時(shí)間：2022-07-14 17:59:35
緒論：在尋找寫(xiě)作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇機(jī)關(guān)黨建工作意見(jiàn)，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
“一本三建”的主要內(nèi)容
“以人為本”是核心，解決為誰(shuí)干的問(wèn)題。以人為本是科學(xué)發(fā)展觀的核心，也是黨建科學(xué)化發(fā)展的根本。以人為本的價(jià)值觀與方法論，實(shí)際就是群眾立場(chǎng)、群眾觀點(diǎn)與群眾路線的深化與升華。機(jī)關(guān)黨建工作中堅(jiān)持以人為本，就是要以人民群眾和服務(wù)對(duì)象為本，以機(jī)關(guān)黨員干部職工為本，做好服務(wù)、教育和管理工作。
“黨建聯(lián)建”是保障，解決誰(shuí)來(lái)干的問(wèn)題。針對(duì)各級(jí)政府機(jī)關(guān)黨群專(zhuān)職人員普遍較少的問(wèn)題，我們通過(guò)民主、公開(kāi)、競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)機(jī)制，挖掘、釋放機(jī)關(guān)兼職黨團(tuán)干部的活力，形成機(jī)關(guān)黨委、機(jī)關(guān)紀(jì)委與機(jī)關(guān)工會(huì)、機(jī)關(guān)團(tuán)委和機(jī)關(guān)婦委會(huì)等群團(tuán)組織資源整合、聯(lián)合建設(shè)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)筑起“黨建帶群建、黨群共發(fā)展”的大黨建格局。
“時(shí)空拓建”是陣地，解決在哪干的問(wèn)題。思想文化陣地，我們不去占領(lǐng)，別的東西就會(huì)去占領(lǐng)。我們始終唱響主旋律，用社會(huì)主義核心價(jià)值體系武裝黨員干部職工頭腦，遵循機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)律，做到黨員干部職工的時(shí)空拓展到哪里，黨的教育與服務(wù)就延伸哪里，努力達(dá)到如影隨形的效果。
“創(chuàng)爭(zhēng)領(lǐng)建”是目標(biāo)，解決怎樣干的問(wèn)題。創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)是目標(biāo)，也是動(dòng)力。我們積極引領(lǐng)機(jī)關(guān)黨建工作圍繞中心搞結(jié)合、干好本職求深入、服務(wù)群眾出活力、創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)見(jiàn)效果，充分發(fā)揮出基層組織戰(zhàn)斗堡壘作用、黨員干部骨干帶頭作用、黨員團(tuán)員先鋒模范作用。
“一本三建”的工作措施
抓核心，以人為本貫始終。機(jī)關(guān)黨建緊緊圍繞“尊重人、理解人、依靠人、服務(wù)人”，定思路、求突破、促發(fā)展、抓落實(shí)。決策向基層問(wèn)計(jì)，每年初統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)都要深入開(kāi)展“尋計(jì)問(wèn)策”大調(diào)研。成果讓群眾共享，實(shí)施“黨建惠民”工程，為群眾辦實(shí)事、解難題。成效請(qǐng)群眾評(píng)議，每年底都組織大規(guī)模的“下評(píng)上”活動(dòng)。切實(shí)把評(píng)判權(quán)交給群眾。
抓組織，黨群聯(lián)建強(qiáng)力量。加強(qiáng)局黨組的組織領(lǐng)導(dǎo)。局黨組書(shū)記兼任局機(jī)關(guān)黨委書(shū)記，是局機(jī)關(guān)黨建工作的“第一責(zé)任人”：明確一位領(lǐng)導(dǎo)分管機(jī)關(guān)黨委工作，是直接責(zé)任人；黨組成員實(shí)行“一崗雙責(zé)”，既抓好分管范圍的業(yè)務(wù)工作，又抓好黨建工作。加強(qiáng)機(jī)關(guān)黨紀(jì)工青婦組織建設(shè)。2011年通過(guò)公推直選，分別選出11名、7名、9名同志組成新一屆局機(jī)關(guān)黨委、機(jī)關(guān)紀(jì)委和機(jī)關(guān)團(tuán)委?！叭蔽瘑T平均年齡下降10歲，年富力強(qiáng)，群眾威信較高，成為機(jī)關(guān)黨建工作的中堅(jiān)力量，為黨群工作注入了新的生機(jī)和活力。加強(qiáng)機(jī)關(guān)基層黨支部建設(shè)。今年，按照基層組織建設(shè)年的要求，對(duì)支部進(jìn)行了換屆。在24個(gè)支部，按照可配盡配的原則，增設(shè)15名副書(shū)記，明確了24名聯(lián)絡(luò)員，進(jìn)一步健全了組織網(wǎng)絡(luò)體系。加強(qiáng)各類(lèi)協(xié)會(huì)小組建設(shè)。成立了黨建研究協(xié)會(huì)、統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)協(xié)會(huì)、文體協(xié)會(huì)和青年聯(lián)合會(huì)，特別是通過(guò)個(gè)人自薦、支部推薦、群眾票選分別產(chǎn)生了會(huì)長(zhǎng)、組長(zhǎng)和青年聯(lián)合會(huì)主席、副主席，增強(qiáng)了機(jī)關(guān)黨員、職工的歸屬感、成就感。
抓拓展，時(shí)空擴(kuò)大強(qiáng)陣地。拓展傳統(tǒng)活動(dòng)空間。聯(lián)系服務(wù)農(nóng)村。省局機(jī)關(guān)積極響應(yīng)省委提出的“千名處長(zhǎng)進(jìn)千村”活動(dòng)。由幫扶3個(gè)村擴(kuò)大到7個(gè)村，選派了1名副局長(zhǎng)和6名處長(zhǎng)到幫扶村兼任副書(shū)記，在引導(dǎo)干部“接地氣”的同時(shí)，提高了干部的群眾工作能力。聯(lián)系服務(wù)企業(yè)。開(kāi)展“千名黨團(tuán)干部聯(lián)系服務(wù)萬(wàn)戶(hù)規(guī)模企業(yè)活動(dòng)”，掀起了服務(wù)活動(dòng)熱潮。聯(lián)系服務(wù)社區(qū)。開(kāi)展社區(qū)共建，對(duì)貧困家庭進(jìn)行定點(diǎn)、定期幫扶。占領(lǐng)新興網(wǎng)絡(luò)陣地。2011年全面開(kāi)辟機(jī)關(guān)黨群共建園地。在內(nèi)網(wǎng)上大大提高系統(tǒng)上下、處室之間工作效率。在外網(wǎng)上建成抓黨建促業(yè)務(wù)交流群和十多個(gè)統(tǒng)計(jì)專(zhuān)業(yè)群。抓住重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)。抓住傳統(tǒng)法定節(jié)假日時(shí)機(jī)開(kāi)展富有特色的黨建活動(dòng)，鼓舞斗志。凝聚力量。抓住日常工作時(shí)機(jī)，常年開(kāi)展班車(chē)和辦公樓廣播文化、每周三或周五的以支部為主的黨建活動(dòng)日。抓住特殊時(shí)機(jī)，如每個(gè)黨員入黨日由機(jī)關(guān)黨委統(tǒng)一發(fā)放政治生日賀卡等。
抓規(guī)范，創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)促提升。創(chuàng)爭(zhēng)目標(biāo)分解。制定了黨建工作目標(biāo)責(zé)任制和黨群聯(lián)建工作任務(wù)分工表，細(xì)化、量化了31項(xiàng)具體任務(wù)，逐一明確了誰(shuí)主辦、誰(shuí)協(xié)辦、誰(shuí)承辦和標(biāo)準(zhǔn)要求、完成時(shí)限、量化分值，形成了“黨組書(shū)記親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)靠上抓，機(jī)關(guān)黨委具體抓，支書(shū)黨員人人抓”的責(zé)任體系。創(chuàng)爭(zhēng)經(jīng)費(fèi)保障。采取“機(jī)關(guān)扶一塊、支部擠一塊、志愿湊一塊”等辦法，為黨建活動(dòng)提供財(cái)力保障。創(chuàng)爭(zhēng)目標(biāo)考評(píng)。開(kāi)展“自查述職、黨員群眾評(píng)議、機(jī)關(guān)黨委考評(píng)”“三位一體”考評(píng)機(jī)制，達(dá)到了良好效果。創(chuàng)爭(zhēng)典型選樹(shù)。通過(guò)選樹(shù)先進(jìn)黨支部，評(píng)選優(yōu)秀支部書(shū)記、優(yōu)秀黨員、優(yōu)秀公務(wù)員、統(tǒng)計(jì)分析能手，用身邊的典型教育身邊的人，引領(lǐng)大家見(jiàn)賢思齊。
“一本三建”的實(shí)踐成效
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；基建檔案；管理
中圖分類(lèi)號(hào)：TU246.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
引言
基建檔案涉及到工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工過(guò)程和結(jié)果，還涉及設(shè)備安裝、裝修、改建、以及水、電、暖、空調(diào)、物流、弱電和智能系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程和現(xiàn)狀。它既是基本建設(shè)的歷史和現(xiàn)狀的文獻(xiàn)記載，也是基建維護(hù)維修、改擴(kuò)建等的重要依據(jù)。隨著醫(yī)院規(guī)模和硬件水平的不斷提升，醫(yī)院基建檔案的管理也越來(lái)越體現(xiàn)出它的重要性，基建檔案管理的好壞直接關(guān)系到醫(yī)院整體建設(shè)，改進(jìn)和維護(hù)的速度、成本，甚至建筑安全的大事，是醫(yī)院基建管理中長(zhǎng)期而重要的工作任務(wù)。隨著科技的進(jìn)步和時(shí)代對(duì)檔案管理工作愈來(lái)愈高的要求，我們必須清楚地認(rèn)識(shí)當(dāng)今檔案管理的新特點(diǎn)。
一、醫(yī)院基建檔案管理的意義
1.1 基建檔案建設(shè)是推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的保障
醫(yī)院的基建檔案是醫(yī)院建設(shè)的第一手材料，它記載了醫(yī)院基本建設(shè)的歷史痕跡和現(xiàn)狀，及時(shí)收集了基建活動(dòng)過(guò)程中的各種洽商變更、合同協(xié)議、報(bào)批文件等各類(lèi)資料，以及使用過(guò)程中的改建、設(shè)備、裝修、安裝等施工過(guò)程和結(jié)果的詳細(xì)記錄。它既為醫(yī)院的建設(shè)、管理、維修、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的社會(huì)建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。
1.2 基建檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富
檔案是一種特殊的而且不可再生的無(wú)形信息資源，是醫(yī)院和社會(huì)的寶貴財(cái)富。收集、 創(chuàng)建并管理和保護(hù)好這種有效資源是每個(gè)職工義不容辭的義務(wù)和職責(zé)。近些年來(lái)，醫(yī)院基本建設(shè)蓬勃開(kāi)展，在建設(shè)發(fā)展中需要辦理和查閱并查證許多相關(guān)資料，這樣可以節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，從而產(chǎn)生無(wú)形的經(jīng)濟(jì)效益。
1.3 基建檔案管理是醫(yī)院管理重要組成部分
基建檔案管理的最根本的目的是記載基建在使用、改建、維修的過(guò)程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)的記錄，它以文字、圖、表等方式記載基本建設(shè)的歷史和現(xiàn)狀。
基建檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建開(kāi)工前到竣工交付后的各種報(bào)批文件 合同、洽商變更等，以及交付后使用過(guò)程中的改建、裝修、設(shè)備安裝等施工過(guò)程和結(jié)果的記錄。值得指出的是基建過(guò)程中的水、電、暖、通、弱電系統(tǒng)、智能系統(tǒng)和物流系統(tǒng)的改建、大修的結(jié)果也必須進(jìn)行歸檔保管，這些系統(tǒng)的技術(shù)狀態(tài)同樣是基建的重要組成部分。這就要求維修維護(hù)部門(mén)應(yīng)將維修維護(hù)的方案進(jìn)行歸檔?；n案管理的可追溯，還包括了基建隱蔽工程的各種標(biāo)志，保存基建檔案還必須同時(shí)做到基建的隱蔽工程標(biāo)樁要做到圖與實(shí)物相對(duì)應(yīng)。
任何基本建設(shè)缺少了基建檔案，就缺少了基建的所有技術(shù)參數(shù)，缺少了建設(shè)的使用和改造的依據(jù)。由于基建的使用功能變化小，也就是說(shuō)建筑物改變?cè)O(shè)計(jì)用途等改建和維護(hù)等措施不是經(jīng)常施行，因而往往忽略了基建檔案的管理，甚至管理不善造成殘缺不全。城建檔案館保存的僅是竣工報(bào)告，也就是基本建設(shè)交付時(shí)的狀態(tài)，而醫(yī)院的基建檔案包含了基建交付至今的各種事件的歷史記錄。
因此，應(yīng)將醫(yī)院檔案管理水平納入到醫(yī)院評(píng)級(jí)，院長(zhǎng)考核標(biāo)準(zhǔn)、離任審計(jì)當(dāng)中；從制度上提升檔案管理的重要性，才能解決多年來(lái)不重視檔案管理的問(wèn)題。
二、醫(yī)院基建檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1 管理明顯滯后
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，加快了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。然而，醫(yī)院基建檔案在管理手段上仍處于手工化操作階段。人工操作就容易產(chǎn)生檔案收集整理不及時(shí)不規(guī)范的現(xiàn)象，還有管理不到位、操作不熟練的問(wèn)題，因此基建檔案落后，不能適應(yīng)快速發(fā)展的醫(yī)療事業(yè)需要，導(dǎo)致應(yīng)歸檔的材料并未歸檔，或致使基建檔案資料缺失。
2.2 收集整理不細(xì)致或不完整
基建檔案應(yīng)該按基本的基建檔案歸檔范圍來(lái)執(zhí)行，完整準(zhǔn)確地收集，本著不漏收，不多收的原則，把檔案資料收集齊全。筆者在參加相關(guān)固定資產(chǎn)清查工作中，發(fā)現(xiàn)重點(diǎn)工程項(xiàng)目完工的幾家醫(yī)院從檔案收集情況來(lái)看有的缺少工程改動(dòng)聯(lián)系單，有的工程項(xiàng)目缺少監(jiān)理審核單和質(zhì)量竣工評(píng)定表等。如果基建檔案資料收集不細(xì)致或不完整，致使檔案資料不齊全，這樣以后一旦出現(xiàn)事故，查找資料，澄清責(zé)，沒(méi)有依據(jù)和原始憑證，為以后利用資料留下隱患。
2.3移交不及時(shí)
工程竣工后，施工單位往往不能及時(shí)向醫(yī)院提交相應(yīng)圖紙，致使基建檔案不能及時(shí)歸檔。有時(shí)施工出現(xiàn)間歇現(xiàn)象、工程款沒(méi)有及時(shí)到位、施工單位負(fù)責(zé)人更換等，這些都導(dǎo)致施工檔案在竣工驗(yàn)收后才能夠收集齊全。這就為醫(yī)院的基建工程檔案的收集管理增加了難度。
2.4歸還不及時(shí)
本單位人員借閱檔案資料、圖紙后不及時(shí)歸還，導(dǎo)致丟失。借閱手續(xù)不全導(dǎo)致丟失等現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，管理存在漏洞。特別是舊樓裝修借閱圖紙，不及時(shí)歸還而丟失，致再用圖紙時(shí)而沒(méi)有。
2.5管理缺乏政策指導(dǎo)
隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院在發(fā)展中大都經(jīng)歷了改擴(kuò)建、拆遷征地、融資和改造裝修等建設(shè)工程。但是在這個(gè)過(guò)程中，一直缺乏對(duì)基建工作的政策、性質(zhì)的認(rèn)識(shí)和指導(dǎo)，直接關(guān)系著對(duì)工程檔案的收集、整理、歸檔和流向等新問(wèn)題，這方面應(yīng)引起我們足夠的重視。
三、存在問(wèn)題的原因分析
3.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者的基建檔案意識(shí)比較淡薄
作為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)，他們往往把醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)和科研檔案的積累歸檔放在首位，對(duì)于他們所從事的醫(yī)療教學(xué)和科研活動(dòng)中形成的資料成果有很強(qiáng)烈的收集歸檔意識(shí)，對(duì)于其它業(yè)務(wù)管理的檔案往往不重視。因此，基建檔案管理難以得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，這種檔案意識(shí)的存在影響了基建檔案管理工作的順利開(kāi)展。
3.2 醫(yī)院檔案室的人員素質(zhì)較低
醫(yī)院檔案室的人員科班出身的同志非常少，他們的文化素質(zhì)也未能達(dá)到充分認(rèn)識(shí)基建檔案工作重要性的高度，加之對(duì)繁雜的基建工程項(xiàng)目更是缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)。而醫(yī)院近幾年雖具備基建專(zhuān)業(yè)人員，但他們對(duì)基建檔案又不甚熟悉或沒(méi)有引起重視。這些因素造成了基建工程檔案管理的難度。
3.3 甲乙雙方基建檔案管理不協(xié)調(diào)
施工期問(wèn)基建檔案管理是由施工單位的技術(shù)員擔(dān)任，一個(gè)工程的檔案資料從竣工到歸檔最少也需要半年的時(shí)間。建施工單位普遍存在著重工程輕檔案的思想。所以，檔案臨拼湊的現(xiàn)象屢屢發(fā)生，工程檔案整理收集也就相當(dāng)困難。
四、完善醫(yī)院基建檔案應(yīng)對(duì)之策
要保證醫(yī)院基建工程檔案的質(zhì)量，使基建工程檔案達(dá)到規(guī)范、科學(xué)管理，筆者以為必須要重點(diǎn)做好以下幾個(gè)方面工作。
4.1 加強(qiáng)法制意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視
應(yīng)依據(jù)國(guó)家《檔案法》、國(guó)家檔案局和國(guó)家計(jì)委制定的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》及《建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》等有關(guān)文件、法律和法規(guī)制定操作性強(qiáng)，適合本院基建工程檔案工作的管理辦法。提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的意識(shí)。要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視，要讓領(lǐng)導(dǎo)充分意識(shí)到，醫(yī)院基建檔案的規(guī)范化科學(xué)化管理在醫(yī)院建設(shè)工作中的用。領(lǐng)導(dǎo)者基建檔案意識(shí)強(qiáng)，醫(yī)院基建檔案工作就能得到視、關(guān)心和支持。
【關(guān)鍵詞】財(cái)政檔案；管理；工作；建議
財(cái)政檔案管理工作對(duì)于提高企業(yè)管理水平極為重要。尤其是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制條件下，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的不僅是產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)更是企業(yè)的信譽(yù)。也只有完善的管理體系才能夠加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制，才能提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。而財(cái)政檔案管理工作更是企業(yè)管理工作的重要組成部分，對(duì)于企業(yè)制定運(yùn)營(yíng)決策具有十分重要的指導(dǎo)作用。因而企業(yè)應(yīng)該采取科學(xué)、規(guī)范的措施加強(qiáng)財(cái)政檔案管理。
一、健全組織機(jī)構(gòu)，落實(shí)責(zé)任制
財(cái)政檔案管理工作的實(shí)質(zhì)是進(jìn)行財(cái)政數(shù)據(jù)信息的管理。但是實(shí)際情況是多數(shù)企業(yè)并不重視財(cái)政檔案管理工作。這極其不利于企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。因而企業(yè)應(yīng)該重視健全財(cái)政檔案管理工作的組織機(jī)構(gòu)，保證財(cái)政檔案管理能夠有序地開(kāi)展。另外，企業(yè)還應(yīng)該重視落實(shí)責(zé)任制，確保責(zé)任到人，促使員工能夠重視財(cái)政檔案管理工作。
財(cái)政檔案管理主要是進(jìn)行各種財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、查閱。在健全組織結(jié)構(gòu)時(shí)，企業(yè)應(yīng)該建立專(zhuān)門(mén)的財(cái)政檔案管理機(jī)構(gòu)，并細(xì)化管理部門(mén)。另外，企業(yè)還應(yīng)該重視加強(qiáng)財(cái)政檔案管理的定期檢查，以提高財(cái)政檔案管理工作效率。最重要的是企業(yè)應(yīng)該根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》等相關(guān)條例，落實(shí)檔案管理責(zé)任制，確保出現(xiàn)財(cái)政檔案管理工作問(wèn)題時(shí)能夠責(zé)任到人。例如某企業(yè)為了加強(qiáng)財(cái)政檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)提高財(cái)政檔案管理工作效率。企業(yè)成立了專(zhuān)門(mén)的財(cái)政檔案管理小組，并下設(shè)辦公室，由專(zhuān)門(mén)的管理人員負(fù)責(zé)財(cái)政檔案管理工作。而且企業(yè)還確立了每個(gè)管理崗位的責(zé)任制，提高企業(yè)員工對(duì)財(cái)政管理檔案工作的認(rèn)識(shí)?？傊?，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制條件下，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)財(cái)政檔案管理，以使高層決策人員能夠全面掌握企業(yè)的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，并以此為基礎(chǔ)做出有利于企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營(yíng)決策，從而促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。
二、完善管理制度
在新時(shí)期，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)財(cái)政檔案管理工作制度的管理，并對(duì)原有的管理制度進(jìn)行完善、修訂以使其能夠適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)代化管理。企業(yè)在財(cái)政檔案管理制度中應(yīng)該明確規(guī)范的工作行為，并盡量保證工作人員在工作中能夠有章可循，依法辦事。
完善的財(cái)政檔案管理制度應(yīng)該包括檔案工作制度、檔案保管制度、檔案員崗位責(zé)任制等。為了全面提升企業(yè)的財(cái)政檔案管理水平，企業(yè)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案的“管理有序”。首先，企業(yè)應(yīng)該建立規(guī)章制度，明確檔案收集、庫(kù)房管理等工作的工作規(guī)范。其次，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合日常的財(cái)務(wù)工作從收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、銷(xiāo)毀、保密等多個(gè)方面入手，細(xì)化財(cái)政檔案的工作規(guī)范。最后，企業(yè)應(yīng)該完善財(cái)政檔案的后期管理制度，建立檔案借閱登記賬、移交登記賬、檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等管理賬目，真正做到財(cái)政檔案的規(guī)范化管理。例如某企業(yè)的財(cái)政檔案管理制度中，對(duì)借閱登記程序的規(guī)定如下：檔案室內(nèi)設(shè)有閱覽室，查閱檔案只允許在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，并且對(duì)不允許記錄、復(fù)印的載體事先申明；對(duì)需要借閱的檔案履行借閱登記程序。自綜合檔案機(jī)要室成立以來(lái)，無(wú)擅自出賣(mài)、轉(zhuǎn)讓、贈(zèng)送國(guó)家所有檔案事件發(fā)生，杜絕任何檔案違法行為發(fā)生，無(wú)毀損、丟失檔案和涂改、偽造檔案現(xiàn)象發(fā)生，更嚴(yán)禁擅自提供、抄錄、公布、銷(xiāo)毀檔案。另外，為使檔案工作能在安全的工作環(huán)境下有序進(jìn)行，綜合檔案機(jī)要室安裝了鐵門(mén)、鐵窗、鐵柜、防火防盜報(bào)警裝置和空氣濕度檢測(cè)設(shè)備，檔案柜內(nèi)放置蟲(chóng)霉防治藥物，并配合制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，盡量排除一切可能的安全隱患。總之，為了實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案管理工作的規(guī)范化，企業(yè)應(yīng)該重視完善財(cái)政檔案的管理制度。
三、實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案數(shù)字化管理
隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化管理系統(tǒng)越來(lái)越受到企業(yè)的青睞。尤其是對(duì)于財(cái)政檔案管理工作來(lái)說(shuō)，數(shù)字化管理不僅能夠提高檔案管理工作的效率，還能減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，真正實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案管理工作的無(wú)紙化辦公。
實(shí)現(xiàn)財(cái)政的數(shù)字化管理可以從以下三個(gè)方面入手：一是實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案數(shù)字化管理，包括在線歸檔、原文掃描、在線檢索、電子查閱、文書(shū)類(lèi)原文檢索等功能。如檔案管理員可通過(guò)檔案管理系統(tǒng)將上一年度會(huì)計(jì)憑證、賬本錄入系統(tǒng)后產(chǎn)生的檔案號(hào)作為每本憑證、賬本的編號(hào)，簡(jiǎn)化查詢(xún)資料過(guò)程；二是加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員業(yè)務(wù)水平。企業(yè)應(yīng)該重視開(kāi)展財(cái)政檔案數(shù)字化管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，切實(shí)提高工作人員應(yīng)用數(shù)字管理系統(tǒng)的能力。三是完善相應(yīng)的配套設(shè)施，確保照相機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、溫濕度記錄儀、滅火器等硬件設(shè)備齊全，為檔案管理創(chuàng)造了良好的工作環(huán)境和條件。如各類(lèi)文件可以通過(guò)錄入文件相關(guān)內(nèi)容和上傳掃描文件到檔案管理系統(tǒng)，在以后的工作中查看文件時(shí)，可以直接打開(kāi)檔案管理系統(tǒng)掃描文件，進(jìn)行查看，簡(jiǎn)化了查找原始文件過(guò)程?？傊?，實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案的數(shù)字化管理能夠有效提高檔案管理工作的效率，使財(cái)政檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)。
四、總結(jié)
綜上所述，加強(qiáng)財(cái)政檔案管理工作對(duì)于提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作水平具有非常重要的意義。鑒于此，企業(yè)應(yīng)該健全組織機(jī)構(gòu)，完善管理制度，并借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案的數(shù)字化管理，切實(shí)提高財(cái)政檔案管理工作的效率，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
參考文獻(xiàn)：
[1]秦衛(wèi)光. 做好財(cái)政檔案管理工作的幾點(diǎn)建議[J]. 檔案天地，2015，S1： 124+126.
主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：
1、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用。
2、檔號(hào)不規(guī)范沒(méi)有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。
3、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。
4、案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。
5、案卷厚薄不一有的一、二頁(yè)紙一文一卷有的五六百頁(yè)紙一類(lèi)一卷?？傊C合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏量越大的存在的類(lèi)似問(wèn)題就越嚴(yán)重。
6、許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)。
從以上情況來(lái)看我國(guó)綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問(wèn)題。
二、提高檔案管理基礎(chǔ)工作的建議
1、 結(jié)合實(shí)際規(guī)范著錄工作
著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。
2、 統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)保證檢索查全率
計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿(mǎn)足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸?lèi)過(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類(lèi)的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類(lèi)人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類(lèi)文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
3、全面普查案卷，去糟取精
這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
4、重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以?xún)?yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。
5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類(lèi)號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱(chēng)盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱(chēng)為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱(chēng)為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱(chēng)為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫(xiě)完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫(xiě)“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫(xiě)“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
1、分門(mén)別類(lèi)
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
2、分級(jí)次著錄
在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3、分清輕重緩急
但是，近幾年來(lái)，會(huì)計(jì)檔案非法隱匿、銷(xiāo)毀的案件時(shí)有發(fā)生，許多重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件也都涉及會(huì)計(jì)檔案，在規(guī)范證券市場(chǎng)的過(guò)程中也發(fā)現(xiàn)不少關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理不善的問(wèn)題，使原本就不完善的會(huì)計(jì)檔案管理體系的許多問(wèn)題不斷浮出水面。如何改善會(huì)計(jì)檔案的管理，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，為提高企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)價(jià)值服務(wù)，是本文關(guān)注的焦點(diǎn)。
一、會(huì)計(jì)檔案保管工作的現(xiàn)狀
目前，大部分企業(yè)過(guò)于注重經(jīng)濟(jì)效益，忽視了會(huì)計(jì)檔案的保管工作。盡管會(huì)計(jì)檔案的作用無(wú)庸質(zhì)疑，然而在會(huì)計(jì)檔案保管的實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，主要反映在以下一些方面：
1．會(huì)計(jì)檔案保管制度不健全
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。”但據(jù)筆者調(diào)查所知，多數(shù)公司除了建立健全財(cái)會(huì)等崗位人員的會(huì)計(jì)制度外，很少或根本沒(méi)有建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管查閱和銷(xiāo)毀等管理制度。
由于沒(méi)有建立這些制度，就會(huì)造成會(huì)計(jì)檔案管理的不規(guī)范、責(zé)任的不明確。有的公司雖設(shè)有檔案室，由公司指定專(zhuān)門(mén)人員管理檔案，但公司的財(cái)務(wù)部門(mén)卻自己保管會(huì)計(jì)檔案，并不向檔案室移交。有的公司并未設(shè)檔案室，所以由財(cái)務(wù)部門(mén)自己保管會(huì)計(jì)檔案，但是，在公司會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部沒(méi)有指定專(zhuān)人保管會(huì)計(jì)檔案。這種情況下，實(shí)際上是財(cái)務(wù)部根據(jù)分工的不同，由誰(shuí)經(jīng)手的會(huì)計(jì)檔案便由誰(shuí)保管，比如報(bào)表就由做報(bào)表那個(gè)會(huì)計(jì)保管，制憑證的那個(gè)會(huì)計(jì)就保管憑證等等。導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案被零散地保管在會(huì)計(jì)人員個(gè)人手中。
2．會(huì)計(jì)檔案隨意丟失、損毀的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生
這種現(xiàn)象主要發(fā)生于單位的合并、再合并。合并后原單位的會(huì)計(jì)人員由于工作內(nèi)容可能發(fā)生變更，無(wú)力談檔案保管，而新單位也因?yàn)橹匾暡粔颍?zé)任心不強(qiáng)，極易忽視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，容易給別有用心的人故意損毀會(huì)計(jì)檔案的機(jī)會(huì)。
3．檔案銷(xiāo)毀工作不及時(shí)，出現(xiàn)“儲(chǔ)藏式”保管
將所有會(huì)計(jì)檔案全部一并保管，但常年無(wú)人問(wèn)津，不能按規(guī)定銷(xiāo)毀，使許多失去價(jià)值信息的會(huì)計(jì)檔案占用大量資源，造成資源浪費(fèi)。其形成原因一般是當(dāng)事的會(huì)計(jì)人員唯恐落下“不規(guī)”之嫌疑而不愿意提出銷(xiāo)毀建議，其他人員則有事不關(guān)已的思想，因此形成無(wú)人牽頭銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)狀。
二、會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀的成因分析
會(huì)計(jì)檔案管理記錄和總結(jié)了公司的財(cái)務(wù)運(yùn)作情況和各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)，利于公司對(duì)財(cái)政進(jìn)行預(yù)算，促進(jìn)公司長(zhǎng)期平穩(wěn)發(fā)展。針對(duì)上文提到的會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，筆者總結(jié)了出現(xiàn)這些問(wèn)題的原因。
1．對(duì)會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)實(shí)作用缺乏客觀認(rèn)識(shí)
其一，會(huì)計(jì)檔案涵蓋的是過(guò)去一定時(shí)期的經(jīng)濟(jì)信息，由于會(huì)計(jì)核算的繼承性和連續(xù)性，它對(duì)當(dāng)前的會(huì)計(jì)核算有不可替代的作用，對(duì)未來(lái)的財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)和會(huì)計(jì)管理有著信息支持的作用，此外作為檔案的根本功能——憑證功能，也為企業(yè)在經(jīng)濟(jì)糾紛或反傾銷(xiāo)應(yīng)訴中挽回或降低損失發(fā)揮著舉足輕重的作用。而大多數(shù)企業(yè)并未意識(shí)到這點(diǎn)，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案只是過(guò)期的“船票”，除了外部審計(jì)和行政檢查以外，無(wú)法為企業(yè)帶來(lái)任何經(jīng)濟(jì)效益，這種短期、片面的認(rèn)識(shí)造成了會(huì)計(jì)檔案管理的混亂。
其二，缺乏面對(duì)現(xiàn)實(shí)、敢于創(chuàng)新的觀念。會(huì)計(jì)檔案管理工作本身就比較單調(diào)瑣碎，而且有的企業(yè)并沒(méi)有專(zhuān)職的會(huì)計(jì)檔案管理人員，更談不上對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息的加工和增值信息的生產(chǎn)，會(huì)計(jì)檔案利用工作舉步維艱已是客觀現(xiàn)實(shí)，我們卻沒(méi)有勇氣面對(duì)，不能從主觀上查找自身存在的問(wèn)題，以提高工作能力來(lái)應(yīng)對(duì)這一挑戰(zhàn)。
2．措施單一
如何做好檔案利用工作，有的企業(yè)建立了有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、鑒定、保管等一系列工作規(guī)范，上述這些措施雖有一定成效，卻不能從根本上解決問(wèn)題，其原因是這些措施都是只在圍繞會(huì)計(jì)檔案本身做文章。然而，會(huì)計(jì)檔案參與管理和支持決策的作用發(fā)揮并不明顯，會(huì)計(jì)檔案利用工作仍然具有巨大的挖掘潛力。這些作用的實(shí)現(xiàn)有賴(lài)于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的完善、計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的提高、管理層觀念的轉(zhuǎn)變以及會(huì)計(jì)人員自身素質(zhì)的提高。
三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案保管工作的優(yōu)化對(duì)策
會(huì)計(jì)檔案為企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部微觀管理、提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益提供準(zhǔn)確的原始數(shù)據(jù)。因此，必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保管工作。
1．優(yōu)化對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的收集與整理
由于會(huì)計(jì)程序執(zhí)行過(guò)程中的誤差或會(huì)計(jì)檔案管理制度的不健全，有些會(huì)計(jì)檔案資料并未按正常程序歸檔，而是散見(jiàn)于某些部門(mén)或個(gè)人手中。因此，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的歸類(lèi)整理與保管，有利于企業(yè)相關(guān)信息的長(zhǎng)期利用。
會(huì)計(jì)檔案的整理是會(huì)計(jì)檔案管理有序化工作的開(kāi)端，按會(huì)計(jì)檔案立卷模式的不同可以從以下三種思路對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理：（1）年度-形式-保管期限：即首先按年度將會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)，然后以憑證、賬簿、報(bào)表、重要的經(jīng)濟(jì)合同、會(huì)議記錄、外部會(huì)計(jì)資料等類(lèi)別劃分，最后按規(guī)定的保管期限再分別整理。這種思路適用于只有一個(gè)會(huì)計(jì)類(lèi)型的單位，其優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)便易行，便于查找利用；（2）年度-保管期限-組織機(jī)構(gòu)-形式：這種思路適用于擁有多個(gè)分支核算單位的組織，它能清楚地反映會(huì)計(jì)檔案形成的部門(mén)，體現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案的完整性；（3）年度-會(huì)計(jì)類(lèi)型-形式：如果某企業(yè)組織采取多角化經(jīng)營(yíng)，存在不同的會(huì)計(jì)核算類(lèi)型，選用這種思路比較恰當(dāng)，它能反映不同性質(zhì)會(huì)計(jì)活動(dòng)的內(nèi)在聯(lián)系，體現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案的系統(tǒng)性。
2．建立健全會(huì)計(jì)檔案規(guī)章制度，開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作
首先，只有建立并逐步健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、鑒定和銷(xiāo)毀等管理制度，才能規(guī)范會(huì)計(jì)檔案工作，明確目標(biāo)職責(zé)，使會(huì)計(jì)檔案的管理有章可循。會(huì)計(jì)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，并移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管。
其次，逐步開(kāi)展鑒定和銷(xiāo)毀工作。對(duì)已經(jīng)到保管期限的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等進(jìn)行鑒定，在鑒定中除按照本單位制定的規(guī)章制度外，還應(yīng)遵循會(huì)計(jì)檔案的鑒定原則。對(duì)已經(jīng)到期應(yīng)該銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案，不能過(guò)于謹(jǐn)慎，當(dāng)毀則毀。
最后，可以根據(jù)企業(yè)自身的具體情況，完善會(huì)計(jì)檔案的保管設(shè)施，給會(huì)計(jì)檔案創(chuàng)造好的保管條件。
提高對(duì)機(jī)關(guān)檔案人員的要求
《條例》第八條規(guī)定，各機(jī)關(guān)應(yīng)為檔案部門(mén)配備政治上可靠、具有高中或高中以上文化水平和一定專(zhuān)業(yè)知識(shí)、能夠勝任工作的相應(yīng)數(shù)量的干部。
筆者認(rèn)為，此規(guī)定對(duì)檔案人員的要求已不合時(shí)宜，建議做以下三點(diǎn)修改：（一）在學(xué)歷要求上從“高中或高中以上文化水平”提高至“具有大專(zhuān)（含）以上文化程度”。如今全民學(xué)歷水平不斷提高，具有高學(xué)歷的檔案人員不斷增加；而隨著檔案工作的不斷發(fā)展，也對(duì)檔案人員的文化水平提出了更高的要求。（二）在技術(shù)要求上增加“掌握現(xiàn)代化設(shè)備操作技能”。檔案工作只有緊跟現(xiàn)代化管理的步伐才能更好地在社會(huì)上立足，這就要求檔案人員必須掌握相應(yīng)技能。（三）把“定期進(jìn)行培訓(xùn)并通過(guò)考核”納入對(duì)檔案人員的要求。檔案工作與信息技術(shù)息息相關(guān)，信息技術(shù)發(fā)展日新月異，對(duì)檔案人員素質(zhì)的考察也應(yīng)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)性。因此，檔案工作者必須不斷充實(shí)現(xiàn)代化操作技能，學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)的相關(guān)政策、標(biāo)準(zhǔn)，其中一種重要方式就是定期的培訓(xùn)和考核。
逐步認(rèn)可機(jī)關(guān)電子文件法律效力
《條例》中沒(méi)有規(guī)定電子文件的歸檔要求問(wèn)題，建議增加“機(jī)關(guān)對(duì)保存價(jià)值較高的只有電子簽章的電子文件，歸檔時(shí)可附加有法律效力的非電子簽章?！贝颂帯氨４鎯r(jià)值較高”可理解為需永久保存的文件。
就電子簽章的效力認(rèn)可問(wèn)題，筆者認(rèn)為已不存在障礙。
首先從立法上看，2004年頒布的《電子簽名法》規(guī)定,“當(dāng)事人約定使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的文書(shū)，不得僅因?yàn)槠洳捎秒娮雍灻?shù)據(jù)電文的形式而否定其法律效力”，“數(shù)據(jù)電文不得僅因?yàn)槠涫且噪娮?、光學(xué)、磁或者類(lèi)似手段生成、發(fā)送、接收或者儲(chǔ)存的而被拒絕作為證據(jù)使用”，“可靠的電子簽名與手寫(xiě)簽名或者蓋章具有同等的法律效力?！狈蓪?duì)可靠電子簽名做出規(guī)定，認(rèn)可了滿(mǎn)足可靠電子簽名條件的電子文件的法律效力。此法頒布后，又出臺(tái)了《電子認(rèn)證服務(wù)管理辦法》和《電子認(rèn)證服務(wù)密碼管理辦法》，對(duì)其電子認(rèn)證機(jī)構(gòu)的條件進(jìn)行具體、嚴(yán)格的規(guī)定，進(jìn)一步確保電子簽章的安全可靠。另外，從該法特點(diǎn)看，此法雖然針對(duì)民事活動(dòng)領(lǐng)域，但具有開(kāi)放性，“國(guó)務(wù)院或者國(guó)務(wù)院規(guī)定的部門(mén)可以依據(jù)本法制定和其他社會(huì)活動(dòng)中使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的具體辦法”，在排除特殊情況前提下，認(rèn)可機(jī)關(guān)在一般公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件同樣具有法律效力，不存在法理上的障礙。有了電子簽名法的示范及《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔和管理規(guī)范》等規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，電子政務(wù)領(lǐng)域的電子簽章效力認(rèn)可，已有制度保障。
其次從技術(shù)條件上看，在《電子簽名法》中廣泛使用的非對(duì)稱(chēng)密鑰加密的數(shù)字簽名技術(shù)已比較成熟，在電子文件上簽署了可靠的電子簽名后，對(duì)電子簽名或電子簽名文件內(nèi)容和形式的任何改動(dòng)都能夠被發(fā)現(xiàn)。從實(shí)際生活傳統(tǒng)的手寫(xiě)印章認(rèn)證方式經(jīng)常被冒用來(lái)看，電子簽名其實(shí)更加可靠也更安全。我國(guó)目前從軟件、硬件到人員素質(zhì)都達(dá)到了《電子簽名法》所要求的水平。
最后從具體操作的可行性上看，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸?shù)墓?，還得打印出來(lái)，蓋章、簽字后才能歸檔保存，比單純的紙質(zhì)文件辦理更麻煩，工作量更大，這也是很多機(jī)關(guān)電子文件歸檔工作未能廣泛開(kāi)展起來(lái)的重要原因之一。從形成渠道控制來(lái)說(shuō)，政府系統(tǒng)機(jī)關(guān)的電子公文，“是指國(guó)務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)”，并首次明確規(guī)定，以上定義的電子公文，“與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。通過(guò)對(duì)電子公文在來(lái)源（系統(tǒng)）上的限定，電子公文法定效力應(yīng)得到認(rèn)可。
作為過(guò)渡，機(jī)關(guān)可對(duì)重要的電子文件實(shí)行“雙套簽章”，一是考慮到載體的安全性；二是給社會(huì)對(duì)電子文件產(chǎn)生的可靠性疑慮一個(gè)緩沖的空間。
以政務(wù)信息公開(kāi)為契機(jī)，有針對(duì)性向社會(huì)開(kāi)放檔案
《條例》規(guī)定，機(jī)關(guān)檔案部門(mén)保管的檔案是現(xiàn)行檔案，主要供本機(jī)關(guān)和上級(jí)主管機(jī)關(guān)使用，不屬于開(kāi)放范圍。對(duì)外提供利用需經(jīng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。
根據(jù)《政府信息公開(kāi)條例》精神，行政機(jī)關(guān)對(duì)事關(guān)公民、法人或其他組織切身利益的、需社會(huì)公眾廣泛知曉或參與的政府信息應(yīng)主動(dòng)公開(kāi)。政府信息的主要存在形式是現(xiàn)行文件和機(jī)關(guān)檔案部門(mén)保存的檔案，其收集與公開(kāi)是政府信息公開(kāi)工作機(jī)構(gòu)的職責(zé)。機(jī)關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)抓住機(jī)遇，可與之建立如下協(xié)同發(fā)展關(guān)系：（一）檔案部門(mén)為政府信息公開(kāi)工作機(jī)構(gòu)提供信息來(lái)源。（二）對(duì)政府信息公開(kāi)工作機(jī)構(gòu)已公開(kāi)的檔案信息，檔案部門(mén)應(yīng)提供檔案信息查閱；對(duì)其已公開(kāi)的現(xiàn)行文件，未存于檔案部門(mén)，待其轉(zhuǎn)化為檔案后，也應(yīng)該提供給社會(huì)查閱利用。除此之外，機(jī)關(guān)檔案部門(mén)對(duì)外提供利用的檔案還應(yīng)有：（1）與公民、法人和其他社會(huì)組織人身財(cái)產(chǎn)權(quán)益相關(guān)的檔案，涉及商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的，應(yīng)該有條件、有限制的開(kāi)放，其開(kāi)放范圍應(yīng)該是當(dāng)事人及利益相關(guān)人。如《房屋權(quán)屬登記信息查詢(xún)暫行辦法》規(guī)定，房屋權(quán)屬登記信息中的原始登記憑證，房屋權(quán)屬登記機(jī)關(guān)、房屋權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)提供當(dāng)事人查詢(xún)。（2）屬于政府開(kāi)放范圍但由于種種原因尚未開(kāi)放的檔案，檔案部門(mén)應(yīng)提供對(duì)外利用，但需經(jīng)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。建議建立檔案信息公開(kāi)審查機(jī)制，對(duì)擬公開(kāi)的檔案信息進(jìn)行以下審查：是否符合政府信息公開(kāi)的四個(gè)基本要求；是否涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私；涉及保密內(nèi)容的如不公開(kāi)是否造成公共利益的重大傷害等。檔案部門(mén)與政府信息公開(kāi)工作機(jī)構(gòu)在審查工作上可建立協(xié)助、銜接關(guān)系，共同搞好開(kāi)放工作。
調(diào)整有關(guān)移交年限、移交范圍的表述
《條例》規(guī)定，省級(jí)以上機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存20年左右；省轄市（州、盟）和縣級(jí)以下機(jī)關(guān)應(yīng)將永久、長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存10年左右，連同案卷目錄（一式三份）和有關(guān)的檢索工具、參考資料，一并向有關(guān)的檔案館移交。
關(guān)于移交年限的表述，可參照《檔案法實(shí)施辦法》十三條，表述為“省級(jí)以上機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存20年，省轄市（州、盟）和縣級(jí)以下機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存10年。經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)檢查和同意，專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)或者需要保密的檔案，可以延長(zhǎng)向有關(guān)檔案館移交的期限；已撤銷(xiāo)的單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀的檔案，可以提前向有關(guān)檔案館移交。”這樣表述有兩個(gè)好處：一是列出了提前移交和延遲移交的情況，便于機(jī)關(guān)參照?qǐng)?zhí)行，也便于地方據(jù)此及實(shí)際情況，出臺(tái)更詳細(xì)的相關(guān)規(guī)定；二是將延遲移交期限納入檔案行政管理部門(mén)的許可范疇，一定程度上提高了檔案行政部門(mén)的行政地位，也有利于機(jī)關(guān)檔案移交工作的規(guī)范化。
【摘 要】醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院重要的檔案資源，是醫(yī)院基本建設(shè)活動(dòng)中產(chǎn)生的重要原始憑證和依據(jù)。本文從醫(yī)院基建檔案的重要性入手，指出了醫(yī)院基建檔案管理存在的問(wèn)題，分析了醫(yī)院基建檔案的內(nèi)容、作用及其特點(diǎn)，闡述了如何加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；基建檔案；管理
醫(yī)院基建檔案管理工作是醫(yī)院科學(xué)管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎(chǔ)性工作。隨著公共衛(wèi)生事業(yè)的迅速發(fā)展，我院的整體規(guī)模不斷擴(kuò)大，建設(shè)步伐不斷加快?；n案管理對(duì)于醫(yī)院建設(shè)發(fā)展起著重要作用。但當(dāng)前的醫(yī)院基建檔案管理中存在著較多的問(wèn)題，很大程度上制約了醫(yī)院管理水平的提升。
一、醫(yī)院基建檔案管理存在的問(wèn)題
從基建檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，現(xiàn)有基建檔案管理工作制度還不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，存在一些不容忽視的問(wèn)題：基建工程檔案不受重視，領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)不強(qiáng)，是導(dǎo)致檔案資料收集難、管理不到位的主要原因。其次，由于經(jīng)濟(jì)利益或工期等原因，人們往往只重視工程本身，輕視工程檔案，基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開(kāi)展，造成了檔案工作滯后；管理人員檔案知識(shí)缺乏和檔案管理意識(shí)不強(qiáng)；基建檔案管理相關(guān)規(guī)章制度不健全，沒(méi)有的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法和操作流程；檔案移交工作被動(dòng)、權(quán)責(zé)不明、檔案資料殘缺不齊等原因都在一定程度上影響著基建檔案管理工作，因此，必須加強(qiáng)醫(yī)院建設(shè)工程檔案的管理，建立完善的檔案管理制度體系。
二、基建檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的作用
1.對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，承載了醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的大量信息。這些資料既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分，它真實(shí)地記載了院內(nèi)各類(lèi)建筑、設(shè)備、設(shè)施等規(guī)劃、建設(shè)、維護(hù)過(guò)程中的詳細(xì)資料。它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
2.為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供依據(jù)。
任何基本建設(shè)項(xiàng)目缺少工程檔案，就缺少了日常維護(hù)和以后改造的依據(jù)， 醫(yī)院基建工程檔案資料是醫(yī)院檔案的重要組成部分，完整系統(tǒng)的基建檔案會(huì)給后來(lái)的建設(shè)者提供翔實(shí)的基礎(chǔ)資料。技術(shù)人員通過(guò)查閱歷史資料，在新建、擴(kuò)建、改建等工程圖紙的設(shè)計(jì)工作中汲取精華、去其糟粕，建設(shè)過(guò)程不走彎路，節(jié)省時(shí)間，提高效率。如我院擬將影像樓三樓會(huì)議室改造為放射治療中心，經(jīng)過(guò)直接查閱原始圖紙資料，當(dāng)時(shí)由于資金地理環(huán)境的因素影響，房屋建設(shè)為磚混結(jié)構(gòu)，該樓的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)承載2000噸的荷載，而放療設(shè)備直線加速器的本身的重量已超過(guò)了該樓的基礎(chǔ)荷載，所以該項(xiàng)目很快就否定了，節(jié)約的大量的人力物力。
3.基建檔案是一種特殊的、不可再生的信息資源，是醫(yī)院的財(cái)富。
檔案的信息價(jià)值不僅是項(xiàng)目建設(shè)歷史的真實(shí)記錄，而且是工程使用過(guò)程中的維護(hù)、改造和將來(lái)學(xué)校建設(shè)的重要依據(jù)。工程建設(shè)檔案具備可以重復(fù)利用或參考特性。如我院將住院樓十樓改建為ICU病房，經(jīng)過(guò)查閱原始圖紙資料及病房大樓改造圖紙，很快就將此次ICU病房的設(shè)計(jì)圖紙繪制完成，進(jìn)行施工，提高了項(xiàng)目改造效率。
三、建立完善的醫(yī)院檔案管理制度
1.基建檔案是記錄和反映建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃、審批、招投標(biāo)、施工、驗(yàn)收等多方面的重要史料和歷史憑證，是醫(yī)院檔案的重要組成部分，建立建全檔案管理制度是做好基建檔案管理的基礎(chǔ)。由于工程建設(shè)涉及規(guī)劃、勘察、招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位及諸多的各級(jí)主管審批部門(mén)，各主管部門(mén)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的管理要求及施工單位項(xiàng)目管理的方式方法各不相同。為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各個(gè)階段檔案資料的有序管理，保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全和規(guī)范，必須按照基建工程檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行收集整理。明確各單位在工程檔案形成中應(yīng)負(fù)擔(dān)的責(zé)任，明確項(xiàng)目管理人員及檔案管理人員在檔案管理中的職責(zé)。按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則、按照規(guī)范化、標(biāo)駛、制度化來(lái)嚴(yán)格要求基建檔案管理工作，確保檔案案卷的質(zhì)量。
2.實(shí)行檔案“三同步”管理方法?！叭健笔侵腹こ塘㈨?xiàng)與檔案收集同步，工程建設(shè)過(guò)程與檔案形成同步，工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。其目的就是為了保證工程檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性?；üこ虣n案具有成套性，因而在對(duì)基建工程檔案的整理工作中，要注重文件資料的內(nèi)在聯(lián)系和內(nèi)容的連貫性及系統(tǒng)性。工程立項(xiàng)時(shí)就要有人分管檔案工作，建設(shè)過(guò)程中，檔案人員要積極主動(dòng)參與工程建設(shè)，熟悉工程建設(shè)流程，了解工程建設(shè)動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握工程建設(shè)信息。跟蹤進(jìn)行工程檔案資料收集整理。簽訂工程合同、協(xié)議時(shí)明確施工部門(mén)應(yīng)遞交的檔案細(xì)則要求及套數(shù)，并對(duì)未按規(guī)劃收集整理檔案的行為制定罰款等問(wèn)責(zé)措施。
3.加強(qiáng)檔案意識(shí)的宣傳與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高基建檔案人員的素質(zhì)。在工程項(xiàng)目一開(kāi)始就應(yīng)加強(qiáng)檔案意識(shí)的宣傳和教育，強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性，讓參與工程建設(shè)的全體人員都有較強(qiáng)的檔案意識(shí)。同時(shí)，檔案人員積極參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，及時(shí)了解新的檔案管理規(guī)章制度，掌握先進(jìn)的管理理念，跟蹤檔案管理的新技術(shù)，不斷提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。
四、基建檔案管理工作對(duì)工程質(zhì)量的影響
1.工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分。
一般來(lái)說(shuō)，建設(shè)工程立項(xiàng)文件是建設(shè)工程項(xiàng)目決策、審批、確立過(guò)程的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)落實(shí)和項(xiàng)目具體實(shí)施的根本依據(jù)。項(xiàng)目預(yù)算編制、項(xiàng)目概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)都必須以立項(xiàng)文件為依據(jù)。而項(xiàng)目預(yù)算、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)產(chǎn)生積累的文件材料又是項(xiàng)目勘察測(cè)量、詳細(xì)設(shè)計(jì)的依據(jù)。在施工過(guò)程中，文件材料的產(chǎn)生與具體施工進(jìn)程也是不能割裂的，監(jiān)理旁站監(jiān)督記錄和檢測(cè)記錄；出現(xiàn)了問(wèn)題還有調(diào)整指令和變更說(shuō)明等等。施工活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料如一根直線貫穿施工活動(dòng)全程，記錄著施工活動(dòng)的全過(guò)程。是不能從建設(shè)工程中抽離出來(lái)的，更不能忽略不計(jì)。
2.工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映。
建設(shè)工程質(zhì)量關(guān)系著醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員以及醫(yī)患人員的生命財(cái)產(chǎn)安全，關(guān)系著醫(yī)院全體人員的切身利益。建設(shè)工程質(zhì)量必須滿(mǎn)足醫(yī)療活動(dòng)的需要，符合國(guó)家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件及合同規(guī)定的特性。對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量進(jìn)行一系列精確的評(píng)價(jià)，是以建設(shè)工程檔案為基礎(chǔ)，以指標(biāo)的量化統(tǒng)計(jì)分析為手段，進(jìn)行綜合測(cè)評(píng)了。也就是說(shuō)，建設(shè)工程檔案直接反映了建設(shè)工程質(zhì)量，我們應(yīng)以建設(shè)工程檔案為依據(jù)來(lái)全面評(píng)價(jià)工程質(zhì)量。工程檔案質(zhì)量好，反映工程管理規(guī)范，反映工程管理人員素質(zhì)高，反映工程質(zhì)量好壞。凡是被評(píng)為優(yōu)質(zhì)項(xiàng)目工程，建設(shè)、施工各方對(duì)建設(shè)工程檔案管理都是非常重視的。如我院在2012年的綜合衛(wèi)生應(yīng)急救治設(shè)施工程項(xiàng)目被評(píng)長(zhǎng)航局“十二五”信息化建設(shè)優(yōu)質(zhì)工程。工程建設(shè)期初對(duì)檔案的要求就非常高，并且制度的詳細(xì)的管理制度。
3.工程檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
1.1人事檔案的內(nèi)容
人事檔案中所記載的信息資料，正是我們平常的生活中重要的閱歷，就是我們生活中所發(fā)生的一些大事件。這些都是我們能力的見(jiàn)證。同時(shí)，在記載我們榮耀的同時(shí)，人事檔案中也會(huì)大公無(wú)私地記載著我們生活中所犯的錯(cuò)誤，以及我們平常所出現(xiàn)的一些重要違紀(jì)情況。如同美國(guó)的信用體系一樣。在美國(guó)，他們國(guó)家的公民能夠從銀行手里拿到錢(qián)，靠的就是信用體系所提供給銀行的自己信用級(jí)別證明。人事檔案也和這些信用體系一樣，具有法律效益。受到國(guó)家的機(jī)密文件保護(hù)，以免出現(xiàn)外泄導(dǎo)致居民日常生活活動(dòng)受到干擾。
1.2人事檔案管理的特點(diǎn)
從中國(guó)交通每年、每月的承載量來(lái)看，我國(guó)目前的人口流動(dòng)量還是處于一個(gè)高峰時(shí)段。如此大的人口流動(dòng)量勢(shì)必也就造成我國(guó)人事檔案管理的流動(dòng)性特點(diǎn)。人事檔案一旦離開(kāi)了具體的人，那么它的存在意義也毫無(wú)價(jià)值。另外，如前所述，人事檔案的作用是為了能夠讓對(duì)面可以在短時(shí)間內(nèi)掌握住自己的基本信息以及自己的才華，那么人事檔案的另一個(gè)重要特點(diǎn)就是真實(shí)有效性。同時(shí)，在人事檔案的信息記錄中，還有一個(gè)重要的特點(diǎn)就是其的信息記錄應(yīng)該是具有全面性的?，F(xiàn)在的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力直接導(dǎo)致了我們的就業(yè)人員要了解十八般武藝，門(mén)門(mén)精通倒也處于其次，只需精通其一即可。片面的人事檔案記載很難滿(mǎn)足對(duì)方了解你過(guò)去的需求，也很難在短時(shí)間內(nèi)判斷出你的能力。人事檔案的記載中，需要記錄好員工的成長(zhǎng)感悟心得，政治面貌，個(gè)人履歷等。
1.3人事檔案的管理制度
為了能夠更好的發(fā)揮出人事檔案中所記錄的信息的作用，不讓有真正有才華之人冤枉地被埋沒(méi)，國(guó)家設(shè)立了相關(guān)的人事檔案保管制度以及使用制度。之所以要設(shè)立這兩個(gè)制度，是因?yàn)槿耸聶n案的基本特點(diǎn)所導(dǎo)致的。人事檔案的機(jī)密性以及它的重要性，使得其的保管要比其它的檔案要更仔細(xì)。今天的我們之所以能夠再現(xiàn)過(guò)去偉人的輝煌歷史，正是在于對(duì)于他們的人事檔案我們一直都是小心翼翼地保管著。同時(shí)，現(xiàn)在的人事檔案還是采用最為古老的方式，即紙質(zhì)的人工手謄的方式。這樣的人事檔案性質(zhì)要格外注意其的發(fā)潮、損壞等。正是由于人事檔案的脆弱性，使得人事檔案的管理需要一定制度來(lái)進(jìn)行約束。保證人事檔案的完整性以及有用性。
2.加強(qiáng)人事檔案管理的方案
2.1機(jī)密性導(dǎo)致的工作謹(jǐn)慎必要性
人事檔案的機(jī)密性特點(diǎn)使得管理人事檔案工作的員工需要一定的工作心細(xì)度。人事檔案的機(jī)密性特點(diǎn)，是因?yàn)樗奈ㄒ恍?。也就是說(shuō)，一個(gè)人的人事檔案一般情況下不會(huì)有備份。所以說(shuō)，一旦遺失了某位工作人員的人事檔案，我們要再對(duì)其進(jìn)行還原，后續(xù)的工作量會(huì)很大，需要經(jīng)過(guò)層層的證明等。為了保證人事檔案的完好性，對(duì)從事于人事檔案管理的人員就需要進(jìn)行嚴(yán)格地篩選。保證從事于這項(xiàng)工作的員工其的工作素質(zhì)能力合格。同時(shí)，高素質(zhì)的管理人員，在保證人事檔案質(zhì)量的同時(shí)，還能夠?qū)⑷耸聶n案進(jìn)行有效地歸類(lèi)、分檔。中國(guó)每年都有好幾百萬(wàn)的學(xué)生畢業(yè)，有好幾百萬(wàn)的學(xué)生考研、出國(guó)。他們的檔案記錄要怎么去分派，以及怎么存儲(chǔ)，都是影響我們后面對(duì)其的人事檔案查詢(xún)的一個(gè)重要影響因素。人事檔案的管理需要謹(jǐn)慎，其中所涉及的人事信息也絕對(duì)不能夠隨便外泄。
2.2真實(shí)性導(dǎo)致的信息更新及時(shí)性
由于人事檔案中所記錄的信息是要全面、真實(shí)地反映這個(gè)人的工作學(xué)習(xí)情況的，所以說(shuō)，我們需要及時(shí)地對(duì)該本人生活中所發(fā)生的一些事件進(jìn)行及時(shí)更新。保證人事檔案中的信息是可靠地、有效地。如果人事檔案中所記載的信息是些陳年往事，很難就針對(duì)現(xiàn)在的這個(gè)人的基本情況進(jìn)行介紹的話(huà)，那么人事檔案也就失去了它本來(lái)的意義所在。例如，一個(gè)曾經(jīng)蹲過(guò)大牢，進(jìn)行過(guò)改造的勞改人員，曾經(jīng)的他的確是罪孽深重，但是經(jīng)過(guò)改造之后的他，卻也慢慢地變得想要為這個(gè)社會(huì)奉獻(xiàn)出自己的一份綿力。但是一旦他拿著自己改造之前的人事檔案走入社會(huì)，人家看見(jiàn)檔案中的內(nèi)容，對(duì)于該人的認(rèn)識(shí)了解也就只能怪停留在他改造之前，其結(jié)果是可想而知的，必然地會(huì)四處碰壁。人事檔案中的信息要及時(shí)地進(jìn)行更新處理，保證人事檔案中所體現(xiàn)的信息是近現(xiàn)段時(shí)間內(nèi)，該人的基本情況信息以及個(gè)性特征。這樣的人事檔案才能夠發(fā)揮了我們最初賦予它的權(quán)能。另外，流動(dòng)性導(dǎo)致的檔案管理動(dòng)態(tài)性。人事檔案就像是他主人的影子?，F(xiàn)在的人事檔案數(shù)量繁多，光光地靠著我們平常的手記，就想著能夠管理這些流動(dòng)文檔，實(shí)在是力不從心。為了更好地管理好流動(dòng)的人事檔案，我們完全可以利用起現(xiàn)在強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)通訊管理手段。
