時間：2023-06-09 10:02:25
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案的相關知識，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
1智慧城市對檔案信息化的影響
1.1涌現(xiàn)大量數(shù)據(jù)
？隨著互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，我們已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代，這一時代具有數(shù)據(jù)數(shù)量多、數(shù)據(jù)類型豐富、數(shù)據(jù)生成速度快，以及數(shù)據(jù)價值大，但是數(shù)據(jù)密度低的實際特點。調(diào)查顯示，當前我國檔案館中的電子數(shù)據(jù)，主要包括兩種數(shù)據(jù)，一是非結(jié)構數(shù)據(jù)，二是半結(jié)構化數(shù)據(jù)。檔案，是對過去的歷史事件、歷史信息進行記載的記錄，具有保存價值。而在智慧城市當中，無論是哪個領域哪個行業(yè)，隨時都會受到電子信息化的影響，產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)中，有些數(shù)據(jù)具有保存價值，可以收錄到檔案之中，成為檔案信息。大數(shù)據(jù)與信息化兩者的相繼到來，對檔案館而言是有些突兀的，當前的檔案館無論是技術水平，還是設施設備，都無法滿足大數(shù)據(jù)和信息化的要求，目前，檔案館在對電子數(shù)據(jù)信息進行處理時，經(jīng)常發(fā)生信息過多，無法及時對其機械能處理的情況，導致大量信息堆積。
1.2增加了信息技術處理的難度
“智慧城市”的提出與建設，為云計算技術、移動無線通信技術、以及大數(shù)據(jù)處理技術等現(xiàn)代科學技術提供了用武之地。在智慧城市的發(fā)展和建設過程中，利用先進的信息技術，以互聯(lián)網(wǎng)為依托，通過感知與職能的方式，切實實現(xiàn)物理、信息、社會三種技術設施的有機結(jié)合，進而轉(zhuǎn)化為新型的智慧化城市基礎設施，為城市發(fā)展，以及城市居民的生活，提供更加完善、更加現(xiàn)代的基礎設施。這表明在未來智慧城市發(fā)展中，各個領域在發(fā)展過程中，都會生成大量的檔案，但因為領域之間、系統(tǒng)之間存在兩極或是多極交叉，又因為不同領域中的信息技術不同，則必然會增加檔案館的工作難度。因此，智慧城市中的檔案館，要充分利用信息技術，做好檔案信息化工作[1]。
1.3服務方式轉(zhuǎn)變
推動智慧城市形成的內(nèi)在動力包括兩部分，一是現(xiàn)代信息技術，二是逐漸開放的城市創(chuàng)新環(huán)境?，F(xiàn)代信息技術種類眾多，如計算機技術，云計算技術，大數(shù)據(jù)處理技術等等，歸屬于技術層面，而開放的城市創(chuàng)新環(huán)境，歸屬于社會經(jīng)濟層面。智慧城市對檔案館的檔案管理工作提出了新的要求，要求檔案館從傳統(tǒng)的保存實體檔案，向保存電子檔案轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的提供紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁╇娮訖n案轉(zhuǎn)變，這兩種轉(zhuǎn)變加大了工作難度，電子檔案的保存要求更高。與此同時，也促進檔案館工作效率的提高，迫使檔案部門不得不加快對信息的采集，加速信息處理速度，保證檔案信息質(zhì)量，密切檔案服務與檔案信息化兩者之間的關系，關注用戶對電子檔案的需求，構建智慧化檔案信息化的服務體系。
2智慧城市中的?n案館創(chuàng)新措施
2.1增強檔案信息協(xié)同性
進入信息時代以來，檔案信息化發(fā)展的重點是數(shù)字檔案，數(shù)字檔案具有一定的局限性。智慧城市中的檔案館與現(xiàn)行的數(shù)字檔案館相比，創(chuàng)造性的增加了兩種功能，一是檔案信息感知，二是協(xié)同處置。智慧檔案館，充分利用現(xiàn)代科學信息技術，為檔案館創(chuàng)設了一個可以實現(xiàn)自動搜索，并且能夠自動接收檔案信息的系統(tǒng)，這個系統(tǒng)是智能化的感知系統(tǒng)，與此同時，促使檔案管理工作各環(huán)節(jié)之間的關聯(lián)性，提高了各環(huán)節(jié)工作之間的協(xié)同性，以此進一步提高檔案館的工作效率，并有效提高了服務水平，方便用戶的使用[2]。
2.2提高服務水平
受移動服務技術的影響，智慧城市中的檔案館，與數(shù)字檔案館比較而言，其服務范圍更大。智慧城市背景下，人們在城市當中，可以隨時隨地不受限制的登錄互聯(lián)網(wǎng)，并能夠隨時運用4G通信提供的服務，這使得智慧城市檔案館，在保有數(shù)字檔案館優(yōu)勢的基礎上，可以滿足用戶實時收集動態(tài)信息的需求。相對于數(shù)字檔案館，無論是信息收集、信息分析、信息反饋，還是信息智能服務，智慧城市檔案館其優(yōu)勢更為突出，智慧城市檔案館，可以充分利用城市中的現(xiàn)代科學信息技術，對用戶針對檔案的需求提供智能反應與支持。
2.3注重以人為本
一、高校教師綜合檔案的管理與利用現(xiàn)狀分析
1.高校教師綜合檔案的管理與利用現(xiàn)狀盡管在知識化、信息化、網(wǎng)絡化的環(huán)境下，高校的人事管理、教學管理、科研管理等領域的數(shù)字化、信息系統(tǒng)化都已經(jīng)成為現(xiàn)實，學生的選課、各類人員對教師的評價、學生課程考試成績的錄入與查詢等過程都是在網(wǎng)上直接完成，教師的授課計劃、科研成果的統(tǒng)計等都要求上交的是電子版。但是，高校的人事、教學、科研等各個管理部門的信息系統(tǒng)基本都是相對獨立，彼此互不兼容。結(jié)果就是，教師的各類檔案數(shù)據(jù)是分別存于不同的系統(tǒng)中，對利用與保管都存在不方便之處。即使對教師的同類檔案來說，也基本處于多級分散的保管模式。高校的教學、科研工作是多部門多級的分散管理體制，從而在相關檔案的收集與保管方式上也形成了多級多部門的分散管理模式。一般情況下，高校的教學與科研檔案，一部分由院（系或科室）級的教學與科研秘書處分別收集、整理、鑒定、保管，如教師的授課課程檔案、教師每年的科研成果等數(shù)據(jù)；一部分則由相關職能部門（即教學部門、科研部門等）在其職能活動過程中直接收集形成。若干年后或每年，院（系或科室）級單位會將相關檔案上交主管部門或?qū)W校檔案館，各主管部門（即教學部門、科研部門等）若干年后也會再轉(zhuǎn)交學校檔案館。在利用方面，基本上只是在考核或評定職稱等過程時才有利用活動產(chǎn)生，而且各部門的檔案，只是對部分管理級的用戶開放；檔案館盡管對學校用戶全面開放，但是有所限制，比如有的要收費，有的有時間限制，而且其收錄的檔案本身不太齊全，尤其是科研檔案，多數(shù)根本就沒有建。所以，每到考核或評定職稱時，上到相關職能部門，下到教師個人，都分別忙于重新組織、查找相關資料，而相關的信息系統(tǒng)，比如教學檔案、科研檔案、檔案館等系統(tǒng)都無法提供全面、準確、完整的相關材料。本人曾對熟悉的幾所高校做過一些調(diào)研，對教師的檔案管理模式基本類似上述的分散與多級保管方式，在其利用方面基本沒有主動的作為。2.高校教師綜合檔案管理與利用中存在的問題（1）沒有形成對教師的所有檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一歸檔與專門管理的制度，沒有一個統(tǒng)一的信息管理平臺。由于沒有形成對教師所有業(yè)務活動過程的文檔進行統(tǒng)一歸檔專門保管的制度，也就沒有一個統(tǒng)一的高校教師檔案信息管理平臺，使得高校教師檔案的統(tǒng)一管理與開發(fā)利用極為不便?，F(xiàn)實中，高校檔案館很少真正有綜合的教師檔案這一類。對高校教師的教學檔案、科研檔案、人事檔案采取的是分部門且多級的管理模式。即使在信息化程度比較高的教學檔案管理這一塊，也是多級的分散保管，而且也基本沒有做到電子文檔的一體化管理。（2）分散多級保管模式造成資源浪費嚴重。因為各部門之間數(shù)據(jù)管理模式不同，數(shù)據(jù)結(jié)構不一致，移交檔案館的過程中有個格式轉(zhuǎn)換問題，格式轉(zhuǎn)換本身就是資源浪費，同時還有可能造成數(shù)據(jù)丟失。（3）分散多級的保管模式導致高校教師檔案的利用率較低。高校有關人事、教學、科研等部門及其二級管理部門的信息保管主要為本部門的管理活動服務，一般不對外，而檔案館的檔案收集又有時滯而且不全。所以，用戶使用教師檔案信息很不方便，教師檔案的利用率一直比較低。（4）分散多級的保管模式不利于高校教師檔案知識資源價值的整體發(fā)揮?，F(xiàn)行的分散多級保管模式導致對高校教師檔案資源的整體構建與管理進行的研究也很少，盡管找出幾篇有關資源整合與一體化管理方面論文，但都只是研究教學檔案或人事檔案的文檔一體化管理，而教師的業(yè)務檔案是包括多方面的。分散保管的教師檔案是不便于對檔案中隱性知識的挖掘，即對檔案的深入整序的，同時也不利于對人才的整體評估與認識。因為只有集中統(tǒng)一保管的教師檔案才能體現(xiàn)出個人或某部門甚至學校的教學、科研的整體水平與進展過程?？傊?，高校教師檔案的分散多級管理模式不利于高校組織內(nèi)知識的融合、共享、創(chuàng)新與傳播，不利于其知識資源價值的充分發(fā)揮。
二、高校教師綜合一體化管理
1．高校教師綜合檔案一體化管理的基本內(nèi)涵如前所述，高校教師綜合檔案分散多級的保管現(xiàn)狀，存在諸多問題。改進的基本思路應該是充分利用現(xiàn)代信息管理技術，尤其是數(shù)字化與計算機網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)高校教師綜合檔案數(shù)據(jù)的一體化管理與利用。一體化的基本內(nèi)涵包括三個方面：其一，教師個人各類文檔數(shù)據(jù)的一體化管理，即通過制定標準、統(tǒng)一的建檔與歸檔制度，將教師個人的人事、教學、科研等方面文檔數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一保管，以方便利用；其二，教師各類業(yè)務文件的制作、形成到歸檔過程的一體化管理。主要是指依托校園網(wǎng)及相關信息管理技術，對教師的各類業(yè)務檔案文件的形成過程實施全程控制，然后直接經(jīng)網(wǎng)絡鑒定、上傳、歸檔、入庫，實現(xiàn)教師業(yè)務檔案的全程電子化管理，做到從各類文件的初級制作（包括教師個人或各級管理部門）到審批、傳達、實施、歸檔等過程的文檔一體化管理，以減少中間過程的重復勞動及數(shù)據(jù)的丟失；其三，教師個人綜合檔案數(shù)據(jù)在一定范圍內(nèi)公開、共享與利用的一體化管理。主要指依托校園網(wǎng)及相關技術與制度，實現(xiàn)在高校內(nèi)部的某些范圍內(nèi)對高校教師個人檔案數(shù)據(jù)的共享與開發(fā)利用。實現(xiàn)途徑應該是開發(fā)出能一體化管理教師個人基本信息及各類業(yè)務檔案數(shù)據(jù)的綜合檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)的用戶應涵蓋形成檔案并可能利用檔案的一般教師、學生、各級職能管理部門與各級研究部門等，但共享與利用的權限或范圍可依用戶身份不同而專門制定。2．高校教師綜合檔案一體化管理的實現(xiàn)方略實現(xiàn)并達到上述三個一體化管理的目標，既要有行政管理制度方面的保障，也要有具體技術方案的支持，還要有高校各個職能部門及其管理人員與教師個人的積極配合。但最主要的還是要構建一個統(tǒng)一、相對規(guī)范的信息管理平臺與管理制度。其實施要點包括：首先，要制定對高校教師所有業(yè)務活動過程統(tǒng)一建檔、系統(tǒng)保管的專門檔案管理制度，這是實現(xiàn)高校教師綜合檔案一體化管理的第一步。其次，綜合運用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)技術、系統(tǒng)集成技術、網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代信息技術，組織專門機構、專職人員，開發(fā)高校教師綜合文檔管理信息系統(tǒng)。從現(xiàn)實層面上來說，高校教師的各類檔案應該分別保存在不同的已有信息系統(tǒng)中，其自動化、信息化程度應該還比較高，比如教學信息有教務管理信息系統(tǒng)，人事檔案有人事檔案管理信息系統(tǒng)等等。所以，實施高校教師綜合檔案一體化管理的關鍵措施是要在各子系統(tǒng)（如教務管理信息系統(tǒng)、人事信息管理系統(tǒng)、科研信息管理系統(tǒng)等）的基礎上，應用系統(tǒng)集成技術，構建一個統(tǒng)一的信息管理平臺，即能一體化管理高校教師個人及其各類業(yè)務文檔的綜合文檔管理信息系統(tǒng)。這一過程可由高校指定相關管理部門（如高校檔案館或圖書館）與有軟件開發(fā)能力的信息公司合作完成，開發(fā)的關鍵技術是系統(tǒng)集成技術與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)技術。系統(tǒng)的開發(fā)過程必須在文檔一體化管理理論、電子文件生命周期理論的指導下，運用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)技術、信息系統(tǒng)集成技術等現(xiàn)代信息技術，針對高校教師業(yè)務檔案的數(shù)據(jù)構成（包括教師個人的人事、教學、科研等方面數(shù)據(jù)）及各類文檔的形成過程，分析并規(guī)劃系統(tǒng)的整體構成及功能結(jié)構，包括各子系統(tǒng)的構成與功能結(jié)構，進而建構系統(tǒng)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)模型并實現(xiàn)系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)劃，最終完成系統(tǒng)的集成及其相關軟件的開發(fā)、調(diào)試、實現(xiàn)等。該系統(tǒng)應該具備：利用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)原理統(tǒng)一保管教師個人基本信息及其所有業(yè)務活動過程的各類檔案數(shù)據(jù)的功能；有完備的檔案檢索功能，既包括對個人各類檔案數(shù)據(jù)的分別檢索功能，也包括對某教師所有檔案數(shù)據(jù)的綜合檢索功能，還包括對某個時段某類檔案或某部門某類檔案等的統(tǒng)計檢索功能（可以針對考核或人才評估等的具體要求設定）等；有嚴格的用戶類型及其權限管理措施。最后，在考慮檔案數(shù)據(jù)的特定保護需求的情況下，在數(shù)據(jù)庫的設計階段，充分運用數(shù)據(jù)庫保護技術與原理，設計并規(guī)劃系統(tǒng)各類文檔數(shù)據(jù)的全程控制以及數(shù)據(jù)的安全保密與數(shù)據(jù)共享的平衡控制機制。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全保護措施包括許多方面，此處主要是指：一是通過數(shù)據(jù)模型設計階段的數(shù)據(jù)結(jié)構、數(shù)據(jù)操作、數(shù)據(jù)完整性約束等三個基本要素的統(tǒng)一設計，實現(xiàn)對整個數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一控制的機制，最終實施對各類教師業(yè)務文檔的全稱控制；二是通過對系統(tǒng)各類用戶及其權限的統(tǒng)一規(guī)劃、管理，形成對系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的安全與完整性的統(tǒng)一控制，最終實現(xiàn)系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)保管的保密要求與共享利用的平衡。其中第一方面的控制，主要由軟件開發(fā)者與數(shù)據(jù)庫管理員共同設計完成，相關內(nèi)容的論述將在后續(xù)文章中完成，此處重點談談第二方面的控制。第一，針對各類教師業(yè)務檔案的形成過程，明確各類參與建檔、保管甚至利用檔案的系統(tǒng)用戶類型（包括教師本人，各院的教學與科研秘書，各職能部門的相關檔案管理人員等）；第二，明確各類用戶在系統(tǒng)運行過程中的職責與任務，包括要完成的相關數(shù)據(jù)的上傳、鑒定、歸檔等過程任務等；第三，運用數(shù)據(jù)庫的安全保護措施，對各類用戶進行統(tǒng)一的權限控制與管理。包括對系統(tǒng)用戶的名稱與密碼的統(tǒng)一管理，對系統(tǒng)運行過程中各類系統(tǒng)用戶的身份識別（以保證系統(tǒng)用戶的合法性），對進入系統(tǒng)的所有合法用戶的審計與跟蹤（以保證合法用戶對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的合理使用）等；第四，在上述措施下，還要制定針對檔案保管、查詢、借閱等過程的具體限定措施，以實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)各類用戶對權限范圍內(nèi)相關數(shù)據(jù)的共享與利用。
單位：熊志云單位：湖北大學
[關鍵詞]檔案管理；知識管理；相似性
現(xiàn)代的知識管理可以為傳統(tǒng)的檔案管理創(chuàng)新拓展提供方向與動力，而傳統(tǒng)的檔案管理可以為現(xiàn)代的知識管理簡單實現(xiàn)提供路徑與基礎。
一、檔案管理與知識管理相近相通
（一）兩者管理對象重疊
檔案管理的對象是文件、檔案，知識管理的對象是知識。知識分為顯性知識和隱性知識。顯性知識可以分為外源顯性知識和內(nèi)源顯性知識。中國臺灣學者楊舜仁說：“知識管理顧名思義：為知識者，才納入管理，而―般能夠納入信息系統(tǒng)管理的知識，不外以電子型態(tài)或書面形態(tài)存在”，因而，“知識存在的形態(tài)與文件管理之形態(tài)相同”?？梢?，文件、檔案是檔案管理和知識管理共同的管理對象。檔案管理與知識管理的密切聯(lián)系主要源于這種管理對象的重疊。
（二）兩者管理目的的相近
檔案界一直將“便于社會各方面的利用”作為檔案工作的根本目的和基本原則之一。為企業(yè)各項活動提供檔案服務，滿足用戶的檔案需求，是企業(yè)檔案管理的根本目的，也是企業(yè)檔案管理的出發(fā)點和落腳點，“它貫穿于企業(yè)檔案工作的各個方面、各個環(huán)節(jié)，支配著企業(yè)檔案管理過程的運轉(zhuǎn)和發(fā)展。知識管理的最終目標是實現(xiàn)知識的價值、提升企業(yè)的核心競爭力，為此知識管理必須力圖將最恰當?shù)闹R在最恰當?shù)臅r間傳遞給最恰當?shù)娜?，以便使他們能夠做出最好的決策。
檔案管理和知識管理都將為用戶提供檔案或知識服務，實現(xiàn)檔案或知識的價值，作為其最終目的，正如德爾斯泰思教授所言：“文件管理的目標在許多方面都與知識管理非常相似――都是在需要的時候讓人們能夠得到所需的有關信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎?！?/p>
（三）兩者管理流程類似
長期以來，我國檔案界將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務劃分為“六個環(huán)節(jié)”(或“八個環(huán)節(jié)”)：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、(編目與檢索、編輯與研究)、統(tǒng)計和利用服務。實現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理，還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環(huán)節(jié)。知識管理的流程是知識的產(chǎn)生、收集、存儲、加工、整理、評價、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當類似：都是對分散的管理對象(文件、檔案或知識)，予以收集、存儲，使之集中化；然后對其進行加工、整理，使之有序化；接著對其進行鑒定、評價，使之優(yōu)化；最后將其提供利用，使之實現(xiàn)價值；而在利用過程中又會產(chǎn)生新的文件、檔案或知識，需要對其進行收集、存儲。
（四）兩者管理技術相同
在數(shù)字化環(huán)境中，企業(yè)的文件、檔案產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)于各種各樣的信息系統(tǒng)。對于非數(shù)字化環(huán)境下產(chǎn)生的文件、檔案，為了使其適應數(shù)字化環(huán)境的要求，也必須對其進行數(shù)字化處理。因此，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的全部活動――文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現(xiàn)代信息技術。而知識管理更是信息技術迅速發(fā)展的產(chǎn)物，知識管理的實現(xiàn)離不開計算機技術、通訊技術和網(wǎng)絡技術等的應用。檔案管理和知識管理都需要應用的具體技術或工具包括：元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫、文本挖掘、搜索引擎、電子郵件、門戶系統(tǒng)、信息、信息推送、信息安全技術等等?？梢?，檔案管理與知識管理有著共同的技術支撐――現(xiàn)代信息技術。
二、檔案管理與知識管理相差相異
從管理層面來看，檔案管理主要是一項專業(yè)管理活動、一系列管理技術方法；而知識管理不僅是一項專業(yè)管理活動、一系列管理技術方法，還介于價值觀念、管理模式、管理理念范疇。從管理深度來看，傳統(tǒng)檔案管理主要是對文件、檔案實體(載體)的管理，而知識管理更重視對文件、檔案內(nèi)容(信息、知識)的管理。從管理范圍來看，檔案管理的對象限于文件、檔案；而知識管理不僅要管理文件、檔案這種內(nèi)源顯性知識，還要管理圖書情報之類的外源顯性知識以及員工大腦中的隱性知識。從管理側(cè)重點來看，檔案管理更側(cè)重于確保文件、檔案的完整性、真實性與可靠性，確保文件、檔案的憑證性價值、長遠價值與保存價值；知識管理則更關注文件、檔案及其他類型知識的可用性，關注文件、檔案及其他類型知識的情報性價值、現(xiàn)實價值與利用價值。從管理特點來看，檔案管理更強調(diào)對文件、檔案進行嚴格的規(guī)范化、制度化、程序化管理；知識管理則鼓勵―種較為寬松、便于創(chuàng)新的管理體系?！拔募芾黻P注自身的良好定義的政策和可審視的程序，而知識管理致力于以一個不受約束的組織的創(chuàng)造力和知識交易的方式，從而忽視組織傳統(tǒng)。
由此可見，檔案管理與知識管理具有鮮明的相似性，兩者既相近相通又相差相異。
三、檔案管理與知識管理的互動性
（一）知識管理可以拓展檔案管理的領域
傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過分強調(diào)檔案與文件、檔案與圖書情報的區(qū)別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。傳統(tǒng)的檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現(xiàn)有工作服務，脫離了價值創(chuàng)造過程之外，從而極大地限制了自身發(fā)揮作用的領域。
知識管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識進行整合與集成，建構―個整體的知識資源體系。知識管理強調(diào)在企業(yè)各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動創(chuàng)造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業(yè)價值創(chuàng)造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域，而與組織的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務活動直接相結(jié)合，成為企業(yè)日常工作必不可少的組成部分。
（二）知識管理以提升檔案管理的價值
傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復印等落后的階段，被動地提供簡單、淺層的檔案服務，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，不能有效地為企業(yè)各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動服務。
知識管理強調(diào)借助先進的信息技術，通過現(xiàn)代化、智能化、人性化的手段，主動地為用戶提供高級、深層的信息、知識服務，最終實現(xiàn)知識的價值，提升核心競爭力。知識管理對知識服務的強調(diào)和價值創(chuàng)造的關注，使得知識管理專家能夠增強文件管理工作者對信息和知識利用的理解，促進文件、檔案的開發(fā)利用，從而提升檔案管理的價值，提升檔案管理機構與人員在企業(yè)組織體系中的地位。
（三）檔案管理對知識管理的促進作用
隱性知識占知識資源的大部分，而且具有相當重要的價值。但是隱性知識存儲于員工個人的大腦之中，難于管理。對于隱性知識的管理有兩種途徑：一是從隱性知識到隱性知識的“社會化”；二是從隱性知識到顯性知識的”外部化”。但是，隱性知識“社會化”之后還是隱性知識，仍處于難于管理的狀況，而且當員工流動率較大時，組織的隱性知識資源就易于流失。因此，―些學者質(zhì)疑“社會化”的其次有效性和普遍適用性。檔案管理強調(diào)企業(yè)在各項活動中產(chǎn)生必要的文件，客觀地記錄企業(yè)各項活動的全部過程和結(jié)果，防止組織記憶的丟失。員工在工作中會自然地運用其隱性知識來認識問題、解決問題，對員工工作過程和結(jié)果進行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來，就實現(xiàn)了組織知識的沉淀。
在各項活動中都會不斷產(chǎn)生新的文件，如果這些文件不被集中起來，處于分散狀態(tài)，就會容易丟失。文件的丟失即是知識的流失。檔案管理強調(diào)對文件進行歸檔，使之處于組織的集中統(tǒng)一控制之下。這個文件歸檔的過程，就是―個積累知識的過程。由此可見，檔案管理強調(diào)產(chǎn)生文件、進行歸檔，強調(diào)文件、檔案的完整齊全、集中統(tǒng)一，有助于知識的沉淀、積累，為知識管理提供了知識資源基礎。
法律法規(guī)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的職責要求
《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及各省市的“檔案條例”，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的職責要求都做了相應規(guī)定，明確了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府負責管理本機關的檔案和對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬單位和組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導，并為基層和群眾提供檔案利用服務。長期以來，按照檔案法律法規(guī)要求，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案工作一直作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政機關的重要工作，落實了分管領導、責任部門和檔案人員。
《中華人民共和國政府信息公開條例》已于2007年年初公布，自2008年5月1日起施行。條例要求各級人民政府“應當建立健全本行政機關的政府信息公開工作制度，并指定機構負責本行政機關政府信息公開的日常工作”。同時要求鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府應當在其職責范圍內(nèi)確定主動公開的政府信息的具體內(nèi)容，明確規(guī)定了需要重點公開的八個方面的政府信息。
已經(jīng)于2004年施行的《上海市政府信息公升規(guī)定》也規(guī)定了檔案部門為政府公開信息受理點，同時要求“有條件的政府機關應當設置公共查閱室或者公共查閱點，配備相應的設施，方便公眾對相關政府信息的檢索、查詢、復制”。
綜上所述，檔案相關法律法規(guī)明確的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案工作職責歸納起來有四大任務：管理好本機關檔案；監(jiān)督指導本鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬單位和其他組織的檔案工作；為基層單位和人民群眾提供檔案利用服務；進行政府信息公開并提供公開信息的公共服務。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案監(jiān)管和服務職能分離的必要性和迫切性
檔案政府監(jiān)管和檔案公共服務兩種職能的屬性小同。上述鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作四大職責任務中，管理和監(jiān)督指導職責歸類為政府的監(jiān)管職能；檔案利用服務(應包括檔案實體的接收、整理、保管、開發(fā)利用等工作內(nèi)容)和政府信息公開及提供信息的利川服務屬于公共服務事業(yè)性質(zhì)。以上兩種不同屬性的職能分類，在我國檔案行政管理體制中，縣(區(qū))級以上的機構由于檔案局和檔案館兩個機構的同時設置已經(jīng)做了明確分工。然而在鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級未能從根本上得到解決，成為長期以來鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案事業(yè)發(fā)展的最大難點。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政區(qū)域的成倍擴大和新農(nóng)村建沒事業(yè)的發(fā)展迫切要求拓展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的公共服務職能。在農(nóng)村綜合改革過程中，經(jīng)過鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)劃調(diào)整，行政區(qū)域成倍擴大，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的對象和工作范圍成倍增加。以上海市奉賢區(qū)為例，從2002年以來進行了兩次大的區(qū)劃調(diào)整，由原來的22個鄉(xiāng)鎮(zhèn)最后撤并為7個鎮(zhèn)，管轄范圍和對象是原來的3倍。如區(qū)政府所在地的南橋鎮(zhèn)，轄區(qū)內(nèi)需要對檔案工作直接進行監(jiān)管指導的行政村、居委會、直屬企事業(yè)單位就達70多家。同時新農(nóng)村建設事業(yè)的發(fā)展使檔案服務的工作內(nèi)容不斷增加。政府在建設親民政府，打造法制政府、責任政府、服務政府中為民做實事做好事，形成大量的涉民檔案，這些檔案材料與群眾利益密切相關，在保護群眾利益、調(diào)解群眾糾紛、提供科技信息支持等方面將會發(fā)揮不可替代的重要作用，但努力做好這些涉民檔案的收集、整理和開發(fā)利用等服務工作既是政府的責任，又是一件十分繁重而困難的事情。
現(xiàn)行的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理體制檔案公共服務職能的發(fā)揮十分薄弱。我國經(jīng)濟和社會各項事業(yè)越發(fā)展，對檔案公共服務的需求越廣泛，檔案工作的任務越繁重。當前，阻礙鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作健康發(fā)展的主要原因是目前的體制、機構和人員狀況與檔案事業(yè)的發(fā)展要求不相適應，鎮(zhèn)機關明確的檔案人員身兼數(shù)職，無法承擔起鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的各項法定職能，檔案公共服務職能的發(fā)揮十分薄弱。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)機構改革中，機關編制的壓縮更嚴重影響了檔案公共服務職能的發(fā)揮并制約了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
新出臺的鄉(xiāng)鎮(zhèn)機構編制設置方案不同程度地存在著鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案公共服務職能的缺失。不管是現(xiàn)行的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案行政管理體制還是部分地區(qū)新出臺的鄉(xiāng)鎮(zhèn)機構編制設置方案，都不同程度地存在著鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案公共服務職能的缺失。比如在新批準的上海市奉賢區(qū)各鎮(zhèn)機關職能配置、內(nèi)設機構和人員編制方案中，鎮(zhèn)黨政辦公室的主要工作職能有關檔案工作方面明確了“檔案管理和檢查、指導本鎮(zhèn)各類單位的檔案工作”兩大職能，這樣的原則規(guī)定從積極的意義上看體現(xiàn)了政府機關的職能轉(zhuǎn)變。然而，屬于公共服務事業(yè)性質(zhì)的“檔案利用服務、政府信息公開和提供服務”等公共服務職能在機關和同時出臺的鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位機構設置方案中，都沒有作出明確規(guī)定，這就會造成在鄉(xiāng)鎮(zhèn)這一層面上檔案公共服務職能的缺失。
強化鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案政府監(jiān)管和拓展公共服務職能的對策
提高對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作監(jiān)管和服務職能分離重要性的認識。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案監(jiān)管和服務職能分離對拓展和落實鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案公共服務職能具有十分重要的意義。首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案監(jiān)管和服務職能分離是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機構改革的基本方向。建設小政府大社會管理體制的要求勢必讓那些政府機關無力承擔的公共事務性工作從政府機關中分離出去，確保政府部門把有限的人員編制，集中精力加強依法行政，強化政府監(jiān)管，推進各項事業(yè)的全面發(fā)展。其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案監(jiān)管和服務職能分離是發(fā)展檔案服務事業(yè)、推進新農(nóng)村建設和維護群眾利益的重要保證。只有建立專門的檔案公共服務事業(yè)機構，才能有效地保障各項社會事業(yè)發(fā)展和群眾利益對檔案公共服務的各項需求。
推廣試行地區(qū)的成功經(jīng)驗和做法。據(jù)了解，山東省膠州市營海鎮(zhèn)改革鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理模式取得新成果。該鎮(zhèn)建立的檔案信息中心于2006年5月投入使用，為正股級事業(yè)單位，編制4人，其職能集檔案收集與整理、檔案信息查閱、現(xiàn)行已公開文件利用、鎮(zhèn)政務信息公開、鎮(zhèn)情村情教育、檔案業(yè)務監(jiān)督指導等多種功能為一體。150平方米的庫房集中保管鎮(zhèn)黨委、政府和27個鎮(zhèn)直部門的檔案。400平方米的展覽大廳，圍繞中心工作定期舉辦各種形式的展覽，進行愛國主義教育。湖南省雙峰縣在1989年作為全省農(nóng)村機構改革試點縣，由原來的64個區(qū)、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)合并成16個鄉(xiāng)鎮(zhèn)。他們抓住機遇，經(jīng)縣委、縣政府聯(lián)合發(fā)文，由縣編委認可全部建立了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館，為股級單位，管理人員列入公務員或事業(yè)編制，檔案館的工作經(jīng)費列入了鄉(xiāng)級財政預算。
以上兩種做法共同的特點是為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作建立了專門機構，配備了人員編制，拓展了服務功能，實現(xiàn)了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案政府監(jiān)管和公共服務職能的分離。其中山東營海鎮(zhèn)的經(jīng)驗更具有時展特點，對沿海經(jīng)濟較發(fā)達地區(qū)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)機構改革中更具有參考價值和推廣意義。
關鍵詞：知識管理、企業(yè)檔案、影響方向、方式區(qū)別
中圖分類號： G472.4文獻標識碼： A 文章編號：
一、知識管理服務與傳統(tǒng)管理服務的區(qū)別1. 知識服務首先是一種觀念，一種認識和組織服務的理念。即以信息知識的搜尋、組織、重組的知識和能力為基礎，根據(jù)企業(yè)決策者、經(jīng)營者、管理者的問題和企業(yè)環(huán)境融入他們解決問題的過程中，提供能夠有效支持知識應用和知識創(chuàng)新的服務。從觀念上看，它與傳統(tǒng)的信息服務不同。2. 知識服務是對企業(yè)的決策者、經(jīng)營者、管理者的目標驅(qū)動的服務。它關注的焦點和最后的評價不在于是否提供了信息，而在于是否通過服務解決了企業(yè)的決策者、經(jīng)營者、管理者的問題。而傳統(tǒng)的信息服務的基點、重點、終點都是信息資源的獲取和傳遞。3. 知識服務是面向知識內(nèi)容的服務。它非常重視的是對企業(yè)的決策者、經(jīng)營者、管理者的需求的分析，根據(jù)問題確定他們的需求，通過對信息的分析和重組來形成恰好符合需要的知識產(chǎn)品，并能夠?qū)χR產(chǎn)品的質(zhì)量和它對企業(yè)生存、發(fā)展的實用性、可行性進行評價。而傳統(tǒng)的信息服務則只是基于簡單的、文獻物理式獲取的服務。 4.知識服務是面向解決方案的服務。它關心并致力于幫助企業(yè)的決策者、經(jīng)營者、管理者找到解決方案的辦法。信息和知識的作用最主要的體現(xiàn)是對解決方案的貢獻，解決方案的形成過程，又是一個對信息和知識不斷查詢、分析、組織的過程。知識服務將圍繞著解決企業(yè)生存、發(fā)展、競爭的方案的形成和完善而發(fā)展，而傳統(tǒng)的信息服務則只是滿足于對具體信息、數(shù)據(jù)或文獻的提供。 5.知識服務是貫穿于對企業(yè)決策者、經(jīng)營者、管理者解決問題的整個過程的服務。這種知識服務應貫穿于企業(yè)的決策者、經(jīng)營者、管理者進行知識捕獲、分析、重組、應用的整個過程的全程式服務，應根據(jù)他們的需求動態(tài)地、連續(xù)地組織服務，而不像傳統(tǒng)信息服務那樣以固有的模式、固有的過程或固有的內(nèi)容的服務。6. 知識服務是面向企業(yè)增值的服務。它關注和強調(diào)利用自己獨特的知識和能力，對現(xiàn)有資料進行加工形成新的具有獨特價值的信息產(chǎn)品，為企業(yè)的決策者、經(jīng)營者、管理者解決其知識和能力所不能解決的問題。通過知識和專業(yè)能力來為企業(yè)的決策者、經(jīng)營者、管理者創(chuàng)造價值，通過顯著提高他們的知識應用和知識創(chuàng)新效率來實現(xiàn)價值，通過直接介入利用知識的創(chuàng)新過程的最困難部分和關鍵部分來提高價值，而不僅僅是像傳統(tǒng)的信息服務那樣基于資源占有，機構的物理式的積累、規(guī)模生產(chǎn)等來體現(xiàn)價值。
二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中知識服務的方式1. 知識服務是融入對企業(yè)的決策者、經(jīng)營者、管理者之中和對他們決策過程的服務，而不是基于信息機構的服務，也不是游離于對企業(yè)利用者之外的服務。它將需求服務人員和企業(yè)的決策者、經(jīng)營者、管理者之間的聯(lián)系更明確、更緊密，要求建立起一種針對企業(yè)的具體的利用者或利用過程的服務責任制。2. 知識服務將是基于專業(yè)和個人化的服務。專業(yè)化要求按照具體專業(yè)或課題領域、經(jīng)營目標來組織和實施服務，保證對企業(yè)服務的對象，企業(yè)環(huán)境的把握；保證知識服務的質(zhì)量；個人化，要求針對個別的企業(yè)決策者、經(jīng)營者、管理者的具體需要和過程提供知識服務，保障對服務對象的了解和聯(lián)系，保障對服務對象的決策過程的跟蹤和全面信息服務。3. 知識服務將是基于集成的服務而不是依靠大而全的系統(tǒng)服務。它應當通過系統(tǒng)集成、服務集成等多種方式聯(lián)合、協(xié)調(diào)，利用多種知識、資源、人員、系統(tǒng)、服務來組織和提供對企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展的知識服務。4. 知識服務將是基于自主和創(chuàng)新的服務，不再是標準化和事務性工作。它要求知識服務的人員根據(jù)實際情況動態(tài)地搜尋、選擇、分析、利用各種知識，動態(tài)地設計、組織、安排、協(xié)調(diào)有關服務工作和服務目標，要求具有自主的管理意識和權利，具有創(chuàng)新精神、研究能力和管理能力。
三、知識管理是企業(yè)檔案工作走出困境的方向
傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作要適應外部環(huán)境的變化、走出當前面臨的困境，唯有進行根本性的變革和創(chuàng)新。而根本性的變革和創(chuàng)新需要有先進的管理理念與管理模式指導。而能夠指導企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的管理理念與管理模式就是知識管理。因為知識管理是知識經(jīng)濟時代的管理范式，它能從各個層面為企業(yè)檔案工作創(chuàng)新提供新的思維。
1、知識管理是知識經(jīng)濟時代的管理范式
當前，全球最根本的社會經(jīng)濟背景、時展潮流是知識經(jīng)濟的興起。知識經(jīng)濟是直接依賴知識和信息的生產(chǎn)、分配和使用的經(jīng)濟。在知識經(jīng)濟時代，知識成為了關鍵的經(jīng)濟資源和比較優(yōu)勢的主導的、甚至可能是唯一的源泉。知識經(jīng)濟作為一種完全不同于農(nóng)業(yè)經(jīng)濟、工業(yè)經(jīng)濟的全新的經(jīng)濟形態(tài)，必然需要一種全新的管理理念、管理模式和管理方法與之相對應?！耙驗橹R社會是一個組織的社會，其中心器官是管理。僅僅管理就能使今日的所有知識成為有效?！敝R管理強調(diào)通過知識應用、知識創(chuàng)新，充分發(fā)揮知識在經(jīng)濟生活中的作用，最大限度地實現(xiàn)知識的價值，順應了知識經(jīng)濟這種“空前關注知識的價值”的要求，因而成為知識經(jīng)濟時代的管理范式。
2、知識管理是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的方向
知識管理是指應用現(xiàn)代信息技術對知識進行積累、組織、評價、傳遞和應用、創(chuàng)新，以實現(xiàn)知識的價值，提升企業(yè)的核心競爭力。知識管理的出發(fā)點是知識是企業(yè)的戰(zhàn)略資源，知識管理的根本目的是實現(xiàn)知識的價值、提升企業(yè)的核心競爭力，知識管理的基本活動是知識的積累、組織、評價、傳遞和應用、創(chuàng)新，知識管理的技術支撐是現(xiàn)代信息技術。作為知識經(jīng)濟時代的管理范式，知識管理必然為包括檔案工作在內(nèi)的企業(yè)各項管理活動提供創(chuàng)新的思路和視角。
3、知識管理的根本目的
檔案管理不能只重視檔案的收集、整理和保管，而應該從關注對檔案實體的管理轉(zhuǎn)移到關注對檔案所存儲的信息、所蘊含的知識的管理。在檔案收集過程中，應該不僅確保正式文件的歸檔，而且加強隱性知識的記錄與收集，加強非正式文件、外部信息的收集，從而將檔案收集活動拓展為知識積累活動。在檔案整理過程中，應該在檔案實體分類的基礎上，按照用戶的檢索偏好與利用習慣，進行多維度、深層次的檔案內(nèi)容分類（知識分類），從而使檔案整理活動演進為知識組織活動。在檔案鑒定過程中，應該不僅重視檔案的憑證性價值、長遠價值和保存價值，而且關注檔案的情報性價值、現(xiàn)實價值和利用價值，從而使檔案鑒定活動創(chuàng)新為知識評價活動。在檔案服務過程中，應該貫徹以用戶為中心的理念，通過信息化、網(wǎng)絡化、智能化手段，開展主動服務、個性化服務、全過程服務與超前服務，努力為用戶提供具體的知識與問題解決方案（而不僅僅是檔案實體本身），從而將檔案服務活動提升為知識服務活動。
四、總結(jié)：
說到知識資源管理，就不得不說一說知識管理。從知識管理審視企業(yè)檔案工作，可以促使企業(yè)檔案工作很好地適應外部環(huán)境變化的要求，通過挖掘企業(yè)檔案的知識價值，為企業(yè)價值創(chuàng)造活動服務，為提升企業(yè)核心競爭力服務，以適應現(xiàn)代企業(yè)制度建立和市場競爭日益激烈的要求；通過應用現(xiàn)代信息技術，以應對電子文件涌現(xiàn)的沖擊；從而最終走出當前面臨的困境，進而取得利潤。
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（菏澤市城市綜合開發(fā)辦公室，山東 菏澤 274000）
【摘要】社會管理失范是常見的社會問題，對檔案價值管理產(chǎn)生了較大的影響。本文通過對社會管理失范進行論述，并分析了社會管理失范對檔案價值管理產(chǎn)生的影響，從而提出了提升檔案價值的方法，具體闡述如下。
關鍵詞 社會管理；檔案價值；影響
社會失范主要指不規(guī)范的社會行為，而人們對行為規(guī)范標準有著不同的理解，社會失范管理狀況對檔案價值影響頗深。檔案是企業(yè)運行軌跡的真實反映，也是了解信息資源的有效途徑。因此，為了最大限度地發(fā)揮檔案的價值，必須加強對社會失范行為的管理工作。
1 社會管理失范概述
從字面意義上講，社會失范就是沒有或缺少社會規(guī)范。從社會學方面講，就是由于社會生產(chǎn)力與生產(chǎn)關系不平衡引起的社會現(xiàn)象，即人們的物質(zhì)生活水平發(fā)展速度較快，而精神文化程度有待進一步提升?？傊?，社會失范是對人們價值觀的反映，社會失范是任何社會時期都會存在的一種現(xiàn)象。當社會分工發(fā)展水平和道德發(fā)展程度不相匹配，某些方面受到不到有效控制，從而產(chǎn)生了失范現(xiàn)象。在被動遵守行為向主動擁護轉(zhuǎn)化的過程中，人們處于一個全新的生活環(huán)境中，他們賴于生存的準則與規(guī)范失去了意義，人們的生活環(huán)境和價值結(jié)構發(fā)生了根本性的改變，同時現(xiàn)行文化和道德中沒有明確規(guī)定達成目標所應采取的方法和形式。當人們不能用符合規(guī)定的手段去實現(xiàn)這些目標時，就會通過虛構、機械服從、形式主義、逃避以及反抗等方式來達到目的，社會失范因此產(chǎn)生。
2 社會管理失范對檔案價值管理產(chǎn)生的影響
2.1 檔案記錄形式呆板，缺少創(chuàng)新性
管理形式雷同性強是社會失范的突出癥結(jié)之一，也稱作“形式主義”。社會管理失范促生了呆板的檔案管理形式，嚴重降低了檔案的內(nèi)在價值。現(xiàn)階段，信息互動頻率逐漸增加，單位之間的信息互補性進一步加強，因此，檔案管理方案和管理模式范本就會流行于各個單位之間。會議和文件是管理的主要方式，無論是領導的言論，還是文件的內(nèi)容都要求具有真實樸質(zhì)的特點，嚴禁出現(xiàn)“套話”和“管腔”等形式主義的語言模式，然而受社會中形式主義的影響，領導演講和文件中大多出現(xiàn)了缺乏實用性、創(chuàng)造性的觀點，從而導致檔案中出現(xiàn)重復記錄的現(xiàn)象。比如在不同級別的文件中屢次出現(xiàn)“科學發(fā)展”、“人本主義精神”和“和諧團隊”等方面的內(nèi)容，極大地降低了檔案的保存價值。檔案管理方式也是提升檔案價值的關鍵因素之一，然而單位檔案管理模式多是沿用社會上通用的管理模式進行管理，對增強單位競爭力無益，不利于企業(yè)的個性化發(fā)展。
2.2 檔案信息失真，可靠性降低
真實性體現(xiàn)了檔案的基本價值，但由于受各種社會失范形式的影響，檔案管理中出現(xiàn)明顯的信息失真和浮夸現(xiàn)象。比如，在現(xiàn)代社會中，某些單位為了逃避稅收，篡改經(jīng)濟數(shù)據(jù)；有些行政領導為了減少自身責任，少報或者隱報管轄內(nèi)的安全責任事故或者自然災害造成的損失，從而致使檔案記錄缺乏真實性，不利于國家及時做出指導政策。為了局部利益而背離客觀事實的做法較為常見，是形成管理失范現(xiàn)象的根源之一，客觀的社會實踐記錄才是確保檔案生命力的源泉。檔案失真包括兩個方面，即記錄內(nèi)容失真和管理過程失真，后者是前者的保障。內(nèi)容失真主要是指檔案記錄沒有真實反映社會實踐過程和實踐情況，以造假和虛構出的文字或者數(shù)字記錄活動情形，無實質(zhì)性的檔案價值。管理過程失真，是為達到某種不正當?shù)哪康?，而將真實的記錄進行銷毀或者更改，弱化檔案的原有屬性，不能真實地反映不規(guī)范的實踐過程。
2.3 檔案內(nèi)容缺失，完整性差
在現(xiàn)實的社會活動中，管理理性程度較弱，嚴重影響了檔案管理內(nèi)容的完整性。社會失范易導致人們做出一系列的不規(guī)范行為，比如，在會議上，某些單位領導為了推脫自身責任，而使用模棱兩可的語言作為處理意見，或者談話時避重就輕，甚至要求相關記錄人員對自己的發(fā)言不予記錄。在這種情況下，檔案內(nèi)容缺失較大，一些重大事項的處理決策和方案沒有得到及時、完整的記錄，或者方式較為含糊，不能為日后提供的參考依據(jù)。在社會管理缺失的環(huán)境下，各級領導對檔案管理工作的重視程度普遍降低，因此，不利于日后成績的發(fā)展。
受管理缺失的影響，由于各種背景因素的影響，檔案記錄長期處于一種片面的記錄狀態(tài)，若不加以制止，不但降低了檔案價值，而且容易造成檔案管理短板，人們對檔案完整性的追求也會逐漸消退，對社會的長遠發(fā)展及其不利。
3 提升檔案價值的方法
3.1 優(yōu)化管理內(nèi)容，改變虛假的記錄習慣
在不同的社會中，檔案始終發(fā)揮著重要作用，傳統(tǒng)的檔案是密閉的、獨有的，檔案中的技術和經(jīng)驗可以成為企業(yè)對外競爭的優(yōu)勢，也容易導致企業(yè)陷入孤獨的境況。在現(xiàn)代社會中，隨著信息公開程度逐漸加深，檔案內(nèi)容日益透明化，單位之間的信息互動越來越多，并在相互借鑒中取得共同進步。如何使公共的檔案管理經(jīng)驗成為單位特有的競爭性力，必須結(jié)合單位實際情況，對檔案管理辦法進行革新。比如，對于單位內(nèi)外部的技術文件、重大過失的處理方法進行收錄，并進行長期保存，然而，檔案的保存期限并不是越長越好，對于價值較為一般的檔案通過鑒定文獻類型，設定保存期限，同時按照國家相關檔案保存管理條例，定期評定檔案的價值，及時更新和消除“過期”文件。
3.2 建立檔案管理體制，靈活創(chuàng)建管理機構
開展檔案工作，必須要有相應的組織機構保障，專門的檔案管理部門也是提高檔案價值的重要途徑。一般情況下，檔案管理組織形式分為以下兩種，即集中式和分散式，檔案管理形式必須與企業(yè)的發(fā)展情況相對應。目前，管理體制均有了很大的轉(zhuǎn)變，從單位的發(fā)展趨勢來看，一方面，單位內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系日益緊密，朝著團隊化組織方向發(fā)展，企業(yè)檔案的管理權逐漸公開化，單位領導需要進行統(tǒng)一設定設置專業(yè)的管轄部門，強調(diào)檔案管理的獨立性。另一方面，越來越多的單位采取單位總部檔案管理和項目管理檔案管理相結(jié)合的方式，即單位內(nèi)部設立自上而下的檔案管理機構體系，任命總部的管理人員為檔案部門主管，各項目的檔案管理員為部門成員，進行綜合管理。
3.3 創(chuàng)新檔案管理方法，吸收時代元素
檔案管理方法關系到信息的有效收集量和保存價值的大小，單位應不斷更新檔案管理觀念，及時吸納優(yōu)秀的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)成形若干個范式，并在相應的時期促進了單位的發(fā)展。但是隨著社會的不斷前進，信息化逐漸成為當今的發(fā)展趨勢，又創(chuàng)造出更多的檔案實體形式，為了更好地開展實體檔案和電子檔案工作，人們進行了多次嘗試，但管理效果仍然沒有發(fā)生根本性的改變。要向同時做好不同類型的檔案管理工作，管理人員應根據(jù)不同的檔案種類，確定相應的檔案管理方法。比如，對于數(shù)量較大的、使用頻率高的檔案，使用膠片或者磁盤的形式進行存儲，對于數(shù)據(jù)原始檔案，通過建立數(shù)據(jù)庫進行存儲，對于機密性較強的檔案則可利用以上兩種方法進行儲存。
4 結(jié)束語
綜上所述，文中主要通過“檔案記錄形式呆板，缺少創(chuàng)新性”、“檔案信息失真，可靠性降低”、“檔案內(nèi)容缺失，完整性差”三個方面論述了社會管理失范對檔案價值的影響，并提出相應的方法，以提高檔案管理工作的質(zhì)量。
參考文獻
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[關鍵詞]檔案館;雙向互動;保障
檔案館“雙向互動”機制，主要是指檔案館在檔案信息服務過程中，立足自主實踐，兼顧強化自身管理與拓展公共服務功能的雙重社會需要，充分發(fā)揮政府投入與社會支持、檔案館自身與社會檔案利用者群體等多方面的積極性，提高檔案館公共服務水平，循序漸進地實施“公共服務型”檔案館建設的步伐。
一、建設檔案館“雙向互動”機制的保障措施
（一）加強調(diào)查研究、制定相關政策
檔案館“雙向互動”機制建設是具有創(chuàng)新性的工作內(nèi)容。必然要求對一些影響、限制因素進行必要變革，也必然在客觀上對傳統(tǒng)的檔案館管理方法、模式、理念造成一定的沖擊。因此，檔案館要主動爭取各級黨委和政府的支持，積極協(xié)調(diào)有關部門共同搞好檔案館多維“雙向互動”機制建設的調(diào)研工作;并力爭結(jié)合檔案館工作實際、盡快制定出臺切實可行的相關政策，解決關系到檔案館多維“雙向互動”機制建設發(fā)展方向的建立檔案信息產(chǎn)業(yè)的模式、贏得社會資助的途徑以及檔案管理社會化運作的方式等實際問題。以政策規(guī)定作為開展“雙向互動”機制建設的導向，確保檔案館“雙向互動”機制建設的長效性，力求使檔案館多維“雙向互動”機制建設持久地發(fā)揮作用。
（二）注意總結(jié)經(jīng)驗、培育人才隊伍
“榜樣的力量是無窮的”。檔案館“雙向互動”機制建設是一種尚處于探索、完善階段的檔案館工作方式。在開展檔案館“雙向互動”機制建設過程中，要注意循序漸進地分階段實施，總結(jié)先進典型，推廣成型經(jīng)驗。扎實穩(wěn)步地推進檔案館“雙向互動”機制的建設步伐。同時還要注意到：“雙向互動”是教育心理學的理論方法，其本義指在教育者與受教育者之間在教育活動中形成“溝通”與“共鳴”氛圍，從而取得良好教學效果的方式。檔案館引入“雙向互動”機制，勢必要求檔案館工作人員在全面掌握檔案館工作理論方法基礎上，還要掌握一定的心理學知識原理。從某種意義上說，這一問題已影響到檔案館“雙向互動”機制建設能否順利實施、能否取得實效。要努力使檔案館與社會公眾、政府機構及檔案利用者群體之間形成“雙向互動”的局面，使檔案信息服務具有突出個體性、兼顧趣味性、體現(xiàn)時代性特點，滿足社會各方面全方位、多角度、大視野的系統(tǒng)需求確非易事：必須具備在浩如煙海、良莠混雜的檔案史料中采擷整合信息的能力;熟練掌握文字表達、信息加工的技能;具備“窺視”、判斷利用者心理，合理開展“公關”活動的水平以及求實創(chuàng)新、默默奉獻的精神等。這些綜合素質(zhì)決非與生俱來的，需要在多維“雙向互動”機制建設實踐中逐漸獲得、逐步加強。要變一般性號召為強制性要求，力爭在較短時間內(nèi)把素質(zhì)、能力提高到一個新水平，切實保障檔案館多維“雙向互動”機制建設擁有堅實的人才基礎。
（三）努力提高認識、更新管理理念
在檔案館“雙向互動”機制建設過程中，要清醒地認識到：知識經(jīng)濟與信息時代的影響、市場經(jīng)濟體制的沖擊，帶來了社會的巨大變革，迫使檔案館必須從轉(zhuǎn)變工作觀念和服務理念入手，注重“公共服務型”檔案館的理念創(chuàng)新，采取科學有效的方式加以應對。而不能簡單采取“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳”的被動方式進行消極的應付。必須根據(jù)檔案館性質(zhì)、作用及功能定位，結(jié)合社會發(fā)展變化需要，樹立可持續(xù)發(fā)展理念、參與競爭理念、市場營銷理念、以人為本理念，以理念創(chuàng)新帶動檔案館強化自身管理與拓展檔案信息服務功能建設，推進檔案館多維“雙向互動”機制建設的有效實施。
二、建設檔案館“雙向互動”機制的現(xiàn)實著力點
“雙向互動”機制建設既是檔案館迫切的現(xiàn)實任務，也是長期的奮斗目標，絕不能“畢其功于一役”地一蹴而就，更不能遙遙無期地拖逶延宕。必須經(jīng)過不懈努力、循序漸進地加以實施。目前，建設檔案館“雙向互動”機制的現(xiàn)實著力點為：
（一）強化完善職能、拓寬服務領域
檔案館“雙向互動”機制建設的核心是使檔案信息服務更好地適應現(xiàn)實社會發(fā)展的需要，進一步強化檔案館公共服務功能、拓展檔案信息服務領域范圍。因而，將其作為建設檔案館多維“雙向互動”機制的現(xiàn)實著力點極具現(xiàn)實意義。在構建和諧社會的進程中，打造“公共服務型”檔案館必須首先強化檔案信息服務功能。采取“雙向互動”的方式，可以起到盡可能地吸引社會公眾、政府機構及檔案利用者的“眼球”、激發(fā)其參與“雙向互動”的“欲望”、搭建互動“對話”平臺的實際成效：一方面充分調(diào)動社會公眾、政府機構及檔案利用者等多方面的積極參與意識，鼓勵他們獻計獻策、資助支持，使檔案館能夠及時了解社會檔案信息需求特點、重點與領域，及時調(diào)整業(yè)務工作思路與方法;另一方面則可以使檔案館本著兼顧強化自身管理與拓展公共服務功能雙重社會需要的原則，苦練內(nèi)功、強化能力，以方便快捷、優(yōu)質(zhì)高效的服務贏得社會公眾、政府機構及檔案利用者的支持與幫助。形成一種內(nèi)外聯(lián)動、左右銜接、上下兼顧的工作格局，將檔案館“雙向互動”機制真正地建立完善起來。
（二）加強制度建設、完善運作方式
檔案館“雙向互動”機制建設需要科學合理的制度體系作為基本保障。為此，應當從完善“雙向互動”機制運作方法需要出發(fā)，重視相關制度的制訂工作，形成制度體系，在檔案信息服務的內(nèi)容確定、對象選擇、手段更新以及利用效果反饋渠道建立、獲取經(jīng)費投入方式采用、贏得社會支持方法舉措等方面做出具體而明確的規(guī)定，以制度體系的完善達到保障檔案館“雙向互動”機制建設能夠始終沿著規(guī)范化、程序化軌道健康發(fā)展的目的。
（三）完善管理方式、解決實際問題
全面提升檔案館公共服務能力也是檔案館“雙向互動”機制建設的目的之一。為此，必須以檔案信息化建設實踐作為檔案館“雙向互動”機制建設的基本“突破口”，利用現(xiàn)代科學技術的優(yōu)勢和政務信息公開的時機，結(jié)合開展檔案信息服務實際，堅持走信息化的發(fā)展道路，積極參與政務信息公開等社會實踐，為全面提升檔案館的公共服務能力開辟新的途徑：堅持從完善檔案館基礎設施建設、提高檔案館信息存儲能力、健全檔案館信息共享功能、拓寬檔案館信息傳播渠道入手，強化檔案館的檔案信息集散、開發(fā)、服務功能建設。以堅實可靠的檔案館業(yè)務工作基礎保障檔案館多維“雙向互動”機制建設的深入開展。
[關鍵詞]企業(yè)檔案知識管理管理體制生命周期
一、新時期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構背景
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調(diào)整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。
二、新時期企業(yè)檔案管理體制模式——信息一體化管理模式
1.信息一體化管理
信息一體化管理，其實就是指企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機構一般稱為信息中心。信息中心在為企業(yè)服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現(xiàn)時的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場信譽和增強企業(yè)的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證;另一方面，還可以依托現(xiàn)代信息技術和網(wǎng)絡技術，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務有關的信息，并進行篩選、匯編，為企業(yè)的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術基礎較好的大型企業(yè)，在原有圖書機構、檔案機構或情報機構的基礎上構建統(tǒng)一的信息管理實體機構。這種管理模式便于建立計算機管理系統(tǒng)，實行現(xiàn)代化管理，同時也有利于實現(xiàn)對信息資源的聯(lián)合開發(fā)利用。
2.檔案一體化管理
檔案一體化是我國文件和檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，借助計算機和網(wǎng)絡技術，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文件工作和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。具體來說主要包含以下幾個方面：
(1)檔案一體化的目標
實現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理?？茖W的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，在文件從產(chǎn)生到最終轉(zhuǎn)化為檔案的過程中，既加強企業(yè)內(nèi)部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機構的業(yè)務銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。
(2)檔案一體化的原則
在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析和科學整合；集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關作業(yè)密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。
(3)文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容
文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統(tǒng)設計階段，就應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協(xié)調(diào)，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。
(4)文件、檔案一體化管理的技術保障
文件、檔案一體化管理的技術保障是計算機和網(wǎng)絡技術為代表的信息技術。檔案一體化管理不只是理論上設想的一種管理思路和模式，更多是實踐中需要實施的一種管理方法和手段，它需要強大的技術支持。首先，數(shù)字化技術的應用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質(zhì)。其次，網(wǎng)絡技術的出現(xiàn)改變了文件運轉(zhuǎn)的的方式和特點。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實現(xiàn)的技術基礎。
參考文獻：
