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關鍵詞：企業(yè)人事檔案管理；路徑依賴；路徑選擇；信息化
“路徑依賴”最早是由生物學家在理論分析中提出的。后來，North等經濟學家引入新制度經濟學和進化經濟學當中。路徑依賴是指今天的選擇受歷史因素的影響，人們過去做出的選擇決定了其現(xiàn)在可能的選擇[1]，類似于物理學中的“慣性”。由于某種現(xiàn)象具有先動優(yōu)勢，即使后來環(huán)境發(fā)生了改變，它也有可能繼續(xù)自我增強，最后“鎖定”在次優(yōu)的狀態(tài)。隨著我國經濟的迅猛發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展也是日新月異。而企業(yè)人事檔案是企業(yè)選人、用人、開發(fā)人力資源的基礎，也是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。因此，研究企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴問題具有重要的現(xiàn)實意義。
一、企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴
1.企業(yè)人事檔案管理管理制度不完善，手段落后。
企業(yè)以追求最大利潤為價值取向，普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業(yè)領導把精力和資金主要投向生產經營和產品銷售上，而對檔案基礎工作的投入不夠，甚至片面地認為企業(yè)與員工是一種雇傭關系，沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。長此以往，這種現(xiàn)象不斷自我強化，導致了企業(yè)人事檔案管理制度不健全、缺乏科學性、先進性。加之現(xiàn)在還有很多企業(yè)的人事檔案管理仍停留在經驗管理和手工管理階段，這種方式制約人事檔案功能的發(fā)揮，越來越不能滿足現(xiàn)實工作的需要。
2.企業(yè)人事檔案內容簡單雷同，個人材料分散。
目前，仍有不少企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種計劃經濟體制下制定的企業(yè)人事檔案內容顯然已不適應新形勢的發(fā)展。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，挫傷了員工的創(chuàng)新熱情，失去了真正意義上的參考價值[2]。另外，長期以來，人事檔案管理、利用形成了一種分散局面。人事組織部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職務評聘、工資等方面的材料。而反映員工工作業(yè)績的材料在檔案中卻沒有收集，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內容的完整統(tǒng)一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。
3.企業(yè)人事檔案管理不規(guī)范，利用率低。
有些民營企業(yè)是從家庭小作坊發(fā)展起來的，管理本來就不是很規(guī)范，人事檔案管理更是不規(guī)范。有的員工職務升降、工資待遇隨意性很大，甚至還存在著企業(yè)主口頭上說了就算的現(xiàn)象，使員工的工資級別、職務任免等材料根本無法形成。由于企業(yè)人事檔案管理的不規(guī)范，產生了不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和正常執(zhí)行，對當前配置以及未來人力資源的供求造成負面影響。二是有的檔案轉遞不及時，操作程序不規(guī)范[3]。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生。這些原因相應地造成了企業(yè)人事檔案價值不高，利用率降低。
二、企業(yè)人事檔案管理的路徑選擇
企業(yè)不同于其他組織的最大特點就是它是以追求利潤為目標的經濟組織。企業(yè)是依法設立的以盈利為目的的從事生產經營活動的獨立核算的經濟組織。企業(yè)的一切管理工作都是以是否有利于企業(yè)獲得利潤為目標的。企業(yè)檔案管理的存在和發(fā)展必須來自其內在的、本質的需要。如果企業(yè)的人事檔案管理能夠滿足企業(yè)的這種內在需要，它就能生存和發(fā)展[4]。因此，針對企業(yè)的特點，應突破傳統(tǒng)人事檔案管理的路徑依賴，選擇信息化、現(xiàn)代化的新路徑。信息化是從原始靜態(tài)檔案管理到動態(tài)檔案信息化管理的革命，是人事檔案工作的深入，是工作方法的改變，也是人事檔案管理與時俱進、開拓創(chuàng)新的起點。這一路徑的選擇對企業(yè)人事檔案管理提出了新的要求。
1.完善人事檔案管理制度是信息化的基礎
在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業(yè)人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設提供更好的服務，為企業(yè)人事檔案管理的信息化奠定基礎。
2.依托專業(yè)人才是信息化的有力保證
由傳統(tǒng)的檔案實體管理轉變?yōu)樾畔⒐芾?，只掌握傳統(tǒng)檔案管理職能的檔案人員是難以適應的。因此，要實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，企業(yè)必須具有高素質的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實體管理者向信息管理員和者的角色轉換，要提高人事檔案管理人員的計算機應用能力，能用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。對專業(yè)人才的培訓主要分為兩個方面：一是基礎理論和業(yè)務技能培訓，檔案人員應具備扎實的檔案學基礎理論知識，還應懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規(guī)律、分類方法及有關的技術；二是現(xiàn)代化信息技術培訓，培訓重點應放在數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運用及網(wǎng)絡知識的運用等方面。通過培訓使檔案人員能夠掌握計算機技術在檔案管理工作中的應用，掌握檔案管理應用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家能手，確保檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常的運行。只有這些相應人才素質的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，從而更為有效地實施檔案管理信息化工作，為企業(yè)服務。
3.建設人事檔案管理系統(tǒng)是信息化的重點
利用計算機技術對人事檔案進行信息儲存、查找，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，是當前人事檔案管理信息化的重點。人事檔案管理系統(tǒng)的主要功能如下圖所示：
人事檔案管理系統(tǒng)
數(shù)據(jù)復制
文件傳輸
報表管理
員工管理
系統(tǒng)安全
一方面，通過該系統(tǒng)能夠實現(xiàn)文件檔案管理一體化。在辦公自動化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，要求重新設置合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統(tǒng)中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況。檔案人員在網(wǎng)上接收、整理、鑒定并確定密級和保管期限，然后進入正式文件庫。檔案管理部門也可以通過辦公自動化系統(tǒng)隨時掌握文書，業(yè)務部門的管理動態(tài)，及時進行指導，從而實現(xiàn)檔案的超前性、預見性管理[5]。
另一方面，企業(yè)文書、業(yè)務部門可以隨時將形成的有查考利用價值的文件歸檔存儲到服務器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務器上。當用戶通過身份確定就可以在企業(yè)局域網(wǎng)的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為企業(yè)生產建設提供了快捷、高質量的服務。
三、路徑選擇中應注意的問題
1.信息化檔案管理面臨的經費問題。
檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，管理服務的現(xiàn)代化，都需要不斷的更新設備和技術等。為此，企業(yè)在選擇進行信息化建設的過程當中，就得花大量的人力、物力、財力去解決這些問題。這就制約了一部分企業(yè)，尤其是中小企業(yè)去選擇信息化的新路徑，而“鎖定”在傳統(tǒng)的人事檔案管理上。
2.檔案保密和檔案安全受到挑戰(zhàn)。
信息網(wǎng)絡已經不斷的深入到各個領域。在網(wǎng)絡環(huán)境下，影響檔案保密和安全的因素主要有：一是人為因素，檔案管理人員的檔案安全意識和保密意識不強，往往在自己的檔案網(wǎng)頁上隨意信息，對的信息缺少嚴格的審查和管理；二是技術問題，當前電腦病毒很多，并且黑客也很厲害，使得檔案信息的安全和保密受到威脅，這些勢必引起企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的高度重視，需加以研究解決。
總結
綜上所述，本文分析了我國企業(yè)現(xiàn)行人事檔案管理中的一些問題及原因，認為企業(yè)人事檔案管理應走信息化、現(xiàn)代化的路徑，并提出了路徑選擇中應注意的一些問題。我們認為，企業(yè)人事檔案管理，以網(wǎng)絡建設為依托，以各種先進技術為手段，最終目的是為了更好地利用檔案資源，發(fā)揮人事檔案的實際效能，為企業(yè)提供服務。
參考文獻：
[1]諾思.制度、制度變遷與經濟績效[M].上海：三聯(lián)書店，1994
[2]劉琴.人事制度改革對人事檔案管理的影響[J].檔案學通訊，2005，5：10-12
[3]張新芳.人事檔案工作如何適應新時代企業(yè)人力資源管理的新要求[J].蘭臺世界，2006，12：41-42
1、被納入企業(yè)知識管理范疇
在經濟發(fā)展的當今階段，自然資源的優(yōu)勢已不再成為經濟增長的關鍵，知識資源因能促使有限的資源得到更加合理和充分的利用，重要作用日益凸顯，企業(yè)由信息管理向知識管理進行突破。知識管理就是幫助員工對擁有的知識進行反思，調整和發(fā)展企業(yè)內部結構，提高員工進行知識交流的技巧，增加獲得知識的來源，最終促進知識交流并產生最大的效益。電子文件作為企業(yè)重要的信息數(shù)據(jù)，是企業(yè)進行知識管理的重要內容。如何組織開發(fā)利用好這種特殊的資源，成為企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實需要。
2、電子數(shù)據(jù)管理不夠規(guī)范
檔案、資料和數(shù)據(jù)是企業(yè)知識管理的重要組成部分，體量、載體、介質的多樣化為檔案收集帶來了新的課題。國家《電子文件管理暫行辦法》、《國家電子文件管理工作規(guī)劃（2011—2015）》和《關于組織開展電子政務內網(wǎng)“業(yè)務信息和電子文件交換系統(tǒng)”試點示范工作的通知》，對我市電子文件管理的原則、內容和任務要求進行了進一步明確和部署。但是電子檔案的科學化、規(guī)范化、安全化仍然較低，成為傳統(tǒng)檔案管理中的難點對象，重視紙質檔案實體、忽視電子檔案管理的現(xiàn)象較為普遍，企業(yè)信息系統(tǒng)中的重要信息和數(shù)據(jù)，缺少可借鑒的檔案管理規(guī)范和標準，元數(shù)據(jù)不夠統(tǒng)一，管控效率較低。
二、當前企業(yè)信息化環(huán)境下電子檔案管理工作現(xiàn)狀分析
由于電子文件對計算機設備的依賴性、內容與結構和存儲載體的可分離性、電子文件自身的不穩(wěn)定性以及認識不足，使目前信息化環(huán)境下的電子文件歸檔收集工作尚顯薄弱。
1、信息壁壘加大電子檔案收集難度
隨著信息技術的高速發(fā)展，企業(yè)步入信息資源管理時代，各業(yè)務領域普遍開發(fā)應用了信息系統(tǒng)。由于各系統(tǒng)的開發(fā)環(huán)境不同，各專業(yè)之間、部門之間存在著信息壁壘，加之檔案人員與業(yè)務人員溝通渠道有限，檔案人員很難及時進行收集和歸檔指導，使企業(yè)電子信息很難實現(xiàn)有效聚合和共享，文件、數(shù)據(jù)的利用率較低。
2、管理粗放加大電子檔案規(guī)范管理難度
目前，企業(yè)各級人員普遍未充分認識電子文件的意義、功用和重要性，未對電子文件進行收集、整理、鑒定和歸檔；有的未采取安全防范措施，電子文件易被非法訪問、非法修改和損害；有的電子文件處于自生自滅狀態(tài)；有的只用計算機起草和打印文件，打印出紙質文件后，作為草稿性的電子文件很多未被保存，或因存儲載體用于存儲其他信息而被刪除；有的對電子文件不分價值進行全部保存；有的僅保存在硬盤里，電子文件數(shù)量龐大，增加了管理和使用的時間和精力，需要對電子文件進行收集、管理和歸檔等相關控制。
3、電子設備的更迭對檔案征集提出考驗
科技的進步使計算機系統(tǒng)加快升級更新，老版本的電子文件無法在新的軟硬件環(huán)境中直接使用，不僅增加了電子文件有效利用的難度，也給電子檔案的收集管理帶來了極大的考驗。
三、電子檔案管理收集模式構建策略
“泛在知識環(huán)境”下的電子檔案管理模式，應按照全程管理、規(guī)范管理和安全保密、便于利用為建設原則，采取電子文件前端控制、全程管理等方法，加強通用業(yè)務電子文件和專業(yè)工作電子文件的管控，厘清現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件之間的管理要求，形成文件生成、辦理、交換、歸檔、保存等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范管理，構建高標準、高質量、高效率的電子文件管理體系和工作機制。
1、建立健全管理體系，提供堅強的組織保障
企業(yè)應高度重視電子文件管理工作，明確各職能部門的管理職責和歸檔任務。辦公室負責電子文件的歸檔管理，科技信息管理部門負責系統(tǒng)運行維護，各個業(yè)務部門負責具體實施。根據(jù)各業(yè)務信息系統(tǒng)電子文件的運行流向和檔案管理需求，建立以文件形成部門為核心的業(yè)務系統(tǒng)、以檔案管理部門為重點的電子文件管理系統(tǒng)的電子檔案保管利用系統(tǒng)，形成電子文件管理層、維護層和業(yè)務層共同協(xié)作的工作格局。
2、加強前端控制，提升電子檔案管理質量
隨著現(xiàn)代企業(yè)的科學管理程度不斷加深，傳統(tǒng)意義上“被動接收”和“看堆守攤”文件管理和檔案管理觀念已經成為提升檔案工作效率和效果的桎梏。為確保電子文件真實可靠、完整安全，企業(yè)應確定電子文件管控范圍，劃定通用業(yè)務、專業(yè)工作和其他需要管控的電子文件。通用業(yè)務文件包含協(xié)同辦公系統(tǒng)運轉的電子公文等內容，專業(yè)工作文件包含電子商務、ERP等業(yè)務信息系統(tǒng)上形成的表單和數(shù)據(jù)等內容。檔案人員應通過調研、分析等手段，加強與業(yè)務人員的溝通，劃定檔案收集的文件范圍、元數(shù)據(jù)和背景信息、文件分類等內容，將檔案管理提前延伸到文件的形成階段并建立檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務信息系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)對關鍵電子文件的直接管控。
3、創(chuàng)新管理手段，提升電子文件歸檔質量
企業(yè)應創(chuàng)新管控手段，對電子文件歸檔管理中全面實施標準化管理。一是對電子文件實行全方位、全過程、全覆蓋，把本單位所有應歸檔的電子文件全部納入企業(yè)管控和檔案管理范疇，構建“統(tǒng)一策劃、統(tǒng)一管控、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一技術、統(tǒng)一平臺”的工作局面。二是創(chuàng)新管理手段，充分利用融合職責、制度、標準、流程、績效等管理要素于一體的“五位一體”協(xié)同管理平臺，一方面優(yōu)化交接、歸檔、保管、銷毀、驗收、評估等檔案業(yè)務流程和歸檔標準、檔案整理標準和重要檔案管理表單，在“五位一體”協(xié)同管理平臺中與相關部門的工作崗位進行匹配，規(guī)范文件形成部門管理行為；另一方面，應以工程項目檔案管理為重點，梳理工程建設節(jié)點的重要表單，在“五位一體”協(xié)同管理平臺中的各個基建業(yè)務流程中進行匹配，使工程管理人員清晰掌握檔案管理的技術標準、管理標準和工作標準，使檔案管理的要求與基建業(yè)務工作實現(xiàn)了有機融合，不僅可以提升歸檔效率，還能保障歸檔文件的質量。
4、完善制度保障機制的建設
為優(yōu)化和規(guī)范管理計算機環(huán)境中產生的文件和檔案資源，企業(yè)應該一方面認真落實《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《文書電子文件元數(shù)據(jù)方案》等規(guī)章制度和管理標準；另一方面根據(jù)企業(yè)業(yè)務工作特點，制定出臺本單位的電子文件管理規(guī)定、檔案工作管理辦法、檔案工作考核評分標準、公文處理辦法、公文考評規(guī)則等一系列內部規(guī)章制度，形成電子文件的收集歸檔的常態(tài)化機制。此外，企業(yè)還應將電子文件管理納入對職能部門、基層單位主要負責人年度業(yè)績考核指標，對各單位公文管理、檔案管理和知識管理情況通過進行過程控制。同時，應采取工作情況通報、互查評比、年度專業(yè)工作講評、評先評優(yōu)等多種形式進行監(jiān)督和考核，從而起到制度約束和監(jiān)督管控的作用，形成規(guī)范電子檔案收集和歸檔的氛圍。
（一）檔案管理理論的需要
隨著企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的全面普及應用，檔案管理信息化建設已經成為一種必然趨勢。同時企業(yè)檔案管理信息化的建設使得檔案部門的工作不在只是像以前那樣的企業(yè)資料存儲，而是一個具有文件收集、鑒定、查詢、共享等功能的綜合性的以數(shù)據(jù)庫為主的系統(tǒng)。另外，由于企業(yè)間的交流、溝通方式已由傳統(tǒng)的檔案接收方式轉化為現(xiàn)代的網(wǎng)上傳輸?shù)确绞?，因此傳統(tǒng)的檔案紙質管理也已轉變?yōu)殡娮踊芾恚@對檔案管理、利用也提出了更高的要求，如快速查找、網(wǎng)絡信息共享等。
（二）工作效率及工作成本的需要
傳統(tǒng)的檔案管理工作不僅在資料收集時需要大量的人力、物力、財力，同時在資料應用時會浪費工作人員大量時間，在查詢檔案信息時路途遠、耗時長、滿足不了企業(yè)各單位利用者的快速查詢、利用檔案的需求。另外，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量不可避免的增加，而無限地擴大檔案儲存室面積、設備以及增加檔案管理人員并不能從根本上解決問題，企業(yè)成本也會大幅上漲。而信息化的檔案不僅可實現(xiàn)工作人員的及時查詢、充分共享，更能夠為企業(yè)在檔案室擴建等方面節(jié)省開支。
（三）中小企業(yè)管理的需要
隨著中小企業(yè)的不斷發(fā)展，規(guī)模的不斷擴大，為更好地管理企業(yè)的各種資源，企業(yè)要求檔案機構要實現(xiàn)多復合型功能，要具有統(tǒng)一的標準規(guī)范來對檔案進行信息錄入，同時也要求實現(xiàn)檔案管理工作的及時性、有效性、效率性。企業(yè)總公司和各分公司的檔案數(shù)據(jù)集都應存儲在總公司檔案管理信息系統(tǒng)中，以便企業(yè)總部能及時了解各分公司的運營情況，同時當各分公司需要本公司數(shù)據(jù)庫時，在得到授權許可時，可進行訪問。另外，信息化的檔案管理可以在一定程度上提供企業(yè)與顧客的溝通平臺，有助于企業(yè)了解消費者的消費習慣、消費能力、消費意向等，同時企業(yè)可以利用這個平臺很好的宣傳產品服務等，有效地為企業(yè)帶來經濟效益。
二、中小企業(yè)檔案管理信息化的積極作用
（一）資源共享、提高效率
所謂的信息化時代最主要的標志就是資源的共享，很多學者已經指出信息資源的戰(zhàn)略地位，信息資源已成為社會經濟發(fā)展的重要組成部分[3]。隨著計算機技術的進步，信息化的檔案有利于實現(xiàn)中小企業(yè)的資源共享。同時信息化的檔案極大地減少了檔案管理人員的工作量，工作人員可以有效完成檔案檢索和立卷歸檔，提高檔案工作質量的同時有效減少建檔時間，極大提高了中小企業(yè)檔案工作人員的工作效率。
（二）快速查詢、高效利用
檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務，企業(yè)檔案存儲和記憶了企業(yè)的各項活動，是企業(yè)文化、知識的歷史積累[4]。信息化的檔案明顯縮短了二次文獻信息編著的時間，同時傳統(tǒng)檔案管理下的檢索方式是檔案管理人員從檔案目錄中找出所需的檔案，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時費力[5]。檔案管理信息化以后，企業(yè)工作人員可以即時查詢，可以通過模糊查詢、組合查詢、分類查詢等查詢方式迅速查找到所需要的大量資料。這不僅將檔案管理人員從以前繁重的勞動中解脫出來同時也極大地提高了各部門工作人員的工作效率。
（三）快速備份、高效管理
由于火災、地震、蟲害、鼠害方式對企業(yè)檔案的損害越來越重，企業(yè)通常會采取檔案備份的手段來盡量減少檔案損傷，傳統(tǒng)檔案在備份時不僅大量的增加了檔案管理人員的工作量，同時也增加了企業(yè)在檔案室面積、設備等方面的壓力。信息化后的檔案信息備份，檔案工作人員可以通過簡單地系統(tǒng)內數(shù)據(jù)讀取，然后根據(jù)企業(yè)數(shù)據(jù)的需要進行定位、存儲、編輯、修改等工作，實現(xiàn)了企業(yè)檔案信息的快速備份，讓檔案管理人員更加簡便快捷的對檔案信息進行管理。
（四）利于決策、增加效益
中小企業(yè)的檔案資料詳細記載著的企業(yè)發(fā)展至今的經營理念、管理經驗、活動失誤等資料，企業(yè)通過對完整、有效信息的整理和分析，有利于企業(yè)在發(fā)展中計劃、組織、管理、控制、創(chuàng)新等工作的有效進行，以達到企業(yè)的決策及時、管理得當。這也使得企業(yè)的資源合理配置，極大提高了企業(yè)的經濟效益，并為不斷提高企業(yè)文化軟實力奠定了堅實的基礎。
三、企業(yè)推進檔案管理信息化的支持體系
檔案信息系統(tǒng)建設時，要在前期調研與分析的基礎上，根據(jù)用戶需求，將復雜的軟件、硬件、業(yè)務工作等有機結合連接成完整、可靠和有效的整體，達到滿足用戶要求的完整體系[6]。
（一）網(wǎng)絡系統(tǒng)的建設
網(wǎng)絡系統(tǒng)是檔案信息化管理的存在環(huán)境，網(wǎng)絡信息系統(tǒng)包括外部網(wǎng)絡系統(tǒng)和內部網(wǎng)絡系統(tǒng)。檔案管理信息化建設對于外部網(wǎng)絡系統(tǒng)的要求是具有穩(wěn)定、可靠、相對安全的網(wǎng)絡運行環(huán)境；對于企業(yè)內部的網(wǎng)絡環(huán)境要求則是具有穩(wěn)定的內部網(wǎng)站、郵件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)等，以確保檔案管理信息化的安全運行。
（二）硬件設備的配置
企業(yè)應盡快為檔案管理部門配備信息化管理所需的計算機、掃描儀以及各種互聯(lián)網(wǎng)設備等現(xiàn)代化檔案管理設施，充分利用現(xiàn)代科學技術在檔案管理中的作用，加速開發(fā)相關應用軟件[7]。并根據(jù)企業(yè)的實際情況確定檔案管理部門各種硬件設備的數(shù)量、型號以便充分利用檔案信息資源的優(yōu)勢，挖掘企業(yè)在各個方面的潛力，為企業(yè)帶來更多的經濟效益。
（三）應用系統(tǒng)開發(fā)
目前建設成的數(shù)字檔案館應用系統(tǒng)主要包括：信息采集、日常管理、信息服務、系統(tǒng)設置、權限和數(shù)據(jù)安全、檔案數(shù)字化工作管理、配套軟件產品設計七個部分[8]。這些應用系統(tǒng)完成檔案資料的收集、鑒定、分類、存儲、利用等功能，但由于各個企業(yè)的經營理念、所在行業(yè)、產品服務等的不同，企業(yè)應該根據(jù)自身需要在這些應用系統(tǒng)上建立獨屬于自己的應用系統(tǒng)以便更好地為企業(yè)服務。
（四）安全系統(tǒng)的開發(fā)
在電子文檔的形成、處理、歸檔、電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，電子檔案面臨的安全威脅是來自多個方面的，而不再是單一的某一個因素在起作用[9]。因此，為了檔案資料的安全管理企業(yè)應該配備網(wǎng)關、防火墻、入侵檢測等安全保障設施，保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、檔案資料的安全。
四、中小企業(yè)檔案管理信息化建設面臨的問題
（一）檔案管理工作備受冷落
檔案管理工作歷來都不被企業(yè)重視，尤其是中小企業(yè)。近年來，國內外許多企業(yè)選擇進行組織扁平化，通過削減管理層次、精簡管理機構、裁減管理人員，來達到降低管理成本、提高市場應變能力的目的，以至與許多企業(yè)都視檔案管理部門為裁員增效的最佳部門，這種思想嚴重阻礙了企業(yè)檔案部門的生存和發(fā)展[10]。
（二）硬件設施落后，資金不到位
企業(yè)檔案信息化建設需要硬件和軟件的支持，而硬件和軟件的建設將會消耗大筆資金。中小企業(yè)尚處于發(fā)展階段，大量資金用于企業(yè)的產品開發(fā)與市場擴大，檔案管理信息化作為一種新生事物，目前并沒有得到大多數(shù)人的認可和重視，許多中小企業(yè)目前從領導到員工一直忽視檔案管理工作，這就使得檔案管理信息化一直止步不前。作為企業(yè)優(yōu)秀的人才，應該學會高瞻遠矚地看到檔案信息化的價值并在人力、物力、財力等方面給予支持，才能為檔案管理信息化建設提供必要條件。
（三）檔案管理人員知識單一
目前大多數(shù)中小企業(yè)在薪酬方面，檔案管理人員的薪酬遠遠低于同企業(yè)的其他部門工作人員的薪酬，這不利于檔案管理人員提升工作積極性和樹立職業(yè)自豪感，最直接的結果是高學歷、高能力、高層次的人才極力避開檔案管理的工作。檔案管理信息化建設與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作相比，需要檔案管理人員不光熟悉掌握檔案管理的基本原理、方法和手段，還要掌握計算機管理和網(wǎng)絡管理等新技術和新知識，并利用這些新技術和新知識完成企業(yè)的檔案管理工作[12]。這就要求企業(yè)需要一直具有綜合能力、高素質的檔案管理人員。而目前大多數(shù)企業(yè)檔案管理人員知識結構單一，不能滿足檔案管理信息化建設的需要。
（四）檔案信息安全有待提高
檔案信息安全是檔案管理信息化建設中一個重要的環(huán)節(jié)，這要求企業(yè)應該配備網(wǎng)關、防火墻、入侵檢測等安全保障設施，保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、檔案資料的安全。檔案信息安全首先要求設備安全，例如2008年4月東方航空公司設備故障導致數(shù)據(jù)丟失，導致了6架飛機未能獲得譯碼數(shù)據(jù)，由此造成的飛機不能按正常航班進行飛行，給該企業(yè)造成了巨大的信譽損害以及經濟利益的損失[13]。其次，檔案信息化安全還要求網(wǎng)絡環(huán)境安全、操作安全等方面。由于目前檔案管理信息化建設還處于不完善階段，檔案信息安全還有待提高。
五、推進中小企業(yè)檔案管理信息化建設的主要措施
為改善目前中小企業(yè)檔案信息化建設中的相關問題，需要從觀念、設施、知識、安全性等方面進行，不斷與時俱進，接受新觀念、學習新知識，進而解決檔案管理信息化建設中的根本問題。
（一）加強宣傳檔案信息化建設及增強全體員工的檔案意識
首先，鑒于中小企業(yè)全體員工對檔案管理信息化工作重要性認識的薄弱，政府、社會應加強相關宣傳，普及檔案管理信息化相關的知識，強化檔案管理的法律、制度，提高企業(yè)員工對檔案管理工作的重視程度，認識檔案管理信息化工作的價值和意義。其次，加強企業(yè)內部宣傳工作，讓企業(yè)各級領導意思到，信息化的檔案資料不僅僅是企業(yè)歷史的記載，通過及時、有效地對檔案資料的記載和分析對企業(yè)適應時代潮流、適應發(fā)展需求有很大的作用。最后，加強檔案管理部門員工培訓，舉行定期檔案工作交流、總結會議，增強檔案人員的工作重要性的意識，提高檔案管理工作人員的業(yè)務能力。
（二）及時更新檔案管理信息化相關的設備
與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，信息化的檔案資料需要媒體設施的配合。第一，中小企業(yè)應配備計算機、掃描儀、復印機、服務器、文件數(shù)字化等先進的硬件設備。第二，企業(yè)要在通用、可靠、節(jié)約、高效、成熟的基礎上配備必須的軟件設備，并在應用系統(tǒng)是兼顧開放性、安全性。第三，優(yōu)化內部網(wǎng)絡系統(tǒng)、防范外部網(wǎng)絡系統(tǒng)，借鑒已有的成果和經驗，將檔案與互聯(lián)網(wǎng)、辦公自動化等系統(tǒng)連通，完善計算機網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，擴大現(xiàn)代信息設施覆蓋面，積極推廣相關管理軟件[14]。
（三）培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員
企業(yè)檔案管理信息化的建設需要優(yōu)秀的管理人員，信息化建設中的企業(yè)檔案管理者應該具有多方面的的知識和技能，不僅要掌握檔案管理的知識，如檔案學等關于檔案收集、鑒定、錄入等有關方面，還要掌握現(xiàn)代科學技術的管理，如計算機、信息化工具等。首先，企業(yè)應清除已有的綜合素質不能滿足工作要求的員工，招聘專業(yè)的檔案管理人員，徹底解決企業(yè)內部檔案管理人員綜合素質問題以實現(xiàn)檔案管理工作的科學化。其次，定期為檔案管理人員提供學習新知識、新技能的專業(yè)培訓課程，以加強檔案管理人員的職業(yè)道德、業(yè)務水平、技術能力等，以更好的服務企業(yè)、挖掘優(yōu)勢。最后，建立完善的企業(yè)檔案管理人員績效考核程序，檔案管理人員進入企業(yè)后的工作內容、工作量、所管理的資源利用率、為企業(yè)帶來的經濟效益應作詳細考核，以作為以后工作晉升、薪酬水平的依據(jù)。只有一支優(yōu)秀的檔案管理隊伍，從而推進中小企業(yè)檔案管理信息化建設的進程。
（四）建立檔案信息安全保障系統(tǒng)
檔案的原始性、唯一性、文化傳承性，以及廣泛的社會參考與利用價值，決定了檔案信息安全管理的特殊性，不僅要保障檔案內容信息的真實、完整、有效、可讀及不被竊取或泄露，而且要保障檔案文件的原貌與歷史痕跡，更重要的是需要長期地、持續(xù)地獲得安全保管[18]。因此在檔案管理信息化的建設中要求工作人員：首先，建立檔案管理風險評價體系，采取切實有效方法和措施來預測風險，以提前建立健全安全防范體系，努力維護檔案信息的安全性。其次，建立技術保障體系，以提高系統(tǒng)免疫力，這是增強檔案信息安全的“硬”手段；采取防偷竊、生物識別身份認證措施，這是增強檔案信息安全的“軟”手段。最后，采取加密措施，安全管理的最終目的，就是保障網(wǎng)絡上傳輸?shù)摹⑾到y(tǒng)中存儲的、用戶訪問到的檔案信息真實、完整和有效，數(shù)據(jù)加密、硬盤加密、容災備份等，都是保障信息安全的有效措施[16]。
（五）建立規(guī)范制度體系，規(guī)范檔案管理信息化的操作流程
檔案管理工作是對一些于企業(yè)和國家具有重要意義和保存價值的各種文字，圖像，音頻和視頻信息，按照一定的原則和方法進行科學的分類和保存管理。電力檔案記錄著電力企業(yè)的發(fā)展歷程，涵蓋了大量的知識信息和技術資源，是企業(yè)成長的第一手原始資料，對于還原企業(yè)的歷史面貌具有不可替代的作用。保存完好的電力檔案為電力企業(yè)經濟發(fā)展提供強有力的信息保障，極大地拓展了企業(yè)的發(fā)展前景，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和經濟效益的提升具有積極意義。電力企業(yè)要想在市場經濟體制改革的洪流中屹立不倒，就必須抓住機遇，與時俱進，擠擠眼距和探索出一套科學合理的檔案管理工作體系，不斷拓寬企業(yè)檔案管理工作新領域，高瞻遠矚，最大限度地發(fā)揮電力檔案的作用和價值。
2.新形勢下電力企業(yè)檔案管理工作中面臨的問題
2.1管理體系不健全，檔案利用率較低
俗話說沒有規(guī)矩，不成方圓，一個科學合理的管理體系的缺失，帶來的不僅是管理的混亂，更使得檔案信息資源無法得到有效利用，也為企業(yè)帶來了不可估量的隱形損失。在一些電力企業(yè)中，依然存在著檔案資料收集不全，保管不力；檔案借閱時手續(xù)不全，導致檔案遺失等問題。長期以來，電力企業(yè)在檔案管理工作方面存在著誤區(qū)，過分重視檔案的收藏而忽視了對檔案的有效利用，蒙塵的卷宗只有蠹蟲偶爾光顧，違背了建立檔案和檔案保護的初衷。
2.2人員素質落后，檔案管理意識淡薄
提起檔案管理，很多人抱有一種可有可無的輕視態(tài)度，認為檔案管理不過就是收集整理罷了，毫無技術含量可言。正是這種不正確的風氣，導致很多電力企業(yè)高層領導對檔案管理的重要性缺乏足夠的認識，在檔案管理工作方面沒有投入足夠的人力和物力，導致檔案管理工作無法積極有效地開展。許多電力企業(yè)的檔案管理崗位主要是安置人員，企業(yè)進行編制改革時通常將檔案管理人員一減再減，檔案管理人員隊伍流動性大，因此很多檔案管理人員專業(yè)素質不高，缺乏責任心，使得檔案管理工作無法開拓和發(fā)展新領域，檔案編研和信息開發(fā)、利用工作一直只是紙上談兵。
2.3企業(yè)檔案管理存在安全隱患
一些企業(yè)由于資金的缺乏和場地限制，常常租用賓館等缺乏消防和安全保護的場地作為檔案室，造成了安全隱患，一旦出現(xiàn)事故，任何的補救措施都無濟于事。一些企業(yè)為了方便管理，將打更室與檔案庫房相連通，導致檔案資料的遺失和損壞。更有甚者沒有設置專門的檔案室，將檔案堆積在庫房，為檔案管理工作帶來了諸多不便。二十一世紀是信息化時代，電力企業(yè)檔案管理工作也必須緊跟時代步伐，擯棄陳舊觀念，推進檔案信息化管理，避免資源浪費。
3.加強電力企業(yè)檔案管理工作的具體對策
3.1完善機制促進檔案管理規(guī)范化
科學合理的電力檔案管理體系的建立是檔案工作的前提。電力企業(yè)檔案管理部門要更具自身實際情況，聯(lián)合先進的管理理念和方法，主動學習，大膽出擊，為檔案工作的順利推進創(chuàng)設良好的氛圍，依據(jù)國家檔案管理工作的有關規(guī)定，順應時展的潮流，健全和完善檔案管理工作體制，嚴格責任分工，規(guī)范過程管控，對文件材料的歸檔范圍、收集、整理、立卷歸檔、形成以及文件編制、交接驗收等提出具體要求形成閉環(huán)管理，為檔案管理工作提供制度依據(jù)，促進檔案工作的有序進行。管理制度的確立要講求規(guī)范性和可操作性，注重落實，切忌浮夸。
3.2提升工作人員履職能力
檔案管理工作人員是檔案管理工作中最重要的環(huán)節(jié)，檔案管理工作人員的素質在很大程度上決定了檔案管理工作的實際效率。因此，電力企業(yè)要加強宣傳，組織開展文化教育和技能培訓活動，促進工作人員及時進行知識更新，努力學習，向書本學習，向同行學習，注重實踐，提高從業(yè)人員履職能力。企業(yè)要切實強化檔案管理工作的監(jiān)督和指導，明確責任人，推行“誰記錄，誰收集，誰整理，誰負責”的管理措施，充分發(fā)揮檔案管理網(wǎng)絡的作用，及時發(fā)現(xiàn)問題,做到限時整改,從根本上遏止檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象。
3.3加強檔案信息化建設
科學技術是第一生產力。電力企業(yè)檔案管理工作要想獲得長遠發(fā)展，就必須根據(jù)需要和可能將其納入企業(yè)信息化建設規(guī)劃，統(tǒng)籌規(guī)劃、合理安排，制定相關的規(guī)章制度，深入研究檔案資源的開發(fā)利用，應用先進的網(wǎng)絡技術和信息技術，以科學的思想方針沒和組織管理方法為依托，整合、發(fā)掘檔案信息，引進高水平、復合型的信息化人才全面實現(xiàn)檔案管理工作信息化，促進資源共享，使信息的獲取、處理、傳輸和應用等一系列過程數(shù)字化、網(wǎng)絡化，切實提高檔案利用效率真正發(fā)揮企業(yè)檔案服務企業(yè)中心工作的意義和價值，為電力企業(yè)的發(fā)展做粗應有的貢獻。
4.結語
1.1電力企業(yè)實物檔案管理工作的現(xiàn)狀
由于電力企業(yè)實物檔案的歸檔意識不強，存在認識上的誤區(qū)，歸檔范圍的不明確以及實物種類繁多；再加上電力行業(yè)的工作范圍廣、技術層次多，使得電力企業(yè)實物檔案管理工作既具有復雜性又具有很強的專業(yè)性。這都導致我國電力企業(yè)在實物檔案管理工作上困難重重、問題多多。雖然，由于社會科技的不斷發(fā)展，電力企業(yè)實物檔案管理工作取得了不少的成就，但其依然存在著不少的難點和問題。因為實物檔案管理是企業(yè)檔案管理中的重要組成部分，而企業(yè)檔案管理工作又是企業(yè)經營管理的重要環(huán)節(jié)。所以，采取必要的措施解決實物檔案管理工作中的問題、降低實物檔案管理工作的難度已是刻不容緩的事實。
1.2電力企業(yè)實物檔案管理工作存在的問題
1.2.1電力企業(yè)高層對實物檔案管理工作不重視
大多數(shù)電力企業(yè)高層領導認為實物檔案管理只是一項文字工作，對企業(yè)的發(fā)展來說可有可無，這使檔案工作得不到應有的重視。正是因為這個原因，電力企業(yè)對實物檔案管理工作并不重視，不僅投入的資金很少，管理手段和保管條件落后，也沒有設置專門的部門進行管理。并且大多數(shù)電力企業(yè)實物檔案管理工作的人員并不是專業(yè)的檔案人才，甚至有的電力企業(yè)的檔案管理人員根本就不懂檔案管理，以為檔案管理只是簡單的進行收集和分類。有的電力企業(yè)只是讓其他員工兼任這項工作，沒有設置專門的職位。這些實物檔案管理人員的專業(yè)素質并不高，其責任心也不強。再加上沒有設立獨立的檔案室，致使一些該保存的資料沒有得到保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學界定導致管理成本加大。
1.2.2對電力企業(yè)實物檔案管理的理論研究和業(yè)務指導與時代脫軌
隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，其發(fā)展過程中實物檔案資料也隨之增加。但是，現(xiàn)在電力企業(yè)在實物檔案管理方面的理論研究及其業(yè)務指導思想沒有隨之發(fā)展，與新時期、新時代脫軌。而實物檔案管理工作又日益變得重要，加強這方面的理論研究和業(yè)務指導已成為電力企業(yè)亟需解決的問題。要解決這個問題，這需要有關部門在實踐中不斷完善實物檔案管理的模式，還要制定相關政策來指導實物檔案管理工作的開展。
1.2.3電力企業(yè)實物檔案利用率不高
近年來，雖然有的電力企業(yè)已認識實物檔案管理對企業(yè)經營管理和發(fā)展的重要性，組織員工學習《檔案法》、《檔案管理條例》及有關規(guī)章制度，開展檔案知識競賽活動和檔案知識培訓，以此來提高全員檔案管理意識。但是由于電力企業(yè)的管理高層大多只注重電力基礎設施建設和企業(yè)經營發(fā)展，對實物檔案管理工作并不重視。再加上實物檔案管理人員變換頻繁，沒能形成穩(wěn)定的隊伍。這些都導致了電力企業(yè)出現(xiàn)對實物檔案利用率不高的現(xiàn)象。除此之外，電力企業(yè)實物檔案管理工作中還存在因實物檔案目標管理不完善而導致資料遺失、實物檔案管理不當而有安全隱患以及其他的問題。例如，有的電力企業(yè)檔案庫房不符合安全防護的要求：檔案庫房使用玻璃門、玻璃窗，設置在潮濕的角落里或直接放在陽臺上。還有的電力企業(yè)檔案庫房設計布局不合理，沒有專門的、獨立的檔案室。
2做好電力企業(yè)實物檔案管理工作的對策
2.1電力企業(yè)管理高層要重視實物檔案管理的工作，增強實物檔案管理意識
要做好電力企業(yè)實物檔案管理，首先必須增強電力企業(yè)實物檔案管理的意識。不僅要提高電力企業(yè)管理高層對實物檔案管理工作的重視，還要增強企業(yè)全體員工的實物檔案管理意識，這兩者缺一不可。電力企業(yè)實物檔案管理若缺少管理高層的支持，工作將無法順利開展。同理，提高全體職工的實物檔案管理意識是做好檔案工作的根本保證。要做到這一點，電力企業(yè)可以組織員工學習《檔案法》等規(guī)章制度，以此來增加員工檔案方面的知識，提高其檔案管理意識。同時對管理實物檔案的工作人員不斷進行檔案知識方面的培訓，提高其專業(yè)能力。
2.2電力企業(yè)要建立健全實物檔案管理制度
電力企業(yè)之所以在進行實物檔案管理的工作中出現(xiàn)難點和問題，最主要的是缺乏相應的管理制度。雖然我國已經頒布了《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》等一系列檔案管理法規(guī)，但很多電力企業(yè)并沒有嚴格按照這些政策法規(guī)整理電力企業(yè)實物檔案資料。因此，電力企業(yè)要做好實物檔案管理方面的工作，必須根據(jù)企業(yè)的實際情況建立健全實物檔案管理制度。同時，還需建立和健全相應的約束、激勵、監(jiān)督機制，對實物檔案管理的工作進行監(jiān)督和激勵，并要嚴格執(zhí)行獎懲制度。
2.3定期對實物檔案管理的工作人員進行培訓，提高其專業(yè)素質
隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，實物檔案的歸檔范圍也在不斷變化，因此對電力企業(yè)實物檔案管理工作提出了更高層次的要求。這就必須加強檔案人員的業(yè)務培訓，重視檔案人才的教育和培養(yǎng)，提高檔案人員的工作能力。電力企業(yè)可以根據(jù)實物檔案管理人員的水平制作定期的培訓計劃，并將培訓的檔案知識同實際操作結合起來。因實物檔案管理工作的特殊性，還必須保持實物檔案管理工作人員的穩(wěn)定。電力企業(yè)要制定一些能留得住檔案管理人才的方案，提高實物檔案管理人員的工資待遇。電力企業(yè)可以制定相應的獎懲制度，這樣既可以激勵實物檔案管理人員的工作熱情，又能提高他們的待遇，使其能留下來。電力企業(yè)要做好實物檔案管理工作，就必須提高實物檔案管理人員的素質，并穩(wěn)定工作隊伍。
2.4加快實物檔案管理信息化建設，提高檔案的利用率
現(xiàn)在，計算機和信息技術已被人們廣泛應用到社會工作的各個領域。在這種大環(huán)境背景下，對電力企業(yè)實物檔案管理工作也產生了巨大的影響。沿用以前的方法對實物檔案進行管理，已經不適合現(xiàn)在電力企業(yè)的發(fā)展要求。因此，電力企業(yè)必須加快實物檔案管理信息化建設。要做到這一點，電力企業(yè)要借助現(xiàn)代信息技術，同時還要引進先進的管理理念，對實物檔案管理進行改革。電力企業(yè)可以根據(jù)本企業(yè)的需要，充分利用現(xiàn)代數(shù)字化設備，開展檔案管理信息化建設工作。同時，電力企業(yè)還要提高實物檔案的利用率，使其真正發(fā)揮對企業(yè)發(fā)展的意義和價值。要做到這一點，電力企業(yè)可以拓展利用途徑、優(yōu)化利用服務、提升利用層次等。
3結束語
建筑文件檔案的管理是行政工作中一個主要部分，為行政工作的決策提供依據(jù)，為企業(yè)未來發(fā)展的方向，提供所需求的資料，為企業(yè)管理者提供正確的數(shù)據(jù)和案例，由此可見檔案管理已是企業(yè)各部門組成的重要一環(huán)。它是一項政策性、機密性、專業(yè)性強的工作，要充分認識檔案管理的重要性，管好文件檔案，能提高企業(yè)的工作質量和效率，維護歷史的真實面貌，用制度規(guī)范人、約束人、以制度實施文件檔案管理，認真學習“檔案法”和國家“行政公文處理辦法”有關規(guī)定。檔案管理人員要勇于探索、不斷開拓，要求檔案管理者要面對壓力挑戰(zhàn)自我，要不斷學習，提高再學習再提高，進一步提高對文件檔案的認識，提高辦公效率，文件檔案工作是企業(yè)的窗口，需要掌握新的知識理論技術手段，必須通過組織業(yè)務學習與技術培訓活動。在實踐中建立健全文件檔案管理新模式，提升自身的專業(yè)素質，提升服務水平，我們的文件檔案工作在新形勢下就會出現(xiàn)新特點，就能夠找出一條適合企業(yè)文件檔案管理的新模式。結合本單位健全一套服務于社會服務與企業(yè)各部門的管理模式，要與時俱進，立足當前服務于未來，使檔案管理在不斷發(fā)展中更加完善。
2文件檔案的實踐經驗
企業(yè)文件檔案管理工作經過實踐經驗，總結了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業(yè)檔案室保管。我國企業(yè)文件檔案單一的管理模式、以往過細的管理原則已經不適應現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求，束縛了企業(yè)文件檔案工作的發(fā)展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機制相矛盾。文件檔案是與企業(yè)密切相關真實的歷史，記錄了本企業(yè)的發(fā)展歷程，平時工作感覺不重要，但讓你查找時臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無法補救的。對文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發(fā)展而產生、發(fā)展和完善的。我國的文件管理業(yè)經歷了一個漫長的發(fā)展過程。社會進入了一個嶄新的發(fā)展時代，國家經歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業(yè)也進入了前所未有的新時代，并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰(zhàn)?？茖W安排大力倡導開拓創(chuàng)新精神，進一步形成檔案工作氛圍，認真總結檔案工作的好經驗，用新的思路解決新情況新問題，健全制度不斷把關，加強管理意識，要求管理人員要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，掌握現(xiàn)代化管理技能，利用現(xiàn)代化整理檔案。才能使經濟效益和社會效益更加完美的結合，突出檔案資源建設和服務全局的重要性。
3電子文件檔案的管理
隨著信息技術、網(wǎng)絡技術的發(fā)展以及全球性的網(wǎng)絡的日益成熟，在計算機中，各行各業(yè)迅速發(fā)展，按照文件分類先后順序劃分歸檔。企業(yè)文件檔案系統(tǒng)工作效率高，更多的信息實現(xiàn)了共享，數(shù)據(jù)準確、規(guī)范，使企業(yè)工作更加適應時代的需要，市場的需要，在互聯(lián)網(wǎng)時代真實記錄不會因為檔案管理人員疏忽遭受損失，為迎接網(wǎng)絡的挑戰(zhàn)，應認真研究、扎實學習每一個程序，使企業(yè)歷史記錄在網(wǎng)絡時代得以延續(xù)，可以保證查全率和查準率，通過網(wǎng)絡服務這個平臺，全面的了解文件的重點和最新、最快的檔案管理信息。結合計算機文件的特點，采用計算機和網(wǎng)絡技術建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)。高效、快捷的電子檔案信息管理模式，發(fā)展文件檔案的技術優(yōu)勢，為文件檔案提供優(yōu)質、安全存儲空間，為企業(yè)提供準確的文件檔案信息服務。文件檔案對電子文件產生原始性的原則進行管理，為信息存儲提供查詢功能，以確保文件的檔案完整與安全，防止文件檔案的流失和病毒的破壞，文件檔案管理人員在積極參與電子文件檔案化管理的同時，增強文件檔案管理、注重完善自我、熱愛本職工作、加強檔案法制意識，共同推進電子文件的網(wǎng)絡化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案管理工作順利開展，實現(xiàn)信息資源共享。盡快提高學習電子文件歸檔管理的基本知識、實踐技能的掌握與應用能力，正確地處理各種信息，努力使自己成為綜合型文件檔案管理人才，盡早擔起電子文件檔案管理工作的重任，做出應有的貢獻。
企業(yè)行政管理部門是政令，管理辦公室事務、人力資源、財產管理的部門，其在工作中會產生大量有價值的文件，這部分文件就是文書檔案的前身。其中最常見和重要的是行政公文，行政公文是行政部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。它能為企業(yè)負責人在計劃或決策時提供參考作用，能為單位或個人在訴訟、解決紛爭時提供憑證的作用，所以，它是有價值的，必須得到很好的保存。企業(yè)的行政管理部門必須將辦理完畢的、按照有關規(guī)定將確定為檔案的那部分文件向檔案部門移交，檔案部門接收后必須按檔案管理的規(guī)定進行管理。
二、檔案管理人員必須具備全面的崗位知識
檔案管理人員要做好文書檔案的收集、分類整理、利用保管等工作必須要對文件的種類、運轉和檔案整理知識有所了解，才能掌握文件的完整性、準確性、有效性，才能真正做好檔案管理工作。通常所講的文件是指公文。公文的文種有黨、政之分，黨的公文文種有14種（決議、指示、公報、條例、規(guī)定、決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要等），行政公文文種有13種（命令（令）、公告、通告、議案、決定、通知、通報、意見、報告、請示、批復、函、會議紀要等）。公文的寫作都有規(guī)范、嚴謹?shù)母袷?。版頭是發(fā)文機關標識，居中套以紅色的大號字體，下方是發(fā)文字號，再下方為紅色橫隔線；發(fā)文字號，由機關代字+年份+序號組成；標題，由機關名稱、內容、文種三部分組成，小標宋體2號字，引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號，一份公文只能用一種文種，不能同時用兩種文種，“請示報告”、“關于…的通報的通知”是兩種文種，都是錯誤的用法；正文，始于主送機關名稱下一行，采用三號仿宋體字，文件的結構層次為：“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”，每頁22行，每行28字，行距為固定值26磅；附件，在正文之后，下空一行，左空2個字符；發(fā)文日期使用漢字，零寫成〇；公文生效的標志，印章是公文制發(fā)單位對公文生效負責的憑證，鄭重蓋在日期上。收文的處理，簽收、審核、批辦、承辦、催辦、歸檔；發(fā)文的處理，草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)、歸檔等程序。檔案管理人員掌握上述基本知識后，要檢查接收的文件準確性，必要時可以指導行政工作。
三、行政管理人員必須確保文件的質量
企業(yè)檔案設計內容非常多，主要包含了財務、技術以及員工人事等信息，這些資料因為涉及部分不同往往也是由各部門分別進行保管，有的資料甚至還經由員工自行保存。這就造成了企業(yè)檔案管理沒有系統(tǒng)的管理模式，處在一個零散的狀態(tài)，不能夠真正落實信息資源的整合，即使有的企業(yè)在這方面做了大量的工作，甚至還特地成立了信息中心，但是檔案管理工作仍然還是非常的表面化，無法為企業(yè)提供系統(tǒng)的、綜合性較強的信息服務。這勢必會出現(xiàn)非常的問題，例如：新員工進入企業(yè)后在熟悉企業(yè)的過程中，只能夠通過老員工對企業(yè)文化和工作技能等進行描述，無法形成供其自主學習的信息資料；企業(yè)內的部門只是以及員工所形成的知識、技能等資源無法進行共享，不能夠形成流通的智慧來源；各部門的操作模式出現(xiàn)差異，不能夠形成固定的操作模式，同類型的事務處理過程也大不相同，在處理相似問題時，各個員工均是憑著自己的經驗來進行操作，使得工作效率受到嚴重的阻礙，甚至還出現(xiàn)了各部門不團結相互推卸責任的情況?？偠灾R經濟時代對企業(yè)檔案管理有了新的要求，使其面臨著巨大的挑戰(zhàn)，企業(yè)唯有審時度勢，結合新時期新要求全面改革檔案管理，使其與企業(yè)制度更加匹配，將檔案信息的效用充分發(fā)揮出來，使企業(yè)的競爭力再上臺階。筆者認為，在企業(yè)檔案管理中引入知識管理，能夠加快企業(yè)檔案管理模式的構建，促進企業(yè)競爭力的提高。
二、構建企業(yè)檔案管理的新模式
將企業(yè)知識管理融入到檔案管理，就意味著企業(yè)檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)。同時知識經濟時代也推動檔案管理朝著新方向前進，筆者認為可以概括為“市場取向、信息先導、協(xié)同運轉以及知識共享”四方面。市場取向主要將檔案管理所能夠獲得的利益更加直接地反映出來，因為，它可以有效提高企業(yè)利潤；信息先導則能夠將檔案知識管理的職能性更加真實地反應出來，它可以說是企業(yè)建設的重頭戲；協(xié)同運轉則主要是有效調節(jié)企業(yè)檔案管理以及知識管理，使其達到一致性；知識共享則主要展現(xiàn)了檔案管理的目的性。
（一）市場取向
伴隨企業(yè)不斷對制度進行改革發(fā)展，市場經濟的突飛猛進，企業(yè)提出了“自主經營、自負盈虧”的運作模式，企業(yè)也將企業(yè)發(fā)展壯大作為活動重心，將提高核心競爭力作為活動的關鍵。檔案管理必須從傳統(tǒng)思維中走出來，丟開因循守舊的思維模式和管理方式，充分發(fā)揮其作用，使其成為企業(yè)知識資源的脊梁支柱，不斷為企業(yè)的經營活動提供充足的智力和法律保障[2]。企業(yè)檔案管理人員應當結合自己的知識基礎，不斷挖掘檔案中所隱含的信息，為企業(yè)解決法律糾紛以及產品開發(fā)等活動提供經驗、啟示信息，使檔案管理工作逐漸滲透到企業(yè)經營活動中去，為企業(yè)創(chuàng)造價值、提升利潤。唯有堅持將企業(yè)檔案管理向市場化走向發(fā)展，才能夠使檔案管理工作成為企業(yè)的信息支撐，避免出現(xiàn)邊緣化的情況，獲得企業(yè)的重視。
（二）信息先導
不管是紙質檔案，亦或者是電子檔案，都能夠將所儲備的信息來發(fā)揮其價值。檔案信息開發(fā)，主要是指檔案部門根據(jù)企業(yè)實際需求，在保障檔案機密安全的條件下，不斷對檔案信息進行挖掘，并將其提供給需要者使用的過程。信息先導能夠將檔案知識管理的職能性更加真實地反應出來，同時在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮著承前啟后的作用。將客戶的需求作為信息開發(fā)的重心，通過“挖掘信息”使檔案能夠發(fā)揮其最大價值。與此同時，檔案管理人員在面對無經驗和指導的情況下，應當發(fā)揮主觀能動性，結合文字、圖像等檔案資料盡可能地將其轉化為動態(tài)的、可利用的資源，并積極投入到信息的開發(fā)中。
（三）協(xié)同運轉
企業(yè)內的各部門可以說是企業(yè)知識系統(tǒng)的中的各子系統(tǒng)，各個子系統(tǒng)相互連接交互存在，通過物質、能量以及信息的交互，使各個子系統(tǒng)中的協(xié)同效應能夠充分發(fā)揮出來，使知識系統(tǒng)得到有效的整合，發(fā)揮其最大效用。檔案管理工作要實現(xiàn)信息開發(fā)以及傳遞工作，必須周全考慮到各子系統(tǒng)之間的協(xié)同運轉，唯有如此才能夠使企業(yè)信息得到有效的整合，使知識管理的作用被最大化。協(xié)同主要包含了目標、技術以及資源的協(xié)同。
