時(shí)間：2023-06-13 09:25:14
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案歸納方法，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
摘 要 本文從醫(yī)院檔案管理的自身特點(diǎn)出發(fā)，通過現(xiàn)代與傳統(tǒng)檔案管理方法進(jìn)行比較分析，說明醫(yī)院檔案管理信息化的必要性。
關(guān)鍵詞 醫(yī)院 檔案管理 信息化 必要性
醫(yī)院檔案管理牽扯到廣大人民群眾從醫(yī)治病的醫(yī)療檔案、病理切片、x線底片、各式各樣的檢查資料等等，不止在醫(yī)療、教研等活動(dòng)中的有顯著的作用，而且與人民群眾的自身健康和醫(yī)學(xué)的發(fā)展有著密切的聯(lián)系，成為材料檔案事業(yè)進(jìn)展的新方向和新課題。電子文檔的大量產(chǎn)出和運(yùn)用，使得檔案的信息化迅速向數(shù)字化發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法和手段已不能滿足信息化的發(fā)展流向。所以，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化在醫(yī)院的管理中有著至關(guān)重要的意義。
一、檔案信息化完善了檔案管理模式
在諸多傳統(tǒng)的檔案歸檔方法中，檔案資源大多數(shù)都是以紙質(zhì)的形式存在的。隨著時(shí)間的交替，檔案里的資料越來越多，數(shù)量越來越大，占用的空間也越來越廣。根據(jù)有關(guān)部門規(guī)定，出院病人的在住院時(shí)的病歷，院方必須保存30年以上。所以，隨著時(shí)間的不斷推移和每年的入院病人數(shù)目的不斷激增，醫(yī)院需要多大的空間來保存這些病例，而科學(xué)合理的保管好這么多的而且在不斷遞增的病案資料將會(huì)給醫(yī)院造成多大的困難。所以，實(shí)行電子病歷將成為一種必然的趨勢。各類醫(yī)院文字檔案在經(jīng)過信息化的處理以后，可以更大限度地增強(qiáng)檔案的運(yùn)用效率，使檔案的信息更加形象、生動(dòng)。便于檔案的搜索以及利用，并節(jié)約了大量的儲(chǔ)蓄資料的空間，節(jié)省了人力、物力以及財(cái)力，同時(shí)也保證檔案的備份安全。
二、檔案信息化使文件的歸納方式得到完善
在醫(yī)院工作過程中，檔案管理部門要對(duì)各類文件進(jìn)行及時(shí)的著名錄入。在紙類文件時(shí)代，采用手工操控的方法，檔案工作人員要花費(fèi)很多的時(shí)間及精力一直歸納檔案和收入目錄，工作量是非常大的。如果遇到信息的改變，改動(dòng)一個(gè)地方就要發(fā)生一連串的反應(yīng)，相關(guān)的部分都要需要改動(dòng)，會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間及精力。將檔案經(jīng)過信息化的處理之后，可以使檔案工作人員從繁雜的手工操作中解救出來，應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行工作，很大程度的改善了工作的條件，信息在改動(dòng)時(shí)只需輸入相應(yīng)的命令，就可以自動(dòng)促成系統(tǒng)的改正，更大層面上提高了工作的效率。在醫(yī)院的各類檔案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前對(duì)全年的文件以及相關(guān)的材料進(jìn)行分門別類的整理和錄入，因而造成年底工作十分繁忙。檔案信息化處理之后，可以運(yùn)用檔案及軟件提供的信息格式，進(jìn)行錄入工作，通過軟件進(jìn)行檔案信息的轉(zhuǎn)化，并對(duì)進(jìn)行管理。檔案人員還可運(yùn)用系統(tǒng)的檢索以及排序的功能，隨時(shí)閱讀文件的歸屬情況，發(fā)現(xiàn)沒能及時(shí)歸檔的或者不符合條件的材料可以隨時(shí)發(fā)出信息，檢查和更改，很大程度的改善了檔案的歸檔方法，使檔案管理工作更加規(guī)范化。
三、檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享
檔案資源整合的重點(diǎn)在于體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)化、有效化以及共享性，最終要達(dá)到的目的是進(jìn)一步的擴(kuò)大檔案資源的使用范疇。往常在醫(yī)院的不同部門，不同的科室，需要隨時(shí)隨地查閱有關(guān)的檔案文檔，所以存在一些的不便捷的因素。將檔案信息化處理后，利用醫(yī)院設(shè)備聯(lián)網(wǎng)，就解決了這些問題。電子文檔比檔案紙質(zhì)原件更易于導(dǎo)視，可擴(kuò)大對(duì)原始檔案的運(yùn)用程度和范圍；而且更有利于醫(yī)院的各個(gè)部門、各個(gè)科室按照自身需求瀏覽并隨機(jī)存取，提高了檔案原件的使用比率，更有利于檔案部門能最大程度的發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)的無限潛能。
四、檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便
過去手工操作查詢檔案資料，往往是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有時(shí)還不能達(dá)到預(yù)想的目的。將檔案信息化處理后，采用了電子錄入和電子文檔歸類，提供便捷的電子查閱系統(tǒng)，使用的時(shí)候只需要輸入一個(gè)關(guān)鍵詞，相關(guān)的資料文獻(xiàn)就可逐個(gè)呈現(xiàn)在屏幕上。這種智能化檢索方式，速度有快、效率有高、范圍也廣，同時(shí)還可采用電子加密功能對(duì)檔案進(jìn)行保密處理。
五、檔案信息化有利于更好的保存檔案原件
醫(yī)院的各種檔案在經(jīng)過信息化手段的處理后，可以更加有效地保護(hù)檔案原件，可以防止檔案原件被過量地直接翻閱，或過多使用而造成原件被損壞嚴(yán)重，以做到保護(hù)檔案原件的目的；可以更有效地避免珍貴資料丟失。例如，醫(yī)院在建設(shè)以及發(fā)展過程中，不同時(shí)間段的一些珍貴的歷史文獻(xiàn)資料，包括歷史文字照片圖片資料等。將重要的、貴重的資料進(jìn)行信息化管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)原件經(jīng)過電子設(shè)備的掃描之后以電子文檔的形式進(jìn)行歸納、查閱和利用，就可以有效地保護(hù)珍貴的檔案的原件。再如，有一部分疑難雜癥的醫(yī)學(xué)檔案是彌足珍貴的，有著重要的醫(yī)學(xué)、教學(xué)和研究價(jià)值。將其進(jìn)行信息化管理后，就可以將原件在病例文案室進(jìn)行妥帖的長期保存，而將其電子文件形式的檔案多次反復(fù)地應(yīng)用于各項(xiàng)工作之中。
參考文獻(xiàn)：
[1] 張明，丁晨.醫(yī)院資料歸屬[J]湖北電力[J].2014.30（12）：58-60.
關(guān)鍵詞：辦公室；信息化；電子檔案；管理
1 電子檔案特點(diǎn)
（一）是一種信息化的檔案管理模式
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐漸脫離了傳統(tǒng)的紙質(zhì)時(shí)代，逐漸向信息化方向發(fā)展，電子檔案是信息化時(shí)代的典型代表。與管理模式落后的紙質(zhì)檔案管理模式不同，電子檔案管理擁有先進(jìn)的設(shè)備。近幾年，各單位的辦公室都開始建立檔案管理系統(tǒng)，檔案管理工作不斷向信息化方向轉(zhuǎn)變。
（二）內(nèi)容更加豐富，模式更加多樣化
近年來，電子檔案不斷向多樣化方向發(fā)展，檔案管理的范圍不斷擴(kuò)大，管理方式更加多樣化。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案的內(nèi)容和模式更加豐富和多樣化，給辦公室檔案管理帶來了便利。
（三）歸檔復(fù)雜，存儲(chǔ)信息更加準(zhǔn)確安全
3、傳統(tǒng)的檔案管理是靠紙張來記載和展現(xiàn)信息，存在管理繁瑣，存儲(chǔ)信息少等多方面弊端。雖然電子文件相較于紙質(zhì)文件的歸檔比較復(fù)雜，即要經(jīng)過數(shù)字簽名、信息確認(rèn)、身份驗(yàn)證以及加密保護(hù)等一系列操作。但是這卻保證了電子文件的安全，從某種程度來說，防止了信息泄露事件的發(fā)生。
2 辦公室電子檔案管理中存在的問題
（一）辦公室檔案管理組織不健全
據(jù)調(diào)查，目前各單位辦公室檔案管理組織存在很多不足，原因在于各單位在建立檔案管理組織和管理制度體系時(shí)沒有根據(jù)本單位自己發(fā)展的獨(dú)特優(yōu)勢和需求來建立檔案管理體系，缺乏創(chuàng)新思維和獨(dú)特性。在這種情況下，各單位想要做具有本單位特點(diǎn)的檔案管理工作相當(dāng)困難。眾所周知，有很多單位都建立了檔案管理體系，但這些單位只進(jìn)行表面工作，缺乏內(nèi)在管理，導(dǎo)致單位辦公室檔案管理組織不健全，集中體現(xiàn)在電子檔案管理的保存不完整以及保密工作存在極大的安全問題，在應(yīng)用檔案時(shí)效率低下，給單位辦公室人員帶來極大的不便。因此，辦公室檔案管理組織不健全這方面的問題急需解決。
（二）辦公室人員對(duì)檔案信息的安全意識(shí)缺乏
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，辦公室的檔案管理工作有了很大的突破，工作環(huán)境越來越透明，越來越公眾化，檔案工作在理念上實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。正如人們所說，科技是把雙刃劍，任何事物都具有雙面性。積極方面，檔案工作的快速發(fā)展給辦公室工作人員工作的效率，激發(fā)了工作人員工作的積極性，節(jié)省了大量時(shí)間。但也有不利的一面，網(wǎng)絡(luò)黑客猖狂，一些破壞分子對(duì)辦公室檔案管理蓄意破壞，給辦公室檔案管理工作帶來了巨大隱患。這些檔案都涉及本單位的一些重要信息，如果系統(tǒng)遭到破壞，信息泄露，將會(huì)對(duì)本單位造成巨大損失。但辦公室里的監(jiān)管人員，他們沒有深刻認(rèn)識(shí)檔案信息泄露的嚴(yán)重性，缺乏專業(yè)知識(shí)以及安全意識(shí)，對(duì)檔案信息管理這方面的安全很難顧及。因此各單位要十分重視，并加強(qiáng)對(duì)他們的專業(yè)培養(yǎng)。
3 做好辦公室電子管理工作的措施
（一）電子檔案收集方面
檔案收集是一份巨大的工程，要從檔案的內(nèi)容，屬性多方面進(jìn)行分析。內(nèi)容方面：根據(jù)內(nèi)容的重要性來對(duì)他們進(jìn)行時(shí)間的保存以及材料是否和內(nèi)容一致來確定移交時(shí)間，電子檔案的收集需要增加新的信息到數(shù)據(jù)庫。電子檔案信息存在丟失的隱患，工作者要熟悉檔案信息的內(nèi)容，計(jì)算機(jī)的特性，文檔管理的操作，避免在收集過程中沒有保存。
（二）電子檔案整理和歸納方面
自動(dòng)化的操作方法讓檔案的整理和歸納的方式發(fā)生了翻天覆地的變化，目前檔案的整理與歸納大部分都使用計(jì)算機(jī)操作，檔案的整理與歸納主要以電子文檔的方式保存。檔案管理的工作人員要有熟練的操作技巧，要學(xué)會(huì)使用新科技產(chǎn)品，在信息交換是避免發(fā)生丟失的意外。防止信息泄露，是每個(gè)工作人員做好電子檔案整理和歸納的重中之重。
（三）電子檔案管理方面
1、保障系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化
電子檔案的管理系統(tǒng)必須標(biāo)準(zhǔn)化，為了確保管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化，必須要規(guī)范計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，建設(shè)完善的數(shù)據(jù)庫，確保各項(xiàng)設(shè)施使用的標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的共享，保證檔案的監(jiān)管質(zhì)量，用極少的資金獲得最大的利益。硬件設(shè)施是電子檔案管理系統(tǒng)重要部分，要有極好的計(jì)算機(jī)硬件，較完善的檔案庫，于此同時(shí)，要制定統(tǒng)一的使用標(biāo)準(zhǔn)以及使用方式，能夠及時(shí)對(duì)檔案管理進(jìn)行分類，盡早的實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化。要針對(duì)軟件使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和檔案記錄過程產(chǎn)生的信息，制定比較簡單的管理程序，使檔案管理內(nèi)容實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化。提高電子檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化信息。
2、加強(qiáng)保密工作
除了確保系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化之外，還要加強(qiáng)電子檔案管理的保密工作。檔案保密是檔案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技術(shù)的發(fā)展讓人們的保密意識(shí)不斷增強(qiáng)，人們必須充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，增強(qiáng)檔案管理的保密工作，確保檔案的安全。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，必須確保計(jì)算機(jī)相當(dāng)安全，要?jiǎng)?chuàng)造安全的環(huán)境，避免一些主觀原因造成檔案信息的泄露。檔案管理人員必須提高安全意識(shí)，小心使用外網(wǎng)，防止病毒的侵入造成檔案信息的丟失。工作人員必須確保工作環(huán)境的安全，必須定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查，重要的文檔必須要進(jìn)行多層保護(hù)，設(shè)置使用權(quán)限，強(qiáng)化安全監(jiān)控，確保檔案信息絕對(duì)安全。
3、進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)
電子檔案管理也離不開數(shù)字化的建設(shè)?，F(xiàn)在是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時(shí)代，管理部門儲(chǔ)存了眾多的信息資源，計(jì)算機(jī)在有網(wǎng)環(huán)境中，檔案的儲(chǔ)存量越來越大，因此，管理部門必須加強(qiáng)數(shù)字化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理和自動(dòng)化管理。從而實(shí)現(xiàn)檔案的分類以及歸檔，要不斷完善管理信息的服務(wù)。在完善檔案管理的過程中，管理部門必須遵循相關(guān)的法律，適當(dāng)結(jié)合管理檔案的要求，不斷實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化，在檔案管理過程中，要確保信息的真實(shí)化，集體化和數(shù)字化，充分發(fā)揮其使用價(jià)值，建設(shè)數(shù)字化檔案管理需要部門各部門人員的相互配合，相互合作。
4、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化信息建設(shè)
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理由原來的紙質(zhì)管理逐漸演變?yōu)樽詣?dòng)化和數(shù)字化，要想提高管理工作的效率，必須加強(qiáng)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化，要不斷完善信息的管理系y，根據(jù)工作的特點(diǎn)，對(duì)軟件的研發(fā)不斷加強(qiáng)，從而促進(jìn)檔案的分析、管理和收集等的工作。加強(qiáng)檔案信息化以及自動(dòng)化的完善，此外，要建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)檔案信息的安全，并充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和相關(guān)軟件，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，確保檔案管理的有效進(jìn)行。
關(guān)鍵詞：檔案信息管理系統(tǒng)；計(jì)算機(jī)；數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)；應(yīng)用
數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是指以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為平臺(tái)，對(duì)系統(tǒng)中的大量隨機(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理，從而提取出對(duì)商業(yè)發(fā)展有用的數(shù)據(jù)。既提高了企業(yè)檔案信息管理工作的質(zhì)量與效率，又完善了信息化整合機(jī)制，對(duì)基本數(shù)據(jù)進(jìn)行深入、差異化分析，為下一步工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
1數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用
當(dāng)前社會(huì)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在各行各業(yè)應(yīng)用十分廣泛，并且受到了社會(huì)各界的高度肯定和認(rèn)可。以數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為例，在檔案信息管理工作中該技術(shù)發(fā)揮了較大的優(yōu)勢，較好的完善了現(xiàn)有檔案工作中的不足與問題，應(yīng)用計(jì)算機(jī)平臺(tái)可以在保證信息安全的基礎(chǔ)上，做到了資源信息優(yōu)化管理，提煉出有意義的數(shù)據(jù)；在醫(yī)療檔案管理上，計(jì)算機(jī)平臺(tái)可以自主分析檔案的基本情況，醫(yī)生在就診時(shí)需，要利用計(jì)算機(jī)平臺(tái)對(duì)患者進(jìn)行檔案記錄，以建立完善的檔案管理系統(tǒng)；對(duì)檔案信息管理而言，數(shù)據(jù)循環(huán)需要通過計(jì)算機(jī)對(duì)目標(biāo)進(jìn)行不斷的循環(huán)處理，以達(dá)到信息、篩選提取的目的。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)以數(shù)學(xué)方法為主，在一定條件下，工作人員通過計(jì)算機(jī)用一種具有高度概括性和邏輯性的語言，將事物的狀態(tài)過程關(guān)系表達(dá)出來。同時(shí)，在實(shí)際運(yùn)算過程中，還會(huì)涉及演繹法和歸納法，以保證所收集數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并且符合信息管理領(lǐng)域的基本原則。
2數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的形式
數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)所包含的知識(shí)十分廣闊，包括機(jī)器學(xué)知識(shí)、統(tǒng)計(jì)學(xué)知識(shí)、人工智能等相關(guān)技能，進(jìn)一步通過計(jì)算機(jī)平臺(tái)對(duì)企業(yè)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)化分析，并且總結(jié)出潛在規(guī)律，以輔助工作人員做出合理的決策。針對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的類型，本了以下三點(diǎn)分析：
2.1過程與分類
2.1.1基本過程系統(tǒng)在運(yùn)行之前需要根據(jù)實(shí)際解決的問題，合理安排任務(wù)，以明確挖掘目標(biāo)和基本程序，基本分為三個(gè)階段：準(zhǔn)備階段、挖掘階段、解釋和評(píng)價(jià)篩選階段。首先，企業(yè)所提供的無序數(shù)據(jù)庫具有隨機(jī)性、模糊性，系統(tǒng)需要自主篩選并刪除其中重復(fù)的數(shù)據(jù)，根據(jù)得到的規(guī)律與異常原因做進(jìn)一步篩選，最終選擇對(duì)應(yīng)的方法清理數(shù)據(jù)。其次，對(duì)于所收集的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，可以通過物理或者邏輯的方法分析其特點(diǎn)，并根據(jù)系統(tǒng)、軟件等差異性完成數(shù)據(jù)收集工作。最后，根據(jù)數(shù)據(jù)源自身的特點(diǎn)，系統(tǒng)篩選數(shù)據(jù)的方法是多種多樣的，包括線性分析、非線性分析、聚類分析等方法，再利用數(shù)學(xué)知識(shí)與統(tǒng)計(jì)學(xué)對(duì)其進(jìn)行分析，挖掘內(nèi)在聯(lián)系，找出隱藏的規(guī)律。數(shù)據(jù)處理的最終目的是幫助企業(yè)找到有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，并且應(yīng)用到實(shí)際生產(chǎn)中，每次技術(shù)分析所得到的數(shù)據(jù)結(jié)果，不一定一四到位，需要工作人員對(duì)數(shù)據(jù)源進(jìn)行反復(fù)甄別、提取，直到得到滿意的結(jié)果為止。并且數(shù)據(jù)處理的過程是十分復(fù)雜的，工作人員需保證每一步操作的結(jié)果，滿足預(yù)期要求，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行下一步操作，以獲得有價(jià)值的檔案信息資源。
2.1.2分類傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在操作過程中存在一定的不足與問題，因此需要不斷發(fā)展融合新的知識(shí)和元素，以為用戶提供最實(shí)用簡單的數(shù)據(jù)歸類方法。首先，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)需要對(duì)數(shù)據(jù)庫內(nèi)龐大的信息源進(jìn)行甄別、分析，并將其按不同的屬性進(jìn)行分類、處理、劃分。在此基礎(chǔ)上，對(duì)所得數(shù)據(jù)進(jìn)行處理、劃分、測試，對(duì)滿足要求達(dá)到指定目標(biāo)的數(shù)據(jù)進(jìn)行下一步分類。
2.2相關(guān)規(guī)則
相關(guān)規(guī)則是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運(yùn)行的基本原則，不僅要準(zhǔn)確描述出系統(tǒng)中相關(guān)數(shù)據(jù)，而且要利用數(shù)學(xué)歸納法對(duì)所得的信息進(jìn)行針對(duì)性分析，以用數(shù)學(xué)的語言描述出相同屬性的事物狀態(tài)、過程與關(guān)系。相關(guān)規(guī)則可以加大系統(tǒng)處理龐大數(shù)據(jù)庫的效率，利用有效的記錄方式，降低數(shù)據(jù)占用空間，進(jìn)而分析總結(jié)出對(duì)企業(yè)發(fā)展有益的規(guī)律與信息。
2.3粗糙集
在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中，粗糙集具有重要的意義和作用，是數(shù)據(jù)挖掘的最實(shí)用方法，是用來專門研究不具有穩(wěn)定性的數(shù)據(jù)源的基本工具，不僅運(yùn)算方法簡潔，而且無須知曉額外信息，可操作性強(qiáng)。
3數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的可行性
傳統(tǒng)的檔案管理水平已經(jīng)不能滿足時(shí)展的需求，需在技術(shù)上不斷創(chuàng)新，以提高檔案服務(wù)水平、效率與質(zhì)量。因此，現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)結(jié)合計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，既節(jié)省了人力資源，又提取了海量數(shù)據(jù)源中的實(shí)質(zhì)信息，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的無縫對(duì)接。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)并不僅僅是一種信息處理技術(shù)，還可以使檔案信息更加科學(xué)化、合理化，提高了在檔案應(yīng)用中的可行性。
4計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用意義
檔案信息資源在我們的生活中具有重要的地位，不僅涉及個(gè)人信息，還包括了歷史獎(jiǎng)勵(lì)問題、處罰問題，根據(jù)內(nèi)容不同，密級(jí)等級(jí)也不同。當(dāng)前檔案信息管理系統(tǒng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的優(yōu)勢，從根本上提高了服務(wù)管理水平，優(yōu)化了檔案管理模式，為檔案的收集、整理、歸納提供了一定的便利。本文就挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用做了以下四點(diǎn)分析：
4.1提高了檔案信息的安全性
檔案信息所包含的信息源不僅復(fù)雜，而且內(nèi)容含量大，是對(duì)過去信息的分類、總結(jié)性記錄，是十分珍貴的文字資源。一方面這些資源為人們的工作、學(xué)習(xí)提供了專業(yè)的信息，需要盡可能長久保存，然而在實(shí)際使用儲(chǔ)存過程中，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或者人為因素造成了一定的信息損失。另一方面，檔案信息的資源牽涉廣泛，包括人員的教育背景、生活背景、工作背景，所接受獎(jiǎng)勵(lì)情況、懲罰情況等等，是需要機(jī)密保存的，如果在檔案借閱過程中監(jiān)督不到位，會(huì)造成信息泄露，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以協(xié)助檔案信息管理系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)檔案的借閱次數(shù)與內(nèi)容，從而監(jiān)督不恰當(dāng)?shù)慕栝喰袨?，并且統(tǒng)計(jì)分析惡意損害、利用檔案的情況，提高檔案的保密程度與安全性。
4.2提高了檔案信息的使用效率
檔案內(nèi)容不僅信息量大，而且所涉及的領(lǐng)域也十分復(fù)雜，大多帶有一定密級(jí)的，在借閱過程中需要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，以保障檔案信息的安全。隨著時(shí)代的發(fā)展，國家也在一定程度上降低了檔案借閱的標(biāo)準(zhǔn)，提高了檔案信息的可利用性。但是在實(shí)際操作過程中，檔案借閱行為依然在法律法規(guī)的調(diào)控范圍內(nèi)，實(shí)際借閱效率并不是很高。利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，檔案信息管理系統(tǒng)可以通過計(jì)算機(jī)平臺(tái)與借閱者進(jìn)行溝通，了解其需求的基礎(chǔ)上，建立雙向檔案供需渠道，既提高了檔案部門的服務(wù)水平，提升了檔案信息利用效率，又保證了檔案信息在就業(yè)過程中的安全性，從而發(fā)揮了答案信息的最寶貴價(jià)值。
4.3為檔案鑒定工作提供了便利
檔案鑒定工作是檔案管理系統(tǒng)中難度系數(shù)最高的一道流程。在傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中，檔案鑒定需要人為操作，受有個(gè)人能力與客觀因素的影響，容易受到人為失誤的影響，造成檔案資源的浪費(fèi)，甚至某些有價(jià)值的檔案信息，也會(huì)由于人為偷的失誤未被保存下來。此時(shí)利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的優(yōu)勢，可以從龐大的數(shù)據(jù)源中篩選、分析、比對(duì)出完整、清晰、有潛在價(jià)值的信息，已被系統(tǒng)提供有力的支撐依據(jù)，防止檔案信息丟失。其次，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以彌補(bǔ)人為失誤與疏忽，在廣泛模糊的信息數(shù)據(jù)源中，挖掘出有一定規(guī)律的實(shí)質(zhì)信息，從而保護(hù)有關(guān)人員的隱私，對(duì)借閱者提供有針對(duì)性的幫助。
4.4降低檔案鑒定工作成本
檔案鑒定是檔案工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，貫穿檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，通過檔案鑒定對(duì)已知內(nèi)容信息的作用與用途進(jìn)行研究，有價(jià)值的會(huì)交給檔案館永久保存，沒有價(jià)值的會(huì)被送進(jìn)銷毀爐進(jìn)行檔案的銷毀。因此，相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，通過行政監(jiān)督指導(dǎo)，引導(dǎo)檔案鑒定人員高效、高質(zhì)地開展歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等工作。通過計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以有效降低檔案鑒定的工作成本，通過科學(xué)合理的篩選，保證答案的真實(shí)程度。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的信息分析能力，對(duì)海量信息資源進(jìn)行量化處理，從而為鑒定、歸納等環(huán)節(jié)提供基本依據(jù)。除此之外，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)行過程中，可以針對(duì)信息資源進(jìn)行管理維護(hù)，保障篩選工作的有效進(jìn)行，避免出現(xiàn)檔案信息丟失等人為失誤。
5數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的詳細(xì)運(yùn)用
數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在20世紀(jì)80年代就已經(jīng)被開發(fā)利用，并逐漸應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，但在檔案信息管理中還處于實(shí)驗(yàn)階段，實(shí)際運(yùn)用主要體現(xiàn)在以下三點(diǎn)：
5.1檔案信息的收集
檔案管理工作的第一步是對(duì)信息資源的收集，進(jìn)而利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)以數(shù)學(xué)角度分析數(shù)據(jù)的類型、屬性，最終獲得準(zhǔn)確的模型。對(duì)海量數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分類是信息收集的第一步，也是檔案管理工作的基礎(chǔ)。比如，檔案管理員利用計(jì)算機(jī)平臺(tái)向借閱者問卷調(diào)查，并將所得結(jié)果整理、歸納，錄入數(shù)據(jù)庫中。檔案管理平臺(tái)通過借閱者提供的數(shù)據(jù)信息對(duì)其檔案需求進(jìn)行分析，提供針對(duì)性較強(qiáng)的信息，提高數(shù)據(jù)管理的個(gè)性化服務(wù)性能。
5.2檔案的分類與預(yù)測
數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，將整個(gè)區(qū)域劃分為不同的工作流程類別，進(jìn)而按照挖掘系數(shù)與信息屬性進(jìn)行分類和分析。提供一組不同屬性的數(shù)據(jù)，通過篩選將其分成良好的訓(xùn)練集，建立模型，幫助用戶利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提取最原始的查詢信息，從而總結(jié)出用戶的特征。比如，借閱者利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)檔案類別進(jìn)行查詢，檔案信息管理系統(tǒng)可以通過用戶訪問網(wǎng)頁的情況，了解用戶的需求，進(jìn)而推測出用戶的特征和喜好，包括搜索內(nèi)容、停留時(shí)間、訪問次數(shù)等。
5.3檔案信息的整合
檔案館內(nèi)儲(chǔ)存了海量的信息，但是部分檔案內(nèi)容屬于此檔案，雖然占用了一定的信息資源，卻并未被開發(fā)利用，游離在中心工作以外。因此檔案工作人員利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)處理“死檔案”，提取其中有用的信息，開發(fā)成新的檔案資源，以為借閱者服務(wù)。比如，未被利用的信息資源是靜態(tài)的，已經(jīng)被開發(fā)、歸納的信息資源是動(dòng)態(tài)的，具有可傳播和被利用性。然而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源利用率較低，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)開發(fā)成數(shù)字化檔案資源后，可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和信息檢索系統(tǒng)，為借閱者提供高質(zhì)高效的服務(wù)，發(fā)揮了資源整合優(yōu)勢。
【關(guān)鍵詞】職業(yè)教育;檔案管理;教育質(zhì)量;管理水平
一、職業(yè)教育檔案管理的重要意義
職業(yè)教育學(xué)校與普通的高等學(xué)校不同，每個(gè)專業(yè)課程需要準(zhǔn)備的教學(xué)資料比較多，如果整理不及時(shí)，會(huì)造成教學(xué)資料丟失，從而在實(shí)際教學(xué)過程中，無法找到相關(guān)的教學(xué)依據(jù)，嚴(yán)重制約職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展。在職業(yè)教育中實(shí)行檔案管理，將相關(guān)的教學(xué)資料進(jìn)行收集，按照類別進(jìn)行歸納整理，以便于后面工作的使用。在職業(yè)教育中加強(qiáng)檔案管理，有利于了解學(xué)生對(duì)專業(yè)知識(shí)的了解程度，還可以通過提升檔案管理水平，提高職業(yè)教育的教學(xué)能力，有利于職業(yè)教育的快速發(fā)展。職業(yè)教育檔案管理主要包括：文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案以及基建檔案等四大內(nèi)容，由于各個(gè)檔案內(nèi)容較多、較復(fù)雜，一旦檔案管理不當(dāng)，使檔案處于混亂的狀況，不利于職業(yè)教育的發(fā)展。
二、職業(yè)教育檔案管理主要內(nèi)容
（一）文書檔案管理
文書檔案主要是指學(xué)校在日常管理中產(chǎn)生的各種文件、資料等，這些文件記錄了職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展過程，還包括學(xué)校在發(fā)展過程中取得的成績，將文書檔案分類別進(jìn)行歸納管理。通過文書檔案，可以了解到學(xué)校是如何發(fā)展的，對(duì)學(xué)校發(fā)展有利的項(xiàng)目，學(xué)校應(yīng)該積極推進(jìn)，摒棄學(xué)校發(fā)展中的不足之處，促進(jìn)學(xué)校快速發(fā)展。另外，學(xué)生可以通過文書檔案，了解到學(xué)校的輝煌歷史，并使學(xué)生感到驕傲，從而產(chǎn)生愛校的情懷。
（二）教學(xué)檔案管理
教學(xué)檔案主要包括：教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)筆記、教學(xué)成果等，學(xué)?？梢酝ㄟ^教學(xué)檔案，了解教師的教學(xué)水平和教學(xué)方法，教師可以通過教學(xué)檔案，了解到學(xué)生對(duì)專業(yè)知識(shí)的掌握程度。通過教學(xué)檔案管理，可以了解教學(xué)中的不足，并加以改進(jìn)，不斷提高學(xué)校的職業(yè)教育水平。教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)改革與教學(xué)研究的重要依據(jù)，教師可以通過教學(xué)檔案選擇學(xué)生最容易接受的教學(xué)方式，學(xué)生也可以通過教學(xué)檔案了解自身的不足，改變學(xué)習(xí)方法，提高學(xué)習(xí)效率。
（三）學(xué)籍檔案管理
學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生在入學(xué)時(shí)的基本情況、學(xué)生在校期間的成績以及各方面的綜合素質(zhì)等內(nèi)容。學(xué)校通過學(xué)籍資料管理，可以全面地了解學(xué)生，有利于教師更好的管理學(xué)生。社會(huì)用工單位可以通過學(xué)生的學(xué)籍檔案，判斷學(xué)生是否滿足本企業(yè)的要求，更好地甄別人才，學(xué)籍檔案是學(xué)生最直接的名片，是判斷學(xué)生能力的一個(gè)重要依據(jù)。
（四）設(shè)備、基建檔案管理
設(shè)備檔案是指在教學(xué)過程中使用的各種儀器設(shè)備詳情以及維護(hù)的相關(guān)信息等，一旦教學(xué)儀器設(shè)備出現(xiàn)故障，可以通過設(shè)備檔案，了解儀器設(shè)備的基本性能，并以此為依據(jù)，制定科學(xué)合理的解決辦法?；n案是指學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)的檔案，主要包括：施工的圖紙、水電安裝示意圖以及消防安全通道示意圖等，學(xué)校的基建檔案十分重要，可以清晰明了地掌握學(xué)校建設(shè)的基本情況，有利于維護(hù)校園建設(shè)的安全，學(xué)校建筑如果需要改建、新建或擴(kuò)建，基建檔案是必不可少的依據(jù)。
三、加強(qiáng)職業(yè)教育中檔案管理的實(shí)踐性
（一）增強(qiáng)檔案管理的意識(shí)
職業(yè)教育的檔案管理工作在學(xué)校管理工作中起著關(guān)鍵性作用，檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要檔案管理人員具有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，而且管理人員需要具有檔案管理的意識(shí)。現(xiàn)階段職業(yè)教育中的檔案管理工作人員，缺乏檔案管理意識(shí)，對(duì)管理工作缺乏責(zé)任感，有時(shí)會(huì)導(dǎo)致部分檔案資料丟失，就會(huì)失去檔案管理的作用，給職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展帶來了巨大困難。加強(qiáng)職業(yè)教育的檔案管理，首先，需要樹立管理人員檔案管理的觀念，了解檔案管理的重要性。其次，在日常的教學(xué)生活中，增強(qiáng)職業(yè)教育學(xué)校全體教職工的收集整理意識(shí)。由于職業(yè)教育中的檔案資料種類繁多，單單憑借管理人員的力量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，需要學(xué)校的全體教職人員共同努力，將重要的檔案資料及時(shí)進(jìn)行整理，并上交到檔案管理部門。另外，學(xué)生在檔案管理中同樣發(fā)揮著積極的作用，努力提高學(xué)生的檔案意識(shí)，積極配合學(xué)校提供相關(guān)的資料信息，以便學(xué)校為學(xué)生建立完善的個(gè)人檔案，為學(xué)生以及用工單位提供便利。
（二）加大檔案管理的力度
職業(yè)教育的檔案管理需要學(xué)校的大力支持，學(xué)校應(yīng)該成立專門的檔案管理工作小組，在小組中推選最具責(zé)任心的負(fù)責(zé)人，領(lǐng)導(dǎo)檔案管理小組人員努力做好管理工作，從而促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展。在學(xué)校建設(shè)規(guī)劃過程中，應(yīng)將檔案管理的場地列入規(guī)劃建設(shè)內(nèi)，建立獨(dú)立的檔案館或檔案室，并與普通的辦公室進(jìn)行區(qū)分，在檔案室內(nèi)配備齊全的辦公設(shè)備，配備必要的電子產(chǎn)品，以及檔案管理相關(guān)的軟硬件設(shè)備。在檔案館或檔案室內(nèi)建立紙質(zhì)檔案資料存放處，該存放處不僅需要比較大的空間，還應(yīng)該注意室內(nèi)通風(fēng)，防止潮濕，以免資料被損壞，造成不必要的損失。
（三）建立完善的規(guī)章制度
在職業(yè)教育檔案管理過程中需要依據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)的法律法規(guī)，制定健全的檔案管理制度。在日常的職業(yè)教育檔案管理中，管理人員需要依據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行檔案資料收集、移交、查閱、審核、歸納、總結(jié)等，再根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，并按照時(shí)間順序進(jìn)行收納保存。檔案保存也需要按照一定的規(guī)范，進(jìn)行分門別類，文書檔案歸納管理，教學(xué)檔案歸納管理，學(xué)籍檔案歸納管理，基建檔案歸納管理，并由檔案管理部門的專人負(fù)責(zé)，確保檔案的安全性。
（四）實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理
隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也步入了信息化時(shí)代，職業(yè)教育學(xué)校的檔案必須緊跟時(shí)代的步伐，實(shí)行電子信息化管理。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的管理方式相比，檔案資料整理更加仔細(xì)，查找檔案更加方便快捷。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行職業(yè)教育檔案管理，首先，制定一個(gè)整體的檔案管理方案，按照計(jì)劃進(jìn)行收集、錄入、整理、存檔。其次，利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，建立一個(gè)實(shí)用性的檔案信息網(wǎng)站，方便使用人員查找，大大提高工作效率。
（五）提高檔案開發(fā)利用水平
職業(yè)教育檔案管理的主要目的是為了通過檔案資料，促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展，檔案的開發(fā)利用才能體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值。在檔案資料的收集過程中，不僅可以保留文字檔案，還可以保留相關(guān)的圖片、音頻和視頻等多媒體信息材料，豐富的檔案內(nèi)容可以提高檔案的利用率。另外，還可以利用計(jì)算機(jī)，對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒別，刪除重復(fù)或者無價(jià)值的檔案內(nèi)容，提高檔案的水準(zhǔn)和質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)部分檔案的公開性，方便教師和學(xué)生進(jìn)行查找，提高檔案的利用率。
四、結(jié)語
通過職業(yè)教育中的檔案管理，可以幫助職業(yè)教育學(xué)校了解自身的不足，為學(xué)校的發(fā)展提供重要的依據(jù)。在職業(yè)教育中加強(qiáng)檔案管理，增強(qiáng)管理人員的檔案管理意識(shí)，制定相關(guān)的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，不斷促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展。
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【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)環(huán)境； 高職院校； 教學(xué)檔案管理
進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高職院校教學(xué)檔案管理研究工作是當(dāng)前高職院校管理的重要組成部分之一，與此同時(shí)，高職院校教學(xué)檔案管理在網(wǎng)絡(luò)背景下，也呈現(xiàn)出了很多新的特點(diǎn)，并體現(xiàn)出不同的管理形式。在這樣的背景下，進(jìn)行高職院校教學(xué)檔案管理研究，就需要充分總結(jié)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高職院校教學(xué)檔案管理工作呈現(xiàn)出的不同特點(diǎn)，并有針對(duì)性地進(jìn)行相應(yīng)的管理工作形式的更新設(shè)計(jì)研究。
一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校教學(xué)檔案管理研究現(xiàn)狀
進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校教學(xué)檔案管理研究過程中，首先要進(jìn)行的就是高職院校教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)研究，進(jìn)而對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高職院校教學(xué)檔案管理新內(nèi)容進(jìn)行分析研究。與此同時(shí)，還要對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下新型高職院校教學(xué)檔案管理內(nèi)容的內(nèi)部環(huán)境因素和外部環(huán)境因素進(jìn)行分析評(píng)估，找尋出目前高職院校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用存在的不足，并通過利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高職院校教學(xué)檔案管理分析研究工作：
首先，進(jìn)行高職院校教學(xué)檔案管理結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用經(jīng)濟(jì)適用性分析。使用F分析（即利用F統(tǒng)計(jì)檢驗(yàn)方法，檢驗(yàn)所應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是否在顯著可信的區(qū)域范圍內(nèi)，保證所進(jìn)行的方案選擇的顯著性特點(diǎn)）的方法，對(duì)高職院校教學(xué)檔案管理引進(jìn)先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)價(jià)值分析。與此同時(shí)，主要是考慮到高職院校教學(xué)檔案管理中引進(jìn)相關(guān)軟件的費(fèi)用，所需要的系統(tǒng)的基本配置，并集合后續(xù)的教學(xué)檔案管理實(shí)際需要，考慮到后續(xù)的高職院校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)維護(hù)可能帶來的費(fèi)用。
其次，進(jìn)行先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用的技術(shù)分析工作。截至目前，大部分互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用過程采用的是B/S模式（即依托于互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)建設(shè)），在該模式下，有很多的高職院校教學(xué)檔案管理案例可以作為參考依據(jù)，這也是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高職學(xué)校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用的技術(shù)基礎(chǔ)。
最后，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用的操作研究。使用正態(tài)分布檢驗(yàn)的方法，進(jìn)行高職院校教學(xué)檔案管理的操作分析研究。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高職院校教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用都是基于B/S模式架構(gòu)，該模式在高職院校教學(xué)檔案管理運(yùn)用中的普及程度和操作難度都相對(duì)較低，與此同時(shí)，該系統(tǒng)具備較為完善的信息管理歸納功能，可以低成本操作運(yùn)行，具有較高的操作使用性能，是高職院校教學(xué)檔案管理工作可以放心引進(jìn)的，對(duì)于提升高職院校教學(xué)檔案管理效率有著很明顯的促進(jìn)作用。
二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校教學(xué)檔案管理發(fā)展趨勢探析
（一）結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)整體規(guī)劃高職院校教學(xué)檔案管理過程。在高職院校教學(xué)檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，首先要完成的是對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的整體性應(yīng)用研究。一般情況下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用主體結(jié)構(gòu)包括設(shè)計(jì)多層檔案管理過程，并系統(tǒng)性地對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行高效管理。
在進(jìn)行現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理應(yīng)用的設(shè)計(jì)過程中，為了完成教學(xué)檔案管理流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)，所選用的設(shè)計(jì)應(yīng)用方法采用 DIV+CSS 技術(shù)，并根據(jù)教學(xué)檔案信息調(diào)用比較多的實(shí)際情況，可以使用Visual Studio2015進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)，保證所制備的高職院校教學(xué)檔案管理管理系統(tǒng)的完備性，提升高職院校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的總體表現(xiàn)力。
在進(jìn)行現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高職院校教學(xué)檔案管理中的邏輯架構(gòu)建設(shè)過程中，為了完成教學(xué)檔案管理使用的過程設(shè)計(jì)，在進(jìn)行教學(xué)檔案管理的邏輯體系優(yōu)化過程中，要將高職院校教學(xué)檔案管理的具體項(xiàng)目建設(shè)起來，并利用 構(gòu)建相應(yīng)的應(yīng)用模式的優(yōu)化，并利用 C#語言進(jìn)行教學(xué)檔案管理管理信息管理模式的優(yōu)化，顯示出不同層級(jí)的工作人員進(jìn)行教學(xué)檔案的調(diào)用效果。
在進(jìn)行高職學(xué)校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理部分建設(shè)過程中，為了完成對(duì)教學(xué)檔案管理過程中信息的有效管理，以及對(duì)于教學(xué)檔案管理工作人員的綜合工作的統(tǒng)一歸納，進(jìn)行對(duì)于相關(guān)數(shù)據(jù)信息的整理歸納，保證后續(xù)的教學(xué)檔案提取過程的順利完成。
（二）結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化高職院校教學(xué)檔案調(diào)取過程。在進(jìn)行現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高職學(xué)校教學(xué)檔案管理中的調(diào)取流程優(yōu)化應(yīng)用過程中，主要利用結(jié)構(gòu)化的理念優(yōu)化現(xiàn)有的檔案信息調(diào)取過程。具體來說，通過設(shè)計(jì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用途徑模式，來完成對(duì)于教學(xué)檔案的各種數(shù)據(jù)信息的處理。在后續(xù)的設(shè)計(jì)過程中，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的流程優(yōu)化過程中的應(yīng)用還會(huì)進(jìn)一步地實(shí)現(xiàn)優(yōu)化完善。
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下教學(xué)檔案管理技術(shù)使用的過程中，教學(xué)檔案的管理工作人員所從事的管理工作都是依靠智能化的信息技術(shù)方法完成的。在信息技術(shù)方法的應(yīng)用中，這些技術(shù)模式都是以不同的形式展現(xiàn)出來的，進(jìn)而有效保證教學(xué)檔案管理的安全性和可操作性。與此同時(shí)，在進(jìn)行教學(xué)檔案管理的（下轉(zhuǎn)第146頁）（上接第140頁）智能化系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過程中，可以按照不同類型的教學(xué)檔案進(jìn)行分類檔案管理設(shè)計(jì)，給予不同的教學(xué)檔案管理人員不同的權(quán)利管理范圍，進(jìn)而有效提升高職院校教學(xué)檔案管理的針對(duì)性和有效性，提升高職院校教學(xué)檔案管理效率。
（三）結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)控制高職院校教學(xué)檔案信息維護(hù)過程。進(jìn)行現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的智能維護(hù)應(yīng)用主要是依托于先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫技術(shù)完成的。在進(jìn)行教學(xué)檔案維護(hù)的優(yōu)化設(shè)計(jì)過程中，就是首先按照教學(xué)檔案管理過程的實(shí)際要求，持續(xù)性地進(jìn)行匯總優(yōu)化設(shè)計(jì)，控制好教學(xué)檔案維護(hù)的流程需要，進(jìn)而發(fā)揮出對(duì)于教學(xué)檔案的維護(hù)作用。與此同時(shí)，在進(jìn)行教學(xué)檔案管理過程中，生成一個(gè)完善的維護(hù)管理模式，提升教學(xué)檔案管理水平。
除此之外，在這個(gè)基本的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的管理維護(hù)模式的應(yīng)用基礎(chǔ)上，按照教學(xué)檔案管理工作的根本訴求，進(jìn)行對(duì)于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的維護(hù)的完善修飾。例如，本文中要重點(diǎn)解決的高職院校教學(xué)檔案管理問題主要集中于：教學(xué)檔案更新維護(hù)、教學(xué)檔案類別精度控制。一般情況下，教學(xué)檔案管理系統(tǒng)管理在以下幾個(gè)層面發(fā)揮自身的智能控制作用：第一，進(jìn)行對(duì)教學(xué)檔案內(nèi)容導(dǎo)入的監(jiān)測維護(hù)；第二，進(jìn)行對(duì)教學(xué)檔案類別的控制調(diào)節(jié)；第三，進(jìn)行對(duì)教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫信息的整理收集。
與此同時(shí)，將教學(xué)檔案管理部門引進(jìn)的新的管理信息技術(shù)進(jìn)行歸納匯總，在進(jìn)行歸納匯總的過程中，將基本的操作管理功能退出，并給予必要的備注聲明。在進(jìn)行教學(xué)檔案的維護(hù)的過程中，使用Rapid Prototyping法（即快速成型法，保證所建設(shè)的模型的時(shí)效性）持續(xù)性地進(jìn)行對(duì)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)，保證其智能化控制管理作用。除此之外，如果研究院引進(jìn)的新的教學(xué)檔案信息輸出不成功，就要根據(jù)教學(xué)檔案管理過程中產(chǎn)生的具體信息，進(jìn)行相應(yīng)的教學(xué)檔案信息的更新檢查處理，保證整個(gè)控制過程的順利進(jìn)行。為了完善整個(gè)教學(xué)檔案信息控制管理層面，要根據(jù)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的應(yīng)用管理人員的具體信息進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。
三、結(jié)語
綜上所述，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校教學(xué)檔案管理的研究過程中，可以通過對(duì)于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的分析總結(jié)，完成對(duì)于教學(xué)檔案管理各個(gè)層面的優(yōu)化設(shè)計(jì)，高效地完成現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理中的檔案類別分類、檔案資源更新管理等操作，進(jìn)而有效提升教學(xué)檔案管理效率的提升。
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關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)；檔案信息管理；形式分析；應(yīng)用
中圖分類號(hào)：TP311文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044(2012)02-0260-02
在21世紀(jì)科技日益更新的年代，隨著網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的迅速普及、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及數(shù)據(jù)庫的日益成熟，人們在日常生活中收集數(shù)據(jù)的能力大幅度提高。隨著行業(yè)的不同，大量的數(shù)據(jù)庫被用于商業(yè)管理、政府辦公、科學(xué)研究和工程開發(fā)等各個(gè)行業(yè)。在促進(jìn)我國社會(huì)發(fā)展的同時(shí)，也在一定程度上給人們的日常生活帶來了困擾。在這些困擾中，其核心在于數(shù)據(jù)豐富而知識(shí)貧乏。由此人們在分析數(shù)據(jù)的過程中，很難取得有價(jià)值的知識(shí)。隨著數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的研究應(yīng)用，在解決這一問題的同時(shí)，還在很大程度上推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展，直接提高檔案信息的管理效率。在此，本文從數(shù)據(jù)挖掘的概念與技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘的形式分析以及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用等三個(gè)方面出發(fā)，針對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，做以下分析。
1數(shù)據(jù)挖掘的概念與技術(shù)
隨著社會(huì)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)有的社會(huì)發(fā)展需求，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，在提高數(shù)據(jù)收集質(zhì)量的同時(shí)，還在一定程度上促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展。而在數(shù)據(jù)挖掘的相關(guān)應(yīng)用中，具體分析如下：
1.1數(shù)據(jù)挖掘的概念
隨著計(jì)算機(jī)的迅速發(fā)展，數(shù)據(jù)挖掘(DataMining，DM)，是一種決策支持過程，它主要基于人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)、統(tǒng)計(jì)學(xué)技術(shù)，高度自動(dòng)化地分析企業(yè)原有的數(shù)據(jù)，做出歸納性的推理，從中挖掘出潛在的模式，幫助決策者做出正確的決策。一般認(rèn)為數(shù)據(jù)挖掘是數(shù)據(jù)庫中知識(shí)發(fā)現(xiàn)KDD的一個(gè)環(huán)節(jié)，是KDD中采用具體的數(shù)據(jù)挖掘算法從數(shù)據(jù)中自動(dòng)高效地提取有用模式的最重要的步驟。然而，在產(chǎn)業(yè)界、媒體和數(shù)據(jù)庫研究界，“數(shù)據(jù)挖掘"比“數(shù)據(jù)庫中知識(shí)發(fā)現(xiàn)”更流行，由于DM的廣泛使用，我們也對(duì)DM和KDD不作嚴(yán)格區(qū)分，而認(rèn)為是等價(jià)的概念，在這種意義下它們的定義是一致的。KDD(DM)是從數(shù)據(jù)集中識(shí)別出有效的、新穎的、潛在有用的并最終易于被人們理解的模式的非平凡處理過程。
1.2數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)
在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運(yùn)用的過程中，一般所采用的是數(shù)學(xué)方法，然而在情況特殊的狀況下，也可以采用非數(shù)學(xué)的運(yùn)用方法。除此之外，在整個(gè)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運(yùn)用的過程中，除了以上兩種方法之外，還在一定程度上可以運(yùn)用演繹與歸納的方法進(jìn)行數(shù)據(jù)收集。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在運(yùn)用的過程中，通過對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的挖掘、收集以及分析等得出一定的結(jié)果，而這一挖掘結(jié)果在某些狀況下可以直接運(yùn)用于信息管理、查詢優(yōu)化、決策支持、過程控制以及數(shù)據(jù)維護(hù)等多個(gè)方面。與此同時(shí)，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在應(yīng)用的過程中，鑒于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)特性，不僅涉及到多門學(xué)科，同時(shí)還涉及到數(shù)據(jù)庫、人工智能、數(shù)理統(tǒng)計(jì)、機(jī)器學(xué)習(xí)、可視化、并行計(jì)算等領(lǐng)域。且在很大程度上，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在使用的過程中，經(jīng)常使用的技術(shù)主要包括人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、決策數(shù)、遺傳算法、規(guī)則歸納以及可視化等相應(yīng)的技術(shù)。
2數(shù)據(jù)挖掘的形式分析
數(shù)據(jù)挖掘在其使用的過程中，基于不同的數(shù)據(jù)收集，因而在使用的過程中需要使用與之相符的數(shù)據(jù)收集方法。在確保數(shù)據(jù)收集資質(zhì)量的同時(shí)，還能確保計(jì)算機(jī)整個(gè)系統(tǒng)的順利運(yùn)行。而在數(shù)據(jù)挖掘形式分析的過程中，主要包括以下幾種，具體分析如下：
2.1分類
在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運(yùn)用的過程中，分類作為計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)中的核心形式，不僅關(guān)系著數(shù)據(jù)收集的質(zhì)量，同時(shí)還關(guān)系著數(shù)據(jù)的收集屬性分析，因而在整個(gè)挖掘技術(shù)運(yùn)用的過程中有著極其重要的作用。而分類作為整個(gè)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中的核心部分，在其運(yùn)用的過程中，主要是通過分析相關(guān)程序的數(shù)據(jù)庫，將元組分為與之相對(duì)的幾個(gè)小組。而在其劃分的過程中，針對(duì)部分?jǐn)?shù)據(jù)，則尤其根據(jù)相關(guān)人員的操作，對(duì)其進(jìn)行集中處理劃分，在系統(tǒng)程序?qū)ζ浞治鲋?，由相關(guān)程序?qū)κＳ嗟臄?shù)據(jù)進(jìn)行最終檢測，在達(dá)到檢測要求之后，按照相應(yīng)的規(guī)則進(jìn)行分類。在其具體分類的過程中，典型的分類過程包括了確定分類范圍、選取目標(biāo)屬性、形成訓(xùn)練集、屬性分析、選擇算法、分類運(yùn)算、顯示結(jié)果、抽取測試集、驗(yàn)證分類規(guī)則、分類規(guī)則輸出等l0個(gè)步驟。
2.2相關(guān)規(guī)則
在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運(yùn)用的過程中，相關(guān)規(guī)則作為整個(gè)技術(shù)中既簡單又實(shí)用的關(guān)聯(lián)分析規(guī)則，不僅能將程序中產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的描述出來，同時(shí)還能針對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行仔細(xì)的分析。而在其具體運(yùn)用的過程中，主要是通過一個(gè)具體的事物描寫， 將同類事物中相同屬性的事物結(jié)合在一起，然后通過歸納總結(jié)，得出他們共有的屬性與模式。在關(guān)聯(lián)規(guī)則使用的過程中，一般將其直接用在事物的數(shù)據(jù)庫中，不同的事物在產(chǎn)生數(shù)據(jù)的過程中，都由同一個(gè)記錄將其記錄集合。而這種事物數(shù)據(jù)庫通常被概括為龐大的數(shù)據(jù)。由此就需要關(guān)聯(lián)規(guī)則在其使用的過程中，應(yīng)恰當(dāng)?shù)倪M(jìn)行數(shù)據(jù)記錄，在減少數(shù)據(jù)占有空間的同時(shí)，還能在很大程度上完善整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)運(yùn)行。
2.3粗糙集
在整個(gè)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)使用的過程中，粗糙集作為一種研究不精確、不確定性知識(shí)的數(shù)學(xué)工具，在整個(gè)系統(tǒng)使用的過程中有著極大的優(yōu)勢。主要包括以下幾個(gè)方面：首先，在整個(gè)粗糙集運(yùn)行的過程中，無需知道相應(yīng)的信息，且在整個(gè)運(yùn)算的過程中，算法簡單且易于操作，因而在很大程度上受到計(jì)算機(jī)用戶的青睞。其次，在整個(gè)數(shù)據(jù)挖掘研究的過程中，所面對(duì)的數(shù)據(jù)庫多為一系列的型號(hào)數(shù)據(jù)庫，而這種數(shù)據(jù)庫在數(shù)據(jù)收集的過程中，粗糙集收集方法的使用，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)所有數(shù)據(jù)庫的規(guī)律，并通過相應(yīng)的表格歸納，將其列為決策表，方便了計(jì)算機(jī)用戶的查閱。最后，即使在現(xiàn)實(shí)世界，一些規(guī)則在使用的過程中也會(huì)發(fā)出不確定性，更何況虛擬的網(wǎng)絡(luò)世界。而在數(shù)據(jù)庫使用的過程中，也會(huì)發(fā)現(xiàn)一些不確定性的知識(shí)，而這些都需要粗糙集方法對(duì)其進(jìn)行解決。
3數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用
檔案信息在日常管理的過程中，不僅關(guān)系著相關(guān)人員的歷史記錄，同時(shí)還是相關(guān)人員智慧成果的最終反映。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，在檔案信息數(shù)據(jù)處理的過程中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，不僅能從根本上提高檔案信息數(shù)據(jù)的管理效果，同時(shí)還能在很大程度上創(chuàng)新檔案管理模式。針對(duì)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用，具體分析如下：
3.1計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中應(yīng)用的重要性
3.1.1增強(qiáng)了檔案實(shí)體與內(nèi)容的安全保護(hù)
檔案信息關(guān)系著當(dāng)事人過去的勞動(dòng)成果，同時(shí)還關(guān)系著相關(guān)人員的隱私信息，一旦泄露，不僅侵犯了相關(guān)人員的隱私權(quán)，同時(shí)還對(duì)其今后的生活造成極大的消極影響。而檔案管理人員在工作的過程中，針對(duì)檔案信息，除了保密性嚴(yán)之外，還應(yīng)注重檔案的長期保存質(zhì)量。針對(duì)一些利用率較高的檔案，壽命必然會(huì)在原有的基礎(chǔ)上縮短，而針對(duì)檔案資料中的相關(guān)信息，若缺乏完善的監(jiān)控設(shè)備，將直接造成檔案內(nèi)容的泄密。將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息效據(jù)管理，通過對(duì)異常借閱行為的分析統(tǒng)計(jì)，可以防范非正當(dāng)?shù)睦眯袨榘l(fā)生。從而更好地保護(hù)檔案實(shí)體及檔案信息內(nèi)容。
3.1.2提高檔案的利用服務(wù)水平
檔案工作人員在檔案管理的過程中，針對(duì)檔案的保密性，在其使用的過程中，其涉及的范圍往往比較小。如果將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息數(shù)據(jù)管理中，通過檔案利用情況分析，就可以加強(qiáng)與利用者溝通，發(fā)現(xiàn)潛在的用戶和利用方向。并通過針對(duì)性地提供檔案、加強(qiáng)相關(guān)檔案的收集、數(shù)字化和編研等形式，從而實(shí)現(xiàn)真正意義上的主動(dòng)提供檔案利用服務(wù)。
3.1.3加強(qiáng)檔案鑒定工作的水平，降低檔案的收集、保管成本
在檔案業(yè)務(wù)的整體工作環(huán)節(jié)中，檔案鑒定不僅關(guān)系著檔案的真實(shí)程度，同時(shí)還關(guān)系著檔案管理工作的整體性。然而在我國檔案鑒定中，所憑借的都是檔案管理人員的相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)來實(shí)現(xiàn)的，因而在很大程度上存在著主觀因素。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)處理中后，通過對(duì)利用情況和檔案情況的分析，了解各單位檔案形成特點(diǎn)、規(guī)律和檔案利用范圍，從中發(fā)現(xiàn)檔案收集工作的薰點(diǎn)。為檔案鑒定工作提供了一種的定量化方法，使檔案鑒定工作真正實(shí)現(xiàn)有據(jù)可依。
3.2計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用
數(shù)據(jù)挖掘(data mining)是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機(jī)的數(shù)據(jù)中提取隱含在其中的、潛在有用信息和知識(shí)的過程。在檔案信息管理中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以通過自身特有的信息分析能力，對(duì)檔案信息的調(diào)閱以及操作等各個(gè)流程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行仔細(xì)的分析，在充分掌握各單位檔案形成的特點(diǎn)、規(guī)律以及檔案利用范圍之后，針對(duì)檔案信息活動(dòng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，并將其中的重點(diǎn)進(jìn)行集中歸納。而這些重點(diǎn)，都是檔案鑒定的基本依據(jù)。
另一方面，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠在檔案信息管理的過程中，針對(duì)大量的有聲信息、不完整信息、模糊信息以及隨機(jī)信息中提取人們不知道的或者潛在有用的信息，并將這些信息及時(shí)的反饋到檔案信息的整體管理系統(tǒng)中，使其在處理的過程中及時(shí)的采取措施，避免檔案信息的流失而造成嚴(yán)重的影響。除此之外，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在運(yùn)行的過程中，能夠針對(duì)檔案信息管理中出現(xiàn)的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的管理以及維護(hù)，在確保檔案信息數(shù)據(jù)順利進(jìn)行的同時(shí)，還能針對(duì)檔案信息自身存在的管理系統(tǒng)進(jìn)行整理，以便能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)檔案信息管理中存在的問題，從而能及時(shí)的采取相關(guān)措施，避免相關(guān)檔案信息的流失。
4總結(jié)
綜上所述，隨著社會(huì)的發(fā)展以及科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在使用的過程中，不僅促進(jìn)了計(jì)算機(jī)行業(yè)的發(fā)展，同時(shí)還在很大程度上推動(dòng)了社會(huì)的進(jìn)步。檔案信息管理中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運(yùn)用，在提高檔案信息管理水平的同時(shí)，還在很大程度上完善了檔案信息管理，方便了檔案信息的保存。由此就需要相關(guān)人員在檔案信息管理的過程中，能夠準(zhǔn)確的使用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在確保檔案信息管理質(zhì)量的同時(shí)，還能創(chuàng)新檔案信息的管理模式。
參考文獻(xiàn)：
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1 人事檔案管理信用化改革的可行性
第一將人事檔案與信用檔案相結(jié)合，從某種方面上來說，人事檔案與信用檔案都是相同的類型，人事檔案是對(duì)人的信息的收集和歸納和整合，這些信息將是組織或者事業(yè)單位對(duì)于人的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，而信用作為人的最重要的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)之一，理所應(yīng)當(dāng)?shù)膽?yīng)該講信用檔案劃入人事檔案的管理中來，使檔案的管理更加的完善，為市場提供更為完整詳實(shí)的社會(huì)信息，從而更完善的評(píng)價(jià)一個(gè)人。
第二，我國早已經(jīng)設(shè)立了一個(gè)完善的個(gè)人信用數(shù)據(jù)庫，可以為人事檔案信用化改革提供幫助，早在2006年的時(shí)候我國的個(gè)人信用數(shù)據(jù)庫就已開始收集、整理、歸納人們的信用記錄了，截止到2008年底已經(jīng)收集社會(huì)上各行各業(yè)工作人員和形形的人的信用記錄，這些信用記錄包括了人的貸款和償還記錄、訴訟記錄等等，提供給銀行、社會(huì)企業(yè)、政府部門等等為它們的工作人員的招募，貸款的選擇等等提供了幫助，也為人事檔案信用化改革打下了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。[1]
第三，人事檔案管理應(yīng)當(dāng)借鑒信用檔案的管理方式
信用檔案管理方式是值得人事檔案管理思考的，信用檔案的管理具有以下的幾個(gè)幾個(gè)值得深思的性質(zhì)：一信息來源廣泛性，信用檔案涉及的方面廣，信息來源多種多樣，內(nèi)容詳實(shí)；二信息開放性：信用檔案是開放的，沒有藏匿的，隨時(shí)隨地都可以供相關(guān)的組織如警察局等觀看，信息一定程度上是共享的；三信息的客觀性：信用檔案里的信息是客觀的，沒有偏向性的，絕對(duì)真實(shí)的；四信息的時(shí)效性：信用信息不能是一成不變的，保持內(nèi)容的更新，要隨著信息的來源人的信用行為而改變，信用檔案內(nèi)容也是擁有時(shí)間性質(zhì)的，一般來說，信息來源人的負(fù)面信用信息只保存一年，而正面信息是永久保存的；五信息是非盈利性的；檔案內(nèi)的信用信息不能用作商業(yè)行為，如售賣、租借等等，這些都是侵犯隱私權(quán)的行為，而作為信息的來源人，每年可以查閱使用自己的信用信息一次；六：信息的時(shí)刻更正性：信息的來源人，可以質(zhì)疑信息的真實(shí)性，或者發(fā)現(xiàn)信息有丟失，可以提出異議，如果情況屬實(shí)，可以獲得更改的權(quán)利；七：信息的法制性，這些信息都是受到法律的保護(hù)的，管理過程中每一個(gè)程序都是都有著法律的保障。以上就是，信用檔案管理的性質(zhì)，這些性質(zhì)都值得人事檔案管理借鑒，為人事檔案管理提供了參考。[2]
2 人事檔案信息信用化管理的具體策略
2.1 將信用檔案加入人事檔案中，使人事檔案更加的完善，符合當(dāng)前的社會(huì)的發(fā)展
人事檔案收錄進(jìn)信用檔案有利于全方位的評(píng)價(jià)一個(gè)人，個(gè)人品德方面也將會(huì)被納入人才的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，信用檔案本身就擁有時(shí)效性，可以使人事檔案的資料即時(shí)的更新對(duì)于人的評(píng)價(jià)也能與時(shí)俱進(jìn)，信用記錄中擁有個(gè)人記錄與職業(yè)記錄，信用記錄包含個(gè)人的貸款和還款記錄、社會(huì)保障信息、訴訟記錄等等，職業(yè)記錄擁有記錄人以前工作?撾歡云淥枷肫返攏?工作能力的記錄，這兩者都是對(duì)于記錄人的評(píng)價(jià)，是其未來工作的信用資本。改革后的檔案不在片面化，擁有更全面的信息，他對(duì)于人由不良信用產(chǎn)生的負(fù)面評(píng)價(jià)有了詳實(shí)的記錄，維護(hù)了人才市場的公正。[3]
2.2 改變?nèi)耸聶n案的工作職能，有控制轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)與監(jiān)管
政府建立人事檔案管理機(jī)制，是為了保障人合法的享受社會(huì)權(quán)利與工作權(quán)利，現(xiàn)如今的檔案管理機(jī)制卻走向了控制的道路，這是與國家檔案管理制度的初衷相違背的，因此，轉(zhuǎn)變其工作職能，走向服務(wù)與監(jiān)管的道路是很有必要的，下面列出幾項(xiàng)措施；一：減少人事檔案的控制功能，增加人事檔案服務(wù)與監(jiān)管的功能，加大人事檔案信用功能的發(fā)揮。二：增強(qiáng)人事檔案的普及率，使人事檔案不在屬于少數(shù)人的權(quán)利，使人事檔案的管理人員不斷地增加，為更多的人提供服務(wù)。三：人事檔案的記錄人應(yīng)當(dāng)擁有知情權(quán)，使人人所有翻閱檔案的權(quán)利和質(zhì)疑檔案真實(shí)性的權(quán)利。四：檔案里的負(fù)面記錄，應(yīng)當(dāng)在一定的時(shí)間里刪除，不能永遠(yuǎn)跟隨記錄這的一生。五：人事檔案不能作為商業(yè)目的使用，任何侵犯記錄人隱私權(quán)的行為都應(yīng)當(dāng)受到法律的譴責(zé)。六：在法律上予以保護(hù)，檔案的形成、管理、使用都應(yīng)當(dāng)有監(jiān)察制度的存在，保障其安全、完整、有效。
2.3 推行人事檔案管理社會(huì)化
檔案的管理應(yīng)當(dāng)有權(quán)限，讓被記錄人的單位有管理人事檔案的權(quán)利，人事檔案終究是為社會(huì)服務(wù)的，人事檔案的社會(huì)化為市場尋找人才的提供了要求標(biāo)準(zhǔn)，下面提出推行人事檔案社會(huì)化的方法，第一，檔案記錄人與檔案分離，記錄人工作的單位有權(quán)對(duì)記錄人進(jìn)行工作能力、職業(yè)道德方面的評(píng)價(jià)。當(dāng)記錄人離開單位到新單位工作的這段空隙間，檔案依舊由原單位保留，直到新的單位工作后，由新的單位接受。第二，最終目的是為了使檔案被專業(yè)的中立機(jī)構(gòu)管理如人才市場等等管理，這是為了保障人事檔案的絕對(duì)客觀，將檔案集中管理，也是為了節(jié)約管理的成本，使檔案的管理高效。
2.4 網(wǎng)絡(luò)化檔案管理
檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理的必然發(fā)展，當(dāng)前社會(huì)逐漸走向了新媒體的時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代，作為自媒體設(shè)備之一的電腦，可以為人事檔案的管理提供便利，建立完備的人才信息庫，將檔案集中管理后建立數(shù)據(jù)庫輸入電腦，將身份證作為唯一的識(shí)別碼保護(hù)檔案的隱私性，這種集中化的管理模式，有利于監(jiān)控分散在全國各個(gè)單位的檔案，也能為其提供安全的監(jiān)管與服務(wù)。[4]
2.5 完善相關(guān)的法律，推行人事檔案管理制度化，社會(huì)化
當(dāng)前中國的人事檔案管理制度，依舊需要更多的完善，應(yīng)當(dāng)通過法律來規(guī)范其管理制度和推行使人事檔案社會(huì)化的進(jìn)程加快，在信息的尋覓、歸納、管理的過程中應(yīng)當(dāng)由法律進(jìn)行監(jiān)督，檔案管理集中化的法律法規(guī)目前國家還沒有頒布，對(duì)于檔案隱私權(quán)的維護(hù)的相關(guān)法律也沒有實(shí)行，這些都是檔案管理制度化過程中的法律漏洞，理當(dāng)予以補(bǔ)全。
一、煤炭企業(yè)文書檔案管理流程優(yōu)化的必要性
1.是提高企業(yè)效益的一個(gè)重要途徑
企業(yè)文書檔案的管理屬于企業(yè)內(nèi)部管理的一個(gè)重要組成部分。其本身對(duì)企業(yè)的眾多信息，發(fā)展過程有著詳盡的記錄，對(duì)于企業(yè)各個(gè)方面也有著細(xì)致的了解。因此，文書檔案對(duì)于企業(yè)內(nèi)部人員對(duì)企業(yè)的了解，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)企業(yè)發(fā)展史做出正確的決策都有著重要的意義。
文書檔案管理本身是一項(xiàng)極其紛繁復(fù)雜的工作，其中涵蓋了大量的數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)。若是缺乏良好的管理手段以及正確的管理方法，很容易造成文獻(xiàn)的流失，企業(yè)信息的殘缺，使得企業(yè)本身的內(nèi)部呈現(xiàn)一種缺失的狀態(tài)。而依據(jù)哲學(xué)“內(nèi)因決定事物的發(fā)展變化”的原理來看，若是一個(gè)企業(yè)在內(nèi)部信息的管理上呈現(xiàn)一種混亂的話，很容易使得企業(yè)在外部競爭中受挫。
因此，文書檔案管理對(duì)于保證企業(yè)效益是有著極其重要的作用的。
2.是完善企業(yè)精神，豐富企業(yè)內(nèi)涵的重要方法
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，企業(yè)發(fā)展模式也早已脫離了以消耗資源為手段的粗放型發(fā)展?，F(xiàn)今的企業(yè)競爭，多是依靠良好的企業(yè)形象與內(nèi)涵。而對(duì)于煤炭企業(yè)，同樣如此，正規(guī)、健康、科學(xué)的企業(yè)形象無疑會(huì)使其在國際國內(nèi)競爭中占據(jù)優(yōu)勢。
而文書檔案管理工作，涵蓋了對(duì)企業(yè)種種發(fā)展階段、企業(yè)活動(dòng)、企業(yè)內(nèi)涵的全方面的整理與歸納。這種活動(dòng)，對(duì)于企業(yè)本身樹立形象、豐富自身精神有著重要作用。
二、煤炭企業(yè)文書檔案管理工作中的不足
1.企業(yè)本身沒能引起足夠的重視
不僅在煤炭企業(yè)，在當(dāng)今很多的國內(nèi)企業(yè)都存在著這種現(xiàn)象。這從根本上反映了企業(yè)本身對(duì)于檔案管理并未引起足夠的重視，在企業(yè)制度日益科學(xué)化的同時(shí)，文書檔案管理依然是一種傳統(tǒng)、老套的制度。甚至在很多企業(yè)，文書管理被視為一種賦閑職業(yè)，管理人員僅僅保持著一種收取文件，存放文件，看護(hù)文件的工作，而對(duì)于文件的分類，歸納，整理卻常常忽視。
2.文書檔案管理制度不夠健全
企業(yè)文書檔案的作用，在于企業(yè)內(nèi)部人員隨時(shí)可以方便調(diào)取，查閱企業(yè)發(fā)展信息。然而文書檔案本身紛繁復(fù)雜，且頗為眾多，而很多煤炭企業(yè)的檔案管理制度都不夠健全，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理手段，不能夠做到定期檢查、監(jiān)督，并且修補(bǔ)缺失文獻(xiàn)，致使對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息流通造成了不便。
3.管理技術(shù)落后
在煤炭企業(yè)發(fā)展過程中，有眾多視頻資料、音頻資料、電子文檔、實(shí)物資料等，對(duì)于這些資料的保存，若是仍然依照舊的管理辦法，必然會(huì)造成信息的大量流失，也會(huì)給信息的再次查閱造成極大的不便。
4.管理人員素質(zhì)較低
現(xiàn)階段，就整體來看，存在著文書檔案管理人才嚴(yán)重缺失的現(xiàn)象，而大部分在職的檔案管理人員，大多人員老化，對(duì)于電子技術(shù)了解較少，對(duì)于文書檔案的管理方法也缺乏正確的認(rèn)識(shí)，給文書檔案管理工作造成了極大的不便，檔案制度的創(chuàng)新也造成了阻礙。
三、優(yōu)化文書檔案管理工作的幾個(gè)方法
1.加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)
提高文書檔案管理工作的首要措施是企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。只有從心里提高了對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)，才可能從根本上改善這種狀態(tài)。如企業(yè)內(nèi)部可以定期舉行一些學(xué)習(xí)、辯論活動(dòng)，學(xué)習(xí)一些檔案管理促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的實(shí)例或者介紹一些國外的文書檔案管理的工作，使企業(yè)本身能夠重新對(duì)檔案管理工作形成新的認(rèn)識(shí)，提高重視程度。
2.完善檔案管理制度
煤炭企業(yè)在使用科學(xué)的企業(yè)管理制度改造自身的同時(shí)，也應(yīng)完善文書檔案的管理制度。如定期進(jìn)行檢查，保證管理人員對(duì)于檔案的定期整理，建立監(jiān)察督促制度，避免一些重要文件因?yàn)榉N種原因沒能及時(shí)歸檔，造成流失。
3.積極引進(jìn)新技術(shù)
積極采用各種新的管理技術(shù)。如將文檔收錄電腦，進(jìn)行編輯整理，刻盤收藏，同時(shí)，建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源庫，將文檔進(jìn)行編輯，歸納，分類，使得企業(yè)內(nèi)部人員可以隨是憑借賬號(hào)身份對(duì)文檔進(jìn)行查閱，另一方面，完善企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)電子文檔在線傳遞，提高效率。
4.提高管理人員素質(zhì)
對(duì)于管理人員，可以積極吸納檔案管理專業(yè)的高校大學(xué)生，為企業(yè)檔案管理注入新鮮的血液。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)文檔管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，定期舉行學(xué)習(xí)培訓(xùn)班，使之能夠熟悉檔案管理新技術(shù)，新思想，新方法，從而使檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)。
結(jié)語
