時間：2023-07-11 09:20:25
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇檔案管理的特點，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要做出科學(xué)的決策，就要進行研究，就要以檔案作為重要依據(jù)。二是處理各種問題的憑證。檔案是過去學(xué)校工作的原始記錄，可為學(xué)校處理各種問題提供憑證。如現(xiàn)在社會上有些人偽造學(xué)歷證明，我們通過查閱學(xué)籍檔案和有關(guān)資料，就可得到真實的情況。三檔案也是宣傳教育的素材。檔案翔實記錄了教育事業(yè)發(fā)展的歷程和教育工作者的奮斗足跡。四檔案是教育評估的主要依據(jù)。五檔案與教學(xué)改革密切相關(guān)。高等教育體制改革、教學(xué)改革、高校教職工隊伍管理改革是普遍的、越來越深化的、涉及我國長遠發(fā)展的重大活動。
近些年以來，隨著中國高等教育的持續(xù)發(fā)展，高職院校教育也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢，這些多元化的發(fā)展趨勢決定了其教育教學(xué)模式與管理的多樣性特點，同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分，也形成了其特有的發(fā)展模式與發(fā)展思路。
第一，多樣性特點。受大專院校生源范圍及教學(xué)、辦學(xué)模式多樣化的影響，很多大專院校檔案材料呈現(xiàn)出復(fù)雜化和多樣化的發(fā)展趨勢。同時受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內(nèi)容更多的記錄了學(xué)生的成績材料、獲獎材料、處分材料、入團入黨材料等，還包括教師及相關(guān)管理人員的學(xué)歷狀況、資歷狀況及社會經(jīng)歷等內(nèi)容，因此檔案管理工作呈現(xiàn)出一定的多樣性與復(fù)雜性特點。
第二，真實性特點。大專院校檔案材料是對學(xué)生、教職工及相關(guān)管理人員的學(xué)習(xí)、工作、實踐等內(nèi)容的最原始記錄，能夠反映出其在過去某一段時期及過去所有時間段內(nèi)的學(xué)習(xí)狀況、工作狀況、思想品德狀況、身體狀況、政治面貌等。這些材料均需要經(jīng)過學(xué)校相關(guān)部門的審查，以保證材料內(nèi)容的真實性與各種手續(xù)的完備性，需要符合規(guī)定的材料撰寫的基本要求，因此檔案材料區(qū)別于個人私自撰寫的材料，也不同于手續(xù)不全或者無頭有尾等類似的材料。
第三，實用性特點。大專院校檔案管理工作是個體總體狀況的最真實記錄，相關(guān)用人單位可以根據(jù)檔案材料有效了解個體的思想政治狀況、學(xué)習(xí)狀況、家庭狀況、在校表現(xiàn)及整體素質(zhì)，因此具備一定的實用性特點。
第四，動態(tài)性特點。隨著高等院校擴招趨勢的發(fā)展以及學(xué)每年的畢業(yè)與擇業(yè)，使得檔案出現(xiàn)不斷流動的狀況，這種邊產(chǎn)生邊流動的狀況使得學(xué)校檔案管理出現(xiàn)一定的動態(tài)性特點，比如周期相對較短、穩(wěn)定性相對較差等。
新形勢下，高職院校檔案管理與實際教育改革的需求之間還存在一定的差距，尤其是與高職深入開展產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合的改革力度與成效相比，高職院校的檔案管理存在顯著的滯后性，主要表現(xiàn)如下：
第一，受高職院校學(xué)生檔案管理工作多樣性與動態(tài)性等特點的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識薄弱的狀況，導(dǎo)致檔案管理工作的邊緣化。
第二，檔案管理機制不健全。針對學(xué)生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不科學(xué)、管理機制不健全的狀況，沒有形成統(tǒng)一的管理標準，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開展。另外，很多高職院校并沒有將學(xué)生的檔案管理工作深入納入到學(xué)校的相關(guān)管理日程上，因此缺乏有效的監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)與指導(dǎo)考核環(huán)節(jié)，管理機制不系統(tǒng)。
第三，管理人員的整體素質(zhì)有待進一步提高?，F(xiàn)階段很多大專院校學(xué)生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業(yè)務(wù)能力、理論框架等相對薄弱，同時高校也很少組織相應(yīng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多問題。
針對以上高職院校檔案管理存在的問題，我們應(yīng)該如何有效推動大專院校檔案管理工作的開展呢？
第一，不斷加強對檔案管理知識的宣傳力度，強化檔案管理意識。從學(xué)生自身的利益及未來發(fā)展需求出發(fā)，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識，提高檔案管理工作人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高學(xué)生的檔案管理意識，推動檔案管理工作良好的內(nèi)外部環(huán)境的形成。
第二，建立有效的檔案管理機制。根據(jù)學(xué)校實際發(fā)展狀況與發(fā)展階段，出臺相應(yīng)的規(guī)范性檔案管理文件，使學(xué)生的檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的進一步發(fā)展。
關(guān)鍵詞：文書檔案；管理
作為服務(wù)型及高技術(shù)型的工作，文書檔案管理不僅在各單位和企業(yè)具有重要的作用，還因為時代的進步有著巨大的發(fā)展空間。為了保障檔案質(zhì)量，發(fā)揮其服務(wù)性能，就需要在安全、操作等方面進行優(yōu)化，完善其制度和規(guī)范，從而確保檔案的完整性和安全性，加強信息資源的開發(fā)和利用價值。
一、文書檔案管理概況
1.文書檔案管理概念。檔案管理是企業(yè)管理工作中最基礎(chǔ)、最根本的工作，是信息化建設(shè)的重要部分。文書檔案管理作為檔案管理中的重要內(nèi)容，在業(yè)務(wù)決策、企業(yè)發(fā)展上都承擔(dān)著重要的作用。文書檔案管理表面上可以理解為對企業(yè)事業(yè)單位等歷史資料的總結(jié)和保存，實際上還肩負著行政管理、科學(xué)研究、業(yè)務(wù)開展以及宣傳教育等多項職責(zé)，是企業(yè)和單位實現(xiàn)科學(xué)管理發(fā)展的基石。目前，文書檔案的重要作用不斷被人們發(fā)現(xiàn)，其通過收集和歸檔進行服務(wù)工作的價值也越發(fā)受到社會的關(guān)注，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上完善管理制度和方法，提升其技術(shù)水平與保密等級等，已成為企業(yè)事業(yè)單位發(fā)展的一項核心內(nèi)容，因此規(guī)范文書檔案的保密管理、創(chuàng)新管理手段和方法，不僅是時代潮流，也是一種必然的現(xiàn)實需求。
2.文書檔案管理存在的問題。文書檔案由于資料繁雜，管理過程設(shè)計人員較多、標準化過程難以控制，因此實際工作中常出現(xiàn)各種問題。研究文書管理方法必須對現(xiàn)有問題進行充分認識，以實現(xiàn)深入的結(jié)構(gòu)調(diào)整和改進。文書檔案管理的概念產(chǎn)生已久，但部分人員對文書檔案的管理意識還十分不足。檔案管理工作人員過于重視紅頭文件而忽視普通的編號文件，使得檔案時間不連貫、準確性低、工作效率和工作質(zhì)量低下，難以滿足信息查找和處理工作的要求。其次，一些企業(yè)或單位檔案意識淡薄，缺乏文書檔案的收集、整理、歸檔工作流程，也缺少對文書檔案保密管理原則、方式的設(shè)計和規(guī)定，無法保證文書檔案歸檔率、完整性和準確性，使得相關(guān)人員在實際工作中得不到有效的借鑒和指導(dǎo)，降低了檔案的利用效率。此外，在很多企業(yè)當中，檔案與文書分屬不同的管理條塊，兩部分人員若不能得到及時的信息溝通和一致的管理規(guī)范，就極容易出現(xiàn)銜接方面的脫節(jié)與不順暢，造成漏歸、錯歸等現(xiàn)象的產(chǎn)生。
3.未來文書檔案管理特點及發(fā)展趨勢。文書檔案具有穩(wěn)定的傳承性，是企業(yè)創(chuàng)新和發(fā)展數(shù)據(jù)來源，同時作為行政管理中的后臺基礎(chǔ)工作，又決定著企業(yè)的各項事務(wù)能否順利開展。在各種文書檔案中，一些重要的檔案承載著企業(yè)的核心價值，因此具有極強的保密性。不同企業(yè)對此采取了不同的保密方法，但保密原則基本相同。文書檔案管理的保密原則主要包括全過程標準化控制、分級管理兩個方面。前者通過對文書檔案實行前端控制和全過程的保密管理，在收集、鑒定、分類等多個環(huán)節(jié)實行標準化控制，確保檔案的安全和完整性。后者則采用劃分保密等級的形式，將責(zé)任落實落實到具體個人，從而保證檔案管理的質(zhì)量。除了傳承性和保密性，信息化逐漸成為現(xiàn)今文書檔案管理的新趨勢。傳統(tǒng)的方法采用紙質(zhì)檔案和人工填寫，對環(huán)境和人員有較高的要求，且隨著時間的發(fā)展，必然出現(xiàn)一定的問題和弊端?，F(xiàn)階段企業(yè)電子文檔雖然普及，但部分企業(yè)和單位僅僅局限于將手寫內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文本，并未完全實現(xiàn)檔案管理的信息化，文書檔案的信息化管理還未得到真正的開發(fā)和利用。
二、新形勢下文書檔案管理改進方向
1.健全文書檔案管理規(guī)章制度。為了實現(xiàn)文書檔案管理工作的科學(xué)開展，需進一步細化檔案收集保管流程，明確檔案管理職責(zé)，同時根據(jù)企業(yè)或單位的實際情況以及相關(guān)的法律法規(guī)，對關(guān)鍵問題如歸檔期限等進行規(guī)范和管理。各單位在制定文書檔案管理規(guī)章制度時，應(yīng)對突況做出充分考慮，避免由于管理漏洞造成不必要的損失。此外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識不強，資金和人員投入較少，導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)及薪資待遇普遍低于其他員工，造成其管理意識較差、責(zé)任心不強，因此，適當加大檔案管理支持力度 ，制定文書檔案管理的監(jiān)督考核機制，將促進檔案管理人員工作積極性，從而提高其工作效率。信息化時代使得信息的安全性得到極大的弱化，完善的信息化建設(shè)和系統(tǒng)管理應(yīng)具備完整的防御能力，能夠有效地對檔案的實體安全和信息安全做出保證。建立這一科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度，就要充分考慮其保密性，做到總體設(shè)計和具體環(huán)節(jié)的安全信息管理，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的文書檔案收集及保密需求。
2.強化檔案管理人員專業(yè)技能。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，專業(yè)水平和專業(yè)技能直接決定了能否應(yīng)對檔案的分類整理立卷等工作，而管理人員的積極性則決定了其是否具有資料的安全保密意識以及責(zé)任感。企業(yè)或單位在招聘檔案管理人員時，從人才引進的角度，應(yīng)甄選優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才加入企業(yè)，提升專業(yè)化人才當量。而在日常培訓(xùn)時，可以通過培養(yǎng)管理人員對資料的敏感性樹立其管理理念，通過專業(yè)技能的學(xué)習(xí)來實現(xiàn)整體素質(zhì)的提高。培訓(xùn)的內(nèi)容和形式可以多樣化，例如聘請相關(guān)學(xué)校的老師現(xiàn)場講解、開展團隊競賽活動等，通過加深學(xué)習(xí)體驗達到強化專業(yè)知識的目的。此外，檔案管理部門應(yīng)當主動與企業(yè)文化建設(shè)部門及相關(guān)部門積極配合，加強部門之間的聯(lián)系，通過文化宣傳來提高企業(yè)或單位內(nèi)部對文書檔案管理工作的了解，從而將強檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任感。檔案管理人員的整體素質(zhì)決定著文書檔案收集及歸檔工作效率及質(zhì)量，多維度的培訓(xùn)不僅有利于個體的自我提升，還有利于充分發(fā)揮文書檔案的最大價值。
3.搭建信息化文書檔案管理平臺。傳統(tǒng)文書檔案收集及歸檔工作存在過于被動且資源遺漏嚴重等問題。為此，企業(yè)或單位應(yīng)對傳統(tǒng)文書檔案收集模式進行改進，在原有模式的基礎(chǔ)上搭建新的信息化文書檔案管理平臺。在平臺的研究和建立過程中，除了科技投入，還可以引進信息收集、保管的技術(shù)方法，例如圖像、聲音與文本的轉(zhuǎn)換方法，以此加深對資料的連續(xù)性和歷史性的了解。在信息保密制度下，通過相關(guān)的保密級別，對信息進行數(shù)據(jù)化處理，加強數(shù)據(jù)化檔案的安全性。最后，企業(yè)在選擇合適的管理軟件時應(yīng)慎重，目前已較為成熟的辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)或單位提供了更多的選擇，新技術(shù)的發(fā)展也使得數(shù)據(jù)錄入等更為簡潔，選擇管理軟件時應(yīng)對其操作難易程度、后期維護以及保密性能作出充分考量，建設(shè)與時俱進同時適合自身發(fā)展的信息化文書檔案管理平臺，充分發(fā)揮文書檔案的服務(wù)性質(zhì)。信息化的管理平臺代替人工，在工作效率、失誤頻率上都有了顯著地提升，但不可避免的存在眾多安全隱患，只有管理人員加強日常的軟硬件設(shè)備維護，完善信息應(yīng)急措施，才能從根本上發(fā)揮信息化平臺的優(yōu)勢，確保檔案的安全。
三、Y語
文書檔案是企業(yè)發(fā)展過程的記錄者，也是核心技術(shù)和數(shù)據(jù)的承載者。明確文書檔案管理工作的特點，充分意識其價值，是各單位及企業(yè)不可缺少的任務(wù)之一。未來的文書檔案管理工作將在信息化的道路上不斷發(fā)展，其保密性和傳承性也將不斷被強化。完善文書檔案收集和歸檔等工作，建立科學(xué)的檔案管理平臺不僅是個體需要，也符合時代和社會發(fā)展的需求。
參考文獻：
1林業(yè)科技檔案的主要特點
1．1專業(yè)性
科技檔案與其他檔案的最根本區(qū)別在于它產(chǎn)生、形成于科技活動中，而科技活動是分專業(yè)進行的，具有較強的專業(yè)性，專業(yè)性的特點是實現(xiàn)科技檔案管理的重要依據(jù)之一［1］。林業(yè)科技檔案除了具備科技檔案的共性外，還有其自身的專業(yè)特點。以咸寧林科院為例，在對竹類、杉木、油料作物等方面的研究時，歸檔材料就含有調(diào)查記錄表、觀察記錄表、施工記錄表等大量的專業(yè)調(diào)查數(shù)據(jù)；如潛山森林公園規(guī)劃建設(shè)工程項目就包括建筑施工圖、工程預(yù)算書等歸檔材料，涉及建筑、水利等多個方面、多個專業(yè)的內(nèi)容。
1．2成套性
林業(yè)科技項目在立項、審批、調(diào)查研究、規(guī)劃設(shè)計、工程施工、竣工驗收整個過程中都體現(xiàn)了成套性的特點，即圍繞著一個獨立的科研項目或課題形成，每一項都是相互關(guān)聯(lián)，密切聯(lián)系，記錄了完整的科研項目活動。
1．3階段性
由于有的林業(yè)科研項目周期長，可以根據(jù)項目需要，采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結(jié)鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應(yīng)用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就可以將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去，這樣的方法既利于收集、整理，又科學(xué)、有序。
1．4保密性
林業(yè)科技檔案是廣大林業(yè)科技人員在科學(xué)試驗、生產(chǎn)實踐中形成的，是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果，反映了林業(yè)建設(shè)真實記錄，在某些方面具有專屬性和獨創(chuàng)性，屬于國家和單位的知識產(chǎn)權(quán)保護范疇，必須得到尊重和保護，要加強對科技人員和科技檔案工作人員的保密教育，定期研究和審查林業(yè)科技檔案的內(nèi)容，適當調(diào)整保密范圍和密級，確保林業(yè)科技檔案與科技資源的安全。
2林業(yè)科技檔案管理存在的問題
2．1檔案管理模式傳統(tǒng)
林業(yè)科技檔案是林業(yè)生產(chǎn)活動的記錄和憑證，又是林業(yè)生產(chǎn)活動必要的參考和依據(jù)，在林業(yè)生產(chǎn)活動中具有重要作用［2］，但長期以來，由于受傳統(tǒng)模式的影響，林業(yè)科技檔案信息化管理不夠。從檔案保存方面看，紙質(zhì)多于磁質(zhì)、磁質(zhì)多于光質(zhì)、光質(zhì)多于聲像，檔案管理現(xiàn)代化水平低，很多林業(yè)科技單位只是簡單地把檔案信息要素錄入計算機，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術(shù)支撐，嚴重影響科技檔案管理水平。
2．2科技人員存檔意識淡薄
部分科技人員對檔案材料的收集、整理、歸檔意識淡薄，只重視科學(xué)實踐活動和科技成果論文的發(fā)表，輕視檔案資料的收集，沒有認識到林業(yè)科技檔案是林業(yè)科技項目建設(shè)工作中的重要組成部分，是項目驗收的重要依據(jù)，有的人上交檔案的積極性不高，不能夠主動配合檔案管理人員工作，往往是等到檢查驗收時臨時抱佛腳，致使檔案管理難以順利開展。
2．3管理人員專業(yè)水平不強
檔案的信息化管理給新形勢下的檔案工作提出了更高的要求，然而在部分林業(yè)科技單位，檔案管理工作人員身兼數(shù)職，沒有時間、沒有精力去學(xué)習(xí)更多專業(yè)知識或進行專門培訓(xùn)以此提升自己的專業(yè)技能。特別是有的檔案管理人員沒有直接參與到科研活動或科技項目具體過程中，對科研項目本身缺乏基本了解和認知，僅憑個人經(jīng)驗進行分類，導(dǎo)致歸檔不完整、不準確、不系統(tǒng)，嚴重影響了林業(yè)科技檔案收集質(zhì)量。
2．4檔案管理規(guī)范化程度不高
有的林業(yè)科研單位對林業(yè)科技檔案管理認識不足，對科技檔案資源運用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規(guī)范化建設(shè)投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。
2．5檔案管理體系不完善
盡管很多林業(yè)單位設(shè)立了專職或兼職檔案管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業(yè)的林業(yè)科技檔案管理制度，存在著林業(yè)檔案統(tǒng)一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。比如在林業(yè)科技檔案統(tǒng)一管理方面，由于我國還沒有建立統(tǒng)一的林業(yè)檔案規(guī)章制度，各類林業(yè)資料往往沒有統(tǒng)一由林業(yè)科技檔案管理部門或管理人員進行統(tǒng)一管理，造成林業(yè)科技檔案不健全、不完全、不集中問題。
3林業(yè)科技檔案管理的基本規(guī)范
3．1明確歸檔范圍
林業(yè)科技檔案管理有其自身的特點和規(guī)律，必須保證林業(yè)科技檔案整理的規(guī)范化程度，切實遵循林業(yè)科技檔案以課題成套進行歸檔的特點。一般按照科研準備、研究試驗、總結(jié)鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應(yīng)用五個階段組織收集資料歸檔。具體包括：科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報告、技術(shù)考察及調(diào)研報告、課題論證報告、科研課題研究計劃和協(xié)議書、合同；各種載體的重要原始記錄；各種檢驗分析報告、實驗報告，專利申請的有關(guān)文件；設(shè)計文件、圖紙、重要的往來技術(shù)文件、課題鑒定申請書、工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料；科研投資情況、決算材料、科研成果和獎勵、申報材料及審批材料、獲獎證書、推廣應(yīng)用經(jīng)濟效益和社會效益的證明；推廣應(yīng)用方案，技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同，協(xié)議書，成果推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)文件及工作總結(jié)，成果宣傳報道等等。
3．2確定歸檔時間
歸檔時間的確定直接影響到歸檔文件的質(zhì)量，決定著歸檔工作能否正常進行。歸檔時間應(yīng)根據(jù)林業(yè)科技活動的規(guī)律和科技文件的形成特點來確定。對于周期較長的林業(yè)科研項目，一般采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結(jié)鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應(yīng)用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去。對于活動周期不太長的林業(yè)科研項目，可在該項目結(jié)束后進行歸檔。此外，有的林業(yè)科研項目不僅周期長，而且由若干子項目、子課題組成，這些子項目、子課題一般相對獨立，可在每個子項結(jié)束后對該子項進行歸檔。為便于記憶簡易分為：按階段歸檔；在一項科技活動結(jié)束后歸檔；按子項歸檔；按年度歸檔；隨時歸檔。
3．3劃定保管期限
林業(yè)科技檔案的保管期限一般分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。劃分原則為：凡是具有長遠利用價值的應(yīng)該永久保存；凡是在一定時期內(nèi)，具有利用價值的可以定期30年保存；凡是在較短時期內(nèi)，具有利用價值的可以定期10年保存；凡是介于相鄰兩種保管期限之間的檔案，其保存期限一律從長。
3．4注重日常管理
在林業(yè)科技檔案中新技術(shù)、新品種、知識產(chǎn)權(quán)和種質(zhì)資源都具有非常高的經(jīng)濟和社會價值，作為存儲這些信息的載體—林業(yè)科技檔案的管理就顯得尤為關(guān)鍵。因此，在日常管理中要嚴格按照《中華人民共和國檔案法及其《實施辦法》等法律規(guī)章，建立健全檔案保管、保密、利用、統(tǒng)計、移交和檔案人員崗位責(zé)任制等等，以嚴格的制度管人管事。
4強化林業(yè)科技檔案管理的對策措施
4．1強化認識
作為林業(yè)工作部門要充分認識到林業(yè)科技檔案管理工作是林業(yè)工作的重要組成部分，是推動林業(yè)科技進步的必要資源；是發(fā)展林業(yè)經(jīng)濟、創(chuàng)造林業(yè)效益的基礎(chǔ)工作。特別是基層科研單位領(lǐng)導(dǎo)，要重視檔案管理工作，將所需經(jīng)費列入單位年度財政經(jīng)費預(yù)算，加大資金投入，不斷加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的硬件設(shè)施設(shè)備，建立利于檔案內(nèi)網(wǎng)在線查詢的信息化管理系統(tǒng)。另外，林業(yè)科技檔案工作專業(yè)性強，檔案管理人員要強化認識，與時俱進，除了學(xué)習(xí)檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識外，還需要補充林業(yè)科技專業(yè)知識，不斷提高綜合管理水平。同時，有關(guān)單位應(yīng)及時組織檔案管理人員參加林業(yè)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，抓好專業(yè)技術(shù)教育。只有這樣，林業(yè)科技檔案管理才會科學(xué)、規(guī)范、有序，檔案信息化管理水平才會得到有效提高，檔案開發(fā)利用才會便捷有效。
4．2完善制度
林業(yè)科技檔案的開發(fā)利用，離不開檔案管理制度的保障，相關(guān)林業(yè)科技單位應(yīng)以國家有關(guān)檔案管理制度為依據(jù)，結(jié)合本單位實際，按照林業(yè)科技檔案管理規(guī)范和社會發(fā)展需要，建立健全相關(guān)制度，從根本上提高林業(yè)科技檔案管理正規(guī)化建設(shè)水平。
4．3加強應(yīng)用
林業(yè)科技檔案工作的根本目的就是盡可能地開發(fā)利用其信息資源的潛在價值，服務(wù)于現(xiàn)代林業(yè)建設(shè)與林業(yè)科技發(fā)展，服務(wù)于國家的經(jīng)濟建設(shè)。林業(yè)科技單位要善于提高檔案信息資源的利用率、提高檔案管理科學(xué)化程度、提高工作效率。林業(yè)科研人員要主動挖掘本地區(qū)林業(yè)科技發(fā)展特點，善于利用已有的科研成果、科技檔案信息，不斷拓展服務(wù)范圍、深入開展送科技下鄉(xiāng)活動，將實用的致富信息送到林農(nóng)手中，為林業(yè)生產(chǎn)提供可靠依據(jù)。檔案管理人員要根據(jù)科學(xué)研究的實際，圍繞特定課題及時地、連續(xù)地向科研人員提供對口徑的各種檔案文獻資料，直到課題完成，通過課題跟蹤服務(wù)，使研究者及時獲得攻克難關(guān)的資料，避免重復(fù)勞動，充分發(fā)揮好服務(wù)保障作用，使課題研究人員不斷充實、修正、完善自己的研究內(nèi)容和方法。
4．4實現(xiàn)信息化管理
檔案信息化建設(shè)是目前林業(yè)科技檔案管理必須采取的重要舉措，各單位要把科技檔案信息化建設(shè)作為信息化建設(shè)的重要組成部分進行統(tǒng)籌規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)與單位信息化建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案管理工作人員要緊跟社會發(fā)展潮流，從收集完整齊全、真實可靠的檔案信息著手，積極應(yīng)用計算機技術(shù)、光盤技術(shù)、多媒體技術(shù)，將先進科學(xué)技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用到林業(yè)科技檔案管理之中，從檔案的收集、分類、編目、存貯、查詢、借閱、歸檔等環(huán)節(jié)實施一體化管理。
4．5建設(shè)相對穩(wěn)定的檔案管理隊伍
林業(yè)科技檔案工作連續(xù)性強，檔案管理人員的頻繁調(diào)動，無疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，必須抓緊抓實做好檔案管理人員的穩(wěn)定工作，增強他們的責(zé)任感，充分調(diào)動從事檔案工作的積極性、創(chuàng)造性。同時要根據(jù)林業(yè)科技工作的特點和需求，不斷加強人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)一批有專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)的人才充實檔案隊伍，安排相對固定的人員管理林業(yè)科技檔案，以保證檔案管理工作的延續(xù)性，從而促進林業(yè)科技檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
4．6完善檔案管理體系
關(guān)鍵詞：英國高校檔案；檔案管理；謝菲爾德大學(xué)；特點
Abstract：Taking the university of Sheffield，this paper introduced significant
characteristics of British university archive management. The main characteristics are unconsolidated archives management system， multiple archives source of fund， rich archives original manuscript， advanced archives management technology， high quality archives service and strict archives borrowing regulations， etc. In our country， college archives departments should on the basic of their own advantages， learn the advanced experiences from British university， and promote the development of our university archives cause in the future.
Keyword： British University Archive； Archives Management； The University of Sheffield； Characteristic
2012年7月8日至24日，作為鹽城師范學(xué)院赴英考察培訓(xùn)團成員，我在考察牛津大學(xué)、劍橋大學(xué)、曼徹斯特大學(xué)、愛丁堡大學(xué)、謝菲爾德大學(xué)和謝菲爾德哈勒姆大學(xué)等高校教育管理的同時，重點考察了英國高校的檔案管理，其中，深度考察了謝菲爾德大學(xué)的檔案管理情況。
1 松散的檔案管理體制
英國檔案管理體制是典型“分散式”類型，沒有全國統(tǒng)一的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機構(gòu)。英國高校中，除劍橋大學(xué)設(shè)立檔案中心，牛津大學(xué)、利物浦大學(xué)、格拉斯哥大學(xué)等少數(shù)高校設(shè)立檔案館外，其他高校沒有統(tǒng)一的檔案管理機構(gòu)，檔案分散在其他機構(gòu)中。
謝菲爾德大學(xué)（University of Sheffield）是1897年由謝菲爾德醫(yī)學(xué)院（成立于1828年）、港灣學(xué)院（1879年）與謝菲爾德技術(shù)學(xué)院（1884年）等3所謝菲爾德地方學(xué)院合并而成“謝菲爾德大學(xué)學(xué)院”，后于1905年獲得皇家特許狀，晉升為“謝菲爾德大學(xué)”。該校以其一流的教育及研究成果在英國享有盛譽，共出過4名諾貝爾獎金獲得者。其杰出的科研成果吸引了來自海內(nèi)外眾多的學(xué)生，學(xué)校目前擁有在校生25000多名，其中，包括來自120多個國家的3400多名海外學(xué)生。謝菲爾德大學(xué)的檔案有多家機構(gòu)管理，主要有兩個機構(gòu)，即信息與計算服務(wù)中心（Corporate Information and Computing Services ）和圖書館。行政檔案由隸屬于信息與技術(shù)服務(wù)中心的檔案室管理，學(xué)生成績、試卷等教學(xué)檔案以及財務(wù)檔案等由隸屬于信息與技術(shù)服務(wù)中心的記錄室管理，手稿、論文等和英國全國游樂檔案分別由圖書館的特藏檔案室和游樂檔案室管理。游樂檔案室中，館藏范圍不局限于謝菲爾德大學(xué)或謝菲爾德市，而是面向全英。游樂檔案室收藏有大量歷史上英國跑馬場的海報、圖片、畫冊、圖書、報紙、期刊和文件等，其中，有不少是19世紀的游樂檔案。謝菲爾德大學(xué)的行政檔案室、記錄室、手稿室和游樂檔案室等各檔案機構(gòu)之間沒有上下隸屬關(guān)系，也無法定業(yè)務(wù)往來。但這些分散的檔案機構(gòu)并不影響謝菲爾德大學(xué)各類檔案的收集和保存，各檔案機構(gòu)分工協(xié)調(diào)，管理有序，確保了各類檔案的收集齊全和完整。
2 多元的檔案資金來源
英國高校的檔案經(jīng)費與高等教育經(jīng)費一樣，主要來自政府撥款和社會捐贈。由Ross-CASE委托英國國家社會研究中心（NationalCentreforSocialResearch）進行的調(diào)查顯示，在2008～200年度，英國大學(xué)所收到的慈善基金總數(shù)為5.32億英鎊。在所有英國大學(xué)中，牛津大學(xué)和劍橋大學(xué)獲得捐贈最多，超過所有捐贈的一半。另外，在羅素集團（RussellGroup）下的一流研究類大學(xué)得到的捐贈占捐贈總額的24%。[1]
與一流名牌大學(xué)收到的捐贈相比，一些二流大學(xué)和一般院校所獲得的捐贈數(shù)量有限、杯水車薪。80%的捐贈人都是已經(jīng)離開學(xué)校的畢業(yè)生。作為羅素集團（RussellGroup）下的謝菲爾德大學(xué)的檔案經(jīng)費同樣來自學(xué)校行政經(jīng)費和社會捐贈。2010年，英國聯(lián)合政府上臺后，大幅度削減高校經(jīng)費，高校的辦學(xué)經(jīng)費顯得越來越緊張，檔案管理經(jīng)費也遭到相同厄運。謝菲爾德大學(xué)平均每年的研究經(jīng)費超過7000萬英鎊，但檔案經(jīng)費沒有具體的規(guī)定，根據(jù)實際情況而定，除捐贈指定用于檔案經(jīng)費外，學(xué)校行政投入的檔案經(jīng)費每年都在縮減。謝菲爾德大學(xué)在考慮本國學(xué)生學(xué)費上漲的同時，不得不呼吁社會人員和校友積極捐贈，提供辦學(xué)經(jīng)費。
哈爾濱市急救中心 黑龍江哈爾濱 150056
[摘要]近年來，信息化技術(shù)取得了較快的發(fā)展，會計電算化工作在已全面普及的基礎(chǔ)加快了信息化建設(shè)的步伐，特別是會計檔案管理工作在當前信息化環(huán)境下發(fā)生了較大的變化。在信息化技術(shù)的支撐下，當前我國財務(wù)工作已實現(xiàn)了無紙化，原來的手工記賬憑證和檔案已全面被電子憑證和數(shù)字檔案所取代。傳統(tǒng)的會計檔案管理模式已無法適應(yīng)當前會計檔案信息化的要求，所以需要針對信息化環(huán)境下會計檔案的新特點，來加快推動會計檔案管理策略的改進。
[
關(guān)鍵詞 ]信息化；會計檔案；管理；新特點；改進策略
一、信息化環(huán)境下會計檔案管理的新特點
當前會計檔案已實現(xiàn)了會計信息全面的數(shù)字化，這對于會計日常查詢、統(tǒng)計分析和制作報表都帶來了較大的便利，有利于會計檔案利用效率的提高，同時還可以加快推動會計信息系統(tǒng)和其他管理系統(tǒng)整合的步伐，加快會計檔案信息資源共享的實現(xiàn)。但數(shù)字化的會計檔案信息，其容易被篡改、破壞和泄密。由于會計檔案信息會存儲在電腦硬盤或是其他專用介質(zhì)上，這就增加了其感染病毒的機率，一旦感染上病毒，檔案信息則會失去，計算機系統(tǒng)崩潰，會計檔案數(shù)據(jù)則會受到不同程度的毀損和破壞。在信息化環(huán)境下，會計檔案信息處于高度集中的狀態(tài)下，這為不法人員、對檔案信息進行惡意篡改提供了便利，而且篡改后的會計檔案信息不會留下痕跡，數(shù)據(jù)很難恢復(fù)原狀。所以在當前信息化環(huán)境下，會計檔案即有自身的優(yōu)勢，也存在著許多不足之處，這就需要加強對會計電子檔案的管理，確保會計電子檔案的安全性和完整性，更好地對其進行利用，使其能夠發(fā)揮出自身應(yīng)用的價值。
二、信息化環(huán)境下會計檔案管理的改進策略
(一)進一步對會計檔案管理制度進行完善
在當前信息化環(huán)境下，會計檔案管理工作中，需要進一步對內(nèi)部控制環(huán)境進行優(yōu)化，制定風(fēng)險管理機制，強化風(fēng)險管理。加強信息的溝通。進一步對當前信息化環(huán)境下會計電子檔案的管理流程進行優(yōu)化，通過完善會計信息化檔案管理制度來規(guī)范會計檔案管理流程，確保會計信息檔案的安全性。
(二)加強會計檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)
在信息化環(huán)境下，會計檔案的載體發(fā)生了較大變化，目前會計檔案仍然存在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案則利用磁性介質(zhì)及光盤進行存儲。由于電子檔案信息與紙質(zhì)檔案在利用時存在較大的差異，對存放環(huán)境具有較高的要求。因此，需要加快會計檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，加快會計檔案管理過程中硬件設(shè)施和軟件的配備，使其能夠更好地滿足當前檔案現(xiàn)代化管理的要求。目前，在會計電子檔案管理工作中，不僅需要計算機、掃描儀和互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等一些現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，同時，還需要將計算機硬件、軟件系統(tǒng)及檔案存放地點三者有效地結(jié)合在一起，這樣才能確保會計檔案管理的高效性和效率性。在當前信息化環(huán)境下，會計檔案管理工作對計算機系統(tǒng)具有較強的依賴性，特別是在檔案查詢過程中，更離不開電子檔案查詢系統(tǒng)，這樣財務(wù)人員才能夠快速地對原始檔案進行調(diào)取，確保會計檔案利用率的提高。
（三）建立會計檔案管理信息平臺
需要加快會計檔案管理信息化平臺的建設(shè)，這個平臺不僅需要管理人員操作習(xí)慣相符合，而且還要保證檔案的立體性、可視性、動態(tài)性、安全性和完整性。通過會計檔案管理信息平臺，不僅可以實現(xiàn)單據(jù)可視性和連貫性的傳遞，合理進行權(quán)限分配，而且會計檔案信息數(shù)據(jù)具有較強的安全性和保密性。同時全部采用電子單據(jù)，減少了紙質(zhì)單據(jù)的利用，為會計電子檔案信息化管理的實現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。
(四)建立有效的風(fēng)險防范體系，保障電子檔案信息安全
通過設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計算機硬件環(huán)節(jié)防止不安全隱患，保證系統(tǒng)運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保會計信息安全運轉(zhuǎn)。通常系統(tǒng)管理員負責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的會計電子檔案的真實原始性、齊全完整性的重要保證。因此，檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性。信息化條件下，檔案管理更多的是梳理、提煉出機構(gòu)文件處理流程，將檔案處理過程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容，納入工作流程，并對產(chǎn)生的檔案信息統(tǒng)一管理，所以，必須建立會計電子檔案信息安全保障體系、設(shè)立電子檔案數(shù)據(jù)中心、建立完整的權(quán)限體系，采取內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離、雙機熱備份等措施來保證數(shù)據(jù)的安全，同時配備專人負責(zé)日常的維護管理。
(五)引入會計電子文件管理系統(tǒng)
為更好地實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，會計檔案管理不僅僅限于內(nèi)部進行一些調(diào)整，還必須向前端的會計文件工作擴張，這就使得實現(xiàn)文檔一體化的要求尤為迫切。文檔一體化并不是一個新的命題，然而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下其重要性日益彰顯，在條件允許的情況下可以引入會計檔案電子文件管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)是針對某一個或若干個機構(gòu)的會計電子文件，從會計電子文件的生成開始，到電子文件的運轉(zhuǎn)處理，到一部分電子文件轉(zhuǎn)化為會計電子檔案，到會計電子檔案的管理與提供利用，到對會計電子檔案進行遷移或銷毀為止，能夠通過網(wǎng)絡(luò)對會計文件的整個生命周期進行相應(yīng)控制與有效管理。
三、結(jié)束語
信息化會計檔案是會計檔案發(fā)展的必然趨勢，其與傳統(tǒng)形式的會計檔案存在著非常緊密的聯(lián)系。通過加強會計檔案的電子化管理工作，可以更好的發(fā)揮會計信息化的強大功能。在當前會計檔案管理工作中，管理人員需要不斷的加快對會計檔案管理方法地發(fā)揮會計檔案的潛在價值，使其更好的為當前社會和經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。
參考文獻
[1] 孫瑾.會計信息化檔案管理中的問題及對策[ J ] .人力資源管理,2010,(4)．
廣義的電算化會計檔案,是指存貯會計數(shù)據(jù)(各種憑證賬簿、報表)和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料,同時輔之以打印輸出的各種紙質(zhì)賬簿、報表、憑證。狹義的電算化會計檔案只包括前者,即保存在磁盤、可讀寫光盤、磁帶等存貯介質(zhì)上的會計檔案。如不作特殊說明,下文提到的電算化會計檔案均指其狹義概念。與傳統(tǒng)的會計檔案相比,電算化會汁檔案一般具有如下幾個特點:
1.電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外、主要是指電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。
2.電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報表、憑證的形式存在,另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在,包括存貯在計算機硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效朗等因素的影響很大,保存不當容易遭到破壞。
3.電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改,且不留痕跡。
4.電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關(guān)。
5.電算化會計檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前,且使用時具有方便、快捷、直觀,容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果,可以對管理和決策提供較好的支持。
二、電算化會計檔案管理應(yīng)注意的問題
鑒于電算化會計檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會計檔案的特點,在電算化會計檔案的管理工作中,除了傳統(tǒng)會計檔案管理應(yīng)注意的問題外,還應(yīng)特別注意以下幾個問題:
1.要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進行會計信息系統(tǒng)維護必不可少的資料,它可以幫助理解別人的設(shè)計思路和編制的源程序代碼,同時一個軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會產(chǎn)生一些問題,如果沒有保存完整的軟件文檔,系統(tǒng)的維護將非常困難,甚至不可能。
2.針對電算化會計檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大,易受破壞的特點。在管理時應(yīng)注意如下問題:
①在選用保存會計檔案的存貯介質(zhì)時,應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì),存貯介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會計檔案能否被使用,而紙張的質(zhì)量只會影響到使用效果; ②對存放在存貯介質(zhì)上的會計檔案應(yīng)寫好保護字樣,存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所:
③對存放往年會計檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制,如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點;
④對使用時間較長的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進行替換;
⑤對硬盤上的會計檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。
3.針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點,在進行管理時應(yīng)注意如下問題:
(1)對硬盤上的會計檔案,應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施,防止對會計檔案進行修改。常用的安全保密措施有:
①用戶識別控制,防止非法用戶接觸會計檔案。
②操作日志管理,應(yīng)由系統(tǒng)自動進行操作登記,建立加密的機內(nèi)操作日志,監(jiān)督系統(tǒng)操作,留下審計線索。
③數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制,對安全保密程度不等的數(shù)據(jù),應(yīng)給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限,防止越權(quán)使用。
(2)對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應(yīng)至少一式兩份分別在會計和計算機操作部門的檔案柜存放,以防止某一方面存貯介質(zhì)損壞造成數(shù)據(jù)丟失或單方面修改會計數(shù)據(jù)。
4.針對電算化會計檔案和軟件版本密切相關(guān)的特點,在對電算化會計檔案進行管理時應(yīng)注意保存各種版本軟件系統(tǒng)的軟件檔案和相應(yīng)的磁性介質(zhì)或光盤會計檔案。在具體進行操作時可在存貯介質(zhì)的標簽上注明軟件的版本號,保存會計檔案的介質(zhì)上標明與哪個版本的會計軟件相對應(yīng)。
關(guān)鍵詞：住房公積金檔案；特點；管理策略
我國住房公積金制度建立時間較短，隨著制度的不斷完善，住房公積金檔案數(shù)量也呈快速增長的態(tài)勢。住房公積金檔案是對在住房公積金業(yè)務(wù)辦理過程中形成的最原始記錄，具有重要的參考和利用價值。為了更好的推動住房公積金業(yè)務(wù)的發(fā)展和保證住房公積金資金的安全，需要進一步加強住房公積金檔案管理工作，更好的促進我國住房公積金事業(yè)的健康發(fā)展。
1住房公積金檔案的特點
1．1檔案形成者較多
我國住房公積金制度實施過程中，作為住房公積金管理、經(jīng)辦機構(gòu)、繳存單位及職工等都是檔案形成者，在公積金辦理過程中所產(chǎn)生的各種文件和材料，都是會作為公積金檔案進行歸檔保存會。由于存在著較多的檔案形成者，這也使住房公積金檔案在管理中存在較大的難度。
1．2住房公積金檔案具有種類多樣及內(nèi)容豐富的特點
目前住房公積金檔案主要分為三大類，即歸集、提取和貸款，而且在每大類業(yè)務(wù)檔案下面還進行了多層次的細分。而且業(yè)務(wù)類型不同，也使不同種類的住房公積金檔案內(nèi)容存在較大的差異。因此可以說住房公積金檔案在種類和內(nèi)容上較為豐富。
1．3留存材料基本相同
住房公積金辦理過程中，繳存單位和職工需要提供業(yè)務(wù)辦理時所需要的各種材料，并對材料進行審批，當合格后這部分材料則會進行留存，留存的材料多為紙質(zhì)材料和數(shù)字載體的資料，而且對于同一業(yè)務(wù)，留存材料與審批材料具有一致性的特點，基本上沒有什么差異。
1．4整理立卷具有時效性
在住房公積金業(yè)務(wù)開展過程中，前臺窗口留存的材料即形成住房公積金檔案。由于住房公積金業(yè)務(wù)辦理環(huán)節(jié)較多，而且每一個環(huán)節(jié)之間都存在著緊密的聯(lián)系，這就需要在公積金檔案管理工作中，每種業(yè)務(wù)辦理完成后即需要對所形成的材料進行整理、立鄭、復(fù)核，不能存在材料積壓的情況，避免對下一個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作帶來影響，這也決定了公積金檔案整理工作和立卷工作具有較強的時效性特征。
1．5查閱和使用具有針對性
住房公積金檔案由于其自身的特殊性，這也使其查閱和使用方面具有較強的針對性，多為上級監(jiān)管部門、本單位業(yè)務(wù)部門及繳存職工，除了這些使用者之外，需要嚴格遵循住房公積金檔案保密制度，任何單位和個人都不能隨意對公積金檔案進行查閱。
2加強住房公積金檔案管理的策略
2．1提高對住房公積金檔案管理的認識
作為住房公積金管理層需要加快自身思想觀念的轉(zhuǎn)變，對住房公積金檔案的重要性有一個深入的認識，清晰認識到強化住房公積金檔案管理對完善住房保障體系及防范公積金貸款風(fēng)險的重要意義。公積金檔案管理人員也需要在工作中充分的發(fā)揮主觀能動性，有效的提高住房公積金檔案管理水平。在住房公積金檔案管理工作中，需要建立住房公積金管理中心檔案室，構(gòu)建完善的檔案管理體系，落實好相關(guān)的責(zé)任，使各種檔案管理部門能夠相互協(xié)調(diào)，提高檔案管理工作的規(guī)范性。同時加快考核機制、獎懲機制及激勵機制的建立，充分的調(diào)動檔案管理人員的工作積極性和主動性，使其在工作中能夠不斷創(chuàng)新，加快推動住房公積金檔案的現(xiàn)代化管理進程。
2．2建立健全住房公積金檔案管理規(guī)范
國家應(yīng)當制定一套切實可行的住房公積金檔案管理規(guī)范，出臺指導(dǎo)性文件，使各級住房公積金管理機構(gòu)能夠在上級部門制定的管理規(guī)范下結(jié)合自身實際情況，制定出既符合上級宏觀協(xié)調(diào)需要，又符合自身工作實際的管理規(guī)范制度，這對于實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標準化具有非常重要的意義
2．3要加強檔案的信息化建設(shè)
在住房公積金檔案信息化建設(shè)過程中，需要加大資金的投入，購置各項信息化管理的配套設(shè)施，加快對住房公積金檔案工作環(huán)境進行改善。配備各種硬件設(shè)施，加快住房公積金檔案管理體系的構(gòu)建。同時還要加快住房公積金檔案管理配套軟件的開發(fā)和建設(shè)，利用各種先進的管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)及監(jiān)測系統(tǒng)來提高住房公積金檔案的管理水平。另外，在當前信息化技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，數(shù)字化已成為檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢，因此在實際工作中，需要加快推進文書檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換，加快住房公積金檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)住房公積金檔案的無紙化管理，利用紙質(zhì)和數(shù)字相結(jié)合的方式進行存檔，提高檔案信息的安全性，使住房公積金檔案工作能夠更好的服務(wù)于住房公積金管理，全面提升住房公積金管理水平。
2．4提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)
住房公積金檔案管理人員作為住房公積金檔案管理的主體，其專業(yè)素質(zhì)的好壞直接影響到檔案管理的水平。因此需要努力提高住房公積金檔案管理人員的整體素質(zhì)。因此需要做好住房公積金檔案管理人員的日常培訓(xùn)工作，努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能，熟悉公積金管理工作的各項流程，從而利用現(xiàn)代化的技術(shù)來加強住房公積金檔案的管理。同時還要做好后備檔案管理人才的培養(yǎng)工作，有高校內(nèi)采取定向培養(yǎng)的模式來為住房公積金檔案管理工作提供高素質(zhì)的人才供應(yīng)。
3結(jié)語
由于住房公積金直接關(guān)系到廣大職工的切身利益，為了更好提高住房公積金的規(guī)范化管理，則需要加強住房公積金檔案管理，通過對住房公積金進行動態(tài)的管理，并在管理工作中充分的遵循公積金檔案的特點，不斷的對管理工作進行創(chuàng)新，確保住房公積金檔案管理水平的提升，為我國住房公積金事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
作者:孫麗茹 單位:哈爾濱市社會主義學(xué)院
參考文獻:
［1］樊盛英．論新時期下住房公積金檔案的管理［J］．蘭臺世界，2011(5)．
一、水利檔案的特點
水利檔案是水利部門在水利建設(shè)，管理等日?；顒又行纬傻木哂胁榭純r值的，應(yīng)當歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，除與其它專業(yè)檔案一樣具有科學(xué)性、完整性、服務(wù)性等特點外，還有其固有的特點。
(一)內(nèi)容綜合性強
利工作涉及面廣，內(nèi)容繁雜。在水利工程建設(shè)中往往會牽涉到農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、電力、通訊、市政、生態(tài)環(huán)境等各個方面，再加上水利專業(yè)本身又與電力、機械、建筑、水文、氣象等專業(yè)聯(lián)系緊密，由此而形成的水利檔案也就具有多元性和很強的綜合性。它不僅僅是某一學(xué)科的信息反映，而且是以水利產(chǎn)業(yè)為中心的多學(xué)科、多專業(yè)的信息綜合。
(二)形成時機性強
水利工作是人類改造自然的活動，因此必然要受到自然規(guī)律的制約和影響，一年四季都有其特定的工作內(nèi)容，如夏季防汛，遇旱抗旱，冬春季節(jié)開展全面歲修工程建設(shè)，農(nóng)田水利建設(shè)等。在這些工作過程中形成的大量檔案，特別是汛期一日多變的水文、氣象數(shù)據(jù)，以及因防治洪澇災(zāi)害而搶做緊急工程的信息等，都明顯具有形成時間短、季節(jié)性強的特點。
(三)形成周期差異大
根據(jù)不同的工程效益、水文地質(zhì)條件、河床演變情況、險情隱患以及其它因素所確定的水利建設(shè)工程，周期長短懸殊較大。一般的江河護坡工程以及面廣量大的農(nóng)田水利工程，通常僅需要幾個月即可完成，而大型的河道工程、水庫、閘壩建設(shè)，則需要幾年或更長的時間才能完成。施工周期長短不同，就必然使得相應(yīng)工程建設(shè)中有關(guān)檔案的形成周期產(chǎn)生很大差異。
(四)文書與科技檔案相互滲透
水利工作實施的是科研、規(guī)劃、設(shè)計、施工、管理一體化的運行機制，因此而形成的業(yè)務(wù)性文書與科技檔案聯(lián)系緊密，甚至相互滲透、相互交叉。水利科技檔案工作是水利事業(yè)大局一項重要的基礎(chǔ)性工作，占有舉足輕重的地位，它的主要對象是水利工程。因此，作為反映水利工程建設(shè)管理、開發(fā)成果的水利檔案，它有其自身的特性。許多文書不僅是檔案的前期活動記錄，而且明顯具有文書檔案與科技檔案一體化的趨向。
二、水利事業(yè)單位檔案的管理
(一)切實加強領(lǐng)導(dǎo)，搞好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
一件新生事物的產(chǎn)生，領(lǐng)導(dǎo)重視起到關(guān)鍵作用。首先，要提高基層水利單位主管領(lǐng)導(dǎo)的建檔意識。其次，基層單位主管領(lǐng)導(dǎo)在日常工作活動過程中，要監(jiān)督檔案員肩負起資料收集的責(zé)任。再次，在基層水利單位檔案升級活動中，要成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，及時解決升級過程中所碰到的各種困難和問題。
(二)提高檔案管理人員的整體素質(zhì)
水利檔案工作內(nèi)容涉及到對檔案資料進行收集、鑒別、整理、保管和利用等多個環(huán)節(jié)，一些未從事過檔案工作的水利人員，必須接受相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，掌握檔案和檔案工作的基礎(chǔ)理論知識，掌握最基本的實際操作技能。
水利檔案管理人員不但應(yīng)具備良好的思想政治素質(zhì)和較高的檔案學(xué)知識，還應(yīng)對水利專業(yè)的相關(guān)知識有較多的了解，這樣才能具備相應(yīng)的管理能力。
(三)建立水利事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)
建立水利事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)就是把分散的檔案進行整體管理，做好水利檔案工作的組織保證。建立網(wǎng)絡(luò)的原則：一是覆蓋范圍要大，即相關(guān)業(yè)務(wù)部門均應(yīng)有專人負責(zé)本部門文件的收集、歸檔工作，尤其是臨時機構(gòu)及外部施工點，更不能疏漏；二是人員要精干，職責(zé)要明確；三是專、兼職相結(jié)合，由行政辦公室負責(zé)綜合協(xié)調(diào)管理。
(四)實行文書、科技檔案一體化管理
從水利檔案相互滲透、相互交叉的特點及檔案工作的發(fā)展趨勢來看，作為一個基層單位，文書檔案及科技檔案的嚴格劃分似五十分必要，除純屬黨政活動、干部人事文件單獨立卷外，完全可以施行綜合性一體化管理。
(五)認真開展檔案業(yè)務(wù)工作
要充分發(fā)揮檔案的利用價值，不只是簡單地整理好文件、圖表、聲像等資料，還需要做好檔案檢索工具的編制、檔案文獻的匯編以及檔案參考資料的編寫。此外，我們還要把檔案信息進行優(yōu)化，使檔案內(nèi)容能從繁雜的資料中匯編成檔案文獻和檔案參考資料，便于進行查閱利用。
(六)加強檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)
隨著水利事業(yè)的發(fā)展，基層單位檔案數(shù)量也不斷增多，信息量不斷增大，如果一直采用手工書寫進行檔案管理，則很難提高檔案的利用效率和管理質(zhì)量，因此現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理已經(jīng)勢在必行。如縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，可解決長期困擾檔案管理的圖紙問題。還如將有關(guān)檔案信息儲存在計算機中，不僅便于檢索、延長保存期和增加保密性，并可通過對比來選擇最佳水利施工方案，以達到節(jié)約人力和物力的目的。為此，要加大對檔案工作的投入，盡快配備必要的先進設(shè)備，加快檔案管理現(xiàn)代化步伐。
