時(shí)間：2023-06-05 08:42:38
緒論：在尋找寫(xiě)作靈感嗎？愛(ài)發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
根據(jù)國(guó)家檔案局中央檔案館關(guān)于《中央國(guó)家機(jī)關(guān)向中央檔案館移交檔案時(shí)間安排的通知》要求，為方便日后檔案利用和檔案信息資源開(kāi)發(fā)，中國(guó)科學(xué)院辦公廳以機(jī)關(guān)檔案移交中央檔案館為契機(jī)，于2008年1月份啟動(dòng)了中國(guó)科學(xué)院機(jī)關(guān)檔案整理與數(shù)字化項(xiàng)目。辦公廳文檔處強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目實(shí)施要堅(jiān)持“三個(gè)負(fù)責(zé)”的原則要求：一是對(duì)歷史負(fù)責(zé)，保證檔案資源的完整和安全，特別是加強(qiáng)檔案的管理，落實(shí)保密要求；二是對(duì)中央檔案館負(fù)責(zé)，把項(xiàng)目實(shí)施與檔案移交進(jìn)館結(jié)合起來(lái)，使檔案資料經(jīng)過(guò)整理后符合進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)，能夠順利移交；三是為將來(lái)的檔案利用和信息資源開(kāi)發(fā)負(fù)責(zé)，為檔案查閱、編研等工作提供完整、準(zhǔn)確的信息資源，包括為院史研究和院慶60周年有關(guān)宣傳工作提供支撐和服務(wù)。目標(biāo)是要打造精品項(xiàng)目，現(xiàn)將項(xiàng)目情況介紹如下：
一、在維護(hù)檔案實(shí)體安全、確保檔案內(nèi)容的保密方面采取的措施
1、與項(xiàng)目承擔(dān)單位簽訂保密協(xié)議，并要求項(xiàng)目承擔(dān)單位與項(xiàng)目組的每個(gè)成員簽訂保密協(xié)議。
2、配備項(xiàng)目所需要的計(jì)算機(jī)，簽封計(jì)算機(jī)USB接口，在項(xiàng)目工作間安裝監(jiān)控鏡頭。
3、不定期對(duì)項(xiàng)目組全體成員進(jìn)行檔案安全、保密意識(shí)培訓(xùn)。
二、結(jié)合檔案的實(shí)際情況，制定實(shí)施細(xì)則，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化
1、檔案整理方面：以國(guó)家檔案局中央檔案館印發(fā)的《關(guān)于移交進(jìn)館檔案質(zhì)量檢查辦法》為標(biāo)準(zhǔn)，并多次邀請(qǐng)中央檔案館保管部的專(zhuān)家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查和指導(dǎo)，根據(jù)檔案的實(shí)際情況，確定了檔案整理的實(shí)施細(xì)則。
2、檔案數(shù)字化方面：以國(guó)家檔案局的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》為標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案數(shù)字化以“保真”為原則，盡可能使數(shù)字化文本版式、字體、標(biāo)點(diǎn)接近原文式樣。檔案數(shù)字化采用彩色JPEG格式，文字的掃描分辨率為300dpi，照片的掃描分辨率為600dpi，數(shù)據(jù)按照“年度――組織機(jī)構(gòu)代碼――案卷號(hào)――卷內(nèi)順序號(hào)――頁(yè)號(hào)”的路徑進(jìn)行掛接。
三、在項(xiàng)目管理方面實(shí)現(xiàn)流程管理全程化和人員管理規(guī)范化
1、引入項(xiàng)目管理的理念，明確工作流程和崗位職責(zé)，設(shè)計(jì)了《中國(guó)科學(xué)院文書(shū)檔案提卷與還卷單》、《檔案整理與數(shù)字化流程單》，對(duì)項(xiàng)目17個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目流程的全程介入管理和全面細(xì)節(jié)管理。在項(xiàng)目完成后將各環(huán)節(jié)的記錄按照年度匯總成冊(cè)，便于日后出現(xiàn)問(wèn)題能夠進(jìn)行回溯性檢查。
2、采取“三審制”對(duì)項(xiàng)目成果質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。一審：項(xiàng)目承擔(dān)單位對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行自查，合格率達(dá)到100％后，再提交文檔處進(jìn)行檢查；二審：文檔處對(duì)檔案實(shí)體逐卷逐件檢查，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行抽查，比例為70％以上；三審：中央檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)處不定期地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行抽查。
通過(guò)層層審核，確保項(xiàng)目質(zhì)量，使檔案實(shí)體整理符合進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)清晰準(zhǔn)確。
3、為切實(shí)貫徹項(xiàng)目的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保證項(xiàng)目質(zhì)量，文檔處和中央檔案館的專(zhuān)家多次對(duì)項(xiàng)目工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
4、通過(guò)《工作間管理制度》，對(duì)衛(wèi)生值日、水杯放置、人員進(jìn)出等方面提出明確規(guī)定，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。
5、文檔處與項(xiàng)目承擔(dān)單位不定期地召開(kāi)會(huì)議，對(duì)項(xiàng)目管理、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行、質(zhì)量等方面出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行溝通，提出解決方案，每次會(huì)議均形成會(huì)議紀(jì)要。
四、項(xiàng)目成果
在院、廳領(lǐng)導(dǎo)的支持，中央檔案館的具體指導(dǎo)和項(xiàng)目組成員的共同努力下，完成了中國(guó)科學(xué)院機(jī)關(guān)1949～1966年5071卷檔案的整理與數(shù)字化工作。
1、在檔案整理方面：形成了90699條卷內(nèi)目錄，比原有44453條卷內(nèi)目錄增加了46246條，對(duì)每一年度每一卷檔案中每份文件存在的問(wèn)題進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，形成《中國(guó)科學(xué)院文書(shū)檔案整理記錄》，并按照中央檔案館的要求形成了每年度檔案的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。
在檔案整理過(guò)程中，一一解決原檔案分件不清、部分檔案無(wú)標(biāo)題或原有標(biāo)題不規(guī)范、檔案著錄項(xiàng)缺失(如文號(hào)、形成時(shí)間、責(zé)任者不詳?shù)?、未翻譯的外文檔案題名等問(wèn)題，做好檔案數(shù)字化前期的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。
2、在檔案數(shù)字化方面：對(duì)549138頁(yè)檔案進(jìn)行了掃描，其中A3幅面的檔案為66270頁(yè)，A4幅面的檔案為479709頁(yè)，形成《中國(guó)科學(xué)院文書(shū)檔案數(shù)字化記錄》。
（一）檔案數(shù)字化管理專(zhuān)業(yè)人才缺乏
當(dāng)前很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理工作主要依靠具有一定資質(zhì)和實(shí)力的檔案掃描公司，機(jī)關(guān)事業(yè)單位僅僅提供管理、監(jiān)督和指導(dǎo)服務(wù)方面的人力，機(jī)關(guān)事業(yè)單位本身并不具備檔案數(shù)字化管理方面的專(zhuān)業(yè)人才，甚至有的單位的檔案管理者是其他部門(mén)人員的兼職，檔案數(shù)字化管理人才結(jié)構(gòu)不合理，高層次、高技能、創(chuàng)新性和復(fù)合型計(jì)算機(jī)管理人才缺乏，由于編制、經(jīng)費(fèi)等方面條件制約，絕大部分的機(jī)關(guān)事業(yè)單位幾乎沒(méi)有能力自主培養(yǎng)和吸納高層次人才，人才匱乏的問(wèn)題已成為影響和制約機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素。
（二）技術(shù)落后、理念陳舊
機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作重心基本上全部集中在本職工作上，對(duì)于檔案管理的重視程度不夠，檔案的有效利用率也低，沒(méi)有在意識(shí)層面將數(shù)字化檔案管理工作提升到與本職工作相等地位的層次上來(lái)，進(jìn)而有關(guān)數(shù)字化檔案管理的理念準(zhǔn)備不充分，相應(yīng)的技術(shù)條件落后，即便有些單位實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理，但都是外接的技術(shù)和管理模式，存在很大的弊端。不同的單位對(duì)于數(shù)字化檔案管理的需求和方法是不一致的，而現(xiàn)實(shí)中，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒(méi)有因地制宜，結(jié)合單位具體發(fā)展實(shí)際去制定科學(xué)的數(shù)字化檔案管理方法。
（三）缺乏全面、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)
目前我國(guó)市場(chǎng)上的機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理軟件質(zhì)量參差不齊，有的軟件缺乏管理功能，有些軟件在信息流通上不完善，在市場(chǎng)上購(gòu)買(mǎi)的通用軟件存在各種各樣的缺陷和漏洞，安全系數(shù)低、穩(wěn)定性差[1]。與此同時(shí)，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案工作中缺乏全面、統(tǒng)一的管理，標(biāo)準(zhǔn)收集、管理信息的技術(shù)方法落后，經(jīng)常性出現(xiàn)檔案的目錄和細(xì)則之間不兼容、軟件之間系統(tǒng)不兼容等問(wèn)題，再加之檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低，對(duì)檔案安全存儲(chǔ)的意識(shí)不足，容易將數(shù)據(jù)丟失或者損壞，無(wú)論是技術(shù)開(kāi)發(fā)、還是人員管理都是目前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在數(shù)字化檔案建設(shè)中難以逾越的困境。
二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理改進(jìn)措施
（一）建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)
機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)事業(yè)單位自身的實(shí)際情況，著手建立有效的數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要內(nèi)容包括設(shè)備選型、總體設(shè)計(jì)、檔案整理、系統(tǒng)管理、軟件開(kāi)發(fā)、查詢(xún)管理、光盤(pán)備份、安全措施、掃描錄入等[2]。檔案管理系統(tǒng)的建立是數(shù)字化檔案管理的最基本方法，也是最基礎(chǔ)的工作，穩(wěn)定成熟的檔案管理系統(tǒng)會(huì)讓事業(yè)單位在日后的檔案管理工作中節(jié)省極大地人力和財(cái)力。
（二）制定統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理工作的責(zé)任分配
機(jī)關(guān)事業(yè)單位只有制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，才能在制度層面保證檔案管理工作有序進(jìn)行，首先要對(duì)檔案進(jìn)行明確詳細(xì)的分類(lèi)，譬如財(cái)務(wù)報(bào)表、工作計(jì)劃和總結(jié)、員工個(gè)人檔案和單位發(fā)展規(guī)劃等要進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的電子信息輸入和歸檔，其次對(duì)于檔案的提交格式、提交時(shí)間等做出明確規(guī)定，對(duì)檔案資料的調(diào)取和應(yīng)用也應(yīng)該設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的程序。
隨著我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)的進(jìn)行和發(fā)展，檔案資料內(nèi)容越來(lái)越多、分類(lèi)也越來(lái)越詳細(xì)，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化過(guò)程比較復(fù)雜，管理工作和任務(wù)越來(lái)越重，所以迫切需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位明確檔案管理工作的責(zé)任分配，建立科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，責(zé)任到人，誰(shuí)出問(wèn)題就找誰(shuí)，明確一項(xiàng)工作一個(gè)負(fù)責(zé)人，保證人人有事干，事事有人干，強(qiáng)調(diào)在數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都有優(yōu)秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務(wù)、解決工作問(wèn)題。
（三）加強(qiáng)檔案安全管理，注重自主技術(shù)開(kāi)發(fā)和應(yīng)用
網(wǎng)絡(luò)世界是開(kāi)放的，存在很多的不確定性因素，事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)字庫(kù)建設(shè)時(shí)要選擇合適的、值得信賴(lài)的設(shè)備生廠商和供應(yīng)商，要建立多重防護(hù)系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的防范，在軟、硬件設(shè)備上，要反復(fù)檢測(cè)，定期維護(hù)，全面提升數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性[3]。同時(shí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)自主技術(shù)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，外接的技術(shù)始終無(wú)法讓人真正放心。
（四）創(chuàng)新管理方法，加強(qiáng)人才培養(yǎng)
機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作氛圍的流程性較強(qiáng)，都是按部就班地開(kāi)展工作，對(duì)于創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)有一定的阻礙，在數(shù)字化檔案管理工作中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位和管理人員不能一直沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式和方法，要推陳出新，結(jié)合自身單位發(fā)展實(shí)際和現(xiàn)代先進(jìn)管理理念，不斷創(chuàng)新管理方法，提高數(shù)字化檔案管理質(zhì)量。同時(shí)還要加強(qiáng)人才培養(yǎng)，進(jìn)一步解決檔案管理人員的待遇和編制問(wèn)題，多吸收檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，建立合理的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，提高管理工作者的積極性。
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 檔案管理 問(wèn)題
中圖分類(lèi)號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）02（b）-0142-02
從人類(lèi)悠久的歷史來(lái)看，檔案已經(jīng)存在了上千年。無(wú)論是民主自由的西方國(guó)家還是中庸重禮的東方國(guó)家。檔案從未被丟棄。人類(lèi)幾千年來(lái)一直流傳著檔案記錄，是因?yàn)闀r(shí)間可以改變，但是記錄不會(huì)改變，它會(huì)清清楚楚記錄著發(fā)生過(guò)的一切。由此可見(jiàn)，檔案的存在是一種符合人類(lèi)社會(huì)需要和歷史發(fā)展的行為。甲骨文是中國(guó)發(fā)現(xiàn)的古代文字中時(shí)代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續(xù)又出現(xiàn)了金石檔案、簡(jiǎn)版檔案、纏帛檔案、紙質(zhì)檔案，等等。通過(guò)研究檔案的發(fā)展，不難發(fā)現(xiàn)，隨著時(shí)代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發(fā)展為紙質(zhì)記錄。而對(duì)于如今這個(gè)科技發(fā)展縱橫的新時(shí)代。人們對(duì)于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。而“數(shù)字檔案”毫無(wú)疑問(wèn)成為了當(dāng)今檔案領(lǐng)域里的“新寵”。它伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等產(chǎn)生的新型檔案信息形態(tài)，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規(guī)的紙質(zhì)來(lái)記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時(shí)查找的磁盤(pán)、光盤(pán)等載體來(lái)記錄。
1 數(shù)字檔案的主要特點(diǎn)
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已不再適合社會(huì)的發(fā)展需要，因此，被數(shù)字化檔案管理取代是時(shí)展的必然結(jié)果，究其原因在于其本身的幾大優(yōu)勢(shì)。
1.1 數(shù)字檔案載體容量大
一張3.5寸的磁盤(pán)可以貯存1.44M字節(jié)的內(nèi)容；一張光盤(pán)可貯存650～700M字節(jié)；移動(dòng)硬盤(pán)的貯存量達(dá)到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個(gè)單位在幾年內(nèi)保留的文件可全部貯存在一張光盤(pán)內(nèi)，為人們大大節(jié)省了管理成本和保存空間，這是傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法比擬的。再說(shuō)大家現(xiàn)在的實(shí)踐活動(dòng)的范圍相當(dāng)廣，勞動(dòng)對(duì)象相當(dāng)復(fù)雜，實(shí)踐的節(jié)奏相當(dāng)快，所產(chǎn)生的歷史記錄相當(dāng)多，急需要一種新的檔案載體來(lái)取代紙質(zhì)載體。
1.2 數(shù)字檔案安全性高
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于受自然條件和時(shí)間的影響，需要長(zhǎng)期花費(fèi)大量人力、物力和財(cái)力細(xì)心保管，而且紙質(zhì)的檔案若是遭到破壞會(huì)很難復(fù)原；數(shù)字檔案與其相比會(huì)方便很多。首先，數(shù)字檔案容量大可存儲(chǔ)較多信息，實(shí)體檔案數(shù)量少，方便管理；其次，數(shù)字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無(wú)法查找的弊端。
1.3 數(shù)字檔案的使用效率高
紙質(zhì)檔案管理在實(shí)際應(yīng)用時(shí)會(huì)出現(xiàn)查找不便的問(wèn)題。例如在查找某所學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案，需要管理員翻閱數(shù)十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)、工作量也大，若是采用數(shù)字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計(jì)算機(jī)就會(huì)自動(dòng)篩檢給出，如需紙質(zhì)版可直接打印出來(lái)，大大提高了人們的工作效率；同時(shí)，隨著大量高科技電子產(chǎn)品的出現(xiàn)，如：計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等，這些產(chǎn)品具有操作簡(jiǎn)單、存儲(chǔ)多且方便的優(yōu)點(diǎn)，已被人們普遍使用。據(jù)了解，已有相當(dāng)多的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位正在實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動(dòng)化，網(wǎng)絡(luò)辦公已不再是處于實(shí)驗(yàn)階段，相反，它正處于一種飛速發(fā)展的普及態(tài)勢(shì)，這樣就不可避免地會(huì)形成大量的數(shù)字檔案。
2 數(shù)字檔案的不足之處
在檔案管理方面，數(shù)字檔案作為一個(gè)新生事物，還存在著一些不足之處。
2.1 首先是人們的認(rèn)知度
從歷史的發(fā)展來(lái)看。紙質(zhì)作為最早記錄檔案的方式。最初出現(xiàn)在西漢時(shí)期。由于當(dāng)時(shí)技術(shù)有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時(shí)期，蔡倫改造了造紙術(shù)。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質(zhì)記錄。紙質(zhì)的出現(xiàn)經(jīng)歷了上數(shù)百年的時(shí)間，隨著造紙技術(shù)的進(jìn)步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認(rèn)可。而數(shù)字檔案現(xiàn)在存在的問(wèn)題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案。而紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性的本質(zhì)感，能夠清晰看到，所以?xún)?nèi)心會(huì)覺(jué)得紙質(zhì)記錄是最安全的；對(duì)于數(shù)字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。
2.2 其次是數(shù)字檔案的格式的問(wèn)題
數(shù)字檔案作為一種通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備記錄儲(chǔ)存的檔案。雖然節(jié)約了人們翻閱紙質(zhì)檔案的過(guò)程，縮短了檔案搜索時(shí)間。但是由于設(shè)備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會(huì)使得占用空間太大而導(dǎo)致有些軟件無(wú)法正常安裝，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對(duì)于不同人群來(lái)說(shuō)，中年人的接受和學(xué)習(xí)能力還是較好的，而對(duì)于一些年紀(jì)大的人，他們接受能力有限，自然也不會(huì)去嘗試一些新鮮東西。
2.3 最后是數(shù)字檔案的原始記錄受到質(zhì)疑
紙質(zhì)檔案是用紙來(lái)記錄，一旦形成再去修改便會(huì)有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數(shù)字檔案是在計(jì)算機(jī)的環(huán)境下完成的，就有了一種無(wú)形的信息資源，人們可以去隨意發(fā)送、復(fù)制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無(wú)法保證當(dāng)事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數(shù)字檔案的可信度降低。
3 數(shù)字檔案管理問(wèn)題的解決方式
數(shù)字檔案因其自身顯著的優(yōu)越性，從而被人們?cè)絹?lái)越重視、認(rèn)可，進(jìn)而廣泛應(yīng)用在人們?nèi)粘５纳詈凸ぷ髦校瑢?duì)于其存在的不足之處，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手予以解決。
首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳，使人們對(duì)數(shù)字檔案有更深層次的了解。如今網(wǎng)絡(luò)世界日益發(fā)達(dá)，越來(lái)越多的人通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)獲取更多的有效信息，而對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行宣傳，也可以借助網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的力量。通過(guò)使用數(shù)字檔案，使相關(guān)部門(mén)檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時(shí)，加大數(shù)字檔案的運(yùn)用途徑，讓數(shù)字檔案以其便捷的優(yōu)勢(shì)被更多人所接受。
其次，可以將網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)行業(yè)、軟件開(kāi)發(fā)行業(yè)以及檔案管理這幾個(gè)行業(yè)相結(jié)合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進(jìn)行統(tǒng)一。這樣可以有效突破行業(yè)限制，建立更加統(tǒng)一、規(guī)范且兼容性更強(qiáng)的文件儲(chǔ)存格式。
再次，各檔案管理部門(mén)在利用數(shù)字檔案的過(guò)程中，要注重檔案存儲(chǔ)以及網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，在長(zhǎng)期運(yùn)用后形成一種更加精確快捷的數(shù)字查閱方式。同時(shí)，相關(guān)管理部門(mén)要根據(jù)檔案密級(jí)為社會(huì)提供服務(wù)。
最后，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作變得更加規(guī)范。新的數(shù)字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重維護(hù)檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門(mén)也為保證數(shù)字檔案的原始性新設(shè)立了相關(guān)制度。
由上述可知，時(shí)代的飛躍發(fā)展，要求人要用更先進(jìn)的生產(chǎn)力與之相匹配，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理雖然有著“輝煌”的過(guò)去，然而它在人們實(shí)際生活和工作中卻頻頻出現(xiàn)許多這樣那樣的問(wèn)題，從而也證明了紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏，它被數(shù)字檔案管理所代替是時(shí)展的必然趨勢(shì)，也許數(shù)字檔案在實(shí)際應(yīng)用中會(huì)出現(xiàn)或多或少的不足，畢竟它是時(shí)展的一個(gè)新生產(chǎn)物，但是筆者相信在未來(lái)的發(fā)展中，這些不足之處會(huì)被大家一一克服，而它，也將會(huì)在數(shù)字化時(shí)代中為社會(huì)提供更加快捷、方便與優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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一、學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的重要性
高中學(xué)籍檔案管理是學(xué)校檔案管理的重要組成部分，它是掌握學(xué)生動(dòng)態(tài)、培育合格人才的重要依據(jù)，學(xué)籍檔案管理也牽涉到每個(gè)學(xué)生的切身利益。面對(duì)我校3000余學(xué)生的龐大信息量，日積月累的學(xué)生檔案仍然采用傳統(tǒng)的手工操作管理模式，根本無(wú)法適應(yīng)我?？旃?jié)奏、高效率的發(fā)展要求。例如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案遇到學(xué)生信息的增加、更改甚至查詢(xún)都相當(dāng)麻煩，尤其我校高一下半年要進(jìn)行分理分班，每年要根據(jù)學(xué)生成績(jī)進(jìn)行動(dòng)態(tài)分班管理，所以每個(gè)學(xué)生每學(xué)期所在班級(jí)基本不固定，而每個(gè)學(xué)生的各種檔案信息都是以班級(jí)為單位，因此要查詢(xún)一個(gè)學(xué)生的學(xué)籍檔案信息操作起來(lái)耗時(shí)費(fèi)勁，手續(xù)復(fù)雜，同時(shí)保管也更加困難，而且會(huì)出現(xiàn)人為因素的管理漏洞，不能及時(shí)、準(zhǔn)確、客觀地為教育質(zhì)量評(píng)價(jià)提供科學(xué)數(shù)據(jù)。要實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化，就必須實(shí)行網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理，這也是本溪市建設(shè)數(shù)字化檔案館的時(shí)代要求。運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理平臺(tái)，將學(xué)生的個(gè)人信息輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，建立一套完整的、規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)，快捷地錄入、統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)、檢索、瀏覽學(xué)生的各類(lèi)信息，突破了傳統(tǒng)學(xué)籍管理的瓶頸，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，使學(xué)校各部門(mén)、各處室協(xié)同管理，達(dá)到資源共享，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案利用價(jià)值最大化，更好地服務(wù)于學(xué)生個(gè)人和社會(huì)。
二、學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的有效措施
建立學(xué)籍檔案校園網(wǎng)信息管理系統(tǒng)，無(wú)疑為龐大的學(xué)籍檔案管理工作帶來(lái)極大益處。那么，怎樣才能做好學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理，保證電子學(xué)籍管理工作的準(zhǔn)確無(wú)誤，我校采取了一系列有效措施，努力實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)、高效的電子學(xué)籍檔案管理工作水平。1.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍管理規(guī)章制度。高中學(xué)籍檔案直接關(guān)系到高校錄取甚至就業(yè)與前途。我校領(lǐng)導(dǎo)高度重視學(xué)籍檔案，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)電子學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作，在人、財(cái)、物配備上給予支持，安排有責(zé)任心的專(zhuān)職人員擔(dān)任學(xué)籍檔案管理工作，改善辦公、管理環(huán)境，為我校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力保證。建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度，依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高中學(xué)籍檔案形成的規(guī)律，制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢(xún)、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度，規(guī)定專(zhuān)職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。制定“學(xué)籍管理規(guī)定”、“學(xué)籍收集整理制度”、“學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)”等，使學(xué)籍檔案管理做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事。2.學(xué)校各部門(mén)各司其職，準(zhǔn)確錄入學(xué)生信息。學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)信息化是一項(xiàng)可由多部門(mén)協(xié)作、多臺(tái)計(jì)算機(jī)同時(shí)操作的系統(tǒng)工程。這些信息由學(xué)校各部門(mén)各司其職，共同配合完成輸入。高中學(xué)籍檔案貫穿了每個(gè)高中生三年學(xué)習(xí)的全部記錄，平時(shí)的學(xué)生學(xué)籍檔案分別由各部門(mén)獨(dú)立錄入并單獨(dú)保管，如學(xué)籍卡、成績(jī)卡、會(huì)考成績(jī)等教務(wù)處負(fù)責(zé)，思想品德考核表德育處負(fù)責(zé)，健康卡醫(yī)務(wù)室負(fù)責(zé)，黨團(tuán)關(guān)系由校黨委、團(tuán)委負(fù)責(zé)，所有資料信息隨時(shí)錄入并保存，隨時(shí)按實(shí)際情況調(diào)整學(xué)生班級(jí)或年級(jí)裝訂成冊(cè)，移交校檔案室。如此管理形成了各部門(mén)的合力，避免了重復(fù)勞動(dòng)，為資源共享創(chuàng)造了必要的條件。3.建立校園網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理平臺(tái)，達(dá)到資源共享。網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理是學(xué)籍檔案進(jìn)入現(xiàn)代化的標(biāo)志，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，可及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地掌握學(xué)校、班級(jí)和學(xué)生動(dòng)態(tài)。有權(quán)查閱檔案的人員可超越時(shí)空和機(jī)構(gòu)，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間用任一聯(lián)網(wǎng)的電腦，自如地進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，查閱自己需要的檔案信息。網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理，可以輕松完成學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)。包括歷次期中、期末、競(jìng)賽和會(huì)考、補(bǔ)考成績(jī)。我校原來(lái)的成績(jī)統(tǒng)計(jì)是通過(guò)Excel進(jìn)行簡(jiǎn)單操作的，過(guò)程繁雜，耗時(shí)長(zhǎng)久，而且很容易出現(xiàn)差錯(cuò)。如今通過(guò)校園網(wǎng)管理平臺(tái)，由任課老師將考試成績(jī)輸入成績(jī)管理模塊后，教務(wù)員匯總，計(jì)算機(jī)便自動(dòng)生成總分、排名、縱向與橫向的比較等各式圖表，既降低了錯(cuò)誤率，又節(jié)省了時(shí)間，極大地提高了工作效率。網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化管理，教師能通過(guò)計(jì)算機(jī)快速查詢(xún)到學(xué)生的各種信息，以便及時(shí)了解學(xué)生的成長(zhǎng)過(guò)程。各種及時(shí)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和圖表，十分有利于教師們對(duì)自己的學(xué)科教學(xué)情況進(jìn)行綜合分析，以便對(duì)癥下藥，因材施教。尤其是班主任，他們能隨時(shí)檢索調(diào)閱學(xué)生的檔案信息，如家庭住址、父母單位及其電話(huà)等，準(zhǔn)確掌握學(xué)生的第一手資料，使自己能夠游刃有余地開(kāi)展工作。4.學(xué)籍檔案數(shù)字化安全管理，權(quán)責(zé)分明，保護(hù)學(xué)生隱私。在實(shí)行學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理的過(guò)程中，安全管理非常重要，必須要權(quán)限分明。高中學(xué)生學(xué)籍信息的保密程度雖然不如政府機(jī)關(guān)、及一些重要部門(mén)，但學(xué)籍信息在相對(duì)范圍和一定程度上同樣存在著保護(hù)學(xué)生隱私的問(wèn)題。學(xué)籍信息的完整性、準(zhǔn)確性，更不允許被肆意篡改和破壞，必須始終保持它的可用性和可控性。我校在學(xué)籍檔案安全管理方面，實(shí)行權(quán)限分級(jí)管理，德育處負(fù)責(zé)設(shè)置各級(jí)權(quán)限，對(duì)各用戶(hù)進(jìn)行分組，授予校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、中層以上領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門(mén)、班主任、任課教師以不同級(jí)別的權(quán)限，內(nèi)容主要包括對(duì)各種不同類(lèi)別的學(xué)生信息進(jìn)行查詢(xún)、新增、修改、刪除等等。權(quán)限設(shè)置后，既能遏制某些人惡意涂改數(shù)據(jù)，破壞信息，又可防止用戶(hù)誤用，從而有效地保證學(xué)生學(xué)籍檔案信息的完整、真實(shí)和安全。
三、學(xué)籍檔案管理人員也要“素質(zhì)”化、現(xiàn)代化
檔案管理人員素質(zhì)質(zhì)量，是電子學(xué)籍檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵。我校重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專(zhuān)題培訓(xùn)，使這些人熟悉掌握學(xué)籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，努力學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，不斷提高管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。學(xué)校每年定期選派專(zhuān)職、兼職人員到市檔案局參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，使檔案管理人員具備應(yīng)有的知識(shí)存量和敏銳的信息意識(shí)、良好的信息道德、過(guò)硬的信息處理能力，較好地適應(yīng)當(dāng)前我市學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化建設(shè)與正常運(yùn)行的需求。
四、學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的重大意義
計(jì)算機(jī)管理檔案的方式
（一）目錄管理
檔案目錄管理是檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中發(fā)展早且比較成熟的技術(shù)，在進(jìn)行檔案的管理時(shí)，系統(tǒng)的目錄可以快速的找出信息資源，具有快速搜索的功能。并且針對(duì)目錄的管理數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)管理的開(kāi)放性很強(qiáng)，可以存貯大量的信息記錄，并且把信息進(jìn)行編錄整理，方便快捷的登錄和使用。
（二）檔案數(shù)字化
檔案數(shù)字化就是把檔案統(tǒng)一起來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的管理，把包括全文信息在內(nèi)的各種信息以目錄數(shù)據(jù)為檢索入口，實(shí)現(xiàn)檔案圖文信息的全文檢索。這種管理檔案的好處在于管理方便，如果有需要還可以及時(shí)的進(jìn)行查找，方便日常工作。
（三）檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化
計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理有著巨大的優(yōu)勢(shì)，因?yàn)橛?jì)算機(jī)的管理不用浪費(fèi)大量的人力和物力，只需要用幾部計(jì)算機(jī)就可以，而且在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理時(shí)還能夠有效的分類(lèi)，避免出現(xiàn)差錯(cuò)的頻率。
計(jì)算機(jī)用于檔案管理的主要困境
（一）電子性文件歸檔和電子性檔案的長(zhǎng)期保存
電子性文件的存貯也隨著多媒體計(jì)算的發(fā)展有了一個(gè)結(jié)構(gòu)性的存貯環(huán)境，但是對(duì)于文字信息的存貯不能滿(mǎn)足辦公的需求，尤其隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，在進(jìn)行檔案的管理時(shí)，我們更愿意聽(tīng)到檔案中可以有聲音出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案的人性化管理。由于越來(lái)越多的電子垃圾，對(duì)于電子檔案的管理和存貯也是一個(gè)問(wèn)題，檔案要存貯在哪里，存貯多久，是否可以借助于其他工具不僅僅是電腦來(lái)進(jìn)行讀取數(shù)據(jù)等等，這些問(wèn)題都阻礙了電子性檔案的長(zhǎng)期保存。
（二）電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的挑戰(zhàn)
由于各行各業(yè)的管理方式不同，因此在進(jìn)行檔案的管理時(shí)很難做到有效的統(tǒng)一，難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理。在具體的管理上，由于各級(jí)政府和政府機(jī)構(gòu)沒(méi)有進(jìn)行必要的協(xié)調(diào)管理，這也為檔案的管理帶來(lái)了不便，信息技術(shù)的不斷發(fā)展實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)體系的不斷升級(jí)，增加了管理和建設(shè)的難度。
（三）安全問(wèn)題
網(wǎng)絡(luò)化雖然給管理帶來(lái)了便利，但是檔案信息安全也成了讓人們擔(dān)心的問(wèn)題。黑客的入侵和檔案的網(wǎng)絡(luò)化都會(huì)給檔案管理的安全性帶來(lái)威脅，檔案的不慎外露可能會(huì)造成信息的泄露，對(duì)檔案持有者本身的信息安全也是不利的在進(jìn)行資料的歸檔管理中，在資料逐漸數(shù)字化的過(guò)程中要特別注意做好保密工作，以防資料的外泄，帶來(lái)不必要的麻煩。
計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的必要性
（一）檔案信息的數(shù)字化
計(jì)算機(jī)檔案信息是一種重要而又特殊的信息系統(tǒng)資源，是現(xiàn)代信息的主要載體，在現(xiàn)代社會(huì)中實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理是目前檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)的重要目標(biāo)。因?yàn)闄n案信息管理的數(shù)字化縮減了很多紙質(zhì)檔案繁瑣的流程，便于查找和翻閱。實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理更是可以縮減檔案的翻閱時(shí)間，提高了檔案的利用率，減少了檔案不必要的磨損。
（二）檔案儲(chǔ)存的海量化
隨著科技的發(fā)展，每天都應(yīng)該進(jìn)行檔案的記錄和整理，文案信息配合影像資料進(jìn)行整理，檔案的入庫(kù)也讓數(shù)據(jù)量不斷增大。而一張普通的光盤(pán)就可以存貯上萬(wàn)的文字信息，在進(jìn)行檔案的存貯時(shí)還可以把文字跟圖片配合處理，減少檔案存貯的成本投入，還可以節(jié)省空間。
（三）業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化
計(jì)算機(jī)對(duì)于信息處理，能夠快速的進(jìn)行信息的輸入和存貯，并對(duì)信息進(jìn)行自動(dòng)化的管理。在檔案管理部門(mén)進(jìn)行管理時(shí)，可以通過(guò)應(yīng)用軟件對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，然后按照管理和使用的不同要求將數(shù)據(jù)庫(kù)里的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)編制。在進(jìn)行信息的檢索時(shí)，可以根據(jù)關(guān)鍵詞和文檔標(biāo)識(shí)特征實(shí)現(xiàn)檢索的網(wǎng)絡(luò)化管理，可以進(jìn)行全網(wǎng)搜索。在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理的時(shí)候可以實(shí)現(xiàn)地址資源的共享，形成一個(gè)開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)搜索，把多種文件進(jìn)行原樣還原。
（四）管理人員的專(zhuān)業(yè)化
對(duì)于進(jìn)行檔案管理的人員要具有一定的數(shù)字能力和邏輯思維能力，能夠靈活的使用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，講計(jì)算機(jī)應(yīng)用到檔案管理的工作中。
當(dāng)前地質(zhì)檔案管理計(jì)算機(jī)化應(yīng)采取的措施
（一）實(shí)現(xiàn)地質(zhì)文檔一體化
在實(shí)際工作中，當(dāng)務(wù)之急是解決文檔分離的問(wèn)題，克服工作中的各種不足，完成地質(zhì)文件的系統(tǒng)化管理。在單位中也要推行文檔一體化，實(shí)現(xiàn)信息的統(tǒng)一管理，保證檔案的質(zhì)量。作為檔案的管理者來(lái)說(shuō)，應(yīng)該把信息的來(lái)龍去脈都掌握住，實(shí)現(xiàn)電子時(shí)代的文檔管理一體化。鼓勵(lì)文檔一體化軟件的研究和開(kāi)發(fā)，使文檔工作在文件正式形成前就建立起來(lái)，形成對(duì)虛擬文件的有效管理，保證檔案的連續(xù)性和文檔一體化的管理。
（二）著眼地質(zhì)文件資料特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)文件的長(zhǎng)期保存
由于地質(zhì)類(lèi)的電子性文件的來(lái)源各種各樣，對(duì)于數(shù)據(jù)的錄入和信息的形成也十分廣泛，對(duì)于檔案整理人員來(lái)說(shuō)，將信息進(jìn)行綜合整理是一個(gè)浩大的工程，將不同渠道來(lái)源的信息進(jìn)行整理分析用制度對(duì)歸檔人員進(jìn)行規(guī)范處理，并列入信息管理工作的工作流程中。同時(shí)，由于電子文件極易損壞也很容易被病毒入侵，歸檔的工作人員要及時(shí)將文件進(jìn)行拷貝進(jìn)行備份，以防不時(shí)之需。
（三）把握檔案管理網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)，重視網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題
計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化給檔案工作的管理帶來(lái)了巨大的變化，使管理更加便捷，我們要重視起網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，才能保證檔案管理的安全。對(duì)于地質(zhì)檔案的管理，我國(guó)的檔案管理部門(mén)已經(jīng)在科研階段，會(huì)不斷出臺(tái)系列技術(shù)措施和標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行檔案管理時(shí)要注重網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)的測(cè)評(píng)，檔案信息的密級(jí)控制，為檔案信息的安全管理提供規(guī)范化的要求。
結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；信息化；管理
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，全球信息化時(shí)代的全面到來(lái)，數(shù)字化檔案必將成為今后檔案的主要存在形式。然而由于檔案數(shù)字化的發(fā)展到目前只有二三十年的歷史，因此在現(xiàn)實(shí)工作中還存在很多值得探索和研究的問(wèn)題，需要我們打破常規(guī)，更新理念，用科學(xué)的方法加以研究和解決。
一、檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題
由于缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案數(shù)字化的發(fā)展仍處于摸索階段，各檔案業(yè)務(wù)部門(mén)各自為政，因此存在很多問(wèn)題，如容易泄密、難以長(zhǎng)期保存、利用率低、缺乏資金和技術(shù)支持等各個(gè)方面。
1.檔案數(shù)字化在信息安全和長(zhǎng)期保存方面還存在諸多隱患
目前，檔案的安全保密問(wèn)題已成為檔案數(shù)字化管理面臨的突出問(wèn)題，雖然在紙質(zhì)環(huán)境中也存在泄密與信息丟失問(wèn)題，但計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用使得安全保密問(wèn)題面臨更多的不確定因素和更嚴(yán)重的隱患，這體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)帶來(lái)的安全隱患等方面。
首先，由于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備（如磁盤(pán)、磁帶等）具有存儲(chǔ)密度高、容量大、易復(fù)制、易拆卸等特點(diǎn)，往往會(huì)給其中信息的保護(hù)和保密帶來(lái)很多變數(shù)。據(jù)調(diào)查顯示，即使磁盤(pán)已改寫(xiě)了12次，但第一次寫(xiě)入的信息仍有可能復(fù)原出來(lái)，可見(jiàn)，計(jì)算機(jī)處理磁盤(pán)文件的這種方式，可提高文件處理的速度和效率，也可方便誤刪除文件的恢復(fù)，但卻給竊密者留下了可乘之機(jī)。其次，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的宗旨是系統(tǒng)開(kāi)放、資源共享、降低系統(tǒng)開(kāi)發(fā)成本、提高信息處理效率，因此對(duì)于信息的竊取和盜用，非法增、刪、改及各種擾亂破壞，造成了極為方便且難以控制的可乘之機(jī)。而操作系統(tǒng)的最大缺陷是不能判斷運(yùn)行的進(jìn)程是否有害，無(wú)法制約或禁止有害進(jìn)程（如病毒）的運(yùn)行，無(wú)法判斷系統(tǒng)中的軟件是否被篡改。因此，檔案數(shù)據(jù)的備份容量、數(shù)據(jù)處理性能、數(shù)據(jù)保護(hù)能力、數(shù)據(jù)恢復(fù)能力，快速備份和異地備份等方面還面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。
2.檔案數(shù)字化對(duì)象復(fù)雜、數(shù)字化工作無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
檔案數(shù)字化的對(duì)象極其復(fù)雜，表現(xiàn)在以下方面：一是檔案的載體形式多?？v觀古今中外檔案發(fā)展歷史，除實(shí)物檔案外，記錄信息的載體類(lèi)型大致有甲骨、簡(jiǎn)牘、縑帛、紙張、光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)、錄音錄像帶等。二是檔案的種類(lèi)多。檔案的分類(lèi)方式多樣，目前業(yè)界普遍認(rèn)同的是按照內(nèi)容分為：文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案，其中僅專(zhuān)門(mén)檔案一類(lèi)，胡紹華等14位同志編寫(xiě)的《32種專(zhuān)門(mén)檔案整理方法》一書(shū)中，詳細(xì)列出了32種專(zhuān)門(mén)檔案，但就實(shí)際來(lái)說(shuō)，這32種也不能全部囊括。三是檔案的數(shù)量多。隨著電子化、信息化的發(fā)展，檔案數(shù)量快速增長(zhǎng)，電子文件的增長(zhǎng)速度更是驚人，我國(guó)中央和國(guó)家機(jī)關(guān)及直屬企事業(yè)單位生成的電子文件數(shù)量約占文件總數(shù)的72.7%。
在數(shù)字化過(guò)程中，我們要將種類(lèi)繁多、數(shù)量龐大的復(fù)雜對(duì)象，參照已有的標(biāo)準(zhǔn)，從數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)、轉(zhuǎn)化流程、技術(shù)等方面，轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以識(shí)別處理的信息，做到統(tǒng)一規(guī)范幾乎是不現(xiàn)實(shí)的。一方面，不可能將每一種檔案都轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息；另一方面，不可能對(duì)每一種檔案都出技術(shù)規(guī)范。檔案數(shù)字化未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)有可能是：永遠(yuǎn)沒(méi)有現(xiàn)成的理論，只是在業(yè)內(nèi)的管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)下，在統(tǒng)一要求和原則之下，靈活掌握。
3.數(shù)字化檔案的利用率不高
雖然辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)推行多時(shí)，但很多單位并沒(méi)有把提高電子文件管理意識(shí)當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來(lái)抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，尤其對(duì)于竣工圖的借閱，不習(xí)慣于使用電腦進(jìn)行檢索和查閱，基本都通過(guò)人工來(lái)完成，計(jì)算機(jī)在整個(gè)過(guò)程中的應(yīng)用僅限于文字錄入、編輯和打印。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以數(shù)字化形式傳遞的浩瀚的資料寶庫(kù)，不僅消耗了人力物力，而且使得電子檔案由于沒(méi)有得到合理的開(kāi)發(fā)利用而造成雙重的浪費(fèi)。
4.檔案數(shù)字化的整體環(huán)境不樂(lè)觀
由于檔案數(shù)字化產(chǎn)生的效益難以進(jìn)行量化，因此社會(huì)各界對(duì)于此項(xiàng)工作的重視程度不高，表現(xiàn)為：政府對(duì)檔案數(shù)字化在資金、人力、軟硬件投入上較少，認(rèn)為是檔案部門(mén)自己的事情，尤其是對(duì)基層的投入更少。在地區(qū)信息化的規(guī)劃中，對(duì)檔案數(shù)字化的投入也很少，且檔案數(shù)字化還存在重復(fù)建設(shè)、低水平開(kāi)發(fā)、各自為政的現(xiàn)象。
二、應(yīng)對(duì)措施
面對(duì)上述問(wèn)題，我們?cè)跀?shù)字化過(guò)程中，不能一味地追求速度，應(yīng)在保證質(zhì)量的前提下，做好數(shù)字化規(guī)劃和基礎(chǔ)工作，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和技術(shù)，建立檔案數(shù)字化系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之間的有效銜接，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。從目前來(lái)看，檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中最大的問(wèn)題并非技術(shù)問(wèn)題，而是管理工作不能適應(yīng)當(dāng)前的形勢(shì)。因此，需要做好以下幾方面工作：
1.建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共享
檔案數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，由若干子系統(tǒng)和要素構(gòu)成。為保證檔案數(shù)字化系統(tǒng)的科學(xué)性、完整性、適用性，應(yīng)由檔案部門(mén)指導(dǎo)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，制定詳實(shí)的數(shù)字化規(guī)劃和系統(tǒng)規(guī)范，促進(jìn)部門(mén)間的相互合作，使得不同系統(tǒng)、不同業(yè)務(wù)的數(shù)字化系統(tǒng)統(tǒng)一起來(lái)，發(fā)揮綜合效應(yīng)。例如，有些企業(yè)為了提高檔案利用率，配置適當(dāng)?shù)臋n案查詢(xún)系統(tǒng)，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)檢索等方式達(dá)到資源共享的目的。
2.扎實(shí)做好數(shù)字化的基礎(chǔ)工作
針對(duì)檔案數(shù)字化加工慢和檔案數(shù)量大的矛盾，堅(jiān)持利用為先的原則，采取恰當(dāng)?shù)姆绞椒椒ㄈ绗F(xiàn)用現(xiàn)掃、以用定掃、常用先掃的方式完全可以緩解矛盾，最大限度地滿(mǎn)足利用者的需求?，F(xiàn)用現(xiàn)掃就是對(duì)沒(méi)來(lái)得及進(jìn)行數(shù)字化的檔案或利用率極低沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化的檔案，在有借閱需求時(shí)在庫(kù)房現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行掃描，滿(mǎn)足利用者的偶然性需求；以用定掃就是針對(duì)某些單位對(duì)尚未數(shù)字化的檔案的小批量利用需求，堅(jiān)持利用優(yōu)先的原則，暫停其它的數(shù)字化加工任務(wù)或臨時(shí)組織力量，以最快的速度突擊掃描加工，在較短的時(shí)間內(nèi)完成所需檔案的數(shù)字化任務(wù)；常用先掃即通過(guò)對(duì)檔案利用需求的分析，確定優(yōu)先數(shù)字化檔案的范圍，有計(jì)劃地對(duì)利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，這些方法既保證了檔案的利用，又提高了數(shù)字化的效率。
3.建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)
目前，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的銜接方面普遍存在一些問(wèn)題，有些單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行良好，唯獨(dú)檔案查閱功能沒(méi)有實(shí)現(xiàn)，究其原因，主要是出于安全保密的考慮。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)查閱檔案的功能沒(méi)有很大困難，但在做好檔案安全保密工作的前提下建立檔案系統(tǒng)與各專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)之間的橫向銜接則需要做大量工作。檔案數(shù)字化對(duì)于安全保密工作的要求主要體現(xiàn)在硬件和軟件的安全管理兩個(gè)方面。硬件方面應(yīng)嚴(yán)把信息存儲(chǔ)載體質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長(zhǎng)期保存打下基礎(chǔ)。對(duì)于存儲(chǔ)電子文檔的設(shè)備和磁介質(zhì)要派專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，確保電子檔案不會(huì)因溫度、濕度等一些人為災(zāi)害導(dǎo)致文件丟失。軟件方面，就是要通過(guò)采用多級(jí)權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問(wèn)、竊取、修改和破壞。
4.建設(shè)專(zhuān)職隊(duì)伍，提高管理水平
隨著當(dāng)今世界信息爆炸式地增長(zhǎng)，檔案管理也由過(guò)去的勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)為以現(xiàn)代化辦公設(shè)備為依托的知識(shí)密集型工作，目前的檔案工作要求管理者具有很強(qiáng)的分析能力，對(duì)檔案涉及的各個(gè)專(zhuān)業(yè)有基本的了解，能夠根據(jù)利用者的需求有針對(duì)性地提供檔案。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任，因此有關(guān)部門(mén)應(yīng)加大檔案人員的培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)電子文件管理知識(shí)，增強(qiáng)電子文件管理意識(shí)，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的工作，努力提高電子文件管理水平。
5.積極應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)
關(guān)鍵詞：高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化
創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)，跟上當(dāng)今和未來(lái)世界發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境對(duì)檔案工作的需要。
一、檔案信息時(shí)展的要求
首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中，面對(duì)浩如煙海的信息，對(duì)人們來(lái)說(shuō)，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對(duì)過(guò)剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時(shí)可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開(kāi)展，將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。
以往檔案人員為開(kāi)發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專(zhuān)題匯編等編研工作可以減少，甚至平時(shí)查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次，使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時(shí)歸檔，盡快地提供利用。平時(shí)在網(wǎng)上文書(shū)處理部門(mén)將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中，各級(jí)部門(mén)可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見(jiàn)，年終歸檔時(shí)，只需向檔案館移交一份分類(lèi)組卷清單，把數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。
二、高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果
首先，高校檔案部門(mén)出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤(pán)、磁盤(pán)作為信息存儲(chǔ)的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開(kāi)通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門(mén)、不出國(guó)門(mén)就與國(guó)內(nèi)外的專(zhuān)家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢(xún)資料、 學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計(jì)算機(jī)從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機(jī)讀文件，即電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生。
三、數(shù)字化、輔助管理方面存在的問(wèn)題
事實(shí)上現(xiàn)有的高校檔案工作計(jì)算機(jī)管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心，工作對(duì)象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒(méi)代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動(dòng)的投入。表現(xiàn)在：首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對(duì)具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫(xiě)好手工目錄后，再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門(mén)內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。這樣做檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理發(fā)展也失去了外在的動(dòng)力。
四、高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問(wèn)題
1、缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)
由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門(mén)，這種分散管理體制無(wú)形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國(guó)家目前尚沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無(wú)論是軟硬件的購(gòu)置，還是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi)，也影響了我國(guó)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。
2、標(biāo)準(zhǔn)化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門(mén)，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒(méi)有遵循相應(yīng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
3、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后
經(jīng)過(guò)多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過(guò)程中，各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現(xiàn)在建庫(kù)缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類(lèi)型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫(kù)大多為條目數(shù)據(jù)庫(kù)，缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法滿(mǎn)足用戶(hù)的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問(wèn)其主頁(yè)，根本無(wú)實(shí)質(zhì)性的資源司共享。
高校檔案管理創(chuàng)新數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化
一、檔案管理數(shù)字化的意義
檔案本質(zhì)上也是一種信息資源，信息是為了方便人們使用，但是檔案信息長(zhǎng)期以來(lái)重存檔輕利用，查看檔案資料需要各種審批，這違背了檔案信息保存的目的。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理數(shù)字化成為了必然選擇。首先，數(shù)字化的檔案信息更有利于使用者，使用者只需要在網(wǎng)絡(luò)上填報(bào)自己的信息，經(jīng)過(guò)管理系統(tǒng)確認(rèn)以后就能夠查詢(xún)自己權(quán)限內(nèi)的資料，不會(huì)受到時(shí)間和空間的限制，在任何時(shí)候、任何地點(diǎn)。只要有一臺(tái)計(jì)算機(jī)并且能夠聯(lián)網(wǎng)即可。我們已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們獲取信息的途徑已經(jīng)異常豐富，對(duì)人們而言，缺少的不是信息，而是獲取準(zhǔn)確信息的注意力。高校檔案管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化就是為了解決人們?nèi)鄙俚淖⒁饬?，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)的檢索功能，幫助使用者準(zhǔn)確獲取信息。除此以外，檔案管理數(shù)字化以信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，而管理信息系統(tǒng)的引入正在改變檔案管理工作的環(huán)境。以往的檔案管理工作的重點(diǎn)就是檔案資料的匯總和歸檔，以及對(duì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行匯編等等，而引入信息管理系統(tǒng)以后，這些工作都可以交給系統(tǒng)完成，工作人員的注意力將集中在檔案數(shù)據(jù)管理和系統(tǒng)維護(hù)，以及檔案開(kāi)發(fā)利用上。其次，檔案管理數(shù)字化在減輕工作人員的工作量的同時(shí)也在提高工作效率，對(duì)于傳統(tǒng)和比較規(guī)范的工作都可以由系統(tǒng)完成。尤其是對(duì)于檔案資料的歸檔，這是以往最繁重的工作，現(xiàn)在只需要將電子版文件保存，并按一定的格式要求錄入即可，而且方便了各部門(mén)相互之間查閱。
高校檔案管理數(shù)字化有著其現(xiàn)實(shí)意義，而且目前高校的很多網(wǎng)絡(luò)設(shè)備正在逐漸成熟。首先，高校檔案部門(mén)都已經(jīng)開(kāi)始利用計(jì)算機(jī)辦公，正在努力向辦公自動(dòng)化方向發(fā)展。更重要的是不僅僅是檔案管理部門(mén)，高校各部門(mén)各單位基本上都在向辦公自動(dòng)化發(fā)展，這樣在日常工作中就會(huì)形成很多的電子信息，而紙質(zhì)版文件正在逐步退出舞臺(tái)，電子資料也不僅僅是文檔和表格，而是包括了語(yǔ)音、視頻、圖片等等，傳遞的介質(zhì)包括光盤(pán)、磁盤(pán)等等。另外，目前高校都已經(jīng)建成了各種網(wǎng)絡(luò)，包括校園網(wǎng)、中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)、中國(guó)教育科研網(wǎng)、中國(guó)科技網(wǎng)等等，而且這些網(wǎng)絡(luò)都可以與外網(wǎng)互聯(lián)，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為學(xué)校的各項(xiàng)管理工作以及教師和學(xué)生的工作生活提供了極大幫助。而且網(wǎng)絡(luò)的利用方便了教師和學(xué)生查看資料、學(xué)術(shù)交流，甚至是科研合作。計(jì)算機(jī)這一輔助工具已經(jīng)成為各項(xiàng)工作的必備條件。其次，檔案管理數(shù)字化設(shè)備也逐漸被應(yīng)用?，F(xiàn)代化的設(shè)備和智能化的硬件基礎(chǔ)是高校實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)。經(jīng)過(guò)十幾年的建設(shè)，伴隨著學(xué)校辦公自動(dòng)化的逐步實(shí)現(xiàn)，檔案管理設(shè)備也逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，而且正在努力實(shí)現(xiàn)智能化，已經(jīng)使用的現(xiàn)代化的設(shè)備為實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)數(shù)字化管理提供了硬件保證。因此，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化已經(jīng)不再是可望不可即。
二、高校檔案管理數(shù)字化存在的問(wèn)題
（一）檔案管理的理念和方法問(wèn)題
從目前的形勢(shì)看，高校檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為必然，而且各項(xiàng)硬件設(shè)備也正在逐步到位，信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也初步完成，一些學(xué)校已經(jīng)正在使用。但是，檔案管理的理念和管理方法還比較落后，系統(tǒng)的工作模式還主要依據(jù)傳統(tǒng)的手工工作流程，對(duì)計(jì)算機(jī)這一輔助工具的開(kāi)發(fā)還不夠，工作方法沒(méi)有創(chuàng)新，檔案管理工作依然沒(méi)有擺脫重管理輕利用的局面，現(xiàn)有的工作模式僅僅是改變了工作的形式和資料的形式，知識(shí)信息載體發(fā)生了變化，并沒(méi)有對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行革新?，F(xiàn)代意義上的檔案管理數(shù)字化主要是依靠計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案信息和數(shù)據(jù)的管理，而目前檔案信息的管理還主要依靠人工，只是工作環(huán)境是在計(jì)算機(jī)上，這樣不僅不能提高工作效率，減輕工作負(fù)擔(dān)，反正增加了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。在工作理念上沒(méi)有創(chuàng)新導(dǎo)致了工作模式的生硬轉(zhuǎn)變，而國(guó)外檔案管理已經(jīng)是一個(gè)專(zhuān)門(mén)的專(zhuān)業(yè)，有著極強(qiáng)的理論和實(shí)際操作性，針對(duì)不同的檔案資料都有不同的分類(lèi)管理的措施和方法，但在國(guó)內(nèi)這些都還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)?？傮w來(lái)說(shuō)，目前高校檔案管理數(shù)字化的硬件設(shè)備已經(jīng)基本完成，但是管理的軟件部分，包括系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)和管理理念以及工作模式都存在較大問(wèn)題。
（二）檔案管理數(shù)字化缺乏統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化
高校檔案管理數(shù)字化的非標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和非統(tǒng)一化主要體現(xiàn)在這樣幾個(gè)方面：一是學(xué)校內(nèi)部管理體制問(wèn)題，由于學(xué)校各部門(mén)的工作各自為政，各部門(mén)對(duì)于資料和文檔都有自己的要求，都有自己的形式，這是各部門(mén)的工作性質(zhì)所決定的，加上學(xué)校在統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化方面要求不高，導(dǎo)致學(xué)校內(nèi)部檔案資料不能實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化；二是目前各高校隸屬于不同的主管單位，一些高校隸屬于國(guó)家教育廳，而更多的院校則隸屬于省教育廳或者市級(jí)教育單位，這就造成各高校檔案管理有著明顯的“地域色彩”，這個(gè)問(wèn)題主要是國(guó)家對(duì)于高校檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一要求和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；三是高校檔案管理系統(tǒng)組成不同。包括系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件部分，硬件設(shè)備高校都是各自采購(gòu)，相互之間存在差異，硬件的差異一定會(huì)造成系統(tǒng)功能的差異，導(dǎo)致系統(tǒng)的軟件部分也存在差異，各檔案館之間的聯(lián)系就難以保證。這些問(wèn)題與學(xué)校得到的經(jīng)費(fèi)和學(xué)校的前期組織計(jì)劃有很大聯(lián)系，一些系統(tǒng)的建設(shè)勞民傷財(cái)，最終還是沒(méi)有實(shí)際的效果，造成重大損失?？傊?，高校檔案管理數(shù)字化面臨的一大制約因素就是標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化，離開(kāi)了標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化，檔案管理數(shù)字化就只是一種工作形式，改變不了當(dāng)前檔案管理面臨的困境。
（三）系統(tǒng)安全和經(jīng)費(fèi)問(wèn)題
目前高校的檔案管理系統(tǒng)都是外包設(shè)計(jì)的，系統(tǒng)一般都會(huì)接入校園網(wǎng)和其他網(wǎng)絡(luò)，而現(xiàn)在眾多的網(wǎng)絡(luò)病毒對(duì)系統(tǒng)的安全造成很大的威脅，加上一些工作人員沒(méi)有信息安全意識(shí)，在日常工作中很可能引入病毒。系統(tǒng)安全的另一個(gè)方面就是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，目前高校檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)都是各自為政，缺乏整體性設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，不便于維護(hù)，對(duì)病毒抵御能力差，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)計(jì)，經(jīng)常造成重復(fù)建設(shè)。檔案信息關(guān)系到學(xué)校的正常工作，以及學(xué)校的機(jī)密信息，一旦泄露將造成不可挽回的損失。另外，學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)常遇到經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，除了一些名校之外，多數(shù)高校還是存在經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，加上一些領(lǐng)導(dǎo)不是很重視。而且，檔案管理部門(mén)除了建設(shè)以外，還需要對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，需要系統(tǒng)的維護(hù)，或者聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員等等，這些都需要經(jīng)費(fèi)支持。除了上邊提到的問(wèn)題，還有一些比較傳統(tǒng)的問(wèn)題，這里避免老生常談沒(méi)有提到，包括檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題，檔案資料的開(kāi)發(fā)利用問(wèn)題等等。
三、高校檔案管理數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的措施
