時間：2023-05-16 10:16:45
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案整理注意事項，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
關(guān)鍵詞：檔案管理；企業(yè)發(fā)展；優(yōu)化創(chuàng)新；策略分析
當(dāng)前，企業(yè)在市場競爭日益嚴(yán)峻的情況下，若想保證自身的長足發(fā)展與科學(xué)創(chuàng)新，注重完善企業(yè)檔案管理工作十分必要。因此，注重企業(yè)發(fā)展中創(chuàng)新完善檔案管理工作的重要性，在踐行注意事項的基礎(chǔ)上，打造管理新策略是當(dāng)前企業(yè)發(fā)展需注意的重點，亦是本文研究探討的課題。
1企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的必要性
為保證創(chuàng)新完善檔案管理工作，率先了解企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理工作的必要性十分重要。對此，站在企業(yè)發(fā)展的視為視角之上，以提升工作效率，確保工作開展進行討論，明確檔案管理工作創(chuàng)新完善的必要性包括以下兩點：其一，檔案管理工作創(chuàng)新完善可增加檔案管理的科學(xué)性。企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，資料檔案的留存至關(guān)重要，其是企業(yè)發(fā)展的證明，亦是企業(yè)規(guī)劃設(shè)計發(fā)展之路的重要參考。因此，科學(xué)有效的管理與規(guī)劃相應(yīng)資料，妥善保管與留存重要文件至關(guān)重要。完善與優(yōu)化檔案管理工作，可確保檔案管理科學(xué)留存文件，為企業(yè)未來發(fā)展需求而妥善報關(guān)文件。其二，有效提升檔案文件的利用及處理率。檔案管理工作不僅對檔案的留存與保管起到了至關(guān)重要的作用，同時也可用于提升檔案的利用率與處理率，以便協(xié)助企業(yè)工作效率提升，保證企業(yè)在發(fā)展中可盡快制定發(fā)展方案，以便促進企業(yè)的科學(xué)發(fā)展?？傮w來說，提升檔案利用率與處理率，對推進企業(yè)發(fā)展有良好作用，對改善檔案管理效率也有至關(guān)重要的作用，是檔案管理發(fā)展優(yōu)化的必然選擇。
2企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的注意事項
認知企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的必要性基礎(chǔ)上，若想開展科學(xué)的創(chuàng)新完善檔案管理工作，應(yīng)注意以下注意事項的科學(xué)踐行：首先，優(yōu)化檔案管理意識。確保檔案管理創(chuàng)新完善的基礎(chǔ)是是扭轉(zhuǎn)現(xiàn)階段檔案管理的思維意識，將傳統(tǒng)的檔案認知徹底抹殺，以全新的思維視角，定位檔案管理價值，將其作為提供企業(yè)發(fā)展所需資料的關(guān)鍵部門，敦促其加大利用檔案資料，科學(xué)管理檔案資料，有效提升資料利用率，才能確保檔案管理工作完善創(chuàng)新，真正符合企業(yè)發(fā)展的實際需求。其次，加大檔案管理投入。確保檔案管理意識的優(yōu)化基礎(chǔ)上，企業(yè)管理者在檔案管理的投入中也不能吝嗇，不僅是優(yōu)秀人員的選拔，技術(shù)人員的聘用，在相應(yīng)的數(shù)字硬件設(shè)備上也不能馬虎，選擇穩(wěn)定且質(zhì)量上乘的服務(wù)器系統(tǒng)，優(yōu)質(zhì)的硬盤及品牌主機，以便檔案管理的數(shù)字管理環(huán)境穩(wěn)定，檔案的保存與調(diào)用科學(xué)。
3企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的科學(xué)方案
科學(xué)踐行檔案管理創(chuàng)新完善注意事項的基礎(chǔ)上，擬定科學(xué)的創(chuàng)新完善檔案管理方案，可從以下兩方面進行考量：第一，借助數(shù)字技術(shù)思維完善管理檔案。當(dāng)前，隨著數(shù)字科技的不斷完善，許多原本需要人工處理的工作都可以借助數(shù)字技術(shù)完成，其不僅大大降低了人工成本，而且也使信息儲備與調(diào)用變得十分科學(xué)。對此，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要創(chuàng)新完善檔案管理工作，應(yīng)注重數(shù)字設(shè)備的應(yīng)用。利用數(shù)字設(shè)備歸類整理企業(yè)資料，確保企業(yè)資料按照關(guān)鍵詞、日期、重要程度分類留存，并根據(jù)資料的重要程度分檔管理，根據(jù)資料的執(zhí)行到期時間設(shè)置定時通知，可大大提升檔案管理效率，并保證檔案內(nèi)容的利用率。此外，根據(jù)關(guān)鍵詞進行檔案內(nèi)容標(biāo)注，有助于不同部門人員調(diào)閱相關(guān)檔案內(nèi)容，并以此為基礎(chǔ)開展相應(yīng)的進一步工作，對不同部門應(yīng)用管理檔案也能起到良好幫助。當(dāng)然，以上所有的檔案處理與調(diào)用方式都可以通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的無界性與交互性完成，檔案管理人員可定期維護檔案，其他普通員工也可利用網(wǎng)絡(luò)傳遞契約、工作內(nèi)容及設(shè)計資料等文件，共同豐盈并充實檔案庫，減少檔案管理人員工作負擔(dān)，提升檔案管理效率。第二，立足于資料保密的檔案安全維護。數(shù)字技術(shù)固然是檔案管理的創(chuàng)新方法，但為保證檔案資料的有效留存，創(chuàng)新完善檔案管理工作在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上應(yīng)注重對于檔案管理工作的完善處理，即備份重要文件，維護檔案管理系統(tǒng)安全，注意增建防火墻、定期查殺病毒，并維護檔案管理系統(tǒng)安全。也就是說，檔案管理雖然可借助數(shù)字技術(shù)加以優(yōu)化，但為確保重要文件不會丟失，在數(shù)字網(wǎng)絡(luò)儲備資料的過程中，檔案管理人員應(yīng)定期備份重要文件，包括其他網(wǎng)盤備份與紙質(zhì)文件備份，以便現(xiàn)有服務(wù)器受損時重要文件不會丟失。目前，在備份檔案資料時，除硬盤備份外不能忽視的備份形式便是紙質(zhì)文件備份，其是在數(shù)字設(shè)備無法起到作用的情況下能夠繼續(xù)保證重要資源留存的方法。因此，在進行紙質(zhì)資源保存之時，要結(jié)合數(shù)字資源的整理方式，以關(guān)鍵字進行標(biāo)識，并按照資料成立時間進行整理，并對到期時間進行科學(xué)標(biāo)注，以便在數(shù)字資源無法調(diào)取之時，可通過傳統(tǒng)方法來盡快獲得資料信息?？傮w來說，保密及維護檔案管理內(nèi)容是在日常服務(wù)器維護與定期的病毒查殺的科學(xué)踐行下，篩選上傳文件內(nèi)容，確保上傳文件安全，科學(xué)有效的維護數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，注重備份方式的多樣化，做到利用電子設(shè)備但不依賴電子設(shè)備，從而保證在關(guān)鍵時刻可更高效的利用資料信息，真正科學(xué)有效的提升檔案管理應(yīng)用率。綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中完善創(chuàng)新檔案管理工作的重要手段是利用數(shù)字技術(shù)來優(yōu)化檔案管理工作，但在此基礎(chǔ)上，針對數(shù)字設(shè)備的定期維護及相關(guān)資料的科學(xué)備份也十分必要。目前，科學(xué)利用數(shù)字設(shè)備，但不依賴數(shù)字設(shè)備是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理創(chuàng)新完善的關(guān)鍵。因此，保證檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)構(gòu)建，日常安全維護的有效開展，紙質(zhì)資料的備份與管理，才能實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)完善，輔助現(xiàn)代企業(yè)長足發(fā)展。
參考文獻
[1]韓晶.試論經(jīng)濟全球化背景下企業(yè)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].中國行政管理,2016,05:86-88.
[2]胡慶華.新時期企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新性分析——基于當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中存在的問題[J].科技資訊,2015,32:151-152.
關(guān)鍵詞：重大活動檔案檔案保護理論研究實施辦法
近年來，北京舉辦了眾多大型活動，從而形成了大量的珍貴檔案。為了將這批檔案完整齊全地接收進館，從活動的籌辦到召開，全程派專業(yè)人員參與了檔案的收集和整理工作，并在活動結(jié)束后將這批檔案安全接收進館?？紤]到這批檔案歷史意義的重要性，特為此建立了專用庫房。我們保護人員針對專用庫房的建造及檔案保管保護中可能出現(xiàn)的系列問題，到相關(guān)單位進行實地考察并與專家交流意見。結(jié)合實際，提出了一套重大活動檔案的有效保護方案。
一、理論研究方案
（一）檔案庫房管理標(biāo)準(zhǔn)問題
在接收的重大活動檔案中，紙質(zhì)檔案有30多萬卷，實物檔案有1萬多件。咨詢了國家檔案局科研所，他們多年來從事紙質(zhì)檔案的保護研究，認為紙張應(yīng)該算是比較脆弱的物質(zhì)，檔案庫房管理應(yīng)該多從對紙質(zhì)檔案的保護方面制定標(biāo)準(zhǔn)。所以在制定檔案庫房管理標(biāo)準(zhǔn)時，采取傾向于紙張的保管要求。而對于其他載體檔案，我們調(diào)研了首都博物館文物保護修復(fù)中心，認為可以在制定檔案庫房管理標(biāo)準(zhǔn)時把文物保護的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作為參考。
（二）實物檔案整理問題
過去我館在接收保管實物檔案時，由于實物檔案數(shù)量較少，通常只給一個目錄號。但隨著重大活動的開展，產(chǎn)生了實物檔案數(shù)量不斷增加，因此國家局科研所的專家們建議，重大活動檔案應(yīng)按不同檔案實物載體進行分類整理保管。將這批實物檔案分為紙張、紡織品、木制竹制品、貝殼類、陶瓷、玻璃、塑料類和金屬制品類等九大類。
（三）實物檔案消毒問題
由于紙張、紡織品、木制竹制品和貝殼制品等實物，在保管時主要是防霉防蟲。因此重大活動檔案入庫前不必全部消毒，只著重對紙質(zhì)和紡織類進行消毒。紙張可用低溫冷凍法消毒，紡織物應(yīng)采用環(huán)氧乙烷熏蒸消毒。另外，由于庫房內(nèi)保管有金屬類檔案實物，應(yīng)注意不用臭氧等強氧化性氣體進行消毒。
（四）檔案庫房裝具問題
陶瓷、玻璃、塑料類屬于易碎的實物檔案，紡織品類實物檔案易長蟲，金屬制品類實物檔案易氧化生銹。因此建議在檔案庫房內(nèi)除應(yīng)設(shè)計移動的檔案密集架外，還應(yīng)定做一些固定的檔案柜架。另外還應(yīng)在檔案密集架內(nèi)設(shè)置隔板，這樣可以使每列密集架內(nèi)的空間相對獨立，有利于檔案的保護。
（五）實物檔案裝具問題
據(jù)國家科研所專家介紹，實物檔案裝具主要分為紙質(zhì)類和塑料類，建議使用PVC、有機玻璃等材質(zhì)制作裝具。尤其是衣物類的絲織品，使用這種材質(zhì)的裝具既能達到PH值中性的要求，又能保證良好的密閉性，不易生蟲長霉。對于陶瓷、玻璃、塑料類實物檔案，建議在定制裝具時，要有軟襯里并加保護套，避免不慎損壞實物。
（六）實物檔案裝具指標(biāo)問題
在檔案裝具制作過程中，建議提高裝具的密閉性，便于在裝具內(nèi)放置除氧劑、干燥劑、防蟲霉劑等。制作紙質(zhì)、錦盒類裝具時，應(yīng)注意少用乳膠，最好只用紙板或用環(huán)保膠。
（七）實物檔案鑒定問題
由于不同的檔案裝具，它的制作成本也不相同。為了突出重點，更好地保管實物檔案，建議對實物檔案的珍貴程度進行鑒定。對于比較珍貴的實物檔案，應(yīng)該用價格比較高、保管性能比較好的檔案裝具。
二、具體實施方案
第一步，把接收來的重大活動檔案進行了分類、整理、編目；第二步，對專用庫（空庫）地面及墻腳噴灑高效氟氯氰菊酯以殺蟲，幾天后又換用臭氧滅菌，以確保檔案庫房無蟲、無霉；第三步，對紙質(zhì)檔案分批進行冷凍消毒，然后將檔案放進專用庫永久保存。
（一）專用庫房的具體要求
一是對裝具的要求。為了更好地永久保存重大活動檔案，需要在檔案入庫前采取一系列保護措施處理這些檔案，并在保管中因地制宜地對其進行特殊保護。重大活動檔案非常珍貴，為了長期保存這些檔案，參照DA/T 24-2000《無酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板》中規(guī)定，無酸檔案裝具中使用的紙張和紙板的PH值應(yīng)在7.5至8.5之間。據(jù)此，聯(lián)系廠家定制了用無酸材料制作的檔案裝具。為確保檔案裝具無酸，采用紙水抽提液PH值測定法對多批樣品進行檢驗，確實符合標(biāo)準(zhǔn)后才將檔案裝盒存放。
二是對專用庫房溫濕度的要求。根據(jù)檔案保護技術(shù)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合實際情況，我館紙質(zhì)庫房的溫濕度范圍要求控制在18-22℃，相對濕度控制在45-55%之間，晝夜溫度波動幅度應(yīng)小于2℃，濕度波動幅度應(yīng)小于5%。并通過中央空調(diào)系統(tǒng)24小時運行監(jiān)測庫房溫濕度狀況。
三是對重大活動檔案的利用要求。檔案在提供利用過程中，最易損壞或丟失。鑒于重大活動檔案的重要性，我館在檔案對外利用方面，原則上不提供原件，只提供復(fù)制件。
（二）實物檔案的保護措施
接收的重大活動檔案除了大量的紙質(zhì)檔案外，還有大量的實物檔案。根據(jù)檔案載體的不同，將其劃分為九大類，并對實物檔案入庫前的處理和在檔案庫房中的保管提出保護措施。
第一類毛、棉、絲和尼龍紡織品。對被汗?jié)n、塵土污染的舊服裝，用75%的醫(yī)用酒精噴灑后在陰涼處陰干，以殺滅服裝上的霉菌；所有未啟封的清潔紡織品和經(jīng)過酒精消毒的舊服裝，放入低溫冷凍庫中消毒，殺滅害蟲。保管中的注意事項：舊服裝宜放在定制的防塵罩中隔塵，其他紡織品可放在密閉的硬盒中保管，以降低因塵土吸潮而增加紡織品的濕度從而滋生霉菌的風(fēng)險；此類載體保管的溫濕度條件與紙質(zhì)檔案相同；宜與紙質(zhì)檔案分開存放。
第二類紙制品。用低溫冷凍的方法消毒，殺滅害蟲。保管中的注意事項：此類載體保管的溫濕度條件與紙質(zhì)檔案相同。
第三類金屬制品。建議使用麂皮擦除金屬制品表面的浮塵，以防止灰塵中的顆粒劃傷金屬物體表面以及灰塵中的酸性物質(zhì)氧化金屬物體。保管中的注意事項：每件檔案宜單獨存放在密閉的硬質(zhì)裝具中，在裝具內(nèi)放置活化硅膠并定期更換，以保持檔案單獨保管的小環(huán)境的干燥；此類載體保管的溫濕度條件與紙質(zhì)檔案相同。
第四類木質(zhì)、藤編、草編品；第五類玉石、水晶、珍珠、貝殼制品；第六類陶瓷、玻璃制品；第七類塑料、塑膠制品；第八類皮革制品；第九類混合材質(zhì)品。這六類實物檔案載體的理化性質(zhì)較為穩(wěn)定，屬于比較耐久的檔案載體，因此入庫前只需清潔其表面的灰塵，防止灰塵中的顆粒對檔案表面的磨損。保管中的注意事項：玉石、水晶、陶瓷和玻璃制品易于破損，在保管中應(yīng)特別防止碰撞，宜單獨保存在有襯墊的硬質(zhì)裝具中；這些檔案保管的溫濕度條件與紙質(zhì)檔案相同。
此外，對重大活動檔案中出現(xiàn)的幾種特殊實物檔案也提出了相應(yīng)的保管建議。第一種是磁性貼、磁性相框，應(yīng)裝密封袋保存，并將其存放在防磁庫中，以便長期保持其磁性；第二種是熒光筆、油畫棒，其性能較穩(wěn)定，可與第九類混合材質(zhì)品共同存放。內(nèi)置香料的毛絨玩具可與第一類紡織品一同消毒和存放。第三種是旗幟，部分長有霉斑，建議將其清洗去斑，并用環(huán)氧乙烷消毒，裝袋保存。第四種是不適宜檔案庫房中長期保存的實物。建議將實物攝像或拍照，加以文字說明以存檔，并將實物處理掉。但考慮到重大活動檔案的珍貴性，若想長期保存，也可以采用RP特制的薄膜袋，將這些實物裝入袋內(nèi)抽真空后保存。
總之，由于重大活動檔案種類繁多、載體各異，保管需求復(fù)雜，所以必須全面細致地考慮不同檔案的保護條件，才能將檔案保管好，也才能為重大活動檔案的長期保存和利用提供技術(shù)保證。
參考文獻：
[1]國家檔案局科研所《檔案保護技術(shù)實用手冊》
【關(guān)鍵詞】在建項目 竣工文件 編制 整理
竣工文件是公路工程交工的重要組成部分，它的編制貫穿于整個項目建設(shè)過程，跨越的時間長，涉及的范圍廣，工作量比較大。我們需要在日常的工作中找準(zhǔn)收集重點，認真對待記錄編輯，專人歸檔，妥善保管。在工程交工時，就能拿出一套完整的文件交付建設(shè)單位，更好的體現(xiàn)企業(yè)形象。
1 公路工程竣工文件的特性
1.1 公路工程竣工文件主要特性
原始性：工程竣工時應(yīng)收集一套完整能反映施工原始情況的竣工文件，所有簽署意見及簽名必須齊全并為手寫，字跡清晰易辨。
完整性：收集的資料要全面，記錄內(nèi)容要真實、完整，抽查頻率要達到規(guī)定要求，數(shù)據(jù)能夠反映質(zhì)量指標(biāo)，能顯示現(xiàn)場真實情況。
真實性：現(xiàn)場施工與原始記錄應(yīng)同步進行，不寫回憶錄，堅決不允許偽造。
準(zhǔn)確性：原始記錄數(shù)據(jù)應(yīng)真實準(zhǔn)確，工程竣工圖紙全面，簽字完全，圖物相互符合。
規(guī)范性：所用表格合理，填寫規(guī)范，記錄齊全，數(shù)據(jù)計算方法符合規(guī)范；自檢意見、監(jiān)理意見能明確表達出工程質(zhì)量能否滿足相關(guān)要求。
系統(tǒng)性：公路工程施工一般工期較長，每道工序，每個工藝，每個環(huán)節(jié)所形成的記錄資料都要及時收集。資料管理人員要按照竣工文件編制辦法及項目資料收集歸檔制度，及時收集相關(guān)資料，并分類整理歸檔。
1.2 公路工程竣工文件主要包含內(nèi)容
竣工圖表、工程管理文件、施工質(zhì)量控制文件、施工安全及文明施工文件、進度控制文件、計量支付文件、合同管理文件、 施工原始記錄。
2 施工質(zhì)量控制文件的收集整理歸檔
2.1 資料填寫注意事項
質(zhì)檢資料是反映工程施工過程質(zhì)量控制的主要依據(jù)，也是項目質(zhì)量等級評定及交工驗收的重要組成部分。在資料填寫過程中要按照業(yè)主下發(fā)的《竣工文件編制辦法》，對應(yīng)的工序、工藝用業(yè)主規(guī)定的表格填寫。填寫要真實、規(guī)范，內(nèi)容完整，字跡清晰工整，不允許涂改，簽字要齊全。抽檢頻率、各項質(zhì)量指標(biāo)要滿足設(shè)計及規(guī)范要求。
項目部檔案管理員應(yīng)與工地試驗室積極溝通收集試驗檢測資料，并將對應(yīng)的試驗檢測資料及時與工序資料進行整合，避免施工與試驗各自為政，施工時間出現(xiàn)偏差的問題。各工序施工完畢后應(yīng)進行質(zhì)量評定，及時填寫工序質(zhì)量評定表，評定逐級執(zhí)行。
2.2 文件編排注意事項
檔案管理人員應(yīng)做到熟悉竣工資料編制辦法中的相關(guān)規(guī)定，熟悉圖紙，掌握各類表格的填寫方法，掌握現(xiàn)場施工時間，及時督促現(xiàn)場技術(shù)員填寫質(zhì)檢資料表格。在施工過程中，對照單位、分部、分項工程的劃分，根據(jù)工程進度及時收集工序資料、變更資料、影像資料等，并按照工程劃分情況對收集的資料進行編號管理。
2.3 檔案管理注意事項
資料歸檔要按照工程的劃分情況，分類別整理。資料歸檔需建立資料臺帳，每盒資料必須做到標(biāo)簽明顯，盒內(nèi)目錄清單一目了然。工程資料的收集、整理、立卷和形成要與項目施工同步進行，以免各類文件遺失。對于每年形成的自然資料，必須根據(jù)年度分類法和內(nèi)容分類法相結(jié)合的原則進行歸檔。
3 影像檔案的收集與整理
公路工程影像檔案是指：在項目施工全過程中產(chǎn)生的具有一定價值的照片、錄音、錄像、光盤等。
3.1 影像檔案的分類
一般分為綜合類、工程類和施工類。綜合類是指施工過程中發(fā)生的重大活動產(chǎn)生的影像資料。如會議、檢查、工程驗收等；工程類是指項目從開始到結(jié)束各個節(jié)點產(chǎn)生的有代表性的影像資料。如施工原地貌、成品構(gòu)造物等；施工類是指能真實全面反映施工過程中各項指標(biāo)控制情況的影像資料。如隱蔽工程施工過程、重點難點工程施工過程、關(guān)鍵部位及關(guān)鍵工序施工過程等。
3.2 拍攝質(zhì)量要求
項目部應(yīng)配備電子拍攝產(chǎn)品，交由現(xiàn)場技術(shù)員拍攝影像資料；影像應(yīng)主題鮮明、影像清晰、畫面完整；要多角度、全方位保證反映被拍攝部位的質(zhì)量狀況。
3.3 影像檔案的管理要求
將影像檔案按類別、時間順序排列，分別裝在檔案專用相冊里進行分類收集保存。施工類影像檔案要按照分項、分部、單位工程逐級按時間順序編號保存。錄像碟片要分類標(biāo)識，干燥防磁保存。影像資料整理要配文字說明主要內(nèi)容如下：
事由：填寫影像資料反映的內(nèi)容，具體情況。施工類照片，要寫清楚實際樁號及具體部位；時間：填寫照片的拍攝時間；地點：填寫照片的實際地點；人物：填寫照片上主要人物的姓名、身份；注明影像文件編號。
4 施工日志記錄要點
工程開工時，施工日志以項目技術(shù)負責(zé)人記錄為主。自項目分工確定后，全體技術(shù)人員和管理人員必須針對各自負責(zé)的工作內(nèi)容逐日完整記錄施工過程，直至工程完工。
施工日志應(yīng)對施工進程和現(xiàn)場變化做出全面詳細的記錄。主要內(nèi)容包括：日期、氣候、工程部位、施工過程；每項工程施工的起訖時間、施工中的特殊情況記錄（如停水、停電、停工）；現(xiàn)場解決出現(xiàn)問題的記錄；進行各類交底、變更施工方法和隱蔽工程驗收的記錄；有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門對工程所作的指導(dǎo)意見、建議及決定；以及施工數(shù)據(jù)記錄等（如配合比、材料數(shù)量等）。施工日志必須書寫整齊、妥善保管。
施工日志作為施工過程的原始記錄，要按照相關(guān)要求詳實填寫，并經(jīng)相關(guān)人員核準(zhǔn)簽認。作為相應(yīng)工程質(zhì)量控制的重要依據(jù)。
5 需要注意的問題
5.1 版本要求
提供一份完整的原件。
關(guān)鍵詞：老年大學(xué)示范校檔案管理
檔案是指在社會實踐中，由組織或個人所形成的有價值的、真實的、記錄完整的、形式多樣化的歷史性信息資源。其最基本的內(nèi)涵就是真實再現(xiàn)歷史。學(xué)校檔案管理是學(xué)校發(fā)展的重要寶庫，檔案管理的科學(xué)規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)合理性可以有效提高學(xué)校的工作效率，完善學(xué)校的教學(xué)改革，促進學(xué)校的整體發(fā)展進步。老年大學(xué)的檔案管理工作也是幫助學(xué)校實現(xiàn)規(guī)范性管理的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。做好檔案管理工作，可以使領(lǐng)導(dǎo)決策更具科學(xué)性，學(xué)校教學(xué)更鮮明具體，具有一定的現(xiàn)實意義和將長久的深淵價值。因此，對老年大學(xué)的檔案管理進行探討研究很有必要。
一、正確認識老年大學(xué)檔案管理
在對老年大學(xué)檔案的管理工作中，首先我們要對檔案工作有個明確的認識，檔案工作與啟迪決策、留檔存史、有效進行管理休戚相關(guān)，是科學(xué)管理老年大學(xué)的重要方面之一。大學(xué)檔案是隨著大學(xué)創(chuàng)辦的過程而產(chǎn)生的，不僅記錄了個人的大學(xué)成長經(jīng)歷，也是對學(xué)校的教學(xué)活動、人動以及社會活動的真實再現(xiàn)，能保證真實性。大學(xué)檔案是對歷史活動的記錄，在作為有效憑證的同時，還保存有各種錄音、音像文件，部分重要的手稿、重要文件和印章等，這些重要文件的留檔具有一定的憑證作用，且可靠真實。而且，契約、合同的本身就是做憑證使用，大學(xué)檔案讓其作用更加突出。檔案，是學(xué)校從中總結(jié)教學(xué)規(guī)律，整理經(jīng)驗教訓(xùn)，為學(xué)校當(dāng)前和未來更好的發(fā)展提供經(jīng)驗教訓(xùn)，促進學(xué)校實現(xiàn)更好的發(fā)展。由此可見，在學(xué)校工作中，檔案管理是其重要的工作內(nèi)容，需要得到一定的關(guān)注，因此要重視檔案室的軟硬件設(shè)備建設(shè)，要求檔案記錄管理員遵循實事求是的工作原則，對學(xué)校檔案做好整理和保管工作，履行好自己的工作職責(zé)，讓歷史以最真實的樣子展現(xiàn)給大家和后人。要培養(yǎng)檔案管理者和學(xué)校教職工的檔案意識，充分發(fā)揮檔案在大學(xué)建設(shè)中的積極作用。
二、大學(xué)檔案管理的注意事項
（一）資料收集積累要常態(tài)化
老年大學(xué)檔案文件歸檔的創(chuàng)辦，第一步驟要求有完善的資料收集系統(tǒng)。針對資料收集要進行一定時間的積累。針對學(xué)校教學(xué)的資料進行完整的資料整理。針對老年大學(xué)中的課程教學(xué)，教學(xué)視頻，課件。在教學(xué)實踐中的活動資料，進行按計劃的歸納整理與總結(jié)。對活動中較小的細節(jié)與未來得及整理的在事后進行歸納總結(jié)。爭取做到老年大學(xué)中的大小事務(wù)都要有明確記錄。并且保證資料的完整性與安全性。老年大學(xué)的資料主要要遵循下列四個方面進行收集與整理。一是主要針對辦學(xué)設(shè)施、辦學(xué)內(nèi)容進行統(tǒng)計整理，學(xué)校資產(chǎn)，設(shè)備數(shù)量，師資力量，資產(chǎn)總額。學(xué)校面向方向等。二是針對校內(nèi)的管理措施進行系統(tǒng)統(tǒng)計，班級，課程，人員，校院領(lǐng)導(dǎo)，崗位職責(zé)等進行統(tǒng)計。針對各種文檔與文件，進行安全的歸納與整理。對日常的學(xué)校簡報等進行梳理記錄，針對學(xué)校財務(wù)支出要進行專人專管，針對學(xué)生檔案，教學(xué)課堂的教學(xué)視頻進行錄制整理。對校園文化的保護，教師資料的整理。學(xué)校特色課程的歸納等三是針對辦學(xué)成果進行整理。針對各類事件進行總結(jié)，展示，獲獎獎品，獲獎感言等。針對課外學(xué)習(xí)的部分要認真收集整理，針對發(fā)生的突出表現(xiàn)，如好人好事，見義勇為等，進行詳細記錄。針對師資力量的展示?；鶎愚k學(xué)等項目進行歸納總結(jié)。四是針對示范指導(dǎo)的，校外拓展的事跡要進行跟蹤記錄。如宣傳學(xué)校政策，辦理教學(xué)觀摩會。
（二）資料分類歸檔要標(biāo)準(zhǔn)化
檔案分類管理可以為后續(xù)的檔案管理工作提供很大的方便，具體的分類有：文字檔案、圖表檔案、照片影像檔案、電子檔案等基本的分類。檔案進行歸檔前，要對所收集的各項資料進行基本的價值判定，這個鑒定有利于檔案的保存質(zhì)量，對于今后工作中的檔案查詢等有著積極作用。檔案的價值鑒定能夠決定每一份檔案文件的去留，從立案文書到后期管理，始終灌輸在整個的檔案管理的過程當(dāng)中。檔案工作管理人員，應(yīng)當(dāng)有著自覺、明確的檔案管理意識，加強專業(yè)鑒賞能力，提高專業(yè)技能，掌握鑒定方法，更好地保證檔案的質(zhì)量。在進行檔案分檔管理的過程中，一定要有明確的工作目標(biāo)，有計劃、有層次、有主次順序的開展檔案整理工作。在學(xué)年末，要將前期的檔案材料，嚴(yán)格按照國家或當(dāng)?shù)乩夏甏髮W(xué)協(xié)會的“評估細則”和“指標(biāo)要求”進行分類歸檔、裝訂、保存，建立有價值的檔案管理資源庫，從而更好的實現(xiàn)檔案管理的價值和積極意義。
（三）資料編目管理要規(guī)范化
老年大學(xué)的檔案要規(guī)范化，整理的便捷化，要讓檔案方便查閱。便捷調(diào)出其中的卷宗。要對整理的檔案分期或不分期進行審查，對整理的檔案進行編號整理，對不同類型的文件進行歸類，針對上級下發(fā)的重要文件等，進行一定的特殊存放。對整理好的卷宗進行標(biāo)示，如，講檔案表皮進行檔案整理。針對卷內(nèi)目錄進行明確標(biāo)示，做出內(nèi)容相符的卷內(nèi)目錄。針對不同內(nèi)容的文章進行裝訂。標(biāo)明明確的日期，文件的大致內(nèi)容等，對印刷進行一定格式的排版。對查閱人有一定的友好性。在檔案管理上也要進行一定的安全責(zé)任制度，針對檔案存放要做到專人專管，對檔案室進行系統(tǒng)的，科學(xué)的存放布置。存放地點要注意防水，防潮，防盜，防蟲等多項保護措施。對于有條件的，進行一定的電子排擋，進行電子目錄存放。更加便于查閱者進行翻閱查找。
三、結(jié)語
在老年大學(xué)中，各項管理工作雖然瑣碎卻十分重要，特別是老年檔案管理，在學(xué)校工作中占據(jù)著十分重要的地位。想要進一步提高老年大學(xué)的工作效率和管理成效，需要全校師生共同樹立檔案管理意識，重視檔案管理工作，不斷完善各項管理制度，并將現(xiàn)代信息化技術(shù)融入檔案管理中，借助現(xiàn)代科技更好的實現(xiàn)檔案管理，使其呈現(xiàn)更好的發(fā)展?？偠灾?，檔案管理作為老年大學(xué)不可或缺的重要組成部分，只有不斷的改進管理制度，提高管理人員的專業(yè)性和積極性，不斷加強更新檔案管理的方式，才能更好的提高檔案的管理水平，更好的服務(wù)于老年大學(xué)發(fā)展。
參考文獻：
摘 要 數(shù)字檔案室是新時代的產(chǎn)物，它是集加工、儲存、管理的一種對數(shù)字處理的新型技術(shù)。隨著信息時代的到來，人們對計算機的利用程度越來越高，而數(shù)字檔案室更是運用了這項技術(shù)。管委會數(shù)字檔案室的建設(shè)是一項復(fù)雜、細致的工程，它在建設(shè)的過程中要運用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)交換技術(shù)等現(xiàn)代高科技的技術(shù)。通過這新科技的運用能實現(xiàn)數(shù)字檔案室對信息的查詢和信息共享的目的。如今管委會的檔案工作存在著一些問題，建立數(shù)字檔案室勢在必行。
關(guān)鍵詞 管委會 數(shù)字檔案室 建設(shè)
我國現(xiàn)在管委會數(shù)字檔案信息技術(shù)沒有全面實行，就導(dǎo)致部門管委會的數(shù)字處理水平較低，所以在全國推行計算機等新型技術(shù)迫在眉睫，只有管委會全面施行了新型的技術(shù)才能使數(shù)據(jù)收集的工作水平提升，為管委會數(shù)字檔案建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。本文將對管委會數(shù)字檔案室建設(shè)的實際過程進行探討，希望能對管委會建立數(shù)字檔案室提供一些建設(shè)性的意見與建議。
一、配備基礎(chǔ)設(shè)施
建立管委會數(shù)字檔案室的第一步就是將各項基礎(chǔ)設(shè)施配備齊全，使在建設(shè)的過程中不因為缺少設(shè)施而耽誤工作。設(shè)施的齊全是建設(shè)數(shù)字檔案室成功的第一步，首先要運行大量數(shù)字儲存技術(shù)，數(shù)字檔案室的各項設(shè)施都要正確的操作。其次數(shù)字檔案室的每臺電腦都要連接互聯(lián)網(wǎng)，并設(shè)置防火墻，防止病毒入侵導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓。最后要配備數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和對數(shù)據(jù)進行處理的軟件，來使整個系統(tǒng)正常運行。
二、管委會建立數(shù)字檔案室的流程
（一）建立檔案目錄
數(shù)字檔案目錄的建立能為日后查找數(shù)據(jù)提供便捷的方法，所以目錄的建立是有可行性的。將數(shù)字檔案分成兩大類：其一是案卷級，其二是文件級目錄。將這些目錄整理儲存完成之后，組成一個完整的目錄數(shù)據(jù)庫。
（二）建立檔案全文數(shù)據(jù)庫
將管委會數(shù)字目錄數(shù)據(jù)庫建成之后，就來到了對全文的建設(shè)。主要工作就是將這些全文檔案整理儲存，并將常用的檔案包括紙質(zhì)檔案、照片檔案等，進行數(shù)字化的儲存。
（三）對數(shù)字檔案合理的運用
要對已經(jīng)建立完成的檔案進行安全保管，建科學(xué)的儲存體系。在管委會全面實施數(shù)字化之后，將全部的檔案信息都整理到管委會的服務(wù)器中，檔案管理員要設(shè)置本單位的局域網(wǎng)，只有本單位服務(wù)器的工作人員才能進行查閱資料，這就很好的加強了檔案的保密性。
（四）電子文檔的歸納整理
管委會數(shù)字檔案室的建設(shè)，最重要的作用就是使單位的內(nèi)部文件保存完好，形成一個科學(xué)的管理體系。首先在文件初步形成的時候，就建立完整的儲存體系和管理制度，不使檔案的積壓過多，造成日后工作的不便和檔案的安全性疏漏。在電子文檔中首先是將工作中形成電子文件歸納儲存在檔案管理系統(tǒng)，其次是單位接收的電子文件，也要進行歸納整理，使這兩方面的文件都能安全合理的儲存在管委會的數(shù)字檔案室內(nèi)。
三、管委會建設(shè)數(shù)字檔案室的注意事項
（一）制定業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)
在管委會數(shù)字檔案室的建設(shè)中，要全面按照國家的有關(guān)規(guī)定進行。在建立過程中需要用到的技術(shù)也要符合國家的技術(shù)規(guī)范，從而形成一個完全符合國家標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案室。在數(shù)據(jù)庫中的結(jié)構(gòu)和格式都要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，在業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制定之后，在按照要求去對文件進行分類、儲存等工作。
（二）對數(shù)字化加工時要注意細節(jié)
只有在工作中做好細節(jié)的處理，才能保證一項工作能有質(zhì)量的完成。在檔案室建立這個尤其注重細節(jié)的工作上更是如此。例如在對檔案室數(shù)字掃描這項工作過程中，要充分的注意文件的清晰程度和還原效果，不能應(yīng)付了事。在對一些需要清晰度高的重要文件，要把握好掃描的時間，調(diào)整好分辨率參數(shù)，這些數(shù)字化加工的過程充分的體現(xiàn)了細節(jié)的重要性。只有在對數(shù)字化加工時充分的注意細節(jié)，才能將這項工作很好的完成。
（三）全程做好數(shù)字化加工的監(jiān)控
在數(shù)字化加工的過程中，做好全程的監(jiān)控能使工作高質(zhì)量的完成，所以全程監(jiān)控是非常有必要的。首先是在進行檔案整理之前，做好檢查工作，檔案的原件必須的完整的，不能殘缺不全，對一些磨損較大的檔案原件，要進行修復(fù)。其次是對數(shù)字化完成的檔案進行質(zhì)量檢查，主要檢查范圍是字跡清晰不模糊，圖片檔案清晰完整，還原度高。最后是將目錄檔案和已經(jīng)數(shù)字化完成的檔案圖像進行比對，檢查是否有不對應(yīng)的情況出現(xiàn)。如果在全程監(jiān)控中發(fā)現(xiàn)錯誤，就要立即修改，使整個檔案室數(shù)字化建設(shè)更好的完成。
（四）對數(shù)字檔案要做好備份
檔案進行數(shù)字化之后，不能僅僅存放在計算機中，因為計算機難免會出現(xiàn)故障，要建立科學(xué)的儲存體系，做好備份，不使檔案流失的情況出現(xiàn)。備案的范圍主要是：目錄數(shù)據(jù)庫、各類已完成的數(shù)字檔案等。備份檔案的目的就是增加檔案的安全性，雙份的保存才能使檔案永久的儲存。
四、結(jié)語
綜上所述，管委會數(shù)字檔案室的建設(shè)是一項復(fù)雜的工程，這項工作的完成需要管委會的成員辛勤無私的付出。因為數(shù)字檔案室工作的特殊性，所以在工作中一定要認識到細節(jié)的重要性，這樣才能使管委會數(shù)字檔案室的質(zhì)量上升。本文所提出的流程及注意事項希望對管委會的數(shù)字檔案室建設(shè)提供一絲微小的幫助。
參考文獻：
[1] 楊智勇，何宏甲.基于“集成”內(nèi)涵的機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)研究[J].檔案學(xué)通訊，2012（06）.
【關(guān)鍵詞】電子檔案 整理 保護
【中圖分類號】G27【文獻標(biāo)識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）02-0308-01
1、前言
電子檔案，是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息?，F(xiàn)在電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。[1]我們的電子文件現(xiàn)階段存在著快速的信息爆炸增長的問題，所以我們需要迫切的去對信息資源進行管理，只有整理好了科研、教學(xué)、生產(chǎn)以及基建等才能順利的進行，電子檔案的價值也能得到長期的利用，所以我們要認識到電子檔案整理和保護的重要性，并對它們進行更加深入的研究。
2、電子檔案的整理
2.1 文書電子檔案整理
對于一般的文書類的電子檔案的整理，我們首先要規(guī)范電子文書，然后對收集到的電子文書進行集中組盤，接著我們要用統(tǒng)一的規(guī)范的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)來對電子文書進行整理、命題，最好整理建立一個系統(tǒng)的文件目錄，這樣可以更好的查找。對于那些紙質(zhì)的要進行電子整理的。我們首先要把文件掃描并上傳至網(wǎng)絡(luò)，然后在網(wǎng)上進行文件的傳遞、批辦以及督辦。在文檔整理完成以后，相關(guān)的部門還應(yīng)該根據(jù)文件具體的重要性來指定文件的保管和保密，再進入檔案部門，審查，最后放到電子檔案的數(shù)據(jù)庫。[2]
2.2 人事檔案電子歸檔
對于那些人事檔案的電子材料，我們拿到以后最先要做的就是對干部的信息進行數(shù)據(jù)庫建立，要加上豐富的文字以及多媒體信息。文字的信息主要指的是干部的綜合信息，這樣全面的收錄可以為以后大范圍的應(yīng)用提供基礎(chǔ)支持。多媒體由于具有視頻、圖像的管理難、容量大、調(diào)用慢等特點，所以管理起來比較困難。我們?nèi)绻皇褂煤唵蔚奈淖?，無法很好的滿足現(xiàn)在日益增多的數(shù)據(jù)量管理、調(diào)用更新等要求。所以，分布式多媒體數(shù)據(jù)庫的有必要引進來增強多媒體數(shù)據(jù)應(yīng)用。
2.3 科技電子文件歸檔
作為科技類的電子文檔其實有很多種，這些科技類的電子文檔大體分為設(shè)備、基建、聲像、科研等?？萍茧娮游募拇鏅n主要是根據(jù)管理要求掃描基建檔案的信息，在掃描完成以后按卷、圖、序等方式相連接，方便終端用戶檢索。[3]對于那些設(shè)備檔案材料。由于很多的商家現(xiàn)在提供的很多技術(shù)、設(shè)備以及圖紙都慢慢的轉(zhuǎn)向了電子化，所以我們在進行設(shè)備材料的文件整理存檔的時候除了一般的文檔整理步驟，還需要詳細的附上設(shè)備對工作平臺、環(huán)境等的要求和設(shè)備的注意事項。
3、電子檔案的管理保護
3.1 電子檔案的保護
電子檔案的保存，大多數(shù)還是脫機保存的，在以前的一段時間，人們使用軟盤來存儲數(shù)據(jù)，后來隨著技術(shù)的發(fā)展，光盤慢慢的替代了軟盤。作為新時期的載體存貯介質(zhì)，光盤可以更加的對抗干擾，并且他們的結(jié)構(gòu)非常的穩(wěn)定，可以保存更長的時間。光盤刻錄設(shè)備幾乎是每一個檔案管理部門都必不可少的設(shè)備，這樣可以很方便的把電子文檔轉(zhuǎn)移到光盤上去。但是由于一些特殊的原因，還有一部分軟盤仍然在行駛這他們的職能，我們在進行電子檔案保護的時候要特別的注意軟盤以及光盤的保護。
3.2 軟磁盤的保護
首先，規(guī)格要統(tǒng)一，最好使用3.5的高保密軟盤，另外，軟盤的質(zhì)量也非常的重要，這直接關(guān)系這數(shù)據(jù)的安全和電子檔案的保存時間。軟盤的保管條件要做到規(guī)范統(tǒng)一，不允許把磁盤放在有強的磁場、震動、有腐蝕氣體、有灰塵的地方。環(huán)境的濕度最好控制在百分之五十左右，溫度最好控制在20度左右。另外各部門還要加強病毒檢測，確保電子文件保存的磁盤沒有病毒。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。最后如果條件允許，我們應(yīng)該把軟磁盤載體換成光盤，這樣才能存放的更加的長久。
3.3 光盤的保護
3.3.1 排放、使用要規(guī)范
我們在存放光盤的時候要把光盤放在盒子里然后直立放置，不讓光盤堆疊，防止翹曲，在光盤使用的過程，我們也要盡量的避免劃痕、摩擦。
3.3.2 溫度、濕度良好
如果光盤放置的溫度過高或者太潮濕，光盤就很容易氧化、變形甚至片基霉變。所以我們要把光盤放在l 4—2 4℃，濕度4 0%一6 5%的環(huán)境里面。
3.3.3 做好避光工作
由于光盤的保護層是塑料的，所以會受到紫外光的傷害，如果陽光直射光盤就會提前老化。所以，我們要注意光盤的避光。做好是定期復(fù)制，一般來說磁盤是2年，光盤是5年，這些年過后最好轉(zhuǎn)儲，轉(zhuǎn)儲后使用原載體編號繼續(xù)保存。
4、總結(jié)
雖然紙質(zhì)的檔案內(nèi)容比較原始真實，有著很好的憑證性，耐于保存，但是新興的電子檔案，結(jié)合豐富多彩的多媒體，就可以圖文并茂，建立一個生動的形象。電子檔案的儲存介質(zhì)作為多媒體光盤能夠極大地縮小檔案的存儲空間，也有著很好的存儲擴展能力，可以更好的保存、管理檔案，并促進檔案信息載體向大容量、高密度、電子化方向發(fā)展，從而使檔案信息資源共享成為可能，信息傳輸迅速、廣泛，便于查詢與管理，方便快捷，電子檔案有著非常光明的前景。
電子檔案的整理和保護隨著科技的發(fā)展會越來越普遍，對于整理和保護的技術(shù)要求也會越來越高，所以，我們應(yīng)該深入的研究，認真的對待，最好電子檔案的整理和保護，為以后的電子檔案發(fā)展做好鋪墊。除了做好對電子檔案整理和保護的基本認識和注意事項，我們還要做好相關(guān)法規(guī)的完善，建立健全合理、科學(xué)、嚴(yán)密的制度，只有這樣才能更好的規(guī)范和維護電子檔案的安全。
參考文獻
[1] 李仕寶.電子文件歸檔與電子檔案管理初探[J].農(nóng)業(yè)科技管理，2009（05）：41～43
幼兒成長檔案是近幾年來各個幼兒園都在做而且都很重視的一項活動，它不僅能記錄幼兒成長的精彩瞬間，而且通過對幼兒相關(guān)資料及各種作品的有意收集，還可以幫助我們了解幼兒的興趣、態(tài)度和成長、進步。它既可以讓孩子在長大后回味自己的成長過程，又可以為教師和家長對幼兒的正確評價積累重要的資料。但是在使用紙質(zhì)幼兒成長檔案的過程中，我們也發(fā)現(xiàn)了一些問題：
1.模式化記錄，缺乏個性展示
我們都知道，紙質(zhì)檔案是根據(jù)設(shè)計好的檔案模板統(tǒng)一印刷出來的，教師則是根據(jù)統(tǒng)一的模板要求，分別用文字或照片的形式進行記錄，不能進行個性特長的展示，也沒有適當(dāng)?shù)目臻g去記錄，教師自由調(diào)整的空間較小。
2.多靜態(tài)照片、文字，無動態(tài)影像、聲音
紙質(zhì)成長檔案為靜態(tài)的成長記錄，無動態(tài)成長記錄，而從幼兒的年齡特點出發(fā)，他們的成長多是在一個個活動中完成的，因此動態(tài)成長記錄能更好地展示幼兒的成長過程，而這在紙質(zhì)成長檔案中卻是無法實現(xiàn)的。
3.照片展示不夠，無法滿足家長需求
紙質(zhì)檔案分為大、中、小、托四個學(xué)期，每個學(xué)期占用10～15頁。而記錄幼兒成長的照片最多不過也就能使用7張，要用7張照片去記錄幼兒半年的成長，顯然不能滿足家長想更多了解幼兒的急切需求。
4.不宜完整保存幼兒園的成長經(jīng)歷
一般幼兒園的成長檔案都是涵蓋4年的，有時因為家長或幼兒的原因，成長檔案經(jīng)常用到小班、中班甚至大班就給弄丟了，很多家長都會花錢再買一本，可是忽略了孩子成長經(jīng)歷的遺憾是無法彌補的。
正因為紙質(zhì)檔案存在著這樣、那樣的問題，才更加激發(fā)了我們有效調(diào)整幼兒成長檔案模式的愿望。
圖1 電子相冊制作培訓(xùn)
二、幼兒電子成長檔案的現(xiàn)狀分析
我們在思考了紙質(zhì)檔案的問題后，開始了解幼兒成長檔案的發(fā)展現(xiàn)狀。通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前在南方許多幼兒園為幼兒建立了電子成長檔案，由專門的網(wǎng)絡(luò)公司負責(zé)，每個幼兒每學(xué)期收費30～50元。北京市一些走在前沿的幼兒園也開始紛紛嘗試建立幼兒電子檔案，但目前尚無專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)公司為幼兒制作電子成長檔案，幼兒園多以電子版的文件夾形式為每個幼兒建立初級的電子成長檔案，其中包括個人簡介、快樂學(xué)習(xí)、快樂生活、快樂游戲、幼兒作品、童言無忌、教師寄語等內(nèi)容。
三、建立幼兒電子成長檔案的構(gòu)想
近兩年，我們參加了北京市名師工作室，通過在北京市西城區(qū)棉花胡同幼兒園的學(xué)習(xí)，帶領(lǐng)我園對此感興趣的青年教師，為在園幼兒建立電子成長檔案，嘗試總結(jié)出不同年齡班幼兒電子成長檔案的內(nèi)容與規(guī)范。
四、開發(fā)幼兒電子成長檔案的嘗試
1.成立電子成長檔案研發(fā)小組
我園領(lǐng)導(dǎo)高度重視此項工作，每班選派了一名對此感興趣的教師參加每周一次的培訓(xùn)。
針對電子檔案常用的視頻編輯和圖片編輯需要，主要進行了“會聲會影”和“美圖秀秀”的培訓(xùn)，通過練習(xí)讓教師能夠熟練掌握這兩個軟件。
3.規(guī)范幼兒電子成長檔案制作流程
（1）規(guī)范資料收集
①封面
幼兒生活照+簡介，注明昌平區(qū)機關(guān)幼兒園、制作時間。
②活動中的幼兒
a.專用教室活動：美術(shù)教室，電腦教室，玩具圖書館，感統(tǒng)教室；
b.班級日?；顒樱簠^(qū)域活動，主題活動及親子、助教、走進社區(qū)活動；
c.戶外體育活動：功能區(qū)活動，特色體育課活動。
③我的新本領(lǐng)
a.小班；b.中班；c.大班。
④我的作品
美術(shù)作品（線描、色彩、手工）；區(qū)域作品（拼插、建筑）。
⑤視頻分享
區(qū)域、生日、園所特色活動等。
⑥健康的我
體檢內(nèi)容、體檢時間。
⑦爸爸媽媽眼中的我
⑧教師寄語
（2）整理視頻、圖片
對所有視頻和圖片進行編輯加工，準(zhǔn)備適合的歌曲、音樂。
（3）制作電子檔案
按照版塊內(nèi)容，將視頻和圖片編輯在一起，配好音樂，完成編輯。
圖2 用相機記錄下的幼兒在活動中的表現(xiàn)
五、實行幼兒電子成長檔案后的效果分析（見表1）
表1
六、幼兒電子成長檔案的制作要求和注意事項
1.幼兒電子成長檔案制作要求
（1）對視頻的要求
①有代表性、典型性、價值性；②時間1～3分鐘；③錄像品質(zhì)高、不晃。
（2）對圖片的要求
①照片清晰、分辨率高，拍照不晃；②適當(dāng)編輯，不遮擋主要內(nèi)容；③選擇幼兒情緒愉悅、專注的圖片；④照片內(nèi)容要全面；⑤照片數(shù)量20～50張。
（3）對文字的要求
①重要文字要突出；②文字位置要適宜，依據(jù)圖片內(nèi)容進行判定；③文字大小要適宜，不遮擋圖片；④滾動文字速度要適宜，給出閱讀時間；⑤文字不宜太多。
（4）對版塊的要求
①整個電子成長檔案，版塊風(fēng)格要統(tǒng)一；②版塊背景選擇要清新、簡潔。
2. 制作幼兒電子成長檔案注意事項
（1）幼兒照片要及時記錄、及時分類，即相機隨手帶、照片隨時拍、整理隨時做。
（2）培訓(xùn)要以點帶面，不能全面培訓(xùn)。
（3）班級內(nèi)合理分工，避免突擊。
（4）每個班要突出該年齡班幼兒的學(xué)習(xí)和年齡特點。
[關(guān)鍵詞]檔案管理；工作方法；注意事項
中圖分類號：TE55 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）04-0345-01
引言
現(xiàn)階段的檔案管理工作特點有著注重管理，輕視工作服務(wù)性質(zhì)的發(fā)揮，在任務(wù)開展過程中，更是缺乏管理方式的創(chuàng)新研究，工作質(zhì)量達不到預(yù)期的目標(biāo)。這些管理問題的存在需要我們管理者進一步對工作方法進行探討，在保障檔案管理期間安全性的同時，也要使檔案真正發(fā)揮使用作用。
1.檔案管理工作方法探討
1.1 更新管理人員的素質(zhì)
針對檔案管理人員水平較低的問題，可以培訓(xùn)，定期對在崗人員專業(yè)技能進行考核，沒能通過考試需要繼續(xù)學(xué)習(xí)。在檔案管理工作崗位中，還要形成流動性，使工作人員明白檔案管理的重要意義，并在崗位中不斷學(xué)習(xí)先進的管理知識，人員基本素質(zhì)得到保障后，科學(xué)管理體系也能得到全面落實，傳統(tǒng)管理模式中存在的問題，都能夠得到解決。部分單位的檔案管理工作是由臨退休員工來完成的，可以通過公開招聘來選擇人才，使真正有能力完成任務(wù)的人員得到錄用，在工作崗位中會不斷探討高效方法，提升任務(wù)完成質(zhì)量。檔案管理人員的觀念需要隨時代更新，意識到檔案管理的重要地位，單位可以對管理人員進行思想教育，提高他們的工作積極性。另外，管理人員的專業(yè)素質(zhì)非常重要。單位在選擇檔案的管理人員時一定要嚴(yán)格要求，提高管理人員的整體素質(zhì)。單位在正式聘用管理人員之前，要對管理人員進行專業(yè)化培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容主要包括檔案管理工作內(nèi)容、管理方法、管理工作出現(xiàn)漏洞應(yīng)采取的應(yīng)急措施等，只有提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，檔案管理工作才有可能做得更好。
1.2 利用法律手段
單位的檔案中，很多是員工的個人檔案，一旦丟失或者泄漏將會造成嚴(yán)重后果。因此檔案管理需要得到基層工作人員的重視，必要時可以采取法律措施對違規(guī)操作人員進行處罰，確保工作流程的嚴(yán)謹(jǐn)性，避免類似問題再次發(fā)生。機密文件的保護措施中，要將相關(guān)法律法規(guī)落實，并帶領(lǐng)基層工作人員學(xué)習(xí)，這樣才能夠提升工作任務(wù)的完成質(zhì)量，避免違法違規(guī)問題發(fā)生。檔案管理工作涉及到企業(yè)的商業(yè)機密，也涉及到員工的私人信息，對于公司與員工來說都非常重要，因此，當(dāng)事人一定要懂得利用法律手段來維權(quán)。只有將法律手段運用到檔案管理中來才能提高檔案管理的嚴(yán)密性，檔案一旦泄露，企業(yè)就要根據(jù)法律的規(guī)定對相關(guān)人員追究法律責(zé)任，維護檔案的所有權(quán)，這樣一來，相關(guān)人員對檔案管理的責(zé)任意識也就建立起來了。
1.3 將檔案管理與信息化接軌
傳統(tǒng)檔案管理方法中，雖然工作人員已經(jīng)擁有足夠的經(jīng)驗，但所用技術(shù)落后，先進管理方法并不能體現(xiàn)在其中。想要提升檔案管理效率與安全性，需要在工作階段引入信息化技術(shù)，借助計算機設(shè)備高效完成任務(wù)，將紙質(zhì)檔案通過掃描錄入保存在計算機系統(tǒng)中，使用期間可以直接搜索，這樣能夠節(jié)省大量檔案查找的時間，同時也更安全可靠。通過對檔案的備份處理，如果計算機系統(tǒng)受到病毒攻擊，檔案也不會完全丟失，以此來提升檔案的安全性。信息化技術(shù)需要工作人員掌握基礎(chǔ)的計算機操作技能，在日常辦公中也會接觸到計算機設(shè)備，為信息化管理理念落實提供了可行性。現(xiàn)在是信息化時代，檔案的管理工作必須與信息化接軌，檔案管理工作與信息化接軌的方式一般是對檔案進行信息化管理，檔案管理的信息化可以極大提高檔案管理的效率，也可以提高檔案使用的靈活性。檔案管理的信息化進程需要大量的計算機設(shè)備以及專業(yè)的技術(shù)人才，單位檔案管理的信息化建設(shè)需要投入很多資金，要注意的問題也非常多，相關(guān)人員應(yīng)該引起高度重視。
1.4 建立完善的檔案管理制度
針對現(xiàn)有制度中存在的漏洞與弊端進行修改完善，并保障制度的落實程度，領(lǐng)導(dǎo)干部更要加強與基層工作人員之間的交流溝通，明確管理制度落實中遇到的阻礙問題。這樣在對制度進行優(yōu)化時，落實層度才能夠得到保障，為單位運營提供穩(wěn)定的制度保障，檔案也能在其中發(fā)揮積極有效的作用。
1.5 獎勵科學(xué)合理的獎懲制度
對于檔案管理人員的內(nèi)部控制，也要形成獎罰體系。對違規(guī)操作現(xiàn)象能夠起到制約作用，在崗位中表現(xiàn)突出的員工也能夠得到獎勵，為其他員工樹立工作榜樣，在工作任務(wù)開展期間，制度落實也能因此得到保障，促進檔案管理效率不斷提升，基層員工工作積極性也得到了保障。在獎懲制度中，要保障落實期間的公平性，這樣才能促進工作人員辦公積極性不斷提升，工作任務(wù)完成質(zhì)量也會有明顯的進步。
1.6 編制分類大綱，充實內(nèi)容
檔案資料來源非常廣泛，面寬、量多是最為突出特點，在收集整理過程中，為了能夠提高整理有效性，可以編制分類大綱。具體來說，第一，公文。公文是行政服務(wù)中心日常處理的檔案之一，主要有指導(dǎo)性資料和單位材料文件，在實踐工作中，我們將上級資料整理到一起，然后整理平級部門的資料，按照文件的重要程度逐一進行整理，不僅能夠避免檔案的遺漏，且在此過程中能夠?qū)τ诜结槨⒄叩穆鋵嵾M行檢查。第二，針對有必要保存的重要資料，如服務(wù)中心各個部門的活動影像資料及照片等。第三，多種參考資料，通常來說，主要包括先進事跡、內(nèi)部編印等資料，確保各項資料都能夠在各個不同的類別當(dāng)中。
1.7 分類存放處理，確保準(zhǔn)確
在具體工作中，我們應(yīng)結(jié)合分類大綱準(zhǔn)備資料盒，并在封面處進行明確的標(biāo)記，如協(xié)議合同、行政收文等。資料盒當(dāng)中有收文簿和發(fā)文簿，并對此做好等級及編號處理。檔案管理人員是該項工作的核心，應(yīng)充分掌握文件的等級及編號標(biāo)準(zhǔn)，且要在日常工作中養(yǎng)成認真登記、合理存放的好習(xí)慣，由上級至下級都形成有序的工作格局。最后檔案管理人員要對資料的收集、整理進行指導(dǎo)，發(fā)揮自身積累的理論知識及實踐經(jīng)驗，在編制好的大綱下對檔案資料進行定期整理，及時轉(zhuǎn)移或者銷毀不必要的檔案資料，從而確保該項工作有條不紊的開展。
2.檔案管理工作注意事項分析
檔案管理在引入信息化管理技術(shù)時，要考慮工作人員的適應(yīng)能力，可以對在崗員工進行培訓(xùn)，熟練操作計算機設(shè)備，這樣才能使信息化技術(shù)真正發(fā)揮功能。網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的中心機房選址非常重要，工作人員要對多方面的環(huán)境進行仔細勘察，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強的地方。防范網(wǎng)絡(luò)病毒。網(wǎng)絡(luò)病毒給檔案管理帶來了嚴(yán)重的威脅，因此，單位的計算機須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術(shù)。殺毒軟件可以進行病毒查殺，及時阻止危險病毒的入侵，確保整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。對計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)定期進行維護，以防出現(xiàn)安全隱患。對計算機網(wǎng)絡(luò)進行定期維護可以及時地發(fā)現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)中存在的一些不易發(fā)現(xiàn)的問題，并立即采取有效的保護措施，延長計算機的使用壽命。
在保存紙質(zhì)檔案時要注意以下三個問題：
（1）相關(guān)工作人員一定要對檔案進行精確分類，在分類時應(yīng)該先對檔案進行基本分類，再進行細化分類，不管檔案使用電腦存檔還是收藏在單位專用的檔案室。（2）在檔案管理的收藏方面，單位一定要注意檔案室的環(huán)境，謹(jǐn)防潮濕。（3）單位一定要注重檔案的使用，充分發(fā)揮檔案的作用。
3.結(jié)語
隨著我國經(jīng)濟體制的不斷改革與社會的不斷發(fā)展，我們必須對檔案管理手段進行全面改革，及時轉(zhuǎn)變檔案管理理念與技術(shù)，將先進的信息技術(shù)融入其中，提高管理工作的效率，建立相對完善的檔案管理體制，做好相關(guān)的統(tǒng)籌安排，提升風(fēng)險防范意識，開展相關(guān)培訓(xùn)活動加強對檔案管理人員素質(zhì)水平的培養(yǎng)，為我國檔案管理工作的改革奠定基礎(chǔ)。
參考文獻
