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緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇合同管理內(nèi)部控制，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
前言：(行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行))已實施，合同管理內(nèi)部控制是《規(guī)范》的一項重要內(nèi)容。本制度闡述了行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制的目標、主要內(nèi)容、關(guān)鍵崗位及內(nèi)部工作流程，分析了行政事業(yè)單位合同管理的主要風險，并提出了合同管理內(nèi)部控制的主要措施。
一、行政事業(yè)單位合同管理概述利并承擔民事義務的法人單位，其在履行社會合同，又稱為契約、協(xié)議、是平等的當事人之間設立、變更、終止民事權(quán)利義務關(guān)系的協(xié)議。合同作為一種民事法律行為，是當事人協(xié)商一致的產(chǎn)物。依法成立的合同從成立之日起生效，具有法律約束力。
隨著國家經(jīng)濟體制改革及依法行政的深入推進，行政事業(yè)單位作為能夠獨立享有民事權(quán)管理職責，提供公共服務或從事民事法律行為時簽訂的經(jīng)濟合同正在逐年增加，單位面臨的合同風險也日趨加大，合同管理已經(jīng)成為單位經(jīng)濟管理活動中的一項重要內(nèi)容。合同管理指單位為實現(xiàn)合同目的，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及本單位的內(nèi)部控制制度，在合同從立項、談判、起草、審批、生效、履行、變更、糾紛解決以及合同歸檔的整個工作流程中所進行的一系列行為的統(tǒng)稱。從工作實踐角度來看，合同管理包括合同立項、合同談判、合同起草、合同審批、合同簽約、合同文件、合同執(zhí)行、合同結(jié)算、合同變更等一系列環(huán)節(jié)和內(nèi)容。
行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制是指由單位決策層、執(zhí)行層、監(jiān)督層共同實施的、旨在合理保證實現(xiàn)單位合同目標、有效維護單位合法權(quán)益、降低合同風險、有效提升單位公共服務的效率效果、防范合同舞弊、預防腐敗的過程。
二、行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制的目標
1．確保合同立項民主科學，合同訂立事項須經(jīng)過決策層的集體科學決策并履行授權(quán)審批程序，防止遺漏應訂立合同的經(jīng)濟事項，防止以口頭法律行政法規(guī)的規(guī)定以單位名義對外簽訂擔保、代替書面合同辦理經(jīng)濟事項，防止未經(jīng)授權(quán)擅自以單位名義簽訂合同，或者違反投資及借貸合同
2．確保合同訂立周密嚴謹，合同訂立前經(jīng)過公平有效的談判或協(xié)商，確保起草的合內(nèi)容完整，合法有效，無法律漏洞或權(quán)利義務瑕疵；合同文本措辭嚴謹，邏輯周密；正式合同訂立前應經(jīng)過相關(guān)部門的審核，防止因合同文本失當而導致單位利益受到損害。
3．確保合同履行有效監(jiān)控，時刻關(guān)注合同履行情況，遇有特殊情況造成履約困難，
或發(fā)生合同糾紛、變更、解除等情況時，確保能及時采取應對措施，維護單位合法權(quán)益。
4．確保合同檔案安全完整，確保與合同訂立、履行、變更、解除等事項相關(guān)的檔案能夠及時整理留存，確保合同檔案安全完整，保密，防止以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密、工作秘密或者商業(yè)秘密。
三、行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制的內(nèi)容
1．職責分工控制。明確劃分各職能部門在合同管理方面職責分工，確保單位部門
職責明確，合理分工，各司其職，順暢溝通。
2．決策機制控制。建立科學、民主、高效的合同訂立決策制度，確保合同立項合
理合法能夠有效滿足單位的管理要求，并最大限度地降低合同風險。
3．訂立審批控制。建立合同文本訂立審批流程，將與合同管理相關(guān)的職能部門均
納入審簽流程，確保合同文本周密嚴禁，無重大法律或?qū)I(yè)疏漏。
4．履行監(jiān)管控制。重視合同履約監(jiān)控，在合同訂立后及時關(guān)注合同履約進展，發(fā)
現(xiàn)隱患及時處理，防止簽訂后因缺乏監(jiān)管而失控。
5．考核追蹤控制。與合同崗位責任制結(jié)合，健全合同管理考核追蹤制度，定期考
核合同管理情況及合同履行效果，切實實現(xiàn)合同風險防范問責。
四、行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部業(yè)務流程
(一)合同管理牽涉的部門及崗位
行政事業(yè)單位的合同管理同時牽涉單位內(nèi)部外部的多個部門及崗位，外部包括：合同對方當事人、技術(shù)及法律領(lǐng)域?qū)＜业?。?nèi)部包括：合同事項發(fā)起部門(合同執(zhí)行部門)、合同歸口管理部門、審計、紀檢及財務部門，單位決策層及各部門內(nèi)部的相關(guān)崗位工作人員。
(二)合同管理業(yè)務流程
1．合同管理業(yè)務流程圖
2．流程節(jié)點簡要說明
五、行政事業(yè)單位合同管理的主要風險
狹義的合同風險是指在合同訂立、履行、變更、終止的過程中因行為不當給合同當事人造成的利益損失，如合同對象選擇不當造成履約困難，合同文本不嚴謹造成單位合法權(quán)益損失，合同內(nèi)容不符合法律法規(guī)相關(guān)規(guī)定造成合同無效等等。合同風險種類多樣，形成原因錯綜復雜，總體來看，行政事業(yè)單位的合同風險主要存在于合同調(diào)查、談判、起草、審批、簽訂、履行、變更及合同保管等環(huán)節(jié)。
1. 合同調(diào)查立項環(huán)節(jié)。合同調(diào)查立項環(huán)節(jié)，單位面臨的主要風險包括：前期未對合
同事項作出恰當?shù)目尚行栽u估，未對合同事項做出科學決策，立項重復或者不合
理，無法滿足單位管理要求；或者是在對合同對象進行背景調(diào)查時，·對被調(diào)查對象的履約能力和商業(yè)信譽未給予恰當評價，將不具備履約能力的對象確定為準合同對象，將具有履約能力的對象排除在準合同之外，無形中加大合同違約風險。
2. 合同協(xié)商談判環(huán)節(jié)。協(xié)商談判環(huán)節(jié)的風險主要包括：忽略合同關(guān)鍵條款、對合同
中的關(guān)鍵、重大問題做出不當讓步；泄露與合同談判相關(guān)的單位機密。比如：對合同標的物的數(shù)、質(zhì)量、技術(shù)標準。價款、酬金支付方式、履約期限、地點、違約責任、爭議的解決方法等涉及合同雙方權(quán)利義務的核心條款做出了不當?shù)淖尣交蜻z漏。最終損害單位利益。
3. 合同起草審批環(huán)節(jié)。在合同文本起草及審批環(huán)節(jié)，行政事業(yè)單位面臨的主要風險
包括：合同文本內(nèi)容存在的不合理、不嚴密、不完整、不明確、表述不當或者可能引起重大誤
解的條款；合同文本內(nèi)容違反國家法律法規(guī)導致合同無效；在合同審核過或國家產(chǎn)業(yè)政策導致合同無效；在合同審核過程中沒有發(fā)現(xiàn)并糾正合同不當內(nèi)容和條款。
4. 合同簽署生效環(huán)節(jié)。合同簽署生效環(huán)節(jié)的風險包括：空白法人授權(quán)書管理不當，
超越法人授權(quán)期限或事項簽訂合同；合同印章管理不當，為未經(jīng)過審批流程的合同加蓋了合同印章；簽署后的合同被篡改；已簽署合同未妥善保管，發(fā)生合同糾紛時無法舉證等。
5. 合同履行環(huán)節(jié)。合同履行過程匯總的風險主要包括:本單位或?qū)Ψ經(jīng)]有恰當?shù)芈男?/p>
合同中約定的義務；發(fā)生合同糾紛處理不當損害單位利息；危機時發(fā)現(xiàn)對方的違約行為并采取補救措施；對方違約時未及時追究其違約責任。
6. 合同變更、終止環(huán)節(jié)風險。此環(huán)節(jié)包括：應當變更合同內(nèi)容或條款但未及時給予
變更；合同變更未履行內(nèi)部審批手續(xù)至合同變更不當或無效；未達到終止條件的合同終止；合同終止未及時辦理相關(guān)的手續(xù)等。
六、合同管理內(nèi)部控制的主要措施
1．建立健全內(nèi)控制度，明確職責分工。行政事業(yè)單位應當建立健全合同管理內(nèi)控制
度，明確設置經(jīng)濟合同歸口管理部門，并根據(jù)需要設置合同審核部門，同時應明確歸口管理部門以及其他相關(guān)職能部門在合同管理各個環(huán)節(jié)的職責。合同歸口管理部門應負責組織合同訂立會審、合同檔案管理等工作，配合合同執(zhí)行部門監(jiān)控合同履行，在發(fā)生合同糾紛時協(xié)調(diào)相關(guān)部門介入處理；合同訂立事項的發(fā)起部門(執(zhí)行部門)應負責開展合同項目可行性研究、
合同履約對象背景調(diào)查，經(jīng)濟事項談判、合同文本起草、對重大合同提出會審申請等工作，同時也應對部門牽頭訂立的合同履行情況進行監(jiān)控，并在合同發(fā)生糾紛時介入處理；合同審核部門負責對擬定的經(jīng)濟合同進行審核，重點關(guān)注合同的合法性、可行性、經(jīng)濟學和嚴密性。
2. 建立科學民族的合同決策機制。行政事業(yè)單位應建立科學、民主、高效的合同訂
立決策制度，合同訂立事項立項前應充分論證項目的必要性，避免重復建設和資源浪費。合訂立決策應堅持民主、回避原則、對于部門影響重大或者涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復雜的合同，應組織技術(shù)、法律、財會等領(lǐng)域的專家參與討論決策，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作，以確保合同訂立周密嚴謹，最大限度地保障單位單位的合法權(quán)益。
3. 完善合同訂立審批制度。行政事業(yè)單位應當建立經(jīng)濟合同訂立審批制度，明確合
同在訂立。簽署、變更、解除等環(huán)節(jié)的授權(quán)審批權(quán)限，將單位的審計、紀檢、財務等職能部門納入合同訂立審批流程中，與合同事項發(fā)起部門(執(zhí)行部門)及合同歸口管理部門一并作為合同審簽的環(huán)節(jié)；明確合同的簽署權(quán)限；妥善保管印章和空白法人授權(quán)書，明確法人授權(quán)的期限和事項，防止未經(jīng)授權(quán)擅自以單位名義簽
訂合同或者是無權(quán)越權(quán)情況出現(xiàn)。
4. 加強合同履行監(jiān)控，有效防范違約風險。單位應建立經(jīng)濟合同履行監(jiān)管制度，明
確由合同執(zhí)行部門跟蹤合同履行情況，遇合同履行困難或合同糾紛由合同歸口管理部門協(xié)調(diào)解決；確保合同當事人遵循誠信原則嚴格履行合同，發(fā)現(xiàn)履行隱患時及時反饋，并采取保護性措施；確保在發(fā)生合同違約或合同糾紛時，能夠迅速反應，在規(guī)定時效內(nèi)依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。防止因履約監(jiān)控缺失損害單位權(quán)益。
【關(guān)鍵詞】合同 內(nèi)控 措施闡述 重要性
一、加強對合同管理內(nèi)部控制措施闡述的意義
對內(nèi)部控制措施作一闡述，有利于內(nèi)控人員加深對相應措施的理解和延伸創(chuàng)新措施;進一步提高監(jiān)督作用;提高風險控制人員對風險預測的能力;更重要是對合同管理制度完善奠定良好的基礎。
二、合同管理內(nèi)部控制應對措施制定的有力保障
首先，建立健全落合同管理的機構(gòu)、人員配備和人員培訓，建立合同歸口審查和分級管理制度;其次，建立合理的內(nèi)部分工合作機制，及明確合同業(yè)務部門和承辦人、合同審查部門和承辦人、合同批準機構(gòu)和人員及合同歸檔部門和承辦人的職責;然后，提高相關(guān)人員的業(yè)務素質(zhì)，在充分掌握公司經(jīng)營理念的基礎上，從相關(guān)專業(yè)、財務、法律的綜合角度，制定相應的應對措施;最后，合同簽約雙方秉著誠實守信的原則，嚴把結(jié)算環(huán)節(jié)，完善合同登記制度。
三、合同管理內(nèi)部控制應對措施的具體闡述
合同管理中主要存在三大類風險，它們的存在都會使企業(yè)的有形和無形利益遭受損害。
（一）第一大類，簽訂合同方面：
1.對于“未訂立合同或合同對方主體資格未達要求，可能導致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害”的風險，在經(jīng)濟活動中，發(fā)生的可能性較少，但是某些外包主體還就是發(fā)生過。在我從事財務工作的山西呂梁某地煤礦，當時，為了加快資源整合推進速度，該煤礦執(zhí)行“先上車，后買票”的原則，山西大同一支施工經(jīng)驗豐富的井巷掘進隊，在不具備主要施工資格的條件下，為該礦盲目施工，半年后，向礦方結(jié)算施工進度款，掘井隊才發(fā)現(xiàn)雙方從未訂立合同，進而發(fā)現(xiàn)由于自己無相關(guān)資質(zhì)，不具備法人資格，不具備訂立合同的能力，造成千萬元的經(jīng)濟損失。所以，企業(yè)對外發(fā)生經(jīng)濟行為，必須先訂立書面合同，而且合同訂立前，應當充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關(guān)內(nèi)容，確保對方當事人具備履約能力，還有，對于應簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門有權(quán)拒絕付款，并及時向公司領(lǐng)導報告。
2.對于“未經(jīng)授權(quán)對外訂立合同或合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導致企業(yè)合法權(quán)益遭受損害”的風險，雖然未經(jīng)授權(quán)訂立合同一般被認定為無效合同，但《合同法》規(guī)定“相對人有理由相信行為人有權(quán)的，該行為有效，這樣就會對企業(yè)造成損害”，為此，主要針對合同訂立人員，進行考察和素質(zhì)教育、懂法知法;辦理合同章加蓋前，必須首先確保合同已經(jīng)被合理編號與審批，并且企業(yè)法人及經(jīng)授權(quán)的人已經(jīng)在合同上簽署或加蓋個人印章，合同章加蓋后，保管人員應立即收回并妥善保管。與此同時，做好合同章的使用登記以備查。倘若遺失或被盜，應立即采取妥善措施并報告負責人，盡可能將影響和損失控制在最小范圍。授權(quán)書要按規(guī)定程序辦理，同時要實行備案制度和超過規(guī)定時限及時收回的要求。對于可能存在的疏漏或欺詐，應當組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，談判過程中重要事項和參與人員的主要意見，應予以記錄并妥善保存，這樣，根據(jù)協(xié)商談判的結(jié)果，按照自愿、公平的原則，明確雙方的權(quán)利義務和違約責任，擬定合同文本，做到條款內(nèi)容完整，表達嚴謹準確，相關(guān)手續(xù)齊備。合同訂立后，應當對合同文本進行嚴格審核，對影響重大或法律關(guān)系復雜的合同文本，組織內(nèi)部相關(guān)部門進行審核，根據(jù)不同意見，認真研究，慎重對待，必要時，需對合同條款作出修改。
（二）第二大類，履行合同方面
對于“合同未全面履行或監(jiān)控不當，可能導致企業(yè)訴訟失敗、經(jīng)濟利益受損”的風險，單位應當遵循誠實信用原則，嚴格履行合同，未按合同條款履行的，財會部門有權(quán)拒絕付款。對合同履行實施監(jiān)控，在合同履行過程中，發(fā)現(xiàn)先失公平、條款有誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情況，或因政策調(diào)整、市場變化等客觀因素，導致企業(yè)利益受損，應當按規(guī)定程序及時報告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜。其實，合同能不能履行，對其監(jiān)控到不到位很重要。人們往往只注重合同數(shù)量、金額，對合同規(guī)定雙方權(quán)利和義務及附加條件，忽略不計，但合同糾紛常常就在忽略的地方出現(xiàn)，發(fā)生時，經(jīng)常會給企業(yè)帶來經(jīng)濟和聲譽等方面不可估量的損失。
（三）第三大類，合同糾紛處理方面
對于“合同糾紛處理不當，可能損害企業(yè)信譽和形象”的風險，企業(yè)應當依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，在規(guī)定實效內(nèi)與對方當事人 協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時報告。若經(jīng)協(xié)商一致的，雙方應當簽訂補充書面協(xié)議;若經(jīng)協(xié)商無法解決的，應當根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。另外，合同糾紛既然已發(fā)生，說明該合同為不成功合同。亡羊補牢，為時不晚，企業(yè)應當組織法律等相關(guān)專業(yè)人員，精細策劃，制定方案，積極應對外來訴訟，力求把損失降到最小程度。
另外，在合同修改方面，應采取的措施，1、變更或解除合同的審核程序與合同訂立前審核程序相同。2、對于合同訂立、履行過程中出現(xiàn)的違法違規(guī)行為，應當追究有關(guān)機構(gòu)或人員的責任。3、若對方違約的，應當按合同條款約定收取違約金，違約金不足以彌補企業(yè)損失時，應當要求對方賠償損失，必要時應當采取相應的保全措施;若自身違約的，應當由合同承辦部門以書面形式報告企業(yè)有關(guān)負責人，經(jīng)批準后履行相關(guān)賠償責任。
企業(yè)在合同簽訂與履行的過程中，都會潛伏著各類風險因素。總體來講導致合同風險的既有外部因素，又有企業(yè)內(nèi)部因素。只有通過全面的分析與評估，并采取有效的預防措施，才能將風險控制在預期范圍內(nèi)。通常企業(yè)的合同風險主要表現(xiàn)在以下幾點:
1.1營運風險
這類風險是指企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展過程中，如果在合同管理過程中出現(xiàn)某一環(huán)節(jié)的管理失誤或缺失，所引起的預期目標無法實現(xiàn)或產(chǎn)生重要經(jīng)濟損失。通常營運風險的主要原因有，業(yè)務評價不完整、不正確，導致決策失誤，這一點主要表現(xiàn)在合同需求與業(yè)務目標不一致，合同審核不當以及定價策略失誤等方面;在合同制定時，如果存在合同條款不嚴謹、不合理，合同雙方權(quán)利及義務表述不清，違約責任劃分不明確等問題，所導致的經(jīng)濟損失及糾紛等;在合同履行過程中，合同雙方溝通不及時或相關(guān)信息缺失，也會帶來一定的營運風險;另外，如果合同一方無法履行合同約定的義務，進而造成對方經(jīng)濟損失，或者自身違約需要承擔相應的經(jīng)濟賠償?shù)冗`約風險也隨時存在。
1.2財務風險
財務風險是指企業(yè)在簽訂與執(zhí)行合同的過程中，如果由于合同條款或合同方信用等原因而產(chǎn)生收益偏差、經(jīng)濟損失風險。導致企業(yè)出現(xiàn)財務風險的主要原因為:沒能合理的對預算進行制定，不能對成本進行有效的控制;合同的支付條件、付款進度、結(jié)算審核等不合理、不準確，導致資金占用增加或產(chǎn)生資金損失;合同雙方在約定各方的權(quán)利及義務時，如果約定不清，有可能產(chǎn)生額外的費用，進而導致成本控制失利;另外，在稅收方面對可能產(chǎn)生的稅費沒有考慮全面，對哪一方該承擔哪部分的稅款沒有約定清楚所導致的經(jīng)濟損失。
1.3合規(guī)風險
合規(guī)風險是指，企業(yè)在訂閱與履行合同的過程中，不能夠全面考慮到相關(guān)的法律法規(guī)、執(zhí)行標準以及行業(yè)規(guī)范等，所受到的法律制裁或處罰，甚至引發(fā)重大經(jīng)濟損失或聲譽損失。在合同管理方面主要存在的合規(guī)風險有:在訂立合同時，違反了相關(guān)的法律法規(guī)，合同有可能被確認為無效，同時還需要承擔相應的法律責任;在對合同主體進行選擇時，并不具備合同所需要的資質(zhì)，因此項目質(zhì)量或產(chǎn)品質(zhì)量不能得到有效的保證;在合同審核期間不能認真審核，審核流程或?qū)徍斯ぷ鞑荒車栏駡?zhí)行，導致企業(yè)利益受損;另外，一些人員違反制度、，甚至侵吞公款、接受賄賂等現(xiàn)象也會造成合規(guī)風險的產(chǎn)生。
2合同的內(nèi)部控制對策
企業(yè)在進行內(nèi)部控制時，相關(guān)的制度與管理流程應該覆蓋到合同管理的全過程當中，實施精細化管理，尤其要對可能產(chǎn)生較大風險的因素進行重點控制。筆者結(jié)合多年合同管理經(jīng)驗，對合同管理過程中的具體控制措施提出相應看法:
2.1準備階段的合同管理及控制措施
在準備階段首先需要建立起系統(tǒng)的合同需求申請制度，對未經(jīng)批準的需求進行嚴格控制，以保證合同需求能夠符合企業(yè)的實際;對市場行情、行業(yè)信息等相關(guān)情況進行深入調(diào)查，對合同主體的合法性、履約能力及資質(zhì)等情況進行核實，并對相關(guān)信息進行分析、比選，對合同的談判策略進行擬訂。并建立起信用資料庫以及一系列的評價機制與管理制度;將合同資金納入到全面的預算管理之內(nèi)，在進行合同談判定價時，合同預算是基礎，也是成本控制的依據(jù);另外，還需要建立起相應的合同文本示范文庫，針對合同類型的不同，編寫出標準化的合同文本格式，合同文本的建立必須在合法、公平、合理的基礎之上。在進行合同談判前，主動向?qū)Ψ教峁┍締挝坏暮贤谋?，并爭取讓對方接受，對于存在分歧或事項不明確的條款，應該留待談判階段進行協(xié)商。
2.2簽訂階段的合同管理及控制措施
對于重要、重大的項目合同，應該由技術(shù)部門、財務部門以及法律部門等組成談判小組，對合同價格、付款方式、技術(shù)要求、違約責任、變更處理等主要內(nèi)容進行重點解決;談判小組應該對權(quán)限范圍內(nèi)的各類事項作出合理決策;對談判的過程及結(jié)果進行詳細記錄，并由談判各方統(tǒng)一簽字;在合同文本形成之后，應該由企業(yè)的相關(guān)職能部門或管理人員進行嚴格審核，審核的內(nèi)部不僅要包括合同的合法性及可行性，還需要考慮合同的經(jīng)濟性;建立健全合同的分級授權(quán)等管理制度，在限額范圍內(nèi)批準簽訂合同，但限額范圍外的合同，需要經(jīng)過有管理權(quán)限的上級部門進行審核。當法人代表或授權(quán)代表簽字以后，相關(guān)管理人員應該根據(jù)相關(guān)條例對合同審批文件、合同編號等進行核對與確認;另外，還應該建立完善的合同檔案管理體系，對合同檔案進行妥善保管。在合同簽訂之后，應該在規(guī)定的時間內(nèi)，將合同正本移交給檔案管理人員進行歸檔，其中如果有涉及財務收支的合同，必須保存一份原件，作為財務記賬依據(jù)。
2.3履行階段的合同管理及控制措施
在合同履行期間，需要建立起相應的合同管理臺賬，對合同內(nèi)容、金額、付款方式以及執(zhí)行重點等情況進行記錄。并對合同雙方的履行情況進行實時監(jiān)控。近年來，隨著合同管理工作越來越龐大化、復雜化，很多企業(yè)都會請一些有資質(zhì)的軟件公司結(jié)合企業(yè)實際情況，來定制開發(fā)一套有效的合同財務管理軟件，以便提高合同管理、審查及協(xié)調(diào)等工作的效率;在合同簽訂之后，合同主管部門還需要組織相關(guān)部門及人員，對合同的相關(guān)條款進行進一步的分析，以便及時對合同履行階段的風險進行預測及防范;如果出現(xiàn)重大環(huán)境變化，導致合同無法繼續(xù)履行時，應該及時與合同單位進行有效溝通與協(xié)商，同時，根據(jù)變更條款，簽訂變更補充合同或解除合同;另外，還需要建立起相應的合同糾紛處理機制，在協(xié)商無法進行時，由法律部門根據(jù)合同糾紛進行依法處理，并在處理完后，對相關(guān)資料進行整理歸檔。
3結(jié)論
房地產(chǎn)企業(yè)和其他企業(yè)之間的經(jīng)濟往來，一般都是通過合同的形式來進行交易的，所以如何在內(nèi)部控制中做好合同管理工作就顯得尤其重要。在市場經(jīng)濟體制不斷完善的今天，房地產(chǎn)企業(yè)應當以內(nèi)部控制制度的建設作為基本的背景，在此基礎之上進行的合同管理則會有效提升其合同管理的效率。
一、房地產(chǎn)企業(yè)合同管理常見的問題
（一）合同內(nèi)容不嚴謹
當前，在我國大部分房地產(chǎn)公司中，都有著較高的合同簽訂率，其注重的也往往是以經(jīng)濟交易為基礎的合同，但是這其中卻忽略了合同的嚴謹性，造成了一些不法行為有機可乘。一方面，合同中的條款不夠完善，由于對合同雙方的權(quán)利和義務沒有進行明確的表述，對于違約的責任也表達的模糊不清；另一方面是合同的表述存在著一些錯誤。由于合同的文本沒有使用規(guī)范性的格式，在表達的過程中，要么煩瑣冗長，要么太過于間斷，容易造成合同發(fā)生歧義，使房地產(chǎn)企業(yè)承擔一定的風險。
（二）缺乏對合同管理正確的認識
在很多企業(yè)中，都提高了對合同簽訂的重視，但是卻忽略了合同簽訂之后在執(zhí)行和控制方面的管理，比如有的合同管理人員將合同交給相關(guān)的項目管理人員，但是卻沒有進行詳細的交流，更沒有經(jīng)過嚴格的監(jiān)督和審查。從而，造成了合同的簽訂與執(zhí)行之間經(jīng)常脫節(jié)的現(xiàn)象，使得其他人員對于合同的具體內(nèi)容沒有全面的了解。導致了在項目的設計和施工過程中就容易出現(xiàn)與合同不相符的現(xiàn)象和糾紛。
（三）合同執(zhí)行過程中忽視監(jiān)管
必要的監(jiān)管能夠保證合同順利的執(zhí)行，能夠降低企業(yè)運營中的風險。然而在實際工作中，卻有很多企業(yè)忽略了對合同的有效監(jiān)管，沒有針對合同監(jiān)管建立起相應的調(diào)整和控制體系，或者是由于管理的不夠科學和規(guī)范，使得控制制度無法發(fā)揮其應有的作用。我們應當看到，合同的管理不是一個部門或者是一個人員的責任，它需要企業(yè)中多個部門和崗位進行合作與協(xié)調(diào)共同完成，只有這樣才能夠確保企業(yè)合同的有效執(zhí)行，確保公司持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展。
二、規(guī)范房地產(chǎn)公司合同管理的建議
（一）建立健全合同管理制度
房地產(chǎn)企業(yè)要結(jié)合自身的行業(yè)特點，在國家法律法規(guī)的指導下，建立和健全有效的合同管理制度。以企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略作為根本出發(fā)點，在此基礎上對合同進行全面的管理，制定合同的管理、審查等制度，并且對合同簽訂之前的準備工作、合同簽訂的過程以及合同執(zhí)行的過程、執(zhí)行后的評估等進行全面的管理，確保合同管理過程中的每個環(huán)節(jié)都能夠順利的進行，并且確保每個環(huán)節(jié)之間實現(xiàn)有效的銜接。另外，在合同管理制度中，應當確保合同的內(nèi)容符合規(guī)范，通過對合同的有效管理，能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部進行明確的權(quán)責和分工。
（二）設立規(guī)范的組織機構(gòu)
作為房地產(chǎn)公司，要以全面管理和全員參與作為基本原則，對合同管理部門進行全面的管理。首先需要在思想上進行統(tǒng)一，提高管理者對合同管理的重視程度，并且設立專門的合同管理機構(gòu)，選用具備熟練的業(yè)務以及較強的思想政治素質(zhì)的人員，將他們分配到合同管理的各個崗位中，使合同管理的隊伍不斷壯大。合同管理部門要以企業(yè)發(fā)展的實際情況為準，對企業(yè)合同管理的具體模式和內(nèi)容進行確定，并且將具體的合同管理制度以及合同的簽訂與監(jiān)督等制度進行確立，對合同管理部門的人員定期組織學習和培訓，使他們的綜合素質(zhì)得到不斷提升，從整體上提高合同管理部門的管理效率。
（三）加強對合同管理的監(jiān)督
房地產(chǎn)企業(yè)需要加強對合同的事前、事中和事后的監(jiān)督工作。事前指的是合同簽訂之前的準備階段，需要做好各方面的防范工作。事中則主要指的是合同的執(zhí)行過程，防止出現(xiàn)違約的情況。房地產(chǎn)企業(yè)的合同管理人員，應當深入到部門的具體工作中，對合同記錄進行定期的檢查，對合同的執(zhí)行情況進行評估，確保能夠及時發(fā)現(xiàn)并且及時解決問題，這樣既能夠確保合同雙方的權(quán)利不受侵犯，也能夠?qū)贤p方都產(chǎn)生一個約束作用，督促他們嚴格按照合同要求履行義務。事后則主要是對合同執(zhí)行情況的反饋，通過分析，加強對合同的管理。
三、結(jié)束語
在房地產(chǎn)企業(yè)中，對合同進行有效的管理是十分重要的，本文則主要分析了基于企業(yè)內(nèi)部控制制度下，當前房地產(chǎn)企業(yè)合同管理中的不足之處，并且提出了幾點建議，以期能夠為房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展提供可行性建議，不斷增強房地產(chǎn)公司合同管理的效率，提高房地產(chǎn)公司的經(jīng)濟效益和社會效益，促進我國房地產(chǎn)行業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：醫(yī)院內(nèi)部控制；經(jīng)濟合同；合同管理
合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立變更、終止、明確相互民事權(quán)利義務關(guān)系而訂立的協(xié)議，其建立在平等、互惠、公平、誠信的基礎上。合同在現(xiàn)代復雜的經(jīng)濟活動中是重要的契約形式。經(jīng)濟活動越活躍，簽訂的經(jīng)濟合同越多。企業(yè)對外發(fā)生經(jīng)濟行為，除即時即清方式外，均應訂立書面合同。由于醫(yī)院長期以來是公益性的社會團體，對于合同管理的概念意識淡薄，缺乏先進的系統(tǒng)管理理念，存在諸多弊端和問題，因此加強合同監(jiān)管勢在必行。
一、醫(yī)院合同管理存在問題
1.合同管理制度不健全
部分醫(yī)院在合同簽訂前未認真審核對方的主體資格，且沒有制定必要的會簽制度，致使簽訂的合同在內(nèi)容上存在疏漏。合同常出現(xiàn)內(nèi)容不完整，表達不準確，條款不全面等現(xiàn)象。不僅影響了合同效力，且容易引發(fā)合同爭議。醫(yī)院財務未設立專門崗位管理合同，合同管理人員沒有系統(tǒng)學習過合同法，法律意識淡薄，責任心較低，導致醫(yī)院訂立出無效合同，不受法律保護。
2.合同格式不統(tǒng)一
醫(yī)院的合同種類較多，但卻沒有針對各類經(jīng)濟業(yè)務的格式合同文本，一般都是以對方單位提供的樣本為合同文本。由于此類文本大多由對方單位擬定，因此會在相關(guān)條款上顯失公平，給醫(yī)院造成損失。
3.合同監(jiān)控不嚴格
合同履行過程中，管理人員監(jiān)控不嚴格，導致合同履行不全面，使醫(yī)院陷入訴訟困境。合同產(chǎn)生糾紛時，由于缺乏法律知識，處理不當，致使醫(yī)院聲譽和利益遭受損失。
二、醫(yī)院合同管理總方針
經(jīng)濟合同管理就是對整個交易過程實行監(jiān)控的行為。具體來說，事前管理就是在簽訂合同前對合同的抗風險性進行嚴格控制；事中管理就是合同履行過程的監(jiān)督；事后管理就是合同履行完成后后續(xù)問題管理。合同管理的目的就是規(guī)范醫(yī)院的經(jīng)營行為，提高經(jīng)濟效益，防范市場風險。
首先，醫(yī)院應該確定經(jīng)濟合同的歸口管理部門。根據(jù)衛(wèi)生部頒布《醫(yī)療機構(gòu)財務內(nèi)控制度規(guī)定（試行）》，由于醫(yī)院財務部門是合同付款的最終部門，因此作為合同的歸口管理部門是恰當?shù)?。財務部?nèi)應設專門崗位負責全院的合同匯總管理。嚴禁不具備法人主體資格的部門直接或間接借用法人名義對外簽訂經(jīng)濟合同，以維護單位的合法權(quán)益，確保對外簽訂經(jīng)濟活動的合法、合規(guī)。醫(yī)院應設相關(guān)規(guī)定以規(guī)范合同簽訂前各管理部門及其職責。
其次，醫(yī)院應制定出合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的具體程序和要求，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)。如可制定如下合同簽訂流程圖：
其中，各經(jīng)濟活動部門是經(jīng)濟合同的承辦部門，院長辦公室是合同章的主管部門，財務處是經(jīng)濟合同的歸口管理部門，負責審核和合同文本歸檔管理，紀檢辦公室、審計處是經(jīng)濟合同的監(jiān)督部門，醫(yī)院聘請的法律顧問負責對合同的合法性進行審查。在合同會簽審核應同時提交的資料有：合同簽訂審核表；合同文本；其他文本（包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、招投標文件、詢價資料、報價單）等。
三、合同訂立和履行過程中的具體風險控制點及控制措施
1.合同簽訂前應辦理相關(guān)的立項申請手續(xù)
立項申請由各使用部門填寫，申請內(nèi)容包括：合同的內(nèi)容、數(shù)量、價格、估算的金額等。申請經(jīng)院領(lǐng)導審批通過后，由承辦科室會同醫(yī)院的財務、審計部門進行細致的市場調(diào)研。對于不需要進行集中采購的單項或批量金額達到50萬元以上的貨物和服務項目、金額100萬元以上的工程項目需進行社會公開招標；對于金額50萬元以下10萬元以上的項目，部分醫(yī)院規(guī)定需要組織醫(yī)院辦公會或黨委會決定項目的立項申請。承辦科室在提出申請前不得分解數(shù)額較大的經(jīng)濟項目。
2.對對方主體資格的合法性進行考察
合同訂立前，承辦部門及合同歸口管理部門應當充分了解對方主體資格是否合法。合法的主體是整個交易的基礎，如果主體不合法，會使整個交易處于不穩(wěn)定狀態(tài)，隨時可能導致合同終止履行。主體資格考察的大致內(nèi)容有：營業(yè)執(zhí)照是否真實有效，資質(zhì)及等級證書，審查法人證書及法人委托證書，自然人的檢查身份證明或其他證明身份的證件，其他組織或合伙企業(yè)檢查其執(zhí)照等。
其次，還要考察對方的信用狀況，包括： 對方的社會信譽和履約能力，核實對方的資產(chǎn)（資金）證明，產(chǎn)品的市場占有率及近三年是否有重大違約，是否涉及重大經(jīng)濟糾紛或經(jīng)濟犯罪案件等不良記錄等。醫(yī)院應該制定詳盡的調(diào)查方案和注意事項，使醫(yī)院占據(jù)主動地位。部門經(jīng)辦人審核完成后，應留存復印件，歸檔保存。合同雙方談判時，必須有兩人以上參加，不得由一人辦理合同業(yè)務的全過程。對于影響重大，涉及金額較高的專業(yè)或法律關(guān)系復雜的合同，應當組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判。談判過程中的重要事項和參與人員的主要意見應予以記錄并妥善保存，作為編制合同條款的依據(jù)。
3.嚴格審核合同文本，實行合同示范文本制度
醫(yī)院應對合同文本進行嚴格的審核，并實行合同示范文本制度。凡已有統(tǒng)一示范文本的，應按照示范文本補充有關(guān)專用條款后擬定合同文本。無統(tǒng)一示范文本的，由合同承辦部門組織草擬合同文本。所有合同文本均應按合同審批程序報批。
在制定合同文本的過程中重點關(guān)注合同內(nèi)容的規(guī)范性，法定要素的齊全性，違約責任等關(guān)鍵條款的明確性及簽章填寫的規(guī)范性等。對于重大的或復雜的合同文本，應當組織內(nèi)部相關(guān)部門進行審核。相關(guān)部門提出不同意見的，應當謹慎對待，必要時對主要條款進行修改。
醫(yī)院訂立的經(jīng)濟合同由承辦部門提出，經(jīng)主管領(lǐng)導審核同意后交財務、審計、紀檢、法律顧問審核監(jiān)督并簽署意見，由法人代表或其授權(quán)的委托人簽訂，加蓋醫(yī)院合同專用章。涉及重大事項的需上報院長辦公會討論。授權(quán)簽署的合同，應由院長簽署授權(quán)委托書。醫(yī)院的經(jīng)濟合同一般應簽署六份，雙方各執(zhí)三份。財務處、院長辦公室、承辦科室各留存一份。財務處為合同最終存檔部門，應留存正本。財務處合同管理人員對合同按科室分類歸檔，并對每份合同逐一編號保存。編號可以以日期結(jié)合承辦部門進行分類。
4.關(guān)注合同管理的規(guī)范性
合同歸口管理部門及合同的承辦部門，應建立合同管理臺帳制。實行專人登記保管，避免因不及時歸檔造成合同遺失的問題，健全合同簽訂部門與財務部門的溝通機制，避免經(jīng)濟業(yè)務與會計核算脫節(jié)。同時，應針對不同性質(zhì)的經(jīng)濟業(yè)務，按其合同條款嚴格把關(guān)，遵循誠實信用的原則嚴格履行合同，對合同履行實施有效的監(jiān)控。關(guān)注合同執(zhí)行的規(guī)范性，強化合同執(zhí)行力度，及時主張權(quán)利并承擔義務，對于特殊事項應及時簽訂補充協(xié)議或修訂合同文本。
5.加強合同專用章的管理
醫(yī)院的合同章保管制度應充分運用不相容職責相分離的原則，發(fā)揮部門間的監(jiān)督制約機制，做到合同管理與合同專用章管理崗位相分離。經(jīng)過會簽程序的合同由承辦科室的經(jīng)辦人持合同原件與經(jīng)濟合同審批表到合同專用章的管理部門蓋章才能生效。對于未經(jīng)過會簽及未經(jīng)合同歸口管理部門編號的合同，不予蓋合同章。合同專用章由醫(yī)院統(tǒng)一刻制，嚴格按照授權(quán)范圍使用。醫(yī)院對外簽訂的合同一律使用合同專用章，其他印章無效，否則財務部門不予付款。對于多頁的合同還需加蓋騎縫章，防止合同丟頁、漏頁。
6.加強合同付款管理
財務部門辦理合同付款時，合同管理崗人員應當根據(jù)合同條款審核后辦理。對于按規(guī)定應該簽訂合同卻沒有簽訂合同的，及未按規(guī)定進行會簽的合同的，財務部門有權(quán)拒付。對未按條款進行付款履約的，財會部門也有權(quán)拒絕付款。
7.建立合同的歸檔、保管與查閱制度
承辦部門應配合財務部門定期對合同進行清理核對工作。如有遺失、毀損要查明原因，及時處理，并追究相關(guān)責任。合同原件在無特殊的情況下不得外借。如有關(guān)人員應工作需要確需查閱，需經(jīng)主管領(lǐng)導簽字同意后，方可以復印件借出，并辦理登記手續(xù)。
8.定期對合同履行、管理情況進行評估
醫(yī)院應按照內(nèi)部控制的要求，每年至少對合同履行、管理情況進行評估一次。醫(yī)院合同管理部門應及時檢查合同管理制度的運行情況及其效果，對不適應實際情況的制度提出修訂和完善意見。當合同終止或履行完畢，應對該合同簽訂和履行各環(huán)節(jié)存在的問題和采取的措施是否適當進行評估，對存在的問題應分析原因，追查責任人。
總之，在醫(yī)院經(jīng)濟合同的管理中，應以合同法及合同內(nèi)部控制規(guī)范作為工作的指引。對經(jīng)濟合同實行動態(tài)的、全過程的跟蹤管理。合同管理的相關(guān)人員在合同的每個環(huán)節(jié)，都要嚴格把關(guān)，以提高自身管理水平及業(yè)務素質(zhì)，促進醫(yī)院經(jīng)濟活動健康有序的蓬勃發(fā)展。
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【關(guān)鍵詞】規(guī)范合同管理；加強企業(yè)內(nèi)控
合同，是指企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設立、變更、終止民事權(quán)利義務關(guān)系的協(xié)議。企業(yè)應當加強合同管理，確定合同歸口管理部門，明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應控制措施，促進合同有效履行，切實維護企業(yè)的合法權(quán)益。
下面，筆者結(jié)合企業(yè)加工實際，從合同訂立和合同履行環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點以及采取的控制措施作一淺析：
一、合同訂立環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點及控制措施
（一）企業(yè)對外發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務，應當訂立書面合同
企業(yè)應當根據(jù)協(xié)議、談判的結(jié)果，擬訂合同文本，按照自愿、公平原則，明確雙方的權(quán)利義務和違約責任，做到條款內(nèi)容完整，表述嚴謹準確，相關(guān)手續(xù)齊備，避免出現(xiàn)重大疏漏，合同文本一般由業(yè)務承辦部門起草，法律部門審核。筆者單位從事服裝承攬加工業(yè)務，由于服裝加工款多量小，基于相互信任，在加工時初步協(xié)商了一個價格，而合同有時未及時簽訂，以至于到月底結(jié)算時價格還沒有確定，這樣給結(jié)賬催款帶來不便，而且這樣也有潛在風險，因為服裝已加工完畢，而加工費還不能確定，容易發(fā)生糾紛。
（二）合同訂立過程中需關(guān)注幾個問題
加工企業(yè)采購、銷售、工程建設、業(yè)務外包、擔保等業(yè)務均應訂立書面合同。在合同訂立過程中應關(guān)注：1、格式條款。格式條款是指一方當事人為了與不特定多數(shù)人訂立合同重復使用而單方面預先擬定，并在訂立合同時不允許對方協(xié)商變更的條款。格式條款的適用可以簡化簽約程序，加快交易速度，減少交易成本，避免道德風險，因此，往往有利于交易雙方當事人?！逗贤ā穼Ω袷綏l款的效力及解釋作有特別規(guī)定，以保證合同相對人的合法權(quán)益：（1）采用格式條款訂立合同的，提供格式條款的一方應當遵循公平原則確定當事人之間的權(quán)利和義務，并采取合理的方式提請對方注意免除或者限制其責任的條款，按照對方要求，對該條款予以說明。提供格式條款一方已盡合理提示及說明義務承擔舉證責任。（2）格式條款具有《合同法》規(guī)定的合同無效和免責條款無效的情形，或者提供格式條款一方免除其責任，加重對方責任，排除對方主要權(quán)利的，該條款無效。（3）對格式條款的理解發(fā)生爭議的，應當按照通常理解予以解釋。對格式條款有兩種以上解釋的，應當作出不利于提供格式條款一方的解釋。格式條款和非格式條款不一致的，應當采用非格式條款。服裝承攬加工合同因使用頻繁，多數(shù)情況下使用格式條款，不論是定作方還是承攬方提供，都應注意理解格式條款的內(nèi)容。2、定金和違約金。定金，系以確保合同的履行為目的，由當事人一方在合同訂立前后，合同履行前預先交付于另一方的金錢或者其他代替物的法律制度。給付定金一方不履行約定的債務的，無權(quán)要求返還定金；收受定金的一方不履行約定的債務的，應當雙倍返還定金。當事人約定的定金數(shù)不得超過主合同標的額的20%，如果超過20%的，超過部分無效。因不可抗力、意外事件致使主合同不能履行的，不適用定金罰則。違約金，是按照當事人約定或者法律規(guī)定，一方當事人違約時應當根據(jù)違約情況向?qū)Ψ街Ц兜囊欢〝?shù)額的貨幣。約定的違約金低于造成的損失，當事人可以請求人民法院或者仲裁機構(gòu)予以增加，約定的違約金過分高于造成的損失的，當事人可以請求人民法院或者仲裁機構(gòu)予以適當減少。在同一合同中，如果當事人既約定違約金，又約定定金的，在一方違約時，當事人只能選擇適用違約金條款或者定金條款，不能同時要求適用兩個條款。3、承攬合同。目前監(jiān)獄企業(yè)加工業(yè)，頻繁簽訂的就是承攬合同。承攬合同是承攬人按照定作人的要求完成工作，交付工作成果，定作人給付報酬的合同。承攬合同是雙務、有償、諾成的合同。承攬人應當以自己的設備、技術(shù)和勞力，完成主要工作，但當事人另有約定的除外。合同約定由承攬人提供材料的，承攬人應當按照約定選用材料，并接受定作人檢驗。合同約定由定作人提供材料的，定作人應當按照約定提供材料。承攬人對定作人提供的材料，應當及時檢驗，發(fā)現(xiàn)不符合約定時，應當及時通知定作人更換、補齊或者采取其他補救措施。承攬人不得擅自更換定作人提供的材料，不得更換不需要修理的零部件。定作人未向承攬人支付報酬或者材料費等價款的，承攬人對完成的工作成果享有留置權(quán)，但當事人另有約定的除外。定作人可以隨時解除承攬合同，這是承攬合同的一個特點。因承攬合同是為滿足定作人的特殊需要訂立的，訂立合同后其如需要改變，應允許定作人解除合同，以免給其造成更大的經(jīng)濟損失。定作人因此造成承攬人損失的，應當賠償損失。監(jiān)獄企業(yè)加工業(yè)目前多數(shù)情況下是定作人提供材料，但隨著加工產(chǎn)業(yè)的延伸，自己提供材料的情況也有所增加，因此要把握好承攬合同各方的權(quán)利義務，維護企業(yè)的自身利益。
（三）企業(yè)應當對合同文本進行嚴格審核
重點關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同的權(quán)利義務、違約責任和爭議解決條款是否明確，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對方當事人簽署合同。
1.企業(yè)應當建立合同會審制度。合同承辦部門應當將起草的合同文本交由合同關(guān)鍵條款涉及的其他專業(yè)部門和法律部門會同審核并出具書面意見。合同審核的重點訂要包括：經(jīng)濟性、可行性、嚴密性、合法性。正式對外訂立的合同，應當由企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的人簽名或加蓋有關(guān)印章。2.關(guān)于“三重一大”事項。企業(yè)的重大決策、重大事項、重要人事任免及大額資金支付業(yè)務，應當按照規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)嵭屑w決策審批或者聯(lián)簽制度，任何個人不得單獨進行決策或者擅自改變集體決策意見。“三重一大”的具體標準由企業(yè)自行確定。筆者認為，監(jiān)獄企業(yè)重大的承攬、工程建設、采購及對外擔保等應當按照“三重一大”事項的原則處理，實行集體決策。比如重大的工程項目合同，應當報經(jīng)董事會或類似決策機構(gòu)集體審議和批準?？倳嫀熁蚍止軙嫻ぷ鞯呢撠熑藨攨⑴c項目合同決策，嚴禁任何個人單獨決策工程項目或者擅自改變集體決策意見。
（四）企業(yè)應建立合同專用章的保管制度并加強合同信息安全保密工作
合同經(jīng)編號、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的人簽署后，方可加蓋合同專用章，對于重要合同，原則上應與合同對方當事人當面簽訂。單位對加蓋公章的空白合同應當進行嚴格管理，防范業(yè)務人員利用加蓋公章空白合同帶來的風險。未經(jīng)批準，不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的商業(yè)秘密或國家秘密。
二、合同履行環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制及控制措施
（一）在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)有顯失公平，條款有誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情形，或因政策調(diào)整、市場變化等客觀因素，已經(jīng)或可能導致企業(yè)利益受損，應當按規(guī)定程序及時報告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜。
變更或解除合同應當由合同雙方達成書面協(xié)議。變更或解除合同的程序與合同訂立前的審核程序相同。企業(yè)應當健全合同管理考核與責任追究制度。對合同訂立、履行過程中出現(xiàn)的違法違規(guī)行為，應當追究有關(guān)機構(gòu)或人員的責任。企業(yè)應當建立合同違約處理制度。對方違約的情形，應當按合同條款約定收取違約金，違約金不足以彌補企業(yè)損失時，應當要求對方賠償損失，必要時應采取相應的保全措施。企業(yè)自身違約的情形，應當由合同承辦部門以書面形式報告企業(yè)有關(guān)負責人，經(jīng)批準后履行相應賠償責任。
（二）企業(yè)財會部門應當根據(jù)合同條款審核后辦理結(jié)算業(yè)務。
未按合同條款履約的，或應簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門有權(quán)拒絕付款，并及時向企業(yè)有關(guān)負責人報告。加工企業(yè)除采購、工程等合同應送一份于財務部門外，每份承攬合同都要留存一份于財務部門，據(jù)以辦理開票結(jié)算。
參考文獻：
[1]《高級會計實務》教材.
關(guān)鍵詞：合同 內(nèi)部控制 合同管理
企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。
合同管理是市場經(jīng)濟條件下現(xiàn)代企業(yè)管理的一個核心內(nèi)容，對市場來說，合同管理的重要性在于：實現(xiàn)企業(yè)對市場的承諾，承擔社會責任，體現(xiàn)企業(yè)的誠信，提升企業(yè)的品牌形象，使企業(yè)更牢固的立足市場。對企業(yè)而言，合同管理的重要性在于：使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與市場接軌，滿足市場的需要，提高企業(yè)適應市場和參與市場的競爭能力；同時，使企業(yè)在履約過程中維護自身的合法權(quán)益，避免和減少企業(yè)損失，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
一、建立健全的合同機構(gòu)
首先，落實合同管理的機構(gòu)、人員配備和人員培訓，建立合同歸口審查和分級管理制度，使合同管理逐步規(guī)范化、制度化；其次，明確合同業(yè)務部門和承辦人、合同審查部門和承辦人、合同批準機構(gòu)和人員及合同歸檔部門和承辦人的職責；最后，規(guī)章制度一經(jīng)制定，除了嚴格遵照執(zhí)行外，還應有相應的措施以保證該項制度的得以更新。
二、建立靜態(tài)和動態(tài)相結(jié)合的合同管理制度
采取靜態(tài)和動態(tài)相結(jié)合的管理方式，以減少合同管理中期和后期爭議的發(fā)生及避免措施建立的滯后性，對合同的履行情況進行全程跟蹤。在合同糾紛處理完畢后，公司應對整個事件過程做出評估和總結(jié)，在根據(jù)成因分清責任基礎上實行責任追究制。
健全的合同管理將能有效地防止決策的隨意性、準確地分析和判斷交易對手、設計出技術(shù)性條款、妥善處理履行中出現(xiàn)的問題、合法合理地解決糾紛等。合同管理能力的提升能有效地避免不必要的爭議和訴訟出現(xiàn)，而且相比訴訟，合同管理的成本也小得多，同時，其還能化解不特定的法律風險出現(xiàn)。因此，提升合同管理能力和完善合同管理制度是公司追求的終極目標，是公司合規(guī)管理的重要組成部分，是公司“重合同、守信用”企業(yè)文化形象的體現(xiàn)，更是公司依法治企和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的有力保障。
三、完善合同簽署程序
1.合同訂立前，企業(yè)應當進行合同調(diào)查，充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關(guān)情況，確保對方當事人具備履約能力。
主要管控措施：第一，審查被調(diào)查對象的身份證件、法人登記證書、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書等證明原件，必要時，可通過發(fā)證機關(guān)查詢證書的真實性和合法性，關(guān)注授權(quán)人的行為是否在其被授權(quán)范圍內(nèi)，在充分收集相關(guān)證據(jù)的基礎上評價主體資格是否恰當；第二，獲取調(diào)查對象經(jīng)審計的財務報告、以往交易記錄等財務和非財務信息，分析其獲利能力、償債能力和營運能力，評估其財務風險和信用狀況，并在合同履行過程中持續(xù)關(guān)注其資信變化，建立和及時更新合同對方的商業(yè)信用檔案；第三，對被調(diào)查對象進行現(xiàn)場調(diào)查，實地了解和全面評估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品類別和質(zhì)量等生產(chǎn)經(jīng)營情況，分析其合同履約能力；第四，與被調(diào)查對象的主要供應商、客戶、開戶銀行、主管稅務機關(guān)和工商管理部門等溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營、商業(yè)信譽、履約能力等情況。
2.初步確定合同對象后，企業(yè)內(nèi)部的合同承辦部門將在授權(quán)范圍內(nèi)與對方進行合同談判，按照自愿、公平原則，磋商合同內(nèi)容和條款，明確雙方的權(quán)利義務和違約責任。主要管控措施：第一，收集談判對手資料，充分熟悉談判對手情況，研究國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產(chǎn)業(yè)政策、同類產(chǎn)品或服務價格等與談判內(nèi)容相關(guān)的信息，正確制定本企業(yè)談判策略；第二，關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和關(guān)鍵細節(jié)，具體包括合同標的的數(shù)量、質(zhì)量或技術(shù)標準，合同價格的確定方式與支付方式等；第三，對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復雜的合同，組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判；第四，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作，并充分了解外部專家的專業(yè)資質(zhì)、勝任能力和職業(yè)道德情況；第五，對談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，予以記錄并妥善保存，作為避免合同舞弊的重要手段和責任追究的依據(jù)。
3.企業(yè)在合同談判后，根據(jù)協(xié)商談判結(jié)果，擬定合同文本。主要管控措施：第一，企業(yè)對外發(fā)生經(jīng)濟行為，除即時結(jié)清方式外，應當訂立書面合同；第二，嚴格審核合同需求與國家法律法規(guī)、產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)整體戰(zhàn)略目標的關(guān)系，保證其協(xié)調(diào)一致；考察合同是否以生產(chǎn)經(jīng)營計劃、項目立項書等為依據(jù)，確保完成具體業(yè)務經(jīng)營目標；第三，合同文本一般由業(yè)務承辦部門起草，法律部門審核；重大合同或法律關(guān)系復雜的特殊合同應當由法律部門參與起草。國家或行業(yè)有合同示范文本的，可以優(yōu)先選用，但對涉及權(quán)利義務關(guān)系的條款應當進行認真審查，并根據(jù)實際情況進行適當修改。各部門應當各司其職，保證合同內(nèi)容和條款的完整準確；第四，通過統(tǒng)一歸口管理和授權(quán)審批制度，嚴格合同管理，防止通過化整為零等方式故意規(guī)避招標的做法和越權(quán)行為；第五，由簽約對方起草的合同，企業(yè)應當認真審查，確保合同內(nèi)容準確反映企業(yè)訴求和談判達成的一致意見，特別留意“其他約定事項”等需要補充填寫的欄目，如不存在其他約定事項時注明“此處空白”或“無其他約定”，防止合同后續(xù)被篡改。
4.合同文本擬定完成后，企業(yè)應進行嚴格的審核。主要管控措施：第一，審核人員應當對合同文本的合法性、經(jīng)濟性、可行性和嚴密性進行重點審核，關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務、違約責任和爭議解決條款是否明確等；第二，建立會審制度，對影響重大或法律關(guān)系復雜的合同文本，組織財會部門、內(nèi)部審計部、法律部、業(yè)務關(guān)聯(lián)的相關(guān)部門進行審核，內(nèi)部相關(guān)部門應當認真履行職責；第三，慎重對待審核意見，認真分析研究，慎重對待，對審核意見準確無誤地加以記錄，必要時對合同條款做出修改并再次提交審核。
5.合同作為企業(yè)承擔獨立民事責任、履行權(quán)利義務的重要依據(jù)，是企業(yè)管理活動的重要痕跡，也是企業(yè)風險管理的主要載體，為此，合同管理內(nèi)部控制指引強調(diào)企業(yè)應當建立合同管理的后評估制度。企業(yè)應當建立合同履行情況評估制度，至少于每年年末對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評估，對分析評估中發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的不足，應當及時加以改進。企業(yè)是中國經(jīng)濟成長的重要基礎，合同的管理在企業(yè)中占據(jù)主導位置，完善的合同管理可以使企業(yè)雙方達到一種雙贏的局面，合同與企業(yè)好比人類與腿，只有“腿”達到最好狀態(tài)，健康完善才能使企業(yè)站穩(wěn)、行走、奔跑。擁有良好的合同管理也可使企業(yè)逐步的強大與完善，能在今后的發(fā)展中為我國的社會主義建設發(fā)揮更重要的作用。
由此可見，我們只有依法實施規(guī)范的合同管理，對違反制度的行為作堅決斗爭，全面履行合同，我們還要實現(xiàn)合同管理信息化，只有這樣，才可以維護企業(yè)的良好信譽、合理規(guī)避市場風險、保證其順利實現(xiàn)預定的經(jīng)營目標，不斷提高經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟效益，進而促進企業(yè)的事業(yè)不斷發(fā)展和完善。
參考文獻
[1]張曉遠.《項目合同管理》.機械工業(yè)出版社.2008年10月.
摘 要：合同是企業(yè)進行經(jīng)濟活動的重要法律文件，同時也是產(chǎn)生爭議和糾紛的根源，企業(yè)需要建立一系列制度體系和機制保障來完善合同管理，促進合同管理的作用得到有效發(fā)揮，使企業(yè)在履約過程中維護自身的合法權(quán)益，避免和減少企業(yè)損失，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
關(guān)鍵詞：合同 合同管理 誠實信用 登記管理
合同是企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設立、變更、終止民事權(quán)利義務關(guān)系的協(xié)議。企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。合同的管理也成為企業(yè)發(fā)展的一個重要組成步驟，加強合同管理，有利于規(guī)范、約束市場主體交易行為，優(yōu)化資源配置，維護市場秩序。
一、企業(yè)合同管理內(nèi)部控制中存在的問題
1.在合同簽訂前錯誤判斷被調(diào)查對象的信用狀況，或在合同履行過程中沒有持續(xù)關(guān)注對方的資信變化，致使企業(yè)蒙受損失。對被調(diào)查對象的履約能力給出不當評價，將不具備履約能力的對象確定為準合同對象，或?qū)⒕哂新募s能力的對象排除在準合同對象之外。
2.合同法制觀念淡薄，風險意識差，重大的經(jīng)濟行為僅靠個別領(lǐng)導表態(tài)或一紙“意向書”，不簽訂合同就開始履行，一旦發(fā)生糾紛，企業(yè)的合法權(quán)益很難得到保護。
3.忽略合同重大問題或在重大問題上做出不當讓步。談判經(jīng)驗不足，缺乏技術(shù)、法律和財務知識的支撐，導致企業(yè)利益損失。泄露本企業(yè)談判策略，導致企業(yè)在談判中處于不利地位。
4.選擇不恰當?shù)暮贤问剑贤c國家法律法規(guī)、行業(yè)產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)總體戰(zhàn)略目標或特定業(yè)務經(jīng)營目標發(fā)生沖突。合同內(nèi)容和條款不完整、表述不嚴謹準確，或存在重大疏漏和欺詐，導致企業(yè)合法利益受損。有意拆分合同規(guī)避合同管理規(guī)定等。對于合同文本須報經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案的，未履行相應程序。
5.合同審核人員因?qū)I(yè)素質(zhì)或工作態(tài)度原因未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的不當內(nèi)容和條款。審核人員雖然通過審核發(fā)現(xiàn)問題但未提出恰當?shù)男抻喴庖?。合同起草人員沒有根據(jù)審核人員的改進意見修改合同，導致合同中的不當內(nèi)容和條款未被糾正。
6.企業(yè)或合同對方當事人沒有恰當?shù)芈男泻贤屑s定的義務，合同生效后，對合同條款未明確約定的事項沒有及時協(xié)議補充，導致合同無法正常履行。在合同履行過程中，未能及時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導致企業(yè)利益受損情況，或未能采取有效措施。合同糾紛處理不當，導致企業(yè)遭受外部處罰、訴訟失敗，損害企業(yè)利益、信譽和形象等。
二、加強企業(yè)合同管理內(nèi)部控制的措施
（一）建立健全的合同機構(gòu)
合理的合同管理模式不應是針對某個時點、不應是靜態(tài)的、也不僅僅是某個部門的事務，而應該是連續(xù)、動態(tài)、相關(guān)責任部門共同的管理過程，其中包括：對合同相對人資信狀況的調(diào)查、合同條款的談判、合同樣本的起草和制定、技術(shù)性條款的設立、特別條款的約定、爭議事項解決機制的設立、合同的簽訂、合同的履行及爭議發(fā)生時相關(guān)部門的聯(lián)動等一系列環(huán)節(jié)。
合同的法律審查就是圍繞這一系列具體環(huán)節(jié)而展開的風險預防和實時控制活動，是整個合同管理的核心，但其也離不開相關(guān)部門依各自職責和從各自角度的密切合作。在具體操作上，對合同管理實行歸口、分級、劃塊管理模式；合同歸口管理部門為合同一級管理部門；負責為業(yè)務部門提供法律服務，建立健全合同管理制度，監(jiān)督檢查和考核合同管理情況，參與重大合同的論證、談判、起草、審查、簽訂及合同糾紛的處理，統(tǒng)一管理法定代表人授權(quán)委托書和公證事宜，負責合同備案文本的管理，考核合同管理人員，組織合同管理知識培訓等；各業(yè)務部門為合同二級管理部門，負責本部門的合同立項、可行性調(diào)查、文本草擬、簽訂、履行、爭議解決和履行過程中的檔案管理等，并向合同歸口管理部門定期匯總、上報合同履行情況；相關(guān)部門負責合同專用章的使用及合同履行完成后的文本歸檔工作。
（二）提高合同管理人員素質(zhì)
一要選好合同審查和管理的專職人員；二要建立崗位責任制，明確責、權(quán)、利。除此之外還應加強業(yè)務和法律培訓，通過學習培訓，使得公司全員都能掌握基本合同常識和簽約技巧。例如，能認識無效合同、可撤銷合同和有效合同的差別；在合同簽署過程中，合同承辦人會有意識地看擬蓋章的合同全部條款是否與已審查的合同條款相一致，合同對方加蓋的公章是否為有效的公章（而不是加蓋部門章，分公司是否獲得總公司授權(quán)，簽字的經(jīng)辦人是否有有效的授權(quán)書），加蓋的公章是否清晰可辨及擬蓋章處的合同主體名稱是否與合同約定權(quán)利義務一致（如有的合同保證人名稱被變更見證人），在合同文本上修改過的地方對方當事人是否蓋公章予以確認；此外，還能加強和提高防詐騙（刑事）、反欺詐（民事）的識別能力等等。
（三）企業(yè)應當與合同對方當事人一起遵循誠實信用原則
1.強化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收，全面適當執(zhí)行本企業(yè)義務，敦促對方積極執(zhí)行合同，確保合同全面有效履行。
2.對合同對方的合同履行情況實施有效監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為，應當及時提示風險，并立即采取相應措施將合同損失降到最低。
3.根據(jù)需要及時補充、變更甚至解除合同。一是對于合同沒有約定或約定不明確的內(nèi)容，通過雙方協(xié)商一致對原有合同進行補充，無法達成補充協(xié)議的，按照國家相關(guān)法律法規(guī)、合同有關(guān)條款或者交易習慣確定；二是對于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同，以及因政策調(diào)整、市場變化等客觀因素已經(jīng)或可能導致企業(yè)利益受損的合同，按規(guī)定程序及時報告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜；三是對方當事人提出中止、轉(zhuǎn)讓、解除合同的，造成企業(yè)經(jīng)濟損失的，應向?qū)Ψ疆斒氯藭嫣岢鏊髻r。
4.加強合同糾紛管理，在履行合同過程中發(fā)生糾紛的，應當依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，在規(guī)定時效內(nèi)與對方當事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時報告。合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的，雙方應當簽訂書面協(xié)議；合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。企業(yè)內(nèi)部授權(quán)處理合同糾紛，應當簽署授權(quán)委托書。糾紛處理過程中，未經(jīng)授權(quán)批準，相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ疆斒氯俗龀鰧嵸|(zhì)性答復或承諾。
（四）嚴把合同結(jié)算的重要環(huán)節(jié)
合同結(jié)算既是對合同簽訂的審查，也是對合同執(zhí)行的監(jiān)督，一般由財會部門負責辦理。主要管控措施：（1）財會部門應當在審核合同條款后辦理結(jié)算業(yè)務，按照合同規(guī)定付款，及時催收到期欠款；（2）未按合同條款履約或應簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門有權(quán)拒絕付款，并及時向企業(yè)有關(guān)負責人報告。
（五）完善合同登記管理制度
（1）合同管理部門應當加強合同登記管理，充分利用信息化手段，定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更、終結(jié)等情況，合同終結(jié)應及時辦理銷號和歸檔手續(xù)，以實行合同的全過程封閉管理；（2）建立合同文本統(tǒng)一分類和連續(xù)編號制度，以防止或及早發(fā)現(xiàn)合同文本的遺失；（3）加強合同信息安全保密工作，未經(jīng)批準，任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家或商業(yè)秘密；（4）規(guī)范合同管理人員職責，明確合同流轉(zhuǎn)、借閱和歸還的職責權(quán)限和審批程序等有關(guān)要求。
由此可見，企業(yè)的合同管理已不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容，而是一種全過程、全方位、科學的管理。我們只有依法實施規(guī)范的合同管理，對違反制度的行為做堅決斗爭，全面履行合同，我們還要實現(xiàn)合同管理信息化，只有這樣，才可以維護企業(yè)的良好信譽、合理規(guī)避市場風險、保證其順利實現(xiàn)預定的經(jīng)營目標，不斷提高經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟效益，進而促進企業(yè)的事業(yè)不斷發(fā)展和完善。
參考文獻：
[1]劉赫.《怎樣進行工程項目合同管理》.中國電力出版社.2009年01月01日.
