先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理思想和管理方法有機(jī)融合，集會(huì)計(jì)核算制度、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告制度和財(cái)務(wù)管理制度于一體，實(shí)現(xiàn)物流、資金流、信息流和業(yè)務(wù)流的“四流合一”，從而達(dá)到以核心企業(yè)為軸心的資源共享、信息共享目標(biāo)。近年來中國(guó)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施日益完善，互聯(lián)網(wǎng)普及率不斷提高，截至2010年6月，中國(guó)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)到4.4億，互聯(lián)網(wǎng)普及率攀升到33%。中國(guó)的電子商務(wù)不斷向傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)滲透，融合，帶動(dòng)了相關(guān)產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展。目前，財(cái)務(wù)管理信息化在我國(guó)已經(jīng)成為繼資金集中管理、全面預(yù)算管理、財(cái)務(wù)總監(jiān)委派制、強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)制度之后的一種全新的財(cái)務(wù)管理模式。
在電子商務(wù)環(huán)境下企業(yè)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)與業(yè)務(wù)活動(dòng)可以協(xié)同處理，財(cái)務(wù)管理方式能夠消除財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)活動(dòng)運(yùn)作上的時(shí)間差，從根本上改變財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)互不對(duì)稱的滯后現(xiàn)狀，使企業(yè)的財(cái)務(wù)資源配置和業(yè)務(wù)運(yùn)作協(xié)調(diào)同步，從而實(shí)現(xiàn)資源配置的最優(yōu)化。
本文主要分析了電子商務(wù)條件下財(cái)務(wù)管理特征，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的主要缺陷，提出了如何構(gòu)建基于電子商務(wù)的財(cái)務(wù)管理信息化體系。
一、電子商務(wù)條件下財(cái)務(wù)管理特征
電子商務(wù)條件下的財(cái)務(wù)管理是在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下實(shí)施財(cái)務(wù)核算、分析、控制、決策和監(jiān)督等的現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理新模式，是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)協(xié)同遠(yuǎn)程報(bào)表、遠(yuǎn)程報(bào)賬、遠(yuǎn)程查賬以及遠(yuǎn)程審計(jì)等遠(yuǎn)程處理。它支持電子單據(jù)與電子貨幣，改變了財(cái)務(wù)資料信息的獲取和利用方式，財(cái)務(wù)資料也將從傳統(tǒng)的紙質(zhì)頁面資料、磁盤資料發(fā)展到網(wǎng)頁數(shù)據(jù)。作為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與財(cái)務(wù)管理方法結(jié)合起來的一種新的財(cái)務(wù)管理模式，是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的未來。電子商務(wù)條件下財(cái)務(wù)管理的特點(diǎn)如下：
（一）網(wǎng)絡(luò)計(jì)算
互聯(lián)網(wǎng)的核心動(dòng)力是網(wǎng)絡(luò)計(jì)算，即從PC時(shí)代的桌面計(jì)算走向網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算。這一核心動(dòng)力的發(fā)展推動(dòng)了財(cái)務(wù)管理從桌面走向網(wǎng)絡(luò)，即從桌面財(cái)務(wù)走向網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)。從桌面財(cái)務(wù)到網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)主要體現(xiàn)在財(cái)務(wù)管理空間、時(shí)間和效率三個(gè)方面的改變。空間上使得財(cái)務(wù)管理更加從企業(yè)總部走向企業(yè)全部，從企業(yè)內(nèi)部走向企業(yè)外部。時(shí)間上使得會(huì)計(jì)核算從事后達(dá)到實(shí)時(shí)，財(cái)務(wù)管理從靜態(tài)走向動(dòng)態(tài)。財(cái)務(wù)管理時(shí)空的改變也帶來財(cái)會(huì)工作介質(zhì)和工作方式的改變。無論是空間還是時(shí)間上的改變，本質(zhì)上都極大地延展了財(cái)務(wù)管理的能力和質(zhì)量，使財(cái)務(wù)管理達(dá)到原來不可企及的水平。
（二）協(xié)同業(yè)務(wù)
財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同一直是企業(yè)管理工作中的一個(gè)重要命題。在互聯(lián)網(wǎng)之前的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)存在諸多困難。網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)作為企業(yè)電子商務(wù)的重要組成，從根本上促進(jìn)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同，包括與企業(yè)內(nèi)部部門的協(xié)同、與供應(yīng)鏈的協(xié)同和與社會(huì)部門的協(xié)同。內(nèi)部協(xié)同業(yè)務(wù)包括對(duì)企業(yè)全程業(yè)務(wù)的協(xié)同，從網(wǎng)上采購、到網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上服務(wù)、網(wǎng)上考勤等。財(cái)務(wù)部門的預(yù)算控制、資金準(zhǔn)備、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上結(jié)算等工作與業(yè)務(wù)部門的工作協(xié)同進(jìn)行。與供應(yīng)鏈的協(xié)同如網(wǎng)上詢價(jià)、網(wǎng)上催帳等。與社會(huì)部門的協(xié)同如網(wǎng)上銀行、網(wǎng)上保險(xiǎn)、網(wǎng)上報(bào)稅、網(wǎng)上報(bào)關(guān)等。
（三）遠(yuǎn)程處理
在互聯(lián)網(wǎng)之前對(duì)異地機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)管理由于受傳統(tǒng)方式的空間局限，其技術(shù)難度或管理成本都是高昂的。基于互聯(lián)網(wǎng)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)突破了這一空間局限，使物理距離變成鼠標(biāo)距離，使管理能力能夠延伸到全球任何一個(gè)結(jié)點(diǎn)。眾多的遠(yuǎn)程處理功能得以輕易實(shí)現(xiàn)，特別對(duì)于集團(tuán)型等多分支機(jī)構(gòu)的企事業(yè)單位具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
（四）動(dòng)態(tài)核算
如果說PC時(shí)代的財(cái)務(wù)系統(tǒng)主要解決了工作量的問題，那么網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)將在此基礎(chǔ)上顯著突破速度的問題。網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)下的會(huì)計(jì)核算將從事后的靜態(tài)核算達(dá)到事中的動(dòng)態(tài)核算。極大地豐富會(huì)計(jì)信息內(nèi)容并提高會(huì)計(jì)信息的價(jià)值。網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)將能夠便捷地產(chǎn)生各種反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)和資金狀況的動(dòng)態(tài)財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告。年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)和日?qǐng)?bào)可以即時(shí)生成。
