時間：2022-11-14 20:26:03
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇管理檔案工作計劃，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一、加強組織領導，完善工作制度
調(diào)整我局檔案工作領導組，進一步加強對檔案工作的領導。下設辦公室，全面負責檔案業(yè)務管理和建設工作。建立和健全檔案管理的各項工作制度。
二、加強檔案業(yè)務學習，提高檔案人員的自身業(yè)務素質(zhì)和管理水平
首先要組織全體干部職工認真學習貫徹《檔案法》使大家進一步提高對檔案工作重要性的認識；尤其是檔案人員要堅持經(jīng)常學、自覺學、熟悉和掌握檔案知識，增強依法治檔的意識，提高自身業(yè)務素質(zhì)和管理水平。
三、狠抓檔案業(yè)務建設，使之達到規(guī)范化、科學化和制度化
今年在檔案業(yè)務建設上，要著力抓好4個重點：1.首先要制定出2020年檔案工作計劃，明確具體任務，目標和要求；同時，按照市檔案局的要求，按時報送有關材料。2.加強檔案基層設置建設，配齊所需的相關設施。3.建立健全檔案管理制度，即：立卷歸檔制度、工作職責制度、崗位責任制度、保密制度、考核制度以及學習制度、工作程序、查借閱檔登記簿、報送統(tǒng)計登記簿等，形成檔案管理制度化、經(jīng)?；?、規(guī)范化和科學化。4.做好省二級檔案室建設工作。
一、總體目標
全面完善規(guī)范脫貧攻堅以來產(chǎn)生的所有檔案資料，做到以事實為根據(jù)，以精準識別、精準幫扶、精準退出和鞏固脫貧成果為主線，以原始資料為基礎，以印證性資料為要件，確保各項資料齊全真實，實現(xiàn)貧困戶進出軌跡隨時可查、隨時追蹤，檔案管理達到規(guī)范化、標準化。村戶檔案資料要能充分印證錄入全國扶貧開發(fā)信息系統(tǒng)中的村戶數(shù)據(jù)信息的真實性、準確性和完整性，實現(xiàn)內(nèi)容真實、過程真實、數(shù)據(jù)真實，防止弄虛作假、編造資料等行為，確保檔案資料齊全完整、真實可信、經(jīng)得起檢驗。
二、主要內(nèi)容
（一）貧困戶家庭檔案資料。以戶為單位建立貧困戶檔案資料，存放于貧困戶內(nèi)。檔案封皮要寫清楚戶主姓名、聯(lián)系電話、家庭住址、脫貧狀態(tài)，并根據(jù)戶內(nèi)實際情況對清單目錄進行如實勾選，貧困戶家庭檔案資料主要包含4類18項。
1.基礎工作方面：包括貧困戶幫扶連心卡，《扶貧手冊》、分年度家庭收入測算表。
2.精準幫扶方面：包括“一戶一策”精準脫貧計劃（需上墻），義務教育階段適齡人口接受義務教育情況證明，居民養(yǎng)老保險繳費（代繳）憑證，基本醫(yī)療保險繳費票據(jù)，住房安全等級認（鑒）定表（或竣工驗收表），住房安全達標認定書。
3.精準退出方面：包括貧困戶退出驗收達標證明。
4.其他方面：包括建檔立卡貧困人口患者住院報銷憑證（或醫(yī)療費用報銷明白卡），精準扶貧專項貸款合同和還款憑證，公益性崗位聘用合同（協(xié)議），合作社帶動協(xié)議，入股配股帶貧協(xié)議（或入股分紅憑證），入股協(xié)議書、股權證及分紅記錄表，農(nóng)業(yè)實用技術或就業(yè)技能培訓證書，扶貧政策到戶到人明白冊。
（二）村級檔案資料。村級檔案資料要體現(xiàn)精準識別、精準幫扶、精準退出全過程，按照要求分類裝檔，檔案盒標簽要醒目清楚，便于查閱；村級檔案資料重點包含4類9項內(nèi)容。
1.基礎工作資料：貧困村2018-2020年脫貧攻堅規(guī)劃。村級常住人口花名冊、駐村幫扶和結隊幫扶花名冊。
2.貧困人口動態(tài)管理資料（按年度規(guī)范）：貧困人口識別、退出程序性資料。
3.精準幫扶資料：農(nóng)村飲水安全花名冊，義務教育階段適齡人口接受教育情況花名冊，基本醫(yī)療保險和享受參保資助花名冊，住房安全、危房改造、易地扶貧搬遷、不需改造的危房等臺帳，產(chǎn)業(yè)和就業(yè)扶貧臺帳。
4.貧困識別退出資料：貧困村退出程序性資料。
（三）駐村幫扶工作隊資料。工作隊要在積極配合村“兩委”做好村戶脫貧攻堅檔案資料的基礎上，及時規(guī)范運轉駐村幫扶工作隊各項臺賬資料；駐村幫扶工作隊資料主要包括8項內(nèi)容。
1.文件類檔案資料：省、市、縣印發(fā)的脫貧攻堅文件資料。
2.出勤請休假資料：考勤簽到簿、請銷假記錄、工作隊職責分工、輪流值班計劃表。
3.學習會議類資料：學習計劃、會議記錄、黨小組會議記錄、工作日志。
4.工作臺賬、花名冊：駐村工作隊工作臺賬、幫辦實事好事臺帳、幫扶干部進村入戶臺帳、群眾來電來訪記錄、幫扶責任人與幫扶戶結對幫扶花名冊。
5.公示公開臺帳資料：督促村“兩委”扶貧資金項目公示公開臺賬、工作交接清單、工作隊經(jīng)費使用報銷臺賬。
6.總結整改類臺帳資料：工作隊工作總結、季報表、幫扶單位臺賬、問題整改臺帳。
7.上墻張貼資料：駐村工作隊員信息公示牌，駐村工作公示欄，駐村工作隊工作職責、隊內(nèi)分工，扶貧政策宣傳材料等。
8.其他資料：“一戶一策”精準脫貧計劃村內(nèi)留存?zhèn)浞荩ぷ髁咙c，其他階段性工作臺帳資料等。
（四）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料。按照《省<精準扶貧檔案管理辦法>實施細則》文件和村級脫貧攻堅檔案資料管理要求，分類梳理歸檔，嚴格規(guī)范管理。
三、工作要求
脫貧攻堅檔案資料規(guī)范整理工作采取全面核查的方式開展。以村為單位，對全鎮(zhèn)范圍內(nèi)所有貧困人口的村實行村村過、戶戶清、項項核。由鎮(zhèn)扶貧站進行業(yè)務指導，嚴格對照規(guī)范標準進行脫貧攻堅檔案規(guī)范整理，實現(xiàn)檔案資料分類清晰、信息真實準確、填寫規(guī)范詳細。
（一）提高思想認識。檔案資料是精準扶貧工作的重要組成部分，是“踏石有印，抓鐵留痕”的體現(xiàn)，更是開展精準幫扶的基礎；各村要充分認識脫貧攻堅檔案管理工作的重要性，加強組織領導，強化目標責任，采取有力措施，進一步增強檔案管理責任意識、精準意識，要深入村戶，與群眾“面對面、心貼心”算細賬、核準賬，確保脫貧攻堅檔案資料收集齊全、信息準確、利用高效。
一是進一步健全完善各項檔案管理制度。
在認真學習《檔案法》和《檔案管理條例》的基礎上，按照上級行要求，把建立和完善各項檔案管理制度當作加強檔案管理工作的重點，認真按照檔案管理的有關規(guī)定和要求，結合分行特點，從檔案人員的崗位職責，到檔案的保管、查詢、移交、保密、安全、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、接收、利用等各個方面都建立比較系統(tǒng)完善的制度。從收藏、借閱、利用，到保管接交，都統(tǒng)一實行嚴格的登記簽字制度，有效杜絕丟失、泄密、損毀等各類事故的發(fā)生，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、程序化和制度化。
二是進一步提高檔案管理服務水平。
在不斷建立完善檔案設施和管理制度的同時，集中精力抓好業(yè)務基礎建設，通過強調(diào)、檢查和督導落實，使全行每個單位的檔案用房、安全設施、檔案裝具等管理設備不斷完善。注重抓好文件的歸檔收集，特別是對積存文件中一些應歸檔而未歸檔的重要文件，進行了再收集，使檔案內(nèi)容不斷得到豐富和充實。并將按照正規(guī)庫房標準配備相應設施，以確保檔案工作的正常開展，確保檔案實體的安全。
三是進一步提高檔案保密意識。
組織有關部門和人員認真學習各級保密工作會議上的講話及文件，提高對新時期保密工作重要性的認識，組織干部職工認真學習有關泄密事件的情況通報，用鐵的事實教育干部職工。進一步加強各行保密工作的投入，提高人防、技防的實際水平;加強計算機安全保密工作，密碼定期更換;加強密級文件管理;建立行長負責制，實行保密事故一票否決制，確保全轄無泄密事故。
一、檔案管理現(xiàn)代化的重要意義
1.適應社會主義現(xiàn)代化建設事業(yè)發(fā)展的需要
科學技術進步有力地推動了經(jīng)濟社會的發(fā)展，也推進我國檔案管理現(xiàn)代化建設，讓檔案充分發(fā)揮其積極作用，是推動我國社會主義現(xiàn)代化建設事業(yè)發(fā)展的有力舉措。
2.適應信息化社會發(fā)展的需要
信息在現(xiàn)代社會發(fā)展中的作用日益突出。檔案是一個國家文獻信息的重要組成部分，也是社會信息系統(tǒng)的基礎?，F(xiàn)代化的檔案管理有利于發(fā)揮信息促進經(jīng)濟社會發(fā)展的積極作用。比如，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案局限于記錄文字、圖形等信息，而現(xiàn)代化的手段能夠使檔案以聲音、視頻、動畫等方式呈現(xiàn)，信息內(nèi)容更加豐富全面。
3.檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要
現(xiàn)代化的管理和操作手段，為檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了有利條件，通過合理配置檔案信息資源，實現(xiàn)檔案數(shù)字化、系統(tǒng)化，拓展了檔案的服務范圍。同時，現(xiàn)代化的管理手段在檔案分類、查找、傳輸?shù)确矫鎯?yōu)勢明顯，大大提高了檔案收集整理和開發(fā)利用的能力，促進了檔案管理效率的提升。
二、當前檔案管理現(xiàn)代化建設中存在的問題
1.縣級檔案管理人員對檔案管理現(xiàn)代化的認識需要加強
當前縣級檔案管理人員對檔案管理現(xiàn)代化的認識主要存在三種誤區(qū)：一是部分縣級檔案管理人員現(xiàn)代化意識薄弱，認為檔案管理現(xiàn)代化沒有必要。這部分縣級檔案管理人員在以往傳統(tǒng)的檔案管理工作中，積累了較豐富的經(jīng)驗，取得了一定的成績，認為傳統(tǒng)的檔案管理方法足以應對檔案管理事務，因此對現(xiàn)代化的檔案管理存在抵觸情緒。二是不少縣級檔案管理人員將檔案管理現(xiàn)代化等同于購置計算機、刻錄機、微縮機等現(xiàn)代檔案管理設備；而且在檔案設備使用過程中，一些檔案管理人員不會使用這些設備，造成設備閑置浪費。三是一些檔案管理單位不夠重視檔案管理現(xiàn)代化。主要體現(xiàn)在檔案管理人員的培訓問題上工作不到位。隨著現(xiàn)代檔案管理技術手段的不斷更新和涉及知識領域日益多元化，受縣級檔案管理人員工作經(jīng)驗以及專業(yè)知識的局限，在相關培訓跟不上檔案管理現(xiàn)代化對人員知識技能的要求時，檔案管理人員就難以利用現(xiàn)代化的檔案管理方法提高工作效率。
2.檔案資源共享度不高
檔案信息資源是國家基本信息資源的重要組成部分， 能否實現(xiàn)檔案信息資源共享， 是檔案及檔案管理工作主動適應新常態(tài)的重要舉措。然而， 各級各類檔案館（室） 檔案資源數(shù)字化、信息化工作量大，而且專項經(jīng)費缺口也大， 導致館存量檔案在信息化工作中舉步維艱，館增量檔案信息化工作任重道遠。
3.檔案管理現(xiàn)代化的相關標準有待改進
檔案管理涉及的相關標準滯后、不統(tǒng)一，客觀上影響了我國檔案管理現(xiàn)代化建設進程的推進。一是檔案管理相關技術標準滯后。隨著檔案管理現(xiàn)代化技術手段的日益發(fā)展和運用，現(xiàn)行的檔案整理、著錄標準、分類方法及有關規(guī)定，沒能及時跟上現(xiàn)代技術和社會發(fā)展的步伐。特別是當前云計算、云存儲等不斷被應用于檔案管理領域，而檔案管理對有關云計算、云存儲的技術標準及規(guī)定并沒有及時制定出臺。三是檔案基礎工作標準化、規(guī)范化欠缺。由于歷史原因，一些檔案管理部門業(yè)務基礎不強，案卷質(zhì)量較差，存在各類檔案著錄細則不一致，以及立卷、編目等規(guī)范不統(tǒng)一的情況，影響了檔案管理效率。
三、縣級檔案局現(xiàn)代化檔案管理工作的建議
1.現(xiàn)代化電子信息技術與檔案管理工作有機結合
現(xiàn)代化電子信息技術的內(nèi)容就是利用計算機技術進行檔案管理工作，計算機作為全新的信息載體，能在磁盤和硬盤中建立電子信息檔案，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案。此外，計算機還具有運算速度快、查找能力強、儲存空間大等多項優(yōu)點，因此，使用計算機進行檔案管理工作能顯著提高檔案工作的工作效率?，F(xiàn)代化電子信息技術與檔案管理工作有機結合后，還能創(chuàng)建全面、綜合、快速、有效的檔案信息網(wǎng)絡體系。通過檔案信息網(wǎng)絡體系能將檔案信息資源上傳至縣級檔案局官方網(wǎng)站，人們可以通過網(wǎng)站查閱檔案信息，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。如此一來，不但為縣級市民提供了便利，還能促進檔案信息資源的開發(fā)，進而促進縣級地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展。
2.培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理工作的人才
現(xiàn)代化的檔案工作人員不但要掌握現(xiàn)代化信息技術能力，還應該不斷學習其他相關的先進知識和先進成果，使自身能力能緊跟時代的發(fā)展步伐。現(xiàn)代化檔案管理工作人員應具備以下三個方面的能力：第一，全面掌握計算機的使用能力，掌握計算機的使用能力是現(xiàn)代化檔案管理工作人員的基本能力，也是促進自身發(fā)展的必要條件。第二，業(yè)務能力較強，工作人員要將自己樹立為“活檔案”，才能更好地幫助人們解決問題。第三，掌握專業(yè)的知識，由于檔案工作中設計專業(yè)知識范圍較廣、內(nèi)容較多，因此要求檔案管理的工作人員必須掌握專業(yè)的知識，以及其他相關專業(yè)的基本知識。
3.完善檔案管理現(xiàn)代化標準
推進檔案管理標準的現(xiàn)代化有助于檔案管理工作真正邁上新臺階。作為檔案管理工作中具有指導意義的基礎與前提，檔案管理標準的更新要求檔案管理技術和設備不斷更新以及管理人員理念的更新。信息時代背景下的檔案管理工作要求檔案信息的利用與共享更加便利化，利用網(wǎng)絡進行檔案信息的傳輸與利用過程中要保證檔案信息的安全性。這就要求不斷建立完善檔案管理的現(xiàn)代化標準，根據(jù)標準進行針對性的檔案管理改革建設，從而推動檔案管理工作深入可持續(xù)發(fā)展。
一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的，所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前期的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。
那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷，數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目，以案卷不丟失為原則。再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范。沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標題不規(guī)范。有些標題不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。從科學與經(jīng)驗中可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。
1.全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無參考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
2.重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3.結合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。
4.統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
5.規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有請示報告等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫請示凡不要求批復的文件則寫報告等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
1、分清輕重緩急，循序漸進
現(xiàn)代檔案管理工作的主要目的就是提高檔案數(shù)據(jù)的利用效率，因此，所有的檔案管理工作都應該本著有所用的目的展開，因此，現(xiàn)代檔案管理的準備工作必須按照社會的實際需要分清重點，按照需要的緩急程度順序開展。檔案管理的基礎性工作，需要管理人員綜合社會的發(fā)展現(xiàn)狀，將所有的檔案進行重點和次重點的整體分類。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合及著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如房檔、案件等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
4.用關鍵詞替代主題詞，簡化查找時間，提高效率
主題詞雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認為可以采取以關鍵詞替代主題詞的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯。這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題、分屬關系。
關鍵詞：檔案基礎；現(xiàn)代化；效率
隨著科技、經(jīng)濟和社會建設的高速發(fā)展，檔案信息作為社會信息的一個重要方面，其內(nèi)容和形式也在不斷豐富和發(fā)展。社會對檔案信息的利用需求發(fā)生了很大變化，由過去的量少、零散、形式單一、內(nèi)容專門化，變?yōu)榱看蟆⑾到y(tǒng)、形式多樣、內(nèi)容豐宦。傳統(tǒng)的檔案管理方式已越來越不適應形勢發(fā)展的需要，檔案管理現(xiàn)代化建設勢在必行。
1 檔案管理基礎工作存在的主要問題
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。
那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏，內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。
2 實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。
（一）全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
（二）重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
（三）結合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
（四）統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
（五）規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委，北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委；還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種；必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
3 加快數(shù)據(jù)儲備，積極推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
（一）分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
（二）分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄？對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
（三）分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引；而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
（四）用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率
“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊？我們認為可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯？關鍵詞 進行標識待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如？擬寫關于廠房基礎建設一事的關鍵詞有人寫“基本建設”有人寫“基建”有人寫“廠房建設”在進行計算機后控時統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題？分屬關系 。
1 當前機關事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀
1.1 科學規(guī)范的檔案管理及利用制度較為缺失
新時期機關事業(yè)單位若想高效的開展檔案管理工作，需要充分借助科學化的規(guī)章制度以及完善的工作管理流程來進行。目前，各個部門自行處理內(nèi)部事宜是大部分機關事業(yè)單位檔案管理工作主要現(xiàn)狀，各個部門依照實際所需資料自行進行查閱與相應管理，致使檔案管理非但沒有被充分的集中起來，還在各個科室中分散開來，實際管理中缺乏可以直接利用的高效制度作為主要實施依據(jù)。另外，信袋式管理模式依據(jù)在存在于部分機關事業(yè)單位檔案管理階段中，實際采集、提取及有效利用信息的效率并不高，這也嚴重阻礙了檔案管理工作不能科學、規(guī)范的開展。
1.2 硬件設施在實際檔案管理中還不齊全
當前影響機關事業(yè)單位檔案管理工作流程順利開展的主要因素之一便是管理經(jīng)費投入力度不夠導致的。部門事業(yè)單位沒有及時的更新與經(jīng)費投入對于之前構建的檔案管理庫房與管理系統(tǒng)，長期下去嚴重導致新時期檔案更新與各項管理工作遠遠超過現(xiàn)有檔案硬件設施運行水平。部分機關事業(yè)單位所建立的檔案室內(nèi)部環(huán)境較差，且基礎設施相對不完善，如鐵質(zhì)結構的檔案柜在長期使用用出現(xiàn)老化、生銹現(xiàn)象，沒有較好的通風性，檔案室管理中因缺少健全的防霉、防蟲等安全管理措施，使得檔案管理工作質(zhì)量一直無法提升上去。
2 新時期機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標準化的實施策略
2.1 構建完善的檔案管理體系，將檔案管理職責進行明確
一套健全的檔案管理體系需立足于本單位檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀上來進行積極構建，將各個管理崗位人員自身的職責?M行明確劃分，所開展的各項檔案管理工作必須嚴格的依照建立的制度體系進行，這樣可以確保在實際的檔案管理中，違法亂紀行為有效降低；嚴格遵循統(tǒng)一管理、管理分級化的原則來做好實際的機關事業(yè)單位檔案管理工作，分級管理檔案管理內(nèi)部現(xiàn)存的各類信息，在具體實施分級管理中要依照規(guī)章制度進行，這樣有助于檔案管理的規(guī)范化與標準化。在機關事業(yè)單位日常管理工作中，需將檔案管理劃定為一項重要的管理工作內(nèi)容，依據(jù)實際情況將檔案管理日常工作計劃詳細的制定出來，并將規(guī)范管理小組在檔案管理內(nèi)部積極成立起來，這樣在專業(yè)化的小組團隊中依照所制定出的管理計劃來按部就班的針對檔案管理的各項事宜進行詳細管理，促使檔案管理工作更加的規(guī)范標準。
2.2 加強檔案管理方式的改革升級
新形勢下我國各地機關事業(yè)單位在檔案管理當中，都會因檢查各項數(shù)據(jù)信息以及不定期開展的治理、檢查程序導致工作量增加，工作壓力急劇上升，這樣所采用的陳舊管理方式不能從根本上提升管理效率，還會致使管理人員的工作熱情喪失。例如：針對機關事業(yè)單位就要其生產(chǎn)方式及各項管理工作內(nèi)容的整改大檢查中，會調(diào)取檔案資料，為了提升工作效率，可以運用現(xiàn)代化的檔案管理方式，將重要的檔案信息內(nèi)容都錄入到電腦中，構建完善的檔案共享平臺，在檔案管理信息系統(tǒng)中，實現(xiàn)對檔案分門別類的加以管理，當需要時可以及時的對以往數(shù)據(jù)信息進行查找及調(diào)取，并且可以促使監(jiān)管質(zhì)量所有提升。與此同時，為了增強檔案信息的搜索效率，將檔案信息記錄的更加全面且完善，需積極借助計算機、互聯(lián)網(wǎng)等新型設備軟件工具，將檔案信息賦予圖像、文字及影音等效果，便于檔案管理人員進行及時查找，促使檔案信息內(nèi)容更加的豐富、生動，由此可以改進以往管理形式及方式，使單一的管理模式變得更具多樣化，提升了管理質(zhì)量。另外要定期的對各式各樣的檔案材料展開維護工作?；谀壳案鳈C關事業(yè)單位都開展信息化檔案管理，構建了檔案管理信息系統(tǒng)，為此需采取數(shù)字化掃描、病毒查殺及在線病毒檢測的方式進行統(tǒng)一維護管理，做好重要檔案文件的備份工作，并予以妥善保存，這樣既確保檔案信息管理的安全性，由此節(jié)省了大量維護管理時間，促使檔案管理工作更為標準化、效率性。
2.3 檔案案卷全面的實施精細化普查
當前的檔案管理工作中，經(jīng)常會涉及到一些陳舊、沒有使用價值的檔案，一些早先紙質(zhì)的檔案制作較為粗糙，這樣在實際管理中既占用了管理人員大量的處理時間，同時也占據(jù)了一定的檔案管理資源?；诖?，新時期檔案管理工作中，可將有價值的檔案內(nèi)容進行保存，清理出一些無用的檔案，若是機關事業(yè)單位已經(jīng)構建了信息化管理平臺，可直接在網(wǎng)上查出存放年限較長，且沒有使用價值的檔案直接刪除，若沒有及時備案，還存有紙質(zhì)檔案，則需分門別類的對檔案進行清查，將沒有任何存儲價值的檔案資料予以銷毀，隨后再對檔案管理信息系統(tǒng)進行完善補充。
2.4 檔案管理隊伍構建
大部分機關事業(yè)單位檔案管理人員更多都是從其他崗位下來直接上崗的，因此其自身對于檔案管理專業(yè)知識還十分欠缺，影響到檔案管理工作質(zhì)量。為此新時期檔案管理人才隊伍構建中，不光要求在崗人員檔案管理專業(yè)知識掌握牢固，自身的服務精神及檔案管理能力也要有所提升。所外聘的檔案管理人員要善于迎接新問題、新挑戰(zhàn)，勇于摒棄傳統(tǒng)管理思想，在實際管理中要同社會發(fā)展形式相看齊，管理理念要與時俱進，針對檔案業(yè)務管理需不斷的創(chuàng)新完善，要有質(zhì)的突破；機關事業(yè)單位要定期對在職的檔案管理人員進行業(yè)務及專業(yè)知識的培訓，結合單位經(jīng)濟實力及檔案管理現(xiàn)狀，聘請社會上一些檔案管理專家就目前存在的檔案管理現(xiàn)狀進行有效講解。根據(jù)市場化檔案管理模式，將引進來、走出去的新型管理方式積極應用到現(xiàn)行檔案管理模式中，促使檔案管理人員可以對工作流程盡快的掌握，熟練的操作各項檔案業(yè)務管理；在檔案收集和管理工作中，要切實的遵循完整、統(tǒng)一、效率原則，對于各項歸檔檔案內(nèi)容加緊完善；檔案管理人員知識再教育培訓模式要所有增強，在培訓過程中促使其自身的檔案專業(yè)知識及應用技術水平得以不斷提升，全面了解檔案管理工作中的內(nèi)容、數(shù)量、資料價值以及各種類別等專業(yè)知識，促使機關事業(yè)單位日后的檔案管理工作效率得以全面提升。
內(nèi)容摘要:電算化會計系統(tǒng)的檔案管理在整個會計電算化工作中起著重要的作用。良好的檔案管理是電算化后會計工作連續(xù)進行的保障;良好的檔案管理是電算化會計系統(tǒng)維護的保證;良好的檔案管理是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息安全完整的關鍵環(huán)節(jié);良好的檔案管理是會計信息得以充分利用,更好地為管理服務的保證。
關鍵詞:會計電算化 檔案 管理 知識
會計電算化的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存貯的會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。電算化會計系統(tǒng)的檔案管理在整個會計電算化工作中起著重要的作用,因此,要把會計電算化檔案的管理工作做好,就要了解和掌握以下幾個方面的知識:
一、會計電算化檔案管理的意義
1、 良好的檔案管理是電算化后會計工作連續(xù)進行的保障。會計檔案是各項經(jīng)濟活動的歷史記錄,也是檢查各種責任事故的依據(jù),只有會計檔案保存良好,才能連續(xù)反映單位的經(jīng)濟情況,才能了解單位經(jīng)營管理過程的各種弊端、差錯、不足,才能保證信息前后期的相互利用,才能保證系統(tǒng)操作的正確性、可繼續(xù)培訓性和系統(tǒng)的可維護性。
2、 良好的檔案管理是電算化會計系統(tǒng)維護的保證。電算化會計系統(tǒng)是一個非常龐大的系統(tǒng),就是其中的一個子系統(tǒng)也是非常復雜的,而且其還跨越了會計與計算機兩方面的專業(yè)知識,了解與維護系統(tǒng)非常困難。所以,如果沒有保存完整的系統(tǒng)開發(fā)文檔,系統(tǒng)的維護將非常困難,甚至不可能。
3、 良好的檔案管理是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息安全完整的關鍵環(huán)節(jié)。當系統(tǒng)程序、數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時,往往需要利用備份的程序與數(shù)據(jù)進行恢復;當系統(tǒng)處理需要以前年度或機內(nèi)沒有的數(shù)據(jù)時,也需要將備份的數(shù)據(jù)拷貝到機內(nèi);系統(tǒng)的維護也需要各種開發(fā)文檔。因此,保存良好的檔案是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息安全完整的關鍵環(huán)節(jié)。
4、 良好的檔案管理是會計信息得以充分利用,更好地為管理服務的保證。讓會計人員從繁雜的事務性工作中解脫出來,充分利用計算機的優(yōu)勢,及時為管理人員提供各種管理決策信息,是會計電算化的最高目標。只有良好的檔案管理,才可能在出現(xiàn)各種系統(tǒng)故障的情況下,及時恢復被毀壞的數(shù)據(jù);只有保存完整的會計數(shù)據(jù),才可能利用各個時期的數(shù)據(jù),進行對比分析、趨勢分析、決策分析等。
二、會計電算化檔案的生成與管理
1、 數(shù)據(jù)資料的生成與管理
機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表,應按有關財會制度使用、保管。
現(xiàn)金、銀行記賬憑證和轉賬憑證包括機制憑證和手編記賬憑證兩種, 機制憑證在輸入計算機后要打印輸出,采取匯總的方式與手編憑證同樣裝訂成冊,妥為保管。
現(xiàn)金、銀行日記賬每天打印;銀行余額調(diào)整表每月打印一次;總分類賬和各種明細分類賬每月打印一次;現(xiàn)金、銀行存款、轉賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次,并同該本記賬憑證一起裝訂;會計報表、計算表、分析表,按管理要求和時間打印輸出,經(jīng)有關財會人員審核無誤后簽字生效。
由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時,必須補充打印,并要求操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章,財務主管簽字蓋章認可。
2、數(shù)據(jù)備份管理
由于會計核算數(shù)據(jù)的重要性,必須經(jīng)常進行備份工作,在日常工作中,準備三套軟盤循環(huán)使用,隔日進行備份,以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。機內(nèi)憑證及總分類賬、明細分類賬、報表,應視同會計資料按月做兩套軟盤備份,交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。
需要做備份的包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。
3、會計檔案管理
打印輸出的憑證、賬冊、報表,必須有會計主管的簽章才能存檔保管。為保證備份數(shù)據(jù)的安全,備份軟盤必須貼上寫保護標簽,裝入盤套,放進硬盒,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。由打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理;隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件,和以上軟件的備份磁盤,作為會計檔案保管。
各類會計檔案的出借,均必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章,如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性,應制作該備份磁盤的復制件,使用復制件進行操作。
必須加強會計檔案的保密工作,任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等的行為,將受到行政處分,情節(jié)嚴重者,將追究其法律責任。
三、電算化會計檔案管理應注意的問題
鑒于電算化會計檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會計檔案的特點,在電算化會計檔案的管理工作中,除了傳統(tǒng)會計檔案管理應注意的問題外,還應特別注意以下幾個問題:
1.要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進行會計信息系統(tǒng)維護必不可少的資料,如果沒有保存完整的軟件文檔,系統(tǒng)的維護將非常困難,甚至不可能。
2.針對電算化會計檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大,易受破壞的特點。在管理時應注意:在選用保存會計檔案的存貯介質(zhì)時,應特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì);對存放在存貯介質(zhì)上的會計檔案應寫好保護字樣,存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所;對存放往年會計檔案的介質(zhì)應定期復制雙份存放在不同的地點;對使用時間較長的存貯介質(zhì)應定期進行替換;對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。
3.針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點,在進行管理時應注意:對硬盤上的會計檔案,應具有相應的安全保密措施,防止對會計檔案進行修改;對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應至少一式兩份分別在會計和計算機操作部門的檔案柜存放,以防止某一方面存貯介質(zhì)損壞造成數(shù)據(jù)丟失或單方面修改會計數(shù)據(jù)。
4.針對電算化會計檔案和軟件版本密切相關的特點,在對電算化會計檔案進行管理時應注意保存各種版本軟件系統(tǒng)的軟件檔案和相應的磁性介質(zhì)或光盤會計檔案。在具體進行操作時可在存貯介質(zhì)的標簽上注明軟件的版本號,保存會計檔案的介質(zhì)上標明與哪個版本的會計軟件相對應。
5.針對電算化會計檔案必須借助于特定的環(huán)境才能再現(xiàn)的特點,在進行管理時必須注意組織力量編寫一套電算化會計檔案管理軟件,以便對往年資料進行管理;同時利用電算化會計檔案處理方便、快捷、直觀,對管理和決策支持性好的特點,利用保存完好的各個時期的數(shù)據(jù),進行財務分析(趨勢分析、對比分析)和預測,為企業(yè)的經(jīng)營管理服務。
參考文獻:
1、《會計電算化原理與應用》清華大學出版社 毛華揚 陳旭等編2005.3
2、會計電算化系統(tǒng)會計檔案管理制度中國作者(未知) 2007.7
