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緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇電子檔案管理規(guī)范，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
[關(guān)鍵詞]電子檔案；規(guī)范化管理；現(xiàn)狀；原因；必要性
電子檔案，是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的，具有保存價值并已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。它伴隨著信息技術(shù)對人類生活的滲透而產(chǎn)生，是檔案多元化發(fā)展的產(chǎn)物，正發(fā)揮著越來越重要的作用，對它的規(guī)范化管理勢在必行。本文試就在對已有實踐回顧的基礎(chǔ)上，對基層單位電子檔案的規(guī)范化管理提出幾點粗淺的建議。
一、我國目前電子檔案的管理現(xiàn)狀
1、電子檔案管理的雙套制。對于電子檔案的管理，我國目前普遍采用的是雙套制，即在獲得電子文件的同時，仍然制作保留一份同樣內(nèi)容的紙質(zhì)文件，以備不時之需。作為一項新生事物，電子檔案尚處于摸索階段，理論還不完善，各項制度也不成熟，還要通過實踐來驗證。因此，就目前來看，電子檔案與傳統(tǒng)檔案將是一個優(yōu)勢互補、的局面。
2、電子檔案管理還較混亂。在一些基層單位，電子文件常常只是作為過程性文件，分散保存在其形成的部門或是具體經(jīng)辦人的電腦中，隨意處置，沒有歸檔。有的即使歸檔，也只是電子數(shù)據(jù)的簡單堆砌，未經(jīng)系統(tǒng)化的整理和鑒定，管理混亂，保管措施不到位，數(shù)據(jù)丟失隱患嚴(yán)重。
3、電子檔案管理制度缺失。電子檔案有著不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特有屬性，對電子檔案的管理方式也與紙質(zhì)檔案有所不同。比如說，為保證電子檔案的長期可讀性，必須保留與之相配套的軟硬件系統(tǒng)，并定期做好備份工作，以保證電子檔案的長期可讀性。對于這些新特點、新要求，不少單位還沒有制定專門的規(guī)章制度去規(guī)范和管理，使得電子檔案的管理工作常常呈現(xiàn)出一種無章可循的狀態(tài)。
二、電子檔案管理不夠規(guī)范的原因
1、現(xiàn)有規(guī)范無強制執(zhí)行力。早在1996年，我國就出臺了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規(guī)范性文件，對電子文件管理提出了一系列規(guī)范性要求。但作為推薦性標(biāo)準(zhǔn)，雖有參考價值，卻沒有強制執(zhí)行的效力。所以在常規(guī)性的檔案檢查中，也并未將其列入評審標(biāo)準(zhǔn)，使電子檔案的管理處于失控的狀態(tài)。
2、檔案人員歸檔意識欠缺。電子文件是信息技術(shù)的產(chǎn)物，產(chǎn)生時間不長，對于不熟悉計算機操作技術(shù)的檔案人員來說還很陌生。由于管理人員的知識結(jié)構(gòu)尚無法滿足電子文件管理的需要，故而很容易產(chǎn)生畏難心理。加之受到傳統(tǒng)觀念的影響，一味地側(cè)重紙質(zhì)檔案的完整性，從而忽視了電子檔案的重要性，使得電子文件得不到有效管理。
3、來源過于分散增加了集中管理的難度。現(xiàn)代化的辦公環(huán)境離不開計算機，電子文檔的傳輸、修改、儲存又相當(dāng)便捷，而一些文檔材料的讀取使用又必須依托于軟硬件系統(tǒng)，所以從文件的起草、收發(fā)、流轉(zhuǎn)到最后的整理歸檔等各個環(huán)節(jié)，無時無刻不在生成大量的電子文件，這些文件流轉(zhuǎn)于各個職能部門之間，呈現(xiàn)出雜亂無序的狀態(tài)，這給檔案人員平時及時收集整理也增加了不小的難度。
三、電子檔案規(guī)范化管理的必要性
1、有利于資料的真實有效完整?；鶎訂挝煌莆罩匾牡谝皇仲Y料，其中有相當(dāng)一部分以電子數(shù)據(jù)的形式存在，它們完整記錄了事件處理的全過程，反映出當(dāng)時的真實情況，具有很大的參考價值。但是電子文件又極易被修改、復(fù)制，且變化不留痕跡，如果不能及時收集，很可能未及歸檔就已丟失，或者留存的已非最初版本，失去了歸檔的意義。為了保證歸檔電子文件的真實有效完整，必須對電子檔案形成的各環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化管理。
2、有利于檔案的長期保存。對于那些保管期限較長甚至是永久保存的檔案，為了延長檔案的壽命，除對庫房環(huán)境有一定要求外，有時也需要采取一定的預(yù)防性保護(hù)措施，如復(fù)制、修裱等。電子檔案的存在就可以看做是對紙質(zhì)版的復(fù)制，且不會占用太多的庫房空間。在查閱利用檔案時，也可以直接調(diào)取電子檔案，進(jìn)行拷貝、打印等操作，有效避免了紙質(zhì)材料的二次損耗。
3、有利于檔案的編研利用。檔案的利用是檔案的生命力所在，也是文件歸檔的意義所在。在檔案的編研和利用過程中，電子檔案有著一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所沒有的優(yōu)勢。首先，電子檔案體積小，易于攜帶。其次，在電子檔案的移動和使用過程中，對檔案制成材料的機械磨損相對較小。第三，在需要提供復(fù)制件的情況下，只要借助一定的輔助設(shè)備（如計算機的軟硬件平臺）即可將原始材料原樣再現(xiàn)，省時省力。第四，在對現(xiàn)有檔案進(jìn)行編研時，電子檔案也為編纂整理和排版布局工作提供了極大的便利。
四、多管齊下，實現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理
1、強化檔案人員歸檔意識。檔案人員是檔案工作的主體，他們的工作態(tài)度直接決定了檔案整體質(zhì)量的好壞，是電子檔案制度實施的前提和基礎(chǔ)。因此，在規(guī)范電子檔案的工作中，首先要做的就是提高檔案管理者對電子檔案重要性的認(rèn)識，時刻樹立檔案信息意識，積極主動地對可能產(chǎn)生的電子文件加以收集，保證歸檔電子文件的完整、有序。
2、建立電子檔案的長效管理機制。電子文件的歸檔工作尚處于摸索階段，很多單位并沒有成文的規(guī)章制度來加以明確。因此，應(yīng)當(dāng)在本單位現(xiàn)有立卷歸檔制度的基礎(chǔ)上，嘗試增加關(guān)于電子文件歸檔的條款，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用納入文書處理程序并列入相關(guān)人員的崗位職責(zé)，作為年度考核的標(biāo)準(zhǔn)。在實際運行過程中不斷探索完善，逐步形成行之有效的操作規(guī)程，使電子文檔的歸檔工作制度化、科學(xué)化、常態(tài)化。
3、加速檔案從業(yè)人員的知識結(jié)構(gòu)調(diào)整。電子文件載體材料的特殊性，決定了其從采集、整理、鑒定、著錄直至最后歸檔的整個流程中，需要運用大量的現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊伍至關(guān)重要。首先，檔案人員需看到自身差距，主動學(xué)習(xí)，不斷擴大知識面，更新原有知識體系，提升自己的素養(yǎng)，成為一名合格的檔案工作者。其次，上級檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)加強對檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，比如利用好一年一次繼續(xù)教育的契機，有計劃、有目的地培養(yǎng)出更多高素質(zhì)的復(fù)合型人才。
4、加強電子檔案的日常保管工作。鑒于電子文件的不穩(wěn)定性，在電子檔案進(jìn)入檔案室后，應(yīng)當(dāng)重視后續(xù)的保養(yǎng)維護(hù)工作。首先要為電子檔案提供一個適宜的保存環(huán)境，防止溫濕度、外界磁場、機械震動等各種可能的物理和化學(xué)損害；其次，對電子文件要定期進(jìn)行安全性、有效性檢查，并及時備份，保證電子文件在其保管期限內(nèi)的可讀取性。
[關(guān)鍵詞]電子文件檔案管理；重要性；方法
建立健全電子文件檔案管理機制，是檔案部門和檔案工作者一項責(zé)無旁貸的任務(wù)。管理好電子文件檔案關(guān)系到國家和社會歷史記憶的長期保存，極具重要意義。面對電子文件檔案的大量形成，研究和規(guī)范電子文件檔案的管理、利用和電子文件長久保存，這就需要創(chuàng)新工作思路，適應(yīng)當(dāng)今信息時代，把電子文件檔案管理工作做得更好。
一、歸檔方法
1.保證電子檔案的質(zhì)量。明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等。
2.保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。
3.在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。此方法用于歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時。
4.適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。具有保存價值的電子文件進(jìn)行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。
二、收集、積累方法
1. 及時按照要求制作電子文件備份。
2. 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
3. 電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
4. 電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。
5. 電子文件性質(zhì)代碼：R―草稿性電子文件；U―非正式電子文件；O―正式電子文件；N―無紙電子文件；T―文本文件；I一圖象文件；G―圖形文件；V一影像文件；A―聲音文件；M―多媒體文件；P―計算機程序；D―數(shù)據(jù)文件。
三、電子文件的整理
1. 電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中。
2. 電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機讀目錄。
3. 歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。
四、電子檔案的移交與保管
電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進(jìn)行保管。v1. 檢驗。檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗，合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達(dá)到100%。
2.檢驗項目。 載體有劃痕，是否清潔，有無病毒。核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。 核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。將檢驗結(jié)果填入電子檔案人庫登記表。檢驗有不合格的，應(yīng)退回形成單位，重新制作。
3.移交手續(xù)驗收合格后，檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章，一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存。
4.保管要求電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件： 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。環(huán)境溫度選定范圍： 14℃― 24℃；相對濕度選定范圍：45%―60%。存放時應(yīng)注意遠(yuǎn)離強磁場，并與有害氣本隔離。電子檔案在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。
5.存效性保證。每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。每滿2年進(jìn)行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時保留時間不少于3年。磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。定期檢驗結(jié)果應(yīng)填入電子檔案管理登記表。
6.利用。電子檔案的封存載體不得外借。利用時使用拷貝件，利用時要遵守保密規(guī)定。利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時必須符合國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。
7.電子檔案的銷毀鑒定。電子檔案的銷毀鑒定，按國家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實施。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除，屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。
8. 統(tǒng)計檔案保管部門應(yīng)及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。
五、電子文件檔案管理的重要性
檔案工作者應(yīng)做到對于流動不定的電子文件，掌握它的來龍去脈，證實它的真實可靠，告訴利用者如何在鋪天蓋地的信息中淘出知識的真金。只有這樣，檔案職業(yè)的地位和檔案工作者的作用才會獲得應(yīng)有的社會認(rèn)可。同時，要結(jié)合工作實際需要和未來發(fā)展趨勢，培養(yǎng)電子文件檔案化管理人才，注意招聘一支有檔案管理知識，有檔案管理專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實干部檔案管理隊伍，以提高檔案工作人員的整體業(yè)務(wù)水平素質(zhì)。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；電子檔案；規(guī)范化管理
醫(yī)院檔案作為醫(yī)院制定計劃的主要依據(jù)，對醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展有著非常重要的作用。電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，加強檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。
一、醫(yī)院電子檔案管理存在的問題
（一）對電子檔案的重視程度不夠
在醫(yī)院的運行過程中，有些單位對檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理不能夠給醫(yī)院帶來經(jīng)濟效益，把檔案工作簡單的看成是各種數(shù)據(jù)的簡單搜集和保存，沒有把檔案工作和醫(yī)療工作同步起來。另一方面，檔案管理人員還沒有真正轉(zhuǎn)變管理思路，管理方法還停留在傳統(tǒng)的文檔管理層面，忽視了對各種電子視頻文件、學(xué)術(shù)資料、典型醫(yī)療視頻資料的整理和歸檔，不利于醫(yī)院檔案的豐富，影響了醫(yī)院檔案管理工作的順利推進(jìn)。
（二）電子檔案容易缺失破壞
源于電子檔案的數(shù)字化特征，如果管理不善，很容易出現(xiàn)缺失或者破壞的問題。首先，檔案的多頭管理容易造成檔案的丟失。有些電子檔案材料是由多個科室進(jìn)行保管，缺乏規(guī)范和統(tǒng)一的管理，很容易出現(xiàn)電子檔案損壞和丟失現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的順利推進(jìn)；其次，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范等問題凸顯，如果不能夠有效保障計算機的安全，電子文檔就會面臨被病毒和黑客攻擊的危險；再次，由于電子文檔信息修改的不可識別性和信息載體的分離性，電子檔案的原始記錄內(nèi)容和形式就不復(fù)存在，不利于對醫(yī)院檔案的追溯。
（三）電子檔案管理缺乏相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)能力
近年來，醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化發(fā)展趨勢越來越強，電子檔案變的非常普遍。對于電子檔案來說，它是計算機文字處理的最后一個文本，沒有印稿和草稿的區(qū)別，也沒有副本和正本的差異，文件和檔案之間很難有個清晰的界限。所以，在醫(yī)院電子檔案管理的過程中，一定需要管理人員具備較強的專業(yè)技術(shù)能力，能夠?qū)﹄娮游臋n進(jìn)行相應(yīng)的操作，保證醫(yī)院電子文檔的規(guī)范性和合理性。
二、強化醫(yī)院電子檔案規(guī)范化管理的對策
（一）優(yōu)化電子檔案的管理要求
根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的實際和信息技術(shù)發(fā)展的趨勢，醫(yī)院要進(jìn)一步明確電子檔案歸檔的范圍以及管理要求。首先，明確電子檔案的采集范圍。醫(yī)院檔案部門應(yīng)該加強對醫(yī)院電子文書、電子圖像、影像材料、視頻材料等的搜集和整理，完善電子檔案數(shù)據(jù)庫；其次，明確電子檔案的管理要求。要根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的實際需求，明確電子檔案的管理要求，在檔案管理的具體工作中，工作人員需要第一時間處理醫(yī)院相關(guān)部門的信息，通過計算機進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理和匯總，然后通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源共享，確保檔案信息的及時性和有效性；再次，結(jié)合醫(yī)院實際，編寫《檔案實體分類大綱》等多種規(guī)范性文件，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作的順利推進(jìn)。
三、優(yōu)化醫(yī)院電子檔案歸檔的具體操作
首先，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)實際情況建立一整套《電子檔案管理制度》。在制度的框架下，明確檔案管理流程和相應(yīng)人員的崗位職責(zé)，以便于能夠更好地對醫(yī)院電子文檔進(jìn)行制作和歸檔，實現(xiàn)對醫(yī)院電子檔案的全過程控制；其次，合理歸納電子文檔和紙質(zhì)媒介，實現(xiàn)兩者的相互補充、相互配合。在電子檔案的整理過程中，采用編碼的形式對其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)，方便匹配和查找；再次，對醫(yī)院陳舊檔案實行“數(shù)字化”管理。利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備對檔案進(jìn)行技術(shù)轉(zhuǎn)換，把紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影?，進(jìn)一步豐富醫(yī)院的電子檔案數(shù)據(jù)庫。
四、積極改善電子檔案存儲條件
首先，改善醫(yī)院檔案館建設(shè)。醫(yī)院應(yīng)該加大財政投入力度，進(jìn)一步豐富檔案館建設(shè)，購置先進(jìn)的電腦設(shè)備、掃描儀、刻錄機等，引入先進(jìn)的檔案管理軟件，確保電子檔案管理工作的順利推進(jìn)；其次，優(yōu)化電子檔案保存環(huán)境。依托于載體的特征，建立合理完善的檔案控件，保持良好的濕度和溫度，防止電子檔案的自然老化現(xiàn)象，進(jìn)一步保障電子檔案；再次，對已歸檔電子檔案載體實行定期有效的檢測和維護(hù)，同時保證電子檔案所依靠的技術(shù)及相關(guān)支持軟件，定期或不定期對其進(jìn)行相應(yīng)的復(fù)制、轉(zhuǎn)儲，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存，對于出現(xiàn)破損的電子檔案及時修復(fù)和補救，從而更好地保證電子檔案管理工作的有序開展。
信息高速發(fā)展對檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理方式必然向現(xiàn)代信息化電子檔案管理方式轉(zhuǎn)變。醫(yī)院必須從自身發(fā)展實際出發(fā)，采取積極的措施，不斷強化對電子檔案的規(guī)范化管理，進(jìn)而更好地為醫(yī)院決策層、為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展提供有價值的檔案信息服務(wù)。
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關(guān)鍵詞：檔案管理;規(guī)范化水平;有效途徑
隨著社會經(jīng)濟的進(jìn)步和發(fā)展，不同領(lǐng)域的發(fā)展已經(jīng)逐漸完善并且規(guī)范化和制度化。在以往的檔案管理中，檔案管理理念和檔案管理方式較為落后，檔案管理存在較多不足，給檔案管理工作帶來較大困難。作為檔案管理人員應(yīng)當(dāng)緊跟時展步伐，不斷完善檔案管理方式，提高檔案管理規(guī)范化水平。
一、檔案管理規(guī)范化的必要性
隨著我國現(xiàn)代化的建設(shè)中，檔案管理工作有著重要的作用和意義，檔案管理技術(shù)也在不斷提高。檔案管理是國家、企業(yè)、個人以及社會組織等形成的各種歷史記錄。信息化時代背景下，實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，不斷提高檔案管理的規(guī)范化水平。檔案工作不是一朝一夕形成的，它是單位或者個人在一個持續(xù)時間段內(nèi)在工作和管理中的積累。它的表現(xiàn)形式是多元化的。對于每個單位檔案是一筆巨大的無形財富，它記錄了各種歷史性的決策以及建設(shè)方向，記錄了單位的發(fā)展以及各種成功，它是企業(yè)在市場競爭中增加的重要資本。進(jìn)行檔案管理工作是所有單位發(fā)展要求，同時也在我國教育中占有重要地位。我國不斷培養(yǎng)技術(shù)和實用性人才，用復(fù)合型人才培養(yǎng)模式代替?zhèn)鹘y(tǒng)專業(yè)型人才教育方法。不斷加強檔案管理工作可以使企事業(yè)單位培養(yǎng)更好的人才進(jìn)行正確方向的提供。另外，規(guī)范化的進(jìn)行檔案管理工作可以使各項工作水平得到提高，可以提供理論依據(jù)促進(jìn)單位的發(fā)展，做好檔案管理工作才可以把數(shù)據(jù)庫的作用更好的發(fā)揮，使各個部門之間工作的主動性和鏈接進(jìn)行提高，有利于整合各類資料，使工作量減少，工作效率得到提高。
二、加強檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理規(guī)范化
信息化時代背景下，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，在新的形勢下檔案管理需要緊跟時代步伐，促使檔案管理朝著信息化方向發(fā)展。在檔案管理信息化建設(shè)中，需要完善相關(guān)的檔案管理信息設(shè)備，改變以往紙質(zhì)檔案載體模式。紙質(zhì)檔案不易保存，儲存時間較短，存儲空間較大，存在比較大的浪費。借助現(xiàn)代化信息技術(shù)和設(shè)備，開展檔案管理工作，可以改變檔案管理工作現(xiàn)狀，同時借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以及時獲取相關(guān)資料。借助信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，制定相應(yīng)的登錄查詢平臺，用戶可以登錄數(shù)據(jù)庫，查閱相關(guān)的檔案資料。借助信息化管理設(shè)備可以實現(xiàn)檔案信息的分析和利用，保證檔案信息的安全、完整，節(jié)約檔案管理時間。
隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，目前很多檔案的管理工作都開始走向信息化和數(shù)字化，原有的紙質(zhì)檔案管理工作正在逐步退出歷史舞臺。所以在目前檔案的管理規(guī)范化過程中，應(yīng)該做好二者的結(jié)合工作，提升檔案管理的桂芳華水平。在很多單位的檔案實際管理工作中，紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理應(yīng)當(dāng)具備獨立的管理體系，同時發(fā)揮自身的優(yōu)勢相互配合，促進(jìn)檔案管理工作有效開展，提高檔案管理工作效率。結(jié)合紙質(zhì)檔案管理工作，要保證檔案管理工作信息化建設(shè)逐步完善，同時做好紙質(zhì)檔案向電子化檔案的轉(zhuǎn)型工作。在電子檔案管理開展時，可以推動紙質(zhì)檔案管理的開展，促進(jìn)兩者的有效融合，可以促進(jìn)檔案管理更加高效的開展。電子檔案管理可以實現(xiàn)快速檢索，不斷完善檔案查找和利用功能，促進(jìn)兩者的融合，借助電子檔案管理模式可以從紙質(zhì)檔案中快速查找檔案。
三、提高檔案管理能力，優(yōu)化檔案服務(wù)方式
大多數(shù)檔案管理人員對新技術(shù)和新設(shè)備操作方式掌握不足，加強檔案管理人員系統(tǒng)化培訓(xùn)，在實際工作中靈活利用現(xiàn)代技術(shù)和方式。如工程類檔案管理工作中，管理人員需要掌握一定的工程基礎(chǔ)知識，能夠熟練掌握和操作計算機。同時檔案管理人員具備突發(fā)事件應(yīng)對能力，靈活應(yīng)對突發(fā)事件。隨著現(xiàn)代技術(shù)和現(xiàn)代管理理念的引入，檔案管理的服務(wù)方式也發(fā)生變化，從信息管理逐漸轉(zhuǎn)變成信息服務(wù)。檔案管理人員經(jīng)過系統(tǒng)化的培訓(xùn)工作，具有一定的檔案管理能力，同時需要改變以往的服務(wù)方式，做好檔案資料采集、整理和存儲工作的同時，同時更加注重檔案資料的開發(fā)和利用。同時借助網(wǎng)絡(luò)平臺構(gòu)建信息服務(wù)平臺，打破空間和時間的局限性，做好各類檔案資源的共享工作。所有的檔案管理都是為實際工作做好服務(wù)的，利用好各類檔案信息，發(fā)揮出檔案的核心價值，不斷提升檔案管理工作的規(guī)范化水平，這是充分發(fā)揮出檔案信息價值的最有利保證。那么在檔案管理工作中，如何體現(xiàn)檔案信息的資料價值，可以說是檔案管理工作的一項重大課題。檔案資料價值開發(fā)的過程中，想要發(fā)掘檔案資料價值，注重社會公眾開發(fā)度的強化，讓大眾可以閱讀和查閱相應(yīng)的檔案資料，深入發(fā)掘檔案價值。注重檔案資料和實際生活的有效結(jié)合，針對一些適當(dāng)公開的檔案資料，適當(dāng)增加開放程度，利用檔案資料促進(jìn)社會發(fā)展。
四、結(jié)語
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理工作需要采取現(xiàn)代化和規(guī)范化管理方式，不斷提高檔案管理規(guī)范化水平。在實際檔案管理工作中，需要借助新技術(shù)和新設(shè)備，開展綜合性培訓(xùn)工作，加強檔案管理培養(yǎng)。檔案管理工作需要緊跟時代腳步，應(yīng)當(dāng)革新檔案管理理念，完善檔案管理制度，注重信息化建設(shè)，完善檔案服務(wù)方式。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞： 高校；院級；檔案管理
高校檔案管理是高校對在其教學(xué)、科研、行政管理和其他活動中形成的記錄和保存各種信息的各種文字、圖表、音像制品等各種載體的綜合進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的系統(tǒng)活動。而院級檔案管理是一種事后行為，往往容易忽視，或是不夠規(guī)范。學(xué)院作為高校的二級單位同樣也承擔(dān)著較大的檔案管理工作，除了有校級文件的歸檔還有院級教學(xué)事業(yè)發(fā)展的檔案管理。因此完善的高校院級檔案管理有利于高校教學(xué)、科研工作狀態(tài)監(jiān)控，有利于發(fā)展規(guī)劃和教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系的科學(xué)化，有助于推動高校教學(xué)工作的發(fā)展，教學(xué)改革的深化和整體管理水平的提高。本文就現(xiàn)階段我國高校院級檔案管理中存在的問題進(jìn)行一些探討，并在此基礎(chǔ)上提出些對策與建議。
一、 高校院級檔案管理中存在的問題
第一、 檔案管理理念落后， 管理意識淡薄。我國許多高校院級辦公室的檔案管理人員都是兼職的檔案管理者，因此在日常的工作中，對檔案的管理意識比較薄弱，往往只是流于形式，不重視日常材料的搜集和歸檔，缺乏責(zé)任心，工作態(tài)度敷衍塞責(zé)，重程序，輕結(jié)果，常常產(chǎn)生“ 文牘主義”和“目標(biāo)置換”。并沒有形成較好的管理規(guī)范。
第二、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高， 結(jié)構(gòu)不合理。在高校里只有少數(shù)人員是專職的檔案管理人員，而在院級單位的工作人員多數(shù)都是兼職的檔案管理人員，并沒有接受過專門的培訓(xùn)，因此對于如何開展文件的歸檔和規(guī)范管理好院級的檔案是亟待解決的首要問題。同時目前有相當(dāng)一部分檔案人員還跟不上時代的步伐，還缺乏必要的素質(zhì)和開發(fā)檔案信息的能力。
第三、 檔案管理信息化建設(shè)不足。由于院級辦公室檔案管理涉及到教學(xué)、科研、學(xué)生、對外聯(lián)系等多種文獻(xiàn)資料，是為了實現(xiàn)某項計劃或一定目標(biāo)而形成的文獻(xiàn)，當(dāng)某項計劃或一定目標(biāo)實現(xiàn)以后，由此而形成的文獻(xiàn)資料往往不被人們所重視，錯過及時整理和歸檔的大好時機，造成文獻(xiàn)資料的丟失。
二、完善我國高校院級檔案管理的建議
第一、要提高對高校檔案管理工作規(guī)范化意識的正確認(rèn)識。 高校院級檔案的合理建立、有效管理、科學(xué)利用是高校院級檔案管理工作規(guī)范化的主要目標(biāo)。 從高校發(fā)展的實踐看，完善院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化，對推動教育改革、提高教學(xué)質(zhì)量和工作效率、實現(xiàn)科學(xué)管理、開展科學(xué)研究、展示學(xué)校綜合實力等具有重要作用。 為了加強院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)管理過程中的積極作用，要依據(jù)教育教學(xué)發(fā)展的客觀規(guī)律，不斷提高對院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化認(rèn)識，充分發(fā)揮各種檔案資料的使用價值，使其為教學(xué)科研服務(wù)，為課程建設(shè)、學(xué)科建設(shè)和專業(yè)建設(shè)服務(wù)。
第二、要提高院級辦公室兼職檔案管理人員的綜合素質(zhì)。 目前，絕大多數(shù)高校的院級兼職檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，大多是“門外漢”，檔案管理知識很粗淺，不能很好地勝任此項工作。 這就需要高校創(chuàng)造各種機會對他們進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。 可以采取送他們到檔案管理工作做得好的高校去學(xué)習(xí)，或請外校專家來作專題講座。 通過各種途徑來提高他們的綜合管理水平和專業(yè)技能。 同時要健全院級檔案管理規(guī)章制度，制定兼職檔案管理人員的崗位責(zé)任制，不斷增強檔案管理人員責(zé)任意識和大局意識。
第三、要建立檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)高校檔案管理信息資源共享的目的。 加大資金投入建立數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺，院級檔案資料建設(shè)在創(chuàng)建傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的同時，一定要優(yōu)先發(fā)展電子檔案資料，這將為院級檔案資料建設(shè)和管理開辟廣闊的前景。建立檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的意義，在于通過網(wǎng)絡(luò)可以聯(lián)接分散于各處的信息資源，使所有檔案管理信息實現(xiàn)資源共享，使得高校廣大師生能夠克服地域和時空的局限更好地協(xié)調(diào)了解學(xué)校教育管理信息和各種要求，實現(xiàn)檔案管理信息化為一線教學(xué)服務(wù)。
第四、要根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，建立院級辦公室檔案資料索引自動化，設(shè)置和強化網(wǎng)上查詢功能。 眾所周知，電子檔案系統(tǒng)的建立，節(jié)省了大量人力和物力，廣大師生可以在很短的時間內(nèi)，不用支付任何費用就可以閱覽或下載本院系幾年來的文件資料，如經(jīng)典教案、講義、電子課件等。 這些豐富快捷的電子檔案資料對于提高新教師的備課質(zhì)量，使年輕教師盡快成長起來具有積極的促進(jìn)作用。也為教師更好地“教”和學(xué)生更好地“學(xué)”提供便捷的服務(wù)。 但許多高校院級電子檔案功能遠(yuǎn)未開發(fā)出來，這種狀況一旦改變，就會極大地推動廣大師生間的學(xué)習(xí)和交流，從而提高教學(xué)實效。
第五、要重視和關(guān)心檔案管理工作，不斷提高院級檔案管理水平。 院級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案管理規(guī)范化工作列入行政管理工作議事日程，院級班子成員中要有專人分管此項工作，平時要加強對檔案管理規(guī)范化工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。 安排管理水平高，責(zé)任心強的院級辦公室管理人員擔(dān)當(dāng)此項工作。 要建立檢查監(jiān)督激勵機制，把院級檔案管理工作做得出色的人員推薦到學(xué)院作經(jīng)驗交流。 并且，真正把院級辦公室檔案管理規(guī)范化工作納入法制軌道，做到獎懲分明，使院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化在高校教學(xué)管理中發(fā)揮積極作用。
高等教育承擔(dān)著培養(yǎng)高級專門人才、發(fā)展科學(xué)技術(shù)文化、促進(jìn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重大任務(wù)。 提高質(zhì)量是高等教育發(fā)展的核心任務(wù)，是建設(shè)高等教育強國的基本要求。 高校院級檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，只有不斷的創(chuàng)新才能促進(jìn)質(zhì)量的提高。 因此，實現(xiàn)高校院級檔案管理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化勢在必行，任重道遠(yuǎn)。
參考文獻(xiàn)：
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過去，集團(tuán)管理層公文、新聞、通知等，要通過紙質(zhì)打印、校對、印制、傳送，時間長、流動性弱、受眾面窄，影響常常局限在接觸到文件的人員范圍內(nèi)。使用電子文件，在大量節(jié)約企業(yè)成本的同時，能夠有效地整合各種資源、加快信息流通、提高辦事效率，是社會發(fā)展的必然趨勢。
維護(hù)電子檔案的原始性與真實性
電子文檔不同于傳統(tǒng)的“白紙黑字”，具有易改動性、易出錯性、易消失性以及易受攻擊性。目前，我國部分企事業(yè)單位的電子文檔處于一種流失、半流失的狀況，有的電子文檔隨便改動、隨便存放，不注意保持文檔的原始性；有的電子文檔用U盤等介質(zhì)存放，隨著計算機技術(shù)的進(jìn)步被淘汰；有的電子文檔毫無病毒防護(hù)等必要的安全措施，容易受到黑客的攻擊，等等。
對此，要采取具體有效的措施確保電子文檔的原始性與真實性。根據(jù)電子文檔管理工作的實際情況，除開在各層級和各部門間的運行和傳送的過程，電子文檔大致可分為產(chǎn)生、歸檔、運用等三個階段，保護(hù)措施的設(shè)立，也應(yīng)圍繞這三個階段，構(gòu)建起其原始性、真實性保護(hù)體系，保證電子文檔一經(jīng)產(chǎn)生，就能得到有效維護(hù)，從而確保其憑證作用。其中，最重要的就是要加強電子文檔生成定稿階段的管理，確保歸檔文件的“原件”屬性。
嚴(yán)格規(guī)范電子文件的歸檔與管理
一是嚴(yán)格落實國家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》。增強省級黨報集團(tuán)工作人員參與電子文件歸檔與管理的自覺性，建立和維護(hù)正規(guī)的電子檔案管理和利用信息的秩序。檔案的信息載體及其管理方法會隨著高新技術(shù)的發(fā)展改變，但是檔案和檔案工作的基本性質(zhì)不會改變。因此，原有的規(guī)范紙質(zhì)檔案的各項檔案管理制度，對電子文檔的管理也同樣起著規(guī)范的作用。在嚴(yán)格落實國家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的同時，檔案管理部門要從自身的職責(zé)和任務(wù)著手，根據(jù)本單位實際情況對《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的各項原則要求進(jìn)一步細(xì)化。
二是建立平臺軟硬件的測試、維護(hù)和管理制度。對于硬件的技術(shù)指標(biāo)、性能，對于軟件的使用功能要進(jìn)行定期的檢測。
三是建立電子檔案管理的建設(shè)與協(xié)作機制。信息資源共享和開發(fā)利用的公眾化，是電子檔案管理的重要特征。因此，必須建立電子檔案管理的全方位協(xié)作。省級黨報集團(tuán)要根據(jù)自身的實際情況和業(yè)務(wù)需求，重點建立起檔案管理部門與三個方面的協(xié)作機制：即建立與集團(tuán)內(nèi)部各部門之間的協(xié)作機制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)牽頭運作，重點解決電子文檔的規(guī)范化、文檔信息資源的開發(fā)利用等問題；建立與省檔案局之間的協(xié)作機制；建立與其它單位之間的協(xié)作機制，重點解決信息資源共享和開發(fā)利用的問題。電子檔案管理的協(xié)作過程，也是電子檔案開發(fā)利用和完善發(fā)展的過程，只有建立起更加科學(xué)完善的運行與協(xié)調(diào)機制，才能更好地為省級黨報集團(tuán)內(nèi)部各個部門和社會提供更加便捷的服務(wù)。
注重檔案管理部門的各方面投入
現(xiàn)代檔案的管理工作，對硬件和軟件的配備都提出了新要求：一是改變省級黨報集團(tuán)當(dāng)前檔案管理部門設(shè)備落后的局面；二是檔案工作者的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)要相應(yīng)提升。
這就需要盡快形成結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)復(fù)合的人才群體。除了按要求引進(jìn)和配備專職檔案管理人員外，還要積極提供教育培訓(xùn)和進(jìn)修交流的機會，努力提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和電子檔案的管理水平。加強復(fù)合型管理人才的培養(yǎng)。加強電子檔案的管理工作，確保信息資源的安全、開發(fā)與利用，就必須培養(yǎng)一批既精通計算機技術(shù)，又懂檔案管理的復(fù)合型專業(yè)技術(shù)隊伍。滿足了集團(tuán)無紙化辦公條件下建網(wǎng)、管網(wǎng)、用網(wǎng)和檔案信息資源開發(fā)運用的需要。
[關(guān)鍵詞] 檔案管理 信息化 規(guī)范化
地質(zhì)檔案資料是地質(zhì)勘探開發(fā)過程中取得和形成的原始地質(zhì)資料、成果地質(zhì)資料及信息載體,是地質(zhì)工作不可缺少的重要基礎(chǔ)資料。它充分反映了我省礦產(chǎn)的發(fā)現(xiàn)過程、勘查規(guī)律、取得的成就、經(jīng)驗教訓(xùn)及地質(zhì)工作的全貌,是現(xiàn)在和今后地質(zhì)工作的重要參考。我省的地質(zhì)檔案資料經(jīng)過幾代地質(zhì)檔案管理工作人員的辛勤工作和努力實踐,管理水平尤其是檔案管理的規(guī)范程度大大提高。
1 加強領(lǐng)導(dǎo),增強檔案管理意識
領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。任何一項工作如果領(lǐng)導(dǎo)不重視、不支持,許多具體的工作都會困難重重。地質(zhì)檔案管理工作更是離不開領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視,領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的概念、態(tài)度,對地質(zhì)工作的發(fā)展是十分重要的。領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識及對檔案的重視程度,決定著他們對檔案工作的態(tài)度。除了宣傳檔案資料的重要性外,檔案工作人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果也是決定因素。只有不斷增強檔案管理意識,愛崗敬業(yè)搞好服務(wù),充分發(fā)揮地質(zhì)檔案資料在科研、生產(chǎn)、二次開發(fā)中的作用,才能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視。
我館從上世紀(jì)90年代初至今,在廳局領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下,投入了大量的人力物力,檔案基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)展顯著,體現(xiàn)在:檔案管理人員人手一臺計算機;配備了服務(wù)器,建立電子閱覽室;添置了空調(diào)、除濕機;更新檔案柜、光盤柜;檔案人員隊伍也得到了充實。領(lǐng)導(dǎo)的重視為地質(zhì)檔案資料管理規(guī)范化創(chuàng)造了良好的發(fā)展環(huán)境。
2 加強制度建設(shè),重在基礎(chǔ)管理
加強制度建設(shè),是實現(xiàn)檔案規(guī)范化的前提。我館從建立以來,根據(jù)地質(zhì)資料的特性和工作要求不斷改進(jìn)管理方法和制度,先后制定了《庫房管理制度》、《地質(zhì)資料進(jìn)出庫制度(借閱庫)》、《地質(zhì)資料進(jìn)出庫制度(備用庫)》、《地質(zhì)資料保密制度》、《地質(zhì)資料定期檢查制度》、《地質(zhì)資料搶救修復(fù)制度》、《庫房資料管理交接制度》、《庫房溫濕度控制制度》;1997年起對館藏重要的地質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化,制定了相應(yīng)的《數(shù)字化地質(zhì)資料保管制度》;2007年根據(jù)國務(wù)院《關(guān)于加強地質(zhì)工作的決定》和國土資源部國家保密局《全國地質(zhì)資料清理工作方案》,對全館館藏地質(zhì)資料進(jìn)行地質(zhì)資料的清理工作,制定了《地質(zhì)資料借閱制度》。從而使我館地質(zhì)資料在歸檔接收、庫房管理、借閱利用等每個環(huán)節(jié)做到有章可循、有記錄可查。
3 加強信息化建設(shè),推動地質(zhì)檔案規(guī)范化
健全完善檔案管理網(wǎng)絡(luò),以信息化推動檔案管理規(guī)范化。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求,也是檔案工作發(fā)展的方向。在搞好硬件建設(shè)的同時抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入工作是實現(xiàn)檔案工作信息化的重要基礎(chǔ)工作。
從1997年國土資源大調(diào)查數(shù)字國土工程項目開展以來,我館先后使用全國地質(zhì)資料目錄信息服務(wù)系統(tǒng)、數(shù)字化地質(zhì)資料光盤綜合管理系統(tǒng)VIEN3.4、數(shù)字化地質(zhì)資料光盤綜合管理系統(tǒng)VIEN3.6、成果地質(zhì)資料電子文檔制作瀏覽系統(tǒng)(ED-Maker3.2)、中油V2.0成果地質(zhì)資料制作瀏覽系統(tǒng)對原有和新增的重要地質(zhì)資料進(jìn)行了數(shù)字化處理,使我館館藏地質(zhì)資料信息化水平得到很大提升。2007年,我館與福州思進(jìn)辦公自動化有限公司聯(lián)合開發(fā)了福建省地質(zhì)資料電子閱覽室系統(tǒng),推進(jìn)了我館地質(zhì)資料查閱利用方式現(xiàn)代化的變革。該軟件通過計算機信息化處理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實現(xiàn)對數(shù)字化館藏地質(zhì)資料的智能檢索、權(quán)限判別、無損調(diào)閱、選擇打印、實時統(tǒng)計等目標(biāo)。為保證系統(tǒng)能夠長期、安全、穩(wěn)定、可靠、高效地運行,本系統(tǒng)做到了系統(tǒng)處理的準(zhǔn)確性和及時性,系統(tǒng)的開放性和可擴充性,系統(tǒng)的易用性和易維護(hù)性,系統(tǒng)的先進(jìn)性。利用者可以準(zhǔn)確、快捷地查閱與調(diào)閱各類地質(zhì)資料,使我館檔案管理規(guī)范化達(dá)到了一個新的高度。
4 提高管理人員素質(zhì),加強檔案管理規(guī)范化
知識經(jīng)濟的到來、科技進(jìn)步所引發(fā)的檔案工作變革,給地質(zhì)檔案工作人員一個新的定位。隨著改革的不斷深化,檔案工作也隨之發(fā)生了變化,以光盤、磁帶為載體的電子檔案逐步代替紙質(zhì)檔案;地質(zhì)檔案資料的歸檔、整編、借閱正通過網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)。如何適應(yīng)這些變化和滿足新時期檔案工作的需要,如何提高地質(zhì)檔案的管理水平,搞好檔案管理規(guī)范化,檔案工作人員綜合素質(zhì)的提高是一個不可忽視的因素。
地質(zhì)檔案資料管理是一門專業(yè)性很強的工作,它不僅要求管理人員既要有良好的職業(yè)道德,又要有扎實的檔案管理知識,還要掌握一定的計算機應(yīng)用知識。因此,檔案管理人員既要加強管理意識,又要掌握現(xiàn)代化管理技能,還必須了解一定的地質(zhì)專業(yè)知識,如地質(zhì)勘探、物化探、遙感、英語等,加大知識更新度,做一個既懂地質(zhì)、檔案專業(yè)又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才,才能適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求。
1.1與紙質(zhì)檔案長期互相并存
紙質(zhì)檔案具有內(nèi)容真實可靠、易于長久保存、載體相對穩(wěn)定等優(yōu)點但同時也存在文件形成時間長、整理費時費力、存儲密度小、檢索速度慢等缺點將逐漸被電子檔案所取代而在未來很長一段時間還將處于紙質(zhì)檔案和電子檔案交織的時期。
1.2電子檔案管理體系尚未健全
目前很多企業(yè)無健全的電子檔案管理系統(tǒng)或者正處于電子檔案系統(tǒng)的初步建立階段。缺少電子數(shù)據(jù)庫及計算機軟件維護(hù)的專職人員段有專門的檔案管理人員且缺乏檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)次缺專業(yè)技術(shù)能力對檔案的管理只停留于簡單的整理建檔而不能充分發(fā)揮檔案信息在領(lǐng)導(dǎo)決策和事業(yè)發(fā)展中的助推作用。.33電子檔案管理集中管理與分散管理并行。電子檔案因易于形成在企業(yè)各部門的電子檔案多存于各自的計算機中,形成了企業(yè)檔案管理部門集中管理和各部門檔案分散管理并行的模式。由于很多企業(yè)沒有實行電子檔案管理軟件致使檔案管理部門和部之間分散管理無法同步,存在著遺漏存檔和重復(fù)存檔的情況,且部門分散管理易于刪改和銷毀不利于保證檔案的真實性和可靠性。
2目前企業(yè)電子檔案管理中存在的問題
2.1企業(yè)電子檔案管理規(guī)范缺失
一些企業(yè)對檔案管理重視不夠忽視檔案在企業(yè)中的作用致使缺少明確的業(yè)務(wù)流程和管理規(guī)范,電子檔案管理沒有可操作的規(guī)范和依據(jù)使得大多數(shù)企業(yè)的電子文件就是簡單的存儲在計算機硬盤上,用文件夾加以分類對電子文檔的特殊性和技術(shù)性沒有充分認(rèn)識,一旦計算機遭受人為或自然損壞企業(yè)將會承受難以挽回的損失。
2.2電子檔案對載體的依賴性較大
傳統(tǒng)的檔案大多依賴于紙、筆作為介質(zhì)易于保存出現(xiàn)變動的可能性較小。而電子檔案多數(shù)依賴于計算機軟件和硬件,一旦出現(xiàn)軟件和硬件損壞,電子檔案極易丟失不可還原。
2.3企業(yè)人員對于檔案數(shù)字化管理認(rèn)識不足
目前在大多企業(yè)中著遍采用電腦進(jìn)行文書寫作或表格制作來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手繪。但對已生成的文件往往經(jīng)過打印和傳遞之后就被人忽視,文件并沒有及時得到保存。長此以往企業(yè)電腦中的各類原始文檔被不斷的修改覆蓋甚至刪除失去了整理和管理的價值。企業(yè)工作人員對電子文件的保存幾乎沒有管理概念就連有些檔案管理人員對其都沒有一個正確理性的認(rèn)知從為將電子文件保存在計算機內(nèi)就算歸檔甚至還有企業(yè)出現(xiàn)保存電子檔案的電腦可以隨意使用文件經(jīng)常在沒有管理者的情況下被修改或覆蓋。
3企業(yè)電子檔案管理的有效措施
3.1完善企業(yè)電子檔案管理制度
制定和完善電子檔案制度是保證企業(yè)電子檔案管理的必要手段。通過建立健全電子檔案管理制度,明確電子檔案管理部門和管理流程,明晰文件歸檔、分類、保存期限、保存方法等具體操作規(guī)范保證檔案管理有章可循。
3.2整合電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理
電子檔案和紙質(zhì)檔案各有特點紙質(zhì)檔案和電子檔案并存將成為檔案管理工作的長期趨勢。為提升企業(yè)檔案的完整性和利用率應(yīng)注重整合紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步管理。將定稿的電子檔案輸出存檔紙質(zhì)檔案掃描至計算機或軟件系統(tǒng)備份對同一份檔案采用相同的歸檔號碼和著錄信息以兩種方式共同存檔,既提高了檢索速度,又有效避免計算機系統(tǒng)不穩(wěn)定而產(chǎn)生的風(fēng)險,同時也彌補了紙質(zhì)檔案侵蝕、損壞所產(chǎn)生不完整等劣勢肩利于長期保存。
3.3采用先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)
采用電子檔案軟件管理系統(tǒng)是電子檔案管理步入正軌的有效手段。利用高科技軟件系統(tǒng)使電子檔案管理更加高效和規(guī)范勢在必行通過信息化手段實現(xiàn)企業(yè)檔案管理部門電子檔案與部門電子檔案的無縫鏈接。
3.4注重硬件系統(tǒng)的管理和維護(hù)
為確保電子檔案的完整和真實性就必須給電子檔案一個健康穩(wěn)定的硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。首先保證硬件設(shè)備適宜的溫度和濕度升級服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫采用多種方式載體備份如光盤、移動硬盤備份等滿足電子檔案長期保存的需要淇次利用防火墻等技術(shù)手段防治病毒入侵,同時采用數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印等技術(shù)確保檔案在傳輸和使用過程中的安全。
3.5注重加強檔案管理人員隊伍建設(shè)
