時(shí)間：2023-07-18 09:35:01
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【關(guān)鍵詞】檔案管理 數(shù)字化 優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)
隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，其已經(jīng)逐漸進(jìn)入到人們的日常生活中，這對(duì)人類的進(jìn)步具有非常大的促進(jìn)作用。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們的工作模式也在逐漸發(fā)生著轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的進(jìn)步，因此，檔案的數(shù)字化管理逐漸成為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要促進(jìn)因素，對(duì)我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了巨大的促進(jìn)作用。
1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)研究
1.1 促進(jìn)部門立卷制度的建立。對(duì)于部門立卷，其是一個(gè)常見的問題，對(duì)部門的發(fā)展具有非常重要的作用，但由于一些單位在進(jìn)行立卷時(shí)僅僅是將一些零散的材料交給相關(guān)部門，加上檔案管理人員對(duì)檔案卷的質(zhì)量重視程度不足，使得其錄入的信息存在著完整性不足等問題。但在采用數(shù)字化管理模式之后，所有的檔案由對(duì)應(yīng)部門的相關(guān)人員將其錄入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，然后由檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理，這種模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性原則。
1.2 檔案管理工作不受時(shí)間和空間的限制。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作，其大部分需要在上班時(shí)間進(jìn)行整理和分類，但由于工作環(huán)境受到工作齙匾約骯ぞ呤褂萌說南拗疲使得檔案管理工作效率受到較大的限制。而采用數(shù)字化管理模式之后，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，其不在受到時(shí)間和空間等的限制，工作人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案內(nèi)容，然后在任何場地對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行整理。而對(duì)于企業(yè)的各個(gè)部門，其產(chǎn)生的大量檔案資料還能夠通過電子文件的形式存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上，檔案管理人員通過對(duì)這些資料進(jìn)行收集和整理就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的管理工作。通過這種管理模式，檔案管理工作的效率得到了有效的提高，企業(yè)的各個(gè)部門只需要將本部門對(duì)應(yīng)的文件錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，檔案管理人員就能夠?qū)⑦@些信息收集整理，并在對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)空間中對(duì)其進(jìn)行整理和立卷等。
1.3 增強(qiáng)了檔案內(nèi)容信息的開發(fā)。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理，其僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，在進(jìn)行某一相關(guān)內(nèi)容的查詢時(shí)，僅僅能夠?qū)蝹€(gè)文件進(jìn)行查找。這種方法嚴(yán)重限制了檔案的使用功能。而采用數(shù)字化管理模式后，經(jīng)過立卷將所有的檔案放置在一個(gè)計(jì)算機(jī)硬盤中，然后通過檢索功能找到對(duì)應(yīng)某一查詢內(nèi)容的所有檔案資料，這種管理模式使得使用人能夠更加高效的了解一件事情的來龍去脈，從而提高檔案管理工作的效率。
2 檔案數(shù)字化管理的劣勢(shì)分析
2.1 利用不充分。對(duì)于當(dāng)前的檔案管理人員，其在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)，僅僅將其作為一種存儲(chǔ)工具，并沒有發(fā)揮檔案管理數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在工作的過程中仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這使得檔案數(shù)字化管理受到較大的影響。此外，還有一些檔案管理人員，其將重點(diǎn)放在管理上，而對(duì)于檔案的價(jià)值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。
2.2 檔案存儲(chǔ)存在著一定的安全問題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題也逐漸成為影響人們正常工作生活的一個(gè)重要因素，由于電腦病毒和非法侵入對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的危害較大，當(dāng)檔案存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)安全問題后，其內(nèi)存儲(chǔ)的檔案信息往往也會(huì)受到較大的影響，嚴(yán)重的甚至?xí)沟盟械臋n案資料丟失，這使得檔案管理工作受到較大的影響。此外，還有一些檔案在進(jìn)行轉(zhuǎn)換時(shí)采用的是電子編碼技術(shù)，這使得檔案管理人員在對(duì)檔案原始憑證進(jìn)行修改而不會(huì)留下痕跡，因此，管理人員在進(jìn)行管理時(shí)無法保證檔案信息的準(zhǔn)確性，即使其被人為修改也不會(huì)被人發(fā)現(xiàn)。
2.3 檔案存儲(chǔ)載體的限制性。對(duì)于檔案的數(shù)字化管理，其為了更好的節(jié)省資源，往往會(huì)將紙質(zhì)檔案全部電子化，然后將這些電子檔案放置在一個(gè)固定的硬盤中，而原件的重要性則很少有人能夠認(rèn)識(shí)到。當(dāng)硬件存儲(chǔ)設(shè)備中的內(nèi)容過多時(shí)，往往會(huì)導(dǎo)致硬件設(shè)備的重要性上升，為了保證固定的硬件設(shè)備能夠滿足企業(yè)檔案存儲(chǔ)的需求，隨著檔案資料的增加，其需要更換存儲(chǔ)位置或者對(duì)應(yīng)的硬件設(shè)施，這使得其中的一些檔案內(nèi)容非常容易受到影響。另外，若新設(shè)備中存在著病毒等，其對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的危害是非常大的。
3 檔案數(shù)字化管理的措施研究
3.1 建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。對(duì)于檔案電子化建設(shè)，其是一項(xiàng)非常龐大的工程，需要將所有的檔案信息錄入其中，同時(shí)還需要開發(fā)對(duì)應(yīng)的軟件和查詢管理等功能，因此，企業(yè)在進(jìn)行電子檔案的建設(shè)時(shí)往往需要多個(gè)部門聯(lián)合行動(dòng)，將所有的檔案信息和軟件等設(shè)備安裝完成，且為了保證檔案信息的安全性，還需要采用雙服務(wù)器對(duì)存儲(chǔ)的檔案進(jìn)行備份。另外，為了提高檔案數(shù)字化管理的效率，還需要設(shè)立對(duì)應(yīng)的查詢功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的檔案資料。
3.2 制定統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)和備份操作程序。對(duì)于所有的檔案數(shù)字化管理，其想要在整個(gè)企業(yè)高效運(yùn)行，首先需要建立統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)，工作人員在日常工作中錄入的檔案信息需要嚴(yán)格遵守該標(biāo)準(zhǔn)，然后由檔案管理人員將這些資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理。另外，對(duì)于電子檔案的掃描工作，其也需要制定對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，像頁數(shù)的強(qiáng)制性打印等，通過這種方法能夠保證錄入信息的完善性。而在檔案信息錄入完成之后，其還不能夠直接進(jìn)行存儲(chǔ)，檔案管理人員需要對(duì)其進(jìn)行二次查詢，直到其不存在問題再將其錄入到檔案管理系統(tǒng)中。
4 總結(jié)
對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展來說，其檔案具有非常重要的作用，像房地產(chǎn)企業(yè)等，對(duì)于這些企業(yè)，其在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過程中需要加強(qiáng)對(duì)檔案的重視和使用，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式利用率較低，加上存儲(chǔ)的安全性不高，人們開始研究檔案的數(shù)字化管理，但這一技術(shù)當(dāng)前還存在著很多的問題，需要有關(guān)人員加強(qiáng)研究。
參考文獻(xiàn)：
[1]楊艷.檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)與弊端[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2016，09：48-49.
一、當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀
就目前來看，我國的檔案管理工作的水平還有待提高，一些單位的檔案管理存在著人員素質(zhì)不高、重保管輕利用等現(xiàn)象，有的單位的檔案管理人員甚至還存有應(yīng)付檢查等觀念，嚴(yán)重制約了我國檔案管理工作的發(fā)展。管理人員普遍沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，只根據(jù)工作需要進(jìn)行必要的信息整理，而沒能使檔案管理發(fā)揮其真正的價(jià)值。這種陳舊的管理理念必然會(huì)導(dǎo)致工作人員在工作中的行為不夠積極，不能主動(dòng)的改變和創(chuàng)新管理方式，從而影響了檔案管理的整體水平。在信息時(shí)代，各種理論和技術(shù)不斷的向前發(fā)展，其更新速度也越來越快，如果檔案管理人員不能及時(shí)有效的汲取新的理論知識(shí)，更新自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，完善自身技術(shù)水平，那么將很快落后于檔案管理的時(shí)代要求。這也是我國檔案管理工作缺乏創(chuàng)新的最主要原因。此外，隨著各類管理和存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作對(duì)于工作人員的專業(yè)知識(shí)和技能的要求也逐漸提高。只有具備了相關(guān)的職業(yè)技能的人才，才能夠滿足相關(guān)的設(shè)備和系統(tǒng)控制需求。但是，就我國目前的檔案管理工作人員的整體水平來看，還有待提高，尤其是一些資深的檔案管理工作人員，由于從業(yè)較早，其無論是知識(shí)結(jié)構(gòu)還是技術(shù)能力，都相對(duì)陳舊。
二、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)
所謂檔案管理信息化，就是通過一定的現(xiàn)代信息管理技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理進(jìn)行全方位的升級(jí)和改造，使其從管理模式和方法上更多的采用信息化檔案管理方式。并且能夠在高效管理的同時(shí)，做到對(duì)檔案信息的合理利用，使其能夠在工作中最大限度的發(fā)揮價(jià)值，服務(wù)于單位管理和社會(huì)管理。筆者在認(rèn)真分析了信息化檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理后，總結(jié)信息化的優(yōu)勢(shì)有以下幾點(diǎn)：首先，其可以克服傳統(tǒng)的檔案管理低效率的手工作業(yè)形式，將工作人員從繁重的體力勞動(dòng)中解放出來，并且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的更加高效和精準(zhǔn)的管理。因?yàn)樵谛畔⒒瘷n案管理的過程中，采用的是硬盤、光盤等體積小、容量大的存儲(chǔ)設(shè)備，運(yùn)用的是先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的靈活存取；其次，信息化的檔案管理可以克服傳統(tǒng)檔案管理的定期分類數(shù)據(jù)搜集和整理工作，因?yàn)樵谛畔⒒臋n案管理過程中可以在信息和資料錄人的同時(shí)，完成對(duì)其屬性和類目的管理，不僅便于查找利用，還可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，也更加方便、快速、及時(shí)提高檔案管理的維護(hù)性；再次，在傳統(tǒng)檔案管理方式下，檔案的檢索、查詢都要靠手工來完成，手續(xù)繁瑣，程序復(fù)雜，給檔案管理和利用帶來很多不便。而檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后可在電子文件歸擋的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引，還可以編制多角度、全方位的檢索工具，檢索、查詢信息更加方便迅捷。
三、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的主要措施
1、提高對(duì)檔案管理信息化重大意義的認(rèn)識(shí)
人事檔案工作向來以默默無聞、無私奉獻(xiàn)著稱，檔案和管理人員都處于一種相對(duì)封閉的狀態(tài)。要改變這種局面，就要不斷地更新觀念，勇于進(jìn)取，努力學(xué)習(xí)建設(shè)有中國特色的社會(huì)主義理論。關(guān)注改革開放的新形勢(shì)、新問題，把檔案管理工作與社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變；在信息化不斷深入的新時(shí)代，要不斷強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化、科技化意識(shí)，不斷強(qiáng)化計(jì)算機(jī)管理檔案的意識(shí)，這在加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變過程中是至關(guān)重要的。
2、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識(shí)的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在。這就需要培養(yǎng)出一支專業(yè)化的管理干部隊(duì)伍。隨著信息時(shí)代不斷發(fā)展，對(duì)每位檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理工作者除了要強(qiáng)化事業(yè)心之外，還要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識(shí)面，提高文字能力和綜合分析能力，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和管理技術(shù)，掌握文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)知識(shí)，涉獵一定的歷史知識(shí)、古漢語知識(shí)和與檔案管理有關(guān)的其他專業(yè)知識(shí)及管理科學(xué)，熟悉上級(jí)檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定。努力使自己成為既精通檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又熟悉計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的復(fù)合型人才。
3、強(qiáng)化檔案管理的安全意識(shí)
[關(guān)鍵詞]檔案；數(shù)字化管理；優(yōu)勢(shì)；問題
中圖分類號(hào)：G256 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）05-0320-01
引言：隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案部門對(duì)數(shù)字化管理的重視程度有很大的提升。但是在實(shí)施檔案數(shù)字化管理的過程中還存在一些問題，影響檔案管理的準(zhǔn)確性。
一、檔案數(shù)字化管理
在對(duì)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行深入研究中，了解到這種檔案管理方式能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理上存在的不足，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成信息化檔案，不僅僅能夠提升管理的便利性，還能保證檔案安全性和嚴(yán)密性，減少檔案泄密現(xiàn)象，維護(hù)單位整體利益。而且現(xiàn)在各個(gè)行業(yè)實(shí)施的檔案數(shù)字化管理還具備分散性和多元性的特點(diǎn)，能夠?qū)n案以數(shù)據(jù)的方式儲(chǔ)存在互聯(lián)網(wǎng)中，保證資源共享的實(shí)施，有效提升檔案的使用效率。
二、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)
傳統(tǒng)檔案大多數(shù)是紙質(zhì)檔案，這種檔案不僅保管困難，其自身安全性也比較低。而且不同檔案在儲(chǔ)存過程中還要進(jìn)行檔案立卷處理，很多行業(yè)在進(jìn)行檔案立卷時(shí)，自身具備的檔案材料較為零散，而且檔案管理人員對(duì)這些零散的材料并不能做出準(zhǔn)確的判斷，這些情況會(huì)使得檔案立卷質(zhì)量下降，影響單位檔案立卷制度的全面落實(shí)。
而目前各個(gè)行業(yè)實(shí)施的檔案數(shù)字化管理能夠有效解決上述問題，并且檔案數(shù)字化管理受到時(shí)間和空間限制較小，能夠降低檔案查閱時(shí)間。對(duì)于檔案數(shù)字化管理來說，在進(jìn)行檔案查詢時(shí)，可以按照檔案編碼在互聯(lián)網(wǎng)上找到相關(guān)檔案，在節(jié)省檔案查詢時(shí)間的同時(shí)，也降低了檔案管理人員的工作難度。對(duì)于機(jī)密性檔案還可以通過互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案進(jìn)行加密處理，在沒有密碼前提下，無關(guān)人員不能對(duì)加密檔案進(jìn)行查閱，這從很大程度上保證了檔案文件的安全性和嚴(yán)密性。
另外傳統(tǒng)檔案還會(huì)受到保存期的限制，如果需要查詢時(shí)間較長的檔案，需要經(jīng)過很多程序才能查詢相應(yīng)檔案。而信息化檔案并不會(huì)受到保存期的限制，查詢相關(guān)歷史性檔案只需要利用計(jì)算機(jī)檢索功能，其能夠有效減少檔案查詢消耗的時(shí)間，提升檔案查詢的便利性。在查詢檔案時(shí)，計(jì)算機(jī)回到檔案進(jìn)行深化處理，有效提升檔案質(zhì)量和全面性。
三、檔案數(shù)字化管理的弊端
（一）電子文件的不安全因素，影響對(duì)他的長期保存電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小等突出性優(yōu)點(diǎn)，但在利用安全方面，電子文件利用的安全和保密工作更加難以控制，電子文件采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，有些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得更困難。
（二）檔案信息沒有被充分利用。由于一些檔案管理人員對(duì)于電子化檔案以及數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)不夠全面，且在技術(shù)方面也存在一定的不足之處，導(dǎo)致這些管理員仍然使用原有的管理理念與模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，檔案的搜索與使用工作沒有通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，仍然依靠人工，很多管理者只是將工作的重心放在了一部分可見的檔案管理上，并沒有意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)中眾多檔案資源所存在的價(jià)值，致使檔案信息資源的利用率較低。與此同時(shí)，檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)的利用也存在一定的局限性，一些管理人員只是使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案文字進(jìn)行錄入和編輯，并沒有將數(shù)字化管理的功能全部開發(fā)出來，浪費(fèi)了大量的人力與物力。
（三）檔案存儲(chǔ)的載體存在一定的束縛性。使用數(shù)字化模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，就需要將所有紙質(zhì)檔案電子化，并會(huì)將電子檔案存放在固定的硬件儲(chǔ)存器之中，這就直接增加了硬件設(shè)備的重要性，但硬件的儲(chǔ)存容量畢竟有限，且升級(jí)換代速度極高，一旦需要對(duì)存儲(chǔ)的載體進(jìn)行更換時(shí)，原有的一些文件很容易會(huì)出現(xiàn)讀取限制、軟件不兼容等問題的出現(xiàn)，造成管理部門不得不使用大量的時(shí)間與資金對(duì)原有的設(shè)備與軟件進(jìn)行保存。而且電子檔案的數(shù)據(jù)一旦受到病毒的入侵，很容易造成數(shù)據(jù)丟失等后果，對(duì)檔案中信息的安全性造成了極大的影響。
（四）辦公自動(dòng)化與檔案管理系統(tǒng)不兼容。目前部分城市各部門應(yīng)用的管理軟件都不相同，如人事部應(yīng)用中國石油人力資源管理系統(tǒng)，財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理系統(tǒng)，以及機(jī)關(guān)部室使用OA辦公平臺(tái)等，各自為政，按照自己部門的特點(diǎn)開發(fā)及使用。檔案部門使用的檔案信息管理系統(tǒng)，則是按照檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)的。由于這些管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，軟件環(huán)境差異較大，形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進(jìn)行各科室形成的電子檔案文件直接歸檔。歸檔文件、數(shù)據(jù)的收集和錄入還停留在原始管理水平上。
四、實(shí)施數(shù)字化檔案管理的策略
（一）與多部門進(jìn)行聯(lián)合，保證信息共享的有效實(shí)施檔
案管理部門要與相關(guān)部門之間進(jìn)行有效的聯(lián)合，建立健全的檔案管理系統(tǒng)，要對(duì)檔案管理進(jìn)行總體設(shè)計(jì)和檔案整理以及光盤備份等一系列的工作，并要統(tǒng)一各部門的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)檔案無法讀取的情況發(fā)生。而且，各部門要制定明確的規(guī)章制度，對(duì)于每天的重要信息都要進(jìn)行文字錄入，并上傳到檔案管理系統(tǒng)之中，系統(tǒng)可以使用雙服務(wù)器與光盤雙備份等等，提升檔案的管理效率與安全性，并要對(duì)檔案查看的權(quán)限進(jìn)行密碼設(shè)置，提升資源共享的安全水平。
（二）建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)
針對(duì)企事業(yè)單位中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)充分銜接的問題，建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、人事管理等系統(tǒng)的無縫集成。針對(duì)電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存的而問題，建議在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個(gè)“通道”，即將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和映像方式共存。以及根據(jù)數(shù)字檔案的特點(diǎn)，制定特定的、完善的、符合實(shí)際需要的管理規(guī)章制度。
其中最為關(guān)鍵的是電子檔案安全管理制度。檔案作一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要。他既包括硬件的安全管理也包括軟件的安全管理。硬件方面應(yīng)嚴(yán)把信息存儲(chǔ)載體質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。對(duì)于存儲(chǔ)電子文檔的設(shè)備和磁介質(zhì)要派專人負(fù)責(zé)管理，確保電子檔案不會(huì)因?yàn)闇囟?、濕度等一些人為?zāi)害導(dǎo)致文件丟失。軟件方面，就是要通過多級(jí)權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。
（三）提升檔案管理人員專業(yè)能力，實(shí)施高效管理
數(shù)字化檔案管理并不是單一對(duì)檔案進(jìn)行電子化處理，同時(shí)還要建立自動(dòng)立卷等快捷管理系統(tǒng)，這就對(duì)管理人員的專業(yè)能力提出了新的要求，不僅需要管理人員具有良好的信息分辨能力，能夠準(zhǔn)確對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、分類，同時(shí)還要掌握較好的計(jì)算機(jī)使用技術(shù)，使其能夠靈活對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作。相關(guān)部門要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對(duì)于數(shù)字化管理的意識(shí)與信息保密意識(shí)，并提升他們的電腦操作水平，使其能夠?yàn)闄n案數(shù)字化管理模式的順利開展提供一定的助益。
五、結(jié)束語
目前，我國在檔案數(shù)字化管理的道路上仍然處于技術(shù)開發(fā)階段，在不斷摸索的道路中，如何解決電子文件安全問題，實(shí)現(xiàn)信息共享，建設(shè)完整的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)仍然是行I發(fā)展的重要目標(biāo)。
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[1] 楊中營.構(gòu)建檔案數(shù)字化地方標(biāo)準(zhǔn)體系[J].中國檔案.2014（03）.
【關(guān)鍵詞】 煤炭企業(yè)；檔案管理；優(yōu)化設(shè)計(jì)
在煤炭企業(yè)不斷發(fā)展和改革下，煤炭企業(yè)檔案管理已成為其重要組成部分。煤炭企業(yè)檔案主要體現(xiàn)在企業(yè)的基本建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的文件、圖表、照片、錄像、光盤等具有保存價(jià)值的文件的總稱。它見證了企業(yè)的發(fā)展歷史，為企業(yè)少走彎路奠定基礎(chǔ)，對(duì)煤炭企業(yè)各個(gè)方面都有十分積極的作用。所以要加強(qiáng)對(duì)煤炭檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和探索，保證企業(yè)檔案的生存和延續(xù)，以便更好地服務(wù)于企業(yè)的建設(shè)。
一、煤炭企業(yè)檔案管理的重要性和必要性
近年來，煤炭企業(yè)經(jīng)過多次改革，管理逐漸走向集團(tuán)化、規(guī)范化，但是檔案管理相對(duì)較薄弱，總體水平較低，加之國家對(duì)其管理的滯后和概念的模糊，導(dǎo)致與其他行業(yè)有一定的差距。主要表現(xiàn)在企業(yè)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低，歸檔信息不完整，檔案管理跟不上現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展速度。因此，加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案管理意義十分重要。
（一）有利于企業(yè)做出正確決策
煤炭企業(yè)的經(jīng)營管理和安全生產(chǎn)關(guān)鍵取決于決策的制定，只有加強(qiáng)煤炭企業(yè)的檔案管理，才能為煤炭企業(yè)的發(fā)展提供真實(shí)有效的信息，才能準(zhǔn)確分析和評(píng)估煤炭企業(yè)當(dāng)前的狀況，從而實(shí)事求是的為煤炭企業(yè)做出科學(xué)合理的決策。真正使決策和各項(xiàng)管理措施促進(jìn)煤炭企業(yè)的發(fā)展壯大。
煤層自然、井下透水、爆炸、冒頂是煤炭企業(yè)經(jīng)常發(fā)的重大事故，而防止這些事故的措施都是根據(jù)企業(yè)的地理?xiàng)l件、歷年采掘狀況等資料而制定的。因此完整、規(guī)范的檔案管理是煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)的重要因素。
（二）有利于對(duì)事故救援工作的開展
在井下幾百米往往會(huì)發(fā)生煤礦事故，由于井下情況復(fù)雜，實(shí)施難度大，事故發(fā)生后如果沒有詳細(xì)的檔案材料，就很難了解井下的基本情況，更難以進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確地制定救援方案，從而影響被困人員位置的確定和必需品的輸送。
（三）有利于煤炭企業(yè)合法權(quán)利的維護(hù)
煤炭企業(yè)的實(shí)物檔案是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)睾彤?dāng)事人在工作中形成的原始記錄，是開展各項(xiàng)工作的第一手資料，能夠保護(hù)企業(yè)員工的合法權(quán)益。當(dāng)出現(xiàn)諸如塌陷賠償、土地征用等問題時(shí)，煤炭企業(yè)就可以利用它來維護(hù)自己的合法權(quán)益。
二、煤炭企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀和對(duì)策
（一）企業(yè)檔案管理意識(shí)淡薄
在企業(yè)的檔案管理過程中，無論是文章的起草、打印，還是文章的及時(shí)歸案方面都存在著很大的問題。如有人在起草檔案使用圓珠筆寫而不是用鋼筆，有的單位用針式打印機(jī)打印存檔，這些都會(huì)影響檔案質(zhì)量；還有的管理人員不按規(guī)定移交存檔，影響檔案的完整性。對(duì)此我們應(yīng)該在公司內(nèi)部開展宣傳檔案管理意識(shí)的活動(dòng)，宣傳學(xué)習(xí)檔案法，把檔案管理納入企業(yè)的規(guī)劃過程中。增強(qiáng)專業(yè)人員的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，做好分內(nèi)工作，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)取得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，樹立良好的職業(yè)形象，從而提升檔案管理在企業(yè)中的地位。
（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
知識(shí)是不斷更新的，檔案專業(yè)知識(shí)同樣也不例外。檔案管理人員的知識(shí)老化、陳舊，應(yīng)引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，應(yīng)該每年組織一次或者兩次相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)或者派遣到外地學(xué)習(xí)，以加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作人員的繼續(xù)教育，但業(yè)務(wù)培訓(xùn)應(yīng)注重以下幾個(gè)方面：
1.注重實(shí)用性
結(jié)合自身的工作實(shí)際需要和未來長遠(yuǎn)的發(fā)展趨勢(shì)，與實(shí)際工作緊密配合，對(duì)檔案法律法規(guī)、檔案具體業(yè)務(wù)等進(jìn)行較為系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，并且要學(xué)以致用，便于實(shí)際操作，講究實(shí)效。
2.因材施教
對(duì)檔案人員的培訓(xùn)要與其所在的崗位需要相適應(yīng)，重視知識(shí)灌輸?shù)耐瑫r(shí)不要忘了加強(qiáng)能力的培養(yǎng)。檔案人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)要根據(jù)個(gè)人的不同情況因人而異，因材施教。
3.加強(qiáng)安全知識(shí)的學(xué)習(xí)
要做好檔案的安全工作，讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。加強(qiáng)消防知識(shí)等方面的培訓(xùn)，增強(qiáng)處理突發(fā)事件的能力和解決實(shí)際問題的能力。從各個(gè)方面加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。
（三）建立健全檔案管理制度體系
在煤炭企業(yè)的檔案管理中建立完整的管理機(jī)制體系，以確保檔案管理適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要。正確果敢的決策機(jī)制、雷厲風(fēng)行的執(zhí)行機(jī)制、快速充分的反饋機(jī)制、堅(jiān)持原則的監(jiān)督機(jī)制，各種機(jī)制系統(tǒng)相互作用、相互促進(jìn)，確保檔案管理工作規(guī)范健康運(yùn)行。
在煤炭企業(yè)中檔案管理是一個(gè)完整的科學(xué)的系統(tǒng)工程，要根據(jù)本單位的實(shí)際情況和國家有關(guān)法律法規(guī)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定和完善各項(xiàng)檔案管理制度。如《文件材料歸檔與不歸檔范圍》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案庫房安全設(shè)施》、《檔案借（查）閱制度》、《檔案利用制度》、《檔案人員職責(zé)與職權(quán)范圍》等，確保檔案管理中各項(xiàng)工作有效進(jìn)行。
（四）加強(qiáng)執(zhí)行煤炭企業(yè)檔案管理的監(jiān)督考核
為了保證檔案管理制度真正得以貫徹落實(shí)和檔案管理制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，不但要建立健全完善的檔案管理規(guī)章制度體系，而且要加強(qiáng)制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。在檔案管理過程中實(shí)施責(zé)任制管理模式，做到自己的工作自己負(fù)責(zé)別人的工作大家監(jiān)督。共同為企業(yè)做出奉獻(xiàn)。
（五）加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)和利用
煤炭企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)是一個(gè)自動(dòng)化系統(tǒng)。該系統(tǒng)具有檢索、整編、應(yīng)用功能。它運(yùn)用現(xiàn)代化手段收集整理數(shù)據(jù)，并且能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和加工。使檔案管理信息系統(tǒng)能夠高效地處理煤炭檔案管理信息。
煤炭企業(yè)檔案反映了企業(yè)人員情況、生產(chǎn)技術(shù)、效益狀況、設(shè)備維修等方面的歷史記錄，是企業(yè)方展歷程中真實(shí)記錄和寫照。檔案人員要充分利用這一優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)檔案管理。
（六）加大煤炭檔案管理中硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的投入
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，人們傳統(tǒng)的工作方式和生活方式都發(fā)生了不同程度變化。首先我國的煤炭企業(yè)就要加大資金的投入力度配置更加先進(jìn)的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，使得煤炭企業(yè)的檔案管理工作適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變。
首先積極采購電腦、U盤錄音筆等先進(jìn)的電子設(shè)備，進(jìn)一步完善煤炭企業(yè)的硬件設(shè)施。其次，要大力開發(fā)煤炭企業(yè)管理檔案工作中的軟件系統(tǒng)，優(yōu)化煤炭企業(yè)檔案管理工作的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，軟件系統(tǒng)與硬件設(shè)備相結(jié)合，不僅提高了檔案管理人員的工作效率，也保證了檔案管理工作的管理質(zhì)量。
（七）對(duì)煤炭企業(yè)的檔案服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新
現(xiàn)在煤炭企業(yè)所提供的檔案種類越來越多，如文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。因此要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式，要增強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性、和及時(shí)性。
隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)對(duì)檔案服務(wù)的要求越來越高。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生大量的現(xiàn)代化的電子文件，檔案室不僅要傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料還要接收和管理新興載體的檔案，隨著這種趨勢(shì)的發(fā)展，要求企業(yè)在實(shí)踐上打破常規(guī)、積極創(chuàng)新，把檔案工作列入日常工作規(guī)劃中，以條款積極落實(shí)，及時(shí)解決檔案工作中的問題，為檔案工作創(chuàng)造一個(gè)良好環(huán)境。
三、結(jié)語
隨著煤炭企業(yè)檔案管理的不斷完善，要求檔案管理工作者堅(jiān)持去偽存真、實(shí)事求是的原則對(duì)檔案進(jìn)行分類、加工、編輯、歸檔，把檔案管理工作規(guī)范化，為使用者提供最真實(shí)可靠的信息。做到以上種種不僅要求企業(yè)自身要重視檔案管理，而且要求企業(yè)員工做好檔案管理的培訓(xùn)工作和自身綜合素質(zhì)的提高，通過全企業(yè)的共同努力更好地服務(wù)于該行業(yè)。同時(shí)使自己立于不敗之地。
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關(guān)鍵詞：檔案；建筑工程；管理
改革開放以來，我國的建設(shè)事業(yè)發(fā)展迅速，與此同時(shí)，也形成了大量的業(yè)內(nèi)資料即工程檔案。建筑工程檔案是建筑建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng)，是建設(shè)項(xiàng)目管理如投資計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件。在對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價(jià)和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時(shí)，建筑工程檔案管理作為建筑工程項(xiàng)目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。
一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容
1．綜合性文件資料。主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
2．土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開／竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
3．竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
二、建筑工程檔案管理需要解決的問題
1．檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項(xiàng)目歸檔率較好的單位能達(dá)到80％左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項(xiàng)目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。
2．缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3．缺乏復(fù)合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要。
三、建筑工程檔案有效管理的措施
1．建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。
2．嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3．加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高檔案干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識(shí)、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。
4．加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個(gè)施工隊(duì)不會(huì)編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強(qiáng)對(duì)施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財(cái)富。
5．充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。大力推行對(duì)縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。當(dāng)前，美國、德國、荷蘭對(duì)縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進(jìn)行檔案管理成為可能，也就成為項(xiàng)目檔案管理的一個(gè)發(fā)展方向。
各部門還應(yīng)有效利用計(jì)算機(jī)資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對(duì)檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號(hào)；對(duì)外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號(hào)采用其自然形成（特定）的編號(hào)。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計(jì)文件的分類方法和編號(hào)原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊(cè)規(guī)定的公司模板文件的編號(hào)也不得變更）。
6．及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。
內(nèi)容摘要：人事檔案管理作為國有企業(yè)人力資源管理的主要方法，受到了越來越多的重視。然而，我國國有企業(yè)人事檔案管理方面還存在很多不足，需要進(jìn)一步發(fā)展與完善。本文對(duì)此進(jìn)行了探討。
關(guān)鍵詞：國有企業(yè) 人事檔案管理
國有企業(yè)人事檔案管理存在的問題
國有企業(yè)人事檔案管理制度還比較落后，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。國有企業(yè)普遍存在檔案意識(shí)淡薄的情況。企業(yè)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品銷售、樹立企業(yè)形象上，而對(duì)檔案基礎(chǔ)工作的投入不夠，甚至片面地認(rèn)為沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。這就導(dǎo)致了國有企業(yè)人事檔案管理工作不健全，缺乏科學(xué)性、先進(jìn)性，利用率低，且仍有很多國有企業(yè)的人事檔案管理還停留在經(jīng)營管理和手工階段，制約著人事檔案功能的發(fā)揮，越來越不能滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要。
國有企業(yè)人事檔案內(nèi)容陳舊、簡單。目前，有不少國有企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，已不適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展。檔案記載的個(gè)人歷史材料較多，現(xiàn)實(shí)材料不全。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，會(huì)影響到國企員工的正常晉升與輪換。人事組織部門主要掌握個(gè)人履歷、政治面貌、學(xué)歷、職務(wù)評(píng)聘、工資等方面的材料，而反映員工工作業(yè)績的材料卻沒有收集進(jìn)來，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評(píng)估這方面的相關(guān)信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內(nèi)容的完整、統(tǒng)一，使之不能全方位地反映員工的真實(shí)面貌。隨著我國社會(huì)主義人才市場的完善，國有企業(yè)的用人機(jī)制更加靈活，短期招聘、勞務(wù)用工的情況紛紛出現(xiàn)，國有企業(yè)往往忽視這些人員的檔案材料管理。
國有企業(yè)人事檔案管理不適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求。在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息共享的社會(huì)中，國有企業(yè)人事檔案的管理手段明顯落后，不適應(yīng)現(xiàn)代化的要求。一是手工操作使檔案不易于檢索利用，易被人為破壞，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性，導(dǎo)致人力資源的配置以及未來人力資源的供求缺乏有效依據(jù)。二是有的檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位。有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)成普通郵件寄送，不通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，容易造成檔案丟失。這些情況不僅不利于個(gè)人工作的發(fā)展，也不利于國有企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理。
國有企業(yè)人事檔案管理的改革和發(fā)展
（一）對(duì)國有企業(yè)人事檔案進(jìn)行信息化管理
傳統(tǒng)的人事檔案管理缺乏信息化管理的理念，提供快速、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。國有企業(yè)人事檔案部門要努力創(chuàng)造條件，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案信息的開發(fā)，提高人事檔案的利用價(jià)值和工作效率。將國有企業(yè)的職工的檔案信息輸入電腦分類管理，建立人力資源的電子網(wǎng)絡(luò)以及優(yōu)秀人才庫，利用計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息儲(chǔ)存，對(duì)于正式職工、短期聘用人員、勞務(wù)人員等分別進(jìn)行編號(hào)并且管理，從而方便查找。
（二）對(duì)國有企業(yè)人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理
在人事檔案的收集上要及時(shí)、完整；在人事檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”的原則；人事檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；人事檔案的借閱應(yīng)注意人事檔案的安全；人事檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，尤其應(yīng)注意對(duì)人事檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。建立企業(yè)的優(yōu)秀人才庫，對(duì)于各類具有專業(yè)技能證書及資質(zhì)的職工，分類錄入到優(yōu)秀人才庫中，這樣使國有企業(yè)在選拔和任用員工的時(shí)候，更高效便捷，從而充分發(fā)揮人事檔案的作用。
（三）電子文件的整理與歸檔工作
做好電子文件的整理歸檔是提供企業(yè)人事檔案管理水平的需要。電子文件的出現(xiàn)，特別是企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，對(duì)企業(yè)檔案工作的影響不僅僅是信息載體的變化，更是一次觀念的轉(zhuǎn)變和管理模式的變革，也是提高企業(yè)檔案管理水平，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息效用的極好機(jī)遇。電子文件的運(yùn)用，將沖破檔案工作與文件處理工作的界限，使文檔一體化管理進(jìn)程加快。文件從形成到歸檔均可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，大大提高檔案管理工作的質(zhì)量和效益。
（四）加強(qiáng)對(duì)國有企業(yè)人事管理人員的培訓(xùn)
要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化、電子化管理，企業(yè)必須具有高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化、電子化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實(shí)體管理者向信息管理者和者的角色轉(zhuǎn)換，要提供人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。
[關(guān)鍵詞]檔案；信息化；管理；優(yōu)勢(shì)；安全
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.114
[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）20-0-02
0 引 言
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，電子政務(wù)協(xié)同辦公和自動(dòng)化辦公已經(jīng)廣泛運(yùn)用于社會(huì)生活的各個(gè)方面。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐漸跟不上時(shí)代的發(fā)展步伐，檔案信息化管理開始得到廣泛運(yùn)用。但是，檔案信息化管理也存在著一些安全性問題，因此，檔案工作人員應(yīng)該全面認(rèn)識(shí)信息技術(shù)特征，并結(jié)合新技術(shù)、新方法對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行改正，促進(jìn)檔案管理工作不斷進(jìn)步。
1 檔案信息化管理模式的優(yōu)勢(shì)
1.1 提高搜索速度和準(zhǔn)確性
傳統(tǒng)的檔案管理模式有個(gè)特點(diǎn)，那就是查找效率低，出現(xiàn)錯(cuò)誤的機(jī)率比較大，一旦需要進(jìn)行檔案搜索時(shí)，都是依靠人力進(jìn)行查找，需要翻閱案卷或者查看目錄手動(dòng)查找。檔案管理信息化之后，檔案搜索不需要再用工作人員花費(fèi)大量的人力進(jìn)行搜索，直接利用計(jì)算機(jī)就能找得到想要搜索的文獻(xiàn)，這樣一來，搜索效率不和準(zhǔn)確性都得到極大提高。
1.2 提高檔案利用率
在我國科學(xué)技術(shù)不斷高速發(fā)展的同時(shí)，人們對(duì)于環(huán)境保護(hù)也更加重視，很多單位或企業(yè)辦公都倡導(dǎo)無紙化。因此，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作已不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。檔案信息化管理利用現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)，將信息資源以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)在人們面前，人們?cè)谶@個(gè)過程中對(duì)于自己信息的利用更加便捷與頻繁，從而讓更多的人在檔案信息化管理中利用到自己所需要的信息。
1.3 信息遠(yuǎn)程傳輸共享更加方便
在檔案信息化還沒有出現(xiàn)之前，使用者如果有使用檔案的需要時(shí)，必須經(jīng)過檔案管理部門查找、郵寄或者傳真等方式才能使用到，使用者偶爾使用一次將會(huì)非常麻煩。檔案信息化的出現(xiàn)改變了這種情況，檔案信息管理依靠網(wǎng)絡(luò)操作，可以將使用者需要使用的信息資源隨即傳輸給使用者，給使用者帶來了方便。
1.4 提高了檔案信息管理效率
檔案信息化管理包含多方面，其中有一點(diǎn)是生成數(shù)字化檔案，然后檔案管理工作人員對(duì)這些生成數(shù)字化的檔案進(jìn)行檢驗(yàn)和整理，并存儲(chǔ)入庫和輸出利用。這些工作內(nèi)容如果利用傳統(tǒng)的檔案管理模式去進(jìn)行管理，需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，完成之后的效果還不一定完美。因此，檔案的信息化管理，極大地提高了檔案管理的工作效率。
2 檔案信息化管理存在的安全問題
2.1 電子檔案存在真實(shí)性和合法患
按規(guī)定，傳統(tǒng)的檔案管理模式中，紙質(zhì)檔案必須交由該單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章之后才正式生效，檔案真實(shí)與否、合法與否很明顯很直接就可以得到答案，其真實(shí)性和合法性可以得到很好的保證。檔案信息化管理之后，電子檔案可以自由復(fù)制粘貼，內(nèi)容改動(dòng)起來也很方便，這在很大程度上影響了檔案的合法性和真實(shí)性。
2.2 管理過程中存在安全性問題
雖然檔案信息化管理不會(huì)出現(xiàn)紙張破損而導(dǎo)致檔案失效的情況，但是在現(xiàn)實(shí)生活中，檔案信息化管理也會(huì)受到很多因素影響。比如：計(jì)算機(jī)軟硬件老化、平臺(tái)和電子檔案之間的一致性等。這些問題的存在，要求檔案管理工作人員改進(jìn)管理方式，提高管理質(zhì)量，保證管理質(zhì)量不出問題。
2.3 受到計(jì)算機(jī)病毒的威脅
如今社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，各行各業(yè)的人們必須面對(duì)的一個(gè)難題是如何防止計(jì)算機(jī)病毒的侵害。電子檔案作為安全系數(shù)要求非常高的資料，需要極高的安全保障。但是難以避免的是，其在傳輸途中一樣承受著被病毒侵襲的危險(xiǎn)。此外，電子檔案除了在傳輸過程中容易受到病毒侵害，在管理過程中也可能存在病毒威脅，檔案信息化管理中病毒是必須注意的一個(gè)問題。
3 如何提高檔案信息化管理的安全性
3.1 采用加密技術(shù)，提升電子檔案的真實(shí)合法性
對(duì)電子檔案采用加密技術(shù)能提高其真實(shí)合法性。現(xiàn)階段我國使用的加密技術(shù)主要有兩類構(gòu)成，一種是對(duì)稱類，另一種則是非對(duì)稱類。對(duì)稱類加密技術(shù)主要指的是對(duì)于文件的加密和解密需要一種相同的秘鑰，查看文件只需知道其中一個(gè)的秘鑰就可以得知另一個(gè)的秘鑰，這種加密技術(shù)目前運(yùn)用范圍比較廣泛。非對(duì)稱類加密和對(duì)稱類不同，其需要同時(shí)知道加密和解密兩個(gè)秘鑰，只知道其中一個(gè)不行。檔案信息化工作管理中，特殊情況下，可以公開加密或解密秘鑰其中的一個(gè)，但是一定不能兩個(gè)都公開，否則給不法分子可乘之機(jī)，擅自更改重要檔案信息。
3.2 采用先進(jìn)的管理技術(shù)與理念
我國經(jīng)濟(jì)不斷高速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平也不斷提高，每個(gè)行業(yè)都要根據(jù)自身實(shí)際情況將科學(xué)技術(shù)融入到企業(yè)管理中。檔案信息化管理工作者也要結(jié)合自身工作的特點(diǎn)，緊跟時(shí)展趨勢(shì)，吸收借鑒先進(jìn)的管理模式，對(duì)傳統(tǒng)管理模式存在不合理的地方加以改進(jìn)，創(chuàng)建既符合自身特色又不失社會(huì)要求的管理模式。加大人力、物力和財(cái)力的投入力度，從本質(zhì)上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化管理工作的改善。其中，涉及的重要管理內(nèi)容是監(jiān)控技術(shù)和權(quán)限問題。檔案管理畢竟對(duì)安全性要求高，不像其他出入自由的部門一樣，訪問者進(jìn)出查找檔案時(shí)要進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證，避免無關(guān)人員進(jìn)出。人員的進(jìn)出要輸入密碼，只有將密碼輸入正確的人才可以進(jìn)去查詢檔案資料。同時(shí)，在檔案信息化管理中，可以建立防火墻來保障對(duì)數(shù)據(jù)的監(jiān)控，杜絕非法訪問，提高電子檔案安全性和隱秘性。
3.3 建立健全安全管理制度
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各種信息泄露情況日趨頻繁，因此，電子檔案信息安全越來越引起社會(huì)重視。要實(shí)現(xiàn)電子信息化安全管理，除了要在技術(shù)手段上加強(qiáng)外，還要在制度管理上給予保障，建立健全管理制度不但可以彌補(bǔ)因技術(shù)缺陷而帶來的漏洞，也可以防止因人為因素而造成的問題。在檔案信息化管理過程中，第一，要對(duì)各個(gè)部門各個(gè)人員進(jìn)行職責(zé)分工，相關(guān)管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，各司其職，將自己分內(nèi)事情做好，出現(xiàn)問題需要自行承擔(dān)后果。同時(shí)，不歸自身監(jiān)管的事物不能擅自做主，必須在他人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意之下才被允許。第二，對(duì)電子檔案及時(shí)歸檔并處理，電子檔案不歸檔或者歸檔不到位會(huì)產(chǎn)生一系列問題，比如：檔案信息容易改動(dòng)或丟失。歸檔之后的電子檔案不能再進(jìn)行更改，特殊情況下，必須經(jīng)過申請(qǐng)審批并由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章方可進(jìn)行編輯處理。這樣可以極大地提高信息的安全性，有效防止人為因素對(duì)檔案信息化管理造成安全隱患。第三，完善相關(guān)規(guī)章制度，檔案管理工作人員必須在規(guī)章范圍內(nèi)進(jìn)行日常工作，不能超越制度允許的范圍。同時(shí)，對(duì)于因個(gè)人原因而造成檔案信息泄露的工作人員需承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。
4 結(jié) 語
隨著信息化時(shí)代的到來，檔案信息化管理給檔案管理工作帶來了極大方便，提高了檔案管理工作的效率和安全性。但是，任何事物都有兩面性，對(duì)于檔案信息化管理來講，也存在著很多弊端，比如：真實(shí)性和合法性不確定，受到計(jì)算機(jī)病毒威脅等。因此，對(duì)于檔案管理部門來講，其必須利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)并建立健全自身管理制度進(jìn)行檔案信息化管理，只有在各個(gè)層面將工作做好，電子檔案的安全性才會(huì)得到保障。
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一、檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高
檔案管理工作整體水平的提高關(guān)鍵在于人才素質(zhì)的提升，這既是當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)，也是實(shí)踐中的難點(diǎn)。
1.學(xué)習(xí)能力的提高
信息時(shí)代，要求檔案管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入終身學(xué)習(xí)的時(shí)代，不會(huì)學(xué)習(xí)將會(huì)成為新時(shí)代的“文盲”。同樣，檔案管理工作內(nèi)容、技術(shù)也在日新月異，不主動(dòng)學(xué)習(xí)、不善于學(xué)習(xí)，將最終會(huì)被淘汰。
2.操作管理能力的提高
要成為一名合格的檔案管理人員，最基礎(chǔ)的是要具備實(shí)際操作技能，具體包括立卷、整理、編目、鑒定，著錄、標(biāo)引、保護(hù)等。此外，還需要具有統(tǒng)籌安排、仔細(xì)耐心的基本品質(zhì)。除了具備基本操作技能外，還需要打造自己的管理能力。檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用等一系列程序，如何能夠協(xié)調(diào)處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。
3.安全意識(shí)的提高
作為一名合格的檔案管理人員，要把安全責(zé)任意識(shí)貫穿于檔案工作的始終。通過對(duì)《檔案法》、《保密法》相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強(qiáng)化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責(zé)任意識(shí)，提高保密工作的自覺性和責(zé)任感，自覺履行保守國家秘密的義務(wù)。有些檔案涉及到國家安全和社會(huì)穩(wěn)定，有些檔案關(guān)系到企業(yè)競爭與發(fā)展，有些檔案影響到個(gè)人隱私與生活，因此，檔案管理人員應(yīng)該樹立較強(qiáng)的安全防范意識(shí)，防止檔案泄密事件發(fā)生。
4.服務(wù)意識(shí)的提高
信息時(shí)代，傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要。檔案部門迫切需要運(yùn)用當(dāng)今高新技術(shù)和知識(shí)開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。然而，隨著當(dāng)前形勢(shì)和社會(huì)發(fā)展的需要，檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、市場價(jià)值逐漸顯現(xiàn)出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，深入社會(huì)調(diào)查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。
二、辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用
1.辦公效率大幅提高
計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
3.電于文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送，時(shí)間受距離長短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
三、檔案管理利用效果的應(yīng)用
新形勢(shì)下檔案管理集中體現(xiàn)在普遍采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，極大地提高了檔案管理的效率和效果。一方面通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收的電子文件逐一進(jìn)行歸檔，通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，大大提高了檔案的管理和利用效率。
1.建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)
在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)，建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
2.加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵
（一）電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。
（二）電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形式部門了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
（三）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
